informe pormenorizado del estado del control interno de … de control interno 2018… · acta 06...

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN,

A 31 DE DICIEMBRE DE 2019

DIANA CAROLINA TORRES GARCIA Contralora General

MARIA ELENA CASTRO ZAPATA Jefe Oficina de Control Interno

BEATRIZ ELENA DUQUE ECHEVERRI Profesional Universitario 1

OFICINA DE CONTROL INTERNO

MEDELLÍN, ENERO DE 2020

Informe Pormenorizado Estado Control Interno Ley 1474 de 2011 NEV GES IL 1800 03 01 2020

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN, A 31 DE DICIEMBRE DE

2019 Se presenta y publica el siguiente Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno para el período comprendido entre el 1 de noviembre y el 31 de diciembre de 2019, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, modificado por el artículo 156 del Decreto Ley 2106 de 2019, en el cual se establece que “el jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces deberá publicar cada seis (6) meses, en el sitio web de la entidad, un informe de evaluación independiente del estado del sistema de control interno, de acuerdo con los lineamientos que imparta el Departamento Administrativo de la Función Pública…” y de conformidad con la Circular Externa N° 100-006 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública, “con el fin de normalizar la periocidad semestral de dicho informe, se hará una única publicación a más tardar el 31 de enero de 2020, correspondiente al periodo de 1 de noviembre a 31 de diciembre de 2019, el cual se efectuará de conformidad con el esquema del informe pormenorizado…”; Institucionalidad De conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 648 de 2017, la Contraloría General de Medellín, mediante Resolución 171 del 18 de diciembre de 2017, estableció el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno; el cual se ha venido reuniendo, conforme a lo requerido y con el propósito de preservar el Ambiente de Control, como una oportunidad de mejora continua en la entidad. 1. Ambiente de control El Comité Institucional de Coordinación de Control de la Contraloría General de Medellín, durante la vigencia 2019 realizó un total de 7 reuniones y en el período noviembre – diciembre de 2019, se trataron, entre otras los siguientes temas: Acta 06 del 05/12/2019, se realiza presentación de los informes generados por la Oficina de Control Interno; aspectos en los que se ha avanzado en los planes de mejoramiento, resultados de la Auditoría Exprés a la Contraloría General de Medellín Vigencias 2016, 2017, 2018 y 2019 de la Auditoría General de la


República, el Informe de Vigilancia Función Preventiva de la Personería de Medellín, el diligenciamiento del FURAG conforme a la establecido en la Circular 05 del 18/10/2019 de la Función Pública, Acta 07 del 16/12/2019, se realizó la presentación y aprobación del Plan Táctico de la Oficina de Control Interno, el cual está conformado por:

12 Evaluaciones Independientes

18 Informes de Ley

Coordinación auditorías internas de calidad

Seguimiento y consolidación del Plan de Mejoramiento Institucional, incluyendo los formulados con la Auditoría General de la República y la Personería de Medellín

Coordinación de la respuesta a la Auditoría Regular de la Auditoría General de la República y posterior consolidación del plan de mejoramiento, según resultado de la auditoría.

Capacitaciones Institucionales - Enfoque hacia la prevención

Revisión y ajuste de la documentación del proceso de Gestión Evaluación y Seguimiento

Adicionalmente, en el Comité del Consejo de Dirección, se han trabajado entre otros los siguientes asuntos:

Aprobación del Plan de Acción Institucional 2020. Consejo de Dirección-Acta 08 del 17/12/2019 que integra los planes tácticos o temáticos que se presentan a continuación:

Título Dependencia Responsable

Comité Acta y fecha de

aprobación Plan General de Auditoría (PGA)

Subcontraloría – CAAF

Comité Técnico Acta N° 12 de diciembre 2 de 2019

Plan de Comunicaciones (PC) OA de Comunicaciones

NA NA

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC)

OA de Planeación – Todas las dependencias

NA NA

Plan de Auditorías Internas (PAI)

