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Manual de Gestão Financeira

Fortaleza – Ceará

2014

2

UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ

Reitor: Prof. Jesualdo Pereira Farias

Vice-Reitor: Prof. Henry de Holanda Campos

Pró-Reitoria de Administração

Pró-Reitora: Profa. Denise Maria Moreira Chagas Correa

Pró-Reitor Adjunto: Francisco Ferreira Neto

Diretoria de Controle

Diretora: Profa. Sueli Maria de Araújo Cavalcante

Assessoria Técnica de Legislação

Diretor: Prof. José Adriano Pinto

Assessoria Executiva

Diretora: Márcia Maria Bezerra Araújo

Secretaria Executiva

Secretária: Ana Paula da Cruz Holanda Barros

Departamento de Contratos, Convênios e Execução Orçamentária

Diretora: Ivonilde Mendes Falcão Reis

Departamento de Contabilidade e Finanças

Diretora: Lúcia Lêda Rodrigues Lima

Departamento de Administração

Diretora: Adênia Maria Augusto Guimarães

Departamento de Licitação

Diretora: Horácio Luiz de Sousa

Imprensa Universitária

Diretor: Joaquim Melo de Albuquerque

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Elaboração:

Profa. Denise Maria Moreira Chagas Corrêa

Profa. Sueli Maria de Araújo Cavalcante

Luana Batista Rodrigues

Kécia Maria Mendes Carneiro

Valdeci Evangelista Fernandes

Maria Vilani Martins

Alci Mary Rubens de Souza

Versão: 1.6

Data: 10/07/14

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SUMÁRIO

1. OBJETIVO ......................................................................................................................................................... 5

2. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................................... 6

3. POLÍTICAS GERAIS ......................................................................................................................................... 7

4. NOTAÇÃO PARA MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS ............................................................. 9

5. NORMAS E POLÍTICAS DA GESTÃO FINANCEIRA. ................................................................................... 11

5.1 PAGAMENTO DE DESPESAS ............................................................................................................................... 12

5.2. RECEBIMENTOS POR ARRECADAÇÃO PRÓPRIA .......................................................................................... 28

5.3 - RECEBIMENTOS ATRAVÉS DE REPASSE ....................................................................................................... 30

6. EQUIPE ........................................................................................................................................................... 32

7. VIGÊNCIA ....................................................................................................................................................... 34

8. ATUALIZAÇÕES DO MANUAL ...................................................................................................................... 35

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1. OBJETIVO

Este manual tem como objetivo descrever as atividades, normas e políticas que

compõe a Gestão Financeira da Universidade Federal do Ceará, que tem como função básica:

i) assegurar adequada execução financeira, possibilitando aumento da eficiência

operacional e reduzindo os riscos associados à movimentação financeira;

ii) manter o controle das operações financeiras, garantindo assim o pleno

funcionamento da instituição e a satisfação dos clientes internos e externos; sempre

observadas as legislações a que a instituição deve obedecer.

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2. RESPONSABILIDADES

Todas as atividades e políticas aqui demonstradas apresentam princípios orientadores

básicos, não abordando todas as situações extraordinárias possíveis.

As oportunidades de melhorias devem ser constantes na dinâmica do crescimento da

Universidade. Caso o servidor possua alguma dúvida e/ou sugestão, esta deve ser

encaminhada à Pró-Reitoria de Administração, responsável por avaliar a possibilidade de

incorporá-la à instituição.

É de responsabilidade de cada servidor envolvido nas atividades da Gestão Financeira

da Universidade Federal do Ceará conhecer e entender os processos, normas e políticas

existentes. Os servidores deverão atuar de forma alinhada, em coordenação técnica e

funcional com as normas, políticas e procedimentos divulgados. Toda comunicação por e-

mail deve sempre ser realizada pelo e-mail institucional da Universidade.

A Pró-Reitoria de Administração deverá atuar e orientar todos os servidores e

colaboradores terceirizados, em todos os níveis hierárquicos, com vistas à conduta ética e

respeito aos valores da Universidade Federal do Ceará e à legislação vigente.

