MANUAL

MDULO BANCOS

NDICE

Introduccin MDULO BANCOS 1

MAESTRO BANCOS 2 Pestaa Datos del Banco 2 MAESTRO CUENTAS BANCARIAS 3 Pestaa Datos de la Cuenta 3 Pestaa Contabilidad 4 SOLICITUD DE PAGO 5 Pestaa Cargos Pendientes 6 Pestaa Asiento Contable 7 Pestaa Concepto 7 AUTORIZACIN DE SOLICITUDES DE PAGO 8 LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS 9 Pestaa Disponibilidad 9 Pestaa Libro 10 Pestaa Transacciones 11 Pestaa Cargos Pendientes 12 Pestaa Asiento Contable 13 CONCILIACIN BANCARIA 14 Pestaa Transacciones Conciliadas 14 Pestaa Ajustes Conciliatorios 16 Impresin de Conciliacin Bancaria 17 Impresin de Transacciones Bancarias en Trnsito 17 REPORTE DISPONIBILIDADES BANCARIAS 18 REPORTE ESTADO DE CUENTA BANCARIA 19 REPORTE TRANSACCIONES BANCARIAS 20

Mdulo Bancos

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MDULO BANCOS

Solutec ha contemplado las necesidades de automatizar todos los procesos bancarios de una empresa, creando as un mdulo completo para una realizacin fcil y rpida de las transacciones y llevar el control necesario en estos.

El sistema permite, ingresar cantidad ilimitada de cuentas bancarias que tenga la compaa, realizacin de todas sus transacciones como cheques, depsitos, notas de crdito y notas de dbito bancarias, solicitudes de pago; mantenindose separadas en base a la cuenta bancaria a las que pertenecen.

El libro de transacciones bancarias permite visualizar las transacciones que se han registrado para cada banco en el mismo orden en que han sido digitadas, buscando con esto, el mayor parecido posible a la administracin de un libro manual.

La realizacin de las transacciones conlleva detalles de fechas, valores, notas y asientos contables, para as mantener actualizados a la vez, los balances del catlogo contable en Mdulo Contabilidad.

Los cheques pueden ser impresos por el sistema, adaptando este la impresin al formato de los cheques correspondientes a cada banco. En los ltimos tiempos se estn utilizando un mismo papel para impresin de cheques de distintos bancos, el sistema est adaptado para eso, imprimiendo as todos los datos necesarios para identificar a que banco pertenece cada impresin de cheque.

En caso de realizacin de cheques pagando a suplidores, el sistema enlaza los cargos pendientes a dicho suplidor, digitados previamente en Mdulo Cuentas por Pagar para realizar la distribucin del monto que se est pagando y actualizar las cuentas por pagar.

Existe la herramienta de conciliacin bancaria que permite, de una forma muy prctica realizar el proceso de verificacin y cotejo de las transacciones emitidas, contra el estado recibido de la institucin bancaria, teniendo este su impresin de lugar.

Se han preparado varios reportes de suma utilidad para las empresas como: Disponibilidades por Banco, Estado de Cuenta Bancaria, Listado de Transacciones, todos con sus diferentes parmetros y opciones de impresin.

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MAESTRO DE BANCOS:

Definicin de las instituciones bancarias y datos correspondientes, con quienes la empresa tiene cuentas bancarias, para facilidad al momento de contactarlos y mantener enlace entre las cuentas e instituciones correspondientes.

- Cdigo: Cdigo de identificacin asignado por el sistema a cada banco digitado. - Tipo: Clasificacin de los bancos. Ejemplo, si es banco internacional o nacional o

cualquier otra clasificacin que se desee hacer (campo opcional). - Nombre: Nombre de la institucin bancaria a digitar.

