manual sysbi – business intelligence “o planejamento não diz respeito à decisões futuras, mas...

Systema

MANUAL SYSBI – Business

IntelligenceVersão 2009.02

CONCÓRDIA, SC2009

Manual SysBI – Business Intelligence 1

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Sumário1 INTRODUÇÃO......................................................................................5

1.1 Histórico de Versão do Manual.........................................................72 CADASTRO.........................................................................................8

2.1 Sincronização................................................................................82.2 Departamento...............................................................................9

2.2.1 Cadastro................................................................................92.2.2 Setores..................................................................................92.2.3 Especialidades.......................................................................102.2.4 Convênios.............................................................................10

2.3 Cargos.......................................................................................102.4 Instituições externas....................................................................102.5 Organização................................................................................112.6 Perspectivas................................................................................112.6 Tempo de ocorrências...................................................................122.7 Tipos de problema........................................................................132.8 Unidade de medida.......................................................................132.9 Usuários.....................................................................................132.10 Alterar Senha............................................................................14

3 PLANEJAMENTO.................................................................................153.1 Modelo Estratégico.......................................................................16

3.1.1 Cadastro de Perspectiva..........................................................203.1.2 Cadastro de Objetivos.............................................................213.1.3 Cadastro de Indicadores..........................................................243.1.4 Cadastro de Plano de Ação......................................................343.1.5 Cadastro de Ações..................................................................39

3.2 Painel de Usuário.........................................................................403.2.1 Mensagens Para o Usuário.......................................................413.2.2 Agenda do Usuário.................................................................413.2.3 Painel Gráfico do Usuário.........................................................443.2.4 BSC – Balanced Scorecard.......................................................44

3.3 MASP.........................................................................................453.3.1 Identificação.........................................................................463.3.2 Observação...........................................................................483.3.3 Análise.................................................................................513.3.4 Plano de Ação........................................................................543.3.5 Ação....................................................................................553.3.6 Verificação............................................................................563.3.7 Padronização.........................................................................573.3.8 Conclusão.............................................................................59

4 REUNIÕES........................................................................................614.1 Agendamento..............................................................................614.2 Registro......................................................................................64

5 IMPRESSÃO......................................................................................73


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6 UTILITÁRIO.......................................................................................736.1 Efetuar logout de usuário..............................................................73

7 AJUDA..............................................................................................737.1 Abrir manual em PDF....................................................................737.3 Sobre.........................................................................................74


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“O planejamento não diz respeito à decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões recentes.”

Peter Drucker


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1 INTRODUÇÃO

A gestão hospitalar é imprescindível, mas a economia tem um convívio

difícil na área de saúde, pois existe um antagonismo entre as visões a respeito

da assistência à saúde. Os avanços tecnológicos provocam mudanças

profundas. Na área hospitalar essas transformações ocorrem com rapidez,

exigindo que a prestação de serviços seja resolutiva, com qualidade e baixo

custo, obrigando os hospitais a adotarem estratégias de excelência hospitalar;

do contrário, correm o risco de não sobreviver, havendo a necessidade de

melhorar constantemente a prestação de serviços e realizar um gerenciamento

minucioso de todas as suas atividades.

O termo Business Intelligence (BI) – (pronuncia-se “bisinés in-

télidjens”), pode ser traduzido como inteligência de negócios. “... engloba

desde a coleta, organização e análise dos dados até o monitoramento das

informações que dão suporte à gestão dos negócios. Consiste em utilizar

ferramentas para analisar e extrair informações relevantes para a tomada de

decisões.” (BAGGIO, Laura. Proposta Para Uso de Data Warehouse em

Hospitais. 2008. Monografia (Especialização em Sistemas de Informação) –

Curso de Pós-Graduação em Aquisição e Descoberta de Conhecimento em

Business Intelligence. UnC – Universidade do Contestado.)

Para avaliar o desempenho global de uma organização considerando o

ativo intelectual, é preciso um sistema de medição que incorpore um conjunto

de medidas genéricas e integradas, que vincule o desempenho sob a ótica dos

clientes, processos internos, funcionários e sistemas ao sucesso financeiro a

longo prazo. Este é o conceito básico de Balanced Scorecard ou BSC.

O Planejamento Estratégico é um processo através do qual a organização

se mobiliza para atingir o sucesso e construir seu futuro, por meio de um

comportamento proativo, considerando seu ambiente atual e futuro. Pode

ainda ser conceituado como a capacidade desenvolvida pelas empresas para

adaptarem-se continuamente às mudanças ambientais e essa capacidade não é


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apenas uma resposta passiva aos fatores externos, mas ativa, criativa e uma

deliberada procura por condições que possam assegurar nichos lucrativos para

os negócios da empresa.

O Balanced Scorecard (BSC) é um sistema de avaliação de desempenho

empresarial e seu principal diferencial é reconhecer que os indicadores

financeiros, por si mesmos, não são suficientes para isso, uma vez que só

mostram os resultados dos investimentos e das atividades, não contemplando

os impulsionadores de rentabilidade a longo prazo. Complementa as medições

financeiras com avaliações sobre o cliente, identifica os processos internos que

devem ser aprimorados e analisa as possibilidades de aprendizado e o

crescimento, assim como os investimentos em recursos humanos, sistemas e

capacitação que poderão mudar substancialmente todas as atividades.

Uma empresa que implementa o BSC sabe que é necessário ter bom

desempenho em várias dimensões, e não só no aspecto financeiro, para

conseguir êxito de longo prazo. Em termos de benefícios adicionais, oferece

uma visão sobre o futuro e um caminho para chegar até ele, o que o

transforma em sistema de gestão.

Segundo Kaplan e Norton, a verdadeira contribuição do BSC para a

eficácia empresarial ocorre quando ele é utilizado como instrumento de um

sistema de gestão estratégica, pois pode auxiliar gestores na viabilização de

processos gerenciais críticos.

O módulo Sys-Business Intelligence ou de forma resumida SysBI – cuja

pronúncia é “sis-bí-ái”, tem por objetivo o gerenciamento do planejamento

estratégico e, futuramente, o desenvolvimento de rotinas para auxiliar

auditorias e para a extração do conhecimento através de técnicas de data

warehouse.

As rotinas para criação e acompanhamento do planejamento estratégico

no SysBI baseiam-se na metodologia Balanced Scorecard (BSC). Para

implementar a estrutura de um BSC na organização, inicialmente é necessário

elaborar o Planejamento Estratégico, pois, a partir do planejamento a empresa


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terá definidas as suas diretrizes por meio de sua missão, visão, valores,

perspectivas, objetivos e estratégias.

O SysBI é um sistema independente das aplicações operacionais, como

Systema H2005 e SysPAS2006, porém, sincroniza os dados com estas bases.

É um sistema que foi desenhado para atender a organização e seus

departamentos ou filiais, podendo integrar o BSC da organização com os dos

departamentos e o seu acompanhamento pela direção da organização.

Para ter acesso à aplicação, o usuário deverá estar previamente

cadastrado no módulo SysBI, com as permissões necessárias, incluindo login e

senha.

A tela inicial do sistema é a de login, onde o usuário deverá entrar com o

seu login (uma palavra que o identifique, previamente cadastrada, como um e-

mail) e senha.

Após acessar o sistema, o usuário poderá utilizar suas funcionalidades a

partir dos menus ou dos botões de acesso rápido, disponíveis na tela principal.

Ao acessar o sistema, será aberto automaticamente o Painel do Usuário.

Será possível abrir qualquer outra rotina com ele aberto ou também é possível

fechar a tela do Painel pelo .

1.1 Histórico de Versão do ManualData Versão

do Manual

Alteração Importante Autor

01/03/09 2009.01 Versão inicial do manual Janaina Penso

Rosane Gotardo

04/05/09 2009.02 Descrição da configuração do modelo do gráfico do indicador, quando o tipo de gráfico é Meta – Item 3.1.3

Rosane Gotardo


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2 CADASTRO

Este menu contém os cadastros que permitem ao SysBI executar suas

funções adequadamente.

A inicialização dos registros dar-se-á pela sincronização dos dados –

onde o sistema incorporará dados do Systema H2005 (hospitalar) ou do

SysPAS2006 (plano de saúde) – dados como cadastro dos departamentos,

funcionários, setores, convênios, especialidades. Em seguida, os outros

cadastros podem ser realizados sem respeitar uma seqüência.

Apenas usuários com permissão de administrador do sistema tem acesso

a essa rotina do menu.

2.1 Sincronização

Essa rotina permite a conexão ao banco de dados do hospital ou plano de

saúde para importar os dados assinalados, sincronizando-os com o módulo. Os

dados a serem sincronizados são departamento, setores, usuários,

especialidades e convênios, assinale-os e clique no botão , a

seguinte mensagem será visualizada “Deseja sincronizar os dados?”. Clique em

<Sim> ou Não>.

Há um requisito para que essa sincronização transcorra de forma correta,

obrigatoriamente, no param.xml do módulo SysBI deve estar informado o

caminho do param.ini da base hospitalar ou param.xml do plano, de acordo

com a base de dados.

Ao acessar pela primeira vez num departamento, será necessário

sincronizar os dados.


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2.2 Departamento

Neste cadastro os dados visualizados e alterados serão aqueles

importados da rotina 'Cadastro' - 'Sincronização', ou seja, da base de dados de

um departamento, não sendo possível incluir um novo registro, apenas editar,

excluir ou reativar.

2.2.1 Cadastro

É o cadastro dos dados dos departamentos importados/sincronizados da

base de dados.

Para alterações clique em ou dê duplo clique sobre o cadastro

desejado e a tela de alteração é habilitada, com os seguintes campos: razão

social, nome fantasia, CNPJ, UF, município, bairro, tipo logradouro, logradouro,

número, complemento, CEP. O campo 'Início das atividades' indica quando a

empresa começou a utilizar os módulos SystemaH2005 ou SYSPAS; e, o

campo 'Desativado' indica a data em que o departamento foi desativado - para

o caso de um departamento ser fechado, ambos os campos estão desabilitados

para alteração.

2.2.2 Setores

Cadastro dos setores dos departamentos, importados/sincronizados da

base de dados utilizada pela empresa. Essa rotina permite o usuário visualizar

os setores por departamentos.


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2.2.3 Especialidades

Cadastro de especialidades, por departamento. Usado para cálculo de

indicadores. Este dado é importado através da rotina de sincronização, quando

houver base hospitalar ou de plano de saúde.

2.2.4 Convênios

Cadastro de convênios, por departamento. Este dado é importado

através da rotina de sincronização, quando houver base hospitalar ou de plano

de saúde.