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3. POLÍTICAS GERAIS

As atividades de Acompanhamento de Gestão Financeira são baseadas na ética e na

defesa dos interesses da Universidade Federal do Ceará e no cumprimento das normas

definidas pelos órgãos competentes.

As comunicações via e-mail devem sempre ser realizadas através do e-mail

institucional da Universidade: [email protected].

A Universidade Federal do Ceará deve assegurar o pleno exercício dos direitos

individuais e sociais dos servidores portadores de toda e qualquer necessidade especial,

estabelecendo mecanismos e disponibilizando ferramentas que assegurem à pessoa o pleno

exercício de suas funções e seus direitos básicos, decorrentes da Constituição e das leis,

propiciando seu bem-estar pessoal e social. Além disto, deverá garantir o respeito às pessoas

portadoras de necessidade especial, que devem receber igualdade de oportunidades na

sociedade por reconhecimento dos direitos que lhe são assegurados.

Apresenta-se abaixo os principais termos técnicos e expressões necessários ao bom

entendimento deste manual:

Documento de Origem: É o recibo, a nota fiscal ou qualquer outro documento

(papel), emitido pela unidade ou pelo fornecedor, e que será cadastrado no sistema SIAFI.

Documento Hábil: É o documento cadastrado no sistema que gera compromissos

de pagamento ou de recebimento, podendo ser de previsão (nota de empenho, contrato,

proposta de programação financeira, dentre outros) ou de realização (nota fiscal/ fatura,

recibo, folha de pagamento, programação financeira aprovada, dentre outros).

Documento de Referência: É um documento hábil, cujos dados servirão de base

para outro documento hábil, que, ao ser cadastrado, baixará os compromissos do primeiro no

valor correspondente; ex.: A Nota de Empenho é um documento de referência para a Nota

Fiscal de Pagamento. O primeiro documento gera compromissos de previsão que serão

substituídos pelos compromissos do segundo, já líquidos e certos.

UG Emitente: É a unidade gestora que cadastra o documento.

Emitente do Documento de Origem: É o CPF, CNPJ ou UG da entidade que

emitiu o documento de origem.

Situação: É a indicação do fato que está sendo registrado quando do cadastramento

do documento hábil, determinando os eventos contábeis envolvidos. Por exemplo, a nota

8

fiscal pode apresentar situações de despesas com serviço, com material, com obras e assim

por diante.

UG Emitente do Documento de Referência: É a unidade gestora que emitiu o

documento de referência (em geral o empenho).

UG Pagadora/ Recebedora: É a unidade gestora responsável pelo pagamento/

recebimento dos compromissos gerados por um documento hábil de realização.

Credor/ Devedor: Identifica a entidade credora do compromisso, em caso de

documento de pagamento, ou devedora, em caso de documento de recebimento;

Dedução/ Encargos: corresponde às retenções de impostos e contribuições, aos

descontos e também aos encargos da unidade relacionados ao documento hábil. As retenções

e descontos são deduzidos do valor a pagar ao credor. Já os encargos são acréscimos e

correspondem a despesas da unidade em decorrência do compromisso principal (ex. encargos

patronais).

Compromissos: são os valores a pagar ou a receber gerados a partir do

cadastramento de um documento hábil. Os compromissos podem ser: i) de previsão; ii) que

não podem ser realizados; ou iii) de realização.

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4. NOTAÇÃO PARA MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS

Definição Representação gráfica

O evento de início é representado por um círculo e simboliza

o começo da execução do processo. O evento de fim é

representado por um círculo com borda em negrito e simboliza

o final do processo.

O processo é representado por um retângulo, que simboliza

uma etapa de um processo formado pela realização sequencial

de um determinado conjunto de atividades afins.

A atividade é representada por um retângulo arredondado e

simboliza uma determinada quantidade de tarefas que devem

ser efetuadas dentro de um processo. Cada atividade possui

uma identificação referente à como as ações são realizadas.

Esta identificação está localizada no canto superior esquerdo

do retângulo, conforme demonstrado nas linhas baixo.

As atividades manuais, realizadas sem a utilização de um

sistema, são representadas por uma mão.

As atividades sistêmicas, realizadas por um usuário no

sistema, são representadas por um boneco.

