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Passagem de Pasta

Aplicaes Corporativas

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Processos da Gesto Global de Espaos ImveisVerso:V1

Autor:Lus Espadinha

Data:2008-11-21

Direco/Departamento ou ProjectoAplicaes Corporativas

DocumentoPassagem de Pasta

VersoElaboradoDataVerificaoAprovao

NomeAssinaturaDataNomeAssinaturaData

V1Lus Espadinha2008-11-21Nuno Carvalho2008-11-21Andr Marques2008-11-21

Lista de Distribuio

Aplicaes Corporativas

Histrico do Documento

VersoDataElaborado/Verificado/AprovadoDescrio de alteraes

V12008-11-21Lus Espadinha / Nuno Carvalho / Andr MarquesDocumento base

ndice

41Processos da Gesto Global de Espaos Imveis

1.1Aquisio de Imveis41.2Alienao de Imveis61.3Arrendamento de Imveis91.4Alterao a Contratos de Arrendamento151.5Gesto de Rendas181.6Gesto da Ocupao de Espaos231.7Alteraes Ocupao de Espaos251.8Gesto Financeira de Espaos291.9Compliance Legal e Fiscal de Imveis32

1 Processos da Gesto Global de Espaos Imveis

1.1 Aquisio de Imveis

O processo de Aquisio de Imveis despoletado pela solicitao de uma empresa do grupo PT ou consoante as polticas de gesto de imveis estipuladas pela PT SGPS que identificam imveis susceptveis de serem adquiridos. Se no for identificado o imvel em concreto a ser adquirido, as empresas indicam na solicitao as caractersticas e especificaes desejveis do espao (ex. fim do imvel, rea necessria, localizao geogrfica, infra-estrutura necessria, etc.). Como imveis podemos considerar os edifcios, terrenos e outras infra-estruturas tcnicas ou administrativas do grupo PT. Dos processos de gesto da ocupao dos espaos pode igualmente surgir a necessidade de adquirir um imvel (ex. mudana instalaes, substituio de um arrendamento, etc.). O objectivo principal do processo de aquisio de imveis garantir a celeridade do processo de acordo com os condicionalismos e normas legais, com a melhor utilizao dos recursos disponveis e com base na informao mais fidedigna das condies de mercado. Este processo termina com a elaborao dos contratos e escrituras, a actualizao dos sistemas, a verificao da necessidade de se procederem a alteraes ocupao do espao e associao de servios de apoio ao imvel.

Aps surgir o pedido ou a necessidade de aquisio de imveis, constitui-se um processo que alimentado com informao e documentao relevante (ex. especificao das necessidade, informaes de imveis alternativos, propostas, benchmarks do mercado, etc.). Os dados includos neste processo so a base de apoio fase de negociao e de acordo do preo final. Envolve a conduo de algumas actividades de sourcing e prospeco das condies do mercado. Em simultneo com a abertura do processo criam-se estruturas de imobilizado em curso (elementos PEP) que sero os items aglutinadores de todas as despesas incorridas com o processo de aquisio.

Nota: O processo referido de agregao de informao e documentao relevante pode ser fsico ou digital, dependendo da opo ou no pela utilizao de uma ferramenta de workflow. De qualquer forma, a aplicao desta ferramenta teria evidentes vantagens na agilizao e na disponibilizao de informao sobre o processo.

Negociao valor do imvel:A aquisio processa-se por intermdio de uma imobiliria ou directamente com o proprietrio, sendo a responsabilidade por esta actividade partilhada entre a PT PRO, a PT SGPS e algumas reas das empresas. Consoante a situao e a especificidade do imvel as actividades de prospeco, preparao, conduo das negociaes e o acordo de um preo de venda final, podem requer a participao conjunta de algumas das trs reas referidas anteriormente. A PT SGPS participa normalmente em processos considerados estratgicos (ex. grandes edifcios). As reas das empresas participam quando os seus conhecimentos no fundamentais para o processo de aquisio (ex. rea tcnica para imvel associados rede de comunicaes, a rea comercial para lojas e outros espaos comerciais). A PT PRO Gesto de recursos funciona como entidade agregadora da informao sobre o processo ou como elemento principal na conduo do processo, se mandatada pelas as empresas ou pela PT SGPS para o efeito. A documentao surgida nesta fase adicionada ao processo anteriormente constitudo.

Nota: As actividades de prospeco de mercado e negociao dos imveis podem ser igualmente realizadas por entidades externas (ex. uma imobiliria).

Aprovao da aquisio:Aps o acordo das condies de aquisio do imvel, a PT PRO Gesto de recursos solicita a autorizao de aquisio administrao das empresas, enviando o processo constitudo e conjuntamente com um documento resumo das condies de aquisio. Se a administrao da empresa aprovar esta aquisio o processo enviado para a PT SGPS para aprovao final. Se aprovado, a PT PRO Gesto de recursos envia o processo para o Gabinete Jurdico da respectiva empresa para este iniciar a elaborao dos contratos (ex. contrato promessa de compra e venda, etc.) e efectuar nas datas designadas a escritura do imvel. Em caso contrrio, o processo de aquisio finalizado, com o fecho das estruturas de imobilizado em curso (elementos PEP) e a reclassificao dos custos incorridos at ao momento.

Simultaneamente ao envio da documentao para o gabinete jurdico a PT PRO Gesto de recursos comunica a necessidade de constituio de proviso de tesouraria aos servios financeiros da PT PRO para aquisio do imvel. Os servios contabilsticos emitem posteriormente a pedido do gabinete jurdico das empresas, os cheques necessrios para pagamento do valor do imvel (quer para o contrato promessa de compra e venda quer para a escritura) e das despesas de notariado. Uma vez efectivada a aquisio do imvel, o Gabinete Jurdico da empresa procede ao arquivo dos originais da documentao legal e comunica PT PRO Gesto de recursos a concluso do processo, enviando cpias da documentao contratual e legal correspondente. Com base nesta documentao, a PT PRO Gesto de recursos actualiza o sistema SAP RE (Real Estate), executando as seguintes tarefas:

Imputao de custos de aquisio de imvel ao imobilizado em curso (elementos PEP);

Criar a estrutura BE/BU/RU/room (Business Entity, Building, Rental Unit) correspondente ao edifcio adquirido;

Criar business partners (ocupantes previstos do edifcio);

Actualizao dos dados mestres do edifcio;

Criao dos itens de imobilizado e a ordem de compra do edifcio (processo de Emisso de encomendas da PT PRO Servios contabilsticos);

Actualizao de dados do equipamento criado em SAP PM (gerado automaticamente a partir da estrutura de SAP RE);

Etc.

Com a aquisio definitiva no imvel procede-se transferncia do imvel de imobilizado em curso para imobilizado definitivo e actualiza-se a informao de imobilizado no SAP RE.

Nota: A informao a actualizar nos sistemas depende das ferramentas de gesto de imveis seleccionada, contundo expectvel que parte da informao se encontre no SAP RE.

Aps a actualizao dos sistemas existentes a PT PRO Gesto de recursos disponibiliza s entidades intervenientes no processo, informaes relativas aquisio do imvel e procede ao arquivo do processo constitudo. A PT PRO Gesto de recursos verifica igualmente se so necessrias alteraes ocupao dos espaos (ex. movimentao fsica de colaboradores) e ao estabelecimento de servios associados aos imveis (ex. servios de limpeza, manuteno, gua, luz, etc.). Estas actividades sero alvo de maior detalhe nos documentos associados aos seguintes processos de gesto de recursos:

Alterao de ocupao de espaos;

Gesto operacional de facilities, imveis e equipamentos administrativos;

Consulta e negociao de gesto de recursos.

Actividades em Sistema: Criao de Edifcio

FO35

Criao de Terreno

FO31

Liberao de Edifcios / Terrenos

Dentro das prprias transaces de criao;

Em massa atravs da transaco FOFO.

1.2 Alienao de Imveis

O processo de Alienao de Imveis iniciado pelo pedido de uma empresa do grupo PT ou consoante as polticas de gesto de imveis estipuladas pela PT SGPS que identificam imveis susceptveis de serem vendidos. Como imveis podemos considerar os edifcios, terrenos e outras infra-estruturas. Do processo de Gesto de ocupao dos espaos pode igualmente surgir a necessidade de alienar um imvel (ex. rentabilizao de instalaes no utilizadas, etc.). O objectivo principal do processo de alienao de imveis garantir a celeridade do processo de acordo com os condicionalismos e normas legais, com a melhor utilizao dos recursos disponveis e com base na informao mais fidedigna das condies de mercado. Este processo termina com a elaborao dos contratos e escrituras, a actualizao dos sistemas, a verificao da necessidade de se realizarem alteraes ocupao de espaos ou aos servios associados ao espao. Aps surgir o pedido ou a necessidade de alienao de imveis, constitui-se um processo que alimentado com informao e documentao relevante (ex. especificao e caractersticas do imvel, propostas, contratos, escrituras, benchmarks do mercado, etc.). As empresas ou a PT SGPS definem normalmente um preo mnimo ou parmetros claramente estabelecidos para alienao dos imveis, conjuntamente com o pedido. As actividades de avaliao do imvel, negociao e acordo do preo de venda do imvel so realizadas em colaborao entre a PT SGPS e a PT PRO gesto de recursos.

Avaliar imvel:A avaliao de um imvel efectuada com base na informao disponvel nos sistemas da empresa (ex. SAP RE, informao dos custos e receitas do imvel) ou recorrendo a empresas especializadas na avaliao de imveis, de forma a determinar um valor do imvel mais aproximado s expectativas do mercado. Neste ltimo caso, a PT PRO gesto de recursos ou a PT SGPS consulta o mercado de avaliadores, pede oramentos e escolhe uma ou mais empresas/avaliador para avaliao do imvel. Aps a escolha do avaliador entregue em mo a documentao relevante para se proceder avaliao (ex. localizao, caractersticas e especificaes do edifcios, cpia de contratos, cpia de escrituras, etc.). Este realiza a avaliao do imvel, entregando em mo a respectiva avaliao.

Processo de venda de imvel:Com base nas avaliaes efectuadas inicia-se a actividade de venda do imvel. As tarefas associadas a esta actividade, podem ser efectuadas por uma empresa externa, internamente ou explorando canais alternativos (ex. portal de venda/leiles de imveis). As tarefas relacionadas com a venda de imveis so algumas das seguintes:

Colocar anncios (placas de venda, jornais, cartazes nos edifcios, imobilirias, etc.);

Receber respostas a anncios / propostas iniciais;

Disponibilizar recursos para acompanhar interessados nos imveis (ex. mostra das instalaes).

