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MANUAL DE USO

CONTANDO PESSOAL

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SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO 3

2. ALTERNANDO ENTRE EMPRESAS CADASTRADAS 4

3. SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO 4

3.1. Cadastros de usuários 4

3.2. Alteração e exclusão de usuários 5

3.3. Cadastro de empresas 5

3.4. Históricos dos Estabelecimentos 5

3.5. Índices 5

3.6. Legislação 6

3.7. Sindicatos 6

4. SUBSISTEMA PESSOAL 6

4.1. Cadastro de Empregados 6

4.2. Cadastro de Cargos 6

4.3. Cadastro de Horários 7

4.4. Cadastro de Lotações 7

4.5. Atribuindo cargos, lotações e salários para os empregados (situação dos empregados) 7

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1. INTRODUÇÃO

Este manual visa orientar os usuários do sistema Contando Pessoal a utilizá-lo de forma prática, eficaz e extraindo do sistema todas as funcionalidades que tornam a vida profissional do cliente mais fácil, rápida e segura.

Não temos a intenção de ensinar aos nossos usuários as rotinas práticas de um Setor de Pessoal, porém em alguns momentos estaremos abordando alguns assuntos desta rotina para facilitar as explicações de uso e manuseio do Contando Pessoal.

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2. ALTERNANDO ENTRE EMPRESAS CADASTRADAS

Assim que o usuário faz o login no sistema lhe será solicitado escolher a empresa que deseja trabalhar, depois de selecionada o usuário poderá clicar na imagem indicada abaixo para trocar de empresa.

1. Usuário ativo e link Sair.2. Cliente licenciado. Este é o licenciado autorizado a usar o sistema.3. Empresa ativa, a empresa indicada é a que está em uso. Para alternar basta clicar nas setas azuis

alternadas.4. Lista de notícias.5. Subsistemas (Administrativo, Pessoal, Contábil, Imposto Fácil, Fiscal e Office Cont) para acessar

basta clicar nas imagens.

Atenção: sempre que o usuário fizer a opção por selecionar uma nova empresa o sistema irá remetê-lo para a página inicial do sistema, que é a página onde este irá visualizar as notícias que editamos a cada dia.

3. SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO

Este subsistema irá auxiliar o usuário na manutenção das informações comuns em todos os demais subsistemas do Contando.

3.1. Cadastros de usuários

Para cadastrar novo usuário clique em “Cadastros” em seguida “Usuários” e depois em “NOVO” preencha todos os campos solicitados e clique em “CADASTRAR”.

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3.2. Alteração e exclusão de usuários

Para alterar alguma informação de usuários já cadastrados clique no botão (alterar) na frente do usuário, altere o campo desejado e depois clique em “CONFIRMAR”.

Para excluir um usuário já cadastrado clique no botão (excluir) e confirme. Atenção: toda exclusão será definitiva.

3.3. Cadastro de empresas

Para cadastrar novas empresas o usuário deverá acessar o Administrativo, clicar em “Cadastros” em seguida “Empresas” e depois em “Novo”.

O usuário vai se deparar com 06 (seis) abas que deverão ser preenchidas.

Obs1: o bom e correto funcionamento do sistema depende das informações alimentadas, portando quanto melhor tiver alimentado maior será o proveito do usuário.

Obs2: o cadastro de empresas deverá ser realizando uma única vez, pois servirá para os todos os sistemas.

Obs3: a alteração de quaisquer dados basta clicar no botão (alterar) na frente da empresa desejada, modificar a informação almejada e depois em “Atualizar”.

3.4. Históricos dos Estabelecimentos

O Histórico do Estabelecimento é o local adequado para o usuário informar a situação tributária dos estabelecimentos das empresas cadastradas, útil para o sistema poder efetuar os cálculos corretamente de INSS, FGTS, etc, bem como auxiliar nas exportações para sistemas como RAIS, DIEF, GFIP, DIRF, CAGED, etc.

