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CESA – CENTRO DE ESTUDOS SOCIAIS APLICADOS ESPECIALIZAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA PARA GESTORES DO
SISTEMA ESTADUAL DE AGRICULTURA
IRAJÁ MASSONI DE FARIA
O CONTROLE DOS BENS PATRIMONIAIS A PARTIR DA
UTILIZAÇÃO DE TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO: UM ESTUDO
DE CASO NO IAPAR – INSTITUTO AGRONÔMICO DO PARANÁ
LONDRINA 2011
IRAJÁ MASSONI DE FARIA
O CONTROLE DOS BENS PATRIMONIAIS A PARTIR DA
UTILIZAÇÃO DE TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO: UM ESTUDO
DE CASO NO IAPAR – INSTITUTO AGRONÔMICO DO PARANÁ
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao curso de Especialização em Administração Pública para Gestores do Sistema Estadual de Agricultura, do Departamento de Administração da UEL, como requisito final para obtenção do título de Especialista.
Orientadora: Profª. Ms. Sueli Fátima Consolini
LONDRINA 2011
IRAJÁ MASSONI DE FARIA
O CONTROLE DOS BENS PATRIMONIAIS A PARTIR DA
UTILIZAÇÃO DE TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO: UM ESTUDO
DE CASO NO IAPAR – INSTITUTO AGRONÔMICO DO PARANÁ
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao curso de Especialização em Administração Pública para Gestores do Sistema Estadual de Agricultura, do Departamento de Administração da UEL, como requisito final para obtenção do título de Especialista.
COMISSÃO EXAMINADORA
_____________________________________ Profª. Orientadora Ms. Sueli Fátima Consolini
Universidade Estadual de Londrina
____________________________________ Prof. Componente da Banca
Universidade Estadual de Londrina
____________________________________ Prof. Componente da Banca
Universidade Estadual de Londrina
Londrina, _____de ___________de _____.
Dedico este Trabalho de Conclusão de Curso
aos meus Pais, que não pouporam horas de
trabalho, misturando suor e amor, para me
permitir opções.
AGRADECIMENTOS:
Agradeço a Deus, pela dádiva da vida.
À minha esposa Maria e à minha filha Priscilla, pelos momentos, quando mesmo
presente, trazia a mente cativa ao Trabalho de Conclusão de Curso.
Ao IAPAR, Escola de Governo do Estado do Paraná e UEL por oferecerem este
Curso de Especialização em Administração Pública.
Aos amigos do Departamento de Suprimentos e Patrimônio do IAPAR que se
desdobraram e compensaram a minha ausência no período das aulas presenciais e
em especial ao Setor de Patrimônio pelo fornecimento dos dados e informações.
Aos colegas da Área de Tecnologia da Informação, da Área de Administração de
Pessoal, da Diretoria Técnico Científica, da Diretoria de Administração e Finanças e
do Grupo de Planejamento Institucional do IAPAR, pelo fornecimento dos dados e
informações.
Aos colegas do Instituto Agronômico do Paraná que colaboraram, respondendo ao
questionário, de forma tão contributiva.
À Profª. Ms. Sueli Fátima Consolini, pela constante orientação neste trabalho e pela
amizade, mantendo-me motivado durante todo o processo.
Aos professores do curso de Especialição em Administração Pública, que nos
apresentaram, além do conteúdo programático, generosas lições de vida.
Aos colegas de curso que souberam trabalhar em grupo, sempre compartilhando e
respeitando opiniões.
Ao Professor Gerson Antonio Melatti pela brilhante coordenação do Curso.
Ao Claudinei Firmino e sua equipe da Secretaria de pós-graduação pelo pronto
suporte.
“Quando um homem assume uma função pública, deve considerar-se propriedade do público.” (Thomas Jefferson)
FARIA, IRAJÁ MASSONI DE. O controle dos bens patrimoniais a partir da utilização de tecnologias da informação: um estudo de caso no IAPAR – Instituto Agronômico do Paraná. 2011. 83 Folhas. Trabalho de Conclusão de Curso de Especialização em Administração Pública para Gestores do Sistema Estadual de Agricultura, do Departamento de Administração da UEL - Universidade Estadual de Londrina, Londrina.
RESUMO
O presente trabalho buscou verificar o controle de bens patrimoniais no Instituto Agronômico do Paraná – IAPAR objetivando investigar a possibilidade e aceitabilidade da implantação de um sistema de controle de bens patrimoniais desconcentrado. A revisão bibliográfica procura apresentar conceitos e princípios relacionados à tecnologia da informação, sistemas de informação, gestão pública e bens patrimoniais. Apresenta o perfil do IAPAR e do Departamento de Suprimentos e Patrimônio do IAPAR, onde está inserido o Setor de Patrimônio. Quanto à metodologia, adotou-se a pesquisa exploratória, visando buscar maiores conhecimentos sobre o assunto; quanto aos procedimentos, utiliza a pesquisa bibliográfica, como fundamentação teórica e, também, pesquisa documental, utilizando os dados disponíveis nos arquivos dos sistemas informatizados do Departamento de Suprimentos e Patrimônio e da Área de Tecnologia da Informação do IAPAR; quanto aos instrumentos: utiliza-se da análise documental e a aplicação de questionário a 48 gerentes e técnicos responsáveis ou envolvidos na guarda e acompanhamento dos bens patrimoniais do Instituto Agronômico do Paraná. O presente trabalho dá maior ênfase à categoria dos bens móveis, devido a sua natureza e quantidade de itens. Apontam-se os principais resultados: a) estrutura do Setor de Patrimônio, com o sistema informatizado concentrado na sede, com dois servidores trabalhando no acompanhamento de 21991 itens de bens móveis distribuídos em 138 unidades de alocação, sendo 21 destas unidades, em outros municípios, fora da sede, mais 582 itens de bens imóveis e 3017 itens de semoventes; b) constata-se um grande aumento, a partir de 1998, de fontes de financiamento de bens de investimento, o que torna o trabalho mais complexo devido às exigências e fiscalizações específicas de cada órgão financiador; c) 72,9% dos servidores que responderam o questionário classificaram como importante e muito importante à possibilidade de transferências de bens patrimoniais e outras operações poderem ser realizadas pelo próprio gerente responsável pelo bem, através de sistema informatizado via WEB e 81,3% acharam importante ter acesso à consulta dos bens móveis alocados nas demais unidades. Conclui que a desconcentração das atividades desenvolvidas pelo setor de patrimônio é necessária e que há aceitabilidade por parte dos servidores envolvidos na guarda e acompanhamento dos bens, para a utilização de sistema de controle de bens patrimoniais via WEB, sistema que já está sendo desenvolvido pela Área de Tecnologia da Informação em conjunto com o Departamento de Suprimentos e Patrimônio do IAPAR.
Palavras-chave: Bens patrimoniais. Tecnologia da informação. Desconcentração. IAPAR.
FARIA, IRAJÁ MASSONI. Control of assets from the use of information technology: a case study in IAPAR – Instituto Agronômico do Paraná. 2011. 83 sheets. Work completion specialization course in public administration for managers of the State system of agriculture, Department of administration of UEL-Universidade Estadual de Londrina, Londrina.
ABSTRACT
This work sought to verify the control of assets in the Instituto Agronômico do Paraná – IAPAR aiming to investigate the possibility and acceptability of deployment for a system of control of assets on tilt. The literature review seeks to present concepts and principles related to information technology, information systems, public management and assets. Displays the profile of IAPAR and supply Department of Heritage and IAPAR, where it is inserted asset sector. As regards the methodology adopted to exploratory research, to seek greater knowledge on the subject; procedures, use the bibliographic search, such as theoretical and, also, desk research, using data available in the archives of the Department of computer systems and Supplies and Heritage of the area of information technology IAPAR; for instruments: uses the documentary analysis and application of questionnaire to 48 managers and technicians responsible or involved in guarding and monitoring of assets of the Instituto Agronômico do Paraná. This work gives more emphasis to the category of movable property, due to its nature and quantity of items. Point-if the main results: a) the industry structure heritage, with the computerized system concentrated at Headquarters, with two servers working on 21991 tracking movable items distributed in 138 allocation units, being 21 of these units in other municipalities, outside the headquarters, more 582 items of immovable property and 3017 semoventes items; b) noted a large increase, from 1998, sources of financing of investment goods, which makes the work more complex due to the demands and specific testing of each organ donor; c) 72.9% of the servers that responded to the questionnaire have rated as important and very important to the possibility of transfers of assets and other operations can be performed by the manager responsible for the well, by means of the computerised system by WEB and 81.3% found it important to have access to the consultation of movable allocated in other units. Concludes that the devolution of activities developed by asset sector and which is needed for acceptability by the servers involved in guarding and monitoring of assets, for the use of control system of assets by the WEB system that is already being developed by the information technology Area in conjunction with the Department of supplies and IAPAR's Heritage.
Key words: Assets. Information technology. Devolution. IAPAR.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1: Atividades dos Sistemas de Informação: Entrada, Processamento e Saída ......... 25
Figura 2 : Sede do IAPAR - Londrina ................................................................................... 36
Figura 3: Estrutura física do IAPAR no Estado do Paraná .................................................. 37
Figura 4: Vista panorâmica da Sede do IAPAR – Londrina ................................................. 41
Figura 5: Organograma do IAPAR ....................................................................................... 43
Figura 6: Sistema ASPA/SICONP – Menu geral do sistema ............................................... 47
Figura 7: Sistema ASPA/SICONP – Menu de Manutenção dos Bens Patrimoniais ............. 48
Figura 8: Sistema ASPA/SICONP – Menu de Manutenção dos Bens Móveis ...................... 48
Figura 9: Sistema ASPA/SICONP – Menu Geral dos Bens Móveis ..................................... 49
Figura 10: Sistema ASPA/SICONP – Manutenção de Bens Móveis ................................... 50
Figura 11: Sistema ASPA/SICONP – Transferências de bens móveis ................................ 50
Figura 12: Sistema ASPA/SICONP – Manutenção (conserto) de bens móveis ................... 51
Figura 13: Sistema ASPA/SICONP – Movimentação de bens móveis (baixas) .................. 51
Figura 14: Sistema ASPA/SICONP – Extorno de Movimentação de bens móveis ............. 52
Figura 15: Sistema ASPA/SICONP – Manutenção de Bens Imóveis .................................. 53
Figura 16: Sistema ASPA/SICONP - Manutenção dos Semoventes .................................... 53
Figura 17: Sistema ASPA/SICONP - Manutenção dos Valores .......................................... 54
Figura 18: Aplicativo Bens patrimoniais /Formulário de Lançamento de Bens Patrimoniais 60
Figura 19: Bens Patrimoniais WEB – Menu Inicial ............................................................... 61
Figura 20: Bens Patrimoniais WEB – Menu Bens patrimoniais por unidade ......................... 62
Figura 21: Plaqueta de identificação patrimonial com código de barras ............................... 62
LISTA DE TABELAS
Tabela 1: Evolução do Quadro de Pessoal do IAPAR entre 1992 e 2011 (Adaptado de
Dorigo e Campos, 2008) ..................................................................................... 38
Tabela 2: Unidades de alocação de bens móveis – Instituto Agronômico do Paraná -
Situação registrada no sistema ASPA em 31/12/2010 ......................................... 54
Tabela 3: Unidades de alocação de bens imóveis – Instituto Agronômico do Paraná -
Situação registrada no sistema ASPA em 31/12/2010 ......................................... 57
Tabela 4: Unidades de alocação de Semoventes– Instituto Agronômico do Paraná - Situação
registrada no sistema ASPA em 31/12/2010 ....................................................... 58
Tabela 5: Unidades de alocação de Valores – Instituto Agronômico do Paraná - Situação
registrada no sistema ASPA em 31/12/2010 ....................................................... 58
Tabela 6: Origem dos bens móveis até 1997 ....................................................................... 59
Tabela 7: Origem dos bens móveis a partir de 1998 - Novas ............................................... 59
Tabela 8: Questionário: Percentual de devolução ................................................................ 63
Tabela 9: Questionário – questão 1: Idade .......................................................................... 63
Tabela 10: Questionário – questão 2: Gênero ..................................................................... 64
Tabela 11: Questionário – questão 3: Escolaridade ............................................................. 64
Tabela 12: Questionário – questão 4: Há quanto tempo trabalha no IAPAR? ...................... 64
Tabela 13: Questionário – questão 5: Há quanto tempo é responsável pela guarda de bens
patrimoniais? ..................................................................................................... 64
Tabela 14: Questionário – questão 6: Qual a sua Área de atuação? ................................... 65
Tabela 15: Questionário – questão 7: Com que frequência utiliza o computador no seu local
de trabalho? ...................................................................................................... 65
Tabela 16: Questionário – questão 8: Quando utiliza o Computador, qual o aplicativo: ...... 65
Tabela 17: Questionário – questão 9: Como tem comunicado ao DSP as transferências de
bens patrimoniais: ............................................................................................. 66
Tabela 18: Questionário – questão 10: Com referência ao controle dos bens patrimoniais: 66
Tabela 19: Questionário – questão 11: Grau de importância para a possibilidade das
transferências de bens patrimoniais e outras operações poderem ser realizadas
pelo próprio gerente responsável pelo bem, através de sistema informatizado via
WEB: ................................................................................................................. 67
Tabela 20: Questionário – questão 12: Qual o nível de autonomia julga apropriado para o
processo de transferência dos bens via sistema informatizado:......................... 67
Tabela 21: Questionário – questão 13: Quando vai solicitar um novo equipamento para a
vossa unidade: .................................................................................................. 68
Tabela 22: Questionário – questão 14: Acha importante ter acesso à consulta dos bens
móveis alocados nas demais unidades? ............................................................ 68
Tabela 23: Questionário – questão 15: Acha importante que as demais unidades tenham
acesso à consulta dos bens móveis alocados na vossa unidade ....................... 68
Tabela 24: Questionário – questão 16: Quanto à estrutura física disponível (máquinas e
equipamentos de informática) para utilização no sistema informatizado de
patrimônio via web: ............................................................................................ 69
Tabela 25: Questionário – questão 17: Quanto à estrutura de recursos humanos, quantos
servidores têm conhecimento técnico suficiente para trabalhar com sistemas
informatizados? ................................................................................................. 69
Tabela 26: Questionário – questão 18: O pessoal que está preparado e disponível para
operar o sistema patrimonial informatizado, quanto ao vínculo empregatício é: 69
Tabela 27: Questionário – questão 19: Qual a periodicidade que considera adequada para
que vossa equipe realize inventários físicos dos bens patrimoniais alocados na
vossa unidade: .................................................................................................. 70
Tabela 28: Questionário – questão 20: Com relação aos bens patrimoniais alocados na
vossa unidade, classifique os campos de dados pelo grau de
importância/necessidade. Marcar todos: (0-desnecessário; 1-pouco necessário;
2- necessário e 3-indispensável). ...................................................................... 70
Tabela 29: Questionário – questão 21: Com relação aos bens patrimoniais alocados nas
outras unidades, classifique os campos de dados pelo grau de
importância/necessidade. Marcar todos: (0-desnecessário; 1-pouco necessário;
2- necessário e 3-indispensável). ...................................................................... 71
Tabela 30: Questionário – questão 22: Dos eventos abaixo, aponte os que mais ocorrem em
vossa unidade: (poderá assinalar mais que uma opção) ................................... 71
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................................. 14
1.1 Justificativa .............................................................................................................. 15
1.2 Objetivos .................................................................................................................... 15 1.2.1 Objetivo Geral ..................................................................................................... 15 1.2.2 Objetivos Específicos .......................................................................................... 15
2 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS ......................................................................... 17
2.1 Metodologia ............................................................................................................... 17
2.2 Tipo de Pesquisa ....................................................................................................... 17
2.3 Universo e Amostra .................................................................................................... 18
2.4 Coleta de Dados ........................................................................................................ 18
2.5 Tabulação dos Dados ................................................................................................ 19
2.6 Limitação do Método .................................................................................................. 19
3 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ....................................................................................... 20
3.1 Transformações, mudanças e evoluções tecnológicas .............................................. 20
3.2 Tecnologias da informação ........................................................................................ 23
3.3 Sistemas de Informação ............................................................................................ 24 3.3.1 Tipos de sistemas de informação ........................................................................ 26
3.4 Administração Pública ................................................................................................ 27 3.4.1 Princípios da Administração Pública ................................................................... 27
3.5 Gestão Pública no Brasil – Em busca da modernização ............................................ 29
3.6 Centralização, descentralização e desconcentração .................................................. 31
3.7 Gestão de Patrimônio ................................................................................................ 32 3.7.1 Patrimônio Público .............................................................................................. 34 3.7.2 Classificação dos Bens Patrimoniais ................................................................... 35
4 O INSTITUTO AGRONÔMICO DO PARANÁ - IAPAR.................................................... 36
4.1 História e contribuição do IAPAR ............................................................................... 36
4.2 O Departamento de Suprimentos e Patrimônio do IAPAR.......................................... 43
4.3 Atividades desenvolvidas pelo Setor de Patrimônio do IAPAR ................................... 44
4.4 Características do Sistema de Controle de Patrimônio ASPA/SICONP ...................... 46
4.5 Distribuição por unidade, dos bens móveis, imóveis, semoventes e valores registrados no sistema ASPA/SICONP .............................................................................................. 54
4.6 Agregando um novo aplicativo ................................................................................... 59
4.7 Sistema de acompanhamento e controle de bens patrimoniais via WEB ................... 61
5 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS DA PESQUISA ................................................ 63
5.1 Descrição e análise dos dados da pesquisa............................................................... 63
5.2 Conclusão da pesquisa .............................................................................................. 72
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS .............................................................................................. 75
REFERÊNCIAS ................................................................................................................... 77
ANEXO ................................................................................................................................ 80
Anexo A - Questionário .................................................................................................... 80
14
1 INTRODUÇÃO
O controle de bens patrimoniais nos órgãos públicos, em todas as esferas,
tem se mostrado cada dia mais complexo, com exigências crescentes, com o
ingresso de recursos de diversas fontes financiadoras, gerando uma maior
diversidade de informações que são constantemente solicitadas pelas auditorias
externas.