Dependendo das propostas iniciais ou das caractersticas especificas do imvel (ex. edifcio de grande dimenso) opta-se por realizar um leilo. Este justifica-se quando existem propostas iniciais com valores bastante prximos. Se existe uma ou vrias propostas iniciais com valores bastante diferentes ou se consegue identificar claramente uma proposta que oferece as melhores condies, no se realiza o leilo. Nesta situao, negoceia-se com o comprador que apresenta a melhor propostas at chegar a um acordo com este sobre o preo final e condies de alienao.

Organizar leilo:Se a opo for a realizao de um leilo so executadas as seguintes tarefas:

Estabelecer um limite mnimo de licitao;

Enviar carta registada aos compradores informando o limite mnimo de licitao e as condies gerais do leilo;

Receber propostas em carta fechada e lacrada;

Proceder abertura das propostas;

Seleccionar a proposta que apresenta as melhores condies;

Documentar formalmente o processo de deciso do leilo (ex. acta da abertura de propostas).

Aprovar alienao de imvel:Aps a escolha da proposta vencedora, esta enviada para aprovao da administrao da empresa que solicitou a alienao do imvel ou PT SGPS. Caso no seja aprovado, o processo finaliza. Se for aprovado a PT PRO Gesto de recursos envia o processo para o departamento jurdico da empresa que procede elaborao dos contratos (ex. contrato promessa de compra e venda), realizao da escritura e ao arquivo dos originais da documentao legal. Com o contrato promessa de compra e venda regista-se a inteno de venda do imvel com criao de uma ordem de venda no SAP SD (esta actividade j se encontra descrita dentro do processo da PT PRO Servios Contabilsticos Abate, transferncia ou alienao de activos).

Uma vez efectivada a alienao do imvel, o Gabinete Jurdico da empresa comunica PT PRO Gesto de recursos a concluso do processo, enviando cpias da documentao contratual e legal correspondente. Com base nesta documentao, a PT PRO Gesto de recursos actualiza o sistema SAP RE (Real Estate), executando as seguintes tarefas:

Desactivar a estrutura BE/BU/RU (Business Entity, Building, Rental Unit) correspondente ao edifcio alienado;

Alterao dos dados mestres do edifcio, business partners, criar contratos (se o edifcio for alienado mas continuar ocupado por empresas do grupo PT);

Etc.

O abate efectivo do imobilizado realizado no processo Abate, transferncia ou alienao de activos da PT PRO Servios Contabilsticos aps a realizao da escritura em paralelo com a actualizao dos elementos de SAP RE. Neste processo est includo a criao da ordem de venda, para registo do valor de venda no imvel. O processo de Alienao de imveis finalizado com o arquivo do processo constitudo para alienao do imvel e com a verificao da necessidade de se procederem resciso de contratos associados ao imvel alienado (ex. servios, equipamentos, manuteno, facilities, etc.) ou de se realizarem alteraes ocupao de espaos (ex. providenciar mudanas de instalaes). Esta ltima actividade realizada no processo da PT PRO gesto de recursos Alterao da ocupao de espaos.

Actividades em Sistema: Modificar Edifcio

FO36

Caso o imvel seja alienado e o anterior proprietrio deixar realmente de o ocupar:

Bloquear Classificao Contbil (Processar ( Definir Bloqueio ( Classificao Contbil Edifcio)

Bloquear Dados Mestre (Processar ( Definir Bloqueio ( Dados Mestre Edifcio)

Caso o imvel seja alienado, mas o anterior proprietrio continuar a ocup-lo ao abrigo de um contrato de arrendamento:

Estado do Edifcio (tela Dados Gerais)

Direito de Superfcie (tela Dados Adicionais)

Ocupao (tela Campos Usurio, subtela Dados Cadastrais)

Modificar Terreno

FO32

Bloquear Classificao Contbil (Processar ( Definir Bloqueio ( Classificao Contbil Terreno)

Bloquear Dados Mestre (Processar ( Definir Bloqueio ( Dados Mestre Terreno)

1.3 Arrendamento de Imveis

O processo de Arrendamento de Imveis inclui as actividades relacionadas com criao de um novo contrato de arrendamento resultante do aluguer de um novo espao (move in). Como imveis podemos considerar os edifcios, terrenos e outras infra-estruturas. Este processo abrange o aluguer a empresas do grupo PT de um imvel propriedade de terceiros (Lease in) e o aluguer a terceiros ou a outras empresas do grupo PT de um imvel propriedade de uma empresa do grupo PT (Lease out para a empresa PT proprietria e Lease in para a empresa PT inquilina). Desta forma, consoante a propriedade do imvel e a identidade do inquilino, verifica-se trs combinaes possveis de sub-processos de arrendamento de imveis. Embora a presente reengenharia de processo descreva apenas o processo global, existem as seguintes combinaes de sub-processos:

PropriedadeIdentidade do InquilinoNatureza do ArrendamentoDescrio do Sub-processo

Empresas do Grupo PT Outra empresa do Grupo PT (diferente do proprietrio) Lease out para a empresa do Grupo PT proprietria;

Lease in para a empresa do Grupo PT inquilina. Uma empresa do Grupo PT aluga um imvel a outra empresa do Grupo PT.

Empresas do Grupo PT Entidade externa ao Grupo PT Lease out para a empresa do Grupo PT proprietria. Uma empresa do Grupo PT aluga um imvel a entidade externa ao Grupo PT;

Entidade externa ao Grupo PT Empresa do Grupo PT Lease in para a empresa do Grupo PT inquilina. Uma empresa externa ao Grupo PT aluga um imvel a uma empresa do Grupo PT.

O processo de Arrendamento de imveis desencadeado com origem num dos seguintes casos:

Solicitao de um novo arrendamento por parte das empresas (no prevista no plano macro de espaos):

A administrao da empresa pede para ocupar um espao;

A administrao pede um espao para alugar a terceiros;

Uma entidade externa solicita a uma empresa o aluguer de um espao propriedade do grupo PT;

Contratos de arrendamento em final de contrato identificados para renovao;

Necessidades identificadas na aplicao e gesto do plano macro de espao (processo Gesto da ocupao de espao).

O objectivo principal do processo de arrendamento de imveis assegurar a agilidade do processo conforme os trmites e normas legais, com o melhor aproveitamento dos recursos disponveis e com base na informao mais verdadeira da conjuntura de mercado. Este processo finaliza com a elaborao/renovao dos contratos, a actualizao dos sistemas, a verificao da necessidade de realizao de alteraes de ocupao de espaos (esta actividade realizada no processo Alterao de ocupao de espaos), a associao de servios de apoio ao imvel (actividade compreendida nos processos de Gesto operacional de facilities, imveis e equipamentos administrativos e Consulta e negociao de gesto de recursos) e o controlo e processamento de rendas (actividade detalhada no processo Gesto de rendas).

No caso de a solicitao de arrendamento de um espao tiver provenincia numa empresa, esta indica as caractersticas e especificaes desejveis do espao com base num formulrio-tipo (ex. fim do imvel, rea necessria, localizao geogrfica, infra-estrutura necessria, etc.) ou indica o espao em concreto que pretende arrendar. Estas solicitaes so efectuadas fora do plano macro de espaos e pretendem dar resposta a algumas necessidades no identificadas neste plano macro. As necessidades de arrendamento de imveis surgidas dentro do plano macro de espao so identificadas no mbito dos processos de Gesto da ocupao de espao. Com base neste levantamento de necessidades a PT PRO Gesto de recursos agrega e analisa as vrias solicitaes (Lease in / Lease out) e procura fazer corresponder a procura interna de espaos com a oferta interna de espaos (propriedade de empresas do grupo PT) ou com a oferta externa de espaos. Esta actividade pode ser realizada internamente ou solicitando a participao de uma imobiliria ou avaliador externo.

Procura de arrendamento de um imvel (Lease in):No caso do Lease in, a PT PRO Gesto de recursos verifica se existem espaos internos que se harmonizem com s especificaes estipuladas nas solicitaes ou nas necessidades de espao identificadas. Se no existirem internamente espaos disponveis, procura-se um espao com as caractersticas estipuladas em entidades externas.

Oferta de arrendamento de um imvel (Lease out):No caso do Lease out, a PT PRO Gesto de recursos procura rentabilizar os espaos disponveis para solicitaes de espaos quer internas quer externas. Para estabelecer o valor da renda a cobrar a PT PRO Gesto de recursos avalia informao de custos associados ao espao, verifica a capacidade financeira do potencial inquilino (interno ou externo) e avalia eventuais alteraes necessrias ao espao, podendo consultar valores benchmarks de mercado ou outra informao externa relevante.

Se for requerido modificaes ao imvel (lease in ou Lease out), a PT PRO Gesto de recursos estima os potenciais custos associados, incorporando esta anlise na avaliao do valor da renda.

Negociao valor da renda:Aps a estipulao do valor potencial da renda procede-se negociao do novo contrato de arrendamento. O processo de arrendamento de imveis igualmente despoletado pela identificao da necessidade de renovao de contratos de arrendamento (Lease in ou Lease out) que esto em vias de chegar ao seu termo. Neste caso, as condies de renovao podem j estar prevista no contrato de arrendamento actual ou ser negociado de novo. Caso no esteja, procede-se negociao das condies de renovao do contrato.

Aprovao do contrato de arrendamento:Aps o acordo das condies de arrendamento do imvel, a PT PRO Gesto de recursos solicita a aprovao do contrato de arrendamento. Consoante a propriedade do imvel e a natureza do inquilino o fluxo de aprovao pode seguir diferentes caminhos:

Lease in:

Aprovao da administrao da empresa;

Lease out:

Proprietrio e inquilino diferentes empresas do Grupo PT;

Aprovao da administrao da empresa proprietria;

Aprovao da administrao / departamento da empresa inquilina;

Proprietrio empresa do Grupo PT e inquilino externo:

Aprovao da administrao da empresa proprietria;

Se o contrato de arrendamento for aprovado, a PT PRO Gesto de recursos envia o processo para o Gabinete Jurdico da respectiva empresa para esta iniciar a elaborao dos contractos. Em caso contrrio, o processo de aquisio finalizado, procurando-se outras alternativas para a necessidade identificada ou iniciar-se uma nova fase de negociao para os parmetros pretendidos pelas empresas. Nesta ltima situao, o processo recomea do incio com a reformulao do pedido de arrendamento ou recomea j nas fases de anlise/negociao dos contratos.

