MAPEAMENTO E ANALISE DE PROCESSOS DE TRABALHO
Casos Práticos
Rodrigo Costa MedeirosDiretor de Secretaria – 1ª Vara Federal e JEF Criminal Adjunto de Jaraguá do
Sul/SC
Mapeamentodo Processo de Trabalho
• Indica a sequência de atividades do processo• Permite questionar a eficiência, usando
perguntas críticas:– A complexidade existente é necessária?– A burocracia existente é exigência legal?– Uma atividade é feita mais de uma vez?
(retrabalho)– É possível simplificar? e– Há desperdício de energia em atividades
secundárias?
CASOS PRÁTICOS
PROBLEMAExcesso de Trabalho nas Execuções Fiscais
Como Resolver?
SOLUÇÃOMapear o Processo de Trabalho
• Selecionar um Micro Processo– Executado - Empresa, já encerrada;– Citação Ocorre – Oficial não encontra bens;– Bacenjud e Renajud não encontram bens; e– Fazenda Pede Redirecionamento em face dos
administradores.
• Selecionar um processo de trabalho que demande muita energia
SOLUÇÃOMapear o Processo de Trabalho
• Usar a ferramenta de Fluxograma Facilitará:– A Visualização Gráfica da rotina existente;– O Brainstorming;– A identificação das interfaces críticas;– Visualizar o encadeamento das atividades; e– Visualizar os autores do processo de trabalho.
INICIAL DESPACHO - CITAÇÃO CITAÇÃOPenhora Infrutífera
DESPACHOVista 15 dias
PEDIDOPRAZO
DESPACHODefere Prazo
PEDIDORENAJUD
DESPACHORenajud
RENAJUDNEGATIVO
VISTA15 dias
PEDIDOPRAZO
DESPACHODefere Prazo
PEDIDOBACENJUD
DESPACHOBacenjudd
BACENJUDNEGATIVO
VISTA15 dias
PEDIDOPRAZO
DESPACHODefere Prazo
PEDIDORedirecionamento
Fluxograma – Inicial até o pedido de redirecionamento
PEDIDOMandado Verif.
DESPACHODEFERINDO
MANDADOConsta encerramento
VISTA15 dias
PEDIDOPRAZO
DESPACHODefere Prazo
BrainstormingSetor de Execução Fiscal
• Fazenda Nacional vista como inimiga;• Não havia uma visão preventiva de demanda;• Processo de trabalho facilitava o relatório
estar em dia (movimentações simples e diversas cargas para vista); e
• Havia um sentimento de que execução fiscal não gerava resultado.
Reunião com a Fazenda
• Precisavam de prazos mais longos para diligências; e
• Necessitavam da diligência do Oficial Justiça de Verificação de funcionamento da empresa.
INICIAL DESPACHO:- Citar
- Verificar Encerramento
CITAÇÃOPenhora InfrutíferaEmpresa encerrada
DESPACHOVista 15 diasDESPACHO:-Bacenjud- Renajud
- Vista 45 + 45 dias + DOI
PEDIDORedirecionamento
Fluxograma – Inicial até o pedido de redirecionamentoResultado das alterações
Importante!!A Analise nunca deve acabar
DESPACHO:-Bacenjud
- Vista 45 + 45 dias + DOI
+ Detranet
Renajud:Consumia Muito Tempo
Não Encontrava Veículos; OUVeículos com Alienação Fiduciária
Fazenda Acessa o Detranet:
Verifica VeículoNome e endereço do Credor Fiduciário
Resultado Final:• Excluímos:
• atividades sem valor agregado;• tempo de espera;• atividades repetidas.
• Mais tempo para processos que trazem resultado
Buscar soluções em outras unidades
Mudança de Cultura
• Fazenda Nacional não pode ser vista como inimiga;
• Precisavamos ter visão preventiva, antecipando-se aos fatos;
• Explicação sobre a finalidade dos relatórios da Corregedoria; e
• Explicamos uma outra forma pela qual as execuções fiscais geram resultados.
Mapear não é só
• Desenhar Fluxograma; ou• Fazer brainstorming
Mapear também é observar atentamente a dinâmica do
trabalho
Mapeamento Por Observação
Fase Inicial
ContestaçãoFase Pericial
Apelação
Sentença
CONCLUSÃO• Mapeamento é uma excelente ferramenta
para ganhar eficiência• Eficiência duradoura que gera mais
eficiência
CONCLUSÃO• Mapear não é desenhar fluxogramas;• Mapeamentos não devem ser tornar mais
uma atividade burocrática;• Importante é criticar constantemente
nossos processos de trabalho em busca da eficiência; e
• Cuidar para as alterações ocasionarem o mínimo stress possível
Obrigado!
Rodrigo Costa MedeirosDiretor de Secretaria – 1ª Vara Federal e JEF Criminal Adjunto de Jaraguá do Sul/SC