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Rafael Ravazolo
Meu Primeiro Concurso
Noções de Administração
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Matérias: • Funções da Administração: Planejar, Organizar, Dirigir e
Controlar. • Planejamento: níveis de planejamento, planejamento
estratégico, Balanced Scorecard. • Organização: princípios, estrutura organizacional,
departamentalização. • Direção: conceitos básicos de Gestão de Pessoas, liderança. • Controle: processo, tipos, PDCA.
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3 dicas para concurseiros iniciantes
1) Necessidades X Oportunidades/possibilidades 2) Curva de Aprendizagem 3) Curva do Esquecimento
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Curva de aprendizado
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Curva do esquecimento
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“A diferença entre sonho e realidade é a quantidade certa de tempo e de trabalho.”
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Funções da Administração
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Administrar é a tarefa de tomar decisões sobre recursos para atingir objetivos
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Quatro Funções da Administração
• PODC ‒Planejar é examinar o futuro e traçar objetivos e um plano de ação;
define os objetivos a atingir e como se deve fazer para alcançá-los.
‒Organizar é montar uma estrutura humana e material; alocar recursos para alcançar os objetivos; especialização, autoridade, responsabilidade, departamentalização.
‒Dirigir é manter o pessoal em atividade, reunir, coordenar e harmonizar as atividades e os esforços das pessoas; fazer as coisas andarem e acontecerem.
‒Controlar é cuidar para que tudo seja realizado conforme os planos e as orientações.
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Processo Organizacional
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Processo Organizacional - Chiavenato
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FCC 2013 Considere as duas afirmações abaixo:
O processo administrativo está intimamente ligado a qualquer situação onde haja pessoas que utilizam recursos para atingir algum tipo de objetivo PORQUE a finalidade última do processo administrativo é garantir a realização desses objetivos por meio da utilização planejada dos recursos.
É correto afirmar que a) as duas são proposições verdadeiras e a segunda não é uma justificativa correta da primeira. b) as duas são proposições verdadeiras e a segunda é uma justificativa correta da primeira. c) a primeira é uma proposição verdadeira e a segun da falsa. d) a primeira é uma proposição falsa e a segunda ver dadeira. e) tanto a primeira quanto a segunda são proposições falsas.
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UFRGS 2013 ________________ consiste em determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados na organização, com atribuição de autoridade e responsabilidade. Assinale a alternativa que preenche a lacuna corretamente. (A) Controlar (B) Organizar (C) Planejar (D) Avaliar (E) Comunicar
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2012 CESPE As funções clássicas do administrador incluem a) planejamento, produção, venda e controle. b) liderança, planejamento, captação e organização. c) planejamento, organização, comando e controle. d) planejamento, execução, distribuição e organização. e) organização, comando, produção e análise. 2012 CESPE O monitoramento do progresso de uma atividade e a implementação das mudanças necessárias à sua efetivação relacionam-se à função denominada a) controlar. b) planejar. c) liderar. d) inovar. e) organizar
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2014 CESPE SUFRAMA Definir a missão da organização, designar as pessoas, dividir o trabalho e definir e controlar o desempenho são funções da administração relacionadas, respectivamente, ao planejamento, à organização, à direção e ao controle.
2014 CESPE ICMBio O planejamento estabelece o alicerce para as funções de organizar, dirigir e controlar.
2013 CESPE ANP Controlar implica reunir e coordenar os recursos humanos, financeiros e de informação para que os objetivos organizacionais sejam cumpridos.
2010 CESPE ABIN Planejamento refere-se diretamente a competência interpessoal e gestão de pessoas.
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2015 CESPE TCU Julgue o próximo item, a respeito das funções administrativas de planejamento, organização, direção e controle. Por meio do planejamento, definem-se os objetivos e decide-se sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente, dividindo-se o trabalho, atribuindo-se responsabilidades às pessoas e estabelecendo-se mecanismos de comunicação e coordenação.
2015 CESPE FUB 1 Estabelecer atribuições e responsabilidades entre unidades organizacionais e definir a estrutura com base no tipo de departamentalização e no tipo de organograma mais adequados para enfrentar os desafios já identificados são atividades que ocorrem no processo de direção.
