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Metodologia otimizada

Eduardo Montes, PMP

14/01/2014 http://www.escritoriodeprojetos.com.br

Metodologia otimizada - Agenda

• Introdução• Iniciação• Planejamento• Execução e Controle• Encerramento


Introdução

• Objetivo: descrever a metodologia otimizada para gerenciar projetos e suas principais ferramentas.

• A metodologia está baseada no PMI e na aplicação e integração dos grupos de processos de gerenciamento de projetos.

• Um grupo de processo é um conjunto de processos que suportam o desenvolvimento do projeto.

• Para gerenciar melhor as atividades desses processos são usados templates que são aperfeiçoados continuamente de acordo com as lições aprendidas e as melhores práticas identificadas.


Grupo de Processos de GP

• Um processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas realizadas para obter um conjunto pré-especificado de produtos, resultados ou serviços.

• Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.• Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação para alcançar os objetivos e o

escopo do projeto.• Execução: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto.• Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao

planejado para se tomar as devidas ações corretivas.• Encerramento: Formaliza a aceitação do produto e concluí o projeto.


Principais Templates

Documento Descrição

Termo de Abertura I Processo de autorização formal do projeto. Termo de notificação de conhecimento de projeto para a empresa.

Registro das partes interessadas

I Identifica as partes interessadas no projeto e define estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos

Plano de Projeto P O plano de projeto guia a execução, controle e encerramento do projeto.

Declaração Escopo P Determina qual trabalho será realizado e quais entregas produzidas.

Cronograma P Determina datas de início e término das atividades do projeto

Gestão de Risco P Identifica os riscos associados ao projeto e descreve como serão tratados

Solicitação de Mudança

C Toda mudança solicitada deve ser avaliada pelo GP e precisa ser aceita ou rejeitada por uma autoridade ou comitê.

Status Report C Divulga informações pertinentes ao projeto.

Ata de reunião C Descreve as decisões importantes tomadas durante a reunião

Issues Log C Lista todos os problemas / situações não previstas enfrentados durante o projeto e como foram solucionadas.

Termo de Aceite E Documento de aceitação formal de entrega pelo cliente.

Lições aprendidas E Sumariza principais problemas enfrentados como foram solucionados para evitar ocorrências em futuros projetos.


Iniciação

• Objetivo: Aprovar o projeto ou não.• Projetada para auxiliar os stakeholders a avaliar a

viabilidade do projeto proposto.• Esta fase é concluída assim que o projeto é aprovado e um

gerente de projeto é atribuído.• Fatores Críticos de Sucesso

– Definir com clareza o objetivo e a abrangência do projeto.– Alinhamento com o plano estratégico da empresa.– Identificação de um patrocinador.– Identificar partes interessadas no projeto e definir estratégias para

ganhar suporte ou reduzir obstáculos.– Identificação do gerente de projeto.– Identificação da data de início e das dependências do projeto.– Reconhecer no ambiente externo, oportunidades e ameaças.– Aprovação do termo de abertura pelo patrocinador e principais

envolvidos (Custos; Prazo; Escopo; ...).


Iniciação – Solicitação do Projeto

• O projeto inicia para atender uma demanda ou desenvolver uma ideia.

• O objetivo do projeto pode ser:– Criar um novo produto;– Atender uma exigência legal;– Aperfeiçoar um processo ou um produto;– Atender a solicitação de um cliente.

• A pessoa que identificou a necessidade deve descrever:– Necessidades do negócio; – Requisitos e características dos produtos;– Razões para seleção do projeto.

• Output: Solicitação do projeto• Pode ser gerada via e-mail, telefone, reunião no cliente,

etc.…


Iniciação - Seleção do Projeto

• Ocorre através de um comitê ou de uma autoridade com base na solicitação do projeto e de critérios pré-definidos.

• Tipos de critério: – Payback: Número de períodos necessários para a recuperação do

investimento inicial.– TIR- IRR –Taxa Interna de Retorno: Taxa de desconto que iguala o

valor presente dos fluxos de caixa futuros ao investimento inicial.– VPL - NPV–Valor Presente Líquido: Diferença entre o valor

presente das entradas e saídas de caixa presentes e futuras, descontadas a uma taxa de juros.

