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SOBRE O SISTEMA

Sabemos que o mundo corporativo de hoje é repleto de mudanças e mobilidade. Para facilitar a gestão de viagens de sua empresa, nossos sistemas de viagens são habilitados para que nossos clientes efetuem seu acesso em qualquer local, a qualquer horário, funcionando de forma perene e assegurando agilidade na tomada de decisões sobre a mobilização dos executivos de suas empresas.

O BTMS Light é uma plataforma de viagens habilitada para acesso web, permitindo que seus usuários a acessem de qualquer lugar desde que possuam acesso à Internet. Através deste sistema de simples utilização e interface convidativa, é assegurada maior agilidade na rotina de pesquisas simultâneas em múltiplos fornecedores (companhias aéreas, locadoras de veículos e meios de hospedagem), simples localização de viagens já realizadas ou em andamento, facilidade no cadastro de viajantes, centros de custos e motivos de viagem, dentre outros.

Atualmente, o BTMS Light é uma ferramenta difundida amplamente em todo o Brasil. Mais de 9 mil

empresas o utilizam como meio de gestão de viagens, com resultados reais na agilidade e facilidade de

sua utilização.

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1. ACESSANDO O SISTEMA 1.1. Primeiro acesso

Após a visita de implantação da equipe de atendimento da BTM, nosso help-desk enviará um e-mail

contendo seu login e senha de acessos ao BTMS Light. O conteúdo desta mensagem o guiará para a

utilização do portal de forma intuitiva e bastante objetiva.

Ao acessar o link enviado pelo sistema, após a criação de seu usuário, você será direcionado à página de

acesso, contendo a seguinte tela para login.

O acesso também pode ser realizado em nosso portal, através do portal da BTM – de endereço web

www.btmcorporate.com.br –, descendo a barra de rolagem e inserindo seu login e senha nos campos do

BTMS Light, ao final da página principal.

Logo após o seu primeiro acesso, o sistema lhe pedirá que insira uma senha definitiva, que poderá ser

utilizada nas próximas entradas à plataforma.

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2. CONHECENDO O SISTEMA 2.1. Funções do sistema

A tela de acesso de sua empresa permite visualizar e acessar de forma rápida as principais ferramentas

necessárias para a gestão de viagens de sua empresa. Os botões indicados de azul abaixo possuem suas

funções descritas a seguir.

1. Criar Viagem ou Controle de Viagem. Provavelmente estas serão as funções mais utilizadas por

você em sua rotina de gestão de viagens.

a. A opção Criar Viagem permite a criação de uma viagem para um ou mais viajantes.

b. A função de Controle de Viagem possibilita o acompanhamento ou a pesquisa de

solicitações já iniciadas (reservas pendentes de emissão) ou finalizadas (canceladas ou

emitidas).

2. Aéreo destina-se à busca de uma reserva efetuada ou emitida. Através desta ferramenta, é

possível consultar um localizador ou bilhete de uma companhia aérea.

3. O acesso à área Empresa permite cadastrar ou atualizar dados como: grupo de aprovação,

usuários da empresa etc.

4. Em Cadastros, é possível cadastrar ou atualizar dados como centros de custos, justificativas de

escolhas ou aprovação, motivos de viagem, cartões de crédito, dentre outros. Nesta parte, as

opções habilitadas variam de acordo com as definições de sua empresa.

5. Para facilitar a forma de gerenciamento de viagens ou voos realizados e emitidos, o campo

Relatório possui uma interface autoexplicativa e de simples utilização.

6. Agência contém os dados de contato com a BTM – endereço, telefone, e-mail etc.

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7. Meus dados permite a visualização e edição de seus dados cadastrais.

8. O campo de Pesquisa Avançada possibilita a busca de suas solicitações de viagens. Esta pesquisa

pode ser realizada através do número da viagem (OS), código localizador da companhia aérea,

número do bilhete, PAX (nome do viajante) ou pela opção de dados avançados.

