MANUAL DE ORIENTAÇÃO

Ordem de Serviço – Eletrônica

Sekron Digital/ Agosto 2010

DESCRIÇÃO DO SISTEMA A O.S. - Eletrônica, na verdade, se trata de um Sistema Integrado de Gerenciamento

de Materiais e Serviços, pois na alimentação dos dados da O.S., da abertura até o

arquivamento, participam todos os Departamentos da nossa Empresa.

Temos os seguintes objetivos com o Sistema:

� Movimentar e organizar o fluxo dos materiais necessários aos serviços de instalação

e manutenção.

� Controlar o estoque das filiais, das bases, dos técnicos e dos equipamentos

instalados nos clientes.

� Valorizar e respaldar o trabalho da área técnica, mediante a definição de padrões

para os exames técnicos.

� Proporcionar a criação de um Banco de Dados que viabilizará pesquisas, buscando

a melhoria continua da eficiência dos equipamentos.

Enfim o sistema terá fundamental importância no aperfeiçoamento da qualidade

técnica dos serviços o que se traduzirá na melhoria do nível de satisfação dos nossos

clientes em relação a nossa Empresa.

I. Acesso ao Sistema e Tipos de O.S.

O acesso ao sistema é efetuado através do portal na WEB:

www@sekrondigital.com.br, onde cada usuário terá o acesso restrito as informações de

sua base, por meio de um login e senha correspondente.

Toda e qualquer operação no sistema será registrada pelo “host” - computador

central que identifica, a qualquer momento, o responsável pela alimentação dos dados.

Tipos de O.S. Eletrônica:

� O.S de Manutenção (Troca) - Neste tipo de O.S., se necessitar material, o mesmo,

retornará para a base como material para conserto.

o Subtipos:

Disparos sem causa aparente

Inoperância sistema apagado

Inoperância de comunicação Alarme local

Rede de rádio:

Substituir linha telefônica.

� O.S. de Instalação (Novo Cliente) – Este tipo de O.S. sempre conterá um pedido

de material feito pelo sistema Microsiga. Todo o material instalado no cliente entrará

no estoque do mesmo.

� O.S de Ampliação (Aumento no contrato) - Este tipo de O.S. sempre conterá um

pedido de material feito pelo sistema Microsiga. Todo o material ampliado no cliente

entrará no estoque do mesmo.

� O.S de Efetivação (Conferência do Serviço) – Não necessita material.

� O.S. de Reinstalação (Refazer) – Não necessita material.

� O.S de Retirada (Total ou parcial de equipamentos) – Na O.S. de retirada os

equipamentos constantes na O.S. entram diretamente no estoque da Base como

material bom para uso, salvo se colocados como danificados na O.S., estes entram

no estoque de manutenção. Os itens dos pedidos que estão sendo enviados para a

base serão abatidos com a quantidade retirada do cliente. De forma que, muitas

vezes um item consta na Nota Fiscal, mas não é enviado material, pois o material já

entrou no estoque da base pela retirada.

� O.S de Reposição (Material perdido ou destruído) - Neste tipo de O.S., se

necessitar material, o mesmo, retornará para a base como material para conserto.

Nota: De acordo com as necessidades poderão ser criados outros tipos de O S..

II. Funcionamento do Sistema

A) SUPERVISÃO DE MANUTENÇÃO - ROTINAS:

FUNÇÃO QUEM EXERCE FINALIDADE

Supervisão de

Manutenção

Os Supervisores na

Matriz ou Filiais

Gerenciamento completo dos

serviços de manutenções e

instalações.

1. Pedidos de Manutenção: todos os serviços solicitados pelos clientes deverão ser

alimentados através do SAC - Serviço de Atendimento ao Cliente, o qual todos os

colaboradores da Sekron têm acesso. Outra forma de solicitação do cliente poderá ser

feita através da Monitoração de Segurança pelos Operadores ou Supervisores de

segurança que abrirão uma Solicitação de Manutenção, diretamente no sistema de

monitoração SICS - Sistemas Integrados Corporativos Sekron.

2. Abertura da O.S.: o Supervisor de Manutenção, após analisar a solicitação de serviço,

a partir do registro na tela de Tarefas a Executar, fará a abertura da O.S., escolhendo o

tipo de serviço a ser executado, conforme item I - Tipos de O.S. Eletrônica Fica claro

que, a fim de evitar a abertura de manutenção desnecessária, o Supervisor, durante o

período de análise da solicitação de serviço, se julgar conveniente, deverá entrar em

contato com o cliente.

3. Indicação do Técnico: o Supervisor de Manutenção, durante o processo de abertura

da O.S., poderá designar um técnico para executar o serviço, ou fazê-lo posteriormente.

Entretanto precisará responder a questão se “necessita ou não de material para a

execução do serviço proposto, bem como as questões de códigos 1 do item 7 - Exames

Técnicos.

4. Materiais/Equipamentos: caso haja necessidade de material para o atendimento, o

Supervisor de Manutenção deverá indicar os materiais a serem utilizados no serviço.

5. Legendas da O.S.: o “Status” da O.S. é definido através de cores, da sua abertura até a

sua execução, conforme tabela abaixo:

Vermelho Significa que o material necessário deve ser enviado pela Matriz.

Laranja Significa que o material necessário foi expedido e está em trânsito.

Amarelo Significa que o material está na Base e poderá ser entregue ao

técnico que fará o serviço.

Verde Significa que o serviço está na dependência exclusiva do técnico

para atendimento.

Azul Indica que o Serviço entrou em Execução.

Rosa Indica que o Serviço está a mais de um dia em execução.

Alternância de

cores

Significa que o Supervisor está elaborando a abertura do serviço.

6. Responsabilidade sobre a execução: É de responsabilidade do Supervisor de

Manutenção o atendimento aos nossos clientes, dentro dos prazos estabelecidos

contratualmente Dessa forma devem acompanhar não só as O.S's com o Status nas

cores Amarelas e Verdes, mas também consultar o Departamento de Logística sobre as

O.S's com o Status nas cores Vermelhas e Laranjas.

