Manual de uso do Ocomon

CDI-SPSão Paulo, dezembro de 2010.

Índice

Sobre o Ocomon ................................................................................................................................ 3

Usando o Ocomon ............................................................................................................................. 4

Passo a passo:1º Passo ................................................................................................................................................. 42º Passo ................................................................................................................................................. 53º Passo ................................................................................................................................................. 6

Outras questões ................................................................................................................................... 9

Referências ......................................................................................................................................... 10

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Sobre o Ocomon

O Ocomon é um software desenvolvido pelo programador Franque Custódio, em março de 2002, com a finalidade de realizar o acompanhamento, cadastro, registro e controle de chamados para a manutenção de equipamentos tecnológicos. Seu primeiro usuário foi o Centro Universitário La Salle (UNILASALLE) e, desde então, este sistema tem como aprimorador o analista de suporte Flávio Ribeiro, que vem implementando diversas características que o torne mais prático e operacional.

Em maio de 2003, surgiu sua primeira versão com um módulo de inventário (Invmon) e, a partir deste momento, as informações dos chamados começaram a se vincular com o equipamento que sofreria a manutenção. Já em 2004, o sistema passou a permitir o gerenciamento de SLAs, o que possibilitou que houvesse uma melhoria na qualidade dos atendimentos. No início de 2005, os dois sistemas: Ocomon e Invmon foram 100% integrados, ganhando um novo layout e permanecendo com o nome único de Ocomon.

Por tudo isso, o CDI escolheu o Ocomon para a manutenção dos equipamentos tecnológicos doados em comodato aos CDIs Comunidade.

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Para os profissionais que lidam diretamente com estes equipamentos – coordenadores e educadores -, esta ferramenta passa a ser uma ferramenta direta que agiliza a manutenção dos computadores, fazendo com que os pedidos sejam direcionados diretamente para equipe tecnológica do CDI em tempo real; que, por sua vez, acompanhará os chamados e fará o atendimento para os solicitantes.

O Ocomon possibilita que todos falem à equipe tecnológica diretamente sobre aquilo que realmente precisam com relação aos equipamentos, para que ela tome as providências necessárias.

Usando o Ocomon

Sabemos que nosso dia a dia é corrido e ter uma ferramenta que possibilite uma solicitação direta para a equipe técnica é uma vantagem. Além disso, todo chamado feito fica registrado para o controle – tanto do solicitante, quanto para a equipe tecnológica CDI -, o que permite o acompanhamento do processo de manutenção.

O uso do Ocomon é muito simples, basta seguir os seguintes passos:

Os Passos:

1º Passo:

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Cada CDI Comunidade receberá da equipe de tecnologia do CDI um endereço de acesso à ferramenta, um nome de usuário e uma senha.

Abra o seu navegador de Internet e escreva o endereço de acesso ao site do Ocomon. Depois, coloque o Usuário e a Senha nos campos indicados e clique no botão Entrar, como vemos ao lado: 2º Passo:

Depois de fazer o login, aparecerá uma tela com os números dos chamados, problemas, responsáveis dos CDIs Comunidades, Local/Descrição (local do CDI Comunidade), área, status (como está o seu chamado: “aguardando atendimento”, “em atendimento” ou “encerrado”) e tempo válido (tempo de duração do pedido). Para fazer uma nova solicitação, vá até o alto do lado esquerdo da tela, onde se encontra a inscrição: Abrir Chamado e clique ali.

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3º PassoApós clicar em Abrir Chamado, surgirá uma tela com campos para serem preenchidos pelo

usuário. Basta então, seguir os procedimentos abaixo:1. Escolha qual é a área responsável, ou seja, onde será feito a manutenção (no caso, o CDI

Comunidade);2. Do lado direito encontra-se o campo Problema: escolha qual é o problema apresentado no

computador (só é possível escolher um problema por vez). Se o problema for comum para dois ou mais computadores, não é necessário fazer outros chamados, apenas descreva no campo abaixo - Descrição do Problema -, quais computadores são. Se forem problemas diferentes para cada computador, é necessário abrir mais de um chamado. Seguem alguns exemplos:

• Se precisamos de manutenção para três computadores travados e a instalação de um software em outra máquina, abriremos um chamado para os três computadores que travaram e outro para a instalação de software. • Se o problema apresentado pelo computador não estiver listado em Selecione o problema (na barra de rolagem do campo Problema) – fato que pode acontecer muitas vezes - escolha não cadastrado e detalhe melhor o que acontece no item Descrição do Problema.

