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INFORME PORMENORIZADO INS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Oficina de

Control Interno Período evaluado: Marzo a Julio de 2014

Fecha de elaboración: Julio 2014

Dando cumplimiento a la normatividad establecida en la Ley 1474 de 2011, el Instituto Nacional de Salud presenta el segundo informe pormenorizado de la vigencia 2013, detallando el estado actual de la entidad frente a los estándares definidos de los tres subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno, y las dificultades que se han presentado dentro del normal funcionamiento con corte a la fecha de la entrega del informe. Dentro de los cambios propuestos en la presente vigencia por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, el Modelo Estándar de Control Interno en su etapa de implementación y mantenimiento constituye un soporte transversal en la metodología para la implementación de Modelo Integrado de Planeación y Gestión en las entidades públicas. Teniendo en cuenta lo anterior, es importante anotar que el MECI es la herramienta para evaluar y controlar el funcionamiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, a través de la metodología que el Departamento Administrativo de la Función Pública pone a disposición de las entidades, en sus tres niveles de control:

Control Estratégico Control de Gestión Control de Evaluación ACCIONES: El Instituto Nacional de la Salud en el cuatrimestre comprendido entre el mes de marzo 15 y julio 15 de la vigencia 2014 realizó las siguientes actividades que dan soporte del estado actual dentro de los nuevos módulos: 1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN:

1.1. Componente Talento Humano

1.1.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos.

Productos Mínimos:

Documentos con los principios y valores de la entidad, construido participativamente.

Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad.

Evidencia:

En desarrollo de las campañas de Autocontrol desarrollado por la Oficina de Control Interno a nivel institucional

para el periodo marzo a julio del 2014 se realizó la retroalimentación de los valores institucionales, a través de las siguientes actividades:

Lunes 26 mayo 2014: Actividad de sensibilización dirigida a todos los funcionarios y contratistas cuyo tema es

recordar los Valores INS Jueves 29 mayo 2014: Actividad de sensibilización dirigida a todos los funcionarios y contratistas del INS cuyo

tema es los valores y la Responsabilidad.



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Soporte: informe de la campaña, emails enviados a todo el personal del INS.

Los valores institucionales se encuentran publicados en la página web INS: link:

Intranet/Normatividad/Código/Código de Ética

El INS cuenta con el Código del Buen Gobierno, Publicado página web INS: Intranet/Normatividad/Código/Código

Buen Gobierno.

Debilidad: En el mes de junio del 2014, se evidenció que el documento con los principios y valores de la entidad

publicado en la página web se encuentra desactualizado.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

Productos Mínimos:

Manual de funciones y competencias laborales

El manual de funciones y competencias laborales se encuentra publicado en la página web del INS, link: INS/Intranet http://www.ins.gov.co:16994/Paginas/rediseño-INS.aspx

Durante el período marzo - julio del 2014 se generaron las siguientes Resoluciones a través de las cuales se realizó modificación al Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales INS:

Resolución Número 0185 de 2014, del 31 de marzo 2014, “Por la cual se modifica la Resolución No 0339 de

2013, se adopta el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal del INS”. Artículo Primero. Modificar el artículo segundo de la Resolución 0339 de 2013, en el sentido de ajustar las funciones y conocimientos esenciales de los empleos que se relaciona a continuación: F -313, Nivel: Asistencial, Denominación Empleo: Operario Calificado, Código 4169, Grado: 13, Numero de Cargos: 11, Grupo de Gestión Documental, Secretaria General.

Resolución Número 0204 del 2014 del 01 de abril del 2014, “ Por la cual se modifica la Resolución No 0339 de 2013 mediante la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal del INS”. Artículo Primero. Modificar el artículo segundo de la Resolución 0339 de 2013, en el sentido de ajustar las funciones y conocimientos esenciales de los empleos que se relaciona a continuación: F-292, Nivel: Profesional, Denominación Empleo: Profesional Universitario, Código 2044, Grado: 09, Numero de cargos: 01. Propósito Principal: Realizar actividades de apoyo relativas a la gestión del Talento Humano en particular las relativas a la carrera administrativa y a la implementación del sistema de información y gestión del empleo público. Grupo de Talento Humano. Secretaria General

Plan Institucional de Formación y Capacitación

En el mes de abril 2014, se formuló el Plan de Capacitación para el año 2014 y se dio aprobación por parte del

Comité de Capacitación, en reunión del 30 de abril.

http://www.ins.gov.co:16994/Paginas/rediseño-INS.aspx



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Durante los meses de marzo a julio del 2014, se ejecutaron 38 actividades de capacitación con la participación

de 393 entre funcionarios y contratistas, dando cobertura y continuidad a las necesidades planteadas por las

dependencias, fortaleciendo con ello las competencias de los ejes temáticos definidos en el Plan Institucional de

Capacitación - PIC 2014.

Programa de Inducción y reinducción realizado a los servidores vinculados a la entidad

La programación de inducción se encuentra incluido en el punto 6 del plan de capacitación donde especifica que se

realizará una jornada de inducción cada tres meses o cada vez que se considere pertinente. Adicionalmente se

describe que la jornada de reinducción se programará una vez durante la vigencia.

Debilidad: No se evidencia el informe consolidado de los resultados del proceso de inducción y reinducción con corte

junio 30 de 2014 como lo estipula el MECI.

Programa de Bienestar

El Programa de Bienestar INS, se aprobó en reunión del Comité de Bienestar del 4 de abril del 2014.

En desarrollo de la ejecución del Plan de Bienestar, segundo trimestre 2014, se ejecutaron las siguientes

actividades:

Felicitación y celebración de cumpleaños por mes, curso de acondicionamiento deportivo; taller de

comunicación asertiva; curso de danza; celebración día la secretaria, día del bacteriólogo, día del servidor

Público, día de la madre día del padre; jornada de iriología; torneo de rana; taller del manejo del tiempo, taller

de prevención de conflictos familiares; maratón de ping-pong.

Plan de Incentivos

El Plan de Incentivos INS 2014, se aprobó en reunión del Comité de Bienestar del 4 de abril del 2014.

Las actividades programadas para la vigencia son:

Premiación juegos deportivos internos: Octubre-Noviembre

Premio a la antigüedad: Noviembre

Premiación Mejor Equipo de Trabajo: Diciembre

Mejores funcionarios del año: Diciembre

Mejores deportistas: Diciembre

Premio a la Salud Pública: Diciembre

Debilidad: No se cuenta con un acto administrativo en que adopte el plan de incentivos de acuerdo a lo establecido en el

MECI

Procesos meritocráticos de cargos Directivos (en las entidades en las que aplique)

A continuación se muestra la relación de gerentes públicos INS, corte a junio 30 del 2014



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En el segundo trimestre del 2014, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento avances de los acuerdos

de gestión de los siguientes gerentes públicos INS:

Debilidad: No se contó dentro del seguimiento corte a junio 30 del 2014, con la información que especifique fecha y

calificación de las pruebas que presentaron los Gerentes Públicos en el Departamento Administrativo Función

Pública DAFP.

Evaluación del Desempeño:

Se emitió la Resolución interna No 0184 del 31 marzo del 2014, por la cual se definen los factores a utilizar para acceder al nivel sobresaliente dentro de la evaluación del desempeño laboral de los empleados de carrera y en periodo de prueba de la entidad 2014/2015.

Debilidad: En la vigencia 2014, no se evidencian informes de resultados de la evaluación de desempeño

permitiendo el seguimiento oportuno a las debilidades identificadas, generándose las acciones correctivas

requeridas, dando cumplimiento a la normatividad vigente. Artículo 61 del Capítulo I “Evaluación del Desempeño”

del Decreto 1227 de 2005, en donde establece que corresponde al jefe de personal o quien haga sus veces,

presentar al jefe del organismo (entidad) informe sobre los resultados obtenidos en las evaluaciones y calificaciones

del servicio, con base en la información presentada por cada una de las áreas. Igualmente el envío de una copia del

informe a la Oficina de Control Interno para lo de su competencia.

En el Acuerdo 137 del 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC, Artículo 5 numeral 5.8, Comisión de Personal, especifica en su punto 5. Informar a la Comisión Nacional del Servicio Civil, trimestralmente y por el medio que ésta establezca, sobre sus actuaciones y el cumplimiento de sus funciones en los asuntos relacionados con la evaluación del desempeño. No se evidencia cumplimiento de dicha obligación

1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.2.1 Planes, Programas y Proyectos

NOMBRE CARGO

Ángela María Zambrano Directora de Producción

Juan Carlos Dib Díaz Director de Investigación en Salud Pública

María Leonor Caldas Martínez Subdirectora de Investigación Científica y Tecnológica

Carlos Marín Subdirección Innovación en Salud Pública

Mancel Enrique Martínez Duran Dirección de Vigilancia y Análisis de Riesgo en Salud Pública

Oscar Eduardo Pacheco Subdirector (a) de Prevención, Vigilancia y Control en Salud Pública

Hernán Quijada Bonilla Subdirector ( a) de Análisis de Riesgo y Respuesta Inmediata en Salud Pública

Mauricio Beltrán Durán Director de Redes en Salud Pública

Danik de los Ángeles Valera Subdirectora de Red Nacional de Trasplantes y Bancos de Sangre

Lynda Patricia Prieto Navarrera Subdirectora de Gestión de Calidad de Laboratorios de Salud Pública

Cesar Augusto Ramírez Segura Subdirector (a) de Laboratorio Nacional de Referencia

Carlos Andrés Castañeda Director Observatorio Nacional de Salud

Lady Patricia Flórez Tapiero Jefe Oficina de TIC ( e )

Cielo Castilla Pallares Jefe Oficina Control Interno

Jaime Cardona Botero Jefe Oficina Asesora de Planeación

Ángela Liliana Albarracín Jefe Oficina Asesora Jurídica ( e)



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Planeación

El INS en la vigencia 2014 cuenta con 15 planes de acción de cada una de las dependencias.

Las dependencias reportaron ejecución del primer trimestre en el mes de abril 2014 de los planes de acción al Sistema integrado de Planeación SIP.

Una vez reportados los avances al SIP la Oficina de Control Interno realizó verificación de avances del plan de

acción por dependencias, generando informe de resultados que contiene observaciones y recomendaciones, que

fue socializado a los responsables y la Dirección general.

Los planes se pueden consultar a través de la página web del INS/intranet/Sistema Integrado de Planeación 2014.

El informe de la OCI se encuentra publicado en la página intranet INS

Dando cumplimiento al Estatuto Anticorrupción Ley 1474 del 2011 y de acuerdo a los parámetros establecidos se realizó con corte 30 de abril del 2014 el seguimiento cuatrimestral por parte de la Oficina de Control Interno.

Los seguimientos se encuentran publicados en el siguiente link http://www.ins.gov.co/control-

ytransparencia/Control%20Interno/SEGUIMIENTO%20MAPA%20DE%20RIESGOS%20DE%20CORRUPCIÓN%20

INS%20DIC-2013.pdf

Cabe resaltar que las tareas asociadas al plan anticorrupción, se alinearon con los siguientes cuatro (4)

componentes:

a) Metodología para la Identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo: b) Estrategia anti trámites c) Rendición de cuentas d) Mecanismo para mejorar la atención al ciudadano

En el Mapa de Riesgos de Corrupción INS para la vigencia 2014 quedaron identificados 14 riesgos, con los

siguientes responsables de ejecutar las acciones de mitigación:

Proceso No Riesgos

Gestión Financiera 4

Adquisición de Bienes y Servicios 3

Atención al Ciudadano 2

Control Institucional 1

Control Disciplinario 4

Total 14

Se tiene la siguiente información en la Plataforma Estratégica:

Misión: El Instituto Nacional de Salud –INS– es una entidad pública de carácter científico-técnico en salud pública, de cobertura nacional, que contribuye a la protección de la salud en Colombia mediante la gestión de conocimiento, el seguimiento al estado de la salud de la población y la provisión de bienes y servicios de interés en salud pública.

Visión: Ser en el año 2021 la institución estatal de excelencia, líder en la gestión de conocimiento en salud pública para la transformación de las condiciones de salud de los colombianos y el fortalecimiento de la capacidad territorial.

http://www.ins.gov.co/control-y

http://www.ins.gov.co/control-y



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Objetivo País: Dirigir y coordinar la gestión de conocimiento, el seguimiento al estado de salud de la población, la

provisión de bienes y servicios de interés en salud pública con el fin de orientar sus políticas, evaluar

sus procesos y medir su impacto en el sistema de salud.

Objetivos Estratégicos País: Coordinar la vigilancia de los riesgos y amenazas en salud pública y proteger a las comunidades

contra los mismos. Liderar el desarrollo del sistema de gestión del conocimiento en salud pública, con el fin de

generar evidencia científica que sirva como apoyo para la toma de decisiones, la formulación y evaluación de políticas públicas.

Garantizar la provisión de bienes y servicios esenciales en salud pública con calidad y oportunidad, en lo que le compete al INS.

Gestionar los mecanismos de integración y participación con los diferentes actores internacionales, nacionales, regionales y locales que permitan el desarrollo de los sistemas, centros, instituciones y redes con las cuales el INS debe interactuar para el cumplimiento de su misión.

Objetivos específicos País: Dirigir y coordinar las acciones de vigilancia, control, evaluación e investigación de los

determinantes ambientales y sociales de la salud de los colombianos en lo que le compete al INS.

Medir y hacer seguimiento al estado de salud de los colombianos. Articular la red nacional de centros de investigación en salud, mediante la utilización de la

capacidad científica del país en salud pública para el desarrollo de la investigación, transferencia

Publicado en la página web del INS http://www.ins.gov.co/conocenos/Paginas/plataforma-estrategica.aspx

Planes operativos con cronogramas y responsables.

Se cuenta con los Planes de Acción POA por dependencia los cuales contienen los cronogramas y responsables.

Soporte: Sistema Integrado Planeación SIP 2014

Planes Anuales mensualizados de caja (PAC), que permiten conocer las metas planificadas por año para cumplir

con los ingresos y gastos de la entidad.

