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FONDO DE GARANTIAS DE INSTITUCIONES FINANCIERAS

“INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO” (Artículo 9º, Ley 1474 de 2011)

Por el periodo: 1 de marzo al 30 de junio de 2015

Departamento de Auditoría Interna

Bogotá D.C, 8 de Julio de 2015.

2 DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, presentamos el resultado de la evaluación intermedia realizada al Sistema de Control Interno establecido en el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, por el período comprendido entre el 1 de marzo y el 30 de junio 2015. A la fecha nos encontramos aplicando los procedimientos de auditoría, con el fin de emitir el concepto anual sobre estado del Sistema de Control Interno por el período que terminará al 31 de diciembre de 2015, el alcance de nuestra revisión para este informe intermedio fue menor que un examen anual. Nuestro trabajo lo desarrollamos de acuerdo con lo establecido en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, las cuales permiten que mediante pruebas selectivas, se documenten las evidencias que respaldan los procesos y la gestión ejecutada por el Fondo. Un Procedimiento de auditoria de esta naturaleza no podría identificar todas las desviaciones de control de la población, sino solamente aquellas que estén presentes dentro de la muestra seleccionada. El alcance del trabajo de la actividad del Departamento de Auditoría Interna fue determinar si los procesos de administración de riesgo, control y gobierno corporativo, tal como están diseñados e implementados por el Fondo, son adecuados, generan valor y funcionan debidamente. La evaluación cuatrimestral, se desarrolló tomando como referencia la metodología definida por el Departamento Administrativo de la Función pública en el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 (Modelo Estándar de Control Interno – MECI 2014) para cada uno de los módulos que lo integran, así como para el eje transversal “Información y Comunicación”:


Módulo de Planeación y Gestión

Planeación Estrategica

•Como parte de las prioridades establecidas que conduciran al Fondo hacumplir su misión y sus objetivos, se cuenta con un Plan EstratégicoCorporativo para el periodo 2015 - 2019, este se ajusta según los cambiosque se van presentando, lo cual asegura su vigencia, pertinencia yefectividad. Este Plan se sustenta en dos enfoques: El Mapa Estratégico,compuesto por tres áreas: Seguro de Depósitos, Resolución de Entidades yNuevos Desarrollos Financieros, y el Mapa de Fortalecimiento Institucional,el cual se compone de cuatro áreas: Financiera, Procesos Internos,Stakeholders y, Aprendizaje y Desarrollo.

•El Plan Estrategico presentó un cumplimiento del 100% sobre lasactividades programadas para ser ejecutadas con corte al 30 de junio.

Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano

• El Fondo efectuó seguimiento con corte al 30 de abril de 2014 a loscuatro componentes establecidos en el “Plan Anticorrupción y deAtención al Ciudadano", de conformidad con lo establecido en el artículo73 de la Ley 1474 de 2011. Se destaca la ejecucion de las siguientesactividades: Seguimiento y ajuste del Mapa de Riesgos de Corrupción yla evaluación de sus controles, la publicacion del Balance Social y delReporte Anual - Informe de Gestión 2015, asi como la aplicacion de laencuesta de satisfacción de atención al usuario durante el año 2014, lacual alcanzó un resultado favorable del 99.6%.

Modelo Integrado de Planeación y Gestión

•El Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) como un instrumentoen el que se determinan los programas, proyectos, acciones, actividades,responsables e indicadores para el mejoramiento de las entidades del sectorde Hacienda y Crédito Público, incluyendo a Fogafin, se ha venidoejecutando conforme a los tiempos programados, presentando uncumplimiento del 100% de las tareas previstas a 30 de junio de 2015. Asímismo, el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) dió aconocer los resultados obtenidos en relación con la implementación de laspolíticas de desarrollo administrativo de la vigencia 2014, reportadas através del Formulario Único Reporte de Avance de la Gestión (FURAG), eneste informe se presenta el comportamiento institucional, frente a losaspectos generales de la planeación, monitoreo y evaluacióncorrespondiente al periodo Enero – Diciembre 2014, donde se evidencianresultados favorables para el Fondo.