2.3 Cargos

Permite cadastro de cargos (funções) da organização.

Clique em para adicionar um novo cargo, habilitando a tela de

inclusão, faça a descrição, informe o departamento. Em funções, descreva

quais as atividades relacionadas ao cargo cadastrado. Clique em ,

salvando os dados.

O cadastro de cargos é possível editar, excluir e reativar, nos respectivos

botões.

2.4 Instituições externas

Cadastro de instituições externas à organização, das quais são extraídos

valores de indicadores para comparação (benchmarking), tais como: Ministério


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da Saúde, Federações, entre outros.

Para incluir uma instituição, clique em , descreva o nome e

informe o tipo da instituição entre governamental, associações de classe

(federações de hospitais, por exemplo) ou privada. Clique em , para

salvar os dados.

2.5 Organização

É o cadastro da organização que está utilizando o aplicativo, que é

cadastrado no momento da implantação pela empresa Systema e somente

visualizado pelos usuários do módulo.

2.6 Perspectivas

Permite cadastrar as perspectivas, as quais serão usadas nas definições

dos modelos de planejamento estratégico.

De acordo com o BSC (Balanced Scorecard) existem quatro perspectivas

inerentes a quaisquer tipo de empresa, que são: financeira, clientes e

mercado, processo interno e infraestrutura/aprendizado.

Sob a perspectiva financeira destacam-se os valores financeiros nos

diferentes ciclos, como: valor acionista, uso do capital, aumento da receita,

produtividade/custos, é o modelo econômico que direciona o desempenho

financeiro. Sob a perspectiva cliente e mercado, analisa-se os itens que o

cliente valoriza em termos específicos: preço, qualidade, prazo, função,

imagem, relacionamento. Os processos internos dizem respeito a cadeia de

valor dos processos de negócio chave: processos de inovação, ciclo de


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operação, processos de pós-venda. E, a perspectiva aprendizado/crescimento,

analisa os facilitadores críticos para melhoria, mudanças e inovação, como a

qualificação da equipe, infra-estrutura tecnológica, motivação.

Considerando as perspectivas de NORTON E KAPLAN, o módulo traz

cadastrado quatro perspectivas básicas que não podem ser excluídas, apenas

alteradas, que são: financeira, clientes, processos internos e aprendizado e

crescimento. Além destas pré-cadastradas, é possível incluir outras

perspectivas, de acordo com o planejamento da organização.

Para incluir uma nova perspectiva, clique em , faça a descrição

e salve os dados em . Para alterar, deletar ou reativar algum

cadastro de perspectiva, selecione-a e clique nos respectivos botões, ,

e .

2.6 Tempo de ocorrências

Cadastro de tipos de “tempo de ocorrências”, usado para estratificar os

problemas, na ferramenta de MASP – Método de Análise e Solução de

Problemas. É o acompanhamento das estratégias estabelecidas, visando

identificar se as metas e os planos traçados estão sendo alcançados em tempo

hábil ou programado.

Clique em e faça a descrição da ocorrência, para incluir um

novo cadastro. Informe o tipo de tempo (turno, dia da semana, período

horário, horas e feriado) e salve os dados em .


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2.7 Tipos de problema

Cadastra os tipos de problemas. Esta configuração será utilizada para

classificar os problemas analisados e resolvidos na rotina de MASP – Método de

Análise e Solução de Problemas

Para incluir, clique em descreva o problema e informe a

classificação, sendo os valores válidos Resultado indesejável e Reclamação,

salve os dados em .

2.8 Unidade de medida

Permite cadastrar as unidades de medidas, utilizadas na configuração de

indicadores.

Para incluir um novo registro clique em , faça a descrição da

unidade e salve os dados em . O cadastro pode ser alterado,

excluído e reativado, nos respectivos botões.

2.9 Usuários

Cadastro dos usuários da organização ou do departamento,

sincronizados a partir de uma base de dados hospitalar ou de plano de saúde.

Contem usuários da organização (diretores, coordenadores, auditores) e dos

departamentos (diretores, chefias, funcionários). É possível incluir novos

registros após a importação dos dados, ficando armazenados sempre que

houver atualização da sincronização.


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Para fazer modificações no cadastro do usuário, clique em ou

duplo clique sobre o registro selecionado. Para incluir um novo cadastro, clique

em e preencha os campos: nome, CPF, Setor, Cargo, email e nome

usual. Salve os dados em . O botão possibilita cadastrar

os níveis de acesso que o usuário terá no aplicativo.

Ao dar permissão para usuário, o sistema envia, automaticamente, uma

mensagem de boas-vindas e informativa quanto ao uso do “Painel do Usuário”.

2.10 Alterar Senha

Para alterar uma senha, selecione o nome e tecle <enter>, informe a

senha atual e depois a nova senha, confirmando. Se o usuário não possuir

senha, deve ser informada somente a nova senha.


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3 PLANEJAMENTO

O planejamento é talvez, a primeira função administrativa do processo

de gerenciamento por servir de base às demais. É sua função traçar

estratégias, prever objetivos, metas e antecipar resultados, além de permitir a

formulação de caminhos possíveis a serem seguidos ou curso de ação mais

exequível para o atendimento de estratégias, bem como garantir que objetivos

sejam realmente alcançados.

O processo de planejamento empresarial hospitalar, além de se constituir

em processo interativo, participativo e flexível, no qual as partes se

harmonizam, deve ser preparado de forma que seus tipos ou partes sejam

integrados. Não se pode planejar o operacional dissociado do estratégico.

Neste menu serão disponibilizadas rotinas para o cadastro e

acompanhamento do plano estratégico de uma organização e/ou

departamento, através da metodologia Balanced Scorecard ou BSC.

Componentes de um BSC

Perspectivas

– pode conter temas estratégicos

– basicamente são 4: financeira, cliente, processos internos e aprendizado

e crescimento

Objetivos

– deve conter, necessariamente, relações explícitas entre os objetivos (e

as medidas) nas várias perspectivas

Indicadores

Planos de Ações

Ações


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Roteiro para cadastro e configuração de modelos estratégicos

Incluir o modelo

Configurar os dados gerais do modelo, como descrição, departamentos,

equipe responsável e perspectivas

Configurar as perspectivas principais que serão usadas

– Indicar os temas estratégicos da perspectiva, se houver

– Quando é modelo de organização, os departamentos podem ter alguma

perspectiva diferente, desde que esteja prevista na configuração dele

Incluir os objetivos, por perspectiva

Incluir indicadores, por objetivo.

– Incluir as metas dos indicadores

– Incluir planos de ações subordinados aos indicadores, se houver

Incluir planos de ações, por objetivo – se houver

– Incluir indicadores de planos de ações, se houver

– Incluir novos planos de ações, se houver

Incluir ações para os planos de ações

– Incluir indicadores para as ações, se houver

– Incluir novos planos de ações para a ação, se houver

Após a construção do modelo estratégico, pela metodologia BSC, é

possível emitir o mapa estratégico, o qual, através das setas, apresenta

claramente as relações de causa e efeito existentes entre os objetivos.

3.1 Modelo Estratégico

A estratégia empresarial é o conjunto dos objetivos, finalidades, metas,

diretrizes fundamentais e planos para atingir esses objetivos – dentro de

perspectivas estabelecidas, de forma que seja possível definir em qual

atividade encontra a empresa e que tipo de empresa ela é ou deseja ser.


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De acordo com Sanmya Feitosa Tajra, a elaboração de um BSC, depende

dos seguintes passos:

Elaboração do planejamento estratégico: essa etapa é o momento em

que a empresa elabora a sua visão, missão e valores organizacionais. Sem

esse direcionamento não é possível definir as demais partes posteriores.

Elaboração de objetivos estratégicos: sabendo onde a empresa deseja

chegar a longo prazo, é necessário definir os objetivos de forma clara e

precisa que necessitam ser alcançados; logo, também é necessário definir

os caminhos, ou seja, as estratégias que devem ser traçadas para a

obtenção dos resultados desejados.

Organização dos objetivos estratégicos conforme a estrutura

hierárquica das quatro perspectivas básicas: nesse momento, já

sabendo dos objetivos estratégicos, a empresa deve organizá-los conforme

a hierarquia das perspectivas: financeira, cliente e mercado, processos

internos e aprendizado numa relação que identifique as causas e os

respectivos efeitos.

Definição de indicadores para cada estratégia: para cada estratégia

estabelecida devem ser definidos os indicadores de desempenho, visando o

monitoramento dos resultados estabelecidos e o redirecionamento das

ações, caso seja necessário.

Realização de acompanhamento dos desempenhos alcançados: o

monitoramento do BSC consiste numa fase tão importante quanto a sua

própria concepção, pois é por meio do acompanhamento que se

concretizará efetivamente a prática do BSC dentro da organização e será

disseminado o aprendizado.

Com base na teoria apresentada, na rotina Modelos Estratégicos o

módulo permite a elaboração do planejamento. Para cada cadastro realizado e

salvo, algumas janelas são habilitadas para a configuração de todo o

planejamento, de acordo com a organização.


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Cada item do plano estratégico, como perspectiva, objetivo, indicador,

plano de ação e ação, denominamos componente no SysBI. Assim, no

decorrer do manual, quando aparecer a palavra componente, ela refere-se a

qualquer um dos itens do plano estratégico, dependendo do contexto.

Para acessar, clique no menu 'Planejamento' – 'Modelo Estratégico'. Os

cadastros dos modelos, perspectivas, objetivos, indicadores e metas, planos de

ações e ações são realizados nessa rotina.

Para incluir um novo modelo, selecione o ícone 'Modelos', clique em

- a tela de configuração de modelo é habilitada, sendo possível

visualizar algumas abas:

Geral : faça a descrição do modelo (nome)

○ Informe o nível: departamento ou organização

■ Identifica quem é o dono do modelo estratégico

○ Sendo o nível departamento, informe o Departamento (quem é o

dono)

○ Especifique a vigência do modelo, digitando a data inicial e o término

previsto

○ Após o preenchimento, salve os dados, e mais abas são habilitadas:

perspectivas, descrição e equipe.

Descrição : cadastro dos títulos e textos que descrevem o modelo, como

visão, missão, slogan, pontos fortes e fracos. Os títulos aqui definidos,

servem como padrão para descrever os demais componentes do modelo

- como objetivos, indicadores, etc, se necessário.

○ Clique no botão , a tela de 'Inclusão de descrição padrão' é

habilitada, faça a descrição e informe a classificação (Análise Swot –

se forem descrições do tipo slogan, pontos fortes, fracos - ou

Missão/visão), assinale 'Sim' ou 'Não' para a visualização da descrição

do objetivo no mapa estratégico, se preferir, detalhe a descrição com

configuração do texto informado. Automaticamente, ao fazer a


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descrição resumida do item, a ordem já é preenchida com a descrição

do modelo. Salve os dados, em .

