manual tecnicas de arquivo praticas

8/2/2019 Manual Tecnicas de Arquivo Praticas

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PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO

PRÁTICAS TÉCNICO-COMERCIAIS

Data de Inicio: 29 de Outubro de 2010

Data de Fim: 26 de Outubro 2012

Formador (a): Filipa Joaquim

Localidade: Torres Vedras

Co-financiado pelo FSE e Estado Português

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INDICE

INDICE.................................................................................................................2

OBJECTIVOS GERAIS.............................................................................................2

OBJECTIVOS ESPECÍFICOS....................................................................................4

BENEFÍCIOS E CONDIÇÃO DE UTILIZAÇÃO DOS MESMOS.....................................4

PUBLICO ALVO OU DESTINATÁRIOS DA FORMAÇÃO.............................................4INTRODUÇÃO.......................................................................................................5

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS..........................................................................64

OBJECTIVOS GERAIS


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Certificação Escolar e Profissional - 9º ano de escolaridade + Qualificaçãode nível 2.

Os formandos no final do curso deverão estar aptos a aplicar

correctamente os conhecimentos e as competências adquiridas ao longodo curso e, no âmbito do Estágio em Contexto de Trabalho, as competências

profissionais.

O/A Empregado/a Comercial é o/a profissional que executa tarefas

relacionadas com a venda de produtos e/ou serviços, em estabelecimentos

comerciais, de acordo com os procedimentos pré-estabelecidos, tendo em vista

a satisfação dos clientes.

Actividades Principais

• Participar no controlo quantitativo e qualitativo de produtos, e proceder à sua

armazenagem no estabelecimento comercial.

• Arrumar o espaço de venda, expondo e repondo os produtos/informação, e

mantendo as condições ambientais adequadas, de acordo com critérios pré-

estabelecidos.

• Acolher clientes, diagnosticar as suas necessidades, indicar a localização dosprodutos/serviços comercializados no ponto de venda, apresentar os mesmos

tendo em conta as suas características, condições de venda e serviços pós-

venda.

• Processar a venda de produtos/serviços, calculando o valor da venda, cobrando

a despesa ao cliente e zelando pelo seu acondicionamento/transporte.

• Receber e tratar/encaminhar reclamações, bem como outras situações

posteriores à venda, actuando de acordo com critérios pré-estabelecidos.

• Executar operações de controlo de caixa - abertura e fecho.• Cumprir os procedimentos administrativos referentes à actividade comercial.


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OBJECTIVOS ESPECÍFICOSComo objectivos específicos foram identificados os seguintes:

Descrever as funções e os requisitos da gestão de arquivo

BENEFÍCIOS E CONDIÇÃO DE UTILIZAÇÃO DOSMESMOS

Este manual esta elaborado com base numa linguagem técnica e combase teórica ao que será apresentado em contexto de sala de aula.

Os formandos poderão ter neste manual um apoio teórico-prático para odesenvolvimento da sua futura actividade como Empregado/a Comercial . Omanual deverá ser utilizado como suporte das sessões teórico práticas aministrar na sala de formação. Todas as definições, rácios e conclusõesestarão presentes neste manual

PUBLICO ALVO OU DESTINATÁRIOS DAFORMAÇÃO

Idade: 15-23 anos;

Habilitações: com o 6º ano de escolaridade, 7º ou frequência do 8º ano;


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INTRODUÇÃO1 CONCEITO DE ARQUIVO

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Caracteriza-se pela natureza orgânica de suaacumulação (de forma organizada, dentro de uma estrutura).

Solon Buck define: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidose recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suasactividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos

futuros”.1

Pela conceituação deduz-se três características que distinguem os arquivos:

a) Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição.Não se considera arquivo uma colecção de manuscritos históricos, reunidospor uma pessoa.

b) Origem no curso de suas actividades. Os documentos devem servir de provade transacções passadas.

c) Carácter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um

documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significamuito menos do que quando em conjunto.

O termo arquivo pode também ser usado para designar:

* Conjunto de documentos.

* Móvel para guarda de documentos.

* Local onde o acervo documental deverá ser conservado.

* Órgão governamental ou institucional cujo objectivo seja o de guardar e

conservar a documentação.

* Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetesou em grandes sistemas automatizados.

Para o arquivo, manual ou automatizado, converge toda a documentaçãoresultante dos departamentos, sectores ou órgãos de uma entidade pública ou


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privada. O arquivo é a memória viva, sendo fonte de pesquisa e informação paraadministrar melhor. Os arquivos são básicos para o funcionamento de umgoverno, sendo necessários em qualquer fase do seu trabalho - tanto paraconduta das transacções rotineiras, diárias, como para a formulação de

programas de largo alcance - directrizes, procedimentos, planos, programas. Umgoverno depende literalmente de seus arquivos. Como memória, os arquivoscontêm informação sobre todos os aspectos das actividades governamentais,que vão crescendo em valor e em extensão à medida que mais documentos sãoacumulados e preservados.

1.1 FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS:

1a Finalidade = Servir à administração.

2a Finalidade = Servir à história.

Daí o valor primário (valor administrativo) e o valor secundário (valor cultural).Observa-se então a grande diferença entre os arquivos e outras áreas daDocumentação. 2 Sendo primordialmente administrativo, serve primeiro àadministração que o criou, depois é que serve à história - após o esgotamento daactividade administrativa.

O arquivo tem como funções básicas a guarda, a conservação e recuperação dosdocumentos.

1.2 CLASSIFICAÇÃO

Os arquivos classificam-se de acordo com os seguintes aspectos:

- As entidades manejadoras.

- Os estágios de sua evolução.

- A extensão de sua actuação.

- A natureza dos documentos.


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1.2.1 Entidades Manejadoras (características das organizações).

Federal

Públicas Estadual

Municipal

Sindicatos

Colégios

Institucionais Igrejas

ONGs

Sociedades, Associações, Conselhos

Empresas

Indústrias

Comerciais Companhias

Pequenas e médias empresas

Escritórios

Os arquivos também podem ser pessoais ou familiares.

.1.2.2 Estágios de sua evolução.


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Tendo como objectivo o melhor desempenho de suas funções - é indispensávelque os documentos do arquivo estejam colocados de forma a servir ao usuáriocom precisão e rapidez. A metodologia a ser adoptada deverá atender àsnecessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio pelo qual

passam os arquivos.

Esses estágios são fases já definidas por M. L. Paes1 como as três idades dosarquivos: corrente, intermediária e permanente.

* Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído de documentos em curso ouconsultados frequentemente, conservados próximo ao local que os produziu ourecebeu.

* Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: constituído de documentos que

deixaram de ser frequentemente consultados, mas que poderão ainda servir defonte para os órgãos que os produziu ou recebeu. A permanência dosdocumentos é transitória.

* Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de documentos queperderam todo valor de natureza administrativa e que são conservados face aovalor histórico ou documental que possuem. São os arquivos propriamenteditos.

A cada uma dessas fases - que são complementares - corresponde uma maneiradiferente de conservar, tratar e organizar adequadamente cada arquivo.

