manual de procedimentos da biblioteca da escola cardoso lopes

Biblioteca Escolar do Agrupamento de Escolas Cardoso LopesManual de Procedimentos

ESCOLA BÁSICA 2.3.CARDOSO LOPES - AMADORA

BIBLIOTECA ESCOLAR

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO……………………………………………………………………………………………2

1- SELEÇÃO E AQUISIÇÃO DO FUNDO DOCUMENTAL ………………………………………….4

2- PROCEDIMENTOS PARA TRATAMENTO PATRIMONIAL ……..…………………………...........6

2.1. Carimbagem ……………………………………………………………………………...6

2.2. Registo/ Inventariação ……………………………………………… ..…….............. 8

3. PROCEDIMENTOS DE TRATAMENTO TÉCNICO-DOCUMENTAL ……………………….…… 10

3. Classificação ……………………………………………. ……………………….….……10

3.1. Catalogação……………………………………………………………………………. 13

3.2.1. Especificações do DOCBase ………………………………….…………..14

3.2.2. Monografias: princípios e especificações ……………….…………… 17

3.3. Cotação e etiquetagem ……………………………………………….……………. .18

3.4. Indexação………………………………………………………………….……………..20

4. PROCEDIMENTOS GERAIS……………………………………………………….……..….……. .22

4.1. Arrumação dos documentos ………….……………………………………….. 22 4.2. Arquivo ………………………………………………………..……………………….... 244.3. Doações e abate documental

……………………………………………………….25 4.4. Difusão de informação……………………………..

………………………………….25

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5. NOTA FINAL ……………………………………………………………………………………….. 26

6. BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………………………….26

ANEXOS

Anexo I – Artigo 67.ª do Regulamento Interno do Agrupamento de Escolas Cardoso Lopes.

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“A liberdade, a prosperidade e o desenvolvimento da sociedade e dos indivíduos são valores humanos

fundamentais. Só serão atingidos quando os cidadãos estiverem na posse da informação que lhes permita exercer os

seus direitos democráticos e ter um papel ativo na sociedade. A participação construtiva e o desenvolvimento da

democracia dependem tanto de uma educação satisfatória, como de um acesso livre e sem limites ao conhecimento,

ao pensamento, à cultura e à informação.

Neste contexto as bibliotecas escolares devem constituir recursos básicos do processo educativo, sendo-

lhes atribuído papel central em domínios tão importantes como a aprendizagem da leitura, a literacia, a criação e o

desenvolvimento do prazer de ler e a aquisição de hábitos de leitura, as competências de informação e o

aprofundamento da cultura cívica, científica, tecnológica e artística.”

In Manifesto da Unesco sobre Bibliotecas Públicas

“A biblioteca escolar disponibiliza serviços de aprendizagem, livros e recursos que permitem a todos os

membros da comunidade escolar tornarem-se pensadores críticos e utilizadores efetivos da informação em todos os

suportes e meios de comunicação. As bibliotecas escolares articulam-se com as redes de informação e de

bibliotecas de acordo com os princípios do Manifesto da Biblioteca Pública da UNESCO.

[…] O acesso aos serviços e fundos documentais deve orientar-se pela Declaração dos Direitos e

Liberdades do Homem, aprovada pelas Nações Unidas, e não deverá ser sujeito a nenhuma forma de censura

ideológica, política ou religiosa ou a pressões comerciais.”

In, Manifesto da Biblioteca Escolar, IFLA/UNESCO

LINO

INTRODUÇÃO

A Biblioteca Escolar proporciona o acesso a um conjunto de recursos que visam apoiar

os alunos, os professores e os pais nas atividades de ensino/aprendizagem, cumprindo objetivos

curriculares, mas também de suporte a atividades e a projetos extracurriculares. Faculta

recursos informativos e de lazer que respondem às necessidades intelectuais e formativas dos

utilizadores, cumprindo portanto também objetivos lúdicos, recreativos e culturais.

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Para tal, a BE tem de garantir acesso a uma grande variedade de materiais impressos,

audiovisuais e digitais, materiais esses que precisam de ser avaliados, selecionados, adquiridos e

organizados de forma normalizada e percetível, a fim de facilitar o seu uso e evitar a duplicação.

O professor bibliotecário (PB) e a sua equipa, socorrendo-se dos necessários e imprescindíveis

apoios da RBE e do Serviços de Apoio às BE das câmaras municipais, atuam como

intermediários entre os utilizadores e os recursos, propiciando a gestão profissional e eficaz dos

recursos.

A BE do Agrupamento de Escolas Cardoso Lopes (BECL) insere-se plenamente nas

metas e objetivos do projeto educativo do agrupamento e está institucionalizada nos seus vários

documentos estratégicos, onde estão definidas as suas finalidades. Para as alcançar, e para que a

BE se posicione de facto na rotina das práticas pedagogias e se assuma como recurso central ao

desenvolvimento do currículo escolar, como espaço de promoção e desenvolvimento das

competências definidas para o final dos vários ciclos e como pólo de dinamização de atividades,

a definição do seu modo de funcionamento e de gestão e a organização dos seus espaços, do

fundo documental e dos equipamentos são essenciais.

O presente Manual de Procedimentos vem complementar os restantes documentos-base

da BECL, tratando precisamente dos aspetos organizativos e técnicos relativos ao tratamento

documental e ao circuito do documento na Biblioteca Escolar do agrupamento. É um documento

evolutivo e em constante reestruturação, mas que permite a normalização, uniformização e a

continuidade nas decisões e critérios tomados, pelo que deverá constituir-se como referência e

orientação para o trabalho técnico sobre os documentos e operações correntes de biblioteca.

