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ººººº CONTROL INTERNO
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL
CONTROL INTERNO
JEFE OFICINA DE
CONTROL
INTERNO
ALECYS ORTIZ
ORELLANO
PERIODO EVALUADO 12 DE
JULIO A 11 DE NOVIEMBRE
2018
INTRODUCCIÓN Y ALCANCE
En cumplimiento de la Ley 1474 de 2011, artículo 9, que establece que el Jefe de
Control Interno debe publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la Entidad,
el Informe Pormenorizado del Estado del Control Interno se procede a elaborar y
publicar el Informe de la Alcaldía Municipal de Galapa, correspondiente al período
comprendido entre el 12 de Julio al 11 de Noviembre 2018.
Es pertinente recordar que mediante el Decreto 1499 de 2017, "Por medio del cual
se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector
Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el
artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, establece que el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión- MIPG, se adoptará por los organismos y entidades de los
órganos nacional y territorial de la rama Ejecutiva del Poder Público. Ordenando la
articulación del Sistema de Gestión con el Sistema de Control Interno previsto en la
Ley 87 de 1993 y la actualización del Modelo Estándar de Control Interno- MECI, a
través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG,
con carácter obligatorio para entidades tales como la Alcaldía Municipal de Galapa.
De acuerdo al reporte realizado en el mes de octubre de 2017, a través del
Formulario Único de Reporte de Avance de la Gestión - FURAG II, el Departamento
Administrativo de la Función Pública- DAFP, en el mes de abril de 2018, dio a
conocer los resultados de desempeño institucional, y desempeño por dimensiones
y políticas de la Alcaldía Municipal de GALAPA, quien obtuvo los siguientes
resultados:
RESULTADOS GENERALES DE DESEMPEÑO INSTITUCIONAL
ººººº CONTROL INTERNO
El índice de desempeño institucional refleja el grado de orientación que tiene la
entidad hacia la eficacia (medida en que se logra los resultados institucionales),
eficiencia (medida en que los recursos e insumos son utilizados para alcanzar los
resultados) y calidad (medida en la que se asegura que el producto o prestación
del servicio responde a atender las necesidades y problemas del grupo de valor).
El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa en su desempeño institucional
correspondió a 70.2 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación
realizada al grupo par (Metodología adoptada por el DAFP).
Puntaje Entidad Valores de Referencia
Puntaje máximo Quintiles
grupo par 1 2 3 4 5
70,2 94,4
70,2
RESULTADOS DE DESEMPEÑO POR DIMENSIÓN Y POLÍTICAS DIMENSIÓN DE TALENTO HUMANO. MIPG concibe al talento humano como el activo más importante con el que cuentan las entidades sin el cual sería imposible gestionarse y lograr sus objetivos y resultados. El talento humano lo conforman todas las personas que laboran en la entidad y contribuyen con su trabajo al cumplimiento de su propósito fundamental, y a garantizar derechos y responder demandas de los ciudadanos, en el marco de los valores del servicio público El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa en esta dimensión correspondió a
61.8 puntos, siendo un puntaje bajo de acuerdo a la evaluación realizada al grupo
par.
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Política de Integridad
Puntaje Entidad Valores de Referencia
Puntaje máximo Quintiles
grupo par 1 2 3 4 5
72,5 91,3
72,5
DIMENSIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN
Puntaje Entidad Valores de Referencia
Puntaje máximo Quintiles
grupo par 1 2 3 4 5
65,9 91,2
65,9
Puntaje Entidad
Valores de Referencia
Puntaje máximo Quintiles
grupo par 1 2 3 4 5
61.8 88,0
61,8
ººººº CONTROL INTERNO
Política de Planeación Institucional
Puntaje Entidad Valores de Referencia
Puntaje máximo Quintiles
grupo par 1 2 3 4 5
66,0 88,9
66,0
DIMENSIÓN DE GESTION CON VALORES PARA RESULTADOS El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa en esta dimensión correspondió a 72.2 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par. Política de fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa para esta política correspondió a 70.2 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par. Política de gobierno digital El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa para esta política correspondió a 70.2 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par. Política de seguridad digital El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa para esta política correspondió a 55.4 puntos, siendo un puntaje bajo de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par. Política de participación ciudadana en la gestión pública El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa para esta política correspondió a 72.6 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par. Política de racionalización de trámites El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa para esta política correspondió a 65.1 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par.