1.2.3 Extensão de sua actuação.

Quanto à abrangência de sua actuação, os arquivos podem ser sectoriais, geraisou centrais.

Os arquivos sectoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais,cumprindo funções de arquivo corrente.

Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os

documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram aestrutura de uma instituição, centralizando, portanto, após um período asactividades do arquivo corrente. Por exemplo: os documentos produzidos pelaspenitenciárias estaduais - que são componentes da SSP-PE - geram arquivossectoriais. Após um determinado período e análise, essa documentação passarápara o arquivo intermediário - já sob guarda do Arquivo Público. O Arquivo


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Público Estadual de Pernambuco é o arquivo central do Estado, com legislaçãoespecífica para administrar e guardar a documentação produzida pelo Estado dePernambuco.

1.2.4 Natureza dos documentos.

Refere-se à característica peculiar da natureza de cada documento: arquivoespecial e arquivo especializado.

* Arquivo Especial: formado por documentos de formas físicas diversas:fotografias, discos, fita, slides, CD’s, microformas, disquetes - que merecemtratamento especial não apenas quanto ao armazenamento, mas tambémquanto ao registo, acondicionamento, controle e conservação.

* Arquivo Especializado: formado por documentos resultantes da experiênciahumana num campo específico - independente da forma física que apresentam.Por exemplo: arquivos médicos, arquivos hospitalares, arquivos de imprensa,arquivos de engenharia.

1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

Estudos desenvolvidos pela Associação dos Arquivistas Brasileiros e pelaAssociação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) possibilitaram a ampliação daterminologia arquivística existente. Os termos, cuja conceituação foi apreciadapelos estudos, encontram-se no anexo I. Ver sobre o assunto - ABNT-NB 9578/86.

2 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

2.1 QUANTO AO GÊNERO:

- Textuais: manuscritos, dactilografados ou impressos.


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- Audiovisuais: filmes, disquetes, vídeos, CD-ROM, fotografias, microfilmes, fitasmagnéticas.

- Cartográficos: mapas, atlas, plantas.

- Iconográficos: gravuras, desenhos, etc.


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2.2 QUANTO À ESPÉCIE:

Mensagem - correspondência trocada entre os três poderes (Executivo,Legislativo e Judiciário).

Ofício - correspondência de carácter oficial, equivalente à carta trocada entreautoridades no exercício da função.

Circular - ofício, carta ou telegrama impresso, microgravados enviados,simultaneamente, a vários destinatários.

Relatório - documenta em que se expõe à autoridade superior, odesenvolvimento de trabalhos relativos a certos serviços especiais.

Requerimento - documento de certa forma legal, em que se faz pedido oupedidos à autoridade competente.

Despachos - manifestações escritas de autoridades sobre o assunto de suacompetência, submetidos à sua apreciação em autos ou papéisadministrativos.

Exposição de motivos - documenta em que os ministros de Estado e Dirigentesde órgãos directamente subordinados ao Presidente da República, a ele sedirigem, demonstrando fatos ou motivos, visando à solução de problemas.

Aviso - correspondências entre ministros de Estado ou de governadores deEstados.

Notas - correspondências trocadas entre o Ministério das Relações Exteriores eas representações diplomáticas.

Carta - forma de correspondência pela qual as empresas, instituições, etc., sedirigem aos particulares em geral.

Memorando - forma de correspondência interna de um órgão.

Edital - ordem oficial ou traslado de postura afixado nos lugares públicos.

Certidão - documenta emanada de autoridade pública mediante o qual se atestaque algo se verificou de acordo com o que se encontrava já registado emalgum documento ou registo.

Ata - exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão.

Regimento - conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo defuncionamento interno de cada repartição.


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Regulamento - conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução deuma lei.

Ordem de serviço - documenta autorizado à execução de algum serviço.

Lei - norma jurídica escrita, emanada do poder competente, com carácter deobrigatoriedade - cria, extingue ou modifica direito.

Decreto - ato de natureza legislativa que pode ser expedido conforme ascircunstâncias e o objecto, pelo Judiciário, pelo Executivo ou peloLegislativo.

Portaria - ato escrito, por meio do qual o Ministro de Estado, ou outro agentegraduado do Poder Público, determina providências de carácteradministrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei ou serviço,nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar a

subordinados que incidem em falta.

Decreto-lei - decreto em forma de lei que, num período ditatorial, ou anormal, degoverno é expedido pelo chefe de fato, do Estado, que concentra nas suasmãos o Poder Legislativo, então suspenso.

2.3 QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO:

- Ostensivos ou ordinários: a classificação é dada aos assuntos aos quais adivulgação não prejudica a administração.

- Sigilosos: documentos sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devem serde conhecimento restrito e, portanto, exigem medidas especiais parasalvaguardar sua custódia e divulgação.

- Conforme a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que podem circular,ainda existem os graus de sigilo:

* Ultra-secreto: excepcional segurança, planos, projectos de guerra oucientíficos, negociações militares e políticas.

* Secreto: planos de operações militares, planos de operações económicas.* Confidencial: o conhecimento por pessoas não autorizadas pode comprometer

a sociedade.

* Reservado: assuntos que não devem ser do conhecimento do público emgeral.


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LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Para conhecimento da Legislação Arquivística e das instituições arquivísticas

nacionais e internacionais, além da regulamentação da profissão de arquivista,consulte:

CASTRO, A. de Moraes e; CASTRO, A. de Moraes e; GASPARIAN, D. M. C..Arquivística = técnica; Arquivologia = ciência. Brasília: ABDF, 1985. 2v. v. 1, p.39-45.

3 ARQUIVOS CORRENTES

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso, de utilizaçãoconstante, para a tomada de decisões das administrações.

No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase semprerespondem ainda pelas actividades de recebimento, registo, distribuição,movimentação e expedição dos documentos correntes. Razão porque,frequentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições adesignação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outradenominação similar, informa Paes.1

Face às relações entre essas áreas de trabalho distribui-se em quatro sectores asactividades dos Arquivos Correntes:

- Protocolo (recebimento, classificação, registo e movimentação).

- Expedição.

- Arquivamento (o processo de arquivar).

- Empréstimo e consulta.


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3.1 PROTOCOLO

As rotinas que se referem ao sector podem ser assim discriminadas:

Recebimento e classificação

PASSOS

ROTINAS

1 Receber a correspondência.

2 Separar a correspondência oficial da particular.

3 Distribuir a correspondência particular.

4 Separar a correspondência oficial de carácter ostensivo da de

carácter sigiloso.

5 Encaminhar a correspondência sigilosa aos destinatários.

6 Abrir a correspondência ostensiva.

7 Interpretar e classificar com base no código de assuntoadoptado.

8 Colocar o carimbo do protocolo - o número e a data (cantosuperior direito do documento). Figura 1.

9 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha deprotocolo.

10 Encaminhar os papéis ao sector de registo e movimentação.


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FIGURA 1

CARIMBO DE PROTOCOLO

3.1.1 Registo e movimentação

Funciona como centro de distribuição e redistribuição de documentos.

