Earned Value com o Project

Histórico de RevisõesData Versão Descrição Autor

13/01/2006 1.0 Versão original Márcio Moreira

20/01/2006 1.1 Revisão e inclusão das visões de valor acumulado do project Vagner Simão

03/02/2006 1.1 Inclusão de aviso para commit no controle de versões Márcio Moreira

08/03/2006 1.2 Definir data de status antes de obter situação do projeto Márcio Moreira

24/03/2006 1.3 Trocar % completo para % físico completo do projeto Márcio Moreira

04/04/2006 1.4 Incluir checagem dos filtros antes do Relatório de Status Márcio Moreira

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Índice

1. Introdução_________________________________________________________________4

2. Terminologia_______________________________________________________________4

2.1. COTA ou Valor Planejado_______________________________________________________4

2.2. CRTR ou Custo Atual__________________________________________________________4

2.3. COTR ou Earned Value_________________________________________________________4

2.4. CPI ou Índice de Desempenho de Custo____________________________________________5

2.5. SPI ou Índice de Desempenho de Cronograma______________________________________5

2.6. BAC ou Orçamento ao Completar________________________________________________5

2.7. EAC ou Estimativa ao Término__________________________________________________5

2.8. TCPI ou Índice de Desempenho a Concluir_________________________________________6

2.9. PAC ou Término Previsto_______________________________________________________6

2.10. TAC ou Duração Projetada_____________________________________________________6

2.11. DAC ou Diferença entre Durações_______________________________________________6

2.12. %DAC ou Diferença entre Durações_____________________________________________6

2.13. Variações de Custo e Cronograma_______________________________________________7

3. Project____________________________________________________________________7

3.1. Configurando o Project_________________________________________________________7

3.2. Custo dos Recursos_____________________________________________________________8

3.3. Custos Fixos___________________________________________________________________8

3.4. Atualizando a Linha Base_______________________________________________________93.4.1. Limpando a Linha Base______________________________________________________________10

3.4.2. Detalhando atividades de um workflow_________________________________________________11

3.4.3. Salvando a nova Linha Base do workflow_______________________________________________11

3.5. Atualizando uso das tarefas_____________________________________________________12

3.6. Visões do Project para a Análise do Valor Agregado________________________________13

3.7. Relatório de Status____________________________________________________________15

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3.7.1. % físico completo do projeto__________________________________________________________15

3.7.2. % atraso contratual_________________________________________________________________16

3.8. Medições do Projeto___________________________________________________________17

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1. Introdução

O propósito deste documento é mostrar como utilizar o project para obtenção do Earned Value dos

projetos, incluindo gestão de custos.

2. Terminologia

Para gestão financeira e previsibilidade dos projetos são utilizadas as seguintes variáveis abaixo.

Maiores detalhes delas podem ser obtidos no capítulo 6 do livro Microsoft Project 2003 do Ricardo

Viana Vargas ou no livro Análise de Valor Agregado, também do Ricardo Viana Vargas.

2.1. COTA ou Valor Planejado

COTA (Custo Orçado do Trabalho Agendado) ou BCWS (Budged Cost of Work Schedule) ou PV

(Planed Value = Valor Planejado).

2.2. CRTR ou Custo Atual

CRTR (Custo Real do Trabalho Realizado) ou ACWP (Actual Cost of Work Performed) ou AC (Actual

Cost = Custo Atual).

2.3. COTR ou Earned Value

COTR (Custo Orçado do Trabalho Realizado) ou BCWP (Budged Cost of Work Performed) ou EV

(Earned Value = Valor Agregado). Esta é a essência do Earned Value: quanto vale o trabalho já

realizado em relação ao orçamento original. O Earned Value é calculado automaticamente pelo project,

por uma das fórmulas:

EV = % Físico Completo * PV ou EV = % Completo * PV

Escolhemos para nossos projetos o % Físico Completo, pois ele representa melhor quanto do trabalho

já foi efetivamente feito. O % Completo é calculado automaticamente com base na duração ou no

esforço, consequentemente pode não refletir o que realmente já foi feito de uma determinada atividade.