7. Exames Técnicos: dependendo do tipo de O.S. e dos equipamentos que estão

instalados no cliente haverá um questionário específico para direcionar os trabalhos do

Supervisor e do Técnico.

7.1. As questões foram formuladas de modo que a resposta “sim” corresponda a uma

conformidade. Toda resposta “não” corresponde a um problema (inconformidade)

que precisa ser resolvido na manutenção. O “n/a” (não se aplica) deve ser utilizado

quando a pergunta não se enquadrar no tipo de O.S. que esta sendo executada Ao

término do trabalho, estas questões, preenchidas corretamente deverão possibilitar

ao técnico identificar a causa do problema que gerou o atendimento, no caso de se

tratar de manutenção corretiva.

7.2. As questões codificadas por 1 deverão ser respondidas pelo Supervisor de

Manutenção, durante o processo de abertura da O.S após prévia análise da

situação do equipamento do cliente através do Sekron Online.

7.3. As questões de código 2 deverão ser respondidas pelo Supervisor de Manutenção

em diálogo com o técnico, durante a execução dos testes do equipamento

Observando-se que os testes só poderão ser encerrados após estas questões

terem sido respondidas.

7.4. As questões de código 3 em diante deverão ser respondidas pelo Técnico de

Manutenção e entregues para o Supervisor de Manutenção juntamente com a O.S.

assinada pelo cliente Observando-se que é de responsabilidade do técnico o

preenchimento destas questões na O.S gravada no computador

B) SERVIÇOS TÉCNICOS - ROTINAS:

FUNÇÃO QUEM EXERCE FINALIDADE

Serviços Técnicos O técnico Registrar pedidos de atendimentos

- SAC, Consultar OS e Pesquisar

Equipamentos.

1. SAC - Pedidos de Manutenção: todos os serviços solicitados pelos clientes, deverão

ser alimentados através do SAC - Serviço de Atendimento ao Cliente.

2. O.S. a Entregar (Amarelo) e O.S. a Executar (Verde)

2.1. O Técnico deverá, sempre, estar consultando no sistema se há algum serviço

pronto para ser executado.

2.1.1. Tela: Consultar Ordens de Serviço

A consulta sobre ordens de serviço deve ser feita através da tela Serviços

Técnicos, pelo menos uma vez por dia, pois quando a ordem de serviço se encontra

nesse “Status o atendimento dentro dos prazos contratuais é de responsabilidade

direta do Técnico designado para executar o serviço. Essas O.S s poderão ser

visualizadas na rotina acima com os status de “A Entregar” (amarelo) e “A

Executar” (verde).

2.2. O Técnico deverá imprimir a O.S. e solicitar o material desta ao Almoxarife, quando

esse existir. O Almoxarife deverá separar o material e solicitar ao Técnico que

coloque sua assinatura eletrônica no sistema acusando assim que esta recebendo

os materiais constantes na O.S. que irá executar. Neste momento, a ordem de

serviço passará para o status “A Executar”.

2.3. O Técnico ao chegar ao cliente, deve comunicar imediatamente ao depto de

Monitoração, para que este atualize o sistema, com a informação de “Técnico no

Local” e “Abertura de Testes”, o que causará a alteração do status da O S de “A

Executar” para “Em Execução” Caso os testes não sejam iniciados de imediato, o

Técnico precisará contatar novamente com o Supervisor de Manutenção, no

momento em que for iniciá-los, para que seja feito o desvio dos sinais de alarme da

Central de Monitoração de Segurança para o Departamento de Serviços

Técnicos os quais serão acompanhados pelo Supervisor. Vale lembrar, que o

acionamento indevido dos procedimentos de segurança colocam em risco a

segurança de todas as pessoas dentro do local protegido, inclusive a do próprio

Técnico.

2.4. Ao concluir o trabalho, o Técnico ainda no local, entrará em contato com o

Supervisor, informando os materiais que foram utilizados e em conjunto farão o

questionário dos Exames Técnicos (em especial as questões de códigos 2),

definirão a causa do problema e eventuais comentários e ou recomendações à

serem escritas pelo Técnico na O.S., verificando assim a eficácia do serviço.

2.5. Enquanto a O S. estiver com o status “EM EXECUÇÃO e caso existam pendências

a serem solucionadas, estas deverão ser informadas ao Supervisor, que

preencherá imediatamente o campo de comentário de pendência e assinalará os

quadros de Pendência Urgente e ou Pendência do Cliente Se a pendência for de

responsabilidade da Sekron e desde que possa ser resolvida em uma próxima

visita, nenhuma das opções acima deverá ser assinalada, ficando apenas o

comentário de pendência preenchido. No caso de assinalar a opção de Pendência

Urgente uma nova OS será aberta, automaticamente, para esta ocorrência de

solicitação de serviço, passando a O.S. inicial para o status de “EXECUTADA” e,

assim, o Técnico deverá informar ao Supervisor os materiais necessários para a

elaboração da nova O.S. e para a conclusão definitiva do serviço A necessidade de

materiais para a nova O.S, terá prioridade sobre qualquer outra ordem de serviço

em andamento, portanto, será sinalizada e atendida pelo Departamento de

LOGÍSTICA em modalidade de URGÊNCIA, diferenciando-se das demais

pendências de materiais.

2.6. Após a conclusão definitiva do serviço, o Supervisor encerrará a ocorrência que deu

origem a este. O encerramento somente se dará depois do preenchimento

solicitado nos itens 2.4 e 2.5, para que fique definida a solução do problema e se

atualizem os materiais em posse do Técnico O encerramento provocará a alteração

automática do status da O.S. para “Executada”, e encerrará também a

participação do Supervisor na referida O.S.

2.7. O Técnico, assim que possível preencherá a O.S. em todos os seus campos, dando

os comandos de “Atualizar Exames Técnicos e Atualizar O.S.” e encerrará sua

participação direta na referida O S., mediante o registro de seu login e senha nos

campos do Link “Indicar que a O.S. foi PREENCHIDA”

2.8. O Técnico, ao voltar à Base, procurará o Almoxarife e fará a devolução dos

materiais que foram substituídos no serviço executado e/ou materiais danificados

(equipamento que já saiu com defeito da base) Efetuado o registro de recebimento

no sistema pelo Almoxarife, o Técnico colocará a sua assinatura eximindo-se assim

da responsabilidade de perda ou extravio do material substituído, pois

automaticamente o material empenhado a ele é transferido para o estoque de

material p/ Conserto da Base que deverá ser devolvido à Matriz através de carta

remessa.

3. Exames Técnicos: dependendo do tipo de O.S. e dos equipamentos que estão

instalados no cliente haverá um questionário específico para direcionar os trabalhos do

técnico.

3.1. As questões foram formuladas de modo que a resposta “sim” corresponda a uma

conformidade. Toda resposta “não” corresponde a um problema (inconformidade)

que precisa ser resolvido na manutenção O “n/a” (não se aplica) deve ser utilizado

quando a pergunta não se enquadrar no tipo de O.S que esta sendo executada ao

término do trabalho, estas questões, preenchidas corretamente deverão possibilitar

ao técnico identificar a causa do problema que gerou o atendimento, no caso de se

tratar de manutenção corretiva

3.2. As questões codificadas por 1 deverão ser respondidas pelo Supervisor de

Manutenção, durante o processo de abertura da O.S , após prévia análise da

situação do equipamento do cliente, através do Sekron Online.

3.3. As questões de código 2 deverão ser respondidas pelo Supervisor de

Manutenção, em diálogo com o técnico, durante a execução dos testes do

equipamento. Observando-se que os testes só poderão ser encerrados após estas

questões terem sido respondidas.

3.4. As questões de código 3 em diante deverão ser respondidas pelo Técnico de

Manutenção e entregues para o Supervisor de Manutenção juntamente com a O S

assinada pelo cliente. Observa-se que é de responsabilidade do técnico o

preenchimento destas questões na O.S. gravada no computador.

4. Pesquisar Equipamentos: através desta tela o Técnico poderá consultar os

equipamentos instalados na sua área de jurisdição, bem como terá condições de

verificar os dados sobre os seguintes itens:

4.1. Mapa de Setores - clicando no ícone Áreas. É importante que esse dado seja

consultado com freqüência a fim de mantê-lo atualizado, pois desse trabalho

depende a qualidade dos serviços realizados pelo Departamento de Monitoração.

4.2. Contatos - através desta rotina o técnico conhecerá as pessoas e os respectivos

telefones cadastrados na Monitoração para efeito de aviso em caso de alarme É

muito importante que o técnico informe se estes contatos estão com seus dados

atualizados.

5. Relatório de Equipamentos Inoperantes: através desta tela o Técnico poderá

consultar quais os equipamentos na sua área de jurisdição estão com o status

INOPERANTE, e terá condições de gerar uma ocorrência de solicitação de serviço, pelo

SAC. caso esta ainda não tenha sido efetuada por outros colaboradores.

6. Relatório de Ocorrências de Manutenção: através desta tela o Técnico poderá

consultar ocorrências passadas de manutenção, em qualquer equipamento na sua área

de jurisdição avaliando, portanto, o histónco de manutenções efetuadas nos

equipamentos dos clientes.

7. Relatório de Ordens de Serviço: através desta tela o Técnico poderá consultar as

ordens de serviços executadas nos últimos 90 dias, nos clientes de sua jurisdição o que

poderá auxiliá-lo em novos serviços a serem executados.

8. Monitoração de Ocorrências de Manutenção: através desta tela o Técnico poderá

consultar todas as solicitações de serviços em “Tarefas a Analisar”, e também, em

“Tarefas a Executar” na sua área de jurisdição, terá condições de efetuar comentários

nas solicitações de serviços, visando auxiliar o Supervisor de Manutenção em suas

análises para transformação das solicitações em Ordens de Serviço. Estas solicitações

poderão, inclusive, sofrer interferência dos clientes. Quando isto ocorrer elas serão

imediatamente sinalizadas, no ícone alfinete da ocorrência, pela cor vermelho

“piscante”, Quando algum colaborador da Sekron responder ao comentário do cliente, a

cor do cone alfinete passará para amarelo “piscante”, indicando que esta ocorrência tem

maior importância que as outras pois o cliente esta participando dos comentários e

necessita de uma resposta rápida para o seu problema A cada vez que cliente fizer

algum novo comentário, a cor ícone retomará para vermelho “piscante” solicitando,

assim, a intervenção imediata de qualquer colaborador da Sekron envolvido no

processo de solução do problema apresentado.

C) ALMOXARIFE - ROTINAS

FUNÇÃO QUEM EXERCE FINALIDADE

Almoxarife O responsável pelo

Estoque de Materiais na

Filial ou na Base de

Assistência Técnica.

Dar as entradas e saídas de

materiais no estoque.

1. Empenhar material

1.1. O.S.: Cor Amarela - quando a Filiai/Base tem o matenal no estoque.

� O Almoxarife ao ser procurado pelo técnico com a O.S. em mãos acessa o sistema e

verifica os materiais solicitados e ou reservados para a O.S. e os entrega (empenha)

ao técnico. Ao fazer isso, a O S passará para a cor Verde, e os estoques tanto da

Base/Filial como do Técnico são atualizados imediatamente.

1.2. O.S.: Cores Laranja ou Vermelho - quando a Filial/Base não tem o material no

estoque.

� O Almoxarife deve aguardar o recebimento do material, que deve estar em trânsito

(laranja) ou pendente de expedição pela Matriz (vermelho).

