modelos e ferramentas para a governança em tic

Modelos e Ferramentas para a Governança em TIC

Daniel BarretoFabricio Carvalho

Layse de JesusMarcel Lessa

Sumário

• Introdução• Conceitos e Tecnologias utilizados– Governança em TIC– CMM– PMBOK– BSC

• Estudo de Caso• Aplicando a GTIC no Estudo de Caso• Conclusão

Introdução

Sumário



Governança em TIC

“Cada vez mais as organizações se dão conta de que a informação é o recurso estratégico mais importante a ser gerenciado em um negócio. E diante da necessidade de alinhar e integrar os objetivos deste negócio com a TIC, surge a necessidade de controlar processos, serviços, custos e pessoas através de um conjunto de modelos e metodologias que apresentem as melhores práticas. Tecnologia da informação e comunicação.”

Governança em TIC

“Com a existência desse quadro de necessidades em relação a gestão estratégica da tecnologia da informação e comunicação e, posteriormente, devido à obrigações intrínsecas a fatores externos, modelos e metodologias foram concebidos com o objetivo de reunir um conjunto de regras, práticas e sugestões capazes de subsidiar a governança e alavancar a TIC como forma de obter eficácia, eficiência e vantagem competitiva.”

Governança em TIC

– Hierarquia da GTIC como fator organizacional sobre os modelos operacionais

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CMM

• Na área de desenvolvimento de software, o PETIC utiliza o CMM(Capability Maturity Model) para organização. O CMM descreve os estágios de maturidade através dos quais organizações passam enquanto evoluem o seu ciclo de desenvolvimento de software, através de avaliação contínua, identificação de problemas e ações corretivas dentro de uma estratégia de melhoria dos processos. Este caminho de melhoria é definido por cinco níveis de maturidade, sendo que tais níveis exigem o comprimento de algumas metas no desenvolvimento de software para que dessa forma seja alcançado um patamar elevado em termos de CMM.

Ferramenta CMM

• Interim Maturity Evaluation– Desenvolvida por Management Information

Systems bvba– Ferramenta livre– Auto-avaliação da organização– Registro das avaliações anterios– Módulos• Questionário• Verificador de Nível CMM

Ferramenta CMM• Classificação das respostas do questionário:

– 0-1: Prática não requerida ou (quase) nunca é usada.– 2-3: Prática é requerida algumas vezes– 4-5: Prática é requerida mas nem sempre é utilizada ou a

prática é regularmente utilizada embora não ser requerida ou avaliada.

– 6-7: Prática é normalmente exigida e, geralmente, utilizada.– 8-9: Prática é necessária, é feita e é verificada (a prática é

institucionalizada).– 10: Prática é institucionalizada e é um exemplo de classe

geral.– ? : Se o participante não sabe a resposta.– na: Se a prática não for aplicável.

Ferramenta CMM

• Verificador de nível CMM– Usa as respostas colhidas através do questionário

para gerar um gráfico diamante com a situação da organização.

– Pode ser repetido, consequentemente gerando um histórico de CMM na organização.

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O que esse software gerencia

• Solicitação de novos projetos• Seleção e priorização• Painel com indicadores de desempenho• Acompanhamento de todo ciclo de vida

• Gestão de grande número de demandas de médio porte

• Priorização e seleção• Padronização da execução e atendimento

• Cronograma de atividades• Projeções de atrasos e desvios de custos • Indicadores de desempenho• Cálculo de valor agregado

• Inventários de riscos• Planejamento de ações de monitoração, mitigação e resposta• Follow-up automático• Quantificação por simulações estocásticas

• Configuração gráfica de workflows• Diversos níveis de escalada e aprovação• Comunicação via internet e e-mail• Integrado aos módulos de Execução e Controle

• Agenda compartilhada de atividades por recurso, projeto ou equipe• Identificação de disponibilidade ou sobre-alocação• Indicadores de desempenho e conformidade

• Controle microscópico• Ênfase na comunicação da equipe• Estruturação das tarefas do dia-a-dia• Integração das ações de diferentes demandas• Foco para os executores, visibilidade para os coordenadores

• Registro simples integrado às tarefas• Base multidimensional para consultas: Controle e memória técnica p/ novas estimativas• Alimentação automática de indicadores de andamento, valor agregado e projeções de prazos

• Orçamento mensal por projeto, rubrica e centro de custo• Previsto x Realizado• Simulação estocástica de impactos da carteira comercial e riscos: margem de confiança

• ABC - Custeio Baseado em Atividades • Rateios e apropriação de custos a projetos• Análise por centros de custos, projetos, clientes, chamados, equipes, tarefas etc.

