manual de planejamento técnico para o plano anual de trabalho · manual de provisão de despesas...
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Manual de Provisão de Despesas para o Encerramento do
Convênio
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Sumário 1. Regulamentação e características ......................................................................................... 3
Normas que amparam a constituição da provisão de débitos oriundos do convênio vincendo3
Despesas a serem Provisionadas .................................................................................. 5
Condições para Geração da Provisão: .......................................................................... 5
2. SGI para Administração Financeira Orçamentária – Provisão ............................................... 6
Funcionalidades no SGI – Provisão ...................................................................................... 8
Relatório da NE’s e respectivos pagamentos. ............................................................... 8
Seleção e Inscrição em PROVISÃO .............................................................................. 10
Aprovação da Inscrição em PROVISÃO ....................................................................... 11
Desdobramentos Previstos ......................................................................................... 14
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Manual para Administração Financeira Orçamentária
Provisão para encerramento de convênio
1. Regulamentação e características
- A provisão representa uma expectativa de obrigações futuras (passivos) ou de
perdas/desvalorização ou estimativa de valores a desembolsar que, apesar de financeiramente
não efetivadas, derivam de fatos geradores contábeis já ocorridos.
- Serão provisionadas as despesas não efetivadas que derivam de fatos geradores
contábeis já ocorridos.
Normas que amparam a constituição da provisão de débitos oriundos do convênio
vincendo
Portaria Interministerial nº 127 de 29 de maio de 2008
O art. 39. IV da, de 29 de maio de 2008 diz que é vedado o pagamento em data posterior à
vigência do instrumento, salvo se expressamente autorizada pela autoridade competente
do concedente ou contratante e desde que o fato gerador da despesa tenha ocorrido
durante a vigência do instrumento pactuado.
IN/STN 01/97
Art. 8º. É vedada a inclusão, tolerância ou admissão, nos convênios, sob pena de nulidade do
ato e responsabilidade do agente, de cláusulas ou condições que prevejam ou permitam:
V - realização de despesas em data anterior ou posterior à sua vigência;
Momento do Reconhecimento - Em obediência aos Princípios da Oportunidade e da
Competência, as despesas devem ser reconhecidas no momento da ocorrência do Fato
Gerador, independentemente de pagamento.
Lei 8666/93
Art. 116. Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, aos convênios, acordos,
ajustes e outros instrumentos congêneres celebrados por órgãos e entidades da
Administração.
§ 6° Quando da conclusão, denúncia, rescisão ou extinção do convênio, acordo ou ajuste, os
saldos financeiros remanescentes, inclusive os provenientes das receitas obtidas das
aplicações financeiras realizadas, serão devolvidos à entidade ou órgão repassador dos
recursos, no prazo improrrogável de 30 (trinta) dias do evento, sob pena da imediata
instauração de Tomada de Contas Especial do responsável, providenciada pela autoridade
competente do órgão ou entidade titular dos recursos.
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Na área pública, esse procedimento está previsto pelos seguintes dispositivos legais:
Lei de Responsabilidade Fiscal – LC 101, de 4/05/00:
“Art. 50. Além de obedecer às demais normas de contabilidade pública, a escrituração das
contas públicas observará seguintes:
(...)
II - a despesa e a assunção de compromisso serão registradas segundo o regime de
competência, apurando-se, em caráter complementar, o resultado dos fluxos financeiros
pelo regime de caixa;”
Manual de Orientações e Normas ao Convenente para Prestação de Contas de
Convênio e Contrato de Repasse Federal do TCU.
A título de exemplo e sem pretensões de esgotar o assunto, segue abaixo algumas vedações
e proibições que durante a execução do objeto do convênio, o Convenente Executor
NÃO PODE...
a) Realizar despesa em data anterior à vigência do convênio;
b) Efetuar pagamento em data posterior à vigência do convênio;
c) Realizar despesas com taxas bancárias, multas, juros ou correção monetária, inclusive as
referentes a pagamentos ou recolhimentos fora dos prazos.
d) Sacar recursos da conta corrente específica do convênio para pagamento de despesas
em espécie;
e) Transferir recursos da conta corrente específica do convênio para outras contas;
f) Retirar recursos da conta corrente específica do convênio para outras finalidades com
posterior ressarcimento.
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Despesas a serem Provisionadas
Contratos: serão provisionadas as despesas dos serviços prestados ou dos materiais entregues cujo fato gerador ocorreu até a data de 30/11/2013.
Obs: Deverá ser observado o momento da prestação de serviços ou entrega do material (Fato Gerador) e para tanto o saldo existente na conta Empenhos a Liquidar deverá contemplar o saldo que será provisionado com uma margem de segurança de 10% (caso seja necessário, o saldo do empenho deverá ser reforçado). Obs.: No caso de férias e 13º salário o fato gerador ocorre mensalmente, mesmo que o pagamento ainda não tenha sido realizado. Ex.: Funcionário com admissão em janeiro: Em novembro de 2013 deverá ser feita a provisão de 11/12 avos referente a essas férias. No caso do 13º salário, deverá ser provisionado 11/12 avos, deduzindo os valores pagos a título de adiantamento. O valor de 1/12 avos referente ao mês de dezembro, será pago com recursos do novo convênio e não deve ser provisionado.
Condições para o provisionamento:
a) Verificar existência de Saldo Financeiro:
De acordo com a Lei de Responsabilidade Fiscal, LRF, deve haver sempre equilíbrio entre
receitas e despesas:
“Art. 42. É vedado ao titular de Poder ou órgão referido no art. 20, nos últimos dois quadrimestres do seu
mandato, contrair obrigação de despesa que não possa ser cumprida integralmente dentro dele, ou que tenha parcelas a serem pagas no exercício seguinte sem que haja suficiente disponibilidade de caixa para este efeito.
Parágrafo único. Na determinação da disponibilidade de caixa serão considerados os encargos e despesas compromissadas a pagar até o final do exercício.”
b) Registro da Nota de Empenho no SGI:
A base para a geração da Provisão é a existência da NE – Nota de Empenho da despesa no
SGI (Original, Reforço e Anulação), anteriormente gerada nos sistemas governamentais Siafi
ou Siafem e respectivos pagamentos ligados a NE Original.
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2. SGI para Administração Financeira Orçamentária – Provisão
Este documento foi elaborado para auxiliar os Órgãos Delegados na utilização do SGI (Sistema
de Gestão Integrada) na seleção, inscrição e monitoramento das Provisões para encerramento
de convênio.
O acesso ao sistema está disponível no SGI através do seguinte caminho:
Aplicações/16 Adm Financ Orçamentária/16.2 Prestação de Contas/...16.2.1.2 - Movimentos...
Se o módulo não estiver disponível para seu usuário, será necessário solicitar acesso para a área de TI de seu
estado.
Figura 1: Acesso ao módulo Administração Financeira Orçamentária- Provis
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Após acessar as telas, as opções estarão disponíveis também no menu de acesso rápido do formulário principal
(inicial) do SGI:
Figura 2: Menu de acesso rápido do SGI
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Funcionalidades no SGI – Provisão
A base de informações serão as NE’s (Original acrescidas dos respectivos reforços e deduzidas das
respectivas anulações e pagamentos) registradas no SGI no momento da seleção e geração dos saldos
para Provisão.
Todos os pagamentos referentes às NE’s deverão estar lançados no SGI e servirão para determinar o
valor do saldo da NE a ser registrada para Provisionamento.
A decisão quanto à conta contábil será do usuário autorizado para esta operação, sendo possível
identificar pela Nota de Empenho do SGI, devendo ser validada pelo usuário.
As etapas previstas para provisionar os saldos das Notas de Empenho estão disponibilizadas a seguir:
Relatório da NE’s e respectivos pagamentos.
A tela AF5135 - "Notas de Empenho X Pagamentos" com opção de "Mostrar os pagamentos" ou
"Somente as NE’s" que possuam saldo em determinada data e que AINDA não estejam registradas em
Provisão.
A relação apresentará as Notas de Empenho conforme o critério informado, indicando saldo resultante
do cálculo: NE Original + NE Reforços - NE Anulações - Pagamentos ligados a NE original. Esta prévia
de informações permitirá a análise para identificar eventuais falhas nos lançamentos de Notas de
Empenho e Pagamentos.
Se tiver SALDO, a NE ou vai ser ANULADA ou inscrita em PROVISÃO dia 30/11 conforme
procedimento previamente realizado no SIAFI/SIAFEM de cada Estado.
IMPORTANTE: Todas as NE’s deverão ter sido informadas no SGI (NE original, as NE’s de REFORÇO
e as NE’s de Anulação), PERMITINDO que seja apurado corretamente o SALDO que, se for indicado
como PROVISÃO, será provisionado.
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Seleção e Inscrição em PROVISÃO
A tela AF2000 - "Seleção e Provisionamento de saldos de NE’s" permite selecionar as Notas de
Empenho (NE’s) que possuam saldo no encerramento do período e que AINDA não tenham sido
inscritas como PROVISÃO. O resultado da seleção será analisado por usuários AUTORIZADOS que
indicarão a conta contábil definitiva ou tomarão providências para que as informações que levaram a NE
a ser considerada no critério de seleção sejam ajustadas adequadamente.
Esta tela possui três funcionalidades básicas: Criação do Controle para PROVISÃO, Seleção de
NE’s e Inscrição de saldo de NE’s em PROVISÃO.
O responsável autorizado deverá “CRIAR” o controle de PROVISÃO indicando a Unidade
Administrativa e a data da Inscrição (salvando antes de realizar a consulta).
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Para cada conjunto UAD/Data de Inscrição, será possível selecionar as NE’s (botão “Consulta
NE’s”), definir a conta contábil e se o saldo será inscrito como PROVISÃO (botão “Provisionar”). Após a
indicação das Notas de Empenho que serão consideradas (enquanto o controle ainda estiver “Aberto”),
será realizada a inscrição incremental em PROVISÃO. A consulta a esta tela mostrará as NE’s que
ainda atendem ao critério estabelecido enquanto que, as NE’s já inscritas poderão ser visualizadas na
tela de “Aprovação de Provisionamentos”.
Aprovação da Inscrição em PROVISÃO
A tela AF2210 - "Aprovação de Provisionamentos” apresenta o conjunto de NE’s da PROVISÃO e
total provisionado. A aprovação será completada quando cada participante informar sua
análise/comentário e OK (Técnico Responsável, Aprovador e Ordenador de Despesas). Utiliza a
sistemática de aviso por email quando da assinatura de cada participante e, quando da aprovação final,
um aviso para o SECON Inmetro.
Será permitido aos responsáveis alterar a conta contábil ou excluir (se não pertinente) as
informações antes de assinar.
Após a aprovação não será possível realizar MODIFICAÇÕES NOS REGISTROS inscritos em
PROVISÃO (somente “reabrindo” a inscrição e aprovando novamente);
O botão “Visualizar” apresenta o demonstrativo analítico das NE’s e saldo inscrito conforme
estrutura da Prestação de Contas para auxiliar nas análises antes da aprovação.
Figura :Seleção de NE’s para Provisão
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Preencha os campos:
Técnico, Aprovador e Ordenador: Cada órgão Delegado deverá informar quais são os
responsáveis e substitutos para cada tipo de ator no processo de PROVISÃO;
Conta Contábil: Revisar se a conta contábil está adequada ao tipo de despesa conforme
estabelecido no Plano de Aplicação antes da aprovação;
Parecer: Cada ator deverá preencher o parecer para poder dar o “OK”.
Figura6: Aprovação de PROVISÃO
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O botão “Visualizar” apresenta o demonstrativo...
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Desdobramentos Previstos
Após todas as informações terem sido consideradas adequadas e o total provisionado definitivo,
os responsáveis incluirão seus pareceres assinados na sequência: Técnico, Aprovador e Ordenador.
O “OK” do “Ordenador” proverá o SGI uma série de informações AUTOMÁTICAS, derivadas do
conjunto de NE’s na data estabelecida para a provisão (30/11/2013):
1. Será criado um processo administrativo com data de 30/11/2013 e número de processo
“20131130999999998” para ser utilizado nos lançamentos informativos ligados ao
provisionamento;
2. Será criado um lançamento de despesas do tipo “PRI”, com o TOTAL dos valores provisionados na
conta contábil “2.1.8.9.2.99.00 – Outras Provisões de Curto Prazo” indicando o processo
administrativo “20131130999999998” para ser apresentado nos relatórios para monitoramento;
3. Este mesmo valor será gerado na conciliação bancária para o dia 30/11/2013(se ainda não existir,
será criado automaticamente) como débitos a processar;
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4.Serão criados lançamentos de despesas do tipo “PRV”, para cada NE, conta contábil e valor
provisionado com data de 31/11/2013;
Após 30/11/2013, a efetiva quitação da despesa deverá ser lançada com tipo de documento
“PRO”, na conta contábil 6.2.2.9.0.00.00, desdobramento “01” e ação “Informativo”
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Será disponibilizado o relatório 16.2.3.3 - Demonstrativo da execução mensal de Provisionamento:
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Na Prestação de Contas serão apresentados os valores informativos para “Provisionamentos
INSCRITOS” e “Provisionamentos EXECUTADOS” :