isbn: 85-225-0563-2. autores: lúcio edi chaves, fernando ... · É o custo acumulado que foi...

ISBN: 85-225-0563-2.ISBN: 85-225-0563-2.Autores: Autores: Lúcio Edi Chaves, Lúcio Edi Chaves, Fernando Henrique da S.Neto, Fernando Henrique da S.Neto, Gerson Pech, Gerson Pech, Margareth Fabiola S. Carneiro.Margareth Fabiola S. Carneiro.Rio de Janeiro. Rio de Janeiro. 160 páginas. FGV. 2006.160 páginas. FGV. 2006.

Gerenciamento da Comunicação em projetos

Objetivo Geral: Objetivo Geral: Apresentar obra Apresentar obra

referencial de cunho referencial de cunho didático a quem didático a quem necessite aplicar de necessite aplicar de forma eficaz, o forma eficaz, o processo de processo de comunicação nas suas comunicação nas suas atividades em atividades em projetos.projetos.

Gerenciamento da Comunicação em projetos

Gerenciamento da Comunicação em projetosGerenciamento da Comunicação em projetos

Objetivo Específico: Objetivo Específico: Prover conhecimento Prover conhecimento

necessário à efetiva necessário à efetiva gestão de projetos gestão de projetos enfatizando o enfatizando o compartilhamento das compartilhamento das informações visando informações visando garantir a garantir a disseminação dessas disseminação dessas mesmas informações mesmas informações às partes às partes interessadas.interessadas.

Gerenciamento da Comunicação em ProjetosGerenciamento da Comunicação em Projetos

Pesquisas recentes revelam que existe Pesquisas recentes revelam que existe entre os gestores a percepção de que a entre os gestores a percepção de que a má comunicação é uma das principais má comunicação é uma das principais causas de problemas em projetos. causas de problemas em projetos.

Por outro lado, as mesmas pesquisas Por outro lado, as mesmas pesquisas revelam que o Planejamento das revelam que o Planejamento das Comunicações ainda é bastante Comunicações ainda é bastante negligenciado pela maioria das negligenciado pela maioria das corporações. corporações. É neste contexto que vamos abordar o É neste contexto que vamos abordar o Planejamento das Comunicações em Planejamento das Comunicações em projetos. projetos.

Esse importante processo tem como Esse importante processo tem como principal objetivo determinar as principal objetivo determinar as necessidades de comunicação dos necessidades de comunicação dos interessados (stakeholders) e gerar um interessados (stakeholders) e gerar um Plano de Gerência das Comunicações Plano de Gerência das Comunicações para o projeto. para o projeto.

Na edição de junho de 2005, a revista Na edição de junho de 2005, a revista PM Network, reproduz uma pesquisa PM Network, reproduz uma pesquisa conduzida pela PCI Global (empresa conduzida pela PCI Global (empresa de consultoria e treinamento em de consultoria e treinamento em gerência de projetos, realizada durante gerência de projetos, realizada durante um ano em diversas empresas de um ano em diversas empresas de grande porte nos Estados Unidos da grande porte nos Estados Unidos da América - berço da gestão de América - berço da gestão de projetos). projetos).

Esta pesquisa, constatou que muitos Esta pesquisa, constatou que muitos membros de equipes (e até mesmo membros de equipes (e até mesmo alguns gerentes) não tinham a menor alguns gerentes) não tinham a menor idéia do que estava acontecendo em idéia do que estava acontecendo em seus próprios projetos.seus próprios projetos.

Para muitos, gerenciamento e anarquia Para muitos, gerenciamento e anarquia são sinônimos.são sinônimos.E para você? Antônimos? E para você? Antônimos? Será que são mesmo ou deveriam ser?Será que são mesmo ou deveriam ser?

Gerenciamento da Comunicação em Projetos

66% dos entrevistados não sabia dizer se seus projetos estavam dentro ou fora do orçamento planejado e quase 50% não soube informar se cumpririam o prazo.

A principal causa? Problemas de comunicação.


A mesma revista, na edição de setembro de 2005, cita um outro estudo com gerentes de TI conduzido pela fabricante de hardware e integradora francesa BULL, que apontou a “má comunicação entre as partes interessadas” como principal causa em 57% dos casos de falhas em projetos.


No Brasil, a situação não é diferente: o fato de que a gestão da comunicação ainda é muito negligenciada é reforçado pelo estudo apresentado no “Fórum Nacional de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2005”, realizado pelo PMI-Rio. Uma das conclusões do estudo foi que a “comunicação” é o segundo fator menos considerado pelas empresas durante a fase de planejamento dos projetos. O primeiro é “riscos”.


A Comunicação vem sendo considerada por apenas 30 das 80 empresas brasileiras pesquisadas, chegando a míseros 37% do total.

O negligenciamento das comunicações só perde para o negligenciamento de riscos.

Será que em seus projetos, a comunicação é realmente gerida? O antônimo está se transformando em sinônimo?


O processo de O processo de comunicação;comunicação;

Canais de comunicação;Canais de comunicação; Desafios de comunicação Desafios de comunicação

para os gerentes de para os gerentes de projetos;projetos;

O gerenciamento da O gerenciamento da comunicação em projetos;comunicação em projetos;

Os processos de Os processos de gerenciamento da gerenciamento da comunicação.comunicação.


Visão Geral da Comunicação:Visão Geral da Comunicação:

O processo de comunicação O processo de comunicação (Aristóteles):(Aristóteles):

Emissor;Emissor; O que a pessoa tentou O que a pessoa tentou

dizer/comunicar;dizer/comunicar; Receptor.Receptor.

Sabemos que entre o que se tinha em mente comunicar e o que foi efetivamente comunicado, pode-se encontrar hiatos enormes.


O processo de comunicação O processo de comunicação (Aristóteles):(Aristóteles):

Mensagem esignificado

pretendidos Codificação Canal Decodificação

Mensagem esignificadopercebidos

Feedback esignificadopretendido

Codificação

Ruído Decodificação Mensagem esignificadopercebidos


Canais de comunicação:Canais de comunicação: Oral (85%);Oral (85%); Escrito (15%, dos quais 10% Escrito (15%, dos quais 10%

eletrônico/digital e 5% eletrônico/digital e 5% impresso)impresso)



Desafios de comunicação para os gerentes de Desafios de comunicação para os gerentes de projetos:projetos:

Barreiras à comunicação:Barreiras à comunicação:• Barreira do conhecimento/desconhecimentoBarreira do conhecimento/desconhecimento,,

Despreparo (de ambas as partes),Despreparo (de ambas as partes), Linguajar inadequado (tecnicistas falam o Linguajar inadequado (tecnicistas falam o

EXECUCIONÊS enquanto os administradores falam EXECUCIONÊS enquanto os administradores falam GERENCIALÊS. Cabe ao gerente da comunicação, GERENCIALÊS. Cabe ao gerente da comunicação, conhecer ambas linguagens),conhecer ambas linguagens),

Sobrecarga de dados,Sobrecarga de dados, Inabilidade com os equipamentos.Inabilidade com os equipamentos.

• Barreira comportamentalBarreira comportamental,, Desconfiança entre as partes,Desconfiança entre as partes, Preconceitos,Preconceitos, Hostilidades,Hostilidades, Ansiedades,Ansiedades, Desinteresses,Desinteresses, Omissões intencionais de fatos e/ou dados, Omissões intencionais de fatos e/ou dados, Inabilidade oitiva,Inabilidade oitiva, Falta de atenção (pode originar-se no Falta de atenção (pode originar-se no

desinteresse)desinteresse)



Desafios de comunicação para os Desafios de comunicação para os gerentes de projetos:gerentes de projetos:

Barreiras à comunicação:Barreiras à comunicação:• Barreira organizacional,Barreira organizacional,

Estruturas organizacionais piramidais Estruturas organizacionais piramidais totalmente engessadas e inflexíveis totalmente engessadas e inflexíveis como nas organizações militares;como nas organizações militares;

Excesso de Excesso de regulamentação/regulação/padronizaçãoregulamentação/regulação/padronização..

• Barreira técnica:Barreira técnica: Equipamentos inacessíveis (cabeça de Equipamentos inacessíveis (cabeça de

bacalhau ou “...é só para o bacalhau ou “...é só para o relatório...”);relatório...”);

Equipamentos obsoletos ou de baixa Equipamentos obsoletos ou de baixa qualidade de transmissão;qualidade de transmissão;

Versões conflitantes de sistemas Versões conflitantes de sistemas informatizados como arquivos informatizados como arquivos criptografados gerados pelo MS WORD, criptografados gerados pelo MS WORD, tentando ser aberto pelo BrOffice.org.tentando ser aberto pelo BrOffice.org.(O problema não é com o BROffice que não lê os arquivos (O problema não é com o BROffice que não lê os arquivos gerados pelo MS Word, mas sim por que o MS Word gera gerados pelo MS Word, mas sim por que o MS Word gera o código sem informá-lo na gravação.)o código sem informá-lo na gravação.)



Visão Geral da ComunicaçãoVisão Geral da Comunicação







Importância da comunicação;Importância da comunicação; Eficácia da comunicação,Eficácia da comunicação, Forma de comunicação (a mais adequada, não a mais Forma de comunicação (a mais adequada, não a mais

barata ou a mais fácil): barata ou a mais fácil): • FormalFormal: :

Memorandos; Memorandos; Atas de reuniões; Atas de reuniões; Relatórios;Relatórios; Cartas; Cartas; Diagramas; Diagramas; Filmes; Filmes; Entrevistas (podcasts); Entrevistas (podcasts); Apresentações;Apresentações; Planilhas.Planilhas.

• InformalInformal: :

Conversas nos corredores, nas baias, nos elevadores, no café, no Conversas nos corredores, nas baias, nos elevadores, no café, no banheiro (eficaz por ter que ser objetiva), por telefone, por banheiro (eficaz por ter que ser objetiva), por telefone, por mensagens de texto, etc...;mensagens de texto, etc...;

Chats (MSN, Yahoo, GMail, etc...);Chats (MSN, Yahoo, GMail, etc...); Blogs;Blogs; Flogs (foto blogs);Flogs (foto blogs); Redes Sociais (Orkut, Facebook, LinkedIn, Administradores, etc...);Redes Sociais (Orkut, Facebook, LinkedIn, Administradores, etc...); Internet (sites de relacionamento);Internet (sites de relacionamento); Redes Interpessoais (formadores de opinião).Redes Interpessoais (formadores de opinião).


O gerenciamento da O gerenciamento da comunicação:comunicação:

Visão Geral da Visão Geral da ComunicaçãoComunicação







Os processos de Os processos de gerenciamento da gerenciamento da comunicação (PMBok 2004):comunicação (PMBok 2004):


O processo de comunicação O processo de comunicação (PMBok):(PMBok):


2 1

O processo de comunicação O processo de comunicação (PMBok):(PMBok):


43

Planejamento da Planejamento da ComunicaçãoComunicação

O plano de comunicaçãoO plano de comunicação::Aspectos básicos de um plano de Aspectos básicos de um plano de

comunicação:comunicação: PropósitoPropósito: :

• Objetivos da comunicação do projeto Objetivos da comunicação do projeto (seja formal ou informal). Deve-se (seja formal ou informal). Deve-se atentar à possibilidade de distinção atentar à possibilidade de distinção de níveis de detalhamento, por cada de níveis de detalhamento, por cada parte interessada.parte interessada.

MétodoMétodo: : • Mídia da comunicação no projeto;Mídia da comunicação no projeto;• Formato da comunicação no projeto.Formato da comunicação no projeto.

FrequênciaFrequência: : • Data; Data; • Evento;Evento;• Frequência da comunicação. Frequência da comunicação.


Execução da distribuição da Execução da distribuição da comunicação do projeto:comunicação do projeto:

Distribuição da informação:Distribuição da informação:• Ad hoc: Sob demanda;Ad hoc: Sob demanda;• Centralizada: Documentação padronizada e níveis Centralizada: Documentação padronizada e níveis

de visibilidade definidos;de visibilidade definidos;• Colaborativa: Preconiza o trabalho em equipe, com Colaborativa: Preconiza o trabalho em equipe, com

forte interdependência entre os integrantes de forte interdependência entre os integrantes de uma equipe, e dela com as demais equipes do uma equipe, e dela com as demais equipes do mesmo projeto.mesmo projeto.

Comunicação face a face com as partes Comunicação face a face com as partes interessadasinteressadas: : • Reuniões formais, previamente convocadas para Reuniões formais, previamente convocadas para

esta única e exclusiva finalidade, com pauta esta única e exclusiva finalidade, com pauta fechada, não podendo tratar de quaisquer outros fechada, não podendo tratar de quaisquer outros assuntos.assuntos.

Encerramento e documentação final de projetosEncerramento e documentação final de projetos::• Avaliação de cada um da equipe como um time;Avaliação de cada um da equipe como um time;• Avaliação de cada componente da equipe pelo Avaliação de cada componente da equipe pelo

gerente do projeto;gerente do projeto;• Avaliação dos clientes, usuários e Avaliação dos clientes, usuários e

patrocinador(es);patrocinador(es);• Lições aprendidas;Lições aprendidas;• Relatório Gerencial (sintético) Final do projeto;Relatório Gerencial (sintético) Final do projeto;• Relatório Analítico Final do projeto;Relatório Analítico Final do projeto;• Perpetuação da Curva “S” em sua última versão;Perpetuação da Curva “S” em sua última versão;• Atestado de Capacidade Técnica ou Declaração de Atestado de Capacidade Técnica ou Declaração de

Capacidade Técnica, emitida pelo cliente ou Capacidade Técnica, emitida pelo cliente ou patrocinador (preferencialmente por ambos).patrocinador (preferencialmente por ambos).


Monitoramento da Monitoramento da ComunicaçãoComunicação

Relatório de desempenho:Relatório de desempenho:


Relatório de Análise de Valor Agregado - Responde às perguntas:

1) Onde estamos com relação ao custo que foi orçado para o projeto?2) Onde estamos com relação à data planejada de conclusão do projeto?3) Onde estamos em relação ao trabalho que já deveria estar concluído?

COTA = Custo Orçado do Trabalho Agendado.É o custo acumulado que foi orçado para todo o trabalho agendado até um determinado ponto

do projeto.

CRTR = Custo Real do Trabalho Realizado.É o custo acumulado que foi despendido no trabalho realizado até um marco do projeto.

COTR = Custo Orçado do Trabalho Realizado.É o custo orçado para o trabalho que foi realizado até uma determinada data.

VC = Variação do Custo (VC=CRTR-COTR)IDC = Índice de Desempenho do Custo. IDC=COTR/CRTR.IDC<1: Custo acima do orçado; IDC=1: Custo igual ao orçado; IDC>1: Custo abaixo do orçado.

VP = Variação da Programação (VP=COTA-COTR)IDP = Índice de Desempenho do Prazo. IDP=COTR/COTA.IDP < 1: Projeto fora/além do prazo. IDP ≥ 1: Projeto dentro/aquém do prazo.

Monitoramento da Monitoramento da ComunicaçãoComunicação

Relatório de desempenho;Relatório de desempenho; Gerenciamento das partes Gerenciamento das partes

interessadas:interessadas:


Dá-se por meio de reuniões e da atualização do plano de comunicação, que em última análise é o que garante o ajuste das informações aos requisitos estabelecidos pelas partes interessadas.

Tipos de reuniões existentes em projetos:

• De partida (Kick Off);• De acompanhamento (Follow Up);• Para registro e acompanhamento de problemas;• Para registro e acompanhamento de mudanças;• Para registro e acompanhamento de ações corretivas;• Para registro e acompanhamento de ações preventivas;• Para registro de lições aprendidas;• De encerramento ou de entrega do projeto (Close Out).

Melhoria da ComunicaçãoMelhoria da Comunicação Relatório de desempenho;Relatório de desempenho; Gerenciamento das partes interessadas;Gerenciamento das partes interessadas;

Plano de Comunicação:Plano de Comunicação:


Fase 1 - Partes interessadas no projeto:Define cada parte interessada e suas expectativas;

Fase 2 - Eventos de Comunicação:Define o que acontecerá: relatório, reunião, circular,

memorandum, treinamento, apresentação, encontro, palestra, tele/videoconferência, seminário, congresso, conferência, etc.

Fase 3 - Cronograma de Comunicação: Define quando cada evento ocorrerá ao longo do

projeto, indicando preferencialmente a semana de ocorrência;

Fase 4 - Formatos de Comunicação:Define o conteúdo dos instrumentos-chaves de

comunicação. Ex: sumário da situação atual, realizações atingidas, esforço e custo dispendidos, revisão do plano XYZ.

Fase 5 - Elementos de Comunicação:Relaciona os elementos de comunicação que

suportam o projeto, definindo os grupos de audiência, os canais de comunicação, os comunicadores e o fórum adequado para receber “feedback”.

Gerenciamento da Comunicação em projetosGerenciamento da Comunicação em projetos

Lembra-se do objetivo? Lembra-se do objetivo? Prover conhecimento Prover conhecimento

necessário à efetiva necessário à efetiva gestão de projetos gestão de projetos enfatizando o enfatizando o compartilhamento compartilhamento das informaçõesdas informações visando garantir a visando garantir a disseminação dessas disseminação dessas mesmas informações mesmas informações às partes às partes interessadas.interessadas.

FeedbackFeedback

Foi bom pra você?

( ) Sim!;

( ) Sim! Sim!;

( ) Sim! Sim! Sim!;

( ) Sim! Sim! Sim! Sim!;

( ) Sim! Sim! Sim! Sim! Sim!


isbn: 85-225-0563-2. autores: lúcio edi chaves, fernando ... · É o custo acumulado que foi...

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