PASSOS

ROTINAS

1 Preparar a ficha de protocolo (em duas vias).

2 Anexar a segunda via da ficha do documento, encaminhando-a ao seu destino.

3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo na ficha

de procedência e assunto (quando for o caso).4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica.

5 Receber dos vários setores os documentos a seremredistribuídos, anotar nas respectivas fichas numéricas o novodestino.

6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos.


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DATA NÚMERO




FIGURA 2

FICHA DE PROTOCOLO

No do Protocolo Código

Assunto

Data

Entrada

Espécie

PROCEDÊNCIA

Data

Documento

No de

Origem

ASSUNTO

DISTRIBUIÇÃO DATA RECEBIDO DATA


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FIGURA 3

FICHA DE PROCEDÊNCIA

PROCEDÊNCIA:

DOCUMENTO

ESP E No DATA ASSUNTO No PROTOCOLO

FIGURA 4

FICHA DE ASSUNT

CÓDIGO

DOCUMENTOESP E No DATA PROCEDÊNCIA No PROTOCOLO

FONTE: PAES, M.L. Arquivo : teoria e prática.


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3.2 EXPEDIÇÃO

ROTINA DE EXPEDIÇÃO

PASSO

S

ROTINAS

1 Receber a correspondência (original, envelope e cópias em corese quantidades a determinar).

2 Verificar se não faltam folhas em anexo.

3 Numerar e completar a data no original e nas cópias.

4 Separar o original das cópias.

5 Expedir o original, com os anexos se for o caso.

6 Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes quelhes deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao arquivopropriamente dito.

Fonte: PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática.

3.3 ARQUIVAMENTO

A bibliografia especializada nem sempre é unânime no que diz respeito aosenfoques sobre a classificação dos arquivos.

Classificação é o princípio utilizado para definir as classes, subclasses, grupos,subgrupos - entre os quais se distribuirá a documentação que se quer arquivar.

As classificações cobrem a maioria das ocupações humanas e suas regras devemser tais que cada classe agrupe os elementos mais semelhantes entre si ediferentes daqueles incluídos nas demais classes. O que evitará ambiguidadesno momento da classificação e da procura - ou da reclassificação. Assim, asclasses subdividem-se em subclasses, contendo certo número de gruposhomogéneos, possuindo um ou diversos critérios comuns que diferenciam-se dasoutras subclasses.

M - classe

Ma - subclasse

Mv - subclasse.


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De acordo com as necessidades poder-se-á continuar essa subdivisão formandopara cada subclasse um número mais ou menos importante de grupos e assimsucessivamente. E, claro, essa subdivisão não se levará mais além doestritamente necessário e suficiente. É impossível racionalizar todos os casosapresentados e é bom lembrar que são as exceções que determinam os custosdo arquivamento.

Uma classificação que pretende prever todos os casos excepcionais e todas astarefas complexas, emergentes, é necessariamente uma classificação muitoonerosa. Para ordenar os elementos em uma classificação dada, são possíveisduas ordens de classificação:

a) Ordem Alfabética - ordem de sucessão das letras (o alfabeto de determinadalíngua).

b) Ordem Numérica - ordem de sucessão dos números ou decimais.

As classificações são portanto possíveis graças à ordem alfabética e à ordemnumérica e suas derivações. As classificações também chamadas métodos dearquivamento se dividem em básicas e padronizadas.


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Alfabético

Geográfico

Básicos Numéricos Simples

Cronológico

Dígito-Terminal

Assunto Alfabético Dicionário

Enciclopédico

Numérico Duplex

Decimal

Padronizados Variadex

Automático

Soundex

Rôneo

Mnemônico

Tais métodos integram dois grandes sistemas: directo e indirecto.

O sistema directo é aquele cuja busca do documento é realizada directamenteno arquivo.

O sistema indirecto é aquele em que, para se localizar o documento, é precisoconsultar um índice.

O método alfanumérico não pertence à classe de métodos básicos epadronizados, consiste numa combinação de letras e números, é consideradoum sistema semi-indireto.


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Quando se planeja a organização de um arquivo, os elementos constantes são:

* Nome

* Local

* Data

* Assunto.

Em cada caso, podemos organizar os arquivos em:

* Ordem alfabética

* Ordem geográfica

* Ordem cronológica

* Ordem de assunto.

3.3.1 Métodos básicos de arquivamento

3.3.1.1 Método alfabético

É simples de elaboração e de manuseio, desde que o elemento a ser consideradoseja o nome. É indispensável que o alfabeto seja bastante conhecido (inclusivecom as letras K, Y, e W), As fichas, ou pastas, são realizadas em rigorosa ordemalfabética. As notações nas guias das pastas podem ser abertas ou fechadas.

Características: busca directa

Elemento considerado: NOME

Nome: Milton da Cunha

Sobrenome: Cunha

Prenome: Milton da

Notação simples/aberta: A, B, C, Ab, Ac...

Notação composta/fechada: Aa-Ab...


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Am-Az...

REGRAS DE ALFABETAÇÃO

1) Nas pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Pedro Paulo Macedo Macedo, Pedro Paulo

Paulino Andrade Andrade, Paulino

Jarbas Vasconcelos Vasconcelos, Jarbas

* Arranjo em ordem alfabética

2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.

João Antunes Antunes, Aníbal.

Aníbal Antunes Antunes, João.

Paulo Antunes Antunes, Paulo.

Waldemar Antunes Antunes, Waldemar


3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjectiva, ou ligados porhífen, não se separam.

Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor

Humberto Castelo-Branco

Castelo-Branco, Humberto

Luciano Porto-Seguro Porto-Seguro, Luciano



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4) Sobrenomes formados com Santo, Santa, São - seguem as regras dos nomescompostos por um adjectivo e um substantivo.

Paulo Santa Cruz Santa Cruz, Paulo

Maria Santa Rita Santa Rita, Maria

Luís São Paulo São Paulo, Luís


5) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação denomes iguais.

J. Pereira Pereira, J.

João Pereira Pereira, João

José Pereira Pereira, Jonas

Jonas Pereira Pereira José.


6) As partículas, tais como “de”, “da”, “do”, “e” não são consideradas.

Paula d’Alencar Alencar, Paula d’

Luíza da Câmara Câmara, Luíza da

José de Oliveira Oliveira, José de.

Mário do Couto Couto, Mário do


7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto,Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome - mas nãosão considerados na ordenação alfabética.

Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de

Oscar de Oliveira Júnior Oliveira Júnior, Oscar de.

Sebastião de PáduaSobrinho

Pádua Sobrinho, Sebastião de.

Antônio de Brito Neto Brito Neto, Antônio de



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8) Os títulos são colocados no fim, entre parênteses.

Ministro João Cabral Cabral, João (Ministro).

Professor PauloRamalho

Ramalho, Paulo (Professor).

General Oscar Teixeira Teixeira, Oscar (General).

Dra. Paula Brito Brito, Paula (Dra.).



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9) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome.

Winston Churchill Churchill, Winston

Charles de Gaulle Gaulle, Charles de

John Kennedy Kennedy, John

Paul Schmidt Schmidt, Paul


10) As partículas podem ou não, ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome - quando escritas com letras maiúsculas.

John Mac Adam Mac Adam, John.