3. CRIAÇÃO, AUTORIZAÇÃO E EMISSÃO DE UMA RESERVA 3.1. Criação

Ainda na tela de acesso principal, ao passar o cursor do mouse sobre a seção Viagem, abrirá-se um menu

suspenso com a opção de Criar Viagem. Clique sobre este título e uma nova tela se abrirá em seu

navegador.

Clique sobre o viajante para o qual será a viagem e o seu nome irá automaticamente para um novo quadro

à direita.

Selecione na área direita de seu navegador o centro de custo e o motivo de viagem relacionados às

reservas que serão efetuadas.

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Os campos descritos abaixo são de caráter obrigatório para que seja possível prosseguir com sua

solicitação de viagem aérea.

1. O Tipo de Pesquisa refletirá a maneira como as opções de voos pesquisadas irão aparecer na

cotação.

a. Para cotar todas as opções de horários disponíveis, sugerimos o modelo Ida e volta.

Neste critério, todos os voos de todas as companhias aéreas que operam na rota

selecionada serão apresentados.

b. A opção Somente ida desconsiderará que o viajante precisará retornar para a cidade de

origem da viagem. Caso seja preciso, é possível solicitar uma nova viagem neste mesmo

critério, para configurar a emissão do bilhete de retorno do PAX.

c. Em Múltiplos destinos, o sistema habilitará mais opções de rota para a composição de

um roteiro complexo. Por exemplo, será possível emitir em uma mesma viagem ou

localizador os trechos de São Paulo para Curitiba, de Curitiba para Campinas, de

Campinas para Belo Horizonte e de Belo Horizonte para São Paulo.

2. Em Origem e Destino, insira a abreviação dos aeroportos de início e término dos voos, ou digite

o nome da cidade. Após iniciar o preenchimento do nome da cidade, o sistema automaticamente

fará uma busca em seu banco de dados e apresentará os aeroportos compatíveis com as letras

inseridas.

3. Data de ida e Data de volta são campos necessários para que as cotações dos trechos aéreos

sejam feitas nos servidores de cada companhia de aviação.

4. Em Classe, selecione o perfil de poltrona a ser cotado. Para viagens nacionais, esta opção não

habilitará a reserva de assentos especiais. Estes serviços adicionais devem ser solicitados aos

seus consultores ou adquiridos diretamente nas companhias aéreas no momento do check-in.

5. A barra de Horários é modificável, permitindo-lhe selecionar um intervalo preciso de partida dos

voos buscados.

6. O campo Pesquisar iniciará a busca através dos campos descritos nos critérios anteriores.

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3.1.1. Solicitação online de passagens aéreas

O BTMS Light fará uma busca em todos os provedores das companhias aéreas domésticas. Portanto,

indica-se que seja observada a barra de pesquisa apresentada abaixo (1), para que a seleção de voos seja

efetuada somente após a finalização da busca.

3.1.1.1. Realizar e enviar cotação

Após feita a pesquisa, o BTMS Light apresentará as opções de voos de acordo com os critérios inseridos

na etapa anterior. A tela a seguir aparecerá e suas opções estarão disponíveis de acordo com cada função,

expressa de 1 a 4, outrossim a seguir.

1. Ao selecionar os botões dos respectivos voos (3), é possível enviar por e-mail a cotação real, das

tarifas apresentadas pelo sistema no momento da busca. Escolha o formato do envio desta

cotação através das opções expressas em 1.

a. Ao clicar em Enviar cotação, a seguinte tela se abrirá. Através dela, é possível digitar um

e-mail de destino para o encaminhamento dos valores cotados, ou, ainda, selecionar

viajantes para que recebam estas informações em seus e-mails informados no cadastro.

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O sistema também permite que seja inserida uma mensagem direcionada e

customizada, no box Mensagem. Por fim, selecione o formato da cotação, que pode ser

PDF ou TXT.

É possível encaminhar a cotação em ambos formatos. Basta clicar em Enviar PDF e em

Enviar TXT, deixando as duas opções marcadas antes de selecionar o botão Enviar

cotação.