Pestaa Datos del Banco: - Direccin: Direccin de la institucin bancaria que se est digitando. - Telfono: Nmeros telefnicos de la institucin bancaria. - Fax: Nmero de fax perteneciente dicha institucin. - E-Mail: Direccin de correo electrnico o pgina web de la institucin. - Contacto: Nombre de la persona contacto con dicho banco. - Telfono: Nmero telefnico directo de comunicacin de la persona contacto. - Cdigo Nmina Electrnica: cdigo asignado por el banco a la empresa para ejecutar

las nminas por transferencias electrnica. - Nmina Electrnica: Documento con formato de nminas electrnicas de ese banco. - Notas: Datos adicionales sobre la institucin bancaria que se quiera especificar.

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MAESTRO CUENTAS BANCARIAS:

Definicin de cada nmero de Cuentas Bancarias que posee la compaa con las distintas instituciones bancarias definidas anteriormente. Esta definicin es imprescindible para el funcionamiento del Mdulo Bancos.

- Nmero: Nmero de cuenta bancaria de la compaa. - Tipo: Clasificacin de las cuentas bancarias a digitar (campo opcional). - Descripcin: Definicin de la cuenta bancaria o nombre designado para distinguirla

una de otras.

Pestaa Datos de la Cuenta: - Institucin Bancaria: Institucin bancaria a la que pertenece la cuenta a digitar.

Seleccionado esto de Maestro de Bancos. - Balance en Libro: El sistema muestra el balance que tiene la cuenta bancaria en el

libro de la empresa. - Moneda: Tipo de moneda que se maneja en la cuenta bancaria. - Formato Cheque: Formato de impresin de los cheques de esta cuenta bancaria. - Gerente Cuenta: Nombre de la persona encargada o gerente de la cuenta bancaria. - Sucursal Pago: Nombre de la sucursal donde es manejada la cuenta. - Otras informaciones a Imprimir: Dato adicional que se desee salga impreso en los

cheques.

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Pestaa Contabilidad: - Nmero Cta.: Nmero de cuenta contable asignado por el sistema a la cuenta bancaria

en el catlogo contable. - Cuenta Control: el sistema muestra el nmero y nombre de la cuenta control de sta

cuenta contable. - Tipo Cuenta: Tipo de cuenta contable a la que pertenece la cuenta control. Ejemplo

Activos. - Origen: Origen de la cuenta contable especificada anteriormente. - Nivel de la Cta.: Nivel de la cuenta contable, resultante de la cantidad de cuentas

registradas a su dependencia. - Balance Anterior: Balance que presenta la cuenta control hasta el ltimo cierre

contable realizado. - Balance Actual: Balance que presenta la cuenta control hasta la fecha. - Sub- cuentas: Cantidad de sub-cuentas definidas bajo esta control. - Dbitos: Total de dbitos que se han cargado a esta cuenta contable. - Crditos: Total de crditos que se han cargado a la cuenta contable.

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SOLICITUD DE PAGO:

La confeccin de solicitudes de pago consiste en realizar un documento en el que se solicita la confeccin de algn pago en especfico, con datos reales y precisos, para fines de autorizacin y confeccin de cheques. Aqu deben especificarse con datos exactos cmo se requiere sea realizado el documento de pago, ya que luego de autorizada la solicitud, esta es convertida automticamente en cheque, listo para ser impreso.

- Nmero: Nmero control de la solicitud de pago. Este puede ser generado automtico por el sistema y no modificable, generado automtico por el sistema y modificable o puede ser digitado manualmente.

- Fecha: Fecha en la que se hace la solicitud. - Cta. Bancaria: Cuenta bancaria por la cual se solicita que sea emitido este cheque

(seleccionado de Maestro Cuentas Bancarias). - Concepto: Concepto del pago a solicitar. Estos conceptos son predefinidos asignando

sus cuentas contables y entidades a relacionar en Maestro Conceptos, en Mdulo Contabilidad.

- Beneficiario: Nombre del receptor del cheque. - Monto: Valor por el cual debe ser emitido en cheque. - Estatus: Estado en el que se encuentra este documento:

o No Autorizado: no ha sido autorizada la confeccin del pago solicitado. o Autorizado: ha sido autorizada la confeccin del pago solicitado y est lista

para ser aplicada y convertirse en cheque.