Nota: A elaborao e formalizao dos contratos de arrendamento so normalmente realizadas pelo Gabinete Jurdico das empresas. Contundo, podem existir outras reas nas empresas que sejam responsveis por esta actividade (ex. na TMN a rea de infra-estruturas elabora os contratos com base numa minuta previamente aprovada).

Aps a assinatura do contrato de arrendamento, o Gabinete Jurdico da empresa arquiva os originais da documentao legal e comunica PT PRO Gesto de Recursos a concluso do processo, enviando cpias desta documentao. Com base nesta documentao e se no estiverem criados os dados do fornecedor / cliente associado ao contrato de arrendamento (proprietrio / inquilino) ou for necessrio alterar estes dados, a PT PRO Gesto de Recursos solicita PT PRO Servios Financeiros a criao / alterao dos dados do fornecedor / cliente. Estes pedidos so tratados no mbito dos processos Manuteno do Mestre de Fornecedores (PT PRO / DSFN / CTP) e Manuteno do Mestre de Clientes (PT PRO / DSFN / CTR), respectivamente.

Posteriormente criao dos dados de fornecedores / clientes, a PT PRO Gesto de Recursos actualiza o sistema SAP RE (Real Estate), executando as seguintes tarefas:

Criar a estrutura BE/BU/RU (Business Entity, Building, Rental Unit) correspondente ao edifcio adquirido;

Criar business partners (ocupantes previstos do edifcio);

Criao de contratos Lease in / Lease out;

Actualizao dos dados mestres do edifcio;

Actualizao de dados do equipamento criado em SAP PM (gerado automaticamente a partir da estrutura de SAP RE);

Etc.

Nota: A informao a actualizar nos sistemas depende das ferramentas de gesto de imveis seleccionada, contundo expectvel que parte da informao se encontre no SAP RE.

O processo finalizado com a verificao da necessidade de se arquivar documentao adicional e de se associarem servios ou de se realizarem alteraes ocupao de espaos. Estas duas ltimas actividades esto previstas nos processos de Alterao da ocupao de espaos, Gesto operacional de facilities, imveis e equipamentos administrativos e Consulta e negociao de gesto de recursos. Posteriormente contratualizao das rendas, o processo de Gesto de rendas trata dos processos de recepo / envio de aviso de dbito de rendas (ou facturas), emisso / recepo dos respectivos recibos (Lease in e Lease out) e gesto dos fluxos financeiros de pagamento / recebimento.

Actividades em Sistema

Lease Out

FO35 Criar Edifcio (se ainda no existir);

FOE1 Criar Unidade de Locao;

FD01 Criar Cliente (se ainda no existir);

BPC4 Criar Parceiro de Negcio a partir de Cliente (se ainda no existir);

FOV1 Criar Contrato de Locao;

FOV2 Modificar / Activar Contrato de Locao.

Lease In

FO35 Criar Edifcio (se necessrio);

FOE1 Criar Unidade de Locao;

FK01 Criar Fornecedor Sede (se ainda no existir);

FK01 Criar Fornecedor Filial (se ainda no existir) este o fornecedor a atribuir ao contrato geral;

FOIM Criar Contrato Geral;

FOIO Modificar / Activar Contrato Geral.

Particularidades das relaes fornecedores sedes / filiais

Os dados entre os fornecedores sedes e filiais tm de estar coerentes entre si.

o caso dos cdigos de IRF das categorias prediais, que devem existir tanto ao nvel das filiais, como da sede, de forma a no gerar inconsistncias no programa de pagamentos. Para alm da categoria P1, tambm a categoria PZ - IRF - No sujeito a IRF, deve constar dos dados mestre, para as situaes em que o fornecedor possa ter condies ao nvel do contrato no sujeitas a IRF.Quanto aos NIBs, estes podem ser em menor nmero na filial do que na sede, pois s um dos NIBs pode ser relativo ao pagamento de rendas. Mas sempre que ao nvel da filial exista mais do que um NIB, este ter de ser identificado pelo Tipo de Banco Parceiro, quer no seu dado mestre, quer na condio do contrato.

O conceito de pesquisa das filiais deve ser preenchido com RENDAS.

A conta de reconciliao da filial deve ser a mesma que a da sede.1.4 Alterao a Contratos de Arrendamento

Este processo inclui, de uma forma lata, as actividades relacionadas com todas as alteraes que possam surgir num contrato de arrendamento, em particular:

Extino de contratos de arrendamento revogao, denncia, caducidade/renovao e resoluo;

Actualizaes planeadas ao valor das rendas de acordo com a portaria publicada para efeito;

Alteraes extraordinrias que afectam o valor das rendas que pode incluir uma alterao ao valor da renda a aplicar at ao termo do contrato (ex.: aumento de renda motivado pela realizao de obras de beneficiao a cargo do proprietrio) ou alteraes excepcionais a aplicar s uma vez (ex.: aumento pontual do valor da renda num dos meses)

Alteraes extraordinrias que no afectam o valor das rendas que consiste, numa simples alterao de dados administrativos do contrato (ex.: mudana de morada de uma das partes).

Qualquer destas alteraes pode ser efectuada por iniciativa de uma empresa do Grupo PT ou por iniciativa da entidade externa, sendo que a PT pode ser proprietria ou inquilino. O objectivo primordial do processo resolver a solicitaes de alteraes aos contratos de arrendamento de forma simples, rpida e eficaz com a preocupao de manter a informao chave actualizada para utilizao noutros processamentos relacionados e centralizada para facilitar as consultas e a anlise. O processo termina com a incorporao da alterao no contrato, sendo que nalguns casos, este poder despoletar outro processo (ex.: renovao de um contrato despoleta o processo de Arrendamento de Imveis).

Iniciativa de entidade externa:

Tipicamente, as solicitaes de alteraes a contratos de arrendamento efectuadas por uma entidade externa chegam PT PRO por correio ou por fax. A primeira tarefa a efectuar pela PT PRO validar que a solicitao da alterao justificada, podendo, para tal, solicitar o apoio dos servios jurdicos da empresa em causa. De acordo com o tipo de solicitao esta validao pode ser automtica (ver tabela).

Tipo de alterao proposta pela entidade externaPapel da PTAco a realizar

Extino de contrato Inquilino

Proprietrio Confirmar que a proposta de extino legal e justificada

Igual anterior

Actualizao de valor rendas Inquilino

Proprietrio Confirmar que percentagem a aplicar est de acordo com a portaria No aplicvel.

Alterao extraordinria que afecta o valor das rendas Inquilino

Proprietrio Confirmar que a alterao legal e justificada Igual anterior

Alterao extraordinria que no afecta o valor das rendas Inquilino

Proprietrio Alterao no carece de validao Igual anterior

Iniciativa de uma empresa do Grupo PT:No caso da alterao ser solicitada por uma empresa do grupo esta ter que a comunicar entidade implicada e, se necessrio, chegar a acordo sobre a alterao. Naturalmente este acordo ser mais fcil de obter se o interlocutor for outra empresa do grupo. A tabela seguinte resume as validaes e documentos a realizar para cada um dos tipos de alteraes:Tipo de alterao proposta pela PTPapel da PTAco a realizar

Extino de contrato Inquilino

Proprietrio Enviar carta de pedido de extino de contrato

Igual anterior

Actualizao de valor rendas Inquilino

Proprietrio No aplicvel Enviar carta de actualizao de renda

Alterao extraordinria que afecta o valor das rendas Inquilino

Proprietrio Enviar carta de solicitao de alterao de dados Igual anterior

Alterao extraordinria que no afecta o valor das rendas Inquilino

Proprietrio Enviar carta de solicitao de alterao de dados Igual anterior

Aprovao da alterao e actualizao de informao:Aps a alterao estar acordada entre as duas partes envolvidas, e caso a alterao proposta implique uma alterao extraordinria do valor da renda ou uma extino do contrato, esta submetida aprovao da empresa. Se aprovada, a alterao reflectida no sistema de gesto de imveis. Nos casos em que a situao o justifique a PT PRO envia uma carta entidade externa a confirmar a alterao acordada e a data a partir da qual esta ser tornada efectiva. Se a alterao proposta no for uma extino de um contrato o processo termina com aqui com o arquivo dos documentos utilizados.

Alteraes que implicam a extino de um contrato:Quando a alterao implique uma extino do contrato existem duas alternativas: i) o contrato para renovar e, por conseguinte despoletado o processo de Arrendamento de Imveis; ii) o contrato no para renovar, pelo que se d incio s actividades relacionadas com a desocupao do espao.

A desocupao do espao precedida pela verificao das condies do espao, para determinar se so necessrias reparaes e/ou ajustes financeiros (ex.: reteno de fiana). Estas actividades so realizadas pela PT PRO independentemente do facto da PT ser inquilino ou proprietrio do espao que se est a desocupar.


Lease Out:

FOK1 Resciso contrato de locao

FOVV Prorrogao contrato de locao

FOV2 Modificar contrato de locao

Actualizaes:

Manuais

FO38 Modificar condies de contratos activos

Automticas

FOA0 Simular

FOA1 Calcular

FOA5 Ativar

FOUQ Estornar

FOXH Modificar locatrio (inquilino) A modificao do parceiro de negcio (inquilino) ir alterar automaticamente o dado mestre do respectivo cliente!

FD02 Modificar clientes

Lease In:

FOIO Resciso A resciso efectuada atravs da modificao dos dados mestre do contrato, com o preenchimento do campo Resciso em na subtela Prazo;

FOJT Prorrogao;

Actualizaes:

Manuais

FOIO Alterar condies dos contratos manualmente; Automticas

ZFINRE_AJUSTES Actualizaes automticas (por ndices); Particularidades Aditamentos (Aditamentos so tipos de condies particulares, que visam aumentar temporariamente o valor de uma condio. Aquando da execuo do programa de actualizaes automticas, o valor do aditamento somado ao valor da condio e estes dois valores actualizados de acordo com o ndice legal em vigor. A condio do aditamento deixa ento de ser vlida, atravs do preenchimento da data vlido at).

FOIO Alteraes aos contratos gerais;

FK02 Alteraes aos fornecedores (filiais). As filiais comeam por 6* e so sempre os fornecedores que se atribuem aos contratos gerais. H que manter coerncia entre a sede e as filiais no que respeita aos cdigos de IRF, de forma a no criar inconsistncias no programa de pagamentos.

