modelo de gestão rede arsol

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Proposta de

MODELO DE GESTÃO

Rede Arsol de Economia Solidária

Documento descritivo do modelo de gestão desenvolvido para a Rede Arsol

Agosto / 2015

Modelo de Gestão I Rede Arsol

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Proposta de

MODELO DE GESTÃO Rede Arsol de Economia Solidária Documento descritivo do modelo de gestão desenvolvido para a Rede Arsol

Agosto / 2015


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Relatório descritivo para implantação de modelo de gestão de empreendimento solidário

Agosto de 2015

Considerações sobre estrutura organizacional e estratégia

Uma organização é formada por pessoas, seus negócios e a comunicação entre eles. Para Peter Drucker “a essência da administração é o ser humano. Seu objetivo é tornar as pessoas capazes de desempenho em conjunto, tornar suas forças eficazes e suas fraquezas irrelevantes”.

As organizações diferenciam-se de outros ajuntamentos de pessoas por sua conduta voltada para metas. Isto é, as organizações perseguem metas e objetivos que podem ser melhor alcançado pela ação harmoniosa das pessoas. As organizações possuem três elementos básicos:

Pessoas

Tarefas

Gestão

A gestão inclui o planejamento, organização, liderança e controle do desempenho das pessoas, organizada para as tarefas. Outro ponto fundamental sobre as organizações é que elas existem dentro de um ambiente que inclui fornecedores, clientes e concorrentes, bem como uma grande variedade de condições legais, econômicas, sociais e tecnológicas.

As organizações também são afetadas por algumas variáveis influenciando, com isso, sua estrutura que são: sua estratégia, o ambiente no qual ela opera, a tecnologia que ela emprega para executar suas atividades e as características de seus membros. A função do gestor, dentro desta visão, é compatibilizar a estrutura da organização e essas variáveis.

Assim, a estratégia de uma organização será influenciada pelas oportunidades e

pelas ameaças de seu ambiente externo; pelos objetivos, valores e crenças de seus membros (especialmente da direção); e por seus pontos fortes e fracos.

Uma estrutura organizacional bem-sucedida é a que consegue uma compatibilidade, não só com a estratégia e o ambiente externo, mas também com o seu ambiente interno. Cada um destes componentes, por sua vez, tem que estar em harmonia uns com os outros e com a estrutura.

O modelo de gestão proposto está orientado para:

1. Planejamento sistêmico

2. Aprendizagem organizacional

3. Cultura da inovação

4. Liderança e Constância de

propósitos

5. Orientação para processos e

informações

6. Visão de futuro

7. Geração de valor

8. Valorização de pessoas

9. Conhecimento sobre o cliente e o

mercado

10. Desenvolvimento de parcerias

Responsabilidade social

No contexto dos empreendimentos sociais, em estruturas do terceiro setor, ainda é tímida a noção de uma necessidade de estruturar-se organizacionalmente, através de ferramental da administração de empresas. Esta iniciativa da Rede Arsol em construir uma estrutura organizacional que gere base de sustentação no decorrer de sua atividade é válida e até inovadora.


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Objetivo

Criar um modelo de gestão que estimule o empreendimento de modo coletivo, democrático e participativo, com base na autogestão, focada na viabilidade do empreendimento, com sustentabilidade e que abra espaço para a participação de toda a equipe, considerando as competências e habilidades necessárias para o desenvolvimento e perpetuação do negócio.

Para isso o modelo de gestão deve contemplar a eficiência e a eficácia de suas ações estratégicas, empresariais e operacionais, a redução do desperdício, e maximizar os resultados junto à comunidade e seus parceiros em todos os níveis. Assim, um modelo de gestão deve ter como objetivos específicos;

a promoção de ambiente favorável a criatividade, experimentação de novas idéias que possam gerar um diferencial competitivo para a organização

o entendimento das relações de interdependência entre os diversos

componentes de uma organização e o ambiente externo

a atuação de forma aberta, democrática, inspiradora e motivadora das pessoas, visando ao desenvolvimento da cultura da excelência e à promoção de relações de qualidade e a proteção dos interesses das partes interessadas, e

a busca e alcance de um novo patamar de conhecimentos para a organização por meio de uma percepção, reflexão, avaliação e compartilhamento de experiências.

O documento é construído em três partes:

1. Contextualização do modelo de negócio e do empreendimento;

2. Descrição dos fluxos e organogramas do negócio, com indicação do ferramental de apoio;

3. Modelos de ferramentas de apoio.

Metodologia

Reuniões para apreensão do contexto, validação do processo e apresentação de modelo para validação.

Definição de objetivos e planejamento.

Levantamento da situação atual do empreendimento.

Workshop de desenho conceitual.

Desenvolvimento do sistema de gestão.

Implantação do sistema de gestão.

Monitoramento e otimização de processos.

No desenvolvimento

Consideramos seus componentes, seus condicionantes, seus níveis de influência e seus níveis de abrangência.

Na implantação

Devemos considerar no processo de implantação as resistências que poderão ocorrer. Atentar para a necessidade de antecipar forças restritivas e propulsoras que podem ter influencia no processo, que deve ser participativo e motivador.

O modelo prevê três níveis:

O NÍVEL ESTRATÉGICO – envolve toda a organização, e onde são definidos os objetivos e a estratégia de atuação de longo prazo. Nessa dimensão se desenvolve uma ação global e se delibera sobre a missão e a visão do futuro do negócio, bem como sobre as prioridades e a estrutura operacional. Nesse nível é onde são deliberadas as questões políticas e estratégicas da organização.


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O NÍVEL TÁTICO – é onde acontece a tarefa empresarial. Nesse nível é onde se planeja, executa e realiza os resultados do cumprimento da missão e da visão definidos pelo nível estratégico. Nesse nível é onde se planeja e organiza os Planos de Ação, Projetos e Programas, e se realizam as estratégias necessárias para alcançar os objetivos e resultados propostos. Esse nível apoia o nível estratégico nas suas definições e orientações para a organização e avalia permanentemente as atividades e os

resultados. A estrutura do nível tático tem ainda como atribuição, prestar apoio gerencial ao nível operacional e cuida da articulação entre o nível estratégico e o operacional.

O NÍVEL OPERACIONAL – é formada pela equipe que executa os planos de ação, que utilizam competências e tecnologia especifica para produzir os produtos e serviços da organização. É nesse nível que estão instalações físicas, máquinas, equipamentos e todo o ativo operacional.

Definição do modelo de gestão

Um modelo de gestão refere-se à forma como as empresas organizam suas atividades (tarefas) e seus recursos (pessoas), com a aplicação de procedimentos (tecnologia) normas e regras (estrutura). Dessa forma, a gestão da organização reflete a sua cultura organizacional (ambiente), seus valores, sua visão (objetivo) e a sua missão (negocio).

É o modelo de gestão que define:

Como a organização se comportará no mercado

Como ela conduzirá suas tarefas

Como alcançará os objetivos

Como produzirá seus produtos ou serviços

Como manterá integrados todos os seus processos

Como deverá agir em situações adversas

Como ela se organiza.

Descrição do negócio

Empreendimento que visa a promoção da Economia

Solidária e do Comércio Justo através da

comercialização de produtos e alimentos artesanais, e

prestação de serviços relacionados, gerando resultados

que retornem para os Grupos Produtivos afiliados, e

gerido por um Grupo Administrativo apoiado por um

Comitê Consultivo.