Oficina de Control Interno

Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

Acta N° 07 de diciembre 17 de 2019

Plan Estratégico de Talento Humano (PETH)

Dirección del Talento Humano

NA NA

Plan Previsión de Recursos Humanos (PPRH)


NA NA

Plan Anual de Vacantes (PAV) Dirección del Talento Humano

NA NA

Plan de Bienestar Social e Incentivos (PBSEI)


Comité Gestión Ética y Motivación



Título Dependencia Responsable

Comité Acta y fecha de

aprobación Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el trabajo (PSST)


Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST

Acta N° 11 de noviembre 28 de 2019

Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV)

Dirección de Recursos Físicos y Financieros

NA NA

Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA)

Comité de Coordinación del PIGA


Plan Anual de Adquisiciones (PAA)

Secretaría General

Comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios


Plan Institucional de Archivo (PINAR)

Comité de Archivo Acta N° 05 de diciembre 3 de 2019

Plan Estratégico de Tecnología y Sistemas de Información (PETI)

Dirección de Desarrollo Tecnológico

NA NA

Plan de Gobierno Digital (PGD)

NA NA

Plan de Investigaciones, Estudios y Análisis (PIEA)

Dirección de Gestión del Conocimiento, capacitación e Investigaciones

Comité Centro de Investigación, Estudio y Análisis


Plan Institucional de Capacitación (PIC)

Comité de Capacitación


Adicionalmente, se realizan las siguientes actividades durante la reunión:

Aprobación Matriz DOFA de la entidad

Revisión Informe de Gestión,

Socialización Tercer Seguimiento al Plan de Acción Institucional,

Socialización y aprobación del Mapa de Riesgos propuesto para la vigencia 2020

Diligenciamiento del Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión – FURAG Vigencia 2019, conforme a la establecido en la Circular 05 del 18/10/2019 de la Función Pública, relacionado con la medición del Sistema de Control Interno y las Políticas de Gestión y desempeño, excepto la información que tiene anualidad con corte a 31 de diciembre

Socialización informe de Evaluación a la Gestión de Riesgos de la Entidad.

2. Evaluación del riesgo

Durante la vigencia 2019, la Oficina de Control Interno, realizó la evaluación a la gestión de riesgos en la entidad y los resultados fueron socializados en Consejo de Dirección, acta 08 del 17/12/2019; entre otras, se evidenciaron las siguientes gestiones:


Revisión y ajuste de la política de gestión de riesgos y su aprobación en reunión realizada del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, acta 04 del 03/05/2019; dicha Política se encuentra publicada en el aplicativo Isolución / módulo documentación / Manuales, documento denominado Manual Políticas de Operación, Código M-GE-PL-002, Versión: 01

Revisión y ajuste de los riesgos y los controles, para la posterior consolidación del Mapa de Riesgos Institucional, el cual fue aprobado en reunión del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, en reunión realizada el 05/12/2019 y que entre otras quedó conformado por 25 riesgos de gestión y 6 de corrupción; de los cuales 24 están en nivel extremo y 7 en nivel alto; veamos:

Proceso

Riesgo de Gestión Riesgos de corrupción Total

general Nivel Alto

Nivel Extremo

Nivel Alto

Nivel Extremo

Control Fiscal 2 2 4

Gestión de Evaluación y Seguimiento 3 1 4

Gestión de Recursos e Infraestructura 3 5 1 1 10

Gestión de Talento Humano y de Conocimiento

2 2 4

Gestión Estratégica 1 5 1 7

Participación Ciudadana 2 2

Total general 6 19 1 5 31

Fuente: Mapa de riesgos año 2020; publicado en Isolución

Los riesgos por procesos, corresponden a los siguientes:

Proceso Gestión Estratégica: pasamos de tener 4 a 7 riesgos identificados, 6 de ellos nuevos; se incluyen relacionados con Gestión Jurídica; corresponden a: Información documental desactualizada y no disponible para su acceso

(Igual a 2019). Indebida evaluación en el seguimiento a las metas: Negligencia en el suministro veraz y/o oportuno de información a los

Órganos de Control. Vencimiento de términos en la representación judicial. Conceptos o Asesorías erradas o contrarios al ordenamiento jurídico. Indebida defensa jurídica (riesgo de corrupción). Uso inadecuado de los medios y canales de comunicación de la entidad.