Nesta versão, a PB optou por elaborar um documento sintético e restrito exclusivamente a

procedimentos de tratamento documental, deixando de lado questões organizativas já

contempladas no Regimento Interno da BECL.

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1- SELEÇÃO E AQUISIÇÃO DO FUNDO DOCUMENTAL

A seleção e aquisição do fundo documental pautam-se pelos critérios estabelecidos no

artigo 67.º do Regulamento Interno do Agrupamento.

A constituição do fundo documental, ou seja, a aquisição de livros e materiais nos vários

suportes, pode ser feita por compra e por oferta. Para além do definido no normativo acima

mencionado, a equipa da BE deverá ter em conta os seguintes aspetos:

1. Avaliar com regularidade a coleção existente de forma a verificar se ela responde às

necessidades dos utilizadores para esse ano letivo, período escolar ou projetos a

desenvolver.

2. Consultar regularmente catálogos de editoras, em suporte papel ou on-line. Visitar

livrarias e feiras do livro de forma a conhecer as novidades do mercado livreiro.

3. Solicitar, pelo menos uma vez por ano, sugestões de aquisição de Material Livro e Não-

Livro, aos Departamentos Curriculares em impresso próprio, em formato papel ou

disponibilizado em formato digital por correio eletrónico.

4. Solicitar, ao longo do ano, aos alunos e a toda a comunidade educativa, em geral,

sugestões de material livro e não-livro que gostariam que a BE disponibilizasse.

Existência, na BE, de caixa de sugestões.

5. Todas as propostas apresentadas serão sujeitas a análise.

6. A seleção dos recursos a adquirir deve ter em conta as escolas que fazem parte do

Agrupamento.

Para se levar a cabo uma política de seleção e aquisição de fundo documental é fundamental

a existência de um orçamento anual. A verba correspondente a esse orçamento poderá partir dos

lucros da papelaria, tendo como base o Despacho 13224/2003, 2ª série nº 154, de 7 de julho, no

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seu artigo 8º alínea b), bem como o Decreto-Lei 55/2009, artigo 34º, alíneas b) e c) para a

compra dos prémios a atribuir aos alunos pela ocasião dos concursos.

1.1. TIPOLOGIA DOS DOCUMENTOS

A BE disponibiliza aos utilizadores vários tipos de documentos e em vários suportes:

Monografias, Publicações Periódicas, Publicações em Série Impressas e Material Não-

-Livro.

As monografias constituem o núcleo central da documentação existente. A Classe 8

domina percentualmente a totalidade das monografias, destacando-se particularmente a

Literatura Infanto-Juvenil, visto a BE pertencer a uma escola de 2º e 3º ciclos e fazer parte de

um agrupamento vertical com escolas do 1º Ciclo. A Classe 8 deverá continuar a ser uma das

prioridades da BE em relação à política de aquisição do fundo documental, estando intimamente

ligada à promoção do livro e da leitura, na sala de aula com um caráter curricular e nos tempos

livres, na BE e em casa. O livro informativo é também uma prioridade, sendo necessário o

reforço anual de novos títulos que respondam às solicitações dos professores das diferentes áreas

disciplinares, no sentido de se criar uma ligação cada vez mais efetiva entre a BE e o currículo.

As Publicações Periódicas e as Publicações em Séries Impressas constituem um núcleo

restrito que deve ser aumentado e melhorado, sendo importante o seu tratamento documental. É

de valorizar a aquisição de revistas científicas que possam ser usadas no desenvolvimento de

trabalhos de investigação, mas também de outro tipo de revistas, generalistas e lúdicas, que

sejam do agrado dos utilizadores, dando-se prioridade aos alunos. No entanto procurar-se-á ter

com regularidade revistas pedagógicas e científicas que ajudem na formação pedagógico-

científica dos professores. Um jornal diário, um jornal desportivo e um jornal com

características mais literárias terão presença na BE.

Os manuais não fazem parte da coleção da BE, não tendo sido registados nos últimos

anos. Contudo, a BE possui um exemplar de cada um dos manuais adotados e desses deve

manter um registo em livro próprio. Os outros estão na sala de estudo.

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O Material Não-Livro aumentou significativamente nos últimos anos, procurando-se

uma proporcionalidade de 1:3 entre material não-livro e material livro. É fundamental um

investimento regular na aquisição de recursos DVD com caráter pedagógico-didático, mas

também de entretenimento. A sua procura é constante, quer por professores, quer por alunos na

ocupação dos seus tempos livres e no desenvolvimento de trabalhos de pesquisa. Contudo, e

num futuro próximo, terá de se caminhar para um fundo documental composto não apenas por

livros, revistas, jornais e documentos audiovisuais, mas também cada vez mais por outros

documentos em suporte digital e serviços on-line.

2. PROCEDIMENTOS PARA TRATAMENTO PATRIMONIAL

Independentemente da sua tipologia, todo o documento existente na BE, desde que entra

até chegar ao utilizador, passa por várias operações intelectuais, técnicas ou simplesmente

materiais, a que chamamos o circuito do documento.

Uma vez concluído o processo de aquisição, procede-se às tarefas de carimbagem,

registo, catalogação, classificação, indexação, cotação e arrumação.

2.1. CARIMBAGEM

Quando o documento entra na biblioteca, e antes de se iniciar o tratamento técnico,

verifica-se o seu estado geral de conservação (se está completo e não danificado). No caso de

volumes de coleções adquiridos em separado, deve verificar-se se o número do volume não é

repetido.