O Instituto Agronômico do Paraná - IAPAR, com cerca de 730 funcionários,
tem Sede em Londrina, cinco unidades regionais de pesquisa (Curitiba, Ponta
Grossa, Paranavaí, Pato Branco e Santa Tereza do Oeste), 19 Estações
experimentais, 23 Estações Agrometeorológicas e 20 Laboratórios para pesquisa e
prestação de serviços. Incluindo, ainda a área agrícola das bases náuticas de Santa
Helena, Itaipulândia e Marechal Cândido Rondon.
Para atender a estrutura acima, o Departamento de Suprimentos e
Patrimônio, através de seu setor de Patrimônio, controla cerca de vinte e dois mil
itens de bens móveis, mais os bens imóveis e semoventes.
O Sistema atualmente em uso, está centralizado no Setor de Patrimônio do
IAPAR – Londrina (Sede) recebendo suporte da Área de Tecnologia da Informação
do IAPAR e foi desenvolvido na década de 80, em linguagem "Dataflex".
O interesse em estudar esse tema vem da experiência de ter trabalhado no
Setor de Patrimônio do IAPAR.
As solicitações de transferências patrimoniais entre unidades são efetuadas,
em grande parte, por meio de documentos impressos, que por sua natureza, levam
um certo tempo para a tramitação até o Setor de patrimônio para o devido
lançamento e efetiva transferência no sistema.
Da mesma forma, para a realização de inventários físicos, atualmente é
necessário que o Setor de Patrimônio encaminhe listagens impressas ou
digitalmente convertidas para aplicativos atuais, resultando em mais tarefas e tempo
de espera até as listagens chegarem ao destino.
A possibilidade de implantação de um novo sistema via WEB, fornecendo
informações patrimoniais em tempo real para todas as unidades poderá causar
impactos positivos na utilização dos recursos de investimento e uma melhor
distribuição das tarefas desenvolvidas pelo Setor de Patrimônio do IAPAR.
15
Dado o reduzido número de servidores trabalhando no Departamento de
Suprimentos e Patrimônio da Sede do IAPAR, será possível controlar os Bens
Patrimoniais do Instituto Agronômico do Paraná, de uma forma menos concentrada?
1.1 Justificativa
A Pesquisa vai traçar um perfil da situação atual do Patrimônio do IAPAR,
com levantamento dos bens patrimoniais da instituição e coleta da opinião dos
gerentes e técnicos envolvidos no controle dos bens patrimoniais.
Com base nas questões levantadas e nas situações já destacadas, será
avaliada a viabilidade da implantação do controle patrimonial desconcentrado.
Serão beneficiados pela pesquisa: diretamente o IAPAR e, indiretamente,
todos os órgãos públicos que estão sujeitos a um arcabouço legal similar e
necessitam utilizar de seu patrimônio com eficiência.
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivo Geral
Traçar um panorama geral da estrutura do Setor de Patrimônio do Instituto
Agronômico do Paraná verificando a aceitabilidade, por parte dos gerentes
responsáveis por unidades que alocam bens patrimoniais, de uma proposta de
desconcentração das atividades desenvolvidas pelo Setor de Patrimônio, com a
utilização da Tecnologia da Informação.
1.2.2 Objetivos Específicos
1) Demonstrar o Panorama atual do Controle de Bens Patrimoniais do Instituto
Agronômico do Paraná;
2) Levantar que tipos de relatórios e informações os gerentes responsáveis pela
guarda de bens patrimoniais necessitam.
3) Levantar quais a principais dificuldades que os gerentes encontram quanto ao
controle patrimonial;
16
4) Identificar possíveis barreiras para a implantação de um sistema
desconcentrado de controle patrimonial com a utilização de TI;
5) Levantar sugestões de melhorias que poderão ser aplicadas no controle
patrimonial;
6) Recomendar as sugestões que se mostrarem viáveis a sua implantação.
17
2 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
2.1 Metodologia
É através do método que se determina a direção da investigação. Santos
(2005, p.93) define método como “um caminho ou a ordem a que se sujeita qualquer
tipo de atividade, com vistas a chegar a um fim determinado”, ainda segundo o autor
o método proporciona economia de tempo e de recursos além de tornar as ações
mais seguras.
Pode se utilizar mais que um método na investigação científica, recomenda-
se a combinação de quantos métodos forem necessários (MARCONI E LAKATOS
2008, p.17)
A presente pesquisa será realizada por meio de levantamento bibliográfico e
análise de dados recolhidos nos sistemas informatizados e nos arquivos de
documentos do Departamento de Suprimentos e Patrimônio do IAPAR.
Também, serão coletadas informações junto aos gerentes setoriais
responsáveis por bens patrimoniais, bem como de técnicos que auxiliam os gerentes
nesta tarefa, por meio de questionário com questões fechadas e abertas.
2.2 Tipo de Pesquisa
A pesquisa foi do tipo exploratória, com a utilização de revisão bibliográfica,
análise documental e aplicação de questionário aos atores envolvidos. Sendo de
natureza quantitativa, com levantamento da quantidade de itens de bens
patrimoniais por unidade, com base nos dados registrados no sistema ASPA de
bens patrimoniais na data da coleta dos dados e análise das respostas do
questionário, que contemplou questões fechadas e abertas.
Quanto ao objetivo, a pesquisa exploratória aprofunda o conhecimento do
problema e do objeto do estudo, trazendo mais informações sobre o tema; quanto
aos procedimentos, a revisão bibliográfica busca referências teóricas que já foram
publicadas sobre o assunto estudado e quanto aos instrumentos, a análise
documental parte da leitura e interpretação do material disponibilizado e o
questionário é definido como uma série ordenada de perguntas respondidas sem a
presença do entrevistador (SUZUKI, 2009, p.35 e seg.)
18
Quanto à abordagem, a pesquisa é classificada como quantitativa quando se
fundamenta na quantificação de fenômenos, trazendo fatos à tona e fazendo
previsões (SUZUKI, 2009, p.35 e seg.). A presente pesquisa teve uma abordagem
quantitativa devido à necessidade de se estabelecer relações entre a quantidade de
itens de bens patrimoniais e outras variáveis, como: unidades de alocação e origem
de recursos de investimento, utilizando a distribuição de frequência.
2.3 Universo e Amostra
A coleta de dados é uma das etapas que mais exige esforço e perseverança
do pesquisador, segundo Marconi & Lakatos, (2008, p.18) é a “etapa da pesquisa
em que se inicia a aplicação dos instrumentos elaborados e das técnicas
selecionadas, a fim de se efetuar a coleta dos dados previstos”. Os tipos de coletas
de dados são: coleta documental, observação, entrevista, questionário, formulário,
medidas de opiniões e de atitudes, técnicas mercadológicas, testes de sociometria,
análise de conteúdo e história de vida.
Universo ou população, segundo Marconi & Lakatos (2008, p.27) “é o
conjunto de seres animados ou inanimados que apresentam pelo menos uma
característica em comum” e amostra “é uma porção ou parcela convenientemente
selecionada do universo (população)”
O questionário foi encaminhado a todos os gerentes de unidades,
responsáveis pela guarda de bens patrimoniais e para alguns servidores, técnicos,
que auxiliam os gerentes nos assuntos patrimoniais, totalizando 102 potenciais
entrevistados, buscando-se a realização de um censo.
2.4 Coleta de Dados
A coleta de dados foi realizada no Departamento de Suprimentos e
Patrimônio do IAPAR, onde está centralizado o controle Patrimonial da Instituição e
abrangerá o universo dos itens de patrimônio registrados na data da coleta.
A coleta de dados primários ocorreu, extraindo-se os dados do sistema
informatizado ASPA de controle de patrimônio, desenvolvido na linguagem
"Dataflex" e, ainda, através de um questionário com 23 perguntas que foi
encaminhado aos gerentes e técnicos, por e-mail, com prazo de cinco dias para
19
devolução. As perguntas, fechadas e abertas, permitindo sugestões e observações
abordaram o sistema de controle de bens patrimoniais atualmente em uso, o novo
sistema via WEB a ser desenvolvido e implantado e, também, a questão da
desconcentração das atividades do Setor de Patrimônio. Os dados secundários
foram recolhidos nos materiais bibliográficos consultados: livros, artigos publicados
em revistas, artigos publicados na Internet e outros.
2.5 Tabulação dos Dados
Os dados coletados no Departamento de Suprimentos e Patrimônio do
IAPAR e as respostas provenientes dos questionários, exceto questões abertas,
foram tabulados com o auxílio do Software Microsoft Excel. Para tabulação das
questões abertas foi adotado o critério de agrupamento por similaridade das
respostas.
2.6 Limitação do Método
Havia a possibilidade de alguns questionários não serem respondidos, pois
no momento da aplicação poderia ocorrer ausências por motivo de viagens, férias,
licenças ou indisponibilidade de tempo. Findo o prazo inicial de cinco dias, foi
concedido novo prazo, porém, findo o segundo prazo, foram tabuladas as respostas
recebidas. Dos questionários encaminhados, somente 47,06% retornaram
respondidos.
20
3 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Para um melhor entendimento da questão do controle dos bens patrimoniais
nos dias atuais, necessário se faz entender os avanços tecnológicos que ocorreram
na área da informática, bem como a evolução da Gestão Pública, com suas novas
demandas e a Gestão Patrimonial que é o objeto principal do presente estudo.
3.1 Transformações, mudanças e evoluções tecnológicas
A história tem demonstrado ao longo do tempo que a humanidade sempre
procurou utilizar os recursos que estavam disponíveis, transformando-os em
ferramentas que pudessem trazer menor esforço à realização de suas tarefas. A
necessidade estimulava, e continua estimulando a criação e o desenvolvimento de
ferramentas que permitem maior facilidade na execução das tarefas, um simples
exemplo é a pedra lascada e a invenção da roda que representam a utilização de
matéria prima bruta com um processamento mínimo permitindo maior conforto na
realização de determinada atividade.
As necessidades de aperfeiçoamento e aprimoramento de ferramentas é um
fato que permeia décadas e décadas nos apresentando um cenário atual de grande
avanço tecnológico. Ainda, resgatando a história, pode-se observar que um fator
importante para o avanço da tecnologia, e que possibilitou o surgimento do
computador foi a padronização dos números, com a inclusão do zero e que,
segundo Fonseca Filho (2007, p.31) fica mais clara a partir do século IX, em Bagdá,
na dinastia dos Califas, quando os Árabes adotam o aprendizado das culturas
adjacentes, incorporando-as à sua própria cultura.
Quando se fala em tecnologias de informação, a primeira impressão é a de
que as inovações ocorrem rapidamente, quando na verdade o surgimento de uma
nova tecnologia decorre de anos de dedicação em pesquisas e estudos. Para
melhor compreensão será apresentado brevemente uma retrospectiva focada nos
avanços que impactaram diretamente no uso dos computadores e das tecnologias
de informação. Inicialmente o ábaco foi um dos primeiros aparelhos de cálculo capaz
de resolver operações de adição, subtração, multiplicação e divisão e existem
relatos de sua utilização na Babilônia 3.000 A.C, desenvolvido por John Napier
21
matemático e astrônomo escocês, com o objetivo de facilitar e agilizar os processos
de cálculos (CORTÊS, 2008).
Por volta de 1630, Willian Oughtred, sacerdote inglês, divulga a sua grande
invenção que foi a régua de cálculo de logarítimos e os círculos de proporção,
sistema desenvolvido por John Napier, Barão de Merchiston. A régua de logaritmos
e os círculos de proporção foram utilizados até o advento da máquina de calcular
eletrônica a partir da década de 1970.
O matemático e astrônomo inglês Charles Babbage foi considerado o grande
pioneiro da era dos computadores. Babbage, inspirado nos teares automáticos do
francês Joseph-Mariae Jacquard, apresentou, em Londres, em 1822, a sua máquina
analítica, que trazia um sistema bastante análogo aos computadores atuais:
Segundo a ideia de Babbage, em Marqueze (2010), sua calculadora deveria
dispor dos seguintes órgãos:
1) Dispositivo de entrada, através dos quais se fornecem à máquina as
instruções necessárias para as operações, assim como os dados objetivos
da mesma.;
2) Memória, para armazenar os dados introduzidos e os resultados das
operações intermediárias;
3) Unidade de controle, para vigiar a execução das operações segundo a
sequência adequada;
4) Unidade aritmético-lógica, encarregada de efetuar as operações para as
quais a máquina foi programada;
5) Dispositivo de saída, para comunicar exteriormente os resultados dos
cálculos realizados.
As limitações técnicas da época, confrontadas com o brilhantismo das ideias
de Babbage não permitiram que o seu projeto fosse devidamente concluído, porém
Babbage deixou uma grande contribuição para a era dos computadores.
Em 1890, o jovem americano Herman Hollerith ganha uma concorrência
para desenvolver um equipamento para auxiliar o censo americano, equipamento
esse que após desenvolvido utilizava dispositivos de entrada para ler cartões
perfurados com instruções a serem executadas, lembrando que a ideia de cartões
perfurados com instruções havia surgido a partir dos estudos de Joseph Marie
Jacquard em 1801. A utilização desse equipamento para o censo americano permitiu
22
uma redução de tempo no processamento dos dados coletados de 7 anos para 6
semanas.
Em 1896 Herman Holletith fundou a empresa Hollerith Tabulating Machines,
sendo considerada uma das três que deu origem a International Business Machinne
– IBM. (FONSECA FILHO, 2007, p.93). Herman Hollerith deixa ainda a sua
contribuição com o desenvolvimento de máquinas que possibilitaram automatizar
processos antes realizados manualmente nas empresas e escritórios, tais como a
elaboração de folhas de pagamento, razão pela qual os demonstrativos do salário,
até os dias atuais, intitulam-se hollerit.
Inicialmente, os equipamentos para a realização de cálculos ou automação
de tarefas estavam ligados a atividades científicas, automação de tarefas industriais
ou agilização de levantamentos governamentais. Em meados do século XX o foco
passa a ser orientado para fins militares o que intensifica o surgimento de novas
tecnologias podendo ser observadas no período entre a primeira e a segunda guerra
mundial (CORTÊS, 2008).
Em 1936 o inglês Alan Mathison Turing desenvolveu a fundamentação
teórica de um computador que poderia resolver problemas diversos desde que
carregado com o programa apropriado. Em 1943 fica pronto o Mark I, lançado pela
IBM, como sendo a primeira calculadora programável da história. (MARQUEZE, [20-
-])
O ENIAC, (Eletronic Numeral Integratorand Calculator) foi considerado o
primeiro computador da história da informática e foi encomendado pelo Governo
Norte Americano, no início da segunda guerra mundial, devido à necessidade de
melhorar as tabelas de cálculo de trajetória de tiro (FONSECA FILHO, 2007).
Sendo construído nos Estados Unidos, na Universidade da Pensilvânia,
entre os anos de 1943 e 1946, o ENIAC pesava cerca de 30 toneladas e tinha
aproximadamente 18000 válvulas (MARQUEZE, [20--]).
