essbase series - excel add-in essbase

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Essbase Séries March 12 2012 Este documento é um Guia de referência para utilização do Excel Add-in para o Essbase. Este manual retrata as funções básicas, podendo ser utilizada em qualquer versão do suplemento à partir da versão 6.1 até a última versão 11R1. Guia de Referência Excel Add-in Essbase

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Este documento é um Guia de referência para utilização do Excel Add-in para o Essbase. Este manual retrata as funções básicas, podendo ser utilizada em qualquer versão do suplemento à partir da versão 6.1 até a última versão 11R1.

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Page 1: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Essbase Séries

March 12

2012 Este documento é um Guia de referência para utilização do Excel Add-in para o Essbase. Este manual retrata as funções básicas, podendo ser utilizada em qualquer versão do suplemento à partir da versão 6.1 até a última versão 11R1.

Guia de Referência Excel Add-in Essbase

Page 2: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Lição 1 - Conectando com o Oracle Essbase

O Oracle Essbase possui um suplemento no Excel onde o usuário pode:

Conectar com o banco de dados do Oracle Essbase.

Extrair dados para consultas e análises.

Definir formatos de visualização e gerar planilhas automaticamente.

Trocar informações de linhas para colunas e vice-versa (Pivot Table).

Colocar informações extras para um determinado dado em destaque, etc.

Enfim, existe um gama diversa de recursos que podem ser utilizados com essa

ferramenta, lembrando que o suplemente Essbase, tem por característica ser um

conector Ad-Hoc, isto é, o usuário irá montar a sua consulta dinâmicamente,

totalmente Taylor Made, a partir da criação do primeiro documento o usuário poderá

utilizar as máscaras (planilhas) criadas e apenas extrair os dados necessários.

Uma das grandes vantagens desse suplemento é que com a evolução das versões do

banco de dados o aplicativo não perdeu a padronização, os comandos standard

continuam os mesmos, ou seja, se você já trabalhou com a versão Essbase 6.1 não irá

ter dificuldade nenhuma com a versão Essbase 11R1, pois os comandos do suplemento

são os mesmos.

Abaixo podemos ver a abertura padrão do Menu do suplemente Essbase.

Page 3: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Como conectar

1. Selecione ESSBASE | CONNECT.

2. No campo Server, selecione o servidor de dados do Essbase.

3. No campo Username, digite o seu usuário de acesso.

4. No campo Password, digite sua senha de acesso.

5. Após os passos acima uma lista de aplicações aparecerá na sua tela, parecida

com a mostrada na figura acima. Selecione o banco de dados desejado e clique

no botão OK.

Nota: Neste instante o Excel está conectado a um banco de dados Essbase e pronto

para fornecer as informações que o usuário precisar.

Page 4: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Lição 2 – Carregando os dados na planilha

Com um simples comando, o Excel manda instruções para o servidor Essbase e este

retorna os dados.

Comando Retrieve

Este comando carrega os dados do Essbase de acordo com as informações

selecionadas na planilha. O comando pode ser utilizado também para atualizar os

dados da planilha ou mesmo para exibir as novas opções utilizadas em OPTION.

Se ainda não estiver conectado:

1. Selecione ESSBASE | RETRIEVE

2. Se não estiver conectado ainda, a caixa de conexão abrirá automaticamente.

Utilize o mesmo procedimento passado na Lição 1 para efetuar a conexão.

Se já possuir informações na tela ou se realizou alguma modificação em OPTIONS:

1. Selecione ESSBASE | RETRIEVE

Para ambos os casos, os dados serão carregados para a planilha Excel de acordo com

as informações requisitadas.

Page 5: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Lição 3 – Removendo ou Mantendo dados

Ao analisar os dados de uma planilha Excel, às vezes é necessário selecionar apenas

alguns itens mais importantes para a pesquisa. Neste caso, existem dois comandos do

Essbase que auxiliam a consulta:

Comando Keep Only

Este comando mantém apenas os dados selecionados. Supondo os dados da planilha

abaixo:

Se quisermos analisar apenas os dados do Quarter 1 (Qtr1), devemos seguir os

passos:

1. Selecione com o mouse a célula onde está localizado o “Qtr1”.

2. Selecione ESSBASE | KEEP ONLY. O resultado esperado é demonstrado na

figura abaixo:

3. Somente os dados referente ao Qtr1 são mantidos na tela.

Comando Remove Only

Page 6: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Continuando o exemplo anterior, se quisermos analisar apenas as regiões e descartar o

total das regiões (Membro “Market”), seguimos os seguintes passos:

1. Selecionar com o mouse a(s) célula(s) que serão removidas. Para o nosso

tutorial, selecione a célcula “Market”, conforme é mostrado na figura abaixo:

2. Selecione então o comando ESSBASE | REMOVE ONLY. O resultado esperado é

demonstrado na figura abaixo:

Page 7: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Lição 4 – Expandindo os dados para um nível abaixo ou resumindo os dados

De acordo com o banco de dados selecionado, podemos detalhar um determinado

membro ou mesmo resumir as informações em um nível superior. A este movimento

de detalhar mais as informações é chamado de DRILL DOWN. Ao movimento de

resumir as informações é chamado de DRILL UP.

