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Manual Operacional PROGRAMA DE RENOVAÇÃO E FORTALECIMENTO
DA GESTÃO PÚBLICA – PRÓ-GESTÃO
Governo do Estado do Rio de Janeiro Secretaria de Planejamento e Gestão – SEPLAG
Subsecretaria Geral de Planejamento e Gestão - SUBGEP Unidade Gestora do Programa – UGP
NOVEMBRO 2010 REVISADO EM MAIO DE 2015
RIO DE JANEIRO
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Governo do Estado do Rio de Janeiro
Governador
LUIZ FERNANDO PEZÃO
Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG
Secretária de Estado
CLÁUDIA UCHÔA CAVALCANTI
Subsecretário Geral
FÁBIO AURÉLIO DA SILVEIRA NUNES
Coordenador Geral do Programa
MARCO ANTONIO MAGALHÃES PACHECO FILHO
Equipe da UGP
HELOISA BERTO DA SILVA
MARCELLE FRAGA MACHADO
MÁRCIO FERNANDES DE CASTRO FERREIRA ALVES
MARCO ANTONIO MAGALHÃES PACHECO FILHO
Organização Original do Manual
BRUNA LESSA BASTOS
PAULA LEMOS AZEM
Revisão do Manual
FELIPE BARBOSA ZANI e MARCO ANTONIO MAGALHÃES PACHECO FILHO
Endereço
Av. Erasmo Braga, 118, 4° andar Centro - Rio de Janeiro – RJ
CEP 20020-000
Telefones: (21) 2333-1731 | (21) 2333 1730 | (21) 2333 1727 | (21) 2333 1809
Endereço eletrônico: [email protected]
Página na internet: www.planejamento.rj.gov.br | www.progestao.rj.gov.br/
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ABREVIAÇÕES E SIGLAS
AID Agência Internacional de Desenvolvimento
ASJUR Assessoria Jurídica
BIRD Banco Internacional para o Desenvolvimento
CPL Comissão Permanente de Licitação
DRM Departamento de Recursos Minerais
ERJ Estado do Rio de Janeiro
GERJ Governo do Estado do Rio de Janeiro
ICB Licitação Pública Internacional
IG Intenção de Gastos
INEA Instituto Estadual do Ambiente
LC Lista Curta
MI Manifestação de Interesse
MOP Manual Operacional do Programa
NCB Licitação pública Nacional
NOL “No Objection Letter”
PA Plano de Aquisição
PAD Documento de Avaliação do Programa - “Project Appaisal Document”
PAHI Programa de Apoio aos Hospitais do Interior
PF Proposta Financeira
POA Plano Operativo Anual
PT Proposta Técnica
RH Recursos Humanos
RIOPREVIDÊNCIA Fundo Único de Previdência Social do Estado do Rio de Janeiro
SBQ Seleção Baseada na Qualidade
SBQC Seleção Baseada na Qualidade e Custo
SDP Solicitação de Proposta
SEDEC Secretaria de Estado de Defesa Civil
SEEDUC Secretaria de Estado de Educação
SEFAZ Secretaria de Estado de Fazenda
SEPLAG Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão
SES Secretaria de Estado de Saúde
SHOPPING Comparação de Preços
SIAFEM Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios SICAF Sistema de Cadastramento Unificado
SIGAP Sistema de Informação e Gestão para Administração Pública
SISPAT Sistema de Patrimônio
SMC Seleção baseada no Menor Custo
SOE Declaração de Gastos
SOF Seleção baseada em Orçamento Fixo
SQC Seleção baseada na Qualificação do Consultor
TCE Tribunal de Contas do Estado
TDR Termo de Referência
UGP Unidade Gestora do Programa
UNDB “United Nations Development Business”
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SUMÁRIO
SEÇÃO I – CARACTERIZAÇÃO DO PROGRAMA ..................................................... 7
1. O PROGRAMA DE RENOVAÇÃO E FORTALECIMENTO DA GESTÃO PÚBLICA ............................. 8
1.1 Contextualização....................................................................................................................................... 8
1.2 Objetivo Geral ........................................................................................................................................... 9
1.3 Descrição do Programa ............................................................................................................................. 9
2. DESCRIÇÃO DOS COMPONENTES ......................................................................................... 11
2.1 Componente 1: Sistemas Centrais de Governo e Ferramentas de Gestão para Melhor Desempenho e
Eficiência ....................................................................................................................................................... 11
2.2 Componente 2: Fortalecimento da Capacidade de Gestão da Educação, Capacitação Docente
Institucional e Incentivos para a Eficácia Escolar .......................................................................................... 11
2.3 Componente 3: Gestão de saúde e Sistemas de Informação ................................................................. 12
2.4 Componente 4: Desenvolvimento da capacidade institucional e tecnológica do mutuário para
prevenção e atuação em eventos climáticos de alta intensidade ................................................................ 12
2.5 Componente 5: Administração do Projeto ............................................................................................. 13
3. BENEFICIÁRIOS DO PROGRAMA ........................................................................................... 13
4. ALOCAÇÃO DOS RECURSOS FINANCEIROS ............................................................................ 15
5. ARRANJOS INSTITUCIONAIS E ESTRUTURA DE GESTÃO ......................................................... 16
5.1 Arranjos Institucionais ............................................................................................................................ 16
5.2 Estrutura de Gestão ................................................................................................................................ 17
5.3 Mutuário, Garantidor e Organismo Executor ......................................................................................... 18
5.4 Unidade Gestora do Programa – UGP .................................................................................................... 18
5.5 Unidades de Apoio Técnico .................................................................................................................... 19
6. RESULTADOS ESPERADOS E PRINCIPAIS INDICADORES ......................................................... 21
SEÇÃO II – PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS ................................................... 23
1. PLANEJAMENTO DO PROGRAMA ......................................................................................... 26
1.1 Programação Plurianual .......................................................................................................................... 26
1.2. Plano Operativo Anual - POA ................................................................................................................. 26
2. PLANO DE AQUISIÇÕES ....................................................................................................... 27
2.1. Conceito ................................................................................................................................................. 27
2.2 Periodicidade .......................................................................................................................................... 27
2.3 Procedimentos Internos para as Licitações e Contratos ......................................................................... 27
2.4 Principais Modalidades de Contratação ................................................................................................. 28
2.5 Termo de Referência para Consultorias ................................................................................................. 33
2.6 Métodos e limites ................................................................................................................................... 34
2.7 Revisão Prévia ......................................................................................................................................... 35
3. PROCEDIMENTOS DE EXECUÇÃO FINANCEIRA ...................................................................... 36
3.1 Procedimentos para Liberação Financeira.............................................................................................. 36
3.2 Fundo Rotativo ....................................................................................................................................... 36
3.3 Limite ...................................................................................................................................................... 36
3.4 Recomposição ......................................................................................................................................... 36
3.5 Desembolsos do Empréstimo e Pagamentos ......................................................................................... 37
3.6 Conta Designada ..................................................................................................................................... 38
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3.7 Relatórios de Monitoramento Financeiro .............................................................................................. 38
3.8 Sistema Informatizado de Gerenciamento Financeiro ........................................................................... 39
3.9 Relatórios de Auditoria ........................................................................................................................... 39
3.10 Responsabilidade das Entidades Participantes ..................................................................................... 39
3.11 Políticas de Governança e Transparência ............................................................................................. 40
3.12 Visão Geral do Fluxo de Recursos do Empréstimo e do Estado ............................................................ 40
4. MONITORAMENTO DAS INFORMAÇÕES ............................................................................... 41
4.1 Objetivos ................................................................................................................................................. 42
4.2 Arranjo .................................................................................................................................................... 42
4.3 Sustentabilidade ..................................................................................................................................... 42
5. PROCESSOS ......................................................................................................................... 43
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Sobre este Manual
O Manual Operacional do Programa - MOP - apresenta as informações básicas para
orientação aos envolvidos na implementação do Programa de Renovação e Fortalecimento
da Gestão Pública – Pró-Gestão - e dos compromissos registrados no âmbito do Acordo de
Empréstimo 7955-BR, firmado entre o Banco Internacional para Reconstrução e
Desenvolvimento - BIRD - e o Governo do Estado do Rio de Janeiro no dia 22 de novembro
de 2010.
De acordo com os entendimentos estabelecidos entre as partes contratantes, o Manual
deverá servir de guia geral aos responsáveis pela realização das várias atividades
necessárias à implementação do Programa.
O Manual e sua Estrutura
O MOP é composto de um volume com duas seções, a saber:
Seção I – Caracterização do Programa
O Programa; Descrição dos Componentes; Beneficiários do Programa; Alocação dos
Recursos Financeiros; Arranjos Institucionais e Estrutura de Gestão; Resultados Esperados
e Principais Indicadores.
Seção II – Procedimentos Operacionais
Planejamento do Programa; Procedimentos de Aquisições; Procedimentos de Execução
Financeira; Monitoramento das Informações.
A Quem se Destina
Esse Manual traz as informações básicas sobre a estrutura e implementação do Programa.
Nesse sentido, serve tanto aos agentes internos das instituições que nele estão envolvidos
diretamente, em todos os níveis, quanto aos agentes externos que desejam obter uma visão
ampla de seu escopo. Pode ser utilizado também como fonte de informação para divulgação
do Programa.
Sugestões e Atualização
A partir da execução do Programa e de acordo com os seus processos de monitoramento e
avaliação, ou ainda, com base em sugestões porventura apresentadas, as informações
contidas no Manual poderão ser atualizadas.
A Unidade Gestora do Programa providenciará as devidas alterações periodicamente, cuja
versão atualizada será distribuída aos usuários do Manual. Comentários a este Manual
Operativo, bem como esclarecimentos adicionais, poderão ser submetidos e/ou obtidos
junto à UGP, nos telefones (21) 2333-1731/2333-1809 ou no e-mail
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PRÓ-GESTÃO BIRD
Manual Operacional
SEÇÃO I – CARACTERIZAÇÃO DO PROGRAMA
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1. O PROGRAMA DE RENOVAÇÃO E FORTALECIMENTO DA GESTÃO PÚBLICA
1.1 Contextualização
O aprimoramento da gestão pública é, no entendimento geral, uma questão-chave para o desenvolvimento
econômico e social de qualquer sociedade. A importância de se melhorar a gestão pública deve ser
compreendida à luz de diversos fatos evidentes a respeito dos sistemas políticos contemporâneos. Dentre
as diversas variáveis a serem consideradas evidenciam-se três eixos a serem observados:
Primeiro, os cidadãos ambicionam viver sob certas condições sociais, e essas não surgem
espontaneamente da ação privada, o que significa que, potencialmente, a ação pública cria valor.
Segundo, a ação pública realiza-se sob pressão fiscal e através do exercício de instrumentos do Direito,
do poder público, na política e na própria gestão pública, o que significa que a criação de valor público
depende tanto dos benefícios da ação como do modo de exercê-la. A gestão pública afeta ambos os
aspectos – os benefícios e os custos da ação pública. Portanto, o modo como são desempenhadas as
diversas funções da gestão pública tem relevância para o bem-estar dos cidadãos.
Terceiro, os objetivos e as circunstâncias de atuação das inúmeras organizações, programas e projetos
públicos evoluem constantemente, em função do aprendizado organizacional, dos realinhamentos
políticos, dos desenvolvimentos tecnológicos autônomos e das alterações no contexto interno de governo.
Nesta linha de argumentação, o papel dos gestores públicos e dos representantes da cidadania tem de
incluir um alto grau de responsabilidade em relação à gestão da inovação em organizações, programas e
projetos públicos.