1.5 Gesto de Rendas

O processo de Gesto de Rendas contempla rendas a pagar resultante de contratos de Lease-in (empresa inquilina) e rendas a receber derivado de contratos de Lease-out (empresa proprietria). Encontra-se igualmente explicado neste documento, o processo de facturao de rendas intercompany. O principal objectivo do processo Gesto de Rendas a agilizao dos procedimentos associados facturao e a recebimentos proveniente de contratos de Lease-out e recepo de facturas e a pagamentos resultantes de contratos de Lease-in. O processo deve garantir que os procedimentos fiscais so garantidos e que as rendas so correctamente contabilizadas.

O processo despoletado ciclicamente com o incio do perodo de facturao / pagamento de rendas. Enquanto que algumas rendas tm uma periodicidade mensal, existem outros casos em que o perodo bimensal, trimestral, semestral ou anual. Em cada perodo processa-se validao dos dados mestres e transaccionais dos contratos de arrendamento, realizao das respectivas contabilizaes de saldo devedor da empresa (contratos de Lease-in) e emisso das facturas relativas a rendas de contratos de Lease-out. O processo termina com o pagamento de rendas de contratos de Lease-in, o recebimento ou o ajuste de contas relativos a contratos de Lease-out e a compensaes contabilsticas resultantes da especializao de contas.

Validao de dados mestres e transaccionais relativos a contratos de arrendamento

Com o incio cclico do perodo de facturao / pagamento de rendas relativos a contratos de arrendamento, necessrio garantir que todas as alteraes a serem reflectidas nestes contratos, j se encontram realizadas no perodo a que correspondem. Estas alteraes so normalmente realizadas no mbito do processo Alterao a Contratos de Arrendamento, contundo imperativo assegurar que estas so realizadas atempadamente, de modo a serem reflectidas no perodo correcto.

Outra validao importante a assegurar neste processo, prende-se com o facto de os contratos de arrendamento intercompany terem de ser idnticos na empresa proprietria (Lease-out) e na empresa inquilina (Lease-in), isto , devem ter as mesmas caractersticas em termos de valores, periodicidade de pagamento condies, etc.

Processamento de contratos de Lease-in

No caso de contratos de arrendamento Lease-in, em que a empresa inquilina, so realizadas contabilizaes automticas (Credit e Accruals Runs) onde se apura o valor das rendas a pagar e das especializaes a realizar com base nos contratos criados em SAP RE. Se o proprietrio do imvel enviar uma factura que seja relevante em termos de IVA a factura entra no processo da PT PRO Servios Contabilsticos Registo de Validao de Facturas / ND / NC. Neste processo a factura chega PT PRO e direccionada para uma inbox prpria para a Gesto de Rendas. Nesta inbox a factura fica bloqueada para posterior validao e pagamento.

Nota: De modo factura no ser rejeitada pelo sistema de processamento inicial de facturas (OCR), necessrio garantir que os proprietrios esto criados na tabela de fornecedores predefinidos gerida pela rea de Servios Contabilsticos.

No caso em que no existe uma factura relevante para contabilizao do IVA, os pagamentos dos contratos de arrendamento de Lease-in so agendados no mbito do processo da rea de Servios Contabilsticos Pagamentos. Posteriormente, podem ser recebidos recibos de pagamento de rendas e so realizadas compensaes de contas de acrscimos e diferimentos.

Processamento de contratos de Lease-outEm contratos de Lease-out, onde a empresa proprietria, so emitidas e impressas as facturas respeitante posio devedora do inquilino (renda e servios associados ao imvel. Se o inquilino for uma empresa externa ao Grupo PT a factura enviada e posteriormente paga. Estas actividades encontram-se detalhadas no mbito dos processos Tratamento de correspondncia a expedir da rea de Servios Logsticos (PT PRO / DSLG / GDC) e Recebimentos da rea de Servios Financeiros (PT PRO / DSFN / CTR).

No caso de se tratar de um contrato de arrendamento entre duas empresas do Grupo PT, existe um workflow automtico que despoleta o processamento do contrato de Lease-in na empresa inquilina, aps o processamento da factura de contratos de Lease-out nas empresas proprietrias. As facturas so impressas e arquivadas para efeitos informativos e fiscais sem qualquer outro tipo de processamento. As dvidas entre empresas do grupo so normalmente regularizadas por intermdio de encontros de contas. Esta actividade encontra-se detalhada no processo da rea de Servios Financeiros Encontro de Contas (PT PRO / DSFN / GPN).

No final do processamento dos contratos de Lease-out so igualmente realizadas compensaes s contas de acrscimos e diferimentos, resultantes de especializaes anteriormente evidenciadas na contabilizao da respectiva factura.

EMBED PowerPoint.Show.8


Lease Outs

Ver BTE ZFIN110_RECP_INVOICE_GROUP Impresso de Facturas Agrupar Itens de Facturas, no ponto 3.5.3.10 do manual de parametrizao de RE. Antecipados

Ver programa YFVIACUS para manipulao das datas de vencimento do fluxo financeiro, no ponto 6.1 do manual de parametrizao de RE.

FOSA Contabilizao Lease Outs (Renda do Ms N contabilizada em N-1) FO8K Delimitao (Especializao Diferimento do proveito no perodo N-1)

FO8K Delimitao (Especializao Anulao do diferimento no perodo N)

F.13 Compensao Automtica

Prprio ms

FOSA Contabilizao Lease Outs

ZFINREFOYB Impresso de Facturas 1 Impresso

ZFINREFOYC Impresso de Facturas 2 via

ZFINREFOYA Impresso de Facturas Reimpresso de Originais

Lease Ins

Ver BTE ZFINRE_PROCESS00702910 Interface RE/FI Sociedade Parceira na GLT3 (Ticket PROCliente 213497) no ponto 3.5.3.9 do manual de parametrizao de RE. Contratos Gerais Peridicos

FOIQ Contabilizao Lease Ins (A renda dos contratos CGP Contratos Gerais Peridicos pode ser mensal, trimestral, semestral ou anual)

FOABG Delimitao (Especializao Diferimento/Anulao do Diferimento dos Custos)

F.13 Compensao Automtica (critrios: Atribuio e Chave de Referncia 1).

Contratos com Cauo

Ver programa YFVIACUS para manipulao das datas de vencimento do fluxo financeiro, no ponto 6.1 do manual de parametrizao de RE.

FOIQ Contabilizao Lease Ins (Renda do Ms N contabilizada em N-1)

FOABG Delimitao (Especializao Diferimento do custo no perodo N-1)

FOABG Delimitao (Especializao Anulao do diferimento no perodo N)

F.13 Compensao Automtica (critrios: Atribuio e Chave de Referncia 1).

Contratos com Factura

FOIQ Contabilizao Lease Ins (esta contabilizao no movimenta um fornecedor, apenas contabiliza uma especializao custos vs. acrscimos/diferimentos de custos).

Lanamento Manual de Facturas

Protocolo CTT

FOIQ Contabilizao Lease Ins (esta contabilizao no movimenta um fornecedor, apenas contabiliza uma especializao custos vs. acrscimos/diferimentos de custos).

Lanamento Manual de Facturas

IntercompaniesVer BTE ZZFI_TR_PROCESS_00001120 Preenchimento do Contrato Lease In Intercompanies, no ponto 3.5.3.2 do manual de parametrizao de RE.Ver BTE Z_SAMPLE_INTERFACE_00001050 Gerao de Eventos de Workflow, no ponto 3.5.3.1 do manual de parametrizao de RE.

ZFINREINTERCOMP Verificao da consistncia de contratos Intercompanies. Lease Out

Os contratos lease out intercompanies so todos do tipo 2 e a sua numerao comea tambm por 2*.

FOSA (a execuo da transaco FOSA para um contrato do tipo 2 ir despoletar automaticamente a execuo em background da transaco ZFINREFOIQ para o respectivo contrato lease in o preenche o campo Chave de Referncia 1 do Cabealho do documento com o valor Empresa/Lease In de Referncia).

ZFINREFOYB (para alm da impresso das facturas, a execuo da transaco FOSA para um contrato do tipo 2 ir automaticamente modificar o documento lease in entretanto contabilizado automaticamente com o nmero da factura impressa no campo Chave de Referncia 1 e com a ID da Posio de Dbito Lease Out no campo Referncia).

Lease In

Os contratos lease in intercompanies so todos do tipo O e a sua numerao comea por 902*.

ZFINREFOIQ (esta transaco executada automaticamente em background sempre que um contrato lease out intercompanies contabilizado).1.6 Gesto da Ocupao de Espaos

O processo de Gesto de Ocupao de Espaos inclui as actividades relacionadas com o planeamento peridico do preenchimento dos espaos e as solicitaes extraordinrias das empresas para ocupao ou desocupao de espaos. Neste processo est includo igualmente a actividade de negociao e deciso que leva a que o imvel seja adquirido, alienado, arrendamento (lease in / lease out), alterado o contrato de arrendamento ou a ocupao de espaos.

Os principais objectivos do processo so a rentabilizao e a optimizao do preenchimento dos espaos, considerado que um espao vazio um espao morto e um custo para a empresa e que os espaos devem estar adequados s funes que sero desempenhadas nestes. O processo termina com a elaborao dos planos de ocupao de espaos e a seleco das alternativas de espaos a pedidos das empresas. Nestas actividades so identificadas as aces a serem executadas em termos de ocupao de espaos que despoletam outros processos da gesto de imveis (aquisio, alienao, arrendamento, alterao ao contrato de arrendamento e alterao ocupao de espaos).

Planeamento da ocupao de espaos (planos de ocupao de espaos):Na actividade de planeamento so consideradas as necessidades (procura) e as disponibilidades (oferta) futuras em termos de imveis. Na procura futura de espaos so ponderadas as solicitaes e o planeamento das necessidades futuras de acordo com as previses da expanso orgnica das empresas (ex. evoluo esperada do nmero de colaboradores). Na oferta futura analisada a disponibilidade futura dos imveis, considerando eventuais alienaes previstas de imveis ou o trmino de contratos de arrendamento. Com base na anlise da procura e da oferta futura, verifica se existem situaes de possvel carncia ou subaproveitamento de espaos. So avaliados igualmente indicadores financeiros e de gesto actuais (KPIs Key Performance Indicators) relevantes para a gesto de espaos (ex. espao total ocupado, espao por colaborador, taxas de ocupao, etc.). Estes indicadores reflectem a situao actual de ocupao de espao e fornecem importantes pistas para a avaliao da rentabilidade dos imveis e para a optimizao de espaos.

Aps a anlise da informao recolhida so elaboradas propostas de planos de ocupao de espaos que indicam a ocupao prevista dos espaos e que contm sugestes de optimizao de espaos. Existem vrios planos de ocupao de espaos consoante o nvel de detalhe pretendido, o tipo de espao (ex. espao administrativo, espao tcnico, espao comercial, etc.) e pela localizao ou zona geogrfica. Em termos de nvel de detalhe, so elaborados os seguintes planos:

Plano macro de espaos (perspectiva do grupo);

Plano mdio de espaos (perspectiva da empresa);

Plano micro de espaos (perspectiva do departamento ou direco).

Estas propostas de planos de ocupao devem estar de acordo com a estratgia corporativa e o modelo de negcio definido no mbito da gesto de imveis. Posteriormente as propostas so apresentadas s empresas, sendo negociadas eventuais alteraes com as entidades intervenientes. Os planos de ocupao de espaos so formalizados para um perodo temporal fixo (ex. 1 ano), podendo existir revises peridicas num horizonte temporal mais curto (ex. trimestral ou mensal, utilizando metodologias normalmente empregues em rolling forcasting). Consoante o nvel de detalhe dos planos de ocupao de espaos (plano macro, mdio ou micro), o perodo considerado no planeamento e as respectivas revises podem diferir.

Solicitao extraordinria de ocupao / desocupao de espaos:Adicionalmente ao processo peridico de planeamento, podem surgir solicitaes para ocupao ou desocupao de espaos por parte das empresas. Estes pedidos tm um carcter extraordinrio devido, por exemplo, urgncia ou s especificidades do pedido, no estando includos no normal planeamento da ocupao de espaos. Nestes casos, o pedido provem das empresas com a indicao das caractersticas e especificidades necessrias do imvel. A PT PRO Gesto de recursos analisa as solicitaes e verifica a disponibilidade de espaos existentes. semelhana da actividade de planeamento, realiza-se o matching entre a oferta e a procura, propem-se alternativas de ocupao de espaos e negoceia-se com as entidades envolvidas eventuais alteraes proposta apresentada.

Aps a aprovao dos planos de ocupao de espaos e das alteraes propostas aos espaos, estas devem ser comunicadas s vrias entidades envolvidas. As alteraes aos espaos identificadas do origem ao incio de outros processos da gesto de imveis, detalhados nos respectivos documentos de reengenharia de processos:

Aquisio de imveis;

Alienao de imveis;

Arrendamento de imveis (lease in / lease out);

Alterao a contratos de arrendamento; Alterao de ocupao de espaos.

Actividades em Sistema Este processo no est implementado no mdulo de RE, uma vez que assentava em desenvolvimentos que aps terem sido concludos, no foram aprovados pela PT PRO, por entretanto j no se adequarem aos requisitos.1.7 Alteraes Ocupao de Espaos

O processo de Alterao de Ocupao de Espaos abrange todas as modificaes ao espao identificadas como necessrias no mbito dos processos de gesto de imveis. Inclui as actividades relacionadas com a verificao das condies dos espaos, o desencadear de eventuais alteraes aos espaos, as movimentaes de equipamentos e pessoas, instalao de infra-estruturas e organizao do layout do espao. O processo compreende alguns dos seguintes casos:

Mudana de instalaes (movimentao de pessoas, equipamentos, infra-estruturas administrativas, etc.);

Instalao ou desmontagem de infra-estruturas de rede (ex. antenas, centrais telefnicas, etc.);

Reorganizao de espaos (pequenas alteraes ou realizao de obras e outros projectos de engenharia).

Considera-se neste processo quer os espaos para onde estamos a deslocar (move in) quer os espaos de onde estamos a sair (move out). Normalmente quando identificamos uma necessidade de alterao da ocupao de um imvel (ex. mudana de instalaes entre dois departamentos das empresas) est-se a realizar as modificaes para dois ou mais espaos. Primeiro os espaos de onde se est a sair (move out) e em segundo lugar os espaos para onde se est a transferir (move in), embora possam surgir situaes em que se apenas se regista um move in ou um move out (ex. instalao ou desmontagem de antenas). Este processo tem como input a necessidade de se realizarem alteraes ocupao de espaos, identificada em outros processos da gesto de imveis, nomeadamente na:

Gesto de ocupao de espaos;

Aquisio de imveis;

Alienao de imveis;

Arrendamento de imveis (Lease-in / Lease-out);

Alterao a contratos de arrendamento.

Podem igualmente surgir pedidos de alterao ocupao de espaos, directamente das empresas, mesmo sem passar por processos da gesto de imveis. Estas necessidades ou solicitaes devem chegar a este processo com informaes bem concretas sobre a alterao (ex. prazos para realizao da alterao; locais de move in e move out; pessoas, equipamentos e infra-estruturas a serem transferidos; eventuais plantas e layout dos imveis pretendidos, etc.).

O objectivo do processo proceder s alteraes identificadas, garantindo as seguintes condies:

Alteraes executadas atempadamente (garantir que as modificaes so executveis dentro dos prazos propostos);

Alteraes executadas eficientemente (on Budget e sem custos adicionais inesperados);

No se registarem desvios ou extravios de recursos;

Os espaos esto adequados s funcionalidades requeridas para estes;

Os espaos obedecem s normas de ergonomia e de respeito pelo meio ambiente.

O processo fica concludo com a realizao das alteraes necessrias ao espao, a movimentao de recursos e a organizao do espao, garantindo as condies descritas anteriormente. Os espaos considerados neste processo incluem espaos administrativos (ex. escritrios), espaos tcnicos (ex. antenas) e espaos comerciais (ex. lojas).

Verificao das condies do espao:Aps a identificao das condies da necessidade ou da solicitao de alterao ocupao de espao (ex. prazo, locais, recursos a transferir, levantamento de plantas e layout dos imveis, etc.), verifica-se se os espaos esto em conformidade com a funcionalidade que lhe est prevista, se necessita de alteraes ou se necessita de novos equipamentos. Esta actividade, consoante a especificidade (ex. espaos tcnicos) e a distncia para o local, poder ser realizada pela PT PRO gesto de recursos, pelas prprias empresas ou mesmo por entidades externas e tem por base a elaborao de um relatrio das condies do espao. Esta verificao poder ser realizada com o auxlio de uma check-list com a enumerao de todos os itens que os espaos deveriam possuir. Esta check-list teria elementos genricos que se deveriam verificar em todos os espaos e elementos especficos para o tipo de espao (administrativo, tcnico, comercial).

Proposta de layout de espaos:

Aps a verificao das condies do espao elabora-se uma proposta de layout e de configurao de espaos que responda s necessidades requeridas pelas empresas. Nesta actividade, prope-se s empresas a disposio dos equipamentos, colaboradores e outros recursos nos espaos (baseado por exemplo em disposies tipo para um posto de trabalho, uma infra-estrutura, etc.). Com base nesta proposta, detectam-se necessidades em termos de se realizarem alteraes ao espao ou de novos equipamentos.

Necessidade de novos equipamentos:A necessidade de novos equipamentos pode surgir quer na situao de move in (ex. novo mobilirio) quer na situao de move out (ex. repor equipamentos existentes). Neste caso, verifica-se se existem equipamentos disponveis noutras localizaes. Se no existirem equipamentos livres, inicia-se o processo de aquisio de equipamentos realizado pela rea de gesto de recursos da PT PRO (Emisso e acompanhamento de encomendas de gesto de recursos). Nesta actividade, verifica-se as datas de disponibilidade dos equipamentos existentes ou dos novos equipamento, de forma planear a transferncia destes para os respectivos destinos.

Necessidade de uma alterao ao espao de grande dimenso:Se for identificado que o espao necessita de obras ou alteraes profundas com previso de execuo demorada inicia-se os processos da PT PRO gesto de recursos Contratao de obras em imveis e Controlo de obras e projectos que compreendem as actividades relacionadas com o convencionar, a execuo e o controlo de obras a realizar aos imveis. Anteriormente contratao e realizao de obras a PT PRO Gesto de Recursos, cria um pedido para a requisio do incio da realizao de obras. Posteriormente realizao das obras, volta-se a verificar se o espao j preenche as condies requeridas elaborando-se novamente um relatrio das condies do espao. Esta actividade pode, como anteriormente, ser executada pela PT PRO gesto de recursos, pelas empresas ou por entidades externas.

Necessidade de uma alterao ao espao de pequena dimenso:Por alterao de pequena dimenso, considera-se os pequenos arranjos aos imveis no impliquem alteraes profundas ao imvel e que a previso da sua execuo no seja demorada (ex. arranjo de lmpadas, quadros elctricos, configurao de redes de dados e comunicaes, pequenas reparaes, etc.). Nesta situao, verifica-se se j existem contratos que abrangem estas pequenas alteraes aos espaos. Se j existirem, solicita-se a realizao destes servios entidade contratadas, actividades detalhadas no processo da PT PRO Gesto de recursos Emisso e acompanhamento de encomendas de gesto de recursos. Aps a realizao do servio contratado efectua-se o controlo do respectivo servio, no processo Controlo da prestao de servios contratados da PT PRO gesto de recursos.

Se no existirem servios contratados, verifica-se se existe servios internos que realizem estas pequenas alteraes. Se existirem solicita-se que executem as referidas alteraes. Se no existir procede-se contratao de servios externos para o efeito, pelo processo Consulta e negociao de gesto de recursos. Posteriormente e semelhana do que foi referido para as actividades dos servios contratados procede-se emisso de encomenda dos servios e ao controlo destes. Finalmente, procede-se a verificao que o espao j contm as alteraes requeridas ao espao.

Plano operacional de mudanasParalelamente s actividades de identificao da necessidade de novos equipamentos, realizao de alteraes aos espaos e medida que se acorda as datas de disponibilidade dos equipamentos e dos espaos, procede-se elaborao do plano operacional de mudanas. Nesta actividade prope-se s empresas o calendrio (roadmap) para execuo da movimentao de recursos identificados. O objectivo destas actividades planear e organizar os vrios pormenores das movimentaes, de forma a comunicar atempadamente o plano s entidades envolvidas e a obter o acordo destas para as vrias alteraes que as podero afectar. Na elaborao deste plano, verifica-se igualmente a disponibilidade dos servios externos (ex. empresas de mudanas, instalao de equipamento, etc.) ou de servios realizados dentro do grupo PT. Neste ltimo caso, como exemplo, podemos considerar a PT SI e a PT Comunicaes que realizam a instalao de redes informticas e de comunicaes de voz, respectivamente.

