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Digitalização de documentos em papel e manuseio de documento digitalizado automático

Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento

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Direitos Autorais © RSD 2007. Todos os direitos reservados.

1. Contexto

2. O documento eletrônico: um meio de transmitir informação

a. Valorização da informação

b. Implementação

c. Digitalização

d. Recuperação de repositórios de documentos e criação de um sistema de arquivamento

e. Leitura automática de documento (ADR) e validação

3. Estudo de caso: Gerenciamento de seguro, reivindicações

a. O desafio

b. Solução

c. Sinopse da aplicação

4. Conclusão


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1. Contexto

A troca de informações permite que a empresa se adapte a suas operações e organizações

de acordo com os requisitos dos usuários, clientes, membros, fornecedores e

gerenciamento.

Uma quantidade cada vez maior de informação é trocada diariamente, normalmente na

forma de documentos. Um documento contém informação. Normalmente está vinculado a

um produto com recursos para a escrita ou gravação e com a finalidade de comunicar ou

armazenar volumes de conteúdo. Pode ser utilizado para fins de consultas ou confirmações.

Existem de várias formas: como mídia de papel, eletrônica e de voz. Pode ser armazenado,

localizado, identificado e medido.

Ao ser criado, um documento apresenta um impacto apreciável em seu ambiente devido à

importância dada ao conteúdo que ele transmite, então, com o passar do tempo, ele vai se

tornando menos essencial e até obsoleto (p. ex., um memo).

A prioridade do documento eletrônico em uma empresa tornou-se tão evidente que levou a

um amento de volume de dados em circulação – tanto fora quanto dentro da empresa – e em

uma aceleração de trocas de dados.

Portanto, tornou-se mais difícil gerenciar documentos e as informações que eles contêm,

localizá-los, acessá-los, e não só isso, mas também verificar sua relevância.

Consequentemente, a distribuição de informações na empresa é um obstáculo real para a

eficiência do trabalho e competitividade.

Algumas estatísticas - (Fonte Capital Magazine):

O custo de arquivamento de documentos em papel varia de €0,46 a €1,53 (de $0,60 a $2,10)

e de sua busca de €4,60 a €305,30 (de $6,03 a $400,50), sendo que as empresas

produziram 172 bilhões de fotocópias em 2000.

O volume de documentos impressos pelas empresas está aumentando a um índice de 3 a

5% por ano e representa 90 a 95% das informações que circulam na empresa.


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2. O documento eletrônico: um meio de transmitir informação

a. Valorização da informação

O documento apresenta diversas funções que, direta e simultaneamente, atendem aos

interesses das informações daqueles que as originaram e dos destinatários. Esse meio

possibilita transmissão rápida, distribuição mais ampla, custos reduzidos e permite obter

grande facilidade de operação e processamento.

Essas vantagens podem ser utilizadas pela empresa para aumentar sua produtividade, gerar

grandes economias e utilizar novas possibilidades oferecidas pela legislação (por exemplo: a

digitalização projetada de folhas pagas na França).

O documento eletrônico está assumindo a liderança como o meio de transmissão de

informação. No contexto de um arquivo simples, cuja consulta e acesso são regulamentados

e certificados*, a disponibilização em formato digitalizado de todos os documentos,

independentemente de seu meio original (analógico, microforma, fotografia, papel...) parece

ter se tornado uma necessidade.

Essa disponibilização é implementada pela utilização de tecnologias da Internet empresarial

que abre novas perspectivas de colaboração e compartilhamento de dados e conteúdo.

*cf: Memo de Posicionamento sobre Arquivamento Jurídico. Relatório Branco. 2006 - RSD

SA.

b. Implementação

A digitalização consiste de um processamento de meios físicos de modo a transformá-los em

documentos digitalizados.

São abrangidos diversos aspectos da produção de conteúdo:

O “gerenciamento de saída” consiste do gerenciamento de fluxo de documentos

produzidos por saídas de software. Atualmente é imperativo limitar a impressão

desses documentos e favorecer a distribuição na forma de documento eletrônico

por canais da Internet e e-mails… (p.ex., notas fiscais e extratos bancários). Essa

digitalização “na fonte” pode, no entanto, requerer que uma cópia de papel seja

gerada e mantida por um determinado número de documentos gerenciados.

O “gerenciamento de entrada” consiste da transformação da mídia, tal como notas

fiscais em papel e processos físicos, em seus equivalentes digitalizados.



O gerenciamento de entrada ou “geração de imagem” fica sujeito a certas restrições:

De fato, a digitalização de documentos de papel requer a implementação de procedimentos

associados com a preparação do documento. Trata-se de desfazer maços, remover

grampos, solucionar questões de formatos e gramatura, e organizar a preparação em lotes,

etc.

Isso também implica na disponibilização de métodos que permitam a integração rápida da

imagem digitalizada no repositório do documento com um mínimo de intervenção humana.

Além da infraestrutura de equipamentos, esses métodos são organizados com o auxílio de

software capaz de otimizar processamentos e atender aos requisitos de automação.

Essas soluções disponibilizam um serviço de leitura automática de documentos (ADR) –

leitura ótica de caracteres (OCR) tipo: áreas e textos completos, reconhecimento de formato,

código de barra, caixas de seleção, e/ou digitalização de empurrar e puxar (push/pull).

Essas tecnologias possibilitam uma indexação automatizada do documento de modo que

possa ser arquivado em termos de regras relevantes profissionais ou empresariais padrão;

elas podem ser também aplicadas para a extração de dados durante operações.

A metodologia em questão consiste em passar da fase de aquisição à recuperação com a

indexação do documento sendo uma etapa intermediária. Essa indexação pode ser feita

manualmente por volumes limitados ou documentos individuais.

Gerenciamento de entrada ou de geração de imagens representa a “fase” industrial da

digitalização de documentos arquivados pela empresa, ou enviados por ela, no formato de

papel. A integração automatizada do processo de indexação do documento de papel de

entrada (IM) é necessária para otimizar o gerenciamento. Por meio da extração do

documento de informações identificadas como “uma ocorrência única”, é então possível

associá-lo ao seu “contexto operacional”. Essa questão pode ser facilmente solucionada

utilizando tecnologias de reconhecimento de caractere datilografado ou manuscrito.



c. Digitalização

É necessário digitalizar documentos em papel “não estruturados” para convertê-los

em documentos eletrônicos de formato padrão (Tiff G4, JPEG, PDF e PDF/A, etc.)

de acordo com os requisitos da empresa.

Durante essa digitalização, diversos níveis de ajuste estarão disponíveis ao

operador:

Geral: tal como o tipo de digitalização (carregador automático com ou sem

separadores de páginas…)

No documento: o número de páginas por documento, detecção do

separador de documentos, eliminação de páginas em branco

Nos parâmetros do scanner: formato (A3, A4…), resolução (300, 600

dpi…), etc.

Nos parâmetros de captura: digitalização de frente/verso, pré-visualização

de imagem, visualização automática após a digitalização

Nos parâmetros da OCR: realinhamento de imagem, reconhecimento de

todo conteúdo da imagem ou de uma parte delineada exata do conteúdo da

imagem (indexação)

Após serem digitalizados, esses documentos são então classificados, gerenciados e

armazenados em diferentes tipos de mídia, tais como cartuchos, fita magnética, CD

e/ou DVD. Essas mídias são utilizadas principalmente no arquivamento de

documentos para períodos mínimos de consulta e ao mesmo tempo com alto custo-

benefício. Outra mídia menos padronizada pode ser utilizada, tal como disco óptico

digital, magneto-óptico, leitores zip, duplicador de imagem ou jukebox.

Quanto ao estabelecimento de uma forma de referência “ativa” (consulta, edição de

documentos arquivados, link com o arquivo), após os arquivos terem sido

digitalizados, eles podem ser recuperados em uma base de dados documentária por

meio de exportação ou coleta automática.

Benefícios:

Redução de estoque de papel e aumento de espaço útil

Custos reduzidos de armazenamento

Tempo de arquivamento e de consulta a arquivos reduzidos

Deixar a informação mais segura com a criação de nova forma de

armazenamento (em caso de roubo ou incêndio, por exemplo)



d. Recuperação de repositórios de documentos e criação de um sistema de

arquivamento

Para facilitar a utilização de todos seus arquivos, a empresa necessitará centralizá-

los, coletando-os em um único centro de referência.

A criação desse sistema de arquivamento - juntamente com a implementação de um

plano de arquivamento - permitirá que a empresa otimize a distribuição e utilização

de todos os conteúdos produzidos, recebidos e arquivados.

Com relação aos arquivos de “papel” a operação consiste em digitá-los

completamente e armazená-los em um “depósito” de documentos.

Ao associar esses documentos com o sistema de Gerenciamento de Conteúdo de

Empreendimento, a empresa desenvolve o valor de seu repositório de documento

pela disponibilização on-line desses conteúdos da mesma forma que seus dados,

sendo os dados “estruturados” ou “não estruturados”.

O desempenho das ferramentas de indexação permite uma velocidade considerável

tanto na recuperação quanto na consulta dos documentos armazenados nesse

repositório de documentos.

Além da habilidade de racionalizar, a operação de digitalização a empresa pode

manter o repositório de documentos em um servidor que permitirá aos usuários

arquivar, consultar ou distribuir os documentos pela Internet ou rede local. A

organização é também capaz de capturar e gerenciar todos os tipos de documentos

e dados em uma única localização (Documentos do Microsoft Office, Acrobat (PDF),

fotografias (Jpeg, Pcx), desenhos, e-mails e centenas de outros formatos.

Benefícios:

Redução de espaços de armazenamento

Facilidade de acesso a documentos e dados mantidos sob segurança

Gerenciamento dos dados mais utilizados na empresa

Criação de um único ponto de acesso para os dados da empresa

Agilização de operações de pesquisa

Compartilhamento simultâneo de informações por diversos terminais



e. Leitura automática de documento (ADR) e validação

A leitura automática de documento (ADR) é um sistema que permite que o conteúdo

seja reconhecido em uma página manuscrita ou digitada. Em comparação com o

reconhecimento de caractere óptico (OCR), que apenas identifica caracteres, o ADR

executa todo o processamento necessário para recuperar as informações da página.

Esse sistema de leitura tem como função principal processar os documentos que

entram na empresa, tais como formulários de pedidos, formulários de entregas,

notas fiscais, etc.

Com esse sistema, o processo de aquisição de dados é executado em diversas

etapas, que são independentes entre si:

Preparação e configuração dos formulários.

Digitalização e identificação do formulário.

Digitação manual de determinados caracteres não reconhecidos - apesar

de uma taxa de reconhecimento muito alta (100% das caixas de seleção e

98% de texto manuscrito) a digitação manual de alguns caracteres não

reconhecidos é, às vezes, necessária.

Exportação de dados interpretados para o sistema de IT selecionado para o

processamento de dados.

Uma vez concluído esse processo de aquisição e dependendo da natureza dos

documentos digitalizados, pode ser necessário implementar um processo de

validação (fluxo de trabalho) antes do arquivamento.

Nesse estágio, a validação não é técnica no sentido em que o procedimento não é

executado de acordo com os critérios de qualidade do documento. Trata-se de uma

fase operacional importante baseada em informações (metadados ou índice)

permitindo uma correspondência do documento com uma ação ou outro conteúdo.

De forma correspondente, no caso de notas fiscais de fornecedores, a ADR permite

que informações sejam recuperadas com relação ao originador, quantidade, tipo de

documento, etc. e o documento seja integrado no sistema de referência da empresa

perfeitamente de acordo com o sistema de arquivamento.

Por meio da ferramenta de fluxo de trabalho, o intervalo de validação permitirá que

informações sejam utilizadas para finalidade de processamento: por exemplo,

validação e implementação de um processo englobando pagamento de nota fiscal,

integração de contabilidade, arquivamento do documento, etc.

Benefícios:

Retorno bem rápido de investimento (economia de tempo, portanto,

economia de recursos financeiros)

Processamento de todos os tipos de formulários

Menos erros de entrada manual

Integração automática de dados com diferentes programas de

processamento



3. Estudo de caso: Gerenciamento de seguro, reivindicações

a. O desafio

O gerenciamento de reivindicações de seguro (sinistros) é uma área chave para a

proteção de assegurados.

Do ponto de vista das seguradoras, é um fator determinante de concorrência entre

as empresas e para o refinamento da imagem da indústria de seguros.

Esse é o motivo pelo qual a OECD*, em suas recomendações preparadas pelo

Comitê de Seguro da OECD e adotadas pelo Conselho da OECD em 24 de

Novembro de 2004, solicita às seguradoras e autoridades públicas dos países

membros da OECD para assegurarem a existência de um gerenciamento eficaz e

equitativo das reivindicações de seguro, levando em consideração o código de boa

prática anexada nessa recomendação.

O tratamento de uma reivindicação envolve diversos processos, que incluem as

seguintes fases:

Declaração da reivindicação (abertura de um processo)

Recebimento da solicitação de compensação (documento em papel ou em

formato eletrônico)

Emissão do processo

O processo preparado pela seguradora envolve o seguinte:

o número de registro da reivindicação

o número da apólice o nome do titular da apólice de seguro /

reclamante / beneficiário

um documento resumindo o desenvolvimento e estado da

inspeção do processo

o tipo de seguro

a data da abertura do processo

a data da reivindicação

a data da notificação

a descrição da reivindicação

dados dos reclamantes

data da avaliação dos danos

se necessário, a cópia em papel e/ou em formato eletrônico dos

relatórios por especialistas e investigadores

identificação do especialista

custo estimado dos danos

data dos pagamentos e seus respectivos valores

se aplicável, a data da recusa

se aplicável, os nomes de intermediários

a data de fechamento do processo

os documentos de reconstituição (remontagem) entre a seguradora e o

titular da apólice do seguro / reclamante / beneficiário

*OECD boa prática no gerenciamento de reivindicações de seguro – 2004



Avaliação dos danos (o documento que foi utilizado como a base para o

estabelecimento do valor da compensação)

As seguradoras também devem ser responsáveis pelo atendimento aos limites de

tempo com relação a solicitações de compensação de possíveis petições e quanto

ao acordo de disputas durante a execução de verificações internas de serviços de

solução de reivindicações.

Para responder às previsões de empresas nesse setor da economia, e permitir que

elas atendam a essas recomendações, será necessário estar apto a:

“Acompanhar um arquivo (processo) do cliente completamente durante sua fase

operacional, relacionar esse arquivo com os arquivos relativos às políticas que o

cliente retirou, mas também relacionar esse arquivo ou esses arquivos com

possíveis processos de reivindicações e fornecer o histórico caso venha a ser

comprovadamente necessário (AUDITORIA)”.

b. Solução

O primeiro requisito é o de digitalizar as declarações de reivindicações (formulários

de solicitação de compensação adaptados ao tipo de seguro em questão e

fornecidos pelas seguradoras) preenchidas pelos titulares da apólice do seguro. A

imagem dessa declaração é o elemento chave da criação automática ou manual do

próprio arquivo (processo) de reivindicação relacionado com o arquivo do titular da

apólice do seguro e/ou do seguro em questão.

O executivo de TI da organização e seus associados encarregados de identificar

uma solução eficaz para o gerenciamento de documentos eletrônicos fazem uma

escolha estratégica para aperfeiçoar o gerenciamento, consulta, rastreabilidade e

preservação de seus arquivos de titulares de apólice de seguros.



c. Sinopse da aplicação

Quando a declaração chega por e-mail, ela é digitalizada e registrada no sistema de

IT da empresa por meio de inclusão na solução de gerenciamento de documentos

utilizada como base para a aplicação do gerenciamento de reivindicações.

Quando uma declaração for feita em um formato eletrônico o documento é incluído

como o mencionado acima.

A inserção do documento eletrônico pode ser automatizada até o ponto em que o

módulo de inserção possa extrair informação de indexação do conteúdo do

documento.

O registro do documento é acompanhado de seu arquivamento manual (se colocado

em uma cesta) ou automático e atua como um gatilho para o início do procedimento

de gerenciamento da reivindicação em questão.

Então, o arquivo é criado e seu conteúdo aumentará à medida que a solução da

reivindicação for avançando.

Sua acessibilidade é possível por todos envolvidos: pelo cliente, o ajustador da

apólice ou de reivindicações (mesmo pelo próprio cliente) é um dos valiosos

aspectos adicionais da solução com as quais a digitalização, ingestão e

gerenciamento de documentos eletrônicos estão associados.



Sinopse de gerenciamento de reivindicações

1. Criação de um arquivo de reivindicação logo que a declaração for recebida

2. Digitalização dos documentos do cliente

3. Captura automática dos documentos produzidos no contexto do gerenciamento

da reivindicação e arquivamento no arquivo do titular da apólice do seguro

4. Digitalização de documentos complementares necessários para o

processamento

5. Monitoramento de acesso a informações (gerentes, agentes...) e

disponibilização dos resultados por meio de um portal seguro da Internet

O sistema e a digitalização de itens intensificam a rastreabilidade e segurança do

processamento e gerenciamento de arquivos, pois oferecem uma forma simples e

eficaz de assegurar a recuperação imediata de qualquer item que constitui a fase

pré-analítica de um arquivo e uma redução considerável no volume de fotocópias.

Benefícios:

Colocação de todos os documentos em um formato digital digitalizando o

arquivo do cliente

Assegurar um acesso seguro ao documento – ou todas as partes do

arquivo podem ser acessadas pelos gerentes autorizados envolvidos

Desmaterialização do arquivo, garantindo a relevância e integridade das

informações que ele contém

Centralização de informações e garantia de sua segurança

Colaboração, redução de espaço de armazenamento em escritórios, nível

de serviço fornecido ao cliente, produtividade, etc.



Declaração

recebida

Criação de um arquivo de reivindicação e arquivamento

do documento

Digitalização e inserção do documento estabelecendo o documento de reivindicação

Início do procedimento de gerenciamento da

reivindicação

Link com o arquivo do titular da apólice do seguro e/ou

apólice do seguro

Proposta de acordo

(solução)

SIM

NÃO

Discussão e novos documentos do titular da

apólice do seguro

Nova proposta de

acordo

SIM

NÃO

Fechamento da reivindicação e atualização do arquivo do titular da apólice do seguro

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Arquivado em uma pasta de

Litígio

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DIT

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4. Conclusão: digitalização, uma preocupação comum em empresas de todos os portes

O interesse em solução para digitalização tem aumentado desde a legislação relativa à responsabilidade das empresas no contexto de suas operações ter se estendido a todas as organizações e empresas.

Na verdade, os requisitos de atendimento com relação à aplicação do tipo Sarbanes Oxley, Basel II ou IAS/IFRS, as regulamentações não são mais aplicáveis somente a empresas reconhecidas como de grande porte, sendo que um número cada vez maior de pequenas e médias empresas / pequenas e médias empresas industriais estão também adquirindo gerenciamento, monitoração e desempenho-controle satisfatórios.

No contexto de utilização desses pacotes de firmware específicos, o processamento documentário eletrônico também deve estar associado a procedimentos relacionados com conformidade. Dessa forma, as empresas estão também interessadas em saber se as soluções de nova geração disponíveis no mercado são direcionadas somente para grandes organizações, emitindo e recebendo um volume considerável de documentos e e-mails.

Hoje em dia, estão todos enfrentando a realidade de uma economia baseada em uma circulação de aumento constante de documentos. As informações são trocadas em mídia de papel e em formatos eletrônicos, independentemente do tamanho da empresa.

Portanto, está se tornando crítico integrar o aspecto de papel no fluxo de trabalho eletrônico para centralizar as operações de gerenciamento e aumentar a produtividade e eficiência de relacionamentos com clientes e ao mesmo tempo reduzir custos operacionais. Essas preocupações não são mais prerrogativas de empresas grandes. Empresas pequenas e médias são também afetadas pelo volume de troca global de informações e estão sendo desafiadas quanto à conformidade com os requisitos.

Ao mesmo tempo, uma característica do mundo das empresas pequenas e médias é que possuem recursos limitados de informática e nem sempre têm o conhecimento necessário para instalar e manter soluções dedicadas.

Nesse contexto, o aspecto técnico é apenas um estágio em uma estratégia de gerenciamento documentário. Soluções homogêneas, integradas muito provavelmente constituem uma resposta mais adequada aos requisitos de empresas pequenas e médias e de grandes cadastros contábeis.

Os pontos-chave dessa integração são:

Convergência entre gerenciamento de saída e entrada em uma única solução

Exclusividade no sistema de arquivamento Sistema de arquivamento robusto Padronização e atendimento com normas técnicas Acesso seguro Longevidade satisfatória Arquitetura em aberto (por termo indeterminado) Alto grau de disponibilidade independentemente dos volumes manuseados

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