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Pestaa Cargos Pendientes:

Esta pestaa ser utilizada en el caso de solicitud de pago de algn compromiso de pago, previamente realizado en el Mdulo Cuentas por Pagar. Debe haber especificado en el campo Concepto, el concepto correspondiente, y en beneficiario se haya seleccionado el nombre del suplidor correspondiente.

- Documento: Nmero control asignado por el sistema a cada compromiso de pago que ha(n) sido seleccionado(s).

- Referencia: Nmero del compromiso de pago asignado por el suplidor, de los documentos seleccionados.

- Fecha: Fecha de emisin de dichos documentos. - Monto: Valor original y principal de estos. - Abonado: Valor total de los abonos realizados a estos compromisos de pago, de as

haber sido. - Pendiente: Valor que resta pendiente, del monto original menos los abonos realizados. - Descuento: Descuentos adicionales realizados al compromiso de pago. - A Pagar: Valor a pagar de cada compromiso de pago bajo este cheque a solicitndose. - Distribucin: Si estos compromisos tienen distribuciones por eventos realizados. De

as ser, al seleccionar Distribucin, observar las mismas y deber especificar el valor a pagar de cada distribucin del compromiso.

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Pestaa Asiento Contable:

Puede ser generado automticamente seleccionando el botn de Generar Asiento Contable, como puede ser tambin, realizado manualmente.

- Nmero Cta.: Nmero de cuenta bancaria a la que corresponde cada partida del asiento contable.

- Descripcin: Nombre de la cuenta contable asignada en cada partida. - Deb./Cred.: Dbito o Crdito, segn como debe ser afectada esta cuenta contable. - Monto: Valor que est siendo cargado en cada cuenta contable. - Dbitos: Total de dbitos generados en esta pestaa. - Crdito: Total de crditos generados en esta pestaa. - Diferencia: Diferencia entre el total de dbitos y crditos generados.

Pestaa Concepto: - Concepto: Datos adicionales internos de la compaa correspondientes a la solicitud o

al pago en s. (Estos datos no salen impresos en el cheque). - Notas: Concepto que debe llevar ste documento de pago impreso en la coletilla en el

momento que la solicitud sea autorizada.

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AUTORIZACIN DE SOLICITUDES DE PAGO:

En esta pantalla el sistema muestra todas las solicitudes de pago digitadas pendientes para ser autorizadas y confeccionar el cheque de lugar.

Las Solicitudes de Pago a autorizar deben ser seleccionadas en la casilla de Autorizar y luego seleccionar Autorizar Solicitud. Todas las solicitudes seleccionadas, podrn ser utilizadas como base para confeccin del cheque.

Dicha pantalla puede ser activada o desactivada, dependiendo de las necesidades y procedimientos de la empresa para esta parte.

La pantalla en primera instancia muestra todas las solicitudes de pago pendientes por autorizacin. Para delimitar las solicitudes de pago a mostrar, solo debe desmarcar la opcin de Todos y seleccionar en beneficiario el nombre del beneficiario a autorizar. El sistema le mostrar los siguientes datos sobre sus solicitudes de pago:

- Documento: Nmero de control asignado por el sistema a cada solicitud de pago. - Referencia: (no aplica) - Fecha: Fecha de solicitud de dicho pago. - Hora: Hora de confeccin de la solicitud de pago. - Entidad: Nombre del beneficiario al que debe realizrsele el pago. - Monto: Valor a pagar al beneficiario. - Moneda: Tipo de moneda en el que se solicita sea realizado en pago. - Autorizar: Si se autorizan o no estas solicitudes para realizar el cheque como pago.

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LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS:

En la pantalla presente se realizan todos los tipos de transacciones bancarias; cheques, depsitos, notas de crditos bancarias y notas de dbitos bancarias, de cuantas cuentas bancarias e instituciones bancarias tenga la compaa. Todos los movimientos son manejados de forma separada por cuentas bancarias.