– ROI – Return on Investment: Resultado do investimento / Custo do Investimento. Depende do que é considerado como resultado e o que é considerado custo.

• Output: Portfólio de Projetos atualizado.


Iniciação – Desenvolver o termo de abertura do projeto

• Desenvolver o Termo de abertura do projeto– Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída para

toda equipe do projeto, fronteiras entre o gestor de área e o GP.– Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente, do patrocinador

e de outras partes interessadas– Necessidades de negócios, descrição de alto nível do projeto ou

requisitos do produto para o qual o projeto é realizado– Objetivo ou justificativa do projeto– Cronograma de marcos sumarizado– Influência das partes interessadas– Organizações funcionais e sua participação– Premissas organizacionais, ambientais e externas: Fatores

considerados verdadeiros sem prova para fins de planejamento– Restrições organizacionais, ambientais e externas: Sentido de estar

restrito a uma determinada ação ou inatividade.– Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o

investimento– Orçamento sumarizado.

• Encaminhar o termo de abertura para os principais stakeholders do projeto.

• Output: Termo de abertura do projeto


Iniciação - Identificar as partes interessadas

• Em relação às partes interessadas, o GP deve:– Identificá-las– Ser ético e respeitoso (Código de Ética e Conduta Profissional)– Determinar necessidades e expectativas– Gerenciar influência sobre os requisitos– Adaptar aos diferentes interesses balanceando as restrições

conflitantes– Definir estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos

das partes interessadas– O GP é o maestro e as partes interessadas são os integrantes

da sinfônica

• Output: Registro das partes interessadas / Estratégia para gerenciamento das partes interessadas


Planejamento

• Objetivo: Refinar os objetivos do projeto e planejar o trabalho necessário para alcançá-los.

• GP desenvolve o plano de projeto e seus planos complementares (cronograma, qualidade, riscos e matriz de responsabilidade).

• Pré-requisitos– Solicitação do projeto aprovada;– Gerente de projeto definido.

• Fatores críticos de sucesso:– Definir o escopo e assegurar que as entregas estejam bem definidas;– Definir equipe adequada as necessidades do projeto e assegurar que

os recursos estejam disponíveis;– Avaliar os riscos e criar plano de repostas;– Definir a estratégia de comunicação do projeto;– Salvar as linhas de base de prazo, custo e escopo;– Definir a forma de monitorar as linhas de base de prazo, custo e

escopo;– Criar um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir

de forma adequada.


Planejamento - Desenvolver o plano de projeto

• Objetivo: Definir como executar, monitorar, controlar e encerrar o projeto;

• O GP deve definir, integrar e coordenar todos os planos auxiliares em um plano de projeto.

• O plano de projeto serve como um guia de como o projeto será planejado, executado, controlado e encerrado.

• Checklist– Plano de projeto concluído e aprovado.– Plano de projeto distribuído conforme definido no plano.– Linhas de base de prazo, custo e escopo salvas após a

aprovação do plano do projeto.


Planejamento - Definir o escopo do projeto

• Objetivos: – Desenvolver uma declaração do escopo detalhada do projeto– Subdividir as principais entregas do projeto e do trabalho do projeto

em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis (EAP).• Contém:

– Objetivos, Premissas e Restrições do Projeto;– Estrutura Analítica do Projeto;– Lista das entregas com seus requisitos e critérios de aceitação;– Fora do escopo do projeto (O que não está incluído no projeto);

• CheckList– Definir os objetivos do projeto.– Definir todas entregas e marcos de forma clara (Específico,

Mensurável e Alcançável).– Desenvolver um processo de aceitação de entrega.

• Output:– Declaração de Escopo (Seção do plano de projeto ou documento

auxiliar); – Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS)


Planejamento - Planejar a qualidade

Critérios Aplica para Descrição

Critérios de aceitação

Entregas e Projeto

Define os critérios que serão usados para aprovar ou não a entrega. Podem ser entregas, aprovações ou eventos que devem ocorrer antes de sua conclusão.

Pré-requisitos Dependências

Atividades, Entregas e Fases

Define os pré-requisitos que devem estar disponíveis antes do início da atividade (materiais, pessoal, aprovações)

• Objetivo:– Identificar os padrões de qualidade relevantes ao projeto e determinar

como satisfazê-los.– Garantir que toda a atividade do projeto é aderente com as políticas e

padrões de qualidade da empresa e que todas as entregas estão em conformidade com seus critérios de aceitação.

• Composto pelas seguintes atividades:– Definir os padrões de qualidade aplicáveis ao projeto;– Descrever os critérios necessários para atender os padrões de qualidade

definidos e como e quando serão verificados (pontos de verificação).


Planejamento - Planejar a qualidade

• CheckList– Projeto aderente com as políticas e padrões definidos pela empresa.– Processo de auditoria para avaliar o desempenho do projeto definido.– Definido processo que assegurará o cumprimento dos requisitos do

cliente e as políticas e padrões da empresa.– Estabelecido os critérios de aceitação das entregas e como e quando

serão verificados.– Estabelecido pré-requisitos para as principais atividades do projeto

• Output:– Plano de qualidade (Seção do plano de projeto ou documento auxiliar)


Planejamento - Definir a organização do projeto

• Objetivo: Identificar e documentar funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto.

• Considerando restrições de recursos tais como, projetos simultâneos, atividades do dia-a-dia e diferentes prioridades, o GP deve garantir o comprometimento de cada membro da equipe e definir suas responsabilidades.

• CheckList– Conjunto de habilidades requeridas por função identificado.– Membros da equipe do projeto alocados ou contratados.– Organização do projeto incluindo funções e responsabilidades

descritas no plano do projeto.– Membros da equipe estão alocados e comprometidos com o

projeto.

• Output: Matriz de responsabilidade / seção do plano de projeto


Criar o cronograma e o orçamento do projeto

• Objetivo: Definir todas as atividades do projeto, suas dependências, os recursos para cada atividade e o custo para cada recurso.

• Composto por:– Identificar as atividades específicas que precisam ser realizadas para

produzir as várias entregas do projeto.– Identificar as dependências entre as atividades do cronograma.– Estimar o tipo e as quantidades de recursos necessários para realizar

cada atividade do cronograma.– Incluir restrições do cronograma. Podem ser:

• Deadline: Data indicativa do término de uma atividade.• Tipo de restrição: ASAP, ALAP, FNET, SNET, FNLT, SNLT, MFO, MSO.• Calendário da atividade: dias úteis para a atividade específica.• Calendário do recurso: dias úteis para o recurso específico usado na atividade.• Calendário do projeto: dias úteis para o projeto.

– Incluir valor unitário por recurso.• CheckList

– Cronograma e Orçamento criado e validado pela equipe de projeto com todas as atividades do projeto e os recursos necessários para executá-las.

• Outputs: Cronograma e Orçamento.


Desenvolver a estratégia de comunicação

• Objetivos: – Determinar as necessidades de informação e de comunicação das

partes interessadas no projeto.– Assegurar geração, distribuição, armazenamento, recuperação e

disposição das informações do projeto de forma adequada e em tempo hábil.

– Definir como, quando e qual informação será comunicada, quem irá gerá-la e quem irá recebê-la.

• Status report: principal ferramenta para comunicação. • Recomendado status report semanal para a maioria dos projetos.• Templates padrões de comunicação do PMO:

– Status Report,– Issues Log,– Ata de reunião.

• CheckList– Definido qual informação é necessária, quem gera, quem recebe,

quando e como será comunicado.• Output: Seção do plano de projeto atualizada.


Análise dos riscos

• Objetivo: Identificar os riscos do projeto e para cada um dos riscos, definir probabilidade, impacto e ação.

• Composto por:– Identificação dos riscos– Análise qualitativa de riscos: Probabilidade de ocorrência e

impacto.– Planejamento de respostas a riscos: Desenvolve opções e ações

para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.

• CheckList– Riscos potenciais identificados.– Impacto e a probabilidade de ocorrência dos riscos identificados.– Determinado o plano de resposta aos riscos.

• Outputs:– Plano complementar de riscos


Determinar o controle de mudanças

• Objetivo:– Determinar como as solicitações de mudança serão determinadas,

revisadas, aprovadas e controladas.– Garantir implementação somente de mudanças aprovadas.– Manter integridade das linhas de base incorporando somente

mudanças aprovadas e mantendo documentação de planejamento.

• Toda mudança solicitada deve ser avaliada pelo GP e precisa ser aceita ou rejeitada por uma autoridade ou comitê.

• Responsabilidades desse comitê são definidas e acordadas com o patrocinador e com o cliente.

• CheckList– Definir a abordagem, ferramentas e workflow usado para avaliar os

pedidos de mudança.– O gerenciamento do controle de mudanças é aprovado através do

plano de projeto.

• Output: Seção do plano de projeto.


Execução e Controle

• Objetivo: coordenar os recursos para realizar o que foi planejado e controlar variação ocorrida.

• Variações identificadas por comparação do realizado com linhas de base de prazo, custo e escopo salvas no planejamento.

• GP:– Certifica-se que as entregas estejam alinhadas com o escopo;– Defende o escopo de mudanças;– Confirma o nível de qualidade do trabalho executado;– Controla variações ocorridas;– Comunica o progresso do projeto aos principais interessados.

• Equipe do projeto executa suas atividades e relata o progresso ao GP.


Execução e Controle

• Pré-requisitos– Clara definição dos objetivos do projeto;– Plano de projeto detalhado e aprovado;– Comprometimento da equipe do projeto em relação as entregas e seus

marcos.– Linhas de base de prazo, custo e escopo salvas.

• Fatores críticos de sucesso– Executar, monitorar e controlar conforme definido no plano de projeto;– Status Report periódico conforme definido no plano de projeto;– Mudanças solicitadas devem seguir workflow definido;– Atualização de documentos para mudanças aprovadas;– Participação do cliente;– Processo proativo de governança do projeto;– Comprometimento dos membros da equipe com suas entregas e marcos;– Execução dos checkpoints especificados para validação das entregas;– Documentação dos problemas identificados no Issues Log.– Gestão dos riscos e implementação das atividades de respostas a riscos


Monitorar prazo e custo

• Objetivos: – Determinar se existem desvios em relação as linhas de base de

prazo e custo e influenciar os fatores que causam esses desvios.– Gerenciar as mudanças quando ocorrerem.

• Composto por:– Coleta das informações de desempenho das atividades.– Atualização do cronograma.– Identificação das variações de prazo e custo e de suas causas.

• CheckList– Trabalho relatado descreve exatamente o realizado.– Andamento das atividades monitorado.– Se houver desvio, alternativas avaliadas e executadas.– Quando não for mais possível cumprir com o planejado, aprovação

dos stakeholders para salvar uma nova linha de base solicitada.– Stakeholders informados sobre as mudanças.

• Output: Cronograma atualizado.


Controlar mudanças no escopo

• Objetivos: – Assegurar que o projeto inclua todo o trabalho requerido, e

somente o requerido, para terminar o projeto com sucesso.– Identificar elementos que solicitam mudanças no escopo e

influenciá-los para assegurar que as mudanças sejam benéficas;– Planejar a execução das mudanças aprovadas atualizando os

documentos necessários e alocando os recursos necessários.

• CheckList– Mudança do escopo benéfica e aprovada de acordo com o controle

integrado de mudanças definido no plano de projeto.– Impacto da mudança de escopo avaliado.– Integrantes do projeto informados sobre as mudanças de escopo e

as implicações nas atividades de sua responsabilidade;– Plano de projeto e documentos auxiliares atualizados com as

mudanças de escopo aprovadas.


Gerenciar qualidade

• Objetivos: – Atender requisitos especificados e formalizar aceitação das entregas.– Aperfeiçoar de forma contínua os processos relacionados ao projeto.

• CheckList– Entregas e desempenho de custo e prazo monitorados para

determinar não conformidade com as linhas de base.– Meios de eliminar as causas das não conformidades identificados.– Membros da equipe de projeto comprometidos por qualidade.– Critérios da entrada para fases subsequentes revisados.– Critérios da saída e entregas associados à fase concluída revisados.– Plano da qualidade executado como planejado.– Plano de qualidade e plano de projeto revisados de acordo com as

não conformidades identificadas.– Processos revisados usando ferramentas da qualidade e métricas

para assegurar a melhoria contínua.

• Output: Entregas aceitas e processos aperfeiçoados.


Gerenciar problemas

• Objetivos:– Fornecer um mecanismo para organizar, manter e acompanhar a resolução

de problemas• Composto por:

– Stakeholder informa o GP de um problema. – GP descreve o problema; – Identifica ações requeridas, responsável e data prevista para cada ação;– Comunica os responsáveis e– Acompanha a resolução do problema.– GP é responsável por armazenar todos os problemas e seu histórico no

Log de Problemas.– Quando o problema for resolvido e verificado, o GP fecha o problema.

• CheckList– Log de Problemas criado e atualizado.– Membros da equipe cientes de como informar um problema.– Problema identificado, encaminhado, revisado periodicamente até que seja

resolvido e atualizado com resolução e status.– Processos e documentos impactados com resolução do problema

atualizados.• Output: Log de Problemas atualizado.


Gerenciar riscos

• Objetivos: – Aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos – Diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos adversos ao projeto

• Composto por:– Monitorar os riscos identificados;– Analisar os riscos existentes de acordo com as mudanças de contexto;– Identificar, analisar, e planejar para riscos novos;– Monitorar condições para ativar planos de contingência;– Rever a execução do plano de respostas aos riscos para avaliar sua

eficácia;– Determina se as premissas do projeto ainda são válidas;– Determinar se as políticas e os procedimentos de gestão de risco estão

sendo seguidas;– Determinar se as reservas de contingência de custo e prazo devem ser

modificadas com os riscos do projeto.• CheckList

– Análise de risco executada como previsto.– Novos riscos identificados e gerenciados adequadamente.– Sumário dos riscos apresentado nas reuniões de status.– Documentos impactados atualizados.

• Output: Log de Riscos atualizado.


Comunicar informação

• Objetivos: – Disponibilizar as informações necessárias às partes interessadas

no projeto no momento adequado.

• Composto por:– Executar a estratégia de comunicação definida no plano de projeto; – Responder às solicitações de informação;– Fazer e Encaminhar o Status Report semanal;– Conduzir reuniões de revisão do Status.

• CheckList– Estratégia de comunicação executada como previsto.– Status report comunicado conforme definido no plano de projeto.– Stakeholders informados e cientes do status e das atividades do

projeto.

• Output: Status Report.


Encerramento

• Objetivos:– Formalizar a aceitação final das entregas do projeto;– Arquivar a documentação necessária;– Atribuir a equipe do projeto a novos projetos;– Analisar os problemas ocorridos no projeto para evitar que

problemas similares ocorram em novos projetos;– Definir e comunicar os responsáveis pela manutenção do

sistema ou produto criado.• Pré-requisitos

– Critérios de aceitação pré-definidos;– Processo de aceitação final pré-definido;

• Fatores críticos de sucesso:– Aceitação do usuário final;– Objetivos do negócio e benefícios antecipados são alcançados;– Objetivos do projeto alcançados;– Materiais do projeto são arquivados.


Verificar Escopo

• Objetivos: – Formalizar a conclusão do projeto e o atendimento de seus requisitos.

• Pré-requisitos: Desvios da linha de base documentados e aprovados

• Composto por:– Reunião final com stakeholders para comparar produto entregue com

requisitos.– Aceite formal do cliente indicando que o projeto está concluído e que

todos os requisitos do cliente e especificações foram atendidos.

• CheckList– Stakeholders cientes dos desvios ocorridos, justificativas e ações.– Usuários envolvidos no teste de aceitação do produto– Objetivos do projeto alcançados.– Entregas formalmente aceitas pelos stakeholders.– Pendências oficialmente fechadas ou atribuídas ao dia-a-dia.

• Output: Entregas do projeto.


Lições Aprendidas

• Objetivos: – Evitar que erros e problemas encontrados não se repitam no futuro.– Servir de base para a melhoria contínua da metodologia de GP.

• Composto por:– Documentar e divulgar as lições aprendidas.– Arquivar as lições aprendidas e os registros do projeto.

• CheckList– Projeto avaliado como um todo.

• Objetivos do negócio e do projeto foram alcançados?• Quais foram os sucessos e/ou fracassos do projeto?• Quais foram as causas dos desvios das linhas de base?

– Lições aprendidas documentadas e divulgadas para aperfeiçoar processos para futuros projetos.

– Processos e templates revisados com base nas "lições aprendidas“.

• Output: Lições Aprendidas

Obrigado!

Eduardo Montes, PMP

[email protected]

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