3. Escolhidos a área e o problema, preenche-se a Descrição do problema. Neste campo, deve-se explicar detalhadamente qual é o problema apresentado pelo computador (se o mesmo problema for apresentado em mais de uma máquina, isto deve ser indicado neste campo). Procure descrever todas as características do problema apresentado. Quanto mais detalhada for a descrição, mais fácil e rápido será o diagnóstico da equipe tecnológica.

4. Abaixo temos CDI Comunidade. Neste campo, basta encontrar na lista de nomes qual é o seu CDI Comunidade.

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5. Responsável: nome da pessoa que faz abertura do chamado;6. Localização CDI-C: escolha o local onde está o seu CDI Comunidade.7. (Do lado direito) Etiqueta do equipamento: escreva o número do computador que apresenta o

problema.Importante: Este campo não aceita números iniciados por zero – 0. Se mais de um computador apresentar o mesmo problema, escreva a numeração de

apenas um computador – a numeração dos demais deverá aparecer no campo Descrição do Problema.

A numeração dos computadores encontra-se na parte de trás de todos os CPUs e é fornecida pela equipe tecnológica do CDI.

8. Telefone: escreva um telefone de contato.9. Finalize o chamado clicando em OK.

Após clicar em OK, o chamado estará aberto e o sistema enviará um e-mail tanto para solicitante, quanto para a equipe tecnológica do CDI.

Veja na próxima página, todos os campos numerados conforme as instruções do passo acima.

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Outras questões

Antes de abrir um novo chamado, verifique o equipamento antes de enviar o chamado e tente saber mais sobre o que o causou. Por exemplo: “PC travado pode ajudar”, mas explicar como travou e o que travou, pode ajudar ainda mais.

Depois de feito o chamado, tanto quem solicitou, quanto a equipe CDI poderá acompanhar o processo de atendimento. Pode acontecer de o técnico não só editar o chamado (alterar o pedido), mas também pedir mais informações sobre o que acontece com o(s) equipamento(s). A cada alteração no seu chamado, bem como o encerramento dele, o Ocomon envia um e-mail para todos os envolvidos no processo (CDI Comunidade, gestores e equipe tecnológica) estejam cientes do que está acontecendo.

Para facilitar o processo, detalhe os problemas, pois isso facilita muito o trabalho; a tecnologia pode ajudar, mas nesses casos nada melhor do que uma boa descrição para agilizar a resolução dos problemas. Vale lembrar que o seu chamado poderá ser atendido remotamente (via sistema LogMeIn) ou presencialmente.

Com relação às dúvidas, essas devem ser encaminhadas por e-mail ou por telefone ao Gestor e/o para a equipe técnica do CDI. As dúvidas são sempre bem-vindas e necessárias para trabalharmos melhor e avançarmos no uso mais eficaz do Ocomon.

Bem, é isto. Nós, da equipe do CDI, esperamos que esta nova ferramenta ajude tanto aos CDIs Comunidades, quanto a nós a dar soluções rápidas para os equipamentos. E não só isso! Com o passar do tempo, saberemos quais são as demandas reais de cada equipe e poderemos trabalhar juntos para o melhoramento gradual dos equipamentos conforme as necessidades de cada um dos CDIs Comunidades.Referências

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CDIhttp://www.cdi.org.br/Site e fórum da rede CDI.

CDI-SPhttp://cdi-saopaulo.blogspot.com/Blog com as notícias do CDI-SP.

Ocomonhttp://ocomonphp.sourceforge.net/Site com informações sobre o Ocomon.

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