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Lista dos órgãos/serviços

responsáveis pela aplicação do Manual de Controlo Interno do IPCA Parte IV – Norma de Controlo Interno

Função/Atribuição Órgão/Serviço

IV.1. Gestão de Pessoal

As consideradas na legislação laboral da função pública: i. Lei n.º 12-A/2008, de 27 de fevereiro; ii. Lei n.º 58/2008, de 11 de setembro; ii. Decreto-lei n.º 207/2009, de 31 de

agosto; iv. outros diplomas

Presidente ou a quem delegue Conselho de Gestão Administrador Diretores das Unidades Orgânicas Diretor dos Serviços de Ação Social (SAS) Divisão de Recursos Humanos

IV.2. Documentos Previsionais

- Elaboração da estrutura do Plano de Atividades Administrador

- Elaboração do Plano de Atividades - Elaboração do Mapa de Pessoal - Elaboração do Orçamento

Serviços Centrais Divisão de Recursos Humanos Divisão Administrativa e Financeira

- Emissão de parecer sobre Plano de Atividades, Mapa de Pessoal; - Emissão de parecer sobre Orçamento

Conselho de Gestão

- Aprovação Plano de Atividades, Mapa de Pessoal e Orçamento Conselho Geral

IV.3. Execução do Orçamento e Contabilidade Orçamental

- Execução dos orçamentos Presidente ou a quem delegue Conselho de Gestão

- Registo contabilístico Divisão Administrativa e Financeira

IV.4. Despesas com Pessoal

- Informação Financeira (cabimento, compromisso, LEO2013) Divisão Administrativa e Financeira

- Verificação de existência de Massa Salarial

Chefe da Divisão Administrativa e Financeira Responsável dos Recursos Humanos

- Autorização de despesa Presidente ou a quem delegue - Autorização de pagamento Vogais do Conselho de Gestão - Processamento Divisão de Recursos Humanos - Validação do processamento GACI -- Pagamento Divisão Administrativa e Financeira

IV.5. Despesas com aquisição ou locação de bens móveis e aquisição de serviços

- Proposta GAGI, Diretor dos SAS e Diretores Unidades Orgânicas

- Informação de Cabimento, Compromisso e LOE2013 Divisão Administrativa e Financeira

- Autorização da adjudicação e ou realização da despesa Presidente ou a quem delegue

- Autorização de pagamento Vogais do Conselho de Gestão

- Validação da despesa Divisão Administrativa e Financeira

GACI - Pagamento Divisão Administrativa e Financeira

IV.6. Despesas com Empreitadas

- Proposta GAGI, Diretor dos SAS e Diretores das Unidades Orgânicas.

- Informação de Cabimento, Compromisso e LOE 2013 Divisão Administrativa e Financeira

- Autorização da adjudicação e ou realização da despesa Presidente ou a quem delegue

- Acompanhamento e controlo Fiscalização da obra e setor de obra Vogais do Conselho de Gestão

- Validação da despesa Divisão Administrativa e Financeira GACI

- Pagamento Divisão Administrativa e Financeira

IV.7. Contratos de Tarefa e Avença

- Proposta GAGI, Diretor dos SAS e Diretores Unidades Orgânicas

- Informação de Cabimento, Compromisso e LOE 2013, Artigo 35.º da Lei 12-A/2008. Divisão Administrativa e Financeira

- Autorização da adjudicação e realização da despesa Presidente ou a quem delegue

- Processamento Gabinete de Apoio à Presidência

- Validação da despesa Divisão Administrativa e Financeira GACI

- Autorização de pagamento Vogais do Conselho de Gestão - Pagamento Divisão Administrativa e Financeira

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IV.8. Despesas por Fundo Maneio

- Pedido de atribuição Serviços e Unidades Orgânicas - Informação de Cabimento, Compromisso e LOE 2013 Divisão Administrativa e Financeira

- Autorização da constituição Presidente

- Constituição – emissão de cheque Setor da Tesouraria

- Realização da despesa Titulares de Fundo Maneio

- Validação dos documentos Divisão Administrativa e Financeira GACI

- Autorização da reconstituição Vogais do Conselho de Gestão

- Reconstituição Setor da Tesouraria

IV.9. Subsídios

- Pedido de atribuição Serviços, Unidades Orgânicas ou outros - Informação de Cabimento, Compromisso e LOE 2013 Divisão Administrativa e Financeira

- Autorização de atribuição do subsídio Presidente

- Validação Divisão Administrativa e Financeira GACI

- Publicitação do subsídio Gabinete de Apoio à Presidência - Autorização de pagamento Vogais do Conselho de Gestão - Pagamento Tesouraria

IV.10 e 11. Operações de Receitas

- Cobrança em numerário Setor tesouraria - Cobrança via multibanco Serviço responsável pela cobrança - Controlo de dívidas a receber e a pagar Divisão Administrativa e Financeira

IV.12. Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso

- Procedimentos necessários à sua aplicação

Presidente ou a quem delegue Conselho de Gestão Responsável da Divisão Administrativa e Financeira

IV.13. Contabilidade Patrimonial

- Contabilização e retenção de IVA - Contabilização e retenção de IRS Independentes

Divisão Administrativa e Financeira

- Retenção de descontos obrigatórios dependentes Divisão de Recursos Humanos

IV.14. Garantias e Cauções

- Arquivo de comprovativos de caução ou de garantia -

Divisão Administrativa e Financeira - Informação sobre existência de caução

- Autorização para o levantamento de caução/garantias Vogais do Conselho de Gestão

IV.15. Prestação de Contas

- Elaboração relatório atividades - Elaboração do relatório de contas

Administrador/Diretores Unidades orgânicas/Diretor dos SAS/Divisão de Recursos Humanos Divisão Administrativa e Financeira

- Parecer sobre os documentos de prestação de contas Conselho de Gestão

Aprovação dos documentos de prestação de contas Conselho Geral

IV.16. Gestão do Património - Gestão do Património Edificado

GAGI - Gestão da Frota - Gestão de Seguros - Inventariação, abate e alienação de bens Divisão Administrativa e Financeira

IV.17. Contabilidade Analítica

- Exercício económico, - Plano de Contas, - Apuramento de Custos e Proveitos, - Custos com pessoal; - Custos de funcionamento; - e outros.


Manual de Controlo Interno do IPCA - 2013

FICHA TÉCNICA

Título: Manual de Controlo Interno do IPCA

Edição: 05.00

Ano: 2013

Autoria: Gabinete de Auditoria e Controlo Interno

Data de aprovação: Fevereiro de 2013

Manual de Controlo Interno

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Preâmbulo

A Portaria n.º 794/2000, de 20 de Setembro, que aprovou o POC - Educação,

estabelece no ponto 2.9 que as entidades contabilísticas obrigadas a utilizar o POC -

Educação “(…) adoptarão um sistema de controlo interno, políticas, métodos, técnicas e

procedimentos de controlo, bem como quaisquer outros a definir pelos respectivos órgãos

de gestão.”

Refere ainda que “(…) o sistema de controlo interno a adoptar pela instituição,

compreende um conjunto de procedimentos tendentes a garantir:

a. A salvaguarda dos activos;

b. O registo e actualização do imobilizado da Entidade;

c. A legalidade e a regularidade das operações;

d. A integralidade e exactidão dos registos contabilísticos;

e. A execução dos planos e políticas superiormente definidos;

f. A eficácia da gestão e a qualidade da informação;

g. A imagem fiel das demonstrações financeiras.”

Para além da definição dos objetivos do controlo interno, o POC - Educação refere

também no seu ponto 2.9.3, que o controlo interno deverá incluir princípios básicos, a

seguir mencionados, que lhe dão consistência:

a) Segregação de funções, de forma a evitar que sejam atribuídas à mesma

pessoa duas ou mais funções concomitantes, com o objetivo de impedir ou

dificultar a prática de erros ou irregularidades ou a sua dissimulação;

b) Controlo das operações, consistindo na verificação ou conferência das

operações, que de acordo com o princípio da segregação de funções deve ser feita

por pessoa (s) diferente (s) que interveio na sua realização ou registo;

c) Definição de autoridade e de responsabilidade, nomeadamente níveis de

autoridade e de responsabilidade em relação a qualquer operação;

d) Pessoal qualificado, competente e responsável, devendo ter habilitações

literárias e técnicas necessárias e a experiencia profissional adequada ao

exercício das funções que lhe são atribuídas;

e) Registo metódico dos factos, devendo ter em conta a observância das regras

contabilísticas aplicáveis e os comprovantes ou documentos justificativos;


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f) Outros princípios: todas as operações devem ser autorizadas; o pessoal de

cada departamento deve ser sujeito a rotações periódicas entre si; todos os

resultados deverão ser adequadamente avaliados e deverá ser facultada

formação permanente ao pessoal.

Em consequência da conjuntura económica portuguesa e implementação de novos

mecanismos para tentar combater a mesma, tem sido implementada com regularidade

novas regras através de publicação em Diário da República e normas internas, pelo

que persiste a necessidade de reformar o atual Manual de Controlo Interno.

Do exposto é aprovado a 5ª versão do Manual de Controlo Interno do Instituto

Politécnico do Cávado e do Ave o qual se rege pelas seguintes normas:

Artigo 1.º

Objetivos e âmbito de aplicação

1. A elaboração do Manual de Controlo Interno - MCI visa dar cumprimento ao

estipulado no ponto 2.9 – “Sistema de Controlo Interno” do POC – Educação, aprovado

pela Portaria n.º 794/2000, de 20 de Setembro, promovendo uma adequada

uniformização dos princípios e procedimentos contabilísticos, com vista a uma correta

administração dos recursos financeiros públicos, segundo critérios da legalidade,

economia, eficiência e eficácia.

2. O presente MCI estabelece as regras gerais que disciplinam todas as operações

relativas à gestão do IPCA e respetivos Serviços e Unidade Orgânicas, nas suas

diversas vertentes, nomeadamente, administrativa, financeira, orçamental,

contabilística, patrimonial, aquisição de bens e serviços, locações e empreitadas.

3. Os dirigentes e responsáveis do IPCA, dos Serviços e das Unidades Orgânicas,

deverão implementar e fazer cumprir as normas definidas no presente MCI.

4. O presente MCI aplica-se aos SAS apesar da sua autonomia financeira,

consagrados nos estatutos do IPCA, devendo, no entanto, ter um Manual de

Procedimentos próprio, conforme estabelecido no artigo 10.º.

Artigo 2.º

Objeto

1. O MCI integra os procedimentos de controlo interno na área de receita, despesa,

operações de tesouraria, cadastro e inventário dos bens, auditoria interna e anexos ao

presente manual, designadamente:


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i. Despesas com pessoal;

ii. Despesas com Locação ou Aquisição de Bens e /ou Serviços;

iii. Despesas com contratos de tarefa e avença;

iv. Despesas com empreitadas;

v. Despesas por fundo de maneio;

vi. Subsídios.

2. São igualmente matérias referidas no presente MCI, os procedimentos de receita,

de registo na contabilidade patrimonial, garantias e cauções, prestação de contas,

gestão do património, contabilidade analítica.

Artigo 3.º

Definição de funções de controlo

Na definição das funções de controlo e na nomeação dos respetivos responsáveis deve

atender-se:

a. À identificação das responsabilidades funcionais;

b. Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às respetivas verificações;

c. Ao cumprimento dos princípios da segregação de funções, nomeadamente

para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos

correspondentes registos.

Artigo 4.º

Identificação funcional dos documentos administrativos

Os documentos escritos que integram processos administrativos, todos os despachos e

informações sobre eles exarados e os documentos do sistema contabilístico devem

sempre identificar os dirigentes, data e demais colaboradores que os subscrevem, bem

como a qualidade em que o fazem, de forma legível, referindo a delegação de

competências sempre que aplicável e relevante fundamentação.

Artigo 5.º

Órgãos e Responsáveis

Por Despacho do Presidente do IPCA são identificados os órgãos e os responsáveis de

cada procedimento referido no MCI.


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Artigo 6.º

Princípios, regras e procedimentos da despesa

1. Devem ser observados os princípios orçamentais, contabilísticos e patrimoniais,

bem como todos os procedimentos contabilísticos estabelecidos no POC - Educação

e demais legislação aplicável.

2. As várias fases da execução orçamental da despesa são definidas no Decreto-Lei n.º

115/92, de 28 de Julho e Lei n.º 8/2012, de 21 de Fevereiro nos seguintes termos:

i. Registo do Cabimento prévio (artigo 13.º, do Decreto-Lei n.º 115/92) – “Para a

assunção de compromissos, devem os serviços e organismos adoptar um registo

de cabimento prévio do qual constem os encargos prováveis.”

ii. Registo do Compromisso (artigo 5.º da Lei 8/2012, de 21 de Fevereiro)

iii. Requisitos Gerais (n.º 1 do artigo 22.º, do Decreto-Lei n.º 115/92) – “A

autorização de despesas fica sujeita à verificação dos seguintes requisitos:

a. Conformidade legal;

b. Regularidade financeira;

c. Economia, eficiência e eficácia”

iv. Processamento (artigo 27.º, do Decreto-Lei n.º 115/92) – “O processamento é a

inclusão em suporte normalizado dos encargos legalmente constituídos, por forma

que se proceda à sua liquidação e pagamento.”

v. Liquidação (artigo 28.º, do Decreto-Lei n.º 115/92) – “Após o processamento, os

serviços e organismos determinarão o montante exato da obrigação que nesse

momento se constitui, a fim de permitir o respetivo pagamento.”

vi. Autorização de pagamento (artigo 29.º, do Decreto-Lei n.º 115/92) – “ 1- A

autorização e a emissão dos meios de pagamento competem ao dirigente do

serviço ou organismo, com possibilidade de as delegar e subdelegar. 2- Dada a

autorização e emitidos os respectivos meios de pagamento, será efectuado

imediatamente o respectivo registo.”

Artigo 7.º

Princípios, regras e procedimentos da receita

Devem ser observados os princípios orçamentais bem como a demais legislação

aplicável nesta matéria, nomeadamente:

i. Verificação da inscrição orçamental (nenhuma receita poderá ser cobrada sem

antes ter sido inscrita no orçamento);


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ii. Liquidação através da emissão da fatura;

iii. Cobrança, emissão de recibo.

Artigo 8.º

Princípios orçamentais

Tendo em vista a elaboração e a execução do orçamento do Instituto, deverão ser

tomados em consideração os seguintes princípios orçamentais:

a. Princípio da anualidade - Os montantes previstos no orçamento são anuais,

coincidindo o ano económico com o ano civil;

b. Princípio da plenitude (unidade e universalidade) - O orçamento é único e

todas as despesas e receitas devem nele ser inscritas, em termos globais;

c. Princípio do equilíbrio - O orçamento prevê os recursos necessários para cobrir

todas as despesas;

d. Princípio da especificação - O orçamento deverá discriminar suficientemente

todas as despesas e receitas;

e. Princípio da não compensação - Todas as despesas e receitas deverão ser

inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza;

f. Princípio da não consignação - O produto de quaisquer receitas não pode ser

afeto à cobertura de determinadas despesas.

Artigo 9.º

Princípios contabilísticos

A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais abaixo descritos deve levar à

obtenção de uma imagem verdadeira e adequada da situação financeira, dos

resultados e da execução orçamental do Instituto:

a. Princípio da entidade contabilística - Constitui entidade contabilística todo o

ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar

contas de acordo com o POC – Educação;

b. Princípio da continuidade - Considera-se que a entidade opera

continuadamente, com duração ilimitada;

c. Princípio da consistência - Considera-se que a entidade não altera as suas

políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração

tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o

anexo às demonstrações financeiras;


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d. Princípio da especialização (ou do acréscimo) - Os proveitos e os custos são

reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu

recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras

dos períodos a que respeitem;

e. Princípio do custo histórico - Os registos contabilísticos devem basear-se em

custos de aquisição ou de produção, quer a valores monetários nominais, quer a

valores monetários constantes;

f. Princípio da prudência - Significa que é possível integrar nas contas um grau

de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem,

contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a

deliberada quantificação de ativos e proveitos por defeito ou de passivos e custos

por excesso;

g. Princípios da materialidade - As demonstrações financeiras devem evidenciar

todos os elementos que sejam relevantes e que possam afetar avaliações ou

decisões pelos utentes interessados;

h. Princípio da não compensação - Como regra geral, não se deverão compensar

saldos de contas ativas com contas passivas (balanço), de contas de custos e

perdas com contas de proveitos e ganhos (demonstração dos resultados) e, em

caso algum, de contas de despesas com contas de receitas (mapas de execução

orçamental).

Artigo 10.º

Serviços de Ação Social

1. Compete ao Diretor dos Serviços de Ação Social, propor ao Presidente do IPCA

normas e procedimentos sobre:

a. Bolsas de estudo;

b. Bolsas e prémios de mérito;

c. Alimentação;

d. Controlo de higiene e qualidade de cantinas e bares;

e. Transporte interno de estudantes;

f. Apoio ao associativismo e atividades desportivas e culturais;

g. Subsídios de Emergência.

2. O Manual de Procedimentos dos SAS é submetido à apreciação do Presidente do

IPCA.

3. Compete ao Diretor dos SAS divulgar pelos estudantes, associações e colocar no

sítio do SAS todas as normas em vigor, bem como em todos os meios de

comunicação institucionais.


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Artigo 11.º

Escolas

1. No âmbito da autonomia administrativa, pedagógica e científica, compete a cada

escola elaborar o seu Manual de Procedimentos sobre:

a. Horários dos docentes e atendimento dos estudantes;

b. Faltas, férias e licenças;

c. Sumários, textos de apoio;

d. Marcação de exames, júris;

e. Gestão de material e de espaços.

2. O Manual de Procedimentos de cada escola é submetido à apreciação do Presidente

do IPCA.

3. Compete ao Diretor de cada escola divulgar pelos estudantes, associações e colocar

no sítio do IPCA todas as normas em vigor.

Artigo 12.º

Responsabilidade Financeira

O artigo 11.º da Lei n.º 8/2012, de 21 fevereiro, que aprova as regras aplicáveis à

assunção de compromissos e aos pagamentos em atraso das entidades públicas,

refere que “ Os titulares de cargos políticos, dirigentes, gestores ou responsáveis pela

contabilidade que assumam compromissos em violação do previsto na presente lei

incorrem em responsabilidade civil, criminal, disciplinar e financeira, sancionatória e ou

reintegratória, nos ternos da lei em vigor.”. Para o efeito, tem responsabilidades

financeiras:

a. O Presidente do IPCA, em todas as autorizações para a realização de

despesas, exceto as autorizações delegadas, nomeadamente as despesas pagas

por Fundo de Maneio;

b. Os responsáveis pelos Fundos de Maneio;

c. Os membros do Conselho de Gestão que autorizam os pagamentos das

despesas;

d. A Chefe da Divisão Administrativa e Financeira na informação do cabimento,

existência de fundo disponível e numeração dos compromissos.


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Artigo 13.º

Violação do Manual de Controlo Interno

Por atos que contrariem o preceituado no presente MCI, respondem, diretamente, os

responsáveis dos serviços por si e pelos seus subordinados, sem prejuízo de posterior

responsabilidade pessoal e disciplinar do autor do ato.

Artigo 14.º

Alterações e casos omissos

1. O presente Manual pode ser alterado por deliberação do Presidente do IPCA,

sempre que razões de eficiência e eficácia o justifiquem, assim como dúvidas de

interpretação e os casos omissos.

2. As alterações ao MCI devem ser divulgadas no dia útil seguinte à sua deliberação.

Artigo 15.º

Entrada em vigor e revogação

O presente manual foi aprovado em reunião do Conselho de Gestão de 4 de fevereiro

de 2013

O Manual de Controlo Interno, entra em vigor no dia seguinte à sua aprovação,

revogando o aprovado em 16 de Maio de 2012.


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Índice

PARTE I – Disposições Gerais .................................................................................................... 19

I. 1. Natureza jurídica ......................................................................................................... 19

I. 2. Estrutura organizacional ............................................................................................. 20

PARTE II – Enquadramento geral do Sistema de Controlo Interno .............................................. 25

II. 1. Justificação ................................................................................................................. 25

II. 2. Controlo interno .......................................................................................................... 26

II. 3. Normas de auditoria .................................................................................................... 27

II. 4. Limitações ................................................................................................................... 27

II. 5. Comissão de Prevenção e Corrupção ............................................................................ 28

PARTE III – Princípios e Regras Orçamentais ............................................................................. 29

III. 1. Princípios orçamentais ................................................................................................ 29

III. 1.2. Instrumentos de Gestão ( artigo 11.º) ........................................................................ 29

III. 1.3. Publicidade ( artigo 12.º) ........................................................................................... 29

III. 2. Regras orçamentais ..................................................................................................... 30

III. 2.1. Execução do orçamento de despesas......................................................................... 30

III. 2.2. Execução do orçamento de receitas........................................................................... 30

III. 2.3. Responsabilidades .................................................................................................... 31

III. 3. Princípios Contabilísticos ............................................................................................ 31

PARTE IV – Norma de Controlo Interno ...................................................................................... 32

IV. 1. Gestão de Pessoal ........................................................................................................ 32

IV. 2. Documentos previsionais ............................................................................................. 32

IV. 2.1. Plano de atividades .................................................................................................. 33

IV. 2.2. Mapa de pessoal ....................................................................................................... 34

IV. 2.3. Orçamento ............................................................................................................... 34

IV. 2.4. Balanço previsional .................................................................................................. 35

IV. 2.5. Demonstração de resultados individual e consolidado .............................................. 35

IV. 2.6. Quadro de avaliação e responsabilização - QUAR ..................................................... 35

IV. 3. Execução do orçamento e contabilidade orçamental ..................................................... 36

IV. 3.1. Regras gerais ........................................................................................................... 36

IV. 3.2. Operações de despesa .............................................................................................. 37

I.V. 4. Despesa com Pessoal ...................................................................................................... 38

IV. 4.1. Objetivo .................................................................................................................... 39

IV. 4.2. Âmbito de aplicação .................................................................................................. 39

IV. 4.3. Legislação ................................................................................................................. 39

IV. 4.4. Princípios gerais ....................................................................................................... 40

IV. 4.5. Procedimentos .......................................................................................................... 40

IV. 4.5.1. Remunerações .................................................................................................... 40

IV. 4.5.2. Redução remuneratória ....................................................................................... 41

IV. 4.5.3. Imposto sobre o rendimento de pessoas singulars (IRS) ....................................... 42

IV. 4.5.4. Fluxograma sobre processo de remunerações ...................................................... 42

IV. 4.5.5. Faltas ................................................................................................................. 45

IV. 4.5.6. Férias ................................................................................................................. 48


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IV. 4.5.7. Proteção Social dos trabalhadores em funções públicas ....................................... 51

IV. 4.5.8. Ajudas de custo .................................................................................................. 54

IV.5. Despesa com Aquisição ou Locação de Bens e Aquisição de Serviços ................................. 61

IV. 5.1. Objetivo .................................................................................................................... 62


IV. 5.3. Legislação ................................................................................................................. 62


IV. 5.5. Procedimentos .......................................................................................................... 66

IV. 5.5.1. Critério da escolha do procedimento em função do valor ...................................... 66

IV. 5.5.2. Peças do procedimento ........................................................................................ 67

IV. 5.6. Ajuste direto ............................................................................................................. 67

IV. 5.7. Concurso público -conceito e modalidade ................................................................. 74

IV. 5.8. Contrato ................................................................................................................... 76

IV. 5.9. Procedimentos de Pagamento ................................................................................... 76

IV. 5.10. Exceção às regras de pagamento-regime simplificado (artigo 128.º do CCP) ............. 77

IV.6. Despesa com Empreitadas ................................................................................................ 79

IV. 6.1. Objetivo .................................................................................................................... 80


IV. 6.3. Legislação ................................................................................................................. 80


IV. 6.5. Conceito ................................................................................................................... 81

IV. 6.6. Procedimentos pré-contratuais ................................................................................. 82

IV. 6.7. Procedimentos a adotar após celebração do contrato ................................................ 83

IV.7. Contrato de tarefa e Avença .............................................................................................. 87

IV. 7.1. Objetivo .................................................................................................................... 88


IV. 7.3. Legislação ................................................................................................................. 88

IV. 7.4. Conceito ................................................................................................................... 88

IV. 7.5. Regras e procedimentos gerais dos contratos de tarefa para atividade docente .......... 89

IV. 7.6. Regras e procedimentos nos contratos de tarefa e avença para outras atividades ...... 94

IV.8. Despesas por Fundo Maneio ............................................................................................. 97

IV. 8.1. Objetivo .................................................................................................................... 98


IV. 8.3. Legislação ................................................................................................................. 98

IV. 8.4. Conceito ................................................................................................................... 98

IV. 8.5. Natureza das despesas realizadas e pagas ................................................................ 98

IV. 8.6. Admissibilidade da realização e pagamento de despesas ........................................... 99

IV. 8.7. Fases ...................................................................................................................... 100

IV. 8.7.1. Constituição ...................................................................................................... 100

IV. 8.7.2. Reconstituição .................................................................................................. 101

IV. 8.7.3. Reposição .......................................................................................................... 102

IV. 8.8. Fundo de Emergência ............................................................................................. 102

IV. 8.9. Prestação anual de contas dos Fundos de Maneio ................................................... 102

IV.9. Subsídios ........................................................................................................................ 105


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IV. 9.1. Objetivo da norma .................................................................................................. 106

IV. 9.2. Âmbito de aplicação ................................................................................................ 106

IV. 9.3. Requisitos substanciais .......................................................................................... 106

IV. 9.4. Requisitos formais .................................................................................................. 106

IV. 9.5. Autorização e Publicitação ...................................................................................... 107

IV. 9.6. Procedimentos ........................................................................................................ 107

IV.10. Operações de Receitas ................................................................................................... 108

IV. 10.1. Objetivo ................................................................................................................ 109

IV. 10.2. Serviços que geram receita.................................................................................... 109

IV. 10.3. Meios de cobrança e postos de cobrança ............................................................... 110

IV. 10.4. Tabela de emolumentos ........................................................................................ 111

IV. 10.5. Entrega da Receita................................................................................................ 111

IV. 10.6. Registo contabilístico ............................................................................................ 113

IV. 10.7. Arquivo do processo de arrecadação da receita...................................................... 113

IV. 10.8. Controlo de Receita ............................................................................................... 113

IV.11. Regras gerais de controlo da Tesouraria ........................................................................ 114

IV. 11.1. Funções da Tesouraria ......................................................................................... 115

IV. 11.2. Abono para falhas................................................................................................. 116

IV.12. Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso ............................................................ 117

IV. 12.1. Conceitos ............................................................................................................. 118

Compromissos ............................................................................................................... 118

Compromissos plurianuais ............................................................................................ 119

Passivos......................................................................................................................... 119

Contas a pagar .............................................................................................................. 119

Pagamentos em atraso ................................................................................................... 120

Fonte: Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso, explicada ...................................... 120

Fundos disponíveis ........................................................................................................ 121

IV. 12.2. Contas criadas ..................................................................................................... 121

IV.13.Contabilidade Patrimonial .............................................................................................. 123

IV. 13.1. Princípios gerais ................................................................................................... 124

IV. 13.2. Bancos e caixa ...................................................................................................... 124

IV. 13.3.Dívidas a receber ................................................................................................... 124

IV. 13.4. Dívidas a pagar..................................................................................................... 125

IV. 13.5. Existências ........................................................................................................... 125

IV. 13.6. IVA ....................................................................................................................... 126

IV. 13.7. IRS ....................................................................................................................... 127

IV.14. Garantia e Caução ........................................................................................................ 128

IV. 14.1. Objetivo ................................................................................................................ 129

IV. 14.2. Âmbito de aplicação .............................................................................................. 129

IV. 14.3. Procedimentos ...................................................................................................... 129

IV. 14.4.Garantias e Cauções .............................................................................................. 129

IV. 14.5. Regime aplicável à liberação de cauções ................................................................ 131

IV. 14.6. Regime excecional e temporário aplicável à liberação de cauções (Decreto-lei n.º 190/2012, de 22 de agosto) ................................................................................................ 132


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IV.15. Prestação de Contas ...................................................................................................... 134

IV. 15.1. Objetivo ................................................................................................................ 135

IV. 15.2. Trabalhos de fim de exercício ................................................................................ 135

IV. 15.3. Prestação de Contas ............................................................................................. 136

IV. 15.4. Consolidação de Contas ........................................................................................ 137

IV 15.5. Relatório de Atividades ......................................................................................... 137

IV. 15.6. Relatório de Gestão ............................................................................................... 137

IV.16. Gestão do Património .................................................................................................... 140

IV. 16.1. Objetivo ................................................................................................................ 141

IV. 16.2. Âmbito de aplicação .............................................................................................. 141

IV. 16.3. Princípios gerais ................................................................................................... 141

IV. 16.4. Inventário e cadastro ............................................................................................ 141

IV 16.5. Gestão e manutenção dos edifícios e mobiliário ..................................................... 144

IV. 16.6. Gestão das viaturas .............................................................................................. 144

IV. 16.7. Seguros ................................................................................................................ 147

IV.17. Contabilidade Analítica ................................................................................................. 148

IV. 17.1. Objetivos .............................................................................................................. 149

IV. 17.2. Modelo de contabilidade analítica no IPCA ............................................................ 149

IV. 17.3. Conceitos ............................................................................................................. 150

IV. 17.4. Exercício económico ............................................................................................. 150

IV. 17.5. Plano de contas .................................................................................................... 150

IV. 17.6. Apuramento de custos e proveitos ........................................................................ 151

IV. 17.7. Custos diretos ...................................................................................................... 151

IV. 17.8. Custos com o pessoal ........................................................................................... 151

IV. 17.9. Custos com funcionamento .................................................................................. 152

IV. 17.10. Amortizações do exercício ................................................................................... 152

IV. 17.11. Custos indiretos ................................................................................................. 153

IV. 17.12. Proveitos ............................................................................................................. 153

IV. 17.13.Procedimento de controlo ..................................................................................... 154

IV. 17.14. Regulamento ...................................................................................................... 154

PARTE V – Modelos ................................................................................................................. 155

Ajudas de Custo ................................................................................................................. 156

Boletim itinerário ............................................................................................................... 157

Proposta de contrato de prestação de serviços de formação ................................................. 159

Proposta de Ajudas de Custo para comparticipação de alojamento e deslocações ................ 162

Minuta de contrato de prestação de serviços ....................................................................... 163

Declaração de aceitação dos termos do contrato ................................................................. 168

Ficha de identificação do formador ..................................................................................... 169

Prestação de serviços de formação (autorização de pagamento) ........................................... 170

Constituição de Fundo de Maneio ....................................................................................... 171

Reconstituição/reposição do Fundo de Maneio ................................................................... 172

Constituição do Fundo de Emergência ................................................................................ 173


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Índice de Quadros, Fluxogramas, Tabelas e Figuras

Quadros

Quadro 1 - Órgãos de governo do IPCA .................................................................... 20

Quadro 2 - Órgãos de natureza consultiva do IPCA .................................................. 20

Quadro 3 - Elaboração dos mapas previsionais ........................................................ 33

Quadro 4 - Proposta (levantamento de necessidades) ............................................... 63

Quadro 5 – Valor do procedimento .......................................................................... 66

Quadro 6 - Peças do procedimento (artigo 40.º do CCP) ........................................... 67

Quadro 7 – Modalidades.......................................................................................... 68

Quadro 8 - Definições ........................................................................................... 120

Quadro 9 - Contas criadas .................................................................................... 122

Fluxogramas

Fluxograma 1 – Remunerações ................................................................................ 43

Fluxograma 2 – Faltas ............................................................................................. 46

Fluxograma 3 - Assiduidade .................................................................................... 47

Fluxograma 4 - Marcação de férias .......................................................................... 49

Fluxograma 5 - Alteração de férias .......................................................................... 50

Fluxograma 6 - ADSE (inscrição) ............................................................................. 52

Fluxograma 7 - ADSE (reembolso) ........................................................................... 53

Fluxograma 8 - Pedido de ajudas de custo ............................................................... 56

Fluxograma 9 - Boletim itinerário ............................................................................ 57

Fluxograma 10 -Registos associados ....................................................................... 68

Fluxograma 11 - Procedimentos do regime simplificado ........................................... 70

Fluxograma 12 - Procedimentos regime geral ........................................................... 71

Fluxograma 13 - Regime geral (procedimentos do CCP) ............................................ 72

Fluxograma 14 - Concurso público (procedimentos do CCP) ..................................... 74

Fluxograma 15 - Fatura, fatura-recibo, fatura simplificada/Pagamento .................... 77

Fluxograma 16 - Proposta de contratação ................................................................ 92

Fluxograma 17 – Contrato de prestação de serviços ................................................. 93

Fluxograma 18 - Autorização de pagamento ............................................................ 93

Fluxograma 19 - Pagamento de prestação de serviços .............................................. 94

Fluxograma 20 - Constituição do Fundo de Maneio ............................................... 103

Fluxograma 21 - Reconstituição do Fundo de Maneio ............................................ 104

Fluxograma 22 - Reposição final do Fundo de Maneio ............................................ 104

Fluxograma 23 - Receita ....................................................................................... 112


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Tabelas

Tabela 1 - Valores de ajudas de custo 2013 ............................................................. 59

Tabela 2 - Valores de subsídio de transporte 2013 ................................................... 60

Tabela 3- Indicadores orçamentais ........................................................................ 138

Tabela 4 - Indicadores económicos ........................................................................ 139

Tabela 5 - Indicadores patrimoniais ....................................................................... 139

Tabela 6 - Custos/critérios de imputação .............................................................. 152

Figuras

Figura 1 - Organograma geral do IPCA .................................................................... 21

Figura 2 - Organograma dos Serviços Centrais do IPCA ........................................... 22

Figura 3 - Organograma dos Serviços de Ação Social ............................................... 22

Figura: 4 - Segregação de funções ........................................................................... 44

Figura 5 - Deslocações diárias ................................................................................. 54

Figura 6 - Deslocações por dias sucessivas .............................................................. 55

Figura 7 - Contas a pagar ..................................................................................... 120


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Relação de Siglas

SIGLAS DESIGNAÇÃO

ADSE Proteção Social aos trabalhadores em funções públicas

ANCP Agência Nacional de Compras Públicas, E.P.E.

