1.2

VERSÃO

MANUALDO USUÁRIO

Este manual tem o intuito principal de instruir o usuário em como instalar e utilizar o serviço de integração de dados entre o SAP Business One e o Portal da WEEL e como antecipar um recebível no Portal WEEL. Este serviço de integração irá intercambiar os dados da Empresa, Usuários, Contas Bancárias, Clientes, Fornecedores, Notas Fiscais de Saída, Notas Fiscais de Entrada, Contas a Receber e Contas a Pagar, desde que os termos de utilização sejam aceitos.

INTRODUÇÃO

Solicitamos a atenção para os itens abaixo possibilitando que o processo de instalação e configuração ocorram sem interrupções. São premissas para a configuração do ADD-On os seguintes itens:

1| As versões disponíveis dos AddOns atendem às versões a partir da versão 9.1do SAP Business One.

2| Verificar se a DI-API está instalada na máquina onde está será instalado o Add On.

3| Para que o serviço de integração funcione corretamente, é necessário a utilização de um AddOn de emissão de Nota Fiscal Eletrônica no SAP. Os AddOns de Notas Fiscais compatíveis e homologados são:

Sugerimos sempre utilizar as versões mais recentes dos Add-ons listados acima. Caso haja alguma dúvida sobre este assunto, favor enviar acessar o chat de nosso site (weel.com.br).

4| Definir um usuário que será responsável para autorizar o termo de aceite junto a WEEL. Verificar os campos nome e e-mail deste responsável os quais deverão estar corretos no cadastro de usuário do SAP B1.

5| Definir e/ou escolher um usuário que tenha permissão de incluir movimento contábil e baixa de liquidação de nota fiscal, entrada e saída. Os campos usuário e senha deste responsável deverão ser informados vide Configuração e Ativação do Serviço

6| Antes de fazer a instalação, todos os usuários deverão sair do SAP, pois suas telas serão fechadas durante a instalação.

7| Definir o caminho onde estão instalados os AddOns do SAP Business One.

8| A configuração e ativação do serviço só poderá ser ativado após a configuração completa do AddOn no SAP Business One. deve.

9| Conta Contábil de Encargos: nesta conta deverá ser informada a linha de despesas ou encargos financeiros.

10| Conta contábil WEEL: conta contábil de despesa financeira ou conta de Ativo Circulante. Deverá ser criada uma conta relacionada ao controle de despesas financeiras referente a Operação realizada no Portal WEEL.

11| Campo de usuário da Chave NFe (Nota Fiscal de Entrada): é apresentado a lista de campos a escolher. Após selecionar o campo, o preenchimento é automático. Geralmente este campo é criado pelo cliente ou pelo produto utilizado para obrigações fiscais, como exemplo: SPED.

OBS.: O campo acima deve ser confirmado com o responsável técnico

12| Criar Fornecedor WEEL para operação comissária: Criar um Fornecedor no cadastro de PN, com os dados da WEEL. Este cadastro é premissa em caso de operação comissária para o Portal WEEL retornar o Contas a Pagar com as informações de PN corretas. Este campo também é um checklist a ser selecionado, e apresenta todo o cadastro de PN, para a escolha do fornecedor previamente cadastrado.

13| O Serviço deve ser instalado em apenas uma estação, independente se o mesmo for um cliente ou servidor do SAP Business One. É premissa estar no client ou server de SAP BUSINESS ONE, e que o mesmo nunca seja desligado. No caso da máquina ser desligada para alguma manutenção, os serviços devem ser inicializados novamente.

14| Caso a empresa emita notas fiscais em filiais além da Matriz, o usuário deverá escolher de qual empresa ou filial irá integrar a(s) nota(s) no Portal da WEEL.

15| Caso o serviço já esteja instalado, é necessário efetuar a sua desinstalação, através da Remoção de Programas do Windows, conforme imagem abaixo:

Pré-Requisitos para Instalação e Configuração

Parceiro Add-on

Skill Triple One

AGL Nota Fiscal Eletrônica

DFE Nota Fiscal Eletrônica

Invent Software Nota Fiscal Eletrônica

16| No diretório do serviço (Arquivos de Programas (x86)\Weel\Weel - Integração) há uma arquivo de configuração que determina se os dados serão enviados para o ambiente de Homologação ou Produção, quando se instala o serviço por padrão ele assume homologação. Basta abrir o arquivo (WeelIntegracao.exe.config) e alterar a linha identificada como “Ambiente” e escolher o valor “H” ou “P”. Lembrando que para uma configuração já iniciada a troca de ambiente não deve ser feita, isso porque diversas informações já podem ter sido enviadas e os dados irão se perder.