As atividades automáticas, realizadas pelo sistema com base

numa parametrização prévia são representadas por duas

engrenagens.

Os eventos intermediários são representados por círculos que

simbolizam a interligação de atividades na mesma página do

fluxo. Estes eventos sinalizam tanto saídas como entradas, no

caso de saídas as setas são preenchida enquanto que nas

entradas as setas são vazias. Caso haja mais de uma

interligação dentro do fluxo os círculos possuirão cores

diferentes, de forma a facilitar a visualização. Os eventos

intermediários podem também sinalizar uma ação específica

como à espera dentro de um mesmo processo sendo

demonstrada por um relógio dentro do círculo.

10

Definição Representação gráfica

Os gateways podem representar a escolha entre duas ou mais

atividades adjacentes ou as possíveis rotas condicionais

geradas por uma decisão. Os gateways podem representar

também atividades desempenhadas de forma paralela. A

condicional é representada por um losango enquanto o

paralelismo é representado por um losango preenchido por

uma cruz.

A linha de fluxo é representada por uma linha com uma seta e

é utilizada para demonstrar a ordem sequencial na qual cada

atividade é desempenhada.

A raia é representada por um retângulo nomeado e é utilizada

para organizar e delimitar as diferentes atividades de um

mesmo setor.

NOTA: É importante ressaltar que o termo processo é utilizado com dois significados

distintos neste manual, a saber:

1) Conjunto de documentos destinados a um pagamento, solicitação, informação, etc.

2) Grupo de atividades realizadas numa sequência determinada que produz um bem

ou um serviço. Pode ser encarado, também, como qualquer conjunto de atividades onde existe

uma entrada, uma transformação (processo) e uma saída. Por exemplo, o processo financeiro

de uma organização é o conjunto das atividades necessárias à administração de pagamentos,

recebimentos, fluxo de caixa, cobrança, dentre outros. Notar que este conceito não é o mesmo

que unidade organizacional (“setor” ou “área”): um processo organizacional é transversal aos

setores da organização, facilitando a compreensão do fluxo de informações e conferindo uma

visão sistêmica.

11

5. NORMAS E POLÍTICAS DA GESTÃO FINANCEIRA.

A Figura I a seguir representa o mapa da Gestão Financeira, na qual estão organizadas

e descritas as seguintes atividades:

Figura I – Mapa de subprocessos

Fonte: Dados oriundos do levantamento

Gestão Financeira

GF01 - Pagamento

de Despesas

GF02 –

Recebimentos por

arrecadação própria

GF03 – Recebimento

via Repasse do

Tesouro

12

5.1 PAGAMENTO DE DESPESAS

5.1.1 Descrição do Subprocesso

O subprocesso de Pagamento de Despesas se inicia com o envio da documentação para

pagamento, por parte das unidades da UFC, para a Pró-Reitoria de Administração, que a

encaminha ao Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF. Quando se trata de despesas

referentes a contratos, a Divisão de Execução Orçamentária analisa a documentação recebida.

Caso esta não esteja correta, a referida Divisão devolve o processo à unidade que o enviou

para que providencie os ajustes necessários.

Uma vez que a documentação esteja correta, a Divisão de Execução Orçamentária

preenche o Formulário de Substituição ao Processo e envia a documentação física à Divisão

de Gestão de Contratos Atas e Convênios (DGCAC).

A Divisão de Gestão de Contratos Atas e Convênios realiza a conferência dos registros

no SIAFI (Sistema Integrado de Administração Financeira) e SIASG (Sistema Integrado de

Administração de Serviços Gerais). No primeiro é verificado o saldo do empenho, enquanto

no segundo é conferida a vigência e o cronograma do contrato associado à Nota Fiscal.

Após a conferência dos registros, a documentação física é encaminhada à Divisão de

Contabilidade, que confere a documentação suporte do processo. Se houver alguma

inconsistência, a documentação é encaminhada de volta ao DGCAC.

Finalizadas a classificação e apropriação das notas fiscais pela Divisão de

Contabilidade, estas são encaminhadas para Divisão de Execução Financeira, para apropriar

as retenções dos impostos e realizar os pagamentos.