Em 1959 surgiram os primeiros computadores totalmente transistorizados, o
que representou um grande salto tecnológico, tornando os equipamentos menores,
além de produzirem menos calor, porém, é o advento do circuito integrado, em 1965,
que permite a popularização da informática até nos níveis que a conhecemos hoje. A
IBM lança, nesta época a sua linha 360. Depois vieram os computadores de alta
integração e processamento, os computadores pessoais e portáteis, como o
Notebook e o Palmtop. (MARQUEZE, [20--])
23
Segundo Gasino (2010) o homem julgou que a máquina poderia ajudá-lo a
lembrar, porém a máquina multiplicou as informações que o mesmo tem que lidar.
3.2 Tecnologias da informação
As Tecnologias da Informação são ferramentas indispensáveis para a
criação de Sistemas de Informação. A palavra tecnologia “Technologia” tem sua
origem no vernáculo grego “ofício+estudo” e informação “informatioonis”, deriva do
latim “delinear, conceber ideia”
Uma definição importante para Tecnologia da Informação, pode ser
encontrada em O’brien (2004, p.27), como sendo: “Hardware, software,
telecomunicações, administração de banco de dados e outras tecnologias de
processamento de informações utilizadas em sistemas de informação
computadorizados”. Segundo Agrasso Neto e Abreu (2000, p.102) “a TI compreende
todos os recursos tecnológicos para armazenagem, tratamento e recuperação de
dados, que são então transformados em informações úteis à sociedade”.
As referências mais ocorrentes em relação à Tecnologia da Informação
estão relacionadas à Informática e telecomunicação, porém alguns autores como
Castells (2003, p.67) incluem, também, a Engenharia Genética e seu crescente
conjunto de desenvolvimentos e aplicações.
O que se pode observar é que o conceito ou a definição de tecnologia é
amplo, podendo ser entendido como todas as inovações que venham atender e
melhorar o desempenho das organizações e da sociedade como um todo.
A literatura faz menção à Tecnologia da Informação, utilizando-se do
acrônimo “TI”, termo já aceito e largamente utilizado no meio técnico e acadêmico.
Quando se refere à Tecnologia da informação verifica-se que a abordagem
diz respeito a uma série de ferramentas ou recursos que poderão ser utilizados de
forma combinada nos Sistemas de Informação:
Recursos Humanos: Especialistas – analistas de sistemas,
programadores, operadores de computador. Usuários Finais – todos os
demais que utilizam sistemas de informação.;
Recursos de Hardware: Máquinas – computadores, monitores de
vídeo, unidades de disco magnético, impressoras, scanners óticos.
24
Mídias – disquetes, fita magnética, discos óticos, cartões de plástico,
formulários de papel;
Recursos de Software: Programas – programas de sistemas
operacionais, programas de planilhas eletrônicas, programa de
processamento de textos, programas de folha de pagamento.
Procedimentos – procedimentos de entrada de dados, procedimentos de
correção de erros, procedimentos de distribuição de contracheques;
Recursos de Dados: Descrição de produtos, cadastro de clientes,
arquivos de funcionários, banco de dados de estoque;
Recursos de Rede: Meios de comunicações, processadores de
comunicações, acesso a redes e softwares de controle;
Produtos de Informação: Relatórios administrativos e documentos
empresariais utilizando texto e demonstrativos gráficos, respostas em
áudio e formulários em papel; (O'BRIEN, 2004, p.11).
Uma definição mais generalista de TI é apresentada por Cruz (2003, p.26)
“Tecnologia da Informação é todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para
tratar e ou processar os dados e ou informações, tanto de forma sistêmica como
esporádica, quer esteja aplicada no produto, quer esteja aplicada no processo”. A
abrangência do conceito de Tecnologia da Informação é enorme, indo muito além de
software e hardware.
Passaremos a abordar a aplicação da ferramenta Tecnologia da Informação,
que são os Sistemas de Informação.
3.3 Sistemas de Informação
Os sistemas sempre fizeram parte do cotidiano das pessoas, primeiramente
observados nas ciências físicas e biológicas, como, por exemplo, temos o sistema
solar, o sistema nervoso e o sistema radicular das plantas. Segundo O'Brien (2004,
p.7): “Um sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham
rumo a uma meta comum, recebendo insumos e produzindo resultados em um
processo organizado de transformação”, e possui três componentes ou funções
básicas em interação: entrada, processamento e saída.
25
A definição de Sistemas de informação, pode ser apresentada compreendendo o tipo de relação dos componentes, as tarefas que são executadas e a finalidade das mesmas.
[...] um conjunto de componentes inter-relacionados, trabalhando juntos, para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações (LAUDON e LAUDON, 1999, p.4).
figura 1 apresenta as três atividades básicas de um Sistema de Informação:
Entrada, processamento e saída. A realimentação é parte da saída que servirá à
avaliação e refinamento do estágio de entrada (LAUDON E LAUDON, 1999).
Figura 1: Atividades dos Sistemas de Informação: Entrada, Processamento e Saída
Fonte: Laudon e Laudon, (1999, p. 4)
As definições para Sistemas de Informação, tanto para O’Brien quanto para
Laudon & Laudon são complementares, na medida em que o primeiro aborda a
produção de resultados (transformação dos insumos) e o segundo apresenta as
informações como subsídios para os gestores tomadores de decisões.
Para melhor exemplificar e diferenciar os conceitos de Tecnologia da
Informação e Sistemas de Informação observa-se que diversos autores equiparam
TI e SI em seus estudos, sendo possível identificar uma tendência dos principais
autores da área de planejamento estratégico de utilizar a expressão sistemas de
informação para caracterizar a abrangência e o enfoque sistêmico do processo de
planejamento de sistemas de informação. Por outro lado, os principais autores na
área de alinhamento estratégico tendem a utilizar com maior frequência a expressão
“tecnologia da informação” com a intensão de caracterizar a dimensão tecnológica
26
integrando-se diretamente ao processo de planejamento estratégico de negócio e de
sistemas de informação (AUDY e BRODBEQ, 2003, p.21).
Sob um enfoque gerencial Bio (2008, p.29) posiciona o sistema de
informação como sendo “um subsistema do sistema empresa” e como tal não
poderá ser deixado em segundo plano, pois está presente nos demais subsistemas
da empresa.
3.3.1 Tipos de sistemas de informação
A classificação dos sistemas de informação pode variar dependendo de
cada caso, porém vamos adotar a classificação apresentada por O'Brien (2004,
p.23), que apresenta da seguinte forma, os principais:
Sistemas de Apoio às Operações: Sistemas de processamento de transações,
Sistemas de controle de processos e sistemas colaborativos;
Sistemas de Apoio Gerencial: Sistemas de informação gerencial, Sistemas de
apoio à decisão e Sistemas de informação executiva.
Nos Sistemas de Apoio às Operações temos: os Sistemas de
processamento de transações que processam as transações da empresa, de dois
modos: em tempo real, a cada transação, ou, por lote, ao final do expediente de
cada dia, os Sistemas de controle de processos, que controlam os processos físicos,
com a utilização de sensores, por exemplo, e os Sistemas colaborativos, com a
utilização, por exemplo, de correio eletrônico e videoconferência.
Nos Sistemas de Apoio Gerencial temos: os Sistemas de informação
gerencial que emitem relatórios, instantâneos ou por períodos, aos gerentes, os
Sistemas de apoio à decisão que fornecem suporte computacional aos gerentes
durante o processo de decisão, permitindo inclusive, a realização de simulações e os
Sistemas de informação executiva que fornecem informações críticas aos altos
executivos, em quadros de fácil visualização.
O sistema de controle de bens patrimoniais enquadra-se na categoria dos
Sistemas de processamento de transações.
27
3.4 Administração Pública
Assim Meirelles (1989, p.75) define Administração Pública:
Administração Pública, portanto, é a gestão de bens e interesses qualificados da comunidade, no âmbito federal, estadual ou municipal, segundo os preceitos do direito e da moral, visando ao bem comum.
Na administração pública não pode prevalecer a vontade individual. Ainda,
segundo o mesmo autor, enquanto na administração particular é lícito fazer tudo o
que a lei não proíbe, na administração pública só é permitido fazer o que a lei
autoriza.
O Decreto Lei 200 de 25 de Fevereiro de 1967 define, no seu Art. 4º, que a
administração direta, na esfera Federal, se constitui dos serviços integrados na
estrutura administrativa da Presidência da República e dos Ministérios e que a
administração indireta compreende as categorias de entidades, dotadas de
personalidade jurídica própria, que são: as autarquias, as empresas públicas, as
sociedades de economia mista e as fundações públicas.
3.4.1 Princípios da Administração Pública
O caput do artigo 37 da Constituição Federal de 1988 estabelece que a
administração pública direta e indireta de qualquer dos poderes da União, dos
Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios da
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
1) Princípio da Legalidade:
A Administração Pública somente pode agir quando houver Lei que norteie
essa ação. A Administração Pública por si só não tem a propriedade da coisa
pública, portanto não pode determinar o que é de interesse público.
No setor privado somente não é permitido fazer o que a Lei proíbe, porém na
Administração Pública somente é permitido fazer o que reza a Lei. A dificuldade
ocorre quando, para alguma situação, a Lei não existe, foi mal formulada ou não
está devidamente regulamentada, dificultando, em muito, a tomada de decisão por
parte do Gestor público.
28
2) Princípio da Impessoalidade:
O Agente público deve praticar o ato administrativo voltado para o
atendimento do interesse público e nunca deve agir buscando satisfazer o interesse
individual, próprio ou de terceiros;
Os indivíduos têm tendência a tomar decisões parciais, que, direta ou
indiretamente lhes proporcione benefícios. O tratamento impessoal no setor público
é garantido através de Leis. O servidor público deve ter muita clareza de que o seu
cliente e seu patrão é a Sociedade e que ele está ali para prestar serviços que
contemplem o interesse público.
3) Princípio da Moralidade:
Tem a ver com a conduta do Agente público e com todas as normas que
regulam a ação desse agente.
O agente público tem que ter conduta irrepreensível. Tem que seguir o que
está na Lei, e deve, também, observar os preceitos da moral comum e ter muita
cautela ao lançar mão do poder discricionário (quando a Lei permite opções), por
exemplo: atos previstos em Lei e aplicados no momento e proporção inadequados,
podem ser classificados como imorais.
4) Princípio da Publicidade:
É a exigência de publicação dos atos administrativos na imprensa oficial,
evidenciando a transparência da Administração Pública e possibilitando o controle
dos atos da administração.
A publicidade é que dá validade aos atos da administração pública. Após a
publicação passam a produzir efeitos. Toma-se conhecimento de um Ato
administrativo quando o mesmo é publicado, podendo, dentro do prazo legal, vir a
ser contestado por qualquer cidadão.
5) Princípio da Eficiência:
Visa à redução dos desperdícios, com uma administração eficiente,
aproximando-se dos modelos de gestão adotados pelo setor privado, que busca a
otimização dos investimentos, ou seja, fazer mais com menos.
Um determinado serviço público concluído, deverá ter atendido a todo
público alvo, dentro do prazo e com qualidade e custo comparáveis a serviços
29
similares oferecidos pelo setor privado ou por outros órgãos públicos. Poderia,
também, ser chamado de princípio da boa administração.
3.5 Gestão Pública no Brasil – Em busca da modernização
Desde o descobrimento até o início da década de 30 imperava na estrutura
estatal brasileira uma gama de privilégios a uma elite rural dominante. O Governo
Vargas foi o responsável pela ampliação do acesso ao Estado e por organizar a
composição política com novos atores sociais, implementando uma reforma de
cunho burocrático (TORRES, 2004, p.143).
O fomento a Industrialização teve efeitos na modernização do Estado
durante o Governo Jk (1956-1961). Deu-se ênfase ao planejamento e é criada a
CEPA – Comissão de Estudos e Projetos Administrativos (TENORIO, 2006, p.116 e
seg.).
No período de Jânio Quadros e João Goulart (1961-1964) o quadro político
que resultou no golpe de 1964 não permitiu maiores avanços no campo da gestão
pública (TENORIO, 2006, p. 117).
A partir de 1964 os militares impuseram um modelo de Administração
Pública similar ao de Getúlio Vargas: racional-legal-Weberiano (baseado em normas
jurídicas). A reforma, de caráter autoritário, ocorreu em 1967, com a publicação do
Decreto-Lei nº 200 que tinha como princípios: a descentralização, as funções de
planejamento e coordenação, a expansão das empresas estatais e reafirmação do
ingresso por concurso público. No período de 1979 a 1985 o Presidente João
Figueiredo estabelece o programa nacional de desburocratização (TENORIO, 2006,
p.117 e seg.).
Em 1986, o Governo José Sarney cria a SEDAP – Secretaria de
Administração Pública da Presidência da República, contribui também para o
fortalecimento da Escola Nacional de Administração Pública (ENAP), cria o cadastro
nacional do pessoal civil, extingue 45 órgãos e comissões especiais e cria a carreira
de gestor governamental (TORRES, 2004, p.162).
A Constituição Federal de 1988 contemplou as demandas sociais que o
Estado deveria prover, trazendo um novo nível de exigências, de como esse serviço
público deveria ser prestado, visando atender de forma eficiente (fazer certo as
coisas), eficaz (fazer as coisas certas) e efetiva (fazer certo as coisas certas e com
30
qualidade) as novas demandas, garantidas em Lei, sendo, portanto, mola propulsora
da necessidade de se modernizar a Administração Pública Brasileira.
A Administração Pública, até então, primeiramente patrimonialista, tendo o
Administrador, por muitas vezes, dificuldade em separar o bem público do privado e
posteriormente burocrática, lenta, voltada para os processos¸ passa a receber um
novo grau de exigências: a Administração Pública Gerencial, orientada para o
cidadão.
Algumas características básicas definem a Administração pública gerencial. É orientada para o cidadão e para a obtenção de resultados; pressupõe que os políticos e os funcionários públicos são merecedores de grau limitado de confiança; como estratégia, serve-se da descentralização e do incentivo à criatividade e à inovação; e utiliza o contrato de gestão como instrumento de controle dos gestores públicos. (PEREIRA e SPINK, 2005, p. 28)
A Constituição Federal de 1988 traz um grau de exigência para
Administração Indireta (caso do IAPAR), similar ao aplicável à Administração Direta,
com impactos nas áreas de gestão de pessoas, com a exigência de Concurso
Público para o ingresso de novos servidores e compras públicas, com
obrigatoriedade de Licitação, regulamentada pela Lei Federal 8666/93.
Além da Constituição Federal de 1988, houve, também, a influência de
países como Inglaterra e Estados Unidos que já vinham trilhando no caminho da
modernização da Administração pública.
O governo Fernando Collor (1990-1993) eleito com um discurso que
colocava a Administração Pública e os servidores públicos como causa de todos os
problemas da sociedade brasileira, no início de seu governo, promove um desmonte
geral do setor público, demitindo aproximadamente 108 mil servidores, sendo que
parte viria a ser convidada a voltar pelo governo Itamar Franco, porém, não evitando
que um grande número de ações trabalhistas fosse movida contra o Estado. Os
salários dos servidores ficaram um longo período sem correção, sendo corroídos
pela inflação, que na época do Governo Collor era alta (TORRES, 2004, p.168 e
seg.).
No ano de 1994, com a vitória de Fernando Henrique Cardoso na eleição
presidencial, a reforma administrativa brasileira ganha um novo fôlego. Foi criado o
Ministério da Administração e Reforma do Estado (MARE), conduzido pelo Ministro
Luiz Carlos Bresser-Pereira.
31
Após a Emenda Constitucional nº 19, aprovada em 4 de junho de 1998,
alguns avanços podem ser apontados:
Fazendo um levantamento geral, observamos avanços em várias áreas: busca de maior liberdade e agilidade para a administração pública, moralização do Estado através da fixação do teto salarial, garantias de melhor formação profissional, flexibilização da estabilidade, ganhos de transparência que facilitam o controle social, valorização das carreiras típicas de Estado, entre outros (TORRES, 2004, p.180).
O Enfoque da reforma administrativa proposta por Fernando Henrique é a
Administração Pública Gerencial que privilegia a descentralização, o controle de
resultados, a competição administrativa e o controle social direto. A administração
pública gerencial vem produzindo reformas na administração pública burocrática
brasileira (TENORIO, 2006).
O Governo Lula (2003-2009) promoveu a valorização do servidor público
concedendo reajustes acima da inflação e promoveu contratações através de
concurso público, parte para substituir terceirizados. No período dos Governos FHC
houve uma redução de mais de 100 mil servidores, enquanto que no Governo Lula,
até 2009, observa-se um aumento de mais de 50 mil servidores (NOVELLI, 2010).