■ Se necessário, será possível alterar a ordem de apresentação das

descrições.

Departamentos : adiciona ou exclui os departamentos que farão parte do

modelo cadastrado, quando este for de Organização.

○ Clique em , selecione-o(s) ou, se preferir faça a pesquisa do

departamento, demarque o(s) departamento(s) na caixa (checkbox),

permitindo marcar e incluir todos de uma só vez, se necessário; após,

feche a janela.

Equipe : Cadastro dos membros da equipe responsável pelo modelo e

respectivas funções.

○ Para gerenciar os membros da equipe, clique em - abrirá a

tela para configuração da equipe.

○ A tabela (grid) denominada “Usuários” contém todos os usuários

disponíveis para ser incluídos na equipe. Para facilitar a seleção e

inclusão, esta lista pode ser filtrada por Departamento.

■ Ainda para facilitar a pesquisa, pode ser utilizado o campo

“Pesquisa”, o qual fará a pesquisa de acordo com a ordenação da

tabela. Se a tabela estiver ordenada pela coluna “Nome”, fará a

pesquisa por este atributo; se a tabela estiver ordenada pela

coluna “Setor”, este será o parâmetro da pesquisa.

■ Para ordenar uma coluna da tabela, clique no nome da coluna.

○ Para selecionar como membro, selecione a função que ele terá na

equipe e

■ clique no nome, arraste e solte na tabela denominada “Membros”;

ou,

■ selecione o nome e clique no botão para inseri-lo na tabela


Systema

“Membros” ou no botão para inserir todos

○ Para excluir da equipe,

■ arraste e solte o usuário da tabela “Membros” para a “Usuários”;

ou,

■ selecione o usuário na tabela “Membros” e clique no botão ou

no botão para excluir todos de uma vez só

Perspectivas : Cadastro das perspectivas-padrão que poderão ser usadas

no modelo (pré-cadastradas em 'Cadastro' – 'Perspectivas'). Isso

permitirá que, em um modelo de organização, um departamento tenha

perspectivas diferentes de outro – sempre dentro do padrão para o

modelo, estipulado pela organização.

○ Clique no botão , informe a perspectiva e salve os dados em

.

■ Para ordenar as perspectivas, após incluídas e gravadas, é possível

ordená-las, clicando em movendo o item selecionado uma

posição acima ou em .

3.1.1 Cadastro de Perspectiva

O objetivo dessa rotina é configurar as perspectivas pré-cadastradas, por

modelo.

Para incluir uma perspectiva, o usuário deve ter a função de gestor ou

gerente, selecione o modelo estratégico desejado e clique no botão

ou com o botão direito do mouse sobre o nome do modelo – neste caso, abrir-

se-á um menu, onde é possível selecionar “Incluir Perspectiva”.


Systema

Selecione a perspectiva a ser incluída e configure a ordem de

apresentação dela, caso deseje uma ordem diferente da apresentada pelo

sistema. Clique em para salvar os dados. Se forem salvos,

aparecerá a tela para inclusão de “Temas Estratégicos” - informe se no seu

BSC existe esta característica.

O cadastro dos Temas Estratégicos podem ser alterados ou excluídos nos

respectivos botões e .

Temas estratégicos, segundo Kaplan e Norton (A Estratégia em Ação),

geralmente refletem grandes focos de atenção dos gerentes (não quer dizer

que somente estes sejam importantes), ficando os demais objetivos - aqueles

que não fazem parte de temas estratégicos específicos, alocados nas suas

respectivas perspectivas, mas não dentro de um determinado tema

estratégico.

Ainda segundo Kaplan e Norton, “num bom Balanced Scorecard, as

medidas devem ser interligadas para comunicar um pequeno número de temas

estratégicos amplos, como o crescimento da empresa, a redução de riscos ou o

aumento de produtividade”.

3.1.2 Cadastro de Objetivos

Cadastro dos objetivos, por perspectiva e modelo. Após o lançamento e

configuração da perspectiva, clique em para adicionar o(s)

objetivo(s), e a tela 'Objetivo' é habilitada com a aba 'Geral', faça a descrição

do objetivo, informe o departamento que vai utilizar o componente e o tema

estratégico, digite o peso. Salve os dados, em , e as seguintes abas

são habilitadas:


Systema

Descrição : Descrição opcional do componente.

○ Clique em para adicionar a descrição, selecione um título -

dentro do padrão cadastrado para o modelo e descreva sucintamente

em 'Texto' a descrição padrão selecionada.

Departamentos : cadastra os departamentos que utilizarão o

componente, quando o modelo for de organização. Serão apresentados

somente os departamentos previamente cadastrados na inclusão do

modelo.

○ Para a adição de novos departamentos, clique em .

Equipe : da mesma forma que a aba departamento, os usuários

cadastrados na aba 'Equipe' do cadastro de modelo serão visualizados

aqui.



○ A tabela (ou grade) denominada “Usuários” contém todos os usuários










equipe e

■ clique no nome, arraste e solte na tabela denominada “Membros”

■ ou



Systema



■ arraste e solte o usuário da tabela “Membros” para a “Usuários”

■ ou


no botão para excluir todos de uma vez só.

Anotações : Cadastro de anotações para os componentes. As anotações

podem ser necessárias para descrever alguma particularidade, algum

fato ocorrido. Possui data inicial e final de validade e será disponibilizada

onde o componente for utilizado.

○ Clique em , selecione o tipo, informe o período de validade

da anotação através da data inicial e final – o padrão informado é o

período de vigência do componente, faça a descrição e salve os

dados.

Relação : cadastro das relações de causa-efeito entre os componentes do

tipo objetivo nas várias perspectivas, para que elas possam ser

gerenciadas e validadas. A constituição de um BSC tem como

pressuposto as relações de causa e efeito, uma vez que, segundo Kaplan

e Norton (2001) “a estratégia é um conjunto de hipóteses sobre causas e

efeitos”. Ainda, “As relações de causa e efeito nos mapas estratégicos do

balanced scorecard descrevem os caminhos pelos quais as melhorias nas

capacidades dos ativos intangíveis se traduzem em efeitos tangíveis para

os clientes e para os resultados financeiros” (Kaplan e Norton)

○ Para relacionar a causa e o efeito, clique em , informe a

causa e o efeito, salve os dados em .

Documentação externa : configuração de links com documentação

externa, referente ao componente, as quais podem estar localizadas na


Systema

rede interna da instituição ou até em algum site da internet - por

exemplo, pode ter um documento compartilhado no Google com o plano

de ação detalhado ou com normas específicas para alguma rotina. Uma

documentação externa pode conter normas e rotinas para determinado

componente, como especificação mais detalhada de um plano de ação,

uma ação, protocolos a serem seguidos, entre outros.

○ Informe o caminho e nome completo do documento externo ou clique

na lupa para localizar. Se preferir, adicione comentários ou instruções

referente ao documento externo no campo específico, com

possibilidade para formatação do texto.

Restrição : Cadastro das restrições de acesso dos usuários ao

componente.

○ Clique no botão para habilitar a tela de restrição de

usuários, selecione o departamento se for modelo de organização,

localize o registro por nome, no campo pesquisa - para alterar a

pesquisa (nome e setor) clique no título da coluna.

○ Selecione o usuário e clique em para adicioná-lo a lista de

usuários sem permissão de acesso, e, para excluí-lo da lista, clique

sobre .

3.1.3 Cadastro de Indicadores

Realizado o cadastro dos objetivos, é possível configurar os indicadores

que informarão se o objetivo foi atingido ou não. Esta rotina, portanto, permite

o cadastro dos indicadores e respectivas metas.

Os indicadores são referenciais utilizados para avaliar o desempenho de

um processo. A partir deles pode-se comparar os resultados realizados com as


Systema

metas e objetivos estabelecidos. Podem ainda, compôr uma mensuração global

ou parcial do processo. Servem para indicar se existe necessidade de melhoria,

podendo, inclusive, gerar uma análise para estabelecer novos objetivos e

metas.

Para incluir um indicador: selecione o objetivo, clique em e

selecione <Indicador> ou clique com o botão direito sobre o objetivo para

ativar o menu, selecione 'Incluir Componente' e 'Indicador'.

Preencha os campos habilitados, como descrição do indicador e peso, se

houver. Após salvar os dados, as seguintes abas são habilitadas:

Descrição : Descrição para o componente, opcional.

○ Clique em para adicionar a descrição, selecione o tipo,

conforme o padrão cadastrado na definição do modelo e descreva-a

no campo 'Texto'. Evite textos longos, pois, podem prejudicar a

apresentação em tela.

Departamentos : cadastra os departamentos associados ao indicador,

caso o modelo seja do tipo “Organização”. Apenas aqueles previamente

cadastrados na inclusão do modelo serão mostrados nessa tela.

○ Para a adição de novos departamentos, clique em .

Equipe : Cadastro dos membros da equipe responsável pelo componente

e respectivas funções.







Systema








equipe e


■ ou





■ ou


no botão para excluir todos de uma vez só.

Anotações : Cadastro de anotações para os componentes. As anotações

podem ser necessárias para descrever alguma particularidade, algum

fato ocorrido. Possui data inicial e final de validade e será disponibilizada

onde o componente for utilizado.

○ Clique em , selecione o tipo, informe o período de validade

da anotação através da data inicial e final – o padrão informado é o

período de vigência do componente, faça a descrição e salve os

dados.

Relação : cadastro das relações de causa-efeito entre os componentes do

tipo indicador – o mais comum é existir relação de causa-e-efeito entre

os objetivos, sendo que os indicadores dele herdam esta configuração.


Systema

○ Para relacionar a causa e o efeito, clique em , informe a

causa e o efeito, salve os dados em .

Indicador : configuração dos dados específicos do indicador, em novas

sub-abas detalhadas a seguir. Até então, os dados eram genéricos a

todos os componentes do modelo.