� Ao receber o material, deve conferi-lo com a Nota Fiscal que o acompanha.

� Estando correto, dará entrada no estoque e seguirá os procedimentos mencionados

no item acima (1.1).

� Tendo alguma divergência anotará no campo próprio a “Quantidade Faltante” o

que gerará uma Discordância

� Aguardar a verificação e resposta sobre a Discordância do Expedidor,

acompanhando o assunto até que o problema seja solucionado pelo Supervisor de

Logística.

Observações:

O Almoxarife deve entregar (empenhar) materiais para o técnico em duas hipóteses:

� Mediante apresentação da O.S.

� Quando solicitado / autorizado pelo Supervisor de Manutenção, devidamente,

documentado (Exemplo: via e- mail).

2. Desempenhar Material

2.1. Refere-se ao ato de liberar no sistema, determinado material, após o atendimento

ao cliente e com base na O.S. O material pode ou não ter sido utilizado. Esse

procedimento, tira do técnico, a responsabilidade sobre o material, que passa a

fazer parte, dos estoques de: Materiais Bons para Uso (estoque da Filial/Base

para uso) ou Materiais para Consertos (que deverá ser enviado para conserto na

Matriz, através de Carta Remessa a ser despachada para Matriz).

2.2. Através desta tela tem-se conhecimento de todos os materiais que estão em poder

do técnico.

3. Criar Carta Remessa

3.1. Tipo de Carta Remessa:

3.1.1. Carta remessa de devolução de materiais – Todos os materiais com defeito

ficam no estoque da base como estoque de manutenção, o almoxarife da base

tem duas opções para esse material: 1 – Consertá-lo e enviá-lo para o estoque

bom para uso; 2 – Enviá-lo para a matriz através da carta remessa.

3.1.2. Carta remessa de Consignação – Essa carta retira o material da Base bom

para uso e envia para a matriz.

3.2. Ao entrar no Link, aparecerão todos os materiais para conserto até aquele instante,

que estão no estoque de Materiais para Conserto da Base Esses materiais

deverão compor, obrigatoriamente, a carta remessa a ser criada. Não se deve reter

qualquer material danificado na base (exceção a baterias 12v), sendo portanto

obrigatório o envio para Matriz de todo material danificado.

3.3. Desejando emiti-la para acompanhar os materiais à Matriz, clicar em adicionar itens

na carta remessa que a mesma será gerada automaticamente.

D) Status da O.S.

� Abertura: Indica que a O.S. foi gerada, foi indicado que há a necessidade de

material, porém, este ainda não foi definido.

� Pendente - Cor Vermelha: Indica que a O.S foi gerada, o material foi solicitado,

porém, este não esta disponível no estoque da Filial/Base/Técnico.

� Em Trânsito - Cor Laranja: Material está a caminho da base executora

� A Entregar - Cor Amarela: Material está disponível no estoque da base executora,

mas precisa ser entregue (empenhado) ao técnico que irá executar o serviço.

� A Executar - Cor Verde: Indica que o material foi entregue ao técnico e está

aguardando a execução do serviço ou o serviço esta pronto à ser executado pois

não necessita matenal para tal.

� Em Execução - Cor Azul: Indica que o técnico está no local executando o serviço

� Executada: Indica que o serviço foi concluído pelo técnico e está aguardando o

preenchimento da O S. eletrônica.

� Preenchida: Indica que a O.S. foi preenchida eletronicamente.

� Decidida a Cobrança: Indica que já foi decido a autorização para cobrar ou não o

serviço executado, e esta aguardando a conferência da O.S mpressa que contém a

assinatura do cliente.

� Verificada: Indica que a O.S. impressa chegou a Matriz e foi conferida com a

eletrônica e não apresenta nenhuma discrepância.

� Arquivada: Indica que a O.S. impressa foi “scanneada”, mantendo sua imagem em

nossa rede local, de fácil acesso, e foi arquivada de modo seqüencial não mais

sendo permitido o acesso físico à mesma. A retirada da O.S original do arquivo só

poderá ser efetuada em hipótese judicial, ou com autorização escrita da Diretona.

sendo esta arquivada no lugar da O S original.

� Cancelada: Indica que a O.S. foi cancelada. Este cancelamento só poderá ocorrer

até o status de “A Executar”, para os status seguintes não mais haverá a

possibilidade de cancelamento, pois a prestação do serviço já se iniciou.

E) Considerações Finais

� Todos os usuários (técnicos, almoxarifes, supervisores, etc), bem como todos os

materiais são cadastrados e precisam estar sempre atualizados no sistema.

� É necessário que se tenha muita atenção em todos e quaisquer procedimentos, pois

deles dependerá o sucesso da O.S. – Eletrônica

� É muito importante que o Almoxarife da Base tenha o total controle sobre os

matérias que contam em sua base.

ORIENTAÇÕES DO SISTEMA

ALMOXARIFE

FUNÇÃO QUEM EXERCE FINALIDADE

Almoxarife O responsável pelo

Estoque de Materiais na

Filial ou na Base de

Assistência Técnica

Dar as entradas e saídas de

materiais no estoque.

TELA DE MENU DO ALMOXARIFE

EMPENHAR/DESEMPENHAR MATERIAIS P/ TÉCNICO

Nesta tela o almoxarife deverá clicar no Combo Box “Técnico” e escolher o nome do técnico. Logo em

seguida deverá escolher a Opção “Empenhar Materiais” ou “Desempenhar Materiais”.

1 - EMPENHAR MATERIAIS

Nesta função o Almoxarife faz a entrega física dos equipamentos para que o Técnico de Manutenção ou

o Instalador realize seu trabalho junto ao cliente.