Eventualmente se o plano no estiver de acordo com a pretenses das empresas, este poder sofrer algumas alteraes at que seja obtido o acordo com todas as entidades envolvidas. Aps aprovado, informa-se as pessoas envolvidas no processo de movimentao, podendo-se disponibilizar o plano ou mesmo programar um conjunto de pr-avisos de mudanas.

Realizar movimentaes:Com a disponibilizao da informao sobre a movimentao a todas as entidades envolvidas, solicita-se os servios associados s movimentaes (ex. transporte de equipamentos, colaboradores, instalao/desmontagem de equipamentos e infra-estruturas, etc.). Esta actividade encontra-se detalhada no processo da PT PRO Gesto de recursos anteriormente referido de Emisso e acompanhamento de encomendas de gesto de recursos. Segundo o Plano operacional de mudana anteriormente aprovado, nas datas previstas procede-se preparao das movimentaes, realizando-se algumas das seguintes actividade:

Elaborao dos quadros sinpticos (detalhe das caractersticas associadas ao espao);

Actualizao da planta do edifcio e da organizao do espao;

Listagem de imobilizado e equipamentos a transferir (elaborao de guia de transporte);

Disponibilizao de caixotes de arrumao;

Preparao da desmontagem ou instalao de infra-estruturas;

Etc.

Nota: Devido a vrias condicionantes (ex. atraso na execuo das obras, indisponibilidade de servios de mudana, etc.), pode ser necessrio proceder-se reviso e ajuste das datas do plano operacional de espaos. Qualquer modificao a este plano dever ser comunicada atempadamente s entidades envolvidas.

Estas actividades associadas preparao das movimentaes podem ser realizadas pela PT PRO gesto de recursos, por entidades externas (associadas s movimentaes e instalaes) ou pelas prprias empresas. Alguns destes servios podem ser mesmo realizado por empresas do Grupo PT (ex. instalao de redes PT SI, comunicaes voz - PT Comunicaes ou TMN, etc.). Quando todos os elementos na movimentao j se encontram preparados procede-se movimentao fsica dos recursos anteriormente identificados, instalao ou desmontagem de infra-estruturas, equipamentos, etc. Aps a prestao dos servios, realiza-se mais uma vez o Controlo da prestao de servios contratados pela PR PTO gesto de recursos j referidos anteriormente.

Aps o trmino das movimentaes, realiza-se a validao da organizao final do espao, aferindo-se se esta est de acordo com as funcionalidades requeridas para o espao. Eventualmente podem se registar algumas diferenas entre o planeado e a organizao final do espao, devido s caractersticas especficas de certos espaos, embora seja o objectivo da fase de planeamento a previso das condies mais prximas das finais, no que diz respeito organizao do espao. Aps a realizao destas actividades, procede-se actualizao dos dados dos imveis, equipamentos e imobilizado nos sistemas, associao de plantas e layouts aos espaos e outras actualizaes relevantes nos sistemas (ex. comunicao aos servios de recursos humanos a movimentao de colaboradores com o envio dos quadros sinpticos, etc.). Se verificarem transferncias (ex. alterao de empresa ou centro de custo), abates ou alienao de imobilizado realiza-se o processo definido na PT PRO servios contabilsticos Abate, transferncia e alienao de activos que compreende as actividades e procedimentos contabilsticos relacionados com esta transferncia.

Actividades em Sistema Este processo no est completamente implementado no mdulo de RE, uma vez que assentava em desenvolvimentos que aps terem sido concludos, no foram aprovados pela PT PRO, por entretanto j no se adequarem aos requisitos. As funcionalidades que esto implementadas, so standard, e passam pela execuo de relatrios do sistema de informao, para determinar datas de fim de contratos, por exemplo, e pelas chamadas aos restantes processos, como por exemplo, o da Alterao da Ocupao de Espaos.1.8 Gesto Financeira de Espaos

O processo de Gesto Financeira de Espaos inclui as actividades relacionadas com o planeamento peridico de custos, proveitos e investimento associados a imveis e o respectivo controlo da imputao e liquidao destes elementos financeiros. Por imputao considera-se a associao dos custos, proveitos e investimento aos objectos de custeio medida que so incorridos. Por liquidao entende-se o direccionamento final dos elementos financeiros aos respectivos centros responsveis (realizado periodicamente). Neste processo est igualmente includo a elaborao de indicadores financeiros e de gesto sobre imveis. O principal objectivo deste processo o controlo e a correcta associao dos objectos de custos, proveitos e investimento s entidades correspondentes.

As actividades de planeamento e de liquidao de custos, proveitos e investimento deste processo so iniciadas periodicamente, enquanto que a imputao destes elementos financeiros realizada medida que estes so incorridos. O processo tem como principais outputs a criao de um plano financeiro de espaos, a correcta imputao e liquidao de custos, proveitos e investimento, a anlise dos desvios da actividade face ao planeado e a elaborao de indicadores financeiros e de gesto sobre imveis.

Planeamento Financeiro de espaos:

Na actividade de planeamento recolhida a informao histrica sobre os custos, os proveitos e os investimentos associados aos imveis efectivamente incorridos. So igualmente levantados dados sobre a organizao da ocupao de espaos que se prev implementar no perodo a que se refere o presente planeamento, bem com as aces de optimizao propostas. Estas informaes esto detalhadas nos planos de ocupao de espaos elaborados no processo da PT PRO gesto de recursos Gesto de Ocupao de Espaos.

Com base nos dados recolhidos, planeia-se os custos, proveitos, resultados e investimento e elabora-se uma proposta de Plano Financeiro de Espaos, que quantifica estes elementos financeiros. Este plano formalizado para um perodo temporal fixo (ex. 1 ano), podendo existir revises peridicas num horizonte temporal mais curto (ex. trimestral ou mensal, utilizando metodologias normalmente empregues em Rolling Forecasting). O plano percorre o ciclo de aprovao por parte das empresas ou pela prpria PT SGPS. Eventualmente realizam-se ajustes ao plano, a pedido destas entidades. Se o Plano Financeiro de Espaos for aprovado, actualizam-se os sistemas com os dados previsionais (ex. criao ou actualizao de elementos PEP, regras de liquidao de custos, etc.).

Imputao e Liquidao:Adicionalmente ao processo peridico de planeamento, procede-se ao controlo efectivo do realizado face ao planeado. medida que os custos, proveitos so incorridos e o investimento realizado, imputa-se em real time estes elementos financeiros aos respectivos objectos de custeio. Durante este processo poder mostra-se necessrio alterar algumas regras de liquidao (ex. associao a dois diferentes centros de custos, dos custos do perodo incorridos pela utilizao de um espao - at uma determinada data por um centro de custo e posteriormente por outro centro de custo). Ciclicamente (ex. mensalmente) e aps reviso de eventuais alteraes a realizar as regras de liquidao, os custos, proveitos, resultados e investimento so liquidados aos centros responsveis finais. Esta actividade realizada nas empresas.

Com a colocao nos sistemas dos elementos financeiros efectivamente realizados, retiram-se relatrios desta informao, analisam-se eventuais desvios, elabora-se um relatrio dos desvios ao plano financeiro e elabora-se indicadores financeiros e de gesto de imveis. Posteriormente estes indicadores sero disponibilizados e utilizados pelo processo de Gesto de Ocupao de Espaos para deciso sobre propostas para optimizao dos espaos.

Actividades em Sistema Planeamento de Custos e Proveitos em objectos de RE:

Custos:

FOKP Modificar FOKQ Exibir Proveitos:

FOKV Modificar FOKW Exibir Ajudas de Planeamento:

FOKIP Real no planeamento FOKPP Planeamento no planeamento FOKFP Fluxo financeiro contrato de locao planeado Imputao de Custos / Proveitos via RE (exemplo: contabilizao de rendas a receber);

Imputao de Custos via outros mdulos (FI, MM, por exemplo);

Imputao de Proveitos via SD a ordens de refacturao de CO, que por sua vez so liquidadas para objectos de RE;

Extraco de relatrios em R/3 ou BW sobre custos / proveitos, planeados, reais e correspondentes desvios. Para mais informao sobre os relatrios disponveis consultar os pontos 4.6 e 4.7 do manual de parametrizao de RE. Em R/3, os relatrios encontram-se no caminho Contabilidade ( Administrao de bens imveis ( Sistema de Informao ( Controlling/liquidaes ( Controlling objecto imobilirios ou Controlling de locao:

Saldos:

Por objectos;

Por locatrios;

Por proprietrio;

Por classes de custo.

Movimentos:

Partidas Individuais reais

1.9 Compliance Legal e Fiscal de Imveis

O processo de Compliance Legal e Fiscal de imveis compreende os vrios formalismos legais necessrios na gesto de imveis, sendo fundamentalmente actividades administrativas de cumprimento obrigatrio. O objectivo deste processo realizar as actividades relacionadas com os protocolos legais e fiscais de forma eficiente, assegurando a execuo de todos os trmites legais. Este processo iniciado por trs vias, nomeadamente por:

Solicitao de regularizao por parte da empresa (ex. proposta de regularizao de espaos por parte da empresa);

Necessidade de garantir o compliance legal do imvel por parte da PT PRO Gesto de recursos;

Solicitao de regularizao por parte do estado.

O processo termina com o pagamento das obrigaes fiscais, o envio de comprovativos e outra documentao legal para o estado e o encerramento do processo com o respectivo arquivo da documentao.

Solicitao de regularizao por parte da empresa:As empresas detectam, por vezes, situaes de irregularidade fiscal em termos dos normativos associados aos imveis (ex. a estrutura actual de um edifico no corresponde planta existente do mesmo edifcio). Nestes casos, as empresa pedem PT PRO Gesto de recursos o tratamento dos procedimentos associados regularizao das situaes identificadas. Se for necessrio pagar taxas ou multas solicita-se aos servios financeiros da PT PRO o pagamento das obrigaes legais.

A PT PRO Gesto de recursos aps recepo do pedido encarrega-se destes procedimentos, recolhendo informao sobre os imveis em questo, elabora documentao necessria de suporte e percorre os passos fiscais para regularizao da situao identificada. Estes passos podem incluir um conjunto muito variado de intervenientes, tarefas, documentos e prazos de realizao, tais como:

Consulta do departamento jurdico para apoio legal e fiscal;

Elaborao de plantas dos edifcios;

Contratao de entidades externas (arquitectos, engenheiros de ambiente, etc.);

Etc.

