manual de práticas na portaria - laredo

MANUAL DE PRÁTICAS NA PORTARIA

O Setor de Portaria solicita a ATENÇÃO de todos no sentido de atentar para a importância da Responsabilidade de cada um na

Segurança Física de todas as Pessoas que utilizam o Edifício sede da Empresa LTL.

2012

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Manual: Práticas na Portaria

ÍNDICE

1.OBJETIVO .............................................................................................42.ABRANGÊNCIA .....................................................................................4 3.AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE ....................................................4 4.DIRETRIZES GERAIS ..............................................................................5 4.1 – Fornecimento das Informações ...............................................6 4.2 – Da Entrada de Pessoas (Em veículos).....................................6 4.3 – Autorização de Acesso ás Dependências da Empresa ...........7 4.4 – Entrada Restrita ......................................................................8 4.5–IdentificaçãoFuncional–Crachá/Botom ..............................9 4.6 – Atendimento ...........................................................................9 4.7–Equipamentos/Materiais ...................................................... 10 4.8 – Entrada e Saída de Colaborador em Horário de Expediente ......................................................... 11 4.9 – Revista Pessoal e de Veículos .............................................. 12 5 - Diversos ................................................................................... 12 5.ANEXOS ................................................................................................ 12

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1.OBJETIVO Estabelecer diretrizes e procedimentos adequados às normas de segurança para acesso as dependências da Empresa, incluindo colabora-dores, clientes, visitantes, tercerizados, fornecedores e autoridades. Os procedimentos de uma portaria são adotados para esta-belecerordenseregrasparaoregistrodeocorrências,afiscalizaçãodoposto, o acesso de pessoas e bens e o recebimento de correspondência.

2.ABRANGÊNCIA

Esta norma aplica-se a todos os setores e empresas que estão dentro do Grupo LTL.

3.AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE

O QUÊ QUEMAutorizaroacessodeclientes/fornecedores as dependências da Empresa.

Coordenadores/Gerentes/Di-retores

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Autorizar o acesso de visi-tantes as dependências da Empresa.


Autorizar o acesso de autori-dadesfiscaisejudiciáriasasdependências da Empresa.


Autorizar ingresso do co-laboradorforadoseuhorárionormal de expediente.

Supervisores/Coordenadores

Autorizar realização de foto-grafiasefilmagensnaEm-presa.

Diretores

Conferir relação dos equi-pamentos e materiais de visitantes e colaboradores na entrada e saída da Empresa.

Portaria

Liberar o acesso dos prestado-res de serviços sem a relação de equipamentos e materiais.

Gerentes e Diretores da área

Autorizar a entrada de veículo de fornecedores para entrega de produtos.

Coordenadores/Gerentes/Dire-tores da área

4.DIRETRIZES GERAIS

Obrigações Gerais dos Agentes de Portaria

Organizar e orientar o tráfego de veículos nas dependências da empresa, bem como proceder no controle da entrada e saída de todas aspessoas,sejamelascolaboradores,clientes,visitantes,terceirizados,fornecedores ou autoridades. Anotar no livro da Portaria todas as ocorrências e movimen-tações diárias (entrada de visitantes, veículos para entrega, carga ou descarga, etc.), alguma regularidade encontrada, bem como a troca dos turnos da Portaria; Identificarosvisitantes,fornecedores,prestadoresdeserviçoeentregadores de mercadorias, efetuar a anotação no livro da Portaria dos horáriosdeentradaesaída,placadeveículo,etc.;

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Manter a limpeza e a ordem na Portaria;

GuardarnaPortariatodasaschavesdossetoresdaempresa,inclusiveaschavesdosveículosqueficaremnopátio.Entregaraschavesquando solicitadas aos colaboradores encarregados e anotar no formu-lárioControledeChavesInternas; Manter os portões de acesso às dependências da empresa sem-prefechados.Apósaentrada/saídadealgumveículo,osmesmosdevemserfechadosimediatamente; Atender ao telefone falando sempre primeiro o nome da empre-sa,identificandoserdaportariaefalarseunome. VerificarapósoexpedientesetodasasportaseportõesdaEm-presa,ondenãohajamaiscirculaçãodepessoas,estãofechados,bemcomotorneiras,luzeseaparelhosdearcondicionado; Realizar ronda em três turnos nas áreas não construídas da em-presa e nos estacionamentos interno e externo; ManteraDiretoriainformadasobrequalquerfatoquevenhaaatentar contra o patrimônio da Empresa e de seus colaboradores; Em casos de Emergência, como incêndio, ameaças de furtos e vi-olência,comunicarimediatamenteaGerência/DiretoriaresponsávelpelaEmpresa e contatar as autoridades (Corpo de Bombeiros, Polícia, etc.) responsáveis pelo número 190;

4.1 – Fornecimento das Informações

É vetado á portaria prestar qualquer tipo de informação sobre a empresaousobrecolaboradoresparaaimprensasejafalada,escritaoutelevisada, mesmo nos casos de sinistros, acidentes, ou qualquer outro assunto. Aportariadevelimitar-seadizer:“Nãoseiinformar,Senhor!”;“Estamosaguardandoaspessoasresponsáveis”; Comportamento idêntico deve ser adotado quando da solicitação de informações sobre colaboradores; Não é permitido fornecer o telefone da Diretoria ou de colabora-doresaquemquerqueseja,amenosquetenhaautorizaçãoporescritodaprópriapessoa; Devem ser omitidos também toda e qualquer informação relativo ahorários,saídasechegadadaDiretoriaaEmpresa;

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4.2 – Da Entrada de Pessoas (Em veículos)

Somenteestãoautorizadosaentrarcomveículopróprionasde-pendênciasdaempresaDiretoreseSócios,ouvisitantesautorizadosporeles.

Procedimentos:

• Manterosportõesfechadoseaguardarqueapessoaidentifique-sebaixando o vidro do carro;

• Omotoristaapresentaráumcartãocomdoislados,vermelhoouverde, que sinalizará ao agente de portaria se está tudo em ordem para seu ingresso à empresa;

• Nocasodehavermaispessoasnocarro,estadeixarásuaidentifi-caçãonaportariaereceberáumcrachádevisitante;

• Informá-lo onde deve estacionar o veículo;• Não permitir estacionar veículo em frente ao portão principal da

empresa;

4.3 – Autorização de Acesso ás Dependências da Empresa.

As autorizações de acesso de clientes, terceirizados, fornece-doresedemaisvisitantes,deverãoserencaminhadasviae-mailàrecep-çãodaEmpresaparaqueainformaçãosejarepassadaàportariaprinci-pal; As autorizações de acesso deverão conter as seguintes infor-mações:

Nomedovisitante/colaboradores Data ou período do acesso Objetivoelocaldoacesso Nomedaempresa/gestore,adicionalmente,nomeetelefonedocontato na área.

Os visitantes serão orientados a colocarem seus veículos particu-lares no estacionamento externo á Empresa, somente depois se direcion-aramaportariaparaidentificação; Aidentificaçãopessoaldecadaumdeveráserfeitanaportaria

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através da cédula de identidade ou documento de igual valor com foto, ondeestedocumentoficaráretidonaportariaatéotérminodavisita; SeráfornecidopelaPortariaumcracháprovisório,quedaráacesso ao visitante a Empresa. O mesmo terá que ser devolvido na saída quandodadevoluçãodoseudocumentodeidentificação; Oacessodeagentes,fiscais/autoridades,visitascoletivas,co-laboradores de outras empresas do grupo, visitantes, candidatos a em-prego, prestadores de serviço e fornecedores, devem seguir os critérios deidentificaçãoeseremencaminhadosaossetoresresponsáveis; Os prestadores de serviços de manutenção devem estar devida-menteidentificadoscomcrachásoufardamentodesuarespectivaem-presa.Nocasodepessoafísica,aPortariaforneceumcracháconstandoonomedoprofissionaleaindicaçãode“manutenção”; Nota 2: Os prestadores de serviços de manutenção somente têm acessoàsdependênciasdaempresaseacompanhadosporcolabora-dores da Empresa solicitante, e devem continuar sendo supervisionados durante toda a sua permanência no edifício pela mesma. Sendo de sua responsabilidadequaisquerdanosquevenhamaprovocar;

Entrada de Policiais, Imprensa ou outras Autoridades á Serviço Somente adentrarão a empresa com autorização da Diretoria, ou comMandatoe/ouOrdemJudicial.

