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Desafios da Gestão do TempoPatrick S. Winnikes
Pense nas duas maiores pessoas que viveram nessa Terra. Aquelas pessoas que são referência para você:
PENSOU?
Quanto tempo você acha que essas pessoas tinham no seu dia para atingir
seus objetivos?
24 HORAS
Por quê Gestão do Tempo?
A Gestão do Tempo impacta diretamente no desenvolvimento do trabalho e como consequência, maximiza a sua produtividade e melhora o seu resultado;
Ligado a isso está a Produtividade e ser produtivo é fazer aquilo que consideramos importante e prioritário, com a menor quantidade de recursos possíveis.
“A vida já é curta e nós a encurtamos ainda mais, desperdiçando o tempo.” (Victor Hugo)
Reflexão
Para entender o valor de 1 ano, pergunte ao estudante que foi reprovado.
Para entender o valor de 1 mês, pergunte à mãe que teve um filho prematuro.
Para entender o valor de 1 semana, pergunte ao editor de um blog semanal.
Para entender o valor de 1 hora, pergunte aos namorados que estão esperando para se encontrar.
Para entender o valor de 1 minuto, pergunte a alguém que perdeu o ônibus, ou o avião.
Para entender o valor de 1 segundo, pergunte ao sobrevivente de um acidente.
Para entender o valor de 1 milésimo de segundo, pergunte a quem ganhou a medalha de prata nas Olimpíadas.
“O ontem é história, o amanhã é um mistério, mas o hoje, é uma dádiva. É por isso que chamamos de presente!” (Kung Fu Panda – 2008)
Mitos em relação à Gestão do Tempo
1. “Quem administra o tempo se torna escravo dele.”
A verdade é que quem administra o tempo, coloca-o sob controle e torna-se senhor dele.
Quem não o administra, acaba tendo que fazer as coisas na pressão do momento e não na ordem e hora em que gostaria e isso sim é mais próximo da escravidão.
2. “Só se trabalha mais, ou se produz mais, sob pressão.”
Um pouco ligado ao item acima, fazer as coisas sob pressão não quer dizer que elas serão bem feitas e serão concluídas corretamente. Então quem gosta de trabalhar sob pressão, acaba sendo desorganizado e não conseguindo resolver os problemas.
Mitos em relação à Gestão do Tempo
3. “Administrar o tempo serve apenas para a vida profissional.”
É errado pensar desta forma, pois o tempo que você tira para o seu trabalho e para o seu lazer, família e amigos, vem da mesma fonte (são as mesmas 24h que você tem no seu dia).
Portanto, administrar essas 24h e dividi-las entre trabalho e demais atividades que tem importância pra você, é que te tornará uma pessoa mais focada e que sabe aproveitar o seu dia.
4. “Ter tempo, é questão de querer ter tempo.”
Nem sempre é como e quando a gente quer, por conta dos imprevistos que podem surgir. Então, se organizar prevendo imprevistos lhe dará mais margem para “ter tempo de sobra”.
Como Controlar o Tempo?
O primeiro passo é mensurar até onde você consegue controlar o tempo disponível atualmente. Em seguida, faça o seguinte exercício:
Liste e visualize o que precisa ser feito: Isso te permitirá controlar melhor as demandas e cumprir horários e prazos com sucesso;
Defina o grau de importância das suas tarefas: Tudo tem que ser organizado e priorizado, não tente fazer tudo ao mesmo tempo;
Focar os esforços com maior efetividade: Seja efetivo e resolva no menor espaço de tempo e com a menor quantidade de recursos (seja produtivo);
Como Controlar o Tempo?
Gerencie melhor o estresse: Não desvie sua atenção se lamentando com algo que deu errado, ou que não estava previsto. Pare, respire e recomece;
Reaja com prontidão a eventos inesperados: Você pode não prever o que vai acontecer, mas você pode tomar o controle da situação e fazer o que precisa ser feito. Haja ao invés de esperar que se torne maior do que você imagina;
Aproveite melhor o tempo para você: Leia, recicle, brinque, dance, ria e principalmente, VIVA!
Dica: Ainda se sente perdido?! Escreva um diário para coletar informações sobre como você está controlando o seu tempo hoje. Analise a Necessidade, Adequabilidade e a Eficiência das tarefas que realizou.