Sempre que um determinado Estabelecimento (entenda por Estabelecimento qualquer empresa ou suas filiais) sofrer alteração de atividades, tributação, etc., altere também o Histórico do Estabelecimento para as informações processadas saírem conforme o desejado.

Para cadastrar o histórico dos estabelecimentos o usuário deverá acessar o Administrativo, clicar em “Cadastros” em seguida “Histórico dos Estabelecimentos” e depois em “Novo”. O sistema vai perguntar qual a data para o novo histórico, informe e clique em “OK”. Preencha os campos solicitados e clique em “Cadastrar”.

3.5. Índices

O Contando Folha proporciona ao usuário o cadastro de inúmeros índices como: salário mínimo, salário do comércio, salário da construção civil, IGP-M, etc. Serve para o usuário monitorar os salários dos empregados das empresas, calcular eventos, etc.

Para cadastrar índices o usuário deverá acessar o Administrativo, clicar em “Cadastros” em seguida “Índices” e depois em “Novo”. Preencha os campos solicitados e clique em “Cadastrar”.

Obs: Sempre que tiver alteração em um determinado índice, basta clicar no botão

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(alterar) na frente do índice desejado, altere ou inclua um novo valor e confirme.

3.6. Legislação

O Contando WEB mantém um histórico de “legislações” que auxiliam o usuário na elaboração das obrigações. Legislação é um cadastro de alíquotas de INSS, IRRF, FGTS, salário família, etc, que, armazenado de forma histórica (com datas de suas vigências) torna o sistema apto a realizar quaisquer cálculos (previdenciários, trabalhistas e fiscais) de forma retroativa sempre que for necessário.

Observe que o Contando WEB já traz devidamente preenchida uma relação das alterações na legislação desde 01/01/2002, cabendo ao usuário apenas manter esta relação atualizada cadastrando sempre uma nova Legislação quando uma alteração surgir.

Note que o Contando WEB irá notificar o usuário sempre que uma nova alteração na legislação acontecer.

Para cadastrar uma nova Legislação o usuário deverá acessar o Administrativo, clicar em “Cadastros” em seguida “Legislação” e depois em “Novo”. O sistema vai perguntar qual a data para a nova Legislação, informe e clique em “OK”. Note que o Sistema já vai trazer preenchidas todas as informações referentes à legislação até então em vigor, cabendo ao usuário alterar apenas aquela informação que lhe convir. Após a devida alteração clique em “Cadastrar”.

3.7. Sindicatos

4. SUBSISTEMA PESSOAL

Este é o sistema que auxilia na execução e gestão de todas as rotinas vinculadas ao Setor Pessoal. Totalmente atualizado com à legislação brasileira. O acesso é feito através do simples clique na figura que representa o Contando Pessoal.

4.1. Cadastro de Empregados

O primeiro passo para elaborar uma folha de pagamento é, claro, cadastrar os empregados, para isto o usuário deverá clicar em “Cadastros” (Observe que para isto deverá está no subsistema Pessoal), depois em “Empregados” e “Novo”, quando terminar com as informações, clique em “Cadastrar”.

Este deverá ser o cadastro mais completo do sistema, pois a partir das informações neste cadastro é que o Sistema Pessoal irá elaborar a Folha de Pagamento e seus respectivos encargos.

Para alterar informações de quaisquer empregados basta clicar no botão (alterar) na frente do empregado desejado, modificar a informação almejada e depois em “Atualizar”.

4.2. Cadastro de Cargos

Os cargos deverão estar previamente cadastrados antes de serem criadas as folhas de

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pagamento.

Para criar os cargos é simples, basta para isto o usuário clicar em “Cadastros” (Observe que para isto deverá está no subsistema Pessoal), depois em “Cargos” e “Novo”, Preencha o nome do cargo que deseja cadastrar e selecione o CBO correspondente, terminado clique em “Cadastrar”.

Obs.: Ao selecionar o CBO digite no campo “Filtro para Busca” e o sistema irá lhe dar uma relação de CBO’s relacionados.

4.3. Cadastro de Horários

Os horários também deverão estar previamente cadastrados antes de serem criadas as folhas de pagamento.

Para criar os horários basta o usuário clicar em “Cadastros” (Observe que para isto deverá está no subsistema Pessoal), depois em “Horários” e “Novo”, Preencha o nome para o horário, digite o horário da segunda-feira e marque se é entregue vales transportes para este dia, continue cadastrando os horários dos demais dias e quando terminado clique em “Cadastrar”.

4.4. Cadastro de Lotações

As Lotações são os setores os quais os empregados trabalham e deverá estar previamente cadastrados antes de serem criadas as folhas de pagamento.

Para criar as Lotações o usuário deve clicar em “Cadastros” (Observe que para isto deverá está no subsistema Pessoal), depois em “Lotações” e “Novo”, preencha o nome para a lotação e clique em “Cadastrar”. Você pode cadastrar quantas Lotações quiser.

4.5. Atribuindo cargos, lotações e salários para os empregados (situação dos empregados)

Este será o último passo, desde que tenha seguido todos os anteriores, para o sistema concluir as informações necessárias para serem geradas as folhas de pagamento, férias, rescisões, etc.

O Contando Folha permite que o usuário mantenha um histórico com as alterações a título de salários, cargos, lotações, etc. dos funcionários, mantendo, assim, o banco de dados do sistema alimentado com informação inerente a vida laboral do empregado em determinada empresa.

Então, para dar uma situação para o empregado basta clicar em “Movimentos” e depois em “Situações dos Empregados” você irá visualizar uma relação com todos os empregados cadastros na empresa selecionada, para adicional ou alterar uma situação clique em “ LISTAR” na frente do empregado desejado e depois clique em “NOVO” e o sistema perguntará qual será a data para a nova situação, informe a data igual ou posterior à admissão, a partir desta data as folhas de pagamentos, férias, rescisões deste empregado terá as informações que cadastrar na tela abaixo. Proceda conforme a numeração.

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1. Empregado atualmente selecionado para receber situação.2. Abas: na aba “Geral”, informar os campos abaixo:3. Data Situação: informar a data a qual a situação entrará em vigor para o empregado selecionado.4. Lotação: informar a lotação a qual o empregado selecionado atua, por exemplo: Vendas,

Administração, Estoque, etc. Obs: as lotações devem estar previamente cadastradas, ver item 4.4.5. Cargo: informar o cargo do empregado selecionado, por exemplo: Administrador, Contador,

Contínuo, etc. Obs: os cargos devem estar previamente cadastrados, ver item 4.2.6. Sindicato: informar o sindicato no qual o empregado selecionado esta vinculado. Obs: os sindicatos

devem estar previamente cadastrados, ver item 3.7.7. Estabelecimento: selecione o estabelecimento da empresa o qual o empregado esta vinculado.8. Obra/tomador: informar qual obra/tomador o empregado está vinculado. Muito comum em

empresas de locação de mão de obrar e empresas de construção civil.9. Horário: selecionar o horário do empregado selecionado, previamente cadastro. Veja o item 4.3.10.Exposição a agentes nocivos: informar se o empregado esta, já foi ou nunca foi exposto a agentes

nocivos.

Feito isto clique na aba “Remuneração” e acompanhe as explicações abaixo:

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1. Salário contratual – informe qual o salário contratual do empregado atualmente selecionado. O usuário pode informar um valor qualquer (Por valor) ou pode optar por escolher um índice (Por índice). Atenção: informando o salário contratual na segunda opção o usuário não precisará criar uma nova situação para o empregado quando tiver alteração deste índice. Por exemplo: caso cadastre um determinado empregado com o índice “SALÁRIO MÍNIMO” a quantidade “10”, significa que este empregado recebe 10 (dez) salários mínimos. Sempre que o índice “SALÁRIO MÍNIMO” sofrer alteração basta alterar este índice (ver item 3.5.) e o salário contratual do empregado será atualizado automaticamente.

2. Quantidade (Qtd) – o valor informado será multiplicado pelo índice selecionado.3. Adiantamento da folha – marque esta opção caso o empregado selecionado receba adiantamento

de forma freqüente e selecione a opção percentual ou valor, para dizer que o adiantamento corresponde a um percentual sobre o salário contratual ou um valor fixo.

4. Horas trabalhadas – informe, obrigatoriamente, as horas trabalhadas do empregado, por mês e por semana. Informação útil, por exemplo, para o cálculo das horas extras.

Feito isto, clique em “CADASTRAR” para gravar as informações alimentadas até o momento. O sistema retornará a página anterior, clique em alterar para cadastrar as informações restantes.

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1. Clique em alterar para continuar informando dados sobre a contratação do empregado selecionado.

Após clicar em alterar, selecione a aba na seqüência, Vales-Transportes, para informar se o empregado recebe ou não vales-transportes, se os valores são descontados em folha, quantidade de vales recebidos, etc. Desta forma o sistema estará apto para calcular quantos vales/mês o empregado deve receber e o valor que deve ser descontado, ou não.

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1. Marque a caixa “Vale-Transporte” caso o empregado receba-os, em seguida no campo “Limite” o percentual de desconto. Informe, também, se o sistema deve ou não descontar os vales-transportes e se são entregues vales-transportes relativos ao horário de intervalos. Logo depois clique em adicionar para informar os tipos de vales entregues para o empregado e a quantidade. Para cadastrar os tipos de vales-transportes vá em Cadastros > Vales-Transportes.

Após alimentar a “aba Vales-Transportes” o usuário necessitará cadastrar quais as remunerações fixas do empregado selecionado. Nesta “aba” o usuário informa todos os eventos fixos do empregado como: salário, comissões não variáveis, insalubridade, periculosidade, etc. Desta forma sempre que for gerar uma folha de pagamento o sistema já buscará estes eventos para alimentar o sistema e a sua folha será criada de forma simples e automática.

Atenção: este cadastro será feito apenas 01 (uma) vez para cada empregado, sendo necessário um novo cadastro apenas quando houver uma nova situação para ele, tipo: alteração de cargo, alteração de horário, alteração de estabelecimento, etc.

Primeiro clique em adicionar e visualizará a imagem acima:

1. Evento: selecione o Evento desejado. Necessariamente o Evento “Salário-Base” deverá ser adicionado, pois este é o evento padrão para cálculo de folhas, férias e rescisões. Porém poderá adicionar outros eventos que façam parte da Remuneração Fixa, como dito acima.

2. Cálculo Manual: marque caso deseje que o cálculo seja manual. (não aconselhado).3. Valor: deixe “0,00” para cálculo automático ou digite um valor para cálculo manual. E por fim clique

em SALVAR.

As “abas” seguintes (Pensões e Mensalidades) seguem o mesmo raciocínio. Sendo que para “Pensões” o usuário deverá cadastrar para os empregados que pagam pensão alimentícia através de desconto em folha. Na “aba Mensalidades” o usuário deverá cadastrar os descontos fixos, como: Plano de Saúde, Caixa de Previdência, etc.

Finalmente teremos todas as informações necessárias para a folha deste empregado ser

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criada de forma correta e automática. Clique apenas em ATUALIZAR, para concluir.

4.6. Como criar uma Folha de Pagamento

Note que apenas será possível criar uma folha de pagamento corretamente após o usuário tiver cadastrado todas as informações acima. Porém, estes cadastros serão feitos apenas uma vez, reduzindo, sistematicamente, o trabalho do usuário.

Para criar uma Folha de Pagamento o usuário deverá clicar em “Movimentos”, depois “Folha de Pagamento” e depois em “Criar”. Abrirá a seguinte tela:

1. Mês/Ano: informe o mês e o ano da folha de pagamento que pretende criar e o sistema automaticamente alimentará os demais campos.

2. Lotações: selecione as lotações que deseja fazer parte da folha de pagamento ora criada. O padrão são todas marcadas.

3. Cadastrar: clique em cadastrar para confirmar as informações.

EM DESENSOLVIMENTO

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