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Competências

As competências básicas necessárias para cada um dos níveis são:

COMPETÊNCIAS DEFINIÇÕES

INSTITUCIONAIS

Conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes para todos os participantes do empreendimento, que visam à continuidade da cultura e dos valores e tem como objetivo promover o cumprimento da missão

DE GESTÃO

Conjunto de conhecimentos e habilidades e atitudes para todos que possuem gestão de equipe. Visa o melhor desenvolvimento de cada participante na gestão de pessoas e o desenvolvimento e perpetuação do empreendimento

ESPECÍFICAS Conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes específicas para cada área de trabalho. Objetiva o desenvolvimento técnico em cada campo de atuação.

As competências institucionais requeridas para o nível estratégico devem ser:

COMPETÊNCIAS ESPECÍFICAS

NIVEL ESTRATÉGICO

CAPTAÇÃO DE RECURSOS E DE PARCEIROS

Capacidade de captar recursos junto a empresas, governo e instituições sociais, identificando parceiros que estejam alinhados com os objetivos do empreendimento, visando sua sustentabilidade e crescimento.

EVENTOS INTERNOS E EXTERNOS

Capacidade de criar, planejar, organizar e coordenar eventos internos e externos, buscando parcerias, avaliando o custo benefício e a satisfação do publico participante e a realização dos resultados esperados.

COMUNICAÇÃO INTERNA

Capacidade de criar, desenvolver e implantar uma comunicação interna utilizando os canais disponíveis, a partir de uma abordagem participativa em relação a todos os níveis, visando a troca de informações de forma rápida e dinâmica, preservando a sua qualidade.

COMUNICAÇÃO EXTERNA

Capacidade de identificar a necessidade de uma comunicação externa realizando interface com parceiros e fornecedores a partir de uma abordagem participativa voltada para toda a equipe, visando o fortalecimento da imagem institucional do empreendimento, utilizando esses canais para obtenção de recursos e divulgar os


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resultados alcançados.

PADRONIZAÇÃO DE LINGUAGEM

Capacidade de definir padrões e procedimentos de linguagem institucional e de material de comunicação a fim de garantir uma linguagem única e uniforme e alinhada com a missão do empreendimento.

MEMORIA INSTITUCIONAL Capacidade de identificar, catalogar, registrar e organizar documentos e materiais importantes para a preservação da historia do empreendimento.

As competências requeridas para o nível tático devem ser:

COMPETÊNCIAS ESPECÍFICAS

NIVEL EMPRESARIAL TATICO

GESTÃO DE PROJETOS Capacidade de elaborar, desenvolver e acompanhar diversos projetos do empreendimento.

DESENVOLVIMENTO DE EQUIPE

Capacidade de identificar as necessidades de desenvolvimento e melhorar o conhecimento individual das pessoas, priorizando a autonomia e o processo de formação contínua de cada participante.

VISÃO GLOBAL Capacidade de atuar com uma visão global procurando a sinergia das áreas envolvidas

DESENVOLVIMENTO DE PROCESSOS E PROCEDIMENTOS

Capacidade de compreender, revisar, atualizar e propor processos e procedimentos da área e capacidade critica de avaliar resultados.

GESTÃO EMPRESARIAL Capacidade de gestão dos recursos materiais e humanos das atividades de apoio gerencial.


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Estrutura Organizacional

Nível Estratégico

Assembleia Geral

A Assembleia Geral é o órgão máximo da REDE ARSOL e, dentro dos limites do Estatuto, tomará toda e qualquer decisão de interesse das filiadas e suas deliberações vinculam a todos, ainda que ausentes ou discordantes. As deliberações das Assembleias Gerais serão tomadas por maioria de votos dos Delegados, observado o princípio da singularidade de voto, vetada a representação.

Quem compõe

Todos os filiados, com singularidade de votos. Cada filiada um voto, independente da quantidade de quotas.

Quais as atribuições

Devem ser atribuições básicas:

o deliberar sobre o Relatório

o definir os rumos futuros da Instituição com base no Planejamento Estratégico e no Plano de Ação.

o decidir todas as matérias relativas à missão, visão, e finalidades da REDE ARSO

o deliberar sobre a prestação de contas do exercício anterior

o eleger, reeleger e destituir os membros do Conselho Deliberativo, Conselho Consultivo e Conselho Fiscal;

o Deliberar sobre os planos de trabalho formulados pelo Comitê Gestor para o ano entrante;

Conselho Deliberativo

O Conselho Deliberativo é o órgão superior da administração da REDE ARSOL, de deliberação colegiada, eleito pela Assembléia Geral, com mandato de 2 anos, podendo ser reeleitos, a quem compete à administração da central.

Quem compõe

Composto por até 10 membros, escolhidos entre os representantes dos filiados,


As principais atribuições são de caráter político estratégico.

Escolher o Vice Presidente do Conselho;

Definir as políticas e estratégias da REDE, com a observância dos princípios, conceitos e critérios que assegurem que se faça o que se propõe a fazer;

Determinar sobre os princípios gerais de funcionamento da REDE ARSOL,

CONSELHO FISCAL

3 membros efetivos e 3 suplentes

GRUPO DE TRABALHO

Associados ou não / Remunerado Contratado / indicado pelo

Conselho Deliberativo (9 Pessoas)

CONSELHO CONSULTIVO

Associados patrocinadores, beneméritos ou honorários: Cesol / Setre / overbrand


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acompanhando e avaliando a sua execução;

Criar e regulamentar comitês formados por seus membros, com competência sobre questões de ordem operacional, técnica, financeira e programática;

Aprovar o planejamento estratégico e o orçamento-programa do ano seguinte;

Eleger, contratar ou destituir o Gerente Executivo da REDE ARSOL e fixar-lhe a remuneração;

Deliberar sobre a estrutura funcional da REDE ARSOL;

Aprovar alteração ou reforma do Estatuto Social a ser submetida à Assembléia Geral;

Instituir e alterar o Regimento Interno;

Examinar e deliberar sobre propostas do Conselho Consultivo e do Comitê Gestor sobre projetos;

Conselho Consultivo

É o órgão de apoio e consulta da REDE ARSOL

Quem compõe

Os patrocinadores: instituições interessadas em apoiar a REDE, alocando recursos humanos e/ou financeiros.

Os membros honorários: instituições ou pessoas que tenham prestado serviços relevantes à REDE ARSOL ou ao desenvolvimento das comunidades.


Conselho Consultivo tem como principais atribuições, orientar, auxiliar e aconselhar o Conselho Deliberativo da ARSOL nos assuntos relacionados aos seus objetivos, metas, visão e projetos.

Nível Tático

Comitê Gestor

É um órgão colegiado, que será o elo entre o Nível Estratégico e o Nível Operacional.

Quem compõe

É composto por até 05 membros eleitos pelo Conselho Deliberativo, por indicação de seus filiados, entre seus cooperados, considerando a disponibilidade, a experiência e a competência gerencial nas áreas administrativa, financeira, produção e comercial.


Compete ao Comitê Gestor a gestão dos negócios da ARSOL, podendo realizar operações, praticar atos que se relacionem com o objeto da sociedade e deliberar, em reunião colegiada, sobre matérias recomendadas pelo Conselho Deliberativo e pela Assembléia Geral. Internamente, o Comitê elegerá entre seus membros, um Presidente e os responsáveis pelas atividades das áreas administrativa, financeira e de negócios.

As ações que envolvem a Gestão Patrimonial da sociedade, tais como Planejamento Estratégico, Planejamento Orçamentário, Política Empresarial, Objetivos de Curto, Médio e Longo Prazo, Definição de Estratégias dentre outras, serão avaliadas, analisadas e decididas em conjunto com todos os membros do Comitê.

Nível Operacional

Coordenação

A Coordenação é o órgão executivo e administrativo da REDE ARSOL.