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O % Físico Completo deve ser informado ao project. Logo, nas Work Orders devemos solicitar o % já

efetivamente concluído da atividade, independente da duração ou do esforço previstos ou realizados.

2.4. CPI ou Índice de Desempenho de Custo

CPI (Cost Performance Index) ou Índice de Desempenho de Custo é calculado automaticamente pelo

project pela seguinte expressão:

CPI = COTR / CRTR ou BCWP / ACWP ou EV / AC

2.5. SPI ou Índice de Desempenho de Cronograma

SPI (Schedule Performance Index) ou Índice de Desempenho de Cronograma é calculado

automaticamente pelo project pela seguinte expressão:

SPI = COTR / COTA ou BCWP / BCWS ou EV / PV

2.6. BAC ou Orçamento ao Completar

BAC (Budget at Complete) ou Orçamento ao Completar, é o valor do orçamento da linha base.

2.7. EAC ou Estimativa ao Término

EAC (Estimate at Complete) ou Estimativa ao Término (EAT), é a estimativa de custos no final do

projeto. Criamos três visões para esta estimativa, conforme abaixo. O project usa a Estimativa

Realista.

EACo = Estimativa Otimista

EACo = AC + BAC - EV

EACr = Estimativa Realista

EACr = AC + (BAC - EV) / CPI

EACp = Estimativa Pessimista

EACp = AC + (BAC - EV) / (SPI * CPI)

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2.8. TCPI ou Índice de Desempenho a Concluir

TCPI (To-Complete Performance Index) ou Índice de Desempenho a Concluir (IDAC) esta informação é

calculada pelo project automaticamente pela expressão:

TCPI = (BAC - EV) / (BAC - AC)

2.9. PAC ou Término Previsto

PAC (Plan at Completion) ou Término Previsto a diferença entre a Data de Término Prevista e a Data

de Início do projeto.

2.10. TAC ou Duração Projetada

TAC (Time at Completion) é a duração projetada para o projeto. O project não calcula essa informação

automaticamente e sua expressão é:

TAC = PAC / SPI

2.11. DAC ou Diferença entre Durações

DAC (Delay at Completion) é diferença entre as durações prevista (PAC) e a projetada (TAC). O project

não calcula essa informação automaticamente e sua expressão é:

DAC = PAC - TAC

2.12. %DAC ou Diferença entre Durações

%DAC é a quantia em percentual que o projeto aumentou em relação ao previsto. Esta informação não

é calculada pelo project e sua expressão é:

%DAC = DAC / PAC

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2.13. Variações de Custo e Cronograma

A partir das variáveis listadas acima, são derivadas automaticamente pelo project as seguintes

variáveis:

CV = Cost Variance = Variação de Custo = COTR – CRTR ou BCWP – ACWP ou EV – AC

SV = Schedule Variance = Variação de Cronograma = COTR – COTA ou BCWP – BCWS ou EV – PV

%CV = % Cost Variance = % Variação de Custo = CV / COTR ou CV / BCWP ou CV / EV

%SV = % Schedule Variance = % Variação de Cronograma = SV / COTR ou SV / BCWP ou SV / EV

3. Project

Nesta seção mostramos os detalhes de como utilizar o project para a gestão de custos do projeto.

3.1. Configurando o Project

1) Em Ferramentas – Opções – Cálculos, certifique-se que os campos estejam configurados como

definido a seguir:

As modificações feitas na % do total concluído de uma tarefa se estenderão à data de status:

o Desmarcado.

Os projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo:

o Marcado.

O Microsoft Office Project sempre calcula os custos reais:

o Marcado.

Acumulação padrão de custos fixos:

o Rateado.

