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Doc Number 022460

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Doc Type 3.3- SOP Level 3

MANUAL DE QUALIFICACAO E AVALIACAO DE FORNECEDOR

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Confidential Information Old Document Reference MOT/LOG/190 /11

1 Objetivo

Informar a todos os Fornecedores críticos da bioMérieux Brasil o funcionamento do Processo de qualificação e avaliação dos mesmos.

2 Domínio de Aplicação

A todos os fornecedores críticos que forem qualificados pela bioMérieux Brasil.

3 Procedimento

Todos os fornecedores críticos da empresa deverão receber esse manual no momento da qualificação e deverão seguir todas as orientações nele mencionadas.

3.1 Política da Qualidade

3.2 Mensagem aos Fornecedores

Exigir qualidade nos produtos e serviços que se utiliza é uma atitude quase instintiva. Além disto, é um direito que deve ser exercitado plenamente.

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A exigência por qualidade se torna ainda maior no segmento de Saúde, no qual a BioMérieux está inserida. Nossa política da qualidade estabelece o compromisso com as necessidades dos clientes e a permanente busca por produtos e serviços inovadores. Para tanto, é imprescindível desenvolver parceria com todos os fornecedores. Afinal, o nosso sucesso e o de nossos parceiros estão intimamente ligados.

A BioMérieux possui responsabilidade ambiental em relação à comunidade na qual está inserida, por isso cada vez mais acompanhamos o compromisso de nossos fornecedores com o Desenvolvimento Sustentável e ações concretas para minimizar ou compensar danos ao meio ambiente.

Regras e compromissos claros facilitam a vida. Por isso estamos divulgando este Manual e acreditamos firmemente que será um importante instrumento para a melhoria de seus processos internos.

Para nós a qualidade está acima de tudo. Para você também? Portanto, não queremos que permaneça numa mera declaração de fé, mas sim estabelecer conjuntamente este compromisso.

Tatiana Teixeira Diretora Industrial

3.2.1 Politica da Qualidade para os Fornecedores

1- O fornecedor, como parceiro, deve conhecer, entender e cumprir todos os nossos requisitos de qualidade para itens e/ou serviços;

2- Os critérios estabelecidos neste manual são básicos para um eficaz sistema de gerenciamento da Qualidade, que trará benefícios para o fornecedor, clientes e pessoas envolvidas no processo;

3- A bioMérieux pratica e espera dos seus fornecedores um Sistema da Qualidade que seja documentado, implementado, mantido e continuamente aprimorado;

4- É através desta política que sustentamos nossa competitividade e conservamos nossa posição dentro do mercado.

5- E o comprometimento do fornecedor com o nosso Estatuto de Desenvolvimento Ético e Sustentável.

3.3 Conteúdo

O programa de Qualificação e avaliação de Fornecedores deve ser realizado anualmente, por meio da avaliação de desempenho com base em indicadores.

Para cada produto entregue ou serviço efetuado será feita avaliação de desempenho. A consolidação das informações é realizada semestralmente através do IQF e no final de cada ano através do IQF Final.

No programa anual de auditoria de fornecedor são incluídos os fornecedores críticos de acordo com o procedimento estabelecido pela Garantia da Qualidade ou por HSE. Esta pode ser presencial ou mail in (formulário a ser enviado para o fornecedor).


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Para registrar o desempenho na auditoria (não conformidades registradas durante a auditoria) e não conformidades registradas extra auditorias foi criado o IQS para completar os indicadores de performance,

O resultado da avaliação anual de desempenho é comunicada formalmente ao fornecedor (e-mail, correspondência).

COMITE DOS FORNECEDORESA partir do segundo semestre de 2011 foi implantado um Comitê de Fornecedores com reuniões mensais. Nesse comitê são levados assuntos pertinentes aos fornecedores críticos, incluindo performance mensal, fornecedores em seleção, os contratos em andamento, os que foram qualificados no mês, revisão dos status, níveis e classificações de cada fornecedor, bem como o estabelecimento de planos de ação e metas para os fornecedores.Esse comitê será formalizado em ata com todos os assuntos discutidos e decisões tomadas; e deverá ter um representante de Suprimentos, um representante da Garantia da Qualidade, um representante de HSE e um representante das áreas envolvidas como: Infraestrutura, Produção, Controle de Qualidade, entre outros. Outras pessoas podem ser convidadas como observadoras do Comitê.

Toda decisão tomada pelo Comitê não poderá ser contestada.

TOP Suppliers – São fornecedores considerados estratégicos para o ano vigente, de acordo com o volume de compras, matriz estratégica e projetos, esses fornecedores serão acompanhados de perto em função de sua maior criticidade e impacto ao negócio, serão feitas reuniões semestrais e estarão identificados no painel de fornecedores.

Estes estão identificados no banco.

Critérios para Avaliação de Fornecedores :

A avaliação do fornecedor será definida pelo resultado do IQF Final, de acordo com os seguintes critérios:

IQF Final >= 80% Fornecedor APROVADOIQF Final =70% <= 79,99% Fornecedor APROVADO, PORÉM NECESSITA PLANO DE AÇÃOIQF Final < 70% Fornecedor REPROVADO

Classificação dos Fornecedores quanto ao Desempenho (IQF)

Nível A: Desempenho excelente. IQF = 100%

Nível B: Desempenho acima do esperado. IQF entre 90% e 99,99%

Nível C: Desempenho dentro do esperado. IQF entre 80% e 89,99%.

Nível D: Fornecedores que deverão apresentar melhoria dentro do prazo estipulado no plano de ação estabelecido. IQF inferior a 80%.


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Classificação dos Fornecedores quanto a Criticidade

A decisão de ter ou não contrato formal será confirmada pelo Comite. Aqueles que tiverem a necessidade do mesmo só poderão entregar produto ou efetuar serviço mediante contrato assinado.

Procedimento de Avaliação de Desempenho

Esta avaliação é feita a cada produto entregue ou serviço efetuado pelo gestor da área requisitante. Ao fechamento de cada mês é verificado o IQF obtido naquele período, e no final do semestre é feita uma consolidação. A primeira consolidação semestral em julho só gerará o IQF para acompanhamento de performance. Somente na consolidação de final do ano é que obteremos o IQF Final em função das auditorias realizadas no ano.

Critérios para cálculo do IQF:

A avaliação de desempenho é calculada com base nos seguintes critérios:

Para Fornecedores de Produtos

Para obtenção do IQF serão calculados primeiramente o OTIF e IQ.

1-OTIF é a soma dos pesos dos seguintes índices: IQE,IQR,IQP,IQD,IQDS, cujo total é 100%

IQE 30%

IQR 15%

IQP 40%

IQD 10%

IQDS 5%

2-IQ – O índice de aceitação de lotes será aprovado(100%) ou reprovado (0%), calculado com base na médias das entregas de lotes aprovados IQI.

crítico 1 crítico 2

Produtos/ serviçosAlta probabilidade de

afetar a qualidade do

produto e meio ambiente

Pode afetar a qualidade

do produto e meio

ambiente, mas não é

provável

Questionario de Auto

Avaliação completo completo

Auditoria Presencial ou mail in Não há obrigatoriedade

Pesquisa de clientes obrigatória

A ser decidido junto ao

comite

Documentação básica completa limitada

Documentação específica obrigatória obrigatória


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3-IQS – Índice de Qualidade do sistema – quantidade de NC (Não conformidades) ponderadas conforme nível de gravidade do desvio.

Tabela de Deméritos para IQSCritérios DeméritoNão conformidade grave ou acima de 05NC registradas. 20%03-04 Não conformidades 10%01-02 Não conformidades 05%

CÁLCULO DO IQF FINAL Para Produtos

OTIF + IQ /2 = IQF

IQF final = % IQF - % IQS

Para Prestadores de Serviços:

Para serviço e itens importados será obtido um IQF com base nos seguintes indicadores:

IQE – Índice de Qualidade de Especificações – conforme as especificações técnicas solicitadas no pedido

IQP – Índice de Qualidade de Prazo – conforme data solicitada/acordada com o fornecedor

IQD – Índice de Qualidade de Documentação - entrega da documentação no prazo e adequadamente preenchida (cronograma de projeto, ordem de serviço, recibo, relatórios, etc.)

IQA - Índice de Qualidade de Atendimento ao Cliente – avaliação baseada na satisfação do requisitante quanto ao serviço prestado pelo fornecedor.

O departamento solicitante de um serviço é responsável por rever e medir a performance desse fornecedor conforme as especificações contratadas quando o serviço tiver sido realizado.

Processo de Seleção de um Novo Fornecedor

Primeira Etapa – Cadastro O departamento de Suprimentos preencherá o formulário 020293 (Criação e Mudança do Cadastro de um Fornecedor) e enviará o mesmo ao Departamento de Logística para o cadastro do fornecedor. Caso o fornecedor se enquadre nos critérios de Fornecedor Crítico, deverá ser preenchido também o formulário 022440 (Solicitação de Qualificação ou Desqualificação de Fornecedor Crítico) para inclusão no Painel de Fornecedores como Fornecedor em seleção.Quando crítico, o cadastro no Movex só será feito após a qualificação do mesmo ou nos casos de: recebimento e pagamento de amostra para certificação do fornecimento e nos casos de aprovação temporária. Com exceção para aqueles que já prestaram serviços anterior ao procedimento e/ou fornecerão outros produtos ou serviços que estavam fora do procedimento de criticidade.

A solicitação poderá ser recusada caso esteja incompleta.

De acordo com a matriz de criticidade Suprimentos seguirá as etapas da qualificação.


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A qualificação dos fornecedores ambientais só se iniciará após a consulta por parte do Dep Suprimentos do requisito ambiental na Tabela do requisitos ambientais conforme procedimento 022461 (requisitos ambientais a fornecedores).

Se o requisito não estiver na tabela os formulários 021293 e 022440 serão devolvidos.

Segunda etapa - Analise do Sistema de Qualidade, Ambiental, Análise financeira, documental e com os clientes

Analise do Sistema de Gestão Ambiental e Analise do Sistema de Qualidade

Para os fornecedores críticos será enviado o Questionário de Auto-Avaliação de Fornecedor - 022436. O mesmo deverá ser devolvido para análise do Departamento de Suprimentos, em conjunto com os Gestores dos Contratos e Garantia da Qualidade em uma semana após o recebido.

Critérios para a análise do Sistema de Gestão Ambiental, com base nas respostas do questionário.

Pontuação Obtida Classificação Ações recomendadas Reavaliação

Menor que 50 Avaliação Comitê O comitê definirá se aprovará com restrição ou se será necessário plano de ação.

06 (seis) meses

Entre 50 e 100 Apto Acompanhar avaliações mensais e enviar resultado .

01 (um) ano

Acima de 100 Diferencial Informar resultado e dar preferência em contratações futuras

02 (dois) anos

Critérios para a análise do Sistema de Gestão da Qualidade, com base nas respostas do questionário

Cálculo = (pontos obtidos/pontos possíveis) *100

Pontos possíveis = 330 – NA

>= 80% APROVADOEntre 50% e 79 % APROVADO COM RESTRIÇÃO<50% REPROVADO

Analise de Documentação:Será solicitado ao fornecedor uma lista de documentos básicos e específicos, quando couber. Essa documentação solicitada deve ser obrigatoriamente apresentada pelo fornecedor no máximo em 15 dias.

Para os fornecedores do SGA solicitaremos os documentos ambientais exigidos nos requisitos legais, conforme Tabela de requisitos ambientais – 022461. A pesquisa de satisfação de clientes não é obrigatória, principalmente se for serviço exclusivo.


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Essa documentação será arquivada conforme periodicidade descrita no controle de registro e a cada ano deverá ser atualizada pelo fornecedor. Caso não seja, o mesmo sofrerá a penalidade dos deméritos mensalmente até a entrega total dos documentos(IQDS). Mensalmente essa falta será comunicada ao comitê.

Critérios para a avaliação documental Estarão Aprovados os fornecedores que tiverem os documentos listados, excluindo aqueles que não se aplicam.Estarão Aprovados com Restrição aqueles que estiverem com protocolo de documentos. Receberão um prazo para apresentar o documento emitido;Estarão Reprovados aqueles que não possuírem a Licença e ou Alvará de funcionamento, bem como seu documento específico de acordo com o ramo de atividade ou exigência ambiental.

Análise Financeira:Após recebimento da documentação exigida, o Departamento de Suprimentos efetuará as seguintes ações:

A) Pesquisar a regularidade da empresa no site da Receita Federal, Serasa e Sintegra;B) Pesquisar o site da empresa na Internet;C) Pesquisar a empresa no site da Anvisa, para fornecedores dentro da cadeia sanitária;D) Pesquisar junto às referências de clientes citadas pelo fornecedor, a performance deste fornecedorE) Verificar a situação das certidões negativas nos respectivos sites.F) Verificar a situação no INEA dos fornecedores críticos ambientais.

A verificação da saúde financeira dos fornecedores será verificada no mínimo a cada 6 meses para todos os fornecedores críticos e não Suppliers e semestral de todos os críticos.

Terceira Etapa- Visita Técnica ou Auditoria Para os críticos 1 - será avaliada juntamente com a Garantia da Qualidade/HSE a necessidade da auditoria presencial ou mail in.Para os críticos 2 – será avaliada a necessidade de auditoria ou uma visita técnica por parte do Dep de Suprimentos ou gestor do contrato.

Quarta Etapa para produtos - Análise de amostras ou teste do serviço prestadoNos casos de fornecedores de produtos, o Departamento de Suprimentos alinhará juntamente com o Departamento de Qualidade as exigências para aprovação. Após o parecer do Controle de Qualidade favorável, segue-se o processo de qualificação.Nos casos de serviço, é possível realizar um serviço sem que a qualificação esteja pronta com o objetivo de testar a qualidade do serviço a ser prestado pelo fornecedor. Após aprovação do serviço, segue-se o processo de qualificação, conforme descrito acima.

Resultado

Após a analise das etapas acima, o Dept. de Suprimentos juntamente com o Dep de Qualidade ou HSE assinarão o resultado da qualificação.Sendo aprovado, o Dept. de Suprimentos altera o status desse fornecedor para Qualificado no Painel de Fornecedor e será cadastrado no Movex,(se não possuir cadastro anterior ao processo).O fornecedor receberá uma notificação com a indicação de estar aprovado para ser fornecedor da Biomérieux Brasil, juntamente a localização do Manual do Fornecedor (Documentos 022460) e do Estatuto de Desenvolvimento Ético e Sustentável no site da empresa na Internet, bem como as fichas técnicas ou especificações do produto e/ou serviço a ser solicitado.


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O critério de desempate para a escolha de um fornecedor será o melhor resultado na avaliação do sistema ambiental por meio do Questionário de Auto-Avaliação (Documento 022436).

No caso de não ser aprovado, o fornecedor também receberá uma notificação e seus status no Painel de Fornecedores passará a ser Não Qualificado.

OBS:

1) Os Fornecedores Internacionais já qualificados pelo grupo bioMérieux estarão automaticamente qualificados como nossos fornecedores, mas podem ser avaliados pela bioMérieux Brasil a qualquer momento que se julgue necessário.

2) Em alguns casos de produtos particulares, para a confirmação de que o fornecedor poderá fornecer o produto em questão, o Dept. de Suprimentos poderá enviar amostras do produto, bem como as fichas técnicas do mesmo e /ou especificações pertinentes, sem iniciar a seleção do mesmo. Após a evidência do fornecimento, o processo de seleção se iniciará conforme descrito nas etapas acima. O mesmo pode ser feito na prestação de um serviço muito específico e que seja contínuo.

3) Nos casos em que o estabelecimento de contrato de fornecimento seja necessário, o produto ou serviço só poderá ser entregue ou iniciado mediante a assinatura do mesmo. Caso contrário precisa ser autorizado pelo Comitê de Fornecedores.

4) Fornecedores que são empresas públicas e/ou concessionárias devido a sua complexidade, não serão obrigadas a enviar documentação.

5) Fornecedores concorrentes terão uma qualificação simplificada, não serão obrigadas ao preenchimento completo do formulário de Auto-Avaliação e Pesquisa de Satisfação com seus clientes.

6) Em relação a possíveis obras feitas no site da bioMerieux Brasil SA, a qualificação dos fornecedores desta, bem como o procedimento de compras de materiais e contratação de serviços será feita de acordo com a negociação e edital da época juntamente com a Diretoria e Gerência de Infraestrutura. A empreiteira será responsável pelo registro dos descartes da obra e de manter esses registros disponíveis para a bioMerieux Brasil.

7) Toda entrega de produto por parte do fornecedor deve estar acompanhada de certificado de análise e o número do pedido de compras deve ser mencionado na NF de entrega ou se serviço prestado.

8) Programa de visita técnica – O Dep de Suprimentos montará um cronograma de visitas técnicas para todo o ano em fornecedores críticos e não críticos e naqueles que estão em seleção, quando couber. Serão selecionados fornecedores de acordo com sua criticidade e importância do momento.

9) Os atrasos nas entregas de produtos para produção serão monitorados e informados mensalmente (até o dia 20 do mês seguinte) aos fornecedores para melhoria de performance. Esses dados são extraídos da avaliação mensal de suas entregas. Caso o fornecedor não receba nenhuma comunicação sobre atraso, quer dizer que não houve entregas com atrasos no período.

10) A cada 6 meses serão informados para os principais fornecedores (lista incluída no Painel de Fornecedores) nossa tendência de crescimento do período, para que os mesmos se preparem para nos atender no futuro.


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11) Fornecedores certificados nas ISO 9001 e 14000 terão preferência no momento da contratação de serviços e ou produtos.

12) Fornecedores não Críticos, mas que podem vir a impactar o negócio da Biomerieux, terão um processo simplificado de qualificação e estarão listado no Painel de Fornecedores. Esse impacto pode ser de cunhofinanceiro, legal, trabalhista entre outros. O Departamento de Suprimentos fará uma reavaliação financeira desses fornecedores a cada 6 meses (dentro do prazo de contratação) para mitigar os possíveis impactos ao negócio da Biomerieux.

Desenvolvimento, Acompanhamento e Desqualificação de Fornecedores:

Fornecedores que eventualmente obtiverem IQF abaixo de 80% durante 3 meses consecutivos ou 3 ocorrências no semestre, com base na criticidade, serão submetidos à avaliação dos setores envolvidos para verificação da nova situação do mesmo ao final de cada semestre.

Estes poderão ser submetidos ao desenvolvimento, utilizando o formulário 022437 (formulário para desenvolvimento de fornecedores), ao acompanhamento de performance (ficarão no status observação no Painel dos Fornecedores) ou serão desqualificados, independente do IQF Final.

Será feito um comunicado, informando-os dos resultados obtidos nos finais de semestre e seus novos status serão alterados no Painel de Fornecedores Crítico. A primeira consolidação semestral em julho só gerará o IQF para acompanhamento de performance. Somente na consolidação de final do ano é que obteremos o IQF Final em função das auditorias realizadas durante o ano. Quando o fornecedor ficar abaixo do IQF de 80% no mês, ele deverá ser informado por email, lembrando que mais de 3 ocorrências ele poderá ser desqualificado, colocado em observação ou ser desenvolvido.

No caso de desqualificação, sua posição no painel de fornecedores será de desqualificado. Este só poderá ser submetido a uma nova seleção após a comprovação, através de registros e evidências, que o problema causador da desqualificação tenha sido resolvido e deverá passar por uma nova qualificação passando por todas as etapas de um novo fornecedor.Essa seleção deverá ser solicitada e justificada pelo Gestor e este fornecedor será submetido as etapas de seleção conforme descrito acima.