O portal www.gestaopublica.net traz uma definição para gestão pública,
como sendo “[...] a aplicação de métodos mais recentes na administração estatal,
métodos que antes foram utilizados nas empresas”. Diante de tal conceito, devem-se
levar em conta as dificuldades e limitações causadas pelo grande arcabouço legal,
ao qual o setor público está sujeito.
3.6 Centralização, descentralização e desconcentração
A Administração pública pode ser exercida de forma centralizada, o que
ocorre quando o Governo executa seus programas e ações de forma direta pelos
poderes executivos: Federal, Estadual, Municipal ou do Distrito Federal; de forma
descentralizada, quando através de Lei específica cria entidades, outorgando-lhes
os serviços que deverão executar, é a chamada Administração indireta ou, ainda a
descentralização por delegação, quando o Estado delega, através de contrato ou ato
unilateral, um determinado serviço que deverá ser prestado à população
(ALEXANDRINO e PAULO, 2010).
32
A desconcentração ocorre quando a distribuição de competências se dá
nos limites da mesma pessoa jurídica. O objetivo da desconcentração é propiciar
mais agilidade e eficiência às tarefas do serviço público (ALEXANDRINO e PAULO,
2010).
3.7 Gestão de Patrimônio
A gestão de patrimônio compreende a gerência de todas as atividades
pertinentes ao controle do Patrimônio de uma instituição pública ou privada.
De acordo com Santos (2010, p.46 e seg.) as principais atividades
relacionadas com o controle patrimonial são: Recebimento, recolhimento,
cadastramento/etiquetagem, distribuição, responsabilidades, recolhimento,
redistribuição, inventários, alienação e baixa:
1) Recebimento: de equipamentos novos que ingressam no patrimônio ou
equipamentos usados devolvidos para transferência ou baixa;
2) Recolhimento: de bens, que após serem avaliados, serão destinados a
redistribuição, conserto ou baixa;
3) Cadastramento/etiquetagem: Após o devido registro no sistema
patrimonial o bem recebe uma plaqueta de identificação patrimonial;
4) Distribuição: Encaminhamento do bem ao seu devido setor de alocação;
5) Responsabilidades: Emissão do termo de responsabilidade que deverá
ser assinado pelo responsável pela guarda do bem;
6) Recolhimento: Recebimento dos bens devolvidos pelos usuários;
7) Redistribuição: É a disponibilização dos bens devolvidos para serem
utilizados por outros usuários;
8) Inventários: Levantamento físico dos bens da instituição, buscando
comparar os itens localizados e os registrados no sistema patrimonial;
9) Alienação: Quando, após criteriosa análise, opta-se pelo desfazimento do
bem, por exemplo, através de Leilão.
10) Baixa: É a última etapa do processo de gestão patrimonial. Ocorre após o
desfazimento do bem.
A gestão patrimonial no setor público não encontra um modelo perfeito no
setor privado, pois, no setor público somente é permitido fazer o que a Lei
determina.
33
[...] ao contrário da administração dos bens do setor privado, onde prevalece o regime da vontade (do proprietário), o interesse privado é disponível e o administrador pode fazer tudo tudo que a lei não proibe, no setor público a administração patrimonial está subordinada ao regime da lei, o interesse público é indisponível e o administrador só pode fazer aquilo que a lei autoriza (COUTINHO, 2005, p.111).
O setor público tem como missão maior o atendimento da sociedade de forma
transparente e impessoal, seguindo todo o arcabouço legal e praticando um preço uniforme,
muitas vezes cobrados através dos tributos. Já o setor privado costuma manter em segredo
suas estratégias, oferecendo a seus clientes produtos e preços diferenciados, sendo mais
ageis na implantação de avanços tecnológicos e gerencias, bem como na utilização de
indicadores de desempenho.
Os indicadores de desempenho, tão importantes quando se fala em gestão e
que poderão aferir a qualidade dos serviços prestados pelo setor de patrimônio, são
colocados abaixo, de forma complementar, por dois autores:
No caso do processo de cadastro, armazenagem e expedição de bens móveis, o desempenho está ligado ao volume e qualidade das informações disponíveis no cadastro físico e informatizado e na agilidade quanto à inscrição de novos bens móveis, com a ampliação da base cadastral, bem como a ratificação, atualização ou retificação dos dados cadastrais já existentes, as condições de armazenagem ou estocagem de bens, o número de pedidos de expedição atendidos ou não atendidos e ao extravio ou perda de bens. Além disso é preciso haver agilidade na instrução dos expedientes e processos e na elaboração de relatórios (COUTINHO, 2005, p.139).
Finalmente estão sendo relacionados os indicadores gerenciais de patrimônio, estabelecidos anteriormente: 1) Índice de rejeição de bens patrimoniais (com fator tempo); 2) Índice de rejeição de bens patrimoniais por lote; 3) Índice de rejeição de bens patrimoniais (com fator tempo e em valores monetários); 4)Índice de rejeição em valor de bens patrimoniais por lote; 5) Índice de rejeição de bens patrimoniais, em relação aos aprovados; 6) Índice de rejeição de bens patrimoniais cadastrados no período; 7) Divergências de inventário (geral); 8) Divergências de inventário (a maior); 9) Divergências de inventário (a menor); 10) Cobertura média patrimonial; 11) Inatividade de bens patrimoniais em valores monetários; 12) Inatividade de bens patrimoniais em quantidades; 13) Inatividade de bens patrimoniais em metragem cúbica; 14) Atualização de termos de responsabilidade; 15) Situação cadastral dos bens patrimoniais; 16)Produtividade da área de patrimônio (SANTOS, 2010, p.303 e seg.).
34
3.7.1 Patrimônio Público
A Lei da ação popular (Lei 4.717, de 29/06/65), em seu artigo 1°, parágrafo
1º, define patrimônio público como o conjunto de bens e direitos de valor econômico,
artístico, estético, histórico ou turístico, pertencentes aos entes da administração
pública direta e indireta. É através dos entes da administração, com sua estrutura
patrimonial que são elaboradas e implementadas as mais diversas políticas públicas.
Silva (2004), citado por (SU, 2010, p.2) define o patrimônio público com o
enfoque da gestão pública, que utiliza dos bens patrimoniais, inclusive do
patrimônio humano, para atingir os objetivos coletivos de forma: eficiente, eficaz e
efetiva.
O patrimônio do Estado, como matéria administrável, isto é, como objeto de gestão patrimonial desempenhada pelos órgãos da administração, é o conjunto de bens, valores, créditos e obrigações de conteúdo econômico e avaliável em moeda que a Fazenda Pública possui e utiliza na consecução de seus objetivos.
O Art. 98 do Código Civil Brasileiro distingue os Bens Públicos dos Bens
particulares da seguinte forma: “São Públicos os Bens do domínio Nacional
pertencentes às pessoas jurídicas de Direito Público interno, todos os outros são
particulares, seja qual for a pessoa a quem pertencem”.
Para melhor compreender quais são os Bens públicos, o Art. 99 do Código
Civil Brasileiro assim os classifica:
Os Bens Públicos são: Os de uso comum do povo, como rios, mares, estradas, ruas e praças; os de uso especial, como os edifícios ou terrenos aplicados a serviço ou estabelecimento da administração Federal, Estadual ou Municipal, inclusive os de suas autarquias; os dominicais, que constituem o patrimônio das pessoas jurídicas de direito público, como objeto de direito pessoal, ou real de cada uma dessas entidades.
Os bens dominicais, segundo Kohama, (2009, p.176), “são os bens que
constituem o patrimônio público, como objeto de direito pessoal ou real. Estes, em
última análise, é que integram a contabilidade pública, pois são os que merecerão
registros e escrituração contábil” e é justamente onde encontramos os chamados
Bens Patrimoniais, no nosso caso: Bens móveis, imóveis, semoventes e valores.
35
3.7.2 Classificação dos Bens Patrimoniais
Os bens patrimoniais são denominados de diversas formas de acordo com o
tipo, forma, aplicação, deslocamento, etc. Segundo, as denominações mais usuais
são:
Bens: corpóreos, incorpóreos, materiais, imateriais, tangíveis, Intangíveis, móveis, imóveis, divisíveis, indivisíveis, fungíveis, infungíveis, disponíveis, numerários, enfitêuticos, dominicais, semoventes e realizáveis (SANTOS, 2010, p.20 e seg.).
Dos tipos de bens citados acima, interessam ao nosso estudo:
Bens móveis: são aqueles que podemos mover de um lugar para outro sem
que haja mudança na sua forma – exemplo: trator;
Bens imóveis: são aqueles que não podemos mover de um lugar para outro –
exemplo: terreno;
Semoventes: são os animais passíveis de controle patrimonial – exemplo:
bovinos para pesquisa.
36
4 O INSTITUTO AGRONÔMICO DO PARANÁ - IAPAR
4.1 História e contribuição do IAPAR
O Instituto Agronômico do Paraná – IAPAR, CNPJ 75.234.757/0001-49 que
foi criado em 1972, é uma autarquia ligada a Secretaria Estadual de Agricultura do
Estado do Paraná e tem como missão o desenvolvimento da agropecuária
paranaense por meio da geração de conhecimentos científicos e tecnológicos
adequados à realidade social e econômica dos produtores, que possibilitem,
respeitando o meio ambiente, produzir alimentos saudáveis e produtos de qualidade
para a agroindústria.
Figura 2 : Sede do IAPAR - Londrina
Fonte: IAPAR, 2010
O Instituto Agronômico do Paraná - IAPAR tem sua sede em Londrina-Pr
(Unidade Regional de Pesquisa – URP Norte), figura 2, situada na Rodovia Celso
Garcia Cid, Km 375, e mais cinco unidades regionais de pesquisa: as URPs
Leste/Curitiba, Centro-Sul/Ponta Grossa, Noroeste/Paranavaí, Sudoeste/Pato
Branco e Oeste/Santa Tereza do Oeste, 19 Estações experimentais, 20 laboratórios
de apoio à pesquisa, 23 Estações agrometeorológicas, quatro unidades de
beneficiamento de sementes, e uma unidade de beneficiamento de café.
Nas URPs (Unidades Regionais de Pesquisa) e Estações Experimentais, os
pesquisadores buscam soluções para os problemas da agricultura praticada na
37
região, adaptando as diversas culturas e sistemas de produção, conforme o tipo de
solo, clima, relevo e condições socioeconômicas dos produtores rurais.
As URPs e Estações Experimentais estão distribuídas da seguinte forma nas
regiões do Estado do Paraná:
URP Norte (Sede): Estações Experimentais de Londrina, Ibiporã, Cambará e
Joaquim Távora;
URP Leste: Estações Experimentais da Lapa, Cerro Azul e Morretes;
URP Sudoeste: Estações Experimentais de Pato Branco, Palmas e
Guarapuava;
URP Centro-Sul: Estações Experimentais de Ponta Grossa, Fazenda
Modelo, Irati (Florestal) e Unidade de Beneficiamento de Sementes de Vila Velha;
URP Noroeste: Estações Experimentais de Paranavaí e Xambrê;
URP Oeste: Estações Experimentais de Santa Tereza do Oeste, Palotina,
Santa Helena, e as Bases Náuticas de Itaipulândia e Marechal Cândido Rondon.
Visando facilitar a visualização geográfica, a figura 3 mostra a distribuição da
estrutura física do IAPAR no mapa do Estado do Paraná.
Figura 3: Estrutura física do IAPAR no Estado do Paraná
Fonte: IAPAR, 2010
38
A equipe é formada por cerca de 730 funcionários, (118 pesquisadores, a
maioria com doutorado e pós-doutorado), que, segundo a Diretoria Técnico-
Científica, desenvolvem 14 programas de pesquisa, são eles:
PSP - Programa Sistemas de Produção PSA - Programa Manejo do Solo e Água PRF - Programa Recursos Florestais PPA - Programa Produção Animal PCI - Programa Cereais de Inverno PFE - Programa Feijão PMI - Programa Milho PAL - Programa Algodão PCA - Programa Café PFR - Programa Fruticultura PCD - Programa Culturas Diversas PPV - Programa Propagação Vegetal PAG - Programa Agroecologia PAN - Programa Agroenergia
Nos 14 programas são conduzidos cerca de 200 grandes projetos de
pesquisa, que totalizam aproximadamente 500 experimentos de campo espalhados
por todo o Estado. Esse trabalho é realizado em estações experimentais do próprio
IAPAR, mas também em parceria com cooperativas, associações de produtores,
universidades e outros centros de pesquisa, sendo que o fortalecimento e a
modernização da agropecuária Paranaense nos últimos 38 anos devem-se, em
grande parte, ao trabalho realizado pela equipe do IAPAR.
Há uma defasagem histórica no número de servidores efetivos do IAPAR,
sendo que a cada ano, um grande número de servidores atinge o tempo de
contribuição suficiente para requerer a aposentadoria. A tabela 1 demonstra a
evolução do quadro de pessoal do IAPAR no período de 1992 a 2011.
Tabela 1: Evolução do Quadro de Pessoal do IAPAR entre 1992 e 2011 (Adaptado de Dorigo e Campos, 2008)
Categoria/classe
Período
dez/92 ago/97 out/05 jan/08 variação
percentual 1992 a 2008
jan/11 variação
percentual 1992 a 2011
Pesquisador 177 148 105 101 -42,9 118 -33,3
Profissional Nível Superior 41 46 33 31 -24,4 95 131,7
Profissional Nível Médio 332 267 204 199 -40,1 196 -41,0
Pessoal de Apoio 857 610 474 421 -50,9 321 -62,5
Total 1407 1071 816 752 -46,6 730 -48,1 Fonte: Área de Administração de Pessoal do IAPAR
39
O orçamento do IAPAR em 2010 foi de R$87 Milhões/ano (o aprovado para
2011 é de R$110 Milhões/ano). Abaixo, no gráfico 1, um demonstrativo da evolução
do orçamento do IAPAR, no período de 2002 a 2010. Tomando como base o ano de
2002, com orçamento próximo de R$25 Milhões/ano, houve um incremento de
aproximadamente 250%. Podemos observar a evolução do orçamento para
investimento, com aumento significativo nos últimos três anos, refletindo diretamente
nas atividades do Setor de Patrimônio.
Gráfico 1 – Evolução do orçamento do IAPAR – 2002 a 2010
Fonte: IAPAR, 2010
A fundação do Instituto Agronômico do Paraná, na década de 70, foi
motivada, principalmente, pela decisão do Governo Federal em concentrar os
recursos para pesquisa no próprio setor público, sendo que havia, também, um
movimento mundial, a chamada Revolução Verde, que defendia a criação e
propagação de novas sementes e práticas agrícolas, propiciando aos países menos
desenvolvidos obterem avanços na produção de alimentos.
A criação do IAPAR deu-se pela Lei Estadual 6292 de 29 de junho de 1972,
como Fundação Instituto Agronômico do Paraná, e em 1975 passa a coordenar toda
a pesquisa agropecuária do Estado. Até 1983 os recursos do IAPAR eram
provenientes do Governo Federal (EMBRAPA) e Governo estadual. A partir de 1983,
até meados da década de 90, motivado pela crise fiscal e pelo pensamento
40
neoliberal, o Governo Federal reduz drasticamente o repasse de verba para
pesquisa. No final da década de 80 o Governo Federal aponta para uma forma de
financiamento da pesquisa científica, com as parcerias com o setor privado. A Lei
Estadual 9663 - 16 de Julho de 1991 torna o IAPAR uma Autarquia. No período de
1997 a 2002 o IAPAR intensifica a celebração de parcerias com outras Instituições
públicas e privadas. A partir de 2003 o IAPAR passa a aplicar um olhar mais
criterioso com relação às parcerias com o setor privado, buscando conciliar da
melhor forma os contratos firmados com o setor privado e as pesquisas concebidas
pelo próprio IAPAR (BORGONHONI & ICHIKAWA, 2009).