Desarrollo del Talento Humano:

Como parte de las acciones que propician el Fortalecimiento institucional, así como el BienestarLaboral de los funcionarios, el Departamento de Gestión Humana llevo a cabo las siguientesactividades:

- El lanzamiento del aplicativo Self Service - Kactus, como una herramienta por medio de la cuallos funcionarios puede ingresar vía intranet a una aplicación que le permite obtener informaciónlaboral de manera rápida y segura.

- La Campaña Reto Soy +10 Fogafín, la cual se compone de un programa enfocado al desarrollo ymantenimiento de atributos en relacion con la puntualidad, cumplimiento de metas, desarrollodel potencial, actitud de servicio y las actividades de bienestrar a desarrollar durante el año.

- De otra parte, en el marco de celebración del día del Servidor Público, el 26 de junio se realizóun taller vivencial, el cual buscaba a través de ejercicios dinámicos y lúdicos, incentivarcomportamientos éticos y transparentes en los funcionarios. Esta actividad permitió reforzar, pormedio de retos y actividades, el valor de estos dos importantes comportamientos, los cuales sonaplicables tanto en la vida personal como laboral.

Adicionalmente, el Fondo continúo con la ejecución de los programas de inducción al nuevopersonal que ingresó durante el periodo evaluado.

Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): Con el propósito de fortalecer el proceso de realizaciónde las Auditorías Internas a los Sistemas de Gestión, el Departamento de Gestión Integrada porProcesos dio inicio a la programación definida, producto de la cual se desarrollaron lassiguientes actividades: Reunión con los auditores internos, elaboración del programa deauditoría, definición del plan de auditoría y de las listas de verificación por el equipo auditor,reunión de apertura de las auditorías, inició de la ejecución de las auditorías internas. Elobjetivo de este proceso es verificar la conformidad de los Sistemas de Gestión de Calidad y deSeguridad de la Información con respecto a los requisitos de las normas NTCGP1000 e ISO27001 y con los requisitos internos y legales correspondientes a cada sistema de gestión. Estasauditorias se desarrollaran entre el 26 de mayo y el 10 de julio de 2015. La Auditoria Externa deseguimiento al SGC esta programada para ejecutarse en el mes de Agosto.

Plan de Austeridad: En cumplimiento de la Directiva Presidencial No. 6 de diciembre de 2014, elFondo se encuentra implementando las iniciativas establecidas por el Gobierno Nacional, para locual de acuerdo con el plan de acción definido se permitirá optimizar el uso eficiente de losrecursos y la racionalización de los gastos de funcionamiento de la entidad.


•Los responsables en la ejecución de los procesos hancontinuado midiendo sus procedimientos a través de losindicadores de riesgos, para lo cual se definen planes demejora cuando los resultados de los mismos seencuentran por fuera de los límites de toleranciaestablecidos, lo anterior, con el fin de mantener elSistema de Administración del Riesgo Operativo (SARO).El estado general del SARO y su comportamiento sonevaluados por la Alta Dirección y, por los Comités deAuditoría y de Coordinación del Sistema de ControlInterno. El perfil de riesgo del Fondo presenta unacalificación de Bajo - Moderado.

Sistema de Administración

del Riesgo Operativo

(SARO)

•El Departamento de Servicios Administrativos hacontinuado desarrollando actividades de sensibilizaciónen relación con el mantenimiento del Sistema deGestión Ambiental (SGA), entre las cuales se destan: Laclasificación de residuos, las reflexiones relacionadascon la celebración del día del medio ambiente y lacampaña de siete (7) habitos de personasambientalmente amigables, la cual involucra a todos losfuncionarios del Fondo, y tiene como objetivo principalreducir al máximo los desperdicios generados y haceruso racional de los recursos suministrados por Fogafínpara el desarrollo de las labores cotidianas.Adicionalmente, se ajustó la metodología para lamedición del consumo de papel, la cual incluyó ladefinición de metas por cada Departamento.

Sistema de Gestión

Ambiental (SGA)

•Con el fin de mantener el Sistema Integrado de Gestión(SIG), el Fondo continúo realizando diferentes campañasde sensibilización, las cuales han permitido que losfuncionarios fortalezcan sus conocimientos en aspectosrelacionados con: El establecimiento de planes demejora, análisis de causas y mejora continua.

Sistema Integrado de Gestión (SIG)


•El Departamento de Servicios Documentales seencuentra adelantando las gestiones necesarias parala adopción de los nuevos procesos decorrespondencia, así como de los flujos de trabajopara los documentos electrónicos. De otra parte,con el animo de conocer la pecepción de losFuncionarios al interior de Fogafin se realizó unaencuesta, en relación con el estado actual de laGestión Documental, la cual posteriormente serviráde insumo para delinear las estrategias que seimplememtarán en los procesos.

Sistema de Gestión

Documental (SGD)

• En el mes de mayo de 2015 se dió inicio al tercerciclo de auditorías internas de seguimiento, con el finde evaluar el mantenimiento y la conformidad delSGSI bajo la ISO 27001:2005, con la normatividadvigente y los requisitos de seguridad de lainformación. Esta auditoría se esta ejecutando demanera conjunta con la auditoria al Sistema deGestión de la Calidad (SGC).

•De otra parte, se han realizado campañas y talleresde sensibilizacion en aspectos relacionados con:Sitios y Correos Seguros (Phishing y Spam),Seguridad Fisica y del Hogar, entre otras.

Sistema de Gestión de

Seguridad de la

Información (SGSI)

•Fogafin en conjunto con el consultor Newnet, havenido adelantando las acciones relacionadas con elanálisis de impacto al negocio, la evaluación ycontrol de riesgos y, el análisis y definición de lasestrategias de recuperación; así como laidentificación de las actividades que al serinterrumpidas durante cierto tiempo, colocan alFondo en riesgo de incumplir su misión.

Sistema de Gestión para

la Continuidad del Negocio

(SGCN)


Procedimientos:

Durante el periodo evaluado, se actualizaron los documentos de referencia y de registro asociados

a los procesos, entre los cuales destacamos: Los Manuales de Calidad y de SARO, el Código de

Ética y Conducta, el Código de Buen Gobierno y, la Guía Medición y Análisis de Satisfacción del

Cliente. Así mismo, se ajustaron diferentes procesos de piso con el ánimo de armonizarlos con las

actividades actualmente desarrolladas.

Índice de Transparencia Nacional (ITN)

En el mes de mayo de 2015, Fogafin recibió los resultados finales del Índice de Transparencia

Nacional (ITN) 2013- 2014, el cual mide el nivel de transparencia y los riesgos de corrupción de las

entidades públicas del nivel central Nacional. Producto de estos resultados, el Fondo realizó una

verificación detallada del puntaje obtenido por cada factor, indicador, subindicador y variable, con

el fin de determinar un plan de acción, el cual permitirá implementar las sugerencias establecidas

por la Corporación Transparencia por Colombia.

En el mes de Junio de 2015, Fogafin recibió el informe final de resultados a la medición del Índice de

Transparencia Nacional (ITN) 2013- 2014, el cual mide el nivel de transparencia y los riesgos de

corrupción de las entidades públicas del nivel central Nacional. Estos resultados incorporaron los

comentarios y observaciones efectuados por el Fondo, con el fin de precisar algunos aspectos

señalados por la Corporación transparencia por Colombia.

Gobierno en Línea (GEL)

En lo referente a la Estrategia de Gobierno en Línea, Fogafin continúa implementando las

actividades definidas en Manual GEL, las cuales se encuentran alineadas con las políticas de

desarrollo administrativo reportadas a través del Formulario Único Reporte de Avance de la

Gestión (FURAG). Los resultados obtenidos en relación al índice de avance para el año 2014 se

agrupan en 3 subíndices: Servicios, eficiencia electrónica y gobierno abierto; destacando que la

estrategia está integrada a la gestión del Fondo, así como a la implementación del Sistema de

Gestión de Seguridad de la Información.

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

Como parte de las actividades que integran el proyecto de convergencia hacia los estándares

internacionales para la presentación de la información financiera, el Fondo continuo avanzando

conforme al cronograma establecido, para lo cual presentó los siguientes aspectos a los Comités

de Convergencia a NIIF y de Auditoría: Normatividad expedida en el último semestre, avance

actividades, ajustes a Aplicativos que soportan los registros y actividades programadas para el

segundo semestre, entre otras.


Módulo de Evaluación y Seguimiento

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uac

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ep

en

die

nte Con el fin de fomentar la cultura de

autocontrol dentro del Fondo, elDepartamento de Auditoría Internasocializa de manera periódica através del Boletín al Día, canal decomunicación dispuesto en laintranet, diferentes artículos deinterés, entre los cuales se handivulgado temas relacionados con:Control Interno y Auditoria Forense.

Adicionalmente, como parte delacompañamiento y asesoría a losdiferentes dueños de los procesos, serealizó una retroalimentación demanera continua a través de lasauditorías ejecutadas a las diferentesáreas, las cuales fueroncomplementadas con los Informes deAuditoría.

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Para el desarrollo de la gestiónejecutada por el Departamento deAuditoría Interna, existe autonomía yneutralidad, en especial para elmonitoreo y evaluación al Sistema deControl Interno. Las actividadesimplementadas cuentan con lasevidencias que soportan la ejecucióndel Plan General de AuditoriaInterna. Producto de las evaluacionesse presentan las oportunidades demejoramiento al Sistema de ControlInterno, las cuales se realizan a travésde informes periódicos y anuales.

Según el informe del 10 de Junio de 2015, dado a conocer por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Fondo

de Garantías de Instituciones Financieras (Fogafín) para la vigencia 2014 ocupó el primer lugar dentro de las 19

entidades adscritas y vinculadas al Sector Hacienda, en cuanto a la actualización y mantenimiento del Modelo

Estándar de Control Interno (MECI), presentando un indicador de Madurez del 96.6% equivalente a una calificación

de 4.86, ubicando el Control Interno en un nivel de Avanzado.

Estos resultados indican según el concepto del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), que

Fogafín gestiona el MECI de forma continua y sistemática, midiendo la eficiencia y eficacia de cada uno de los

componentes y elementos.

Por su parte, el Indicador promedio de madurez del Sistema de Control Interno de las 19 entidades adscritas y

vinculadas al Sector Hacienda fue de 78,19%, con una calificación promedio de 4.19, la cual equivale a un nivel

Satisfactorio. Estos resultados evidencian el interés y compromiso por parte de las entidades, frente a la

consecución de avances significativos en pro del mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno.

Avances


Contraloría General de la República (CGR)

La Contraloría General de la República, en desarrollo del Plan de Vigilancia y Control Fiscal para el

año 2015, culminó la Auditoría a Fogafín, la cual tuvo como objetivo principal realizar la evaluación

de la gestión fiscal y de los resultados obtenidos para la vigencia 2014, así como el cumplimiento de

la misión y funciones, y de los compromisos asignados por el Gobierno Nacional.

En relación con el Plan de Mejoramiento vigente suscrito por las vigencias 2011 y 2012, el Fondo dio

cumplimiento al 100% de las actividades programadas para el primer semestre del año 2015.

44ª Reunión del Consejo Ejecutivo de la Asociación Internacional de Aseguradores de Depósitos –

IADI.

Fogafín fue el anfitrión de la 44ª Reunión del Consejo Ejecutivo de la Asociación Internacional de

Aseguradores de Depósitos (IADI, por su sigla en inglés), evento que fue desarrollado junto a la

Conferencia Anual “Retos futuros para los aseguradores de depósitos: una perspectiva académica y

práctica”. Estos eventos se desarrollaron entre el 9 y el 12 de marzo de 2015 en la ciudad de

Bogotá.

Durante los cuatro días de reuniones, se contó con la participación de cerca de 150 personas

provenientes de más de 30 países, entre los que se encontraban representantes de los

aseguradores de depósitos y de las entidades que conforman las redes de seguridad del sistema

financiero.

La conferencia contó con la participación del Ministro de Hacienda y Crédito Público y del Gerente

General del Banco de la República, así como de reconocidos académicos internacionales en temas

asociados a los seguros de depósitos y la estabilidad del sistema financiero.


Eje Transversal “Información y Comunicación”

Información

Comunicación

Rendición de Cuentas

Información y Comunicación

La Información y Comunicación tienen una dimensión estratégica fundamental por cuanto vinculan al

Fondo con su entorno y facilitan la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario una

participación directa en el logro de los objetivos. Dentro de las actividades encaminadas al

mantenimiento y mejoramiento de este eje transversal se destacan las siguientes:

- La participación en las feria de servicio al ciudadano en la ciudad de Turbo, Antioquia.

- Con el fin de mantener un canal de comunicación abierta y permanente con las entidades inscritas y

con la ciudadanía en general, se continuó con la publicación de un Boletín trimestral de noticias, así

como de los logros y novedades referentes a los procesos que Fogafin desarrolla.

- Se realizó seguimiento a la gestión adelantada por el Fondo durante el primer semestre de 2015,

para el trámite y resolución de los Derechos de Petición, Solicitudes de Información y, Quejas y

Reclamos recibidos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011 y la

Circular Externa No. 001 de 2011 emitida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de

Control Interno.

- Se continuó adelantando las actividades para la armonización de los procesos relacionados con el

acceso a la información pública, así como los procedimientos para el ejercicio y garantía para su

consulta por los diferentes usuarios; de conformidad con lo establecido en Ley 1712 de 2014 “Ley de

Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública”, reglamentada parcialmente por el

Decreto 103 de 2015.


Racionalización de trámites

Con el fin de facilitar los trámites a los beneficiarios del pago de los Bonos Obligatoriamente

Convertibles en Acciones BOCEAS del Banco Uconal – Banco del Estado, del pago del pasivo cierto

no reclamado PACINORE y de las Cédulas Hipotecarias del Banco Central Hipotecario BCH, el Fondo

desarrolló una solución tecnológica que le permitirá a los usuarios tramitar su solicitud de pago a

través de un formulario en línea ubicado en la página web de Fogafín.

Rendición de Cuentas

Como parte de las actividades encaminadas a lograr la participación de la ciudadanía en estos

espacios de diálogo, se desarrollaron las siguientes actividades:

- A través de las redes sociales y de la página web se suministró información a la ciudadanía acerca

de las actividades desarrolladas por el Fondo, propiciando el diálogo por medio de las diferentes

publicaciones y consultas realizadas.

- El Fondo implementó en alianza con la Superintendencia Financiera de Colombia talleres

informativos donde dio a conocer la existencia y características del Seguro de Depósitos.


Edgar William Amarillo Rubio Auditor Interno

• Continuar adelantando las acciones que permitan establecer y monitorear el plan de acción

establecido para la implementación de las sugerencias recibidas por la Corporación

Transparencia por Colombia, producto de los resultados finales de la medición del Índice de

Transparencia Nacional (ITN) 2013- 2014.

• Seguir ejecutando las gestiones necesarias para la adopción de los nuevos procesos de

correspondencia, así como de los flujos de trabajo para los documentos electrónicos, lo cual

permitirá contar con un Sistema de Gestión Documental adecuado a la estructura y

necesidades del Fondo.

Es importante seguir incentivando el compromiso de todos los funcionarios, con miras a

adelantar las actividades de preparación para recibir la auditoria externa de seguimiento a los

Sistemas de Gestión de Calidad y de Seguridad de la Información, con respecto a los

requisitos de las normas NTCGP1000 e ISO 27001.

Como parte del proceso de ajuste y documentación de los requisitos del Sistema de Gestión

para la Continuidad del Negocio (SGCN), continuar con las acciones encaminadas para lograr

su implementación.

OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO

RECOMENDACIONES

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