Formas de Gerenciamento do Tempo
Planos Semanais: Descrever aquilo que se pretende realizar até o final da semana e as tarefas necessárias para o seu cumprimento.
Planos Diários: É uma das melhores maneiras de focar a atenção em um objetivo mais importante ou de curto prazo. Liste as tarefas e o tempo que você vai levar para cumpri-las também. (Utilize o sistema ABC pra ajudar).
Sistema ABC: Trabalha em cima de prioridades das tarefas:
• Prioridade A: Tarefa que precisa ser feita imediatamente;
• Prioridade B: Tarefa que é importante, mas menos sensível ao prazo;
• Prioridade C: Tarefa que não existe urgência, mas precisa ser feita;
Desperdiçadores de Tempo
Autogerados ContextuaisDesorganização VisitasProcrastinação TelefonemasIncapacidade de dizer “Não” E-mails sem importância
Esperas desnecessáriasReunião não-produtiva
OutrosPerfeccionismo desnecessário Conversas paralelasConversas demoradas durante o dia
Relatórios sem utilização prática
Desperdiçadores de Tempo
Desorganização: O quê você precisa está à sua mão? É fácil de achar? Perde as coisas com frequência? Seu espaço está em ordem?
Procrastinação: Se desvia do foco, não segue o planejado, perde tempo com coisas banais (Ex: Celular, internet, etc.) Defina prazos, adote um sistema de recompensas, peça a ajuda para alguém te acompanhar no andamento das tarefas. Resolva o quanto antes!
Incapacidade de dizer "Não": Busque oferecer alternativas ao invés de tentar. Seja sincero, e se não pode ajudar, explique o motivo (Ex.: Eu posso aceitar, mas o trabalho que estou fazendo agora irá se atrasar. O que você precisa é mais importante?).
Visitas: Vá até a mesa do colega ao invés de chamá-lo. Procure dialogar em pé. Você vai acabar sendo mais objetivo e rápido em resolver o que precisa.
Desperdiçadores de Tempo
Reuniões: são 2 tipo, sendo:
• Reuniões que você marca:
• Limite o número de participantes;
• Mostre os tópicos que irá abordar e avance para eles;
• Estabeleça um tempo limite;
• Mantenha a discussão em pauta dos objetivos (não divague entre outros assuntos);
• Seja aquele que conclui a reunião;
• Reuniões que marcam para você:
• Certifique-se de que sua presença é realmente necessária;
• Seja pontual;
• Esteja disposto a participar da reunião (preste atenção e participe);
• Evite prolongar-se em um debate e se esforce para tornar a reunião produtiva;
Metodologias para Auxiliar na Gestão do Tempo
GDT (Get Things Done / Pegue as Coisas e Faça): Baseado em “elos”, deve-se organizar da seguinte forma: Coleção, Processamento, Organização, Execução e Revisão Periódica (pensar antes de agir);
SCRUM: Ideal para equipes (Ex: Dev Meus Pedidos), é baseada em ciclos e em pequenas entregas com feedbacks para se chegar ao objetivo final (útil quando é difícil planejar à frente);
POMODORO: Define um tempo para executar as tarefas (Ex: 30min – 25min concentrado e 5min descansando). O conceito é fácil de se entender, mas é difícil de implementar e manter.
Metafísica da Qualidade
Perfil das pessoas:
Qualidade Estática: “Aquilo que é bom”
• Força de Resistência;
• Tradicionalismo;
• Conservação;
Qualidade Dinâmica: “Aquilo que torna-se bom”
• Força de Mudança;
• Inovação;
• Disrupção;
Metafísica da Qualidade
DINÂMICO:
Pensamento Criativo
Planejamento
Decisão
Tática
Inovação
ESTÁTICO:
Pensamento Mecânico
Execução
Ação
Técnica
Amadurecimento;
Planejamento EQULÍBRIO Execução
Metodologias x Metafísica da Qualidade
EU
AGORA NÓS
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EQUILÍBRIOEQUILÍBRIO
DINÂMICODINÂMICO ESTÁTICOESTÁTICO
Aprendizado
Dinamismo
Planejamento
Progresso
Estaticidade
Execução
Referências
http://pt.slideshare.net/davirocha/gestao-do-tempoeprodutividade
http://www.desenvolvimento.gov.br/arquivos/dwnl_1349372089.pdf