MAPEAMENTO E ANALISE DE PROCESSOS DE TRABALHO

Casos Práticos

Rodrigo Costa MedeirosDiretor de Secretaria – 1ª Vara Federal e JEF Criminal Adjunto de Jaraguá do

Sul/SC

rodrigo.medeiros@jfsc.jus.br

Mapeamentodo Processo de Trabalho

• Indica a sequência de atividades do processo• Permite questionar a eficiência, usando

perguntas críticas:– A complexidade existente é necessária?– A burocracia existente é exigência legal?– Uma atividade é feita mais de uma vez?

(retrabalho)– É possível simplificar? e– Há desperdício de energia em atividades

secundárias?

CASOS PRÁTICOS

PROBLEMAExcesso de Trabalho nas Execuções Fiscais

Como Resolver?

SOLUÇÃOMapear o Processo de Trabalho

• Selecionar um Micro Processo– Executado - Empresa, já encerrada;– Citação Ocorre – Oficial não encontra bens;– Bacenjud e Renajud não encontram bens; e– Fazenda Pede Redirecionamento em face dos

administradores.

• Selecionar um processo de trabalho que demande muita energia

SOLUÇÃOMapear o Processo de Trabalho

• Usar a ferramenta de Fluxograma Facilitará:– A Visualização Gráfica da rotina existente;– O Brainstorming;– A identificação das interfaces críticas;– Visualizar o encadeamento das atividades; e– Visualizar os autores do processo de trabalho.

INICIAL DESPACHO - CITAÇÃO CITAÇÃOPenhora Infrutífera

DESPACHOVista 15 dias

PEDIDOPRAZO

DESPACHODefere Prazo

PEDIDORENAJUD

DESPACHORenajud

RENAJUDNEGATIVO

VISTA15 dias

PEDIDOPRAZO

DESPACHODefere Prazo

PEDIDOBACENJUD

DESPACHOBacenjudd

BACENJUDNEGATIVO

VISTA15 dias

PEDIDOPRAZO

DESPACHODefere Prazo

PEDIDORedirecionamento

Fluxograma – Inicial até o pedido de redirecionamento

PEDIDOMandado Verif.

DESPACHODEFERINDO

MANDADOConsta encerramento

VISTA15 dias

PEDIDOPRAZO

DESPACHODefere Prazo

BrainstormingSetor de Execução Fiscal

• Fazenda Nacional vista como inimiga;• Não havia uma visão preventiva de demanda;• Processo de trabalho facilitava o relatório

estar em dia (movimentações simples e diversas cargas para vista); e

• Havia um sentimento de que execução fiscal não gerava resultado.

Reunião com a Fazenda

• Precisavam de prazos mais longos para diligências; e

• Necessitavam da diligência do Oficial Justiça de Verificação de funcionamento da empresa.

INICIAL DESPACHO:- Citar

- Verificar Encerramento

CITAÇÃOPenhora InfrutíferaEmpresa encerrada

DESPACHOVista 15 diasDESPACHO:-Bacenjud- Renajud

- Vista 45 + 45 dias + DOI

PEDIDORedirecionamento

Fluxograma – Inicial até o pedido de redirecionamentoResultado das alterações

Importante!!A Analise nunca deve acabar

DESPACHO:-Bacenjud

- Vista 45 + 45 dias + DOI

+ Detranet

Renajud:Consumia Muito Tempo

Não Encontrava Veículos; OUVeículos com Alienação Fiduciária

Fazenda Acessa o Detranet:

Verifica VeículoNome e endereço do Credor Fiduciário

Resultado Final:• Excluímos:

• atividades sem valor agregado;• tempo de espera;• atividades repetidas.

• Mais tempo para processos que trazem resultado

Buscar soluções em outras unidades

Mudança de Cultura

• Fazenda Nacional não pode ser vista como inimiga;

• Precisavamos ter visão preventiva, antecipando-se aos fatos;

• Explicação sobre a finalidade dos relatórios da Corregedoria; e

• Explicamos uma outra forma pela qual as execuções fiscais geram resultados.

Mapear não é só

• Desenhar Fluxograma; ou• Fazer brainstorming

Mapear também é observar atentamente a dinâmica do

trabalho

Mapeamento Por Observação

Fase Inicial

ContestaçãoFase Pericial

Apelação

Sentença

CONCLUSÃO• Mapeamento é uma excelente ferramenta

para ganhar eficiência• Eficiência duradoura que gera mais

eficiência

CONCLUSÃO• Mapear não é desenhar fluxogramas;• Mapeamentos não devem ser tornar mais

uma atividade burocrática;• Importante é criticar constantemente

nossos processos de trabalho em busca da eficiência; e

• Cuidar para as alterações ocasionarem o mínimo stress possível

Obrigado!

Rodrigo Costa MedeirosDiretor de Secretaria – 1ª Vara Federal e JEF Criminal Adjunto de Jaraguá do Sul/SC

rodrigo.medeiros@jfsc.jus.br