Comando Zoom In (Drill Down)

Este comando realize o DRILL DOWN de um determinado membro para os níveis

inferiores. É importante salientar que o banco de dados esteja estruturado para

fornecer informações mais detalhadas.

1. Selecione um determinado membro no qual se deseja fazer o Drill Down. Para

o nosso exemplo, supor que vamos detalhar as informações do membro

Quarter 1 (Qtr1).

2. Selecione ESSBASE | ZOOM IN. O resultado é mostrado na figura abaixo.

DICA: Este comando pode ser feito com o próprio Mouse.

Page 8: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

3. Selecione o membro que será feito o Drill Down.

4. Com o botão esquerdo do mouse, dê um duplo clique neste membro. O efeito

será o mesmo do ZOOM IN.

Comando Zoom Out (Drill Up)

Este comando realize o DRILL UP de um determinado membro para os níveis

superiores.

1. Selecione um determinado membro no qual se deseja fazer o DRILL UP. Para o

nosso exemplo, supor que vamos resumir as informações do mês de Janeiro

(Jan).

2. Selecione ESSBASE | ZOOM OUT. O resultado é mostrado na figura abaixo.

DICA: Este comando pode ser feito com o próprio mouse.

3. Selecione o membro desejado onde será feito o Drill Up

4. Com o botão direito do mouse, dê um duplo clique neste membro. O efeito será

o mesmo do ZOOM OUT.

Page 9: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Lição 5 – Trocando os dados de colunas pelas linhas e vice-versa

Para auxiliar a análise, às vezes é necessário visualizar um dado nas colunas e outros

dados em linhas. Através do Essbase é possível inverter as informações que estão em

colunas para as linhas.

Comando Pivot

Vamos passar os dados de meses que estão nas linhas e passar para as colunas.

Clique em algum membro de período.

1. Selecione o comando ESSBASE | PIVOT. O resultado é mostrado na figura

abaixo.

O mesmo comando pode ser feito com o mouse, assim como fizemos os Drills.

2. Selecione com o mouse algum membro de período e mantenha pressionado o

botão da direita.

Page 10: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

3. Arraste o mouse (com o botão direito pressionado) em direção as colunas.

4. Solte o botão direito quando atingir o local desejado. O resultado é mostrado

na figura abaixo.

Page 11: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Lição 6 – Navegando sem dados

Às vezes, é necessário montar um relatório no Excel com diversas colunas e linhas.

Toda vez que realizamos um DRILL DOWN, DRILL UP ou PIVOT para mover as

informações, o Excel busca na base de dados do Essbase estas informações e traz os

dados. Para aumentar a velocidade de resposta, podemos navegar sem os dados até

que o relatório esteja com as colunas e linhas acertadas.

Comando Navigate Without Data

1. Selecione ESSBASE | NAVIGATE WITHOUT DATA

Quando for selecionado o comando RETRIEVE, ZOOM IN, ZOOM OUT ou mesmo

algum membro for arrastado com o mouse, os dados ficarão em branco.

Page 12: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Lição 7 – Colocando comentários em um determinado dado importante

O Essbase possui uma ferramenta que permite que um usuário armazene um

comentário, um documento ou uma página de internet em um dado que tiver

relevância. Este comentário ficará guardado na base de dados do Essbase. Caso este

dado seja consultado por outra pessoa, será possível ver o comentário anexado.

1. Selecione o membro que deseja inserir o comentário.

2. Utilizando o valor “13355”, dê um duplo clique com o botão esquerdo do

mouse. Uma nova tela será apresentado, idêntica a figura abaixo.

3. As combinações são mostradas no cabeçalho. Selecione a opção “Attach”.

Page 13: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

4. Defina qual tipo de comentário deseja incluir, existem 3 (três) opções: Texto

(cell note), arquivo (File) ou um website (Url). Após inserir o comentário, clique

no botão OK.