17| Cadastrar as regras de distribuição caso haja distribuição da despesa financeira em vários centros de custo.

Para antecipar os recebíveis no Portal da WEEL, os seguintes requisitos abaixo deverão ser cumpridos:

1| Notas Fiscais

■ São permitidas apenas Notas Fiscais de mercadoria ou serviço vendidas a Empresa Jurídica ou seja, com CNPJ;

■ O recebível deve estar ligado a sua nota fiscal, ou seja, o usuário deverá administrar no seu ERP tanto notas fiscais como recebíveis;

■ Data mínima de vencimento de 10 dias a partir da data atual;

■ Data máxima de vencimento de 90 dias a partir da data atual;

■ Nota Fiscal de pessoas físicas não são aceitas;

■ Caso uma nota nova seja gerada no ERP, sua visualização estará disponível em 24 horas no Portal WEEL;

■ Notas fiscais canceladas não aparecerão no Portal WEEL;

■ Caso o cedente apresente risco de crédito, não será possível descontar a nota;

2| Assinatura eletrônica do Contrato para liberação do crédito;

3| *Cinquenta por cento (50%) do valor disponível para utilização de crédito nas operações de antecipação de recebíveis, após a confirmação da assinatura eletrônica;

4| Os cem por cento (100%) do crédito serão liberados a partir do recebimento da documentação física;

Premissas para Antecipação de Recebíveis

Para instalar o Add-on, siga os procedimentos:

Para instalar o Add-on, acesse: Administração > Add-ons > Administração de add-on

Clique em Registrar add-on:

Será aberta a janela de registro de add-on, selecione a pasta onde estão os arquivos de instalação do Add-on (WEELSetup.msi e WEELAddon.ard ou WEELAddon64.ard), clicando no botão Localizar:

Na pasta onde estão os arquivos de instalação do Add-on, selecione o arquivo “weelAddon.ard” e em seguida clique em abrir:

Marque a opção Instalar como parte do registro para que o add-on seja instalado em todas as bases. Clique em OK para iniciar a instalação do Add-on:

Ao iniciar o instalador do Add-on, clique em ‘Next’ (Próximo).

Após a primeira etapa, clique em ‘Install’ (Instalar).

O processo de instalação será iniciado.Aguarde até que a instalação seja concluída. Após o término, clique em ‘Finish’ (Finalizar).

Será aberta uma janela de mensagem do sistema solicitando a confirmação do término da instalação, para confirmar clique em Sim

Após a instalação finalizada, marque o add-on como ativo e selecione o grupo padrão de inicialização e clique em OK/Atualizar:

Instalação do Add-on

Importante: Durante todo este processo de criação das tabelas e campos, o SAP Business One necessita que todos os usuários fechem a cessão de uso. Para continuar a instalação clicar no Sim. As janelas que estiverem em uso no SAP Business One serão fechadas automaticamente para criação destes novos campos. Por isso é extremamente recomendável que os usuários estejam fora do sistema durante este processo:

Nesta próxima etapa vamos inicializar o processo de criação dos campos do add-on no SAP Business One, siga o caminho:

Administração > Add-ons > Administrador add-on

Selecione o Add-on WEEL.App e clique em Início.

Ao clicar em Início, o Add-on será carregado. Na primeira utilização será necessário aguardar que o add-on crie os seus respectivos campos e tabelas de usuário no SAP Business One.

É possível visualizar o andamento deste processo no canto inferior esquerdo do sistema:

Criação das tabelas:

Criação dos campos:

Importante: LEMBRE-SE PARA A CONCLUSÃO DESTE PROCESSO. NENHUM USUÁRIO PODERÁ ESTAR LOGADO NO SISTEMA.

Após a instalação do Add-on, será criado um item no menu principal do SAP Business One > Administração > Configuração > WEEL

Para iniciar a configuração básica, basta clicar no menu “Configurações gerais”.

Nesta primeira vez de uso do Add-On, vamos apresentar os termos e condições de uso, siga os seguintes passos:

Clicando em OK, a tela de aceite é exibida:

Verificar antecipadamente qual será o usuário responsável para dar o de acordo ao Termo de Aceite.

Para que o checkbox de aceite (1) fique ativo, é necessário antes clicar no link do contrato (2).

Após ler e aceitar os termos de utilização do serviço, informe seu nome, cargo e usuário. Após isto, clique em “Eu aceito”.