Ao clicar no Link “EMPENHAR/DESEMPENHAR MATERIAIS P/TÉCNICO” o almoxarife deverá

escolher no Combo Box “Técnico”, o nome do técnico ou instalador, em seguida escolher a Opção item

“Empenhar Materiais”, e logo em seguida, clicar no Botào “Entrar” para passar para a próxima tela.

Clicar uma vez sobre o

"Link" para acessar a

função desejada

TELA EMPENHAR/DESEMPENHAR MATERIAIS P/TÉCNICO

existem duas maneiras de empenho dos materiais:

1. Empenhar Materiais p/ Técnico (com O. S.).

2. Empenhar Materiais p/ Técnico (sem O. S.).

TELADE FORMAS DE EMPENHO DOS M ATERI AIS

Escolher o nome do Técnico ou Instalador

para o qual será empenhado o material

Clique aqui para voltar

para a tela anterior

Clicar aqui para passar para a

próxima tela

Clicar aqui para

escolher

Empenhar

materiais

Clique aqui paia escolher a O. S. que

será empenhada para o técnico

Clique aqui para empenhar materiais avulsos para o técnico

Clique aqui para restaurar as informações da tela

Clique aqui para visualizar quais materiais

da O S serão empenhados para o técnico

1. Empenhar Materiais p/ Técnico (Com O.S.)

Quando uma O. S. for gerada e durante o processo de abertura foi determinado que para a execução do

serviço será necessário algum tipo de material o almoxarife deverá seguir os seguintes passos:

Clicar no Combo Box de “O. S. não Empenhada” e escolher qual O. S.. o técnico ira executar, em

seguida clique no Botão “Visualizar Materiais” para verificar quais materiais estão relacionados para aquela

O. S. Na nova tela que se abrirá clicar no Botão “Empenhar Materiais p/ Técnico”.

Após separar os materiais e entregá-los para o técnico, o mesmo deverá colocar seu usuário e senha

para confirmar o recebimento do material, em seguida clique no Botão “Empenhar Materiais p Técnico” para

que os materiais sejam transferidos do Estoque da Base para, o Estoque nas Mãos do Técnico.

TELA DE VISUALIZAÇÃO DOS MATERIAIS RESERVADOS PARA A O. S.

Confirmação com o usuário e a senha do técnico que recebeu o material.

Clique aqui para voltar a tela

anterior

Clique aqui para transferir os

materiais para o Estoque do

Técnico

1. Empenhar Materiais p/ Técnico (sem O.S.)

Quando houver a necessidade o técnico poderá ter cm seu estoque alguns materiais sem que estejam

reservados para uma determinada O. S.. para isso, o almoxarife deverá seguir os seguintes passos:

Clicar no Link “Empenhar Materiais p/ Técnico (sem O. S.)”. Na nova janela, que se abrirá, clique no

Combo Box “Produtos”, escolha o material, digite a quantidade e clique no Botão “Empenhar Item” para que o

material seja transferido do Estoque da Base para uma lista “aguardando confirmação”. Quando forem

empenhados todos os materiais o técnico deverá colocar seu usuário e senha para que os materiais sejam

transferidos para o Estoque nas Mãos do Técnico.

TELA PARA EMPENHAR MATERIAIS P/ TÉCNICO (SEM O.S.)

Digite a quantidade

Clique aqui para escolher qual

material será empenhado

Clique para retornar a tela anterior

Clique aqui para colocar na

listagem aguardando confirmação

Confirmação com o usuário e a senha do técnico que recebeu o material.

Lista de materiais que ainda não foram confirmados

Desempenhar Materiais do Técnico

Existem dois tipos para a devolução de materiais que estão com o técnico.

1. Materiais Bons p/ Uso Empenhados.

O Almoxarife poderá desempenhar um material bom para uso que está no Estoque de Materiais Bons p/

Uso do Técnico, desde que este não esteja empenhado para alguma O.S..

Se o material estiver empenhado para alguma O.S. e o Almoxarife deseja usá-lo para outro serviço a ser

executado por outro Técnico, ele deve solicitar ao Supervisor de Manutenção que faça a liberação dos materiais

que estão reservados para esta, e logo em seguida fazer o desempenho do material.

Para desempenhar o material que esta com o Técnico, o Almoxarife deverá seguir os seguintes passos:

Clicar no Combo Box “Produtos” e escolher o material desejado, digitar no Edit “QTD a quantidade (a

quantidade deve ser igual ou inferior a existente no Estoque) e clicar no Botão “Desempenhar Item” para

transferi-lo do Estoque nas Mãos do Técnico para o Estoque de Materiais Bons para Uso da Base.

2. Materiais p/ Conserto Empenhados.

Todos os materiais que foram substituidos no cliente entrarão no Estoque de Materiais p/ Conserto nas

Mãos do Técnico e para transferi-los para o Estoque de Materiais p/ Conserto da Base, o Almoxarife deverá

seguir os seguintes passos:

Clicar no Combo Box “Produtos” e escolher o material desejado, digitar no Edit “QTD” a quantidade

(a quantidade deve ser sempre igual a existente no Estoque) e clicar no Botão “Desempenhar Item de

Manutenção” para transferi-lo do Estoque nas Mãos do Técnico para o Estoque de Materiais p/ Conserto da

Base.

TELA PARA DESEMPENHAR MATERIAIS DO TÉCNICO

CARTA REMESSA

Temos 2 (dois) tipos de Carta Remessa para envio de materiais: a Carta Retorno de Consignação e de

Remessa p/ Conserto. Essas cartas são geradas pelo almoxarife da Base.

1. Retomo de Consignação

Quando o Supervisor de Logística verificar que a base possui muito material, ele poderá solicitar que o

Almoxarife envie o material para a Matriz através dessa carta.

2. Remessa p/ Conserto

Todo o equipamento que constar no Estoque de Material p/ Conserto da Base deverá ser enviado para o

Laboratório da Matriz para os devidos reparos e posterior retomo para o Estoque de Materiais Bons p/Uso da

Base.