5. Após a inclusão do comentário clique no botão “Close”.

OBS.: O comentário já está armazenado na aplicação Sample no cubo Basic do

Essbase.

DICA: Caso seja necessário realçar este comentário automaticamente quando

a planilha for carregada siga os passos abaixo:

6. Selecione ESSBASE | OPTIONS

7. Selecione a janela “Display”, marque a opção “Use Styles”

8. Selecione a janela “Style” e marque a opção “Linked Components” que está

localizada em “Data Cells”. Conforme mostrado na figura abaixo:

Page 14: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

9. Após a seleção clique no botão OK.

10. Retornando a planilha Excel, selecione ESSBASE | RETRIEVE.

11. O dado “13355” ficará sempre realçado. Mesmo que seja realizado o Drill

Down, Drill Up, Pivot ou inserido mais algum elemento.

Para rever o comentário:

1. Dê um duplo clique no com o botão esquerdo do mouse sobre o dado que está

realçado.

2. Clique em “View/Lauch”

Page 15: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

3. O comentário poderá ser visto novamente.

Page 16: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Lição 8 – Voltando uma ação indesejada

É possível voltar uma ação indesejada (DRILL DOWN, DRILL UP, PIVOT, KEEP ONLY,

etc.) para que os membros voltem para a visão original.

Comando FLASH BACK

1. Experimente fazer um DRILL DOWN (Zoom In) em um determinado membro.

2. Para desfazer esse DRILL DOWN, selecione ESSBASE | FLASH BACK.

3. O comando será desfeito e a planilha volta ao cenário anterior.

OBS.: Este comando só desfaz a posição anterior. NÃO É POSSÍVEL EFETUAR DOIS

FLASH BACK SEGUIDOS.

Page 17: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Lição 9 – Configurações avançadas

Para acessar as configurações de suplemento, selecione ESSBASE | OPTIONS.

Configurações da Aba “Display”.

Parâmetro Identation

None Todos os membros (parent e child) ficam na mesma posição.

Subitems Os membros Child ficam posicionados a frente em relação a um membro Parent.

Totals Os membros Parent ficam posicionados a frente em relação a um membro Child.

Parâmetro Supress

#Missing Rows Membros que não possuir valor são suprimidos do relatório quando o dado é carregado (usando o

Page 18: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

comando RETRIEVE).

Zero Rows Membros com valor igual a 0 (zero) são suprimidos do relatório quando o dado é carregado.

Underscore_Characters Membros com o caracter “_” são suprimidos dos relatório quando o dado é carregado.

Parâmetro Cells

Use Styles Os estilos de cor, fonte e tamanho são utilizados no relatório de acordo com os parâmetros escolhidos na aba “Style”.

Adjust Columns Toda vez que for executado um RETRIEVE dos dados, as colunas se auto ajustam.

Repeat Member Labels Repete a descrição de um membro por várias linhas

Parâmetro Replacement

#Missing Label Caso não exista valor para um determinado membro, pode ser colocado uma mensagem para informar. Se o parâmetro não for alterado, a informação aparece com o valor “#Missing”.

#No Acess Label Caso o usuário não tenha acesso a uma determinada informação, pode ser colocado uma mensagem para informar. Se o parâmetro não for alterado, a informação aparece com o valor “#NO ACCESS”.

Parâmetro Aliases

Use Aliases O membro é mostrado no relatório com a sua descrição, se não for selecionada está opção o membro é mostrado com o código que foi cadastrado no banco de dados.

Use Both Member Names and Aliases for Row Dimensions

O mesmo membro é mostrado no relatório com o seu código e sua descrição.

Parâmetro Dynamic Time Series

Quando selecionado, é possível escolher um determinado período. No relatório, os

valores serão mostrados com os valores acumulados até este período escolhido.

Page 19: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Configurações da Aba “Zoom”

Parâmetro Zoom In

Seleciona a opção de como será feito o Drill Down.

Next Level Expande o Drill Down para um nível imediatamente inferior.

All Level Expande o Drill Down para todos os níveis inferiores.

Bottom Level Expande o Drill Down para todos os membros do nível 0.

Sibling Level Expande o Drill Down para os membros do mesmo nível que possuem o mesmo Parent.

Same Level Expande o Drill Down para todos os membros do mesmo nível.

Same Generation Expande o Drill Down para todos os membros da mesma geração.

Page 20: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Parâmetro Member Retention

Include Selection Expande o Drill Down e mantém o membro selecionado.

Within Selected Group Expande o Drill Down somente para o grupo selecionado.

Remove Unselected Groups

Expande o Drill Down e retira do relatório todos os membros que não foram selecionados.

Configurações da Aba “Mode”

Parâmetro Formula Preservation

Caso sejam utilizadas fórmulas auxiliares do próprio Excel e não queira perder o

conteúdo quando estiver carregando as informações do banco de dados, selecione as

opções abaixo para que a sua fórmula seja preservada.

Retain on Retrieval A fórmula é mantida quando utilizado o comando RETRIEVE.

Retain on Keep and A formula é mantida quando utilizado os comandos

Page 21: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Remove Only Keep Only e Remove Only.

Retain on Zooms A formula é mantida quando utilizado os comandos Zoom In e Zoom Out.

Formula Fill No caso de expander os dados para os níveis inferiores, a fórmula também será aplicada aos novos membros do relatório.

Configurações da Aba “Style”

Selecione cor, tamanho e modelo de letra para cada tipo de membro:

Members É possível selecionar um padrão de letra, cor e tamanho para cada grupo de membros para que apareçam em destaque no relatório.

Dimensions É possível selecionar um padrão de letra, cor e tamanho para cada dimensão que está presente no relatório.

Cells Para valores que possuem comentários, que não podem ser alterados ou que possuem permissão para leitura/escrita, é possível selecionar um padrão de letra, cor e tamanho.

Page 22: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Configurações da Aba “Global”

Parâmetro Mouse Actions

Enable Secondary Button Permite que seja feito o DRILL UP utilizando o botão direito do mouse.

Enable Double-Clicking Permite seja feito o DRILL DOWN utilizando o botão esquerdo do mouse.

Parâmetro Memory

Enable Flash Back – habilita o uso do comando Flash Back.

Page 23: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Lição 10 – Apresentando relatórios em diversas planilhas

É possível dividir o relatório em várias planilhas para facilitar uma análise. O Essbase

permite que o mesmo relatório seja duplicado em vários relatórios idênticos variando

uma ou várias dimensões.

Por exemplo, suponha que uma empresa possui pontos de vendas em várias regiões. É

possível gerar relatórios separados de cada região com o mesmo formato.

Comando Cascade

No exemplo acima, existe uma necessidade de ter um relatório que mostre as Vendas

realizadas em cada região, em planilhas separadas.

O comando Cascade realiza o “DRILL DOWN” de vários membros expandindo os

dados em outras planilhas. Podendo o usuário escolher se deseja gerar várias planilhas

ou várias pastas dentro de uma mesma planilha.

1. Selecione com o mouse o membro ou os membros na qual se deseja realizar o

DRILL DOWN. No nosso exemplo, vamos expandir o membro Market.

Selecione ESSBASE | CASCADE.

Page 24: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

2. Na aba “Cascade Information”, é possível definir em qual nível será feito o

DRILL DOWN.

3. Na aba “Destination Options”, é possível definir o nome do arquivo Excel onde

será gerado o novo relatório.

Page 25: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Parâmetro Destination Directory

Destination Directory Diretório onde será gerado o novo arquivo.

Parâmetro Destination Types Separate Workbooks Expande cada membro Child em uma planilha

Excel nova.

One Workbook, Separate Sheets

Expande cada membro Child em uma pasta separada, mas todas em uma mesma planilha Excel.

Printer O resultado é enviado para uma impressora.

Parâmetro Naming Information Prefix Quando se deseja gerar várias planilhas, pode ser

acrescentado no nome de cada planilha um prefixo.

Sufix Quando se deseja gerar várias planilhas, pode ser acrescentado no nome de cada planilha um sufixo.

Workbook Nome da nova planilha Excel.

4. Após definir os dados, clique em OK.

5. O membro “Market” foi expandido em 4 regiões. Cada região foi criada em uma

aba diferente (1,2,3 e 4).

Dimensão Market, selecionada com o comando Cascade.

Cada região abaixo da dimensão Market

geraram as pastas novas na planilha.

Page 26: ESSBASE Series - Excel Add-in Essbase

Lição 11 – Modificando a base de dados do Essbase

Existem casos onde é necessário modificar o valor de determinado membro no

Essbase, como por exemplo:

Ambiente de simulação

Correção de dados

Atualização de índices ou cotações

Entrada manula de valores

Este procedimento de alteração de dados deve ser feito com muito critério e por

usuário autorizado. Normalmente o Essbase já possui esta segurança personalizada

para cada usuário.

1. Altere o valor desejado

2. Utilize o comando ESSBASE | LOCK, este comando prepara o banco de dados

para enviar os dados.

3. Utilize o comando ESSBASE | SEND para enviar os dados para o banco de

dados Essbase.