2 Para assegurar a realização de objetivos organizacionais, o processo de controle deve comparar resultados alcançados com resultados esperados.
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2015 MPOG Organização é a função administrativa que define objetivos e decide as tarefas e os recursos necessários para alcançá-los adequadamente.
2014 ANTAQ Atribuir e alocar tarefas em departamentos são ações relacionadas à função administrativa de planejamento.
2016 TCE-PA Um tribunal de contas que se encontre em processo de planejamento deverá elaborar um diagnóstico das suas condições de trabalho e das perspectivas de mudanças na sociedade, determinar os objetivos a serem alcançados e as ações a serem adotadas para alcançá-los, além de definir e distribuir as responsabilidades pela execução das ações.
2016 FUNPRESP Estabelecer objetivos, mensurar o desempenho e adotar medidas corretivas para sanar possíveis desvios e anormalidades são procedimentos relativos às etapas do processo de controle.
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Planejamento • Processo de determinar como o sistema administrativo deverá
alcançar os seus objetivos – como deverá ir para onde deseja chegar. (Certo & Peter)
• Ato de determinar os objetivos da organização e os meios para alcançá-los. (Daft)
• Processo de estabelecer objetivos e determinar o que deve ser feito para alcançá-los. (Schermerhorn)
• Planejar é ao mesmo tempo um processo, uma habilidade e uma atitude. Assim como o contrário de eficiência é o desperdício, o contrário de planejamento é improvisação. (Maximiano)
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Planejamento • Função inicial da Administração; • Processo de analisar a organização e o ambiente, determinar os objetivos
e traçar os planos necessários para atingi-los.
• Tipos comuns de planos:
• Benefícios: ‒ Foco; ‒ Comprometimento; ‒ Flexibilidade, dinamismo; ‒ Agilidade; ‒ Eficiência, etc.
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• Inerência • Universalidade • Unidade • Previsão • Flexibilidade
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Específicos (Ackoff) • Planejamento participativo • Planejamento coordenado (horizontal) • Planejamento integrado (vertical) • Planejamento permanente
Planejamento: princípios
Gerais (Oliveira) • Contribuição aos objetivos • Precedência do planejamento • Maior penetração e abrangência • Maior eficiência, eficácia e
efetividade
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Planejamento: filosofias • “Planejar é também uma questão de atitude.” (Maximiano)
‒Duas atitudes básicas: proativa e reativa.
• Filosofias (Djalma Oliveira):
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FCC 2013 MPE Planejamento é o processo de tomar decisões sobre o futuro. O resultado do processo de planejamento é a preparação de planos, que são guias para a ação futura. Um plano deve conter a) objetivo, curso de ação, previsão dos recursos necessários e meios de controle. b) apenas o resultado futuro desejado. c) a definição exclusivamente dos objetivos de longo prazo da organização. d) o estudo do ramo de negócios baseado em informações. e) todos os indicadores de funcionamento da economia. CESPE 2013 STF A modificação dos objetivos iniciais estabelecidos em um processo de planejamento é admitida como desdobramento natural do próprio processo, sem que isso resulte em perda de eficiência.
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Tipos de Planos
Estratégico (Institucional): mapeamento ambiental, avaliação das forças e fraquezas organizacionais, decisões amplas e de longo prazo.
Tático (intermediário, funcional, departamental, administrativo): tradução e interpretação das decisões estratégicas em planos concretos de médio prazo no nível departamental.
Operacional: desdobramento dos planos táticos de cada departamento em planos operacionais de curto prazo para cada tarefa.
1) Temporários x Permanentes
2) Níveis
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Nível Estratégico -Estratégia Institucional: macro-orientada – impacta toda a organização -Otimiza a interação com o ambiente externo: diagnóstico estratégico - Genérico e sintético: menor detalhamento -Objetivos de longo prazo: menor flexibilidade e maior incerteza (riscos) -Determina missão, visão e objetivos institucionais: melhor direção a ser seguida -Geralmente formulado pela Alta Administração – Diretoria
ESTRATÉGICO
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Níveis de Planejamento - desdobramento
Planejamento Estratégico
Planejamento de RH
Planejamento da Produção
Planejamento Financeiro
Planejamento Logístico
Fornecedores
Alcance dos Objetivos
Planos táticos Planos Operacionais
Transporte
Armazenagem
Distribuição
Contratação
Benefícios
Capacitação
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Nível Tático
TÁTICO (Funcional)
-Estratégias departamentais: desdobramento / tradução da estratégia em cada unidade. -Nível intermediário: gerência. -Aproxima/integra o estratégico com o operacional, aloca recursos. -Detalhamento um pouco maior que o estratégico: diminui incertezas. -Geralmente de médio prazo. -Ex: planos financeiros, de RH, de produção, de marketing, etc.
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Nível Operacional
OPERACIONAL
-Estratégia operacional: micro-orientada, foco nas tarefas - desdobramento final das estratégias -Nível das operações/atividades/tarefas: supervisores -Detalhado e analítico - maior precisão: define “o que” e “como” fazer, especifica atividades, recursos, prazos. -Curto prazo: menor risco e maior flexibilidade
-Ex: rotinas, procedimentos, cronogramas, planos de treinamento, recrutamento, etc.
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Três Níveis Organizacionais Níveis de Planejamento
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FCC 2011 Sobre o Planejamento Estratégico, analise: I. É o mesmo que planejamento, mas com ênfase no aspecto de longo prazo dos objetivos. II. É o mesmo que planejamento, porém com ênfase no aspecto de curto prazo dos objetivos. III. É o mesmo que planejamento, mas com ênfase na análise global do cenário. Está correto o que consta APENAS em a) III. b) II. c) I e III. d) I e II. e) II e III.
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FCC 2013 SERGAS O planejamento estratégico força o gerente a sentar e refletir sobre os problemas e alternativas até chegar a uma situação e prever alternativas para direcionar as decisões e superar os problemas. São níveis de planejamento estratégico existentes: a) Operacional, Tático e Estratégico. b) Pessoal, de Crescimento e de Desenvolvimento. c) Técnico e Administrativo. d) Empresarial e de Treinamento. e) Pessoal e Estratégico CESPE 2013 SEGESP O planejamento estratégico de uma organização compõe-se dos objetivos estratégicos de curto, médio e longo prazo que afetam a direção ou a visibilidade da empresa no futuro, não devendo, por isso, ser elaborado conjuntamente com os planos táticos e operacionais atuais.
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FCC 2012 O planejamento almeja desenvolver planos para os objetivos pré-determinados. Há três principais dimensões de planejamento em níveis diferentes da organização. Os administradores no nível superior de qualquer organização ou órgão público, têm de enfrentar um sem-número de problemas de relacionamento com o ambiente onde ele atua ou ainda problemas interdepartamentais, como a alocação de recursos, ou seja, quem ganha o quê. Eles trabalham com um alto grau de incerteza e complexidade e contam com o planejamento a) Operacional. b) Tático. c) Estratégico. d) Financeiro. e) Econômico.
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FCC 2014 A relação correta entre as colunas é a que consta em a) I-X - II-Y - III-Z. b) I-Z - II-Y - III-X. c) I-Y - II-X - III-Z. d) I-Z - II-X - III-Y. e) I-Y - II-Z - III-X.
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2015 FUB A - É na fase de planejamento tático que ocorrem o detalhamento e a especificação dos planos estratégicos.
B - Uma organização que esteja definindo os objetivos para suas áreas funcionais — recursos humanos, finanças, marketing, tecnologia — está elaborando seu planejamento operacional.
2015 - CESPE - MEC - Analista de Processos O planejamento estratégico é desenvolvido em nível institucional e promove a tradução e a interpretação das decisões estratégicas em planos mais detalhados no nível departamental.
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Processo de Planejamento
• Varia conforme o autor; não há unanimidade.
• Obs: Planejamento X Plano
Levantamento ou produção de Informações
Análise da situação Tomada de decisão
= preparação de planos
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Planejamento Estratégico
O que é Estratégia?