○ Indicador – configure

■ a fonte do indicador – indica a origem dos valores do indicador

■ a direção – se deve aumentar, diminuir ou manter

■ as casas decimais – com quantas casas decimais o indicador deve

ser representado

■ os dias de tolerância – quantos dias haverá de tolerância para se

considerar a medida de um indicador em atraso

■ a classificação – classifique-o como sendo de ocorrência ou

tendência

● indicador de ocorrência: são medidas de resultados, indicadores

de fatos – geralmente indicadores de objetivos

● indicador de tendência: são vetores de desempenho –

geralmente indicadores de planos de ações

■ unidade de medida;

■ a freqüência da medida

● Unidade – representa a unidade de tempo para a medida do

indicador, selecione entre

○ Dia

○ Semana

○ Mês

■ a data de medida considerada será sempre no último dia

do mês – incluindo este;

■ o período considerado nos cálculos automáticos será do

mês todo – do dia primeiro ao último dia do mês


Systema

■ na definição das metas, será informado apenas o mês e

ano inicial e final

○ Ano

■ a data de medida considerada será dia 31/12 – último dia

do ano

■ o período considerado nos cálculos automáticos será do

ano todo – do dia primeiro ao último dia do ano

■ na definição das metas, será informado apenas o ano

inicial e final

● Tempo – representa a quantidade de tempo, considerando a

unidade de medida, que será realizada a medida do indicador

○ Exemplos

■ medida mensal: Unidade = Mês e Tempo = 1

■ medida semestral: Unidade = Mês e Tempo = 6

■ medida anual: Unidade = Ano e Tempo = 1

■ e a fórmula, quando existir.

■ Faça as configurações do gráfico, informando o tipo, o limite e a

média.

● Tipo – a definição do tipo de gráfico dependerá da característica

do indicador – é possível alterar após o cadastro

○ Controle

■ Apresenta gráfico de controle na demonstração do

indicador

■ Os gráficos de controle são meios gráficos que através de

uma amostra seqüencial revelam quando um processo ou

conjunto de medidas se altera e necessita de ação

corretiva. Além de oferecer uma exposição visual dos

dados, o principal foco do gráfico de controle é a tentativa

de separar as causas de variações especiais ou

identificáveis das causas de variações comuns ou devidas


Systema

ao acaso.

■ O gráfico de controle é apresentado com as seguintes

medidas, as quais são calculadas/informadas quando da

definição de metas:

● LIA – Limite Inferior de Alerta

○ quando o valor chegar neste ponto, significa que

está a caminho de ficar fora de controle, no seu

limite inferior e, portanto, deve-se ficar alerta e

analisar o que está ocorrendo

● LIC – Limite Inferior de Controle

○ quando o valor atingir este ponto, significa que a

medida está fora de controle à meta estabelecida,

no seu limite inferior

● Média – média aritmética

○ este valor é usado para acompanhar a medida do

indicador, o quão está diferente da média

○ a média é usada para calcular os limites

● LSA – Limite Superior de Alerta

○ quando o valor chegar neste ponto, significa que

está a caminho de ficar fora de controle, no seu

limite superior – está em um ponto de alerta

● LSC – Limite Superior de Controle

○ quando o valor atingir este ponto, significa que a

medida está fora de controle à meta estabelecida,

no seu limite superior

■ Para ser possível apresentar este tipo de gráfico, outros

dados são requeridos, como definição de Limite e Média

○ Meta

■ Apresenta o gráfico com os valores de meta e de

realizado.


Systema

■ Modelo do Gráfico: para o tipo de gráfico “Meta”, será

possível configurar o modelo de gráfico, conforme estas

opções:

● 1 = Previsto em Coluna, Realizado em Linha

● 2 = Previsto em Linha, Realizado em Coluna

● 3 = Previsto e Realizado em Coluna

● 4 = Previsto e Realizado em Linha

● Limite – define como será feito o cálculo dos limites quando da

definição das metas, com base na média. O usuário, entretanto,

poderá alterar os limites calculados (que serão apenas sugestão

do sistema).

○ Fixo

■ a média considerada para o cálculo dos limites será a

média aritmética do período todo analisado (linha reta)

○ Variável

■ a média considerada para o cálculo dos limites será a

média aritmética variável a cada período de medida, ou

seja, calculada a cada medida e não do conjunto todo

(normalmente linha variável)

● Média – configuração de como será apresentada a média no

gráfico, independente da média usada para calcular os limites

○ Fixa

■ média aritmética do período analisado

○ Variável

■ média aritmética calculada a cada medida

● Histórico de Média

○ quantidade de medidas históricas a ser considerada para o

cálculo da média, além do período em análise

■ Se a fonte do indicador for Systema, ou seja, se será calculado

automaticamente pelo programa, a partir de dados das bases


Systema

hospitalar ou de plano de saúde, será necessário configurar os

dados específicos

● Selecione o tipo de indicador correspondente

● Configure os dados de convênio, tipo de acomodação,

especialidade, tipo de saída e setor, conforme liberado pelo

sistema

○ Todos – significa que todos serão considerados no cálculo

■ Exemplo: Convênio = Todos – o cálculo será realizado

considerando todos os convênios

○ Específicos – será necessário especificar um ou mais item,

para ser considerado no cálculo

■ Exemplo de uso: Convênio = Específico – pacientes-dia

SUS – será necessário especificar o convênio SUS para

que o cálculo considere somente este convênio

■ Os dados específicos serão informados na aba Systema

■ Herdar e Copiar. Existem duas opções ao incluir um novo

indicador: herdar os dados de um indicador já existente ou copiar

todas as configurações de um já existente.

● Para herdar, clique no botão antes de informar

qualquer dado do indicador que está sendo cadastrado

○ esta função copia todos os dados de um indicador e registra-

o, sendo que essas configurações herdadas não podem ser

alteradas;

○ herdar significa manter o vínculo com o indicador anterior,

usando seu histórico

○ esta opção pode ser usada quando for realizado um novo

planejamento estratégico, usando os indicadores do plano

anterior

■ para poder herdar, haverá necessidade do indicador já

estar em uso


Systema

● Para copiar os dados de um outro indicador, clique em

antes de informar qualquer dado do indicador que

está sendo cadastrado

○ esta função copia todos os dados do indicador selecionado,

com possibilidade de copiar o realizado e repassar para a

tabela de histórico, as configurações podem ser alteradas

○ quando um indicador é copiado de outro, não é mantido o

vínculo com o anterior

○ serve para facilitar a digitação de dados, quando os

indicadores são similares a um já existente

■ Ao finalizar a configuração do indicador, clique em para

salvar os dados.

○ Metas: esta aba permite o gerenciamento das metas do indicador.

■ Para incluir, clique em - aparecerá a tela para a inclusão

de uma nova meta

● Informe a data da medida inicial e final

○ Este dado será de acordo com a Unidade de Medida

selecionada no cadastro do indicador

■ Dia – aparecerá data completa

■ Semana – aparecerá data completa

■ Mês – aparecerá mês e ano para configurar

■ Ano – aparecerá somente o ano

● Defina o valor inicial e final da meta, o limite inferior e superior

de controle (LIC e LSC), o limite inferior e superior de alerta

(LIA e LSA) e a média. Salve os dados, em .

○ Os valores dos limites e da média são calculados e

apresentados pelo sistema como sugestão. Caso necessário,

o usuário pode alterá-los.


Systema

● É possível alterar os valores previstos individuais, para cada

medida prevista.

○ Para isso, na grade que contém as datas com as previsões de

valores, clique na célula que deseja alterar e informe o novo

valor.

○ Systema: aba que permite a configuração dos dados informados

como “Específicos” quando da configuração de indicador calculado

pela Systema.

■ Clique em para abrir a tela onde será possível

especificar os dados, por departamento, que devem ser

considerados no cálculo do indicador: setor, convênio,

acomodação, especialidade e tipo de saída, conforme o tipo de

indicador. Estes dados ficarão habilitados dependendo da

configuração da tela do indicador. Salve os dados em .

○ Indicadores externos: permite configurar quais instituições

externas o indicador será comparado.

■ Esta informação será utilizada quando do lançamento de valores de

instituições externas para o indicador.

■ Clique em , selecione as instituições que desejar

marcando a caixa existente ao lado do nome da instituição na

grade e clique em .

● O cadastro das instituições externas são configuradas no menu

Cadastro deste módulo, em 'Instituições externas'.


externa (rede interna ou internet), referente ao componente. Por

exemplo, pode ter um documento compartilhado no Google com o plano

de ação detalhado ou com normas específicas para alguma rotina. Faça a


Systema

descrição do documento externo, para localizar arquivos de dados

externos, clique na lupa para pesquisar. Se preferir, adicione

comentários ou instruções referente ao documento externo, no campo

destinado, com possibilidade para formatação do texto.

Restrição : Cadastro das restrições de acesso dos usuários. Clique no

botão , para habilitar a tela de restrição de usuários,

selecione o departamento, localize o registro por nome, no campo

pesquisa, para alterar a pesquisa (nome e setor) clique no título da

coluna. Selecione o usuário e clique em para adicioná-lo a lista de

usuários sem permissão de acesso, e, para excluí-lo da lista, clique sobre

.

Após a realização dos cadastros descritos acima, é possível visualizar em

“Informações do Modelo”, na aba 'Detalhes', o gráfico do indicador, meta e

valores. Nesta aba, o usuário pode comparar o andamento do indicador com

outros departamentos – se o modelo for de organização, clicando no botão

e selecionando os departamentos desejados para

realizar a comparação.

3.1.4 Cadastro de Plano de Ação

O plano de ação é o documento que detalha a estratégia, ou seja,

apresenta as etapas para a implementação das ações de uma estratégia,

definindo prazos, recursos humanos, físicos e financeiros, medidas de

desempenho da ação e responsabilidades. Para cada estratégia deve ser

definido um plano de ação. O conjunto de todos os planos de ação constitui o


Systema

planejamento operacional de uma organização. É a partir da realização deles

que são atingidos os objetivos estratégicos.

Para incluir um plano de ação, selecione um objetivo, um indicador, um

plano de ação ou uma ação e clique no botão ou clique com o botão

direito sobre o componente selecionado, que aparecerá um menu com a opção

de incluir “Plano de Ação”. O plano de ação criado será “filho” ou subordinado

ao componente selecionado.

Ao abrir a tela de cadastro, preencha os campos habilitados, como

descrição do plano de ação, vigência e a classificação. A informação “Situação”

indica se o plano foi revisado ou padronizado. Plano de ação anterior aparece

quando um plano de ação foi revisado e, consequentemente, criado um novo –

aparece no cadastro do plano originado de uma revisão – esta informação é

automática do sistema, na preenchido na rotina de reunião, quando da análise

do componente.

A classificação do plano de ação no cadastro do componente indica que

tipo de plano de ação é:

Organizacional - utilizada para acompanhar a estratégia, o esforço e os

meios para atingir os objetivos estratégicos

Novos serviços ou produtos e novos mercados - refere-se às possíveis

alterações de serviços assistenciais e à formação ou redimensionamento

de mercados e clientes

Operações e processos - referem-se ao desenvolvimento,

implementação, controle e continuidade do processo operacional

Desenvolvimento de recursos (materiais humanos e financeiros).