No Regulamento da autarquia IAPAR estão definidos os seguintes objetivos:
I. A promoção de estudos e a aplicação de conhecimentos nos campos científicos
relacionados com o setor agropecuária e agroindustrial, visando o desenvolvimento
econômico e social do Estado e do país;
II. O desenvolvimento de estudos e pesquisas sobre produtos, processos e sistemas
de produção, de importância atual e potencial para a economia agropecuária e
agroindustrial do Paraná;
III. O desenvolvimento, através da pesquisa sistemática, do conhecimento dos
recursos naturais renováveis do Paraná, com vistas à sua preservação e utilização
sustentada;
IV. A produção e a difusão de germoplasma básico, notadamente sementes, mudas,
reprodutores e matrizes, para fins de multiplicação e com vistas à melhoria dos
padrões e produção agropecuária do estado;
V. A difusão de resultados científicos, técnicos e práticas de pesquisa, visando sua
rápida incorporação ao processo produtivo;
VI. A difusão de estudos, pesquisas e conclusões de trabalhos técnicos na
comunidade científica, inclusive por meio de veículo especializado;
VII. A promoção da formação, do treinamento e do aperfeiçoamento de recursos
humanos, para o desenvolvimento da agropecuária e agroindústria;
VIII. A contribuição, na área de sua especialidade, para a formulação e o
aperfeiçoamento da política científica e tecnológica no âmbito do Estado;
IX. A contribuição para a formulação e o aperfeiçoamento de políticas para a
agropecuária, a agroindústria e meio ambiente do estado;
X. A prestação de serviços técnicos de sua especialidade e sob a forma de análises,
projetos, assessoramento direto a produtores e organizações públicas e/ou privadas,
inclusive sob a modalidade de Contrato de Gestão;
XI. A participação, como incubador de projeto de agroindústria, em parceria com
entidades públicas ou privadas;
XII. O fomento ao intercâmbio técnico-científico e de serviços com a pesquisa
privada, como forma de acelerar a rápida incorporação das inovações geradas no
processo produtivo agropecuário do Estado.
41
Analisando os objetivos, observa-se que os itens I e II apontam os
horizontes que devem ser orientadores de todas as pesquisas que são geradas e
conduzidas pelo IAPAR, que são as políticas públicas Federais e Estaduais. O item
III traz a preocupação com o meio ambiente. O item IV apresenta a questão da
busca de autonomia do Estado do Paraná quanto ao suprimento de insumos
vegetais de qualidade: sementes e mudas. Os itens V, VI e VII contemplam a difusão
e multiplicação do conhecimento gerado nas pesquisas, bem como a capacitação
dos recursos humanos. Os itens VIII e IX destacam a importância do IAPAR, como
ator no processo de formulação de políticas públicas para a agropecuária,
agroindústria, meio ambiente e política científica e tecnológica no âmbito do Estado
do Paraná, portanto vai além do setor agropecuário. Os itens X, XI e XII apontam
para uma nova forma de relacionamento com as demais Instituições públicas e com
o setor privado: as parcerias e convênios, possibilitando a diversificação na captação
de recursos financeiros, o que o IAPAR já vem praticando, com sucesso, desde
1997.
O IAPAR coloca a disposição da comunidade diversos serviços e estruturas,
sendo os principais: Prestação de serviços tecnológicos; Contratação de projetos
especiais; Cursos e eventos técnicos; Análises laboratoriais; Laudos técnicos;
Publicações com informações técnico-científicas e resultados de pesquisa;
Sementes básicas e certificadas; Materiais propagativos; Orientações técnicas a
produtores; Biblioteca especializada em agropecuária; Visitas orientadas; Estágio
para estudantes e Centro de treinamento.
Figura 4: Vista panorâmica da Sede do IAPAR – Londrina
Fonte: IAPAR, 2010
42
Importante destacar as principais contribuições do IAPAR, no decorrer da
sua história:
Produção de variedades melhoradas;
Geração e transferência de tecnologias adequadas de manejo e conservação do solo e
água;
Definição de tecnologia para convivência com o cancro cítrico;
Definição de opções tecnológicas para controle integrado de pragas e doenças em
diversas culturas e explorações animal;
Contínuo aprofundamento do aperfeiçoamento do já consagrado Modelo Tecnológico
para a Cafeicultura Paranaense-Café Adensado;
Desenvolvimento de equipamentos e máquinas agrícolas destinados à pequena
produção;
Contribuição destacada na concepção e implantação de um dos melhores sistemas de
produção de sementes de alta qualidade;
Lançamento da Raça Purunã, bovino desenvolvido para as condições do Paraná;
Ampliação, em parceria com outras instituições;
Desenvolvida, a produção de Vitelo Tropical, a partir de bezerros oriundos de rebanhos
leiteiros para a produção de carne de alta qualidade;
Consolidado o zoneamento agroclimático do Estado;
Desenvolvido o Serviço Alerta Geada;
Desenvolvida tecnologia apropriada para o manejo integrado do bicudo do algodoeiro;
Definição de metodologia de diagnóstico dos sistemas agrícolas ao nível de propriedade
rural;
Desenvolvimento de estudos das principais Cadeias Produtivas do Agronegócio
Paranaense;
Realizado levantamento que resultou na publicação “Mapeamento da Pobreza no
Paraná”;
Realizado estudos sobre uma nova conformação do meio rural brasileiro;
43
Entre os principais resultados de pesquisa pode-se citar, ainda, o desenvolvimento de
sistema de produção de suínos ao ar livre; suporte tecnológico à bovinocultura de leite e
de carne; sistema de plantio direto para as pequenas propriedades; programa de
incentivo da erva-mate como alternativa de renda para a agricultura familiar; sistema
agroflorestal café x seringueira para a região Noroeste do Paraná; revitalização do feijão
no Paraná; desenvolvimento de bases técnicas para o cultivo da pupunha “palmito
ecológico”, como nova opção econômica para as regiões Litoral e Noroeste do Paraná;
suporte ao desenvolvimento da agroindústria de borracha natural e derivados e suporte
ao desenvolvimento da agroindústria da seda (IAPAR – GPI, Documento interno, 2007).
4.2 O Departamento de Suprimentos e Patrimônio do IAPAR
O IAPAR está organizado em quatro Diretorias, sendo: Presidência,
Diretoria Técnico-científica, responsável pela Pesquisa, Diretoria de Recursos
Humanos e negócios tecnológicos, e a Diretoria de Administração e Finanças, da
qual é integrante o Departamento de Suprimentos e Patrimônio – DSP, representado
no organograma – figura 5, pela sigla ASP (Área de Suprimentos e Patrimônio).
Figura 5: Organograma do IAPAR
Fonte: IAPAR – GPI
44
O Departamento de Suprimentos e Patrimônio é responsável pelas
atividades de: compras por licitação, compras por dispensa e inexigibilidade de
licitação, processos de importação e exportação, Almoxarifado e Patrimônio.
O quadro funcional do Departamento de Suprimentos e Patrimônio - DSP
está, atualmente, estruturado da seguinte forma:
DSP - Coordenação: Um Servidor efetivo
Setor de Compras: Quatro Servidores efetivos
Setor de Importação: Um Servidor efetivo
Setor de Almoxarifado: Quatro Servidores efetivos
Setor de Patrimônio: Dois Servidores efetivos
O Setor de Patrimônio do IAPAR é responsável por gerenciar o sistema ASPA de
controle dos Bens móveis, Imóveis e Semoventes do todas as bases físicas da Instituição.
Os bens estão distribuídos nas diversas unidades (Área, Laboratório, Estação, Polo
Regional, etc...), porém o sistema informatizado é centralizado no Setor de Patrimônio da
Sede.
4.3 Atividades desenvolvidas pelo Setor de Patrimônio do IAPAR
Descrição de algumas atividades desenvolvidas pelo Setor de Patrimônio:
Quando do ingresso de bens: Recebe a Nota de empenho e/ou contrato ao término da licitação/compra de
bens de investimento (móveis, imóveis e semoventes);
Realiza o acompanhamento do prazo de entrega firmado na Nota de Empenho
e/ou contrato;
Recebe provisoriamente o bem, conferindo, por exemplo: os pontos principais da
especificação, aspecto físico (livres de avarias de transporte), documento fiscal e
modalidade de frete;
Providencia o aceite definitivo do bem, com conferência mais apurada das
especificações técnicas, com o auxílio de manuais e catálogos e, quando
necessário, parecer do requisitante ou servidor com conhecimento técnico
suficiente para avaliar o bem adquirido;
Registra o bem (caso bem móvel) no aplicativo auxiliar “Bens Patrimoniais - BP”;
45
Emite o “Comprovante de entrega de bens patrimoniais” pelo aplicativo BP e
entrega o equipamento à Unidade requisitante, mediante assinatura do
Comprovante de entrega de bens patrimoniais;
Efetua o lançamento do bem no sistema ASPA/SICONP, desenvolvido em
Dataflex, pela ATI - Área de Tecnologia da Informação do IAPAR, e que contém
todo o banco de dados do Patrimônio, sendo a base para o balanço patrimonial
realizado ao final de cada exercício contábil.
No caso de semoventes, quando adquiridos, são recebidos pelas Unidades onde
estão alocados os rebanhos e a Nota fiscal é encaminhada ao setor de
patrimônio para registro no sistema ASPA/SICONP. Os nascimentos e mortes
são comunicados mensalmente ao Setor de Patrimônio que efetua os
lançamentos, informando, em seguida, o Departamento de Contabilidade e
Finanças;
No caso de Bens Imóveis, o acompanhamento é feito pela Área de Engenharia
que ao final da obra emitirá o Laudo de conclusão de obras, que será o
documento utilizado na incorporação do imóvel ao Patrimônio do IAPAR.
Do controle patrimonial: Efetua a conferência/conciliação dos valores lançados pelo Setor de Patrimônio e
os valores liquidados no Departamento de Contabilidade e Finanças, que
atualizaram os saldos das contas de Patrimônio no SIAF – Sistema Integrado de
Acompanhamento Financeiro do Estado do Paraná;
Manutenção dos registros no sistema ASPA/SICONP atualizados;
Acompanha os auditores e fornece os relatórios solicitados pelos mesmos;
Emite e encaminha, quando solicitado ou quando necessário, os relatórios de
bens patrimoniais por unidade, aos gerentes responsáveis pela guarda de bens
patrimoniais;
Mantem os bens patrimoniais em condições de uso, seja instruindo o seu correto
manuseio e manutenção ou, quando necessário, encaminhando para reparos em
empresas especializadas;
46
Efetua inventários físicos, visando confirmar a localização e verificar a situação
de uso e conservação dos bens patrimoniais.
Promove e registra a transferência dos bens colocados à disposição do Setor de
Patrimônio ou remanejados entre unidades.
No final do exercício, elabora o Balanço Patrimonial.
Das baixas patrimoniais: Recolhe e armazena os bens colocados à disposição como desnecessários,
inservíveis ou obsoletos;
Encaminha os procedimentos de baixa patrimonial, dos bens em situação:
Inservível, obsoleto e outros, com a devida avaliação de comissão designada
pela autoridade superior;
Providencia o descarte da sucata resultante dos bens baixados: Doação ao
PROVOPAR Paraná, por exemplo;
No caso de Semoventes, procede a baixa conforme documentos e laudos
encaminhados pelas Unidades responsáveis pelos rebanhos;
No caso de Bens Imóveis, procede a baixa, conforme Laudo emitido por
comissão (Obrigatório presença de Engenheiro Civil);
4.4 Características do Sistema de Controle de Patrimônio ASPA/SICONP
O controle é realizado com o auxílio de um aplicativo desenvolvido em
Dataflex: o sistema ASPA/SICONP – Figura 6. Outros aplicativos também são
utilizados, como auxiliares, porém o sistema oficial e contábil que contempla todo o
banco de dados, sendo base para o Balanço Patrimonial é o ASPA/SICONP.
47
Figura 6: Sistema ASPA/SICONP – Menu geral do sistema
Fonte: IAPAR - DSP/ATI
O sistema ASPA/Siconp apesar de ter sido desenvolvido na Década de 80
apresenta uma interface muito amigável. Os menus são de fácil acesso, sendo que
na primeira tela ele apresenta o Monitor de Bens Patrimoniais: Móveis, Imóveis,
Semoventes (Animais de pesquisa) e Valores (Contratos de linhas telefônicas);
manutenção de tabelas, onde estão todas as informações e códigos referentes a
Município, Unidade e Origem que servirão para alimentar as quatro categorias de
bens: Móveis, Imóveis, Semoventes e Valores. O Dataflex oferece , também, outra
boa ferramenta: o <D>fquery, um utilitário que possibilita o criação de relatórios,
permitindo várias combinações de dados, desde que estejam disponíveis, sendo
necessário realizar alguns ajustes, convertendo os dados para um aplicativo atual.
O presente trabalho vai focar mais os bens móveis, em virtude do grande
número de itens e por sua característica de mobilidade, exigindo maior atenção no
controle.
A figura 7 apresenta a tela de acesso as categorias de bens. Existe também
a possibilidade de inserir Menu personalizado com alguns tipos de relatórios
48
específicos criados por Técnico da Área de Tecnologia da Informação quando
solicitado pelo Setor de patrimônio.
Figura 7: Sistema ASPA/SICONP – Menu de Manutenção dos Bens Patrimoniais
Fonte: IAPAR - DSP/ATI
A Figura 8 mostra a tela para acesso aos Bens Móveis, com três opções:
Bens móveis: acessa a manutenção dos bens móveis; Grupo Nível 1: Acessa a
tabela de códigos e descrição do grupo raiz: Exemplo: 01 – Máquinas agrícolas e
Grupo nível 2: Exemplo: 0101 – Trator.
Figura 8: Sistema ASPA/SICONP – Menu de Manutenção dos Bens Móveis
Fonte: IAPAR - DSP/ATI
49
No menu geral dos bens móveis temos relacionados 5 opções de
monitores/telas, sendo, Monitor manutenção: acessa todas as informações
registradas dos bens móveis; Monitor movimentação: Utilizado para registrar as
baixas patrimoniais; Monitor Consulta: permite a consulta de número de itens e valor
total de bens de uma determinada origem (fonte de recurso); Monitor relatório:
permite imprimir uma série de relatórios, como: bens incorporados e baixados num
determinado período, bens alocados por unidade, bens por origem e outros; Monitor
SIAF: Gera relatórios compatíveis com os códigos do sistema SIAF. O SIAF
apresenta uma classificação de bens menos detalhada, motivo pelo qual se decidiu
pela manutenção dos códigos do IAPAR associados aos Códigos do SIAF.
Figura 9: Sistema ASPA/SICONP – Menu Geral dos Bens Móveis
Fonte: IAPAR - DSP/ATI
A figura 10 apresenta a tela de Manutenção dos bens móveis, com todos os
campos de dados que são lançados no ASPA/SICONP. Os dados dos bens móveis
lançados no sistema são retirados da proposta de preços, Nota de empenho,
contrato, Nota fiscal, termo de comodato, termo de doação, termo de dação
(pagamento de serviço prestado em forma de bens), declaração de fabricação
50
própria, ou ainda informações encontradas no próprio bem, como número de série
fixado ou gravado no equipamento.
Figura 10: Sistema ASPA/SICONP – Manutenção de Bens Móveis
Fonte: IAPAR - DSP/ATI
As transferências de bens móveis também são registradas, através da tecla
F8, conforme figura 11.
Figura 11: Sistema ASPA/SICONP – Transferências de bens móveis
Fonte: IAPAR - DSP/ATI
51
Também, são registradas as manutenções (consertos) de bens móveis,
acionando-se a tecla F7, figura 12.
Figura 12: Sistema ASPA/SICONP – Manutenção (conserto) de bens móveis
Fonte: IAPAR - DSP/ATI
As baixas dos bens móveis são lançadas acessando-se o Menu
Movimentação de bens móveis, figura 13.
Figura 13: Sistema ASPA/SICONP – Movimentação de bens móveis (baixas)
Fonte: IAPAR - DSP/ATI
52
Caso necessário cancelar uma baixa, com motivo justificado, utiliza-se a
opção: Extorno de Movimentação, figura 14.
Figura 14: Sistema ASPA/SICONP – Extorno de Movimentação de bens móveis
Fonte: IAPAR - DSP/ATI
O sistema ASPA/SICONP também oferece as plataformas de controle dos
bens Imóveis, Semoventes e Valores.
A figura 15 apresenta a tela de Manutenção de bens imóveis que são
registrados com o auxílio das informações do Departamento de Engenharia,
presentes no Laudo de conclusão de obras, proposta de preços da empresa
contratada, Nota de empenho, contrato, Nota fiscal, termo de comodato, termo de
doação, termo de dação (pagamento de serviço prestado em forma de bens) ou
declaração de fabricação própria.
53
Figura 15: Sistema ASPA/SICONP – Manutenção de Bens Imóveis
Fonte: IAPAR - DSP/ATI
Os semoventes são registrados no ASPA/SICONP com base no relatório
Controle Patrimonial do Rebanho encaminhado mensalmente ao Setor de
Patrimônio, pelas unidades responsáveis pela guarda dos rebanhos. Podem ser
incorporados por nascimento, aquisição, doação ou comodato (cessão temporária),
figura 16.