Todos os documentos são carimbados, com o carimbo oficial da Biblioteca

Escolar/Centro de Recursos Educativos do Agrupamento de Escolas Cardoso Lopes. Este

carimbo apresenta uma mancha que identifica a instituição e a Biblioteca Escolar e um

espaço para o nº de registo. Há só um carimbo que integra “a posse” e a “biblioteca”.

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Forma de carimbagem

A carimbagem deverá ser feita tendo em atenção a salvaguarda da integridade da mancha

gráfica, das ilustrações e imagens. Deve ser uma tarefa exclusiva da BE.

Todas as obras deverão ser carimbadas da seguinte forma:

Documentos impressos:

a) Monografias e obras de referência

i. 1.º Carimbo ou carimbo de registo: na página de rosto ao centro ou no canto inferior

direito. [A página de título/rosto é de entre as páginas preliminares a que contém mais

informação sobre o documento.] No interior do carimbo é registado com esferográfica

preta ou azul o número de registo.

Nas obras com folhas plastificadas, ou material em que a tinta não adere, o carimbo

deverá ser efetuado numa etiqueta branca que deve ser colocada no local estabelecido

para carimbar.

ii. 2.º Carimbo: metade da marca do carimbo na folha 13 do livro (ao fundo da página, a

meio ou no canto inferior à direita, ou à esquerda, dependendo esta colocação da mancha

gráfica que o livro aí tiver)

iii. 3.º Carimbo: na última página de texto com informação sobre o documento em

questão, onde é registada a data de entrada do documento na BE.

Sempre que uma página é ilustrada deve carimbar-se na página imediatamente anterior

ou na seguinte. Deve evitar-se a carimbagem sobre ilustrações e, no caso de se tratar de obras

profusamente ilustradas, a carimbagem restringir-se-á ao carimbo inicial.

b) Publicações periódicas

São carimbadas da seguinte forma:

1. Jornais: na 1ª página, junto ao título

2. Revistas

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i. na ficha técnica ou sumário (canto superior direito)

ii. no interior da contra capa

Nota: utiliza-se o mesmo procedimento para outros documentos efémeros, como

brochuras, desdobráveis, folhetos.

c) Material não livro

(CD- Audio; CD-Rom; DVD; Cassetes vídeo; jogos))

No caso das cassetes vídeo, dos CD’s, CDROM’s e DVD’s: o carimbo de registo aplica-

se na caixa (em etiqueta colada) e no próprio documento. No próprio documento cola-se

também uma etiqueta adequada ou escreve-se a sigla BECL e o número de registo com caneta

de álcool. Coloca-se também o carimbo de registo no verso do material textual acompanhante.

No caso de jogos ou outros materiais manipuláveis, carimba-se onde possível ou numa

etiqueta que lhe seja colocada, para nela figurar também o nº de registo. No caso de fotografias,

postais, cartazes ou gravuras, o carimbo coloca-se no verso da ilustração.

2.2. REGISTO/INVENTARIAÇÃO

O registo é uma operação administrativa que tem como objetivo a inventariação de todo

o tipo de documentos que constituem o fundo documental.

Todos os documentos entrados na biblioteca, independentemente do seu suporte,

deverão ser registados num livro de registo, sendo-lhes atribuído um número sequencial, que é

colocado no carimbo da página de rosto do livro. Consideram-se uma exceção as revistas,

manuais escolares, trabalhos de alunos e documentos facilmente degradáveis ou com uma

atualidade muito reduzida, por ex: folhetos, guias informativos, cartazes, etc. . Nestes é

suficiente o carimbo da instituição. De qualquer modo, na BECL é atribuído um número a cada

título de publicação periódica recebido regularmente e aberta a correspondente folha de registo

num dossier próprio, destinado a controlar a sua receção.

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O registo deve ser efetuado em livro próprio com as páginas numeradas e chanceladas. O

registo informático em Excel é a forma usada na BECL desde 2009, sendo efetuadas cópias de

segurança; após impressão, todas as páginas são numeradas, rubricadas pela PB e encadernadas.

Posteriormente são convertidas em PDF e divulgadas regularmente. Existe um livro de registo

para cada tipologia de documento.

No caso das monografias, deverão constar os seguintes elementos: número de registo;

apelido e nome do primeiro autor; título do documento; número de volume; local de edição;

editor(es); ano de edição; data de entrada; modo de aquisição (compra, permuta ou oferta); cota;

observações. Esta coluna destina-se a registar aspetos relevantes da situação do documento,

nomeadamente as situações de:

Abatido, no caso de documentos que se excluíram do fundo documental por falta de atualidade ou inadequação ao fundo, e a data respetiva de abate.

Extraviado, no caso de documentos desaparecidos, igualmente com indicação da data. No Depósito, para o caso de documentos de valor de que a biblioteca não deve

desfazer-se, mas que não têm interesse em livre acesso e podem ser arrumados num outro espaço. Documentos requisitados permanentemente para as salas de aulas e/ou outros

espaços da escola: Ex: Departamento Curricular responsável….