Após salvar os dados – através do botão , as seguintes abas

são habilitadas:

Descrição : Descrição opcional. Clique em para adicionar a

descrição, selecione a padrão cadastrada na descrição do modelo.

Departamentos : cadastra os departamentos associados ao


Systema

modelo/objetivo/plano de ação, aqueles previamente cadastrados no

componente de nível imediatamente superior serão mostrados nessa

tela. Para a adição de novos departamentos, clique em .

Equipe : Cadastro dos membros da equipe responsável pelo componente

e respectivas funções.













equipe e


■ ou





■ ou


no botão para excluir todos de uma vez só


Systema

Anotações : Cadastro de anotações. Clique em , selecione o

tipo e faça a descrição da anotação, salve os dados.


externa (rede local ou internet), referente ao componente. Por exemplo,

pode ter um documento compartilhado no Google com o plano de ação

detalhado ou com normas específicas para alguma rotina. Faça a

descrição do documento externo, para localizar arquivos de dados

externos, clique na lupa para pesquisar. Se preferir, adicione

comentários ou instruções referente ao documento externo, no campo

destinado, com possibilidade para formatação do texto.

Restrição : Cadastro das restrições de acesso dos usuários. Clique no

botão , habilita a tela de restrição de usuários, selecione o

departamento, localize o registro por nome, no campo pesquisa, para

alterar a pesquisa (nome e setor) clique no título da coluna. Selecione o

usuário e clique em para adicioná-lo a lista de usuários sem

permissão de acesso, e, para excluí-lo da lista, clique sobre .

Ações : no cadadastro de plano de ação é possível incluir as ações que

fazem parte dele, que é a descrição detalhada da estratégia a ser

implantada. O cadastro de ações segue a ferramenta 5W2H, ou seja: o

que (what), por quê (why), quem (who), onde (where), quando (when),

como (how) e quanto (how much)

○ Clique em para adicionar uma ação, a aba 'Geral' é

habilitada. Descreva a ação no campo <O que?>. Acrescente a

vigência do componente (início e fim), o tempo previsto para a ação,

o custo previsto. Informe nos respectivos campos, o Por quê?, o

Como? E o Onde? da ação sendo cadastrada. Salve os dados em

e, em seguida, as seguintes abas são habilitadas:


Systema

○ Descrição : Descrição opcional. Clique em para adicionar o

título da descrição, selecione a padrão cadastrada na descrição do

modelo; descreva no campo 'Texto', formatando se desejar.

○ Departamento: cadastra os departamentos associados ao

modelo/objetivo/plano de ação, aqueles previamente cadastrados na

inclusão do modelo serão mostrados nessa tela. Para a adição de

novos departamentos, clique em .

○ Equipe : cadastro da equipe responsável pela ação, se for diferente da

do plano de ação. Para cadastrar, siga os passos descritos na inclusão

de equipe do plano de ação.

○ Anotações : Cadastro de anotações. Clique em , selecione o

tipo e faça a descrição da anotação, salve os dados.

○ Documentação externa : configuração de links com documentação

externa (rede local ou internet), referente ao componente. Por

exemplo, pode ter um documento compartilhado no Google com o

plano de ação detalhado ou com normas específicas para alguma

rotina. Para localizar arquivos de dados externos, clique na lupa para

pesquisar. Se preferir, adicione comentários ou instruções referente

ao documento externo, no campo destinado, com possibilidade para

formatação do texto.

○ Restrição : Cadastro das restrições de acesso dos usuários. Clique no

botão , habilita a tela de restrição de usuários, selecione o

departamento, localize o registro por nome, no campo pesquisa, para

alterar a pesquisa (nome e setor) clique no título da coluna. Selecione

o usuário e clique em para adicioná-lo a lista de usuários sem

permissão de acesso, e, para excluí-lo da lista, clique sobre .

○ Setores : possibilidade de vincular os setores à execução da ação.


Systema

Clique em e a janela de configuração de setor por ação é

habilitada. Informe o departamento, ou deixe a opção 'Todos'

assinalada para visualizar todos os departamentos; se preferir, utilize

o campo pesquisa para localizar o registro do setor (clique no título da

coluna para alterar a forma de pesquisa, por setor ou por

departamento). Selecione o setor e adicione-o na grade de setores

configurados, clicando em ; para excluí-lo selecione-o na grade de

setores configurados e clique sobre , é possível arrastar o setor

selecionado para ambas as grades em vez de utilizar as setas de

inclusão e exclusão.

○ Dependência: relaciona as dependências da ação com outra(s)

ação(ões), ou seja, para esta ser realizada, será necessário concluir

as ações que ela é dependente. Clique em para abrir a tela

de configuração de dependência, selecione a ação da qual a atual é

dependente (predecessora) e clique novamente em para

adicionar a ação.

Selecionando o plano de ação, visualiza-se em 'Informações do Modelo',

na aba “Detalhes” o gráfico de Gantt e as ações do plano, em sub-abas, com

informações sobre o andamento da ação. A aba 'Geral' apresenta uma

estatística do componente selecionado.

No cadastro de plano de ação é possível adicionar os seguintes

componentes: ação operacional, indicador e plano de ação.

3.1.5 Cadastro de Ações


Systema

As ações são a razão de ser dos planos de ações. São as tarefas que

serão executadas para se atingir uma estratégia, um objetivo.

Desta forma, uma ação somente pode ser incluída a partir de um plano

de ação, subordinada à este.

Para incluir uma ação, selecione o plano de ação que ela fará parte e

clique com o botão direito para abrir o menu com a opção de 'Incluir

Componente Plano de Ação' ou clique em

Siga os procedimentos descritos anteriormente em Cadastro de Plano

de Ação, aba Ações.

3.2 Painel de Usuário

O Painel de Usuário tem como objetivo agrupar em uma única tela – com

suas abas - as informações importantes para o usuário. É pessoal.

Contempla mensagens trocadas entre os usuários do sistema; agenda do

usuário, com reuniões que ele foi convocado, tarefas que é responsável e

indicadores que faz parte da equipe; painel gráfico do usuário, onde é possível

determinar os indicadores e planos de ação que deseja acompanhar

graficamente e, ainda, a possibilidade de visualizar o mapa estratégico – BSC,

navegando, a partir dele, nos itens de interesse.

As abas do Painel apresentarão o nome do usuário. Se desejar que o

nome apareça de forma reduzida ou utilizando algum apelido de sua

preferência, cadastre-o em Cadastro – Usuários, selecione o seu cadastro e

edite-o clicando em e informe o “Nome Usual”.


Systema

3.2.1 Mensagens Para o Usuário

Nesta janela, o usuário tem a visualização das mensagens e recados

enviados, além da possibilidade de enviar para usuários cadastrados no

módulo. Funciona como um e-mail interno, com data de recebimento e leitura,

remetente, mensagem enviada, o tipo de mensagem e a que módulo pertence.

No botão o usuário envia novas mensagens a outros

usuários cadastrados no módulo. A tela de 'Inclusão' é habilitada, informe o

tipo de mensagem (aviso, crítica, informativo, notificação ou reunião) e o

módulo (auditoria, BSC, DW). Configure o(s) destinatário(s) da mensagem,

selecione o modelo estratégico, a função e o departamento do usuário, após

seleção dos filtros, os destinatários serão mostrados na grade, selecione-o e

clique sobre l para incluí-lo na grade dos 'Destinatários da mensagem',

e para excluí-lo clique em . Logo abaixo, em 'Mensagem', descreva o

texto a ser enviado, se preferir, faça a formatação, nos ícones de fonte, cor,

alinhamento entre outros.

O botão permite assinalar a mensagem recebida como

lida, assim como, o botão elimina a mensagem recebida. Para

atualizar a lista de mensagens recebidas, verificando se há nova, pode-se clicar

no botão .

3.2.2 Agenda do Usuário

Permite o usuário logado visualizar e confirmar presença em reuniões

agendadas, verificar as suas tarefas e os indicadores, de acordo com a sua

função.


Systema

Nessa aba, visualiza-se três grades distintas: reuniões, tarefas e

indicadores.

Reuniões : nesta grade são apresentadas as reuniões que o usuário foi

convocado. O número que antecede ao título da grade equivale ao

número de reuniões registradas na agenda. Os dados disponíveis são:

data da reunião e horário; assunto; local; duração; limite, em data e

hora, para a confirmação; confirmação do usuário que de acordo com a

legenda (presente, ausente ou pendente) – a confirmação é realizada no

botão ; agendador da reunião; tipo; e, situação, (agendada

ou cancelada).

É possível filtrar as reuniões

Filtro Situação – filtra pelo “status” da reunião, como cancelada,

realizada, próximas reuniões ou realizada

Filtro Tipo – filtra pelo tipo de reunião – se é de análise crítica,

de acompanhamento de plano, entre outros

Ao clicar no botão os seguintes botões são

visualizados: e

Tarefas : nesta grade tem-se as tarefas de responsabilidade do usuário

logado, com os dados para análise como “status” da tarefa, descrição,

função do usuário quanto à tarefa, início e final, andamento, limite,

departamento, setor, perspectiva e modelo. De acordo com a tarefa

etapa selecionada – se for problema, o programa permite entrar com

dados relativos à tarefa, clicando no botão . Para visualizar os

dados, é possível fazer uso dos filtros.

Filtro “Status” - filtra por etapa dos problemas ou pela situação de

uma ação ou plano de ação

Filtro Tipo – filtra por tipo de tarefa: ação, plano de ação ou problema

Indicadores : grade onde aparecem os indicadores que o usuário logado é


Systema

responsável e aqueles que estão sobre sua supervisão. Na grade,

visualiza-se o status, o indicador, o previsto e realizado, última e

próxima medida, objetivo, perspectiva e modelo. De acordo com o

indicador selecionado e a função do usuário, o programa permite efetuar

a medição dos valores ou visualizar, clicando no botão ; filtrar

os indicadores por status, selecionando-o; ou ainda, assinalar apenas os

indicadores de responsabilidade do usuário logado.

Observação: dependendo da quantidade de dados na tela, o botão

para editar pode não estar visível. Neste caso, role a barra de rolagem

da tela do painel – a mais externa (não a da grade de indicadores).

Na edição dos indicadores, a tela de 'Valores para indicador' é

habilitada, possibilitando as alterações necessárias, de acordo com a

função do usuário – função responsável ou operacional é que podem

medir os indicadores.

O botão , ao lado da coluna “Dt. Previsto”, permite visualizar as

anotações feitas para cada medida do indicador, bem como

acrescentar anotações

- apresenta o gráfico do indicador

- permite visualizar o histórico do indicador

- efetua a coleta da medida do indicador, quando este

for calculado pelo SysBI. Disponível somente se o usuário tem

função de responsável ou operacional.

- refaz uma coleta da medida do indicador, quando

este for calculado pelo SysBI. Disponível somente se o usuário tem

função de responsável ou operacional.

- permite visualizar ou cadastrar valores de

instituições externas para o indicador. Usado para “benchmarking”.


Systema

Ainda, nessa aba 'Agenda do usuário', é possível atualizar os dados

contidos na tela, clicando no botão .

O botão permite visualizar as legendas de cada grade. A

legenda refere-se ao significado dos ícones (desenhos) apresentados.

Como nas colunas “Status”

3.2.3 Painel Gráfico do Usuário

Através do painel gráfico é possível o usuário acompanhar graficamente

indicadores e planos de ações selecionados.

Tanto para a aba 'Indicadores quanto para 'Plano de Ação', clique no

botão , a tela de inclusão do gráfico é habilitada, informe o modelo, a

perspectiva, o indicador ou o plano de ação e salve os dados em .

Os gráficos serão visualizado na tela, sendo possível modificar o zoom e

comparar os dados com outro departamento – para isso, clicar no botão

, o qual habilita a tela para configurar os

departamentos que se deseja comparar com os dados atuais, para modelos de

departamento ou desmarcar algum departamento, para modelos de

organização.

Ao clicar em , é apresentada a grande contendo os indicadores

e planos de ações configurados para exibição. Caso deseje excluir algum da

lista, basta clicar na coluna 'Desativar'.

3.2.4 BSC – Balanced Scorecard


Systema

Permite a visualização do mapa estratégico, baseado na metodologia

“Balanced Scorecard” ou BSC.

No canto inferior esquerdo da tela, selecione o modelo estratégico para a

visualização e clique em . Se preferir impressão, clique no botão

.

3.3 MASP

A rotina de MASP, permite aplicar o Método de Análise e Solução de

Problemas, baseado no “QC Story”, nas suas 8 (oito) etapas.

Este método é estruturado para ajudar os atores de um processo a

solucionar problemas, colocando-os dentro de um processo adequado de

análise e fornecendo meios para analisar e priorizar as causas - identificar

algumas situações que exigem atenção e que às vezes não estão claras - e

planejar um trabalho que será feito.

O objetivo é aumentar a probabilidade de resolver satisfatoriamente uma

situação onde um problema tenha surgido. A solução do problema é um

processo que segue uma seqüência lógica, começando pela identificação do

problema, continuando pela análise e terminando com a tomada de decisão.

Cada etapa descreve os objetivos, as atividades a serem desenvolvidas,

as pessoas envolvidas e as ferramentas mais usadas, no sentido que o usuário

compreenda e saiba como aplicá-los em seu trabalho.

As etapas do MASP podem ser tratadas a partir de reuniões. É ideal se a

instituição deseja manter o andamento do MASP registrado em ata, porém,

nada obriga que seja dessa forma – uma vez que o histórico todo de um MASP

sempre é mantido e visualizado a qualquer momento (datas, equipes,

responsável, dados, relatórios).


Systema

Para a inclusão de um novo problema, clique em , e

preencha os dados. Selecione o tipo de problema, o modelo, o tipo do

componente e o componente, a origem, informe a data limite (data proposta

para a solução do problema) e a descrição.

O cadastro dos tipos de problemas são realizados no menu Cadastro –

'Tipo de problemas' nesse mesmo módulo ou através do ícone - 'Acessa

Cadastro de Tipo de Problema'.

A aba equipe é visualizada, com o nome do usuário logado. Salve os

dados em , e a primeira etapa do problema é habilitada:

As próximas etapas, observação, análise, plano de ação, ação, verificação,

padronização e conclusão, só serão visualizadas após o encerramento da etapa

anterior, seguindo a ordem apresentada a seguir.

3.3.1 Identificação

Segundo a metodologia de Histoshi Kume ou QC Story, o objetivo da

etapa é definir claramente o problema e reconhecer sua

importância.

Três abas são visíveis: relatório, cronograma e equipe.

Relatório : relatório da etapa do problema. Este relatório poderá ser

usado na descrição da ata, quando a etapa for registrada em reunião,

permitindo formatação do texto.

○ O botão existente nesta aba permite selecionar, de

acordo com o tipo de componente informado no problema (objetivo,

indicador, plano de ação ou ação), ferramentas que possibilitam a

análise do componente, como 'Gráfico de Indicadores', 'Gráfico de

Gantt', 'Ações', 'Pareto', 'Mapa Estratégico'.


Systema

Cronograma : permite definir o cronograma de execução de cada etapa

do MASP, o qual pode ser visualizado através do gráfico de Gantt

Equipe : Adiciona integrantes responsáveis pela solução do problema.

Para gerenciar os membros da equipe, clique em - abrirá a












equipe e clique no nome, arraste e solte na tabela denominada

“Membros”, ou selecione o nome e clique no botão para inseri-lo

na tabela “Membros” ou no botão para inserir todos.

○ Para excluir da equipe, arraste e solte o usuário da tabela “Membros”

para a “Usuários”, ou, selecione o usuário na tabela “Membros” e

clique no botão ou no botão para excluir todos de uma vez

só.

Salve os dados, em . Ao término dos lançamentos da primeira

etapa clique em para ir para a próxima etapa do MASP.

Caso apareça a mensagem “Não existe nenhum relatório informado para


Systema

a etapa anterior. Deseja efetuar esa operação?”, significa que não foi

descrito nada para o relatório. Clique em para preencher o

relatório ou em caso deseje prosseguir sem fazer um relatório.

Sempre ao iniciar uma nova etapa, será solicitado o responsável por ela.

Caso seja sempre o mesmo usuário, basta confirmar.

3.3.2 Observação

A etapa objetiva investigar as características específicas do

problema, com uma visão ampla e sob vários pontos de vista.

Esta etapa disponibiliza quatro abas: Coleta, Relatório, Cronograma e

Característica.

Coleta : a finalidade desta rotina é registrar o 5W1H da coleta de dados, ou

seja, identificar como vai ser a coleta. A ferramenta 5W1H tem como

objetivo identificar detalhadamente a execução de um processo – no caso

específico a coleta de dados das características do problema.

– O quê (What) – determina o que será coletado

– Quem (Who) – quem fará a coleta é identificado através do responsável

pela etapa, definido quando do início dela

– Quando (When) – determina o período de coleta, representado pela data

inicial e final da coleta

– Onde (Where) – determina onde será coletado o dado

– Por quê (Why) – determina o porquê deve-se efetuar a coleta de dados

– Como (How) – determina como a coleta deve ser realizada

– Clique no botão ao lado de cada campo apara inclusão dos dados.

Salve os dados, em .

Relatório : relatório da etapa do problema – preenchimento opcional. Caso


Systema

não seja preenchido, ao iniciar a próxima etapa, o sistema solicitará se o

encerramento dessa etapa deverá ser realizado mesmo sem o

preenchimento do relatório – será apenas um alerta.

Cronograma : permite definir o cronograma de execução de cada etapa do

MASP, o qual pode ser visualizado através do gráfico de Gantt

Característica : permite registrar as observações relativas à um problema,

para descobrir suas características. Segundo a literatura, um problema deve

ser observado ou estratificado sob vários pontos de vista:

– Tempo

– os resultados são diferentes de manhã, à tarde, à noite, às segundas

feiras, feriados, etc?

– Local

– os resultados são diferentes em partes diferentes de uma peça

(defeitos no topo, na base, periferia)? Em locais diferentes (acidentes

em esquinas, no meio da rua, calçadas, etc)?

– Tipo

– os resultados são diferentes dependendo do produto, matéria-prima,

do material usado?

– Sintoma

– os resultados são diferentes se os defeitos são cavidades ou

porosidade, se o absenteísmo é por falta ou licença médica, se a

parada é por queima de um motor ou falha mecânica, etc?

– Indivíduo

– Que turma? Que operador?

– Três botões são visualizados nessa aba:

– : permite a visualização e impressão da folha de

verificação para a coleta das características do problema. Digite o


Systema

número de linhas em branco a serem impressas e clique em

.

– Folha de Verificação ou lista de verificação ou, ainda, formulário

de registro: é simplesmente um formulário, que permite o registro

de dados de uma observação a respeito de um produto ou

processo. Permite a coleta de dados organizada, facilitando a sua

análise e interpretação.

– : habilita a tela que permite gerenciar (incluir, alterar ou

excluir) as características coletadas. Ao clicar, é habilitada a tela para

adicionar as características do problema, que são:

– data de observação - deve estar dentro da previsão de início e

término da etapa

– tempo de ocorrência (quando foi analisado: manhã, tarde, noite,

feriado) – estes devem estar pré-cadastrados

– departamento

– setor

– tipo (produto ou matéria-prima usados)

– sintoma (os resultados são diferentes variando de acordo com o

problema analisado, por exemplo, se os defeitos são cavidades ou

porosidade; se o absenteísmo é por falta ou licença médica)

– indivíduo (quem está sendo analisado)

– local (local de ocorrência, pode ser o local de um setor

– outro (outro fator)

– frequência - campo numérico que indica a frequência da ocorrência

da característica no período observado, ou seja, quantas vezes

ocorreu

– Importante: para a inclusão da característica, ao terminar da

digitação dos campos, é necessário teclar <enter> até passar

para a próxima linha e só então fechar a tela.


Systema

– : permite visualizar o diagrama de Pareto. Esse botão só

será habilitado após o lançamento das características.

– A análise de Pareto possibilita identificar quais itens ou questões –

no caso características – são mais responsáveis ou que produzem

maior impacto num problema. A teoria diz que poucas causas são

vitais – respondem por cerca de 80% - e muitas triviais (20%). O

mesmo ocorre com as características.

– Na apresentação do Pareto para as características, é possível

agrupar por Local, Departamento, Sintoma, Tempo de Ocorrência,

Setor, Tipo e Indivíduo. O agrupamento pode ser de um ou de 'n'

atributos.

– Para agrupar no gráfico, selecione os atributos desejados das

características e clique no botão .

- localizado no lado esquerdo da tela, onde estão listados os

problemas, permite finalizar a etapa atual e iniciar a próxima etapa do

MASP

3.3.3 Análise

A etapa tem por objetivo descobrir as causas fundamentais do

problema, para que possam ser bloqueadas.