É importante ressaltar que as cotações são encaminhadas contendo a data em que os preços foram

buscados nas companhias aéreas e, seguindo as regras de tarifação utilizadas pelas empresas de aviação,

as tarifas são garantidas somente após a emissão. Desta forma, um voo cotado às 7h de um dia pode não

possuir o mesmo valor às 10h do mesmo dia, ou no dia seguinte, por exemplo.

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Veja o formato da cotação em PDF e em TXT, apresentadas abaixo respectivamente.

A cotação encaminhada em formato TXT chegará em anexo para o endereço de e-mail

selecionado, em um arquivo do bloco de notas.

Ademais, independentemente da opção de formato selecionada no envio da cotação, o

sistema encaminhará automaticamente no corpo do e-mail os valores da busca

efetuada.

2. Caso sua busca apresente uma quantidade grande de voos disponíveis para a data e trecho

cotados, o sistema permitirá um afunilamento das alternativas, ordenando-as por Valor (preço),

Duração, Hora de saída, Hora de chegada, Companhias, Número de voos ou, ainda, priorizar a

apresentação de voos sem conexão ou escala em Voos diretos.

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4. Com a escolha de seu voo realizada, é possível reservá-lo clicando no botão demarcado em 4. Ao

clicar sobre esta função, os voos selecionados subirão em seu navegador em uma área chamada

Voos escolhidos, conforme abaixo.

5. Ao selecionar Tarifar Voos, o sistema buscará novamente as tarifas disponíveis para a cotação

dos trechos específicos selecionados.

6. Para prosseguir com a reserva, clique em Reservar.

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Sua solicitação de viagem foi aberta e, nesta etapa, ainda é possível inserir itens da viagem (hotel, outros

trechos aéreos, reservas de veículos etc). Para tal, clique em Incluir reserva (1).

Caso seja necessária a marcação de assentos ou até mesmo o cancelamento do localizador na companhia

aérea, as opções destacadas no menu 2 também estarão disponíveis nesta etapa da solicitação de viagem.

3.1.2. Solicitação online de hospedagem

O sistema permite realizar pesquisas e confirmar reservas de hotéis e meios de hospedagem de forma

online, agilizando o processo de solicitação e emissão da viagem de seus colaboradores. Da mesma forma

como é feito com as passagens aéreas, o BTM Light está conectado com provedores e distribuidores de

hotéis em todo o país, facilitando ainda mais seu dia-a-dia.

Na tela inicial de acesso, selecione a opção Hotel (1), após selecionar o viajante, centro de custo e motivo

de viagem, conforme informado no passo 3.1.

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Preencha todos os campos indicados na figura acima, conforme as descrições a seguir:

2. Digite o nome da cidade em que deseja reservar a hospedagem no campo Destino.

3. Em Data de check-in, marque o dia em que o passageiro chegará ao hotel. Os horários de check-in normalmente são entre as 14h e 15h, portanto se o seu colaborador chegar à cidade durante a manhã, é necessário marcar a data de check-in para um dia antes.

4. Consequentemente, a Data de check-out refere-se ao dia em que a hospedagem se findará. O horário de check-out costuma ser ao meio-dia, desta forma, se o viajante precisar estender sua hospedagem para o período da tarde ou noite, é necessária a informação de um dia seguinte.

5. Caso deseje, é possível inserir o Nome do hotel, para filtrar a busca para um estabelecimento específico.

6. Em Categoria de hotel, é possível afunilar os resultados para um perfil específico de meio de hospedagem. Alguns hotéis, entretanto, não se autoclassificam mais em estrelas em seus sistemas de reservas. Nestes casos, é possível que um ou outro estabelecimento não apareça no critério qualificado neste campo.

Os campos Nome do hotel e Categoria de hotel não são obrigatórios, portanto podem ser desconsiderados

caso necessário.

