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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
ARQUIVAMENTO
Deve-se levar em conta as finalidades e a estrutura institucional e as características ou natureza dos documentos.
Na escolha de um método de arquivamento deve-se levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexível e admitir expansões.
Na organização de um arquivo ou fichário os elementos constantes dos documentos: nome (remetente, destinatário ou pessoa referida no documento); local, número, data e assunto.
CLASSES DE ARQUIVAMENTO
1) Básicos Alfabético Geográfico Numéricos: a) Numérico simples b) Numérico cronológico c) Dígito-terminal Ideográfico (por assunto): a) Alfabético - de ordem enciclopédica - de ordem dicionáriab) Numérico: - Duplex - Decimal - Unitermo ou Indexação coordenada
CLASSES DE ARQUIVAMENTO
2) PADRONIZADO
a) Variadex
b) Automático
c) Soundex
d) Mnemônico
e) Rôneo
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
SISTEMA DIRETO:
Busca o documento onde está guardado.SISTEMA INDIRETO:
Para localizar o documento precisa-se de consulta a um fichário. SEMI-INDIRETO:
Alfanumérico
TIPO DE ARQUIVAMENTO
Horizontal: Documentos ou fichas arquivados uns sobre
os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos.
Vertical: Documentos ou fichas dispostos uns atrás
dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.
MÉTODOS BÁSICOS
1) Método Alfabético a) Simples. Principal elemento: NOME.b) Método diretoc) Dispostos rigorosamente em ordem alfabéticad) Notações nas guias podem ser: Simples ou Abertas: A, B, C; Aa, Ab, Ac. Compostas ou Fechadas: Aa-Al; Am-Az.e) Deve ter as pastas miscelâneas: correspondentes
eventuais.f) Vantagens: rápido, direto, fácil e barato.g) Desvantagens: gera erros quando o volume de
documento é grande.
Método Alfabético: Regras de Alfabetação
1) Nomes de pessoas físicas: considera-se o último sobrenome e depois o pré-nome.
Ex.: João Alves Silva
Marcos Ferreira da Silva
André Luiz Ribeiro Machado
Arquivam-se: Machado, André Luiz Ribeiro
Silva, João Alves
Silva, Marcos Ferreira
Método Alfabético: Regras de Alfabetação2) Sobrenomes iguais: prevalece a ordem alfabética do
prenome
Exemplo: Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
Método Alfabético: Regras de Alfabetação 3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um
adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Exemplo: Camilo Castelo Branco
Carlos Villa-Lobos
Antônio Monte Verde
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Antônio
Villa-Lobos, Carlos
Método Alfabético: Regras de Alfabetação4) Sobrenomes formados com a palavra Santa, Santo ou São não se separam.Exemplo: Sérgio Santa Rita Luciano São Paulo Tiago Santo CristoArquivam-se: Santa Rita, Sérgio Santo Cristo, Tiago São Paulo, Luciano
Método Alfabético: Regras de Alfabetação
5) As iniciais abreviadas de prenomes tem precedência na classificação de sobrenomes iguais.
Exemplo:J. Silva
José Silva
Arquivam-se: Silva, J.
Silva, José
Método Alfabético: Regras de Alfabetação
6) Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados.
Exemplo: Priscila da Costa
Pedro de Oliveira
Arquivam-se: Costa, Priscila da
Oliveira, Pedro de
Método Alfabético: Regras de Alfabetação7) Sobrenomes que exprimem grau de
parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho não se separam, mas não são considerados na ordenação alfabética.
Exemplo: Jorge Oliveira Filho Paulo Borges Neto Renival dos Santos Costa FilhoArquivam-se: Borges Neto, Paulo Costa Filho, Renival dos Santos Oliveira Filho, Jorge
Método Alfabético: Regras de Alfabetação
8) Os graus de parentesco só serão considerados quando servirem de elemento de distinção.
Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de
Método Alfabético: Regras de Alfabetação
9) Títulos não são considerados na alfabetação.Apresentam-se ao final do nome, entre parênteses.
Exemplo: Ministro Gilberto Gil
Professora Carla Farias
Arquivam-se: Farias, Carla (Professora)
Gil, Gilberto (Ministro)
Método Alfabético: Regras de Alfabetação
10) Nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais.
Exemplo: Paul Muller
Jorge Schmidt
Arquivam-se: Muller, Paul Schmidt, Jorge
Método Alfabético: Regras de Alfabetação11) As partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser
consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas em letras maiúsculas.
Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon O’BrienArquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles Mac Adam, John O’Brien, Gordon
Método Alfabético: Regras de Alfabetação12) Nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo
sobrenome.
Exemplo: Angel del Arco y Molinero
José de Oviedo y Baños
Manuel Vásquez Murilo
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baños, José de
Vásquez Murilo, Manuel
Método Alfabético: Regras de Alfabetação
13) Nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como apresentam.
Exemplo: Al Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se: Al Ben-Hur
Li Yutang
Método Alfabético: Regras de Alfabetação14) Nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais
devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem.
