manual do serviço de gestão de doentes do hospital do ... · manual do serviço de gestão de...

Manual Manual do Serviço de Gestão de Doentes do

Hospital do Fundão Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:1 de 29

Elaborado por:

Lucrécia Nunes e Joaquim Santos

Carimbo:

Aprovado por:

Conselho de Administração

Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

Manual constituído por:

1. OBJECTIVOS

2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

3. ORGANOGRAMA

4. RECURSOS HUMANOS

5. CONTEUDOS FUNCIONAIS E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Este Manual aplica-se no Serviço de Gestão de Doentes do Hospital do Fundão.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

1 OBJECTIVOS DO SERVIÇO DE GESTÃO DE DOENTES - FUNDÃO

Modernização e revitalização das várias áreas de intervenção do Serviço de Gestão de Doentes –

Fundão

Melhoria dos Serviços prestados ao utente, com atendimento personalizado e eficiência

profissional

Implementação da qualidade para melhor identificação das necessidades dos utentes

Respostas atempadas e eficientes às solicitações da área clínica e outras áreas profissionais, para a

resolução dos problemas dos utentes

Formação com actualização constante dos conhecimentos e saberes / Avaliação Permanente

Melhoria das condições de trabalho; motivação dos recursos humanos, e respectiva requalificação,

simplificação e optimização de processos e procedimentos com recursos às novas tecnologias de

informação e comunicação

Cumprimento na íntegra, dos regulamentos já existentes e dos que venham a ser criados, sem

prejuízo do cumprimento das orientações superiores, das chefias e da legislação em vigor

Redução de custos do funcionamento dos Serviços

Uniformização de critérios e metodologias, sem esquecer as realidades funcionais e sociológicas

dos hospitais que constituem o C.H.C.B.

2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

O SGD – Fundão, alarga a sua intervenção de acção a várias áreas:

- Apoio Logístico / Secretariado

- Secretariado / Consultas Externas

- Secretariado / Imagiologia

- Secretariado / Laboratório de Análises Clínicas

- Secretariados de Internamento

- Secretariado / Serviço Domiciliário, Tratamentos, Hospital de Dia

- Arquivo Clínico.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

É de referir que, apesar de haver equipas constituídas, alguns funcionários do SGD – Fundão,

deverão estar preparados, com conhecimento dos diversos módulos do SONHO, para, em situações de

ausência ou impedimentos, colmatarem as falhas surgidas.

Deve tentar-se, sem retirar qualidade às diversas áreas de intervenção, criar uma equipa com

tarefas polivalentes.

Para além dos diversos suportes administrativos em vigor no C.H.C.B., e outros documentos

criados para simplificar os serviços de apoio administrativo, o Serviço de Gestão de Doentes, em todas

as áreas de intervenção trabalha no programa Sonho, com vários módulos, consoante as necessidades

dos utentes, serviços e colaboradores.

São também utilizados os seguintes programas de apoio: Excel, Word e PowerPoint, Modulab,

Radin e Arquivo Clínico.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

3 ORGANOGRAMA GESTÃO DE DOENTES

COORDENAÇÃO

SECRETARIADO

CONSULTAS EXTERNAS

MEIOS AUXILIARES

DE

DIAGNÓSTICO E

TERAPÊUTICA

ARQUIVO CLINICO GERAL

SECRETARIADOS INTERNAMENTO

(*)

ATENDIMENTO

MARCAÇÃO DE

CONSULTAS

GESTÃO DE AGENDAS

MÉDICAS

CENTRAL

MARCAÇÃO DE

EXAMES

SECRETARIADO LABORATÓRIO

ANÁLISES CLÍNICAS

SECRETARIADO IMAGIOLOGIA

APOIO

SECRETARIADO

APOIO LOGÍSTICO

APOIO

(*) Medicinas; Infecciologia; Medicina Paliativa; UTA



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

4 RECURSOS HUMANOS

Mec. Nome Categoria Funções

02179 Lucrécia Maria Nunes Téc. Sup. 1ª classe Coordenação da Área Administrativa e Logística hospitalar

02055 Joaquim Nascimento Santos Assit. Administrativo Especialista Secretariado / apoio Logístico

02453 José Manuel Gravito Assit. Administrativo Especialista Central Marcação de Exames – Apoio Arquivo Clínico

02495 Maria Conceição Silva Miguel Assit. Administrativo Especialista Consulta Externa – Atendimento

Marcação de Consultas e Gestão de Agendas Médicas

02410 José Luís Lourenço Gadanho Assit. Administrativo Especialista Consulta Externa – Atendimento

02592 Maria Leonor Silva Assit. Administrativo Especialista Consulta Externa – Atendimento

01863 Carlos Manuel Abrantes Assit. Administrativo Consulta Externa – Atendimento – Arquivo Clínico

01559 Susana Patricio Assist. Administrativo Arquivo Clínico Geral

01439 Cristina Aragonêz Assist. Administrativo Arquivo clínico Geral – Apoio MCDT

02549 Irene Conceição Simões Bento Assit. Administrativo Especialista Arquivo Clínico Geral

02462 Luís Humberto Sousa Assit. Administrativo Especialista Laboratório Análises Clínicas - Atendimento

02486 Antónia Maria Boavida Assit. Administrativo Especialista Imagiologia – Atendimento

02493 Isaura Maria Batista Assit. Administrativo Especialista Sec. Internamento Medicina Homens

02307 Ernestina Parente Assit. Administrativo Especialista Sec. Internamento Medicina Mulheres

03028 Ilda Figueira Assist. Administrativo Sec. Internamento Medicina Paliativa

02186 Maria Martins Fernandes Assit. Administrativo Especialista Sec. Internamento–Apoio/Consulta Externa–Apoio Geral-Outros

Vago Vago Domiciliário

Vago Vago Secretariados de Internamento



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

5 CONTEÚDOS FUNCIONAIS E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

5.1 COORDENAÇÃO DA ÁREA ADMINISTRATIVA E LOGÍSTICA

5.1.1 Conteúdo Funcional

Compete exclusivamente à Coordenação, assegurar as tarefas desenvolvidas na unidade orgânica –

SERVIÇO DE GESTÃO DE DOENTES, bem como coordenar e orientar todo o pessoal afecto á área,

colhendo as necessárias directrizes dos órgãos de direcção na tomada de decisão, propondo, sugerindo e

implementando as medidas tendentes ao aperfeiçoamento, melhoria da eficácia e qualidade dos Serviços

5.1.2 Procedimentos

Quatro princípios activos deverão nortear os procedimentos da Coordenação:

- Responsabilizar

- Acompanhar

- Desenvolver competências

- Alinhar atitudes / promover a assertividade (defender os direitos e necessidades individuais

tendo em conta os direitos e as necessidades dos outros).

Os processos de responsabilização e acompanhamento deverão ser executados diariamente para

situar cada colaborador face ás necessidades das diversas áreas de intervenção, tendo em conta um

plano pré - definido.

Diariamente, e em função das necessidades do utente, da equipa e dos colaboradores, a coordenação

deverá ter em conta que pode ter que intervir de imediato na resolução de:

- Problemas diversos

- Análise de situações fora do comum

- Gerir conflitos e a mudança.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

A Coordenação deverá promover e identificar as necessidades com vista ao desenvolvimento

profissional e procurar ministrar formação permanente. Deverá também coordenar a execução diária

das tarefas.

Deverão ser implementados processos e procedimentos facilitadores à laboração normal dos

Serviços Administrativos do Hospital.

SINTETIZANDO

– Avaliar o desempenho individual não esquecendo que se trabalha em equipa e em colaboração

com vários grupos sócio-profissionais

– Planear intervenções, e estratégias e estratégias alternativas

– Melhorar a qualidade do desempenho e dos serviços prestados

– Integrar novos colaboradores

– Entender o “porquê “ dos comportamentos

– Conhecer-se e conhecer melhor os colaboradores.

5.2 SECRETARIADO / APOIO LOGÍSTICO


• Recepção de pedidos de Consultas Externas do C.H.C.B, E.P.E.. - Hospitais do Fundão, Covilhã

e Centro de Saúde e encaminhamento para as respectivas especialidades

• Registo e controle dos movimentos assistenciais do Ambulatório: Domiciliário, Pensos e

Tratamentos

• Controle diário dos valores realizados nos diversos Secretariados do SGD

• Conferência da facturação relativa ao S.G.D. – Transportes e Meios Auxiliares de Diagnóstico

efectuados no exterior – Serviços com quem o C.H.C.B., tem acordos ou convenções

• Tratamento de expediente

• Arquivo Geral do SGD / Secretariado

• Registo de marcação de visitas dos DIM, no respectivo Site na Internet



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

• Apoio, sempre que necessário, nas tarefas do Arquivo Clínico

• Requisitar e repor o material necessário aos serviços diversos do SGD

• Pedidos de reparação de material informático e outras reparações aos S.I.E.

• Outras inerentes ao Serviço.