Paul MacCarthey MacCarthey, Paul.

Gordon O’Brien O’Brien, Gordon

Giulio di Capri Capri, Giulio di.


11) Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo sobrenome, quecorresponde ao sobrenome de família do pai.

José Oviedo y Bãnos Oviedo y Bãnos, José de

Francisco Pina de Mello Pina de Mello, Francisco

Angel del Arco yMolinero

Arco y Molinero, Angel del.

Antônio de los Rios Rios,. Antônio de los



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12) Os nomes orientais - japoneses, chineses, árabes são registados como seapresentam.

Al Ben-Hur Al Ben-Hur

Li Yutang Li Yutang

Anuar el Sadat Anuar el Sadat


13) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devemser transcritos como se apresentam. Não se considera para ordenação osartigos, preposições que compõem os nomes.

Banco Real S.A. Banco do Brasil

A Insinuante Banco Real S.A.Fundação Joaquim Nabuco Bank of Boston (The)

EMBRATEL Colegial (A)

Banco do Brasil EMBRATEL

The Library of Congress Fundação Joaquim Nabuco

A Colegial Insinuante (A)

The Bank of Boston Library of Congress (The)

Pesca do Vale e Cia. Pesca do Vale e Cia


14) Os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeirosdevem ser precedidos pelo nome do país.

The Washington Post Estados Unidos. Washington Post (The)

The Financial Times Estados Unidos. Financial Times (The)

The Library of Congress Estados Unidos. Library of Congress (The)

* arranjo em ordem alfabética


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15) Nos títulos de Congressos, Conferências, Reuniões, Assembleias, etc., osnúmeros arábicos, romanos ou escritos por extenso, deverão aparecer nofim, entre parênteses.

II Conferência de Saúde Conferência de Saúde (II)

Quarto Encontro de Ecoturismo Encontro de Ecoturismo (Quarto)

3o Congresso de Direito Congresso de Direito (3 o)

II Feira de PequenosEmpreendedores

Feira de Pequenos Empreendedores(II)


EXERCÍCIO1. Digite, ordenando alfabeticamente, todos os exemplos já colocados. Observe

as regras de alfabetização.

2. Ordene alfabeticamente os dados a seguir:

5 o Seminário de Tropicologia - Fundação José Augusto

VIII Congresso Brasileiro de Mastologia

Margareth di Biase

Sir Laurence Olivier

Dr. José Augusto Oliveira

Marie Dupont

Janice Monte-Mor

José Peregrino da Silva Sobrinho

Joan Mac Donald

Antonio de los Rios


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3.3.1.2 Método geográfico

O método geográfico é do sistema directo. Aconselhado para serviços que

utilizam pesquisas por áreas geográficas. Deve ser complementado por umíndice com o nome das pessoas e respectiva localização. O elementoconsiderado é o local. As melhores ordenações geográficas são:

a) Nome do Estado, Cidade e correspondente.

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

São Paulo São José dos Campos Silva, Paulo

São Paulo Lorena Vitório, João (Dr.)

Rio de Janeiro Rio de Janeiro Tavares, José(General)

Rio de Janeiro Campos Acioly, Paulo (Dr.)

Pernambuco Recife Dantas, Maria

Pernambuco Caruaru Lima, Alfredo

* Observe a ordem por Estado, independente da ordenação alfabética dascidades. Devem ser usadas guias divisórias com notações indicativas dosnomes dos Estados. Observe ainda que as capitais vêm na frente das cidades.

FIGURA 5


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São Paulo

Rio de Janeiro

Pernambuco




b) Nome da Cidade, Estado e correspondente.

Quando se organiza um arquivo por cidades, deve-se observar rigorosa ordemalfabética das cidades - as capitais são ordenadas alfabeticamente, semdestaque.

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

São Paulo São Paulo Correa, Carlos

Santos São Paulo Nava, Pedro

Rio de Janeiro Rio de Janeiro Silva, José (Dr.)

Rio de Janeiro Campos Gondim, Pedro

Recife Pernambuco Correa, Isac

Lorena São Paulo Ivo, Pedro (Juiz)

Itambé Paraíba Rabelo, Paulo

Brasília Minas Gerais Bonfim, Tiago

Brasília Distrito Federal Souza, Renato

* Não é necessário o uso de guias - apenas que as pastas tragam os nomes dascidades e dos Estados, e estejam ordenadas alfabeticamente pelas cidades.

FIGURA 6Co-financiado pelo FSE e Estado Português

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c) Outros países

Nas correspondências com outros países, alfabeta-se primeiro o país, seguido dacapital e do correspondente.

PAÍS CAPITAL CORRESPONDENTE

Rússia Moscovo Gagarin, Yuri

Portugal Porto Guimarães, Pedro

Portugal Coimbra Rocha, João

Portugal Lisboa Dias, Fernando

Inglaterra Liverpool Star, Ringo

Inglaterra Londres Smith, Paul

França Rennes Bardin, Pierre

França Lorena Bardot, Brigite

França Paris Vadin, Roger

FIGURA 7


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Lorena - São Paulo

Limeira - São Paulo

Itambé - Paraíba

Inglaterra - Leverpool

Inglaterra - Londres

França - Rennes




EXERCÍCIO

1. Admita o arranjo preferencial por cidade o organize os mapas do Escritório deEngenharia X:

Planta baixa da cidade do Recife - Zona Norte - Pernambuco.

Poços artesianos de Caruaru - Pernambuco.

Rios de Caruaru.

Rodovias de Garanhuns.

Planta baixa de Salvador - Bahia.

Porto do Recife - Pernambuco.

Porto de Suape - Pernambuco.

Rodovias norte - ligação da cidade de Irecê - BA.

Poços artesianos - Boa Viagem - Recife - PE.

Poços Artesianos - Olinda - Recife - PE.

3.3.2 Métodos numéricos

Caracterizado pelo número como principal elemento a ser considerado.


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Os métodos numéricos são indirectos, uma vez que, para se localizar umdocumento ou pasta, existe a necessidade de se recorrer a um índice alfabético,em fichas, que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foiarquivado. A numeração é sequencial.

Os métodos numéricos são:

a) Simples

b) Cronológico

c) Digito-terminal.

3.3.2.1 Simples

O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cadacorrespondente - onde é obedecida a ordem de entrada, sem preocupação coma ordem alfabética.

Além do registo das pastas ocupadas, em livro ou fichas, é indispensável o índicealfabético-remissivo, em fichas, sem o qual é impossível localizar osdocumentos.

Observe na Figura 9, o arranjo de “correspondentes eventuais”, recurso utilizadopara reunir documentos em número bastante reduzido, o que não justificaria aabertura de pastas individuais.

O método numérico simples, feitas algumas adaptações, é aplicado aos arquivos

especiais (discos, fitas, vídeos, etc.) e especializados (projectos de engenharia,prontuários médicos e hospitalares, cadastro de pessoal em escritórios, etc.).