Procedimentos fundamentais a cumprir:

a) Cada unidade física, cada obra, tem o seu número de registo;

b) Vários exemplares do mesmo título têm número de registos diferentes;

c) No caso de uma obra ser publicada em vários volumes (ex: enciclopédia, cada volume

tem também um número de registo diferente;

d) o autor registado é o autor individual, ou o 1º autor, no caso da responsabilidade ser

partilhada. Quando uma obra não tem um autor expresso, a entrada faz-se pelo título. No

caso das enciclopédias ou dicionários, pode indicar-se a direção, se referida – ex:

MARTINS, Oliveira (dir).

e) Sempre que um documento é abatido, o número de registo deve ser recuperado;

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f) Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato (por ex: cd-rom,

jogos, guiões, etc.) e este se encontra dentro de uma encadernação, esta manter-se-á junto

do documento impresso, exceto se for um CD/ DVD. No entanto, far-se-á um

apontamento nas observações do Livro de Registos. Este material terá o mesmo número

de registo da obra principal, exceto, novamente, se for um CD/DVD. Nestes casos,

dever-se-á cruzar a informação através da indicação “Acompanha a monografia x /

Acompanha o CD/DVD y “ nos próprios documentos.

3. PROCEDIMENTOS DE TRATAMENTO TÉCNICO-DOCUMENTAL

Depois de adquiridos e inventariados, os documentos são analisados do ponto de vista do

seu conteúdo com o objetivo de serem localizados rapidamente em função das necessidades

após a sua arrumação nas estantes, quer pela equipa da BE, quer pelo utilizador.

Para tal, seguem-se três tarefas complementares que devem ser cuidadosamente

realizadas por pessoal especializado, preferencialmente: a classificação. a catalogação e a

indexação.

3.1. CLASSIFICAÇÃO

Em biblioteconomia, classificar significa agrupar os livros segundo os assuntos de que

tratam. Portanto, classificar é determinar o assunto de um livro. A classificação é usada como

ferramenta no serviço de recuperação da informação.

Este procedimento permite recuperar os documentos pelo seu conteúdo, isto é, pelos

principais assuntos neles versados ou pelos géneros literários a que pertencem. Esta operação,

em conjunto com a catalogação, permitirá satisfazer a necessidade dos utilizadores, quando estes

pretendem informação sobre temáticas muito específicas, sem conhecerem os autores ou os

títulos. A classificação serve para recuperar a obra, levando-a ao encontro do utilizador, e por

isso a análise dos documentos deve ser feita nessa perspetiva, pensando no eventual interesse

que os temas, neles abordados, poderão ter para os utilizadores-alvo.

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Na BECL os documentos são classificados segundo a Classificação Decimal Universal

(CDU), uma classificação alfanumérica que, como o próprio nome indica, se baseia na divisão

do conhecimento humano em dez classes principais. Optou-se também por representar cada

classe através de uma cor, que constará da sinalética inserida nas estantes e na etiqueta colocada

em cada documento. Esta paleta cromática é a mesma que é utilizada pela Biblioteca Municipal

da Amadora e também por todas as bibliotecas escolares deste concelho:

Preto 0Generalidades (Ciência e conhecimento, Gestão, Informação,

Biblioteconomia, Instituições, Publicações)

Laranja 1 Filosofia, Psicologia

Castanho 2 Religião. Teologia.

Verde 3

Ciências Sociais. (Estatística, Politica, economia, Comercio, ,

Direito, Administração Pública, Forças Armadas, Assistência

Social, Seguros, Educação, Etnologia, Antropologia Cultural)

Cinza 5 Matemática. Ciências Naturais

Branco 6 Ciências Aplicadas. Tecnologia. Medicina

Vermelho 7 Arte. Recreação. Desporto

Amarelo 8 Linguística. Língua. Literatura

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Azul 9 Geografia. Biografias. História

Pode resumir-se, esquematicamente, o processo de classificação nas seguintes etapas:

1. Análise do documento

Material livro:

- Analisar o título, sumários e/ou introduções ou conclusões;

- Identificar e selecionar os conceitos inerentes ao documento;

Material não livro:

- Analisar invólucros, capas, sinopses ou o documento em si mesmo;

- Identificar e selecionar os conceitos/géneros inerentes ao documento.

2. Verificar se se trata de uma obra de ficção ou não;

3. Se for ficção, determinar o género;

4. Se não for de ficção, determinar o assunto principal que vai servir para arrumar a obra

na estante, e ainda outros assuntos de interesse para os utilizadores;

5. Procurar na CDU (versão de 2005) as notações que melhor correspondam aos temas

abordados nos documentos;

Apesar da diversidade de documentos que a BE tem, os critérios utilizados para a

classificação devem ser uniformes de modo a garantir uma arrumação homogénea e uma fácil

recuperação. As notações (códigos) têm uma dupla função: permitem uma correta arrumação

dos documentos nas estantes, de acordo com o seu tema principal e facultam a sua recuperação

pelos diversos conceitos neles abordados, através das diferentes entradas no catálogo de

matérias.

Tendo em conta que a CDU é um documento muito extenso abarcando uma imensidão

de subclasses, a BECL socorre-se das listas abreviadas do SABE da CMA. A lista abreviada é

utilizada na classificação dos documentos de forma a evitar uma grande dispersão, mas não

dispensa contudo a consulta da própria CDU quando se pretender classificar os documentos com

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mais minúcia. De qualquer modo, a lista abreviada é a primeira fonte a recorrer, uma vez que

contém notas da própria BE que favorecem a uniformização e garantem que livros com o

mesmo assunto são classificados sempre da mesma maneira.

Poderá ser também utilizado um Indice alfabético da CDU para facilitar a identificação

dos conceitos.

Registos vídeo e sonoros:

- segue a CDU e as classificações gerais da tabela de classificação de documentos

vídeo – FIAF - , de modo a selecionar a classificação que melhor corresponder ao documento

em análise.