• “A arte do general.”
• O caminho a ser seguido pela instituição no longo prazo.
• Dess, Lumpkin e Eisner: ‒Conjunto de ações administrativas que possibilitam aos gestores
de uma organização mantê-la integrada ao seu ambiente e no curso correto de desenvolvimento, assegurando-lhe atingir seus objetivos e sua missão.
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Planejamento Estratégico • Maneira pela qual uma organização pretende aplicar uma determinada
estratégia para alcançar os objetivos propostos; • É uma forma de aprendizagem
organizacional: constante aprendizado e ajuste a um ambiente complexo e competitivo.
• Chiavenato (2014): três parâmetros
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Busca fortalecer as sinergias entre recursos, capacidades e potencialidades da organização: viabilidade externa, capacidade interna e visão compartilhada.
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Processo de Planejamento Estratégico - geral
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Processo de Planejamento Estratégico: Maximiano
“Processo de estruturar e esclarecer caminhos e objetivos.”
• Análise da situação estratégica presente da organização (onde estamos?): missão, visão,
valores, desempenho atual, resultados alcançados; • Análise SWOT: análise do ambiente (quais são as ameaças e oportunidades do
ambiente?) e interna (quais são os pontos fortes e fracos dos sistemas internos da organização?);
• Elaboração do plano estratégico da organização (objetivos = para onde devemos ir? + estratégias = o que devemos fazer para chegar até la?);
• Implementação e avaliação.
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Análise da situação
estratégica. Onde estamos?
Análise do ambiente
externo/ interno. SWOT
Definição de objetivos e estratégias.
Onde e como chegar
Execução e avaliação
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Processo de Planejamento Estratégico: Chiavenato (Schermerhorn)
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Análise SWOT / FOFA
• FOFA = tradução = usada por algumas bancas
• É uma ferramenta de diagnóstico estratégico
Análise Interna
S strengths (forças)
W weaknesses (fraquezas)
Análise Externa
O opportunities (oportunidades)
T threats (ameaças)
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Análise SWOT / FOFA
• Análise Interna = controlável ‒Áreas funcionais, desempenho, funcionários, processos,
finanças, competências, tecnologia, inovação etc. oForças (pontos fortes) e Fraquezas (pontos fracos)
• Análise Externa = ambiente = não controlável
‒Ambiente geral + ambiente de tarefa = mercado, concorrentes, tecnologia, clientes, fornecedores, sociedade, governo, etc. oAmeaças e Oportunidades
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Matriz SWOT
Quatro estratégias
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2015 TRE-GO Considere que, em um tribunal regional eleitoral, haja pequena quantidade de profissionais com conhecimento profundo na área de direito eleitoral e que, nesse mesmo tribunal, seja feito um planejamento estratégico com uso de análise SWOT. Nessa situação, de acordo com os princípios desse tipo de análise, a carência de especialistas deve ser considerada uma ameaça ao cumprimento da missão do tribunal. 2015 CGE-PI A matriz SWOT ajuda uma empresa a usar suas próprias forças, diminuir fraquezas, aproveitar oportunidades e vislumbrar riscos ou ameaças ao seu negócio. CESPE – 2008 – SERPRO – Analista Há consenso entre as metodologias de que o planejamento estratégico deve ter início com o estabelecimento dos objetivos gerais da organização. 2014 - CESPE - ICMBIO - Analista Administrativo Caso a situação atual seja diagnosticada e se estabeleçam os objetivos a serem alcançados, o planejamento estratégico terá cumprido seu objetivo.
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2015 MPOG Se uma empresa antevir que não conseguirá manter o nível de qualidade de um de seus produtos devido à falta de uma matéria-prima no mercado, a qual é insubstituível em médio prazo, essa falta, de acordo com a matriz SWOT, constituirá um ponto fraco para a empresa em questão. 2015 MPOG Os pontos fortes e os pontos fracos representam as variáveis controláveis pela organização, pois integram seu ambiente interno; já as oportunidades e ameaças, que integram o ambiente externo à organização, representam variáveis incontroláveis; assim, as ameaças não podem ser enfrentadas por nenhuma forma de atuação crítica da organização. 2015 STJ Um exemplo de estratégia de crescimento que pode ser usada quando a empresa possui predominância de pontos fracos, mas encontra situações favoráveis no ambiente externo, é a estratégia de joint venture, na qual duas empresas se associam para fabricar um produto esperando ganhar maior participação no mercado.