Quem compõe

Integrado pelo Gerente Executivo, profissional escolhido pelo Conselho Deliberativo, podendo ser associado a qualquer filiado ou não, preferencialmente com nível superior, e competência gerencial comprovada. Esse cargo pode ser remunerado, cujo valor será definido pelo Conselho Deliberativo.


A Coordenação tem sob sua responsabilidade a área de apoio gerencial e a área negocial.


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Área de apoio administrativo financeiro

Apoio funcional e logístico para as outras áreas, envolvendo funções administrativas, financeiras, patrimoniais, segurança, mmanutenção e limpeza, Contabilidade

Organograma esquemático do contexto

Abaixo se encontra um fluxograma sintético da proposta de estrutura organizacional da Rede Arsol.

Mais adiante estão os organogramas esquemáticos dos centros de negócios propostos e de suas subestruturas. A cada Centro de Negocio ou estrutura administrativa, segue uma descrição de sua composição e funcionamento, além das indicações, quando do caso, do ferramental a ser utilizado.


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Organograma esquemático do contexto


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Fluxograma esquemático do Centro de Negócios

Centro de Negócios

Espaço Gastronômico

Capacitação e Formação

Estoque

Produção

Cursos/Eventos Financeiro

Manutenção

Financeiro

Comercialização


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Fluxograma Esquemático das Relações Comerciais


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Centro de Negócios

A forma como um empreendimento vende seu produto ou serviço e as diferenças com relação aos concorrentes é o que define seu modelo de negócio. Ele reflete o modo como o empreendimento atua, o que faz e como faz.

A geração da receita da Rede Arsol provém, hoje, do financiamento via convênios oriundos da participação em editais públicos, em especial relacionados com o fortalecimento da Economia Criativa no estado da Bahia, bem como da comercialização dos produtos desenvolvidos pelos grupos produtivos participantes da Rede Arsol e comercializados principalmente das feiras próprias ou de outros eventos.

A instalação da sede da Rede Arsol em um imóvel localizada no Centro Antigo de Salvador, mais precisamente no Santo Antônio Além do Carmo, visa estruturar a atuação da Rede Arsol gerando possibilidades de auto sustentação através de seus meios próprios, diminuindo a dependência de fontes de financiamento público.

A escolha da localização deveu-se a este ser um território criativo, segundo o Relatório de Diferenciais Competitivos e Oportunidades, elaborado em 2012, marcado pelo seu urbanismo centenário, a arquitetura tombada de seus imóveis e a arte barroca de suas igrejas. O Santo Antônio faz parte do Centro Histórico de Salvador, juntamente com o Carmo e o Pelourinho, apesar de ter se mantido como bairro residencial enquanto os outros dois já se tornaram, há muitos anos, bairros comerciais e de serviços. Destaca-se entre as obras arquitetônicas do lugar, a Igreja de Santo Antônio, O Forte de Santo Antônio, o largo que leva o mesmo nome, a Igreja do Boqueirão, o Convento do Carmo e algumas casas residenciais e comerciais de grande valor histórico.

O cotidiano de cidade pacata, onde moradores idosos caminham pelas calçadas ou até pela beira das ruas, conversam sentados em cadeiras nas portas das casas e onde todos são conhecidos há várias

gerações forma outro Diferencial Competitivo do Santo Antônio. Atualmente novos moradores chegam para morar ou investir, vindos de outras partes do Brasil e do mundo, mas o clima do bairro e a prática de um cotidiano tranquilo continua como característica do lugar. Outro Diferencial Competitivo que tem muito a ver com o turismo é a existência de mais de trinta meios de hospedagem, desde o luxuoso Hotel Pestana Convento do Carmo, passando por vários tipos de hospedagem de charme, como pousadas, pequenos hotéis e até dezenas de casas que alugam quartos no estilo Cama & Café. As atividades criativas em geral, como artes plásticas, artesanato, estilistas de moda, produção de instrumentos musicais, galerias de arte e outras fazem parte do universo que pode ser aproveitado para qualificar e diferenciar o turismo de Salvador e da Bahia. Por fim, a religiosidade católica, representada por suas seculares igrejas e pelos eventos marcados pela devoção católica, como a Festa do Divino e as Trezenas de Santo Antônio, são diferenciais do lugar que fazem do Santo Antônio Além do Carmo um território encantador e surpreendente, e que remete à vida urbana do início do Século XX.

Neste contexto, e com objetivo de buscar novos meios de sustentação econômica da Rede, define-se como meios de geração de receita:

a comercialização de produtos

a oferta de serviços de capacitação/formação temática e

o uso compartilhado do espaço físico.

No que tange a comercialização dos produtos desenvolvidos pelos diversos grupos produtivos que fazem parte da Rede Arsol, e como se pode perceber no fluxograma acima, existem 05 (cinco) potenciais canais de venda, utilizados ou em planejamento, sendo:

Venda Direta: onde há o contato direto do empreendimento com o consumidor final, de forma física ou virtual.


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Participação em Feiras: hoje a Rede Arsol possui estruturas próprias para exposição dos grupos com pequenos stands para os grupos exporem seus produtos. Estes são utilizados em feiras organizadas pela própria rede Arsol, ou em outras oportunidades organizadas pelos atores do segmento de Economia Solidária. Estas estruturas ficam estocadas na área superior do espaço atual, ocupando área considerável.

Venda direta em Loja Própria: foi estruturada a área inferior do sobrado locado de forma a servir de espaço de comercialização. Esta loja, composta por três ambientes, possui área para exposição dos produtos e da criação de ambientes.

Venda direta por Encomendas: de forma ainda incipiente há encomendas de produtos específicos, que são direcionados para os componentes da Rede Arsol.

Venda via Comércio Eletrônico: ainda em estudo, mas existe a ideia de comercialização eletrônica (e-commerce) dos produtos da Rede Arsol.

Venda Indireta: quando há necessidade de um intermediário.

Venda individual nas Lojas Cesol: alguns dos participantes da Rede Arsol também comercializa produtos em outro espaço de venda de produtos de Economia Solidária, a Loja Cesol 3.

Todos estes canais estão hoje disponíveis para acesso, havendo necessidades de

organização e sistematização de suas operações.

Ainda não ativo de forma efetiva, mas existe a possibilidade, além de ser uma das metas a ser atingidas pela Rede Arsol, de se ter um espaço de formação e capacitação técnica, onde serão oferecidos cursos e oficinas práticas de artesanato (tradicional e contemporâneo), estética e gastronomia, áreas afins às tipologias dominadas pelos artesãos associados à Rede Arsol. Este setor, que também pode ser considerado como outro negócio gerador de receitas para a Rede Arsol, possibilita a oferta de cursos, workshops, oficinas, palestras, etc, para o público de maneira geral ou mesmo para públicos específicos (cursos corporativos, in company, dinâmicas organizacionais, etc.), além também de possibilitar a formação continua dos grupos produtivos que compõem a Rede. A área destinada para tal está localizada no piso superior do sobrado, em dois espaços, uma sala ampla para tipologias ´limpas´, e outra área (ainda a ser adequada) para tipologias que necessitem de apoio de limpeza ´molhada´.

Por se tratar de um imóvel amplo, e charmoso diria, há a possibilidade de compartilhamento de determinados espaços, em especial de um espaço gastronômico, onde se poderia instalar um Café, uma Lanchonete, ou mesmo um pequeno Bistrô. Este negócio, que foge ao negócio principal (core business) da Rede Arsol, se complementa, ativando o espaço como um todo e apoiando aos outros negócios existentes, loja e formação. Este compartilhamento deve ser terceirizado, seja para integrantes da Rede Arsol ou seja para interessados de fora, de forma a não tirar o foco principal da Rede Arsol.


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Fluxograma Esquemático de Orientações e Procedimentos Espaço Gastronômico

Negócio

O Espaço Gastronômico faz parte da possibilidade de geração de receita através do compartilhamento de espaços, onde se poderia instalar um Café, uma Lanchonete, ou mesmo um pequeno Bistrô. Este negócio, que foge ao negócio principal da Rede Arsol, se complementa, ativando o espaço como um todo e apoiando aos outros negócios existentes, loja e formação.

O espaço deve ser terceirizado para grupos integrantes da rede Arsol, que assumiriam seu controle, respeitando as diretrizes a serem construídas, ou terceirizado para

pessoas de fora da rede Arsol, que se responsabilizassem em estruturar e manter o espaço, em sintonia com as diretrizes da rede Arsol. Os interessados devem enviar proposta de uso para ser avaliado pelo Conselho da Rede Arsol.

O espaço deve servir lanches leves, bebidas não alcóolicas, pequenas refeições e apoiar eventos com coffee-breaks e serviços. E sua ativação deve apoiar os usuários dos espaços/negócios da rede Arsol, bem como atrair clientes por si.

Espaço Gastronômico

Estoque

Manutenção

Reposição

Inventário

Almoxarifado

Limpeza

Segurança / Higiene

Arrumação

Controle de Qualidade

Financeiro

Vendas

Prestação de Contas

Atendimento

Recebimento

Pagamento

Produção Cozinha


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Responsável

No caso de integrante da Rede Arsol, que seja de grupo que tenha a alimentação como foco ou que seja integrante que domine alguma tipologia de alimentação, de forma a haver interesse comercial e interesse prático no negócio.

Ao assumir o espaço gastronômico, deverá entender que se trata de um negócio

separado da loja e da rede Arsol em si, e assim sendo, com as responsabilidades legais, fiscais e financeiras próprias, da mesma forma a geração de receitas e lucros também será assumida integralmente, com exceção das taxas e encargos de uso do espaço a ser contratuado com a Rede Arsol.


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Fluxograma Esquemático de Orientações e Procedimentos Espaço de Formação

Negócio

O espaço de formação e capacitação técnica oferecerá cursos e oficinas práticas de Artesanato (Tradicional e Contemporâneo) e Estética, tipologias estas dominadas pelos artesãos associados à Rede Arsol. Este setor, que também pode ser considerado como outro negócio gerador de receitas para a Rede Arsol, possibilita a oferta de cursos, workshops, oficinas, palestras, etc, para o público da comunidade entorno ou mesmo para públicos específicos (cursos corporativos, in company, dinâmicas organizacionais, etc.), além também de possibilitar a formação continua dos grupos produtivos que compõem a Rede. Os cursos poderão ser pagos ou gratuitos, a depender do seu planejamento e objetivo. A área destinada para tal está localizada no piso superior do sobrado, em dois espaços, uma sala ampla para tipologias ´limpas´, e outra área (ainda a ser adequada) para tipologias que necessitem de apoio de limpeza ´molhada´.

Equipe

O Gestor do Centro de Receitas Espaço de Formação ficará coordenando a realização dos cursos temáticos, e fazendo a interlocução com os técnicos/artesãos que realizarão os eventos. Ele deverá fazer parte de algum dos grupos produtivos da rede Arsol.

Os Capacitadores Internos que farão os cursos serão os integrantes dos grupos produtivos da Rede Arsol, sendo segmentados em cursos de Artesanato, Estética e, posteriormente, de Gastronomia.

Os Capacitadores Convidados serão técnicos externos que dominem alguma técnica de produção que esteja alinhado com as diretrizes da Rede Arsol.

Capacitação e Formação

Cursos/eventos

Identificação de

necessidades

FO02

Programação/organização

FO01

Avaliação da Qualidade

Financeiro

Vendas

Prestação de Contas FO06

Atendimento FO03

Recebimento FO04

Pagamento FO05


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Competências

Gestor de Capacitação e Formação

Boa capacidade administrativa para gerir o empreendimento;

Inteligência emocional para lidar com possíveis conflitos.

Capacitadores Internos

Ser integrante da rede Arsol;

Conhecimento técnico;

Cortesia e educação para com capacitados;


Boa dicção;

Capacitadores Externos


Cortesia e educação para com capacitados;


Boa dicção;

Orientações

Cursos/eventos

Identificação de oportunidades (FO01): estar atento aos interesses que o mercado venha a sinalizar como de interesse, por exemplo, se em uma novela algum ator em destaque mostre um colar de crochê que possa ser feito de forma artesanal, divulgar um curso de técnica de crochê para adornos, ou se uma fruta esteja em evidencia, estruturar um curso para produzir doces secos desta fruta.

Ferramenta: NSA1

Organização/Programação (FO02): cada evento programado deverá ter uma Planilha de Custos própria, considerando os custos dos insumos e mão-de-obra necessário para sua plena realização. A agenda deve ser organizada com antecedência de forma a não haver problemas de organização ou de divulgação. Montar uma agenda básica de cursos com espaço de tempo de 3 meses possibilita tempo para organizar toda a operacionalização do evento, bem como cancelá-lo se for o caso. Assim também se pode divulgar uma agenda trimestral de cursos, oficinas, workshops e palestras. Deve-se intercalar uma agenda para eventos para o publico em geral, bem como uma agenda para capacitação interna. Estas agendas deverão ser divulgadas no máximo de canais de divulgação possíveis, impressos e digitais.

Ferramenta: Planilha de custo (f01), Cartazetes, newsletter, fly (impresso e digital)

Avaliação de Qualidade (FO03): uma avaliação posterior do evento é sempre bom de fazer de forma a corrigir possíveis falhas, haja vista, a propaganda boca-a-boca ser a mais eficiente. Esta avaliação pode ser feita informalmente, perguntando aos

1 NÃO SE APLICA


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participantes diretamente e após o evento, ou através de formulários entregues na finalização do evento.

Ferramenta: Questionário de avaliação

Financeiro

Vendas

o Atendimento (FO04): nos eventos o gestor deverá estar presente para organização do espaço e do evento, bem como receber os participantes, apoiar o Capacitador, verificar (através de lista de presença) os participantes e suas inscrições (e pagamentos, se for o caso).

Ferramenta: Lista de presença (f02) e/ou Relação de inscritos (f03).

o Recebimento (FO05): as inscrições, antecipadas ou no momento, deverão ser feitas ao Gestor de Capacitação e Formação, responsável direto pelos eventos, e que controlando através de relação de inscritos verificar a adimplência, bem como encaminhar balancete final para prestação de contas.

Ferramenta: Relação de inscritos (f03), Recibo (f04).

o Pagamento (FO06): as formas de pagamento deverão ser avaliadas antecipadamente, bem como os valores dos eventos, de acordo com a planilha de custos. Ao final do curso um Balancete deverá ser feito para avaliação de despesas/receitas do evento.

Ferramenta: Balancete, Planilha de custos (f01).

Prestação de Contas (FO07): a prestação de contas de cada evento deverá ser feita após cada evento e encaminhada no inicio de cada mês subsequente, para a Gerência Executiva da Rede Arsol para providências financeiras (pagamento de fornecedores, insumos, taxas, etc.).

Ferramenta: Balancete, Planilha de custos (f01)..


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Fluxograma Esquemático de Orientações e Procedimentos Comercialização: Encomendas

Negócio

Por já haver demandas de encomendas especificas para a Rede Arsol, onde estas são encaminhadas para os devidos Grupos Produtivos, a depender da tipologia da encomenda, sugere-se aqui transformar isto em um negócio estruturado, fornecendo às instituições parceiras, empresas e público em geral, a opção de fazerem encomendas personalizadas de produtos, em quantidades maiores que o que comportar no estoque, e quando puder ser feito por mais de um grupo produtivo, pois do contrário, estas encomendas podem ser feitas diretamente ao artesão/produtor.