Quando os recursos para pagamento estiverem disponíveis, sejam recursos próprios ou

do Tesouro Nacional, a Divisão de Execução Financeira deverá gerenciar o compromisso no

SIAFI, de modo a proceder com a liquidação do processo.

A Divisão de Execução Financeira deverá consultar o Razão das contas transitórias,

que deverá ser zerado diariamente.

A Divisão de Execução Financeira providencia as assinaturas devidas, envia a Relação

Externa de pagamentos ao Banco e encaminha a documentação física à Contabilidade.

A Divisão de Contabilidade verifica a conformidade do processo, realizando os

questionamentos necessários e, por fim, encaminha a documentação ao Departamento de

Controle Interno.

13

5.1.2 – Fluxo – GF01 – Pagamento de Despesas

14

5.1.3 – Quadro de Tarefas.

Subprocesso: Pagamento de Despesas

Seq. Atividade Tarefa Sistema/

documento Responsável

1 Encaminha

processo para a

Pró-Reitoria de

Administração

O subprocesso de Pagamento de

Despesas se inicia pelo envio do

processo pelas Unidades à Pró-

Reitoria de Administração.

Processo Unidades

UFC

2 Protocola

recebimento

do processo

A Pró-Reitoria de Administração

protocola o recebimento do

processo.

Processo Pró-Reitoria

de

Administração

3 Analisa o tipo

de demanda

Caso seja uma demanda de

pagamento de contrato, convênio

e auxílio funeral encaminha o

processo para o Departamento de

Contrato e Execução

Orçamentária – DCEO. Os demais

tipos de pagamentos encaminha o

processo para o Departamento de

Contabilidade e Finanças – DCF.

Processo Pró-Reitoria

de

Administração

4 Analisa

documentação

recebida

Notas Fiscais das unidades da

UFC:

Quando do recebimento da

documentação física e no Sistema

de Gestão de Documentos,

contendo.

- Nota fiscal;

- Nota de Empenho;

- Certifico na nota do fiscal do

contrato previamente divulgado

na portaria de designação;

- Ofício;

- Documento de recolhimento

Documentação

para

pagamento

Divisão de

Execução

Orçamentária

15




tributário (se necessário),

A Divisão de Execução

Orçamentária efetua a análise

inicial da documentação recebida,

verificando se os impostos estão

sendo destacados corretamente na

nota fiscal e se os dados bancários

do fornecedor estão devidamente

preenchidos.

Para pagamento de prestadores de

serviço de construção civil, a

Divisão de Execução

Orçamentária efetua a verificação

no sistema SIAFI do saldo do

empenho e o saldo do contrato.

Quando se tratar de pagamento de

Auxílio Funeral, :

Para os pagamentos de Auxílio

Funeral, conforme Lei 8.112 de

11/12/1990 ART. 226 Seção

VIII, faz se necessário o

recebimento da documentação

suporte abaixo para

prosseguimento da liberação do

valor. O processo é acompanhado

por meio do Sistema de Gestão de

Documentos.

- Formulário de solicitação do

auxílio funeral;

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- Atestado de óbito;

- Cópia da identidade e do CPF do

requerente;

- Cópia da identidade e do CPF do

falecido;

- Último contracheque do

falecido;

- Certidão de casamento, no caso

de cônjuge;

- Nota fiscal das despesas

efetuadas com o funeral;

- Nota de Empenho

Adicionalmente, para composição

da documentação suporte na

Universidade, é necessária adição

dos seguintes documentos ao

processo:

- Capa de abertura de processo;

Boletim de entrada para nota de

empenho;

- Nota de Empenho.

Após o recebimento da

documentação suporte acima

mencionada, a Divisão de

Execução Orçamentária envia

uma mensagem para a

Subsecretaria de Planejamento e

Orçamento no sistema SIAFI, a

qual será responsável por liberar o

recurso financeiro para a

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Universidade efetuar o pagamento

ao requerente do auxílio. Após

recebimento do recurso

financeiro, a área de Execução

Orçamentária protocola o auxílio

e envia a documentação física

para a Divisão de Execução

Financeira. O trâmite do

documento é gerenciado

eletronicamente.

5 Verifica

registros no

SIAFI e

SIASG


Orçamentária checa no sistema

SIAFI o saldo do empenho e

verifica no sistema SIASG a

vigência do contrato que está

associado à nota fiscal.

Em caso de não existência de

saldo do empenho, faz-se

necessário o reforço do empenho.

Para isso, o fiscal do contrato

deve abrir processo administrativo

a fim de solicitar e justificar a

necessidade de reforço.

De posse do número do contrato

consultado no sistema SIASG,

efetua-se a checagem da validade

da garantia do fornecedor.

SIAFI / SIASG Divisão de

Execução

Orçamentária

6 Confere a

documentação

suporte do

Notas Fiscais das unidades da

UFC:

O recebimento e conferência dos

Documentação

Suporte

Divisão de

Execução

Financeira

18




processo processos de pagamento de Notas

Fiscais das unidades da UFC são

iniciados com o recebimento do

Formulário de Substituição ao

Processo. É necessário que a

Divisão de Execução Financeira

verifique e anexe ao formulário a

classificação tributária do

fornecedor através do sistema

SIAFI.

Após a verificação tributária do

fornecedor, a Divisão de

Execução Financeira identifica o

elemento da despesa no empenho

vinculado ao formulário de

substituição ao processo,

classificando a despesa a fim de

identificar o documento hábil

(número de controle do sistema

associado ao processo) e a

situação. Posteriormente, a


verifica:

- Valor constante no formulário e

na nota fiscal;

- Dados bancários;

- Número da nota fiscal;

- Data de emissão da nota;

- Assinatura do certifico.

- Data da assinatura do certifico.

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Se os dados estiverem de acordo

com a nota fiscal, iniciam-se as

retenções ou deduções fiscais ao

valor bruto da nota fiscal.

Bolsas e auxílio financeiro

O recebimento e conferência dos

processos de concessão de bolsas

e auxílio financeiro para

estudantes, servidores docentes e

técnico-administrativos se inicia

pelo recebimento do Formulário

de Substituição ao Processo. É

necessário que a Divisão de

Execução Financeira verifique se

todos os documentos necessários

estão anexos, sendo:

- Ofício de solicitação do

pagamento;

- Lista dos beneficiados;

- Dados bancários (conforme o

art. 14 da resolução CEPE no. 08,

de 26/04/2013, o pagamento será

realizado por meio de crédito em

conta corrente do estudante ou

servidor beneficiário);

- CPF dos beneficiados

- Valores a pagar;

- Assinaturas da Coordenadoria e

Pró-Reitoria.

20




Caso a documentação acima

mencionada não esteja completa

ou devidamente preenchida, o


Processo é protocolado e

devolvido ao setor remetente.

Se a documentação estiver

conforme, serão realizadas as

atividades de classificação,

apropriação e pagamento.

7 Devolve o

processo para a

unidade

solicitante

Caso a documentação suporte do

processo não esteja completa ou

devidamente preenchida, o


Processo é protocolado e

devolvido à unidade solicitante da

bolsa.

Processo Divisão de

Execução

Financeira

8 Ajusta o

processo

conforme

necessidade

A Unidade responsável pelo

processo realiza os ajustes

identificados.

Processo Unidades

UFC

9 Solicita

regularização

ao DCEO/

DCF

Se o ajuste identificado for de

responsabilidade do DCEO, ou de

outra unidade do DCF, a Divisão

de Execução Financeira solicita a

regularização à unidade

correspondente.

N/A Divisão de

Execução

Financeira

10 Efetua ajustes

necessários

A área responsável realiza os

ajustes sinalizados pela Divisão

de Execução Financeira.

N/A DCEO / DCF

21




11 Classifica o

processo

Quando se tratar de Notas

Fiscais das unidades da UFC, a

Divisão de Contabilidade

classifica e apropria a Nota

Fiscal pelo valor bruto:

A Divisão de Execução financeira

realiza, ainda, a revisão da

tributação dos pagamentos,

destacada pela área de

Contabilidade, seguindo a

Instrução Normativa RFB 1234,

de 11 de Janeiro de 2012, que

trata da retenção dos seguintes

tributos Federais:

- IR;

- CSLL;

- CONFINS;

- PIS/PASEP.

Ademais, as seguintes legislações

referentes a impostos e retenções

devem ser observadas:

- ISS: De acordo com a Lei

Complementar 116, de 31 de

Julho de 2003 que trata da

retenção do Imposto Sobre

Serviço (ISS).

- INSS: De acordo com a

Instrução Normativa INSS 971, de

13 de novembro de 2009, alterada

pela Instrução Normativa RFB

SIAFI Divisão de

Contabilidade

22




1.453, de 24 de fevereiro de 2014,

que trata da retenção do Instituto

Nacional do Seguro Social

(INSS). O INSS deve ser

recolhido e pago até o dia 20 do

mês subsequente da emissão da

nota fiscal.

Quando se tratar de bolsas,

auxílio funeral, auxílio

financeiro , a Divisão de

Execução Financeira classifica,

apropria e paga.

A classificação financeira dos

processos de concessão de bolsas

e auxílio financeiro para

estudantes, servidores docentes e

técnico-administrativos é

realizada preenchendo-se os dados

constantes no Formulário de

Substituição ao Processo,

conforme abaixo:

- Documento hábil;

- Situação;

- Importância (valor);

- CNPJ do Banco Brasil (se lista)

ou CPF do credor;

- Código do Banco (se lista) ou

dados bancários do credor;

- Número da agência da

Universidade (se lista);

Divisão de

Execução

Financeira

23




- Conta Corrente (Banco) (se

lista);

- Numeração da lista credora (se

lista);

- Emissão (Sempre será a data do

ofício);

- Certifico (Sempre será a data do

ofício).

- Em caso de lista de credores, é

necessário o cadastramento da

lista de beneficiários no sistema

SIAFI, no comando ATULC,

registrando as seguintes

informações do Credor/

Favorecido:

- CPFs;

- Valores;

- Dados bancários (se pagamento

em conta corrente).

Após a verificação e registro dos

dados acima citados, a Divisão de

Execução Financeira inicia a

atividade de apropriação do

processo no sistema SIAFI

NOVO.

A classificação destes processos

segue o manual SIAFI.

Auxílio Funeral

A classificação financeira dos

24




processos de pagamento de

Auxílio Funeral se inicia pelo

preenchimento dos seguintes

dados constantes no Formulário

de Substituição ao Processo:

- Documento hábil;

- Situação;

- Empenho;

- Classificação;

- Fonte;

- Valor;

- CPF do requerente.

12 Apropria o

processo

A Apropriação é realizada após a

classificação financeira do

processo de pagamento. A

liquidação é gerenciada e efetuada

no próprio sistema SIAFI.


Financeira inclui o documento

hábil no sistema de acordo com a

classificação do processo e,

posteriormente, preenche os

seguintes campos com base no

processo:

- Dados básicos:

- Data de vencimento;

- Número do processo;

- Data do atesto;

- Valor bruto do processo;

- Código do credor (CNPJ);

SIAFI Divisão de

Execução

Financeira

25




- Data de emissão;

- Número do documento de

origem;

- Principal com orçamento:

- Situação;

- Número do empenho;

- Subitem;

- Valor.

- Dados de pagamentos:

- Favorecido;

- Valor;

- Pré-doc (tipo de OB).

13 Verifica a

regularidade

do Fornecedor

no SICAF

Realiza consulta ao Sistema de

Cadastramento Unificado de

Fornecedores - SICAF para

verificar a regularidade fiscal

federal, estadual/municipal, como

também a qualificação técnica,

econômico-financeira e validade.

SIAFI Divisão de

Execução

Financeira

14 Inclui

impostos

incidentes no

pagamento

Após a verificação da

regularidade fiscal, a Divisão de

Execução Financeira inclui os

impostos incidentes ao pagamento

no SIAFI.

SIAFI Divisão de

Execução

Financeira

15 Efetua o

pagamento

Para efetuar o pagamento por

parte do Tesouro Nacional, a


deve esperar a disponibilização

financeira do governo federal, por

meio do repasse.

SIAFI Divisão de

Execução

Financeira

26




Quando do recebimento

financeiro para pagamento, a


deve acessar o sistema SIAFI e

gerenciar os compromissos de

pagamento, priorizando os

pagamentos que estão envolvidos

em contratos e podem gerar algum

tipo de multa ou juros de alto

valor em caso de não

cumprimento na data de

vencimento. Logo, o

gerenciamento de compromissos é

também o gerenciamento de fluxo

de caixa da Universidade.

Após o gerenciamento do

compromisso, ainda no sistema

SIAFI NOVO, a Divisão de

Execução Financeira deve liquidar

o pagamento e após esta etapa,

imprimir os pagamentos em duas

vias.

16 Confere os

pagamentos

efetuados


Financeira imprime uma relação

de ordem bancária externa (RE) e

faz a conferência de todos os

pagamentos diários, conferindo a

classificação e cálculos efetuados.

N/A Divisão de

Execução

Financeira

17 Providencia as

assinaturas de

Após a conferência dos

pagamentos executados, a Divisão

N/A Divisão de

Execução

27




aprovação de Execução Financeira

providencia as assinaturas

necessárias.

Financeira

18 Envia a

Relação

Externa ao

Banco

Após as assinaturas, no dia

seguinte da realização do

pagamento, a Divisão de

Execução Financeira envia a

Relação Externa ao Banco do

Brasil, com os pagamentos a

serem liberados pelo Banco.

N/A Divisão de

Execução

Financeira

19 Envia a

documentação

financeira à

Contabilidade

A documentação financeira é

enviada à Divisão de

Contabilidade.

Documentação

Financeira

Divisão de

Execução

Financeira

20 Verifica

conformidade

do processo

A Divisão de Contabilidade

realiza a análise da conformidade

do processo.

Processo Divisão de

Contabilidade

21 Envia a

documentação

do pagamento

para o

Controle

Interno

A documentação é encaminhada

ao Departamento de Controle

Interno.

N/A Divisão de

Contabilidade

28

5.2. RECEBIMENTOS POR ARRECADAÇÃO PRÓPRIA


O subprocesso de arrecadação própria ocorre através dos recolhimentos via GRU

(Guia de Recolhimento da União) pagas na rede bancária ou no SIAFI, das retificações e das

Ordens Bancárias emitidas com o propósito de restituição dessas receitas ao contribuinte.

Vale ressaltar que, para a emissão de GRU em favor da Universidade, deve ser

observado a UG/ Gestão, o código de recolhimento e o número de referência a fim de que o

recurso seja corretamente classificado.

Quando do recebimento desses recursos, estes são registrados automaticamente pelo

SIAFI através da Nota de Registro de Arrecadação (RA), que é um documento que representa

a classificação e destinação das receitas arrecadadas por meio da GRU, e são direcionados

para a conta corrente de limite de saque na fonte 0250. Em seguida, os recursos ficam à

disposição da Universidade para as rotinas de pagamento apresentadas no fluxo GF01 –

Pagamento de despesas.

5.2.2 GF02 – Recebimentos por Arrecadação Própria

29

5.2.3 Quadro de Tarefas

Subprocesso: Recebimentos por Arrecadação Própria



1 Arrecada o recurso

financeiro

Os recursos financeiros

arrecadados via GRU são

registrados por Nota de Registro

de Arrecadação (RA)

automaticamente pelo SIAFI.

SIAFI Divisão de

Execução

Financeira

2 Recurso financeiro

creditado na conta

limite de saque no

sistema SIAFI

Quando do recebimento dos

recursos próprios no sistema

SIAFI, estes são automaticamente

direcionados para a conta corrente

de limite de saque.

O direcionamento dos recursos é

realizado através da fonte 0250,

via pagamento de GRU. Este

recurso é vinculado às

classificações contábeis que deram

origem ao pagamento, como, por

exemplo, recebimento de aluguéis,

serviços educacionais e

administrativos;

SIAFI Divisão de

Execução

Financeira

30

5.3 - RECEBIMENTOS ATRAVÉS DE REPASSE


O repasse do recurso ocorre de acordo com as apropriações de despesas, as quais

retratam a fonte de recurso associada ao empenho. Após a apropriação, o Tesouro Nacional

toma conhecimento do tipo de despesa, fonte do recurso, fornecedor associado, valor e data da

apropriação. Enquanto isso, a Divisão de Execução Financeira aguarda a liberação dos

recursos para realizar os pagamentos.

5.3.2 GF03 – Recebimentos através de Repasse

5.3.3 Quadro de Tarefas

Subprocesso: Recebimentos através de Repasse



1 Realiza apropriação

da despesa

Nos casos de apropriação de bolsas,

auxílios financeiros e serviços

prestados por pessoa física.

Divisão de Contabilidade realiza

apropriação das despesas registradas

em Nota Fiscal.

Divisão de

Contabilidade

/

Divisão de

Execução

Financeira

2 Toma conhecimento O Tesouro Nacional toma SIAFI Tesouro

31

Subprocesso: Recebimentos através de Repasse



da necessidade de

repasse do recurso

financeiro conforme

apropriação

conhecimento da necessidade de

repasse de recursos por meio das

informações registradas no momento

da apropriação da despesa.

Nacional

3 Disponibiliza

recurso financeiro na

fonte em que a

despesa foi

apropriada

O recurso financeiro torna-se

disponível na fonte devida, de acordo

com o empenho registrado durante a

apropriação da despesa.

SIAFI Divisão de

Execução

Financeira

32

6. EQUIPE

A equipe diretamente responsável pela Divisão de Execução Financeira da UFC é

composta pelos cargos e profissionais relacionados abaixo. A tabela ilustra a atuação dos

profissionais, no que diz respeito às principais responsabilidades, relacionadas ao descrito

neste Manual:

Cargo Principais Responsabilidades Subprocessos que

executa*

Pró-Reitor(a) de

Administração

Representar a universidade, defendendo

seus interesses.

Participar ativamente do planejamento

estratégico da universidade.

Realizar acompanhamento dos resultados

de indicadores estratégicos de desempenho

da área.

Resolver demandas não solucionados

pelas áreas subordinadas.

-

Diretor do

Departamento de

Contabilidade e

Finanças

Acompanhar todas as atividades da área.

Orientar a equipe na execução das normas,

políticas e procedimentos do

Departamento.

Organizar, controlar e executar as

atividades referentes à administração

contábil e financeira da UFC.

Participar do planejamento estratégico da

Universidade.

Acompanhar indicadores estratégicos de

desempenho da área.

Resolver demandas não solucionadas pelas

áreas subordinadas.

-

Diretor da

Divisão de

Execução

Realizar o acompanhamento e controle do

fluxo de caixa.

Coordenar, supervisionar, orientar e dirigir

-

33

Cargo Principais Responsabilidades Subprocessos que

executa*

Financeira as atividades relativas à execução

financeira.

Emitir ordens bancárias.

Diligenciar sobre a emissão de

documentos destinados ao levantamento

de finanças.

Servidor da

Divisão de

Execução

Financeira

Conferir documentação de processos.

Executar pagamentos (fornecedores,

diárias, folha de pagamento, auxílios,

tributos, etc.).

Verificar a entrada de recursos próprios e

de repasses.

Gerar arquivos eletrônicos dos

pagamentos.

Verificar necessidades de reforço de

empenho referentes a bolsas e auxílios

financeiros.

Atender ao público, prestando

informações sobre andamento de

processos.

Emitir comprovantes de retenção de

tributos para os fornecedores.

GF01 - Contas a Pagar

Contas a receber

Arrecadação Própria GF03

- Contas a Receber -

Repasse

(*) Refere-se àquelas atividades pelas quais o profissional é responsável pela execução de

80% ou mais das tarefas descritas nos fluxogramas do tópico 05 deste Manual.

34

7. VIGÊNCIA

Este manual entra em vigor na data de sua assinatura e divulgação, revogando-se

disposições em contrário.

35

8. ATUALIZAÇÕES DO MANUAL

A tabela abaixo relaciona os campos necessários para o controle das atualizações,

revisões e aprovações do manual, a serem preenchidos sempre que julgado necessário.

CONTROLE DE VERSÕES E ALTERAÇÕES

Versão Data Responsável Tipo de Alteração Revisor/Aprovador

*-*-*-*-*

manual de gestão financeira - proplad.ufc.br · no siafi (sistema integrado de administração...

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