APNOR Associação de Politécnicos do Norte

AQ Acordo Quadro

CCP Código dos Contratos Públicos

CET Curso de Especialização Tecnológica

CCISP Conselho Coordenador dos Institutos Superiores Politécnicos

CGA Caixa geral de Aposentações

CGD Caixa Geral de Depósitos

CIBE Cadastro e Inventário dos Bens do Estado

CPA Código de Procedimento Administrativo

DA Divisão Académica

DAF Divisão Administrativa e Financeira

DAF-CGF Divisão Administrativa e Financeira – Contabilidade e Gestão Financeira

DGO Direção Geral do Orçamento

DGES Direção Geral do Ensino Superior

DR Diário da República

DRH Divisão de Recursos Humanos

ESG Escola Superior de Gestão

ESPAP Entidade de Serviços Partilhado da Administração Pública, I.P

EST Escola Superior Tecnologia

FM Fundo de Maneio

FU Fiscal Único

FCT Fundação da Ciência e Tecnologia

FSE Fundo Social Europeu

GACI Gabinete de Auditoria e Controlo Interno

GAGI Gabinete de Aprovisionamento e Gestão de Infraestruturas

GAP Gabinete de apoio à Presidência

G3E Gabinete de apoio ao Emprego, Empreendorismo e ligação às Empresas

IGCP-TEI Instituto de Gestão da Tesouraria do Crédito Público -Transferência

Eletrónica Interbancária


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SIGLAS DESIGNAÇÃO

IPCA Instituto Politécnico do Cávado e do Ave

IRS Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares

IVA Imposto sobre o Valor Acrescentado

JOUE Jornal Oficial da União Europeia

LVCR Lei de Vínculos, Carreiras e Remunerações

MEC Ministério da Educação e Ciência

MCI Manual de Controlo Interno

MP Manual de Procedimentos

MCTES Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior

OE Orçamento de Estado

PAEF Programa de Assistência Económica e Financeira

PCI Processo de Controlo Interno

PEC Plano de Estabilidade e Crescimento

PIDDAC Plano de Investimento e Despesas de Desenvolvimento da Administração

Central PLC Pedido de Libertação de Crédito

POC Plano Oficial de Contabilidade

POC-EDU Plano Oficial de Contabilidade para o Setor da Educação

PRODEP Programa de Desenvolvimento Educativo para Portugal

PROTEC Programa de Apoio à Formação Avançada de Docentes do Ensino Superior

Politécnico

QUAR Quadro de Avaliação e Responsabilização

RBIDES Registo Biográfico de Docentes do Ensino Superior

RCTFP Regime do Contrato de Trabalho em Funções Públicas

RJIES Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior

SAS Serviços de Ação Social

SC Serviços Centrais

SCI Sistema de Controlo Interno

SIADAP Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Pública

SIBS Sociedade Interbancária de Serviços

UE União Europeia

UO Unidades Orgânicas


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PARTE I – DISPOSIÇÕES GERAIS

I. 1. Natureza jurídica

O Instituto Politécnico do Cávado e do Ave (IPCA), é uma instituição de ensino

superior público, criada pelo Decreto-Lei n.º 304/94, de 19 de Dezembro, e integra

duas unidades orgânicas de ensino e investigação: a Escola Superior de Gestão (ESG)

e a Escola Superior de Tecnologia (EST).

O IPCA, enquanto instituição de ensino superior, obedece ao disposto no Regime

Jurídico das Instituições de Ensino Superior (RJIES), aprovado pela Lei n.º 62/2007,

de 10 de Setembro, que regula, designadamente, a sua constituição, atribuições e

organização, o funcionamento e competência dos seus órgãos e, ainda, a tutela e

fiscalização pública do Estado sobre a mesma, no quadro da sua autonomia. Para a

prossecução da sua missão e atribuições, o IPCA dispõe dos meios humanos para o

seu desempenho, incluindo pessoal docente e não docente.

Os seus estatutos definitivos foram homologados pelo Ministro da Ciência, Tecnologia

e Ensino Superior, através da publicação na 2.ª série do Diário da República do

Despacho Normativo n.º 21/2010, de 22 de Julho de 2010, entrando em vigor no dia

seguinte ao da sua publicação.

O IPCA terminou o regime de instalação em 03 de Junho de 2010 com a efetiva

entrada em função do Presidente do IPCA estatutariamente eleito, homologado a 16 de

Maio de 2011, pelo Ministro da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, ao abrigo do

disposto na alínea d) do n.º 2 do artigo 27.º do RJIES, publicitado em Diário da

República, 2.ª série, n.º 101, de 25 de Maio de 2011.

Os Serviços de Ação Social do IPCA passaram a ter autonomia financeira desde

01/01/2011, data em que é atribuído a este serviço dotação orçamental autónoma do

IPCA e código de Serviço atribuído pela DGO.

A natureza jurídica e autonomia do IPCA são definidas no artigo 5.º dos seus

estatutos, referindo que o IPCA é uma pessoa coletiva de direito público, goza de

autonomia estatutária, cultural, científica, pedagógica, patrimonial, administrativa,

financeira e disciplinar, nos termos da lei.

Em tudo o que não contrariar o disposto no RJIES e demais leis especiais, o IPCA está

sujeito ao regime aplicável às demais pessoas coletivas de direito público de natureza

administrativa, designadamente a lei quadro dos institutos públicos.


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I. 2. Estrutura organizacional

1. Institucionalmente o IPCA organiza-se nos termos definidos nos seus estatutos,

nomeadamente no seu artigo 13.º, estabelecendo que para a concretização da sua

missão o IPCA organiza-se internamente da seguinte forma:

a. Unidades orgânicas de ensino e de investigação, designadas por escolas;

b. Unidades orgânicas de investigação, não integradas em escolas;

c. Serviços de ação social (SAS);

d. Unidade de ensino à distância;

e. Unidade funcional para os cursos de especialização tecnológica.

2. O IPCA dispõe de órgãos de governo próprio e órgãos de natureza consultiva, nos

termos da lei e dos seus estatutos (artigo 78.º do RJIES e artigo 14.º dos estatutos).

Quadro 1 - Órgãos de governo do IPCA

Órgãos Competências definidas nos

estatutos

Conselho Geral Artigo 16.º

Presidente Artigo 38.º

Conselho de Gestão Artigo 41.º

Quadro 2 - Órgãos de natureza consultiva do IPCA

Órgãos Competências definidas nos

estatutos

Conselho Académico Artigo 43.º

Conselho para avaliação e

qualidade

Artigo 45.º

Provedor estudante Artigo 46.º


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Figura 1 - Organograma geral do IPCA

Fonte: Despacho (PR) nº 98/2012, de 06 de agosto.

3. A estrutura e a organização dos serviços existentes no IPCA, bem como a

articulação das responsabilidades dos serviços com as diferentes unidades orgânicas,

com o objetivo no alcance da sua missão institucional, é aprovado o Regulamento

Orgânico dos Serviços Centrais do IPCA através do Despacho (PR) n.º 99/2012, de 06

de agosto, representado através do seguinte organograma.

Conselho Técnico-Científico

Conselho Pedagógico

Direção

Departamentos Centros de Investigação

ADMINISTRADOR

SERVIÇOS

UNIDADE

FUNCIONAL

PARA CET Escolas

Serviços de Ação

Social

Unidade de Ensino à Distância

Unidades de Investigação não

integradas

Unidade Funcional

Presidência Conselho Académico

Conselho de Avaliação e Qualidade

Provedor do Estudante

Conselho de Gestão

Administrador

Serviços

Conselho Geral


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Figura 2 - Organograma dos Serviços Centrais do IPCA

Fonte: Despacho (PR) nº 99/2012, de 06 de agosto.

4. Os Serviços de Ação Social do IPCA têm por finalidade a execução das políticas de

ação social de modo a proporcionar a todos os estudantes, sobretudo aos socialmente

desfavorecidos, melhores condições de estudo, através de apoios e prestações de

serviços, tais como, alimentação, serviços de saúde, apoio a atividades culturais e

recreativas, entre outros. A estrutura orgânica é representada da seguinte forma:

Figura 3 - Organograma dos Serviços de Ação Social

Presidência

Conselho de

Gestão

Gabinete de Apoio à Presidência

Gabinete de Assessoria Jurídica

Gabinete de Comunicação e Imagem

Gabinete de Auditoria e Controlo Interno

Gabinete para Avaliação

e Qualidade

Gabinete de Relações

Internacionais

G3E s


Divisão de Recursos Humanos

Administrador

Gabinete de aprovisionamento e gestão de

infraestruturas

Biblioteca

Divisão Académica

Gabinete de Sistemas de Informação

Presidente do IPCA

Diretor dos SAS Conselho de Ação Social


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5. São competências do Diretor dos SAS, de acordo com o n.º 1 do artigo 68.º dos

Estatutos do IPCA, a gestão corrente dos serviços.

São ainda competências do Diretor dos SAS:

a. Colaborar com o Presidente do IPCA na elaboração da proposta de orçamento,

do plano de atividades e mapa de pessoal;

b. Colaborar com o Presidente do IPCA na elaboração da proposta da missão e

dos objetivos do serviço no âmbito do SIADAP;

c. Colaborar com o Presidente do IPCA na elaboração do relatório de atividades e

de contas.

O Presidente e o Conselho de Gestão do IPCA poderão delegar no Diretor dos SAS as

competências que considerem adequadas ao melhor funcionamento dos serviços,

nomeadamente:

a. Atribuição de apoios no quadro da ação social escolar:

i. Regras, procedimentos e operações técnicas tendentes a determinar o

cálculo das bolsas de estudo, dos complementos a atribuir aos estudantes

deslocados e não deslocados e a atribuição dos auxílios de emergência

devendo obedecer ao disposto no Regulamento de atribuições de bolsa a

estudantes de estabelecimentos do Ensino Superior Público, nas regras e

procedimentos técnicos para o cálculo de bolsas de estudo da DGES e na

Lei;

ii. Publicitação no sítio da internet do IPCA as referidas regras e

procedimentos;

iii. Elaborar e enviar à DGES as listas mensais dos apoios atribuídos;

iv. Controlar a dotação atribuída pela DGES e informar atempadamente sobre

a previsão de saldo negativo e a consequente necessidade de reforço

orçamental para atribuição de bolsas.

b. Execução dos planos aprovados;

c. Cumprimento das obrigações previstas nos contratos celebrados, no âmbito

das funções da ação social escolar;

d. Elaboração do plano e relatório de atividades;

e. Prestar as informações legalmente exigidas no que diz respeito à execução

orçamental, patrimonial, gestão dos recursos humanos, elaboração do mapa de

pessoal e avaliação do pessoal afeto aos serviços.

6. Face à homologação dos Estatutos do IPCA a 22 de Julho de 2010, os SAS gozam a

partir de 1 de Janeiro de 2011 de autonomia administrativa e financeira, nos termos e


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âmbito definidos por lei e nos Estatutos, sendo a gestão financeira competência do

Conselho de Gestão, de acordo com o n.º 1 e n.º 2 do artigo 65.º dos Estatutos do

IPCA;

7. Os SAS estão sujeitos à fiscalização exercida pelo fiscal único e as suas contas são

consolidadas com as contas do IPCA.


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PARTE II – ENQUADRAMENTO GERAL DO SISTEMA DE CONTROLO

INTERNO

II. 1. Justificação

O regime da Administração Financeira do Estado, instituído pela Lei de Bases de

Contabilidade Publica, Lei n.º 8/90, de 20 de Fevereiro, e legislação complementar,

nomeadamente o Decreto-Lei n.º 155/92 de 28 de Julho, veio estabelecer uma

adequada uniformização dos princípios e procedimentos contabilísticos, com vista a

uma correta administração dos recursos financeiros públicos, segundo critérios da

legalidade, economia, eficiência e eficácia.

Eficiência, relaciona os recursos utilizados com as atividades desenvolvidas, muitas

vezes denominada de produtividade.

A eficácia, traduz-se na comparação dos efeitos face aos objetivos que foram fixados.

No âmbito desta reforma (Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de Julho), consagra-se um

novo sistema de controlo de gestão, definindo-se como formas de controlo da gestão

orçamental as seguintes:

a. Auto–controlo, pelos órgãos competentes dos próprios serviços e organismos;

b. Controlo interno sucessivo e sistemático, da gestão, designadamente através

de auditorias a realizar aos serviços e organismos;

c. Controlo externo, a exercer pelo Tribunal de Contas.

Refere o POC-Educação:

“2.9 — Sistema de controlo interno”

2.9.1 — As entidades contabilísticas obrigadas a utilizar o POC-Educação adoptarão um

sistema de controlo interno que englobe o plano de organização interno, políticas,

métodos, técnicas e procedimentos de controlo, bem como quaisquer outros a definir

pelos respectivos órgãos de gestão.

2.9.2 — O sistema de controlo interno compreende um conjunto de procedimentos

tendentes a garantir:

a) A salvaguarda dos activos;

b) O registo e actualização do imobilizado da entidade;

c) A legalidade e a regularidade das operações;


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d) A integralidade e exactidão dos registos contabilísticos;

e) A execução dos planos e políticas superiormente definidos;

f) A eficácia da gestão e a qualidade da informação;

g) A imagem fiel das demonstrações financeiras.”

II. 2. Controlo interno

O "Sistema de Controlo Interno" representa todas as políticas e procedimentos

(controlos internos) adotados pela gestão de uma entidade que contribuam para a

obtenção dos objetivos da gestão de assegurar, tanto quanto praticável, a condução

ordenada e eficiente da sua atividade, incluindo a aderência às políticas da gestão, a

salvaguarda ativos, a prevenção e deteção de fraude e erros, o rigor e a plenitude dos

registos contabilísticos, o cumprimento das leis e regulamentos e a preparação

tempestiva de informação financeira credível.

O controlo interno é uma forma que pressupõe a existência de um plano e de sistemas

coordenados destinados a prevenir a ocorrência de erros e irregularidades ou a

minimizar as suas consequências e a maximizar o desempenho da entidade na qual se

insere.

O controlo interno compreende o controlo contabilístico e administrativo.

O controlo contabilístico visa garantir a fiabilidade dos registos contabilísticos, facilitar

a revisão das operações financeiras autorizadas pelos responsáveis e a salvaguarda

dos ativos.

O controlo administrativo compreende o controlo hierárquico e dos procedimentos e

registos relacionados com o processo de tomada de decisões e, portanto, com os

planos, políticas e objetivos definidos pelos responsáveis.

A implementação de um sistema de controlo interno numa entidade pressupõe a

existência de dois requisitos prévios inerentes à atividade gestora: a autorização e

registo das operações realizadas.

A autorização das operações pode assumir forma global e específica. A autorização é

global quando é dada para operações de carácter rotineiro, que não envolvam valores

importantes ou não se integrem em situações específicas.

A autorização é específica quando contempla operações sujeitas a tomadas de decisão,

devidas quer à sua própria natureza, quer às implicações legais e financeiras que a

rodeiam.


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O registo contabilístico, simultaneamente meio de prova e meio de controlo, só

constitui um requisito válido do controlo interno quando está apoiado em documento

justificativo probatório, é exato e completo, e satisfaz as normas legais e as regras

contabilísticas aplicáveis.

II. 3. Normas de auditoria

Decorrendo da sua constituição jurídica, o IPCA obriga-se a adotar e respeitar os

princípios e regras padronizadas nacionalmente e internacionalmente em matéria de

auditoria, uma vez que não existe qualquer regulamentação específica para a

Administração Pública.

Deste modo, o IPCA compatibiliza as suas normas e regulamentos internos com as

normas internacionais de auditoria públicas emanadas pela INTOSAI – International

Organization of Supreme Audit Institutions, pela EUROSAI – European Organization of

Supreme Audit Institutions, e pela IFAC – Internatiobnal Federation of Accountants.

Em matéria de normas nacionais de auditoria pública, o IPCA aplica as normas

técnicas de revisão/auditoria (NTRA), que compreendem normas gerais, de trabalho de

campo e de relato, suplementadas e desenvolvidas por diretrizes de revisão/auditoria e

supletivamente aplicáveis as normas e recomendações de auditoria emitidas pela

IFAC.

Em situação de dúvida na interpretação das normas nacionais e/ou internacionais, o

IPCA recorre as normas do Tribunal de Contas inscritas no Manual de Auditoria e de

Procedimentos (volume I).

II. 4. Limitações

A implementação e manutenção de um SCI são uma das mais importantes

responsabilidades do órgão de gestão de qualquer organização. No entanto, a

existência de um sistema de controlo interno, por mais elaborado que seja, não pode

por si só garantir a integridade e exatidão dos registos contabilísticos.

Independentemente de estar bem concebido e funcionar eficazmente, o controlo

interno pode apenas proporcionar uma segurança aceitável à gestão e ao órgão de

gestão em relação à obtenção dos objetivos de controlo interno da entidade. Deste

modo, não é possível através do sistema de controlo interno, garantir a deteção de

todos os erros.

Resultam algumas limitações a ele inerentes, das quais se salientam:


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i. A segregação de funções dificulta, mas pode não evitar o conluio ou a

cumplicidade;

ii. Os poderes de autorização de operações por parte daqueles a quem os mesmos

foram confiados, podem ser usados de forma abusiva ou arbitrária;

iii. A competência e a integridade do pessoal que executa as funções de controlo

podem deteriorar-se por razões internas ou externas, não obstante os cuidados

postos na sua seleção e formação;

iv. A própria direção do organismo pode em muitos casos ultrapassar ou ladear as

técnicas de controlo por si implantadas;

v. Controlo interno tem em vista geralmente operações correntes, não estando

preparado para as transações pouco usuais;

vi. Por último, a própria existência do controlo só se justifica quando a relação

custo/benefício é positiva, isto é, quando o custo de determinado procedimento

não é desproporcionado relativamente aos riscos que visa cobrir.

II. 5. Comissão de Prevenção e Corrupção

Na sequência da criação do Conselho de Prevenção da Corrupção, através da Lei n.º

54/2008, de 4 de setembro, entidade independente que desenvolve a sua atividade no

domínio da prevenção da corrupção e infrações conexas, foi aprovado no IPCA o Plano

de Gestão de Riscos e Infrações Conexas - PGRCIC em 31 de dezembro de 2009, que

se anexa ao MCI.

O PGRCIC do IPCA tem como fundamento os pilares institucionais, abstratos e

concretos, designadamente:

i. Formação e aspetos gerais sobre os participantes envolvidos;

ii. Identificação de ação de prevenção da corrupção e infrações conexas e de

maximização da diminuição dos inerentes riscos das temáticas envolvidas.

Deste modo, foi criada a Comissão de Prevenção de Corrupção - CPC, composta por 4

elementos, através de Despacho (PR).


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PARTE III – PRINCÍPIOS E REGRAS ORÇAMENTAIS

III. 1. Princípios orçamentais

A Lei de Enquadramento Orçamental (Lei n.º 91/2001, de 20 de Agosto) aplica-se ao

orçamento do estado, que inclui os orçamentos dos serviços que não dispõem de

autonomia administrativa e financeira, dos serviços e fundos autónomos e da

segurança social, bem como às correspondentes contas, estabelecendo no seu artigo

1º as disposições gerais e comuns de enquadramento dos orçamentos e contas de todo

o sector público administrativo, regras e os procedimentos relativos à organização,

elaboração, apresentação, discussão, votação, alteração e execução do Orçamento do

Estado, e a correspondente fiscalização e responsabilidade orçamental e as regras

relativas à organização, elaboração, apresentação, discussão e votação das contas do

estado.

A Lei de Enquadramento Orçamental, define os princípios que devem ser cumpridos

na elaboração do Orçamento, nos seus artigos n.os 4.º a 12.º, designadamente:

i. Anualidade (artigo 4.º);

ii. Unidade e universalidade (artigo 5.º);

iii. Não compensação (artigo 6.º);

iv. Não consignação (artigo 7.º);

v. Especificação (artigo 8.º);

vi. Equilíbrio (artigo 9.º);

III. 1.2. Instrumentos de Gestão ( artigo 11.º)

O IPCA está sujeito ao Plano Oficial de Contabilidade Pública para o Sector da

Educação (POC – Educação), empregando igualmente outros instrumentos necessários

à boa gestão e ao controlo do orçamento, nos termos previstos na lei.

III. 1.3. Publicidade ( artigo 12.º)

O IPCA assegura a publicação no sítio do IPCA de todos os documentos que se revelem

necessários para assegurar a adequada divulgação e transparência do seu orçamento

e da sua execução.


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III. 2. Regras orçamentais

III. 2.1. Execução do orçamento de despesas

Na execução do orçamento das despesas devem ser respeitados os seguintes princípios

e regras:

a. Nenhuma despesa poderá ser assumida, autorizada e paga sem que, para

além de ser legal:

i. esteja inscrita em orçamento a dotação adequada e tenha cabimento

orçamental e compromisso;

ii. tenha fundo disponível, de acordo com o disposto na lei n.º8/2012, de 21

de fevereiro.

b. Os créditos orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na

sua realização;

c. As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente

consignadas podem ser autorizadas até ao valor das importâncias cobradas;

d. As despesas deverão ser autorizadas até 31 de Dezembro, terminando o prazo

para o seu pagamento no período complementar de execução orçamental, legal e

anualmente estabelecido;

e. Os encargos regularmente assumidos relativos a anos anteriores serão

satisfeitos de conta das verbas adequadas do orçamento, que estiver em vigor no

momento em que se proceda ao seu pagamento.

No que diz respeito aos momentos da despesa deverá ser cumprida a Norma

Interpretativa n.º 2/2001 da Comissão de Normalização Contabilística da

Administração Pública, publicada no Diário da República, II Série, n.º 125, de 30 de

maio de 2001, através do Aviso n.º 7467/2001 (2ª série).

III. 2.2. Execução do orçamento de receitas

Na execução do orçamento de receitas devem ser respeitados os seguintes princípios e

regras (regime jurídico das receitas):

i. Princípio da legalidade: as receitas são criadas por lei ou obtidas na base da

mesma;

ii. Princípio da renovação anual, que implica uma autorização orçamental anual;

iii. As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser

contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a

cobrança se efetuar;

iv. Nenhuma receita poderá ser liquidada e arrecadada, se não tiver sido objeto

de inscrição orçamental adequada;


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v. A cobrança das receitas pode ser efetuada para além dos valores inicialmente

previstos no orçamento;

vi. Princípio da não compensação, que implica a inscrição das receitas na sua

totalidade e sem dedução de qualquer espécie;

vii. Princípio da não consignação que proíbe a afetação de determinada receita

para suportar determinada despesa, sem prejuízo de legislação especial.

Deve-se ainda dar cumprimento ao estipulado na norma interpretativo n.º 2/2001 da

Comissão de Normalização Contabilística da Administração Pública, no que diz

respeito à definição dos momentos da receita, ou seja, consideram-se dois momentos:

liquidação (inclui autoliquidação e liquidação prévia) e cobrança.

A liquidação corresponde ao cálculo e apuramento do montante a pagar pelo sujeito

passivo, efetuada pelas entidades que administram a receita, no caso da liquidação

prévia, ou da responsabilidade do devedor, no caso de autoliquidação. A liquidação

está indelevelmente associada à emissão do documento de dívida. Do ponto de vista

patrimonial, corresponde à consagração do direito a receber.

A cobrança dos valores apurados na liquidação correspondente ao ressarcimento da

divida, total ou parcial, através de meios monetários ou outros, pelas entidades

legalmente autorizadas para o efeito.

III. 2.3. Responsabilidades

Compete ao Presidente do IPCA por Despacho identificar os responsáveis de cada

procedimento.

III. 3. Princípios Contabilísticos

A contabilidade do IPCA obedece a princípios contabilísticos, que devem conduzir à

obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos

resultados e da execução orçamental da entidade e definidos no POC-Educação:

i. Princípio da entidade contabilística;

ii. Princípio da continuidade;

iii. Princípio da consistência;

iv. Princípio da especialização (ou do acréscimo);

v. Princípio do custo histórico;

vi. Princípio da prudência;

vii. Princípio da materialidade;

viii. Princípio da não compensação.


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PARTE IV – NORMA DE CONTROLO INTERNO

IV. 1. Gestão de Pessoal

As despesas com o pessoal devem seguir as regras consideradas na legislação laboral

para a função pública em geral (LVCR) e, em especial, para a legislação relativa aos

docentes do ensino superior politécnico (ECPDESP), os procedimentos contabilísticos

estabelecidos no POC-Educação e as regras internas do Instituto.

IV. 2. Documentos previsionais

Os documentos previsionais do IPCA, de elaboração anual, são:

i. Plano de atividades (incluindo o dos SAS);

ii. Mapa de pessoal (incluindo o dos SAS);

iii. Orçamento (incluindo o dos SAS);

iv. Balanço previsional individual e consolidado (n+1);

v. Demonstração de resultados previsional individual e consolidado (n+1);

vi. Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR);

vii. Outros que sejam definidos por Lei ou aprovados pelo órgão competente.

As fases do processo de elaboração dos mapas previsionais e respetivos responsáveis

são os constantes no quadro seguinte:


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Quadro 3 - Elaboração dos mapas previsionais

Fases Responsável Prazos Observação

Elaboração

Administrador do IPCA

Início logo que o IPCA seja informado do Plafond do MEC

Os Diretores das Escolas, Diretor dos Serviços de Ação Social, DAF, DA, DRH e demais unidades, fornecer a informação necessária para a

elaboração em tempo útil dos documentos previsionais.

Diretor dos SAS

Aprovação Órgão Legalmente Competente

Pelo menos 3 dias antes do prazo para envio do Orçamento ao MEC

Conselho Geral

Envio à Tutela Administrador do IPCA No prazo definido

pelo MEC ---------------------------

Colocação no site do IPCA

Administrador do IPCA Prazo máximo de 5

dias após aprovação pelo MEC

Plano de atividades

Mapa de Pessoal

Orçamento

IV. 2.1. Plano de atividades

O plano de atividades é elaborado de acordo com a legislação em vigor,

Decreto-Lei n.º 183/96, de 27 de setembro e com as instruções emitidas pelas

entidades competentes.

Este documento é elaborado pelos Serviços Centrais (coordenado pelo Administrador

do IPCA) com contributos das unidades orgânicas, incluindo os SAS em capítulo

próprio (este elaborado pelo Diretor dos SAS), que devem apresentar todas as

propostas de atividades para o ano civil/económico, acompanhadas pela respetiva

previsão de despesas e de receitas e os recursos humanos necessários.

Compete ao Administrador do IPCA elaborar a estrutura do plano de atividades

devendo a mesma seguir a estrutura do relatório de atividades para efeitos de

posterior análise entre as atividades realizadas e as atividades previstas, que inclui a

seguinte informação:

i. Missão e objetivos estratégicos do IPCA;

ii. Objetivos operacionais;


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iii. Atividades a desenvolver em ensino, investigação e prestação de serviços;

iv. Recursos humanos necessários (pessoal docente, não docente, prestações de

serviços);

v. Recursos materiais necessários (Recursos pedagógicos e científicos; Instalações

e equipamentos; Serviços de apoio);

vi. Recursos Financeiros (orçamento por atividades).

IV. 2.2. Mapa de pessoal

O mapa de pessoal deve acompanhar as propostas de orçamento do IPCA para o ano

n+1, inclui um mapa de pessoal específico para os colaboradores dos SAS em capítulo

autónomo, este aprovado pela entidade competente para a aprovação da proposta de

orçamento.

O recrutamento para novos postos de trabalho no ano n está condicionado à sua

previsão no mapa de pessoal com a respetiva caracterização dos postos de trabalho.

IV. 2.3. Orçamento

O IPCA deverá elaborar dois tipos de orçamentos, orçamento por atividades com

receitas próprias e fontes de financiamento, onde são apresentadas as despesas e

receitas por atividades, nomeadamente mestrados, pós graduações, cursos breves,

organização de conferências, prestação de serviços e orçamento por classificação

económica e fontes de financiamento, onde se apresenta a previsão anual dos

recebimentos e pagamentos do IPCA para o ano económico (conforme exigido pela

Direção Geral do Orçamento - DGO).

A elaboração do orçamento do IPCA, por classificação económica obedece às seguintes

regras:

a. O orçamento deverá fundamentar-se no plano de atividades e no mapa de

pessoal;

b. Despesa com pessoal, o Orçamento rege-se pela LVCR;

c. A prioridade, ao nível da dotação de despesas com pessoal, recai no

pagamento das remunerações do pessoal em exercício de funções e, só após

estar coberta esta rubrica, é que se podem inscrever verbas destinadas à

cobertura dos encargos;


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d. Devem ser seguidas as instruções anuais emitidas por circulares da DGO

(www.dgo.pt);

e. No lado da receita deve ter-se em conta:

i. As verbas atribuídas ao IPCA pelo MEC, correspondentes às dotações do

OE;

ii. As previsões sobre os contratos de investigação científica, de

desenvolvimento tecnológico e/ou de prestação de serviços;

iii. Outras fontes de financiamento externo;

iv. As previsões de receitas próprias, elaboradas com base no plano de

atividades.

f. Devem ser cumpridos os princípios orçamentais definidos na Lei de

Enquadramento Orçamental.

IV. 2.4. Balanço previsional

O balanço previsional do ano n+1 baseia-se:

i. no balanço previsional do ano n;

ii. na demonstração de resultados previsional do ano n+1;

iii. na proposta de orçamento para o ano n+1.

IV. 2.5. Demonstração de resultados individual e consolidado

A demonstração de resultados por natureza previsional do ano n+1 baseia-se:

i. no balanço previsional do ano n;

ii. na demonstração de resultados previsional do ano n;

iii. na proposta de orçamento para o ano n+1.

IV. 2.6. Quadro de avaliação e responsabilização - QUAR

A lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, estabelece o sistema integrado de gestão e

avaliação do desempenho na administração pública (SIADAP) integra, entre outros, o

subsistema de avaliação do desempenho dos serviços da administração Pública

(SIADAP 1).

http://www.dgo.pt)/


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A avaliação de desempenho de cada serviço assenta num Quadro de Avaliação e

Responsabilização (QUAR), sujeito a avaliação permanente e atualizado a partir dos

sistemas de informação do serviço, no qual se evidencia:

i. A missão do serviço;

ii. Os objetivos estratégicos plurianuais determinados superiormente;

iii. Os objetivos anualmente fixados e, em regra, hierarquizados;

iv. Os indicadores de desempenho e respetivas fontes de verificação;

v. Os meios disponíveis, sinteticamente referidos;

vi. O grau de realização de resultados obtidos na prossecução de objetivos;

vii. A identificação dos desvios e, sinteticamente, as respetivas causas;

viii. A avaliação final do desempenho do serviço.

IV. 3. Execução do orçamento e contabilidade orçamental

IV. 3.1. Regras gerais

Durante a execução do orçamento devem ser observadas as seguintes regras:

a. As operações de execução do orçamento das receitas e das despesas

obedecem ao princípio da segregação das funções:

i. O responsável pelo registo contabilístico não pode requisitar qualquer

aquisição de bens ou serviços;

ii. O responsável pela DAF e o tesoureiro não podem efetuar as

reconciliações bancárias nem requisitar qualquer aquisição de bens ou

serviços;

iii. O responsável pela DAF e o responsável pela Tesouraria do IPCA não

podem participar em júris de aquisição de bens e serviços;

iv. Quem autoriza a despesa não deve participar na fase de autorização de

pagamento.

b. As disposições necessárias à execução do OE são estabelecidas pelo Governo

por Decreto-Lei de execução orçamental e, em complemento, são emanadas

instruções pela DGO, através de circulares;

c. No âmbito da gestão corrente, cabe ao órgão legalmente competente proceder

às operações de execução orçamental e prática dos atos de autorização de

despesa e de autorização de pagamento, salvo as competências delegadas em

outros órgãos, obrigatoriamente publicados no DR;


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d. A execução dos orçamentos do IPCA é da competência do Presidente, devendo

ser utilizadas prioritariamente as receitas próprias não consignadas por lei para

a cobertura das respetivas despesas;

e. O registo contabilístico das fases da execução da despesa é da

responsabilidade da DAF - Contabilidade e Gestão Financeira.

IV. 3.2. Operações de despesa

São considerados seis grupos de procedimentos de controlo interno (PCI) relativos a

despesas:

a. Despesas com pessoal;

b. Despesas com Locação ou Aquisição de Bens e /ou Serviços;

c. Despesas com contratos de tarefa e avença;

d. Despesas com empreitadas;

e. Despesas por fundo de maneio;

f. Subsídios.


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----------------------------------------------------------------------------------------

I.V.4. Despesa com Pessoal


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IV. 4.1. Objetivo

Estabelecer os procedimentos e os métodos de controlo associados às despesas com

pessoal docente e não docente, designadamente, pagamento de remunerações,

descontos e outros abonos.

IV. 4.2. Âmbito de aplicação

Aplica-se no cabimento e compromisso, processamento, registo e pagamento de

remunerações, outros abonos e respetivos descontos.

IV. 4.3. Legislação

A principal legislação e regulamentação aplicável é:

i. Lei nº 12-A/2008, de 27 de fevereiro, que estabelece os regimes de

vinculação, carreiras e remunerações dos trabalhadores da Administração

Pública (LVCR), com as alterações decorrentes da Lei n.º 64-A/2008, de 31 de

dezembro, Lei n.º 3-B/2010, de 28 de abril, Lei n.º 34/2010, de 02 de setembro,

Lei n.º 55-A/2010, de 31 de dezembro, Lei n.º 64-B/2011, de 30 de dezembro,

Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro e Lei n.º 66/2012, de 31 de dezembro;

ii. Lei n.º 59/2008, de 11 de setembro, relativa ao regime do contrato de

trabalho em funções públicas (RCTFP), com as alterações da Lei n.º 3-B/2010,

de 28 de abril, Decreto-Lei n.º 124/2010, de 17 de novembro, Lei n.º 64-

B/2011, de 30 de dezembro e Lei n.º 66/2012, de 31 de dezembro;

iii. Decreto Regulamentar n.º 14/2008, que estabelece os níveis da tabela

remuneratória única correspondentes às posições remuneratórias das categorias

das carreiras gerais de técnico superior, de assistente técnico e de assistente

operacional;

iv. Lei n.º 110/2009, de 16 de setembro, que aprova o código dos regimes

contributivos do sistema previdencial de segurança social, com a redação dada

pela Lei n.º 119/2009, de 30 de dezembro e pela Lei n.º 64-B/2011, de 30 de

dezembro;

v. Decreto-Lei n.º 207/2009, de 31 de agosto, que aprova o Estatuto da Carreira

do Pessoal Docente do Ensino Superior Politécnico, com as alterações

decorrentes da Lei n.º 7/2010, de 13 de maio;

vi. Regulamentação interna.


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IV. 4.4. Princípios gerais

1. As despesas com pessoal pressupõem os seguintes registos contabilísticos:

a. Cabimento e compromisso dos encargos com o pessoal ao serviço, no início do

exercício ou na data de nova proposta de contratação;

b. Obrigação, na data do processamento das remunerações (através da inserção

das folhas de abonos);

c. Autorização de pagamento, na data em que a ordem de pagamento é

autorizada;

d. Pagamento, na data da transferência bancária.

2. Serão efetuados ajustamentos ao cabimento e compromisso sempre que se

verifique mudança de situação ou rescisão de funcionários

3. Os colaboradores com direito a subsídio de férias, é pago junto com o vencimento

do mês de junho e o subsídio de natal é pago em duodécimos, conforme LOE2013.

4. As horas extraordinárias só poderão ser prestadas com prévia autorização do

Presidente do IPCA, até ao limite máximo legalmente previsto, mediante proposta

fundamentada dos responsáveis dos serviços ou unidades orgânicas.

5. Só pode ser efetuado um processamento extraordinário, mediante autorização

prévia do Presidente do IPCA.

6. A admissão de pessoal docente ou não docente tem efeitos a partir da data referida

em Despacho (PR) e depois de assinado o contrato.

IV. 4.5. Procedimentos

Face à entrada em vigor da Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro, Lei que aprova o

Orçamento de Estado (LOE) para 2013, destacam-se os seguintes aspetos a ter em

atenção nos procedimentos de controlo interno nas despesas com pessoal.

IV. 4.5.1. Remunerações

1. A remuneração base mensal é o montante pecuniário correspondente ao nível

remuneratório, conforme os casos, da posição remuneratória onde o trabalhador se

encontra na categoria de que é titular ou do cargo exercido em comissão de serviço.

2. O direito a remuneração devida por motivo de exercício de funções constitui-se, em

regra, com a aceitação da nomeação, ou ato equiparado, ou, não devendo estes ter

lugar, com o início do exercício efetivo de funções.

3. São componentes da remuneração dos trabalhadores que exerçam funções ao

abrigo de relações jurídicas de emprego publico e composta por:


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a. Remuneração base;

b. Suplementos remuneratórios.

4. O valor da hora normal de trabalho é calculado através da formula (Rb x 12)/(52 x

N) , sendo Rb a remuneração base mensal e N o número de horas da normal duração

semanal do trabalho.

5. A remuneração diária corresponde a 1/30 da remuneração mensal.

IV. 4.5.2. Redução remuneratória

1. Em 2013, mantém -se a redução das remunerações totais ilíquidas mensais, de

valor superior a € 1500, nos seguintes termos:

i. 3,5 % sobre o valor total das remunerações superiores a € 1500 e inferiores a

€ 2000;

ii. 3,5 % sobre o valor de € 2000 acrescido de 16 % sobre o valor da

remuneração total que exceda os € 2000, perfazendo uma taxa global que varia

entre 3,5 % e 10 %, no caso das remunerações iguais ou superiores a € 2000 até

€ 4165;

iii. 10 % sobre o valor total das remunerações superiores a € 4165.

2. Remunerações totais ilíquidas mensais, são as que resultam do valor agregado de

todas as prestações pecuniárias, designadamente remuneração base, subsídios,

suplementos remuneratórios, incluindo emolumentos, gratificações, subvenções,

senhas de presença, abonos, despesas de representação e trabalho suplementar,

extraordinário ou em dias de descanso e feriados.

3. Não são considerados os montantes abonados a título de subsídio de refeição,

ajuda de custo, subsídio de transporte ou o reembolso de despesas e os montantes

pecuniários que tenham natureza de prestação social.

4. Na determinação da taxa de redução, os subsídios de férias e de Natal são

considerados mensalidades autónomas.

5. Nos casos em que da aplicação da redução remuneratória resulte uma

remuneração total ilíquida inferior a € 1500, aplica -se apenas a redução necessária a

assegurar a perceção dos € 1500.

6. Docentes e não docentes em regime de acumulação, com relação jurídica de

emprego público a exercer funções em entidades públicas diferentes do IPCA, prestam,

em cada mês e relativamente ao mês anterior, informação sobre a remuneração

ilíquida auferida, para que a DRH efetue o processamento das remunerações,

gratificações ou outras prestações pecuniárias e apure a taxa de redução mensal

aplicável.


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IV. 4.5.3. Imposto sobre o rendimento de pessoas singulares (IRS)

1. O artigo 186.º da LOE2013 altera o artigo 119.º do Código do Imposto sobre o

rendimento das Pessoas Singulares (CIRS), determinando que as entidades devedoras

de rendimentos de trabalho dependente passam a estar obrigadas a entregar uma

declaração de modelo oficial, até ao dia 10 do mês seguinte relativas ao mês anterior

referente àqueles rendimentos e respetivas retenções de imposto, de contribuições

obrigatórias para regimes de proteção social e subsistemas legais de saúde, bem como

de quotizações sindicais nos termos da Portaria nº 426-C/2012, de 28 de dezembro,

revogado pela Portaria n.º 6/2013, de 10 de janeiro.

2. De acordo com o artigo 187.º da LEO2013, todos os montantes pagos no decurso

do ano de 2013 estarão sujeitos à retenção da sobretaxa (3,5%).

3. A base de incidência para aplicação desta taxa recai no valor do rendimento, depois

de deduzidas as retenções de IRS e as contribuições obrigatórias para regimes de

proteção social e para subsistemas legais de saúde, na parte que excede o valor da

retribuição mínima mensal garantida (RMMG).

4. O RMMG de referência será sempre o montante em vigor em 2013, ou seja, 485€.

Os arredondamentos da sobretaxa são feitos para a unidade de euros inferior.

IV. 4.5.4. Fluxograma sobre processo de remunerações

O processo de remunerações obedece ao fluxograma seguinte:


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Fluxograma 1 – Remunerações

DRH

DRH

Conferência e

assinatura

GACI

Criação de

folhas de

vencimento

Elaboração de

mapas

Existe

correções a

efetuar?

Sim

Não

Autorização de

pagamento

DAF-CGF integração

do processamento

na contabilidade

Pagamento

1 - A DRH elabora mapa de remunerações e outros abonos até ao dia 15 de cada mês, declarando que todos os docentes e não docentes têm contrato assinado ou declaração de aceitação da minuta de contrato.

2 - A DRH confere os mapas de vencimento com o histórico de todos os meses do ano, rubricados e datados.

3 - A DRH cria folhas de vencimentos por tipo de pessoal:

i. Dirigentes e pessoal não docente;

ii. Dirigente e pessoal não docente dos SAS; iii. Pessoal docente de carreira; iv. Pessoal docente convidado ou em mobilidade; v. Pessoal docente em substituição (PROTEC); vi. Monitores; vii. Outros.

4 - O GACI verifica todos os mapas de vencimento e outros abonos, e emite parecer até ao dia 21 de cada mês.

5 - Após parecer positivo do GACI, a DRH envia ao órgão legalmente competente, para autorização de pagamento, até ao dia 22 de cada mês, os elementos abaixo mencionados:

i. Mapa de vencimento, com o histórico de todos os meses do ano;

ii. Mapa de transferência bancária; iii. Mapas de descontos da segurança social e caixa

geral de aposentações; iv. Mapa de descontos facultativos, tais como

sindicatos; v. Outros mapas justificativos dos valores em causa.

6 - O órgão legalmente competente autoriza os pagamentos – vencimentos e descontos - até ao dia 23 de cada mês.

7 - A DAF- CGF, efetua a integração do processamento na contabilidade (fase da obrigação) e ao mesmo tempo

confere o processamento através da folha de féria dos colaboradores (por tipo de pessoal), bem como todos os documentos que lhe deram origem.

8 - Pagamento - valores mensais destinados ao pagamento dos vencimentos e subsídios referentes ao MEC, não poderão sair da Tesouraria Central do Estado antes do dia 23, de acordo com o disposto no Aviso n.º 17030//2012, de 21 de Dezembro:

- No caso do dia indicado coincidir com sábado, domingo

ou feriado, os pagamentos em causa passam para o dia útil imediatamente anterior;

-É proibida, em qualquer situação, a antecipação do pagamento de vencimentos e subsídios.


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As fases do processamento de remunerações e outros abonos obedecem à segregação

de funções, evitando que sejam atribuídas à mesma pessoa duas ou mais funções

concomitantes, com o objetivo de impedir ou dificultar a prática de erros ou

irregularidades ou a sua dissimulação.

Figura: 4 - Segregação de funções


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IV. 4.5.5. Faltas

1. Falta é a ausência do colaborador no local de trabalho, durante o período

compreendido no seu horário de trabalho.

2. O RCTFP fixa um elenco de justificações atendíveis, ou seja, uma lista de situações

típicas que justificam a não comparência ao trabalho. Com exceção das faltas dadas

pelos colaboradores eleitos para as estruturas de representação coletiva, o regime de

faltas é imperativo, ou seja, não podem ser previstos outros tipos de faltas, sendo

insuscetível de modificação por instrumento de regulamentação coletiva de trabalho

ou contrato individual.

3. De acordo com o artigo 76.º da LOE2013 que altera o artigo 29.º do Decreto-Lei n.º

100/1999, de 31 de março, alteram-se as regras de desconto nas faltas por motivo de

doença devidamente comprovada a partir de janeiro de 2013. Assim e conforme o

artigo 76.º da LOE2013:

i. Há lugar a perda total de remuneração, sempre que o trabalhador faltar por

motivo de doença, nos primeiros 3 dias (1, 2 ou 3 dias seguidos ou interpolados);

ii. Sempre que haja uma sucessão de faltas por doença com duração superior a

três dias haverá perda da remuneração base diária nos 3 primeiros dias de

incapacidade temporária e 10% da remuneração base diária nos 27 dias

restantes até ao máximo de 30 dias de incapacidade temporária;

iii. O trabalhador passa a receber a remuneração base por inteiro quando o

período de ausência se prolonga sem interrupção para além dos 30 dias, a partir

do 31º dia;

iv. Nos casos em que as faltas por doença ultrapassem 30 dias seguidos ou

interpolados no mesmo ano civil, descontam antiguidade para efeitos de

carreira;

v. A contagem dos períodos de 3 e 27 dias é interrompida sempre que se verifique

a retoma da prestação de trabalho, ou seja, a retoma da prestação de trabalho

tem como consequência o início da contagem dos períodos de 3 e 27 dias na

próxima situação de falta por doença;

vi. Quanto às faltas por assistência a outros familiares não enquadradas na

assistência a filhos, tem os mesmos efeitos das faltas por doença do próprio;

4. Com a nova redação do n.º 6 do artigo 29.º do Decreto-Lei 100/1999, de 31 de

março, deixou de ser possível a recuperação do vencimento perdido, pelo que o

Despacho n.º 6673/2006, de 23 de março deixou de produzir efeitos a partir de

janeiro de 2013.

5. O controlo de assiduidade do pessoal não docente é competência da Direção de

cada UO.


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6. Refere-se que os procedimentos abaixo identificados atinente a assiduidade do

pessoal não docente, vigoram enquanto o registo se proceder através de livro de ponto.

7. O fluxograma do processo de faltas e assiduidade são os seguintes:

Fluxograma 2 – Faltas´

Falta

RCTFP

Falta

RCTFP

DRHDRH

Verificação/ValidaçãoVerificação/Validação

Notificação do

colaborador

Notificação do

colaborador

Sim

Nã

o

Envio de comprovativo

referente à falta

Envio de comprovativo

referente à falta

Com conhecimento ao

Responsável de Serviço/Diretor

de UO/Diretor dos SAS

Com conhecimento ao

Responsável de Serviço/Diretor

de UO/Diretor dos SAS

Aguarda receção

do original

Aguarda receção

do original

Rececionado

original

Rececionado

original

Notificar colaborador da

falta não justificada

Notificar colaborador da

falta não justificada

Notificar colaborador para

proceder a alterações

Notificar colaborador para

proceder a alterações

correção

Alterações

efetuadas

Alterações

efetuadas

Falta justificadaFalta justificada

1 – As faltas justificadas, quando previsíveis (salvo disposição especial), são obrigatoriamente comunicadas ao dirigente do serviço com antecedência mínima de

cinco dias (n.º 1 do artigo 189.º da RCTFP). Quando imprevisíveis, as faltas justificadas são obrigatoriamente comunicadas logo que possível.

Existe obrigatoriedade de comprovação da doença, mediante apresentação de Certificado de incapacidade temporária para o trabalho por estado de doença.

2 – Funcionário docente ou não docente, envia comprovativo da falta à DRH, da qual dá conhecimento ao responsável de serviço/Diretor da UO/Diretor dos SAS.

3 - A DRH procede à verificação/validação do comprovativo rececionado.

4 – Da análise do documento comprovativo da falta pela DRH, podem suceder três situações:

i. Correção do comprovativo (notificar colaborador para proceder a alterações, indicando o motivo);

ii. Falta não justificada (colaborador é notificado dos motivos pelos quais a falta não foi justificada);

iii. Falta justificada.

5 – Comprovativo da falta é validado pela DRH, esta divisão notifica o colaborador que a falta encontra-se justificada.

6 – Comprovativo enviado via iPortalDoc – após validação pela DRH, esta divisão notifica o colaborador

que aguarda a receção do Certificado de incapacidade original.

Quando rececionado o original do Certificado de incapacidade, a DRH notifica colaborador que a falta encontra-se justificada.


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Fluxograma 3 – Assiduidade do pessoal não docente

Regista entrada ou saída no livro de pontoRegista entrada ou saída no livro de ponto

Análise do registo pelo Responsável de ServiçoAnálise do registo pelo Responsável de Serviço

Tem falhas no registo?Tem falhas no registo?

Informa funcionário por mail ou

telefone

Informa funcionário por mail ou

telefone

SimNão

Verificação/ValidaçãoVerificação/Validação

Envia de registo para DRHEnvia de registo para DRH

Envio de registo Envio de registo

Comunicação do Responsável do ServiçoComunicação do Responsável do Serviço

Está em condições?Está em condições?

Registo sem falhasRegisto sem falhas

Regularização do registoRegularização do registo

DRHDRH

SimNão

Comunicação do Responsável do ServiçoComunicação do Responsável do Serviço

Final do mêsFinal do mês

1 – O funcionário efetua o registo da hora de entrada e

saída ao serviço no livro de ponto.

2 – No final de cada mês, o responsável pelo serviço

analisa o registo efetuado por cada funcionário, podendo

se verificar duas situações:

i. Sem falhas no registo (registo é enviado à DRH);

ii. Com falhas no registo (responsável informa

funcionário por e-mail ou telefone, quando a falha se

encontrar regularizada procede ao envio do registo à

DRH).

3 - A DRH procede à verificação/validação do registo de

assiduidade enviado.

4 – Da análise do registo de assiduidade efetuado pela

DRH, podem suceder duas situações:

i. Registo verificado e validado;

ii. Registo verificado não validado.

5 – Quando o registo é verificado mas não validado pela

DRH, esta divisão solicita a sua regularização. Após

regularização do registo é novamente enviado à DRH,

que procede à sua validação comunicando o responsável

pelo serviço.

6 – Registo verificado e validado, a DRH comunica o

responsável pelo serviço da validação.


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IV. 4.5.6. Férias

1. O RCTFP, dispõe na Administração Pública 25 dias úteis de férias, sendo este

período aumentado progressivamente de acordo com a idade e a antiguidade do

colaborador. O direito a férias:

i. É irrenunciável e, fora dos casos previstos na lei, o seu gozo efetivo não pode

ser substituído, ainda que com o acordo do colaborador;

ii. Reporta-se, em regra, ao trabalho prestado no ano civil anterior;

iii. Não está condicionado à assiduidade ou efetividade e de serviço;

iv. Adquire-se com a celebração do contrato e vence-se, em regra, no dia 1 de

Janeiro de cada ano civil;

v. A remuneração do período de férias corresponde à que o colaborador

receberia se estivesse em serviço efetivo, à exceção do subsídio de refeição;

vi. Além da remuneração do período de férias, o colaborador tem direito a um

subsídio de férias de valor igual a um mês de remuneração base mensal, que

deve ser pago por inteiro no mês de junho de cada ano.

2. De acordo com a Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro (LOE2013) e durante a

vigência do PAEF, como medida excecional de estabilidade orçamental é suspenso o

pagamento do subsídio de férias ou quaisquer prestações correspondentes ao 14.º mês

aos colaboradores cuja remuneração base mensal seja superior a € 1100.

3. Aos colaboradores cuja remuneração base mensal seja igual ou superior a € 600 e

não exceda o valor de € 1100 ficam sujeitas a uma redução no subsídio de férias ou

nas prestações correspondentes ao 14.º mês, auferindo o montante calculado nos

seguintes termos: subsídio/prestações = 1320 – 1,2 × remuneração base mensal.

4. Aos colaboradores cuja remuneração base mensal seja igual ou superior a € 600 e

não exceda o valor de € 1100 ficam sujeitas a uma redução no subsídio de férias ou

nas prestações correspondentes ao 14.º mês, auferindo o montante calculado nos

seguintes termos: subsídio/prestações = 1320 – 1,2 × remuneração base mensal.

5. O descrito nos pontos anteriores abrange todas as prestações, independentemente

da sua designação formal, que, direta ou indiretamente, se reconduzam ao pagamento

do subsídio de férias a que se referem aqueles números, designadamente a título de

adicionais à remuneração mensal.

6. O disposto nos n.os 2. e 3. abrange ainda os contratos de prestação de serviços

celebrados com pessoas singulares ou coletivas, na modalidade de avença, com

pagamentos mensais ao longo do ano, acrescidos de duas prestações de igual

montante.


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7. Por Despacho (PR), anualmente são definidas as regras a atender na formalização

do pedido de férias anual, assim como a identificação dos Dirigentes que as podem

autorizar.

Fluxograma 4 - Marcação de férias

FuncionárioModelo

Levantamento dos dias de

férias dos colaboradores e

envio de modelo - DRH

Preenchimento do

Modelo

Envio do pedido

de férias

Dirigente/Diretor

de Serviço

Para aprovaçãoFuncionário para

correção

Presidente ou

Delegação de

competências

Favorável? SimNão

Notificar

funcionário para

efetuar correções

Notificar

funcionárioDRH

Elaboração de

mapa de férias

Presidente

Homologação

Envio do mapa de

férias para afixação

nos Serviços e UO

1 – A DRH efetua o levantamento dos dias de férias de

todos os funcionários.

2 – DRH envia modelo próprio de marcação de férias,

com a indicação do número de dias a que tem direito, a

todos os funcionários.

3 – O funcionário procede ao preenchimento do modelo e

envia-o ao seu superior hierárquico (Dirigente/Diretor de

Serviço), que procede à sua análise.

4 – Pedidos validados pelo Dirigente/Diretor de Serviço,

são remetidos para o Presidente do IPCA para aprovação

ou para quem este delegar competências.

5 – O Presidente do IPCA ou quem usar de competências

delegadas autorizam ou não autorizam o pedido de

férias. No caso de não autorizar notificam o funcionário

para efetuar correções, caso autorizem, o pedido de

férias autorizado é remetido à DRH.

6 – DRH, elabora mapa de férias até ao dia 15 de abril de

2013, e envia ao Presidente do IPCA para homologação.

Após homologação do mapa de férias, a DRH remete

mapa para que o mesmo seja afixado nos locais de

trabalho dos funcionários entre esta data e 31 de

outubro.


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Fluxograma 5 - Alteração de férias

FuncinárioModelo

Preenchimento do

Modelo

Envio do pedido

de alteração de

férias

Dirigente/Diretor

de Serviço

Para aprovaçãoFuncionário para

correção

Presidente ou

Delegação de

competências

Favorável? SimNão

Notificar

funcionário para

efetuar correções

Notificar

funcionárioDRH

Procede à alteração

de marcação de

férias

1 – Funcionário preenche modelo próprio para efetuar

pedido de alteração de férias.

2 – Pedido de alteração de férias é encaminhado para o

superior hierárquico (Dirigente/Diretor de Serviço), que

procede à sua análise.

3 – O funcionário procede ao preenchimento do modelo e

envia-o ao seu superior hierárquico (Dirigente/Diretor de

Serviço), que procede à sua análise.

4 – Pedidos validados pelo Dirigente/Diretor de Serviço,

são remetidos para o Presidente do IPCA para aprovação

ou para quem este delegar competências.

5 – O Presidente do IPCA ou quem usar de competências

delegadas autorizam ou não autorizam o pedido de

alteração de férias. No caso de o parecer não ser

favorável à alteração solicitada, é notificado o

funcionário para efetuar correções, caso seja parecer

favorável o pedido de férias autorizado é remetido à DRH

e notificado o funcionário.

6 – DRH, procede à alteração da marcação de férias.


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IV. 4.5.7. Proteção Social dos trabalhadores em funções públicas

1. Face ao artigo 79.º da LOE2013, que procede ao aditamento do artigo 6º-B ao

Estatuto da Aposentação, aprovado pelo Decreto-lei nº 498/72, de 9 de dezembro, os

suplementos e prémios passam a constar da base de incidência contributiva para a

CGA e ADSE.

2. O artigo 39.º da LOE2013, mantém o valor do subsídio de refeição em 2013 no

montante de 4,27€, de acordo com o valor fixado na Portaria n.º 1553-D/2008, de 31

de dezembro, alterada pela Portaria n.º 1458/2009, de 31 de dezembro.

3. O subsídio de refeição está isento de contribuição para a CGA e para a Segurança

Social até ao limite estabelecido no Código do Imposto sobre os Rendimentos de

Pessoas Singulares.

4. Nos termos do art.º 47.º -A do Decreto-Lei nº. 118/83 de 25 de fevereiro, aditado

pela Lei nº. 55-A/2010, de 31 de dezembro, a contribuição da Proteção Social dos

trabalhadores em funções públicas (ADSE) da entidade pública, corresponde ao

produto de 2,5% com as remunerações sujeitas a desconto para a Caixa Geral de

Aposentações, ou para a Segurança Social, dos respetivos trabalhadores que sejam

beneficiários titulares da ADSE.

5. A remuneração paga aos beneficiários da ADSE fica sujeita ao desconto de 1,5%.

6. Face às alterações do Decreto-Lei n.º 498/72, de 9 de dezembro (Estatuto da

Aposentação), a partir 01 de janeiro de 2013, conforme o previsto no artigo 79.º do

LOE2013 as contribuições da entidade patronal para a CGA passam a ser as

seguintes:

i. 20% da remuneração sujeita a desconto da quota dos trabalhadores do RPSC;

ii. Alteração da base de incidência

7. Face ao aditamento do artigo 6.º-A ao Decreto-Lei n.º 498/72, de 9 de dezembro a

base de incidência contributiva para a CGA passa a contemplar:

i. Suplementos;

ii. Abono para falhas;

iii. Trabalho extraordinário;

iv. Trabalho noturno;

v. Trabalho em dias de descanso semanal e feriados.

8. A inscrição na ADSE segue o processo descrito no fluxograma seguinte:


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Fluxograma 6 - ADSE (inscrição)

ModeloEntrega modelo

para conferência

nos DRH

DRH inicia processo

sempre que se

regista a entrada de

um novo

colaborador e que

tenha manifestado

esse interesse ou

quando se verifique

alterações na

situação de um

beneficiário.

Envio de pedidos

Aguarda

confirmação da

ADSE

Entrega do

cartão ao

beneficiário

1 – DRH inicia processo sempre que se

regista a entrada de um novo colaborador e

que tenha manifestado esse interesse ou

quando se verifique alterações na situação

de um beneficiário.

A inscrição na ADSE é efetuada no prazo de

seis meses a contar da data de constituição

da primeira de relação jurídica de emprego

público.

2 – DRH envia os pedidos de inscrição para

ADSE.

3 – DRH Aguarda confirmação da inscrição

na ADSE, que é efetuada através da

emissão do cartão de beneficiário do

funcionário.

4 – DRH remete cartão de beneficiário ao

funcionário.

9. Os documentos de pedido de reembolso para ADSE são remetidos à DRH sendo o

reembolso efetuado diretamente para o número de identificação bancária pela ADSE.

O processo obedece ao fluxograma seguinte:


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Fluxograma 7 - ADSE (reembolso)

Comprovativo Envio ao DRH

Validação

Notificar requerer

para proceder a

correções

Alterações

efetuadas

Após receção dos

documentos originais os

DRH procedem à

validação

Não Sim

Notificar

colaborador

Envio de

dados

para ADSE

1 – O beneficiário remete comprovativo da

despesa realizada para reembolso à DRH,

dentro do prazo de seis meses após a

realização da despesa.

2 – DRH analisa os documentos de despesa

enviados, caso os documentos apresentem

incorreções, é notificado o beneficiário para

proceder a correções.

Correções efetuadas, documento é remetido

novamente à DRH para análise.

3 – Após validação dos documentos de

despesa para reembolso a DRH notifica o

beneficiário

4 – DRH envia dados de reembolso e remete-

os para a ADSE.


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IV. 4.5.8. Ajudas de custo

1. É um abono diário concedido a funcionários (docentes e não docentes) do Estado,

quando há necessidade de se deslocarem para realizar atividades em serviço oficial do

IPCA.

2. Conforme artigo 41.º da LEO2013, que procede á alteração do artigo 6.º do Decreto-

Lei n.º 106/1998, de 24 de abril, só há direito ao abono de ajudas de custo nas

deslocações diárias que se realizem para além de 20 km do domicílio necessário e nas

deslocações por dias sucessivos que se realizem para além de 50 km do mesmo

domicílio.

3. O IPCA aplica o regime das ajudas de custo emanado para os funcionários da

administração pública, cujos valores são revistos anualmente por Portaria própria ou

através do Orçamento de Estado para cada ano civil. Estes valores destinam-se a

cobrir despesas com o alojamento e as duas refeições principais, não sendo necessária

a apresentação de documentos de despesa.

4. Quando as deslocações se realizam no país, esse abono é concedido em parcelas:

25% do abono para suportar o encargo com almoço (onde é deduzido o valor do

subsídio de refeição caso se trate de um dia útil); 25% do abono destina-se a suportar

o encargo com o jantar; 50% destina-se a suportar o encargo com alojamento.

5. Nas deslocações diárias (aquelas realizadas num período de 24 horas ou que não

impliquem despesas suplementares) abonam-se as seguintes percentagens de ajudas

de custo:

Figura 5 - Deslocações diárias

25% •Entre as 13h00 e as 14h00

25%

•Entre as 20h00 e as 21h00

50%

•Se implicar alojamento


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6. Nas deslocações por dias sucessivos (que se efetivam num período de tempo

superior a 24 horas) abonam-se as seguintes percentagens de ajudas de custo:

Figura 6 - Deslocações por dias sucessivas

Dia da partida Dia de regresso

7. O pessoal que se desloque ao estrangeiro e no estrangeiro, por motivo de serviço

público, tem direito, em alternativa e de acordo com a sua vontade, a uma das

seguintes prestações:

a. Abono da ajuda de custo diária, em todos os dias da deslocação;

b. Alojamento em estabelecimento hoteleiro de três estrelas, ou equivalente,

acrescido do montante correspondente a 70% da ajuda de custo diária, em todos

os dias da deslocação.

8. No caso de na deslocação se incluir o fornecimento de uma ou de ambas as

refeições diárias, a ajuda de custo será deduzida de 30% por cada uma, não podendo

a ajuda de custo a abonar ser de valor inferior a 20% do montante previsto.

9. O pedido de ajudas de custo e boletim itinerário devem obedecer aos fluxogramas

seguintes:

100% •Até às 13h00

75%

•Depois das 13h00 e até às 21h00

50%

•Depois das 21h00

0% •Até às 13h00

25%

•Depois das 13h00 até às 20h00

50%

•Depois das 20h00


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Fluxograma 8 - Pedido de ajudas de custo

Pedido de inscrição numa ação

de formação, evento ou outro

(modelo preenchido pelo

colaborador), preenchido

obrigatoriamente antes do

evento.

Diretor da Escola/

Administrador

DAF - CGF

favorávelnão favorável

Submissão do

Boletim

Itinerário

Notificação ao

colaborador

Parecer

Não autoriza Autoriza

Presidente do

IPCA

Notificação ao Diretor da

Escola/Administrador,

interessados e DAF

ao colaborador

DAF- CGF

(anulação de

cabimento)

DAF- CGF (registo

do compromisso)

Notificação ao Diretor da

Escola/Administrador,

interessados e DAF

ao colaborador

Cabimento prévio e

informação de existência de

fundo disponível

1 - As despesas decorrentes das

deslocações, em serviço, carecem de

autorização prévia.

2 - Só em casos excecionais deverá ser

permitido o uso de automóvel próprio do

funcionário ou agente ou o recurso ao

automóvel de aluguer, sem prejuízo da

utilização de outro meio de transporte

que se mostre mais conveniente, desde

que em relação a ele esteja fixado o

respetivo abono.

3 - O recurso ao uso de automóvel

próprio, apenas deverá ocorrer em casos

de comprovado interesse dos serviços. A

entidade competente para autorizar, é

sempre o Presidente do Instituto,

podendo as mesmas ser subdelegadas

em outros dirigentes de serviço.

4 - Esta autorização deverá ser sempre

dada por despacho lavrado no modelo de

ajudas de custo. Na eventualidade do ato

ser praticado no exercício de uma

competência delegada, deverá sempre ser

identificado o despacho de delegação.


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Fluxograma 9 - Boletim itinerário

DAF-CGF

GACI

- Verificação dos documentos de despesa para

reembolso

- Verificação do correto preenchimento do BI

- Verificação dos documento que acompanham o BI

(caso exista inconformidade no BI é enviado à origem)

- Registo da obrigação

BI acompanhado de:

- Documentos de despesa de transporte

- Fotocopia dos talões de embarque ou

bilhetes de avião em classe económica

- Certificado de participação em conferências

ou outros

- Outros documentos exigidos na

autorização, como por exemplo comprovativo

de comunicação, ata de júri, etc.

DAF

Tesouraria

conforme

Autorização

de

Pagamento

DAF

Tesouraria

Pagamento

e Registo

A pessoa designada pelo diretor da escola

ou responsável pelo Serviço efetua a

confirmação do conteúdo de todas as

colunas do BI, e que, para além da

assinatura, autentique o documento com

carimbo do serviço, com indicação da

legislação em vigor e n.º de cabimento e

compromisso.

O preenchimento do Boletim Itinerário e seu

envio até ao 10º dia do mês seguinte

n/confome

Colaborador para

proceder a correções,

com conhecimento à

DAF-CGF

Notificação

do

colaborador

DAF, onde ficam

arquivados


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DAF-CGF

GACI

DAF

Tesouraria

conforme

Autorização

de

Pagamento

DAF

Tesouraria

Registo

n/confome

Colaborador para

proceder a correções,

com conhecimento à

DAF-CGF

Pagamento e

notificação do

colaborador

DAF, onde ficam

arquivados

1 - Para ser processado o abono da ajuda de custo

deverá ser apresentado, devidamente preenchido e

assinado.

2 – O funcionário, deve referir antecipadamente,

se pretende apresentar fatura do alojamento (hotel

não superior a 3 estrelas), para que não seja

processada a percentagem correspondente no BI;

3 – A utilização de veículo próprio em deslocações

de serviço, abona-se por regra, o montante

correspondente ao custo das passagens em

transporte coletivo.

4 - Os funcionários (docentes e não docentes) após

a deslocação no país ou no estrangeiro ficam

obrigados a apresentar a documentação

justificativa das despesas realizadas,

acompanhados da autorização superior.

5 - É obrigatório o preenchimento do BI por mês, e

remeter à DAF-CGF até ao 10º dia do mês

seguinte.

6 - É indispensável, que a pessoa designada pelo

Diretor da ESG/EST/SAS ou pelo Responsável

Serviço efetue a confirmação do conteúdo de todas

as colunas, e que, para além da assinatura,

autentique o documento com carimbo do serviço,

bem como a legislação aplicável.

7 - Compete à DAF-CGF verificar os documentos

de despesa apresentados para reembolso, o

correto preenchimento do BI, bem como os

documentos que o acompanham e legislação em

vigor.

8 - Os documentos que acompanham o BI são:

i. Boletim de ajudas de custo, com a autorização

prévia, no qual é visível o número de cabimento

e compromisso;

ii. Fotocópia dos talões de embarque ou bilhetes

de avião em classe económica;

iii. Documentos de despesa de transporte;

iv. Certificado de participação em conferências;

v. Comprovativo do número de Km;

vi. Relatório e outros. que sejam exigidos no ato

de autorização para a realização da despesa.

10. Os valore de ajudas de custo e subsídio de transporte são os seguintes (tabela 1 e

tabela 2):


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Tabela 1 - Valores de ajudas de custo 2013

No País

100% 50,20 €

75% 37,65 €

50% 25,10 €

25% 12,55 €

100% 43,39 €

75% 32,54 €

50% 21,70 €

25% 10,85 €

100% 39,83 €

75% 29,87 €

50% 19,92 €

25% 9,96 €

No Estrangeiro

100% 89,35 €

70% 62,55 €

60% 53,61 €

50% 44,68 €

30% 26,81 €

20% 17,87 €

100% 85,50 €

70% 59,85 €

60% 51,30 €

50% 42,75 €

30% 25,65 €

20% 17,10 €

100% 72,72

70% 50,90 €

60% 43,63 €

50% 36,36 €

30% 21,82 €

20% 14,54 €

Subsídio de Refeição 4,27 €

Superior ao nível 18

(Venc. > € 1.355,96)

Entre o nível 18 e nível 9

(Venc.[ € 892,53 e € 1.355,96])

Entre o nível 18 e nível 9

(Venc.[ € 892,53 e € 1.355,96])

Inferior ao nível 9

(Venc.€ 892,53)

Inferior ao nível 9

(Venc. < € 892,53)

Superior ao nível 18

(Venc. > € 1.355,96)


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Tabela 2 - Valores de subsídio de transporte 2013

Transporte em veículo próprio 0,36 €

Transporte em veículos de serviço público 0,11 €

1 Colaborador 0,34 €

2 Colaboradores 0,14 € cada um

3 ou mais colaboradores0,11 € cada um

Transporte em veículo de aluguer

Deslocações

Quantitativos dos

subsídios de

transporte por km


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----------------------------------------------------------------------------------------

IV.5. Despesa com Locação ou Aquisição de Bens

e/ou Serviços


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IV. 5.1. Objetivo

Estabelecer os procedimentos e os métodos de controlo associados à locação ou

aquisição de bens móveis ou de serviços e o respetivo procedimento de realização da

despesa.


Aplica-se na locação e na aquisição de bens e serviços.



i. Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de julho, que estabelece o regime da

administração financeira do Estado a que se refere a Lei n.º8/90, de 20 de

fevereiro, que aprovou as bases da Contabilidade Pública;

ii. Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de janeiro, que estabelece a disciplina

aplicável à contratação pública e o regime substantivo dos contratos públicos

que revistam a natureza de contrato administrativo (CCP), com as alterações

decorrentes da retificação n.º 18/2008, de 28 de março, Lei n.º 59/2008, de 11

de setembro, Decreto-Lei n.º 223/2009, de 11 de setembro, Decreto-Lei n.º

278/2009, de 2 de outubro, Lei n.º 3/2010, de 27 de abril, Decreto-Lei n.º

131/2010, de 14 de dezembro, Decreto-Lei n.º 40/2011, de 22 de março, Lei n.º

64-B/2011, de 30 de dezembro e Decreto-Lei n.º 149/2012, de 12 de julho.

iii. Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro, que aprova o Orçamento do Estado

para o ano de 2013;

iv. Despacho (PR) n.º7/2013, de 21 de janeiro.


1. Todos os valores referidos em matéria de locação ou aquisição de bens e serviços e

empreitadas, no presente capítulo não incluem IVA.

2. As despesas relativamente a locação ou aquisição de bens obedecem às regras

consideradas no CCP, LEO2013, aos procedimentos contabilísticos estabelecidos no

POC-Educação e a regras internas do IPCA, designadamente quanto à delegação de

competências e aos limites de valor para autorização.


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3. O órgão competente para autorizar a aquisição e/ou a abertura do procedimento é

o Presidente do IPCA.

4. A escolha do procedimento condiciona o valor do contrato a celebrar, devendo estar

sempre presente a análise dos seguintes elementos:

i. critérios materiais de escolha;

ii. objeto do contrato;

iii. natureza da entidade adjudicante.

5. Qualquer aquisição é precedida de uma proposta com o levantamento de

necessidades dirigida ao Presidente do IPCA, a qual deverá ser

fundamentada/justificada a indispensabilidade em se proceder à aquisição ou

locação.

6. Até € 5000, poderão ser apresentadas propostas, acompanhadas de um único

orçamento, devendo tal facto ser devidamente justificado na proposta.

Quadro 4 - Proposta (levantamento de necessidades)

Origem Responsável Documentos

ESG

Diretor solicita ou dá parecer Proposta

Orçamentos

(nas aquisições inferiores a

€ 1000 basta a

apresentação de 1

orçamento)

EST

SAS Diretor solicita ou dá parecer

Divisão Académica,

Biblioteca, Serviços

Centrais

Responsável pelo serviço

proponente, e parecer do

Administrador do IPCA

7. As locações ou aquisições só podem ser efetuadas após autorização prévia do

Presidente do IPCA e após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis,


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com exceção das aquisições a realizar por Fundo Maneio e das despesas urgentes e

inadiáveis de acordo com o artigo 9.º do Decreto-lei n.º 127/2012, de 21 de junho, que

estabelece as normas legais disciplinadoras dos procedimentos necessários à

aplicação da Lei dos Compromissos.

8. Nenhuma despesa pode ser realizada sem que tenha sido efetuado o seu prévio

cabimento, sendo a cabimentação obrigatoriamente precedida da verificação da

respetiva cobertura na dotação disponível, à exceção das aquisições a realizar por FM

e das despesas urgentes e inadiáveis de acordo com o artigo 9.º do Decreto-lei n.º

127/2012, de 21 de junho.

9. A realização da despesa fica sujeita à verificação dos seguintes requisitos:

i. Conformidade legal;

ii. Regularidade financeira;

iii. Economia, eficiência e eficácia.

10. Por conformidade legal entende-se a prévia existência de lei que autorize a

despesa, dependendo a regularidade financeira da inscrição orçamental,

correspondente cabimento e adequada classificação da despesa.

11. Na realização da despesa ter-se-á em vista a obtenção do máximo rendimento com

o mínimo de dispêndio, tendo em conta a utilidade e prioridade da despesa e o

acréscimo de produtividade daí decorrente.

12. O determinado no artigo 27.º da LEO2013 (redução remuneratória), é aplicável

aos valores pagos por contratos de aquisição de serviços que, em 2013, venham a

renovar -se ou a celebrar -se com idêntico objeto e, ou contraparte de contrato vigente

em 2012,celebrado pelo IPCA.

13. Para efeito de aplicação da redução remuneratória é considerado o valor total do

contrato de aquisição de serviços, exceto no caso das avenças, em que a redução

incide sobre o valor a pagar mensalmente.

14. A redução por agregação prevista no n.º 2 do artigo 27.º da LEO2013, aplica -se

sempre que, em 2013, a mesma contraparte preste mais de um serviço ao mesmo

adquirente.

15. Não estão sujeitas à aplicação da redução remuneratória a celebração ou a

renovação de contratos de aquisição de serviços por órgãos ou serviços adjudicantes

celebrados ao abrigo de acordo quadro.

16. É proibido o fracionamento da despesa com a intenção de a subtrair ao regime

previsto no CCP, nomeadamente no que diz respeito às regras de escolha do

procedimento.


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17. É da competência do Presidente do IPCA designar os membros do júri dos

procedimentos.

18. Não podem integrar como membros dos júris:

i. os membros do Conselho de Gestão do IPCA;

ii. os diretores das unidades orgânicas, Administrador do IPCA e o Diretor dos

SAS;

iii. os membros que integram a Comissão de Prevenção da Corrupção do IPCA;

iv. responsável pela DAF;

v. os colaboradores afetos à Tesouraria;

vi. os colaboradores afetos aos setores de aquisição e de obras do GAGI;

vii. os colaboradores afetos ao GACI.

19. As aquisições de equipamento informático (hardware e software) carecem de

parecer técnico favorável da Divisão de Sistemas de Informação em todas as

aquisições de equipamento e software informático.

20. As aquisições de equipamento eletrónico, mecânico e de laboratórios objeto de

inventariação carecem de parecer técnico do responsável pelo Departamento ou

projeto acompanhado do parecer favorável do Diretor da Escola.

21. É da responsabilidade do setor de aquisições do GAGI a verificação do

cumprimento da legislação, aplicável em matéria de contratação pública.

22. A entrega de bens é efetuado no serviço que propôs a aquisição ou locação, o qual

procede à sua conferência física, qualitativa e quantitativa.

23. A entrega de equipamento informático é efetuada na Divisão de Sistemas de

Informação.

24. A entrega de Bibliografia é efetuada na Biblioteca.

25. A conferência da receção do bem adquirido tem de ser efetuado por pessoa

diferente, de quem propôs a sua aquisição.

26. No ato de entrega de bens duradouros objeto de inventariação, deverá ser

preenchido um auto de receção, salvo para as aquisições de bibliografia e software.

27. Os bens duradouros serão objeto de inventariação, de acordo com as regras do

CIBE, antes da autorização de pagamento.

28. Os procedimentos de locação e aquisição de bens e serviços são realizados nos

termos da legislação em vigor.


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29. A gestão das plataformas eletrónicas de compras e das plataformas de reporte

estatístico são da responsabilidade do setor de aquisições e de obras do GAGI.

30. A aquisição de serviços relativa a formação e seminários em unidades curriculares

obedece a regras próprias, nomeadamente as regras previstas no Despacho (PR) n.º

1/2013, de 3 de janeiro.

31. Independentemente do seu valor, todos os procedimentos de locação e aquisição

de bens e serviços carecem de visto prévio do setor de aquisições do GAGI antes de

serem submetidos à autorização do Presidente do IPCA, onde será verificado o

cumprimento das disposições legais aplicáveis em matéria de contratação pública da

despesa.


IV. 5.5.1. Critério da escolha do procedimento em função do valor

As regras do procedimento são realizadas em função do valor (artigos 19.º, 20.º,21.º e

128.º do CCP) ou em função de critérios materiais (artigos 24.º ao 30.º do CCP). Em

matéria de valores, as regras dos procedimentos mais frequentes no IPCA são:

Quadro 5 – Valor do procedimento

Procedimento Objeto Valor de

despesa*

Ajuste direto

Simplificado Aquisição de bens, serviços ou locação < € 5 000

Geral

Aquisição de bens, serviços ou locação < € 75 000

Empreitada de obras públicas < € 150 000

Concurso público ou

limitado

Sem publicação no JOUE < € 193 000

Com publicação do JOUE3 ≥ € 193 000

* Valores apresentados com IVA excluído


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IV. 5.5.2. Peças do procedimento

As peças dos procedimentos diferem consoante o tipo de procedimento a realizar, não

constitui peça de procedimento o anúncio.

Quadro 6 - Peças do procedimento (artigo 40.º do CCP)

Peças Programa de

procedimentos Convite

Caderno de

encargos

Procedimentos

Ajuste

direto

Simplificado

Geral

Concurso público

IV. 5.6. Ajuste direto

IV. 5.6.1. Conceito e modalidade

O ajuste direto é o procedimento em que a entidade adjudicante, no caso o IPCA,

convida diretamente uma ou várias entidades à sua escolha a apresentar proposta,

podendo com elas negociar aspetos da execução do contrato a celebrar:


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Quadro 7 – Modalidades

Ajuste

direto

Regime simplificado (< a € 5.000)

≤ € 1.000 – consulta a

uma entidade

≥€ 1.001 e ≤ € 5.000 –

consulta a três

entidades.

Regime Geral

Aquisição de bens, serviços ou

locação

( € 5.000 e a € 75.000)

Empreitadas

(< € 150.000)

Convite a pelo menos 3

entidades (salvo em

situações excecionais

devidamente

justificadas)

IV.5.6.2.Princípios gerais

1. Qualquer modalidade de ajuste direto deve iniciar-se com a apresentação de uma

proposta de locação ou aquisição bens e serviços, na qual consta obrigatoriamente:

a. O fundamento legal para a proposta da escolha do procedimento;

b. A indispensabilidade da realização da despesa;

c. O órgão competente para a decisão de contratar e o respetivo fundamento legal;

d. No caso do ajuste direto, regime geral, a proposta das entidades a convidar e a

proposta da constituição do júri.

Fluxograma 10 -Registos contabilísticos associados


Proposta de

aquisição

Requisição

externa

Bens/serviço e

fatura

Pagamento

Cabimento Obrigação

conferência

Autorização de

despesa

Autorização de

pagamento

ProponentePresidente do IPCA

Unidades ou serviços

Vogais do Conselho de Gestão

Compromisso


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2. Na escolha das entidades a convidar devem ser observadas as seguintes regras:

a) Não podem ser convidadas entidades a apresentar propostas para a celebração

de contratos cujo objeto seja constituído por prestações do mesmo tipo ou idênticas

às dos contratos já celebrados com essas entidades no ano económico em curso e

nos dois anos económicos anteriores, quando o preço acumulado seja igual ou

superior a €75 000;

b) Quando à mesma entidade tenha sido adjudicado num mesmo ano económico

através de ajuste direto simplificado, bens ou serviços com o mesmo CPV

(vocabulário comum para os contratos públicos), num valor acumulado igual ou

superior a € 5.000, essa entidade apenas poderá ser consultada a apresentar

proposta quando forem consultadas pelo menos mais duas entidades;

c) Não podem ser convidadas a apresentar propostas entidades que tenham

fornecido bens móveis ou prestado serviços à entidade adjudicante, a título

gratuito, no ano económico em curso ou nos dois anos económicos anteriores,

exceto se o tiverem feito ao abrigo do Estatuto do Mecenato;

d) Não podem ser convidadas a apresentar propostas entidades que tenham, a

qualquer título, prestado, direta ou indiretamente, assessoria ou apoio técnico na

preparação e elaboração das peças do procedimento;

e) No caso de locação ou aquisição de bens e serviços ao abrigo dos acordos

quadros apenas podem ser convidados os operadores económicos habilitados no

acordo quadro.


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Fluxograma 11 - Procedimentos do regime simplificado

Gabinete de

Aprovisionamento e

Gestão de

Infraestruturas

Levantamento da necessidade

Divisão

Administrativa e

Financeira

Presidente do

IPCA

Gabinete de

Apoio à

Presidência

Autoriza

Divisão

Administrativa e

Financeira

Gabinete de

Apoio à

Presidência

N/ autoriza

Divisão

Administrativa e

Financeira

Gabinete de

Aprovisionament

o e Gestão de

Infraestruturas

1 - A proposta com a justificação da

necessidade de locação ou aquisição

de bens móveis e serviços, é elaborada pelo serviço interessado,

acompanhada com pelo menos um

orçamento com a indicação do preço

estimado sem IVA.

Da proposta consta parecer dos

Diretores das Escolas, do Administrador do IPCA e do Diretor

dos SAS, conforme o caso, exceto

quando os mesmos sejam

responsáveis pela apresentação das

propostas;

2 - A proposta é remetida ao setor de aquisições do GAGI.

3 - A proposta é remetida à DAF-CGF

que efetua o registo de cabimento

prévio, informação de fundos

disponíveis e anexa a conta corrente

da entidade a adjudicar, para efeitos de verificação do valor acumulado,

antes da autorização do

procedimento.

Os documentos iniciais do processo

juntamente com a informação da DAF-CGF, são apresentados ao

Presidente do IPCA para autorizar o

respetivo procedimento.

4 – O Presidente escreve um dos

seguintes despachos:

Autorizo;

Não Autorizo;

Proceder a alteração;

5 – Autorizado – GAP notifica o

serviço interessado e envia procedimento à DAF-CGF para

registo de compromisso e emissão da

requisição externa;

Não Autorizado – GAP notifica o

serviço interessado, a DAF para

proceder à anulação do cabimento e remete o processo para o GAGI.

3. O prazo de vigência do ajuste direto simplificado não pode ter a duração superior a

um ano, a contar da decisão de adjudicação, nem pode ser prorrogado e o preço

contratual não é passível de revisão.

4. Independentemente do valor das empreitadas, estas não podem ser realizadas por

ajuste direto simplificado. São consideradas empreitadas as aquisições de bens e

serviços cujo CPV se encontra na divisão 45, identificada pelos dois primeiros

algarismos do código (XX000000-Y).

1

2

3

4

5 5


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Fluxograma 12 - Procedimentos regime geral

Gabinete de

Aprovisionamento

e gestão de

Infraestruturas

Levantamento da necessidade

Divisão

Administrativa e

Financeira

Presidente do

IPCA

Gabinete de Apoio

à Presidência

Autoriza

Gabinete de

Aprovisionamento

e gestão de

Infraestruturas

Gabinete de Apoio

à Presidência

N/ autoriza

Divisão

Administrativa e

Financeira

Gabinete de

Auditoria e

Controlo Interno

Órgão

competente

Gabinete de Apoio

à Presidência

Gabinete de

Aprovisionamento

e gestão de

Infraestruturas

Divisão

Administrativa e

Financeira

Divisão

Administrativa e

Financeira

Gabinete de

Aprovisionamento

e Gestão de

Infraestruturas

1 – A proposta de abertura do procedimento para locação

e/ou aquisição ou de bens e serviços é elaborada pela pessoa/serviço interessado, donde consta a justificação da necessidade, com parecer dos Diretores das Escolas, do Administrador do IPCA e do Diretor dos SAS, conforme o caso, exceto quando os mesmos sejam responsáveis pela apresentação das propostas. Excluem-se as contratações de docentes e investigadores.

A proposta de aquisições é elaborada pelo setor de aquisições do GAGI, sempre que se trate de bens ou

serviços objetos de agregação de necessidades gerais.

2 – A proposta é reencaminhada à DAF-CGF que efetua o registo de cabimento prévio e dá a informação de fundos disponíveis, anexa a conta corrente da entidade a adjudicar, para efeitos de verificação do valor acumulado, antes da autorização do procedimento.

Os documentos iniciais do processo juntamente com a informação da DAF-CGF, são apresentados ao Presidente do IPCA para autorizar a despesa. Se a despesa for autorizada, o GAP envia proposta ao setor de aquisições do GAGI para elaborar as peças do procedimento. Se a despesa não for autorizada o GAP remete proposta à DAF-CGF para anulação do cabimento

3 – O setor de aquisição do GAGI remete processo constituído pela proposta e peças ao Presidente que escreve um dos seguintes despachos:

Autorizo;

Não Autorizo;

Proceder a alteração;

4 – Autorizado – GAP remete o procedimento ao GAGI para efetuar o lançamento do procedimento na plataforma eletrónica (quando aplicável), que após receção do relatório final enviado pelo júri prepara adjudicação e remete à DAF

se necessário efetuar correções aos registos contabilísticos que remete processo para verificação do GACI.

GACI após verificação remete processo ao Presidente do IPCA;

Presidente do IPCA autoriza a adjudicação;

GAP comunica GAGI a decisão do Presidente e notifica

DAF-CGF para efetuar compromisso e emissão e envio da requisição externa quando não houver lugar a redução do contrato a escrito.

DAF -CGF após emissão da requisição externa aguarda a receção da fatura, fatura-recibo ou fatura simplificada.

5 – Não Autorizo – GAP notifica o serviço interessado,

o GAGI e à DAF-CGF para proceder à anulação do

cabimento.

DAF-CGF procede ao arquivo do processo.

1

2

3

5

4


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Fluxograma 13 - Regime geral (procedimentos do CCP)


Página | 73

AJuste Direto

Regime Normal

(art.112.º a 127.º)

Convite c/ caderno encargos a 1 ou + entidades

(art. 115.º e n.º 1 do art. 114.º , pelo menos 3

entidades convidadas nos termos do DL 34/09, art.º

6.º)

Autorização da despesa e de abertura

do procedimento pelo Presidente do

IPCA

Apresentação das

propostas

1 proposta

+ 1 proposta

negociação

Análise da proposta pelos

serviços da entidade

adjudicante

Possibilidade de convidar

o concorrente a melhorar

a sua proposta

(n. 2 do art. 125.º)

Projeto de decisão final (n.º 1

do art.º 125.º)

Análise preliminar das

propostas

Sessão de Negociação

(art.118.º a 120.º)

Versão final propostas (art.

121.º)

Relatório preliminar (art.

122.º)

Audiência Prévia (art.

123.º)

Relatório Final

(art. 124.º)

Adjudicação

Publicitação de ficha em

www.base.gov.pt (art.

127.º)

Apresentação documentos

habilitação

Notificação da decisão de

adjudicação

Outorga do Contrato ( art.º

104.º)

Não

Sim


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IV. 5.7. Concurso público -conceito e modalidade

1. O concurso público é o procedimento a adotar na locação e aquisição de bens e

serviços (regra valor > ou = € 75.000) e empreitadas (valor > ou = € 150.000), sempre

que não seja possível pelos procedimentos de ajuste direto regime geral ou regime

simplificado.

2. São previstas duas modalidades de concurso público no CCP:

i. Normal (disposta nos artigos 130.º a 154.º); e

ii. Urgente (disposta nos artigos 155.º a 161.º), apenas aplicável a contratos de

locação ou de aquisição de bens móveis ou de aquisição de serviços.

3. Os procedimentos do concurso público, são os aplicáveis ao ajuste direto regime

geral descritos no ponto IV.5.5. e resumidos no fluxograma seguinte:

Fluxograma 14 - Concurso público (procedimentos do CCP)


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Concurso PÚblico

(art. 130.º a 154.º)

Autorização da despesa e de abertura

do procedimento pelo órgão

competente

Anúncio DR

(art. 130.º)

Consulta e

fornecimento das

peças do concurso

(art.133.º)

Prazo mínimo

para a

apresentação

das propostas =

art.135.º

Anúncio DR + JOUE

(art. 130.º e art. 131.º)

Consulta e

fornecimento das

peças do concurso

(art.133.º)

Apresentação

das

propostas

Prazo mínimo

para a

apresentação

das propostas =

art.136.º

Apresentação

das

propostas

Publica￣o da Lista de Concorrentes em plataforma electrnica

utilizada pela entidade adjudicante (n.ﾺ 1 do art.ﾺ 138ﾺ)

no dia imediato ao termo do prazo para apresenta￣o das propostas

Publicação da Lista de Concorrentes em plataforma eletrónica

utilizada pela entidade adjudicante (n..º 1 do art.138.º)

no dia imediato ao termo do prazo para apresentação das

propostas

Avaliação das propostas

(art 70.º e 139.º)

Negociação

(art. 149.º)

Negociações

(art. 151.º)

Relatório

preliminar

(art.152.º)

Audiência Prévia

(art. 153.º)

Relatório Final

(art.154.º)Adjudicação

Sim

Não

Notificação da decisão

de adjudicação

Apresentação

documentos habilitação

(art. 83.º)

Celebração de Contrato

Publicitação de ficha em

www.base.gov.pt


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IV. 5.8. Contrato

1. Após despacho de adjudicação do procedimento é notificado o adjudicatário para

apresentar os documentos de habilitação, fazer prova da prestação da caução (quando

exigível) e aprovar ou reclamar a minuta de contrato, quando esse for reduzido a

escrito. A não redução a escrito do contrato é substituída pelo envio ao adjudicatário

da requisição externa pela DAF-CGF. Nenhum contrato poderá ser celebrado antes de:

a. Da notificação de adjudicação a todos os concorrentes;

b. Da apresentação e verificação da validade dos documentos de habilitação

submetidos pelo adjudicatário;

c. Da prestação da caução quando essa tiver sido exigida;

d. Da aceitação da minuta do contrato pelo adjudicatário

Salvo indicação em contrário nas peças do procedimento a outorga dos contratos é

efetuada através da disposição pelas partes da assinatura eletrónica.

2. A celebração de quaisquer contratos na sequência de ajuste direto, não celebrados

ao abrigo do artigo 128.º do CCP, é publicitada, pelo GAGI no portal da Internet

dedicado aos contratos públicos através de uma ficha conforme modelo anexo ao CCP.

3. Os contratos celebrados ao abrigo de acordos quadros são igualmente objeto de

registo no SRVI (Sistema de Recolha e Validação de Informação).

4. A publicitação é condição do respetivo contrato independentemente da sua redução

ou não a escrito, nomeadamente para efeitos de quaisquer pagamentos.

IV. 5.9. Procedimentos de Pagamento

A autorização de pagamento e o pagamento devem obedecer ao estabelecido no

fluxograma seguinte:


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Fluxograma 15 - Fatura, fatura-recibo, fatura simplificada/Pagamento

Classificação

Fatura

Fatura-recibo

Fatura

simplificada

Divisão

Administrativa e

Financeira

Validação

pelos serviços

Ofício enviado à

entidadeDAF-CGF

validadop/correção

Aguarda-se

correçãoGACI

Conselho de

Gestão

Registo

contabilistico

DAF

Tesouraria

DAF

Tesouraria

DAF

verificação

Solicita parecer

Autorização de

pagamento

Pagamento

1 – A fatura, fatura-recibo ou fatura simplificada é rececionada, classificada (identificada) pelo setor de atendimento, expediente e arquivo e remetida ao setor da contabilidade e gestão financeira.

2 – A DAF-CGF remete documento para validação ao serviço que propôs a aquisição.

O documento é validado quantitativamente e qualitativamente por pessoa diferente de quem propôs a aquisição e remetido à DAF-CGF.

3 – DAF-CGF verifica processo de despesa:

i. Documento apresenta irregularidades, envia-o para a

entidade proceder à sua correção; ii. Solicita ao setor da tesouraria informação sobre

declaração de não dívida às finanças e segurança social; iii. Informa do valor a reter, atinente a dívida à Segurança

Social e Finanças no caso de existirem e cauções; iv. Publicitação na base gov; v. remete processo para o GACI.

4 – GACI verifica constituição do processo de despesa e envia-o ao setor da tesouraria para remeter para autorização de pagamento.

5 – Tesouraria:

i. Lançamento em Bancos da despesa; ii. Remete processo de despesa para autorização de

pagamento.

6 – Autorização de pagamento é efetuada pelos vogais do Conselho de Gestão do IPCA, na presença dos documentos que deram origem à despesa.

7 – Tesouraria - Pagamento:

i. efetua os procedimentos necessários na aplicação Homebanking, de forma a dar inicio à transferência do valor em pagamento, na ausência de informação que o permita fazer pelo sistema de Homebanking, procede à emissão do respetivo cheque;

ii. junta ao processo o comprovativo do meio de pagamento e remete cópia do comprovativo ao adjudicatário para emissão de recibo quando aplicável;

iii. efetua registo contabilístico;

iv. processo é arquivado sequencialmente por diário de pagamentos na DAF com todos os documentos que conduziram a cada uma das fases da execução orçamental, salvo os contratos reduzidos a escrito que são arquivados pelo GAGI.

IV. 5.10. Exceção às regras de pagamento-regime simplificado (artigo

128.º do CCP)

Em casos devidamente fundamentados, pode o órgão legalmente competente do IPCA

dispensar a apresentação de comprovativos da regularidade da situação contributiva e

fiscal em aquisições de bens e serviços em geral, referentes a pagamentos inferiores a

1

2

3

4

5

6

7


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€ 5.000, sendo estas, substituídas pela apresentação de uma declaração de honra do

adjudicatário em como tem a sua situação regularizada com as referidas entidades.


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----------------------------------------------------------------------------------------

IV.6. Despesa com Empreitadas


Página | 80

IV. 6.1. Objetivo

Estabelecer os procedimentos e os métodos de controlo associados a análise de

despesas referentes à execução de obras de construção, reconstrução, ampliação,

alteração, reparação, conservação, limpeza, restauro, adaptação, beneficiação e

demolição de bens imóveis, destinadas a preencher, por si mesmas, uma função

económica ou técnica, executadas por conta do IPCA (dono de obra pública).

São consideradas empreitadas as aquisições de bens e serviços cujo CPV (vocabulário

comum para os contratos públicos) se encontra na divisão 45, identificada pelos dois

primeiros algarismos do código (XX000000-Y).


Aplica-se a edifícios construídos, a construir ou a reabilitar, arranjos exteriores e

interiores.






ii. Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de janeiro, que estabelece a disciplina aplicável

à contratação pública e o regime substantivo dos contratos públicos que

revistam a natureza de contrato administrativo (CCP), com as alterações





64-B/2011, de 30 de dezembro e Decreto-Lei n.º 149/2012, de 12 de julho.

iii. Portaria n.º 701-H/2008, de 29 de julho;

iv. Decreto-Lei n.º 6/2004, de 6 de janeiro;

v. Despacho n.º 1592/2004, de 23 de janeiro;


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vi. Despacho n.º 22637/2004, de 12 de outubro;

vii. Portaria n.º 959/2009, de 21 de agosto;

viii. Aviso n.º 3375/2006, de 16 de março;

ix. Aviso n.º 123918/2007, de 18 de julho;

x. Regulamento CE n.º 1177/2009, de 30 de novembro;

xi. Lei n.º 60/2007, de 4 de setembro, que republica o Decreto-lei n.º 555/99, de

16 de dezembro;

xii. Decreto-lei n.º 273/2003, de 29 de outubro.


1. À formação de contratos de empreitada de obras públicas aplicam-se, com as

necessárias adaptações, o disposto na parte de Despesas com Locação e Aquisição de

Bens e Serviços deste MCI.

2. O objetivo do procedimento de contratação de uma empreitada de obra pública é a

escolha da proposta economicamente mais vantajosa e adequada à sua execução,

num prazo compatível com os objetivos de execução da empreitada, respeitando a

legislação e normativos internos aplicáveis

IV. 6.5. Conceito

Empreitada de obras públicas é “(…)o contrato oneroso que tenha por objeto quer a

execução quer, conjuntamente, a conceção e a execução de uma obra pública que se

enquadre nas subcategorias previstas no regime de ingresso e permanência na

atividade de construção.” (n.º 1 do artigo 343.º do CCP).

Considera-se obra pública o resultado de qualquer trabalhos de construção,

reconstrução, ampliação, alteração ou adaptação, conservação, restauro, reparação,

reabilitação, beneficiação e demolição de bens imóveis, executados por conta do IPCA

(n.º 2 do artigo 343.º do CCP).


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IV. 6.6. Procedimentos pré-contratuais

1. As etapas principais na contratação de uma empreitada, são as seguintes:

Face ao montante da empreitada, antes da conclusão do procedimento pré-contratual

deverá ser salvaguardada a aquisição dos serviços de fiscalização bem como a

aquisição dos serviços de coordenação de segurança e saúde em obra.

2. As especificidades a observar são as seguintes:

a. A escolha do procedimento a adotar no âmbito deste tipo de contrato de

acordo com o critério do valor consta no capítulo Despesas com Locação ou

Aquisição de Bens e /ou Serviços deste MCI;

b. Para efeitos do CCP, “(…) o valor do contrato é o valor máximo do benefício

económico que, em função do procedimento adoptado, pode ser obtido pelo

adjudicatário com a execução de todas as prestações que constituem o seu

objecto, e no caso de um contrato de empreitada de obras públicas, o benefício

inclui ainda o valor dos bens móveis necessários à sua execução e que a entidade

adjudicante ponha à disposição do adjudicatário (…)”;

c. As peças do procedimento de empreitada são: o caderno de encargos e

programa elaborados nos termos do artigo 43.º do CCP:

1. Planeamento da fase de contratação

2.

Seleção do procedimento

3.

Preparação das peças do procedimento

4.

Tramitação do procedimento

5.

Celebração do Contrato


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d. Quando a obra a executar assuma complexidade relevante ou quando sejam

utilizados métodos, técnicas ou materiais de construção inovadores, o projeto de

execução referido no número anterior deve ser objeto de prévia revisão por

pessoa singular ou coletiva devidamente qualificada para a elaboração desse

projeto e distinta do autor do mesmo;

3. Tratando-se de empreitadas que careçam de licenciamento camarário nos termos

definidos no n.º 1 do artigo 7.º da lei n.º 60/2007, de 4 de setembro o GAGI procede

ao pedido de isenção de licenciamento junto da Câmara Municipal de Barcelos, bem

como da emissão do parecer prévio não vinculativo nos termos definidos no n.º 2 do

mesmo artigo. Para efeito deverão ser remetidos pelo setor de obras do GAGI à Câmara

Municipal um requerimento acompanhado de quatro exemplares dos projetos de

arquitetura e especialidades de engenharia em formato digital.

IV. 6.7. Procedimentos a adotar após celebração do contrato

1. Compete ao setor de obras do GAGI a gestão dos processos de empreitada,

nomeadamente:

a. Verificar se o contrato se encontra sujeito a Visto Prévio do Tribunal de

Contas e promover o processo relativo à obtenção do comprovativo da concessão

do Visto;

b. No prazo de 10 dias a contar da data da celebração do contrato de empreitada

ou da concessão de obras públicas, enviar o relatório de contratação ao Instituto

da Construção e do Imobiliário, I. P., de acordo com o modelo aprovado pela

Portaria n.º 701-E/2008, de 28 de julho;

c. Em caso de contratos adicionais, elaborar e remeter uma síntese histórica da

empreitada, bem como uma cópia dos contratos e respetivos adicionais,

anteriormente celebrados;

d. Praticar atos e enviar relatórios relativos ao acompanhamento das

empreitadas, definida no MCI e comunicação às entidades competentes,

conforme previsto no CCP;

2. Compete ao setor de aquisições do GAGI publicar a ficha contendo os elementos

essenciais do contrato de empreitada no portal único da Internet dedicado aos

contratos públicos (www.base.gov.pt), devendo anexar esta ficha ao processo e demais

relatórios necessários ao cumprimento do disposto no CCP e legislação complementar.

3. Marcos temporais da empreitada

Os principais marcos temporais da empreitada são a consignação, receção provisória e

receção definitiva.

http://www.base.gov.pt/


Página | 84

A consignação total da empreitada deve estar concluída no prazo máximo de 30 dias

da data que constar no contrato e formalizada em auto.

A receção provisória destina-se a verificar o cabal cumprimento de todas as obrigações

contratuais, é precedida de vistoria feita pelo DO com o empreiteiro. Normalmente é

realizada por comissão nomeada pelo DO (ou entidade em que este delegue e

formalizada em Auto (artigo 394.º a 396.º do CCP).

A receção definitiva é definida no contrato, destina-se a verificar a funcionalidade

regular da obra e o cabal cumprimento de todas as obrigações contratuais durante o

prazo de garantia. É precedida de vistoria feita pelo DO com o empreiteiro, é

formalizada em Auto (artigo 398.º do CCP).

4. Representação do Dono da Obra (DO)

O Dono da Obra é a entidade por conta de quem a obra é realizada (os atos de direção,

aprovação e modificação unilateral dos contratos são assumidos pelo órgão

competente para a aprovação da despesa ou entidade em que este delegue).

O Dono da Obra no caso do IPCA é o IPCA, mesmo se tratando de obras para os

Serviços de Ação Social.

O representante do Dono da Obra é o Presidente do IPCA, ou a quem este delegar.

Consignação

Receção

provisória

Receção definitiva

Ato pelo qual o dono da obra (DO) faculta ao empreiteiro o acesso aos prédios onde irá decorrer a obra e fornece os elementos necessários ao início dos trabalhos.

Ato pelo qual o DO declara que a obra se

encontra em condições de ser recebida.

Prazo de garantia Prazo durante o qual o empreiteiro é

obrigado a corrigir os defeitos da obra.

Ato pelo qual o DO aceita definitivamente

a obra.


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5. Fiscalização

O Diretor da Fiscalização é a entidade (recursos internos ou externos) nomeada pelo

DO para a fiscalização da execução do contrato.

São funções da fiscalização:

a. Verificar o integral cumprimento do contrato (no que respeita nomeadamente

à qualidade, segurança, modo de execução, preços e prazos de execução),

emitindo as diretrizes necessárias ao efeito, quando necessário;

b. Participar ao DO situações que comprometam o cumprimento do contrato

sempre que as detetar na execução da obra;

c. Cumprir com o previsto no CCP (no que respeita a medições, notificações

relativas ao plano de trabalho e outros);

d. O exercício do poder de fiscalização deve ficar documentado em autos,

relatórios ou livros próprios (Livro de Registo de Obra);

e. O Diretor da Fiscalização da obra não tem poderes de representação do DO

em matéria de modificação, resolução ou revogação do contrato;

f. As decisões que ultrapassem as competências da Fiscalização devem ser

submetidas por esta ao DO.

6. Liquidação da empreitada – Conta final

3.1. O objetivo da conta final da empreitada é:

i. refletir a totalidade dos pagamentos efetuados, e

ii. refletir o acordo do empreiteiro com os pagamentos realizados, permitindo o

fecho da obra.

3.2. São elementos da conta:

i. verbas globais pagas referentes a trabalhos do contrato;

ii. trabalhos a mais e a menos, erros e omissões, revisões de preços, prémios,

sanções, indemnizações;

iii. mapa de trabalhos a mais e a menos, erros e omissões, com indicação dos

preços unitários aplicados;

iv. mapa de trabalhos e valores sobre os quais subsistam reclamações ou

reservas.

3.3. O prazo de elaboração da conta final é

i. dois meses após a primeira revisão de preços ordinária subsequente à receção

provisória;

ii. meses após receção provisória, caso não haja revisão de preços.


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7. Pagamentos – Regras gerais

a. O pagamento ao empreiteiro dos trabalhos incluídos no contrato far-se-á por

medição, no período determinado no contrato, com observância do disposto

nos artigos 387.º e seguintes do CCP;

b. Os autos de medição são elaborados de acordo com o modelo e respetivas

instruções fornecidos pelo diretor de fiscalização da obra;

c. Cada auto de medição deve referir todos os trabalhos constantes do plano de

trabalhos que tenham sido concluídos durante o mês, sendo a sua aprovação

da responsabilidade do diretor de fiscalização da obra;

d. O pagamento relativo a empreitadas e à revisão de preços só será efetuado

depois do auto de medição ter sido visado pelo diretor de fiscalização da obra

e ter sido apresentado o respetivo relatório de acompanhamento da

empreitada.

8. Procedimentos contabilísticos

7.1. As despesas relativas a empreitadas pressupõem os seguintes registos

contabilísticos:

a. Cabimento dos encargos com o pessoal ao serviço, no início do exercício;

b. Compromisso;

c. Obrigação, na data do processamento das remunerações (através da inserção

das folhas de abonos);

d. Autorização de pagamento, na data em que a ordem de pagamento é

autorizada;

e. Pagamento, na data da transferência bancária ou da emissão do cheque

7.2. Às despesas com empreitadas aplica-se o disposto no CCP e legislação

complementar, e os procedimentos previstos em Despesas com Locação ou

Aquisição de Bens e/ou Serviços deste MCI.


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IV.7. Contrato de Tarefa e Avença


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IV. 7.1. Objetivo

Estabelecer os procedimentos e os métodos de controlo associados aos contratos de

tarefa e avença, designadamente o pagamento de contratos de tarefa ou avença, nos

termos do disposto no artigo 35.º, da LVCR.


Aplica-se no processo de contratos de tarefa ou avença, incluindo despesas com

formação.



i. Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de janeiro, que estabelece a disciplina

aplicável à contratação pública e o regime substantivo dos contratos públicos

que revistam a natureza de contrato administrativo (CCP), com as alterações





64-B/2011, de 30 de dezembro e Decreto-Lei n.º 149/2012, de 12 de julho;

ii. Lei n.º 62/2007, de 10 de setembro, que aprova o regime jurídico das

instituições de ensino superior;

iii. Lei n.º 12-A/2008, de 27 de Fevereiro – Estabelece os regimes de vinculação,

de carreiras e de remunerações dos trabalhadores que exercem funções públicas

iv. Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro, que aprova o Orçamento do Estado

para o ano de 2013;

v. Regulamentação interna, nomeadamente o Despacho (PR) n.º 1/2013, de 3 de

janeiro.

IV. 7.4. Conceito

1. Considera-se contrato de tarefa, aquele que tem como objeto a execução de

trabalhos específicos, de natureza excecional, não podendo exceder o termo do prazo

contratual inicialmente estabelecido.


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2. Os prazos máximos dos contratos de tarefa para o exercício de atividade docente,

está definida no Despacho (PR) n.º 3/2013, de 3 de janeiro.

3. Contrato de avença, tem como objeto prestações sucessivas no exercício de

profissão liberal, com retribuição certa mensal, podendo ser feito cessar a todo o

tempo, por qualquer das partes.

IV. 7.5. Regras e procedimentos gerais dos contratos de tarefa para

atividade docente

1. A contratação de pessoal para prestação de serviços em regime diverso do previsto

no ECPDESP apenas é admitida em situações excecionais.

2. Conforme Despacho (PR) n.º 1/2013, considera-se situação excecional, e

consequentemente, possível de contratação em regime de prestação de serviço, o

desenvolvimento das seguintes atividades:

a. Formação em cursos de mestrado, cursos de especialização tecnológica, pós-

graduação, especializações ou cursos breves, desde que cada módulo ou unidade

curricular não tenha duração superior a 3 meses ou a 90 horas;

b. Palestras, seminários, conferências não superiores a 6 horas cada;

c. Apoio técnico nos projetos de simulação, designadamente empresarial e

profissional, desde que um docente a tempo integral do IPCA seja responsável

pela unidade curricular, designadamente a avaliação.

3. A contratação dos formadores referida na alínea a) e carece de parecer favorável do

Conselho Técnico-científico da respetiva Unidade Orgânica.

4. Por regra, os formadores a contratar para lecionar em curso de mestrado, devem

ser titulares do grau de doutor ou do título de especialista.

5. Ao pessoal contratado são aplicáveis as incompatibilidades e impedimentos bem

como descontos e deduções previstos na lei, incluindo a redução prevista na

LEO2013.

6. Por regra, não é admitida a acumulação de contrato de prestação de serviços, em

regime de tarefa, por docentes do IPCA com contrato ao abrigo do ECPDESP, salvo

para a realização de palestras, seminários, conferências ou cursos breves, até ao limite

de 30 horas anuais fora do contrato celebrado como docente.

7. Nas situações referidos no número anterior, as horas dadas por docentes em

exclusividade entram para o “banco de horas”.

8. A contratação de formadores externos, no âmbito de prestação de serviço têm de

ser previamente autorizadas pelo Presidente do IPCA, sendo o valor/hora máximo a

pagar estabelecido no Despacho (PR) n.º 1/2013, de 3 de janeiro.


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9. Em casos devidamente justificados, nomeadamente, prestação de serviços referente

a lecionação de seminários, palestras ou conferências abertas à comunidade será pago

alojamento e despesas de deslocação.

10. As propostas de contratação deverão ser remetidas ao GAPe DAF-CGF, com a

antecedência prévia de 10 dias úteis em relação ao início da prestação de serviços,

devendo ser acompanhadas dos seguintes elementos:

a. Proposta de contratação;

b. Minuta da ata do conselho científico;

c. Minuta do contrato;

d. Declaração de aceitação dos termos do contrato;

e. Curriculum Vitae;

f. Certificado de habilitações;

g. Ficha de identificação do formador;

h. Declaração de não dívida à Segurança Social e Finanças.

11. Os elementos descritos no ponto anterior, com a exceção da alínea a), c), d) e g),

podem ser substituídos por uma declaração do Diretor da Unidade Orgânica,

referenciado que esses documentos se encontram arquivados na respetiva Escola.

12. É dispensada a entrega do Curriculum Vitae nas propostas de contratação de

tarefa e avença quando, em ano em curso e/ou no ano imediatamente anterior, o

formador proposto tiver colaborado com o IPCA e, decorrente dessa colaboração, já

tiver sido apresentado Curriculum Vitae.

13. A apresentação do certificado de habilitações, é dispensado nas seguintes

situações:

a. Formadores que obtiveram o curso no IPCA;

b. Formadores que já entregaram o certificado de habilitações em contratos

anteriores;

c. Formadores com vínculo em outras instituições de ensino superior,

nomeadamente verificação no REBIDES.

14. As propostas de contratação, devem obedecer aos preceitos estabelecidos no

Despacho (PR) n.º1/2013, de 3 de janeiro.

15. A DAF-CGF no prazo de três dias úteis, analisam a proposta:

a. Analisam se está em conformidade com o Despacho (PR) n.º 1/2013, de 3 de

janeiro, documentação exigível, declarações e não dívidas à Segurança Social e

Finanças;

b. Informam a dotação disponível (informação de cabimento);

c. Anexam a conta corrente do prestador de serviços;

d. Informam se a proposta é objeto de redução (OE2013) e fundos disponíveis.


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16. O GAP insere a informação na base de dados e anexam listagem dos contratos de

prestação de serviços relativa à entidade em causa.

17. Às propostas são remetidas ao Presidente do IPCA para autorização.

18. Após autorização da proposta de contratação pelo Presidente, a DAF-CGF efetua o

compromisso.

19. É dispensada autorização para realização da despesa nos casos em que na

proposta de curso já estava identificado o formador e foi anexada a documentação

exigida nos pontos anteriores, nomeadamente ponto 10..

20. Os contratos de tarefa e avença para atividade docente são elaborados pelo GAP.

21. É dispensada a celebração de contrato, nas prestações de serviços relativas a

seminários, palestras e conferências, cabendo a instrução destes processos e o

respetivo arquivo aos Diretores das Unidades Orgânicas, sendo obrigatório o

cabimento, compromisso e autorização prévia para a sua realização, exarada pelo

Presidente do IPCA.

22. O serviço requisitante, no fim da prestação de serviços, envia à DAF-CGF os

respetivos documentos de despesa, verificados pela pessoa designada para o efeito,

acompanhados dos seguintes elementos:

i. Relatório (quando aplicável);

ii. Registos de assiduidade, sumários e elementos de avaliação, podendo ser

substituídos por uma declaração do Diretor da Unidade Orgânica, certificando

que os documentos encontram-se arquivados no respetivo dossier pedagógico;

iii. Formulário para autorização de pagamento, com a confirmação do responsável

pelos DA em como a pauta de avaliação encontra-se naquele serviço.

23. A DAF-CGF analisa os documentos, anexa todo o processo de despesa e remete

processo para o GAP.

24. O GAP analisa o formulário de autorização de pagamento, solicita fatura-recibo e

procede respetivo processamento remetendo todo processo à DAF-CGF.

25. A DAF-CGF efetua o registo contabilístico da fase da obrigação e verificação de

todos os documentos que deram origem à despesa e envia processo ao GACI para

validação.

26. O GACI procede à análise do processo. Após validação, remete-o à DAF-Tesouraria

para efetuar o lançamento da despesa em bancos e conduzir processo para

autorização de pagamento.

27. Os vogais do Conselho de Gestão autorizam o pagamento, assinando no carimbo

“Autorizo o Pagamento” e devolvem o processo à DAF-Tesouraria, para processamento

do pagamento.

28. A Tesouraria após efetuar o pagamento:

a. junta ao processo de despesa o comprovativo do pagamento (cópia do cheque

ou documento justificativo da transferência);


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b. notifica e envia comprovativo do pagamento aos intervenientes no processo,

via e-mail;

c. imprime as notas de pagamento para anexar ao processo e arquiva por diário

e ordem sequencial de pagamento.

29. O processo é arquivado com todos os documentos que conduziram ao registo de

cada uma das fases da execução orçamental na DAF.

30. Não podem ser contratados serviços a quem num mesmo ano económico tenham

sido adjudicados objetos do mesmo tipo ou idênticos através de um procedimento de

ajuste direto simplificado, num valor acumulado igual ou superior a € 5 000.

31. A proposta de contratação, contrato e processo de autorização de pagamento,

devem obedecer aos procedimentos constantes nos fluxogramas seguintes:

Fluxograma 16 - Proposta de contratação

Diretor(a) da Escola

Gabinete de apoio à

Presidência

Divisão Administrativa e

Financeira (DAF)

As propostas de contratação são

encaminhadas ao Presidente, GAP e

DAF, com a antecedência prévia de 10

dias úteis em relação ao início da

prestação de serviços

Estas propostas têm de ser acompanhadas dos

seguintes elementos:

- Proposta de contratação”, donde consta a

concordância da entidade formadora;

- Formulário “Ajudas de custos, deslocações e

estadia” quando aplicável);

- Ficha de Identificação do formador,

- Minuta do Contrato assinada/ e rubricada em (todas

as folhas) pela entidade formadora;

- Orçamento do curso;

- Declarações de não divida à segurança social e

finanças;

- Minuta da ata do conselho científico;

- Curriculum Vitae;

- Certificado de habilitações.

Presidente do IPCA

A DAF-CGF, no prazo de três dias úteis:

- Analisam se está em conformidade com o Despacho

(PR) 1/2013, relativos ao valor hora a pagar;

- Informam a dotação disponível (informação de

cabimento);

- Anexam a conta corrente do prestador de serviços;

- Informam acerca da redução remuneratória LEO2013.

- remetem todo o processo para o Presidente do IPCA

para autorização das despesa


PresidenciaAutoriza/

Não Autoriza

Divisão Administrativa

e Financeira (DAF)

Diretor(a) da

Escola

Remete o

processo

Informa da

decisão

Registo do Compromisso

Inserem informação na base

de dados e anexam listagem

dos contratos de prestação de

serviços relativa à entidade em

causa.


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Fluxograma 17 – Contrato de prestação de serviços

DAF

Contabilidade e

Gestão Financeira

Formador DAF-CGFDiretor(a) da

Escola

Após a autorização para contratar, o GAP elabora o

contrato de prestação de serviços, e no prazo de três dias

úteis notifica o formador para assinar o contrato (deve

estar assinado antes do início da prestação de serviços).

Remete o duplicado do contrato assinado por ambas as

partes ao formador.

Informa DAF-CGF e Diretor da Escola que o contrato

encontra-se assinado e arquivado no processo.

Informam o número de

compromisso

Fluxograma 18 - Autorização de pagamento

Gabinete de Auditoria e

Controlo Interno (GACI)

A DAF-CGF, efetua o lançamento da

obrigação, analisa se estão em anexo os

documentos financeiros exigidos

(prestação de serviços autorizada,

contrato assinado por ambas as partes,

declarações de não divida válidas

,formulário de “Prestação de serviços de

formação – autorização de pagamento”

devidamente assinado pelo(a) diretor(a) da

EST/ESG e Responsável DA.

Remete todo o processo para o GACI, para

validação, antes da autorização de

pagamento.

DAF-Tesouraria

Vogais do Conselho

de Gestão

autorizam o

pagamento

validaçãoprocesso

Lançamento em bancos

DAF-Tesouraria

Pagamento

Diretor(a) da Escola


Presidência


Financeira (DAF-CGF)

No final da prestação de serviços,

é encaminhado o formulário

“Prestação de serviços de

formação – autorização de

pagamento” devidamente

assinado pelo(a) diretor(a) da

EST/ESG e Responsável pela

Divisão AcadémicaO GAP solicita ao formador:

- o documento de despesa, do

qual tem que contar

obrigatoriamente “formação do

curso X, com n.º de cabimento

y e n.º de compromisso z”;

- declarações de não dívida à

Segurança Social e Finanças,

quando desatualizadas.

O GAP após obtenção destes

elementos efetua o

processamento e encaminha

para a DAF.

Remete

o

processo


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Fluxograma 19 - Pagamento de prestação de serviços

DAF

Tesouraria

Formador DAF-CGF

Até ao segundo dia útil após efetuar o

pagamento, a Tesouraria comunica o

formador, via e-mail, indicando o n.º de

cabimento do contrato e anexa o

comprovativo do pagamento.

Até ao segundo útil após efetuar o pagamento, a

DAF-Tesouraria comunica o ato à DAF-CGF,

GAGI e Diretor(a) da Escola

- Efetua o pagamento de todas

as prestações de serviços

autorizadas superiormente até

ao dia seguinte útil da referida

autorização, através do IGCP.

- Efetua o lançamento do

pagamento, até ao segundo dia

útil após a autorização de

pagamento.

- Efetua o arquivo dos processos,

no diário respetivo por ordem

sequencial.

- Arquivo permanece na DAF-

CGF.

GAGIDiretor(a) da

Escola

IV. 7.6. Regras e procedimentos nos contratos de tarefa e avença para

outras atividades

1. A celebração de contrato de tarefa e avença apenas pode ter lugar quando

cumulativamente:

a. Se trate da execução de trabalho não subordinado, para o qual se revele

inconveniente o recurso a qualquer modalidade da relação jurídica de emprego

pública;

b. Seja observado o regime legal da aquisição de serviços;

c. O contratado comprove ter regularizadas as suas obrigações fiscais e com a

segurança social.

2. Considera-se trabalho não subordinado o que, sendo prestado com autonomia, não

se encontre sujeito à disciplina e à direção do IPCA (artigo 35.º da Lei n.º 12-A/2008,

de 27 de fevereiro).


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3. Sem prejuízo da produção plena dos seus efeitos durante o tempo em que tenham

estado em execução, os contratos de prestação de serviços celebrados com violação

dos requisitos previsto nos n.os 2 e 4 do artigo 35.º da Lei n.º 12-A/2008, de 27 de

fevereiro, são nulos.

4. A violação dos números referidos, faz incorrer o seu responsável em

responsabilidade civil, financeira e disciplinar.

5. Compete ao serviço que faz a proposta e aos demais serviços dar cumprimento ao

disposto em Despesas com Locação ou Aquisição de Bens e/ou Serviços e observar o

cumprimento de todos os procedimentos nele estabelecidos, com as necessárias

adaptações, até à fase de autorização da adjudicação e da realização da despesa.

6. As propostas de autorização da adjudicação e da realização da despesa deverão ser

remetidas ao GAGI, com a antecedência prévia mínima de 20 dias úteis em relação ao

início da prestação de serviços, devendo ser acompanhadas dos seguintes elementos:

a. Proposta de aquisição (com justificação da necessidade);

b. Curriculum Vitae;

c. Certificado de habilitações, e/ou certificação legalmente exigida;

d. Declaração de não dívida às Finanças e Segurança Social.

7. É dispensada a entrega do Curriculum Vitae nas propostas de contratação de

tarefa e avença quando, em ano em curso e/ou no ano imediatamente anterior, o

prestador de serviço proposto tiver colaborado com a instituição e, decorrente dessa

colaboração, já tiver sido apresentado Curriculum Vitae.

8. A apresentação do certificado de habilitações prenunciado é dispensada

exclusivamente nas seguintes situações:

i. Obtenção do curso no IPCA;

ii. Certificado de habilitações entregue em contratos anteriores;

iii. Prestadores de serviço, com vínculo em outras instituições de ensino superior,

nomeadamente através de verificação no REBIDES.

9. O GAGI na elaboração da proposta, obedece todos os requisitos inscritos em

Despesas com Locação ou Aquisição de Bens e /ou Serviços, e remete todo o processo

à DAF-CGF.

10. A DAF-Contabilidade e Gestão Financeira:

a. Informam a dotação disponível (informação de cabimento);

b. Anexam a conta corrente do prestador de serviços;

c. informa sobre a aplicabilidade de redução prevista no OE2013;

d. Remete processo para autorização.

11. Às propostas são autorizadas pelo Presidente do IPCA.

12. Após autorização da proposta pelo Presidente a DAF-CGF efetua o registo do

compromisso.


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13. Compete ao GAGI:

i. Notificar o adjudicatário e todos os concorrentes da adjudicação,

acompanhada do relatório final (se aplicável);

ii. Notificar o adjudicatário da minuta do contrato (se aplicável), para aprovação,

e para proceder à entrega dos documentos de habilitação exigidos nas peças do

procedimento a fim de completar o processo de aquisição, nomeadamente,

comprovativos de situação regularizada por dívidas às finanças e segurança

social;

iii. Notificar os outros concorrentes da entrega dos documentos de habilitação (se

aplicável);

iv. Cumprir os procedimentos necessários à outorga do contrato por ambas as

partes, se for o caso;

v. Publicitar a ficha contendo os elementos essenciais do contrato no portal

único da Internet dedicado aos contratos públicos (www.base.gov.pt), devendo

anexar esta ficha ao processo e demais relatórios necessários ao cumprimento

do disposto no CCP e legislação complementar;

vi. Depois do contrato original estar assinado por ambas as partes, deverá o GAP

enviar uma cópia à DAF-CGF e ao serviço requisitante e informar o júri (caso

exista).

14. Os procedimentos que procedem após a assinatura do contrato e antecedem o

pagamento são os descritos nos procedimentos de contratos de tarefa e avença para a

atividade docente.

15. Após informação da DAF-CGF e validação do GACI, a DAF-Tesouraria remete

processo de despesa aos vogais do Conselho de Gestão para autorização de

pagamento.

16. Os vogais do Conselho de Gestão assinam no carimbo “Autorizo o Pagamento” e

devolvem o processo à DAF-Tesouraria, para processamento do pagamento.

17. A DAF-Tesouraria após efetuar o pagamento:

a. junta ao processo de despesa o comprovativo do pagamento (cópia do cheque

ou documento justificativo da transferência);

b. notifica e envia comprovativo do pagamento aos intervenientes no processo,

via e-mail;

c. imprime as notas de pagamento para anexar ao processo;

d. arquiva por ordem sequencial e número de diário de pagamento.

18. O processo é arquivado com todos os documentos que conduziram ao registo de

cada uma das fases da execução orçamental na DAF.

http://www.base.gov.pt/


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IV.8. Despesas por Fundo Maneio


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IV. 8.1. Objetivo

O Fundo de Maneio (FM) tem por objetivo colocar um certo valor monetário inicial ao

dispor de determinado responsável com vínculo ao IPCA e fixar um montante máximo

anual de despesas a realizar e a pagar através de FM, visando fazer face a despesas de

pequeno montante das respetivas unidades orgânicas, serviços ou centros de

investigação.


Aplica-se no processo de constituição, reconstituição e sua reposição, bem como os

procedimentos e instrumentos a ter em consideração por parte dos respetivos

responsáveis.






ii. Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, contempla as normas legais

disciplinadoras dos procedimentos necessários à aplicação da Lei dos

Compromissos e dos Pagamentos em Atraso, aprovada pela Lei n.º 8/2012, de

21 de fevereiro, e à operacionalização da prestação de informação nela prevista;

iii. Regulamentação interna, nomeadamente Despacho (PR) n.º 3/2013, de 15 de

janeiro.

IV. 8.4. Conceito

O Fundo de Maneio é uma pequena-caixa para pagamentos de baixo montante,

urgentes e inadiáveis cuja movimentação e autorização da despesa é da exclusiva

competência do responsável proposto e aprovado pelo Presidente do IPCA. A sua

utilização tem carácter excecional.

IV. 8.5. Natureza das despesas realizadas e pagas

1. As despesas realizadas e pagas através do FM constituído, para além de se

enquadrarem nos critérios de FM, têm de se enquadrar, quanto à sua natureza, nas

http://www.dre.pt/util/getdiplomas.asp?s=sug&iddip=20120342


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contas do POC – Educação e especificações que forem fixadas para cada ano

económico na deliberação do órgão competente.

2. É vedada a realização e pagamento despesas através de FM independentemente do

valor, do seguinte tipo de despesas:

i. Ajudas de custo/deslocações e outras despesas com o pessoal;

ii. Prestações de serviços;

iii. Aquisições de bens duradouros sujeitos a inventário, incluindo livros;

iv. Aquisições ao abrigo de Acordo Quadro em vigor (ANCP).

IV. 8.6. Admissibilidade da realização e pagamento de despesas

1. A realização e pagamento das despesas em conta de FM devem cumprir os

seguintes requisitos:

a. Ser de pequeno montante - as despesas de baixo montante são as de valor igual

ou inferior a 100 euros com IVA incluído. Cada despesa por si só não poderá

exceder este montante;

b. Ser autorizada por um responsável;

c. Ser fundamentada, por referência ao motivo porque a despesa foi realizada e

paga;

d. Obter -se o documento válido comprovativo da despesa que inclua todos os

requisitos exigidos face ao Código do CIVA;

e. Manter um registo permanente pelo responsável com FM constituído.

2. Todas as despesas de valor igual ou inferior a 100 euros das unidades orgânicas,

serviços ou centros de investigação com FM, terão obrigatoriamente que ser pagas

pelo FM, desde que se encontrem enquadradas na sua definição, nomeadamente:

i. Despesas com correspondência, que não possam ser incluídas no contrato

(avença);

ii. Despesas com combustível desde que não se enquadrem no contrato

celebrado ao abrigo do acordo quadro (deslocação do motorista no estrangeiro);

iii. Despesas com almoços e jantares;

iv. Despesas com material de manutenção;

v. Despesas com a organização de eventos e reuniões;

vi. Despesas de farmácia;

vii. Despesas com jornais e revistas.

3. Os documentos legais dos comprovativos de despesa são obrigatoriamente “faturas”

acompanhadas de “recibo”, “fatura-recibo” e “fatura simplificada” acompanhada do


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“recibo”, obedecendo os requisitos previstos no Código do IVA. Estes documentos

devem discriminar o tipo e quantidade de bens adquiridos.

4. Os documentos de despesa são obrigatoriamente originais. Nos originais dos

documentos de despesa pagos através de FM será aposto os seguintes elementos:

i. Pago por FM;

ii. A justificação, a data e assinatura de quem efetua a aquisição;

iii. A validação do responsável pelo fundo de maneio, data e assinatura.

5. Nos documentos legais comprovativos de despesa de jantares e almoços é

obrigatório constar:

i. O âmbito;

ii. Número de participantes;

iii. Identificação de cada um dos participantes.

6. Os documentos que suportam a realização e pagamento das despesas em conta de

FM são entregues na DAF-CGF até ao dia 6 (seis) do mês seguinte a que os

movimentos dizem respeito.

IV. 8.7. Fases

IV. 8.7.1. Constituição

1. Anualmente, e no início de cada ano económico com base na legislação em vigor é

constituído o Fundo de Maneio (FM) em nome do responsável, por classificação

económica adequada.

2. Durante o mês de janeiro o Presidente do IPCA, após informação da DAF-CGF,

delibera e informa da autorização de constituição do FM.

3. Após a deliberação de autorização de constituição do FM, o impresso com o

despacho do Presidente do IPCA segue para a DAF-Tesouraria.

4. A DAF - Tesouraria emite o cheque, endossado ao responsável, pelo valor atribuído.

5. O cheque devidamente assinado e autenticado com selo branco segue para o

responsável através de correio interno, que deverá ser levantado de imediato,

constituindo deste modo um valor em caixa, sobre a responsabilidade do seu titular.

6. A DAF - Tesouraria verificando que o cheque se encontra em transito há pelo

menos dois meses deve contactar o portador do mesmo por e-mail reportando a

situação e informando o cancelamento do cheque no prazo de 8 dias úteis após essa

notificação.

7. Será da responsabilidade da DAF-CGF, manter atualizado o dossier documental de

suporte, com os seguintes elementos:


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i. Pedido inicial de constituição e pedidos de reconstituição subsequentes;

ii. Despachos e deliberações;

iii. Registo de devolução de documentos, se as houver;

iv. Outros elementos considerados relevantes.

IV. 8.7.2. Reconstituição

1. O FM é reconstituído de acordo com as necessidades de cada serviço, efetuado

mensalmente com base nas despesas já efetuadas através do seu registo

contabilístico.

2. O FM, até dia 6 do mês seguinte deve ser regularizado mensalmente.

3. A reposição deve ser feita com base no mapa de reposição de FM, acompanhado do

conjunto dos documentos de despesa legais e originais.

4. A DAF - Tesouraria emite o cheque, endossado ao responsável, pelo valor de

reconstituição.

5. O cheque devidamente assinado e autenticado com selo branco segue para o

responsável pelo fundo através de correio interno, que deverá ser levantado e imediato,

constituindo deste modo um valor em caixa, sobre a responsabilidade do seu titular.

6. A DAF - Tesouraria verificando que o cheque se encontra em transito há pelo

menos dois meses deve contactar o portador do mesmo por e-mail reportando a

situação e informando o cancelamento do cheque no prazo de 8 dias úteis após essa

notificação.

7. Princípios relativamente à reconstituição de FM:

a. Todos os pedidos de reconstituição de FM carecem de uma autorização de

pagamento da despesa, que deverá ser dada pelo Conselho de Gestão ou a quem

este órgão delegar;

b. A reconstituição de FM não pode incluir documentos com datas anteriores à

última reconstituição, salvo casos excecionais devidamente justificados e aceites

pelo Presidente do IPCA;

c. Não poderá ser efetuada uma reconstituição periódica de FM superior ao

atribuído inicialmente;

d. Quando o valor de despesa não atinja 30% do montante do FM atribuído, a DAF

- Tesouraria só reconstitui o FM no mês seguinte;

e. Todos os documentos de despesa apresentados pelo responsável do FM, cuja

natureza não se enquadre na sua definição, ou o documento não obedeça às regras

contabilísticas e fiscais em vigor, não serão pagos.


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IV. 8.7.3. Reposição

1. A reposição final de FM ocorre numa das seguintes situações:

i. Valor não gasto e depositado até 22 de Dezembro, devendo o respetivo

comprovativo de depósito, dar entrada na DAF-CGF impreterivelmente 24 horas

depois de efetuado o depósito;

ii. Sempre que deixe de se verificar o fim para que foi constituído;

iii. Sempre que algum dos seus responsáveis não cumpra os normativos

vigentes;

iv. Quando o Presidente do IPCA expressamente o determine

2. O FM final a repor deve ser igual ao FM constituído inicialmente, deduzidos os

documentos de despesa pagos no último mês.

IV. 8.8. Fundo de Emergência

1. Conforme Despacho (PR) n.º 40/2012, de 19 de abril, que aprovou o regulamento

do Fundo de Emergência, em 2013 é novamente constituído o Fundo de Emergência

em nome do Diretor dos SAS, por classificação económica adequada.

2. Mensalmente os SAS remetem à DAF-CGF, os documentos legais dos

comprovativos de despesa que são obrigatoriamente “faturas” acompanhadas de

“recibo”, “fatura-recibo” e “fatura simplificada” acompanhada do “recibo”, obedecendo

os requisitos previstos no Código do IVA. Estes documentos devem discriminar o tipo

de apoio concedido e/ou numero do estudante.

3. A reposição final do Fundo de Emergência realiza-se através de depósito, a efetuar

até 22 de Dezembro, devendo os documentos de despesa e respetivo comprovativo de

depósito, dar entrada na DAF-CGF impreterivelmente até 24 horas úteis depois do

depósito.

IV. 8.9. Prestação anual de contas dos Fundos de Maneio

São elaborados pela DAF-CGF, mapas de FM, conforme modelo apresentado nas

instruções nº 1/2004, de 14/2, do Tribunal de Contas.


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Fluxograma 20 - Constituição do Fundo de Maneio

Indicação do

responsável

Serviços

Parecer da constituição e

indicação do responsável

DAF

Tesouraria

Diretor da Escola/

Administrador

Modelo

Presidente

do IPCAPara correção

Aprova

Emitir cheque ao

responsável pelo

FM

Registo

contabilístico


Financeira (DAF-CGF)


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Fluxograma 21 - Reconstituição do Fundo de Maneio

Responsável

pelo FM

DAF-CGF

GACI

Mapa de

Fundo de

Maneio

Mensalmente, até ao

dia 6 do mês seguinte

acompanhado dos

documentos de

despesa

P/correção

Aguarda receção de documentos

originais

DAF

Tesouraria Responsável pelo

FM

P/correção

Autorização de

Pagamento

DAF

Tesouraria

Preparação

do cheque

Registo

contabilístico

DAF-CGF

Fluxograma 22 - Reposição final do Fundo de Maneio

Responsável

pelo FM

DAF-CGF

Documentos de

despesa

Mapa de

reposição

Depósito

bancário

DAF

Tesouraria

entregue na DAF

impreterivelmente 24 horas

depois de efetuado


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----------------------------------------------------------------------------------------

IV.9. Subsídios


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IV. 9.1. Objetivo da norma

Estabelecer os métodos de controlo associados à atribuição de apoios financeiros pelo

IPCA, nomeadamente Associação de Estudantes e outros grupos académicos do IPCA.


Aplica-se à atribuição de apoios financeiros a entidades, visam a melhoria e a

contribuição para o desenvolvimento sustentável da Instituição.

IV. 9.3. Requisitos substanciais

1. São requisitos substancias:

i. Fundamentação no interesse público, conforme o artigo 4.º do Decreto-lei n.º

442/91, de 15 de Novembro, alterado pelo Decreto-Lei n.º 6/1996, de 31 de

janeiro, formula o princípio da prossecução do interesse público.1;

ii. Respeito pelos princípios da transparência, da concorrência e da

imparcialidade, conforme o artigo 13.º da Lei n.º 18/2003, de 11 de junho 2;

iii. Existência de cabimento e fundo disponível na conta SAS.

2. O Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior (RJIES), aprovado pela Lei

n.º 62/2007, de 10 de setembro, no seu artigo 21.º, refere que as Instituições de

Ensino Superior devem “estimular actividades artísticas, culturais e científicas e

promover espaços de experimentação e de apoio ao desenvolvimento de competências

extracurriculares, nomeadamente de participação colectiva e social.”.

IV. 9.4. Requisitos formais

Os subsídios a conceder a entidades, deverão revestir a forma de contrato-programa

ou de protocolo, no qual é obrigatório constar:

i. Identificação completa da entidade;

ii. Objetivos;

iii. Finalidades específicas;

1 “Artigo 4.º Princípio da prossecução do interesse público e da protecção dos direitos e interesses dos cidadãos - Compete aos órgãos administrativos prosseguir o interesse público, no respeito pelos direitos e interesses legalmente protegidos dos cidadãos.” 2 “Artigo 13.º Auxílios de Estado - 1 — Os auxílios a empresas concedidos por um Estado ou qualquer outro ente público não devem restringir ou afectar de forma significativa a concorrência no todo ou em parte do mercado. 2 — A pedido de qualquer interessado, a Autoridade pode analisar qualquer auxílio ou projecto de auxílio e formular ao Governo as recomendações que entenda necessárias para eliminar os efeitos negativos desse auxílio sobre a concorrência. 3 — Para efeitos do disposto no presente artigo, não se consideram auxílios as indemnizações compensatórias, qualquer que seja a forma que revistam, concedidas pelo Estado como contrapartida da prestação de um serviço público.


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iv. Modalidades e formas de auxílio (com quantificação da respetiva despesa, que

ao abrigo do disposto no artigo 22.º do Decreto-Lei n.º 155/1992, de 28 de julho,

só poderá ser autorizada quando devidamente inscrita, classificada e

cabimentada);

v. Forma de avaliação dos resultados alcançados (através da apresentação de

um relatório financeiro, atividades desenvolvidas ou de mera informação da

consumação dos objetivos pretendidos).

IV. 9.5. Autorização e Publicitação

Os apoios financeiros a conceder:

a. carecem de autorização do Presidente do IPCA e parecer do diretor dos SAS;

b. são objeto de publicitação, em conformidade com a Lei n.º 26/1994, de 19 de

agosto, pelo serviço a designar pelo Presidente do IPCA e diretor dos SAS;

c. em nenhuma circunstância será autorizado financiamento de atividades já

realizadas.


i. A associação ou outro grupo académico quando solicita um subsídio, este é

obrigatoriamente acompanhado de justificação, atividades a desenvolver,

calendário e orçamento;

ii. O Diretor dos SAS emitem parecer;

iii. O responsável pela DAF-CGF informa da existência ou não de cabimento e

informa se existe fundos disponíveis;

iv. O Presidente do IPCA autoriza/não autoriza a despesa;

v. DAF-CGF efetua compromisso;

vi. O Diretor dos SAS informa a entidade do despacho;

vii. Os pedidos de pagamento são obrigatoriamente acompanhados de relatório e

comprovativos de despesa legalmente aceites.


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IV.10. Operações de Receitas


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IV. 10.1. Objetivo

Estabelecer procedimentos de controlo interno de controlo associados à arrecadação

de receitas.

IV. 10.2. Serviços que geram receita

1. Existem vários serviços do IPCA geradores de receitas, designadamente os que se

apresentam no quadro seguinte onde também se identificam os momentos de

liquidação e cobrança:

UO/serviços Tipo de receita

Momentos

Postos de cobrança

Liquidação Cobrança SIBS ou

numerário

Multibanco

(TPA)

Divisão

Académica

Propinas Data da matrícula Data de pagamento

Delegação

da

Tesouraria

no Campus

Serviços do

IPCA

Taxas de candidaturas;

inscrição/matrícula,

exames, reclamações,

recurso, melhoria nota,

equivalências/creditações;

registo de reconhecimentos

de graus estrangeiros,

multas;

Data da

matrícula/inscrição

e requerimento

Data da


Certificados/certidões;

diplomas/cartas de curso

Data da


e requerimento

Data da


Seguro escolar Data da


Data da


Juros de propinas Último dia de cada

mês em dívida Data de pagamento

Biblioteca Multas Data de entrega do

livro

Data de entrega do

livro

Tesouraria

no Campus

Taxas de Candidatura a

Mestrados, Pós-Graduações

e CET’s

Data da candidatura Data da candidatura

Inscrição em Seminários,

Congressos, Palestras,

Conferências e Cursos

livres.

Data da inscrição Data da inscrição

Títulos de transporte Data da aquisição Data da aquisição


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UO/serviços Tipo de receita Momentos

Postos de

cobrança

Centros de

Investigação,

Comissões de

Eventos

Prestações de serviços Documento específico Data da transferência

bancária

Tesouraria SC

Inscrição em Seminários,

Congressos, Palestras,

Conferências

Data da inscrição Data da inscrição

Patrocínios Documento específico Data da transferência

bancária

Serviços

centrais

Provenientes de financiamento:

OE e PIDDAC Data do envio do PLC

Data da transferência

bancária

Provenientes de financiamento:

PROTEC, FCT, FSE e outros

Data aceitação do

projeto


bancária

Juros Data do movimento Data do movimento

Rendas de concessão de

espaços Contrato


bancária/cheques

2. Na liquidação é obrigatório a emissão de uma fatura, fatura-recibo.

3. Compete à DAF-CGF:

i. A emissão de fatura ou fatura-recibo ou envio de software fiscalmente aceite

às diferentes unidades ou serviços;

ii. Informar dos serviços que devem liquidar IVA, quando este for legalmente

devido.

4. Compete às unidades ou serviços a liquidação das receitas, nomeadamente cálculo

do valor, data limite de cobrança, informação ao cliente, aluno ou utente. Compete

ainda informar a DAF-CGF o número de documentos emitidos devendo referir:

i. Unidade ou Serviço;

ii. Tipo receita;

iii. Nome do estudante e curso no caso de cobrança de propinas.

IV. 10.3. Meios de cobrança e postos de cobrança

1. Os meios de recebimento utilizados são:

a. Compras e Serviços (pagamentos via SIBS);

b. Multibanco;


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c. Transferência bancária;

d. Numerário;

e. Cheque;

2. Compete aos serviços ou unidades verificar as cobranças efetuadas via SIBS,

multibanco ou transferência bancária.

3. Qualquer pagamento a efetuar, em numerário é obrigatoriamente efetuado na

delegação da tesouraria no campus do IPCA, com a exceção das receitas referenciadas

nos Serviços centrais.

IV. 10.4. Tabela de emolumentos

1. A tabela de emolumentos e taxa a aplicar na arrecadação da receita é aprovada

através de Despacho (PR) anualmente, afixada no site do IPCA.

2. O valor das propinas é fixado pelo órgão legalmente competente, divulgado por

Despacho (PR) e afixados no sítio do IPCA.

3. São fixados pelo Presidente do IPCA:

i. O valor das multas, por proposta do responsável da DA e Biblioteca, de

acordo com a legislação aplicável;

ii. O valor do seguro escolar, por proposta do Diretor dos SAS, de acordo com a

legislação aplicável;

iii. O valor das senhas de refeição, por proposta do Diretor do SAS, de acordo

com a legislação aplicável.

IV. 10.5. Entrega da Receita

1. As unidades ou serviços entregam diariamente e remetem à Tesouraria do campus

guia de receita, acompanhada com lista das cobranças por SIBS, multibanco ou

transferência bancária devendo referir:

i. Unidade ou serviço;

ii. Tipo de receita;


2. A delegação da Tesouraria no Campus do IPCA remete, diariamente, os documentos

relativos à receita cobrada no dia seguinte com o comprovativo do depósito diário do

numerário e do depósito dos cheques, assim como os duplicados dos recibos emitidos,

devendo ainda informar:

i. Unidade ou serviço;

ii. Tipo de receita;



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3. O depósito das receitas cobradas é efetuado diariamente, sendo da

responsabilidade da delegação da Tesouraria no campus do IPCA.

Fluxograma 23 - Receita

Documentos Setor

Guia de Receita rubricada

Recibos

Comprovativos das TB

Registos contabilísticos

Depósito bancário

Guia de Receita

Elaboração de Guia de

Receita,

após o fecho da caixa

Tesouraria do

Campus

DAF – Tesouraria

Verificação e confirmação dos valores

das Guias com os do extracto bancário

Sim

Não

Reclamação ao

responsável e

respetiva retificação

Registo contabilístico no modulo

Tesouraria do programa primavera

software

RO1

Fim do processo

Quando valores

coincidem

Guia de Receita

Rubricada

Recibos

Comprovativos das

TB

Postos de

arrecadação de

receita

DAF


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IV. 10.6. Registo contabilístico

1. A fase de lançamento da receita na aplicação informática envolve duas fases: a

liquidação e a cobrança da receita;

a. A “liquidação da receita” tem subjacente a classificação na contabilidade

orçamental (classificação da receita em rubrica da classificação económica de

receitas), na contabilidade patrimonial e na contabilidade analítica (quando

aplicável). Após a execução desta tarefa, a aplicação informática gera os

movimentos contabilísticos, após a seleção dos respetivos artigos;

b. A execução da tarefa “cobrança de receitas” tem subjacente o registo do

recebimento de fundos de tesouraria. Em função das equivalências com as

contas bancárias e as contas do plano de contas, a aplicação informática gera

automaticamente os movimentos contabilísticos adequados a serem registados

na classe 1 (disponibilidades) e 2 (terceiros), incluindo os movimentos nas

subcontas 25 (devedores pela execução do orçamento).

2. Compete à DAF-CGF o registo contabilístico da receita.

IV. 10.7. Arquivo do processo de arrecadação da receita

O processo físico constituído pelos elementos que deram origem à arrecadação da

receita, bem como os duplicados dos recibos, faturas-recibos são arquivados na DAF-

CGF por diário de receitas e por data de recebimento.

IV. 10.8. Controlo de Receita

1. Compete aos serviços que liquidam as receitas o cumprimento destas normas, e

informar os clientes, alunos e utentes, preferencialmente via e-mail, das dívidas em

atraso.

2. O GACI deve elaborar pelo menos uma auditoria por ano a cada unidade ou

serviços responsável por liquidar receitas.

3. Nos locais de atendimento ao público, onde, habitualmente, se façam cobranças,

deve ser afixada, em local bem visível, a seguinte informação “Por toda e qualquer

importância entregue é obrigatória a exigência do respetivo recibo.”


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IV.11. Regras gerais de controlo da Tesouraria


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IV. 11. Regras gerais de controlo da Tesouraria

IV. 11.1. Funções da Tesouraria

As funções da Tesouraria radicam na salvaguarda dos valores à sua guarda, devendo

ter em atenção no seu controlo:

i. Segregação de funções: adequada segregação, sempre que possível;

ii. Saídas e entradas de valores: todas as saídas e entradas de valores devem

estar devidamente documentadas e serem devidamente contabilizadas;

iii. Movimentos de caixa e pagamentos a dinheiro: reduzido ao indispensável,

privilegiando-se o movimentos por bancos (cheques, transferências, ordens de

pagamento, etc);

iv. Numeração de cheques e transferências: cheques e transferências bancárias

devem ser registados sequencialmente;

v. Contagens físicas: devem ser efetuadas contagens físicas dos valores

disponíveis em cofre, por colaboradores independentes à Tesouraria;

vi. Requisitos de pagamento por cheques: os cheques são nominativos, cruzados,

assinados na presença dos documentos a pagar, aos quais será aposto o

carimbo de PAGO com indicação do meio utilizado;

vii. Cheques não utilizados: devem estar à guarda da Tesouraria, em lugar

seguro;

viii. Cheques nulos: os cheques anulados devem ser arquivados depois de se lhe

destruírem as assinaturas, no caso do mesmo já estar assinado, devendo ser

escrito “ anulado”(a vermelho);

ix. Cheque em trânsito: proceder ao respetivo cancelamento junto do banco

decorridos que sejam seis meses, contados do termo do prazo de apresentação e

regularização contabilística, de acordo com o artigo 52.º da Lei Uniforme do

Cheque. A Tesouraria verificando que um cheque se encontra em transito à pelo

menos três meses deve contatar o portador do mesmo por carta ou e-mail

reportando a situação;

x. Não compensação: os cheques não podem ser compensados com os

recebimentos (recebimentos têm de ser integralmente depositados);

xi. Depósitos: todos os valores recebidos devem ser diariamente e integralmente

depositados, sendo o movimento registado diariamente. Ao talão de depósito

deverão ser anexos cópias dos recibos emitidos ou documento equivalente;

xii. Acesso: o acesso aos meios de pagamento deve ser restrito ao tesoureiro e a

quem mais o órgão legalmente competente designar;

xiii. Encerramento de contas bancárias: sujeita a prévia deliberação do órgão

competente mediante proposta da tesouraria de contas tituladas pela entidade,


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não movimentadas, desde que todos os recebimentos ou reembolsos afetos às

mesmas estejam concluídos

IV. 11.2. Abono para falhas

1. Têm direito a um suplemento remuneratório designado "abono para falhas" os

trabalhadores que manuseiem ou tenham à sua guarda, nas áreas de tesouraria ou

cobrança, valores, numerário, títulos ou documentos, sendo por eles responsáveis.

2. O direito a "abono para falhas" pode ser reconhecido a mais de um trabalhador por

cada órgão ou serviço, quando a atividade de manuseamento ou guarda referida no

primeiro parágrafo abranja diferentes postos de trabalho.

3. Os trabalhadores que têm direito a "abono para falhas", são determinadas por

despacho do Presidente do IPCA.

4. O montante pecuniário do "abono para falhas" é fixado por portaria.

5. O abono para falhas, sendo um suplemento remuneratório, constitui uma das

prestações pecuniárias que integram as remunerações totais ilíquidas mensais

sujeitas a redução remuneratória.


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IV.12. Lei dos Compromissos e Pagamentos em

Atraso


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IV. 12. Lei dos Compromissos e Pagamentos em atraso

A lei dos Compromissos e Pagamentos em atraso (LCPA), aprovada em 21 de fevereiro

de 2012, pela Lei n.º 8/2012, tem como finalidades preventivas e reguladoras,

evidenciando-se os seguintes objetivos:

Estancar a dívida atual de vários organismos públicos, impedindo ou dificultando que

se assumam compromissos quando não existem garantias de seu pagamento a curto

prazo, ou seja num período não superior a 90 dias após a data limite de pagamento;

Diminuir o prazo de pagamento a fornecedores;

Controlar compromissos plurianuais;

Responsabilizar e sancionar os dirigentes, gestores e responsáveis pela contabilidade,

pela inobservância da lei, nomeadamente assumirem compromissos sem fundo

disponível e aumentarem os pagamentos em atraso.

Os procedimentos necessários à aplicação da LCPA, foi aprovada pelo Decreto-Lei n.º

127/2012, de 21 de junho.

IV. 12.1. Conceitos

Compromissos

São as obrigações de efetuar pagamentos a terceiros em contrapartida do fornecimento

de bens e serviços ou da satisfação de outras condições. Os compromissos

consideram-se assumidos quando é executada uma ação formal pela entidade, como

seja a emissão de ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente,

ou a assinatura de um contrato, acordo ou protocolo, podendo também ter um

carácter permanente e estarem associados a pagamentos durante um período

indeterminado de tempo, nomeadamente, salários, rendas, eletricidade ou pagamentos

de prestações diversas.

Data do compromisso – data da ordem de compra, nota de encomenda, ou documento

equivalente e que deve corresponder à data de registo nos sistemas contabilísticos

locais, que deve ocorrer em regra, pelo menos três meses antes da data prevista de

pagamento, para os compromissos conhecidos nessa data.

Data de vencimento do compromisso – data em que o valor da fatura ou documento

equivalente é exigível.


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Compromissos plurianuais

Nos termos da LCPA, os compromissos plurianuais são aqueles que implicam

pagamentos em anos económicos diferentes.

O Presidente do IPCA, tem competência para assumir compromissos plurianuais

relativos a despesas com pessoal e competência assunção de compromissos

plurianuais que apenas envolvam receitas próprias.

Passivos

São as obrigações presentes da entidade proveniente de acontecimentos passados,

cuja liquidação se espera que resulte num exfluxo de recursos da entidade que

incorporam benefícios económicos. Uma característica essencial de um passivo é a de

que a entidade tenha uma obrigação presente (constituída, por exemplo, com a

entrega de bens com a guia de remessa, contabilizados em receção e conferência - na

ausência destes a fatura; provisões; empréstimos).

Uma obrigação é um dever ou responsabilidade para agir ou executar de certa

maneira e pode ser legalmente imposta como consequência de:

i. Um contrato vinculativo (por meio de termos explícitos ou implícitos);

ii. Legislação;

iii. Requisito estatutário; ou

iv. Outra operação da lei.

Contas a pagar

São o subconjunto dos passivos certos, líquidos e exigíveis.

Contas a pagar que permaneçam nessa situação mais de 90 dias posteriormente à

data de vencimento acordada ou especificada na fatura, contrato, excluindo-se para

efeitos de aplicação LCPA e do Decreto-Lei n.º 127/2012 (n.º 2 do artigo 4.º).


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Figura 7 - Contas a pagar

Fonte: “Manual de procedimentos - Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso (LCPA)” – DGO

Pagamentos em atraso

São as contas a pagar que permaneçam nessa situação mais de 90 dias

posteriormente à data de vencimento acordada ou especificada na fatura, contrato, ou

documentos equivalentes.

Quadro 8 - Definições

Compromissos

Compromissos que

ainda não se

transformaram em

obrigação

Passivos

Contas a pagar

Dívidas ainda não

vencidas

Pagamentos em

atraso

Passivos que ainda

não são obrigações

efetivas ou não são compromissos a

pagar

Passivos que ainda

não são obrigações

efetivas ou não são

compromissos a

pagar

Fonte: Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso, explicada


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Fundos disponíveis

São as verbas disponíveis a muito curto prazo. Os fundos disponíveis incluem, quando

aplicável, e desde que não tenham sido comprometidos ou gastos:

a. A dotação corrigida líquida de cativos, relativa aos três meses seguintes;

b. As transferências ou subsídios com origem no Orçamento do Estado, relativos

aos três meses seguintes;

c. A receita efetiva própria que tenha sido cobrada, ou recebida como

adiantamento;

d. A previsão da receita efetiva própria a cobrar nos três meses seguintes;

e. O produto de empréstimos contraídos nos termos da lei;

f. As transferências ainda não efetuadas decorrentes de programas e projetos

do QREN cujas faturas se encontrem liquidadas e devidamente certificadas ou

validadas;

g. Outros montantes autorizados nos termos do artigo 4.º da Lei dos

Compromissos e Pagamentos em Atraso.

Os fundos disponíveis em qualquer momento, é obtido através da seguinte fórmula:

ou + - -

Conforme Lei dos Compromissos, só podem ser assumidos novos compromissos se

existir fundos disponíveis.

IV. 12.2. Contas criadas

Resultante da leitura do artigo 5.º da LCPA e do Decreto - Lei n.º 127/2012 e das

contas setoriais de contabilidade pública, é necessário criar novas contas que

permitam dar informação:

i. Dos compromissos;

ii. Dos fundos disponíveis, por meses;

iii. Das contas a pagar;

iv. Dos pagamentos em atraso;

v. Das liquidações mensais;

vi. Das dívidas a receber por mês;

vii. Das cobranças mensais.

Receitas que se prevê

cobrar nos próximos 3

meses

Compromissos

assumidos por

pagar

Saldo inicial

de Tesouraria

autorizado

Saldo de Tesouraria

no início do mês


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Enquanto estiverem em vigor os planos setoriais da contabilidade pública e a DGO

não apresentar um conjunto de contas que facilitem o cumprimento das obrigações

contabilísticas definidas na LCPA, o IPCA criou uma conta autónoma unicamente para

o cumprimento da LCPA:

Quadro 9 - Contas criadas

08 – Lei dos compromissos e pagamentos em atraso

081 – Fundos Disponíveis

08101 – janeiro

08102 – fevereiro

08103 – março

…

085 – Pagamentos

08501 – janeiro

08502 – fevereiro

08503 – março

…

082 – Compromissos

08201 – janeiro

08202 – fevereiro

08203 – março

…

086 – Previsão de receitas

08601 – janeiro

08602 – fevereiro

08603 – março

…

083 – Contas a pagar

08301 – janeiro

08302 – fevereiro

08303 – março

…

087 – Liquidações

08701 – janeiro

08702 – fevereiro

08703 – março

…

084 – Pagamentos em atraso

08401 – janeiro

08402 – fevereiro

08403 – março

…

088 – Cobranças

08801 – janeiro

08802 – fevereiro

08803 – março

…


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IV.13.Contabilidade Patrimonial


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IV. 13. Contabilidade Patrimonial


Todos os documentos contabilísticos são registados pelas contas do plano oficial de

contabilidade pública, POC – Educação, sendo as contas que integram as classes 1 a 5

referentes a contas do balanço, e as classes 6, 7 e 8 às contas de custos, proveitos e

resultados. A classe 9, destina-se ao sistema de Contabilidade Analítica.

IV. 13.2. Bancos e caixa

a. Não é permitido a existência de valores em caixa, expeto Fundo de Maneio;

b. No final de cada ano económico, a DAF-CGF faz a circularização dos saldos

bancários (preparação de um ofício para cada uma das instituições financeiras, as

quais devem ser assinadas por quem tenha poderes suficientes para obrigar a

Entidade);

c. A abertura e encerramento de contas bancárias é sujeita a prévia deliberação do

órgão legalmente competente;

d. Todos os cheques são cruzados;

e. Os cheques são assinados na presença dos respetivos documentos de suporte,

previamente conferidos devendo a primeira pessoa que assina verificar, rubricando, a

concordância do valor e do beneficiário;

f. Os cheques em branco encontram-se à guarda do Tesoureiro em lugar seguro;

g. Os cheques já emitidos mas que, se por qualquer motivo foram anulados,

encontram-se arquivados depois de se lhe destruírem as assinaturas, no caso de o

mesmo já estar assinado;

h. Findo o período de validade dos cheques em trânsito, procede-se ao respetivo

cancelamento junto à instituição bancária, efetuando-se os necessários registos

contabilísticos de regularização;

i. Para controlo das contas bancárias são elaboradas as reconciliações bancárias, por

pessoal à DAF-CGF que não tenham acesso à conta corrente, respeitando, desta forma

a segregação de funções. O modelo adotado é preconizado nas instruções do Tribunal

de Contas;

IV. 13.3.Dívidas a receber

i. O controlo das dívidas a receber é feito mensalmente pela DAF-CGF, e consiste na

confrontação entre o balancete da aplicação da contabilidade e o balancete da

aplicação de gestão de Tesouraria;


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ii. No registo das receitas a contabilização, como proveito do exercício deve ter-se em

conta o princípio da especialização dos exercícios;

iii. Compete à DAF-CGF:

i. Elaborar mensalmente a relação de dívidas (contendo o n.º da fatura, valor

em dívida, nome do devedor, etc.) com base nas diversas faturas e recibos;

ii. Averiguar mensalmente se os saldos introduzidos nas contas dispostas pelo

programa informático de contabilidade, correspondem aos valores determinados

pelo documento elaborado na aplicação de Tesouraria;

iii. Elaborar em janeiro do ano seguinte a circularização de dívidas a receber

(preparação de um ofício para cada um dos clientes selecionados pelo Fiscal

Único, o qual deverá ser acompanhada de um impresso-resposta e de um

envelope devidamente selado);

iv. Com base nas decomposições dos saldos das contas correntes, elaborar,

semestralmente, um balancete por antiguidades, permitindo:

Detetar os clientes que se vão atrasando nos pagamentos;

O planeamento do fluxo de recebimentos a curto prazo;

v. Determinar anualmente o valor de dívidas de cobrança duvidosa e do cálculo

da provisão para cobrança duvidosas e eventuais dívidas incobráveis.

IV. 13.4. Dívidas a pagar

i. O controlo das dívidas a pagar é feito mensalmente pela DAF-CGF, e consiste na

confrontação entre o balancete da aplicação da contabilidade e o balancete da

aplicação de gestão de tesouraria;

ii. Compete à DAF-CGF:

i. Elaborar mensalmente uma relação das dívidas a pagar (contendo o n.º da

fatura, valor em dívida, nome do fornecedor ou outro credor, etc.);

ii. Averiguar mensalmente se os saldos introduzidos nas contas dispostas pelo

programa informático de contabilidade, correspondem aos valores determinados

pelo documento elaborado na aplicação de tesouraria;

iii. Informar o Presidente do IPCA de dívidas superiores a 60 dias.

IV. 13.5. Existências

i. O IPCA deve possuir apenas um stock mínimo de consumíveis de escritório, pelo

que qualquer aquisição deste tipo de bens deve ser registada como um custo;


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ii. No entanto, caso a existência final a 31 de dezembro seja materialmente relevante,

deve efetuar o ajustamento transferindo o custo do exercício para custo diferido

existências (classe 3);

iii. Considera-se materialmente relevante aquisições cujo stock é superior a 30% do

valor total das compras anuais do bem.

IV. 13.6. IVA

i. O IPCA é um sujeito passivo misto porque desenvolve:

i. Operações isentas que não conferem o direito de dedução do imposto (isenção

simples), nomeadamente as referentes à atividade escolar propriamente dita, ou

seja as respeitantes ao ensino;

ii. Operações tributáveis que conferem direito à dedução de imposto,

nomeadamente a prestação de serviços;

ii. A periodicidade para a entrega periódica do IVA depende do enquadramento do

Instituto tendo em conta o limite do volume de negócios:

i. Até 500 000 euros - trimestral;

ii. Superior a 500 000 euros - mensal;

iii. Para efeitos do disposto no número anterior “ volume de negócios” ao valor, com

exclusão do imposto, das transmissões de bens e prestações de serviços efetuadas

pelo IPCA;

iv. O tratamento contabilístico do IVA deverá seguir as instruções emanadas pelas

circulares da DGO;

v. Durante o ano de 2013, a DAF-CGF deverá elaborar um estudo que analise a

possibilidade do IPCA passar para o regime pro-rata.

vi. Compete à DAF-CGF:

i. informar as diferentes unidades ou serviços que liquidam receitas, se a

receita está ou não isenta de IVA;

ii. propor ao órgão legalmente competente a opção pela afetação real ou pelo

pró-rata;

iii. o apuramento do IVA, bem como o preenchimento das declarações

obrigatórias;

vii. O IPCA utiliza obrigatoriamente a conta “IVA SUPORTADO”, transferindo

mensalmente para custos o “IVA SUPORTADO” não dedutível e para “IVA

DEDUTÍVEL” o “IVA SUPORTADO” dedutível.


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IV. 13.7. IRS

i. O IRS dos colaboradores dependentes é processado pela DRH em simultâneo com o

processamento de salário, observando o estipulado na tabela de retenção de IRS

publicada anualmente em DR. É ainda competência da DRH a elaboração e envio

das declarações anuais de rendimento ao pessoal docente e não docente;

ii. O IRS dos colaboradores independentes é retido pela DAF-CGF;

iii. Tem de ser acionada até ao prazo para entrega do imposto retido nos cofres do

Estado, ou seja, até ao dia 20 do mês seguinte, tendo em conta a taxa indicada no

documento legalmente exigido entregue pelo prestador do serviço;

iv. Obrigatoriamente o fornecedor ou prestador de serviço deve declarar o artigo do

código do IRS que o dispense de retenção de IRS, quando aplicável;

v. A declaração anual de rendimentos do trabalho independente é efetuada pela DAF-

CGF;


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IV.14. Garantia e Caução


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IV 14. Garantia e Caução

IV. 14.1. Objetivo

Identificação e registo das operações relativas às garantias e cauções.


Aplica-se nas operações de tesouraria (Contabilidade Orçamental), de fornecedores e

de Bancos (Contabilidade patrimonial).


São consideradas operações de tesouraria, nomeadamente:

a. Os descontos em abonos;

b. As garantias e cauções recebidas em dinheiro, ou transferidas para uma

conta do IPCA criada para o efeito;

c. Os descontos relativos a Impostos ou Taxas retidas e a entregar ao Estado,

com exceção do IVA;

d. Outras operações de tesouraria.

IV. 14.4.Garantias e Cauções

1. No caso de contratos que impliquem o pagamento de um preço pela entidade

adjudicante, deve ser exigida ao adjudicatário a prestação de uma caução destinada a

garantir a sua celebração, bem como o exato e pontual cumprimento de todas as

obrigações legais e contratuais que assume com essa celebração.

2. É exigível obrigatoriamente a prestação de caução:

a. Quando o preço contratual igual ou superior a € 200 000;

b. Em serviço de Arquitetura e Fiscalização de Obras;

c. Em serviço de exploração de bar e cantina;

d. Em serviço de limpeza, vigilância e contratos de manutenção superiores a 1

ano.

3. Quando, no caso previsto no número anterior, não tenha sido exigida a prestação

de caução, pode a entidade adjudicante, se o considerar conveniente, proceder à

retenção de até 10 % do valor dos pagamentos a efetuar, desde que tal faculdade seja

prevista no caderno de encargos.


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4. O valor da caução é de 5 % do preço contratual.

5. Quando o preço total resultante da proposta adjudicada seja considerado

anormalmente baixo, o valor da caução a prestar pelo adjudicatário é de 10 % do

preço contratual.

6. Quando, em contratos que não impliquem o pagamento de um preço pela entidade

adjudicante, for exigida a prestação de caução, o valor desta não pode ser superior a 2

% do montante correspondente à utilidade económica imediata do contrato para a

entidade adjudicante.

7. As cauções podem ser prestadas mediante depósito em dinheiro ou em títulos, ou

mediante garantia bancária ou seguro caução.

8. Em caso de depósito do montante da caução em conta à ordem do IPCA, o

comprovativo do depósito fica arquivado nos SF, que registará nas contas de ordem e

promoverá a sua liberação nos termos previstos no contrato e no artigo 295.º do CCP.

9. Em caso de entrega de uma Garantia Bancária, que é emitida por uma instituição

financeira (normalmente um banco), e que permite ao IPCA, em caso de

incumprimento do fornecedor exigir junto da instituição financeira o montante da

garantia, o comprovativo da garantia fica arquivado na DAF-CGF, que registará e

promoverá a sua liberação nos termos previstos no contrato e no artigo 295.º do CCP.

10. No caso dos contratos de empreitadas de obras públicas, a DAF-CGF, para reforço

da caução prestada com vista a garantir o exato e pontual cumprimento das

obrigações contratuais, deduzem às importâncias que o empreiteiro tiver a receber em

cada um dos pagamentos parciais previstos o montante correspondente a 5 % desse

pagamento, salvo se o contrato fixar percentagem inferior ou dispensar tal dedução. A

dedução pode ser substituída por títulos emitidos ou garantidos pelo Estado, por

garantia bancária à primeira solicitação ou por seguro--caução, nos mesmos termos

estabelecidos para a caução destinada a garantir o exato e pontual cumprimento das

obrigações contratuais.

11. Os montantes deduzidos são depositados em contas bancárias específicas, com a

identificação de cada contrato de empreitada de obras públicas.

12. As cauções prestadas pelo cocontratante podem ser executadas pelo IPCA,

mediante decisão do Presidente do IPCA, sem necessidade de prévia decisão judicial

ou arbitral, para satisfação de quaisquer importâncias que se mostrem devidas por

força do não cumprimento por aquele das obrigações legais ou contratuais,

designadamente as seguintes:

i. Sanções pecuniárias aplicadas nos termos previstos no contrato;

ii. Prejuízos incorridos pelo IPCA, por força do incumprimento do contrato;

iii. Importâncias fixadas no contrato a título de cláusulas penais.


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IV. 14.5. Regime aplicável à liberação de cauções

1. O regime de liberação das cauções prestadas pelo cocontratante é estabelecido no

contrato, e não pode ser alvo de alterações durante o regime de execução das

prestações contratuais, salvo havendo fundamento de modificação do contrato.

2. Os termos da sua liberação estão vertidos no artigo 295.º do CCP, que pode

originar uma de duas situações:

i. Contratos em que não haja obrigações de correção de defeitos pelo

cocontratante, designadamente obrigações de garantia;

i. São geralmente os contratos de prestação de serviços de limpeza,

segurança ou outros de consultoria técnica, cuja natureza do objeto dos

contratos não implica a obrigação dos cocontratantes de garantirem a

qualidade do objeto da prestação, já que aquelas garantias, a partir da boa

execução das prestações deixam de ter objeto sobre o qual possam recair;

ii. E em que, verificando-se satisfeita a boa execução daqueles serviços, o

contraente público deve promover a liberação da caução nos termos do

número 3 do artigo 295.º, isto é 30 (trinta) dias após o cumprimento de

todas as obrigações do cocontratante.

ii. Contratos em que haja obrigações de correção de defeitos pelo cocontratante,

designadamente obrigações de garantia;

i. Nos contratos de locação, artigo 433.º do CCP, em que salvo diferente

estipulação contratual, se o locatário tiver dado causa a deficiências, cabe

ao locador a obrigação de efetuar os trabalhos e as reparações necessárias

para que o bem locado se mantenha em perfeitas condições de utilização,

porquanto o prazo da manutenção dessa garantia estende-se até à duração

do contrato, devendo o contraente público promover a liberação da caução

nos trinta dias após o cumprimento do contrato;

ii. Nos contratos de aquisição de bens móveis n.º 1 do artigo 444.º, aos

quais se aplica, e na falta de estipulação contratual, o regime relativo à

venda de bens de consumo (conforme artigo 4.º do Decreto-Lei n.º

67/2003, de 8 de abril), devendo o co-contraente promover a liberação da

caução nos termos do n.º 4 do artigo 295.º, isto é, trinta dias contados do

termo do prazo dos dois anos de garantia;

iii. Nos contratos de empreitadas de obras públicas, n.º 1 e n.º 5 do artigo

397.º, em que na falta de estipulação contratual (que em princípio não

pode fixar prazos superiores), a garantia deve vigorar pelo período de dez

anos para defeitos nos elementos estruturais, cinco anos para defeitos em

elementos não estruturais e instalações técnicas e dois anos para defeitos


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nos equipamentos autonomizáveis, devendo ser liberada nos seguintes

termos:

i. Havendo a obrigação de correção de defeitos em prazo superior a

dois anos, 25% no prazo de trinta dias contados do termo do

segundo ano do prazo e os restantes 75% contados do termo de cada

ano adicional do prazo na proporção do tempo decorrido;

ii. Havendo obrigação de correção de defeitos em prazo superior a

cinco anos, 75% contados do termo do quinto ano, e os restantes

25% contados do termo de cada ano adicional do prazo na proporção

do tempo decorrido.

IV. 14.6. Regime excecional e temporário aplicável à liberação de cauções

(Decreto-lei n.º 190/2012, de 22 de agosto)

1. Foi aprovado pelo Decreto-Lei 190/2012, de 22 de agosto, um regime excecional e

temporário de liberação de cauções prestadas para garantia da execução de contratos

de empreitada de obras públicas e do exato e pontual cumprimento de todas as

obrigações legais e contratuais que deles decorrem para o adjudicatário ou co-

contratante.

2. É aplicável apenas aos contratos de empreitada de obras públicas já celebrados ou

a celebrar até 1 de julho de 2016.

3. O co-contraente pode autorizar a liberação das cauções desde que haja decorrido

um ano contado da data de receção provisória da obra.

4. A liberação é feita faseadamente, durante um período de 5 anos:

i. 30% da caução total no 1º ano após receção provisória da obra;

ii. 30% no 2º ano;

iii. 15% no 3º ano;

iv. 15% no 4º ano, e;

v. 10% no 5º ano.

5. Para as empreitadas celebradas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 59/1999, de 2 de

março, cujo prazo de garantia esteja em curso, para efeitos de contagem daquele

período, consideram-se os anos completos desde a receção provisória da obra até

27.08.2012, liberando-se a caução que correspondente aos anos que decorreram.


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6. Para as empreitadas celebradas ao abrigo do CCP, cujo prazo de garantia esteja em

curso e em que já se tenha verificado liberação parcial da caução, considerar-se-á o

montante já liberto, fazendo o acerto necessário de modo a respeitar as percentagens

previstas relativas aos anos completos já decorridos.

7. A liberação da caução está condicionada à inexistência de defeitos da obra da

responsabilidade do empreiteiro, salvo se o dono da obra considerar que os defeitos

denunciados, ainda não modificados ou corrigidos, são pouco relevantes e não

justificam a não liberação da caução.

8. O empreiteiro, decorrido um ano da receção provisória da obra, pode requerer a

liberação da caução ao dono da obra, por carta registada com aviso de receção, que

solicite, para esse fim, a realização de uma vistoria a todos os trabalhos da

empreitada.

9. Compete ao dono da obra ordenar a realização daquela vistoria, que deverá ter

lugar nos 30 dias subsequentes à receção daquele pedido, e para a qual deverá

convocar o empreiteiro, também por meio de carta registada com aviso de receção,

sempre com a antecedência mínima de 5 dias da data prevista para a realização

daquela vistoria.

10. A decisão de liberação da caução considera-se autorizada se o dono da obra não

ordenar a realização da vistoria ou não comunicar a sua decisão nos prazos

estabelecidos para tais atos.


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IV.15. Prestação de Contas


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IV. 15. Prestação de contas

IV. 15.1. Objetivo

Identificar e efetuar, adequadamente, os trabalhos de fim de exercício ao nível das

contabilidades orçamental, patrimonial e analítica.

IV. 15.2. Trabalhos de fim de exercício

1. Constituem trabalhos de fim de exercício os que a seguir se indicam:

a. Trabalhos preparatórios de apuramento e regularização das contas;

b. Apuramento dos resultados orçamentais, económicos e financeiros;

c. Elaboração dos documentos de prestação de contas.

2. Considera-se “fim de exercício”:

a. O dia 31 de dezembro de cada ano, para a contabilidade patrimonial;

b. O dia 31 de dezembro acrescido do período complementar, para a

contabilidade orçamental;

c. O dia 31 de agosto para a contabilidade analítica.

3. Constituem trabalhos preparatórios para a elaboração do Balanço, Demonstração

de Resultados e anexos:

a. O inventário geral das existências e o apuramento das existências finais e dos

custos das matérias consumidas e das mercadorias vendidas;

b. O Inventário do imobilizado;

c. O cálculo do montante de provisões e amortizações;

d. As operações relativas ao cumprimento do princípio da especialização dos

exercícios.

4. Nos trabalhos preparatórios referidos no número anterior deve ter-se em conta os

princípios contabilísticos, os critérios de valorimetria e os lançamentos de

regularização enunciados no POC - Educação.

5. Constituem trabalhos para a elaboração dos Mapas da Contabilidade Analítica:

a. Imputação dos custos indiretos;

b. Cálculo das amortizações;

c. Operações relativas ao cumprimento do princípio da especialização dos

exercícios.


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IV. 15.3. Prestação de Contas

1. As contas do IPCA devem ser organizadas e documentadas de acordo com:

i. Os documentos de prestação de contas, mapas e anexos às demonstrações

financeiras conformem os modelos definidos no POC-Educação;

ii. Outros documentos considerados necessários nos termos da resolução do

Tribunal de Contas, n.º 1/2004.

2. O parecer do órgão fiscalizador referido e previsto no nº 3 do artigo 50.º do Decreto-

Lei nº 155/1992, de 28 de julho, deverá ser acompanhado por uma certificação legal

das contas.

3. Os documentos de prestação de contas devem ser um espelho dos atos económicos,

e/ou financeiros passados, deve servir para controlar a gestão e a execução do

orçamento.

4. Os documentos de Prestação de Contas exigidos pelo POC-Educação e pelo

Tribunal de Conta Estes, deverão ser apresentados ao Conselho de Gestão até 31 de

março:

a. O Presidente deve enviar ao Conselho Geral, de acordo com o artigo 16.º dos

Estatutos do IPCA os seguintes documentos, devendo os restantes estar

disponibilizados para consulta:

i. Balanço consolidado;

ii. Controlo orçamental consolidado – Despesa;

iii. Controlo orçamental consolidado – Receita;

iv. Notas ao balanço e demonstração de resultados, consolidado;

v. Indicadores consolidados referidos em 6.5.1.;

vi. Parecer do ROC;

b. Aos organismos ou entidades a quem devam legalmente ser apresentados ou

que tenham competência para os exigir.

4. As contas são remetidas pela DAF-CGF ao Tribunal de Contas até 30 de abril do

ano seguinte àquele a que respeitem.

5. Os documentos referidos anteriormente deverão ser assinados órgão legalmente

competente para a sua apresentação e enviados às entidades competentes em suporte

informático.


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IV. 15.4. Consolidação de Contas

1. Sempre que o IPCA tiver participações financeiras deverá proceder à consolidação

de contas na ótica patrimonial obedecendo às regras estabelecidas pelo POC –

Educação ou seja, Direção Geral do Orçamento e Tribunal de Contas.

2. As contas dos SAS são, na ótica orçamental, apresentadas de forma autónoma e

consolidadas na Contabilidade Patrimonial do IPCA.

IV 15.5. Relatório de Atividades

a. O Relatório de Atividades pretende registar o percurso da atividade anual do IPCA,

descrição da atividade, avaliando os resultados atingidos em relação ao desempenho

planeado, quanto à missão e visão, estratégias, objetivos específicos e quanto à

satisfação de necessidades e expectativas estabelecidas pelo IPCA;

b. Até ao dia 31/11/N, os responsáveis das Unidades Orgânicas, Serviços Centrais e

Serviços de Ação Social, remetem aos Serviços de Apoio à Presidência toda a

informação oportuna, de forma que o Relatório de Atividades do IPCA seja elaborado e

apresentado à comunidade no dia do seu aniversário, sem prejuízo de correções

decorrentes de atividades desenvolvidas até 31/12/N;

c. Caso ocorram alterações dignas de registo após a elaboração do Relatório de

Atividades até á data de 31/12/N, as mesmas deverão ser objeto de correção;

d. Os dados inscritos no Relatório de Atividades, Relatório de Gestão e Balanço Social

referentes a ano anterior são objeto de confrontação e verificação pelo Administrador

do IPCA;

e. O relatório final deve ser apresentado ao conselho de Gestão até 31 de março.

IV. 15.6. Relatório de Gestão

1. No relatório de gestão deve constar a evolução de alguns indicadores,

nomeadamente, os referidos na tabela seguinte:


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Tabela 3- Indicadores orçamentais

* Orçamento Estado + Receitas Próprias (não inclui PIDDAC ou outras despesas consignadas)

Ano n-2 Ano n-1 Ano n

Despesas com pessoal

Despesas totais*

Despesa de capital

Despesas totais

Despesas correntes

Despesas totais

Receitas do OE

Receitas totais

Despesas correntes

N.º de diplomados

Receitas próprias

Receitas totais

Despesas com pessoal

Receitas do OE

Despesas correntes

N.º de alunos matriculados

Receitas de propinas

Receitas totais

Receitas próprias

Receitas próprias

Valor de propinas por cobrar

Valor de propinas cobrado

Valor de bolsas pagas

N.º de alunos bolseiros

N.º de alunos bolseiros

N.º de alunos

Valor de bolsas pago

Valor de propinas

Despesas PIDDAC

Receitas PIDDAC

Despesas QREN

Receitas QREN

Despesas capital PIDDAC

Receitas capital PIDDAC

Dívidas a pagar

Movimento conta 21 e 26

Indicadores Orçamentais

13

14

15

16

17

18

7

8

9

10

11

12

3

2

1

4

5

6


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Tabela 4 - Indicadores económicos

Tabela 5 - Indicadores patrimoniais

2. No Relatório de Gestão deve também constar:

a. Os Mapas da Contabilidade Analítica, previstos no POC-Educação – com a

descrição de custos e proveitos por actividade;

b. O Mapa do CIBE (Cadastro do Inventário dos Bens do Estado).


Amortizações do exercício

Valor bruto imobilizado

Formecimento e serviços externos

Custos totais

Venda e prestação de serviços

Proveitos totais

Custos com pessoal

Custos totais

Amortizações acumuladas

Valor bruto imobilizado

Indicadores Económicos (DR)

21

20

19

22

23


Subsídios ao investimento

Investimento total

Indicadores Patrimoniais (Balanço)

24


Dívidas a pagar

Compromissos assumidos e faturados

Prazo médio de pagamentos

25


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IV.16. Gestão do Património


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IV. 16. Gestão do património

IV. 16.1. Objetivo

Estabelecer as responsabilidades e os métodos de controlo e inventariação do

Imobilizado do IPCA.


Aplica-se na aquisição, inventariação, amortização e restantes operações respeitantes

ao imobilizado corpóreo.


Os princípios gerais de Inventário e Cadastro, nomeadamente, o registo, abatimentos,

reavaliações, cessão, transferências, avaliação de bens móveis, imóveis e veículos, do

Instituto Politécnico do Cávado e do Ave, obedecem à Portaria nº 671/2000, publicada

em Diário da República – II Série, nº 91 de 17 de abril de 2000, que veio aprovar as

instruções regulamentadoras do CIBE – Cadastro de Inventário dos Bens do Estado,

respetivo classificador geral, bem como os modelos que lhe são anexos.

IV. 16.4. Inventário e cadastro

1. Todas as aquisições de bens duradouros serão efetuadas de acordo com a lei

vigente.

2. Após conferência do serviço requisitante, a DAF-CGF receciona cópia da

autorização de pagamento e cópia da fatura.

3. A conferência da aquisição de equipamento informático é da exclusiva competência

da Divisão de Sistemas de Informação.

4. A conferência de aquisição de Bibliografia é da exclusiva competência da Biblioteca.

5. Identificação do bem

5.1. Para efeitos de inventariação, os bens móveis identificam-se a partir da sua

designação, marca, modelo, e atribuição do respetivo código correspondente do

classificador geral, número de inventário, data e custo de aquisição, custo de

produção ou valor de avaliação.

5.2. Os veículos identificam-se através da matrícula, número de chassi, marca,

modelo, combustível, cilindrada e atribuição do número de inventário, número de

registo, tipo de veículo, ano e custo de aquisição, valor de avaliação.


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5.3. Os imóveis identificam-se com a atribuição do número de inventário; distrito,

concelho e freguesia; e, dentro desta morada; confrontações; denominação do imóvel;

domínio (público ou privado) espécie de móvel; natureza dos direitos de utilização;

classificação; caracterização física; ano de construção das edificações; inscrição

matricial; registo na conservatória; custo de aquisição, de construção ou de avaliação.

5.4. Os bens do ativo imobilizado estão individualmente sujeitos a uma ficha de

identificação do bem.

5.5. Na ficha de identificação, inscreve-se toda a informação relevante para a

caracterização do bem, eventuais alterações e outros factos patrimoniais que ocorram

ao longo do período de vida útil de cada bem. Cada ficha tem associado,

sequencialmente um número de inventário.

5.6. O IPCA considera que um bem deve ser capitalizado no imobilizado, quando

cumpre os seguintes critérios:

a. Destino – os bens detidos com continuidade ou permanência que não se

destinam à venda;

b. Durabilidade – a duração dos bens seja superior a um ano;

c. Custo – o valor unitário do bem seja igual ou superior a € 100.

5.7. Consequentemente, por regra podem ser considerados custo, e não imobilizado,

as despesas que, obedeçam cumulativamente aos seguintes requisitos:

a. Valor inferior a € 100,00, salvo se em cumprimento do princípio da

importância relativa, existe várias aquisições do mesmo bem cujo valor global é

superior a € 500 (por exemplo aquisições de várias cadeiras);

b. Durabilidade inferior a um ano.

5.8. Anualmente, deve-se atualizar a informação relativa à localização e estado de

conservação dos bens.

5.9. Qualquer alteração de valor dos bens do ativo imobilizado deve constar nas fichas

de inventário, devidamente especificada (grandes reparações, beneficiações,

valorizações ou desvalorizações extraordinárias, avaliações ou reavaliações).

6. Registo

6.1. Aquando da aquisição de bens de imobilizado corpóreo, deve-se proceder à

introdução dos bens no programa informático, nas fichas respetivas, tendo em conta

as seguintes informações:

a. Classificação: operação que consiste na repartição dos bens por cada classe;


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b. Identificação: operação que consiste na identificação das características do

bem;

c. Localização: operação que consiste na localização do bem, por edifício;

d. Avaliação: operação que consiste na atribuição de um valor ao bem.

6.2. Após preenchimento dos campos obrigatórios é atribuído sequencialmente um

número de identificação. De modo a facilitar a identificação do bem é colada no

mesmo, uma etiqueta de código de barras com o respetivo número do bem. Quando

não é possível a colagem da etiqueta no próprio bem, esta deve ser colada na própria

ficha.

6.3. Para cada bem introduzido no programa informático é gerado uma ficha, à qual é

anexada a cópia da fatura do bem.

7. Política de amortização de imobilizado

7.1. Em regra, todos os bens do ativo imobilizado deverão sofrer amortizações

sistemáticas ao longo do seu período de vida útil, traduzindo o desgaste ou a

desvalorização do bem imobilizado, derivado da sua atividade.

7.2. O critério utilizado no IPCA para o cálculo das amortizações é o das quotas

constantes, obedecendo também ao regime duodecimal. Este cálculo obedece às taxas

previstas pela Portaria n.º 671/2000, de 17 de abril, que regulamenta o CIBE.

7.3. Os bens do ativo imobilizado de reduzido valor, ou seja, cujo valor de aquisição do

bem seja inferior a 80% do índice 100 da escala salarial das carreiras do regime geral

do sistema remuneratório da função publica, são totalmente amortizados no primeiro

ano de utilização (31 de dezembro), com a exceção de lotes e grupos de bens iguais.

8. Política de abate

8.1. Qualquer situação em que se verifique o abate, deverá ser previamente

autorizada pelo órgão legalmente competente do IPCA.

8.2. Deve-se proceder ao abate de um bem nas seguintes situações:

a. Alienação;

b. Furtos, incêndios, roubos, comunicados pelo responsável pela utilização do

bem;

c. Destruição, comunicados pelo responsável pela utilização do bem;

d. Cessão, se autorizada pela órgão legalmente competente;

e. Declaração de incapacidade do bem, comunicado pelo responsável do bem;

f. Troca e permuta.


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8.3. É da competência do órgão legalmente competente a autorização do abate dos

bens imobilizados ao inventário respetivo, que regulamenta a aquisição, gestão e

alienação dos bens móveis do domínio privado do Estado.

8.4. Os processos de alienação, devem ser todos acompanhados, sejam eles a título

gratuito ou oneroso dos bens móveis e imóveis do IPCA.

8.5. No caso de cedência de bens, a título definitivo, a outras entidades, deverá ser

lavrado um auto de cessão. No caso de cedências temporárias (empréstimos) deve

preencher-se uma ficha de saída.

IV 16.5. Gestão e manutenção dos edifícios e mobiliário

1. A gestão, conservação e manutenção dos edifícios, mobiliário e equipamento, são

da responsabilidade do colaborador afeto a essa atividade, ao qual compete:

i. Informar sobre a necessidade de reparação;

ii. Propor a manutenção;

iii. Propor aquisições.

2. As comunicações de intervenção a realizar são efetuadas no setor de manutenção

do GAGI.

IV. 16.6. Gestão das viaturas

1. As viaturas adquiridas pelo IPCA são objeto de registo e tratamento estatístico no

Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE) da ESPAP.

2. As viaturas afetas ao IPCA, só podem ser conduzidas por colaboradores habilitados

e posicionados na carreira de motoristas ou outros, nos termos do disposto no n.º 2,

do artigo 1.º e n.º 3 do artigo 2.º, do Decreto-Lei nº 490/1999, de 17 de novembro,

respetivamente, no caso de carência de motoristas no serviço ou, da existência de uma

permissão genérica de condução.

Os colaboradores, devidamente autorizados a conduzir as viaturas do IPCA respondem

civilmente perante terceiros, nos mesmos termos que os motoristas.

A condução de viaturas, não constitui fundamento para atribuição de qualquer

subsídio, abono ou suplemento.

3. As deslocações nas viaturas oficiais do IPCA são registadas em boletim itinerário da

viatura pela pessoa responsável pela sua utilização.

4. Condução da viatura:

a. Os condutores das viaturas deverão respeitar, rigorosamente, o Código da

Estrada e demais legislação em vigor;


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b. Os condutores das viaturas são responsáveis pelas infrações ao Código da

Estrada e demais legislação em vigor, cometidas no exercício da condução,

nomeadamente pelo pagamento de coimas;

c. Aos condutores das viaturas, compete as diligências necessárias para que,

quando as viaturas não tenham dispositivo de via verde, os pagamentos desses

serviços sejam efetuados nos prazos legais previstos. Sempre que o IPCA for

notificado por ter cometido uma contraordenação por falta de pagamento de

portagem será da exclusiva responsabilidade do condutor o pagamento da coima

e dos custos administrativos;

d. Os condutores das viaturas aos quais foram aplicadas sanções inibitórias de

conduzir, ou foram sujeitos a proibição médica de o fazer, deverão de imediato,

comunicar esse facto ao seu superior hierárquico;

e. O condutor é responsável pela viatura competindo-lhe, nomeadamente:

i. Zelar pelo cumprimento dos planos de revisão e de lubrificação;

ii. Zelar pela boa conservação da viatura, promovendo a sua lavagem

exterior e limpeza interior sempre que necessário;

iii. Verificar se a viatura tem a documentação e acessórios necessários para

poder circular;

iv. Participar, de imediato, ao seu superior hierárquico qualquer dano,

anomalia ou falta de componentes detetada;

v. Antes de iniciar a condução verificar o nível do óleo, da água e a pressão

dos pneus;

f. Acidente - entende-se por acidente qualquer ocorrência com uma viatura

oficial do IPCA de que resultem danos materiais e/ou corporais:

i. Compete ao GAGI a averiguação detalhada dos acidentes na prossecução

dos seguintes objetivos:

- Minimizar custos;

- Obter indemnizações;

- Atribuir responsabilidade civil;

- Comunicar o sinistro e enviar declaração amigável, propor companhia

de seguros dando conhecimento ao Administrador do IPCA;

- Detetar indícios de responsabilidade disciplinar e propor à

consideração superior a abertura de inquérito;

- Prevenir a ocorrência de futuros acidentes;

ii. Os condutores devem prestar toda a colaboração necessária para o

apuramento dos factos;

iii. Em caso de acidente deverá sempre o condutor da viatura ter o seguinte

procedimento e desde que não seja possível a intervenção das autoridades:


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- Preenchimento no local do acidente da declaração amigável de

acidente automóvel, com o outro interveniente, o duplicado desta deve

ser entregue no mais breve curto espaço de tempo ao superior

hierárquico, nunca podendo ultrapassar as 48 horas;

- Obtenção no momento e no local do acidente de dados dos

intervenientes e todos os elementos necessários ao completo

preenchimento dos documentos citados nas alíneas anteriores, bem

como identificação de testemunhas;

iv. O condutor da viatura deverá solicitar a intervenção dos representantes

da autoridade com caráter obrigatório nas situações abaixo discriminadas:

- O terceiro não apresente documentos da sua identificação, da viatura

ou da Companhia de Seguros;

- O terceiro se ponha em fuga sem se identificar, devendo ser logo

anotados todos os dados que permitam a sua posterior identificação,

nomeadamente a matrícula do seu veículo;

- O terceiro manifeste comportamento perturbado pelo álcool ou por

qualquer outra razão anómala;

- O terceiro não queira assinar a declaração amigável de acidente

automóvel (por não concordar com a sua responsabilidade, caso seja

este o caso).

g. Quando é detetada uma avaria deve ser prestada informação pelo condutor

da viatura ao GAGI;

h. Se o veículo puder continuar a circular sem agravamento dos danos ou

perigosidade para a condução, o GAGI comunicará a situação ao Administrador

do IPCA de modo a ser programada a intervenção de reparação para um dia

próximo, devendo ser informado o condutor;

i. Se a viatura não puder deslocar-se à garagem em razão da avaria, deverá o

seu condutor informar o GAGI que comunicará a situação ao Administrador do

IPCA, para que, com a maior brevidade, seja avisada a garagem que promoverá o

seu reboque;

j. No caso de ocorrer o furto de uma viatura, ou de qualquer acessório, deve o

seu condutor no momento participar de imediato ao superior hierárquico por

telefone, confirmando posteriormente por escrito com relatório circunstanciado

de que conste o dia, a hora, o local, identificação de testemunhas e outros dados

que possam contribuir para o esclarecimento dos factos;

5. A gestão das viaturas obedece ao regulamento em vigor, aprovado por Despacho

PR.


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IV. 16.7. Seguros

a. Ao abrigo das disposições conjugadas do artigo 109.º, 110.º e 111.º, n.º 3, do

RJIES, a competência para autorizar a realização de despesas com a aquisição de

seguros de bens móveis, desde que cobertas por receitas próprias, incluindo seguro de

“danos próprios” com viaturas oficiais, é do Presidente do IPCA;

b. O IPCA sendo uma entidade vinculada à ANCP, não pode celebrar nenhum contrato

de bens ou serviços aos quais a ANCP tenha um AQ em vigor, inclusivamente

aquisição de seguros de veículos;

c. Compete ao GAGI comunicar qualquer acidente havido com a viatura ao

Administrador do IPCA e remeter a respetiva declaração amigável à Companhia de

Seguros;


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IV.17. Contabilidade Analítica


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IV. 17.Contabilidade Analítica

IV. 17.1. Objetivos

Segundo a Portaria de criação do POC – Educação, a contabilidade analítica tem como

objetivos a obtenção do valor dos custos dos serviços públicos que tem como

contraprestação um preço, uma taxa ou uma propina de forma a fundamentar esse

valor exigido ao utilizador desses serviços públicos.

Assim, a contabilidade analítica do IPCA tem como objetivos específicos:

a. Calcular o custo dos serviços internos, o custo por curso, unidade curricular

e estudante, o custo de cada projeto de investigação e o custo de outras

atividades internas, bem como da prestação de serviços a comunidade;

b. Calcular os custos, proveitos e resultados de atividades, produtos ou serviços

suportados integralmente pelo comprador (por exemplo um serviço especializado

a comunidade externa da entidade);

c. Apoiar a adoção de decisões sobre a entrega a unidades externas da produção

de bens ou prestação de serviços;

d. Justificar a aplicação de receitas provenientes de atividades externas e

destinadas a uma atividade específica;

e. Valorizar os ativos circulantes destinados a venda e os ativos fixos produzidos

pela entidade, para efeitos de registo na Contabilidade Patrimonial;

f. Analisar a eficiência na utilização dos recursos financeiros públicos, obtendo-

se informação se os objetivos previstos foram alcançados e quais os desvios

entre os custos previsionais e os custos reais, bem como entre os proveitos

previsionais e os proveitos reais para o caso das atividades;

g. Proporcionar informação adequada que permita elaborar indicadores de

eficiência, eficácia e economia, a incluir no relatório de gestão;

h. Proporcionar informação adequada que permita a elaboração do Mapa de

Demonstração de custos por funções ou atividades, bem como os outros quadros

apresentados no ponto 8.4 “notas sobre a contabilidade analítica” do anexo as

demonstrações financeiras.

IV. 17.2. Modelo de contabilidade analítica no IPCA

a. O IPCA utiliza a contabilidade analítica, por atividades (Sistema ABC);

b. Compete à DAF-CGF apresentar anualmente a lista das atividades principais e

auxiliares.


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IV. 17.3. Conceitos

i. Custos diretos – são custos imputados diretamente a uma determinada atividade;

ii. Custos indiretos – são comuns a várias atividades, não podendo deste modo ser

imputados a uma única atividade;

iii. Atividades intermédias ou auxiliares – são os serviços ou tarefas de apoio a

concretização dos objetivos finais da entidade, tais como os serviços centrais,

serviços académicos, biblioteca, etc;

iv. Atividades finais ou principais – são as que constituem os outputs da Instituição e

que se agrupam em ensino, investigação e serviços.

IV. 17.4. Exercício económico

a. Conforme o POC-Educação, no ponto 2.8.5, o exercício económico é o do ano letivo

ou escolar, devendo no entanto permitir informação dos custos e proveitos de

atividades, produtos ou serviços com duração não coincidente com o exercício

económico;

b. Para efeitos da contabilidade analítica o ano letivo decorre de 1 de setembro de n a

31 de agosto de n+1;

c. Compete à DAF-CGF:

i. Obter o valor inicial dos custos por atividades não concluídas;

ii. Imputar mensalmente às atividades as amortizações de bens móveis e

imóveis, bem como os custos com férias, subsídio de férias e de natal e seguros

anuais.

IV. 17.5. Plano de contas

a. Compete à DAF-CGF apresentar a 1 de setembro de cada ano, alterações a efetuar

ao plano de contas da classe 9;

b. O plano de contas da classe 9 pode ser ajustado e atualizado sempre que se

justifique, nomeadamente sempre que haja reestruturação dos serviços ou sempre que

forem criadas novas atividades;

c. A cada atividade é atribuída uma conta analítica desagregada por cinco tipos de

custos:

i. Pessoal docente;


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ii. Pessoal não docente;

iii. Funcionamento;

iv. Amortizações;

v. Outros.

d. Além desta desagregação, devem as contas ser desagregadas por anos

letivos/edições/projetos, nas atividades cuja duração é superior a 12 meses;

e. No caso das licenciaturas deve ser apurado o custo por disciplina ou unidade

curricular, utilizando folha de cálculo excel para o efeito.

IV. 17.6. Apuramento de custos e proveitos

a. Os custos dos bens para venda, dos serviços prestados e das atividades,

corresponde ao apuramento dos custos e dos proveitos;

b. Os custos não incorporados deverão ser transferidos para a demonstração de

resultados.

IV. 17.7. Custos diretos

Após a confirmação das faturas, estas dão entrada na DAF-CGF para o seu registo

contabilístico, passando deste modo pela pessoa responsável pela contabilidade

analítica, que procede à sua análise e dá a informação de qual ou quais contas

analíticas a imputar.

IV. 17.8. Custos com o pessoal

a. Na aplicação dos recursos humanos a cada colaborador é associada uma conta

analítica;

b. Mensalmente após o processamento dos vencimentos, na aplicação da DRH,

procede-se à exportação do lançamento para a contabilidade e simultaneamente o

lançamento é refletido nas contas da analítica;~

c. Os custos com pessoal não docente são imputados diretamente ao serviço a que

está afeto que corresponde normalmente a uma atividade auxiliar;

d. Os custos com pessoal docente são imputados conforme atividade desenvolvida por

cada docente, devendo ser apresentada uma proposta no início do ano ou no início da

celebração do contrato, obedecendo às seguintes regras:


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i. Os custos com pessoal docente a tempo parcial ou sem exclusividade devem ser

imputados diretamente às disciplinas ou unidades curriculares que leciona ou vai

lecionar;

ii. Os custos com pessoal docente em exclusividade devem ser imputados em função

da atividade proposta e tendo em conta a percentagem da atividade de ensino,

investigação e gestão definidas na avaliação anual do docente.

IV. 17.9. Custos com funcionamento

a. Os custos relativos a funcionamento, suportados por contratos anuais e

adjudicações de serviços pontuais, são normalmente comuns a diversas atividades a

que respeitam;

b. Compete à DAF-CGF identificar no início do ano os vários custos de funcionamento

e sua imputação devendo utilizar-se os seguintes critérios:

Tabela 6 - Custos/critérios de imputação

Custos Critério de imputação

Eletricidade % Área

Água % Área

Gás % Área

Limpeza % Área

Comunicações

N.º de pessoas afetas a cada

serviço

Vigilância % Área

Outros A definir anualmente

IV. 17.10. Amortizações do exercício

a. No momento do registo do bem na aplicação do património deve estar associada

uma conta analítica referente à atividade a que está o bem afeto;


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b. O cálculo das amortizações é efetuado mensalmente, na aplicação do património

exportado para a contabilidade no respetivo lançamento contabilístico. Aquando a

exportação das amortizações para o lançamento contabilístico na contabilidade é

simultaneamente refletido o valor das amortizações por analíticas.

IV. 17.11. Custos indiretos

a. Conforme previsto no ponto 2.8.3 do POC-Educação entende-se que o número de

horas de cada atividade em relação ao total de horas de trabalho do exercício

económico deve ser a base principal de repartição dos custos indiretos;

b. No final do ano letivo, e de modo a preencher os mapas finais (POC-EDU-8.4) deve

proceder-se à distribuição dos custos das atividades auxiliares e custos indiretos pelas

diversas atividades principais utilizadoras desses recursos, devendo ser previamente

elaborado um mapa sobre os critérios de repartição dos custos indiretos;

c. Para a imputação dos Custos indiretos utilizam-se as seguintes fórmulas:

Repartição dos Custos Indiretos

N.º de Horas de cada Atividade

Total de Horas Atividade do IPCA

Repartição dos Custos Indiretos pelas

disciplinas ou unidades curriculares

N.º de alunos de cada disciplina

Total de Alunos do IPCA

IV. 17.12. Proveitos

Os proveitos diretos são lançados em simultâneo com o registo contabilístico da

receita. A cada artigo da receita, definido na aplicação de tesouraria, define-se a conta

analítica respetiva.


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IV. 17.13.Procedimento de controlo

Mensalmente o responsável pela contabilidade analítica deve proceder à emissão de

extratos por analíticas e conferir através dos documentos os lançamentos nas contas

da classe 9.

IV. 17.14. Regulamento

Os procedimentos de controlo interno estabelecidos no presente capítulo são

complementados com o regulamento em vigor, aprovado por Despacho PR.


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PARTE V – MODELOS


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Ajudas de Custo


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Boletim itinerário


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Proposta de contrato de prestação de serviços de formação

PROPOSTA DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PARA FORMAÇÃO

Escola Superior de Gestão Escola Superior de Tecnologia

IDENTIFICAÇÃO DO CONTRATO

Não foi ultrapassado com a contraparte o montante anual de 5.000€ X

E (colocar um “x” no que se aplica)

Ação de formação não ultrapassa as 90 horas/ano

A UC a lecionar não tem duração superior a 3 meses

Palestra, Seminário, conferência ou curso breve com duração ≥ 5 horas

DESCRIÇÃO DO CONTRATO

(colocar um “x” no que se aplica)

MODALIDADE Tarefa

CONTRAPARTE Pessoa singular

Pessoa coletiva

Sociedades unipessoais

OBJETO DO CONTRATO Formação

IDENTIFICAÇÃO DA CONTRAPARTE3

Nome do formador:_____________________________________________________________________________

Ex-colaborador do IPCA: Sim/Não

Cônjuge de ex-colaborador do IPCA: Sim/Não

Parente ou afim em linha reta ou até 2.º grau da linha colateral de ex-colaborador do IPCA: Sim/Não

Pessoa que viva em economia comum com ex-colaborador do IPCA: Sim/Não

Docente com contrato ao abrigo do ECDESP: Sim/Não

DESCRIÇÃO DO OBJETO DO CONTRATO

Os docentes da Escola Superior de Gestão (ESG) ou Escola Superior de Tecnologia (EST) têm uma carga

letiva completa. A ESG/EST vai lecionar cursos de especialização tecnológica/mestrado/outro, existindo

a necessidade da contratação da prestação de serviços no regime de tarefa para lecionar parte das

unidades curriculares.

O presente contrato tem como objeto a prestação de serviços para a lecionação de ações de

formação em unidade curricular com (indicar o número) horas. O trabalho a executar tem natureza

autónoma e o recurso à aquisição da prestação de serviços justifica-se pelo facto de ser menos oneroso

do que o recurso à aquisição de serviço docente através do regime de contrato de trabalho em

funções públicas nos termos do ECPDESP.

O presente contrato não tem duração superior a 3 meses ou superior a 90 horas de formação.

3 Estes campos são de preenchimento obrigatório pelo que deverá ser assinalada a situação concreta


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IDENTIFICAÇÃO DA AÇÃO DE FORMAÇÃO

(caso se aplique)

Curso e Edição Unidade Curricular Horas

totais

Local da

prestação

serviço

PERÍODO DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Início: __/__/______ Termo: __/___/______

ESCOLHA DO PROCEDIMENTO

A escolha do procedimento da formação do contrato, nos termos do Código dos Contratos Públicos

(CCP), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro, será o ajuste direto, regime simplificado,

uma vez que a prestação de serviço é inferior a 5.000,00€, nos termos dos artigos 17.º, 18.º, 20.º, n.º 1 al.

a), 128.º e 129.º do CCP.

VALOR DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Valor da prestação sem

IVA:_______________________€

Valor do

IVA:_________________€

Valor total com IVA:_______________€

Valor máximo das deslocações e alojamento a pagar: _____________________________€

Valor total a pagar:_________________________€

(ANEXOS DECLARAÇÃO (1)

Minuta/Parecer da Ata do CTC

Currículo do Prestador de Serviços

Minuta Contrato

Certificado de Habilitações

Declaração de aceitação da minuta de contrato

Ficha de identificação do formador

Declaro que os documentos referidos nas

alíneas a), b) e d) se encontram arquivados nos

na Escola Superior de

_______________________________________

O Diretor da ESG/EST

_______________________ Em substituição da apresentação dos documentos referidos

nas alíneas a), b) e d).

Barcelos, _____________de _______________de 20 ,

O Diretor da ESG/EST


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DIVISÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA

Número de Cabimento

Informação financeira

AUTORIZAÇÃO DO PRESIDENTE DO IPCA

Aprovado em / /2013

O Presidente do IPCA

_______________________________

(João Baptista da Costa Carvalho)


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Proposta de Ajudas de Custo para comparticipação de

alojamento e deslocações

PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

PROPOSTA DE AJUDAS DE CUSTO PARA COMPARTICIPAÇÃO DE DESPESAS DE ALOJAMENTO E DESLOCAÇÕES


Nome do Prestador de Serviços:

Local da Prestação:

Cronograma:

Unidade Curricular: Curso: Data da Prestação:

Custos estimados:

Deslocação: Transporte Público ou equivalente € _________________

Alojamento: Valor: ________________ dias x _____________ € _________________

TOTAL € _________________

Data: ________ / ________ / ________ Serviços Administrativos:

________________________________________

Autorização prévia para comparticipação de despesas de alojamento e/ou deslocação em transporte público ou equivalente:

Justificação: (Director/a de Escola)

Apoio Proposto: € __________________

Data: ______ / ______ / 20___

Assinatura _____________________

Informação de Cabimento (Divisão Administrativa e Financeira)

Despacho (Presidente ou competências delegadas)

Data: ______ / ______ / 20___

Assinatura ______________________

Data: ______ / ______ / 20___

Assinatura ______________________

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Minuta de contrato de prestação de serviços

MINUTA DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

(Cabimento n.º_________)

Aos ___ dias de ______ de 20__,

Entre

Instituto Politécnico do Cávado e do Ave, com o número de identificação fiscal 503

494 933, com sede na Av. Dr. Sidónio Pais, n.º222, 4750-333 Barcelos, representado

pelo seu Presidente, Prof. Doutor João Baptista da Costa Carvalho portador do Bilhete

de Identidade n.º 3455865, emitido em 25 de Janeiro de 2006, pelos Serviços de

Identificação Civil de Braga, nomeado pelo Despacho n.º 20557/2006 (2.ª série),

Diário da República, de 10 de Outubro e adiante designado por Primeiro Outorgante,

e

(nome), portador do bilhete de identidade n.º , emitido em __/__/____ pelos Serviços

de Identificação de ______, residente _____, contribuinte fiscal n.º ________, adiante

designado como Segundo Outorgante

Considerando

a) A decisão de adjudicação de _/__/___, proferida por _______________________

(órgão competente);

b) O subsequente ato de aprovação da minuta do contrato que ocorreu em

__/__/___, praticado por _____________________________ (órgão competente), de for o

caso;

c) A despesa inerente ao contrato será satisfeita por dotação orçamental na

rubrica_____( Se for com despesa em mais de um ano económico é necessário

acautelar o disposto nos artigos 96.º, n.º1, al. h), do Código dos Contratos Públicos e

artigo 22.º, do D.L. n.º 197/99).

É celebrado o presente contrato, livremente e de boa fé, para prestação de serviços em

regime de tarefa ao abrigo do artigo 35.º da Lei n.º 12-A/2008, de 27 de Fevereiro e do

disposto no Código dos Contratos Públicos (conjugados com o Despacho n.º__________,

no caso de formação), que se rege pelas seguintes cláusulas:


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CLÁUSULA 1ª

(Objeto)

1 - O presente contrato tem por objeto a prestação, pelo segundo outorgante, da sua

atividade ________________, no âmbito ______________________(em caso de formação,

identificar Curso e especificar que o registo de entrada em funcionamento foi feito

através do Despacho n.º (2.ª série), publicado no Diário da República de ____(dia) de

____(mês), nos termos do plano, em anexo, que faz parte integrante do presente

contrato).

2 - O presente contrato não confere a qualidade de trabalhador que exerce funções

públicas.

CLÁUSULA 2ª

(Duração e Vigência)

1- A prestação referida na cláusula anterior tem a duração de _______________(número)

horas/meses, decorrendo no local e nas datas a indicar pelo primeiro outorgante ao

segundo outorgante, produzindo efeitos desde ___ /___/____ e até ___/___/____, para o

início e termo da prestação, respetivamente.

2 - Qualquer dos outorgantes poderá, no entanto, resolver o presente contrato por

incumprimento de alguma das cláusulas contratuais imputável ao outro outorgante,

nos termos gerais de direito, salvaguardando-se, porém, o disposto na cláusula 7ª.

CLÁUSULA 3ª

(Responsabilidade na execução do contrato)

1 - No âmbito da execução do presente contrato, incumbe ao primeiro outorgante:

a) Colocar à disposição do segundo outorgante os meios necessários à concretização

das atividades para que foi contratado;

b) O pagamento da contraprestação monetária devida ao segundo outorgante pela

realização da atividade.

2– O segundo outorgante realizará a sua prestação de serviços, assegurando na sua

execução zelo, dedicação e boa colaboração com o primeiro outorgante (e com os

formandos, no caso da formação), nomeadamente, ao nível da:

____________________________

(No caso da formação:

a) Lecionação das (número) horas de formação, de acordo com o horário estipulado;

b) Elaboração de material de apoio pedagógico à lecionação da referida formação;

c) Preparação e implementação de elementos que permitam avaliar os formandos.

No caso do exercício de outra atividade, descrever outras obrigações do adjudicatário)


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CLÁUSULA 4ª

(Coordenação)

A coordenação da execução do presente contrato de prestação de serviços será

assegurada pelo __________(nome), ________________(cargo) _____________________

(Serviço ou Escola) do Instituto Politécnico do Cávado e do Ave.

CLÁUSULA 5ª

(Custos e Condições de Pagamento)

1 – O primeiro outorgante obriga-se a pagar ao segundo outorgante, pela aquisição de

serviços objeto do presente contrato, o valor de _________€ (Por extenso), a que acresce

IVA à taxa legal em vigor, nas seguintes condições ______________________________ .

2 – O pagamento deverá obedecer ao disposto no art.º 19 da Lei n.º 55-A/2010, de 31

de Dezembro, alterada pela Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro, referente a

aplicação da redução remuneratória, nos seguintes termos:

a) 3,5 % sobre o valor total das remunerações superiores a (euro) 1500 e inferiores a

(euro) 2000;

b) 3,5 % sobre o valor de (euro) 2000 acrescido de 16 % sobre o valor da remuneração

total que exceda os (euro) 2000, perfazendo uma taxa global que varia entre 3,5 % e

10 %, no caso das remunerações iguais ou superiores a (euro) 2000 até (euro) 4165;

c) 10 % sobre o valor total das remunerações superiores a (euro) 4165.

3 - O local da prestação de serviço é em _______________ e o preço referido no número

anterior já inclui todas as deslocações e ajudas de custo.

4 – O pagamento referido no número anterior deve efetivar-se no final da prestação de

serviço e após a entrega de cópia dos seguintes documentos:

(No caso da formação:

a) Registo de assiduidade;

b) Sumários;

c) Elementos de avaliação;

d) Declaração de não dívida às Finanças e Segurança Social atualizadas.

No caso do exercício de outra atividade, apresentar relatório das atividades

desenvolvidas).

5 - A emissão da fatura-recibo deverá mencionar no campo “descrição” o n.º de

cabimento atribuído pela Divisão Administrativa e Financeira do IPCA.


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CLÁUSULA 6ª (Propriedade)

Os resultados e trabalhos dos serviços prestados, objeto do presente contrato,

considerar-se-ão, em todo o seu conteúdo, propriedade do primeiro outorgante.

CLÁUSULA 7ª

(Dever de Sigilo)

O segundo outorgante fica vinculado pelo dever de sigilo relativamente às informações

de que venha a ter conhecimento no âmbito da prestação dos serviços.

CLÁUSULA 8ª

(Resolução de Conflitos)

1 - Os outorgantes comprometem-se a resolver entre si, quaisquer dúvidas, lacunas

ou dificuldades de interpretação que possam resultar da execução do presente

contrato.

2 – No caso de não ser possível, os outorgantes estipulam o foro do lugar da sede do

primeiro outorgante em caso de litígio resultante deste contrato.

CLÁUSULA 9ª

(Pareceres e Autorizações)

1. O presente contrato foi proposto pelo Diretor da Escola Superior de _____ e a sua

celebração obedeceu às regras de contratação previstas na Lei e no Despacho (PR)

n.º 1/2013, de 3 de janeiro e teve parecer favorável do Conselho Técnico-científico

da Escola Superior de ______________ datado de __/__/201_.

2. Conforme informação da Divisão Administrativa e Financeira do IPCA, o presente

contrato tem o cabimento orçamental n.º ______________ e compromisso n.º

______________________ e não excede os fundos disponíveis referidos na alínea f) do

artigo 3.º da Lei n.º 8/2012, de 21 de Fevereiro.

Os outorgantes aceitam o presente contrato, com todas as suas condições, das quais

tomaram conhecimento e a cujo cumprimento se obrigam nos termos nele expressos.


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O presente contrato é redigido em duplicado, em ________ folhas, ficando cada

outorgante na posse de um exemplar.

Pelo Primeiro Outorgante

_______________________________

João Baptista da Costa Carvalho

Segundo Outorgante

_________________________________


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Declaração de aceitação dos termos do contrato

Declaração de aceitação dos termos do contrato

Nome do docente/formador4, _____________________, declara para os devidos efeitos

legais que aceita os termos do contrato de prestação de serviço em regime de

tarefa/contrato de prestação de serviço docente nos termos do ECDESP5 que lhe foi

apresentado pela Escola Superior de ________________, do Instituto Politécnico do

Cávado e do Ave para lecionar a Unidade Curricular de ______________________ no

período de ___________ a __________________ no curso_________________________________.

_______, ____ de _______ de 20___

O Formador

____________________________________

4 Selecionar o tipo de contrato a celebrar. Pode ser substituída pela apresentação de um outro documento (e-mail) a confirmar a aceitação dos termos de contratação propostos

5 Selecionar o tipo de contrato a celebrar antes de enviar ao prestador de serviço/docente a contratar


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Ficha de identificação do formador

(Anexo III)

Identificação do Formador/Conferencista

Formador

Externo EST ESG

Nome: Nacionalidade: Habilitações Literárias

Endereço:

BI/CC Data de emissão Serviços de Identificação de Validade

NIF Nº Segurança Social Data de Nascimento

Telm: E-mail

Entidade Empregadora: Categoria Profissional:

Curso

Tipo Contrato

X Prestação Serviço Formação

Serviço passivo de IVA: Retenção de IRS: Apresentação de:

Sim taxa Sim taxa Recibo Verde

Não Não Acto Isolado

Outro: Qual?

Modalidade de pagamento: Cheque

Transferência bancária

NIB:

Nota:

FICHA IDENTIFICAÇÃO FORMADOR

Telef.

/ /

Não se aplica

U.C./Sem.N.º horas

Não se aplica

% %

Elementos necessários para se proceder ao pagamento da remuneração:

Observações

1 - entrega nos Serviços da Escola dos elementos ficha curricular da uc; registo assiduidade; registo de sumários; elementos de avaliação, inclusivé pautas, que fazem parte do dossier

pedagógico da uc

2 - apresentação de declarações não dividas, actualizadas, à segurança social e finanças


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Prestação de serviços de formação (autorização de pagamento)


CET Mestrado Curso de Pós-Graduação

Nom e

Data de In ício / / Data de Fim / /

de / / / /

Form ador In terno Form ador Externo

de / / / /

Dec laração

a) Cópia do registo de assiduidade

b) Cópia dos sumários

c) Cópia dos elementos de avaliação (enunciados de testes, pautas de avaliação)

d) Outros documentos julgados pertinentes para constar do processo da prestação de serviços

Diretor da ESG/EST: ____________________________

Confirmo que as pautas de avaliação foram rececionadas nos Serviços Académicos

Data : / / Responsável pelos Serv iços Académicos :

Processo em condições de autorização de pagamento.

Processo não se encontra em condições de autorização de pagamento pelo seguinte motivo:

Data : / / Responsável pelo GACI:

Nome do Formador

Unidade Curricular/Formação

N.º Total de Horas

C - Identif icação do Formador

F - Gabinete de Auditor ia e Controlo Interno

E - Serv iços Académicos

Local de Funcionam ento

até

D - Diretor da Escola

Valido a informação supra e declaro que se encontram arquivados no dossier pedagógico da unidade curricular os seguintes documentos:

Prestação de Serviços de Formação (autorização de pagamento)

atéN.º Total de Horas Lecionadas

A - Identif icação da Ação

B - Identif icação da Unidade Cur r icular /Formação


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Constituição de Fundo de Maneio

Constituição de Fundo de Maneio

Exmo. Senhor

Presidente do Instituto Politécnico do Cávado e do Ave

Nome:

Escola / Serviço:

Vem por este meio solicitar a V. Exa. a constituição do fundo de maneio para o ano de

2013, no montante de ________ euros, conforme regulamento, para fazer face a

pequenas despesas de carácter urgente e inadiável.

O responsável do fundo de maneio é ____________________________________________,

com a categoria: _________________________________.

O tipo de despesas máximas a pagar pelo Fundo de Maneio, por mês é a seguinte:

Classificação económica Tipo de despesa Valor

02.02.09.FO (comunicações) Correspondência

02.01.02.(combustíveis e lubrificantes) Combustível (apenas para o motorista)

02.01.05.(alimentação) Almoços/Jantares

02.01.17.(ferramentas e utensílios) Material de Manutenção

02.01.21. (outros bens)

Eventos/Reuniões

Farmácia

Jornais/Revistas

Total

O Responsável pelo Serviço,

Data: / / Assinatura: __________________________________________________

Autorização do Presidente do IPCA

Data __/__/____

Assinatura: ________________________________


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Reconstituição/reposição do Fundo de Maneio

Mapa de reconstituição/reposição do Fundo de Maneio

Escola / Serviço: _________________________________________Montante Atribuído:

_________ euros

Mês: _________________ de _____

Dia/Mês Nº

Documento

Despesas Justificação da despesa

Âmbito Almoços/jantares

Designação Descritivo Valor [€] N.º Identificação

Total (B)

Montante Existente (A) Total da Despesa (A) Saldo Final (A-B)

Data:

___/___/____

____________€ Data:

___/___/____

____________€ Data:

___/___/____

____________€

O Responsável Fundo Maneio,

Data: ___/___/____ Assinatura:____________________________________


Contabilidade Tesouraria

Validação

Em: ___/___/____

Reconstituição

Em: ___/___/____ Valor ____________€

Por:

Cheque n.º ___________________________

Banco ________________________________


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Constituição do Fundo de Emergência

Constituição de Fundo de Emergência

Exmo. Senhor

Presidente do Instituto Politécnico do Cávado e do Ave

Nome:

Serviços de Ação Social

Vem por este meio solicitar a V. Exa. a constituição do fundo de emergência para o

ano de 2013, no montante mensal de ________ euros, conforme regulamento, para

fazer face a pequenas despesas de carácter urgente e inadiável.

O responsável do fundo de emergência é ____________________________________________,

com a categoria: _________________________________.

O tipo de despesas máximas a pagar pelo Fundo de Emergência, por mês é a seguinte:

Classificação económica Tipo de despesa Valor

02.01.05.(alimentação) Alimentação

02.01.20.(material de educação) Reprografia, papelaria e livraria

02.02.13.(alojamento e transporte) Alojamento

Transporte

02.01.21. (outros bens) Saúde

Total

O Responsável pelo Serviço,

Data: / / Assinatura: __________________________________________________

Autorização do Presidente do IPCA

Data __/__/____

Assinatura: ________________________________

lista dos órgãos/serviços - ipca.pt£o-v.pdf · assunção de compromissos, devem os serviços e...

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