Necessidade de garantir o compliance legal dos imveis:De forma a garantir pro-activamente que os procedimentos legais no mbito da gesto de imveis esto a ser cumpridos, necessrio verificar que estes esto a ser executados correctamente e que a liquidao de verbas est a ser assegurada segundo o calendrio fiscal definido pelas entidades estatais. Esta validao realizada, tendo por base uma listagem dos impostos e taxas a pagar e os respectivos prazos em que estes devem ser liquidados. Por especializao de impostos considera-se a contabilizao das obrigaes fiscais referentes a um perodo e que apenas sero liquidados noutro perodo. A PT PRO Gesto de recursos verifica se as obrigaes legais j foram cumpridas e se os pagamentos devidos j foram efectuados nas datas previstas.

Pode verificar-se o caso em que no existe documentao de suporte a solicitar o pagamento. Neste caso a PT PRO proactivamente contacta a entidade estatal (ex. repartio de finanas) para verificao das obrigaes fiscais devidas. Se for necessrio realizar o pagamento destes impostos e taxas, valida-se se os montantes a pagar esto correctos e solicita-se aos servios financeiros o pagamento das referidas obrigaes fiscais (detalhado no processo da PT PRO Servios financeiros Pagamentos). A rea Financeira procede ao pagamento dos impostos mesmo que estes no tenham documentao de suporte. Com a recepo do documento de aviso de pagamento pode ser necessrio a contabilizao de eventuais ajustes.

Solicitao de regularizao por parte do estado:

Esto includos nestas solicitaes de regularizao fiscal por parte do estado, algumas das seguintes situaes:

Pagamento de impostos (taxas de explorao elctrica, contribuio autrquica, taxa de conservao de esgotos, etc.);

Pedido de expropriaes;

Solicitao de regularizao de acordo com o normativo ambiental e o respeito pelas regras ergonmicas;

Outras solicitaes.

Nestes casos, as entidades estatais enviam a respectiva documentao legal de suporte solicitao de liquidao de impostos e taxas. A PT PRO Gesto de recursos abre um processo de regularizao com base nesta documentao, recolhe informao sobre os imveis em questo, analisa a solicitao estatal e esclarece eventuais dvidas que possam surgir. De acordo com a complexidade do processo de regularizao, a documentao arquivada no sistema de gesto documental medida que esta produzidos ou recebida do estado. Nos casos em que seja exigido o pagamento de impostos ou taxas, solicita-se aos servios financeiros da PT PRO o pagamento destas obrigaes legais.

Eventualmente, pode ser necessrio, em algumas situaes enviar os comprovativos de pagamento (ex. taxa de explorao elctrica) ou outra documentao legal (ex. actualizao das plantas ou desenho das peas actualizada) para as entidades estatais. A PT PRO gesto de recursos realiza o envio desta documentao e finaliza o processo com o arquivo deste no sistema de gesto documental.

Actividades em Sistema As actividades em sistema consistem basicamente no tratamento dos Impostos Municipais (IMI e da Taxa de Conservao e Esgotos, este ltimo apenas para o concelho de Lisboa). Maior detalhe sobre estas actividades pode ser consultado no documento em anexo, bem como nos pontos 6.11 e 6.12 do manual de parametrizao de RE.

_1226216738.vsdEvento inicial

Outro inicio

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26. Rescindir os contratos associados ao espao

Empresa

Empresa Servios Jurdicos

3

PT PRO / DSGR / GIM

4

5

24. Efectuar ajustes financeiros

25. Alterao de ocupao de espaos

SAP RE

Verificar se existem indeminizaes ou outros acertos a pagar ou a receber.

Eventuais ajustes so registados no SAP RE (one time posting)

Fim

Processo de Alterao de Contratos de Arrendamento - PRO UNO (3/3)

27. Arquivar documentos do processo (se aplicvel)

Correio interno

Ferramenta de gesto documental

SAP MM /BW

Empresas


Inquilino Externo

no

4

21. Recepo de cartas de confirmao de dados

17. Preparar documentao de suporte (se aplicvel)

PT PRO / DSGR / GIM

Proprietrio Externo

18. Apoio na elaborao da documentao de suporte (se aplicvel)

Cartas


Mail / fax / Correio

22. Verificar condies do espao

No caso em que a PT proprietria verificar se o espao arrendado-se encontra em condies (se no exister pode dar origem ao pedido de indeminizao ao inquilino)

Se aplicvel.

23. Arrendamento de Imveis (Lease-in / Lease-out)

Contrato para renovar?

no

5

no

16. Actualizar sistema

19. Enviar cartas de confirmao de alterao de dados (se aplicvel)

Actualizao no SAP RE inclui, para:1) revogaes - criar e activar notice2) actualizaes de rendas - criar e aprovar rent adjustment3) alteraes extraordinrias que afectam o valor das rendas - rent adjustment ou one time posting4) alteraes extraordinrias que no afectam o valor das rendas - alteraes aos dados mestre do contrato

Extino do contrato?

sim

sim

1


Documentao varia consoante o tipo de solicitao. Pode incluir:- carta de pr aviso de aumento de renda- carta de confirmao de dados do contrato (ex.: morada para a qual ser efectuada a factura)- Adendas ao contrato- .

SAP RE

Aprovar alterao ao contrato de arrendamento da iniciativa de uma entidade esterna

Alterao aprovada?

15. Aprovar alterao a contrato de arrendamento

2

sim

3

Ferramenta de Workflow

SAP RE


Empresas


Inquilino Externo

1. Solicitao de alterao contrato



PT PRO / DSGR / GIM

Proprietrio Externo

Origem de solicitao

Iniciativa entidade externa

Iniciativa do Grupo PT

6. Verificar mrito de pedido

2. Necessidades indentificadas na Gesto da ocupao do espao

1

8. Comunicar ao proprietrio / inquilino a alterao ao contrato

14. Submeter a aprovao da empresa

11. Receber resposta do proprietrio / inquilino

Cartas

10. Receber aviso de alterao ao contrato

13. Responder a alterao do contrato

Cartas





Cartas


Existe acordo sobre alterao?

no

Requerer aprovao da empresa?

sim

sim

2

no

5. Gesto de Ocupao de Espaos



Empresas


Inquilino Externo

PT PRO / DSGR / GIM

Proprietrio Externo

no

19. Enviar cartas de confirmao de alterao de dados (se aplicvel)

Extino do contrato?

sim

sim

1

17. Preparar documentao de suporte (se aplicvel)

18. Apoio na elaborao da documentao de suporte (se aplicvel)


Cartas




16. Actualizar sistema

SAP RE

Alterao aprovada?

15. Aprovar alterao a contrato de arrendamento

2

sim

22. Verificar condies do espao

23. Arrendamento de Imveis (Lease-in / Lease-out)

Contrato para renovar?

no

4

5

no

3


SAP RE

Existe acordo sobre alterao?


Empresas


Inquilino Externo







no

Requerer aprovao da empresa?

Cartas

sim

No caso de se tratar de um inquilino externo. Inclui pedido de denncia/revogao do contrato ou laterao de dados.


1

sim

2

no

11. Receber resposta do proprietrio / inquilino


8. Comunicar ao proprietrio / inquilino a alterao ao contrato

PT PRO / DSGR / GIM

Proprietrio Externo

Alterao inclui:1) revogaes / denncias de contratos, 2) actualizaes contratuais de rendas3) alteraes extraordinrias que afectam o valor das rendas4) alteraes extraordinrias que no afectam o valor das rendas

Origem de solicitao

Iniciativa entidade externa

Cartas

Iniciativa do Grupo PT


Cartas


Se aplicvel (ex. Acordo de revogao do contrato, aumento extraordinrio das rendas)

Quando a alterao solicitada assume-se que j passou por um processo de deciso interno na empresa

2. Necessidades indentificadas na Gesto da ocupao do espao

14. Submeter a aprovao da empresa


Confirmar que o pedido legtimo (ex.: alterao de morada de inquilino)

Consoante o tipo de alterao pode incluir a participao dos servios jurdicos (ex.: solicitao de alterao de entidade a facturar)

Alteraes que requerem a aprovao da empresa so:1) alteraes extraordinrias do valor da renda2) revogaes, dennicas e renovaes de contratos solicitados pela entidade externa

5. Gesto de Ocupao de Espaos



Empresa


PT PRO / DSGR / GIM

Fim


4

5

24. Efectuar ajustes financeiros

25. Alterao de ocupao de espaos

SAP RE

27. Arquivar documentos do processo (se aplicvel)

Correio interno

Ferramenta de gesto documental

26. Rescindir os contratos associados ao espao

3

SAP MM /BW


Outro inicio




Processo de Alterao de Ocupao de Espaos - PRO UNO (3/4)

Empresas

PT PRO / DSGR / GIM

Entidades Externas

7

5

28. Verificar condies do espao aps alteraes

A verificao das condies do espao pode ser realizado internamente ou por empresas externas (ex. localizaes remotas, espaos tcnicos)

27. Disponibilizar plano de mudanas s entidades envolvidas

Ferramenta workflow

Mail / Fax

Relatrio de condies do espao

Ferramenta Workflow

Informar as pessoas envolvidas no processo de movimentao, desmontagem, etc.Inclui a emisso de avisos calendarizados de mudanas / instalao / desmontagem

6

29. Emisso e acompanhamento de encomendas de gesto de recursos

Pedido de servios associados s movimentaes de colaboradores e transporte de equipamento.

Inlui tambm servios de montagem / desmonatgem de infra-estruturas e equipamentos.

32. Realizar movimentaes

31. Preparar movimentaes

Inclui as actividades fsicas preparatrias para a mudana, tais como:1) Listagem de imobilizado e equipamentos a transferirir (guia de transporte);2) disponibilizao de caixotes (podem ser enviados pela entidade externa)3) Preparar desmontagem ou instalao de infra-estruturas4) etc.

Estas actividades podem ser realizadas pela PT PRO, pelas empresas ou por entidade externas.

Algumas instalaes so realizadas por empresas do grupo (ex. Redes - PTSI, comunicaes voz - TMN ou PTC, etc.).

Guia de transporte

Lista de imobilizado a transferir

Ferramenta Workflow

33. Controlo da prestao de servios contratados

Transportar recursos / Instalar ou desmontar equipamentos e Infra-estruturas

30. Actualizar plano operacional de mudana

Inclui elaborao e/ou actualizao de documentos relacionados com a mudana tais como:1) Reviso e ajuste de datas do plano operacional de espaos (se necessrio);2) Elaborao dos quadros sinpticos (mapas das caractersticas do espao);3) Actualizar planta do edficio e da organizao do espao;4) Elaborao da lista de pessoas afectadas (para efeitos de controlo de acessos)

Estas actividades podem ser realizadas pela PT PRO, pelas empresas ou por entidade externas.

Algumas instalaes so realizadas por empresas do grupo (ex. Redes - PTSI, comunicaes voz - TMN ou PTC, etc.).


Empresas

2

Sim

5


PT PRO / DSGR / GIM

Entidades Externas

20. Realizar alteraes ao espao

6

24. Submeter aprovao o plano de mudanas

22. Identificar data de disponibilidade dos espaos e equipamentos

SAP RE Extenso, PS, MM

3

No desenvolvimento no SAP que de momento est a ser equacionado, preve-se:1) Verificar a disponibilidade dos espaos;2) Verificar pedidos de espaos (a confirmar)

No caso desta actividade, confirmamos a data efectiva de disponibilidade dos espaos e dos imveis.

25. Aprovar Plano de Mudanas

Aprovado?

26. Ajustar Plano de Mudanas

No

23. Elaborar Plano Operacional de Mudanas

MS Project

Nas alteraes de pequena dimenso a PT PRO deve ter autonomia para aprovar a realizao de alteraes ao espao.

Se eventualmente estas alteraes passarem um valor previamente estabelecido estas devem ser levadas aprovao das empresas.



Mail / Fax

1

18. Consulta e negociao de gesto de recursos

16. Controlo de obras e projectos


Existem servios Internos?

no

sim

4

Planear cada movimentao identificada (move in / move out) indicando as datas previstas de movimentao e verificar s disponibilidade dos servios externos ou dos servios realizados internamente.

Os servios de entidades externas incluem:ex. Empresas de mudanas, instalao de equipamento ou infra-estruturas, etc..

Os servios internos incluem empresas do grupo como a PT SI ou a PTC em servios associados, por exemplo, instalao de redes informticas e de comunicaes de voz.

Elaborar uma estimativa de custos e investimentos associados movimentao.

15. Contratao de obras em imveis

MS Project


Empresas

1. Solicitao de alterao da ocupao do espao

PT PRO / DSGR / GIM

8. Verificar condies dos espaos (move in / move out)

2

Existe necessidade de alterao ao espao?

no

sim

Grande dimenso

Pequena dimenso

7. Verificar condies da solicitao

Dimenso alteraes

Existem servios contratados?

no

sim

Ferramenta Workflow

4

Ferramenta Workflow

11. Identificar necessidades de novos equipamentos

Existem Equipamentos Disponveis?

12. Identificar localizao dos equipamentos


Sim

No

SAP RE Extenso

3. Aquisio de imveis

5. Arrendamento de Imveis (Lease in / Lease out)

4. Alienao de imveis

6. Alterao a contratos de arrendamento

2. Gesto da ocupao de espaos

Incio

Ferramenta Workflow

Ferramenta Workflow

Ferramenta Workflow

1

9. Elaborar proposta de layout de espaos

Auto CAD

3


Ferramenta Workflow

10. Aprovar proposta de layout

Aprovar?

Sim

No

SAP BW

14. Criar pedido de realizao de obra

Ferramenta Workflow

Pedido Contratao de Obra

SAP RE, FI/AA, RE Extenso


Empresas

PT PRO / DSGR / GIM

Entidades Externas

6

2


3



22. Identificar data de disponibilidade dos espaos e equipamentos

1

18. Consulta e negociao de gesto de recursos

16. Controlo de obras e projectos


Existem servios Internos?

no

sim

4

24. Submeter aprovao o plano de mudanas

25. Aprovar Plano de Mudanas

Aprovado?

26. Ajustar Plano de Mudanas

No

23. Elaborar Plano Operacional de Mudanas

MS Project


Mail / Fax

Sim

SAP RE Extenso, PS, MM

5

15. Contratao de obras em imveis

MS Project

Existe necessidade de alterao ao espao?


2. Gesto da ocupao de espaos

Empresas

7. Verificar condies da solicitao

Dimenso alteraes

14. Criar pedido de realizao de obra

4

Ferramenta Workflow

1. Solicitao de alterao da ocupao do espao

Incio

no

Existem servios contratados?

no

sim

sim

Pedido Contratao de Obra

2

Grande dimenso

SAP RE, FI/AA, RE Extenso

Pequena dimenso


Ferramenta Workflow

No

Identificao dos prazos para realizao da alterao, locais (move in e move out) e recursos que devem ser transferidos (pessoas, infra-estrutura, equipamentos, etc.).Levantamento das plantas / layout dos imveis.

3

PT PRO / DSGR / GIM

A solicitao de alterao de ocupao ao espao inclui:1) Pedidos de mudanas de instalaes (pessoas, equipamentos, infra-estruturas administrativas e de rede);2) Re-organizao de espaos (quando necessria a participao de entidades externas);3) Realizao de obras, projectos de engenharia.

Compreendem pedidos de move in para uma localizao e move out de uma localizao.Identificao dos prazos para realizao da alterao, locais (move in e move out) e recursos que devem ser transferidos (pessoas, infra-estrutura, equipamentos, etc.).

Ferramenta Workflow

Ferramenta Workflow

Ferramenta Workflow

8. Verificar condies dos espaos (move in / move out)

So consideradas alteraes de pequena dimenso, pequenos arranjos nos edficios ou nas infra-estruturas que no implicem alteraes profundas no imvel ou a previso da sua execuo seja demorada (ex. mais de 2 a 3 dias).

Ex. Arranjo de lampedas, quadro electricos, configurao de rede de dados e comunicaes, pequenas reparaes, etc.

Alguns dos servios externos podem incluir certos servios executados por outras empresas do grupo. Ex. PTSI, PTC, TMN, etc.

Verificar no local conformidade dos imveis para a funcionalidade que lhe est prevista e a conformidade dos layouts com a plantas existentes.A verificao das condies do espao pode ser realizado internamente, pelas empresas ou por entidades externas (ex. localizaes remotas, espaos tcnicos, etc.)Se aplicvel, pode-se realizar a inventariao do equiapmento que est presente no espao.

Ferramenta Workflow

Grande Dimenso: Alteraes estruturais que implicam normalmente a realizao de obras e uma previso de execuo demorada (ex. superior a 3 dias).

Ferramenta Workflow

11. Identificar necessidades de novos equipamentos

Existem Equipamentos Disponveis?

12. Identificar localizao dos equipamentos


Sim

No

Sim

SAP RE Extenso

3. Aquisio de imveis

5. Arrendamento de Imveis (Lease in / Lease out)

4. Alienao de imveis

6. Alterao a contratos de arrendamento

Ex. Mobilirio e equipamento administrativo

1

9. Elaborar proposta de layout de espaos

Auto CAD

10. Aprovar proposta de layout

Aprovar?

SAP BW


Empresas

PT PRO / DSGR / GIM

Entidades Externas

6

7

5

28. Verificar condies do espao aps alteraes


Ferramenta Workflow


32. Realizar movimentaes

31. Preparar movimentaes

Guia de transporte


Ferramenta Workflow


27. Disponibilizar plano de mudanas s entidades envolvidas

Ferramenta workflow

Mail / Fax

30. Actualizar plano operacional de mudana


Empresas

PT PRO / DSGR / GIM

PT PRO / DSCT / IMO

7

36. Actualizar sistemas

Fim

35. Validar organizao do espao

1) Actualizao dos dados mestre do imvel e do equipamento;2) Actualizao dos dados do imobilizado3) Associao de novos business partners;4) Actualizar localizao do imobilizado;5) Associao das novas plantas do espao no sistema (se aplicvel).6) Comunicar aos recursos humanos a movimentao de colaboradores (ex. Envio de quadros sinpticos)7) etc.

SAP RE / SAP RE Extenso

Aferir se a organizao final do espao est adequado s funcionalidades requeridas.

Esta actividade pode ser realizada quer pela PT PRO e quer pela empresas.

Ferramenta Workflow / Auto CAD


Transferncia / abate / alienao equipamentos?

37. Abate, transferncia e alienao de activos

Sim

No

Se existir um impacto financeiro na transferncia de equipamentos (ex. Alterao de centro de custos) realiza-se a actividade de transferncia / abates de imbilizado dos servios contabilsticos.

34. Rever os contratos relacionados com o espao

Os contratos de manuteno, facilities, utilizao de equipamentos administrativos ou outros associados ao espao podero ser revistos. Ex.: desocupao definitiva de um espao implica a extino de contratos de limpeza para esse espao

SAP MM

Sistema de inventrio

SAP FI/AA


Empresas

PT PRO / DSGR / GIM

PT PRO / DSCT / IMO

36. Actualizar sistemas

Fim

35. Validar organizao do espao

SAP RE / SAP RE Extenso

Ferramenta Workflow / Auto CAD


Transferncia / abate / alienao equipamentos?

37. Abate, transferncia e alienao de activos

Sim

No

7

34. Rever os contratos relacionados com o espao

SAP MM

Sistema de inventrio

SAP FI/AA


Outro inicio




Processo de Gesto Financeira do Espao - PRO UNO (2/2)

Empresas

Rever regrasde Liquidao?

17. Disponibilizar informao financeira e de gesto

1

Portal / Ferramenta de workflow

PT PRO DSGR/GIM

Relatrio de desvios

14. Anlisar desvios

11. Rever regras de liquidao

Indicadores Financeiro e de Gesto

Fim

SAP RE / CO / PS

SAP CO / RE / PS / BW / FI/AA

12. Liquidar Custos, Proveitos e Investimento

SAP RE / PS / FI/AA

SAP CO / RE / PS / BW / FI/AA

Sim

No

Na liquidao de custos e proveitos de RE pode existir dois passos:1) liquidao dos custos e proveito a obejectos de RE.2) liquidao posterior aos objectos CO definidos (CO Settlmenets);

SAP BW

15. Elaborar relatrio de desvios ao plano financeiro

Actividade realizada periodicamente (ex. Mensalmente).

Actividade realizada periodicamente (ex. Mensalmente ou trimestralmente).

13. Consultar de relatrios do sistema

SAP CO / RE / PS / BW /

manual re

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