Con corte a 30 de junio de 2014, se observa la siguiente relación del PAC del INS.

Vigencia PAC: Actual Feb Mar Abr May Jun

PAC Vigente 1.696.898.521,00 1.888.109.94 1.715.088.41 1.931.145.15 1.800.870.96

Cupo PAC Vigente 1.696.898.521,00 1.888.109.94 1.715.088.41 1.931.145.15 1.800.870.96

Cupo PAC Pagado 1.699.908.47 1.890.763.98 1.715.088.41 1.931.145.15 1.800.870.96

Cupo PAC Reintegrado 3.009.956,00 2.654.048,00 0,00 0,00 0,004.853.163,00

1.443.483.326,00

1.438.630.163,00

1.438.630.163,00

Posición: 1-1 ANC - GASTOS DE PERSONAL NACION CSF

Ene

Acuerdos de Gestión:

http://www.ins.gov.co/conocenos/Paginas/plataforma-estrategica.aspx



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Se dio cumplimiento a lo normado en la Ley 951 de marzo 31 de 2005, Resolución Orgánica No 5672 de junio 24 de

2005, Circular No 11 de julio 27 de 2006 de la Contraloría General de la República respectivamente, Ley 909 del 2004

art. 50, Decreto 1227 de 2005 art. 104 y art. 107, Circular Externa 100-02 de septiembre de 2012, frente a la

formulación, seguimiento y cumplimiento de los acuerdos de gestión pactos por los Gerentes Públicos del INS 2014,

aportando a la gestión institucional.

La Oficina de Control Interno realizó el seguimiento al primer trimestre vigencia 2014 a los avances de los compromisos

pactados en cada uno de los acuerdos de gestión de los gerentes públicos del INS, realizando las correspondientes

observaciones y recomendaciones. Los resultados fueron socializados en Comité Directivo, en desarrollo de la gestión

de evaluación y asesoría que desarrolla la OCI.

Se observa que el INS cuenta con 17 Gerentes Públicos, cuyas fechas de posesión y suscripción de acuerdos se

presentan a continuación:

NOMBRE CARGO CODIGO GRADO SUSCRIPCIÓN ACUERDO DE

GESTIÓN

Angela Maria Zambrano Directora de Producción 0100 19 14/03/2014

Juan Carlos Dib Diaz Director de Investigación en Salud Pública 0100 19 10/03/2014

Maria Leonor Caldas Martinez Subdirectora de Investigación Científica y Tecnológica 0150 15 10/03/2014

Carlos Marín Subdirección Innovación en Salud Pública 0150 15 10/03/2014

Mancel Enrique Martinez Duran Dirección de Vigilancia y Análisis de Riesgo en Salud Pública 0100 19 07/01/2014

Oscar Eduardo Pacheco Subdirector (a) de Prevención, Vigilancia y Control en Salud Pública 0150 15 07/01/2014

Hernán Quijada Bonilla Subdirector ( a) de Análisis de Riesgo y Respuesta Inmediata en S. P. 0150 15 07/01/2014

Mauricio Beltran Durán Director de Redes en Salud Pública 0100 19 11/02/2014

Lynda Patricia Prieto Navarrera Subdirectora de Gestión de Calidad de Laboratorios de Salud Pública 0150 15 06/02/2014

Cesar Augusto Ramirez Segura Subdirector (a) de Laboratorio Nacional de Referencia 0150 15 06/02/2014

Carlos Andres Castañeda Director Observatorio Nacional de Salud 0100 19 28/02/2014

Lady Patricia Florez Tapiero Jefe Oficina de TIC ( e ) 0137 16 11/02/2014

Jaime Cardona Botero Secretaria General ( e ) 0037 19 31/03/2014

Cielo Castilla Pallares Jefe Oficina Control Interno 0137 16 28/03/2014

Jaime Cardona Botero Jefe Oficina Asesora de Planeación 1045 11 31/03/2014

Angela Liliana Albarracín Jefe Oficina Asesora Jurídica ( e) 1045 11 01/01/2014

Ficha de indicadores para medir el avance en la planeación

Frente a la planeación institucional enmarcada en los Planes de Acción, Acuerdos de Gestión, mapas de riesgos, mapa

de corrupción, su gestión se mide a través de indicadores, definidos por cada uno de los procesos con la asesoría del

proceso de planeación institucional. El seguimiento al cumplimiento se realiza de manera trimestral o según estipule la

normatividad legal vigente como en el caso de mapa de corrupción. Publicación página web INS

Procesos de seguimiento y evaluación que incluya la satisfacción del cliente y las partes interesadas.

El proceso de Atención al Ciudadano cuenta con el POE-A08.0000.001 V01. Servicio y atención al ciudadano.

Se realizan informes trimestrales por parte de la coordinación de Atención al Ciudadano, los cuales son publicados en la

página web del INS en el siguiente Link: http://www.ins.gov.co/informacion-ciudadano/Paginas/informes-de-gestion.aspx



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El último informe publicado corresponde al primer trimestre del 2014, dando cumplimiento con lo establecido en el POE

vigente y con la normatividad de GEL.

1.2.2. Modelo de Operación por Procesos:

Caracterizaciones

Se evidencia en el Sistema Integrado de Gestión las caracterizaciones de los 18 procesos INS. En cada una de las

caracterizaciones se encuentra el diagrama de flujo del proceso, que permite visualizar en forma gráfica la secuencia de

actividades.

Mapa de Procesos

El INS en cumplimiento de su Misión y Visión Institucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes cuenta con un modelo de operación por procesos con enfoque sistémico, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. Con corte junio 30 del 2014, el Instituto Nacional de Salud cuenta con el siguiente Mapa de Procesos INS:

En el siguiente link página web INS se encuentra publicado el mapa de procesos actual: Intranet/Sistema Integrado de Gestión/Mapa de Procesos Actas u otro documento que soporte la divulgación de los procedimientos a todos los funcionarios. A través de correo INSCALIDAD, se realiza la divulgación de los ajustes realizados a los procedimientos que conforman el Sistema Integrado de Gestión SIG. Igualmente, se ha realizado divulgación de algunos procedimientos transversales a través de capacitaciones en el auditorio con la participación de representantes de procesos INS. En el comité SIG, se informan los cambios o ajustes que se hayan realizado en el sistema, soporte actas de comité.

Indicadores por proceso para realizar la medición correspondiente.



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Los procesos INS cuentan con indicadores incluidos en el marco lógico los cuales registran resultados trimestrales. Debilidad: Se evidenció que no todos los procesos INS cuentan con indicadores, generando un riesgo en el control y

medición del cumplimiento de los objetivos. Ej: Proceso de Comunicaciones, Planeación.

Actas de reuniones u otro soporte para las revisiones o ajustes a los procesos.

La oficina de planeación cuenta con soportes de las revisiones a los procesos al SIG.

1.2.3. Estructura Organizacional:

Evidencias que soporten la comunicación a todo el personal para sensibilizar la relación entre la estructura y los

procesos de la entidad.

Con corte a junio 30 del 2014, el INS cuenta con estructura organizacional derivada del Decreto 2774 de 2012, quedando la siguiente:

El organigrama INS vigente se encuentra publicado en la página web INS en el siguiente link: http://www.ins.gov.co/conocenos/images/Organigrama.jpg

Dentro de las jornadas de inducción y reinducción se presentó la estructura organizacional actual del INS.

Debilidad: No se evidencia publicación en la página web INS, de todas las resoluciones referentes a cambios o ajustes

en la estructura organizacional.

1.2.4. Indicadores de Gestión:

Como herramienta de control, se cuenta con indicadores del marco lógico, que tienen como objetivo medir la gestión y resultados por proceso.

En el mes de abril los procesos realizaron la actualización de indicadores de gestión en el SIP.

http://www.ins.gov.co/conocenos/images/Organigrama.jpg



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Los procesos cuentan con indicadores para medir la gestión de los planes de acción, de los mapas de riesgos de gestión, los mapas de riesgo de corrupción y loa Acuerdos de Gestión, herramienta de control a la ejecución de las actividades y compromisos propuestos.

La Oficina de Control Interno realizó seguimiento a los resultados medidos con indicadores del POA, Acuerdos

de Gestión y Mapas de Riesgos, correspondiente al primer trimestre 2014, verificando grado de avance o logro

de los objetivos trazados, de acuerdo a los resultados esperados del proceso.

Debilidades:

- Se evidencia que no todos los procesos INS cuentan con indicadores que aportan a la medición de la gestión. Ej. Comunicación Institucional y Planeación.

- Algunas de las fichas de los indicadores para medir el avance en la planeación, tienen rangos de medición no acordes con la fórmula planteada para el indicador.

- A pesar de que se cuenta con cuadros de control para seguimiento a los indicadores clave de los procesos, estos no generan alarmas que permitan tomar decisiones de manera oportuna y efectiva frente a los resultados de los mismos.

- No se evidencia informe que contenga el consolidado de los resultados de los indicadores de la entidad 2014, insumo para la toma de decisiones en la alta Dirección.

1.2.5 Políticas de Operación

Documento que contiene las políticas de operación (Manual de Operaciones).

Los componentes manual de operación o procedimientos se encuentran compilados en el Sistema Integrado de gestión del INS.

Se realizaron actividades sensibilización sobre Política Nacional “Cero Papel”, a través de mensajes (píldoras) y videos a través del correo INSCOMUNICACIONES durante el mes de junio 2014.

Debilidad: No se observa en la página web del INS una ruta que permita la consultar las políticas de operación del INS.

Actas u otro documento que soporte la divulgación de las políticas de operación a todos los funcionarios.

La Dirección de Vigilancia, realizó una reinducción a sus contratistas sobre actividades varias y Plan estratégico de

la entidad. Soporte registro de asistencia de fecha 14-mar-214.

Divulgación de Instructivo y formatos de asistencias técnicas (nueva versión) a los equipos de trabajo de la

Dirección de Vigilancia. Soporte acta de actividades de fecha 30 de abril de 2014.

Debilidad: No se evidencian políticas de operación institucionales.

1.3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LOS PROCESOS

1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo

Definición desde la Alta Dirección de la política de Administración del Riesgo, donde se incluya la metodología a

utilizar para su desarrollo



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A través del artículo 4o del Decreto 1537 de 2001 se establece que todas las entidades de la Administración Pública

deben contar con una política de administración del riesgo tendiente a darle un manejo adecuado a los riesgos, con el fin

de lograr de la manera más eficiente el cumplimiento de sus objetivos y estar preparados para enfrentar cualquier

contingencia que se pueda presentar. El MECI contempla como un componente del Subsistema de Control Estratégico,

la administración del riesgo, contribuyendo a que la entidad garantice no solo la gestión institucional sino que fortalezca

el ejercicio del Autocontrol y del Control interno en las entidades de la Administración Pública.

La Alta Dirección debe, de acuerdo con lo establecido en la política de administración del riesgo emitida por el DAFP,

designar al representante de la Alta Dirección y al Equipo MECI para apoyar a los responsables de los procesos y a

los demás servidores de la entidad, quienes son en última instancia los encargados de identificar y elaborar el

mapa de riesgos. Todos en la entidad juegan un rol en la evaluación de la administración del riesgo, pero la

responsabilidad del fortalecimiento de la política recae sobre la Alta Dirección.

Debilidad: No se cuenta con un acto administrativo o documento a través del cual se define y adopte la Política para la Administración del Riesgo.

Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas

En el link de la OCI / Roles / valoración del riesgo, se encuentra publicado los mapas de riesgos por procesos.

En los diferentes seguimientos que realiza la Oficina de Control Interno a cada uno de los procesos frente a los riesgos

institucionales, los referentes de calidad y líderes conocen el mapa de riesgos y el informe final que consolida los

resultados de la verificación de cumplimiento de las acciones tendientes a mitigar la materialización de los mismos,

publicado en el link de la OCI.

1.3.2 Identificación del Riesgo

Cada proceso tiene identificado sus riesgos, que se encuentran consignados en los correspondientes mapas de riesgos.

Debilidad: Dado el proceso de Rediseño Institucional del INS en la vigencia anterior, es necesario que los procesos

actualicen los riesgos, utilizando la nueva metodología impartida por el DAFP.

Debilidad: Se evidencia en la resolución 2774 del 28 de diciembre de 2012, en el articulo 9 literal 8 se le asigna a la

oficina de control interno la función: “Liderar y asesorar a las dependencias en la identificación y prevención de los

riesgos que puedan afectar el logro de sus objetivos” lo que dificulta la demostración de la evaluación independiente de

los mismos.

1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo.

La OCI, dentro de su rol de valoración de riesgos realizó seguimiento gestión corte segundo trimestre 2014, que permitió identificar el estado de avances y el grado de cumplimiento de las acciones tendientes a mitigar los riesgos por cada uno de los procesos. Se generó el informe de seguimiento correspondiente con las observaciones y recomendaciones, analizando la frecuencia, impacto y acciones que mitigan la materialización de los mismos. Este informe fue socializado a la Alta Dirección y a cada uno de los responsables.

Debilidad:

- No se evidencia en todos los procesos la socialización frente a los controles identificados en la administración del

riesgo, con el fin de asegurar su comprensión y oportuna aplicación.



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- Se observa que los líderes de los procesos no realizan periódicamente seguimiento a los controles de los riesgos

identificados. Es importante tener en cuenta lo establecido por el DAFP en lo referente: “La revisión periódica de los

controles permite realizar una valoración del riesgo más acertada, por lo tanto se recomienda que se realicen

evaluaciones a los mismos según lo disponga la realidad de cada entidad, pero teniendo en cuenta que como

máximo debería realizarse de manera trimestral.”

2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO:

Esté módulo considera aquellos aspectos que permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de

la entidad pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas,

los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar

recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública.

2.1. Componente Autoevaluación Institucional

Este componente le permite a cada proceso y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de

la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las

medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.

2.1.1 Autoevaluación del control y gestión

La Autoevaluación, comprende el monitoreo que se le debe realizar a la operación de la entidad a través de la medición

de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los

indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su

diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo

propósito fundamental será la de tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño.

Autoevaluación Sistema de Control Interno Contable INS:

Como resultado de la evaluación realizada por la Oficina de Control Interno a la vigencia 2013, se obtuvo una

calificación final del Sistema de Control Interno Contable de 4,86 sobre 5, aumentando con respecto a la

vigencia anterior 0,08 puntos. El ítem que evidenció un mayor aumento fue “Otros Elementos de Control”,

debido a la mejora en la estructura del área Contable y en los procedimientos que evidencian la circulación de

la información. Se evidencia que el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las

actividades del proceso contable, así como de otros elementos de control es ADECUADO.

Autoevaluación Sistema de Control Interno: En la autoevaluación realizada al Sistema de Control interno vigencia 2013, cuya evaluación fue entregada por

el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP a finales del mes de marzo del 2014, muestra que

el análisis del estado de madurez del Sistema de Control Interno del INS es satisfactorio, teniendo un

porcentaje de 84,45%.

Los procesos realizan autoevaluación periódica a los avances en las actividades planeadas frente a las metas propuestas en los POA, registrando sus resultados el SIP. La Oficina de Control Interno realiza verificación y evaluación de los avances reportados.



pág. 13

De igual manera al cierre de cada trimestre, los procesos realizan medición, seguimiento y control de resultados medidos con indicadores registrados en el SIP, lo cual permite que el líder del proceso verifique y evalúe si está cumpliendo con las metas planteadas para la vigencia.

Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación definidos

Desde la Oficina de Control Interno se ha desarrollado diferentes actividades participativas cuyo objetivo es el

fortalecimiento de la cultura del autocontrol, entre ellas podemos identificar entre el mes de marzo y julio 2014 las

siguientes:

BOLETINES DE AUTOCONTROL:

BOLETIN OCI MARZO 2014: El Autocontrol en la

Administración de los Riesgos.

BOLETIN OCI ABRIL 2014: Atención al Ciudadano,

un paso más hacia la cultura del Autocontrol

Institucional.

BOLETIN OCI MAYO 2014: El Autocontrol,

presente en la Subdirección de Gestión de la

Calidad de los laboratorios de salud pública.

.

BOLETIN OCI JUNIO 2014: El MECI se actualiza

como herramienta gerencial, para el control a la

gestión pública



pág. 14

CAMPAÑA DE AUTOCONTROL:

De igual manera con la finalidad de fomentar la formación de una cultura de autocontrol en los funcionarios y

contratistas, se realizo en el segundo trimestre el concurso del Rey del Autocontrol INS 2014, cuyos objetivos específicos

fueron:

Sensibilizar a los servidores públicos del INS, sobre la importancia de ejercer un correcto autocontrol en las

actividades diarias, propendiendo por el mejoramiento continuo de los resultados institucionales.

Empoderamiento de la Cultura del Autocontrol en los servidores públicos del INS.

Continuar posicionando la Oficina de Control Interno como aliado para el mejoramiento continuo de las labores,

procesos y procedimientos de los servidores públicos.

Se obtiene un informe consolidado con los resultados de la campaña, el cual se encuentra publicado en el link de la OCI.

Resultados:

Logros:

Se socializó diferentes conceptos relacionados con Autocontrol a todos los funcionarios que participaron en la campaña.

Se contó con la participación activa de 81 personas que fueron sensibilizados en temas de Autocontrol.

Se evidenció conocimiento de los temas descritos en los boletines emitidos por la OCI.

Se debe dar continuidad a los ejercicios y mensajes de sensibilización que fortalezcan y acompañen la cultura del control.

La información obtenida en esta campaña es insumo para la medición que se realizará en el segundo semestre de la presente vigencia.

Se evidenció un alto compromiso por parte de los líderes de los procesos, fomentando y permitiendo la participación del personal en las actividades planeadas por la OCI, logrando el logro del objetivo propuesto.



pág. 15

Informe Ejecutivo Anual de Control Interno

Se dio cumplimiento a la Circular Externa No 100-009 de 2013, que específica que los Jefe de Control Interno o quien

haga sus veces en la entidad debe presentar el informe ejecutivo anual a través de la evaluación y seguimiento al

sistema de control interno en el mes de febrero de 2014. EL instrumento utilizado para dicha evaluación fue presentado

a través del aplicativo MECI 2014 (En cumplimiento del Decreto 1027 de 2007), en la página web del DAFP, en el

siguiente Link http://mecicalidad.dafp.gov.co/login.aspx

Ver resultados página xx

2.2. Componente Auditoria Interna

2.2.1 Auditoría Interna

Procedimiento de auditoría Interna

El INS cuenta en el proceso de Mejora Institucional con un procedimiento denominado “Auditorías Internas” POE –

M01.0000-001, versión 08 actualizado 23 de mayo de 2014. El objetivo de dicho POE es: Establecer las directrices para

la programación, planificación, ejecución, información de resultados y seguimiento de las auditorías internas del INS, con

el fin de verificar la conformidad, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión del INS.

Este procedimiento se encuentra publicado en el siguiente link de la intranet de la página web del INS:

http://10.10.100.10/index.php?idcategoria=80811#

Programa de auditorías

La Oficina de Control Interno elaboro y divulgo el programa anual de auditorías, el cual se encuentra publicado en el

LINK de la OCI, intranet en el siguiente enlace: http://www.ins.gov.co:16994/direccion-general/oficina-de-control-

interno/Auditorias%20de%20Calidad/PROGRAMA%20AUDITORIA%20SIG%202014.pdf

AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2014:

Responsable del proceso: Jefe de Control Interno-Gestor del programa de auditoría Objetivo de la auditoria: Identificar el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión del INS, en relación al desempeño de los procesos y al cumplimiento de requisitos. Alcance de la auditoría: Todos los proceso del INS Criterios de la auditoría:

NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de calidad para la Gestión Publica

MECI 1000:2005 Modelo Estándar de Control Interno

Requisitos establecidos por la organización.

Requisitos legales aplicables

Requisitos de los clientes

Fecha de inicio: 4 de junio de 2014

http://mecicalidad.dafp.gov.co/login.aspx

http://www.ins.gov.co:16994/direccion-general/oficina-de-control-interno/Auditorias%20de%20Calidad/PROGRAMA%20AUDITORIA%20SIG%202014.pdf

http://www.ins.gov.co:16994/direccion-general/oficina-de-control-interno/Auditorias%20de%20Calidad/PROGRAMA%20AUDITORIA%20SIG%202014.pdf



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Fecha de terminación: 4 de julio de 2014 Resultados: Se consignan en el informe final de auditoria

AUDITORIAS INDEPENDIENTES OCI

Dentro de los procesos de evaluación independiente se han realizado los siguientes informes:

INFORMES ENTES EXTERNOS

ACTIVIDAD RESULTADO INFORME

Informe ejecutivo anual

Informe ejecutivo anual sobre la evaluación del Sistema de Control Interno vigencia 2013, con

base en las directrices del DAFP, el cual incluye la evaluación a la gestión institucional, tomando

como base el estado actual de los subsistemas de control estratégico, control de gestión, y

control de evaluación del modelo estándar de control interno implementado en el INS.

1

Evaluación anual por

dependencias

Informe que contiene las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin de

que sean tomadas como criterio para la evaluación de los empleados, aspecto sobre el cual hará

seguimiento para verificar su estricto cumplimiento. Dando cumplimiento con lo establecido en la

Circular No. 04 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno

de las Entidades del Orden Nacional y Territorial.

1

RESULTADOS GESTION 2014

ENERO A JUNIO 2014

GESTION EVALUACION Y SEGUIMIENTO

ACTIVIDAD INFORME

Seguimiento ejecución presupuestal 6 Evaluación y seguimiento mensual a los avances de la ejecución.

Evaluación sistema de control interno 1 Evaluación anual SCI

Evaluación sistema de control interno contable 1 Evaluación anual SCIC

Evaluación SCI 1 Evaluación cuatrimestral avances MECI

Seguimiento plan de acción INS 2 Evaluación y seguimiento trimestral avances POA por procesos

Seguimiento acuerdos de gestión INS 2

Evaluación y seguimiento trimestral avances acuerdos de gestión

por procesos

Seguimiento auditoria gubernamental CGR 1

Informes parciales y definitivo de la Auditoria Gubernamental de la

CGR vigencia 2013

Evaluación proceso gestión documental 1 Seguimiento aplicación Ley 594 DEL 2000

Seguimiento plan de mejoramiento auditoría integral CGR 1 Seguimiento trimestral plan de mejoramiento CGR

Informe gestión 2013 1 Informe de Gestión de la OCI vigencia 2013

Evaluación software, hardware, derechos de autor 1 Evaluación anual software y hardware

Evaluaciones a procesos o actividades 5

Evaluación Plan de Mejoramiento Archivístico primer trimestre

2014.

Seguimiento Contrato 496 de 2003 entre Biología Molecular y el

INS

Seguimiento pago de impuesto de delineación urbana obra Nuevo

Bioterio.

Seguimiento al proceso de producción del Suero Antiofídico.

Seguimiento suero antiofídico polivalente Lote 13 SAP02B.



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INFORMES ENTES EXTERNOS

ACTIVIDAD RESULTADO INFORME

Austeridad en el gasto Informes que contienen el seguimiento consolidado trimestral del gasto en el INS, dando

cumplimiento al Decreto No. 984 de 14 de mayo de 2012 2

Plan de mejoramiento CGR

Informe de avances semestral corte 31 de diciembre 2013, presentado a la Contraloría General

de la República vía SIRECI de la gestión para atender los compromisos plasmados en el plan de

mejoramiento.

1

Informe pormenorizado del

sistema de control interno

Informe cuatrimestral del estado de avance del Sistema de Control Interno, utilizando la

metodología establecida por el DAFP, en donde se determina el grado de implementación del

Modelo Estándar de Control Interno MECI y el compromiso en el mantenimiento de cada uno de

los componentes del mismo. Dando cumplimiento a la ley 1474, estatuto anticorrupción.

1

Evaluación sistema de control

interno contable

Evaluación al SCI Contable utilizando la metodología establecida por la Contaduría General de la

Nación. Teniendo como base las Resoluciones No 550 de diciembre 19 de 2005 y No 119 del 27

de abril de 2006.

1

Seguimiento plan estratégico

sectorial

Informe seguimiento trimestral para el Ministerio de protección social y salud al plan estratégico

sectorial. 1

Zar anticorrupción Informe bimensual, remitido a la presidencia de la república, que corresponde a la relación de los

hallazgos detectados por la OCI. 2

Reporte contratos Informe al Ministerio de Salud y la CGR que contiene reportes de contratación INS. Información

contractual. 4

Informe derechos de autor

Informe anual de seguimiento y verificación sobre el cumplimiento de las normas en materia de

derechos autor referente al software de la entidad remitido a la Dirección General de Derechos

de autor

1

2.3. Componente Planes de Mejoramiento

2.3.1 Plan de Mejoramiento

Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento

El Instituto Nacional de Salud cuenta con planes de mejoramiento definidos por procesos derivados de Auditorías

Internas al Sistema Integrado de Gestión, Autocontrol, Auditorías externas ICONTEC e INVIMA, de los cuales se ha

realizado seguimiento y control a los avances de las acciones plasmadas en cada uno de ellos. Los cuales se condensan

de manera estadística en la siguiente tabla con corte a junio 30 de 2014.

PLANES DE MEJORAMIENTO SIG VIGENCIA 2014

NIVEL PROCESOS ACCIONES

CORRECTIVAS ACCIONES

PREVENTIVAS OPORTUNIDADES

DE MEJORA ABIERTAS CERRADO

ESTRATEGICOS

Planeación Institucional 1 0 0 1 0

Gestión de Calidad 3 1 0 3 1

Comunicación Institucional 4 0 0 4 0

TIC 9 3 0 6 6

MISIONALES

Redes en SP 14 1 2 15 2

Vigilancia y análisis del riesgo en SP

2 2 2 3 3

Investigación en SP 1 0 1 2 0

Producción 38 0 0 33 5

Observatorio Nacional de Salud

3 2 0 5 0



pág. 18

PLANES DE MEJORAMIENTO SIG VIGENCIA 2014

NIVEL PROCESOS ACCIONES

CORRECTIVAS ACCIONES

PREVENTIVAS OPORTUNIDADES

DE MEJORA ABIERTAS CERRADO

APOYO

Gestión Humana 6 3 0 7 2

Administración de bienes y servicios

3 0 0 2 1

Gestión Documental 6 0 0 5 1

Gestión de mantenimiento 4 2 1 5 2

Gestión Ambiental 5 0 0 4 1

Gestión Financiera 6 0 1 3 4

Gestión Jurídica 3 2 1 1 5

Atención al ciudadano 9 0 5 12 2

MEJORA Control Interno 4 2 0 6 0

TOTAL 121 18 13 117 35

152 152

PORCENTAJE 80% 12% 9% 77% 23%

GESTION DE MEJORA

ACTIVIDAD RESULTADO ACT

Seguimiento planes de

mejoramiento

Seguimiento planes de mejoramiento generados de: Auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión 2011 Auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión 2012 Auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión 2013 Planes de autocontrol vigentes en el 2013. Auditorías externas ICONTEC , INVIMA

1

Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento individual

El INS viene desarrollando actividades para el fortalecimiento de los planes de mejoramiento individual derivados en el

proceso de evaluación de desempeño.

DEBILIDAD: No se cuenta con un informe de resultados de los planes de mejoramiento individual generados de la

evaluación de desempeño durante la vigencia 2014, soporte para el seguimiento. Incumpliendo con uno de los

productos mínimos del MECI, que sirven como insumo para el mejoramiento continúo de la institución.

3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La Información y Comunicación tiene una dimensión estratégica fundamental dado que vincula a la entidad con su

entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los

objetivos. Es un factor determinante en tanto para su ejecución, se involucre a todos los niveles y procesos de la

organización.

3.1. Información y Comunicación interna y externa

3.1.1. Fuentes de información externa

El INS cuenta con la herramienta PQR para identificar información externa, a través de la cual se reciben y

tramitan las peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y derechos de petición.

Tipo de peticiones recibidas.



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En el periodo comprendido del 1 de abril hasta el 30 de junio de 2014, se recibieron un total de 537 solicitudes de los

cuales 310 son peticiones de información y documentos, 115 corresponden a consultas, 53 derechos de petición, 48

reclamos, 1 quejas, 5 sugerencias y 5 felicitaciones.

De acuerdo a las solicitudes realizadas por los ciudadanos al INS en el segundo trimestre del año 2014, fueron

tramitadas 439 de las 537, quedando en trámite 54, con corte a 30 de junio del 2014, las cuales están dentro del tiempo

legal para dar su respuesta:

ESTADO N° SOLICITUDES

Cerradas 439

En tramite 42

Resueltas fuera de tiempo 26

Vencimiento términos sin respuesta 18

Interrupción de términos 12

TOTAL 537

3.1.2. Fuentes de información interna

El INS cuenta con el Sistema Integrado de Gestión que registra la información inherente a todos los procesos frente a su

funcionamiento, incluyendo instructivos, procedimientos, manuales y guías de fácil acceso al funcionario.

Debilidad: El link definido para la publicación de los actos administrativos se encuentra desactualizado, no registra la

totalidad de resoluciones, normas internas como directrices, circulares etc.

link: http://www.ins.gov.co:16994/normatividad/Paginas/default.aspx

Debilidad: Frente a las actas de reuniones (soporte de actividades) se observa que se tiene dentro del SIG un formato

normalizado. El formato no se encuentra sistematizado, permitiendo manejo consecutivo y cronológico de las actas

elaboradas, igualmente el almacenamiento y control de las mismas.

3.1.3. Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía.

La Audiencia pública de rendición de cuentas de la vigencia 2013, se realizó el día 13 de junio del 2014 en el auditorio

del INS.

El informe de gestión vigencia 2013 y el video de la audiencia pública de la rendición de cuentas se encuentra publicado

en el siguiente link: http://www.ins.gov.co/control-y-transparencia/Paginas/rendicion-de-cuentas-2013.aspx

http://www.ins.gov.co:16994/normatividad/Paginas/default.aspx

http://www.ins.gov.co/control-y-transparencia/Paginas/rendicion-de-cuentas-2013.aspx



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3.1.4 Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad

La entidad se encuentra en el desarrollo de actualización de las TRD de cada uno de los procesos, liderado Gestión

documental.

3.1.5 Política de Comunicaciones DEBILIDAD: Se observa que en el POA del proceso de comunicación institucional, se tiene como meta para la vigencia 2014 la definición de la política de comunicación INS. En la web se encuentra publicado Plan de Comunicaciones período 2010-2011. El INS no cuenta con un Plan de Comunicaciones vigente, en el cual se identifique a través de planes o matrices de comunicación la definición de canales de comunicación al interior de la entidad. Este está en proceso de consolidación. 3.2. Sistemas de Información y comunicación

3.2.1. Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia Actualmente está manejando el aplicativo MELBA el cual funciona para la radicación de las comunicaciones internas y externas. A finales del año 2013 se adquirió con la empresa SERTISOFT el aplicativo SISDOC el cual va automatizar todo el manejo de la correspondencia desde la radicación hasta el seguimiento a su contestación. Durante el primer semestre del 2014 se realizaron los ajustes correspondientes a las necesidades de la entidad y a partir del mes de agosto del 2014 se comenzara su implementación. Se da cumplimiento a lo descrito en el acuerdo 060 de 2001 del AGN, en relación a contar con un aplicativo para el manejo de las comunicaciones internas y externas. Actualmente se están modificando los documentos del proceso para incluir el seguimiento del trámite de las comunicaciones las cuales se realizara a través del aplicativo SISDOC.

3.1.2. Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos

En el SIG de la entidad se observa que existen procesos que condensan procedimientos, instructivos frente al manejo de los recursos físicos y humanos. En la revisión del segundo trimestre del 2014, se observan los siguientes resultados del manejo de la información INS:



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SISTEMAS DE INFORMACIÓN FORMALES IMPLEMENTADOS

PROCESO DESCRIPCIÓN

Sistema de vigilancia entomológica Red de laboratorios

Dirección de Redes en Salud Pública del INS debe realizar la vigilancia y control de las especies de insectos que transmiten estas enfermedades al hombre, para ello se ha identificado la necesidad de crear un sistema de información encargado de gestionar toda la información relacionada, atendiendo a la normatividad vigente, responsabilidad al INS y al MSPS en asocio con los Laboratorios Departamentales de Salud Pública y específicamente con la unidades de entomología; a este sistema se ha denominado SIVIEN, y con él se permite que las entidades involucradas puedan compartir recursos, intercambiar información, realizar procesos y actividades conjuntas y servicios en línea para la toma de decisiones que conlleven al control de las especies de mosquitos vectores de las enfermedades de interés en salud pública (ETVs) y facilitar el acceso de todos los ciudadanos de la información básica de la vigilancia entomológica en Colombia

Sistema de información de administración de muestras- Enterprise

Red de laboratorios Proveer a los laboratorios del INS de una herramienta informática que les permita administrar y controlar el flujo de información referente a las pruebas de alta complejidad realizadas dentro del INS

Sistema de información de hemovigilancia. Red de laboratorios

Sistema de información de Programas de Evaluación externa del desempeño( picap, química clínica ente otros)

Red de laboratorios

La Dirección de Redes en Salud Pública debe contar con una plataforma y supórtales para cada Programa de Evaluación externa del desempeño -PEED-, con despliegue de toda la información relacionada con los PEED que se ofertan en el INS de acuerdo con la estructura y lineamientos de su página web, estrategia de gobierno en línea y los requerimientos y criterios técnicos establecidos para cada programa por parte de los grupos responsables de la Dirección de Redes en Salud Pública. (los PEED permiten vigilar la calidad de los resultados exámenes de laboratorio de interés en salud pública realizados por laboratorios de diagnóstico en todo e territorio nacional, por ello, el laboratorio nacional de referencia del INS desarrolla PEED con lo cual se evalúa la confiabilidad de los resultados de los laboratorios participantes y establece mecanismos para el mejoramiento continuo de los procedimientos de diagnóstico y retroalimentación a través de asesorías y asistencias técnicas).

Sistemas de información de la Red de trasplantes:-RDTC-

Red de laboratorios

Software RDTC, es un sistema de información o registro Nacional de Información de las listas de espera de receptores para trasplante de riñón, hígado y corazón, diferenciando el estado activo, inactivo y trasplantado de cada receptor; los datos de los donantes de órganos y tejidos, diferenciando en estado activo, inactivo y rescatado de cada donante y los datos de obtención, procesamiento y distribución de tejido ocular, tejido óseo y válvulas cardíacas. Esta información es ingresada por las IPS habilitadas con programas de trasplante, médicos coordinadores operativos, bancos de tejido y laboratorios de Inmunogenética que hacen parte de la Red de Donación y Trasplante a nivel Nacional y es administrado por la Coordinación de la Red de donación y trasplantes en cabeza del Instituto Nacional de Salud, en la ciudad de Bogotá., es un sistema de información o registro Nacional de Información, con bases de datos, que administra mediante módulos: las listas de espera de receptores para trasplante de riñón, hígado y corazón, diferenciando el estado activo, inactivo y trasplantado de cada receptor; los datos de los donantes de órganos y tejidos, diferenciando en estado activo, inactivo y rescatado de cada donante y los datos de obtención, procesamiento y distribución de tejido ocular, tejido óseo y válvulas cardíacas. Esta información es ingresada por las IPS habilitadas con programas de trasplante, médicos coordinadores operativos, bancos de tejido y laboratorios de Inmunogenética que hacen parte de la Red de Donación y Trasplante a nivel Nacional y es administrado por la Coordinación de la Red de donación y trasplantes en cabeza del Instituto Nacional de Salud, en la ciudad de Bogotá.

Sistema de información administrativos adicionales al SIIF: Pct:inventarios; Humano :nomina; Merlín: reportes de costos

Procesos de apoyo Pct:inventarios; Humano :nomina; Merlín: reportes de costos

Sistemas de información integrado de gestión Procesos de apoyo Sistema de administración de la información de planeación institucional

Sicop- sistema de información de gestión de calidad Procesos de apoyo Sistema de información Documental del sistema integrado de gestión

sistema de información de correspondencia Procesos de apoyo Sistema de administración y tramite de correspondencia en línea



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Con corte junio 30 se evidencia el desarrollo de las siguientes actividades de la Oficina TIC:

Desarrollo, mantenimiento y actualización de los sistemas de información relacionados con SIVICAP, SIVIEN y IAAS.

Desarrollo del PCC, iniciando con el módulo para la inscripción en línea y registro de resultados para el programa de Control de Calidad en Química Clínica y Hematología.

Adquisición e implementación de herramienta centralizada para la generación de llamadas.

Formulación del Proyecto Comunicaciones Unificadas – plataforma Microsoft Lync Server.

Proyecto de Modernización del cableado estructura INS.

Adquisición de: Solución de tarificación de control de llamadas (integrado a la planta telefónica), Licencias de Software.

Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad

El INS ha puesto a disposición de sus usuarios y/o grupos de interés, diferentes medios de acceso a la información

donde se relacionan los canales de atención al ciudadano que se encuentran en funcionamiento:

Canal Virtual:

Correo electrónico: [email protected] Redes Sociales: Twitter y Facebook. Página web www.ins.gov.co: Link información al ciudadano / Sistema de peticiones, quejas y reclamos.

Canal Telefónico:

Call Center de la entidad 2207700 ext 1703-1704 Línea gratuita 018000113400 Fijo y Móvil marca 100 opción 1-7-1 Gobierno en línea Min TIC fijo 5953525 opción 7 Línea gratuita nacional 01800952525 opción 7

Canal Escrito:

Ventanilla Única de Correspondencia –Avenida calle 26 No 51-20 Buzón de sugerencias: 4 buzones ubicados en recepción, entrada bloque A, facturación y biblioteca.

Canal Presencial:

Oficina atención al ciudadano Avenida calle 26 No 51-20. Bloque A primer piso.

De igual manera se garantiza el registro de la información que se procesa al interior de la Entidad, proveniente del

ejercicio de su misión institucional, la cual se obtiene de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión

de la misma, en procura de la realización efectiva y eficiente de las operaciones, soporte para la toma de decisiones y la

divulgación a la ciudadanía y partes interesadas.

El INS cuenta con cuatro buzones de sugerencias ubicados en recepción, entrada bloque A, facturación y biblioteca,

como mecanismo de comunicación transparente con la comunidad y los servidores públicos INS.

La herramienta Sistema Integrado de Planeación - SIP, permite el manejo de la información y resultados de los

planes de acción y de los indicadores de la entidad. Se realiza la retroalimentación trimestral de los resultados de cada uno de los procesos.

Se implementó la telefonía IP, la cual es una tecnología que permite realizar comunicaciones de voz utilizando redes de datos (IP), es decir, Internet, para lo cual se generó un despliegue de servicios a nivel de la red y de equipos de comunicación activos. En coordinación con el área administrativa y financiera se contrataron los servicios de mantenimiento a los aplicativos de PCT, HUMANO y Merlín.

La política de gobierno en línea sigue avanzando con éxito en su implementación, mediante la adhesión al convenio

FONADE–FONTIC el INS garantiza la prestación de los servicios la operación integral de las soluciones



pág. 23

tecnológicas de Gobierno en línea, la plataforma de interoperabilidad y la infraestructura y servicios asociados a la

Intranet Gubernamental.

Se garantiza la actualización de los portales instituciones y se crean nuevos portales para informar a la comunidad

diferentes resultados de la gestión institucional.

Las redes sociales y la gestión de información directa con la comunidad se fortalece con actividades que apuntan al

cumplimento de actividades de Gobierno en línea.

Se contrato el canal dedicado de internet, con la empresa de telecomunicaciones de Bogotá ETB SAP, con la cual se contó con el servicio 7X24 de un Canal de dedicado 20 MB, un Canal de respaldo de 20 MB y 48 direcciones públicas para publicación de sitios de interés nacional. La plataforma tecnología del INS también se articula con la Red de alta velocidad del estado -RAVEC- y desde donde se trabaja entre otros sistemas con el SIIF –sistema de información financiera.

Recomendaciones

Teniendo en cuenta la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI según Decreto No 943 del 21 de mayo del 2014, el cual fija

plazo máximo para su implementación, siete meses contados a partir de la publicación del decreto en referencia, se recomienda a la alta

Dirección generar las directrices para su cumplimiento.

Teniendo en cuenta la primera fase que corresponde al CONOCIMIENTO, la cual especifica que las entidades deberán realizar una lectura a fondo del manual de implementación MECI, con el fin de comprender la dimensión de los cambios que se realizan, y realizar las sensibilizaciones necesarias al interior de las entidades, para que los servidores públicos conozcan de manera general la actualización del Modelo; el INS con corte a 30 de junio de 2014, La Oficina de Control interno en desarrollo de la gestión de autocontrol realizó la socialización de la actualización del modelo MECI a través del Boletín OCI mes de junio 2014 cuyo tema fue: “EL MECI SE ACTUALIZA COMO HERRAMIENTA GERENCIAL PARA EL CONTROL A LA GESTION PUBLICA”. De igual manera se programó socialización de los principales cambios MECI para ser presentados en comité de Dirección.

Se recomienda la realización de ejercicios de sensibilización para dar a conocer al personal del INS la actualización del MECI permitiendo el

empoderamiento y el conocimiento necesario en esta etapa de implementación.

Realizar plan de trabajo frente a las debilidades descritas en el presente informe de seguimiento, definiendo actividades, responsables y

tiempos de ejecución (No deben superar el 31 de diciembre del 2014). Igualmente reportar avances periódicos de la gestión.

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