Control Fiscal: Tenemos 4 riesgos identificados, 3 de ellos nuevos; corresponden a: Decisiones contrarias a derecho (Igual a 2019) (riesgo de corrupción). Corrupción en la gestión del control fiscal (riesgo de corrupción) Auditorías sin rigor técnico Caducidad después de comisión o prescripción

Participación Ciudadana: pasamos de tener 3 a 2 riesgos identificados, 1 de ellos nuevos; corresponden a: Comunidad inactiva en el ejercicio del control social (Igual a 2019) Respuestas inadecuadas y/o inoportunas a los requerimientos realizados

por la ciudadanía.

Gestión de Recursos e Infraestructura: pasamos de tener 4 a 10 riesgos identificados, 9 de ellos nuevos; corresponden a: Favorecer a terceros en el proceso contractual (Igual a 2019) (riesgo de

corrupción) Identificación inadecuada de las necesidades por parte de la dependencia

ejecutora del presupuesto Pérdida de confidencialidad de la información Pérdida de la integridad de la Información Pérdida de la disponibilidad de los activos Información financiera no razonable e inoportuna Gestión inadecuada del presupuesto Pagos sin el lleno de los requisitos (riesgo de corrupción) Bienes adquiridos sin constituir Pérdida o daño de los bienes inmuebles y muebles

Gestión del Talento Humano y del Conocimiento: pasamos de tener 3 a 4 riesgos identificados, los 4 son nuevos; corresponden a: Inexactitud en la liquidación de nóminas y prestaciones sociales Vinculación o desvinculación de los servidores públicos sin el

cumplimiento de requisitos Conocimientos inadecuados o inapropiados para el ejercicio del control

fiscal Pérdida de material bibliográfico y documental

Gestión de Evaluación y Seguimiento: pasamos de tener 1 a 4 riesgos identificados, los 4 son nuevos; corresponden a: Presentación de informes de auditoría que no cumplen con los requisitos

y estándares establecidos. Inoportunidad en la gestión de las acciones de mejora identificadas por

los responsables de los procesos. Inoportunidad en la elaboración y entrega de los informes de auditoría a

las diferentes partes interesadas


Coacción por parte de la alta dirección a los auditores internos, para que se modifique o alteren los informes de auditoría, para beneficio propio o de un tercero. (Riesgo de corrupción)

Adicionalmente, como resultado de la evaluación realizada, se consideró importante efectuar las siguientes recomendaciones:

Fortalecer en el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, el seguimiento a la gestión del riesgo en la entidad.

Definir una estrategia para el fortalecimiento en la entidad de las líneas de defensa y su gestión.

Trabajar para el 2020 de manera articulada las Oficinas Asesora de Planeación y de Control Interno en la generación de una cultura en torno a la gestión del riesgo y en especial lo relacionado con los controles, su diseño e implementación.

Definir los riesgos para los proyectos prioritarios de la Entidad, con el fin de garantizar el logro de los objetivos propuestos.

Revisar lo pertinente con los riesgos relacionados con fraude y seguridad digital, conforme a la metodología propuesta.

Continuar con los ajustes al módulo de riesgos de Isolución que se han venido realizando, para garantizar que se concuerden con la nueva metodología.

Elaborar un documento de apoyo, propio de la entidad, que permita el conocimiento y apropiación de lo relacionado con la gestión de riesgos y el uso del aplicativo Isolución.

3. Actividades de Control La Contraloría General de Medellín, cuenta con un Sistema Integrado de Gestión, el cual se encuentra certificado por el ICONTEC y la documentación relacionada puede ser consultada en el aplicativo ISOLUCIÓN, al cual se puede acceder a través del link que se detalla a continuación: http://www.cgm.gov.co/cgm/Paginaweb/IC/Paginas/Sistemas-de-informaci%C3%B3n.aspx, utilizando el usuario consultas y la contraseña CGM12345 Durante el mes de septiembre, la Oficina Asesora de Planeación, realizó la Evaluación del Nivel de Madurez del Sistema Integrado de Gestión - SIG, con el propósito de obtener una visión global del desempeño y el grado de madurez del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, el cual incluye los seis (6) procesos de la Entidad; además de identificar áreas para la mejora y/o innovación y priorizarlas; lo anterior, con base en la herramienta de autoevaluación según la guía GTC-ISO 9004:2018 – “Calidad de una organización. Orientación para lograr el Éxito Sostenido”

http://www.cgm.gov.co/cgm/Paginaweb/IC/Paginas/Sistemas-de-informaci%C3%B3n.aspx

http://www.cgm.gov.co/cgm/Paginaweb/IC/Paginas/Sistemas-de-informaci%C3%B3n.aspx


A continuación se presentan los resultados para los capítulos definidos en la GTC-ISO- 9004:2018

Capítulos - GTC-ISO- 9004:2018

Resultado Nivel Interpretación del Nivel

5 Contexto de una Organización

3,0 Bajo En proceso de mejora de manera reactiva

6 Identidad de una Organización

4,0 Aceptable En proceso de mejora significativa y de manera sistemática

7 Liderazgo 3,0 Bajo En proceso de mejora de manera reactiva

8 Gestión de los Procesos 4,5 Ideal para mantener el éxito

9 Gestión de los Recursos 2,9 Bajo En proceso de mejora de manera reactiva

10 Análisis y Evaluación del Desempeño de una Organización

3,0 Bajo En proceso de mejora de manera reactiva

11 Mejora, Aprendizaje e Innovación

2,0 Muy bajo Sistema con enfoque a la conformidad

Nivel de Madurez Promedio

3,2

Fuente: Construcción propia, tomando como insumo el Informe Evaluación Nivel de Madurez 2019 elaborado por la Oficina Asesora de Planeación

De acuerdo con los resultados de la evaluación del nivel de madurez, se obtuvo un promedio de 3.2 puntos, que equivalen según la escala de calificación definida a un nivel de Aceptable, es decir, “En proceso de mejora significativa y de manera sistemática”. Adicionalmente se plantea en el informe que “el resultado más significativo se obtuvo en el capítulo 8 - Gestión por Procesos, tema que la entidad ha trabajado bastante durante los últimos años, a partir de la implementación de la ISO 9001:2015, bajo la cual se adopta un enfoque por procesos, que incluye establecer los procesos, así como las interdependencias, restricciones y recursos compartidos, e incorpora el ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) y el pensamiento basado en riesgos. Entre las recomendaciones que se realizan a los resultados obtenidos, se presentaron los siguientes:

“A partir de la revisión realizada a los elementos o criterios relacionados con la gestión del conocimiento, que actualmente no se cumplen en la entidad, se observa que algunos de estos apartados pueden mejorar su nivel de madurez, en la medida que la entidad avance en la implementación de los proyectos relacionados con el tema, formulados a partir de su direccionamiento estratégico, los cuales serán incorporados en los planes institucionales.


Así mismo, hay otros apartados que para mejorar su nivel de madurez, se hará desde la actualización del contexto estratégico de la entidad (partes interesadas, identidad, alineación de objetivos, etc.) como insumo para la formulación del plan estratégico y fijando políticas para su revisión y seguimiento permanente, en especial cuando haya cambios que afecten el entorno, lo cual será materializado en los planes de la entidad.

Adicionalmente, se propone para mejorar el nivel de madurez que se implementen desde el plan estratégico institucional, como metas del mismo, las siguientes acciones:

- Fortalecer la cultura organizacional, de manera que contribuya a fomentar

en los servidores públicos la mejora y la innovación de los procesos o salidas de los mismos, así como su participación y compromiso para el logro de los objetivos y la autoevaluación de la gestión.

- Mejorar el desempeño de la entidad evaluado a través del FURAG –

Formato Único de Reporte y Avance de Gestión, implementando por parte de los responsables las acciones de mejora con base en el análisis de los resultados alcanzados.”

Seguimiento a la gestión: Trimestralmente la Oficina Asesora de Planeación coordina el seguimiento a los planes de acción, adoptados mediante Resolución 184 del 26/12/2018; los resultados del avance al 30 de septiembre, por dependencia, se presentan a continuación:

Centro de

Costos Nombre de Dependencia

% de cumplimiento

Plan de Acción a Diciembre de

2019

1100 Subcontraloría 100,00%

1101 C.A.A.F. MUNICIPIO 1 100,00%

1102 C.A.A.F. MUNICIPIO 2 99,60%

1103 C.A.A.F. MUNICIPIO 3 100,00%

1104 C.A.A.F. EPM 1 - Asuntos Administrativos 100,00%

1105 C.A.A.F. EPM 2 - Energía 100,00%

1106 C.A.A.F. EMP 3 - Aguas Y Saneamiento Básico 100,00%

1107 C.A.A.F. Telecomunicaciones 100,00%

1108 C.A.A.F. EPM Filiales Energía 100,00%

1109 C.A.A.F. EPM Filiales Aguas 100,00%

1110 C.A.A.F. Servicios de Salud y Empresas Sociales del Estado

100,00%


Centro de

Costos Nombre de Dependencia

% de cumplimiento

Plan de Acción a Diciembre de

2019

1111 C.A.A.F. Cultura y Recreación 100,00%

1112 C.A.A.F. Movilidad y Servicios de Transporte Público 99,19%

1113 C.A.A.F. Gobernabilidad y Organismos de Control 100,00%

1114 C.A.A.F. Obras Civiles 100,00%

1115 C.A.A.F. Educación 100,00%

1116 C.A.A.F. Ambiental 99,24%

1200 Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

93,03%

1300 Contraloría Auxiliar de Participación Ciudadana 100,00%

1400 Contraloría Auxiliar de Apoyo Técnico 100,00%

1500 Secretaría General 98,21%

1510 Dirección de Recursos Físicos y Financieros 97,91%

1520 Dirección de Desarrollo Tecnológico 100,00%

1600 Dirección de Talento Humano 99,96%

1700 Dirección de Gestión del Conocimiento, Capacitación e Investigaciones

100,00%

1800 Oficina de Control Interno 98,41%

1900 Oficina Asesora de Jurídica 100,00%

2000 Oficina Asesora de Planeación 100,00%

2100 Oficina Asesora de Comunicaciones 100,00%

Promedio General 99,50%

Fuente: Evaluación del Plan de Acción al 31 de diciembre de 2019 - Oficina Asesora de Planeación

4. Información y Comunicación Conforme a información suministrada por la Secretaría General, durante los

meses de noviembre y diciembre referente a la Gestión Documental con los

Archivos de Gestión, se realizaron las siguientes actividades:

Asesoría en el diligenciamiento del FUID para realizar el reporte de activos de información el 29 de noviembre de 2019, logrando recibir con corte al 31 de diciembre 12 archivos de las 30 programadas.

Acompañamiento En los archivos de gestión a las dependencias que tenían pendientes recepción de la transferencia documental primaria, en los procesos de Gestión Documental.


En noviembre se visitaron 10 archivos de gestión, donde participaron alrededor de 38 servidores públicos, con el fin de continuar el proceso de implementación de la Tabla de Retención Documental en el Gestor Documental Mercurio, en las cuales se identificaron algunos aspectos: Archivo electrónico de documentos del 2019, en la carpeta corporativa del

2018, esta situación había sido prohibida mediante memorando 201900002465 del 29 de marzo de 2019 por el Secretario General de Organismos de Control.

Asunto sin crear en Mercurio y los cuales debían ser radicados, según la TRD de la Dependencia.

Expedientes duplicados o que no pertenecían a la dependencia. Necesidad de revisar la TRD de las dependencias, dado que algunos

tenían subseries que no manejaban o en otros faltaban. Revisar series o subseries que no se encuentran registrados en el Banco

Terminológico del Archivo General de la Nación. Importancia entrega de FUID y cumplimiento de las directrices dada para

la Gestión Documental. La Dirección de Desarrollo Tecnológico, con corte al 31 de diciembre de 2019, realizó el Informe de Gobierno Digital - Semestre II de 2019 de la Entidad, evidenciando un cumplimiento de la Estrategia GEL del 87.99%; tal como se presenta a continuación:

Y gráficamente el resultado de la autoevaluación por componentes, es el siguiente:


En relación con los componentes, tenemos lo siguiente:

Tic para Gobierno Digital: se mantiene el avance de cumplimiento toda vez que los ítems faltantes, no le aplican a la entidad por su naturaleza.

Tic para servicios: se conserva la constante igualmente toda vez que a la CGM no le aplican trámites y servicios, sin embargo, se ha querido mejorar algunos servicios administrativos establecidos.

Tic para la gestión: se continúa constante toda vez que a la fecha no se ha establecido estrategias educativas y generación de políticas que permitan avanzar en este componente.

Seguridad y Privacidad de la Información: se viene avanzando en el proceso se seguridad con el análisis de riesgos de seguridad digital el cual fue avalado por parte de la Oficina Asesora de Planeación y será implementado a partir de la vigencia 2020. Adicionalmente se busca que la Alta Dirección apruebe las políticas de seguridad a partir del Modelo de Seguridad y Privacidad de la información. Se ha logrado avanzar igualmente en el tema de implementación del protocolo IPV6 el cual debe de estar implementado a 31 de diciembre de 2020.

De acuerdo con la información suministrada por la Dirección de Gestión del Conocimiento Capacitación e Investigaciones, en relación con la Gestión del Conocimiento en la Entidad, a través del Centro de Investigaciones Estudios y Análisis – CIEA de la Contraloría General de Medellín, al 31 de diciembre de 2019, se culminaron tres (3) proyectos de investigación:

Aprendamos a Ser Veedores Ciudadanos,

Comunicar con Empatía desde y para el Control Fiscal

Análisis de la relación existente entre el Control Social, la Participación Ciudadana y El Control Fiscal en el Proyecto Valorización El Poblado.

Al cierre de la vigencia 2019 se tienen siete anteproyectos de investigación aprobados para su ejecución y corresponden a los siguientes:


Metodología para la evaluación del factor gestión contractual en las auditorías fiscales que realiza la Contraloría General de Medellín, según el alcance definido en el Plan General de Auditorías (PGA) 2019.

Guía metodológica para la evaluación a cargo de los Órganos de Control Fiscal de los proyectos realizados bajo el esquema de la Asociación Pública Privada desde su etapa de estructuración.

Impacto del proceso de convergencia del nuevo marco normativo en la información financiera de las entidades de gobierno del Municipio de Medellín.

Construcción e implementación de instrumentos para presentar el estado de los recursos naturales y del ambiente en tiempo real por parte de la Contraloría General de Medellín dentro de la filosofía de datos abiertos.

Propuesta de modelo de Gestión del Conocimiento para el procedimiento Auditorías Fiscales de la Contraloría General de Medellín.

Atención adulto mayor en situación de abandono a través de la Secretaría de Bienestar Social en los diferentes refugios (hogares).

Pertinencia del control fiscal en la evaluación del presupuesto participativo destinado a la cultura, en el Municipio de Medellín.

Estudio de alto riesgo, cierre financiero. 5. Actividades de monitoreo En la Contraloría se realizan permanente actividades de monitoreo y seguimiento efectuado, los cuales permiten generar las recomendaciones para las acciones de mejoramiento de los procesos que se ejecutan; entre las que tenemos:

Evaluación Independiente:

En 2019, el Plan Táctico de la Oficina de Control Interno, programó, Evaluaciones Independientes, Auditorías Internas de Calidad y el cumplimiento de las Obligaciones Legales Administrativas – COLA. Fue aprobado por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y Consejo de Dirección, bajo el condicionamiento de que las evaluaciones independientes se ejecutarán siempre y cuando se disponga de personal idóneo para su ejecución; de lo contrario se cumplirá en primer lugar con los informes de ley. Durante el año 2019, se ejecutaron 11 Evaluaciones Independientes; de las cuales 8 se ejecutaron en un 100%; veamos:

E.I. Procedimiento Bienestar Social- Programa de Vivienda

E.I. Sistema de Gestión de SSST

E.I. Proceso Control Fiscal - Procedimiento responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva


E.I. Gestión del conocimiento - Centro de Investigaciones, Estudios y Análisis

E.I. Gestión de Tesorería

E.I. al Ejercicio Presupuestal de la CGM con corte a diciembre 31/2018

E.I. Nómina y Prestaciones Sociales

E.I. Procedimiento Suministro de Talento Humano, situaciones administrativas y administración de Historias Laborales, situación administrativa relacionada con el cumplimiento del cargo Profesional Especializado código 222 grado 03.

En ejecución, con más del 90% de avance, quedaron las siguientes

evaluaciones independientes:

E.I. Gestión Documental

E.I. Proceso Gestión de Recursos Físicos e Infraestructura –Procedimiento Administración y Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles.

E.I Proceso Gestión de Recursos Físicos e Infraestructura –Procedimiento Gestión Suministro de Bienes y Servicios.

Dentro del Plan Táctico 2020, las mismas, deben culminarse en el mes de febrero.

Cumplimiento del Calendario de Obligaciones Legales Administrativas – COLA; a la fecha se ha dado cumplimiento a la realización de 21 informes por parte de la Oficina de Control Interno, de acuerdo con la normativa y periodicidad establecida para cada uno de ellos; igualmente han sido publicados en la página web de la entidad. Veamos

Durante la vigencia se dio cumplimiento al 100% de los informes de ley que se

debían generar por la Oficina de Control Interno, los cuales corresponden a 22

informes conforme a la normativa nacional establecida, según corresponde.

Veamos:

Informes de Ley año 2019 Cantidad

Informe de Evaluación a la Gestión Institucional a 31 dic. 2018 (Evaluación por dependencias 28 dependencias)

1

Informe Pormenorizado de Control Interno; con corte febrero, junio, octubre 2019

3

Informe Austeridad en el Gasto; con corte a diciembre 2018, marzo, junio, septiembre 2019

4

Informe Control Interno Contable vigencia 2018, según CGN 1

Informe sobre peticiones, quejas, sugerencias y reclamos; con corte a diciembre 2018 y junio 2019

2

Informe Derechos de Autor con corte 30/12/2018 1


Informes de Ley año 2019 Cantidad

Informe de avance al plan de mejoramiento institucional; con corte a enero 2019 para la AGR y julio 2019

2

Informe ejecutivo al ejercicio presupuestal de la Contraloría General de Medellín 2018 (Financiera, Presupuesto, Tesorería y Contabilidad)

1

Informe de seguimiento al registro y actualización en el SIGEP 1

Informe de Ley Gestión de Riesgos 1

Informe producto no conforme 1

Informe de Evaluación del Sistema de Gestión y Seguridad y Salud en el Trabajo

1

Estado del Sistema de Control Interno FURAG a la Función Pública al 30 diciembre 2018 Encuesta

1

Estado del Sistema de Control Interno FURAG a la Función Pública al 20 diciembre 2019 Encuesta

1

Total 21

El Informe de Ley de la Evaluación de Gestión Ambiental conforme a la Resolución 072 de 2017, por medio de la cual se adopta la política ambiental PIGA de la CGM, se encuentra en ejecución con un avance del 80%. Se formuló el Programa General de Auditorías Internas de la vigencia 2020, el cual fue aprobado por el Comité Institucional de Coordinación de Control interno, acta 07 del 17/12/2019, adoptado mediante resolución de la CGM No. 193 del 26 de diciembre de 2019 y remitido a través de memorando 201900012489 del 30/12/2019 a la oficina Asesora de Planeación. Adicionalmente, en cumplimiento de los roles asignados a la Oficina de Control Interno, durante el año 2019 se implementaron mejoras al proceso, a través de la realización de controles preventivos e informes técnicos de seguimiento, a saber:

Controles Preventivos:

Cronograma de cierres contables. Ciclo Presupuestal –Nómina Control Interno Contable. Informe Contable por cambio de Profesional Universitario que ostenta la

función de Contador –entrenamiento en el puesto de trabajo por cambio de dependencia –Control Interno Contable.

Políticas contables. Principio de devengo o causación. Incapacidades Pago Horas Extras a conductores Revelaciones Estado Situación Financiera ESFA Aplicativo SEVEN bajo el nuevo marco normativo


Informes Técnicos:

Seguimiento a las cuentas que impactan el Nuevo Marco Normativo NMN vigencia 2019.

Informe Técnico materialidad de las cifras del balance con corte a diciembre 31 de 2018.

Como resultado de las evaluaciones independientes se evidenció el fortalecimiento en la entidad, entre otros, del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de los procesos presupuestal, financiero y contable; del manejo del inventario y su conciliación con contabilidad; de la documentación y la gestión del procedimiento de incapacidades. Adicionalmente se aprobaron, se adoptaron y se dio inicio a la implementación de las Tablas de Retención Documental y al mismo tiempo, se avanzó en la organización del Archivo Central y de las historias laborales, se vio fortalecida la gestión del conocimiento en la entidad, y la gestión de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias, PQRSD; Así mismo, con la realización de los informes de ley se ha evidenciado el fortalecimiento en la gestión del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, y de manera especial lo relacionado con los riesgos institucionales. Adicionalmente se presentaron avances en la implementación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público, SIGEP y en el seguimiento a la gestión de las dependencias y se verificó el cumplimiento de los derechos de autor, y de las políticas de austeridad institucional.

Planes de mejoramiento:

A diciembre 31 de 2019, se tiene registrado en el módulo de mejoramiento de Isolución un total de 239 acciones; de las cuales 111 (46.44%) se encuentran cerradas y 128 (53.56%) se encuentran abiertas; a continuación se presentan las acciones según la fuente de generación y el estado:

Fuente de la Acción Cerrada Abierta Total general

Auditoría General de la República 35 24 59

Auditorías Internas S.I.G 22 15 37

Evaluación Gestión Institucional 1

1

Evaluación Independiente 51 82 132

Evaluación Sistema de Control Interno

2 2 4

Mejoramiento del S.I.G

5 5

Total general 111 128 239

Fuente: Modulo de Mejoramiento aplicativo ISOLUCION a 31 de diciembre de 2019


Consecuente con su papel de seguimiento, esta oficina verificó los planes de mejoramiento y acompañó el manejo de la herramienta diseñada para su gestión. De la misma manera, evaluó la efectividad de las actividades de cada dependencia para resolver de fondo situaciones evidenciadas, de modo que se mejoren y consoliden los procesos de la entidad y se garantice el cumplimiento de su misión institucional. Medellín, 31 de enero de 2020 MARÍA ELENA CASTRO ZAPATA Jefe Oficina de Control Interno BEATRIZ ELENA DUQUE ECHEVERRI Profesional Universitario 1, Oficina Control Interno Elaboró por: Beatriz Elena Duque Echeverri, Profesional Universitaria 1

informe pormenorizado del estado del control interno de … de control interno 2018… · acta 06...

Documents