Com os campos de busca preenchidos, as opções de hotéis disponíveis para o período e local se apresentarão conforme abaixo. Às cidades com muitos hotéis disponíveis, é possível ordenar as opções pesquisadas por Valor, Categoria de hotel, Nome do hotel – que apresentará os hotéis em ordem alfabética crescente ou decrescente, de acordo com o botão selecionado. O BTMS Light oferece, ainda, a opção de se mostrarem mais registros por página de resultados. Basta clicar em Mostrar e selecionar a quantidade de hotéis que poderão estar visíveis na tela principal de busca. O portal habilita a apresentação de 10 até 100 registros.

Abaixo de cada opção de hotel, há o botão Ações. Clique sobre o símbolo de um visto (✓) para confirmar a reserva da acomodação para seu colaborador. Logo em seguida, abrirá o detalhamento sobre os apartamentos disponíveis naquele hotel ou meio de hospedagem selecionado. Nesta etapa, estarão apresentadas as categorias e perfis de acomodação ofertadas pelo hotel. Ademais, é possível conhecer as Políticas do hotel em relação a cancelamentos e multas de não-comparecimento (no-show). Ao clicar em Reservar, você concorda com as políticas e tarifas apresentadas, pois para prosseguir com a reserva é mandatória a seleção do botão de ciência. Desta forma é importante ler e interpretar devidamente o conteúdo disponibilizado pelo hotel. Em caso de dúvidas, nossa equipe de consultores estará à sua disposição 24 horas por dia, sete dias por semana, ininterruptamente.

As reservas de hospedagem não seguem o mesmo critério de reserva e confirmação das emissões de passagens aéreas. Em caso de voos, as companhias aéreas habilitam a opção de reservar (deixar em stand-by) antes de se emitir (comprar, confirmar) um assento em determinada aeronave e voo. Para hospedagem, não há o primeiro passo – ou seja, vai-se direto para a confirmação, compra ou emissão da acomodação.

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Indicamos que as políticas de cancelamento sejam lidas atentamente para evitar quaisquer dissabores em uma eventual necessidade de alterar o itinerário de viagem de seu colaborador.

3.2. Autorização de viagem O BTMS Light permite que viagens ainda pendentes de confirmação já sejam reservadas (em caso de voos) para garantir a disponibilidade e tarifas. Neste caso, segue-se o passo descrito no tópico 3.1. Para realizar a aprovação de uma viagem, é preciso acessá-la a partir da tela principal do BTMS Light. Para visualizar a página principal, selecione a logo de sua empresa, no canto superior esquerdo da tela de seu navegador a qualquer momento. Após acessar a área principal do sistema, clique sobre o número da viagem – conforme indicado abaixo em 1.

Logo em seguida, a viagem se abrirá como a tela abaixo. Clique em Autorizar, indicado na seta 1, para

prosseguir para a etapa de emissão.

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Assim que a reserva for autorizada, é preciso clicar sobre a logo de sua empresa para que o BTMS Light

retorne à tela principal de acesso às viagens. Neste momento, já será possível perceber que o status da

viagem aprovada foi alterado para Aguardando Emissão.

Há também uma visualização de todas as emissões pendentes em seu sistema, logo abaixo do Painel de

Viagem da página principal.

Clique sobre o número da viagem, para proceder para a emissão do bilhete ou da confirmação de reserva

de hospedagem. A seguinte tela se abrirá e o botão de emissão já estará habilitado (1), conforme a

imagem abaixo.

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Após a clicar no botão verde, uma nova janela se abrirá no sistema. Desça a barra de rolagem de seu

navegador e especifique a forma de pagamento no campo Dados da emissão.

Sugerimos que sejam conferidos os valores de tarifas, taxas de embarque, horários e datas de partida e

chegada antes da emissão. Após a compra do bilhete, o cancelamento estará passível à aplicação de

multas de remarcação, cancelamento ou não-comparecimento, cobradas pela companhia aérea.

Após a finalização da compra, o BTMS Light enviará um e-mail contendo o voucher de viagem para você

e para o viajante selecionado.

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4. REALIZANDO CADASTROS

O BTMS Light está habilitado para que cadastros de viajantes e usuários do sistema sejam feitos

diretamente por nossos clientes, sem intervenção de nossa equipe de help-desk. É preciso estar atento às

orientações dadas neste manual, para evitar que seus colaboradores enfrentem problemas em check-ins

de hotel e – principalmente – embarque em voos domésticos e internacionais.

Faremos um levantamento dos principais passos para o cadastro de usuários (solicitantes de viagens) e,

em seguida, de viajantes.

Em caso de dúvidas, não hesite em contatar-nos por meio eletrônico (e-mail) ou telefone. Nossos analistas

de suporte estarão ansiosos por seu contato!

4.1. Cadastro de usuários da empresa

Ao acessar a página principal do sistema, localize o menu Empresa (indicado na seta 1 da imagem abaixo)

– área destinada às configurações e cadastro de usuários e viajantes.

Acesse Usuários da Empresa (2) para iniciar o procedimento de inclusão de solicitantes ou gestores de

viagens e, em seguida, clique em Criar novo registro – seta 1, abaixo.

Após selecionar este botão, abrirá-se uma página específica para o preenchimento dos dados do usuário.

Os campos demarcados com um asterisco são mandatórios e necessários para a finalização do cadastro.

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No campo Acesso, é preciso marcar os dias de semana em que o usuário poderá entrar no BTMS Light.

Por questões de segurança, indicamos as empresas que habilitem as opções de acordo com suas normas

internas.

Igualmente, é preciso selecionar o perfil de acesso do novo usuário de acordo com sua necessidade. A

função Solicitante permite que o usuário realize pedidos de viagens para si e outros colaboradores;

Autorizador é quem pode aprovar pedidos de passagens criadas por usuários solicitantes; e ao Emissor é

habilitada a função de compra de bilhetes e reservas de hotéis.

Seguindo as normas internacionais de emissão de bilhetes aéreos, os nomes cadastrados devem seguir

um conjunto de normas que serão checados e, se não observados, podem resultar no bloqueio de

embarque de algum colaborador.

No campo Sobrenome, não se deve inserir os nomes FILHO, JUNIOR, SOBRINHO, NETO etc. sem

o acompanhamento do nome anterior.

Por exemplo, caso o passageiro se chame João Silva Neto, no campo Sobrenome deve-se inserir

SILVA NETO.

O gênero do passageiro é outrossim importante. Confira-o antes de confirmar o cadastro, para

evitar problemas com viagens aéreas.

Conquanto os demais campos não sejam obrigatórios, indicamos que sejam preenchidos para facilitar a

identificação e gestão de usuários de sua empresa.

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Caso o usuário também seja um viajante, basta selecionar a aba Passageiro (1), clicar em Ativar Dados do

Passageiro e preencher os campos que se abrirão no BTMS Light.

Os dados que serão preenchidos nesta etapa do cadastro poderão ser encaminhados, junto às emissões

de bilhetes, às companhias aéreas. Assim, é importante que as informações aqui inseridas sejam reais e

fidedignas à documentação oficial do colaborador.

4.2. Cadastro de passageiros

O BTMS Light permite o cadastro de viajantes sem atrelá-los a usuários com perfis de solicitação ou

aprovação no sistema. Para esta opção, deve-se acessar a aba Cadastros (1) e clicar sobre Passageiros (2).

Selecione a opção Criar novo registro e inicie o preenchimento dos campos de cadastro e preferências do

novo viajante. Para esta opção, o sistema traz como mandatórios somente Primeiro nome, Sobrenome e

Sexo (gênero do passageiro). Entretanto, a BTM acredita que os demais dados são tão importantes quanto

os três supracitados, pois contribuem para que as viagens sejam feitas sempre mais próximas às

expectativas dos viajantes.

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Os dados que serão inseridos na etapa anterior contemplam exclusivamente as informações cadastrais

do viajante. Há a opção de realizarmos o cadastro de vistos e programas de milhagens, conforme a seguir.

Após a finalização do cadastro do passageiro, o BTMS Light retornará à página principal da seção de

cadastros. Lá, identifique, na planilha que será apresentada, as colunas e botões Visto (1) e Milhagem (2).

Abaixo de cada uma delas, há um símbolo correspondente à esta opção de cadastro. Clique sobre ele, e

siga os mesmos passos da etapa anterior para Criar um novo registro.

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4.3. Cadastro de motivos de viagem

O motivo de viagem é uma ferramenta de gestão utilizada para conseguirmos extrair informações

consolidadas sobre as razões pela qual sua empresa viagem. Neste caso, é comum vermos nossos clientes

utilizando o campo de Motivo de viagem para computar viagens por projetos (obra tal, projeto tal,

plataforma tal), ações de mobilização (reunião, evento externo, visita a cliente, treinamento,

acompanhamento de pedidos), funções da empresa (manutenção, implantação, distribuição,

contratação, demissão) etc.

Assim como na etapa anterior, o menu Cadastro deve ser acessado a partir da barra de ferramentas da

página principal do BTMS Light. Selecione Criar novo registro e preencha, ali, as informações do novo

motivo de viagem que está sendo criado. Veja a seguir:

Assim como os demais dados da criação da solicitação de viagem (viajante e centro de custo), o motivo

de viagem servirá como forma de cruzar os dados gerenciais das compras feitas para a empresa. Neste

caso, com a informação de centros de custos alinhada com à base gerencial da empresa, o motivo de

viagem pode agregar segmentações de viagens de um determinado setor.

Por exemplo, é possível saber qual o volume de compra de viagens de um determinado centro de custos

e cruzar esta informação com ao que se refere o maior percentual de motivos de viagens que este mesmo

centro de custo possui. Pragmaticamente, é possível saber que o fictício centro de custo 1214-B viaja mais

pelo motivo visita a clientes do que por manutenção.

4.4. Cadastro de justificativas

As justificativas são comentários pré-cadastrados no sistema, com fim de registro dos motivos de cada

escolha ou aprovação. No momento do novo cadastro, é necessário informar sobre qual parte da viagem

a justificativa se referirá (por exemplo, uma justificativa para hospedagem – distância até o escritório,

evento no hotel, pernoite para voo etc. – pode ser distinta de uma justificativa para passagens aéreas –

melhor horário, voo direto, horário de chegada etc).

4.5. Cadastro de centro de custo

Para facilitar o direcionamento de investimentos internos, as viagens de sua empresa podem ser

associadas a centros de custos (ou centros de resultados, como algumas organizações os chamam). Para

realizar o cadastro de centros de custos, deve-se seguir o mesmo caminho anteriormente mencionado no

tópico 4.3. Logo após o cadastro, a informação estará disponível nas novas solicitações no sistema.

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4.6. Cadastro de cartão de crédito

Algumas empresas realizam compras de passagens aéreas em cartões de crédito corporativos para

assegurar o acúmulo de pontos nos programas de fidelidade das administradoras de cartões ou, ainda,

facilitar a conciliação de custos em apenas uma vez a cada mês.

O BTMS Light possui a função de permitir as emissões em cartões diretamente através do sistema. Para

acessar a aba de cadastro de cartões, siga os mesmos processos indexados no tópico 4.3, atentando-se à

obrigatoriedade das informações exibidas com um asterisco.

Havendo um cartão específico para um passageiro, por exemplo, há como selecioná-lo no cadastro do

cartão para que esta forma de pagamento esteja aparente apenas para as viagens criadas para o mesmo.

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Nossos analistas estão à sua disposição, sempre!

Os pedidos extras, cujos procedimentos não estão descritos neste manual, podem ser solicitados à equipe

de help-desk da BTM. Estamos também à total disposição em caso de qualquer dúvida referente a

qualquer processo.

Nossos analistas de suporte estão disponíveis diariamente, em horário comercial, através do e-mail

suporte@btmviagens.com.br ou pelo telefone (31) 3555-7737.