Abas disponibilizadas, para desenvolver esta etapa: Causa, Coleta,

Relatório, Cronograma.

Causa : através desta aba e suas rotinas, será possível determinar as causas

de um problema e comprová-las através da coleta de dados. Para a

determinação das causas, aconselha-se usar a ferramenta Diagrama de


Systema

Ishikawa, também conhecida como espinha de peixe ou diagrama de causa-

e-efeito. Nesta aba estarão disponíveis os seguintes botões:

disponibiliza o Diagrama de Ishikawa, para que sejam

determinadas as possíveis causas dos problemas, através dos 6M's –

Material, Meio Ambiente, Máquina, Mão-de-Obra, Método e Medida

O Diagrama de Ishikawa permite que seja identificada uma relação

significativa entre um efeito (problema) e suas possíveis causas.

Incluir uma nova causa : clique na categoria para abrir o menu com as

opções

Nova Causa – inclui uma nova causa

Relação causa e efeito – permite configurar as relações de

causa-e-efeito entre as causas de uma mesma categoria

Editar uma causa ou lançar sua frequência : clique na causa para abrir

o menu com as opções

Editar causa – edita os dados da causa

Excluir causa – exclui a causa

Frequência – permite lançar a frequência

permite lançar a frequência de ocorrência das causas, após

a coleta de dados

permite ordenar as causas, para apresentação – a ordem

natural é a sequência de inclusão

permite configurar a relação de causa-e-efeito entre as causas

de uma mesma categoria

disponibiliza ferramentas como Folha de Verificação e

Diagrama de Pareto

outra opção para incluir uma nova causa


Systema

outra opção para editar uma causa

outra opção para excluir uma causa

Coleta : a finalidade desta rotina é registrar o 5W1H da coleta de dados para

a comprovação das causas, ou seja, identificar como vai ser esta coleta. A

ferramenta 5W1H tem como objetivo identificar detalhadamente a execução

de um processo – no caso específico a coleta da frequência de ocorrência

das causas levantadas.

O quê (What) – determina o que será coletado

Quem (Who) – quem fará a coleta é identificado através do responsável

pela etapa, definido quando do início dela

Quando (When) – determina o período de coleta, representado pela data

inicial e final da coleta

Onde (Where) – determina onde será coletado o dado

Por quê (Why) – determina o porquê deve-se efetuar a coleta de dados

Como (How) – determina como a coleta deve ser realizada

Clique no botão ao lado de cada campo apara inclusão dos dados.

Salve os dados, em .










Systema

MASP

3.3.4 Plano de Ação

A etapa tem por objetivo conceber um plano para bloquear

as causas fundamentais.

Abas disponibilizadas para desenvolver esta etapa: Relatório, Plano de

Ação e Cronograma





Plano de Ação : permite configurar e manter o plano de ação concebido

para bloquear as causas fundamentais do problema. Para ser possível

passar para a etapa seguinte, deverá existir pelo menos um plano de ação

com ações. Disponibiliza os seguintes botões:

permite a inclusão de um plano de ação e suas respectivas

ações. O cadastro do plano de ação obedece aos mesmos critérios de

criação de plano de ação descritos no cadastro de Modelo Estratégico.

permite enviar mensagens aos usuários, se necessário. O

envio e leitura das mensagens são controladas por problema e por etapa.

permite visualizar graficamente o plano de ação criado

edita o plano de ação selecionado

exclui o plano de ação selecionado



Systema




MASP

3.3.5 Ação

A etapa tem por objetivo bloquear as causas fundamentais. As

ações são determinadas na etapa

Abas disponibilizadas para desenvolver esta etapa: Relatório, Ações e

Cronograma.





Ações : permite acompanhar a execução das ações definidas quando da

elaboração do plano de ação destinado a bloquear o problema. Disponibiliza

os seguintes botões:

permite enviar mensagens aos usuários, se necessário – para

divulgação do plano. O envio e leitura das mensagens são controladas

por problema e por etapa.

permite visualizar o gráfico do indicador e seus valores, caso

tenha sido criado algum para medir o plano de ação.

permite visualizar graficamente o plano de ação que a


Systema

ação selecionada faz parte.

abre a tela de execução de ações.





MASP

3.3.6 Verificação

A etapa tem por objetivo verificar se o bloqueio foi efetivo.

Se não foi efetivo, será possível retornar à etapa . É a única etapa

que é possível retroceder.

Abas disponibilizadas para desenvolver esta etapa: Relatório e

Cronograma.





habilita o menu com ferramentas de análise, para

verificação do andamento do problema

Se o problema for um indicador, habilita o Gráfico do indicador e

Valores


Systema

Se o problema for um plano de ação, habilita o Gráfico de Gantt e

Ações – para visualizar o andamento das ações





MASP.

Apenas na etapa de , ao iniciar uma Nova Etapa, é aberto um

menu para o usuário selecionar:

Observação do Problema : finaliza a etapa atual e retorna à etapa

Padronização : finaliza a etapa atual e avança para a etapa de

3.3.7 Padronização

A etapa tem por objetivo padronizar os planos de ação

criados para bloquear o problema, quando eles surtiram efeito, para prevenir

contra o reaparecimento do problema.

Abas disponibilizadas para desenvolver esta etapa: Relatório, Plano de

Ação e Cronograma.





Systema


Plano de Ação : permite manter ou reavaliar o plano de ação criado para

bloquear o problema, ou criar novos planos. Ao encerrar esta etapa, todos

os planos de ação existentes são padronizados automaticamente.

Disponibiliza os seguintes botões:

permite visualizar graficamente o plano de ação criado

permite enviar mensagens aos usuários para comunicação da

padronização dos planos. O envio e leitura das mensagens são

controladas por problema e por etapa.

permite a inclusão de um plano de ação e suas respectivas

ações. O cadastro do plano de ação obedece aos mesmos critérios de

criação de plano de ação descritos no cadastro de Modelo Estratégico.

edita o plano de ação selecionado

exclui o plano de ação selecionado – desde que não tenha sido

criado na etapa - neste caso, não poderá ser excluído, pois,

faz parte do histórico do problema.





MASP


Systema

3.3.8 Conclusão

A etapa tem por objetivo recapitular todo o processo de

solução do problema, identificando problemas remanescentes – se existirem,

para trabalho futuro.

Abas disponibilizadas para desenvolver esta etapa: Relatório, Problemas

Remanescentes e Cronograma.





habilita o menu com ferramentas de análise, para análise

dos resultados obtidos.

Problemas Remanescentes : permite especificar os problemas

remanescentes, originados do atual MASP, os quais podem ser tratados em

MASP's futuros. Quando um problema é remanescente, aparece no rodapé

da tela à direita, uma mensagem que o identifica como tal e de quem ele é

remanescente. Disponibiliza os seguintes botões:

habilita o menu com as opções

Novo Problema – inclui um problema novo, ainda não identificado

como tal

Problemas Existentes – permite configurar um problema já

identificado, como sendo remanescente do MASP atual.

edita o problema selecionado

exclui o problema selecionado.



Systema



problemas, permite finalizar o MASP. Após finalizado, o problema é dado por

concluído e não poderá mais ser trabalhado neste MASP.


Systema

4 REUNIÕES

A rotina de reuniões permite o agendamento, com controle eletrônico de

confirmação dos convocados e posterior registro, mantendo o histórico. As

reuniões podem ser de organização ou de departamento.

No registro de reuniões ficam armazenadas as decisões tomadas sobre

componentes do plano estratégico e, também, as etapas dos problemas

tratados através de MASP – desde que estas sejam tratadas a partir de

reuniões.

Outra característica importante das reuniões é que podem ser de

continuidade, ou seja, continuam a partir de uma anterior, mantendo os

vínculos pendentes, como problemas e decisões que ainda não foram

concluídas.

4.1 Agendamento

Permite o agendamento e confirmação das reuniões. O nível de

permissão depende da categoria usuário logado, ou seja, se o usuário

pertencer a organização pode agendar apenas reuniões de organização e se for

de departamento, apenas reuniões desse nível.

A tela é dividida em duas partes: Reuniões Marcadas (do lado esquerdo)

e Dados da Reunião (lado direito). Veja a Figura 1


Systema

Figura 1: Tela de Agendamento de Reunião

Ao entrar na tela, em 'Reuniões Marcadas' – lado esquerdo, há duas

opções a serem assinaladas que determinam a forma de visualização: 'Não

exibir reuniões já realizadas' e 'Exibir data/hora das reuniões'.

Para agendar, selecione o nível (departamento ou organização) e clique

em . Os campos em 'Dados da Reunião' serão habilitados para o

preenchimento.

Reunião Anterior: esta configuração deve ser usada, necessariamente

quando for reunião de continuidade. Selecione a reunião anterior, a qual a

que está sendo agendada dará continuidade.

Quando uma reunião é de continuidade, ao ser registrada, ela importa as

decisões e os problemas pendentes da reunião anterior, para que seja

dado continuidade.

Descrição: faça a descrição da reunião


Systema

Modelo: selecione o modelo estratégico

Tipo: selecione o tipo da reunião (acompanhamento do plano, análise

crítica, planejamento, extraordinária, outras ou MASP)

Setor: informe o setor, se a reunião for de departamento e por setor

específico

Data e hora: da realização da reunião

Tempo: quantidade de tempo de duração prevista para a reunião

Duração: unidade de tempo de duração – hora ou dia

Local: da realização

Data e Hora Confirmação: configure qual a data e hora limites para

confirmar presença ou ausência na reunião – o programa não permitirá

confirmar após esta data e hora. Como padrão, é apresentada a data e hora

da reunião.

Enviar Lembrete de reunião? - se desejar que seja enviada uma

mensagem eletrônica lembrando os convocados da reunião, marque esta

opção

Dias de Antecedência: informe quantos dias antes da reunião deve ser

enviada mensagem de lembrete.

Situação: informação automática do sistema, informa o “status” da reunião

– se ela está agendada, confirmada, cancelada ou se foi realizada.

Colaboradores Convocados : lista dos convocados para a reunião. O

usuário que está agendando a reunião será incluído automaticamente, com

sua presença confirmada. Adicione os demais participantes, clicando em

. Faça uso dos filtros disponíveis para selecionar os usuários e

inclua-os na lista de “Participantes” através dos botões (individual) e

(grupo de usuários) ou através do recurso “arrastar e soltar”; para


Systema

excluir um ou mais usuários da lista de participantes, utilize os botões

(individual) e (grupo de usuários); após concluir a seleção, clique em

. Salve os dados em

Após o agendamento da reunião estar concluído, alguns botões são

habilitados.

Para a grade de Colaboradores Convocados:

esse botão é habilitado quando o usuário que foi

convocado acessar a reunião, para quem agendar a reunião a confirmação

dar-se-á automaticamente.

utilizado para informar a sua ausência na reunião. Uma

mensagem aparece ao clicar nesse botão “Tem certeza que deseja

confirmar sua ausência”, sendo a resposta positiva, a justificativa da

ausência deve ser preenchida.

Para a reunião aparecem os seguintes botões, os quais são habilitados

somente se o usuário logado é quem agendou a reunião:

permite o usuário confirmar a reunião, mostrando a data

e hora de confirmação da grade dos participantes.

cancela a reunião agendada, sendo a resposta positiva

para a mensagem de cancelamento, descreva a justificativa e clique em

4.2 Registro

Habilita a rotina para registrar reuniões, através de ata, com controle


Systema

eletrônico da participação dos usuários – início e término da participação. As

reuniões podem ser originadas de um agendamento ou não.

A tela de registro de reuniões é dividida em duas partes: Reuniões

Registradas e Dados da Reunião, conforme Figura próxima.

Figura 2: Tela de Registro de Reuniões

Na tela de registro de reuniões, em Reuniões Registradas, há a

separação por Departamento e Organização e, dentro destas, Agendadas e

Não Agendadas. Selecione a partir destas opções, para poder incluir ou

visualizar uma reunião já registrada.

O botão , que permite registrar uma reunião, só será habilitado

quando for selecionada uma opção válida em Reuniões Registradas. Um

usuário de departamento somente poderá incluir reuniões de departamento,

assim como um usuário de organização só poderá registrar reuniões de

organização.

Ao incluir a partir da opção , será exibida a lista de reuniões


Systema

agendadas e não realizadas até a presente data, para seleção. Não serão

exibidas reuniões agendadas com data futura.

Após clicar em - e selecionar a reunião agendada, se for o

caso, os campos do lado direito da tela, denominado “Dados da reunião”, serão

habilitados. Quando a reunião for a confirmação de um agendamento, os dados

preenchidos no agendamento e que podem ser utilizados no seu registro, já

serão apresentados. O usuário que iniciar o registro da reunião,

automaticamente é registrado como secretário.

Reunião Anterior: esta configuração deve ser usada, necessariamente

quando for reunião de continuidade. Selecione a reunião anterior, a qual a

que está sendo agendada dará continuidade.

Se a reunião for de continuidade, serão importadas as decisões e os

problemas pendentes da reunião anterior, para que seja dado

continuidade.

Descrição: faça a descrição da reunião

Local: da realização da reunião

Modelo: selecione o modelo estratégico

Tipo de Componente: selecione o tipo de componente, se a reunião for

específica de algum componente.

Componente: selecione um componente, se a reunião for específica de um

componente.

Serão apresentados somente componentes de acordo com o tipo

selecionado

Tipo de Reunião: selecione o tipo da reunião (acompanhamento do plano,

análise crítica, planejamento, extraordinária, outras ou MASP)

Setor: informe o setor, se a reunião for de departamento e por setor

específico

Data e hora:


Systema

Inicial : início da realização da reunião

Final : preenchida pelo sistema, quando da finalização da reunião

Registro : é a hora oficial do servidor, preenchida automaticamente pelo

sistema.

Período de Análise: é o período que deve ser considerado para a análise

dos dados, para a tomada de decisões/parecer.

Este dado será habilitado somente quando o tipo de reunião for

Acompanhamento de Plano ou Análise Crítica.

Após preencher os dados, clique em para dar início à reunião e

proceda com a confirmação eletrônica dos presentes, através da aba

Participantes.

Estarão disponíveis as seguintes abas: Ata, Participantes, Decisões,

Problemas.

Ata : destina-se à descrição da ata, propriamente dita, podendo ser usados

recursos de formatação de texto.

Colaboradores Convocados : esta aba aparece somente se a reunião é

originada de um agendamento. Apresenta quem foi convocado para a

reunião, com as respectivas confirmações ou justificativas de não

comparecimento.

Participantes : registra os participantes das reuniões. O usuário que iniciou

o registro da reunião, automaticamente é configurado como secretário. Os

demais, deverão entrar com seu login e senha para iniciar a participação.

Botões disponíveis nesta aba:

deve ser usado para registrar o início da participação do

presidente da reunião. O usuário que fizer o login através deste botão


Systema

terá a função de presidente da reunião, automaticamente.

deve ser usado para registrar o início da participação dos

demais membros.

clicar neste botão para finalizar a participação do

usuário selecionado na reunião, seja ao término dela ou a qualquer

momento. Será necessário login e senha do usuário.

Decisões : registra as decisões tomadas na reunião, como itens que foram

revisados e padronizados, sejam eles indicadores/metas ou planos de

ações.

Uma tomada de decisão obedece ao fluxo: colocar um componente – e

seus descendentes – em análise e posteriormente concluir, padronizar ou

revisar ele - dependendo do tipo de componente. Ou, ainda, criar novos

componentes descendentes.

Quando da conclusão sobre um componente, para finalizar a análise,

será possível decidir se ele está concluído e dar um parecer, ou decidir

se ele é um problema e, neste caso, resgistrando-o automaticamente

como tal, para ser tratado pelo MASP.

Para os indicadores, também é possível revisar as metas

Para os planos de ação também é possível padronizar ou revisar.

A tela de tomada de decisões contém no seu título a descrição “[Tomada

de Decisões]” - verifique este título para diferenciar de uma tela de

cadastro de modelo ou de análise simples.

clique neste botão para iniciar a tomada de decisões.

Será aberta uma tela contendo o modelo estratégico que a reunião

está tratando, com o mapa estratégico ou BSC ao lado direito –

mesma tela do cadastro de modelos.

Os objetivos que podem sofrer decisão na reunião atual


Systema

encontram-se com fonte azul e sublinhada no mapa estratégico.

O modelo pode ser navegado sem restrição: do lado esquerdo

estão os componentes do modelo estratégico e do lado direito

informações sobre ele. O mapa estratégico ou BSC aparece

quando o modelo (descrição) é selecionado.

Para iniciar a análise e posterior tomada de decisão a respeito de

um item – do modelo todo ou de apenas um componente dele,

de acordo com o selecionado na reunião -, clique sobre o

objetivo no mapa estratégico ou BSC, que será habilitado o

menu . Este, possibilita o início da análise de um

componente e seus “filhos” ou “descendentes”.

Ao selecionar será aberta uma nova tela onde, no

lado esquerdo aparecem os componentes que podem ser

analisados e no lado direito informações relativas à ele.

Para iniciar efetivamente a análise de um componente e seus

descendentes, selecione-o e clique no botão , que

aparecerá a opção

Ao selecionar , automaticamente serão inseridos

o componente e seus descendentes na lista de itens da aba

“Decisão”, com o “status” Em Análise, para posterior

conclusão ou outro tipo de decisão.

A partir deste momento, os componentes aparecem na

grade da aba “Decisões”

Após um componente estar em análise, ao clicar novamente em

estarão disponíveis as decisões que podem ser


Systema

tomadas sobre o componente, conforme descritas a seguir.

Conclusão – permite fazer a conclusão da análise do

componente. Será necesário dar um parecer sobre a situação

dele, se está em conformidade ou mesmo se é um problema.

Parecer – parecer sobre a análise do componente.

Valores válidos:

Resultado ótimo

Atingiu a meta

Aceitável

Resultado ruim

Problema

Quando o parecer for “Problema”, o componente

será adicionado à lista de problemas, na etapa

do MASP.

Novo – possibilita incluir um novo componente, descendente

do que está sendo analisado (o que está selecionado no lado

esquerdo da tela)

Padronização – padroniza um plano de ação

Revisão – permite revisar um plano de ação

Plano de Ação: quando um plano é revisado, será criado

outro, o qual terá vínculo com o revisado. Ou seja, ao

revisar um plano, deverá ser identificado qual o

substituirá.

Para revisar metas, deve-se selecionar a aba Metas, do

lado direito da tela e clicar em para alterar uma

existente ou em para incluir uma meta nova.


Systema

edita a decisão selecionada, podendo ser concluída, padronizada

ou revisada. Ou, ainda, incluído um componente descendente.

exclui a decisão selecionada

Problemas : esta aba apresenta os problemas, definidos na reunião como

tal ou originados de uma reunião anterior – quando a atual é de

continuidade.

Apenas na reunião do tipo MASP será possível incluir problemas através

desta aba. Nas demais, somente através de decisões sobre

componentes, cujo parecer for de que trata-se de um problema.

Clique em para incluir um novo problema em uma reunião de

MASP. Será apresentado um menu com a opção “Novo Problema” e

todos os problemas sendo tratados, relacionados ao componente da

reunião ou mesmo ao modelo.

Um exemplo possível: um problema é identificado por algum usuário e

registrado. Automaticamente, ele está na etapa de .

Posteriormente, este problema será tratado através de reunião do tipo

MASP. Neste caso, se o componente correto for selecionado ou

mesmo o modelo, o sistema apresentará como opção do menu o

problema já registrado.

Ao finalizar o lançamentos necessários para o registro da reunião, clique

em . Se algum participante não encerrou sua presença, o

programa alerta com a seguinte mensagem: “Existem usuários que não

finalizaram sua participação. Deseja encerrar a reunião sem que eles tenham

encerrado sua participação?”. Encerre sem a finalização de algum participante

apenas se houve algum problema e o mesmo não pôde encerrar sua

participação através do seu login e senha – os usuários que não finalizam sua


Systema

participação através de login e senha ficam pendentes. Neste caso, sugerimos

que na ata da reunião seja esclarecido o porquê o participante teve que retirar-

se da reunião sem encerrar sua participação.


Systema

5 IMPRESSÃO

Rotina em desenvolvimento.

6 UTILITÁRIO

6.1 Efetuar logout de usuário

Efetua “logout” (saída) do usuário atual e possibilita o “login” do novo

usuário. Utilizado para alterar o usuário que está utilizando o sistema.

Ao selecionar esta rotina, todas as telas abertas serão fechadas, tendo

em vista que o controle de permissão de acesso aos dados é dependente do

usuário logado.

Informe o login e senha do novo usuário.

7 AJUDA

7.1 Abrir manual em PDF

Disponibiliza o manual em formato PDF para esclarecimento de dúvidas.

Para conseguir visualizar/imprimir o manual é preciso ter o programa Adobe

Acrobat instalado na máquina.


Systema

7.3 Sobre

Expõe a versão do módulo e detalhes sobre a empresa Systema.


manual sysbi – business intelligence “o planejamento não diz respeito à decisões futuras, mas...

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