Certifique-se de ter lido os termos do Contrato da WEEL, e click no checkbox de “Eu aceito os termos e condições de uso”, o botão “EU ACEITO”, será desbloqueado para darmos continuidade ao processo de configuração do Add-On WEEL.

Após aceito os termos de utilização, a tela de Configurações gerais é exibida:

Configurar os seguintes campos:

1| O campo “Contrato de Termos e condições foi aceito por” é preenchido automaticamente;

2| Conta Contábil de Encargos: nesta conta deverá ser informada a linha de despesas ou encargos financeirosVerificar os exemplos de contabilização, de acordo com a operação realizada no Portal WEEL.

3| Campo contábil WEEL: conta contábil de despesa financeira ou conta de Ativo Circulante. Deverá ser criada uma conta relacionada ao controle de despesas financeiras na Operação realizada no Portal WEEL.

4| Campo de usuário da Chave NFe (Nota Fiscal de Entrada): é apresentado a lista de campos a escolher, após selecionar o campo, o preenchimento é automático.

OBS.: O campo acima deve ser confirmado com o responsável técnico, as sugestões acima

são para facilitar a busca.

5| Fornecedor WEEL para operação comissária: Criar um Fornecedor no cadastro de PN, com os dados da WEEL. Este cadastro é premissa em caso de operação comissária no Portal WEEL. Este campo também é um checklist a ser selecionado, e apresenta todo o cadastro de PN. Escolha o fornecedor previamente cadastrado.

6| Selecionar a filial para a qual deseja enviar os dados (esta opção estará ativada caso a opção Ativar o Recurso de Múltiplas Filiais esteja marcada. O caminho para esta opção é Menu Principal -> Módulos -> Administração -> Inicialização do Sistema - > Detalhes da Empresa)

Inicialização e Configuração

Após clicar em Salvar, esta opção ficará desabilitada.

7| Após o preenchimento dos campos, clique em Salvar.

Modelos de Nota Fiscal

Após a configuração do Add-on finalizada, será preciso selecionar os modelos de notas fiscais que não serão enviadas ao Portal WEEL. Esta configuração é importante, pois só devem ser selecionadas notas fiscais que serão enviadas à SEFAZ.

Observação: A nota fiscal de serviços não é enviada para o SEFAZ e, portanto não há o código de retorno. Cadastrar a Nota Fiscal de Serviço como Sim.

No Sap Business One acesse: Menu Principal > Administração > Configuração > Finanças > Imposto > Nota Fiscal > Modelo da Nota Fiscal

Por padrão todos os modelos estão configurados como Sim, mude para Não aqueles que não serão enviados:

Escolha o colaborador definido no Termo de Aceite e informe “SIM” no campo de usuário “Integrar portal”:

Caso os campos de cadastro do usuário acima não estejam visíveis, selecionar visão de campos e torná-los visíveis.

Importante: Os campos obrigatórios para ter acesso ao Portal WEEL são - Primeiro Nome, Sobrenome, E-mail e CPF.

Após a tarefa de integração do usuário efetuada, de acordo com o agendador, o usuário receberá no seu e-mail um link para confirmação dos dados e uma senha temporária para acesso ao Portal WEEL

Usuários

Será preciso complementar o cadastro de colaborador do mesmo usuário definido no Termo de Aceite.

No Sap Business One acesse: Menu Principal > Recursos Humanos > Cadastro de colaboradores:

Utilização

O Serviço deve ser instalado em apenas uma estação, independente se o mesmo for um cliente ou servidor do SAP Business One. É premissa estar no client ou no server do SAP Business One, e que o mesmo nunca seja desligado. No caso da máquina instalada ser desligada para alguma manutenção, os serviços devem ser inicializados novamente.

Caso o serviço já esteja instalado, é necessário efetuar a sua desinstalação, através da Remoção de Programas do Windows, conforme imagem abaixo:

Instalação

Para instalar o serviço do integrador de dados, é necessário executar o arquivo WEELSetup.msi:

Executando o arquivo, abre a janela do instalador do serviço de integração:

Na primeira tela é só clicar no botão Avançar.

Na tela seguinte iremos selecionar em qual pasta serão instalados os arquivos do serviço:

Depois de configurado o diretório do passo anterior, só clicar no botão Avançar e na próxima etapa mostra uma mensagem informando que o serviço está pronto para ser instalado.

E assim, nesta etapa é só clicar no botão Avançar, e na próxima tela, mostra o progresso da instalação.