4.4 – Entrada Restrita:

Vendedores/cobradores,comexceçãoparaaquelesquevenhamtratar de assuntos de interesse da empresa; Pessoas portando armas de qualquer espécie, com exceção das autoridades militares no exercício da função. De ante de atitude suspei-ta,comunicaraGerência/DiretoriadaEmpresaeentraremcontatocoma Polícia no Número 190; Ex-colaboradores, exceto com autorização da área de Recursos Humanos; Pessoasqueestejamtrajandocalção,short,bermuda,camisetascavadastiporegata,vestidosesaiascurtasechinelos; Entregadoresdemedicamentos,lanches,etc,deverãoserco-municados a área solicitante, onde o colaborador interessado deverá se dirigiràportariaparaorecebimentodomaterial/mercadoriasolicitado; Pessoasqueapresentemsinaisdeingestãodebebidasalcoólicase/oudesubstânciasentorpecentese/oualucinógenas.Oagentedapor-

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taria não permitirá o acesso do colaborador e comunicará o seu superior imediato, o qual deverá comparecer na portaria para liberar ou não o acesso do mesmo; Menoresde16anossemacompanhamentodoresponsável; Quando tratar-se de alguém a procura do colaborador de uma empresanohoráriodeexpedientedomesmo,comexceçãodeurgên-cias, como no caso de falecimento ou acidente grave de familiares; Obs.:Apessoaseráidentificadaeteráqueapresentaroassunto.Somente contatar a Gerência daquela área ao tratar-se de assunto UR-GENTE, caso contrário, informar que não é permitida a saída de colabora-doresparaatendimentoavisitantenohoráriodeexpediente.

4.5 – Identificação Funcional – Crachá / Botom:

ÉobrigatóriaaapresentaçãodaIdentidadeFuncional–CracháouBotomesuafixaçãoemlocalvisível,naalturadopeito,paraoacessoàsdependências da Empresa; Nota1:Nafaltadocrachádefinitivodoscolaboradores,deveráserprovidenciadooprovisóriopelosetordeRecursosHumanosdauni-dade; Cabeaportaria,aentregadoscrachásaosclientes,fornece-dores, candidatos a emprego e demais visitantes; TodosaquelesquereceberemcrachásdeidentificaçãonaPor-taria para adentrar á Empresa deverão entregá-los ao término da visita;

4.6 – Atendimento:

Fornecedores: O atendimento a fornecedores, prepostos ou colaboradores destes, deve ser feito no Setor de Compras e quando necessário e pre-viamente autorizado pela Gerência, poderá ser realizado em outras áreas. Emcasodevisitadefornecedorhámaisdeumaempresa-cliente,este deverá ter a autorização de todas as empresas a serem visitadas.

Clientes/Visitantes:

Os visitantes devem ser obrigatoriamente recepcionados na por-taria principal e somente poderão entrar nas dependências da empresa, apósaliberaçãopelaautoridadeautoziada(item03),sendoocliente/

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visitanteacompanhadoporumcolaboradordaáreaaservisitada. A responsabilidade pelas informações prestadas, pela condução epelocontatocomasáreasvisitadasédoacompanhantedosclientes/visitantes. Quandohouvernecessidadedoacessodeveículosautomotores,de visitantes ou fornecedores as dependências da Empresa, a pedido da áreavisitada,énecessárioàautorizaçãoGerentee/ouDiretordaárea(item 03).