5.2.2 Procedimentos

Consultas Externas

• Recepção dos pedidos de marcação de consultas externas para diversas especialidades,

provenientes do Centro de Saúde do Fundão. Conferência e recepção do protocolo daquela

Unidade de Saúde

• Fazer triagem das consultas Fundão / Covilhã consoante as especialidades existentes em cada

Hospital, e elaborar os protocolos respectivos e envio posterior ás Centrais de Marcação de

Consultas Externas dos dois Hospitais

• Registar no Sonho todas as consultas, sem agendamento, no módulo Consultas Externas –

Referências

• Elaborar mapa “Tempo médio de espera por especialidade para primeiras consultas

referenciadas com e sem marcação” (Administração e Coordenação)

• Registar pedidos de marcação de consulta externa em Excel das consultas com referência

médica, com data da consulta s/agenda (Administração e Coordenação)

• Enviar por protocolo pedidos de Cirurgias Programadas das especialidades de Cirurgia Geral /

Ortopedia / Ginecologia para os Secretariados respectivos

• Elaborar protocolos destinados a marcação de Consultas de Anestesia com os respectivos

exames de diagnóstico e terapêutica

• Marcar e Efectivar Visitas Domiciliarias de Enfermagem, Visitas Médicas Domiciliarias e

respectivos actos de Enfermagem praticados

• Marcar e efectivar consultas “Educação de Terapêutica do Diabético”

• Marcar e efectivar consultas “Dietética”.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

Exames

• Conferência semanal das credenciais mod. 330.10 / exames efectuados na Consulta Externa:

EDA, Colonoscopia e R.X. e remeter por protocolo aos Serviços Financeiros para facturação

• Elaborar mapa mensal dos exames efectuados com as credenciais acima indicadas e remessa por

protocolo aos Serviços Financeiros para Facturação.

Taxas Moderadoras

• Recolha diária de valores Taxas Moderadoras e outras prestações cobrados nos diversos

Secretariados. Conferir e envio diário, por protocolo, à Tesouraria do C.H.C.B. - Covilhã..

Facturação

• Recepção das Facturas – Transportes BVF, Exames efectuados no exterior Conferência por

episódios e termos de responsabilidade, protocolar e remeter aos Serviços Financeiros para

liquidação.

Ambulatório / Consulta Externa

• Elaboração de fichas mensais por utente, para registo de pensos e tratamentos efectuados pelo

pessoal de enfermagem

• Registo informático de Actos de Enfermagem: Ambulatório / Consulta Externa.

Expediente

• Elaboração de vários tipos de ofício: Tribunais, Gabinete Médico-Legal, Companhias de

Seguros, e outros; Notas de Serviço e Mapas de Controle da Coordenação, impressos diversos

para uso das diversas áreas do Serviço de Gestão de Doentes, Mapas de distribuição de

Gabinetes Médicos por especialidade e outros

• Elaboração de Informações Clínicas, relatórios médicos para Tribunais, Gabinete Médico-Legal,

Companhias de Seguros, e outros.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

DIMS

Registo de presenças dos DIM - Delegados de Informação Médica no Site Infarmed, e enviar com

protocolo mapas das marcações das visitas semanais aos Médicos e Administração.

Outros

• Requisitar à ARS: Vinhetas e vários tipos de Impressos utilizados nas prescrições de utentes da

Segurança Social, nomeadamente Receituário Médico

• Registo na Aplicação do Receituário Médico, o destino do receituário

• Pesquisar na Aplicação do Serviço Nacional de Saúde, o nº. SNS, quando é necessário fazer a

Identificação na Aplicação Sonho

• Apoio à Coordenação, sempre que necessário

• Substituição da Coordenação nas suas faltas e impedimentos.

Scripts Informáticos / SONHO – Elementos De Conferência (Procedimento importante para

facturação de serviços prestados)

➭ CONSULTA EXTERNA:

Consultas do dia sem registo de médico assistente, por episódio

Consultas do dia com n.º da Segurança Social e sem o n.º do SNS

Consultas do dia sem n.º Beneficiário Segurança Social e com o n.º do SNS

Exames pedidos ao Exterior

Exames pedidos pela Consulta Externa.

➭ HOSPITAL DE DIA:

• Verificar episódios sem n.º SNS e com n.º da Segurança Social.

Nota: Todos os protocolos remetidos aos diversos serviços do Hospital do Fundão ou Hospital

Pêro da Covilhã, deverão ser conferidos após a sua devolução, devidamente recepcionados.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

5.3 CENTRAL DE MARCAÇÃO DE EXAMES


• Recepção das requisições de alguns exames MCDT, prescritos nas Consultas Externas e

respectiva marcação

• Marcação de exames especiais, radiológicos e analíticos, internos e externos

• Registo e controle diário de movimento de exames a marcar e realizados

• Recepção de alguns exames realizados, provenientes do Serviço de Imagiologia e Laboratório -

Hospital do Fundão e Hospital Pêro da Covilhã, e outros serviços com quem o CHCH, tem

acordos ou convenções

• Controle diário do encaminhamento / circuito de exames realizados

• Informações gerais aos utentes sobre os Meios Auxiliares de Diagnóstico e Terapêutica,

efectuados e a efectuar, após a prescrição médica

• Encaminhamento e controle de requerimentos dos utentes sobre os Meios Auxiliares e

elementos do seu Processo Clínico

• Recolha de elementos de identificação necessários ao preenchimento dos suportes

administrativos facilitadores da acessibilidade e mobilidade do utente nos Hospitais do CHCB.,

e outros serviços de saúde

• Proceder à elaboração dos vários tipos de mapas de controle e estatísticos dos exames pedidos e

realizados com os respectivos custos

• Proceder à marcação de transportes do Internamento para a realização de exames no exterior




Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

5.3.2 Procedimentos

5.3.2.1 Marcação, Recepção e Controlo de saída de Exames

Princípio: Gradualmente este serviço deverá marcar todos os exames oriundos das diversas

especialidades da Consulta Externa, sua recepção e encaminhamento para os diversos serviços.

Os exames poderão ser realizados:

1 – No exterior (Acordos ou convencionados)

2 – No C.H.C.B. – Fundão ou Covilhã.

a) Marcação de Exames

Centralização de todas as requisições para MCDT

1- a) Os exames a realizar no exterior, são prescritos em credenciais da ARSS – Castelo Branco, mod.

330.10 acompanhadas ou não de termo de responsabilidade, conforme a existência de convenção ou

acordo com o C.H.C.B.

b) Essas credenciais serão registadas em mapa com controlo informático (onde constará a data de

prescrição do exame, o número de episódio da consulta, o número do termo de responsabilidade, o

número do processo clínico, o nome do doente, o local onde o exame irá ser efectuado, o nome do

médico prescritor, a sua especialidade, o tipo de exame a efectuar, a data da chegada do exame e a data

da sua entrega e destino) e serão remetidas para a Direcção Clínica, com o respectivo termo de

responsabilidade, a fim de se obter o despacho que autoriza a realização dos exames.

c) Depois de obtido o despacho, é efectuada a marcação dos exames, via telefone, sendo enviada

ao doente, através dos CTT, ou mão própria a credencial e termo de responsabilidade com a indicação

da data, local, hora e eventual preparação para a realização do exame.

d) Mensalmente será emitido um mapa de controlo de todos os exames autorizados e efectuados no

exterior e respectivos custos. (Administração e Coordenação).



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

2 - a) Os exames a realizar no C.H.C.B. – Fundão ou Covilhã, são prescritos em requisições internas,

registadas no mapa informático descrito em 1 b) e enviadas:

C.H.C.B. – Covilhã - Através de protocolos, que circulam em envelopes de correio interno, via

transporte do C.H.C.B., e entregues nos respectivos serviços a que se destinam.

C.H.C.B. – Fundão – Através de protocolos entregues em mão e em envelope fechado nos

respectivos serviços

De salientar que deverá ter-se em consideração a existência de vários exames do mesmo utente,

fazendo coincidir a sua marcação para a mesma data, evitando assim diversas deslocações do utente às

instituições de saúde atrás indicadas.

b) Esses serviços, convocam os doentes, via CTT ou via telefónica, para a realização dos

respectivos exames, indicação de hora e local e eventual preparação para sua concretização.

b) Recepção de todos os exames

3 -a) Todos os exames serão recebidos na Central de Marcação de Exames. A sua recepção é registada

no mapa informático descrito em 1 b).

b) Após o procedimento descrito em 3 a), procede-se à distribuição dos exames pelos

respectivos serviços, através de protocolo.

c) Controlo da saída de exames para o exterior a requerimento dos utentes

1 - Recepção dos requerimentos dos utentes, solicitando os exames ou relatórios que necessitam.

2 - Encaminhamento dos requerimentos, atrás referidos, para a Direcção do Hospital a fim de se

obter o despacho que autoriza a sua cedência.

3 - Entrega dos exames ou relatórios médicos, em envelope selado, aos utentes, depois de obtido o

despacho favorável da Direcção Clínica e o controlo da sua devolução, quando for caso disso.

Nota: Todos os protocolos remetidos aos diversos serviços do Hospital do Fundão ou

Hospital Pêro da Covilhã, deverão ser conferidos após a sua devolução, devidamente

recepcionados.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

5.3.2.2 Transportes de utentes para realização de exames ou actos médicos ao exterior

VIATURA DO C.H.C.B., UTILIZADA PARA UTENTES SENTADOS E UTENTES EM

CADEIRA DE RODAS

1. A viatura do C.H.C.B., composta por nove lugares, poderá ser utilizada com a seguinte

distribuição de lotação:

a) Motorista + Acompanhante + 7 utentes sentados

b) Motorista + Acompanhante + 2 utentes em cadeira de rodas + 5 utentes sentados

c) Motorista + Acompanhante + 1 utente em cadeira de rodas + 6 utentes sentados.

2. Após prescrição médica, a Secretária de Unidade do Serviço Requisitante, preencherá, de

véspera, pedido de transporte em impresso próprio, devendo este ser entregue à Central de

Marcação de Exames, diariamente e num só período, até às 16 horas. Depois deste horário, só

serão aceites pedidos devidamente justificados.

Este Serviço fará a triagem dos transportes requisitados, conforme distribuição referenciado em

1.

3. No impresso preenchido pelo Serviço Requisitante, devidamente assinado, deverá ser colocada

etiqueta do episódio do utente, data e hora do transporte pretendido, tipo de exame ou consulta,

local e as condições necessárias para o transporte do utente (sentado ou cadeira de rodas).

4. A Central de Marcações de Exames, preencherá, em duplicado, o respectivo protocolo de

transportes. O original será entregue ao motorista da viatura do C.H.C.B,, que já terá

comunicação de véspera, via telefone, do tipo de transporte que irá efectuar. O duplicado do

protocolo ficará arquivado na Central de Marcação de Exames. Os protocolos deverão ser

devidamente assinados pelos Serviços intervenientes.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

AMBULÂNCIA DOS BOMBEIROS VOLUNTÁRIOS DO FUNDÃO

1. Na ambulância dos Bombeiros Voluntários do Fundão serão transportados somente utentes

acamados ou utentes com indicação clínica específica.

2. Ao motorista escalado para o transporte requisitado será entregue o respectivo Termo de

Responsabilidade.

3. As facturas dos B.V.F., relativas aos transportes efectivados serão mensalmente, conferidas e

lançadas pela Central de Marcação de Exames em “Termos de Responsabilidade” por episódio e

pelo custo individual e devolvidas, após conferência, aos Serviços Financeiros do C.H.C.B.

COMUNS

1. As marcações de transportes atrás referidas serão efectuadas até às 16:30 horas da véspera do

exame a realizar ou até à mesma hora nas Sextas-Feiras se o transporte for marcado para

Segundas-Feiras ou véspera de feriado, conforme os casos.

2. A Central de Marcação de Exames, confirmará aos Serviços Requisitantes, até às 17 Horas, nas

circunstâncias descrita em 1., os transportes solicitados e respectivos horários de “saída”.

3. Mensalmente ou sempre que solicitado, a Central de Marcações de Exames dará informação, em

mapa próprio, de todos os transportes efectuados à Administração e Coordenação.

5.4 SECRETARIADO DE CONSULTAS EXTERNAS ATENDIMENTO


• Atendimento personalizado tendo em conta o grau de dificuldade do utente.

• Informações gerais sobre a oferta de cuidados disponíveis nos Hospitais do C.H.C.B., e

serviços de saúde da região.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009


administrativos .facilitadores da acessibilidade e mobilidade do utente nos Hospitais do

C.H.C.B., e outros serviços de saúde.

• Marcação de consultas.

• Organização diária de processos clínicos para as consultas das diversas especialidades.

• Cobrança e emissão de recibos de taxas moderadoras e notas de débito.


5.4.2 Procedimentos

• Identificação dos utentes, mediante Bilhete de Identidade e cartão de utente e actualização

permanente dos dados pessoais.

• Atendimento personalizado tendo em conta o grau de dificuldade do utente, sem barreiras

físicas, de linguagem, culturais e outras.

• Informações personalizadas.

• Comunicação telefónica personalizada, sempre que seja necessário comunicar com os utentes.

• Marcação de consultas.

• Contactos com pessoal médico e enfermagem, sempre que necessário, para resolução de

problemas relacionados com os utentes.

• Desmarcação e remarcação de consultas, sempre que necessário, via telefone se for urgente, via

CTT, em situação normal.

• Efectivação de Internamentos (administrativo) para os serviços de Medicina, Infecciologia,

Unidade de Alcoologia e Medicina Paliativa, quando prescritos por médicos da Consulta

Externa.

• Realização dos procedimentos administrativos relativos ao médico internista escalado

diariamente em urgência interna ou apoio à “Consulta Aberta”.

• Óbitos – Levantamento de cadáver pela família; Agenciamento de agência funerária.

• Apoio ao grupo de Alcoologia e Centro de Apoio aos Toxicodependentes.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

• Organização e conferência de processos clínicos para as Consultas Externas diárias das diversas

especialidades.

• Envio de pedidos de marcação de Consultas Externas hospitalares das várias especialidades para

o Secretariado / Apoio Logístico a fim se ser efectivado o registo em “referências médicas”.

• Conferência e encaminhamento das requisições de MCDT, para a Central de Marcação de

Exames.

• Os valores referentes às taxas moderadoras e outras prestações de serviço deverão, quanto

possível, ser cobrados no acto da admissão. No entanto, e em situação devidamente justificada o

não pagamento não será impedimento para que não sejam prestados os serviços necessários aos

utentes.

• Caso o utente pague ser-lhe-á emitido recibo, caso contrário ser-lhe-á emitida nota de débito dos

valores em dívida.

• Todos os valores deverão ser devidamente acautelados e em caso de falta de numerário deverá

ser dado conhecimento do facto à Coordenação.

• Esporadicamente e quando assim for entendido pela Coordenação poderá ser feita uma

conferência de caixa entre esta e funcionários à sua escolha.

Nota:

Todos os protocolos remetidos aos diversos serviços do Hospital do Fundão ou Hospital Pêro da

Covilhã, deverão ser conferidos após a sua devolução, devidamente recepcionados

5.5 SECRETARIADO DE CONSULTAS EXTERNAS MARCAÇÕES / GESTÃO DE

AGENDAS MÉDICAS





Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

• Informações gerais sobre a oferta de cuidados disponíveis nos Hospitais do C.H.C.B, E.P.E., e

serviços de saúde da região.

• Recolha de elementos de identificação necessária ao preenchimento dos suportes administrativos

facilitadores da acessibilidade e mobilidade do utente nos Hospitais do C.H.C.B, E.P.E, e outros

serviços de saúde.

• Gestão de Agendas Médicas.

• Marcação de Consultas das especialidades existentes no Hospital do Fundão.

• Desmarcação e remarcação de consultas.

• Organização diária de processos clínicos para as consultas das diversas especialidades.



5.5.2 Procedimentos

• Identificação dos utentes, mediante Bilhete de Identidade, cartão de utente e actualização

permanente dos dados pessoais.

• Atendimento personalizado tendo em conta o grau de dificuldade do utente, sem barreiras

físicas, de linguagem, culturais e outras.

• Informações personalizadas.

• Marcação de consultas de várias especialidades, com referência médica existentes no Hospital

do Fundão, provenientes Consulta Externa, Internamentos do C.H.C.B, E.P.E, dos Hospitais do

Fundão e Covilhã, bem como as provenientes do Centro de Saúde e outras do Exterior.

• Comunicação telefónica personalizada, sempre que seja necessário comunicar com os utentes.

• Efectivação de processos de Internamento para os serviços de Medicina, Unidades de

Alcoologia e Infecciologia, Medicina Paliativa, quando prescritos por médicos da Consulta

Externa.

• Apoio e registo de serviços prestados no Serviço Domiciliário, Pensos e Tratamentos da

Consulta Externa.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

• Gestão e organização do Hospital de Dia: agendamento e marcações das sessões; introdução

informática de tratamentos no Sonho; controle administrativo de processos para as sessões;

contactos com o pessoal médico e enfermagem relacionados com este serviço.

• Contactos com pessoal médico e enfermagem, sempre que necessário.

• Apoio ao grupo de Alcoologia e Centro de Apoio a Toxicodependentes.

• Elaboração e controle das Agendas Médicas por especialidade e registo das mesmas no Sonho.

• Marcação de consultas das várias especialidades e envio de convocatórias aos utentes, via CTT

ou via telefónica, quando necessário.

• Organização e conferência de elementos de processos clínicos para as consultas externas.

• Recolha, conferência e encaminhamento de requisições de exames para a Central de Marcações

de MCDT.


possível, ser cobrados no acto da admissão. No entanto, e em situação devidamente justificada, o

não pagamento não será impedimento para que não sejam prestados os serviços necessários aos

utentes.

• Caso o utente pague ser-lhe-á emitido recibo, caso contrário ser-lhe-á emitido nota de débito dos

valores em dívida.



• Realização dos procedimentos administrativos relativos ao médico internista escalado

diariamente em urgência interna ou apoio à “Consulta Aberta”.

• Óbitos – Levantamento de cadáver pela família: Agenciamento de agência funerária.

• Outros inerentes ao serviço.

Nota:





Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

5.6 SECRETARIADO APOIO GERAL - CONSULTAS EXTERNAS


• Organização da Biblioteca e gestão de horários com o SEF e outros serviços.

• Depósito e levantamento de espólios / Controle.

• Realização de fotocópias.

• Apoio nos Gabinetes Médicos, durante os períodos das consultas.

• Organização e conferência de processos clínicos após realização das consultas.


5.6.2 Procedimentos

• Organização, arrumo e gestão dos horários da Biblioteca, em impresso próprio, com o SEF e

outros Serviços que necessitem da utilização deste espaço

• Depósito e levantamento de espólios em impresso próprio e respectivo controle de devolução

aos utentes e/ou familiares

• Realização de fotocópias quando necessário

• Organização dos Gabinetes Médicos

a) Impressos / requisição e reposição pelos diversos Gabinetes Médicos

b) Distribuição de processos clínicos pelas respectivas consultas

c) Informação aos utentes sempre que necessário

d) Apoio à área clínica no período das consultas

e) Recolha dos processos clínicos no final de cada consulta

f) Conferência do conteúdo dos processos clínicos após as consultas médicas e devolução dos

mesmos ao Arquivo Clínico, para arrumo

• Pedidos de Processos Clínicos ao Hospital da Covilhã, através de protocolo, para consultas a

realizar no Hospital do Fundão

• Recepção e arquivo de Exames Auxiliares de Diagnóstico e sua distribuição por médico /

consulta e processo clínico através de protocolo emitido pela Central de Marcação de Exames



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

• Apoio ao Arquivo Clínico, sempre que necessário

• Apoio ao Secretariado da Consulta Externa, quando necessário

Nota:



5.7 SECRETARIADO IMAGIOLOGIA / ATENDIMENTO

5.7.1 Conteúdo funcional


• Informações gerais sobre a oferta de Meios Auxiliares de Diagnóstico e Terapêutica (R.X. e

E.C.G.) disponíveis nos Hospitais do C.H.C.B., e serviços de saúde da região.


administrativos facilitadores da acessibilidade e mobilidade do utente nos Hospitais do


• Marcação de exames radiológicos e E.C.G.

• Recepção das requisições da Consulta Aberta, conferência de dados e execução imediata.

• Cobrança e emissão de recibos de taxas moderadoras e outros valores e emissão de notas de

débito.

• Registo e controle de movimento estatístico referentes ao R.X. e E.C.G.

• Envio de Exames efectuados à Central de Marcação de Exames, quando requisitados por este

Serviço.

• Recepção de requisições de exames, mediante protocolo, solicitando marcação, proveniente da

Central de Marcação de Exames e outros serviços por protocolo tendo em conta o dia de

marcação de outros exames, a fim de fazer coincidir no mesmo dia a realização de todos os

exames de MCDT.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

• Requisição ao Serviço de Aprovisionamento e reposição de material necessário ao Serviço


5.7.2 Procedimentos

Internamento e Consulta Externa

• Recepção diária das requisições para efectivação de exames radiológicos e E.C.G.

• Conferir se os utentes têm exames do dia ou repetidos.

• Proceder ao registo no Sonho dos utentes internados, exames a efectuar, médico assistente e

técnico executante do (n.º mec.).

• Recepção das requisições solicitando marcação de exames, tendo em conta o dia de marcação de

outros, a fim de fazer coincidir no mesmo dia a realização de todos os MCDT, emissão de

convocatória com instruções ao utente.

• No dia da realização dos exames marcados, proceder ao registo no Sonho dos utentes da

Consulta Externa, exames a efectuar, médico assistente e técnico que executante do exame (n.º

mec.).


possível, ser cobrados no acto da admissão. No entanto, o não pagamento não será impedimento

para que não sejam prestados os serviços necessários aos utentes.

• Caso o utente pague ser-lhe-á emitido recibo, caso contrário ser-lhe-á emitida nota de débito dos

valores em dívida.





Admissões de utentes do Hospital Pêro da Covilhã

• Recepção das requisições entregues pelos utentes ou enviadas pelos serviços do Hospital da

Covilhã, referente a utentes do Concelho do Fundão.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

• Marcação dos exames a efectuar no dia coincidente com o dia da consulta marcada.

Nota:

Procedimentos idênticos aos utilizados na Consulta Externa

Admissões Directas

• Atendimento de utentes, oriundos do Distrito de Castelo, munidos de credencial mod. 330.10 da

ARSCC.

• As credenciais acima referidas, após a realização dos exames, são enviadas semanalmente por

protocolo aos Serviços Financeiros do C.H.C.B., através do Secretariado de Apoio Logístico que

as conferirá a fim de serem facturados ao SNS.

• Atendimento de utentes, oriundos de Entidades Privadas (Consultórios Médicos, Bombeiros,

Associações Desportivas, Independentes e outros).

• São facturados os exames através do Sonho pelos Serviços Financeiros.

• Cobrança de taxas moderadoras.

Nota:

Procedimentos idênticos aos utilizados na Consulta Externa. Os exames são entregues

directamente ao utente

Outros

• Tratamento de expediente do Serviço, quando necessário.

• Arquivo diverso.

• Tratamento estatístico de dados.

• Encaminhamento de utentes.

Nota:





Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

5.8 SECRETARIADO LABORATÓRIO DE ANÁLISES CLINICAS / ATENDIMENTO



• Informações gerais sobre a oferta de Meios Auxiliares de Diagnóstico e Terapêutica (LAC)

disponíveis nos Hospitais do C.H.C.B., e serviços de saúde da região.




• Marcação de exames analíticos - Consulta Externa.

• Marcação de exames analíticos – Internamento (imediatos e rotinas).

• Recepção das requisições da Consulta Aberta, conferência de dados e execução imediata.

• Cobrança e emissão de recibos de taxas moderadoras e outros valores e emissão de notas de

débito.

• Envio de Análises efectuadas diariamente aos Serviços de Internamento e Consulta Aberta e

consultas Externas, quando for necessário (protocolo em agenda).

• Recepção de requisições de Análises Clínicas, solicitando a sua marcação, tendo em conta o dia

de marcação de exames radiológicos e outros, de modo a que a sua execução se faça coincidir no

mesmo dia.

• Requisição ao Serviço de Aprovisionamento e reposição de material necessário ao Serviço.


5.8.2 Procedimentos

• Registo diário no Sonho de todas as análises a efectuar a cada doente da Consulta Aberta,

Internamentos e Consultas Externas (com a respectiva transferência para o Modulab.)

• Controle dos resultados analíticos e distribuição pelos serviços, quando for o caso.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

• Encaminhar todas as análises efectuadas no exterior, para os diversos serviços, protocoladas por

agenda.

• Emissão de termos de responsabilidade de análises a efectuar no exterior e respectiva obtenção

do despacho autorizador da Direcção do Hospital.

• Ligação funcional com os técnicos do LAC.

• Os valores referentes ás taxas moderadoras e outras prestações de serviço deverão, quanto

possível, ser cobrados no acto da admissão. No entanto, devidamente justificado, o não

pagamento não será impedimento para que não sejam prestados os serviços necessários aos

utentes.

• Caso o utente pague ser-lhe-á emitido recibo, caso contrário ser-lhe-á emitido nota de débito dos

valores em dívida.





• Cópias de Segurança diária.

• Arquivo diverso referente ao Serviço.

• Requisição ao Serviço de Aprovisionamento e reposição de material necessário ao Serviço.

Nota:



5.9 ARQUIVO CLÍNICO GERAL


• Arquivar toda a documentação respeitante aos utentes do Hospital.

• Proceder ao levantamento dos processos clínicos necessários ao funcionamento das consultas

externas e controle de saída e entrada dos mesmos.



Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

• Proceder ao levantamento e entrega de elementos clínicos, requisitados pelos diversos serviços e

controle de saída e entrada dos mesmos.

• Manter operacional o arquivo (activo e passivo).

• Levantamento das necessidades de material e respectiva informação ao Secretariado de Apoio

Logístico.

• Recuperação informática dos processos clínicos.

• Expurgo de Processos não Activos.


5.9.2 Procedimentos

• Manter os processos devidamente actualizados e com todas as peças pertencentes a cada

processo clínico.

• Satisfazer, mediante pedido dos serviços, o envio de processos ou elementos clínicos e controle

dos mesmos, por registo informático e impressos próprios.

• Satisfazer, mediante protocolo do Hospital da Covilhã, pedidos de processos ou elementos

clínicos e controle da respectiva recepção – remessa, também, por protocolo e lacrados.

• Digitalização dos Exames Complementares de Diagnóstico e Terapêutica, efectuados no

Exterior


Nota:



5.10 SECRETARIADO DE INTERNAMENTO





Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

• Informações gerais sobre a oferta de cuidados disponíveis nos Hospitais do C.H.C.B., e serviços

de saúde da região.




• Marcação de exames internos e externos.

• Organização diária de processos clínicos para os internamento das diversas especialidades.





Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

5.10.2 Procedimentos

Atendimento personalizado tendo em conta o grau de dificuldade dos utentes.

Recolha de elementos de identificação necessários ao procedimento dos suportes

administrativos.

Organização dos elementos clínicos necessários ao processo de internamento do utente.

Controle das peças constituintes do processo clínico durante o internamento e pós-alta.

Apoio administrativo às várias equipas profissionais, envolvidas no internamento, com

orientação expressa do Director de Serviço.

Marcação de exames para os serviços internos ou externos do C.H.C.B., e respectivo

encaminhamento das requisições e termos de responsabilidade quando for o caso, com

protocolo.

Controle diário das marcações de exames a efectuar pelos utentes ao exterior e respectiva

informação aos profissionais envolvidos.

Prestação de informação aos familiares e acompanhantes dos utentes e encaminhamento dos

mesmos consoante as suas necessidades.

Articulação com o Secretariado de Apoio Logístico, para marcação de consultas médicas de

follow-up ou outras, a doentes com alta de internamento.

Articulação com o arquivo clínico para recolha de elementos clínicos necessários à organização

de processo de internamento.

Encaminhamento, após a alta, do processo de internamento para o GEPI (codificação) ou

Arquivo Clínico, mediante protocolo.

• Cumprimentos das orientações dos Directores de Serviço.

• Levantamento das necessidades de material administrativo e dar disso conhecimento ao

Secretariado de Apoio Logístico para requisição ao Serviço de Aprovisionamento e posterior

reposição de material.

• Cobrança e emissão de recibos de taxas moderadoras e outros valores.




Elaborado por:


Carimbo:

Aprovado por:


Data: 07/11/2008 Data: 13/10/2009

Nota:

Todos os protocolos remetidos aos diversos serviços do Hospital do Fundão ou Hospital Pêro

da Covilhã, deverão ser conferidos após a sua devolução, devidamente recepcionados

manual do serviço de gestão de doentes do hospital do ... · manual do serviço de gestão de...

Documents