2) No mesmo

menu

(Ferramentas – Opções – Cálculos), clique no botão Valor acumulado. No campo Método padrão de

valor acumulado da tarefa, selecione a opção % física concluída, indicando que nós utilizaremos o %

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Físico Concluído para cálculo do Earned Value. Quanto à Linha de Base para cálculos de valor

acumulado, veja item 3.4 (Atualizando a Linha Base) deste documento.

3.2. Custo dos Recursos

Antes de especificar um recurso para qualquer atividade é necessário definir a taxa padrão (custo para

horas normais) e a taxa h. extra (custo para horas extras). No caso de recursos não humanos ou não

vinculados ao tempo, mas sim ao uso, também é necessário definir o custo/uso. Para acessar a

planilha com estas informações, no menu Exibir selecione a Planilha de recursos. Também no menu

Exibir, selecione a Tabela: Entrada. Neste ponto você deve estar vendo uma planilha como a seguinte:

Para os projetos feitos sob o modelo de empreendedorismo da Invit, a Taxa h. extra deve ser colocada

com o mesmo valor da Taxa padrão.

3.3. Custos Fixos

Considerando a distribuição do custo fixo da empresa entre os projetos, concluímos que o custo fixo de

uma iteração depende essencialmente da duração da mesma. Logo, após o planejamento da duração

de uma iteração, calcule o custo fixo da iteração e atribua-o ao Custo Fixo da tarefa resumo que

representa esta iteração, como mostrado no exemplo abaixo. O custo fixo será automaticamente

somado ao Custo Total do projeto. Isto pode ser feito selecionando-se no menu Exibir a visão do

Gráfico de Gantt e depois a Tabela: Custo.

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3.4. Atualizando a Linha Base

A melhor forma que encontramos para cálculo do Earned Value é a utilização de apenas uma linha

base. Você pode utilizar várias linhas bases, para outras finalidades. Para o Earned Value sugerimos a

utilização da linha de base do projeto. Assim, esta linha base deve ser atualizada ao longo do projeto, à

medida que o planejamento for evoluindo.

Considere como exemplo a figura acima, onde a linha base do projeto foi atualizada com um plano

preliminar da T1 – Aceite do Produto. Note que para o workflow de Implementação existem 2 pessoas

designadas com um trabalho de 12 horas. Indicar quais pessoas farão um workflow, mesmo antes de

planejar as atividades deste workflow, é fundamental para o project estimar o custo da linha base do

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projeto. Para fazer o planejamento detalhado das atividades do workflow de Implementação,

precisamos:

1) Limpar a linha base deste workflow.

2) Detalhar (abrir) as atividades do workflow.

3) Salvar a nova linha base do workflow detalhado.

A cada atualização da linha base do projeto é importante salvar o arquivo do project e fazer um commit

na ferramenta de controle de versões, pois pode ser necessário acessar depois as informações

definidas até este momento.

3.4.1. Limpando a Linha Base

Para limpar a linha base do workflow de Implementação, como na figura a seguir, siga os seguintes

passos:

1) Marque a linha do workflow (ou das atividades que você quer limpar). Isto pode ser feito

clicando-se no número da atividade na visão do Gráfico de Gantt.

2) Selecione as opções de menu: Ferramentas, Controle, Limpar linha de base.

3) Clique em Tarefas selecionadas, pois queremos limpar somente as tarefas selecionadas e não

a linha base do projeto todo.

4) Clique no botão Ok.

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3.4.2. Detalhando atividades de um workflow

Para detalhar um workflow (ou tarefa resumo, na linguagem do project), siga os passos:

1) Mantenha a linha do workflow de Implementação, pois ela foi utilizada na composição da linha

base original. Esta linha vai virar uma tarefa resumo do project.

2) Exclua os recursos da tarefa resumo (workflow de Implementação). O project automaticamente

zera o trabalho associado a esta linha.

3) Insira as atividades detalhadas do workflow de Implementação, logo abaixo da linha desta

tarefa resumo.

4) Especifique os recursos que executarão as atividades inseridas e o trabalho (esforço) de cada

uma delas.

5) Da mesma forma faça os ajustes de predecessoras das atividades inseridas, assim como os

ajustes de cronograma necessários.

3.4.3. Salvando a nova Linha Base do workflow

Importante: Com relação à linha base é muito importante considerar sempre o seguinte: para salvar a

linha base de uma atividade, nenhuma hora de trabalho executada pode ter sido lançada

para ela.

Para atualizar a linha base de um projeto, salvando a linha base de um workflow (tarefa resumo), como

exemplificado na figura abaixo, siga os seguintes passos:

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1) Marque completamente todas as linhas, da tarefa resumo (linha do workflow) até a última linha

de atividade detalhada do workflow.

2) Selecione as opções de menu: Ferramentas, Controle, Salvar linha de base.

3) Certifique-se em Salvar linha de base, esteja sempre apontando para a linha base principal do

projeto.

4) Em Para, selecione Tarefas selecionadas e em Agregar linhas de base, marque as 2 opções

Para todas as tarefas de resumo e De subtarefas para tarefa(s) de resumo selecionada(s).

Dica: Mesmo definindo estas opções como padrão, verifique todas estas opções a cada salvamento,

pois o project eventualmente perde os padrões definidos.

3.5. Atualizando uso das tarefas

Dica: Para facilitar este trabalho, o % Físico Completo deve ser informado pelo executor, em cada

atividade (tarefa), no retorno da work order encaminhada a ele.

Para atualizar o uso das tarefas (atualização de cronograma ou lançamento de horas executadas) no

project, siga os procedimentos:

1) Na visão do Gráfico de Gantt, coloque o cursor na tarefa a atualizar.

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2) Selecione as opções de menu: Exibir, Uso da tarefa. A Tabela deve mudar automaticamente

para a tabela Uso.

3) Lance normalmente as horas de trabalho realizadas (Trab. real).

4) Informe o % Físico Completo da tarefa (atividade) em questão. Note que as tarefas resumo

ficarão com % Físico Completo igual a zero.

A figura abaixo mostra um exemplo de atualização do uso das tarefas.

3.6. Visões do Project para a Análise do Valor Agregado

O project possui três visões definidas que auxiliam na análise de valor agregado. São elas:

Valor acumulado (nome dado pelo project para Valor agregado)

Indicadores de cronograma do valor acumulado

Indicadores de custo de valor acumulado

Essas visões podem ser acessadas através da opção Exibir, Tabela, Mais tabelas... Será apresentada

uma tela contendo todas as visões existentes, conforme abaixo:

Selecione a visão desejada e clique em Aplicar.

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As visões de valor acumulado apresentadas pelo project são muito úteis porque apresentam em tempo

real a situação do projeto segundo alguns índices já calculados pelo próprio project, permitindo que

sejam feitas verificações a qualquer momento.

Exemplo da visão Valor acumulado:

Exemplo da visão Indicador de custo do valor acumulado:

Exemplo da visão Indicador de cronograma do valor acumulado:

3.7. Relatório de Status

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Para preenchimento do Relatório de Status do projeto para o cliente, precisamos extrair algumas

informações do project. Antes, precisamos atualizar o uso de todas as tarefas até a data de referência

do Relatório de Status. Em seguida verifique se ficou escapou algo aplicando os filtros:

% Diferentes : Exibe tarefas cujo % concluído esteja diferente do % físico concluído.

Trabalho sem % físico concluído lançado : Exibe tarefas cujo Trabalho Real (Actual Work) > 0 e

% Físico Concluído (Physical % Complete) = 0.

Trabalho sem custo : Exibe tarefas cujo Trabalho (Work) > 0 e Custo da linha de base (Baseline

Cost) = 0.

Neste ponto vamos obter as seguintes informações:

3.7.1. % físico completo do projeto

Considerando-se que ele será calculado pela expressão:

% físico completo do projeto = COTR / Linha Base.

Lembre-se que COTR = BCWP = EV.

Neste caso, a Linha Base representa o valor total orçado do projeto. Para obter estas informações:

1) Selecione as opções de menu Projeto, Informações sobre o projeto e defina a Data de Status

desejada. Isto é importante para ajustar os cálculos de custos do project até a data da qual se

deseja o status do projeto.

2) Na visão do Gráfico de Gantt, selecione as opções Exibir, Tabela, Custo.

3) A figura abaixo mostra um exemplo da Tabela de Custo exibida. Neste caso:

% completo do projeto = 42.486,66 / 67.575,24 = 63%.

3.7.2. % atraso contratual

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Este percentual deve ser calculado pela seguinte expressão:

% atraso contratual = Dias( Data prevista de conclusão do projeto ) / Dias( Data contratual ) - 1

Onde:

Dias(x) = quantidade de dias corridos entre a data de início do projeto e a data x.

Data contratual = Data estipulada em contrato para conclusão do projeto. Levando-se em

consideração os impactos de Atrasos de Cronograma e Alterações de Especificação do

Sistema. Estes impactos devem ser relatados na seção Histórico da evolução da data

contratual (data final do projeto) do Relatório de Status.

Data prevista de conclusão do projeto = Data prevista de término do projeto obtida no project.

Para obter estas informações:

1) Selecione as opções: Formatar, Escala de tempo.

2) Em Opções de escala de tempo, Mostrar, selecione Três camadas (superior, intermediária e inferior).

3) Em Camada intermediária, Formatação da camada intermediária:

a. Em Unidades, selecione: Dias.

b. Em Cabeçalho, selecione datas nos formatos: dd/m/aa, d/m/aa, ...c. Como mostrado na figura abaixo.

4) Em Camada inferior, Formatação da camada inferior:

a. Em Cabeçalho, selecione: 1, 2, 3, 4, ... (A partir do início)b. Clique no botão Ok, como mostrado na figura abaixo.

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Considerando no exemplo em questão os seguintes dados:

Data de início do projeto: 11/09/2005 = equivalente ao dia 1.

Data prevista de conclusão do projeto: 21/12/2005 = equivalente ao dia 101.

Data contratual: 13/01/2006 = equivalente ao dia 124.

Portanto, o % atraso contratual = 101 / 124 – 1 = –19%. Neste caso, o projeto está 19% adiantado.

3.8. Medições do Projeto

Na data de cada Relatório de Status do projeto devem ser coletadas as medições do projeto e

atualizada a respectiva planilha de controle das métricas. Devem ser coletas as seguintes medições:

Informação Fonte

Progresso:

% Completo (duração)

% Trabalho Concluído (esforço)

% Físico Completo (COTR / BL)

Project:

Projeto, Informações sobre o projeto, Estatísticas.

E o % completo do projeto conforme item 3.7.1

deste documento.

Change Requests: (dados do período)

CRs Abertas de Erros

CRs Abertas de Melhorias

CRs Fechadas de Erros

Estes dados devem ser obtidos na planilha de

Change Request Management do projeto.

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CRs Fechadas de Melhorias

Esforço Gasto em CRs (hrs)

Custos:

Valor do Orçamento do Base Line

COTA ou BCWS ou PV = Valor Planejado

CRTR ou ACWP ou AC = Custo Atual

COTR ou BCWP ou EV = Valor Agregado

Project:

Na visão do Gráfico de Gantt, selecione as opções:

Exibir, Tabela, Mais tabelas, Valor acumulado.

Testes:

No. de Casos de Teste

No. de Simulações

No. de Falhas

Severidade Acumulada das Falhas

Planilhas de resultados dos testes.

Estas planilhas são preenchidas ao final de cada

Iteração do projeto.

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