Estas encomendas serão feitas diretamente ao responsável pela área na rede Arsol, e este encaminha/distribui aos respectivos Grupos Produtivos. Os valores dos itens da encomenda devem ser menores que o cobrado em loja e quando da venda direta, de forma a ser inserido

Encomendas

Comunicação (Promoção)

Prospecção

Produtos

Material promocional

Estoque

Produção En01

En02

Mailing

Newsletter

Visitas presenciais En04

En05

Visitas

En06 Pedidos

Controle de Produção


En07

En08

Financeiro En09 Controle de Vendas

Recebimento

Prest.de Contas

En10

En11

Logística En12 Embalagem

Despacho En13


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os custos de administração, impostos e despesas operacionais, haja vista a idéia é a venda em quantidades maiores, ganhando-se no atacado.

Equipe

O Gestor da área de Encomendas, que pode ser o mesmo da área de Comercialização, ficará coordenando as encomendas oriundas de interessados externos, e fazendo a interlocução com os técnicos/artesãos que farão a produção. Ele poderá fazer parte de algum dos grupos produtivos da rede Arsol.

Orientações

Comunicação

Material Promocional

o Produção (EN01): devem ser desenvolvidos e produzidos peças de divulgação como: cartão de visita, fly impresso, folder/catálogo, tags, etiquetas. Estes devem contar os contatos para futuras encomendas e endereço para visitas ao showroom.

Ferramenta: NSA

o Estoque (EN02): o material de divulgação produzido deve ser armazenado na sede, de forma a estar agrupado e disponível quando da sua necessidade, junto com as peças promocionais das Feiras e Loja. O local deve ser seco e arejado, evitando umidade e sol. O ideal para estoques de material impresso é estarem a vista quando de seu acesso, de forma a se ter noção de seu uso, bem como ter o cuidado de seu uso ser criterioso, pois eles tem um custo, e ocasionalmente o seu uso é indiscriminado, ocorrendo perdas.

Ferramenta: NSA

Prospecção

Mailing (EN03): criar uma relação de contatos (nome, telefones, email) de forma a facilitar a comunicação e a divulgação das ações da rede Arsol. Este cadastro pode ser feito usando qualquer programa de gerenciamento de cadastros de clientes, o importante é se categorizar o tipo de contato (clientes, instituições, fornecedores, artesãos/produtores). Ele deve ser impresso, de forma a criar um backup além de facilitar o acesso a este. Além de ser atualizado periodicamente.

Ferramenta: programa de cadastros de clientes.

Visitas

o Visitas presenciais (EN04): com o material promocional em mãos, visitas às instituições parceiras e a clientes empresariais em potencial podem ativar novas vendas, haja vista estas não saberem ou não terem lembrança da possibilidade de encomendar os produtos oferecidos pela rede Arsol, não só naquele momento, como em momentos futuros. Estar presente na menta dos potenciais clientes é fundamental para garantir vendas futuras. PENSAR SEMPRE PARA E NA FRENTE!

Ferramenta: cartões e folder/catálogos promocionais.

o Newsletter (EN05): da mesma forma que acima descrito, o envio periódico de informes digitais (novos produtos, coleções, eventos, cursos) através do e-


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mail (mail marketing) ajuda a se manter na mente dos clientes (existentes e potenciais). O uso do cadastro (mailing acima descrito) é fundamental, pois pode se enviar mensagens direcionadas ou gerais. O arquivo do newsletter deve possibilitar a atualização das informações, mantendo-se uma identidade visual.

Ferramenta: arquivo digital de newsletter.

Produtos

Pedidos (EN06): quando do recebimento de novas demandas, deve-se iniciar um processo de produção/resposta. Inicialmente gera-se um orçamento, de acordo com os custos informados pelo artesãos/produtores, que gerará uma proposta a ser encaminhada para o cliente. Esta etapa não deve passar de 5 (cinco) dias, sujeito a perda de interesse do cliente. Com o retorno do cliente de interesse, dispara-se a etapa Financeira e de Produção. A Financeira, descrita abaixo, envolve o recebimento da entrada e o pagamento final. A Produção envolve o Controle de Produção, de Qualidade e Entrega.

Ferramenta: Planilha de orçamento (f05), Proposta (f06), Controle de produção (f07).

Controle de Produção (EN07): um documento com as informações da encomenda devem ser encaminhadas ao grupo produtor acionado, de forma a se ter em mão todas as informações necessárias para o cumprimento do compromisso comercial firmado com o cliente. Prazos, quantidades, descrições, enfim todas as informações devem estar descritas de forma simples e direta.

Ferramenta: formulário de Controle de Produção (f07).

Controle de Qualidade (EN08): o recebimento dos produtos e a respectiva avaliação da sua qualidade devem ser feitos pelo Gestor, de forma a não haver comprometimento na imagem da Rede Arsol junto ao cliente, e comprometendo futuras demandas. As peças com problemas devem ser retiradas do lote a ser entregues, e retornado para correção. Este processo serve de proteção da imagem da Rede Arsol bem como do artesão/produtor que mantem sua imagem de produtor com boa qualidade. Ressalva-se que qualidade aqui não está relacionada às imperfeições naturais do processo artesanal, mas sim imperfeições técnicas e de funcionalidade.

Ferramenta: Checklist de Controle de Qualidade (f08).

Financeiro

Recebimento (EN10): o pagamento da entrada como da parcela de entrega devem ser feitos através do responsável Financeiro da Rede Arsol, gerando-se comprovantes de pagamentos.

Ferramenta: Recibo (f04), NFE.

Controle de Vendas (EN09): pela característica das encomendas ocorrerem sazonalmente, o controle de vendas de produtos através deste meio ocorre quando da sua realização, e suas respectivas analises ocorrem trimestralmente, avaliando-se características dos pedidos e dos clientes.

Ferramenta: Planilha financeira anual de pedidos (f09).

Prestação de contas (EN11): com a planilha de custos gerado em cada encomenda, e o controle de recebimentos, faz-se a prestação de contas de cada encomenda, e


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posteriormente a finalização do pedido, o responsável financeiro da Rede Arsol realiza a prestação de contas com os artesãos/produtores.

Ferramenta: Planilha de orçamento (f05), Controle de produção (f07), Recibo de pagamento (f04).

Logística

Embalagem (EN12): no mesmo estoque que ficar o Material Promocional, deve ser guardadas as embalagens de despacho dos pedidos. Caixas de papelão onduladas, sem impressão, e identificadas com adesivos impressos com áreas para descrição do conteúdo, servirão de invólucro das encomendas. Em não havendo ainda caixas de papelão novas, caixas recicladas (viradas ao contrário) podem ser utilizadas.

Ferramenta: etiquetas adesivas.

Despacho (EN13): o envio das caixas contendo os produtos encomendados deve ser feito com critério, pois problemas como: a qualidade dos produtos, o prazo de entrega, a garantia de recebimento no cliente, a identificação da caixa, etc, devem ser evitados.

Ferramenta: Protocolo de saída e recebimento de encomendas (f10), Recibo de entrega (f11).


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Fluxograma Esquemático de Orientações e Procedimentos Comercialização: Participação em Feiras

Negócio

Organização de feiras próprias e participação em feiras como convidado. Como há estruturas de exposição próprias, o que não exige locação destas, reduzindo o custo operacional, existe a oportunidade de participar de vários eventos de exposição e comercialização, seja na organização de eventos expositivos em praças ou áreas fechadas, difundindo a imagem da Rede Arsol e criando oportunidades de comercialização dos produtos dos grupos associados.

Equipe

O Gestor do Comercialização em Eventos ficará coordenando a realização das feiras e participação em eventos expositivos, e fazendo a interlocução com os técnicos/artesãos que participarão dos eventos. Ele deverá fazer parte de algum dos grupos produtivos da rede Arsol.

Feiras

Organização

Produtos

Convite GPs

Montagem/Desmontagem

Logística Fe02

Fe03

Operacional

Fe05 Controle Entrada/Saída

Controle de Vendas


Fe06

Fe07

Fe01

Manutenção Fe04

Agenda Fe08 Calendário

Articulação Fe09

Financeiro Fe10 Taxas

Controle de Vendas

Prestação de Contas

Fe11

Fe12


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Competências

Boa capacidade gerencial para organizar eventos;


Disponibilidade para participação nos eventos.

Orientações

Organização

Convite GPs (FE01): após a definição da agenda do evento, com seu perfil e características, deve-se fazer o convite aos grupos produtivos que se encaixam naquela orientação, de forma a haver sintonia com o público circulante do evento, e evitando-se frustrações de baixa comercialização. No convite deve-se descrever o perfil do evento, para que o grupo produtivo adeque seus produtos expostos ao cliente.

Ferramenta: Convite de participação.

Operacional (FE02): a organização do evento ou da participação no evento deve ser tratada de forma particular, pois dependerá das características de cada evento. Mas o processo de operacionalização deste terá uma linha guia única.

o Logística (FE03): ao se ter a agenda do evento, e consequentemente os dias e horários que são destinados à montagem/desmontagem, cria-se um cronograma para sua operacionalização.

Ferramenta: Check-list de montagem (f12), Protocolo de transporte (f14), Mapa de posicionamento (f13).

o Montagem/Desmontagem (FE04): a equipe de montagem/desmontagem receberá o cronograma de datas, horários, e posição dos stands. No caso de ser fornecedor terceirizado, o acompanhamento e a verificação de andamento e finalização será feito pelo gestor, vinculando o pagamento a total execução dos serviços, acordados anteriormente.

Ferramenta: Relação de contatos de carretos, Protocolo de montagem (f16), Mapa de posicionamento (f13).

Produtos

Controle de Entrada/Saída (FE05): os produtos que serão expostos/comercializados serão inventariados pelos respectivos grupos participantes, de forma a se ter um controle do material, além de estimativas e informações sobre vendas, importantes para analise do processo de comercialização da Rede Arsol. Ele será feito na entrada dos produtos, ou seja, no inicio do evento, e também no final do evento, ou seja, desmontagem do evento.

Ferramenta: Relatório de Controle de Entrada/Saída (f15).

Controle de Qualidade (FE07): os produtos expostos durante os eventos devem manter o controle de qualidade utilizado nos outros meios de comercialização, já que a imagem da rede Arsol está ali representada.

Ferramenta: Checklist de Controle de Qualidade (f17).


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Agenda

Calendário (FE08): a agenda deve ser organizada com antecedência de forma a não haver problemas de organização ou montagem. O calendário base já deve existir, com base nas informações do ano anterior, e este servirá para montar a agenda do ano corrente, incluindo, se for o caso, novos eventos. Esta agenda deverá ser feita trimestralmente e exposta em painel visível na sede da Rede Arsol.

Ferramenta: Agenda de Eventos (f18), Calendário Anual de Eventos.

Articulação (FE09): estar articulado e articulando parcerias para participação em eventos bem como montagem de espaços efêmeros de comercialização é um dos papeis do gestor desta área, que com o material promocional e o mailing, deve fazer contatos para promover a Rede Arsol.

Ferramenta: Programa de cadastros de clientes.

Financeiro

Controle de Vendas (FE10): o controle de vendas, feito durante o evento, será baseado nas vendas individuais feitas durante o tempo do evento, não misturando com vendas feitas anteriormente, ou encomendas feitas no evento (a não ser das encomendas feitas com pagamento antecipado), assim, tem-se a informação das vendas efetivadas naquele evento, e assim, tem-se a noção da viabilidade daquele evento. O controle deve anotar a venda efetiva realizada, com os valores individuais e os totais. No caso de uso de pagamentos feitos eletronicamente, a ser repassados posteriormente, indicar no controle a forma de pagamento.

Ferramenta: Relatório de Controle de Vendas (f19).

Taxas (FE11): por haver uso de materiais e equipamentos da Rede Arsol, que são de todos, além de custos de operacionalização, será necessário a inclusão de taxas de participação em eventos, que, na forma de rateio, cobrirão os custos, não gerando lucro.

Ferramenta: NSA

Prestação de contas (FE12): o gestor, ao final de cada evento, e com as informações obtidas pelos grupos produtores participantes, fará o levantamento das informações e preparação de um relatório de prestação de contas do evento, que analisará sinteticamente os resultados obtidos nesta participação.

Ferramenta: Relatório de Finalização de Evento (f20).

Obs.: a aquisição de um sistema de pagamento eletrônico se faz necessário para potencializar a comercialização, haja vista hoje o ´dinheiro de plástico´ ser uma das formas mais usuais de pagamento.


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Fluxograma Esquemático de Orientações e Procedimentos Comercialização: Loja Própria

Equipe

Responsabilidades da Equipe

Pessoa responsável pelo caixa e pela loja em geral.

Atendimento ao cliente:

Caixa

Compras

Gestão do negócio

Loja Própria

Estoque

Manutenção

Avaliação Vendas

Reposição

Inventário Lj02

Lj03

Controle Entrada/Saída

Lj05 Limpeza

Segurança

Arrumação

Lj06

Lj07

Lj01


Lj04

Eventos Lj09 Agenda

Organização Lj10

Financeiro Vendas

Prestação de Contas Lj14

Almoxarife Lj08

Atendimento Lj11

Pagamentos Lj12

Tesouraria Lj13


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Vendas:

Atendimento ao cliente

Manutenção da limpeza da loja

Organização da loja

Reposição de mercadoria

Competências

Responsável pelo caixa e pela loja em geral.

Boa capacidade administrativa para gerir o empreendimento;

Boa capacidade para lidar com números e equipamentos relacionados ao pagamento;


Cortesia e educação para com clientes, fornecedores e funcionários;


Vendedor(a)

Boa dicção;

Conhecimento do ramo;

Conhecimento dos materiais, e de tendências da moda. Cortesia e educação para com os clientes e colegas;


Estoque

A gestão de estoques no varejo é a procura do constante equilíbrio entre a oferta e a demanda. Este equilíbrio deve ser sistematicamente aferido através de, entre outros, os seguintes três importantes indicadores de desempenho:

Giro dos estoques: o giro dos estoques é um indicador do número de vezes em que o capital investido em estoques é recuperado através das vendas. Usualmente é medido em base anual e tem a característica de representar o que aconteceu no passado.

Obs.: Quanto maior for a frequência de entregas dos fornecedores, logicamente em menores lotes, maior será o índice de giro dos estoques, também chamado de índice de rotação de estoques.

Cobertura dos estoques: o índice de cobertura dos estoques é a indicação do período de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento.

Nível de serviço ao cliente: o indicador de nível de serviço ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega, isto é, aquele segmento de negócio em que o cliente quer receber a mercadoria, ou serviço, imediatamente após a escolha; demonstra o número de oportunidades de venda que podem ter sido perdidas, pelo fato de não existir a mercadoria em estoque ou não se poder executar o serviço com prontidão.

Em se tratando de uma Loja de Artesanato, sem a elaboração das peças ou produtos, não teremos as questões relativas à matéria prima, mas sim aos itens a serem expostos e comercializados.

O cuidado está na compra correta dos itens que são os de maior movimento, e portanto, o estoque dos produtos deve ser mínimo, visando gerar o menor impacto na alocação de capital de giro. O estoque mínimo deve ser calculado levando-se em conta o número de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos na sede da empresa, bem como com o


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volume de vendas esperado. Atenção especial se existe sazonalidade nesse negócio, motivado por férias escolares, feriados, festas religiosas ou populares, ou mesmos eventos sociais e esportivos na região.

O empreendedor que deseja investir neste mercado deve estar atento à qualidade das peças que compra. Se o artesanato for em roupas ou bijuterias, o ideal é que sejam peças de acordo com as tendências da moda e que sejam de qualidade.

A gestão do estoque pode ser feita com ajuda do software que permitirá identificar peças que precisam de reposição. Dependendo da escolha do frete e do fornecedor, que poderão influenciar o prazo de entrega, geralmente, as mercadorias são entregues em até cinco dias.

Os produtos vendidos em uma Loja de Artesanato são bastante diversificados. Para organização de inventário são categorizados pela matéria prima predominante, como por exemplo, madeira, cerâmica, fibras, pedras, papel, metal, tecido, biscuit, gesso, cabaça e vidro.

Orientações

Manutenção

Limpeza (LJ05): o espaço de vendas deve estar sempre limpo e bem cuidado demonstrando o cuidado que se tem com o local e consequentemente com os produtos. Produtos com poeira, teia de aranha, cheiros estranhos, manchas demonstram que o produto não é bom, pois não teve saída ou mesmo que os responsáveis não tem apreço para eles. O espaço deve ser varrido todos os dias no inicio da jornada, e uma a duas vezes ao mês limpado de forma mais pesada. Diariamente pela manha borrifar aromatizador de ambiente no espaço, com aroma leve (lavanda, por exemplo). O espanador deve ser usado para passar nas prateleiras sem desarrumar os produtos. Como há o espaço de alimentos, cuidados devem se tomar para evitar baratas e formigas, o que compromete de maneira forte a imagem do espaço de venda. O banheiro é essencial que esteja limpo e suprido de insumos.

Ferramenta: Aromatizador de ambiente com cheiro próprio (f21), Check-list da limpeza/arrumação (f22).

Segurança (LJ06): por estar situado em uma região central, com ocorrências esporádicas de furtos, alguns cuidados devem ser tomados para evitar surpresas desagradáveis. A colocação de um alarme sonoro no espaço para quando estiver fechado haver algum sistema de sinalização. Como a porta não deve ficar fechada, haja vista ser uma loja que convida os clientes a entrarem, algum sino que avise quando alguém entra pode ser colocado na entrada. O horário de funcionamento deve levar em consideração o horário de circulação dos clientes bem como os horários de baixa circulação, tornando o espaço vulnerável. Ao fechar o espaço, checar pontos vulneráveis. Com relação a problemas de incêndio, devem ser instalados sistema anti-fogo (extintores, por exemplo) em locais estratégicos (ver com Corpo de Bombeiros ou fornecedores de extintores), além de ser contratar um seguro patrimonial.

Ferramenta: Mapa de segurança (f24)

Arrumação (LJ07): a arrumação dos produtos e do espaço deve ser feita pela manha, quando ainda está tranquilo. Os produtos devem estar arrumados em suas posições definidas anteriormente, de forma a não se perder em outras prateleiras, estando integrando com o que o cerca. Sugere-se uma capacitação em merchandising e layout de loja para os associados, de forma a entenderem como


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organizar um espaço de venda. Como o layout da loja possui basicamente 4 ambientes (entrada, sala janela externa, ambiente mesa, ambiente gastronomia), os produtos devem estar em sintonia com o fluxo de circulação destes espaços.

Ferramenta: Check-list da limpeza/arrumação (f22), Layout da loja (f23).

Almoxarife (LJ08): como há a necessidade de insumos de limpeza e manutenção do espaço físico da loja, deve se ter um estoque destes materiais. Este deve estar inventariado de forma a não misturar com os insumos dos outros negócios existentes no espaço.

Ferramenta:

Estoque

Controle de Entrada/Saída

o Inventário (LJ02): por haver muitos produtos e de diversos produtores, o controle preciso do estoque existente evita problemas de prestação de contas ou perda de vendas. Bem como facilita a verificação de reposições de estoque.

Ferramenta: Relatório de Controle de Entrada/Saída (f15), Relatório de Controle de Vendas (f19).

o Reposição (LJ03): quando das analises de estoque, e havendo a necessidade de reposição, não deixando prateleiras vazias ou buracos nas grades, uma solicitação deve ser feita ao produtor, para que este reponha o estoque.

Ferramenta: Protocolo de saída e recebimento de encomendas (f10), Check-list de Controle de Qualidade (f08).

Controle de Vendas (LJ01): a cada venda efetivada, deve se preencher o controle de vendas, não deixando para fazer em outro momento, evitando falhas e consequentemente problemas de inventário.

Ferramenta: Relatório de Controle de Vendas (f19).

Controle de Qualidade (LJ04): todo o produto exposto deve passar por um controle de qualidade, haja vista estar ali representando a imagem da Rede Arsol e do produtor. Isto possibilita gerar um impacto positivo e a geração da propaganda boca-a-boca. Este controle deve ser feito quando do recebimento dos produtos.

Ferramenta: Check-list de Controle de Qualidade (f08).

Eventos

Agenda (LJ09): estar alinhado com os eventos que acontecem na cidade e no território faz com que se aproveita a movimentação existente na cidade/região. Fazer um calendário dos principais eventos anuais já serve de preparação para uma agenda temática de produção e exibição, além de possibilitar a geração de novos eventos, internos, ativando o espaço.

Ferramenta: Calendário anual de eventos (f25)

Articulação : articular com a Associação do Santo Antônio Além do Carmo para estar alinhado com as ações que eles venham a fazer, bem como buscar contato e aproximação com as principais instituições que promovem eventos ou ações (SEBRAE, SECULT, SETUR, etc.).

Ferramenta: NSA


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Atendimento / Vendas

Vendas

o Atendimento (LJ11): atender é uma arte, e pode potencializar as vendas ou pode afugentar o cliente, assim, devemos estar atentos as técnicas de venda a varejo (pode-se solicitar capacitações de TVV). Quando se fala de produtos artesanais, a aproximação com o produtor é considerado um valor agregado, um diferencial. Estar bem, arrumado, sorrindo ajuda a causar uma boa impressão. Não reclamar e sempre expor os pontos positivos do produto, além de contar a história gera bom efeito. Saber informações do produto e do produtor pode ser a chave do fechamento da venda.

Ferramenta: Roteiro de apoio para atendimento (f26), Tabela de preços (f27), Release do produtor/produtos (f28).

o Pagamentos (LJ12): está etapa deve ser tratada com cuidado, pois estamos trabalhando com dinheiro, e não se pode nem perder nem explorar. A informação dos preços nos tags deve estar corretas e fiéis a realidade. São os tags que servirão de comprovante interno da compra, e que serão informados nos controles de venda. Quando os pagamentos forem feitos em espécie, é provável que haja necessidade de troco, assim, ter algum dinheiro em caixa é sempre prudente, evitando começar o dia com o caixa zerado. Quando a compra for feita em cartão (débito ou crédito) a maquineta deve estar com a energia carregada (deixar carregando de um dia para outro) e as orientações de uso desta devem ser repassadas para todos os envolvidos no atendimento. Ao início do dia e ao final, deve se preencher o fluxo de caixa diário, e ao final do mês enviado para prestação de contas e fechamento do movimento contábil.

Ferramenta: Fluxo de caixa diário/mês (f29), Manual de uso de maquinetas de compra (vide manual próprio).

Tesouraria (LJ13): não deixar o caixa zerado nem deixar muito dinheiro em caixa é uma atenção que deve ser considerada. Definir qual o valor mínimo a se ter em caixa, e o que passar deve ser direcionado para o destino a ser definido (banco ou cofre). O movimento financeiro será acompanhado pelo formulário de Fluxo de caixa dia/mês, e deve estar sempre sendo verificado.

Ferramenta: Fluxo de caixa diário/mês (f29).

Prestação de contas (LJ14): ao final do mês o formulário de fluxo de caixa será fechado e contabilizado, sendo enviado ao gestor de forma a se analisar o movimento mensal. Bem como providenciar os devidos repasses aos produtores, que acontecerá no mês seguinte, em data a ser definida.

Ferramenta: Fluxo de caixa diário/mês (f29).


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Fluxograma Esquemático da Administração


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Fluxograma Esquemático de Orientações e Procedimentos Apoio Administrativo

Equipe

Coordenador administrativo

Almoxarife e manutenção

Segurança

Responsabilidades da Equipe

Coordenar e executar ações nas áreas de manutenção e controle de material de limpeza e serviços de manutenção, e segurança patrimonial.

Almoxarifado:

Compras de material de limpeza

Controle do estoque e do consumo do material de limpeza Manutenção:

Programar e executar um plano de manutenção preventiva geral do imóvel

Realizar a manutenção da limpeza do imóvel

Prestar informações sobre reposição dos materiais de limpeza Segurança:

Elaborar plano de segurança para o imóvel

Orientar os colaboradores sobre medidas de segurança patrimonial e pessoal

Acompanhar a execução das medidas de segurança adotadas

Competências

Boa capacidade de organização e de relacionamento pessoal;

Conhecimento técnico nas áreas especificas;

Atento aos detalhes

Administração

Segurança Ad06 Controle

Almoxarifado Ad01 Limpeza

Manutenção Ad02 Limpeza


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Orientações

Almoxarifado / Manutenção

Limpeza (AD01/02): o espaço de vendas deve estar sempre limpo e bem cuidado demonstrando o cuidado que se tem com o local e consequentemente com os produtos. Produtos com poeira, teia de aranha, cheiros estranhos, manchas demonstram que o produto não é bom, pois não teve saída ou mesmo que os responsáveis não tem apreço para eles. O espaço deve ser varrido todos os dias no inicio da jornada, e uma a duas vezes ao mês limpado de forma mais pesada. Diariamente pela manha borrifar aromatizador de ambiente no espaço, com aroma leve (lavanda, por exemplo). O espanador deve ser usado para passar nas prateleiras sem desarrumar os produtos. Como há o espaço de alimentos, cuidados devem se tomar para evitar baratas e formigas, o que compromete de maneira forte a imagem do espaço de venda. O banheiro é essencial que esteja limpo e suprido de insumos.

Ferramenta: Aromatizador de ambiente com cheiro próprio (f21), Check-list da limpeza/arrumação (f22).

Segurança (AD06): por estar situado em uma região central, com ocorrências esporádicas de furtos, alguns cuidados devem ser tomados para evitar surpresas desagradáveis. A colocação de um alarme sonoro no espaço para quando estiver fechado haver algum sistema de sinalização. Como a porta não deve ficar fechada, haja vista ser uma loja que convida os clientes a entrarem, algum sino que avise quando alguém entra pode ser colocado na entrada. O horário de funcionamento deve levar em consideração o horário de circulação dos clientes bem como os horários de baixa circulação, tornando o espaço vulnerável. Ao fechar o espaço, checar pontos vulneráveis. Com relação a problemas de incêndio, devem ser instalados sistema anti-fogo (extintores, por exemplo) em locais estratégicos (ver com Corpo de Bombeiros ou fornecedores de extintores), além de ser contratar um seguro patrimonial.

Ferramenta: Mapa de segurança (f24)


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Fluxograma Esquemático de Orientações e Procedimentos Apoio Financeiro

Equipe

Coordenador Financeiro

Competências

Conhecimentos específicos na área financeira com experiência em planejamento financeiro, fluxo de caixa, orçamentos e controles afins;

Atenção no atendimento a prazos;

Atuação proativa.

Orientações

Controles

Planejamento Financeiro (FI01): é importante a manutenção atualizada de informações sobre recebimentos e pagamentos que possam gerar movimentação do

Financeiro

Controles

Planejamento Financeiro

despesas

receitas Fi02

Fi03

Fluxo de caixa

Fi01

Contas a pagar e a

receber Fi04

Faturamento/vendas


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caixa do empreendimento, para de forma antecipada, atuar para o perfeito equilíbrio financeiro do negocio.

Ferramenta: Fluxo de Caixa (f31), Posição de Faturamento, Controle Diário de Contas a Pagar e a Receber (f30) e Previsão para o próximo semestre

Fluxo de Caixa (FI02): controle de todos os valores previstos a receber e a pagar, que vai fornecer uma posição geral das disponibilidades ou das necessidades de recursos, objetivando a tomada de decisões de forma antecipada.

Ferramenta: Fluxo de Caixa (f31)

Faturamento / Vendas (FI03): informação importante, de controle diário, que vai dar suporte à elaboração do fluxo de caixa e vai permitir a elaboração segura de um planejamento financeiro.

Ferramenta: Relatório de Controle de Vendas (f19)

Contas a Receber/Pagar (FI04): deve fornecer o acompanhamento diário das contas a pagar e a receber, de qualquer natureza e de todas as fontes registradas. Esse controle fornece elementos para a elaboração do fluxo de caixa.

Ferramenta: Controle Diário de Contas a Pagar e a Receber (f30)


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Anexo Formulários

Abaixo está a relação dos formulários de uso ou orientação que servirão para a movimentação das atividades da Rede Arsol. Estes são modelos que, acompanhados pelos devidos arquivos digitais, podem (e devem) ser validados periodicamente, haja vista será a sua utilização e o cotidiano que dirá as necessidades de melhoria.

1) Planilha de custo (f01) 2) Lista de presença (f02) 3) Relação de inscritos (f03). 4) Recibo (f04). 5) Planilha de orçamento (f05) 6) Proposta (f06) 7) Controle de produção (f07). 8) Check-list de Controle de Qualidade (f08). 9) Planilha financeira anual de pedidos (f09). 10) Protocolo de saída e recebimento de encomendas (f10). 11) Recibo de entrega (f11). 12) Check-list de montagem (f12). 13) Mapa de posicionamento (f13). 14) Protocolo de transporte (f14). 15) Relatório de Controle de Entrada/Saída (f15). 16) Protocolo de montagem (f16), 17) Agenda de Eventos (f18). 18) Relatório de Controle de Vendas (f19). 19) Relatório de Finalização de Evento (f20). 20) Aromatizador de ambiente com cheiro próprio (f21). 21) Check-list da limpeza/arrumação (f22). 22) Layout da loja (f23). 23) Mapa de segurança (f24). 24) Calendário anual de eventos (f25). 25) Roteiro de apoio para atendimento (f26). 26) Tabela de preços (f27). 27) Release do produtor/produtos (f28). 28) Fluxo de caixa diário/mês (f29). 29) Controle Diário de Contas a Pagar e a Receber (f30) 30) Fluxo de caixa


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modelo de gestão rede arsol

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