Indicadores de evoluçãoC

urv

a F

C

Controle de Qualidade

A pede que Bfaça a tarefa

B concordaem fazê-la

B completasua tarefa

B completa

A aprovaB completa

A reprova aexecução de B

A reprova aexecução de B

Assegurando a qualidade de cada micro-tarefa, reduz-se a necessidade e o risco do Controle de Qualidade final

Controle de qualidadedas tarefas

Apropriação de Gastos

Projeto 1

Atividade A

Atividade BTarefa 1

Projeto 2

Projeto 3

Tarefa N

Atividade C

Empreendimento

Projeto N

Atividade D

Atividade E

Tarefa 2

Tarefa 3

Tarefa 4

$$$

- Despesas- Investimentos- Custos

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BSC

• Balanced Scorecard• Modelo para gerenciamento de desempenho

de uma organização• Baseada no visão e estratégia da organização• Visão dividida em quatro perspectivas– Financeira– Consumidor– Processos internos– Aprendizado e crescimento

BSC

• Desempenho medido através de Key Performance Indicators (KPIs)

• Cada organização terá seus próprios KPIs, dependendo da estratégia e da própria organização

• Descrição SMART de KPIs:– Específico (Specific)– Mensurável (Measurable)– Alcançável (Achievable)– Relevante (Relevant)– Temporizado (Timely)

BSC

• Alguns exemplos de KPIs:– Financeira

• Total de vendas• Retorno de capital empregado

– Processos internos• Downtime• Número de iniciativas tomadas para redução de lixo

– Aprendizado e crescimento• Investimento em P&D• Taxa de demissões

– Consumidor• Taxa de satisfação do cliente• Tempo médio de espera na fila

Ferramenta para BSC

• Balanced Scorecard Designer– Exportação de relatórios (Excel, HTML)– Importação de indicadores (arquivos, SQL)

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Estudo de Caso

• Tribunal de Justiça do Estado de Sergipe– Órgão máximo representante do Poder Judiciário

no Estado– O Tribunal é composto por 13 desembargadores e

vários juízes que dependem dos SI atualmente desenvolvidos pela Secretaria de Tecnologia do órgão

Estudo de Caso

• Secretaria de Tecnologia– A Secretaria de Tecnologia é dividida em quatro

setores• Diretoria de desenvolvimento sistemas judiciais• Diretoria de desenvolvimento sistemas gerenciais• Diretoria de redes e banco de dados• Diretoria de suporte ao usuário

– Existe ainda um call-center que concentra as ligações dos usuários

Estudo de Caso

• Tomada de decisão– Baseada em dados estatísticos processuais– Criação de fóruns e varas– Monitoramento feito através do Sistema de

Controle Processual– Supervisão dos projetos da própria Secretaria

através do Sistema de Monitoramento de Projetos

Estudo de Caso

• Sistema de Controle Processual (SCP)– Indicadores de desempenho da vara em relação às

varas de mesmo tipo– Solução desenvolvida pela própria Secretaria de

Tecnologia

Estudo de Caso

• Sistema de Monitoramento de Projetos– Sistema interno à Secretaria de Tecnologia– Responsabilidade do gerente do setor– Relaciona prazos, responsáveis, processos e

atividades do setor– Visualizado por todos os funcionários do setor

Estudo de Caso

• Novas Instalações– Criação da sala-cofre para os servidores– Redundância desde o gerador de energia aos

próprios servidores– Servidor da Google para indexação e pesquisa na

base de dados (duplicado)– Equipamentos para melhorar a atividade de

suporte da Secretaria de Tecnologia

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CMM no TJSE

• A ferramenta pode ser aplicada no TJSE para:– Primeiramente:

• Estabelecer em que nível CMM a organização se encontra.• Descobrir falhas em processos• Descobrir necessidades antes invisíveis para a organização

atual.

– Periodicamente:• Manter o nível e perceber as áreas críticas onde há

necessidade de desenvolvimento e melhora de práticas ou até substituir práticas obsoletas por outras eficientes.

CMM no TJSE

• Sugestão para adaptação da ferramenta no TJSE– Tornar a ferramenta da Management Information

Systems bvba utilizável pela web.• Questionário Online direcionados aos gerentes de

seção.• Resultado disponível aos gerentes da organização.

PMBOK no TJSE

• Percebemos que em relação ao gerenciamento de projetos, o TJSE está com um bom software que faz essa atividade

• Tanto gerencia tarefas, pessoas, custos, qualidade

• Mede a execução das tarefas e das fases do projeto

PMBOK no TJSE

• Alimenta automaticamente os indicadores de andamento, valor agregado e projeções dos prazos

• Permite a comunicação da equipe e a visualização das tarefas dos colaboradores e como vai o andamento

• Exibe o Cronograma de atividades• Faz Projeções de atrasos e desvios de custos• Dá Indicadores de desempenho• Oferece um acompanhamento e

gerenciamento do ciclo de vida do projeto

PMBOK no TJSE

• Obs.: A solicitação de um novo projeto é baseada na demanda, também gerada pelo próprio sistema.

• Esse software, (o já utilizado no TJSE) foi desenvolvido pelos próprios colaboradores do mesmo e tem dado bons resultados, auxiliando o gerente de projetos.

PMBOK no TJSE

BSC no TJSE

• Como vimos o TJSE tem uma solução de gerenciamento de desempenho para os juízes

• Essa solução pode ser vista como uma parte do BSC, especificamente, a perspectiva de processos internos

• Uma idéia seria a extensão da ferramenta existente para acomodar as outras perspectivas

BSC no TJSE

• Já internamente à Secretaria de Tecnologia, há a ferramenta de controle de projetos, porém não há um controle estatístico dos dados desta ferramenta

• O desempenho dos funcionários poderia ser monitorado apenas trabalhando com os dados que já existem

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Conclusão

• As ferramentas de gestão oferecidas pela informática facilitaram e aceleraram os processos internos e externos do Tribunal

• Esses processos podem ser melhorados ainda mais com a aplicação dos conceitos de GTIC vistos nesta apresentação

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