Exemplo: Embratel Álvaro Ramos & Cia. Fundação Getúlio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundação Getúlio Vargas The Library of Congress
Método Alfabético: Regras de Alfabetação15) Títulos de congressos, conferências, reuniões,
assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo:II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3° Congresso de Geologia
Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3°)
Método Geográfico
Sistema direto Principal elemento: LOCAL ou
PROCEDÊNCIA Melhores ordenações geográficas:
a) Nome do estado, cidade e correspondente
b) Nome da cidade, estado e correspondente
c) Nome do país, capital ( demais cidades) - Correspondente
Método Geográfico
a) Nome do estado, cidade e correspondenteQuando se organiza um arquivo por estado, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
Exemplo: Amazonas – Manaus – Luisa SobralSão Paulo – São Paulo – Roberta PimentaSão Paulo – Campinas – Jorge FreitasArquivam-se:Amazonas – Manaus – Sobral, Luisa São Paulo – São Paulo (Capital) – Pimenta, RobertaSão Paulo – Campinas – Freitas, Jorge
Método Geográfico
b) Nome da cidade, estado e correspondenteNão há destaque para a cidade obedecendo rigorosamente a ordem alfabética. Exemplo:Anapólis - Goiás – Marco de MeloGoiânia – Goiás – Wagner AlmeidaCaxambu – Minas Gerais – Sérgio da CostaArquivam-se:Anapólis - Goiás – Melo, Marco de Caxambu – Minas Gerais – Costa, Sérgio daGoiânia – Goiás – Almeida, Wagner
Método Geográfico
c) Nome do país, capital (demais cidades), Correspondente
Exemplo:
Brasil, Brasília, Priscila Costa
Brasil, Belo Horizonte, Alexandre Machado
França, Paris, Lorena Pascal
Arquivam-se:
Brasil - Belo Horizonte – Machado, Alexandre
Brasil – Brasília – Costa, Priscila
França – Paris – Pascal, Lorena
MÉTODO NUMÉRICO
a) Numérico Simples
b) Numérico Cronológico
c) Dígito-Terminal
MÉTODO NUMÉRICO
a) Numérico Simples Indireto Atribui-se um número a cada
correspondente de acordo com o registro de entrada.
Não obedece uma ordem alfabética.Exemplo: 001- Pedro Corrêa Machado 002 - Álvaro Maia 003 – José Alves
MÉTODO NUMÉRICO
b) Numérico Cronológico Existe a combinação de ordem numérica e a data. Vantagens: Maior grau de sigilo, menor
possibilidades de erro por ser mais fácil lidar com números.
Desvantagens: Método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa: índices auxiliares (fichas), alfabético-onomástico, de procedência e de assunto.
Exemplo: 0001/2000 ou 0001/02-01-2000 0002/2000 0003/2001 0004/2002
MÉTODO NUMÉRICO
c) Dígito-Terminal Documentos numerados sequencialmente. Números dispostos em três grupos de pares
numéricos e sua leitura é feita da direita para a esquerda.
No arquivamento considera-se em primeiro lugar o grupo primário, seguindo-se o secundários e o terciário.
Exemplo: 000001: 00-00-01; 01-00-00 000002: 00-00-02; 02-00-00 000003: 00-00-03; 03-00-00
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) Separa os documentos por assunto.
Exemplo:
FINANCEIRO - Contas a pagar
- Contas a receber
MATERIAL - Compra de material
- Compra de estoque
PESSOAL - Abono
- Demissão de pessoal
- Férias
- Salários
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)
a) Alfabético - de ordem enciclopédica
- de ordem dicionária
b) Numérico: - Duplex
- Decimal
- Unitermo ou Indexação coordenada
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)a) Alfabético de ordem enciclopédica: assuntos agrupados sob títulos gerais e
dispostos alfabeticamente.Exemplo: Cursos Especialização Formação Pós-graduação Doutorado Mestrado Pesquisas Administração Ciência Política Economia Custo devida Desenvolvimento econômico
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)a) Alfabético de ordem dicionária: assuntos isolados dispostos
alfabeticamenteExemplo: Cursos de Doutorado Cursos de Especialização Cursos de Formação Curso de Mestrado Curso de Pós-Graduação Pesquisas de Administração Pesquisas de Ciências Políticas Pesquisas de Custo de vida Pesquisas de Desenvolvimento Econômico Pesquisas de Economia
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) b) Numérico Duplex: A documentação é dividida em classes, conforme os
assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia.
Exemplo:1 - FINANCEIRO 1-1 Contas a pagar 1-2 Contas a receber2 – MATERIAL 2-1 Compra de material 2-2 Compra de estoque3 - PESSOAL 3-1 Abono 3-2 Demissão de pessoal 3-3 Férias 3-4 Salários
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) b) Numérico: Decimal: divide os grupos em nove classes e mais uma
reservada para assuntos gerais. A divisão geral dos assuntos parte sempre do geral para o particular.
Exemplo:000 – Administração Geral010 – Organização e funcionamento020 – Pessoal030 – Material040 – Patrimônio050 - Orçamento e finanças060 – Documentação e informação070 – Comunicações080 – Vaga090 – Outros assuntos referentes à Administração Geral
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)
b) Numérico: Unitermo ou Indexação coordenada: Localiza e
identifica documentos a partir de palavras-chave. Aconselhada para documentos especiais. Não indicada aos textuais.
Exemplo: Palavra-chave aliadas a números
Reunião – 0004
Conselho Curador – 0004
Vital, Hugo - 0004
MÉTODOS PADRONIZADOS
2) PADRONIZADOS
a) Variadex
b) Automático
c) Soundex
d) Mnemônico
e) Rôneo
MÉTODO PADRONIZADO
a) Variadex: combinação de letras e cores visando facilitar o arquivamento e a localização do documento.
Exemplo:
A,B,C,D e abreviações - branco
E,F,G,H e abreviações – rosa
I,J,K,L,M,N e abreviações – verde
O,P,Q, R, S, T e abreviações – azul
U,V,W,X,Y,Z e abreviações - amarelo
MÉTODO ALFANUMÉRICO
Não é considerado básico ou padronizado.
Combina nomes e números.
Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al = 2
Am-As = 3
At-Az = 4
Ba-Bi = 5