Para dar inicio a criação de uma Carta Remessa, o Almoxarife deverá seguir os seguintes passos:

Clique no Combo Box “Base” e escolha a base, escolha o tipo de carta que deseja criar (“Remessa p/

Conserto” ou “Retorno de Consignação”) e clicar no Botão “Criar Carta” para que a nova janela se abra e os

materiais sejam selecionados.

Confirmação com o usuário e a senha do técnico que esta devolvendo o material.

Coloque a quantidade que será devolvida para o estoque da base. Só é permitido desempenhar a quantidade disponível.

Alterne entre os tipos de estoque.

TELA PARA CRIAÇÃO DE CARTA REMESSA

a) Retorno de Consignação

Após ter feito a escolha, na tela anterior, da criação da Carta Remessa de Retorno de Consignação, o

Almoxarife deverá seguir os seguintes passos:

Clique no Combo Box “Produtos” e escolha o material, digite no Edit “QTD” a quantidade e clique no

Botão “Adicionar Item a Carta Remessa” para incluir o material no formulário de Carta Remessa de Retorno de

Consignação.

Após ter escolhido todos os itens da Carta Remessa, clique no Botão “Sair” para retomar a tela anterior.

TELA DE CRIAÇÃO DE CARTA REMESSA DE RETORNO DE CONSIGNAÇÃO

Clique aqui para escolher a

Base

Clique aqui para voltar as

informações originais da tela

Clique aqui paia abrir a

janela para adicionar

materiais na Carta Remessa

Clique aqui para escolher o

tipo carta

Clique aqui para escolher o

material

Clique aqui para

retomar para tela

Anterior.

Clique aqui para

adicionar o material na

Carta Remessa

Digite aqui a

quantidade

b) Remessa p/ Conserto

Após ter feito a escolha, na tela anterior, da criação da Carta Remessa p/ Conserto, o Almoxarife deverá

seguir os seguintes passos:

Clique no Botão “Adicionar Itens a Carta Remessa” para incluir todos os equipamentos do Estoque de

Materiais p/ Conserto, no formulário de Carta de Remessa p/ Conserto.

Após ter escolhido todos os itens da Carta Remessa, clique no Botão “Sair” para retornar a tela anterior.

TELA DE CRLAÇÃO DE CARI A REMESSA DE REMESSAP/ CONSERTO

Quando o Almoxarife recebe uma Nota Fiscal de remessa de materiais que foi enviada da Matriz, ele

deverá verificar se os materiais e as quantidades conferem com o pedido. Todas as notas que estiverem com

discordância de materiais aparecerão nesta tela.

Para que o Almoxarife verifique quais são os materiais que estão com discordância e quais foram os

comentários colocados por ele ou pelo Expedidor, deverá clicar sobre o Link com o número da nota fiscal.

Clique aqui para

retomar para tela

Anterior.

Clique aqui para adicionar todos

os itens da lista acima para a carta

remessa.

TELA DE VISUALIZAÇÃO DAS NOTAS FISCAIS COM DISCORDÂNCIA DE MATERIAIS

Após a verificação dos comentários o Almoxarife, quando achar necessário, poderá incluir novos

comentários ate a solução da discordância na nota fiscal,

Para acrescentar novos comentários o Almoxarife deverá seguir os seguintes passos: Digitar o

comentário no campo “Observações” e clicar no Botão “Alterar” para gravar as alterações.

TELA DE VERIFICAÇÃO DE DISCORDÀNCLAS EM NOTAS FISCAIS

Clique aqui para visualizar os comentários e

os materiais que estão com discordância na

Nota Fiscal

Clique aqui caso queira retornar a quantidade indicada no campo qtd Retorna, de volta para a Base

Clique aqui para grav ar os Comentários

Inserir novos comentários

Qtd. Para devolver para a base.

Quando o Almoxarife envia alguma Cana Remessa para a Matriz, o Expedidor deverá conferir se os

materiais e se as quantidades conferem com os itens na Carta. Todas as Cartas Remessa que estiverem com

discordância de materiais aparecerão nesta tela.

Para que o Almoxarife verifique quais são os materiais que estão com discordância e quais foram os

comentários colocados por ele e pelo Expedidor, deve clicar sobre o Link com o número da Carta Remessa

TELA DE VISUALIZAÇÃO DAS CARTAS REMESSA COM DISCORDÂNCIA DE MATERIAIS

Após a verificação dos comentários o Almoxarife, quando achar necessário, poderá incluir novos

comentários até a solução da discordância na Carta Remessa.

Para acrescentar novos comentários o Almoxarife deverá seguir os seguintes passos: Digitar o

comentário no campo “Observações” e clicar no Botão “Alterar” para gravar as alterações.

TELA DE VERIFICAÇÃO DF DISCORDÂNCIAS EM CARTAS REMESSA

Clique aqui para grav ar os Comentários Inserir novos comentários

Clique aqui para visualizar os

comentários e os materiais que

estão com discordância na Cana

Remessa

Para visualizar o Estoque da Base o Almoxarife deverá seguir os seguintes passos:

Escolher o nome da base no Combo Box “Base” e clicar no Botão “Visualizar Estoque”

TELA P ARA ESCOLHER O ESTOQUE A SER VISUALIZADO

Nesta tela podemos visualizar os Estoques de Materiais Bons p/ uso e de Materiais p/ Conserto.

1. Materiais Bons p/ Uso

Total na Base – (quantidade total de equipamentos da base) + (total de eqptos Empenhados aos Técnicos);

Empenhados aos Técnicos - quantidade de equipamentos nas mãos dos técnicos;

Total de Eqp. No Local - quantidade física de equipamentos no estoque da base(total na Base - Empenhados

aos Técnicos):

Reservado p/ O.S. - número da O S. para a qual o equipamento está reservado:

Qtd - quantidade de equipamento reservado para a O.S.:

Disponível - quantidade de equipamemos que podem ser utilizados para outras O.S..