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Missão Visão Valores
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Referencial Estratégico
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• MTE: ‒ Missão: Promover trabalho, emprego e renda e garantir
condições dignas ao trabalhador, por meio de políticas públicas participativas e sustentáveis, que visem contribuir para o bem estar individual e o desenvolvimento econômico e social do País.
‒ Visão: Ser referência na excelência dos serviços prestados ao trabalhador e na sustentação do trabalho decente.
‒ Valores: Ética; Criatividade; Proatividade; Transparência; e, Comprometimento
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Objetivos Estratégicos
• São desafios que, se alcançados, são suficientes para a concretização da visão de futuro da organização. ‒Conjunto de prioridades que esclarecem o que a estratégia
quer alcançar e o que é crítico para o seu sucesso.
• Devem ser: ‒Coerentes com missão, visão, valores e recursos (humanos,
físicos, tecnológicos, políticos e financeiros). ‒Concretos, precisos, aceitáveis, flexíveis, mensuráveis,
motivadores, inteligíveis e alcançáveis. ‒Qualitativos e quantitativos.
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Exemplos
• Poder Judiciário: ‒Garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos; ‒Buscar a excelência na gestão de custos operacionais; ‒Facilitar o acesso à Justiça; etc.
• MTE:
‒Ampliar a inserção do trabalhador no mundo do trabalho ‒Fomentar oportunidades de trabalho, emprego e renda ‒Garantir o atendimento de qualidade ‒Assegurar o direito ao trabalho decente
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Metas • São etapas específicas a serem realizadas para o
alcance do objetivo ou da visão.
‒Devem refletir a realidade atual e servir de motivação.
• Definição correta de metas: S.M.A.R.T ‒S – Specific ‒M – Measurable ‒A – Attainable ou “Agreed Upon” ‒R – Realistic ‒T – Timely ou Tangible
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Exemplo
• Poder Judiciário – Metas 2016 CNJ: ‒Julgar quantidade maior de processos de conhecimento do
que os distribuídos no ano corrente.
‒Identificar e julgar, até 31/12/2016, pelo menos 90% dos processos distribuídos até 31/12/2014 na Justiça do Trabalho.
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CESPE - 2011 - TRE-ES - Técnico Judiciário A gestão estratégica de uma organização que busca a efetividade deve ter como balizas a missão, a visão e os valores organizacionais. CESPE - 2013 - Telebras - Assistente Administrativo As metas são recomendações genéricas desdobradas a partir dos objetivos organizacionais e são empregadas como princípios para definição dos meios adequados para as ações da instituição. CESPE - 2015 - MEC - Analista de Processos As missões do planejamento estratégico detalham e especificam os objetivos, isto é, o conjunto de missões constitui uma forma efetiva de tornar o objetivo real. CESPE - 2015 - TCU - Auditor Federal de Controle Externo Uma organização não contrariará a natureza do seu campo de atuação, caso atue estrategicamente em uma área de negócio fora da abrangência de sua missão.
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2015 CGE-PI Auditor Governamental No planejamento estratégico, a missão organizacional corresponde à finalidade de uma organização, como, por exemplo, o aumento das vendas para a classe baixa.
2015 STJ Analista Antes das estratégias para o alcance dos objetivos, a empresa deve definir sua missão organizacional, ou seja, seu objetivo principal a ser perseguido: o ponto ao qual ela deverá chegar no futuro próximo ou distante.
2013 UNIPAMPA Administrador A missão da organização é estática, para que não ocorra desvio de finalidade em relação ao ramo de negócio estabelecido.
2015 MEC A declaração de missão define o negócio da organização e seu ambiente de atuação e deve ser compartilhada com os seus grupos de interesse.