Após o fim da instalação é só fechar a tela do setup:

Finalizada a instalação, será adicionado nos serviços do Windows (Services.msc) dois novos itens, eles são responsáveis pelo serviço de integração do SAP Business One com o Portal WEEL:

O primeiro item “WEEL – Integração” é o serviço principal, e o segundo item “WEEL – Service Monitor” é o serviço espelho.

O serviço espelho é responsável por manter o serviço principal sempre em execução, ou seja, caso o serviço principal pare de executar por algum motivo ele automaticamente será iniciado novamente pelo serviço espelho.

Instalação do Serviço

Antes de iniciar o serviço de integração, é necessário acessar a pasta de instalação do serviço e executar o aplicativo WEELServiceTools.exe:

Ao executá-lo, note que na barra de tarefas do Windows, ao lado do relógio, contém agora o ícone do WEEL - Service Tools:

Note que contém os botões

No botão TAREFAS vamos configurar a frequência e horário que o serviço integra os dados entre o SAP Business One e o Portal WEEL.

Depois de clicar no botão , aparecerá a tela mostrada abaixo. Nesta tela contém o campo Tarefa, selecione a opção Integração:

Ao selecionar a opção “Integração”, vamos determinar a frequência que o serviço fará o seu processo de integração do SAP Business One e o Portal WEEL:

Ocorre: Neste campo selecione se a frequência do processo do serviço ocorrerá em períodos: Diário, Semanal ou Mensal

Repete a cada: Selecionando o tipo de ocorrência, neste campo vamos selecionar a frequência de repetição: se diário, selecione a quantia de dias que ocorrerá o processo, se semanal, selecione o dia da semana, se mensal, selecione qual dia do mês o serviço se repetirá,

Segue abaixo um exemplo:

Ocorrência Diário:

Ocorrência Semanal:

Ocorrência Mensal:

Depois de selecionado a frequência que ocorrerá o serviço, é necessário selecionar o Horário do processo:

Nesta configuração, é possível parametrizar se o serviço ocorrerá sempre em um horário fixo, ou é possível selecionar a frequência de horário em uma determinada quantia de Minutos ou Horas.

Vamos agora configurar as conexões com o Banco de Dados SAP Business One.

No botão SAP configurar a as conexões com o banco SAP Business One.

Perceba que a tela de configuração do SAP contém dois botões: Banco de Dados e SAP.

A primeira etapa é para configurar a conexão com o Banco de Dados SQL, e depois de conectado com o banco, é necessário informar quais bases (tabelas) do SAP Business One serão informadas para o Portal WEEL.

Seguem instruções de configuração:

a. Banco de Dados:

Versão: Neste campo vamos selecionar qual a versão do Banco de Dados MSSQL do servidor está em uso no cliente: 2005, 2008, 2012, 2014 ou 2016.

Servidor: Informar qual o nome do servidor do Banco de DadosUsuário: Campo usado para informar qual o usuário de acesso do Banco de Dados SQLSenha: Neste campo informar a senha de acesso do usuário SQL usado acima.

Após configurar as informações acima, clicar no botão OK , se todas as informações estiverem corretas, o aplicativo dispara a seguinte mensagem:

Depois de conectado no Banco de Dados, configurar as informações de conexão com o SAP Business One.

Usuário: Informe neste campo um usuário que pode fazer uma conexão no SAP Business OneImportante: O usuário aqui informado deve ser o mesmo usado no login do SAP Business One, como premissa este usuário deve ter permissão de incluir movimento contábil e baixa de liquidação de nota fiscal, entrada e saída.

Senha: Campo para informar a senha do usuário de conexão com o SAP Business One usado acima

Após configurar as informações acima, é só clicar no botão paraconfirmar a adição da base do SAP Business One. Caso queria adicionar mais uma base para o serviço integrar os dados, clicar no botão e utilizar os campos acima para informar a nova conexão.

Logo abaixo do campo Senha, contém a lista das bases adicionadas que irão integrar o serviço do SAP Business One entre Portal WEEL:

Caso queira remover uma base desta lista, selecione a base desejada e clique no botão

Depois de configurar todas as informações de conexão com o Banco de Dados e SAP, clique no botão para salvar as informações.

Configurado os botões SAP e Tarefa, podemos iniciar o serviço.

Voltando a tela principal do aplicativo WEEL – Service Tools, agora é necessário clicar no botão na tela principal do WEEL – Service Tools:

Ao iniciar o serviço, o aplicativo dispara a seguinte informação:

b. SAP:

Banco: Neste campo selecionar qual a base de dados do SAP Business One com a qual o serviço deve conectar:

Configuração e Ativação do Serviço

Os usuário cadastrados receberão um e-mail com a tela conforme abaixo para iniciar o processo de acesso ao Portal WEEL.

Na tela Inicial, clicar em Confirmar e-mail para iniciar o uso do Portal WEEL.

Digite seu e-mail e a senha recebida por e-mail e clique em Entrar.

Você visualizará a tela abaixo. Caso nenhum recebível tenha sido encaminhada pelo SAP Business One, a tela Antecipação aparecerá vazia, caso contrário, a tela mostrará os recebíveis.

Para que a operação de Antecipação de Recebíveis possa ser realizada pela primeira vez é necessário que o cadastro esteja completo e que alguns documentos tenham sido enviados para o Portal WEEL.

Acesse a opção Cadastro e você visualizará a tela abaixo. A opção Informação Geral será previamente preenchida com dados coletados do SAP Business One. Avalie os dados e, caso seja necessário, faça as alterações necessárias.

Acessar a opção Sócios.

Clicar em Adicionar Sócio e complementar as informações.

Caso você queira preencher depois, clique em Terminar Depois. Se finalizou, clique em Próximo para preencher demais dados.

Para acrescentar outro sócio, clique na opção Sócios novamente. Aparecerá o cadastro do sócio cadastrado anteriormente e a opção para cadastrar o novo sócio. Clique em adicionar Sócio para preencher os dados.

Caso existam Procuradores, clique na opção Procuradores e você visualizará a tela abaixo.

Caso existam Procuradores, clique na opção Procuradores e você visualizará a tela abaixo.

Insira os contratos.

Ao acessar o Menu Antecipação, você verificará os recebíveis disponíveis com os respectivos vencimentos, taxas de desconto e valores líquidos. Selecione os recebíveis que gostaria de antecipar.

Conforme o usuário for adicionando recebíveis, o total líquido é atualizado.

Caso você opte por uma operação comissária, clique nos três pontinhos (na vertical) e clique no box de OPERAÇÃO COMISSÁRIA.

Na segunda fase o usuário deverá escolher uma conta de transferência já cadastrada no SAP Business One. Apenas escolha a conta e clique em Continuar.

Clique e Continuar para confirmar a operação.

Click em OK, ENTENDI. Após a confirmação, você receberá um e-mail da ClickSign para assinar digitalmente os documentos.

Assine digitalmente o contrato enviado para seu email para liberar o dinheiro em sua conta-corrente.

Como acessar o Portal WEEL

Senha

E-mail

Senha

E-mail

Senha

E-mail

Após o desconto aceito e pago pela WEEL, o SAP Business One receberá os dados e os lançará de acordo com as contas contábeis configuradas anteriormente,

Segue modelo de contabilização em caso de operação descontada normal, conforme modelo abaixo:

Quando o boleto for pago pelo cliente, será efetuado no SAP Business One um Contas a Receber com o meio de pagamento “Dinheiro”, na conta contábil da conta bancária do banco escolhido durante a etapa de desconto, no portal da WEEL:

Importante: Para operações comissária a contabilização é diferente e está expressa com exemplos mais abaixo.

Caso a operação seja comissária, será gerado um lançamento contábil para o Fornecedor WEEL (utilizando o PN configurado na etapa anterior). Este lançamento contábil irá gerarum Contas a Pagar em aberto no SAP, conforme modelo abaixo:

Contas a pagar

Retorno das transações no SAP Business One

pós o Add-on WEEL em uso, você poderá visualizar o Log de Integração. Acompanhar a integração dos dados enviados e recebidos, dos títulos integrados corretamente, e da liquidação de retornos.

Note que, se alguns títulos não aparecerem no Portal WEEL, você poderá checar o que ocorreu no Log de Integração, de acordo com o menu abaixo: Administração > Configuração > WEEL > Log de Integração

Após clicar em “Log de Integração”, a tela abaixo é exibida, com todos os registros realizados com sucesso ou não

Para visualizar os dados de acordo com sua necessidade, utilize os campos do(s) filtro(s) desejado(s) e clique em Pesquisar.

Os títulos que deixarem de aparecer no Portal WEEL, e estiverem no Log de Integração sem o devido ok, devem ser complementados de acordo com o sugerido no Log de Integração e devem reprocessados manualmente, a fim de que possam ser visualizados no Portal WEEL,

Tela de Configurações Gerais → REPROCESSAR REGISTROS COM ERRO

Log de integração