2. Material p/ Conserto

Quantidade dos equipamentos que estão no Estoque da Base aguardando a emissão da Carta Remessa para

serem emiados para o Laboratório da Matriz.

Clique aqui para escolher a Base

Clique aqui para grav ar os Comentários

TELA DE VISUALIZAÇÃO DOS ESTOQUES DA BASE

Nesta tela o Almoxarife tem 2 (dois) tipos de informações:

1. Notas Fiscais Enviadas da Matriz

Tela para acompanhamento dos pedidos enviados para a Base. Sempre que o ícone for indicado pela

letra T, significa que o material foi expedido e está em transito. Quando chegar o Almoxarife deve conferir o

material que foi enviado com o que consta no sitema e deverá dar a entrada desse material na Base.

2. Cartas Remessa emitidas.

Acompanhamento das cartas remessas de Consignação e envio para conserto. Para que a matriz possa

receber esse material o Almoxarife deve expedir os materiais da Carta Remessa.

Selecione o tipo de pesquisa: - Bom p/ Uso - Conserto Man

Lista de Produtos Total de materiais na Base contando com o material que está com os técnicos

Material que está com os técnicos

Total fisicamente na Base, descontando o que está com os técnicos

Indica que o material está reservado para a O.S. – Para liberar a reserva deve-se entrar na O.S. e clicar no botão liberar reserva.

Quantidade reservada para o O.S.

Qtd que pode ser utilizada para outras O.S.

MONITORAÇÃO DE MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS

Quando o Almoxarife receber as Notas Fiscais que foram enviadas da Matriz, ele deverá fazer a

liberação dos equipamentos para que fiquem disponíveis em seu Estoque de Materiais Bons p/ Uso. para tanto,

deverá seguir os seguintes passos:

Clicar no Link “MONITORAR MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS”, na nova tela que abrirá clique

no Link que contém o número da nota fiscal que se deseja visualizar e liberar.

Na tela de “LIBERAÇÃO DE MATERIAL P/ ESTOQUE DA BASE”, quando houver uma

discordância na nota fiscal o Almoxarife deverá digitar a quantidade do material que veio faltando e adicionar o

seu comentário, para que o Expedidor tome ciência desta discordância. Logo em seguida deverá clicar no Botão

“Liberar Material” para que os demais materiais fiquem disponíveis no Estoque de Materiais Bons p/ Uso da

Base.

Quando não houver nenhuma discordância o Almoxarife deverá clicar no Botão “Liberar Material”

para que todos os materiais da nota fiscal fiquem disponíveis no Estoque de Materiais Bons p/ Uso da Base.

Este ícone indica que o material foi expedido e está em transito. Quando o material chegar na Base o Almoxarife deve entrar no link para dar entrada no estoque.

Clique aqui para expedir as Cartas remessas. Este processo deve ser feito para que o SUP. de Logística receba os materiais para conserto e posterior devolução.

TELA DE LIBERAÇÃO DE MATERIAL P/ ESTOQUE DA BASE

Após ter criado as Cartas Remessa de Retorno de Consignação e/ou de Remessa p/ Conserto no Link

“CRIAR CARTA REMESSA”, o Almoxarife terá que imprimir o documento que será enviado para o Expedidor

da Matriz, para isso ele deverá seguir os seguintes passos:

Clicar no Link “MONITORAR MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS”, na nova tela que abrirá, clique no Link

que contém o número da Carta Remessa que se deseja visualizar e clique “imprimir”.

Na tela de visualização da Carta Remessa, quando esta for de Retorno de Consignação, o Almoxarife

deverá informar se os equipamentos acompanham a Carta ou não, clicando na Opção “Acompanha Material”,

observando que, quando a Carta for de Remessa p/ Conserto esta opção deverá estar sempre marcada, pois os

equipamentos, obrigatoriamente, deverão seguir juntamente com a Carta. Logo após, o Almoxarife deverá clicar

no Botão “Imprimir” para a impressão do formulário.

Informe a qtd que ficou faltando, considerando a coluna “ENVIADO”

Digite aqui o comentário da

discordância caso exista.

Libera o Material para o Estoque

da Base.

Informações da Expedição.

TELA DE VISUALIZAÇÃO DA CARTA REMESSA

Quando o Almoxarife desejar expedir os materiais que estão relacionados em suas Cartas Remessa, ele

deverá seguir os seguintes passos:

Clicar no Link “EXPEDIR MATERIAIS”, e na nova janela que abrirá, ele deverá escolher o tipo de

transporte no Combo Box “Transportador”, escolher qual será o local para entrega dos equipamentos no Combo

Box “Local de Entrega”, digitar a quantidade de volumes no campo “Volume” e clicar no Botão “Adicionar

Cartas” para escolher quais as cartas serão despachadas. Nos volumes indicados é possível expedir várias cartas

remessa.

Indica que a carta acompanha material

Altera os dados da Carta Remessa

Dados da expedição

Inclua uma observação

TELA PARA A ESCOLHA DO TIPO DE TRANSPORTE

Nesta tela o Almoxarife devera digitar o número do documento de transporte quando houver, no campo

“Conhecimento”, escolher a Carta que será expedida no Combo Box “Carta Remessa” e clicar no Botão

“Expedir Carta” para confirmar a sua expedição. Nessa tela é possível expedir mais de uma carta remessa.

TELA PARA ESCOLHA DAS CARTAS PARA SEREM DESPACHADAS

Selecione o tipo de Transportador

Escolha o meio de transporte

Informe o local da entrega

Clique para adicionar as notas/Cartas que serão expedidas.

Quantidade de volumes

Digitar o Numero do Conhecimento fornecido.