Estudiosos do setor, ao analisarem detidamente o processo de gestão pública nos estados brasileiros,
constatam que as deficiências encontradas repousam sobre algumas fragilidades básicas, a seguir
descritas.
A primeira fragilidade diz respeito às informações que os governos estaduais têm sobre si mesmos. Há
uma quantidade enorme de dados básicos e estratégicos que, ou não existem, ou então não são
atualizados ou, ainda, ficam concentrados num setor e não são conhecidos por policy-makers importantes.
A segunda fragilidade diz respeito à fragmentação e à descoordenação entre os órgãos de governo. Isso
dificulta a adoção de uma visão mais sistêmica, capaz de articular gestão e políticas públicas, questão
fulcral para a reforma do Estado. Trata-se de um problema estrutural que tem como grande característica
a conformação de uma série de “caixinhas”, que são as secretarias e suas vinculadas, com baixa
capacidade de comunicação entre si. Produz-se, então, um déficit de coordenação nas políticas de gestão
pública, o que explica, em boa medida, o paradoxo dos avanços ocorridos em áreas-meio enquanto pouca
coisa mudou nas áreas-fim.
A terceira fragilidade abrange a prestação dos serviços públicos nas três principais áreas fim dos governos
estaduais: Segurança, Educação e Saúde. Todas precisam aprimorar a implementação de suas políticas.
Há graves falhas gerenciais e de articulação intergovernamental nos campos educacional e da Segurança,
sobretudo nesta última política.
A quarta e maior fragilidade dos estados encontra-se na área de Recursos Humanos. Trata-se de uma
variável diagonal, ou seja, que afeta a todos os outros setores da administração pública. A despeito da
comprovada importância, os Recursos Humanos constituem a área em que houve menos reflexão e ação
administrativa em todo o mundo, em particular nas reformas feitas na América Latina. Diagnosticando a
situação dos estados, constata-se a falta de articulação da variável de RH com as outras partes do
sistema administrativo, a ausência de informações básicas sobre o assunto em quase todos os governos
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estaduais e, consequentemente, a enorme dificuldade para fazer o planejamento da força de trabalho,
definindo um perfil da burocracia que dê conta dos novos desafios colocados ao Estado contemporâneo.
Nesse sentido, ações direcionadas à gestão serão fatores determinantes no processo de recuperação da
capacidade de investimento, como também na melhoria da qualidade do serviço público ofertado à
população fluminense.
1.2 Objetivo Geral
O Programa de Renovação e Fortalecimento da Gestão Pública (Pró-Gestão) visa apoiar o Estado na
introdução de tecnologias de gestão e informação com base no desempenho para conduzir melhorias na
prestação de serviços públicos essenciais, incluindo o ensino médio e assistência hospitalar, em todo seu
território.
1.3 Descrição do Programa
O Programa de Renovação e Fortalecimento da Gestão Pública – Pró-Gestão visa ampliar e avançar no
processo de melhoria da gestão pública, objetivando atingir novo patamares de qualidade no gasto
público, tendo como resultados melhor qualidade na prestação do serviço público e no cotidiano da
população fluminense. Dentro desta linha a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão,
coordenadora do Programa, em conjunto com a Secretaria de Estado de Educação, a Secretaria de
Estado de Saúde, o Instituto Estadual do Ambiente, a Secretaria de Estado de Defesa Civil e o
Departamento de Recursos Minerais especificaram os seguintes componentes e subcomponentes:
Quadro 1- Componentes e Subcomponentes do Pró-Gestão
Componente 1 Sistemas Centrais de Governo e Ferramentas de Gestão para Melhor Desempenho e
Eficiência
Subcomponente 1.1: Concepção e Aplicação de Indicadores de Desempenho do Setor Público.
Subcomponente 1.2: Gestão do Patrimônio Imobiliário do Estado do Rio de Janeiro.
Subcomponente 1.3: Fortalecimento da Gestão do Sistema de Seguridade Social pela Introdução de Sistema Informatizado.
Componente 2 Fortalecimento da Capacidade de Gestão da Educação, Capacitação Docente
Institucional e Incentivos para a Eficácia Escolar
Subcomponente 2.1: Desenvolvimento da capacidade técnica da SEEDUC para estudos e política baseada em evidência
Subcomponente 2.3: Desenvolvimento da Escola SEEDUC como uma rede de treinamento interno eficaz para professores
Componente 3 Gestão de Saúde e Sistemas de Informação
Subcomponente 3.3: Sistema de Informações para a Gestão da Cadeia de Suprimentos de Saúde.
Subcomponente 3.4: Avaliação de Programas de Incentivo Financeiro para Municípios.
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Componente 4 Desenvolvimento da capacidade institucional e tecnológica do mutuário para prevenção
e atuação em eventos climáticos de alta intensidade
Subcomponente 4.1: Desenho do Arranjo Institucional e Operacional para a Gestão de Riscos de Desastres.
Subcomponente 4.2: Aquisição e Instalação de Dois Sistemas de Radares Meteorológicos.
Componente 5 Administração do Projeto
Fortalecer a capacidade do Mutuário em Gestão de projetos e fornecer insumos para a realização de atividades associadas à execução, monitoramento, supervisão e avaliação do
Projeto.
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2. DESCRIÇÃO DOS COMPONENTES
Uma síntese da descrição de cada um dos componentes do Programa encontra-se a seguir.
2.1 Componente 1: Sistemas Centrais de Governo e Ferramentas de Gestão para Melhor
Desempenho e Eficiência
Conforme documentado na Ajuda-Memória da Missão de 25 e 26 de janeiro de 2011, em razão dos
desastres naturais ocorridos na região serrana fluminense no início do ano de 2011, o Pró-Gestão sofreu
substancial reestruturação com a inclusão, no componente 1, de projetos vinculados ao sistema de
prevenção de risco de desastres, quais sejam: aquisição de dois radares meteorológicos e estudo do
arranjo institucional e operacional da gestão de desastres. Tal inclusão foi corroborada no ‘Restructuring
Paper’ de 24 de fevereiro de 2011.
Em dezembro de 2014, Estado do Rio de Janeiro e Banco Mundial pactuaram reestruturação a o
Programa de forma a refletir formalmente as mudanças e ajustes acumulados durante o primeiro ciclo de
execução. Nesta mudança, as atividades para fortalecer o desempenho do sistema de prevenção de
riscos de desastres foram incluídas em um novo componente, o Componente 4. A reestruturação resultou
em uma realocação de recursos entre os componentes.
No formato vigente, as atividades apoiadas pelo componente 1 incluem, inter alia: (i) a identificação de
indicadores de desempenho adequados e a concepção de um instrumento para a gestão baseada em
resultados; (ii) a realização de atividades de tratamento técnico-patrimonial e da documentação legal dos
bens imóveis do ERJ e a inclusão de dados no Sistema de Gestão Patrimonial – SISPAT - em Base
Georreferenciada e; (iii) o fortalecimento da gestão da previdência social do ERJ, através do
Desenvolvimento do Sistema Integrado de Gestão Administrativa e Previdenciária - SIGAP.
2.2 Componente 2: Fortalecimento da Capacidade de Gestão da Educação, Capacitação Docente
Institucional e Incentivos para a Eficácia Escolar
Esse segundo componente enfoca o Fortalecimento da Capacidade de Gestão da Secretaria de Estado de
Educação (SEEDUC) com ênfase no desenvolvimento da capacidade técnica da SEEDUC para a
realização de estudos e políticas baseadas em evidências e no desenvolvimento de cursos eficazes de
formação contínua para professores da rede Estadual do Rio de Janeiro.
Ao longo de 2011 a SEEDUC promoveu a implantação de um Plano de Estruturação da Gestão, com o
objetivo de reverter aspectos cruciais do sistema de educação, visando ao rompimento da estagnação dos
resultados do desempenho escolar. Este trabalho foi desenvolvido em várias frentes: reestruturação
organizacional, revisão dos processos de trabalho, desdobramento de metas por unidade escolar,
qualidade do gasto, gestão integrada da escola (GIDE), remuneração variável e recrutamento e seleção
para funções e cargos em comissão de natureza estratégica. Com isso, a carteira de projetos prevista para
este Componente 2 sofreu mudanças no intuito de aproximá-las das diretrizes preconizadas pela gestão
do Secretário de Educação.
Assim, conforme consta na Ajuda-Memória da Missão de 11 a 15 julho de 2011, o subcomponente 2.2
com foco em “metas de desempenho escolar para rede estadual de ensino”, foi retirado da carteira do Pró-
Gestão tendo em vista que (i) todas as escolas da rede estadual à época já tinham recebido suas metas,
publicadas em atos normativos, e construídas em parceria com empresa de consultoria (ii) a equipe da
SEEDUC estava sendo treinada para manter o programa de metas com a saída da empresa de
consultoria; (iii) o software Modus facilitaria o acompanhamento das metas.
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Portanto, pelo arranjo técnico vigente, o componente 2 é composto pelas seguintes atividades vinculadas
à SEEDUC: (i) Fortalecimento da capacidade da SEEDUC em formular, acompanhar e avaliar políticas,
programas e projetos, e compreende o desenvolvimento de atividades voltadas à avaliação do impacto
das políticas adotadas, dos programas e projetos implantados, da análise de gastos e rendimento escolar,
além do acompanhamento da própria implementação; e (ii) Desenvolvimento, coordenação e
acompanhamento das atividades relacionadas à formação continuada dos educadores da rede estadual
de ensino, apoiando-os em ações de pesquisa, no desenvolvimento de projetos inovadores, articulando
parcerias nacionais e internacionais, fazendo a gestão de um banco de talentos desses profissionais,
disseminando novas tecnologias e os produtos criados para melhoria dos indicadores de desempenho
escolar.
2.3 Componente 3: Gestão de saúde e Sistemas de Informação
Conforme consta no relatório de acompanhamento dos projetos enviado ao Banco Mundial em 31 de julho de 2014, o componente 3 sofreu impacto direto da assinatura do Rio Metrópole / PróGestão II e do projeto de reestruturação aprovado em março de 2014. O projeto “Metodologia de Contabilidade de Custos para UPAS e Hospitais” foi cancelado, pois a equipe da Secretaria de Estado de Saúde optou por não desenvolvê-lo, tendo em vista as significativas mudanças no modelo de gestão dessas unidades. No projeto de reestruturação aprovou-se a retirada do subcomponente e remanejamento do saldo para os demais projetos. Enquanto o projeto de Restruturação dos Processos das Unidades Hospitalares foi incluído no Plano de Aquisições do Programa Rio Metrópole / PróGestão II. Com isso, esse terceiro componente visa melhorar a gestão na saúde e apoiará a SES a realizar dois
objetivos principais: (i) Desenvolvimento dos processos macroeconômicos para o sistema de cadeia de
suprimentos, sistemas de informação e gestão de depósitos para otimizar a operação e o monitoramento
de toda a cadeia de suprimento, estoque e ressuprimentos; e (ii) Desenvolver e implantar o Sistema de
Gestão de Metas e Indicadores de Saúde – SIGMIS - para suporte ao Programa de Apoio aos Hospitais do
Interior – PAHI. Este sistema, contudo, deverá permitir futura modelagem para adequação às demais
modalidades de gestão praticadas pela SES-RJ (PPP, OS, etc).