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Política de servicio al ciudadano El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa para esta política correspondió a 66.6 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par.
DIMENSIÓN DE EVALUACIÓN DE RESULTADOS
El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa en esta dimensión correspondió a 68.4 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par. Política de seguimiento y evaluación del desempeño Institucional El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa para esta política correspondió a 70.1 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par.
DIMENSIÓN DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa para esta política correspondió a 70.4 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par. Política de gestión documental El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa para esta política correspondió a 73.6 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par. Política transparencia, acceso a la información y lucha contra la corrupción El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa para esta política correspondió a 70.1 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par.
DIMENSIÓN DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA INNOVACIÓN El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa para esta política correspondió a 70.7 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par.
DIMENSIÓN DE CONTROL INTERNO
El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa en esta dimensión correspondió a 71.6 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par. Componente ambiente de control
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El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa en este componente correspondió a 61.7 puntos, siendo un puntaje bajo de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par. Componente de gestión del riesgo El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa en este componente correspondió a 72.7 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par. Componente de actividades de control El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa en este componente correspondió a 66.0 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par. Componente de información y comunicación El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa en este componente correspondió a 70.6 puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par. Componente de actividades de monitoreo El puntaje obtenido por la Alcaldía de Galapa en este componente correspondió a 73.3
puntos, siendo un puntaje alto de acuerdo a la evaluación realizada al grupo par.
En la Alcaldía Municipal de Galapa, ha sido compromiso permanente de la Alta
Dirección la promoción e implementación de herramientas de control dentro de la
mejora continua.
En el marco del proyecto de implementación del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión MIPG, se revisó el Modelo de Operación por procesos, identificándose la
necesidad de actualización del Mapa de Procesos Institucional en aras de promover
la estandarización de las actividades necesarias para dar un mayor cumplimiento y
evaluación a la misión y objetivos de la Alcaldía de Galapa, coadyuvando a que las
operaciones se realicen de manera continua, y garantizando la generación de
productos y servicios de calidad.
1. AMBIENTE DE CONTROL
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La revisión y actualización del modelo de operación por procesos implicó la
variación de los procesos que integran cada uno de los macro procesos:
estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación a la gestión. El Mapa de
Procesos institucional pasó de contener doce (12) procesos a dieciocho (18).
La actividad fue desarrollada en conjunto entre la Alta Dirección, los responsables
de los procesos, Control Interno y con el acompañamiento y orientación de los
consultores de la Corporación Educativa para la Investigación y Desarrollo
Intelectual en Talento Humano, Finanzas y Tecnología CEIFIT.
Por último, en el mismo sentido de la revisión y actualización del Modelo de
Operación por Procesos, se revisaron y actualizaron los planes de acción por
procesos, de acuerdo con las directrices para la integración de los planes
institucionales y estratégicos de los planes de acción en las entidades del Estado
expresados en el Decreto 612 de 2018.
De otra parte El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, en lo transcurrido de la presente vigencia, llevó a cabo reunión en la cual se aprobó del Plan Anual de Auditoría vigencia 2018. En cuanto al cumplimiento de las funciones de supervisión del desempeño del Sistema de Control Interno, y de identificación de mejoras que se requieran, en desarrollo del componente No. 5 “Actividades de Monitoreo o Supervisión continua”, realizaron seguimientos y auditorias por parte de la Oficina de Control Interno, y se presentaron los informes y resultados, los cuales contienen las recomendaciones y sugerencias en relación con algunas mejoraras y ajustes que se consideraron pertinentes. Durante este periodo se hicieron (6) nombramientos: Francisco Barrios Ortega, Jefe oficina jurídica, nombrado mediante el decreto N.123 del 02 de agosto del 2018.
Luis Gómez Avendaño, secretario de Hacienda, nombrado mediante el decreto N.120 del 30 de julio. Marco Tulio Rojas, secretario de tránsito, nombrado mediante decreto N. 127 del 09 de agosto. Ivonne Meza, profesional universitario, nombrada mediante decreto N.130 del 17 de agosto. Elsa Marín técnico operativo, nombrada mediante decreto N.146 del 03 de octubre.
Manuel Pérez Barandica, secretario de Gobierno, nombrado mediante el decreto N 153 del 24 de octubre. Omar Torrado, secretario de desarrollo territorial, nombrado mediante el decreto N 156 del 07 de noviembre.
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Durante las actividades realizadas por el comité paritario de seguridad y salud en el trabajo COPASST se practicó:
El día 7 septiembre de la anualidad se realizó capacitación sobre cómo funcionan
los miembros del copasst y comité de convivencia
El día 22 de agosto se realizó capacitación de promoción de riesgo psicosocial a
los miembros del copasst y comité de convivencia
Se realizó actividad de clima laboral por motivo de amor y amistad con salida al
centro recreacional turipana ubicado en el municipio de tubara, a través del cual
se buscó el fortalecimiento de los valores y la importancia del trabajo en equipo.
El 24 de octubre se realizó simulacro Nacional de respuesta de emergencia y
desastre.
Permanentemente se realizaron anuncios organizacionales, (cumpleaños, sentidos
pésame, fechas especiales), se otorgaron licencias y permisos solicitados por el
personal.
Se viene insistiendo en la secretaria general la importancia significativa que tiene
la implementación y actualización del código de éticas en la entidad.
La oficina de control interno realizo el seguimiento mensual y emitió el informe
trimestral correspondiente al periodo 1 de julio al 30 de septiembre del 2018 de
austeridad y eficiencia del gasto público y genero las respectivas recomendaciones.
La Alcaldía Municipal de Galapa, implementó la aplicación de las guías expedidas
por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, para el manejo
y seguimiento a los riesgos que afectan los procesos y el logro de los objetivos
misionales.
Se ha venido realizando mesas de trabajo para la actualizaron de los mapas de
riesgos donde se incorporarán las causas y consecuencias de la ocurrencia de los
eventos identificados y los controles para su manejo. Actualmente se está
realizando la mejora de los riesgos en cada uno de los procesos y los controles para
su medición y posterior evaluación.
2. EVALUACION DE RIESGOS
ººººº CONTROL INTERNO
El rediseño del Modelo de Operación por Procesos implicó también la revisión de
los mapas de riesgos institucionales y por procesos, identificándose la necesidad
de actualización y unificación con los riesgos de corrupción de acuerdo con la nueva
guía metodológica proporcionada por el Departamento Administrativo de la Función
Pública DAPF versión 2017 para gestión de riesgos de gestión y corrupción.
En consecuencia, se construyeron los riesgos de corrupción, aplicando la
metodología antes señalada y generando los mapas de riesgos integrados por
procesos e institucional.
Para el caso de la elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción, se dio aplicación
a la metodología adoptada por el Departamento Nacional de Planeación,
estableciendo las actividades a realizar en el Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano, adoptado mediante la Resolución 070 de 2018. Publicado en la página
web de la entidad www.alcaldia-atlantico.gov.co.
Conforme a lo establecido en MIPG, la alcaldía municipal de Galapa cuenta con
manual de procesos y procedimientos y con políticas de operaciones definidas e
implementadas; como es el caso de manual de políticas contables.
Se envían oficios por parte de la Oficina Asesora de Control Interno, con el fin de
solicitar dar estricto cumplimiento al reporte de avances de los planes de
mejoramiento suscritos con entidades tales como: Contraloría General de la
República, Archivo General de la Nación, Contraloría Departamental.
La información a usuarios internos y externos de la Administración Municipal se
promueve especialmente mediante medios electrónicos como el correo electrónico
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
4. INFORMACION Y COMUNICACION
ººººº CONTROL INTERNO
institucional, grupos internos de whatsApp y físicos como las carteleras
institucionales. Para comunicar de manera oportuna, clara e innovadora los
programas, proyectos, obras, contratos, administración de recursos y gestión en
general de la Administración Municipal, se crearon estrategias tales como: creación
y manejo de las redes sociales, para brindar información veraz y oportuna al
instante. Las distintas redes se actualizan diariamente y al instante que se produce
la información. Los canales utilizados son Facebook: Alcaldía de Galapa “La Puerta
del Caribe Viva”, Twitter, Instagram y YouTube: Alcaldía de Galapa y la página web
de la Alcaldía Municipal de Galapa - www.galapa-atlantico.gov.co.
Así mismo, se creó la estrategia de emitir boletines de prensa y comunicados a los medios de comunicación locales, departamentales y nacionales; con el propósito de mantener informada a la opinión pública. Se envía permanentemente información a la emisora comunitaria del municipio con el fin de que los radioescuchas de los sectores alejados, como veredas y corregimiento, también se enteren de los acontecimientos que realiza la administración. Con el objetivo de que la información de los eventos programados llegue a cada ciudadano, se viene realizando volanteo en los barrios y sectores más alejados de la municipalidad y alterno a ello, un perifoneo donde se brinda información detallada de las actividades. Se instala publicidad de todos los eventos a realizar en las distintas tiendas y locales comerciales del municipio.
Las dependencias realizaron autodiagnóstico con el fin de valorar cada una de las
dimensiones en las cuales se estructura MIPG, y determinar su gestión, fortalezas
y debilidades y con base en estas se tomaron medidas de acción que fueron tenidas
en cuenta en la elaboración del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano,
adoptado por la Entidad y publicado en su página webwww.galapa-atlantico.gov.co.
La Oficina Asesora de Control Interno efectuó seguimiento con corte a 31 de agosto
de 2018, al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, evaluando el porcentaje
de avance al cumplimiento de las actividades propuestas en cada componente,
publicado en la página web. Así mismo, se realizó seguimiento al cumplimiento de
las políticas de austeridad en el gasto público, elaborando el respectivo informe con
las recomendaciones pertinentes.
5. ACTIVIDADES DE MONITOREO
NFORMACION Y COMUNICACION
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De igual manera, se realizó seguimiento al avance de los planes de mejoramiento
suscritos con el Archivo General de la Nación.
Y en desarrollo de sus roles y competencias funcionales, efectuó auditoria en casa
de la cultura del municipio y Secretaria de Hacienda este período cumpliendo lo
estipulado en el plan de auditoria anual, buscando mejorar los procesos internos y
minimizando todos los posibles riesgos.
Elaborando el respectivo informe de auditoría el cual fue enviado al despacho del
señor Alcalde Municipal y las respectivas secretarias, con las conclusiones y
recomendaciones para efectos de que se tomen las medidas que se crean
necesarias frente a estos resultados; buscando mejorar los procesos internos y
minimizando todos los posibles riesgos.
Igualmente se realizó seguimiento y monitoreo a las Peticiones, Quejas, Reclamos
y Denuncias- PQRSD, y a los diferentes canales de atención.
La Oficina Asesora de Control Interno viene realizando monitoreo y seguimiento al
cumplimiento de los derechos de petición y acciones de tutela.
Realizar la implementación y ajustes para dar cumplimiento a lo establecido en el
Decreto 1499 de 2017, relacionado con la integración y articulación del Modelo
Integrado de Gestión y Planeación- MIPG, a partir del resultado del autodiagnóstico
realizado por las diferentes dependencias, como herramienta dispuesta por el
DAFP, el cual se encuentra liderado por la Secretaría de Planeación.
Continuar con la socialización y la implementación del Modelo Integrado de Gestión
y Planeación- MIPG, con el fin de asegurar la responsabilidad de las tres líneas de
defensa.
Crear mediante acto administrativo el Comité Institucional de gestión y desempeño,
encargado de orientar la implementación y operación del MIPG, y que sustituirá los
demás Comités que tengan relación con dicho sistema.
Realizar la actualización del Código de Ética dándole participación a quines de
manera directa interactuan para lograr los objetivos institucionales trazados.
RECOMENDACIONES
ACTIVIDAMONITOREO NFORMACION Y
COMUNICACION
ººººº CONTROL INTERNO
Implementación de la ventanilla única al servicio de la comunidad, se hace necesario
vincular al proceso un software que permita manejar la trazabilidad de las PQR´S, y
que permita la consolidación de las mismas para el manejo de las acciones
correctivas en cuanto a los tiempos de respuesta.
Dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 612 del 4 de abril de 2018, en lo
referente a la integración de los planes institucionales al plan de acción de que trata
el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011. (1-Plan Institucional de Archivo- PINAR, 2-
Plan Anual de adquisiciones- PAA, 3. Plan anual de vacantes, 4- Plan de Previsión
de Recursos Humanos, 5- Plan Estratégico de Talento Humano, 6-Plan Institucional
de Capacitación- PIC, 7- Plan de Incentivos Institucionales, 8- Plan de Trabajo Anual
en Seguridad y Salud en el trabajo, 9- Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano-
PAAC, 10-Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones-
PETI, 11- Plan de tratamiento de riesgo de Seguridad y Privacidad de la Información
y 12- Plan de Seguridad y Privacidad de la Información, publicándolos en la página
web de la Alcaldía Municipal de Galapa.
ALECYS ORTIZ ORELLANO
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO