mestrado em gest ão de sistemas de informa ção gestÃo de...

1

R/3R/3

Business Process

SalesForce

Automationmation

B2BProcurement

AdvancedPlanner &Optimizer

System Integration

António MonteiroJoão Luís MarquesJoão Nascimento

Lisboa, 14 de Julho de 2001

GESTÃO DE PROJECTOS DE SISTEMAS DE INFORMA ÇÃO

ImplementaImplementaçãçãoo de de uma Soluuma Soluçãção o InfraInfra--Estrutural Estrutural SAP R/3SAP R/3

Mestrado em Gestão de Sistemas de Informa ção

Docente : Professor José Cordeiro Gomes

17-07-2001 Implementação de uma Solução SAP R/3

ConclusãoConclusãoDiagnósticoDiagnósticoRespostasRespostasQuestõesQuestõesIntroduçãoIntrodução

Plano da ApresentaçãoIntrodução

EnquadramentoEnunciadoQuadros

QuestõesRespostasDiagnósticosConclusão

2



Projecto: Implementação de SAP R/3Cliente : Organismo do Estado Português;Dimensão:

2000 Utilizadores de informática;500 Utilizadores da solução a implementar;40 Especialistas dos Sistemas de Informação.

Organização hierarquizada e rígidaGrande dispersão geográfica

IntroduçãoIntrodução

Enquadramento (I)



Enquadramento (II)

Resumidamente o projecto visa aumentar o controlo na elaboração e execução orçamental, devendo garantir a informação indispensável para a tomada de decisão por parte dos Conselhos Administrativos


3



Enquadramento (III)

Elaborado caderno de encargos4 Entidades consultoras a concursoSeleccionado Consórcio constituído por 2 empresas

Coordenação funcionalCoordenação tecnológica




TABELA 1: PRINCIPAIS IMPACTOS CONSIDERADOS PELO ESTUDO DE

CASO Principais Áreas de Impacto Selecção

I. Ao Nível do Negócio da Empresa: a. Gestão 2 b. Organização

c. Técnica 1 II. Ao nível do Projecto:

a. Gestão 1 b. Organização

c. Técnica


Quadros

4


ConclusãoConclusãoDiagnósticoDiagnósticoRespostasRespostasQuestõesQuestõesIntroduçãoIntroduçãoIntroduçãoIntrodução

TABELA 2:

CARACTERIZAÇÃO DO CASO DE ESTUDO SEGUNDO O CVP CVP (Ciclo de Vida do Projecto) Localização

I. Estudo de Viabilidade II. Estimativa e Plano Inicial 2 III. Gestão do Ciclo de Execução: 1

a. Planeamento b. Execução

c. Controlo IV. Testes, Operacionalização e Aceitação V. Manutenção 3

a. Evolutiva b. Correctiva

Quadros



TABELA 3: CARACTERIZAÇÃO DO ESTUDO DE CASO POR ÁREAS DE

GESTÃO Principais de Gestão do Projecto Caracterização

A. Gestão Integrada do Projecto B. Gestão do Âmbito do Projecto 2 C. Gestão Temporal do Projecto D. Gestão de Custos do Projecto E. Gestão de Qualidade do Projecto F. Gestão dos Recursos Humanos do Projecto 3 G. Gestão da Comunicação do Projecto H. Gestão de Risco do Projecto 1 I. Gestão do do Projecto


Quadros

5



1) Analise as características da Organização e equacione a decisão tomada (escolha de um ERP). Como pensa que o projecto de deverá desenvolver (adaptação da Virtual ao SAP ou vice-versa)? Âmbito do projecto

2) De acordo com o enunciado faça uma análise de risco do projecto. Risco do projecto

3) Com base no modelo de implementação dos projectos SAP (anexo C), estabeleça um diagrama organizacional para o projecto com os papéis, responsabilidades e alocação dos elementos envolvidos (do cliente e do consórcio). Recursos humanos

4) Proponha uma arquitectura base para a solução tecnológica a implementar, tendo em atenção as necessidades do cliente e os requisitos do produto seleccionado. Desenhe os diagramas de contexto e tecnológico. Âmbito do projecto

5) Quais os Factores Críticos de Sucesso a considerar ao nível tecnológico, numa perspectiva da exploração e evolução do sistema? Risco do projecto

QuestõesQuestões



Estrutura das Respostasa) Análise do estudo de caso, na perspectiva da pergunta a responder;

b) Formulação de hipóteses alternativas, usando uma abordagem baseada

na teoria de gestão de projectos;

c) Escolha da solução adoptada na perspectiva do grupo;

d) Apresentação da solução adoptada na realidade e eventuais comentários;

e) Comparação entre as duas soluções;

f) Conclusões.

RespostasRespostas

6



1Analise as características da

Organização e equacione a decisão tomada (escolha de um ERP). Como

pensa que o projecto de deverá desenvolver (adaptação da Virtual

ao SAP ou vice-versa)?

RespostasRespostas



Analise das características da Organização

Muito hierarquizada;

Elevada dispersão geográfica;

Grande número de colaboradores (área tecnológica);

Regulamentos bastante rígidos a nível do:Horário de trabalho dos funcionários em geral;

Acesso às instalações.

Dependência das instâncias superiores para resolução de pequenos problemas.

?

RespostasRespostas

7



Decisão tomada (escolha de um ERP)

Vantagens na Escolha de um ERPDesenvolvimento mais rápido;Manutenção fácil e garantida;Maior integração entre módulos;Maior Garantia de Estabilidade (Solução já testada).

Vantagens na Escolha da Solução à MedidaMaior garantia de adequação à organização;Menor dependência.

?

RespostasRespostas



Desenvolvimento do Pojecto (adaptação da Virtual ao SAP ou vice-versa)?

Alternativas:Adopção de um ERP com a adaptação da organização ao Package;

Adopção de um ERP com a adaptação do Package à organização;

Adopção de uma solução desenvolvida à medida da organização.

?

RespostasRespostas

8



Análise Comparativa:

Soluções Parâmetros

Adaptação do Package à Virtual

Adaptação da Virtual ao Package

Manutenção futura ? Custo da implementação ? Tempo de implementação ?

Estabilidade organizacional ? Adequação ao Negócio ?

?

RespostasRespostas



Conclusões

Em termos de produtoAdd-on para sector público não se adapta bem a todos os casos

Em termos de projectoNecessidade de recolher dados mais detalhados sobre as características de um cliente sempre que se tem pouca experiência no sector de actividade do mesmo.

?

RespostasRespostas

9



2

De acordo com o enunciado faça uma análise de risco do projecto.

RespostasRespostas



Ambiente do Projecto

Complexidade tecnológica;Dimensão dos requisitos técnicos financeiros e logísticos (contabilísticos, tratamento fiscal, nomenclaturas, etc…);Dispersão dos utilizadores;Dimensão da aplicação.

?

RespostasRespostas

10



Alternativas

Gestão do RiscoPlano de Gestão de RiscoIdentificação do RiscoAnálise Quantitativa/Qualitativa

Metodologia ASAPIdentificação dos factores de risco

?

RespostasRespostas



Tópicos ASAP

Empenhamento a partir do topo (Envolvimento da Direcção)Sentimento de “propriedade” do projecto por parte da Virtual

Gestão da Mudança

Liderança da equipa de projecto

Envolvimento dos elementos chave

Integração da equipa de projecto (Virtual e Consórcio)

Âmbito do projecto e o standard

Interfaces de migração e replicação de dados

Orçamentos e calendários irrealistas

?

RespostasRespostas

11



Tópicos Teoria da Gestão de Projectos

Empenhamento a partir do topo (Envolvimento da Direcção)Sentimento de “propriedade” do projecto por parte da VirtualGestão da MudançaLiderança da equipa de projectoEnvolvimento dos elementos chaveIntegração da equipa de projecto (Virtual e Consórcio)Âmbito do projecto e o standardInterfaces de migração e replicação de dadosOrçamentos e calendários irrealistasFalhas de componentes fornecidos externamenteFuncionalidade software não corresponde ao requeridoPerformance do Sistema

?

RespostasRespostas



Análise Quantitativa

Factor de Risco Prob. Imp. Nível Risco

Empenhamento a partir do topo (Envolvimento da Direcção) Médio Alto Alto Sentimento de “propriedade” do projecto por parte da Virtual Alto Médio Médio Gestão da Mudança Alto Alto Alto Liderança da equipa de projecto Baixo Médio Médio Envolvimento dos elementos chave Médio Médio Médio Integração da equipa de projecto (Virtual e Consórcio) Médio Médio Médio Âmbito do projecto e o standard Médio Alto Alto Interfaces de migração e replicação de dados Baixo Médio Médio Orçamentos e calendários irrealistas Baixo Baixo Baixo Falhas de componentes fornecidos externamente Médio Médio Médio Funcionalidade software não corresponde ao requerido Médio Médio Médio Performance do Sistema Médio Médio Médio

?

RespostasRespostas

12



Conclusões

Metodologia ASAP não segue a teoria da gestão de projectos;

Trabalho não standard do Gestor de projecto;

?

RespostasRespostas



3

Com base no modelo de implementação dos projectos SAP (anexo C), estabeleça

um diagrama organizacional para o projecto com os papéis, responsabilidades e alocação dos elementos envolvidos (do

cliente e do consórcio).

RespostasRespostas

13



Equipa de Projecto

Equipa de Projecto Mista;

Existência de um Project Leader;

Coordenador Técnico;

Coordenador Funcional

?

RespostasRespostas



Metodologia ASAP?

<Customer Name>SAP Project Team Organization

Steering Committee

<Enter Name>Process Team Lead

Organization &Human Resources


Organization &Human Resources

<Enter Name>ProcesslTeam Lead

Accounting & Finance Management

<Enter Name>ProcesslTeam Lead

Sales Logistics

<Enter Name>Technical Team Lead

AbapDeveloper

<Enter Name>Project Manager

<Enter Name>SAP Project Manager

<Enter Name>Project Engineer/ Administration

Name 1 - Project SponsorName 2Name 3Name 4Name 5Name 6Name 7


<Enter Name>Project Sponsor


Production Logistics


BC - Technology

<Enter Name>Change Management Team

RespostasRespostas

14



Organização Mista: Matriz Forte?

RespostasRespostas



Organização por Projectos?

RespostasRespostas

15



Solução Adoptada pelo Grupo

Modelo da SAP testado com milhares de implementações e adaptado ás especificidade do produto

?

RespostasRespostas



Modelo da SAP

Controlo Qualidade

Promoção da

Mudança

Equipa Financeira Equipa Logística

Equipa Workflow Equipa

BC/Tecnologia Equipa ABAP

Desenvolvimento

Direcção do Projecto

Comité Directivo

Coordenação

Funcional

Coordenação

Tecnológica

?

RespostasRespostas

16



PerfisPatrocinador do ProjectoDirector de ProjectoDirector da Gestão da MudançaCoordenador FuncionalCoordenador TecnológicoChefe de equipa FuncionalChefe de equipa TecnológicaConsultor FuncionalConsultor TecnológicoEquipa de Acompanhamento da Virtual

?

RespostasRespostas



Comunicação de projecto

Relatório Responsável Periodicidade Destino

Actas de reunião da Comissão de Controlo

Director de projecto da Virtual e Consórcio

Mensal Comité Directivo de Projecto

Relatório de progresso

Director de projecto da Virtual e Consórcio

Quinzenal Direcção de Projecto

Actas de reuniões de ponto de situação das equipas

Responsáveis de projecto do Consórcio e/ou da Virtual

Semanal Equipa de gestão do projecto

?

RespostasRespostas

17



Conclusões

Planeamento inicial em relação á constituição das equipase atribuição de responsabilidade e funções correctamente

Não envolvimento activo por parte da equipa de acompanhamento de projecto da Virtual

A Virtual deveria ter sido “penalizada” quer com a renegociação do valor da proposta, quer com o alargamento do prazo de execução.

?

RespostasRespostas



4Proponha uma arquitectura base para a solução tecnológica a implementar, tendo em atenção as

necessidades do cliente e os requisitos do produto seleccionado. Desenhe os diagramas de

contexto e tecnológico.

RespostasRespostas

18



Necessidades da Virtual

Alta disponibilidade do sistemaSistema distribuídoExistência de algumas BDs Oracle na VirtualPreferencialmente plataforma IntelHardware certificado

?

RespostasRespostas



Arquitectura Client/Server

Three-tierClient/Server

Distributed Presentation

Two-tierClient/Server

SAP R/3 System

Multi-Layer Cooperative Client/Server

PresentationPresentation ApplicationApplication DatabaseDatabase

Central System

?

RespostasRespostas

19



Critérios de selecção

Localização geográfica do negócio;Estrutura organizacional da

empresa/companhia;Aplicações utilizadas e número de utilizadores;Equipamentos a utilizar.

?

RespostasRespostas



Abertura: Ambiente Tecnológico do SAP R/3

DB2 forDB2 forOS/390OS/390

DB2 for AIXDB2 for AIXINFORMIXINFORMIX --OnLineOnLine

ORACLEORACLE

Windows 3.1, Windows 95, Windows NT,Windows 3.1, Windows 95, Windows NT,OSF/Motif *, OS/2 Presentation Manager (PM),OSF/Motif *, OS/2 Presentation Manager (PM),

Macintosh *, JavaMacintosh *, Java

MS SQL ServerMS SQL ServerINFORMIXINFORMIX --OnLineOnLine

ORACLEORACLE

ABAP/4, C, C++, HTML, JavaABAP/4, C, C++, HTML, Java

DB2 for DB2 for OS/400OS/400

OS/390OS/390AIXAIX

HPHP--UXUXSOLARISSOLARIS

ReliantReliantUNIX (SINIX)UNIX (SINIX)DEC UNIXDEC UNIX

Windows NTWindows NT OS/400OS/400

HardwareBull/ZenithBull/ZenithCompaqCompaqData GeneralData General......

NCRNCRSequentSequent

HP (Intel)HP (Intel)IBM (Intel)IBM (Intel)SNISNI

BullBullHPHPSUNSUN

IBMIBMSNISNI

COMPAQCOMPAQ

UNIX SystemsUNIX SystemsIBMIBM

AS/400AS/400

SistemasOperativos

DiálogoSAPGUI

Linguagens

Bases Dados

IBMIBMS/390S/390

* não suportado como front-end para AS/400

?

RespostasRespostas

20



Diagrama Tecnológico

SAP – Módulos AplicacionaisSAP SAP –– Módulos AplicacionaisMódulos Aplicacionais

R/3Repositório de Dados

R/3R/3RepositórioRepositório de Dadosde Dados

Base de DadosBase de DadosBase de Dados

InterfaceProgramação

InterfaceInterfaceProgramaçãoProgramação

Comunicações

ComunicaçõeComunicaçõess

Rede InformáticaRede Informática

Sistema OperativoSistema Operativo

Plataforma de Hardware e AmbientePlataforma de Hardware e Ambiente

IndependênciaIndependênciada Plataformada Plataforma

DependenteDependenteDa PlataformaDa Plataforma

(Basis)(Basis)

TesourariaTesourariaI

ImobilizadoImobilizado

OrçamentosOrçamentos

WorkflowWorkflow

I

I

?

RespostasRespostas

LogísticaLogística



Diagrama de Contexto

SAP R/3

VIRTUAL

OS 390

I

I

I

I Gestão Pessoal

Financeira

Tesouraria

Imobilizado

I

Contabilidade

Logística

Materiais

I

Vendas

I Orçamentos

?

RespostasRespostas

21



Escolha do Grupo

Através de uma escolha acertada da infra-estrutura tecnológica, para a integração na solução SAP R/3, égarantida a operacionalidade dos sistemas de informaçãonum horizonte temporal bastante alargado.

?

RespostasRespostas



? Sizing carried out on 01-Jul-1999 Based on Sizing Data Release 4.50, dated 24-Apr-1999, 15:00 SAP VERSION: R/3 4.5 CUSTOMER: Virtual SIZED BY: COMPAQ ORGANIZATION: COMPAQ DESCRIPTION: Virtual - Windows NT Sizing produced by user based on non-defaul t parameters System Sized for the Following Number of Active Users in the Specified R/3 Modules. (High, Medium, and Low active users are defined as generating a screen change in SAPGUI every 10s, 30s, and 180s, respectively.) High Medium Low Asset Accounting FI -AA 30 160 0 Controlling CO 10 30 0 Basis Components BC 0 0 0 Enterprise Controlling EC 0 0 0 Financial Accounting FI 40 100 0 Personnel Administration PA 0 0 0 Personnel Planning PD 0 0 0 Materials Management MM 30 70 0 Treasury TR 10 30 0 Plant Maintenance PM 0 0 0 Production Planning PP 0 0 0 Project System PS 0 0 0 Quality Management QM 0 0 0 Sales and Distribution SD 0 10 0 Service Management PM-SMA 0 0 0 Warehouse Management MM-WM 0 0 0 Development Workbench DW 0 0 0 Subtotal Number of Users 110 390 0 Total Number of Users 500

RespostasRespostas

22



Factores Críticos

Sistema operativoBase de DadosHardwareSistema de Backup

?

RespostasRespostas



Solução Adoptada

Hardware seja dimensionado de acordo com a carga expectável de utilização do sistemaNível de redundânciaDisponibilidade do sistemaPlataforma tecnológica pretendida

?

RespostasRespostas

Diagrama

23



ConclusõesNo presente caso pode-se considerar que houve uma boa adequação e articulação da arquitectura tecnológica com as necessidades do cliente e os requisitos do SAP.

Incumprimento dos prazos de entrega por parte do fornecedor de hardware

Verifica-se uma desactualização tecnológica

?

RespostasRespostas



5Quais os Factores Críticos de Sucesso a

considerar ao nível tecnológico numa perspectiva da exploração e evolução

do sistema?

RespostasRespostas

24



Manutenção do Hardware

Manutenção dos Clientes SAP

Administração e Operação do Sistema

Segurança e Disponibilidade do Sistema

Factores Críticos de Sucesso

RespostasRespostas



Manutenção de Hardware

Contrato de manutenção Standard com 3 anos de garantiaTempo de resposta 4 Horas – 9x5x3 AnosTempo de resposta 4 Horas – 24x5x3 AnosTempo de resposta 4 Horas – 24x7x3 AnosTempo de reparação 6 Horas – 24x7x3 Anos

RespostasRespostas

25



Manutenção dos clientes SAP

Acesso ao sistema via browser

Utilização de ferramentas de monitorização, manutenção e helpdesk (Msft SMS ou HP OpenView)

Intervenção no local

RespostasRespostas



Administração e operação dos sistemas

Administração a cargo da Virtual

Administração do Sistema por uma empresa de Outsourcing

Administração mista – Tarefas mais rotineiras realizadas pela Virtual e as mais completas por outsourcing

RespostasRespostas

26



Segurança e disponibilidade do sistema

Backups OnlineBackups OfflineRotação das TapesArquivo das TapesElaboração de um plano de contingência e disaster recovery

RespostasRespostas




Tempo de reparação 6 Horas – 24x7x3 Anos – Call to Repair

Contrato de manutenção Preventiva com uma peridodicidade a definir não inferior a 2 semanas e nunca superior a um mês

RespostasRespostas

27




Utilização de ferramentas de monitorização, manutenção e helpdesk (Msft SMS ou HP OpenView)

RespostasRespostas




Administração mista – Tarefas mais rotineiras realizadas pela Virtual e as mais completas por outsourcing

Contratação com o consórcio de manutenção correctiva e preventiva do ambiente SAP

RespostasRespostas

28




Backups Online DiáriosBackups Offline MensaisRotação das Tapes semanalArquivo das Tapes de sexta feira durante 1 mêsElaboração de relatório de contingência e disaster recovery

RespostasRespostas




Tempo de resposta 4 Horas – 9x5x3 AnosApenas trabalham durante a semana e em horário laboral

RespostasRespostas

29




Não foi definido inicialmente nenhum plano de manutenção

Mais tarde foi implementada uma solução de gestão dos clientes via Browser. Toda a comunicação é feita sobre HTTPS

RespostasRespostas




Administração feita por outsorcingDevido ao afastamento do projecto por parte da equipa do cliente.

Apoio Local correctivoApoio local PreventivoIntervenções evolutivas e aperfeiçoativas do ambiente SAP

RespostasRespostas

30




Backups Online DiáriosBackups Offline MensaisRotação das Tapes semanalArquivo das Tapes de sexta feira durante 1 mêsVerificação quinzenal das tapes arquivadas

RespostasRespostas



Manutenção Hardware

Soluções

Parâmetros

Resposta em 4 horas na

modalidade 9X5X3Anos

Resposta em 6 horas na

modalidade Call to Repair durante

24X7X3Anos Resposta Rápida ? ?

Resolução Rápida Garant.

?

Menor Custo ? Maior Robustez e

Cobertura ?

A dministração do Sistema

Soluções Parâmetros

Administração Mista

Administração Externa

Menor Dependência Ext.

?

Menor Custo ? Menor Responsab.

Organ. ?

Menos entidades envolv.

?

RespostasRespostas

31



Ferramenta de diagnóstico

Ferramenta de apoio a um gestor de projecto para ajuda a controlar a implementação de uma solução infra-estrutural para SAP R/3

SAP DIAG

DiagnósticoDiagnóstico



ConclusõesNão fazer desvios às funcionalidades do Standard de forma a que seja a empresa a adaptar-se ao SAP e não o contrário;

O tipo de organização onde se vai implementar influência o Projecto;

Identificar os Riscos não basta;

Promover a integração da equipa do Projecto;

Dimensionar a arquitectura tecnológica aos requisitos do SAP.

ConclusãoConclusão

32



BibliografiaPressman, Roger S. – “Engenharia de Software”, Makron Books, 1995, S. Paulo – Brasil. (ISBN 853460237-9)

Vliet, Hans Van - “Software Engineering – Principles and Practice”, Second Edition, 2000, John Wiley & Sons, Ltd. – England (ISBN 0-471-97508-7)

Project Management Institute - “A Guide to the Project Management Body of Knowledge”, 2000 Edition, 2000 – EUA(ISBN 1-880410-23-0)

mestrado em gest ão de sistemas de informa ção gestÃo de...

Documents