Pestaa Disponibilidad: - Descripcin: Nombres designados previamente a cada cuenta bancaria en Maestro Cuentas Bancarias. - Balance: Balance que tiene cada cuenta bancaria al momento de abrir la pantalla, segn todas las transacciones digitadas en el libro. - Balance General: Balance con que cuenta la compaa en todas sus cuentas bancarias. - Grfico: A la derecha de los balances el sistema muestra de forma grfica, representado en barra, la disponibilidad bancaria con que cuenta la compaa.

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Pestaa Libros:

Visualizacin de todas las transacciones bancarias realizadas en cada banco, en forma de libro. En el campo Cuenta Bancaria, en la parte superior de la pantalla, le seala que cuenta est observando, mostrndole el nombre designado previamente a cada cuenta bancaria y el nmero de sta, y en el campo de Banco, en la parte inferior, muestra a que banco pertenece. Para ver las transacciones de otra cuenta bancaria debe seleccionar el botn de buscar con la figura de un foco, luego del campo Cuenta Bancaria y seleccionar el banco a trabajar.

- Documento: Cdigo y nmero de los documentos bancarios realizados. o CHK-0000 Nmero de cheque. o CHN-0000 Nmero de cheque nulo. o DEP-0000 Nmero de depsito. o NCB-0000 Nmero de nota de crdito bancaria. o NDB-0000 Nmero de nota de dbito bancaria. o SPA-0000 Nmero de solicitud de pago.

- Fecha: Fecha en la que fue emitido o recibido el documento. - Cheques Emitidos A o Depsitos de: Nombre del beneficiario del cheque o concepto

corto que se haya colocado al depsito, nota de crdito o nota de dbito bancaria. - Dbitos: Valores de los distintos documentos bancarios digitados que con relacin al

banco le afectan con un dbito. - Crditos: Valores de los distintos documentos bancarios digitados, que afectan con

crdito el balance de la cuenta bancaria.

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- Aplicado: Aparecer una marca en el caso de que el documento est aplicado, osea, afectando el balance del banco y por tanto afectando el catlogo contable.

- Impreso: Aparecer una marca en el caso de que el documento se haya impreso. - Anulado: Aparecer una marca en el caso de que el documento se haya anulado. - Conciliado: Aparecer una marca en el caso de que el documento se haya tomado en

consideracin en alguna conciliacin bancaria como pagado o cargado por el banco. - Banco: Nombre de la institucin bancaria del cual est visualizado su libro de

transacciones bancarias. - Balance Actual: Balance que presenta esta cuenta bancaria al da del ltimo

movimiento digitado.

Pestaa Transacciones: - Tipo Doc.: Tipo de documento que se realizar. Si es un cheque o depsito, nota de

dbito o nota de crdito bancaria. - Nmero: Nmero de identificacin del documento. Esta numeracin puede ser

generada automticamente y no modificable por el sistema, generada automticamente modificable o colocarse manualmente. Para caso de cheques, lo ms recomendable es la primera opcin si este nmero ser impreso por el sistema.

- Fecha: Fecha en la que se est trabajando el documento o la que corresponda al documento.

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- Concepto: Concepto genrico al que correspondera este tipo de transaccin. Estos conceptos son predefinidos y asignados sus cuentas contables y entidades a relacionar, para mayor rapidez y forma de enlazar las transacciones. Obtenido de Maestro Conceptos en Mdulo Contabilidad.

- Beneficiario: Nombre del receptor, en caso de tratarse de un cheque. Para otros documentos corresponde un nombre corto que defina la transaccin. Este campo es el visualizado en el libro de transacciones.

- Monto: Valor por el cual debe ser emitido o digita la transaccin. - Moneda: Tipo de moneda en la cual ser emitido el cheque o digitada la transaccin.

Pestaa Cargos Pendientes:

Esta pestaa se utiliza en caso de confeccin de cheque a compromiso(s) de pago(s), previamente realizado en el Mdulo Cuentas por Pagar. Debe ser especificado el concepto correspondiente, y en el campo beneficiario haber seleccionado el nombre del suplidor correspondiente.

- Documento: Nmero control asignado por el sistema a cada compromiso de pago que ha sido seleccionado. Para seleccionar los compromisos de pago pendiente pulsar sobre el nombre Documento y el sistema le mostrar un listado de los compromisos de los compromisos pendientes de pago.

- Referencia: Nmero asignado por el suplidor al compromiso de pago. - Fecha: Fecha de emisin de dichos documentos. - Monto: Valor original y principal de estos. - Abonado: Valor total de los abonos realizados a estos compromisos de pago. - Pendiente: Valor que resta pendiente, del monto original menos los abonos realizados. - Descuento: Descuentos adicionales realizados al compromiso de pago. - A Pagar: Valor a pagar bajo este cheque de los compromisos de pagos seleccionados. - Distribucin: Si estos compromisos tienen distribuciones por eventos realizados.

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Pestaa Asiento Contable:

Puede ser generado automticamente seleccionando el botn de Generar Asiento Contable, como puede ser tambin, registrado manualmente.

- Nmero Cta.: Nmero de cuenta bancaria a la que corresponde cada partida del asiento contable. Seleccionado de Maestro Cuentas Contables de Mdulo Contabilidad.

- Descripcin: Nombre de la cuenta contable asignada en cada partida. - Deb./Cred.: Dbito o Crdito, segn como debe ser afectada esta cuenta contable. - Monto: Valor que est siendo cargado en cada cuenta contable. - Dbitos: Total de dbitos generados en esta pestaa. - Crdito: Total de crditos generados en esta pestaa. - Diferencia: Diferencia entre el total de dbitos y crditos generados. - Notas: Descripcin del documento bancario digitndose. En caso de cheques, este ser

el concepto que saldr en la coletilla. Este puede ser generado al pulsar la flechita presente en la misma lnea.

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CONCILIACIN BANCARIA:

Por medio de la pantalla presentada a continuacin se realizan las conciliaciones bancarias de cada cuenta bancaria, en perodos determinados, para detectar cualquier diferencia entre en balance y movimientos realizados que muestra el banco y que refleja el libro de la compaa. Establecida la diferencia, esta debe digitarse, segn sea el caso, en el libro de transacciones.

- Cta. Banc.: Nmero de cuesta bancaria a conciliar - Fecha: Fecha de corte de la conciliacin a realizar. - Fecha Concil. Anterior: El sistema muestra la fecha de la ltima conciliacin bancaria

realizada. - Notas: Descripcin de la conciliacin a realizar o cualquier nota que se quiera aadir. - Balance en Libro: Balance que presenta el libro de transacciones al inicio del perodo

o mes a conciliar. - Balance en Banco: Balance que presenta el estado bancario de la cuenta al final del

perodo o mes a conciliar. - Transacciones: Al momento de realizar cambios en la conciliacin seleccione Todas

para mostrar todas las transacciones conciliadas y no conciliadas en este rango de

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fechas de la ltima conciliacin y la fecha de corte de esta. Seleccione Conciliadas para mostrar slo las transacciones que haya marcado como pagas en esta conciliacin. Seleccione No Conciliadas para mostrar slo las transacciones que haya dejado de marcar quedando estas como pendientes. Esto es para depurar las transacciones y hacer la revisin ms fcil.

- Marcar Todas o Desmarcar Todas: Marcar todas las transacciones como conciliadas o desmarcar para mostrar todas las transacciones como no conciliadas.

Pestaa Transacciones Conciliadas:

Al momento de tener una conciliacin abierta para trabajar, osea editada, el sistema mostrar todas las transacciones que debe considerar para esta conciliacin realizndose. Seran todas las transacciones dentro del perodo determinado como ltima conciliacin realizada y fecha de corte de la conciliacin a realizar y toda transaccin que haya quedado en trnsito en la conciliacin anterior.

Al momento de tener la conciliacin grabada el sistema muestra en esta pestaa slo las transacciones que ha seleccionado como conciliadas en esta.

- Documento: Nmero de los documentos bancarios realizados (CHK-0000 Nmero de cheque, CHN-0000 Nmero de cheque nulo, DEP-0000 Nmero de depsito, NCB-0000 Nmero de nota de crdito bancaria, NDB-0000 Nmero de nota de dbito bancaria).

- Fecha: Fecha en la que fue emitido o recibido el documento. - Cheques Emitidos A o Depsitos de: Nombre del beneficiario del cheque o concepto

corto que se haya colocado al depsito, nota de crdito o nota de dbito. - Monto: Valor por el cual fue realizada esta transaccin. - A Conciliar: Marcar o no, en caso de que la transaccin se haya presentado en el banco

como pagado, o acreditado, o no se haya presentado en el banco.

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Pestaa Ajustes Conciliatorios:

Al momento de grabar el sistema verifica y muestra automticamente lo siguiente: valor total de Cheques Emitidos, Total de Cheques Nulos Emitidos, Depsitos Emitidos, Notas de Crditos Emitidas, Notas de Dbito Emitidas. Todos estos documentos en el rango de fecha concilindose. Muestra tambin los Cheques, Depsitos, Notas de Crdito o de Dbito que hayan quedado en trnsito.

Cualquier registro que deba realizar para cuadrar la conciliacin lo realiza aqu en las prximas lneas describiendo lo siguiente:

- Descripcin: Descripcin corta de la transaccin a cargar. - Monto: Valor por el cual esta transaccin afecta la conciliacin. - D/C: Cmo afecta este valor de la transaccin al balance de la cuenta bancaria, como

un dbito o un crdito. - Afecta: Si este crdito o dbito debe afectar, para fines de cuadrar la conciliacin, al

libro de la compaa o al balance que muestra el banco.

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Para verificacin de cmo va cuadrando la conciliacin puede, estando esta grabada, imprimir lo siguiente:

Impresin de Conciliacin Bancaria:

Impresin de Transacciones Bancarias en Trnsitos:

Luego de aadir todos los registros necesarios y de haber cuadrado la conciliacin, estas lneas agregadas deben ser registradas en Libro de Transacciones por medio de una nota de crdito o nota de dbito a la fecha de la conciliacin, para que el balance quede cuadrado tal como se presenta la conciliacin.

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DISPONIBILIDADES BANCARIAS:

Este reporte muestra los balances disponibles en cada cuenta bancaria, al da de impresin, mostrando el nombre de las instituciones bancarias, las cuentas bancarias existentes de cada institucin y los balances a la fecha de impresin, colocando un balance final para obtener el balance total en bancos.

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REPORTE ESTADO DE CUENTA BANCARIA:

Por medio de este reporte se pueden visualizar los movimientos de una cuenta bancaria en forma de estado de cuenta, arrastrando los balances anteriores, para mostrar el balance real de la cuenta bancaria a visualizar en un perodo determinado.

Este listado se puede limitar de distintas maneras: - Imprimir Todas las cuentas bancarias, saliendo en hojas separadas o imprimir una

cuenta bancaria en especfico. - Imprimir las transacciones de un Rangos de Fechas que guste.

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REPORTE TRANSACCIONES BANCARIAS:

Este reporte le permite observar las transacciones, ya sea todas o un tipo de transacciones en especfico, realizadas en una o todas las cuentas bancarias de la compaa, en un perodo determinado, en forma de listado o con ms detalles, mostrando as los asientos contables realizados. Con este reporte se puede comprobar todo lo digitado separado por tipo de transaccin para caso de verificacin y anlisis.

Este listado se puede limitar de distintas maneras: - Imprimir Todas las Cuentas Bancarias, saliendo en hojas separadas o impresin de

una cuenta bancaria en especfico. - Imprimir Todos los Documentos de Bancos o alguno en especfico, como cheques,

depsitos y dems. - Imprimir por Rangos de Fechas que guste. - Imprimir de forma Detallado o no. De manera no detallada muestra un listado de las

transacciones. De forma detallada muestra todas las transacciones con sus asientos contables.

(Cuenta Bancaria Banco Popular, Documentos cheques, no Detallado)

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(Cuenta Bancaria Banco Popular, Todos Documentos Bancarios, no Detallado)

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(Cuenta Bancaria Banco Popular, Documentos cheques, Detallado)