4 Definições

- Qualificação: Evidência objetiva do desempenho aceitável de um fornecedor conforme parâmetros estabelecidos;

- Desenvolvimento: Quando o fornecedor não tem as condições necessárias para o fornecimento e o cliente auxilia o fornecedor na obtenção das condições necessárias, com objetivo de criar e manter uma rede de fornecedores competentes.

- Fornecedor crítico: é todo aquele que fornece produto acabado, insumos ou serviços, que causam impacto direto na qualidade final dos nossos produtos, no meio ambiente, saúde e segurança dos colaboradores.

- SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade

- SGA - Sistema de Gestão Ambiental

- SGI – Sistema de Gestão Integrada (Qualidade e meio ambiente)

- IQF – Índice de Qualidade do Fornecedor

- IQE – Índice de Qualidade de Especificações – conforme as especificações técnicas solicitadas no pedido


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- IQR– Índice de Qualidade de Recebimento – conforme a qualidade no recebimento (inspeção visual da embalagem)

- IQI – Índice de Qualidade de Inspeção pelo Controle de Qualidade – com base no 022452 (Procedimento de recepção e controle de insumos para a produção, peças e equipamento).

- IQP – Índice de Qualidade de Prazo – conforme data solicitada

- IQD – Índice de Qualidade de Documentação - entrega da documentação no prazo e adequadamente preenchida

- IQA - Índice de Qualidade de Atendimento ao Cliente

- IQDS – Índice de Qualidade de Dos documentos da Qualificação

- IQS – Índice de Qualidade do sistema – quantidade de NC(Não conformidades) ponderadas conforme nível de gravidade do desvio

- Deméritos – são eventuais Não conformidades, sob forma de índice.

- Não conformidade grave: Não atendimento a requisito estabelecido na legislação vigente.

- IQF Final – Índice de Qualidade do Fornecedor final = IQF – IQS

- OTIF- On time in full – pedido entregue no prazo e completo

- IQ – Indice de aprovação de lotes

5 Documentos de Referência

021287 – PROCEDIMENTO DE QUALIFICACAO E AVALIACAO DE FORNECEDOR CRITICO

6 Documentos ligados

NA

7 Anexos

NA


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Revision History

Revision Effective date Description of change

01.A 2012/12/28 Adequação do documento à matriz corporate e criação do documento no Sistema LLDC.

01.B 2014/11/04 3.1 Alterado política de qualidade

3.2 Alterado responsável pela mensagem ao fornecedor ( retirado nome de Luiz Eduardo e Substituído por Tatiana Teixeira)

3.3 alterado definição, para os Top Suppliers de acordo com procedimento 021287, alterado as informações dos FOR LOG, para o número atual dos documentos.

01.C Cf PDF footer Revisão do procedimento de Qualificação e Avaliação de Fornecedor Crítico conforme FGM/GQ/241.

Inclusão do Departamento de HSE como responsável pela aprovação da qualificação ou desqualificação de fornecedor do SGA.

Approval table

Name Function Role Signature Date

Bruno ANDRE Coordenador de Suprimentos Author

Cf PDF e-sign page(s)Mariana CRUZ Analista da Qualidade Approver

Tatiana TEIXEIRA Diretora do site Approver

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Cette page contient la (ou les) signature(s) électronique(s) conformément aux procédures de signature

électronique de l’organisation

UserName: CRUZ, Mariana (10010596) Title: N/A. Date: Monday, 16 March 2015, 14:17 Romance Daylight Time Meaning: Approval ================================================

UserName: ANDRE, Bruno (10020122) Title: N/A Date: Monday, 16 March 2015, 14:40 Romance Daylight Time Meaning: Approval ================================================

UserName: Teixeira, Tatiana (teixeirt) Title: N/A Date: Monday, 16 March 2015, 15:38 Romance Daylight Time Meaning: Approval ================================================

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