Figura 16: Sistema ASPA/SICONP - Manutenção dos Semoventes
Fonte: IAPAR - DSP/ATI
54
A conta valores presente no sistema ASPA/SICONP registra alguns
contratos de linhas telefônicas, figura 17.
Figura 17: Sistema ASPA/SICONP - Manutenção dos Valores
Fonte: IAPAR - DSP/ATI
4.5 Distribuição por unidade, dos bens móveis, imóveis, semoventes e valores registrados no sistema ASPA/SICONP
O número total de itens de bens móveis registrados no ASPA/SICONP em
31/12/2010 foi de 21991, distribuídos em 138 Unidades de alocação, sendo 21
delas, somando 6744 itens, unidades do IAPAR, fora de Londrina. Os bens móveis,
por sua natureza, apresentam o mais alto índice de transferência entre Unidades.
Tabela 2.
Tabela 2: Unidades de alocação de bens móveis – Instituto Agronômico do Paraná - Situação registrada no sistema ASPA em 31/12/2010
UNIDADE QTD. DE ITENS
POLO REGIONAL DE PONTA GROSSA 1598
POLO REGIONAL DE CURITIBA 1010
DSG / TELEFONIA 895
CENTRO DE TREINAMENTO - SEDE 859
EST. EXP. DE PARANAVAI 581
55
AREA DE ENGENHARIA AGRICOLA 542
EST. EXP. FAZENDA MODELO (P. GROSSA) 526
AREA DE DOCUMENTACAO 509
EST. EXP. DE PATO BRANCO 490
AREA DE MELHORAMENTO GENETICA 457
AAM / EQUIPAMENTOS 455
AREA DE FITOTECNIA 428
AREA DE DIFUSAO DE TECNOLOGIA 426
LABORAT. SOLOS (SEDE) 418
LAB. DE BIOTECNOLOGIA VEGETAL 400
EST. EXP. DE LONDRINA 382
DTR-DEPTO DE TRANSPORTES 371
EST. EXP. DE FLORESTAL 366
DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS 359
AREA DE SOLOS 316
DPTO DE SUPRIM. E PATRIMONIO 314
APP - AREA DE FITOPATOLOGIA 308
COMODATOS DIVERSOS 296
EST. EXP. DE IBIPORA 287
DSG - MANUTENCAO 275
AREA DE CONTABIL. E FINANCAS 252
ECOFISIOLOGIA - METEOROLOGIA 252
EST. EXP. LUIZ NATAL BONIN 233
ATI - DISPONIVEL 226
ECOFISIOLOGIA - LABORATORIOS 217
PCA - PROGRAMA CAFE 217
UBS DE VILA VELHA 217
EST. EXP. DE PALOTINA 210
APP - LABORATORIO ENTOMOLOGIA 208
DIRETORIA TECNICO-CIENTIFICA 208
AREA DE TECNOL. DA INFORMAÇAO 203
DSP/DISPONIVEL 201
EST. EXP. STA. TEREZA DO OESTE 200
EST. EXP. DE MORRETES 195
APP - AREA DE ENTO/NEMATOLOGIA 191
APP - LABORAT. DE MICOLOGIA 190
PRESIDENCIA 190
DSG / EXPEDIENTE 189
APP - LAB. BACTER/VIROLOGIA 188
AREA DE PROPAGACAO VEGETAL 186
API - AREA DE PLANEJAMENTO 184
LABORAT. MICROBIOLOGIA 181
AREA DE SOCIO-ECONOMIA 178
DSG / RESTAURANTE 175
ECOFISIOLOGIA - AREA TECNICA 1 172
OUTRAS UNIDADES 172
AREA DE REPRODUCOES GRAFICAS 167
LABORAT. SEMENTES 163
56
PHO / FRUTICULTURA 160
DSG / EXTINTORES 151
LABORAT. NUTRICAO ANIMAL (IBIPORÃ) 139
EST. EXP. DE LAPA 137
EST. EXP. DE GUARAPUAVA 133
APP - LAB. PATOLOGIA SEMENTES 132
AREA DE SANIDADE ANIMAL 129
TRIGO - PCI 126
EST. EXP. DE CERRO AZUL 125
AREA DE BIOMETRIA 116
EST. EXP. DE JOAQUIM TAVORA 115
EST. EXP. DE XAMBRE 111
LME - LAB. MANEJO ECOL. PRAGAS 111
APP - LAB. NEMATOLOGIA 109
PCA / FEIJAO 109
PCA / MILHO 109
PROG CULTURAS DIVERSAS - PCD 108
LABORAT. DE ANAL DE RES AGROQ 107
UNIDADE BENEFIC SEMENTES (UBS) 103
DIRETORIA DE ADM. E FINANCAS 100
PRF - PROG RECURSOS FLORESTAIS 96
PSA-PROG MANEJO DO SOLO E AGUA 95
APP - LAB CONTROLE BIOLOGICO 1 83
PAL - PROGRAMA ALGODAO 83
PCA / ARROZ 69
DSP/ DISPONIVEL - CR 63
APP- LAB.CONTROLE BIOLOGICO-2 56
CASA DE VEGETACAO 55
EST. EXP. DE PALMAS 55
DAF/DTC - DISPONIVEL 52
DRH / AMBULATORIO 49
LABORATORIO DE SANIDADE ANIMAL 45
LABORATORIO DE FITOTECNIA 43
DSG - MARCENARIA 42
DTC/COMERCIALIZAÇAO 40
AREA JURIDICA 32
COORD. PROD. EXPERIMENTACAO 29
PROGRAMA FORRAGEIRAS 26
APP - LAB CONT BIOL NEMATOIDES 21
REDE LABORAT. SOLOS (ADM) 21
ECOFISIOLOGIA - AREA TECNICA 2 20
LABORATORIO GENETICA DE CAFE 17
AREA DE ZOOTECNIA 14
PROGRAMA AGROENERGIA - PAN 12
DTC/COMITE EDITORIAL 10
TOTAL 21991
Fonte: IAPAR - DSP/ATI – Elaborada pelo autor
57
Bens Imóveis por Unidade de alocação:
O número total de itens de bens imóveis registrados no ASPA/SICONP em
31/12/2010 foi de 582, distribuídos em 36 Unidades de alocação, sendo 35 delas,
somando 445 itens, unidades do IAPAR, fora de Londrina. Devido a sua natureza,
não existe transferências entre unidades. Tabela 3.
Tabela 3: Unidades de alocação de bens imóveis – Instituto Agronômico do Paraná - Situação registrada no sistema ASPA em 31/12/2010
UNIDADE
GRUPOS DE BENS IMÓVEIS Nº DE ITENS
AREA DE
TERRAS
CONSTR. ALVENARIA
CONST. MADEIRA
CONST. MISTA
INSTALAÇÃO OUTRAS
EST. EXP.DE LONDRINA 1 70 1 23 7 35 137
EST. EXP. FAZENDA MODELO 1 38 3 2 3 10 57
POLO REGIONAL DE PONTA GROSSA 1 32 9 1 1 10 54
EST. EXP. DE FLORESTAL 0 16 13 1 1 5 36
EST. EXP. LUIZ NATAL BONIN 0 27 3 1 0 5 36
EST. EXP. DE PARANAVAI 2 13 6 2 0 10 33
EST. EXP. DE PATO BRANCO 1 22 0 0 0 7 30
EST. EXP. DE IBIPORA 2 11 7 1 1 5 27
EST. EXP. DE MORRETES 0 16 0 5 1 1 23
EST. EXP. DE MORRETES II 1 14 1 0 0 2 18
EST. EXP. DE PALOTINA 0 10 5 0 0 3 18
EST. EXP. DE GUARAPUAVA 1 8 0 1 1 3 14
EST. EXP. DE CERRO AZUL 2 6 1 0 1 3 13
EST. EXP. DE LAPA 0 8 0 1 0 4 13
EST. EXP. DE PALMAS 1 4 1 0 1 5 12
EST. EXP. DE XAMBRE 1 8 0 0 1 2 12
EST. EXP. DE JOAQUIM TAVORA 0 3 5 0 0 3 11
POLO REGIONAL DE CURITIBA 0 7 0 2 0 1 10
EST. EXP. STA. TEREZA DO OESTE 1 5 0 0 0 1 7
EST. AGROM. BELA VISTAPARAISO 3 0 0 0 0 0 3
CARLOPOLIS(MICROBACIAS) 0 1 0 0 0 1 2
PLATAFORMAS COLETA DE DADOS 0 0 0 0 0 2 2
ALTONIA(MICROBACIAS) 0 0 1 0 0 0 1
CAMBE - HORTACOMUNITARIA 0 1 0 0 0 0 1
CAMPO DO TENENTE (MICROBACIAS) 0 0 1 0 0 0 1
CENTRO DIFUSAO CASTRO 0 1 0 0 0 0 1
CENTRO DIFUSAO MEDIANEIRA 0 1 0 0 0 0 1
EST. AGROM. CANDIDO ABREU 0 0 0 1 0 0 1
EST. AGROM. CASCAVEL 1 0 0 0 0 0 1
EST. AGROM. FRANCISCO BELTRAO 1 0 0 0 0 0 1
EST. AGROM. LARANJEIRAS DOSUL 1 0 0 0 0 0 1
EST. AGROM. NOVA CANTU 1 0 0 0 0 0 1
EST. AGROM. TELEMACO BORBA 0 1 0 0 0 0 1
EST. AGROM. UMUARAMA 0 1 0 0 0 0 1
MAMBOREMICROBACIAS 0 0 1 0 0 0 1
SIMEPAR/IAPAR 0 1 0 0 0 0 1
TOTAL 22 325 58 41 18 118 582
Fonte: IAPAR - DSP/ATI – Elaborada pelo autor
58
Semoventes por Unidade de alocação:
O número total de itens de Semoventes registrados no ASPA/SICONP em
31/12/2010 foi de 3017, distribuídos em 11 Unidades de alocação, todas fora de
Londrina. A movimentação do rebanho (transferência de uma unidade para outra) é
baixa em virtude da especificidade da pesquisa realizada em cada Unidade. Tabela
4.
Tabela 4: Unidades de alocação de Semoventes– Instituto Agronômico do Paraná - Situação registrada no sistema ASPA em 31/12/2010
UNIDADE BOVINO BUBALINO EQUINO TOTAL
EST. EXP.FAZENDA MODELO PONTA GROSSA 2096 0 0 2096
EST. EXP. DE PARANAVAI 336 0 12 348
EST. EXP. DE JOAQUIM TAVORA 268 0 5 273
EST. EXP. DE IBIPORA 164 0 0 164
EST. EXP. DE MORRETES 0 82 0 82
EST. EXP. FAZ. MODELO EQUINOS 0 0 34 34
EST. EXP. STA. TEREZA DO OESTE 12 0 0 12
EST. EXP. DE LAPA 1 3 0 4
EST. EXP. DE FLORESTAL 0 0 2 2
EST. EXP. CANGUIRI 0 0 1 1
EST. EXP. PONTA GROSSA 0 0 1 1
TOTAL 2877 85 55 3017
Fonte: IAPAR - DSP/ATI – Elaborada pelo autor
Valores por Unidade de alocação:
O número total de itens da conta Valores registrados no ASPA/SICONP em 31/12/2010 foi de 61, distribuídos em 18 Unidades de alocação e são referentes à contratos de linhas telefônicas. Tabela 5. Tabela 5: Unidades de alocação de Valores – Instituto Agronômico do Paraná - Situação registrada no sistema ASPA em 31/12/2010
UNIDADE ITENS
I N S T A L A Ç O E S 32
POLO REGIONAL DE CURITIBA 7
POLO REGIONAL DE PONTA GROSSA 5
EST. EXP. FAZENDA MODELO 2
UBS DE VILA VELHA 2
EST. EXP. DE FLORESTAL 1
EST. EXP. DE GUARAPUAVA 1
EST. EXP. DE IBIPORA 1
EST. EXP. DE JOAQUIM TAVORA 1
EST. EXP. DE LAPA 1
EST. EXP. DE MORRETES 1
EST. EXP. DE PALMAS 1
59
EST. EXP. DE PALOTINA 1
EST. EXP. DE PARANAVAI 1
EST. EXP. DE PATO BRANCO 1
EST. EXP. DE XAMBRE 1
EST. EXP. LUIZ NATAL BONIN 1
LABORAT. SOLOS CASCAVEL 1
TOTAL 61
Fonte: IAPAR - DSP/ATI – Elaborada pelo autor
4.6 Agregando um novo aplicativo
A partir do exercício de 1998, quando se intensificam as parcerias com
instituições públicas e privadas, há um aumento significativo das fontes de recursos
para financiamento da aquisição de bens de investimento (patrimoniaveis), tabelas 6
e 7.
Tabela 6: Origem dos bens móveis até 1997
ITEM ORIGEM
1 COMODATO CNPQ 2 DACAO 3 DOACAO 4 FABRIC. PROPRIA/RECUPERACAO 5 IAPAR/COPEL/SIMEPAR 6 PERMUTAS 7 PROPRIOS 8 PROPRIOS (PARANA-RURAL)
Fonte: IAPAR - DSP/ATI – Elaborada pelo autor
Tabela 7: Origem dos bens móveis a partir de 1998 - Novas
ITEM ORIGEM
1 BIOFORTA 2 COMODATO BICUDO 3 COMODATO BIOLABORE 4 COMODATO EMBRAPA / FLORESTAS 5 COMODATO EMBRAPA / SOJA 6 COMODATO FAPEAGRO 7 COMODATO FUNARBE 8 COMODATO FUNCAFE 9 COMODATO PRODESA 10 COMODATO PRONAF 11 CONVENIO EMBRAPA - OEPAS 12 CONVENIO FINEP 13 DECOMA/FINEP 14 EMBRAPA/PAC/OEPAS - 2008 15 EMBRAPA/PAC/OEPAS - 2009/2010 16 FAPEAGRO/FUNCAFE 17 FINEP - BIODIESEL 18 FINEP / GENBIOPAR 19 FUND. ARAUCÁRIA / FAXINALENSE 20 FUND. ARAUCARIA / FEIJOEIRO 21 FUND. ARAUCARIA / FINEP LEITE 22 FUND. ARAUCARIA/ ANTIBIOSE 23 FUND. ARAUCARIA/DEJETOS SUINOS 24 FUND.ARAUCARIA/EXT.EMPRESARIAL 25 MAPA - LAB. DIAGNOSTICO 26 MAPA/BB/CITRICULTURA 27 MAPA/CAIXA/EMENDA DE BANC. I 28 MAPA/CAIXA/EMENDA DE BANC. II 29 MDS/BIOFORTA/FEIJAO 30 PNUD
60
31 PRONAF - AGROECOLOGIA 32 PRONAF - CONVERSAO ORGANICA 33 PROPRIOS - ITAIPU 34 PROPRIOS - PR 12 MESES 35 PROPRIOS (FUND. ARAUCARIA) 36 SEAB/CAPRINOCULTURA 37 SETI - BIODIESEL 38 SETI - FUNDO PARANA 39 SETI - GADO DE LEITE 40 SETI / MEL DO MUNIC. ORTIGUEIR 41 SETI / USF / ALFAFA 42 SETI / USF / COOPELER 43 SETI / USF / NEMATOIDES II 44 SETI/ HORTA COMUNITARIA 45 SETI/LATICIONIO IBIPORA 46 SETI/PALMITO JUCARA 47 SETI/USF/COLHEDORA AMOREIRA 48 SETI/USF/LEITE NORDESTE II
Fonte: IAPAR - DSP/ATI – Elaborada pelo autor
Com o aumento do número de parceiros, surgem novos atores e demandas:
órgãos financiadores, prestação de contas, órgãos de controle interno e externo
(auditorias), exige-se um controle mais detalhado dos bens patrimoniais, No ano de
2000 o Setor de Patrimônio substitui o Livro Registro de bens móveis, onde eram
realizadas as anotações das novas aquisições a serem lançadas no ASPA/SICONP,
por um aplicativo – Bens Patrimoniais – Figura 18, que apesar de não substituir o
sistema ASPA/SICONP, permite a emissão de comprovantes de entrega de bens
patrimoniais de uma forma direta e de outros relatórios exigidos pela nova
conjuntura.
Figura 18: Aplicativo Bens patrimoniais /Formulário de Lançamento de Bens Patrimoniais
Fonte: IAPAR – DSP/ATI
61
O aplicativo Bens patrimoniais tornou-se, também, um auxiliar na conciliação
com o sistema Integrado de Acompanhamento Financeiro - SIAF, já que os valores
Incorporados e baixados pelo Setor de Patrimônio devem ser os mesmos lançados
nas respectivas contas no SIAF.
4.7 Sistema de acompanhamento e controle de bens patrimoniais via WEB
Encontra-se em desenvolvimento e teste, um novo sistema de controle de
bens patrimoniais, vamos chama-lo de Bens Patrimoniais WEB – Figura 19, que,
após finalizado, vai possibilitar o acesso, de servidor autorizado, a partir de qualquer
unidade ou base física do IAPAR, via WEB.
Figura 19: Bens Patrimoniais WEB – Menu Inicial
Fonte: IAPAR – DSP/ATI
O sistema Bens Patrimoniais WEB deverá integrar o que há de melhor no
ASPA/SICONP e no Aplicativo Bens Patrimoniais além de outras soluções,
viabilizando a desconcentração das atividades desenvolvidas, atualmente, somente
por Servidores do Setor de Patrimônio, como, por exemplo: transferências de bens
patrimoniais e emissão de listagens de bens por unidade, permitindo que a
atualização das informações ocorra num menor prazo e com maior segurança,
facilitando, também, o inventário físico dos bens – Figura 20.
62
Figura 20: Bens Patrimoniais WEB – Menu Bens patrimoniais por unidade
Fonte: IAPAR – DSP/ATI
Outra melhoria que deverá ser implantada será a colocação de plaquetas de
identificação patrimonial com código de barras em todos os itens de bens móveis. As
plaquetas utilizadas pelo IAPAR nas novas incorporações de bens móveis já
contemplam tal tecnologia (Figura 21).
O código de barras agiliza o processo de inventário físico dos bens móveis,
com a utilização da leitura optica. Segundo Santos (2010, p.296) “Dados estatísticos
(fonte ADP systems) mostram que o tempo do inventário fica reduzido em até 80%
com a adoção do código de barras”.
Figura 21: Plaqueta de identificação patrimonial com código de barras
Fonte: IAPAR - DSP
63
5 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS DA PESQUISA
5.1 Descrição e análise dos dados da pesquisa
Procede-se agora à descrição e análise da percepção dos Gerentes e
Técnicos sobre os aspectos da gestão e controle patrimonial, com ênfase na
possibilidade de desconcentração.
Elaborou-se um questionário com 23 questões relativas ao
acompanhamento e gestão de bens patrimoniais no IAPAR, sendo enviados para 57
Gerentes e 45 Técnicos que, apesar de não assinar por unidade responsável pela
alocação de bens, acompanha de forma mais próxima o gerenciamento dos mesmos
nas unidades. O índice médio de devolução dos questionários foi de 47,06%, sendo
que a participação dos gerentes representou 49,12% - Tabela 8. Houve, portanto um
equilíbrio entre gerentes e não gerentes, no percentual de devolução dos
questionários.
Tabela 8: Questionário: Percentual de devolução
Categoria Enviados Devolvidos Percentual de devolução
Gerente 57 28 49,12
Técnico 45 20 44,44
Total 102 48 47,06
Fonte: Elaborada pelo autor
O grupo de servidores com idade superior a 50 anos representou 52,1% dos
que responderam o questionário e apenas 10,4% estão situados na faixa etária de
31 a 40 anos – tabela 9.
Tabela 9: Questionário – questão 1: Idade
Idade Respostas Percentual
Acima de 50 anos 25 52,1 De 41 a 50 anos 18 37,5 De 31 a 40 anos 5 10,4 Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
Dos 48 questionários devolvidos, 68,8% foram de indivíduos do gênero
Masculino – Tabela 10.
64
Tabela 10: Questionário – questão 2: Gênero
Gênero Respostas Percentual
Masculino 33 68,8 Feminino 15 31,2 Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
Com relação à escolaridade, 54,2% dos que responderam ao questionário
possuem títulos de pós-graduação – tabela 11.
Tabela 11: Questionário – questão 3: Escolaridade
Escolaridade Respostas Percentual
Pós-graduação 26 54,2 Graduação 18 37,5 2º grau técnico 3 6,3 2º grau 1 2,0 Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
Perguntados há quanto tempo trabalha no IAPAR, 93,8% responderam que
acima de 15 anos e apenas 6,2%, de 1 a 5 anos – tabela 12.
Tabela 12: Questionário – questão 4: Há quanto tempo trabalha no IAPAR?
Tempo Respostas Percentual
Acima de 15 anos 45 93,8 De 1 a 5 anos 3 6,2 Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
Sobre o tempo de experiência com bens patrimoniais, 62,5% responderam
ser responsável pela guarda de bens patrimoniais a mais de 9 anos – tabela 13.
Tabela 13: Questionário – questão 5: Há quanto tempo é responsável pela guarda de bens patrimoniais?
Tempo Respostas Percentual
Acima de 9 anos 30 62,5 De 4 a 6 anos 7 14,6 De 7 a 9 anos 5 10,4 De 1 a 3 anos 3 6,3 Menos de 1 ano 2 4,2 Não respondeu 1 2,0 Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
A área Administrativa da sede e as Estações Experimentais (fora de
Londrina) somadas representam 45,8% dos questionários respondidos. Tabela 14.
65
Tabela 14: Questionário – questão 6: Qual a sua Área de atuação?
Área de atuação Respostas Percentual
Administrativa 11 22,9 Estação Experimental 11 22,9 Laboratório 7 14,7 Técnica e de apoio 5 10,4 Programa de pesquisa 5 10,4 Polo Regional de Pesquisa/URP 4 8,3 Outros 4 8,3 Gestão de pessoas 1 2,1 Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
Todos responderam que utilizam o computador com frequência quase que
diária, demonstrando que a ferramenta está presente de forma consolidada e,
portanto, pronta para ser utilizada – Tabela 15.
Tabela 15: Questionário – questão 7: Com que frequência utiliza o computador no seu local
de trabalho?
Frequência Respostas Percentual
Quase que diariamente 48 100,0 TOTAL 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
Quando perguntados qual aplicativo utilizam, houve um equilíbrio nas
respostas para os aplicativos colocados como opção, sinalizando que a absorção de
uma nova ferramenta de controle de bens patrimoniais via WEB poderá ser
relativamente rápida dada à diversidade de aplicativos que os usuários entrevistados
demonstraram utilizar – Tabela 16.
Tabela 16: Questionário – questão 8: Quando utiliza o Computador, qual o aplicativo:
Tipo de Acesso Respostas
E-mail 48
Internet 46
Programas editores de texto (Word, BrOffice) 44
Programas de planilhas eletrônicas 39
Sistemas desenvolvidos pela ATI 30
Fonte: Elaborada pelo autor
Para comunicar as transferências de bens patrimoniais ao Departamento de
Suprimentos e Patrimônio, a forma mais utilizada ainda é o memorando, com
66
tramitação de documento impresso, o que torna o processo mais lento e menos
seguro se comparado com a forma eletrônica – Tabela 17.
Tabela 17: Questionário – questão 9: Como tem comunicado ao DSP as transferências de
bens patrimoniais:
Forma Respostas
Memorando 32
STM (Solicitação de transporte de materiais) 17
E-mail 12
Fonte: Elaborada pelo autor
Quando perguntados se o controle de bens patrimoniais deveria ficar
concentrado no Departamento de Suprimentos e Patrimônio ou se algumas tarefas
ou informações poderiam ser atribuídas e disponibilizadas aos gerentes de cada
unidade responsável, 50% respondeu que deveria ficar concentrada no
Departamento de Suprimentos e Patrimônio, 41,7% respondeu ser favorável a uma
participação nas tarefas, tendo, também, acesso a mais informações referentes aos
bens patrimoniais e 8,3% não respondeu. Os índices acima apontam para a
necessidade de um trabalho de esclarecimento, sensibilização e treinamento para a
implantação de um novo sistema de controle de bens patrimoniais via WEB que terá
como meta a desconcentração das atividades de controle patrimonial. Tabela 18.
Tabela 18: Questionário – questão 10: Com referência ao controle dos bens patrimoniais:
Controle dos bens patrimoniais Respostas Percentual
Deve ficar concentrado no DSP/Setor de Patrimônio 24 50,0
Algumas tarefas e informações poderão ser atribuídas e disponibilizadas aos gerentes de cada unidade responsável
20 41,7
Não responderam 4 8,3 Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
Apesar da maioria dos entrevistados não terem demonstrado preferência
pela resposta que contemplava a desconcentração das atividades de controle
patrimonial, quando solicitados que atribuíssem grau de importância para a
realização de algumas tarefas que contribuiriam para a desconcentração, a resposta
mais ocorrente, representando 45,8%, foi: “importante”, 27,1% “muito importante” e
16,6% não tinha opinião formada – Tabela 19.
67
Tabela 19: Questionário – questão 11: Grau de importância para a possibilidade das transferências de bens patrimoniais e outras operações poderem ser realizadas pelo próprio gerente responsável pelo bem, através de sistema informatizado via WEB:
Grau de importância Respostas Percentual
Importante 22 45,8 Muito importante 13 27,1 Não tenho opinião formada 8 16,6 Não importante 2 4,2 Pouco importante 2 4,2 Não responderam 1 2,1 Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
Quando perguntados sobre o nível de autonomia que os gerentes poderiam
ter nos processos de transferências de bens entre unidades, do ponto de vista do
gerente cedente do bem, houve um empate entre as três opções que envolviam uma
e duas esferas decisórias, sendo que a opção menos escolhida apresentava três
esferas decisórias. Cabe observar que para o processo de transferência de bens
patrimoniais se concretizar o gerente da unidade receptora também terá que
concordar – Tabela 20.
Tabela 20: Questionário – questão 12: Qual o nível de autonomia julga apropriado para o processo de transferência dos bens via sistema informatizado:
Nível de autonomia Respostas Percentual
O responsável pela unidade gerencial terá total autonomia para efetuar as transferências
13 27,1
As transferências somente serão concluídas após aprovação de um nível gerencial acima
13 27,1
As transferências somente serão concluídas após aprovação do DSP/Setor de Patrimônio
13 27,1
As transferências somente serão concluídas após aprovação de um nível gerencial acima e do DSP/Setor de Patrimônio
7 14,6
Não responderam 2 4,1 Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
Quando um gerente ou técnico de unidade vai solicitar um novo
equipamento tem consultado, principalmente, o DSP/Setor de patrimônio – Tabela
21. Caso os gerentes tenham conhecimento a toda listagem de bens da Instituição
(disponíveis ou não) haverá uma maior integração entre as unidades, permitindo,
68
ainda mais, que alguns bens possam ser utilizados de forma compartilhada,
contribuindo para a otimização da alocação de recursos de investimento.
Tabela 21: Questionário – questão 13: Quando vai solicitar um novo equipamento para a vossa unidade:
Consulta Respostas
Consulta o DSP/Setor de Patrimônio 21
Consulta a Gerência superior 13
Solicita sem investigar se há disponibilidade em outra unidade 13
Consulta as demais unidades 9
Fonte: Elaborada pelo autor
Para a possibilidade de ter conhecimento dos bens patrimoniais alocados
em outras unidades e de que outras unidades tenham conhecimento dos bens
alocados em suas unidades, foi apontada como resposta preferida: importante e com
acesso a consulta de todos os itens de bens patrimoniais – Tabelas 22 e 23.
Tabela 22: Questionário – questão 14: Acha importante ter acesso à consulta dos bens móveis alocados nas demais unidades?
Acha importante Respostas Percentual
Sim, todos os itens 26 54,2 Sim, somente os itens disponíveis 13 27,1 Não 5 10,4 Indiferente 4 8,3 Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
Tabela 23: Questionário – questão 15: Acha importante que as demais unidades tenham acesso à consulta dos bens móveis alocados na vossa unidade
Acha importante Respostas Percentual
Sim, todos os itens 22 45,8 Sim, somente os itens disponíveis 16 33,3 Não 6 12,5 Indiferente 4 8,4
Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
Metade dos entrevistados respondeu que a estrutura física disponível
(máquinas e equipamentos de informática) é suficiente para a utilização de um
sistema de patrimônio via WEB. 25% respondeu que é insuficiente e 25% respondeu
que não consegue avaliar – Tabela 24.
69
Tabela 24: Questionário – questão 16: Quanto à estrutura física disponível (máquinas e equipamentos de informática) para utilização no sistema informatizado de patrimônio via web:
Estrutura física Respostas Percentual
É suficiente 24 50,0 É insuficiente 12 25,0 Não consigo avaliar 12 25,0 Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
Quanto à estrutura de recursos humanos com conhecimento técnico
suficiente para trabalhar com sistemas informatizados: 29,2% respondeu que conta
com 2 servidores, 27,1% com 4 ou mais e 14,6% com nenhum. Dos que
responderam nenhum, 71,42% pertence a bases físicas fora da Sede – Tabela 25.
Tabela 25: Questionário – questão 17: Quanto à estrutura de recursos humanos, quantos servidores têm conhecimento técnico suficiente para trabalhar com sistemas informatizados?
Estrutura de recursos humanos Respostas Percentual
2 14 29,2 4 ou mais 13 27,1 Nenhum 7 14,6 3 6 12,5 1 4 8,3 Não responderam 4 8,3 Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
Quanto ao vínculo empregatício, o pessoal que poderá trabalhar com o
sistema patrimonial informatizado é Efetivo e temporário/estagiário/bolsista em 50%
das respostas e somente Efetivo em 43, 7% das respostas – Tabela 26.
Tabela 26: Questionário – questão 18: O pessoal que está preparado e disponível para operar o sistema patrimonial informatizado, quanto ao vínculo empregatício é:
Vínculo empregatício Respostas Percentual Efetivo e temporário/estagiário/bolsista 24 50,0 Efetivo 21 43,7 Não responderam 2 4,2 Temporário/estagiário/bolsista 1 2,1 Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
É através do inventário físico que se confirma a localização dos bens
patrimoniais, possibilitando verificar o estado de uso e conservação dos mesmos.
70
Para 54,2% dos entrevistados é importante realizar o inventário físico a cada ano e
22,9% a cada dois anos – Tabela 27.
Tabela 27: Questionário – questão 19: Qual a periodicidade que considera adequada para que vossa equipe realize inventários físicos dos bens patrimoniais alocados na vossa unidade:
Periodicidade Respostas Percentual
Anual 26 54,2 A cada 2 anos 11 22,9 Semestral 5 10,4 Trimestral 4 8,3 Mensal 1 2,1 Não responderam 1 2,1 Total 48 100,0
Fonte: Elaborada pelo autor
Quanto aos campos de dados que farão parte das telas e relatórios que os
gerentes e técnicos das unidades terão acesso, para os bens alocados na própria
unidade e para os bens alocados nas outras unidades os três principais,
considerados indispensáveis foram: Número de patrimônio/tombo, descrição do bem
e descrição da unidade (onde se encontra alocado) – Tabelas 28 e 29.
Tabela 28: Questionário – questão 20: Com relação aos bens patrimoniais alocados na vossa unidade, classifique os campos de dados pelo grau de importância/necessidade. Marcar todos: (0-desnecessário; 1-pouco necessário; 2- necessário e 3-indispensável).
Campo de dados Consideraram indispensável
Número de patrimônio/tombo 37
Descrição 27
Descrição da unidade (onde se encontra alocado) 20
Prazo de garantia 19
Data de incorporação 11
Nome do usuário 10
Histórico das manutenções/conserto 10
Fornecedor 7
Histórico das transferências 7
Número da Nota fiscal/documento de incorporação 6
Valor 3
Fonte de recurso/origem 2
Fonte: Elaborada pelo autor
71
Tabela 29: Questionário – questão 21: Com relação aos bens patrimoniais alocados nas outras unidades, classifique os campos de dados pelo grau de importância/necessidade. Marcar todos: (0-desnecessário; 1-pouco necessário; 2- necessário e 3-indispensável).
Campo de dados Consideraram
indispensável Número de patrimônio/tombo 34
Descrição 27
Descrição da unidade (onde se encontra alocado) 19
Prazo de garantia 15
Data de incorporação 12
Histórico das manutenções/conserto 11
Fornecedor 9
Nome do usuário 7
Histórico das transferências 5
Número da Nota fiscal/documento de incorporação 5
Valor 3
Fonte de recurso/origem 2
Fonte: Elaborada pelo autor
Os três eventos, não desejáveis, apontados como mais ocorrentes nas
unidades foram: Bens sucateados e não baixados, bens não localizados e bens que
necessitam de manutenção – tabela 30. Poderá ser viabilizada uma forma de
informar, via sistema, a situação do bem, que ao ser classificado como sucata,
entrará automaticamente na listagem para avaliação da comissão, que decidirá pela
baixa ou recuperação/conserto do mesmo. Os gerentes, podendo realizar as
transferências dos bens no sistema no momento que ocorrem fisicamente, estarão
reduzindo o risco da incidência de equipamentos não localizados na sua unidade.
Tabela 30: Questionário – questão 22: Dos eventos abaixo, aponte os que mais ocorrem em vossa unidade: (poderá assinalar mais que uma opção)
Eventos Respostas
Bens sucateados e não baixados 24
Bens não localizados 14
Bens que necessitam de manutenção (já solicitada há algum tempo) 14
Presença de bens pertencentes a outras unidades 13
Bens baixados e não recolhidos 11
Outras situações 11
Bens de uso exclusivo de determinado servidor (não compartilha) 8
Bens não identificados 7
Bens não registrados (origem conhecida) 4
Bens não registrados (origem desconhecida) 2
Fonte: Elaborada pelo autor
72
A questão nº 23 era do tipo aberta e pedia que se apontasse um ou mais
aspectos a ser melhorado com a implantação de um novo sistema de controle de
bens patrimoniais via WEB. Das 31 respostas, grande parte, reforça a necessidade
de um controle dos bens patrimoniais desconcentrado via WEB, proporcionando
maior autonomia e disponibilidade de informação aos gerentes das unidades.
Recomendam que o inventário patrimonial seja realizado em períodos mais curtos,
ficando cada gerente responsável pelo levantamento em sua unidade, devendo ser
seguido de solicitação de baixa e consequente descarte da sucata dos bens
classificados como inservíveis ou obsoletos. Sugerem, também, a criação de um
termo de responsabilidade de uso de bens móveis por usuário (atualmente, por
gerente). Apontam a importância do zelo e responsabilidade na utilização do
patrimônio público.
5.2 Conclusão da pesquisa
A pesquisa foi conduzida na forma proposta, iniciando-se pelo levantamento
bibliográfico, buscando os principais conceitos e princípios relacionados a
Tecnologia da Informação, Sistemas de Informação, Gestão Pública e Controle de
Patrimônio Público. Constatou-se que os temas Patrimônio Público e Controle de
Bens Patrimoniais no Setor Publico ainda não foram suficientemente explorados,
com pouca literatura publicada.
Foi apresentado o perfil do Instituto Agronômico do Paraná e do
Departamento de Suprimentos e Patrimônio – DSP. Os dados referentes aos bens
patrimoniais foram coletados nos sistemas informatizados do DSP e da Área de
Tecnologia de Informação – ATI, sendo sintetizados em tabelas.
Verificou-se que as Unidades do IAPAR, fora da Sede, concentram um
grande número de itens de bens móveis, imóveis e semoventes e por estarem
fisicamente mais distantes do Setor de Patrimônio da Sede, serão as maiores
beneficiadas com a implantação de um sistema de controle de bens patrimoniais via
WEB que permitirá a execução de tarefas na própria Unidade. Outro fator que
evidencia a necessidade da desconcentração é o fato do setor de patrimônio da
Sede contar com apenas dois Servidores Efetivos e segundo PAULO e
ALEXANDRINO, 2010, o objetivo da desconcentração é propiciar mais agilidade e
eficiência às tarefas do serviço público.
73
Constatou-se, também, que a partir de 1998 houve grande diversificação nas
fontes de recursos financeiros para aquisição de bens patrimoniais, em virtude das
parcerias realizadas com órgãos públicos e privados, fato altamente positivo,
destacados por BORGONHONI & ICHIKAWA, 2009, tornando o trabalho do Setor de
Patrimônio mais complexo, em virtude das exigências específicas de cada órgão
financiador.
Os gerentes e técnicos que responderam o questionário, na quase
totalidade, trabalham no IAPAR a mais de 15 anos. Quando solicitados a escolher
entre manter o sistema de controle de bens patrimoniais concentrado no DSP ou que
algumas atividades e informações poderiam ser passadas para os gerentes das
unidades, houve uma pequena diferença favorável a deixar como está, isto é, o
sistema centralizado no DSP. Porém para o pedido de atribuição de grau de
importância para a possibilidade das transferências de bens patrimoniais e outras
operações poderem ser realizadas pelo próprio gerente responsável da Unidade, a
grande maioria classificou como importante ou muito importante. Nos períodos de
elaboração e implantação do sistema será necessário manter um canal de diálogo
com todos os atores envolvidos, para definição de quais tarefas poderão ser
atribuídas aos gerentes e qual a melhor forma de operacionalização.
Quanto aos recursos humanos, um índice pequeno dos entrevistados, sendo
a maior parte de fora da sede, respondeu que não conta com nenhum servidor
preparado para trabalhar com um sistema de controle de bens patrimoniais via WEB,
o que merece atenção especial, pois o fator humano é mais difícil de suprir que o
material, como computadores por exemplo. O fator humano é parte integrante dos
sistemas de informação, que é resultado da utilização combinada das seguintes
ferramentas ou recursos da Tecnologia da Informação, descritos por O’brien, 2004:
Recursos Humanos, Recursos de Hardware, Recursos de Software, Recursos de
Dados, Recursos de Rede e Produtos de Informação.
Com relação ao inventário físico a resposta mais ocorrente contempla a
realização de levantamento pelo menos uma vez a cada ano, o que parece ser um
intervalo adequado e exequível. Quando o sistema de controle de bens patrimoniais
via WEB for implantado, o gerente terá a listagem dos bens patrimoniais sempre
atualizada, permitindo realizar o levantamento em sua unidade, quando julgar
necessário, atendendo, no mínimo, ao calendário de inventário físico estipulado pelo
DSP/Patrimônio.
74
As informações sobre os bens patrimoniais que os gerentes e técnicos
julgaram mais importante ter acesso foram: Número de patrimônio/tombo, Descrição
do bem patrimonial e Descrição da unidade onde se encontram alocados. É
necessário que o Setor de Patrimônio discuta com os gerentes e com a ATI quais os
relatórios e informações relativas aos bens móveis, imóveis e semoventes, serão
disponibilizados para as Unidades.
Foram elencadas algumas situações relacionadas ao controle de bens
patrimoniais que podem ocorrer, apesar de não desejáveis, sendo as mais
apontadas: A presença de bens sucateados e não baixados, bens não localizados e
bens que necessitam de manutenção. Estes eventos serão minimizados ou até
extintos, com a implantação de um controle de bens patrimoniais via WEB, pois o
gestor poderá acompanhar mais de perto as movimentações patrimoniais,
introduzindo e recolhendo as informações do sistema e tomando providências em
tempo hábil.
75
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os objetivos iniciais propostos para o trabalho foram atingidos sendo
apresentada a estrutura do Setor de Patrimônio do IAPAR, com foco no Sistema
informatizado de controle de bens patrimoniais ASPA, gerenciado pelo Setor de
Patrimônio do IAPAR Londrina – SEDE, com levantamento dos dados referentes ao
número de itens de bens patrimoniais por Unidade de alocação e a origem (fontes
de recursos) para aquisição de bens patrimoniais. Foram tabuladas e analisadas as
respostas do questionário, destacando os principais pontos de investigação, como a
aceitabilidade de desconcentração das atividades desenvolvidas pelo Setor de
Patrimônio da Sede e as sugestões que poderão ser aproveitadas na implantação
do novo sistema via WEB.
A implantação de um sistema de controle de bens patrimoniais via WEB,
com desconcentração de algumas tarefas atualmente executadas somente pelo
setor de patrimônio do IAPAR-Sede, mostrou-se necessária, e será viabilizada com
a implantação do sistema de controle de bens patrimoniais via WEB que está sendo
desenvolvido pela Área de Tecnologia da Informação em conjunto com o Setor de
Patrimônio do IAPAR, seguindo o exemplo do Sistema de compras: SISLOB –
Sistema de logística de bens, implantado em 2010, e que já vem sendo utilizado em
todas as Unidades Regionais de Pesquisa do IAPAR, cumprindo o seu papel de
desconcentrar as atividades de compras desenvolvidas, até então, somente pelo
Departamento de Suprimentos e Patrimônio da Sede.
Das sugestões recebidas dos gerentes e técnicos, através do questionário,
várias são dignas de implantação, das quais, recomendo três: a) Transferir aos
gerentes a responsabilidade pela conferência dos bens patrimoniais, sendo que o
novo sistema via WEB será o facilitador desta tarefa; b) Criação do termo individual
de responsabilidade de uso de bens patrimoniais, pois cada gerente terá uma
ferramenta para controlar os bens em uso por seus subordinados e, c) Inclusão no
sistema, do campo: avaliação do estado de conservação do bem, que deverá ser
alimentado pelo próprio gerente responsável, facilitando o processo de baixa
patrimonial.
O conteúdo da pesquisa poderá ser utilizado como subsídio para o
desenvolvimento do novo sistema, que já está em andamento.
76
O presente trabalho de Conclusão de Curso proporcionou um olhar mais
abrangente sobre a questão patrimonial do IAPAR, provocando reflexões acerta da
estrutura atual e das alternativas que a desconcentração, com o auxílio da
Tecnologia da Informação, poderá proporcionar. Importante, também, foi o trabalho
de revisão bibliográfica com a consulta de material sobre tecnologia da informação,
administração pública, controle patrimonial e documentos institucionais sobre o
Instituto Agronômico do Paraná – IAPAR.
A tecnologia da informação é grande facilitadora na execução das tarefas,
devendo o setor público, usufruir de todo seu potencial, buscando sempre atender
ao mais moderno dos princípios da gestão pública: o princípio da eficiência.
77
REFERÊNCIAS
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79
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SUZUKI, J. T. F. TCC: Elaboração & Redação/Organização de Juliana Teles Faria Suzuki, Marlizete Cristina Bonafini Steinle, Okçana Battini, colaboração de Miguel Heitor Braga Vieira, João Vicente Hadich Ferreira. Londrina; Redacional Livraria, 2009.
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Janeiro: FGV, 2004.
80
ANEXO Anexo A - Questionário
Questionário sobre gestão de bens patrimoniais:
1) Idade:
( ) Até 20 anos
( ) De 21 a 30 anos
( ) De 31 a 40 anos
( ) De 41 a 50 anos
( ) Acima de 50 anos
2) Gênero
( ) Feminino
( ) Masculino
3) Escolaridade:
( ) Fundamental
( ) 2º grau
( ) 2º grau técnico
( ) Graduação
( ) Pós-Graduação
4) Há quanto tempo trabalha no IAPAR:
( ) Menos de 1 ano
( ) De 1 a 5 anos
( ) De 6 a 10 anos
( ) De 11 a 15 anos
( ) Acima de 15 anos
5) Há quanto tempo é responsável pela guarda de bens patrimoniais:
( ) Menos de 1 ano
( ) De 1 a 3 anos
( ) De 4 a 6 anos
( ) De 7 a 9 anos
( ) Acima de 9 anos
6) Qual a sua Área de atuação:
( ) Administrativa
( ) Técnica e de Apoio
( ) Estação Experimental
( ) Polo Regional de Pesquisa/URP
( ) Programa de pesquisa
( ) Laboratório
( ) Gestão de pessoas
( ) Outros, indicar:
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7) Com que frequência utiliza o Computador no seu local de trabalho:
( ) Quase nunca
( ) 1 vez por mês
( ) 1 vez a cada 15 dias
( ) 1 vez por semana
( ) Quase que diariamente
8) Quando utiliza o Computador, qual o aplicativo: (poderá assinalar mais de uma opção)
( ) Internet
( ) Sistemas desenvolvidos pela ATI
( ) Programas editores de texto (Word, BrOffice)
( ) Programas de planilhas eletrônicas (Excel, Calc)
9) Como tem comunicado ao DSP as transferências de bens patrimoniais:
( ) Por Memorando
( ) Por STM
( ) Por E-mail
10) Com referência ao controle dos bens patrimoniais:
( ) Deve ficar concentrado no DSP/Setor de Patrimônio
( ) Algumas tarefas e informações poderão ser atribuídas e disponibilizadas aos gerentes de
cada unidade responsável
11) Assinale o grau de importância para a possibilidade das transferências de bens
patrimoniais e outras operações poderem ser realizadas pelo próprio gerente responsável pelo
bem, através de sistema informatizado via web:
( ) Não importante
( ) Pouco importante
( ) Importante
( ) Muito importante
( ) Não tenho opinião formada
12) Qual o nível de autonomia julga apropriado para o processo de transferência dos bens via
sistema informatizado:
( ) O responsável pela unidade gerencial terá total autonomia para efetuar as transferências
( ) As transferências somente serão concluídas após aprovação de um nível gerencial acima
( ) As transferências somente serão concluídas após aprovação do DSP/Setor de Patrimônio
( ) As transferências somente serão concluídas após aprovação de um nível gerencial acima e
do DSP/Setor de Patrimônio
13) Quando vai solicitar um novo equipamento para a vossa unidade:
( ) Solicita sem investigar se há disponibilidade em outra unidade
( ) Consulta as demais unidades
( ) Consulta a gerência superior
( ) Consulta o DSP/Setor de patrimônio
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14) Acha importante ter acesso à consulta dos bens móveis alocados nas demais unidades
( ) Sim, todos os itens
( ) Não
( ) Sim, somente os itens disponíveis
( ) Indiferente
15) Acha importante que as demais unidades tenham acesso à consulta dos bens móveis
alocados na vossa unidade
( ) Sim, todos os itens
( ) Não
( ) Sim, somente os itens disponíveis
( ) Indiferente
16) Quanto à estrutura física disponível (máquinas e equipamentos de informática) para
utilização no sistema informatizado de patrimônio via web:
( ) É suficiente
( ) É Insuficiente
( ) Não consigo avaliar
17) Quanto à estrutura de recursos humanos, quantos servidores têm conhecimento técnico
suficiente parra trabalhar com sistemas informatizados?
( ) Nenhum
( ) 1
( ) 2
( ) 3
( ) 4 ou mais
18) O Pessoal que está preparado e disponível para operar o sistema patrimonial
informatizado, quanto ao vínculo empregatício é:
( ) Efetivo
( ) Efetivo e temporário/estagiário/bolsista
( ) Temporário/estagiário/bolsista
19) Qual a periodicidade que considera adequada para que vossa equipe realize inventários
físicos dos bens patrimoniais alocados na vossa unidade:
( ) Mensal
( ) Trimestral
( ) Semestral
( ) Anual
( ) A cada 2 anos
20) Com relação aos bens patrimoniais alocados na vossa unidade, classifique os campos de
dados pelo grau de importância/necessidade. Marcar todos: (0-desnecessário; 1-pouco
necessário; 2- necessário e 3-indispensável).
( ) Número de patrimônio/tombo
( ) Descrição
( ) Fonte de recurso/Origem
( ) Valor
( ) Data de incorporação
( ) Fornecedor
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( ) Número da Nota fiscal/documento de incorporação
( ) Prazo de garantia
( ) Descrição da Unidade (onde se encontra alocado)
( ) Nome do Usuário
( ) Histórico das manutenções/consertos
( ) Histórico das transferências
21) Com relação aos bens patrimoniais alocados nas outras unidades, classifique os campos
de dados pelo grau de importância/necessidade. Marcar todos: (0-desnecessário; 1-pouco
necessário; 2- necessário e 3-indispensável).
( ) Número de patrimônio/tombo
( ) Descrição
( ) Fonte de recurso/Origem
( ) Valor
( ) Data de incorporação
( ) Fornecedor
( ) Número da Nota fiscal/documento de incorporação
( ) Prazo de garantia
( ) Descrição da Unidade (onde se encontra alocado)
( ) Nome do Usuário
( ) Histórico das manutenções/consertos
( ) Histórico das transferências
22) Dos eventos abaixo, aponte os que mais ocorrem em vossa unidade: (poderá assinalar
mais que uma opção)
( ) Bens não localizados
( ) Presença de bens pertencente a outras unidades
( ) Bens não identificados
( ) Bens não registrados (origem conhecida)
( ) Bens não registrados (origem desconhecida)
( ) Bens sucateados e não baixados
( ) Bens baixados e não recolhidos
( ) Bens de uso exclusivo de determinado servidor (não compartilha)
( ) Bens que necessitam de manutenção (já solicitada há algum tempo)
( ) Outras situações, citar:
23) Aponte um ou mais aspectos que, na sua opinião, teriam que ser melhorados com a
implantação de um novo sistema informatizado de controle de bens patrimoniais: