MANUAL DE PROCEDIMENTOS

SAEPE SEÇÃO DE APOIO AO ENSINO,

PESQUISA E EXTENSÃO

FEVEREIRO DE 2010

As figuras constantes neste manual são meramente ilustrativas e os Sistemas utilizados foram desenvolvidos pelo STI da Faculdade de

Ciências e Letras, Campus de Araraquara.

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APOIO A EVENTOS

CADASTRO E APROVAÇÃO DO EVENTO • Para que o evento possa ser realizado na Unidade e também possa

receber o apoio das Seções Administrativas, o coordenador deverá cadastrar o evento junto ao órgão competente na Unidade para análise. O cadastramento é online;

• Aprovado ou rejeitado o evento, o resultado é disponibilizado online.

RESERVA DE ESPAÇO

• Coordenador do evento entra no sistema próprio para reserva de espaço e realiza as reservas necessárias para a realização do evento;

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• Próximo ao evento o coordenador vai até a SAEPE para fazer as liberações de espaços que não serão utilizados.

PLANEJAMENTO • Coordenador do evento marca horário com a SAEPE para elaboração de

planejamento (levantamento do custo do evento); • Coordenador informa todas as despesas que irá necessitar no evento

possibilitando a elaboração do planejamento; • Servidor da SAEPE utiliza planilha própria para levantamento do valor

das despesas necessárias;

• Servidor da SAEPE imprime a planilha e a entrega para o coordenador do evento e envia, por e-mail, uma cópia para ele e para o Diretor Administrativo da Unidade;

• Caso seja necessária alguma alteração no planejamento, o coordenador agenda nova data e horário com servidor da SAEPE para atualização da planilha. Após atualização envia, via e-mail, cópia para o coordenador e para o Diretor Administrativo;

• Coordenador necessitando de recursos da Unidade, encaminha a planilha para órgão competente para análise;

• Com base no planejamento o Coordenador solicita recursos para instituições de fomento dentro das regras de solicitação de cada instituição.

DIVULGAÇÃO EVENTOS Cartazes e folders

• Coordenador do evento entra na página da SAEPE e solicita material de divulgação (cartaz, folder, filipetas, etc...) através de formulário próprio;

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• Junto com o formulário o coordenador deverá enviar textos e figuras que serão inseridos no material de divulgação;

• Antes de iniciar a produção do material de divulgação, o servidor da SAEPE deverá entrar na página para verificar se o evento foi aprovado pelo órgão competente;

• Evento aprovado o servidor dará início à produção do material; • Material de divulgação providenciado é encaminhado por e-mail no

formato PDF para o coordenador do evento fazer as correções necessárias;

• Havendo necessidade de correções o coordenador do evento entra em contato por e-mail ou pessoalmente com o servidor da SAEPE;

• Estando o material em ordem, o coordenador envia e-mail para a SAEPE autorizando o encaminhado do material para impressão na

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Gráfica da Unidade ou externa, conforme recursos disponíveis do evento;

• O arquivo referente ao material de divulgação é encaminhado para a Gráfica da Unidade via rede. No caso de Gráfica externa, o material é encaminhado conforme orientação da empresa, geralmente por FTP;

• Após a impressão do material, o mesmo é encaminhado para SAEPE. Divulgação na página da Unidade

• Servidor da SAEPE entra na página onde consta a aprovação dos eventos pelo órgão competente;

• Verifica os eventos aprovados e, no espaço destinado à divulgação dos

eventos da Unidade, lança as informações tais como: data, nome, local, promoção, contato, inscrições;

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• Depois que o material de divulgação estiver pronto, o servidor da SAEPE coloca a programação e o restante das informações na referida página;

• Servidor da SAEPE solicita ao coordenador do evento release à ser colocada na página;

• Após término do evento o servidor da SAEPE coloca também na página fotos tiradas pela Seção e matéria que sair na imprensa;

• As páginas referentes a eventos são preservadas ano a ano, ficando assim como um histórico dos eventos realizados pela Unidade.

Divulgação nos painéis

• A SAEPE recebe o material de divulgação e afixa nos painéis existentes na Unidade ou encaminha para a Seção competente.