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FIGURA 8

GAVETAS DE ARQUIVO NUMÉRICO SIMPLES

Registo em pasta Índice alfabético(fichas)


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E 10 Oswaldo Paes

E 3 Lúcia Villa-Verde

E 2 Carlos São Pedro

E 1 Pedro Nava Filho

Correspondentes

Eventuais

6 Fundação GetúlioVargas

5 Oswaldo Peixoto

4 Banco do Brasil

3 Luis Carlos Ribeiro

2 Walter Rodrigues

1 Paulo de Castro

Correspondentes

Efetivos

Villa Verde - Lúcia - E 3

São Paulo, Carlos - E 2

Rodrigues, Walter - 2

Ribeiro, Luis Carlos - 3

Peixoto, Oswaldo - 5

Paes, Oswaldo - E 10

Fundação Getúlio Vargas -

6

Nava Filho, Pedro - E 1

Castro, Paulo de - 1

Banco do Brasil - 4




FONTE : Paes, M.L. Arquivo : teoria e prática

3.3.2.2 Método Numérico Cronológico

Neste método, além da ordem numérica, deve-se observar a data. Esse métodoé adoptado em quase todas as repartições públicas. O documento recebe umnúmero (protocolo) e a data.

O documento, depois de numerado, é colocado numa pasta onde, além donúmero e da data, estão contidas informações úteis em geral é chamadoprocesso, a partir daí.

A automação possibilitou a agilização de inúmeros processos administrativos,inclusive o acompanhamento dos processos pelos interessados. É um método de

arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelâneas, uma vez que cadadocumento recebe o seu próprio número de registo, constituindo-se numprocesso único, ordenado em rigorosa ordem numérica. Tem como vantagem omaior grau de sigilo e menor possibilidade de erros. Sendo um método indirectoexige duplicidade de pesquisa, a busca se dá pelo número e a data do processo,automatizado ou não.

3.3.2.3 Método Digito-terminal

Tendo em vista a necessidade de redução do número de erros, no arquivamentode grande volume de documentos; contando com o recurso da automação, além

de equipamentos de grande porte para armazenamento de alto número dedocumentos - esse método é ideal para instituições que precisam arquivar umcrescente número de documentos: Caixa Económica/BNH, INSS, hospitais,bancos, etc.

De acordo com Paes, os documentos são numerados sequencialmente e sualeitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números,dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para aesquerda formando pares.

Decompondo-se o número 945.370 - têm-se o seguinte grupo: 94-53-70. Como a

leitura é feita da direita para a esquerda, o grupo 70 = grupo primário; o grupo53 = secundário; e o grupo 94 = terciário.

O armazenamento considera em primeiro lugar os documentos guardados noespaço destinados aos números terminados em 70 (primários); em seguida


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documentos terminados em 53 (valor secundário); e finalmente documentoscom valor terciário, armazenados com finais de números 94.

Entre as vantagens desse método está a rapidez na localização dos documentos,considerando-se o grande volume de documentos do arquivo, além da expansãoequilibrada do arquivo. Há necessidade de índice dos assuntos em questão e osdocumentos, obrigatoriamente, devem estar dispostos fisicamente na mesmaordem da leitura.

3.3.3 Métodos por assunto

Para Castro, “toda instituição dispõe de um certo número de documentos quedevem ser arquivados por assuntos. Usa-se este sistema quando o assunto deque trata o documento é mais importante do que o nome ou o endereço do

indivíduo ou da entidade.

Neste caso, conforme o que está sendo tratado no texto do documento,determina-se o assunto pelo qual se há de arquivar”.3

A aplicação do método de arquivamento por assunto não é de fácil execução,depende da correcta interpretação dos documentos sob análise, além de amploconhecimento das actividades institucionais. É o método mais aconselhado noscasos de grandes volumes de documentos e variedade de assuntos.

No arquivamento por assunto, podem ser adoptados:

- Método alfabético

- Método numérico

3.3.3.1 Método alfabético

Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivadaé pequena, deve-se adoptar um método alfabético que pode obedecer duasordens: ordem dicionário ou ordem enciclopédica.

3.3.3.2 Ordem dicionário

Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética, obedecendo-se àsequência das letras.


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Exemplo: gaveta de um arquivo, disposto em ordem dicionário, doDepartamento de Pessoal de uma instituição pública.

FIGURA 9

ORDEM DICIONÁRIA


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Verbas

Transferências

Promoções

Máquinas

Fichas Pessoais

Férias

Dotações

Diárias

Demisões

Créditos

Ajuda de custo

Admissão

Departamento

de Pessoal




EXERCÍCIO

1. Organize os assuntos em ordem dicionário:

Treino de pessoal

Aperfeiçoamento de pessoal

Assistência técnica

Material permanente

Aquisição de material de consumo

Previdência e assistência social

Recrutamento de pessoal (selecção)

Quadros e tabelas de pessoal

Relações públicas

Publicidade

Exposições

Relatórios

Correspondência particular do director

Estatutos

Assembleia Geral

Conselho Director

Outros assuntos


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Férias

Pagamento

Salário-família

Assistência psicológica

Conservação e recuperação

Inventários

Operações bancárias

Património

Comunicações

3.3.3.3 Ordem enciclopédica

Assuntos correlatos são agrupados sob um título geral e dispostos em ordemalfabética.

Exemplo: gaveta de um arquivo do Departamento de Educação da Universidade YZ.

FIGURA 10

ORDEM ENCICLOPÉDICA


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Impressão

Exposição

Distribuição

Publicações

Aplicada ao trabalho

Aplicada à educação

Psicologia

Economia

Ciência Política

Administração

Pesquisas

Mestrado

Formação

Departamento deeducação




EXERCÍCIO

1. Organize um esquema de assuntos em ordem enciclopédica, adoptando comoclasses principais:Organização/Pessoal/Orçamento/Material/Comunicações/Património.

Prédios e salas

Regulamentos

Organogramas

Admissão

Aluguer de salas

Receita

Correios

Condomínio

Telex

Gratificação de funções

Aquisição de material

Limpeza e conservação de prédios

Salários

Baixas de material

Mudanças

Concorrências

Licitações

Casa de empregadosCo-financiado pelo FSE e Estado Português

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Doutorado

Cursos




Recrutamento de pessoal

Terrenos

Despesa

Dispensa de pessoal

Telégrafos

Férias

Gratificação por tempo de serviço

Rádio

Previdência social

Licenças

Satélite

3.3.4 Método numérico de assunto

O sistema numérico, aplicado à classificação por assunto facilita as operações,pois basta marcar com um número (símbolo) cada papel, para indicar o localexacto onde o documento deverá ser arquivado.

Usando-se métodos numéricos é indispensável:

1) Um índice alfabético.

2) Um código de classificação.

A aplicação de um dos métodos implica em um estudo completo da(s):

* Organização

* Documentação

* Necessidade do usuário.


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Utiliza-se neste sistema os métodos:

- Método duplex

- Método decimal

3.3.4.1 Método duplex

Aqui a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo dogénero para a espécie e desta para a minúcia (detalhes do género). Este métodonão possui a dificuldade apresentada pelo método decimal, onde se tem queprever antecipadamente todas as classes. Se, por um lado, o método permite aabertura ilimitada de classes, por outro lado exige que o arquivista tenhacuidado para não abrir pastas para temas (pastas primárias) ou assuntos, jáincluídos em subclasses.

No método a relação entre as partes é indicada por um traço de união.

Exemplo: um escritório de contabilidade foi criado para assessorarcontabilmente empresas e indústrias, em dado momento passou a trabalharpara postos de gasolina. Seu arquivo inicialmente tinha as seguintes classesprincipais:

01 CONTABILIDADE 07 METAIS

02 EMPREGADOS 08 FERRAGENS

03 MÓVEIS 09 TINTAS

04 IMÓVEIS 10 ÓLEOS, LUBRIFICANTES

05 SEGUROS 11 FERRAMENTAS

06 TRANSPORTES 12.MATERIAL DE CONSTRUÇÃO

Mais tarde a empresa resolveu negociar também com material eléctrico. Oarquivista terá que abrir outra classe em seu código que reflectirá mais estanovidade:

13 MATERIAL ELÉTRICO

14 EQUIPAMENTO ELÉTRICO.


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Conforme a ilustração, a estrutura do Método duplex, estabelece a relaçãoentre as partes através de um traço-de-união.

1. CONTABILIDADE

1-1 CONTAS A RECEBER

1-1-1 CONTAS DO GOVERNO

1-1-2 CONTAS DA PREFEITURA

1-2 CONTAS A PAGAR

1-2-1 BANCOS

1-2-1-1 ULTRAMARINO

1-2-1-2 FRANCÊS

1-2-1-3 ALEMÃO

1-2-1-4 DO BRASIL

..........

..........

10 ÓLEOS E LUBRIFICANTES

10-1 ÓLEOS

10-1-1 ISOLANTES

10-1-2 LUBRIFICANTES

..........

..........

13. MATERIAL ELÉTRICO

13-1 FIOS

13-1-1 FITAS ISOLANTES

13-1-2 OUTROS CONDUTORES


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3.3.4.2 Método decimal

Este método baseia-se na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey(bibliotecário norte-americano).

Castro adianta que “...a classificação decimal consta de uma tabela de assuntos,denominada código de assuntos e de um índice que permite sua rápidalocalização. Tal classificação distribuí os assuntos em nove classes. A décimaclasse é reservada para os assuntos de carácter muito genérico, que não devemser incluídos em nenhuma das outras nove classes, já estabelecidas.

Cada classe, por sua vez, está subdividida em subclasses e uma décima parageneralidades e assim sucessivamente, recebendo as denominações: divisões,grupos, subgrupos, etc.

A codificação é formada por números cujos três primeiros algarismos, que estão

separados dos demais por um ponto, representam cada uma das dez classes.Portanto, a parte inteira do número é sempre composta de três algarismos. Aparte decimal pode não existir, como pode ter um, dois, três ou maisalgarismos.”3

O método decimal exige a divisão dos assuntos do geral para o particular. Atábua, tabela ou esquema, com a classificação adoptada tem o nome declassificador ou código, e não dispensa um índice alfabético. Não existe umaclassificação universal para arquivos - cada instituição tem a sua classificaçãoparticular.

Para utilizar-se o método decimal é preciso antecipadamente rigoroso estudo domecanismo da classificação decimal.

Vale salientar que nos arquivos aplicamos somente a técnica da classificação deDewey - nunca a classificação propriamente dita. É difícil para um arquivistainiciante determinar quais as classes principais, que compreendem em si todosos assuntos contidos nos documentos produzidos ou recebidos pelo órgão - se asclasses não forem bem definidas, encontraremos documentos que tratam domesmo assunto arquivados em locais diferentes.


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TRECHO DA CLASSIFICAÇÃO DE DEWEY:

CLASSES

0 - Obras gerais

1 - Filosofia

2 - Religião

3 - Ciências Sociais

4 - Filologia

5 - Ciências Puras

6 - Ciências Aplicadas

7 - Belas Artes

8 - Literatura

.....

SUBDIVISÃO DA CLASSE 6

600 - Ciências Aplicadas

610 - Medicina

620 - Engenharia

630 - Agricultura

640 - Ciências e Artes Domésticas

650 - Serviços Gerências

660 - Indústrias Químicas

670 - Manufacturas - miscelânea

690 - Construção

.....


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SUBDIVISÃO DA CLASSE 610

610 - Medicina

611 - Anatomia

612 - Fisiologia Humana

616 - Clínica Médica

616-1 - Cardiologia

616-2 - Sistema respiratório

À medida que se apresenta um assunto, deve-se procurar onde colocá-lo,partindo-se sempre do geral para o particular.

EXEMPLO DA TÉCNICA DE DEWEY APLICADA A UM ARQUIVO

000 - Administração geral

100 - Pesquisas

110 - Psicologia

111 - Aplicada ao trabalho

112 - Aplicada à educação

.....

200 - Cursos

210 - Formação

220 - Especialização

230 - Pós-Graduação

231 - Mestrado

232 - Doutorado

.....

500 - Documentação e Informação


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510 - Sistema de bibliotecas

520 - Sistema de arquivos

530 - Automação e processamento de dados

531 - Sistemas

532 - Redes

ÍNDICE ALFABÉTICO

Tanto no método duplex, como no decimal, uma vez concluído o plano declassificação, deve-se elaborar o índice alfabético - que funcionará comoinstrumento auxiliar na recuperação da informação.

FIGURA 11

ÍNDICE ALFABÉTICO

ASSUNTO

MÉTODO

DUPLEXDECIMAL

Administração Geral 0 000

Arquivos (Sistemas) 5-2 520Assistência Técnica 4 400

Biblioteca (Sistemas) 5-1 510

......

Cursos 2 200

Especialização 2-2 220

Mestrado 2-3-1 231

Doutorado 2-3-2 232

Processamento de dados 5-3 530

Psicologia (Pesquisas) 1-1 110


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Aplicada à Educação 1-1-2 112

Sistema

de arquivos 5-2 520

de bibliotecas 5-1 510

Codifique os assuntos a seguir pelos métodos duplex e decimal a partir da classe3.

Duplex Decimal

PUBLICAÇÕES

Permuta de publicações

Exposição e feira de livros

Postos de vendas. Representantes

no país

no estrangeiro

Direitos autoraisENSINO

Cursos

Recrutamento

Alunos

Matrículas

Trancamento

Taxas. Anuidades. Mensalidades.

Bolsas de Estudo

ASSISTÊNCIA TÉCNICA


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Intercâmbio cultural

Acordos. Convênios.

SOLENIDADES, EVENTOS DIVERSOS

Congressos

Aulas inaugurais. Discursos.

Visitas, visitantes.

3.3.5 Métodos padronizados

Os métodos padronizados não serão aqui detalhados. São métodos comfinalidades comerciais, padronizados, que foram criados para atendimento àsorganizações e fogem ao objetivo da disciplina. Comentários e observaçõessobre o assunto poderão ser encontrados na bibliografia. Entre estes métodospadronizados, alguns já estão fora de uso, considerando-se que a automaçãopossibilitou a criação de arquivos específicos - para atendimento àsnecessidades da clientela.

3.4 EMPRÉSTIMO E CONSULTA

Esta é uma das mais importantes actividades dos arquivos, uma vez que

corresponde à própria essência de sua formação: servir à administração e àhistória.

Todas as operações efectuadas no curso do trabalho arquivístico devemconsiderar a utilização racional das informações.

Visando a segurança dos arquivos, em sua maioria os documentos não devemser cedidos. Poderão ser cedidos para empréstimos: aos próprios sectores queproduziram, ou receberam, desde que autoridades, na mesma linha hierárquicaencarregadas façam a solicitação.

Recomenda-se ainda que, salvo os casos excepcionais, os documentos não

sejam retirados das pastas para empréstimo. Considerando-se as implicaçõeséticas e os riscos que acompanham os empréstimos de documentos - éindispensável que se exerça o seu controle, no sentido de garantir a integridadedo acervo, como informar com segurança onde se encontra a documentação.

PASSOS ROTINASCo-financiado pelo FSE e Estado Português

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1 Atender às requisições oriundas dos vários órgãos.

2 Preencher em duas vias o formulário recibo de Dossiê.

3 Colocar a 2a via no lugar da pasta retirada para empréstimo.

4 Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário delembretes (em ordem cronológica para poder ser feito controlede prazos).

5 Preencher e encaminhar o formulário cobrança de Dossiê(quando a pasta não tiver sido restituída no prazo).

6 Recebida a pasta, eliminar a 2a via do recibo.

7 Apor o carimbo restituído na primeira via assinada pelo

requisitante e devolvê-la.

Fonte: Paes, M. L. Arquivo: teoria e prática.

4. PLANEAMENTO DE UM SISTEMA DE ARQUIVO CORRENTE

Antes de planear um sistema de arquivo corrente, é preciso conhecerprofundamente a instituição para a qual os arquivos irão servir. Depois doconhecimento da realidade é que o projecto poderá ser elaborado.

Elementos que deverão ser levados em consideração para elaborar o projecto:

* a estrutura e organização da instituição (seus objectivos, suas actividades epara qual usuário se destinará o arquivo).

* as normas da instituição/empresa.

* a característica dos documentos, a frequência de uso, estado de conservação,número/quantidade dos documentos.

* o pessoal disponível para desenvolver as actividades do arquivo.

* material, equipamentos, área disponível para o funcionamento do arquivo.

* previsão de desenvolvimento futuro.

* grau de economia quanto a: eliminação de documentos, pessoal, espaço etempo.


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4.1 PROJETO

O projecto deverá conter em sua primeira parte uma análise crítica da situaçãoem que se encontra a documentação que será trabalhada. Assim como osprocedimentos até então adoptados de recebimento, registo, controle detramitação, expedição de correspondência, bem como o arquivamentopropriamente dito e o empréstimo.

Deverá ainda detalhar a situação, discorrer sobre procedimentos inadequados,ou características encontradas na instituição que não favorecem a administraçãodo arquivo (se for o caso).

Na segunda parte, o projecto deverá fazer recomendações técnicas, o porquê daadopção de determinado método de arquivamento e controle de documentos.

Determinará a extensão da área, equipamento e material compatíveis ao

arquivamento em questão.

O arquivista deverá incluir no projecto, cronograma de actividades, recursosnecessários e programa de treinamento.

4.2 EXEMPLOS:

4.2.1 Arquivo técnico de uma consultoria

A empresa Mercatto presta serviços de consultoria em quatro grandes áreas:

planejamento, organização, informática e treinamento.

No Serviço de Documentação existem diversos materiais e pela peculiaridade daempresa, com valores hierárquicos diferentes.

A memória como é denominado o arquivo técnico - é a documentação maisimportante, observe a ordem:

1o) Memória: o armazenamento de todos os trabalhos produzidos pelaconsultoria para os clientes (produção intelectual sobre determinadoassunto).

2o) Biblioteca: Interna, com acervo específico por área de actuação, além derelatórios, estudos, manuais, projectos, etc.


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3o) Documentação recebida: relatórios, teses, programa, modelos remetidospela clientela. Esta documentação subsidia, na área documental, ostrabalhos da consultoria para a própria clientela.

Como exemplo, parte da memória referente a treinamento. O ciclo da“memória” é iniciado a partir da entrada do contrato, celebrado entre a empresae o cliente. Nesse momento o cliente recebe um número - que é um código. Apartir daí as letras acrescentadas ao número, funcionam como uma subdivisãodo código inicial. O código é o referencial para a localização fixa - o arquivo éarranjado sequencialmente, pela ordem cronológica dos números (códigos). Ocódigo identifica o cliente. Observe no exemplo: tudo que se relaciona com ocliente, em questão, recebe o código

14.

CÓDIGO CLIENTE MEMÓRIA/

ARQUIVO

14 Prefeitura da Cidade do Recife 14

14A Proposta

14A

Doc.1

Proposta de contrato 14A

14A

Doc. 2

Adendo ao contrato 14A

........

14C Treinamento

14C

Doc. 1

Texto básico: Por que treinar. 14C

14C

Doc. 2

Texto básico: O poder das organizações. 14C

14C

Doc. 3

Caderno de informações básicas. 14C


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14C

Doc. 4

Texto básico: A informática na organização. 14C

........

14F Seminários 14F

CÓDIGO CLIENTE MEMÓRIA/

ARQUIVO

23 Secretaria Estadual de Planejamento 23

23A Proposta

23ADoc.1

Proposta de contrato 23A

23A

Doc.2

Adendo ao contrato 23A

........

23C Treinamento

23C

Doc.1

Texto básico: Planejamento estratégico de

ações governamentais.

23C

23C

Doc. 3

Organograma da Secretaria dePlanejamento

23C

Mapoteca

23C

Doc.4

Caderno de textos básicos com exercícios. 23C

23G Sistema de automação 23G

Exemplo de outro cliente.

FIGURA 12


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ÍNDICE DE ASSUNTO

FIGURA 13

ÍNDICE DE CÓDIGOS


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Por que treinar 14C

Poder das organizações 14C

Planeamento estratégico dasacções... 23C

Informática nas organizações 14C

Importância do plane .na Adm.Púb.23C

Cadernos de textos básicos 23C

Cadernos de informações básicas14C

TRENAMENTOS

TEXTOS BÁSICOS

ÍNDICE DE ASSUNTO




4.2.2 Arquivo técnico de uma pequena empresa

Por se tratar de uma pequena empresa, admite-se que as funçõesadministrativas, contáveis e de pessoal estão todas localizadas noDepartamento Administrativo. Adopta-se o método duplex, cujas novasclasses vão sendo abertas à medida da necessidade. Observando-se,antecipadamente, ao atribuir uma nova classe, se já não existe o assuntotratado no arquivo.

FIGURA 14

DISTRIBUIÇÃO DOS ASSUNTOS


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Planeamento

14 - Prefeitura da Cidade do Recife

CLIENTESÍNDICE DE CÓDIGOS

6 DIVERSOS





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5 ASSISTÊNCIA TÉCNICA

4 MATERIAL

3 RECURSOS HUMANOS

2 INFORMÁTICA

1 ORGANIZAÇÃO

0 FINANÇAS E CONTABILIDADE

ÍNDICE




Relação dos assuntos para arquivamento:


0-1 Orçamento

0-1-1 Contas a receber

0-1-2 Contas a pagar

0-1-3 Empréstimos

0-1-4 Impostos

1 ORGANIZAÇÃO

1-1 Regimento interno

1-2 Regimento - Bancos - Instruções

1-3 Organograma

1-4 Plano Director

2 INFORMÁTICA

2-1 Automação - Equipamentos

2-2 Prestação de serviços

2-3 Contratos

2-4 Programa de treinamento

3 RECURSOS HUMANOS

3-1 Relação de funcionários

3-2 Selecção (currículos)

3-3 Admissão


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3-4 Gratificações (distribuição de chefias)

3-5 Férias

4 MATERIAL

4-1 Relação de material de consumo (controle de stock)

4-2 Fornecedores

4-3 Compras

5 ASSISTÊNCIA TÉCNICA

5-1 Contratos

5-2 Fornecedores

5-3 Técnicos

6 DIVERSOS

6-1 Aluguer

6-2 Terrenos

6-3 Directoria

6-4 Contrato


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FIGURA 15

ARQUIVO DE PASTAS SUSPENSAS


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3 - 4 Gratificações

3 - 3 Admissão

3 - 2 Seleção (Currículos)

3 - 1 Relação dos funcionários

3 RECURSOS HUMANOS

2 INFORMÁTICA

1 - 4 Plano Diretor

1 - 3 Organograma

1 - 2 Regimento - bancos - instruções

1 - 1 Regimento interno

1 ORGANIZAÇÃO

0 - 1 - 4 Imposto

0 - 1 - 3 Empréstimo

0 - 1 - 2 Contas a pagar

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO




5 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

A política de avaliação de documentos é um dos estudos mais difíceis econtrovertidos na Arquivologia, pretende estabelecer uma normalização paraselecção dos documentos, principalmente dos arquivos administrativos,atribuindo-se prazos de validade, considerando :

* prazo administrativo

* prazo legal

* prazo contável

* prazo permanente

Após a observação dos prazos há recomendações para elaboração dosinstrumentos de avaliação:

* tabela de temporalidade

* plano para destruição e/ou

* microfilmagem

5.1 CRITÉRIO PARA AVALIAÇÃO

• Se o arquivista elaborou um código de assuntos para os documentos doórgão, de instituição, terá menos dificuldade para acompanhar o plano dedestinação dos documentos, porque já conhece os assuntos• a avaliação não é feita por espécie de documento é feita por assunto;• a avaliação é feita por partes, em cada sector do órgão é realizadaanálise e levantamento de todos os grupos documentais do sector;• após a análise, cada sector faz sua proposta sobre prazo administrativode cada grupo de documento;• para os prazos legais, a consulta deve ser feita ao assessor jurídico queexaminará os códigos sobre Prescrição, Caducidade e Decadência;• os documentos de Direito Penal ainda são susceptíveis da pergunta : osdireitos do indivíduo, em causa, estão protegidos?3

Depois dos estudos, o arquivista propõe sua Tabela de Temporalidade. Éconstituída então uma comissão da qual fazem parte: a pessoa - chave doórgão dos documentos em pauta; o assessor jurídico; uma pessoa da


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0 - 1 Orçamento





administração central do órgão, ou instituição, um historiador e o arquivista.Assim, a tabela de temporalidade construída, é examinada em várias sessões,até que seja aprovada e assinada por todos os participantes, ressaltando-seque a aplicação da tabela de temporalidade exige a autorização e aceite da

autoridade competente.


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5.2 DETERMINAÇÃO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS

Administrativo

Jurídico

Fiscal

PRIMÁRIOS Atos normativos

Histórico Programas de

trabalho

Relatório

Probatório Propostas orçamentárias

Exemplos

VALORES quanto aodocumento

DOS Histórico Princípio (cópias)

DOCUMENTOS Informativo de

Obs.: O grande unicidade quanto àinformação

recurso - identificar(recapitulativos)

SECUNDÁRIOS documentos

recapitulativo quanto aodocumento

Princípios (condição física)

de

forma quanto àinformação


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(grau deconcentração)

Os documentos públicos oferecem géneros de valores:

a) valores primários - para a própria Repartição;

b) valores secundários - para outras repartição e para pesquisadores

1) para a própria repartição - valor primário : administrativo, jurídico e fiscal:

2) para outras repartições e pesquisadores : valor secundário - para a história- valor cultural.

5.3 MODELO TABELA DE TEMPORALIDADE

ASSESSORIA... SUBGRUPO...

ASSUNTO AC AG AI AN OBS.:

1. Projeto Bilateral de

Pesquisa

vigênci

a

5 anos 5

anos

recolh

e2. Projeto Multilateral dePesquisa

vigência

5 anos 5anos

recolhe

3. Intercâmbio dePesquisadores

vigência

5 anos 3anos

recolhe

4. Seminário, Congressos,Simpósios, Cursos rápidos,Reuniões Técnicas

vigência

3 anos

5 Expedições Científicas vigência 20anos 5anos

6. Vistos para PesquisadoresEstrangeiros

1 ano 2 anoselimina

r

Quando vinculado aum processo, fazerreferência quanto á


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eliminação

7. Reunião de ComissãoMista

2 anos 5 anos 5anos

recolhe

8. Bolsistas


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AC - Arquivo Corrente

AG - Arquivo Geral

AI - Arquivo IntermediárioFederal

AN - Ar uivo Nacional




REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

OBRAS CITADAS

1 PAES, Marilena L. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro : FVG, 1986.161p.

2 CAVALCANTI, Cordélia. Arquivos e bibliotecas : semelhanças ediferenças.Revista de Biblioteconomia de Brasília, v.16, n.1, p. 5-17,

jan./jun. 1988

3 CASTRO, A. de Moraes e, GASPARIAN, D.M.C. Arquivística = técnica;Arquivologia = ciência. Brasília : ABDF, 1985. 2v. v.1, p.39-45.

OBRAS CONSULTADAS

1 BELLOTO, H. L. Arquivo, bibliotecas e centros de documentação: daconvergência de objetivos à diversidade da documentação e doprocessamento técnico. Revista Brasileira de biblioteconomia edocumentação, São Paulo, v.11, n.3/4, p.169-175, jul./dez. 1978.

2 CONTINOLO, C. Como organizar o arquivo: guia prático para classificação dedocumentos e fichas para organização dos serviços de arquivos. Lisboa :Editorial Pórtico, 1975.

3 FEIJO, V. de M. Documentação e arquivo: arquivos escolares. Porto Alegre :SAGRA, 1988.

4 GOMES, F. A., KELLUY, H. Manual de arquivo e documentação. 2. ed. Rio de Janeiro : Interciência, 1976.

5 GORBEA, J. Q. de et al. Sistemas de arquivos e controle de documentos. 2.

ed. São Paulo : Atlas, 1979.Página 64 de 65





6 PRADO, H. A. A técnica de arquivar. 5. ed. São Paulo : T.A. Queiroz, 1985

manual tecnicas de arquivo praticas

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