Escolha as cartas Remessas

Clique aqui para confirmar a

expedição da carta

SERVIÇOS TÉCNICOS - ROTINAS:

FUNÇÃO QUEM EXERCE FINALIDADE

Serviços Técnicos O técnico Registrar pedidos de atendimentos

- SAC, Consultar OS e Pesquisar

Equipamentos

A tela abaixo mostra todas as funções que serão executadas pelo técnico da base, as quais estão divididas pelos

Links:

CONSULTAR ORDENS DE SERVIÇO.

Status da O.S.

Você pode selecionar todos os status ou pressionar a tecla “Ctrl” e selecionar um a um com o mouse.

Número da O.S.

Estabelecimento

Informe o número da O.S.

Informe das datas de Pesquisa

Informe o nome da Empresa e/ou Localidade

Você pode selecionar todos os status ou pressionar a tecla “Ctrl” e selecionar um a um com o mouse.

Código SICS

Data

Informe os dois códigos que compõe esse campo

Tipo de O.S.

Relatório de Sugestão de Cobrança – Mostra por período as O.S. que foram sugeridas

cobrança pelo Supervisor de Manutenção.

Informe o período da pesquisa

Se selecionado, pesquisa pela dada que foi executada e não pela criação da O.S.

Relatório de Pendências dos Clientes – Mostra as O.S. que foram marcadas como pendência

do Cliente, por período. (Somente disponível para o Supervisor de Manutenção).

TELA QUE MOSTRA O RESULTADO DA PESQUISA

Quando o Supervisor de Manutenção, apôs analisar a solicitação de serviço, que foi inserida no sistema,

decidir pela abertura da O.S., deverá obrigatoriamente preencher os Exames Técnicos do Tipo 1, para que estas

informações apareçam no relatório de Exames Técnicos (impresso que o Técnico levará consigo para o

preenchimento dos demais exames), o Supervisor de Manutenção deverá seguir os seguintes passos:

Clicar na Opção de Resposta “SIM” ou “NÃO” ou “N/A” de cada uma das perguntas do Tipo 1, e logo

em seguida, clicar no Botão “Atualizar Exames técnicos” para gravar as informações.

O Técnico, de posse do formulário de O.S. e de Exames Técnicos, quando chegar ao cliente para o

início da execução dos serviços deverá entrar em contato com Monitoração, para que este indique na O.S.

Eletrônica que o técnico esta no local e o status mude para “EM EXECUÇÃO”.

Quando o Técnico solicitar que os testes do equipamento sejam encerrados, o Supervisor de

Manutenção devera seguir os seguintes passos:

1. Responder em conjunto com o Técnico as perguntas do Tipo “2” do relatório de Exames Técnicos. Para

isso ele deverá clicar na Opção de Resposta “SIM” ou “NÃO” ou “N/A” de cada uma das perguntas do Tipo

“2”, e logo em seguida, clicar no Botão “Atualizar Exames Técnicos” para gravar as informações, caso estas

perguntas não sejam atualizadas, os testes não poderão ser encerrados.

2. Quando constar materiais na O.S. o Supervisor de Manutenção deverá anotar se os equipamentos foram

utilizados, e logo em seguida clicar no Botão “Atualizar Equipamento” para fazer a movimentação de Estoque.

3. Na hipótese do serviço não ser concluído em virtude de alguma pendência, o Supervisor deverá

simplesmente digitar qual foi o motivo, quando esta puder aguardar a devida solução até a próxima visita ao

cliente. Quando for uma pendência do cliente, deverá clicar na opção “Pendência do Cliente” e quando for uma

pendência que deverá ser resolvida rapidamente, clicar na opção “Pendência Urgente”.

Quando o Técnico concluir os serviços e o Supervisor de Manutenção encerrar a ocorrência no sistema,

o status da O.S. passará para “EXECUTADA”. A partir deste momento o Técnico deverá concluir o seu

preenchimemo no sistema, o mais breve possível, para isso. deverá seguir os seguintes passos:

a. Responder as perguntas do Tipo 3 e 4 do relatório de Exames Técnicos, para isso ele devera clicar na Opção

de Resposta “SIM” ou “NÃO” ou “N/A” de cada uma das perguntas do Tipo “3” e “4”, e logo em seguida,

clicar no Botão “Atualizar Exames Técnico” para gravar as informações.

b. Clicar no Link “Adicionar Causa do Problema” e escolher no Combo Box a opção que melhor esclarecer o

problema apresentado na O.S., logo em seguida, clicar no Botão “Atualizar” para gravar a informação.

c. Caso tenha algum comentário ou recomendação sobre o serviço executado, deverá digitar no campo

“Comentários e/ou Recomendações”, e logo em seguida, clicar no Botão “Atualizar O.S.” para gravar as

informações.

d. Clicar no link “Indicar que a O.S. foi PREENCHIDA” e escolher a opção “SIM” ou NÃO”, digitar o login

no campo “Usuário”, digitar a senha no campo “Senha”, logo em seguida, clicar no Botão “Atualizar” para

gravar as informações.

TELA DE VISUALIZAÇÃO DA O.S ELETRÔNICA

Clique para visualizar os status da O.S.

Clique para alterar o técnico

Clique para Visualizar a solicitação de manutenção.

Clique para agendar a execução do serviço.

Clique para atualizar os exames técnicos

Clique para adicionar mais materiais na O.S., só permitido em O.S. de Manutenção.

Informe os materiais que foram substituídos no cliente. O Material

Somente coloque valor aqui se o material enviado da matriz já estava com problema impossibilitando a substituição

Digite uma observação que será uma pendência para uma O.S. posterior.

Selecione caso a pendência seja do Cliente.

Selecione caso seja uma pendência com urgência para solução. Selecionando essa opção uma nova O.S. será aberta. Adicione os problemas e

as prováveis causas que levaram ao problema

Adicione um comentário.

Avaliação do Atendimento técnico – Deverá ser respondido pelo cliente.

Conforme o Status da O.S. esse link mudará de nome:

Indique o nome de quem assinou a O.S. e seu documento.