4.7 – Equipamentos/Materiais:

Entradaesaídaàsdependênciasdaempresaportando/utilizandoequipamentos e materiais deverão seguir os seguintes critérios:

Colaboradores:

Sendo equipamentos de propriedade da empresa, de posse da Autorização de Entrada e Saída de Materiais e no termo de responsabi-lidade padrão de cada segmento, podem entrar e sair de qualquer de-pendência da empresa sem restrições; Sendoequipamentodepropriedadedoprópriocolaborador,énecessárioinformaronúmerodesériedoequipamentoepreencheraautorização de entrada e Saída de Materiais; Havendo a compra de produtos alimentícios da Empresa, o co-laborador deverá apresentar a Nota Fiscal descriminada de cada item;

Visitantes, Clientes e Fornecedores:

Devem informar o nº de série do equipamento, quando solicitado naentradadaempresa.Aportariadeverápreencheroformuláriodeentrada e saída de material.

Prestadores de serviços:

Paraentradasdemateriaiseequipamentosdetrabalhodeprestadores de serviços, será necessária por ocasião de sua entrada na empresa,apresentaçãodarelaçãoem02viasdetodooseumateriale/ouequipamentosdetrabalho,deixandoa1ªvianaportariaea2ªviacom a referida prestadora.

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Nota 1: Caso a prestadora do serviço não possua a relação, amesmadeverápreencheroformuláriodecontroledemateriaisdeprestadores de serviços. Parasaídademateriaiseequipamentosdetrabalhodeprestado-resdeserviços,seránecessáriaaverificaçãodositensdarelaçãoquefoientregue a ambas as partes, portaria e prestadores de serviços.

4.8 – Entrada e Saída de Colaborador em Horário de Expediente

O veículo de transporte que realiza a rota de colaboradores não entrará nas dependências da empresa. A entrada e a saída dos colabora-dores se darão externo a portaria da Empresa; Na ocorrência de atraso do colaborador, o agente de portaria deverátelefonaràSupervisão/CoordenaçãodosetordocolaboradorounafaltadesteaosetordeRecursosHumanos,paraverificarseelepodeingressar na empresa para o serviço; O mesmo procedimento deve ser efetuado para os colaboradores queficamtrabalhandoemhorárioextraordinário,nãosendonecessárioligar para a supervisão, mas sim solicitar ao colaborador a autorização paratrabalhosextraordináriosdevidamenteassinados; Aentradadecolaboradoresparatrabalharnosdiasdestinadosaorepouso(Domingos,feriadosediasdefolga),eforadoseuhorárionormal,sódeveserpermitidamedianteautorizaçãoparatrabalhosex-traordinários devidamente assinados. Na falta da autorização (desde que comprovadamentenecessário)oagentedeportariadeveverificarcomosupervisor se fará a liberação ou não. Somente será permitida a saída de colaboradores durante o expe-diente da empresa nos seguintes casos: Motivodeacidenteoumalsúbito(acompanhadoporpessoa

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habilitadaparatal); Quandodepossede“autorizaçãodesaída”devidamenteassi-nada. Nota 1: Em ambos os casos registrar no livro de ocorrência, quandoasaídaforduranteohorárioderefeiçãonãohaveráanecessi-dade de registro no livro. Nota 2: Estão dispensados de autorização os Diretores e Ger-entes das Empresas;

4.9 – Revista Pessoal e de Veículos:

Tanto as pessoas quanto os veículos poderão ser submetidos a umarevista,naentradae/ousaídadasdependênciasdaempresa.

Abordagem Direta

Casohajaanecessidadedeabordaralguém,oagentedeportariausará de cautela, dirigir-se-á a pessoa com bons tratos e obterá as infor-mações necessárias à continuidade dos procedimentos; Não serão abordadas pessoas embriagadas, com atitudes suspei-tasoucomportamentosestranhos.Deantedeatitudesuspeita,comu-nicaraGerência/DiretoriadaEmpresaeentraremcontatocomaPolíciano Número 190;

5 – Diversos:

Não é permitida a pernoite de colaboradores ou prestadores de serviços nas dependências da Empresa, exceção feita para os casos de extremanecessidade,devendoserdoconhecimentoeresponsabilidadeda Gerência da área a qual está subordinado;

5.ANEXOS

Anexo I – Autorização de Entrada e Saída de Material. Anexo II – Controle de Materiais de Prestadores de Serviço. Anexo III – Controle de Acesso de Pessoal nas Dependências da Empresa: autorizaçãoparasairemhoráriodeexpedienteeautorizaçãoparaentraremhoráriosextraordinários.

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