2.4 Componente 4: Desenvolvimento da capacidade institucional e tecnológica do mutuário para
prevenção e atuação em eventos climáticos de alta intensidade
O Componente 4 tem como objetivo apoiar o fortalecimento do sistema de alerta antecipado do Estado
para ocorrências de chuvas intensas. As atividades têm por objetivo melhorar substancialmente o sistema
de alerta antecipado do Estado através da utilização de radares meteorológicos. Este hardware irá permitir
o rastreamento de tempestades (volume, velocidade e direção) antes de atingir as áreas de risco. Embora
o objetivo final seja prevenir e reduzir os efeitos negativos das catástrofes, essas atividades também
ajudariam a melhorar a prestação crítica de serviços e reforçar a gestão financeira pública, reduzindo o
impacto fiscal gerado por fenômenos climáticos extremos. Este componente apoia o GORJ no
desenvolvimento de um sistema de gestão de base para a gestão do risco de desastres, bem como a
aquisição de equipamentos necessários. O componente é implementado sob a responsabilidade técnica
do Instituto Estadual do Ambiente (INEA).
O quarto componente se estrutura em dois objetivos principais: (i) Concepção do arranjo institucional e
operacional para a gestão integrada de riscos de desastres no Estado do Rio de Janeiro, com ênfase aos
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desastres geohidrometeorológicos e de acordo com as “Estratégias do Marco de Ação de Hyogo para
2005-2015”; e (ii) Aquisição e instalação de um sistema composto por 2 (dois) radares Meteorológicos
Doppler Banda S com Dupla Polarização, incluindo a implantação da infraestrutura necessária em cada
sítio dos radares e a instalação de hardware e software requeridos para a operação remota do sistema de
radares no Centro de Controle Operacional do INEA no Estado do Rio de Janeiro. Tal aquisição contribuirá
com o fornecimento de dados complexos que permitirão uma previsão mais precisa e antecipada, sobre
eventos meteorológicos de alto impacto, permitindo ações emergenciais que atenuem o efeito desses
eventos sobre a população residente em áreas de baixo, médio e alto risco de alagamentos,
escorregamentos e deslizamentos.
2.5 Componente 5: Administração do Projeto
O Componente 5 tem como objetivo apoiar as atividades relacionadas com a gestão global do projeto, a
fim de garantir os insumos necessários à gestão de projetos associadas ao fortalecimento da capacidade
do GORJ para a execução , monitoramento, supervisão e avaliação do programa.
No entanto, algumas das despesas necessárias estão relacionadas a bens, serviços de consultoria,
serviços de não consultoria e treinamento. Portanto, um novo componente está sendo criado e parte dos
custos operacionais realocados para refletir adequadamente as necessidades de gestão do projeto. O
componente é de responsabilidade da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (SEPLAG) e gerido
pela sua Unidade Gestora de Programas.
3. BENEFICIÁRIOS DO PROGRAMA
Consideram-se beneficiários do Programa os seguintes grupos:
i) sociedade fluminense como um todo, uma vez que os projetos e respectivas ações aqui previstos
estão destinados ao aperfeiçoamento da gestão pública, que, por seu turno, está intimamente
ligada à melhoria da qualidade de vida da população; outra razão que implica no atingimento de
toda a população do Estado é o resultado esperado da Aquisição dos dois radares meteorológicos,
que impactará, a priori, em melhoria qualitativa de 12% na acurácia do sistema de alertas de cheias
do INEA, bem como na ampliação do prazo para resposta da Defesa Civil frente ao risco de
desastres naturais.
População do Estado do Rio de Janeiro1: 16.461.173 pessoas
ii) segmentos populacionais:
Alunos da rede pública estadual de ensino2:
MODALIDADE DE ENSINO QUANTIDADE
Educação Infantil 588
Ensino Fundamental 242.741
Ensino Médio 444.501
Educação Especial 326
1 Fonte: IBGE, Diretoria de Pesquisas, Coordenação de População e Indicadores Sociais.
2 Fonte: SEEDUC/RJ
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EJA Presencial 70.353
EJA Semi Presencial 38.429
Educação profissional 15.594
Total 812532
Usuários da rede pública estadual de saúde: 80% da população do Estado Rio de Janeiro;
Aposentados3: 170.818
Pensionistas4: 91.657.
iii) órgãos da administração pública estadual:
Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (SEPLAG);
Fundo Único de Previdência Social do Estado do Rio de Janeiro (RIOPREVIDÊNCIA);
Secretaria de Estado de Educação (SEEDUC);
Secretaria de Estado de Saúde (SES);
Instituto Estadual do Ambiente (INEA);
Secretaria de Estado de Defesa Civil (SEDEC);
Departamento de Recursos Minerais (DRM).
iv) servidores públicos estaduais:
Médicos5:
VÍNCULO QUANTIDADE
Cooperado 266
Estatutário 2.360
Fundacionista 883
Militar 200
OSS 3.732
TOTAL 7441
Professores: 71.350 mil6 professores ativos.
v) municípios fluminenses.
3 Fonte: Relatório de Governança Coorporativa, Rioprevidência, 2° semestre de 2014.
4 Idem.
5 Fonte: SES/RJ.
6 O número se refere ao total de matrículas de professores na rede estadual
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4. ALOCAÇÃO DOS RECURSOS FINANCEIROS
O valor do financiamento do Banco Mundial totaliza US$ 18,673 milhões distribuídos pelos componentes e
categorias conforme as tabelas abaixo.
Tabela 1 - Alocação de recursos financeiros por componente do programa
Componentes USD milhões*
Componente 1. Sistemas centrais de Governo e Ferramentas de Gestão para Melhor Desempenho e Eficiência
6.87
Componente 2. Fortalecimento da Capacidade de Gestão da Educação, Capacitação Docente Institucional e Incentivos para a Eficácia Escolar
2.39
Componente 3. Sistemas de Informação e Gestão de Saúde 1.89
Componente 4. Desenvolvimento da Capacidade Institucional e Tecnológica do Mutuário para Prevenir e atuar durante Eventos Climáticos de Alta Intensidade
7.1
Componente 5. Administração do Projeto 0.2
Contingências de valores 0.176
Taxa Inicial 0.047
Contrapartida Local 0.047
Total 18,72
* Refere-se à alocação vigente dos recursos, já considerando a reestruturação de dezembro de 2014.
Tabela 2 - Alocação de recursos financeiros por categoria do programa
Categoria Valor do Empréstimo
Alocado (US$)**
Porcentagem dos Dispêndios a
serem financiados (incluindo
impostos)
(1) Mercadorias, Serviços gerais,
serviços de consultoria e treinamento
de acordo com o Projeto
18.576.317,50
100%
(2) Custos Operacionais 50.000,00 100%
(3) Taxa de Compromisso 46.682,50
Valor pagável de acordo com o Item 2.03
do Contrato, em conformidade com a
Seção 2.07 (b) das Condições Gerais
Valor Total 18.673.000,00
** Refere-se à alocação vigente dos recursos, já considerando a reestruturação de dezembro de 2014.
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5. ARRANJOS INSTITUCIONAIS E ESTRUTURA DE GESTÃO
5.1 Arranjos Institucionais
O Acordo de Empréstimo firmado entre o Banco Mundial e o Governo do Estado do Rio de Janeiro é o
instrumento legal de maior alcance no desenvolvimento do Programa. A implementação do Programa
ficará sob a responsabilidade da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG. Para
atender ao Programa Pró-Gestão, foi instituída no organograma da Secretaria a Unidade Gestora do
Programa – UGP.
Tabela 3 – Arranjos Institucionais
Governo do Estado do Rio de Janeiro
Secretaria de Planejamento e Gestão – SEPLAG
Fundo Único de Previdência Social do Estado do Rio de Janeiro – RioPrevidência
Secretaria de Educação – SEEDUC
Secretaria de Saúde - SES
Instituto Estadual do Ambiente - INEA
Secretaria de Defesa Civil – SEDEC
Departamento de Recursos Minerais - DRM
Secretaria da Fazenda – SEFAZ
Estão relacionadas abaixo os órgãos e entidades estaduais, com destaque para as funções relacionadas
com a execução do Programa.
Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – A SEPLAG, através da UGP e de sua estrutura de
implementação interna, gerencia os recursos e as iniciativas do Programa. Como órgão executor terá,
entre outras, a função de articulação dos órgãos e entidades para o desenvolvimento do Programa, o
desenvolvimento dos procedimentos licitatórios, execução financeira e prestação de contas, técnica e
fiduciária.
Rioprevidência – Em conjunto com a SEPLAG desenvolve o componente 1 do Programa Pró-Gestão:
“Sistemas Centrais do Governo e Ferramentas de Gestão para Melhor Desempenho e Eficiência”, através
da elaboração de Documentos Técnicos das licitações, supervisão e acompanhamento da execução dos
projetos vinculados ao componente.
Secretaria de Estado de Educação – Responsável técnico pelo desenvolvimento do componente 2 do
Programa Pró-Gestão “Fortalecimento da capacidade de gestão da educação, prática de formação
docente e incentivos para a eficácia escolar”, através da elaboração de Documentos Técnicos das
licitações, supervisão e acompanhamento da execução dos projetos vinculados ao componente.
Secretaria de Estado de Saúde – Responsável técnico pelo desenvolvimento do Componente 3 do
Programa Pró-Gestão “Sistemas de informação e gestão de saúde”, através da elaboração de
Documentos Técnicos das licitações, supervisão e acompanhamento da execução dos projetos vinculados
ao componente.
- 17 -
Instituto Estadual do Ambiente (INEA) - Responsável técnico pelo desenvolvimento do Componente 4 do
Programa Pró-Gestão, através da elaboração de Documentos Técnicos das licitações, supervisão e
acompanhamento da execução dos projetos vinculados ao componente.
Secretaria de Estado de Defesa Civil – Corresponsável técnico pelo desenvolvimento do Componente 4 do
Programa Pró-Gestão, através da elaboração de Documentos Técnicos das licitações, supervisão e
acompanhamento da execução dos projetos vinculados ao componente.
Departamento de Recursos Minerais (DRM) - Corresponsável técnico pelo desenvolvimento do
Componente 4 do Programa Pró-Gestão, através da elaboração de Documentos Técnicos das licitações,
supervisão e acompanhamento da execução dos projetos vinculados ao componente.
Secretaria de Estado da Fazenda – É a responsável pela conta especial para qual são direcionados os
desembolsos dos contratos de empréstimo e pelos pagamentos das obrigações relativas ao
financiamento.
5.2 Estrutura de Gestão
A organização institucional de execução do Programa está apresentada no diagrama a seguir. Nela estão
identificados os órgãos envolvidos nessa execução e suas interfaces.
Figura 1- Estrutura de Gestão do Programa
- 18 -
5.3 Mutuário, Garantidor e Organismo Executor
O mutuário do empréstimo do BIRD é o Governo do Estado do Rio de Janeiro. O garantidor da operação
de crédito internacional é a República Federativa do Brasil. O executor do Programa, perante o BIRD, é a
Secretaria do Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG.
Quanto à execução do Programa no nível operacional, a SEPLAG como órgão gerenciador, terá a
responsabilidade de planejamento, gestão administrativa e fiduciária, acompanhamento técnico e
avaliação do Programa.
A Unidade Gestora do Programa (UGP) está vinculada à SEPLAG e diretamente à Subsecretaria Geral de
Planejamento e gestão - SUBGEP. A UGP adquiriu conhecimento acerca das normas do BIRD para
seleção de consultores e aquisição de bens e serviços, através de contratação de consultor individual
especializado em licitações orientadas por normas do BIRD. O conhecimento foi transferido e organizado
em memória compartilhada pela UGP e é aplicado e multiplicado por servidores públicos concursados
extra-quadro que compõem a equipe da unidade.
A organização institucional para a execução do Programa será apoiada tecnicamente pelos diferentes
órgãos que compõem a administração do governo do Estado do Rio de Janeiro, envolvidos com as
distintas ações a serem financiadas através de uma Comissão de Acompanhamento do Programa.
A SEPLAG, por intermédio da UGP, atuará como organismo de ligação entre o Governo do Estado do Rio
de Janeiro, o BIRD, além de outras organizações públicas e privadas participantes.
5.4 Unidade Gestora do Programa – UGP
A Secretaria do Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG contará com os técnicos que integram a
equipe da Unidade Gestora do Programa (UGP) para o gerenciamento do Programa, bem como para a
integração e articulação dos diversos órgãos participantes.
A UGP se vincula diretamente à SEPLAG/SUBGEP, e foi instituída para receber o Programa Pró-Gestão.
Os membros da equipe desta unidade são designados em resolução específica expedida no âmbito da
SEPLAG.
A resolução SEPLAG n.1.319 de 18 de maio de 2015 de , dispõe sobre as atribuições básicas da UGP,
quais sejam:
I - Conduzir a articulação tática e operacional entre o Estado do Rio de Janeiro e o Banco Internacional
para Reconstrução e Desenvolvimento (Banco Mundial/BIRD);
II - garantir o cumprimento de todas as condições e cláusulas pactuadas nos Acordos de Empréstimo que
financiam os programas Pró-Gestão e Rio Metrópole / PróGestão II;
III - desenvolver, implementar, acompanhar e revisar o Plano Plurianual dos Programas Pró-Gestão e Rio
Metrópole / PróGestão II;
IV – promover a articulação intersetorial com os órgãos e entidades integrantes do arcabouço
organizacional dos programas;
V – conduzir o planejamento e revisão dos Planos de Aquisições dos programas;
- 19 -
VI – realizar auditorias periódicas, através de contratação de empresas, profissionais independentes, ou
através das estruturas de Auditoria e Controle do Estado. e da União.
VII - Acompanhar a implementação dos estudos, pesquisas, ações e projetos desenvolvidos no âmbito
Programas Pró-Gestão e Rio Metrópole / PróGestão II, verificando o cumprimento das metas e
cronogramas estabelecidos para cada atividade específica;
VIII - Apoiar tecnicamente a Comissão Permanente de Licitação nos processos licitatórios referentes aos
projetos Programas Pró-Gestão e Rio Metrópole / PróGestão II;
IX - Elaborar, com a colaboração dos demais órgãos envolvidos nos programas, relatórios trimestrais de
progresso físico-financeiro dos programas, com a análise qualitativa de desvios e de aspectos
relevantes e críticos de seu andamento.
À Coordenação Geral compete formular, conceber, planejar, modelar, elaborar e propor os programas, planos, projetos e intervenções referentes ao Pró-Gestão, bem como dirigir, orientar, supervisionar e acompanhar as atividades desenvolvidas no âmbito da UGP, representado-a nos seus relacionamentos institucionais.
Ao setor Técnico compete planejar, propor, coordenar, desenvolver, supervisionar, acompanhar e avaliar as atividades relativas ao desenvolvimento técnico dos projetos vinculados aos programas, em colaboração com as unidades setoriais técnicas.
Ao Setor de Licitações compete planejar, propor, coordenar, desenvolver, supervisionar, acompanhar e avaliar todas as atividades relativas aos processos licitatórios, a produção de documentos e os seus respectivos contratos, assim como zelar pelo cumprimento das normas específicas que regem os financiamentos.
Ao setor Administrativo-Financeiro compete planejar, propor, coordenar, desenvolver, supervisionar, acompanhar e avaliar as atividades de gestão financeira, pagamentos e prestação de contas, bem como organizar e sistematizar as informações e documentos resultantes dos processos e atividades dos programas.
Ao setor Monitoramento compete planejar, propor, coordenar, desenvolver, supervisionar, acompanhar e avaliar as atividades de monitoramento e avaliação, baseado em indicadores e metas definidas a partir dos objetivos estratégicos de cada programa.
5.5 Unidades de Apoio Técnico
A resolução SEPLAG n.1.319, de 18 de maio de 2015, , indica as Unidades Setoriais Técnicas como
estruturas de nível operacional no âmbito do Pró-Gestão para propiciar a cooperação das Secretarias
envolvidas no Programa.
Assim sendo, a elaboração, contratação e execução dos projetos vinculados aos subcomponentes do Pró-
Gestão está apoiada em uma rede de pontos focais formada pelos diferentes órgãos do poder público
estadual relacionados a esta operação de crédito. O funcionamento desta rede está indicado na figura
abaixo:
- 20 -
Figura 2 – Estrutura da rede de pontos focais
A UGP/Pró-Gestão desempenha a função de órgão central da rede de unidades setoriais técnicas,
cabendo-lhe a coordenação geral das atividades relacionadas a esta rede.
As setroriais técnicas de cada órgão da administração pública estadual, vinculadas ao Pró-Gestão serão
constituídas por pontos focais centrais e os respectivos pontos focais seccionais.
Os pontos focais centrais das unidades de apoio técnico serão responsáveis pelas seguintes atribuições
relativas aos projetos vinculados aos seus respectivos órgãos, entre outras: (a) coordenar a elaboração,
execução e avaliação dos projetos, prezando pelo efetivo alcance dos resultados previstos; (b) encaminhar
para a UGP/PRÓ-GESTÃO, sempre por ofício do órgão/entidade, a versão final do termo de referência e
do orçamento do projeto, assinados pelos respectivos pontos focais seccionais e demais responsáveis
pela sua elaboração; (c) encaminhar semestralmente para a UGP/PRÓ-GESTÃO os resultados da
aferição dos indicadores vinculados aos projetos sob sua responsabilidade; (d) emitir parecer sobre
quaisquer decisões que impliquem em substanciais alterações nos projetos; (e) comparecer ou se fazer
representar nas reuniões com a equipe do Banco Mundial, nas reuniões de acompanhamento dos projetos
do PRÓ-GESTÃO ou em qualquer outra reunião cuja pauta contemple discussões substanciais sobre os
projetos; dentre outras.
Os pontos focais seccionais das unidades de apoio técnico serão responsáveis pelas seguintes
atribuições, relativas aos projetos aos quais se encontram vinculados, entre outras: (a) coordenar a
elaboração do termo de referência e do orçamento do projeto e rubricar a versão final destes documentos,
nos idiomas português e inglês; (b) assessorar a UGP/PRÓ-GESTÃO no preenchimento do edital de
licitação; (c) acompanhar a execução dos projetos, mantendo contato frequente com a UGP/PRÓ-
GESTÃO, para atualizá-la tempestivamente sobre o andamento dos projetos; (d) comparecer nas reuniões
com a equipe do Banco Mundial, nas reuniões de acompanhamento dos projetos do PRÓ-GESTÃO ou em
qualquer outra reunião cuja pauta contemple discussões substanciais sobre os projetos; dentre outras.
- 21 -
6. RESULTADOS ESPERADOS E PRINCIPAIS INDICADORES
O Programa pretende gerar impactos de ordem econômica e institucional, que serão
medidos e acompanhados sistematicamente, visando verificar a eficiência e eficácia das
ações propostas, bem como gerar informações para a correção de rumo em tempo hábil
para os gerentes, executores, e demais envolvidos em processos de tomada de decisão. A
aferição dos resultados é formalmente medida semestralmente, mas o acompanhamento
das setoriais técnicas deve ser constante, gerando subsídios para eventuais correções
estratégicas de rumo, de instrumentos e de detalhamento técnico dos projetos que visam
assegurar a finalidade pretendida.
Tais resultados serão avaliados através de um sistema de indicadores identificados na
matriz lógica do Programa a seguir, disposta no Documento do Projeto (PAD) do Pró-
Gestão, reestruturado em dezembro de 2014:
- 22 -
Indicadores dos Resultados do
Projeto
Dados de
Referência
Valores da Meta Frequência de
Relatórios
Instrumentos de
Coleta de Dados
Responsabilidade
Coleta de Dados
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Número de imóveis com situação
ocupacional regularizada 363 697 1323 1988 2108 2228 2348 2468 Anual
COORE e ASJEC e
CORIM
SEPLAG
(SUBPA)
Melhora das escolas de Ensino
Médio com os 30% piores IDERJs
do Estado
0,4
(2009) 0,5 0,6 0,7 0,8 1,0 1,2 1,4 Anual
Saerj e Censo
Escolar SEEDUC
Índice de servidores, em função
estratégica na SEEDUC, avaliados
por seu desempenho
0 0 0 0 16% 37% 81% 100
% Anual
Instrumentos de
Controle da
Coordenação de
Carreira
SEEDUC
Número de hospitais participantes do
PAHI/2014 com metas acompanhadas
pelo SIGMIS
0 0 0 0 30 50 60 70 Anual SIGMIS SES
“Acordos de Resultados” firmados
com os departamentos subordinados
ou outros órgãos públicos do ERJ
0 0 1 4 5 8 10 12 Semestral
Instrumentos de
Controle da Unidade
de Contratualização da
SEPLAG
SEPLAG
Tempo (em Dias) de Emissão de
Carta de Cobrança Amigável 90 - - - 90 20 10 5 Anual
Manualmente, onde o
processo de coleta
depende da demanda. Rioprevidência
Número de registro de imóveis com
informações completas e atualizadas
no SISPAT
728 1215 1619 2176 2576 2976 3176 3376 Anual SISPAT e Controles
Internos (COENG +
PROPAT)
SEPLAG
(SUBPA)
Indice de acurácia para o Sistema 56%
(2013) - - 56% 53% 50% 47% 44% Semestral INEA INEA
Percentual de não atendimento à
solicitações de suprimentos
hospitalares do Hospital Estadual
Rocha Faria (HERF)
35% 0 0 0 30% 20% 10% 5% Semestral Autoest SES
Tempo (em Dias) de Envio de
Processo para PGE (Taxa de
ocupação de Imóveis)
120 - - - 120 60 45 30 Anual
Para os processos mais
antigos, via planilha. Para
os mais novos, o próprio
processo.
Rioprevidência
23
PRÓ-GESTÃO
Manual Operacional
SEÇÃO II – PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS
- 24 -
O formato da Unidade Gestora do Pró-Gestão encontra-se regulamentada na Resolução
SEPLAG n.304, de 28 de maio de 2010, alterada pela Resolução SEPLAG n.672, de 26 de
março de 2012, pela qual sua estrutura básica será composta de: Coordenação Geral; Setor
de Licitação; Setor de Administração e Finanças; e Setor Técnico e de Monitoramento.
Além das atribuições mencionadas na Seção I - 5.4 Unidade Gestora do Programa – UGP,
outras atividades cíclicas são demandas no âmbito da execução do programa e constroem a
modus operandi da gestão do Programa, em seus eixos principais: desenvolvimento técnico,
licitação, contratação, execução técnica, execução financeira, monitoramento de resultados,
desembolso de recursos e prestação de contas. A gestão desenvolvida através dos ciclos
de construção dos documentos e atividades estruturantes, permite a transversalidade do
acompanhamento, conforme indicado na figura abaixo, e que serão melhor detalhadas ao
longo da seção II deste MOP.
Figura 3 - Atividades cíclicas do Pró-Gestão (anual)
- 25 -
Figura 4 - Atividades cíclicas do Pró-Gestão (semestral)
Figura 5 - Atividades cíclicas do Pró-Gestão (trimestral)
- 26 -
1. PLANEJAMENTO DO PROGRAMA
1.1 Programação Plurianual
A Programação Plurianual consiste no detalhamento e pactuação das ações estabelecidas
no Documento técnico do Programa (Project Appraisal Document - PAD) junto aos pontos
focais setoriais/seccionais e apresenta o conjunto de ações propostas para alcançar os
resultados previstos no Programa.
Como modo de compatibilização aos instrumentos legais de planejamento, o Plano
Plurianual do Governo do Estado do Rio de Janeiro (PPA), na forma de sua estrutura
estratégica, dispõe a previsão e o planejamento da ação 1168 (Programa de Renovação e
Fortalecimento da Gestão Pública – PRÓ-GESTÃO), constante do Programa 0030
(Modernização da Gestão Pública Estadual), da Unidade Gestora 120100 (Secretaria de
Estado de Planejamento e Gestão).
A programação dos produtos segue os objetivos definidos no Documento técnico do
Programa (Project Appraisal Document – PAD) e as metas são definidas de acordo com o
planejamento concebido em conjunto com as setoriais técnicas, de forma a viabilizar a
execução e o alcance dos objetivos no período de execução do Programa de financiamento.
Anualmente, o PPA é objeto de revisão de metas, que são repactuados em caso de
modificação ou refinamento do planejamento. A Programação Anual é obtida mediante o
detalhamento das ações do Plano Plurianual do Programa, considerando o momento da
programação. Nos anos subsequentes a programação se dá por meio da monitoria e revisão
desse planejamento.
1.2. Plano Operativo Anual - POA
Em virtude das características do Programa, a elaboração do POA não foi entendida como
necessária no âmbito do Pró-Gestão em comum acordo entre as equipes da UGP/SEPLAG
e Banco Mundial. Tanto que na Ajuda Memória da Missão de Supervisão e Preparação do
Financiamento Adicional, realizada no período de 11 a 15 de julho de 2011, especificamente
na tabela 3 da pág. 13, consta que:
Quadro Responsabilidade pela produção de documentos e relatórios
Empréstimo 1 Empréstimo 2
POA Excluir exigência de POA dos Acordos de
Empréstimos
- 27 -
2. PLANO DE AQUISIÇÕES
No âmbito das aquisições financiadas pelo BIRD, o Plano de Aquisições sintetiza todos os
procedimentos de compras e contratações que serão realizados no próximo período,
devendo ser atualizado ao menos uma vez por ano.
2.1. Conceito
O Plano de Aquisições (PA) é o instrumento que tem por finalidade apresentar ao BIRD o
detalhamento de todas as aquisições e contratações que serão efetuadas em determinado
período de execução do Programa. Estas deverão estar de acordo com as políticas do BIRD
e em conformidade com o estabelecido no Contrato de Empréstimo.
O PA é preparado pelo órgão gerenciador, resumindo todos os acordos celebrados com o
BIRD durante a gestão da operação de crédito, no que se refere à aquisição de bens,
serviços de consultoria e serviços diferentes de consultoria, necessários para a execução do
Programa. Os projetos já contratados devem ser retirados do PA na revisão mais próxima.
Nesse documento são estabelecidos as estratégias, as sequências e os mecanismos de
gestão das aquisições e administração de contratações por parte do órgão gerenciador, e de
supervisão desses processos pelo BIRD.
Antes de efetuar qualquer convite para uma licitação, o órgão gerenciador deverá
apresentar ao BIRD, para sua não objeção, o PA proposto para o período, que incluirá: o
número de referência, a descrição do contrato, o custo estimado das aquisições, a fonte de
financiamento, os métodos e critérios de seleção aplicáveis, o método de revisão pelo BIRD,
entre outros aspectos, tanto para compras de bens, como para contratações de serviços,
incluindo consultorias.
2.2 Periodicidade
O PA deve ser apresentado ao BIRD e atualizado anualmente. Cada versão atualizada será
submetida à revisão e não objeção do BIRD. A aquisição dos bens e a contratação de
serviços e de consultorias deverão ser efetuadas de acordo com o plano de aquisições
aprovado pelo BIRD. O PA deverá ser atualizado a qualquer momento, ao se verificar que a
execução do Programa apresenta modificações importantes que se reflitam nesse
instrumento de planejamento.
2.3 Procedimentos Internos para as Licitações e Contratos
Os processos licitatórios vinculados ao Programa terão origem na UGP e serão
encaminhados, posteriormente, à Comissão Permanente de Licitação (CPL).
No caso específico das Seleções de Consultoria será solicitado ao mercado, através de
divulgação do objeto a ser contratado, que manifeste interesse em participar da Seleção, de
forma a subsidiar a composição de uma Lista Curta para a fase de apresentação de
propostas.
O procedimento licitatório começa a se formar com o envio pelo representante do órgão
setorial demandante do projeto dos documentos de cunho técnico que serão encaminhados
- 28 -
à Assessoria Jurídica (ASJUR) da SEPLAG junto da documentação que compreenda a
solicitação para licitação com justificativa, autorização do titular da SEPLAG, a Intenção de
Gastos – IG e a Reserva Orçamentária. Após a conferência e aprovação da documentação
pela ASJUR, o processo será encaminhado à CPL para início da fase externa do
procedimento licitatório.
Após a realização dos certames, ocorrem: a homologação e a adjudicação do vencedor; o
empenho; a elaboração e a assinatura do contrato; a publicação do extrato contratual e dos
fiscais do contrato (quando aplicável) no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro; a partir
do qual se inicia a execução dos serviços/consultoria ou o prazo para entrega dos bens
adquiridos.
É vedado o pagamento de despesas mediante o saque direto da conta do Acordo de
Empréstimo ou Conta Especial, devendo toda a movimentação financeira ser feita por meio
do SIAFEM.
2.4 Principais Modalidades de Contratação
Para orientar os processos de licitação, foram editados pelo Banco Mundial normas e
critérios para todas as modalidades de contratação, disponibilizados aos interessados,
inclusive em português, no site do Banco Mundial: www.bancomundial.org.br.
Além das normas, foram produzidos editais referentes a aquisições de bens e equipamentos
e solicitação de propostas para serviços de consultorias.
2.4.1 Bens e contratação de serviços (Exceto os de Consultoria)
Este tópico do Manual tem como objetivo orientar os executores do PRÓ-GESTÃO quanto à
aquisição de bens e à contratação de serviços de não consultoria financiados com recursos
do Acordo de Empréstimo firmado entre o Governo do Estado do Rio de Janeiro e o Banco
Mundial.
Os bens e serviços (exceto serviços de consultoria) deverão, na sua totalidade, ser
adquiridos conforme previsto nas “Diretrizes para Aquisição no Âmbito de Empréstimos do
BIRD e Créditos da AID”, datada de maio de 2004 revisada em outubro de 2006 e maio de
2010 (Diretrizes de Aquisição) e, ainda, conforme as disposições do Acordo de Empréstimo.
Todos os serviços de consultoria deverão ser adquiridos em conformidade às “Diretrizes:
Seleção e Contratação de Consultores pelos Mutuários do Banco Mundial”, datada de maio
de 2004 revisada em outubro de 2006 e maio de 2010 (Diretrizes de Consultoria) e, ainda,
conforme as disposições do Acordo de Empréstimo e o disposto no art. 42, parágrafo 5º, da
Lei nº. 8666/93, que não esgotam toda a matéria relativa a aquisições.
Quando da contratação de bens/serviços comuns, os mesmos devem ser agrupados,
sempre que possível, em lotes de valor ≥ US$100,000 e < $250,000, e adquiridos através
de licitação pública nacional (NCB) a ser realizada pela Comissão Permanente de Licitação
(CPL). Quando o valor for ≥ US$ 250.000,00 o serviço deverá ser licitado mediante licitação
pública internacional (ICB).
- 29 -
Em ambos os casos será necessária a aprovação pelo Banco Mundial do seu Edital padrão
devidamente preenchido. Todos os documentos que devam receber a “Não Objeção” do
Banco Mundial serão encaminhados, obrigatoriamente, por meio da UGP do PRÓ-GESTÃO.
O Acordo de Empréstimo permite que a aquisição de bens/serviços seja efetuada pelo
método de licitação shopping desde que o valor seja < $ 100,000, mediante comparação de
preços nacional ou internacional, de no mínimo 3 (três) propostas válidas, em resposta a
pedido de cotação no qual deve constar descrição detalhada do bem, respectiva quantidade,
especificação técnica, data e local previsto para entrega ou na modalidade Pregão
Eletrônico (item 2.4.3 deste Manual).
Imediatamente após a assinatura do contrato e antes do primeiro pedido de saque de
fundos da Conta de Empréstimo, deverá ser entregue ao Banco Mundial uma cópia do
instrumento contratual.
Todos os relatórios de avaliação serão acompanhados de um sumário de licitação em
formulário fornecido pelo Banco Mundial. A descrição e o valor do contrato, juntamente com
o nome e endereço do licitante vencedor, estão sujeitos à divulgação pelo Banco Mundial
após a confirmação pelo Mutuário da adjudicação do contrato.
No caso de procedimentos específicos consultar as Diretrizes para Aquisições Financiadas
por Empréstimos do BIRD e Créditos da AID datada de maio de 2004 revisada em outubro
de 2006 e maio de 2010, no site: www.bancomundial.org.br.
2.4.2 Contratação de Serviços de Consultoria
Os procedimentos do Banco Mundial para seleção e contratação de consultores guardam
severas diferenças em relação com os procedimentos nacionais. A expressão “consultores”
compreende ampla variedade ou entidades públicas e privadas, tais como empresas de
consultoria de engenharia, empresas de gerenciamento de obras, agente de compras,
inspetores, auditores, órgãos das Nações Unidas e outras organizações multilaterais,
bancos comerciais e de investimento, universidades, instituições de pesquisa, órgãos
governamentais, Organizações Não-Governamentais e Pessoas Físicas. O Termo de
Referência - TDR - deverá definir claramente os objetivos, metas e escopo dos serviços,
fornecendo todas as informações relevantes para que os consultores possam elaborar suas
propostas.
Quando se tratar de contratação de serviços de consultoria estimada em valor igual ou
maior que US$ 200,000.00, deverá ser anunciado nos jornais “Development Business” das
Nações Unidas (UNDB online) e no “dgMarket” uma solicitação de manifestações de
interesse para que seja formada uma lista longa, da qual serão selecionadas 6 (seis)
empresas para formar a lista curta, onde não deverão constar mais de 2 (duas) empresas do
mesmo país, com qualificação necessária para a execução dos serviços previstos no TDR.
A UGP providenciará a publicação no início de cada ano, nos jornais “Development
Business” das Nações Unidas (UNDB online) e no “dgMarket” , por meio do Aviso Geral de
Licitações, a relação das licitações planejadas para serem realizadas no ano.
A seleção e contratação de serviços de consultoria de pessoa física é normalmente utilizada
quando não é necessária uma equipe de técnicos; e a experiência e qualificação das
- 30 -
pessoas são requisitos primordiais. Toda contratação requer o exame prévio do Termo de
Referência (TDR) pelo Banco Mundial.
A contratação de serviços de consultoria de pessoa física deve ser feita mediante
comparação das qualificações de no mínimo 3 (três) candidatos que manifestem interesse
na execução dos serviços. Para contratos acima de US$ 25.000,00 será necessária
aprovação prévia pelo Banco Mundial, dos seguintes documentos: i) da lista curta com as
qualificações e experiências (currículo), ii) Termo de Referência; e, iii) minuta de contrato,
iv) orçamento.
A seleção e contratação de serviços de consultoria de empresa deve adotar um dos
métodos previstos nas Diretrizes, conforme as características de cada contratação. Os
métodos escolhidos, dentre a SBQC, SMC, SQC e SOF, devem ser aprovados pelo Banco
Mundial no Plano de Aquisições, sempre observados a premissa da busca pelo processo
mais competitivo.
A Seleção Baseada na Qualidade e Custo – SBQC representa a garantia de maior
competitividade, portanto deve ser adotada sempre que a escolha de outro método não
resulte em uma vantagem justificável para o objeto da contratação. Na SBQC organiza-se o
processo competitivo entre empresas constantes da lista curta, cujo critério de seleção
baseia-se na qualidade da proposta e no custo dos serviços. Os procedimentos aplicados
constam da Seção II das “Diretrizes para a Seleção e Contratação de Consultores pelos
Mutuários do Banco Mundial”, enquanto os demais métodos encontram-se especificados na
Seção III do mesmo livro..
Na seleção e contratação de serviços de consultoria de empresa deverá ser observado o
seguinte:
A lista curta (para serviços menores que U$ 200.000,00) pode ser constituída apenas
por empresas nacionais.
Para a avaliação das propostas recebidas devem ser seguidas as instruções dos
itens 2.14 ao 2.23 da Seção II (Seleção Baseada na Qualidade e Custo - SBQC das
Diretrizes para a Seleção e Contratação de Consultores pelos Mutuários do Banco
Mundial7).
Na hipótese do mutuário efetuar prorrogação substancial do prazo para a execução
do contrato, concordando com qualquer modificação substancial dos escopos do
serviço, substituição de pessoal chave; remissão de obrigações constantes das
condições do contrato ou proceder a qualquer mudança no contrato que possam no
conjunto elevar seu valor original em mais de 15%, deverá o Mutuário informar
previamente o Banco Mundial, indicando os motivos. Concluindo o Banco Mundial
pela incompatibilidade dessa proposição com as disposições do Acordo de
Empréstimo, informará prontamente ao Mutuário declarando suas razões. Uma cópia
de todos os aditivos do contrato deverá ser fornecida ao Banco Mundial para
arquivamento.
7site: http://www.bancomundial.org.br/index.php/content/view_document/477.html.
- 31 -
Para valores acima de US$ 250.000.00, é necessária prévia aprovação pelo Banco Mundial,
devendo ser seguidos os seguintes procedimentos:
O Mutuário, antes de solicitar propostas, submeterá à revisão do Banco Mundial a lista curta, o orçamento e o texto proposto da Solicitação de Propostas - SDP, procedendo às modificações razoavelmente solicitadas pelo Banco Mundial. Quaisquer outras modificações estarão subordinadas à prévia “não-objeção” do Banco Mundial, antes do envio da SDP aos consultores constantes da lista curta.
Recebida a “não-objeção” do Banco Mundial, o mutuário solicitará propostas aos consultores constantes da “Lista Curta”, dando-lhes prazo para o envio das propostas. Recebida as propostas, o mutuário as analisará sob o aspecto técnico e submeterá esta avaliação à revisão do Banco Mundial.
Recebida a “não-objeção” do Banco Mundial relativamente à avaliação técnica, procederá o Mutuário à abertura dos envelopes financeiros e, a seguir, à avaliação financeira, de acordo com as disposições da SDP.
Concluídas as negociações com a empresa selecionada, deverá o Mutuário elaborar a ata da reunião de negociação, ressaltando qualquer substituição de pessoal chave ou mudanças nos TDR e no contrato com base nos quais foram solicitadas as propostas. Os termos e condições do contrato não devem, sem a concordância do Banco Mundial, sofrer alteração de modo a diferir substancialmente daqueles com base nos quais foram solicitadas as propostas.
O Mutuário fornecerá ao Banco Mundial, em tempo hábil para sua revisão, o relatório de avaliação final, com sua recomendação da empresa vencedora, a ata da reunião de negociação e a minuta do contrato rubricado pelas partes. Concluindo o Banco Mundial pela incompatibilidade da avaliação e seleção propostas em face da SDP, informará prontamente ao Mutuário, indicando as razões de sua posição. Do contrário, o Banco Mundial informará a sua “não-objeção” à seleção proposta. O Mutuário só poderá adjudicar o objeto do contrato após a “não-objeção” do Banco Mundial.
O Mutuário, ao assinar o contrato e antes de efetuar o primeiro pedido de desembolso relativo ao mesmo, fornecerá ao Banco Mundial uma cópia do termo do contrato.
A descrição e o montante do contrato, bem como o nome e endereço da empresa, estarão sujeitos à divulgação pelo Banco Mundial, quando da confirmação da adjudicação pelo Mutuário.
2.4.3 Pregão Eletrônico
A Lei Federal nº 10.520/02 institui a modalidade de licitação denominada pregão, para
aquisição de bens e serviços comuns, e os decretos estaduais nº 31.863, de 16 de setembro
de 2002 e nº 31.864, 16 de setembro de 2002 regulamentam o pregão, na forma eletrônica,
para aquisição de bens e serviços comuns.
O Pregão eletrônico é aquele efetuado por meio da utilização de recursos de tecnologia da
informação, ou seja, por meio de comunicação pela Internet. Seu procedimento segue as
regras básicas das demais formas de licitação, mas como é evidente, deixam de ocorrer as
presenças físicas dos participantes, já que todas as comunicações são feitas por via
eletrônica.
- 32 -
O pregão poderá ser realizado por meio da utilização de recursos de tecnologia da
informação ("pregão eletrônico"). Nesse caso a ferramenta a ser utilizada é o Sistema
Integrado de Gestão de Aquisições do Estado do Rio de Janeiro – SIGA. O pregão
eletrônico será conduzido pela Comissão Permanente de Licitação, com o apoio da UGP e
da equipe de acompanhamento do SIGA.
Nessa modalidade o órgão licitante deve elaborar uma especificação técnica, com indicação
do objeto de forma precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas,
irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou sua realização. A
autoridade competente do órgão promotor da licitação, o pregoeiro, os membros da equipe
de apoio e os licitantes que participam do pregão deverão ser previamente credenciados
perante o provedor do sistema eletrônico. O credenciamento do licitante depende de registro
atualizado no sistema. Para se credenciar é exigido: habilitação jurídica, qualificação
técnica, qualificação econômico-financeira, regularidade fiscal com as Fazendas Nacional,
Estadual e Municipal, o sistema da seguridade social e o Fundo de Garantia por Tempo de
Serviço – FGTS e regularidade de débitos trabalhistas.
A convocação dos fornecedores interessados será efetuada por meio de publicação de
aviso no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro, no UNDB e nos meios eletrônicos de
divulgação para os fornecedores cadastrados no SIGA, além do próprio portal SIGA.
No aviso deve constar a definição do objeto da licitação e a indicação do local, dias e horário
em que poderá ser lida ou obtida a íntegra do edital. No edital constará o objeto certame, as
exigências de habilitação, os critérios de aceitação das propostas, as sanções por
inadimplemento e as cláusulas do contrato, inclusive com fixação dos prazos para
fornecimento.
O edital deve ser previamente elaborado e submetido à aprovação do Banco. Além dos
procedimentos para utilização da ferramenta eletrônica, o instrumento convocatório deve ser
compatibilizado, de forma a atender as diretrizes para aquisição de bens e serviços do
BIRD. Após a divulgação do edital, os fornecedores interessados deverão encaminhar
proposta com a descrição do objeto ofertado e o preço, exclusivamente por meio do sistema
eletrônico. Na data e hora marcada para abertura da sessão, a fase de recebimento de
proposta se encerrará automaticamente. Para participar do pregão eletrônico, o fornecedor
interessado deverá manifestar que cumpre plenamente os requisitos de habilitação e que
sua proposta está em conformidade com as exigências do instituto convocatório. Até a
abertura da sessão, os fornecedores interessados podem retirar ou substituir a proposta
anteriormente apresentada.
A partir do horário previsto no edital, a sessão pública será aberta por comando do
pregoeiro. O pregoeiro dará início à fase competitiva com as propostas classificadas, que
exclusivamente por meio do sistema eletrônico, poderão encaminhar os lances. Os
fornecedores classificados poderão oferecer lances sucessivos, sempre inferiores ao último
por ele ofertado. Não serão aceitos dois ou mais lances iguais, prevalecendo aquele que for
recebido e registrado primeiro. Durante a sessão pública, os fornecedores serão informados
em tempo real do valor do menor lance, sem serem informados da identidade de quem deu
o lance.
Por decisão do pregoeiro, a qualquer tempo, ele aciona o “encerramento aleatório”,
determinando que em até 30 minutos (ele determina esse prazo) o próprio sistema
eletrônico encerrará a recepção dos lances.
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Com o encerramento da etapa de lances e conhecido o fornecedor que apresentou o menor
preço ou maior desconto, o pregoeiro examinará a sua proposta quanto à compatibilidade
do preço em relação ao estimado para a contratação e verificará a habilitação do licitante de
acordo com o exigido pelo edital.
Não sendo aceitável a proposta ou se o licitante não atender às exigências habilitatórias, a
Comissão Permanente de Licitação solicitará não objeção do Banco Mundial à
desclassificação do 1º colocado e, em caso de aprovação, o pregoeiro examinará a proposta
subsequente e assim sucessivamente na ordem de classificação até que uma proposta
atenda integralmente às exigências. O licitante vencedor é, então, declarado habilitado.
Encerrada a fase de habilitação, o pregoeiro concede prazo para que qualquer licitante
manifeste intenção de interpor recurso, indicando suas razões. Manifesta a intenção de
recorrer, ao licitante é concedido o prazo de três dias corridos para apresentar as
respectivas peças recursais, que serão analisadas pelo pregoeiro e autoridade superior que
as julgarão e submeterão a resposta ao Banco Mundial. Presentes os pressupostos contidos
nas Diretrizes para Aquisições Financiadas por Empréstimos do BIRD e Créditos da AID e
não havendo objeção por parte do Banco Mundial, o processo será retomado ou as
providências aplicadas, conforme o caso.
O objeto do certame será posteriormente adjudicado ao fornecedor e todo o procedimento
licitatório será homologado pela autoridade superior.
O extrato do contrato e seus aditamentos deverão obrigatoriamente ser publicados no Diário
Oficial do Estado, conforme preceitua o art. 61 da Lei nº 8.666/93, tornando-se condição
indispensável para sua eficácia.
2.5 Termo de Referência para Consultorias
O Termo de Referência é um documento que tem como propósito fornecer parâmetros à
contratação de consultor individual (pessoa física) ou empresa (pessoa jurídica), visando à
execução de determinado serviço de consultoria. Deve apresentar, de forma sintética e
objetiva, as informações necessárias à caracterização do serviço e as diretrizes para sua
contratação, execução e acompanhamento. Deve-se ainda, evitar, quando da sua
elaboração, expressões que não tenham significado preciso ou que permitam interpretações
dúbias.
Os Termos de Referência definirão claramente os objetivos, metas e escopo dos serviços,
fornecendo as informações disponíveis (inclusive bibliografia e dados básicos relevantes)
tendo em vista facilitar a elaboração das propostas pelos consultores. Em geral seguem a
seguinte estrutura: (1) Contexto; (2) Justificativa; (3) Objetivo; (4) Atividades a Serem
Desenvolvidas; (5) Abrangência; (6) Produto; (7) Forma de Apresentação; (8) Prazo; (9)
Qualificação; (10) Supervisão; (11) Estratégia de Execução; (12) Elementos Disponíveis.
Os tópicos acima, bem como a ordem em que foram apresentados, não são,
necessariamente, obrigatórios. O fundamental é que o Termo de Referência seja coerente,
estruturado logicamente e que descreva com precisão a obtenção dos resultados
esperados, e o serviço de consultoria pretendido, facilitando assim a contratação.
O Termo de Referência deve contemplar os seguintes objetivos: a) proporcionar, por meio
de uma descrição objetiva e sucinta, o entendimento satisfatório da natureza do trabalho a
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ser realizado; b) fornecer os elementos necessários à formulação de propostas técnicas e
financeiras pelos consultores interessados; c) servir como referencial à avaliação das
propostas apresentadas, no que diz respeito à qualificação dos consultores, à qualidade da
proposta técnica, aos prazos e aos custos; d) definir os aspectos básicos da contratação, a
forma de acompanhamento e de avaliação dos trabalhos; e) dirimir dúvidas acerca do objeto
do contrato.
Não devem ser demasiadamente detalhados e inflexíveis, de forma a possibilitar aos
consultores a apresentação de metodologia e pessoal próprios. As empresas devem ser
orientadas no sentido de comentar os Termos de Referência em suas propostas. O escopo
dos serviços descritos nos Termos de Referência deverá ser compatível com a
disponibilidade orçamentária. Os Termos de Referência devem estabelecer, claramente, as
responsabilidades do contratante e dos consultores.
2.6 Métodos e limites
Os métodos comumente utilizados para a aquisição de bens, seleção e contratação de
serviços de consultoria no PRÓ-GESTÃO, são os seguintes:
Tabela 4 - Métodos, limites e revisão prévia para aquisição de bens, seleção e
contratação de serviços de consultoria no PRÓ-GESTÃO
Natureza do Contrato
Método de Licitação
Limites (US$) Revisão Prévia do Banco Mundial
Bens e Serviços Comuns
ICB ≥ $250.000 Todos os processos
NCB (a) ≥ $100,000 <
$250,000 Dois primeiros processos e todos
acima de US$ 150 mil
Shopping < $ 100,000 Dois primeiros processos
Contratação Direta
N/A Todos os casos independente do
valor
(a) Para bens e serviços comuns pode ser utilizado o pregão eletrônico (Lei federal 10.520) em substituição a NCB, através da adoção de Edital aceitável pelo BIRD.
Serviços de
consultoria
Método de Licitação
Limites (US$) Revisão Prévia do Banco Mundial
Empresas
SBQC, SBQ, SMC. SOF
≥ $200,000 (b) Todos os processos
< $200,000 (c) Dois primeiros processo e todos aqueles acima de $150,000 < $200,000 (d)
SQC ≤US$100,000 O primeiro processo
Consultor Individual
Seção V – Guidelines de Consultoria
N/A Todos os casos acima de $25,000 e todas as
contratações de fonte única
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(b) Valor acima de $ 500,000 - Lista Curta composta por 6 empresas, sendo no máximo 2 do mesmo país. É
preciso dar publicidade internacional pelo DB e DG (c)
Valor acima de $ 200,000 - Lista Curta composta por 6 empresas, que podem ser todas nacionais, mas é preciso dar publicidade internacional pelo DB e DG (d)
Lista Curta composta por 6 empresas, que podem ser todas nacionais
2.7 Revisão Prévia
A revisão prévia é o encaminhamento ao Banco de documentos relativos ao processo
licitatório, para que o mesmo analise e manifeste-se a respeito da adequação e continuidade
do processo, conforme descrito no Apêndice 1 das Diretrizes: Seleção e Contratação de
Consultores pelos Mutuários do Banco Mundial e das Diretrizes para Aquisições
Financiadas por Empréstimos do BIRD e Créditos da AID, de documentos relativos ao
processo licitatório, para que o mesmo analise e manifeste-se a respeito do processo. Os
processos do Pró-Gestão nos quais deverá haver a revisão prévia do Banco estão na
Tabela 3 desse documento.
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3. PROCEDIMENTOS DE EXECUÇÃO FINANCEIRA
3.1 Procedimentos para Liberação Financeira
O representante designado pela Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG
para assinatura de pedidos de desembolso é o Subsecretário Geral de Planejamento e
Gestão da SEPLAG, Fábio Aurélio da Silveira Nunes. O Subsecretário foi investido na
função pela solicitação encaminhada ao BIRD através do Ofício SE/GAB nº 483
encaminhado em 01 de agosto de 2014.
3.2 Fundo Rotativo
O mecanismo de Fundo Rotativo se destina a proporcionar liquidez que permita ao mutuário
do empréstimo do BIRD e à entidade executora do Programa, pagar pontualmente os gastos
imputáveis a operações financiadas pelo Banco.
A débito do financiamento, e uma vez cumpridos os requisitos previstos nos Artigos 4.01 e
4.03 das Normas Gerais e nas Disposições Especiais pertinentes do Contrato de
Empréstimo, o BIRD poderá adiantar recursos do financiamento a fim de estabelecer,
ampliar ou renovar um Fundo Rotativo para a cobertura de despesas relacionadas com a
execução do Programa, financiáveis com tais recursos.
Com a assinatura do Contrato de Empréstimo, o Mutuário solicitará ao BIRD recursos para
composição do Fundo Rotativo. Os recursos serão aportados em contas específicas abertas
para esta finalidade. A constituição e a renovação do Fundo Rotativo serão consideradas
desembolsos. Os juros advindos de aplicações financeiras (poupança ou fundos de
investimento) efetuadas com recursos do Fundo Rotativo serão obrigatoriamente aplicados
pelo Mutuário no objeto da Operação Individual. Não poderão ser computadas como
contrapartida devida, conforme Instrução Normativa nº1 de 15/01/1997 do Tesouro Nacional.
3.3 Limite
O BIRD poderá ampliar ou renovar total ou parcialmente o Fundo Rotativo, se assim lhe for
justificadamente solicitado, na medida em que os recursos sejam utilizados e desde que se
cumpram os requisitos do Artigo 4.03 das Normas Gerais e os estabelecidos nas
Disposições Especiais do Contrato de Empréstimo. O BIRD poderá também reduzir ou
cancelar o montante do Fundo Rotativo, caso determine que os recursos desembolsados
através do referido Fundo excedem as necessidades do Programa.
3.4 Recomposição
Uma vez que a operação de crédito se qualifique a receber desembolsos, a UGP pode
solicitar desembolsos ao BIRD a fim de constituir o fundo rotativo, apresentando ao Banco o
formulário vigente de pedido de desembolso..
A recomposição do Fundo Rotativo se dará a pedido da SEPLAG devendo incluir, para fins
de análise e aprovação por parte do BIRD, a documentação de apoio detalhando e
justificando os pagamentos efetuados com recursos do Fundo Rotativo.
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De acordo com a Carta de Desembolso, o limite máximo para solicitação de recursos para a
conta designada é de R$ 3.000.000,00 (três milhões de reais), desde que comprovados os
gastos executados através de recursos de desembolsos anteriores.
Para tanto, utilizam-se os formulários vigentes do BIRD, junto com a documentação de
suporte dos gastos efetuados.
A recomposição do Fundo Rotativo se dará da seguinte forma:
A UGP encaminhará ao BIRD as solicitações de recomposição total ou parcial do
Fundo Rotativo;
O BIRD avaliará as solicitações de recomposição do Fundo Rotativo;
Uma vez aprovadas, o BIRD repassará recursos para conta aberta pela UGP
exclusivamente para movimentação do Fundo Rotativo.
A Solicitação de Reposição de Fundos deve incluir:
O Formulário de Retirada de Fundos – formulário 2380;
Demonstrativo de Gastos – SOE com documentos justificativos / SOE sem
documentos justificativos;
A Folha Resumo SS, se aplicável;
A Conciliação da Conta Designada;
Cópia do Extrato Bancário, indicando data dos débitos da conta Designada;
Cópia dos comprovantes de pagamentos e documentos que sustentam os
desembolsos registrados nos Demonstrativos de Gastos de acordo com a Carta de
Desembolso enviada pelo Banco.
3.5 Desembolsos do Empréstimo e Pagamentos
O montante do Empréstimo será depositado em uma conta corrente aberta pelo GERJ
(Conta Designada) e poderá ser movimentada de acordo com as disposições estabelecidas
no Acordo de Empréstimo, para gastos segundo custos razoáveis dos serviços requeridos
para as atividades elegíveis a serem financiadas com os fundos do Empréstimo.
A respeito da Conta Designada, deve-se considerar o seguinte:
Não serão feitas retiradas da Conta Designada (i) para pagamentos realizados por
gastos anteriores 12 meses da data de assinatura do Acordo de Empréstimo; (ii) a
pretexto de pagamento a qualquer pessoa ou entidade, ainda que declarado pago, a
conhecimento do Banco, que estejam proibidos por decisão do Conselho de
Segurança das Nações Unidas tomada de acordo com o Capítulo VII do Estatuto das
Nações Unidas;
Não serão feitas retiradas da Conta Designada depois do dia 30 de junho de 2017 ou
data posterior que o Banco estabeleça por notificação ao GERJ (data de fechamento
do Projeto). Sem embargo, pode-se fazer retiradas posteriormente à data de
fechamento, mas não depois do período de graça (30 de outubro de 2017), para o
pagamento de bens e serviços recebidos, que tenham sido contratados e recebidos
durante a vigência do Acordo. Qualquer valor do Empréstimo que não tenha sido
utilizado será cancelado e reembolsado ao Banco;
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Nenhum gasto será reconhecido como gasto elegível pelo Banco, para bens e
serviços com recebimento e conformidade posterior à data de encerramento do
Acordo. Os gastos inelegíveis deverão ser reembolsados ao Banco.
3.6 Conta Designada
Para movimentação dos fundos provenientes do Acordo de Empréstimo, o GERJ abriu uma
conta corrente (Conta Designada) no Banco BRADESCO S/A em Reais. A responsabilidade
pela movimentação da conta bancária do Programa compete à Secretaria de Estado de
Fazenda do Rio de Janeiro - SEFAZ.
O diagrama a seguir apresenta o Fluxo de Fundos do Projeto com os procedimentos de
solicitação de desembolso do GERJ ao Banco.
Figura 4 – Fluxo de Fundos do Programa
3.7 Relatórios de Monitoramento Financeiro
A UGP será responsável pela apresentação de Relatórios Financeiros Periódicos Não
Auditados Semestrais “Interim Un-audited Financial Report” (IFRs), que deverão incluir a
informação contábil-financeira sobre a administração dos recursos do Fundo Rotativo, até
30 (trinta) dias após o encerramento de cada semestre, conforme as Normas Gerais do
Contrato de Empréstimo firmado com o BIRD.
Os IFR’s serão preparados utilizando o regime de caixa observando que toda participação
de contrapartida deve ser incorporada e refletida nos IFR’s relatórios – IFR 1A (Fontes e
Banco Mundial
Fundos do Empréstimo
(US$)
BRADESCO S/A
SEPLAG/SEFAZ/GovERJ
Conta Designada (BRL)
Fornecedor/Consultor
Gov ERJ/SEFAZ
Desembolso Financeiro (BRL)
Relatórios de Despesa
uiluiluil
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Usos de Recursos por Categoria), e IFR 1B (Uso de Recursos por Componentes), 1C
(Reconciliação Bancária) e 1D (Uso de Recursos por Categorias (USD) - conciliação dos
desembolsos com o Client Connection).
Os primeiros IFRs deverão ser entregues ao BIRD em até, no máximo, 30 (trinta) dias
decorridos após o término do primeiro semestre do ano-calendário subsequente à data de
início de vigência do Programa, devendo o mesmo cobrir o período iniciando-se na data do
evento da primeira despesa relativa ao Programa até o término do referido semestre.
Posteriormente, todos IFRs deverão ser entregues ao BIRD em até, no máximo, 30 (trinta)
dias após cada semestre subsequente do ano-calendário, devendo cobrir o referido
semestre.
3.8 Sistema Informatizado de Gerenciamento Financeiro
Para o controle financeiro das operações do Projeto, o Sistema SIAFEM, com Plano de
Contas adaptado às necessidades do Projeto, integram o processo orçamentário e
financeiro das transações e consequentes registros contábeis gerados.
O SIAFEM, agregado aos Relatórios Financeiros Periódicos Não Auditados “Interim Un-
audited Financial Report” (IFRs), oferecerá informações orçamentárias e financeiras
oportunas, confiáveis e eficientes das operações realizadas pelo Projeto, como permitirá o
monitoramento da execução de gastos do Projeto de acordo com os Componentes e
Categorias estabelecidas no Acordo de Empréstimo.
3.9 Relatórios de Auditoria
Um Relatório Final de Auditoria com os quadros de contas serão apresentados ao Banco no
prazo de até seis meses depois do ano fiscal do GERJ. Todos os registros que demonstram
as despesas efetuadas em suas respectivas partes do projeto serão preservados pelo prazo
de um ano após o Banco ter recebido as demonstrações financeiras auditadas e o relatório
de auditoria referente ao período que cobre o último desembolso da conta do empréstimo,
ou pelo prazo de dois anos após a data de encerramento, prevalecendo o maior prazo
ocorrido.
Os relatórios de auditoria para o Banco deverão incluir: quadros financeiros, fontes e usos
dos recursos, quadros de gastos, análise do cumprimento de cláusulas contratuais, da Conta
Especial, os procedimentos e controles internos do projeto e a avaliação do avanço físico
versus avanço financeiro.
Deverão ainda ter um capítulo contendo comentários, observações e recomendações sobre
o sistema de controles internos e informações relevantes que afetem ou passam afetar a
veracidade dos quadros financeiros (consistência), além de um informe sobre os
procedimentos e práticas orçamentárias seguidas pelo Projeto.
3.10 Responsabilidade das Entidades Participantes
Em termos de controles, a UGP terá as seguintes responsabilidades: (i) colaborar com o
trabalho dos auditores; (ii) elaborar informes que sejam demandados pelo auditor; (iii)
implantar os mecanismos de controle necessários; (iv) respaldar todas as suas operações
com informação e documentação; (v) organizar um sistema de arquivos de documentos que
facilitem a verificação e controle.
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3.11 Políticas de Governança e Transparência
O GERJ adotará e disseminará políticas de governança e transparência para coibir fraude,
corrupção e desperdício ou mau uso dos recursos financeiros e dos bens adquiridos com
recursos do Projeto. As denúncias deverão ser apresentadas diretamente ao GERJ e UGP,
pessoalmente, por telefone, correio eletrônico, fax ou correio regular.
Encontra-se garantida também a aplicação da legislação federal referente ao acesso à
informação, contida na Lei 12.527/2011, bem como da regulamentação estadual que se
encontra no Decreto 43.597/2012. A SEPLAG já possui procedimento estabelecido, bem
como setor interno dedicado a esse fim, com o objetivo de garantir a todos o acesso à
informação segundo as determinações da legislação vigente.
Todas as medidas, relacionadas à transparência dos processos de licitação e seleção, serão
adotadas mediante observância à cláusula de Confidencialidade contida nas Diretrizes para
Aquisições Financiadas por Empréstimos do BIRD e Créditos da AID e nas Diretrizes:
Seleção e Contratação de Consultores pelos Mutuários do Banco Mundial. À exceção das
etapas justificadas pelo trecho acima, todas as demais ações, documentos e procedimentos
registrados nos Processos Administrativos das respectivas contratações, estarão disponíveis
para consulta,
Além disso, o GOERJ institucionalizará mecanismos de controle patrimonial de todos os
recursos e bens adquiridos com recursos do Programa.
Todos os partícipes do programa, sejam eles órgãos e entidades públicas ou instituições
privadas, estão sujeitas à Política do Banco Mundial - Práticas Corruptas e Fraudulentas.
3.12 Visão Geral do Fluxo de Recursos do Empréstimo e do Estado
Conforme os procedimentos estabelecidos pelo Acordo de Empréstimo e pelas legislações
nacional e estadual, todos os recursos oriundos do Empréstimo e necessários para a
execução do Programa serão retirados da Conta Designada, operada pela SEFAZ,
estabelecida no SIAFEM.
Especificamente no caso dos recursos oriundos do Acordo de Empréstimo, a UGP
submeterá a comprovação dos gastos ao BIRD para a realimentação da Conta Designada.
A comprovação dos gastos se dará mediante a elaboração de SOEs (Declarações de
Gastos), referentes às categorias de despesas elegíveis, previstas no Acordo de
Empréstimo. Um relatório de pagamentos será extraído periodicamente, classificado por
categoria de despesa, e incluído numa SOE, que será então submetido ao BIRD.
Para mais detalhes sobre os procedimentos relacionados à comprovação de gastos e do
fluxo dos recursos oriundos do BIRD ver o Manual de Desembolso e Carta de Desembolso
do Acordo de Empréstimo.
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4. MONITORAMENTO DAS INFORMAÇÕES
A UGP/Pró-Gestão, em sua estrutura institucional, contempla um setor técnico e de
monitoramento que, segundo dispõe a Resolução SEPLAG n°672, de 26 de março de 2012,
é responsável por planejar, propor, coordenar, desenvolver, supervisionar, acompanhar e
avaliar as atividades relativas à concepção, monitoramento e avaliação dos projetos e
atividades vinculados ao Pró-Gestão.
Assim, para além da contínua troca de informações estabelecida com os pontos focais do
Pró-Gestão, o contrato de empréstimo deste financiamento, no Adendo 2 (Execução do
Projeto), Cláusula Primeira (Arranjos Institucionais), item 3 indica que “o Mutuário: (a)
manterá, até a conclusão da execução do Projeto, reuniões regulares entre a SEPLAG, a
SEEDUC e a SES a serem convocadas pelo menos uma vez a cada trimestre; e (b)
imediatamente após cada reunião, elaborar e fornecer ao Banco uma cópia da ata de cada
uma das reuniões mencionadas”.
Para este fim, são realizadas reuniões trimestrais contando com a presença da equipe da
UGP em conjunto com os pontos focais setoriais e seccionais representantes da carteira de
projetos financiada, na qual, após um balanço geral do período, são apresentadas e
debatidas, para cada iniciativa, as ações planejadas no trimestre anterior, as ações
realizadas no presente trimestre bem como as ações futuras para o próximo trimestre. Ao
final, são compartilhadas as principais lições apreendidas no trimestre.
Este contínuo intercâmbio de informações entre a UGP e os pontos focais, aliados ao
trabalho do setor técnico e de monitoramento, fornecem informações para a elaboração e
envio ao BIRD de dois principais relatórios semestrais cujo enfoque recai sobre a execução
do Programa:
- Relatório de Acompanhamento de Projetos: o documento foi estruturado com base
nos três componentes constitutivos do Programa. Após a descrição dos principais
eventos para cada componente e de tabela com a síntese da situação de cada
projeto ao final do período considerado, são apresentadas informações detalhadas
por projeto, cobrindo (i) órgão e servidor responsável; (ii) objeto; (iii) escopo; (iv)
status do projeto; (v) contratado / contrato (quando aplicável), (vi) duração (incluindo
eventuais aditivos de prazo) / orçamento previsto ou valor contratado (conforme a
fase), incluindo aditivo de valor; (vii) lista curta / manifestação de interesse (quando
aplicável); (viii) termo aditivo (quando aplicável) e (ix) ou status da execução
contratual (quando aplicável).
- Relatório de Acompanhamento de Indicadores: sintetiza os resultados encaminhados
pelos pontos focais acerca dos indicadores com frequência semestral e anual do Pró-
Gestão, em conformidade com o disposto no Adendo 2 (Execução do Projeto),
Cláusula Segunda (Relatório e Avaliação de Monitoramento do Projeto), item 1.
- Relatório de avanços de projetos em execução: o documento é elaborado através
das informações extraídas de reunião de acompanhamento com os fiscais dos
contratos em execução. As principais informações verificadas consistem em (i) status
da execução contratual; (ii) perspectiva de cumprimento dos prazos; (iii) qualidade
das entregas dos produtos; e (iv) indicativo de revisão contratual de qualquer
natureza. O documento visa o monitoramento dos Contratos assinados, de modo a
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garantir a possibilidade de atuação prévia da UGP e das setoriais técnicas diante de
indicativos de risco, minimizando os efeitos das adversidades e potencializando a
perspectiva de melhores resultados.
4.1 Objetivos
Monitorar o desempenho do Programa, considerando indicadores intermediários e de
resultado;
Promover o controle do uso de recursos nos objetivos do Programa;
Gerar dados para a disseminação de resultados e de lições aprendidas.
4.2 Arranjo
O setor técnico e de monitoramento da UGP será o principal responsável pelo
gerenciamento das informações.
4.3 Sustentabilidade
Para garantir sua sustentabilidade, as atividades de gerenciamento das informações serão
centralizadas na SEPLAG, que será responsável pela produção de materiais relevantes
contendo informações do Programa.
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5. PROCESSOS
Com apoio técnico e metodológico do escritório de Processos da SEPLAG, a UGP
desenvolve o mapeamento dos processos técnico-licitatório, sobretudo para os casos de
consultor individual e empresas de consultoria (SBQC), modalidades licitatórias
proeminentes no caso do Pró-Gestão.
Com esta iniciativa, objetiva-se melhorar os processos de desenvolvimento de projetos
financiados através de normas internacionais, vinculados às operações de crédito,
proporcionando uma otimização dos insumos, redução do prazo de contratação dos
projetos, melhoria da qualidade final e dos resultados, através de: (i) definição clara de
competências; (ii) clarificação das etapas do processo para maior fluidez da rede técnica-
setorial; (iii) melhoria da gestão documental; e (iv) incorporação das lições aprendidas.
A principal entrega desta iniciativa será o manual de processos detalhado, contendo os
descritos ampliados e indicações de acesso aos documentos padronizados.
Assim, as próximas atualizações deste MOP poderão incluir em seus anexos o fluxograma
detalhado dos processos ainda não mapeados bem como modelos de documentos
elaborados, como termo de referência, orçamento, etc.
Já elaborados e redesenhados sob a ótica da melhoria da comunicação e da fluidez dos
procedimentos envolvendo os diversos atores partícipes, abaixo são disponibilizados o
mapeamento dos seguintes processos:
1. Técnica: Desenvolvimento dos documentos técnicos – Empresas de Consultoria;
2. Técnica: Desenvolvimento dos documentos técnicos – Demais modalidades;
3. Licitação: Aquisição de bens e serviços (Modalidade Shopping);
4. Licitação: Seleção de Consultores (Consultor Individual).
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Processo 1 – Técnica: Desenvolvimento dos documentos técnicos – Empresas de Consultoria
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Processo 2 – Técnica: Desenvolvimento dos documentos técnicos – Demais modalidades
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Processo 3 – Licitação: Aquisição de bens e serviços (Modalidade Shopping)
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Processo 4 – Licitação: Seleção de Consultores (Consultor Individual)
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