3.2. CATALOGAÇÃO

O processo de catalogação dos documentos consiste na descrição formal dos dados

bibliográficos contidos no documento, fazendo-se assim a sua descrição física. Este

procedimento leva a uma correta identificação do mesmo, o que facilitará a posterior

recuperação da informação pelo utilizador. O correto tratamento documental liga-se a princípios

gerais básicos como a uniformidade, a simplificação e a analogia.

Iniciando o trabalho de catalogação, o primeiro passo é o exame das partes impressas do

livro como:

Páginas preliminares - as que precedem a página de rosto, tais como a página de

anterrosto, verso da página de rosto e capa.

Página de rosto - constitui o elemento mais valioso para o catalogador. Nela deverá

aparecer o nome do autor, o título, a edição e a editora;

Os elementos retirados da análise do documento são apresentados e registados, segundo

uma sequência lógica. A BECL utiliza para catalogação dos seus documentos as ISBD

(International Standard Bibliograph Description), que normalizam internacionalmente os

procedimentos de descrição documental e as RPC (Regras Portuguesas de Catalogação).

A catalogação automatizada consiste em destacar a identidade bibliográfica de um

documento e transcrevê-la para um suporte informático facilitando a sua localização e a

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recuperação de informação O resultado final da catalogação é a construção do catálogo. O

catálogo deve, portanto, informar o que existe de determinado autor, sobre determinado assunto

e da disponibilidade de determinada obra (título). Deve permitir a consulta pelo utilizador.

Na equipa da BE da escola devem existir dois elementos responsáveis pela catalogação

dos documentos, que deverão, sempre que possível, possibilitar formação básica a outros

elementos da equipa ou a outros professores que poderão futuramente vir a fazer parte da

equipa.

3.2.1 ESPECIFICAÇÕES DO DOCBASE

A catalogação da documentação desta biblioteca é automatizada, usando-se o software

de gestão de bibliotecas Docbase em formato Unimarc. Este é um tratamento eletrónico de

dados bibliográficos, no computador, também baseado nas ISBD. A normalização do registo

pode permitir o intercâmbio da informação a nível nacional e internacional. Para tornar mais

fácil o trabalho de informatização das monografias organizou-se um quadro-síntese da estrutura

computacional com algumas especificações que poderão esclarecer algumas dúvidas, no entanto

para outros esclarecimentos e aprofundamentos utiliza-se o Manual UNIMARC (2004).

Da catalogação resultará um registo que se divide em duas partes distintas: o cabeçalho

(nome, palavra ou expressão que introduz uma entrada bibliográfica para a sua arrumação no

catálogo) e corpo de entrada (conjunto de elementos descritivos e informativos da obra,

distribuídos por zonas).

Na BECL far-se-á um nível intermédio de descrição, o que corresponde ao registo das

seguintes zonas no processo de catalogação:

título/subtítulo, autor principal e secundário, edição e data, coleção, nº da coleção, ISBN,

depósito legal, país de publicação, cota, língua do documento, data de impressão,

descrição física (o nº de páginas numeradas), cota, assunto, notação CDU.

A estes registos correspondem no Docbase partes dos campos 1, 2 e 4 do programa l.

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Deve registar-se que ao nível desta tarefa técnico-documental, para além de catalogação de

monografias, deve manter-se atualizada a catalogação do material não livro (CD-Rom’s, e

DVD’s, entre outros – dispensa-se a catalogação das VHS’s e cassetes audio,).

Pretende-se, quando existir um número significativo de documentos informatizados,

disponibilizar um catálogo, em posto específico, que permita aos utilizadores a pesquisa livre.

Colocar-se-á online esse catálogo disponibilizando-o na página do Agrupamento e, mais tarde,

prevê-se a inserção do catálogo no site da Rede de Bibliotecas Escolares.

O programa DocBase é de um instrumento de trabalho que permite cumprir níveis

básicos de automatização e permite uma abordagem à utilização de sistemas de gestão

biblioteconómica através de diferentes módulos com uma especificidade funcional.

Figura 1 – Menu de entrada do DocBase, com os diferentes módulos.

Como é visível na Figura 1, para além do módulo de gestão do programa [utilitários], o

DocBase disponibiliza outros módulos que permitem a automatização de diferentes tarefas

biblioteconómicas e de gestão da BE/CRE como o módulo de aquisição, o módulo de

catalogação, de empréstimo e de pesquisa. Para além do supracitado, urge referir que o DocBase

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tem um módulo de pesquisa que permite ao utilizador pesquisar, copiar, exportar e imprimir

registos.

Figura 2 – Menu de pesquisa do DocBase.

O seu modo de pesquisa é muito simples e a sua versatilidade conduz o utilizador a um

grau elevado de sucesso nas buscas. Por isso, deve ser uma preocupação constante do

Coordenador da Equipa da Biblioteca disponibilizar o módulo de pesquisa aos utilizadores da

BE/CRE, bem como assegurar que estes sejam devidamente informados quanto ao modo de

funcionamento do software.

3.2.2 MONOGRAFIAS: PRINCÍPIOS E ESPECIFICAÇÕES

Para a descrição bibliográfica do documento retiram-se os elementos da monografia dando

prioridade à Página de Rosto; no entanto para complemento de informação ou esclarecimento

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de dúvidas usam-se outras fontes de informação – páginas preliminares, colofão, a própria

publicação. Caso se utilizem outras fontes de informação, os dados referenciados surgem entre

parênteses retos.

Na catalogação do documento teremos em atenção o Cabeçalho (ponto de acesso

constituído por nome, palavra, expressão que introduz uma entrada bibliográfica para

arrumação do catálogo) e o Corpo de Entrada (conjunto de elementos descritivos e

informativos do documento que se distribuem por sete zonas e, na ficha catalográfica,

surgem abaixo do cabeçalho). Esta divisão está regulamentada pelas ISBD.

Zona do título e da menção de responsabilidade (autores);

Zona de edição (indicação da edição do documento e sua menção de responsabilidade);

Zona do pé de imprensa ( zona da publicação, distribuição);

Zona de Colação (zona de descrição física do documento: Nº de páginas ou volumes, se

é ilustrado, formato, material acompanhante);

Zona da Coleção ( título da coleção, numeração da coleção)

Zona de Notas (colocação de elementos que não se inscrevem nas outras zonas da

descrição e são consideradas relevantes);

Zona do ISBN (International Standard Book Number) e Modalidades de Aquisição.

Outros elementos do Corpo de Entrada (exemplos):

1. Pistas (entradas secundárias do documento);

2. Cota (localização do documento na estante);

3. Classificação (notação C.D.U.);

4. Número de Registo;

5. Sigla da Instituição (BECL).Página 18 de 29


As monografias em vários volumes, mas que não apresentem títulos independentes, não

necessitam de uma descrição a dois níveis. A descrição física incluirá a descrição

específica do documento e a sua extensão com o número de volumes e o número de

páginas.

Em relação às menções de responsabilidade secundárias devem ser referenciadas todas

as que tenham uma ligação relevante com a temática, mencionando-se os tradutores,

adaptadores, prefaciadores, ilustradores, etc.

As enciclopédias temáticas serão catalogadas individualmente, cada volume corresponde

a um registo. As enciclopédias serão colocadas na sua estante temática junto dos outros

livros. Este procedimento facilita o livre acesso do leitor.

Ao iniciar-se a catalogação de um novo documento que se supõe que pode já existir na

BE deve-se realizar uma pesquisa na base de dados (Docbase); Caso já exista documento

idêntico deve-se editá-lo e acrescentar um novo exemplar; quando a edição for diferente,

cria-se uma cópia, altera-se o registo e grava-se.

3.3. COTAÇÃO E ETIQUETAGEM

Não obstante os procedimentos das fases de classificação e catalogação, as obras

necessitam ainda de elemento que permita encontrá-las, mais tarde, nos locais onde foram

previamente arrumados. Esse elemento é a COTA, que estabelece a ligação entre os dados

referentes a um documento contidos no catálogo e o próprio documento arrumado numa

determinada prateleira da BE. Trata-se, pois, de um código que permite a fácil localização de

um documento no conjunto das obras existentes. Fisicamente, a cota faz-se representar por uma

etiqueta colocada com papel especial na parte inferior da lombada do livro.

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A determinação da COTA consiste na indicação de uma notação da CDU identificativa

do assunto principal do documento, as três primeiras letras do apelido do autor e as três

primeiras letras do título do documento, tal e qual como nos exemplos que se seguem:

Quando a obra tem mais de três autores, a cotação é feita pelas três primeiras letras do

título da obra. Quando uma obra não tem um autor expresso, a cotação faz-se pelo título. A cota

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Em Literatura:

BECL (Biblioteca Escolar Cardoso Lopes)

821.PT-34 (Literatura Portuguesa/ Conto)

SAL (apelido da autora Ana Saldanha)

NEM (primeiras três letras do título Nem pato nem cisne)

087.5 (publicações para a infância e juventude)

Esta cota indicada na lombada corresponde à classificação que consta no canto

superior direito da primeira página da obra – a lápis, colocada pelo PB ou outro responsável:

821.134.3-34 “19/20” (a notação “19/20” refere-se ao ano de nascimento e morte)

821.PT-34

SAL

NEM

087.5Em História:

BECL

94 (469) - (História de Portugal)

“12/14” - (desde o ano 12… até 14….)

ALB - (primeiras três letras do apelido do 1ª autor - Luís de Albuquerque)

DES - (primeiras três letras do título, excluindo artigos: Os descobrimentos portugueses)

087.5 – I (publicações para a infância e juventude, volume I)

A esta cota corresponde a classificação anotada no livro:

94 (469) “12/14”

ALB

DES

087.5 I

Em Linguística:

Uma gramática

A cota: A classificação:

BECL 811.134.3’36

811.PT’36 811.PT’36

LOP LOP

GRA GRA

Um dicionário

A cota A classificação

BECL 811.134.3’36

811.PT’35(038) 811.PT’36

SIL SIL

DIC DIC


é sempre a mesma para os vários exemplares de uma mesma obra. Há ainda o caso dos

congressos, publicações de um Ministério, publicações oficiais, etc... , que se regem pelas

Regras Portuguesas de Catalogação, na parte das Entradas Principais das Monografias.

Quando um documento versar diversos temas, o principal é utilizado para a determinação da

cota e a sua arrumação na estante, ficando os restantes registados no catálogo.

Após a determinação da COTA, a mesma é inscrita numa etiqueta, que é colada na

lombada da obra, sempre à mesma altura da base (1 cm), utilizando-se um plástico transparente

autocolante apropriado. Na BECL é utilizada uma aplicação em ExCell para elaborar as cotas,

que saem impressas com o registo cromático da respetiva classe da CDU.

Junto à etiqueta da cota, pode ser colocada outra etiqueta colorida mais pequena que

indica, se for verde, que o livro se destina prioritariamente ao primeiro ciclo ou pré-escolar ou,

se for vermelha, que o livro não é passível de ser requisitado para leitura domiciliária.

3.4. INDEXAÇÃO

Entende-se por indexação o processo puramente intelectual a partir do qual se extraem os

conceitos dos documentos (linguagem natural) e se os convertem depois em termos de indexação

(linguagem documental). Enquanto a classificação de um documento revela apenas o seu assunto

principal (é por ele que o documento é arrumado e disponibilizado aos leitores), a indexação

permite o conhecimento do documento por outros assuntos, e portanto define-o com mais

pormenor. Com a indexação pretende-se que os utilizadores recuperem o maior número possível

de documentos que possam responder às suas necessidades.

Este é um processo de grande relevância no circuito documental e, dada a sua

complexidade, apenas deverá ser realizado por um recurso humano especializado –

normalmente, o PB. Este processo, marcadamente intelectual, consiste na análise do conteúdo

dos documentos (Título, Prólogo, Prefácio, Sumário, Introdução, Conclusão, Índices e outros), e

na seleção de determinadas palavras-chave, os denominados descritores.

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Ao atribuir um descritor, o indexador apresenta determinado descritor como algo

fortemente relacionado com um conceito incorporado no documento, e que é pertinente e

adequado à área temática do documento.

Em termos simplistas, o processo de indexação decorre de um conjunto de

procedimentos relacionados:

Análise escrupulosa dos elementos para-textuais do documento a indexar, bem como os

sumários e introduções, definindo, claramente, o seu conteúdo;

Identificação e seleção dos conceitos que caracterizam o conteúdo do respetivo

documento;

Representação dos conceitos anteriormente identificados por termos de indexação, ou

seja, conversão dos conceitos da linguagem natural dos documentos em termos da

linguagem documental. Existem vários sistemas de indexação: por assunto

(encabeçamento por assuntos), por palavra-chave (linguagem livre através da escolha de

termos considerados relevantes) e por descritores (utiliza-se um Thesaurus, lista de

descritores, de onde se retira o termo considerado adequado).

Registo dos termos da linguagem documental através do DocBase.

Uma indexação bem feita é fundamental para proporcionar e otimizar o acesso, rápido e

eficiente, à informação, tendo como ponto de referência o conteúdo dos documentos. No

processo de indexação, dada necessidade de se utilizarem critérios bem definidos na

representação do conteúdo dos documentos, a BECL deve recorrer aos seguintes documentos

normativos: NP 3715, a Lista de Cabeçalhos de Assuntos para Bibliotecas (1999) e Notações

da tabela CDU (2005). Pode também recorrer ao Thesaurus das Comunidades Europeias, que

é, essencialmente, um conjunto de palavras-chave ordenadas alfabeticamente. A partir destas

listas definir-se-ão as palavras/termos pelas quais os documentos vão ser recuperados, tendo-se

cuidado com o problema da sinonímia ou polissemia, porque o ruído por elas introduzido

prejudica o processo de recuperação de informação. Os conteúdos/conceitos curriculares

poderão constituir termos de indexação, reforçando a ação da Biblioteca Escolar ao serviço das

aprendizagens, acentuando, assim as suas funções educativa e informativa. Os professores

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poderão elaborar listas de conceitos das suas disciplinas, que serão utilizados como termos de

indexação não controlados.

Perante a possibilidade de escolha entre duas ou mais notações ou entre dois ou mais

descritores, devem eleger-se os que aparecem com mais frequência na bibliografia corrente e os

que serão mais comuns e mais solicitados pelo utilizador. A fim de evitar correr-se o risco de

provocar ruído no catálogo, na BECL deve limitar-se a cinco o número de descritores ou

notações – caso contrário, o utilizador, recebe a informação de um grande número de

documentos existentes sobre um assunto, mas, na verdade, apenas desses um número mais

restrito interessa.

4. PROCEDIMENTOS GERAIS

4.1. ARRUMAÇÃO DE DOCUMENTOS

Só no final deste circuito do documento (registo, carimbagem, classificação, catalogação,

indexação, atribuição de cota e etiquetagem) se está em condições de arrumar os documentos

nos locais de acesso (estantes da sala de leitura, da secção de audiovisuais/Informática e

depósito).

No processo de arrumação segue-se a indicação da respetiva classificação e, dentro

desta, a ordenação por ordem crescente de registo, informação, aliás, recolhida da cota do

documento. Ou seja, é a notação da classificação decimal universal que irá determinar o local

exato que o documento irá ocupar na estante. Uma vez identificados os grandes temas, devem

fazer-se letreiros, utilizando para o efeito letras com dimensões apropriadas às estantes onde vão

ser colocadas. A arrumação deve seguir o sentido de cima para baixo e da esquerda para a

direita; dentro do tema principal, a obra é arrumada por ordem alfabética das três primeiras

letras do apelido do autor ou título.

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Para ser mais prático o acesso aos documentos pretendidos, visto ser uma BE de livre

acesso, optou-se pela colocação das subdivisões nas Classes principais da CDU.

Ex: 91 Geografia ; 929 Biografias; 94 História Geral; 94(469) História de Portugal;

821 Literatura; 811 Linguística.

A indicação de novos assuntos nas prateleiras deve ter em conta os seguintes aspetos:

existência ou previsão de um número de documentos sobre esse assunto que o

justifique;

equacionar o futuro crescimento do fundo documental, em função dos interesses e

necessidades dos utilizadores;

garantir a representação das várias áreas do conhecimento, considerando a formação

integral do utilizador (por isso, também não devemos agrupar demasiado).

aspetos de acondicionamento dos documentos (ter presente o princípio que considera

que cada assunto deve ter na prateleira, pelo menos, 1/3 de espaço para o crescimento.

Este sistema de arrumação baseia-se no princípio da intercalação de documentos, dentro

do respetivo assunto, pelo que, temos que prever na prateleira, espaço para

crescimento).

Atualmente, os documentos estão arrumados em locais distintos conforme as tipologias, mas

futuramente deverá considerar-se a arrumação por assuntos independentemente do suporte, de

forma a integrar os diversos recursos da BE e facilitar a pesquisa do utilizador.

As publicações em série são colocadas em estantes arquivadoras abertas. O fascículo

mais recente é colocado à frente, no expositor, enquanto os números anteriores são arrumados

na caixa arquivadora da estante, podendo ser consultados facilmente pelo utilizador. As revistas

mais antigas (publicadas há mais de um ano) são guardadas em caixas arquivadoras ou

organizados em dossiers temáticos os artigos considerados relevantes. Os periódicos

permanecem na BE, durante um período de tempo definido segundo a sua periodicidade:

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Diários – 1 semana; Semanal – 2 meses; Quinzenal – 3 meses; Mensais – 4 meses. Findo estes

prazos, passam a constar do arquivo, se houver espaço, durante mais 3 meses, após o que serão

reciclados. Poderão ser efetuadas recolhas de artigos que se considerem de interesse e estes

serão guardados em dossiers próprios, devidamente identificados.

A documentação audiovisual deverá receber uma cota semelhante aos livros, de acordo

com classificação que lhe tiver sido feita. As caixas encontram-se no expositor principal,

enquanto os originais são colocados em bolsas e arquivados em dossier próprios, sob a

responsabilidade da assistente operacional da BE .

4.2. ARQUIVO

A BECL não dispõe de uma zona de arrecadação nem de depósito, o que em muito

dificulta a arrumação e arquivo de material que se considera que não é necessário no espaço da

BE, como:

Documentos que já não são utilizados pelos alunos e professores,

Documentos que se encontram repetidos, muitas vezes, em grande quantidade, e que

ocupam espaços, necessários para outras publicações;

“Literatura cinzenta”, fotocópias;

Material livro e Não livro que devido ao seu estado de degradação aguarda restauro.

4.3. DOAÇÕES E ABATE DOCUMENTAL

As doações efetuadas à Biblioteca Escolar devem ser alvo de análise inicial e cuidada

verificando-se a pertinência da sua entrada na coleção, de acordo com os princípios gerais

definidos no artigo 67.º do Regulamento Interno do Agrupamento. Só depois se procederá aos

trabalhos normais de tratamento patrimonial e documental.

Anualmente, durante o período de pausa letiva, proceder-se-á a uma avaliação dos

documentos existentes verificando-se o seu estado físico e a pertinência da continuação da sua

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inclusão na coleção. O material que se verifique estar demasiado danificado e que não seja

viável restaurar, será abatido e encaminhado para reciclagem.

Os critérios de desbaste da coleção e abate de fundo documental para retirar de

circulação os títulos desadequados devem ser definidos no documento de PDC, apontando-se

para já os seguintes:

não serem objeto de consulta/requisição pelos utilizadores;

desgaste de utilização/ danificados;

desadequação curricular e desatualização acentuada;

duplicação em excesso;

economia de espaço;

Deve proceder-se ao registo de todos documentos que vierem a ser retirados da coleção

no livro de inventários e no registo informático no catálogo.

Independentemente destes princípios, podem ser conservadas e preservadas obras raras

ou valiosas, do ponto de vista do conteúdo ou até da encadernação.

4.4. DIFUSÃO DA INFORMAÇÃO

Procede-se à difusão da informação existente na Biblioteca Escolar usando várias

estratégias e vários suportes: expositores para colocar as novidades/últimas aquisições,;

elaboração de desdobráveis/folhetos; blogue; listas bibliográficas temáticas; envio de listagens

das últimas aquisições; dossiers temáticos.

5. NOTA FINAL

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Este manual resulta da adaptação do manual de procedimentos elaborado pelo grupo de

trabalho de professores bibliotecários da RBE concelhia da Amadora, para o efeito constituído.

Contudo, incorpora também contributos do manual de procedimentos de Rede de Bibliotecas

Escolares de Nelas.

Este documento poderá ser revisto por decisão da equipa, ouvida a coordenadora

concelhia da RBE e o SABE.

6. BIBLIOGRAFIA

BLANC-MONTMAYEUR, Martine; DANSET, Françoise - Lista de cabeçalhos de

assunto para bibliotecas. Lisboa : Caminho,, imp. 1999. 311 p. ISBN 972-21-1289-9.

HORA, Isabel Piteira da – Organizar para despertar o desejo de aprender: a

biblioteca escolar: regras para o tratamento da documentação. Lisboa: Instituto de Inovação

Educacional, 1995.

Manifesto da Biblioteca Escolar IFLA/ UNESCO ( 2000).

Manifesto da Unesco Sobre Bibliotecas Públicas (1994).[EM LINHA].

DISPONÍVEL NA WWW: < URL :

http://www.dglb.pt/sites/DGLB/Portugues/bibliotecasPublicas/Paginas/

manifestoUnescoBibliotecasPublicas.aspx

Manual de procedimentos da Biblioteca Escolar do Agrupamento de Escolas Roque

Gameiro (documento de trabalho do grupo concelhio das BE´S da concelho da Amadora).

(2011).

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Manual de procedimentos da Rede de Bibliotecas Escolares de Nelas (documento

facultado via e-mail).

ANEXO I

Artigo 67.ª do RIA

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manual de procedimentos da biblioteca da escola cardoso lopes

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