Divulgação por correio • Sendo necessário enviar o material via correio, o coordenador deverá

fornecer a lista de endereços à SAEPE para emissão de etiquetas. A SAEPE colocará as etiquetas nos envelopes, colocará o material de divulgação nos mesmos e fará o fechamento. Este serviço poderá ser executado pelo correio caso a Unidade tenha contrato nesse sentido, ficando apenas para a SAEPE o envio das etiquetas e materiais necessários;

• Após o envelope colado, o mesmo é encaminhado para Seção de Comunicações que enviará para o Correio.

Divulgação eventos internos por e-mails

• O material de divulgação é enviado por e-mail no formato JPG (96 ou 150 dpi de resolução no tamanho 800 X 600 pixels, inserido no corpo do e-mail) para a lista da Unidade e de outras Unidades da Unesp, universidades, escolas, órgãos públicos, etc.;

• Esse banco de e-mails da Unidade corresponde aos e-mails cadastrados de todos os alunos, servidores técnico-administrativos e docentes;

• A divulgação para a imprensa também é feita por e-mail. É enviado para a mesma o release elaborado pelo coordenador do evento e todo material de divulgação. A divulgação é encaminhada para a imprensa local e de todo o Estado de São Paulo.

ADMINISTRAÇÃO DO EVENTO Preenchimento de formulário de solicitação de apoio

• Coordenador do evento acessa o formulário de solicitação de apoio na página da SAEPE;

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• Preenche o formulário no qual deverá informar a origem dos recursos que serão utilizados, dados dos convidados, despesas a serem realizadas para cada convidado (hospedagem, refeição, tarifa Km, passagem rodoviária, táxi, remuneração, etc...), e outras despesas.

• Após preencher o formulário o mesmo é encaminhado ao servidor da SAEPE, via e-mail.

• Servidor da SAEPE recebe o formulário e analisa, verificando se no mesmo constam todas as informações necessárias.

Reserva de hotel

• De posse do formulário o servidor da SAEPE preenche formulário próprio do hotel e encaminha via e-mail as solicitações de reserva dos convidados;

• O hotel recebe nossa solicitação, realiza a(s) reservas e nos envia e-mail confirmando a(s) reserva(s);

Vales-refeição

• De posse do formulário o servidor da SAEPE ou órgão responsável da Unidade emite e assina os vales-refeição para que sejam utilizados pelos convidados;

• O(s) vale(s) refeição são emitidos em nome do convidado e no mesmo é colocado a data em que o mesmo deverá ser utilizado e também se o vale refere-se ao almoço ou jantar;

• O(s) vale(s) são utilizado(s) nos restaurantes conveniados com a Unidade;

• Os vales-refeição são colocados pelo servidor da SAEPE em envelopes juntamente com a relação dos restaurantes nos quais os mesmos poderão ser utilizados. No envelope é colocado o nome do convidado;

• Os envelopes com os vales-refeição, a pedido do coordenador do evento, poderão ser enviados para o hotel onde o convidado ficará hospedado, para quando o mesmo chegar já os receber, ou serão entregues ao coordenador;

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• O convidado de posse dos vales e da relação dos restaurantes se dirige ao local que definiu para realizar sua refeição, comunica ao garçom que é convidado da Unidade e pagará sua refeição com o vale;

• O convidado somente poderá utilizar um vale-refeição por refeição; • O convidado realiza sua refeição no valor constante no vale, assina a

comanda e deixa o vale como pagamento, não se preocupando com nota fiscal;

• Caso o convidado gaste mais que o limite do vale deverá pagar no ato a diferença;

Tarifa Km

• Servidor da SAEPE emite o recibo e o cheque referente a tarifa km e os coloca em envelopes e na frente do envelope é colocado o nome do convidado;

• O(s) envelope(s) é (são) entregue(s) para o coordenador do evento ou para um colaborador que efetua o pagamento e solicita a assinatura do convidado no recibo;

Passagem de ônibus

• Servidor da SAEPE emite o recibo e o cheque referente a passagem de ônibus e os coloca em envelopes e na frente do envelope é colocado o nome do convidado;

• Juntamente com o recibo e o cheque é colocado envelope selado para que o convidado envie passagem de volta assim que chegar no seu destino;

• O(s) envelope(s) é(são) entregue(s) para o coordenador do evento ou para um colaborador que efetua o pagamento, solicita a assinatura do convidado no recibo, solicita a passagem de vinda e solicita também ao convidado que envie a passagem de volta utilizando o envelope já selado.

RECURSOS EXTERNOS

• Por solicitação do coordenador do evento o servidor da SAEPE administrará os recursos externos relacionados à realização dos eventos;

• Coordenador do evento encaminha ao servidor da SAEPE termo de outorga no qual consta como os recursos serão realizados;

• Mediante o termo de outorga o servidor da SAEPE realiza os recibos de diárias e outros recibos necessários para a realização do evento;

• Os recibos serão colocados em envelopes com o respectivo pagamento, colocando o nome do convidado na frente do envelope e entregues ao coordenador do evento ou seu colaborador para realizar pagamento;

• Após pagamento o(s) recibo(s) retorna(m) ao servidor da SAEPE que os utilizará para realizar prestação de contas conforme normas da agência de fomento que disponibilizou o recurso.

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RECURSOS AUDIOVISUAIS • Coordenador do evento entra no Sistema de Reserva de Espaços e

Equipamento e realiza a reserva dos equipamentos necessários para o evento;

• Próximo à data de realização do evento, servidor da SAEPE entra em contato com o Coordenador para verificar qual ou quais equipamentos serão necessários para a realização do evento;

• Próximo à data de realização do evento o Coordenador entra em contato com a SAEPE para verificar qual ou quais equipamentos serão necessários para realização do evento;

• Antes do início do evento o(s) técnico(s) da SAEPE se dirige(m) ao(s) anfiteatro(s) ou outro(s) espaço(s) e realizam o acerto do som, instalação de equipamentos necessários e outros acertos técnicos necessários.

DIVULGAÇÃO EVENTOS EXTERNOS

• SAEPE recebe todo material referente a eventos externos; • Na página da Seção, própria para este tipo divulgação, o servidor lança

as principais informações sobre o evento externo: Data de Entrada do Material de Divulgação, Data de Retirada do Material de Divulgação da página, Data do Evento, Nome do Evento, Local, Inscrição no Evento, Inscrição de Trabalho, Contato, Cartaz/Folder. Neste último item, caso tenhamos recebido algum material em forma de arquivo, fazemos um link ao material;

• Após lançar todos os dados dos eventos na página própria, o servidor colocará a seguinte informação na página inicial, constante no item dois acima referente a eventos externos: novas divulgações e muda a data de atualização da página;

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• O servidor enviará informação à lista comunidade-l, que abrange todos

os alunos, servidores técnicos e administrativos e docentes, para que tomem conhecimento que existem novas divulgações.

• Neste e-mail será colocado link da página para facilitar o acesso aos nossos usuários;

• Além da divulgação pela página da SAEPE referente a eventos externos, os cartazes recebidos serão afixados nos locais previamente determinados.

RECURSOS AUDIOVISUAIS RESERVA DE EQUIPAMENTOS

• A reserva de equipamento é feita através do Sistema de Reserva; • Cabe ao usuário fazer a reserva do equipamento para que fique

responsável pelo mesmo. ENTREGA E RECOLHIMENTO DO EQUIPAMENTO

• Cabe ao servidor da SAEPE entregar o equipamento no lugar solicitado e também pelo recolhimento do mesmo;

• O usuário deverá esperar o servidor da SAEPE recolher o equipamento para poder sair da sala.

APOIO TÉCNICO

• Cabe ao servidor da SAEPE dar apoio técnico em salas de aula e em outros espaços no tocante a recursos audiovisuais.

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MANUTENÇÃO EQUIPAMENTOS • Cabe ao servidor da SAEPE dar manutenção preventiva e corretiva nos

equipamentos audiovisuais sob responsabilidade da Seção; • Quando não for possível a manutenção na Unidade, o equipamento será

encaminhado para empresa externa; • Manutenção nos computadores existentes nas salas de uso comum, são

de responsabilidade do STI. Neste caso caberá a SAEPE abrir chamado para conserto.

RESERVA DE ESPAÇOS ALOCAÇÃO DAS DISCIPLINAS NOS ESPAÇOS

• Após a matrícula, que é realizada online, a Seção de Graduação juntamente com o STI alocam as disciplinas nas salas de aula;

• Havendo alguma alteração a Seção de Graduação solicita correção ao STI;

• Depois de todos os acertos necessários, o STI lança no Sistema de Reserva as disciplinas alocadas;

• A partir daí a SAEPE passa a administrar o Sistema de Reservas. RESERVA DOS ESPAÇOS

• Cabe ao usuário, através do Sistema de Reservas, fazer a reserva do espaço, ficando assim responsável pelo mesmo;

• Havendo necessidade do cancelamento da reserva o próprio usuário realiza o procedimento;

• Quando houver necessidade de troca de espaços entre usuários, os mesmos devem enviar e-mail a SAEPE solicitando a troca.

CURSO DE EXTENSÃO

Recebimento e análise do Processo

• Servidor da SAEPE recebe da Seção Técnica Acadêmica processo referente ao Curso de Extensão que está sendo proposto;

• O processo deve vir analisado pela Seção Técnica Acadêmica, constando todas as informações necessárias para que o servidor da SAEPE possa lançar na página de inscrições;

• Quando houver pré-requisitos para realização da inscrição, o coordenador do curso deverá entrar em contato com o servidor da SAEPE para juntos analisarem a melhor forma de realização da inscrição;

• Servidor da SAEPE lança na página inicial dos cursos de extensão o nome do curso e o período de inscrição;

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• Servidor da SAEPE cria um link no nome do curso que direciona o interessado às principais informações sobre o mesmo (condições para inscrição, valor da taxa de matrícula (se houver), número da conta para depósito entre outras);

• No final da página, onde consta as informações detalhadas sobre o

curso de extensão, o servidor da SAEPE escreve “Clique aqui para fazer sua inscrição online”;

• O interessado, ao clicar na frase descrita acima, será direcionado à página de inscrições online;

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• Na página referente à inscrição online, o servidor da SAEPE disponibiliza algumas informações do curso para que o interessado tenha condições de identificar o curso e fazer sua inscrição;

• O interessado, para se inscrever, deverá selecionar o pequeno círculo à esquerda das principais informações do curso e clicar na frase “Inscrever-se no Evento Selecionado”. Em seguida, abrirá o formulário de inscrição, onde o interessado deverá preencher com os seus dados conforme figura abaixo:

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• Esses dados se transformam numa planilha e o servidor da SAEPE terá acesso a todos eles o que permitirá entrar em contato com o aluno caso ocorra alguma eventualidade;

• Havendo taxa de inscrição, o aluno deverá efetuar o depósito em conta corrente e encaminhar o comprovante do mesmo à SAEPE. O documento bancário poderá ser enviado por fax, e-mail ou ser entregue pessoalmente para o servidor da SAEPE. O prazo para entrega do comprovante de depósito e o número da conta corrente estão previstos na página específica do Curso. Se o aluno não entregar o comprovante bancário no prazo estabelecido nas normas do curso, sua inscrição será cancelada;

• Quando o Curso de Extensão tiver taxa de inscrição, após o término das inscrições, o servidor da SAEPE encaminha à Seção de Finanças lista dos inscritos no curso e os respectivos comprovantes de depósito para que esta Seção faça a conferência dos mesmos;

• Estando tudo conferido, a Seção de Finanças encaminha recibo no valor da quantia depositada à SAEPE para juntá-lo ao processo;

• Após a conferência, o servidor da SAEPE elabora tabela com os nomes dos inscritos informando na frente de cada nome se os mesmos são pagantes ou não. Essa tabela deverá ser anexada ao processo;

• O servidor da SAEPE elabora lista de presença em duas vias. Uma será encaminhada ao professor responsável pelo curso para uso no decorrer das aulas e outra será também anexada ao processo;

• Em seguida, o servidor elabora folha de informação encaminhando o processo ao coordenador do curso informando-o que as inscrições ocorreram conforme o previsto para que, após o término do curso, o professor responsável emita o relatório final;

• Após o envio do processo ao Departamento, o servidor da SAEPE colocará na página referente aos cursos de extensão todas as informações sobre o andamento do processo até a emissão dos certificados;

• Terminado o curso o coordenador elabora relatório final e encaminha para a Seção Técnica Acadêmica para análise e posterior envio à CPEU para aprovação;

• CPEU recebe o processo e designa professor para emitir parecer sobre o curso realizado;

• Parecer elaborado é encaminhado à Seção Técnica Acadêmica para envio à CPEU para aprovação;

• CPEU aprovando o parecer sobre o curso o processo é encaminhado à SAEPE para emissão dos certificados;

• Servidor da SAEPE emite certificados e encaminha e-mail aos interessados informando que os mesmos estão prontos e que poderão retirá-los na SAEPE;

• Servidor da SAEPE coloca na página de Extensão, em “Certificados” o nome do curso e faz um link para a relação dos inscritos aprovados, para que os interessados possam saber se terão direito ao certificado ou não;

• Após os certificados prontos o servidor da SAEPE encaminha o processo à Seção de Comunicações para arquivamento;

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LABORATÓRIO EDITORIAL ENTRADA DA PUBLICAÇÃO: • Organizador protocola a entrada da publicação (livro ou revista) na Seção

de Comunicações, para encaminhamento à SAEPE (Laboratório Editorial). A publicação deverá ser entregue dentro das normas de apresentação dos originais;

• A SAEPE (Laboratório Editorial) recebe a publicação da Seção de Comunicações e realiza a análise técnica do material entregue e emite relatório. A análise técnica consiste em verificar se a publicação está dentro das normas para apresentação dos originais conforme regras constantes no;

• Após receber a publicação, a SAEPE (Laboratório Editorial) encaminha a mesma à Biblioteca para que esta faça a análise técnica referente à normalização e emita relatório;

• Relatório elaborado é enviado pela Biblioteca para a SAEPE (Laboratório Editorial);

• Servidor da SAEPE (Laboratório Editorial) encaminha os relatórios ao Presidente do Conselho Editorial Acadêmico juntamente com os pareceres recebidos no ato da entrega da publicação. Os pareceres recebidos são emitidos pelos Conselhos Editoriais das Séries ou Revistas. No caso de Coleções, é o Conselho Editorial Acadêmico que emitirá o parecer;

• O Presidente do Conselho Editorial Acadêmico analisará a documentação e caso aprove, enviará ofício à SAEPE (Laboratório Editorial) autorizando o andamento da publicação;

• Havendo pendências, este entrará em contato com o responsável pela publicação para que realizem os acertos necessários. Somente quando todas as pendências estiverem resolvidas se dará o início dos serviços de normalização, diagramação e abertura do processo junto a Seção Técnica de Materiais;

• A análise da documentação pelo Presidente do Conselho Editorial Acadêmico consiste em:

- Verificar os relatórios técnicos das áreas responsáveis ((SAEPE (Laboratório Editorial) e Biblioteca); - Verificar se a publicação é Livro da Pós-Graduação (Série)/Revista ou Livro das Coleções: - Caso a publicação seja Livro da Pós-Graduação (Série)/Revista:

• O Presidente apenas encaminhará a autorização para a SAEPE para dar andamento na publicação, já que nesses casos não é o Conselho Editorial Acadêmico que emite os pareceres acadêmicos, e sim o editor responsável pelas revistas ou o coordenador do programa de pós-graduação responsável pela Série em questão. (que deverá indicar também em qual série será publicada);

- Caso a publicação seja Livro das Coleções: • O Presidente receberá além dos relatórios, a publicação

impressa para que o Conselho Editorial Acadêmico possa ler e analisar a publicação para emissão do parecer de

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mérito acadêmico, que poderá ser favorável ou não. Neste parecer deverá constar, além do nome da publicação, o nome dos organizadores e o nome da coleção que será publicada.

OBSERVAÇÃO: Todo andamento da publicação, desde a sua entrada na SAEPE até sua finalização, deverá ser informado ao servidor da SAEPE, responsável pela divulgação, para que possa colocar as informações na página do Prelo do Laboratório Editorial, visando com isso dar transparência sobre os serviços executados.

ENCAMINHAMENTOS • Servidor da SAEPE (Laboratório Editorial) recebe o ofício do Presidente do

Conselho Editorial Acadêmico, autorizando o início dos serviços; • O servidor da SAEPE elabora RMS com informações sobre a publicação e

pede para o Supervisor da Seção assinar; • A RMS, juntamente com as cessões de direitos, é encaminhada pelo

servidor à Seção Técnica de Materiais para abertura do processo e elaboração do contrato em três vias;

• Após a elaboração do contrato, a Seção Técnica de Materiais enviará à SAEPE (Laboratório Editorial) as três vias do contrato, que devem ser encaminhadas ao Organizador/Autor1

• Feito isso, uma cópia do contrato fica com o Organizador/Autor1 e as outras são devolvidas à Seção Técnica de Materiais. Obs.: O servidor da SAEPE (Laboratório Editorial) faz a intermediação de entrega e devolução dos contratos para os Organizadores1, Direção da Unidade e Seção Técnica de Materiais.

da obra, para que rubrique as páginas e assine na última folha;

• Depois de tudo providenciado (autorização do Presidente do Conselho Editorial, pareceres e processo aberto), o servidor da SAEPE (Laboratório Editorial) encaminha a obra à Biblioteca realizar os serviços de normalização;

• No final da normalização o Organizador/Editor assina documento junto à Biblioteca no qual declara que a obra está pronta para ser diagramada;

DIAGRAMAÇÃO/CORREÇÕES • Biblioteca encaminha à SAEPE (Laboratório Editorial) o documento

assinado pelo Organizador/Editor e a obra normalizada para início da diagramação;

• O servidor realiza a diagramação, de acordo com a entrada da publicação registrada na página do Prelo, imprime uma cópia da obra e encaminha ao Organizador/Editor da publicação para revisão da diagramação. Será permitida ao Organizador/Editor duas correções da diagramação;

1 Organizador: Quando o professor reuniu uma coletânea de textos para publicação em um livro (séries), e este adquiriu os direitos autorais destes textos para cedê-los à unidade para publicação do livro. Autor: Todo o texto foi escrito por um único professor. Editor: Existe apenas em revistas,e é comum que o organizador não seja o Editor, embora o parecer da revista tenha que ser encaminhado pelo Editor.

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• Caso o Organizador/Editor da publicação faça muitas correções, o servidor da SAEPE (Laboratório Editorial) analisará a necessidade de novo encaminhamento à Biblioteca para verificar se as correções interferiram na normalização;

• Organizador/Editor examina a prova final e estando tudo correto assina autorização de envio do material para Seção de Gráfica;

• Servidor da SAEPE (Laboratório Editorial), deverá apresentar ao ao Organizador/Editor dois projetos gráficos para que este escolha.

SOLICITAÇÃO DE ISBN • Servidor da SAEPE é quem faz a solicitação de ISBN junto a Editora da

Unesp. Esta solicitação é feita via Editora da Unesp porque o selo Cultura Acadêmica, que é utilizado nas publicações do Laboratório Editorial, pertence aquela Editora e, portanto, ela é que pode fazer a solicitação do ISBN junto à Biblioteca Nacional no Rio de Janeiro;

• Para solicitar o ISBN o servidor da SAEPE (Laboratório Editorial) encaminha a Editora da Unesp formulário de solicitação (ANEXO I), cópia da cessão de direitos, capa impressa, páginas prefaciais e parecer do Conselho Editorial a qual a publicação pertença. Todos estes documentos são encaminhados à Editora via malote;

FICHA CATALOGRÁFICA • Após a solicitação do ISBN, servidor da SAEPE (Laboratório Editorial)

solicita a ficha catalográfica à Biblioteca; • Para obter esta ficha, é necessário enviar á Biblioreca as páginas prefaciais

e o número de páginas que o livro possui; • A ficha catalográfica pronta é enviada para o servidor da SAEPE

(Laboratório Editorial) para que seja inserida na publicação. CONFECÇÃO DE CAPA, MATRIZES PARA IMPRESSÃO E PLASTIFICAÇÃO Confecção de Capa e Matrizes para impressão • O projeto da capa da publicação será elaborado pelo servidor da SAEPE

(Laboratório Editorial), sendo encaminhada a prova ao Organizador/Editor para aprovação;

• A confecção da capa será realizada pela Seção de Gráfica da Unidade ou por empresa tercerizada.

ENCAMINHAMENTO Á GRÁFICA • A publicação é enviada à Seção de Gráfica através de Requisição de

Impressão (ANEXO II); • Se for uma Revista, o servidor da SAEPE (Laboratório Editorial) enviará,

junto com a Requisição de Impressão, o arquivo referente a parte interna da publicação e a prova impressa;

• Se for Livro, além dos itens citados acima, também será colocado o número do processo na Requisição de Impressão;

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PLATAFORMA SEER • Para que uma publicação possa ser inserida na Plataforma SEER ela

deverá estar no formato PDF; • Após a publicação pronta, o servidor da SAEPE (Laboratório Editorial) gera

os arquivos PDFs para que a Biblioteca da Unidade possa inserir a obra na referida plataforma. Isso é feito se a publicação estiver na referida plataforma.

DISTRIBUIÇÃO DOS EXEMPLARES • Com base nas cotas, pré determinadas de cada publicação, servidor da

SAEPE (Laboratório Editorial) envia os recibos de entrega dos exemplares e também dos originais para os respectivos responsáveis;

• A cota de exemplares dos livros do Laboratório Editorial (250, 50% da tiragem de 500 exemplares), o Servidor da SAEPE os guardará no depósito de livros da SAEPE e manterá controle de venda dos mesmos;

• Também é enviado a título de divulgação um exemplar para a Assessoria de Comunicação e Imprensa da Reitoria da Unesp;

• 11 (onze) exemplares são enviados à Seção Técnica de Aquisição e Tratamento da Informação da Unidade para encaminhamento para outras Bibliotecas na forma de permuta;

• 02 (dois) exemplares também são entregues à Seção de Aquisição e Tratamento. Um exemplar será incluído no acervo da Biblioteca da Unidade e outro exemplar será encaminhado para o depósito legal junto à Biblioteca Nacional localizada no Rio de Janeiro;

• Para envio do exemplar da publicação deverá ser preenchido um Recibo de Entrega que será anexado ao respectivo processo;

• São arquivados 2 (dois) exemplares de cada como estoque mínimo; • 1 (um) exemplar (Livro ou Revista) é arquivado para consulta exclusiva dos

diagramadores; • No caso da Editora UNESP, são enviados também 5 exemplares pelo uso

do selo Cultura Acadêmica Editora; • Após entrega dos exemplares, o servidor da SAEPE (Laboratório Editorial)

elabora cartaz de divulgação referente a publicação; • Concluída a confecção do cartaz, este envia o arquivo em formato JPG, 96

DPI e RGB ao servidor da SAEPE, responsável por Divulgação, para que envie na lista de e-mails da Unidade.

VENDA DE PUBLICAÇÕES Balcão • Na venda via balcão, o servidor da SAEPE (Laboratório Editorial) mostra ao

interessado o catálogo no qual constam as publicações que estão à venda; • Se houver interesse na compra, servidor da SAEPE (Laboratório Editorial)

preenche o pedido para que o interessado possa efetuar o pagamento junto a Seção de Finanças;

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• O interessado entrega o pedido na Seção de Finanças, realiza o pagamento e recebe recibo em duas vias (branca e rosa);

• A via branca fica com o comprador e a rosa deverá entregar na SAEPE para retirada do livro;

• A via rosa e o pedido de compra são anexados ao processo referente aquela publicação.

Internet • Na venda via Internet, o interessado envia por e-mail os dados do livro que

tem interesse e o endereço para entrega; • O servidor da SAEPE (Laboratório Editorial) faz o cálculo das despesas de

envio e retorna ao interessado o valor total da compra (preço do livro mais despesas de envio) bem como os dados da conta bancária da Unidade para que o interessado possa fazer o depósito;

• Servidor da SAEPE (Laboratório Editorial) também informa ao interessado que o livro só será enviado após o mesmo enviar o comprovante de depósito por e-mail ou fax.

• Após o recebimento do comprovante de depósito via e-mail ou fax, servidor da SAEPE (Laboratório Editorial) entra em contato com a Seção de Finanças para confirmação do depósito;

• Após esta confirmação, este empacota o livro e encaminha ao comprador via Correio.

Consignação • Sempre que um livro é lançado o servidor da SAEPE (Laboratório Editorial)

encaminha para o Diretor da Unidade, termo de consignação em duas vias com a relação dos livros que serão enviados às livrarias que vendem nossos livros;

• O Diretor assina as duas vias e encaminha para o servidor da SAEPE (Laboratório Editorial);

• Após recebimento dos termos de consignação assinados, o servidor da SAEPE (Laboratório Editorial) envia para as livrarias as duas vias para assinar juntamente com os livros que já foram separados e empacotados;

• As livrarias devolverão uma via assinada para que o Servidor da SAEPE (Laboratório Editorial) arquive no processo de consignação que fica na SAEPE;

ESTOQUE DOS LIVROS

• O controle de estoque consiste em registrar em uma planilha os nomes das publicações, o preço vigente e o número de exemplares disponíveis;

• Toda entrada, venda ou envio de livros consignados são marcados na ficha de controle do estoque.

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ANEXO I

PARA SOLICITAÇÃO DE ISBN – CULTURA ACADÊMICA EDITORA

Para pedir ISBN do Selo Cultura Acadêmica Editora, é preciso fornecer as prefaciais do livro (capa ou sugestão de capa / folha de rosto / introdução / apresentação / sumário / prefácio, se tiver) e as seguintes informações: Editora: Cultura Acadêmica Editora CNPJ: 54069380/0001-40 Co-Editora: - Autor: Organizadores: Arnaldo Cortina e Sílvia Maria Gomes da Conceição Nasser Título: Sujeito e Linguagem Subtítulo: - Número da edição: 1 (Série Trilhas Lingüísticas, nº 17) Ano de publicação: 2009 Anexos: ( ) sim ( x ) não Ilustração: ( ) sim ( x ) não Bibliografia: ( x) sim ( ) não Número de páginas: 150 Formato: 14 x 21 cm Tiragem: 500 exemplares ISBN com código de barras: ( x ) sim ( ) não Nome dos membros do Conselho ou Organizadores responsáveis pelos dados e conteúdo do livro: Arnaldo Cortina, Gladis Massini-Cagliari, Letícia Marcondes Rezende, Renata Maria Facuri Coelho Marchezan e Rosane de Andrade Berlinck Público a que se destina a obra: ( ) Geral ( x ) Universitário ( ) Outros : ______________ Data de solicitação: 25/11/2009 Pequeno resumo da obra:

“A linguagem consiste na capacidade específica do homem para estabelecer comunicação e produzir sentido. Sujeito, tempo e espaço são noções que não somente integram as teorias linguísticas, mas também as organizam. Os textos deste livro dedicam-se ao exame da primeira, com o objetivo de enfocar e problematizar diferentes modos da relação sujeito e linguagem: sujeito na linguagem, sujeito da linguagem, sujeito ante a linguagem..” Observações: -

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ANEXO II

UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA

JÚLIO DE MESQUITA FILHO

Campus de Araraquara

Para uso da Gráfica Solicitação n.°

________/________

REQUISIÇÃO DE SERVIÇOS GRÁFICOS CAMPO 1: Preenchimento obrigatório de todos os dados pelo requisitante:

Nome requisitante: Prof. Arnaldo Cortina e Profa. Sílvia Maria Gomes da Conceição Nasser (Org.)

Data: 09/12/2009

Unidade: Faculdade de Ciências e Letras

Depto/Seção: SAEPE – Laboratório Editorial Fone / ramal: 6275

E-mail: laboratorioeditorial@fclar.unesp.br

Resp. pelo Material: Almoxarifado (Pós-graduação em Linguística e Língua Portuguesa)

Fone / ramal: 6253

Depois de Pronto, mandar para (Unid./Depto/Seção/Nome):

Consultar Laboratório Editorial após impressão

Descrição dos Serviços: (quantidade, cor, papel, tipo de serviço, etc.....)

Publicação: Série Trilhas Lingüísticas Nº 17 – Sujeito e Linguagem Processo: 1557/09 Formato: 14 x 21 cm Tiragem: 500 exemplares Páginas: 150 Capa com orelha em 2 cores (Azul Marinho e Preto)

OBS. O serviço só será protocolado quando todo material estiver na gráfica, este material é de responsabilidade do requisitante. (arquivo/modelo/papel/matriz/laser filme..etc...)

Autorização da Direção ou pessoa responsável. ________________________________

Assinatura CAMPO 2: Preenchimento pela Gráfica Entreguei o serviço e todo o material necessário nas condições acima descritas neste pedido.

____/____/____

PROTOCOLO

_________________________ _________________________ Funcionário que entregou funcionário que recebeu

Retirei da Seção de Gráfica o serviço acima descrito neste pedido. _______/_______/________ ____________________________________ Data Funcionário que retirou (nome legível)

Instruções: 1 – Somente serão aceitos pedidos de serviços autorizados pela Direção ou pôr pessoa responsável. 2 – O serviço só será protocolado com todo material necessário nas condições descritas neste pedido.(Arquivo/modelo/cópia impressa e material/papel/matriz/laser filme, etc....)