Bolet im Informat ivo nº 04 – CGDOc

C E N T R O D E G E S T Ã O D O C U M E N TA L - R U A Á L VA R E S M A C I E L , N º 5 8 , S A N TA E F I G Ê N I A – B H T E C E P 3 0 1 5 0 – 2 5 0 - T E L : ( 0 3 1 ) 3 3 0 7 - 0 4 1 5 / e - m a i l : : c g d o c @ p m m g . g o v . b r

B O L E T I M I N F O R M A T I V O

C e n t r o d e G e s t ã o D o c u m e n t a l

Edição nº. IV Agosto 2013

Este boletim informativo vai ao

encontro de uma crescente demanda de

informações e orientações a respeito dos

procedimentos da gestão documental,

sobre a classificação e a avaliação de

documentos, sobre as legislações, a

criação, os objetivos e as atribuições da

Comissão Permanente de Avaliação de

Documentos (CPAD-LAI).

É de grande relevância que

gestores e autoridades detentores de

acervos documentais públicos, entendam

a sua responsabilidade de implementar a

gestão arquivística em suas Unidades.

Dessa forma garante-se a preservação

desses acervos e principalmente o seu

acesso pleno à sociedade. O CGDoc

pretende responder às principais

perguntas que chegam à Seção de

Orientações Técnicas e assim, contribuir

para a formação e para a sensibilização

dos militares. A fim de que esses possam

proceder à gestão documental na Polícia

Militar de Minas Gerais e

fundamentalmente, cumprir o que é

previsto na Lei de Acesso à Informação

Pública.

Quais os primeiros atos legais

destinados a regulamentar e a

normatizar uma política nacional de

arquivos?

Os documentos da Polícia Militar

são patrimônio público, tanto no sentido

administrativo quanto do ponto de vista

cultural. É dever das instituições

públicas zelar por esse patrimônio e

propiciar o seu acesso, assegurando o

direito à informação, garantido pela

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Constituição Federal. A Constituição

Federal de 1988, no art. 216, § 2º,

determina que cabe à administração

pública, na forma da lei, tanto a gestão

da documentação governamental quanto

as providências para franquear sua

consulta a quantos dela necessitem. O

comando constitucional foi em parte

regrado pela Lei Federal nº 8.159/1991 e

de acordo com a referida lei, constituem

deveres do Poder Público, a gestão

documental e a proteção especial a

documentos de arquivos, como

instrumento de apoio à administração, à

cultura e ao desenvolvimento científico e

como elementos de prova e de

informação.

O que é a Lei de Acesso?

A Lei Federal 12.527, também

conhecida como Lei de Acesso à

Informação, foi criada em 18 de

novembro de 2011 e tem por finalidade

regular o acesso a informações previsto

no inciso XXXIII do art. 5º e no inciso II

do § 3o do art. 37 e no § 2º do art. 216

da Constituição Federal. Destina-se, a

observância “da publicidade como

preceito geral e do sigilo como exceção.”

Existe em Minas Gerais alguma

regulamentação criada no mesmo

sentido?

Em Minas Gerais, foi criado o

Decreto Estadual 45.969, de 24 de maio

de 2012, com a finalidade de regular o

acesso à informação no âmbito do Poder

Executivo. Tal medida somente é

necessária para dar operacionalidade à

Lei 12.527/2011 em cada

instrumentalidade pública, para que

futuramente ninguém possa argumentar,

em caso de negativa ao acesso à

informação, que deixou de cumprir a Lei

por ausência de regulamentação.

O que regulamenta a CPAD?

Segundo o Decreto Estadual

40.186 de 22 de dezembro de 1998 em

seu Art. 5O os dirigentes de órgão ou

entidade do Poder Executivo deverão

constituir, no prazo de sessenta (60) dias

contados da publicação deste Decreto,

Comissão Permanente de Avaliação de

Documentos de Arquivo (CPAD). Essa

comissão terá a responsabilidade de

orientar e realizar o processo de análise,

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avaliação e seleção dos documentos

produzidos e acumulados no seu âmbito

de atuação, tendo em vista a

identificação dos documentos para

guarda permanente e a eliminação

daqueles destituídos de valor probatório

e informativo.

Também a Lei Estadual 19.420,

de 11 de janeiro de 2011, artigo 12,

prescreve que “serão constituídas

comissões de avaliação de documentos

de arquivo em cada unidade

administrativa dos órgãos e dos Poderes

do Estado, nas entidades por ele

constituídas, bem como nas entidades

privadas prestadoras de serviço público.

Sob a coordenação da instituição

arquivística pública responsável, as

comissões trabalharão com o objetivo de

selecionar os documentos de guarda

permanente e os que, destituídos de

valores probatório e informativo, deverão

ser eliminados.”

O Parágrafo único da lei que diz

que “as comissões a que se refere o caput

deste artigo elaborarão os instrumentos

técnicos de gestão de documentos, os

quais serão submetidos à aprovação das

instituições arquivísticas competentes.”

O que é CPAD-LAI? E quais suas

atribuições?

A sigla CPAD-LAI significa

Comissão Permanente de Avaliação de

Documentos. A sigla LAI (Lei de Acesso à

Informação) foi acrescentada pela PMMG

para não ser confundida com Comissão

de Processo Administrativo Disciplinar. A

CPAD-LAI foi regulamentada através da

Resolução nº 4246, de 09 de abril de

2013, que criou a Comissão e as

Subcomissões Permanentes de Avaliação

de Documentos e conforme previsto em

seu artigo 2º e incisos:

“Compete à CPAD-LAI e

SubCPAD-LAI, além das determinações

constantes do Decreto Estadual nº

40.186/1998:

I – Orientar e realizar o processo

de análise, avaliação e seleção dos

documentos produzidos e acumulados

no arquivo das diversas Unidades da

Polícia Militar, tendo em vista a

identificação dos documentos para

guarda permanente e a eliminação

daqueles destituídos de valor probatório

e informativo;

II – Propor métodos de

arquivamento voltados ao melhor

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aproveitamento do espaço físico

disponível nas Unidades;

III – Submeter-se às instruções de

procedimentos expedidas pelo Conselho

Estadual de Arquivos (CEA), nos termos

do Decreto Estadual nº 40.186/1998,

adequadas às diversas categorias de

documentos sob análise.”

O que é CPADS-LAI?

As CPADS-LAI são as Comissões

Permanentes de Avaliação de

Documentos Sigilosos, a sigla LAI (Lei de

Acesso à Informação) foi acrescentada

pela PMMG para não ser confundido com

Comissão de Processo Administrativo

Disciplinar Sumário.

Qual o instrumento legal regula a

criação da CPADS-LAI? Qual sua

finalidade?

O art. 34 do Decreto Federal nº

7724/2012 traz que “os órgãos e

entidades poderão constituir Comissão

Permanente de Avaliação de Documentos

Sigilosos - CPADS, com as seguintes

atribuições:

I - opinar sobre a informação

produzida no âmbito de sua atuação para

fins de classificação em qualquer grau de

sigilo;

II - assessorar a autoridade

classificadora ou a autoridade

hierarquicamente superior quanto à

desclassificação, reclassificação ou

reavaliação de informação classificada em

qualquer grau de sigilo;

III - propor o destino final das

informações desclassificadas, indicando

os documentos para guarda permanente,

observado o disposto na Lei no 8.159, de

8 de janeiro de 1991; e

IV - subsidiar a elaboração do rol

anual de informações desclassificadas e

documentos classificados em cada grau

de sigilo, a ser disponibilizado na

Internet.”

O que vem a ser valor probatório e

informativo?

São valores secundários dos

documentos, ou seja, remetem ao uso

para outros fins que não aqueles para os

quais os documentos foram criados.

O valor probatório diz respeito às

provas de como está organizado uma

Instituição, seus modos de ação, suas

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políticas ao tratar de toda espécie de

questões, seus procedimentos, suas

realizações em geral. São documentos

que contribuem no processo político-

decisório e como precedentes para

diretrizes e procedimentos.

O valor informativo diz respeito

às informações essenciais sobre matérias

com que a organização lida, para fins de

pesquisa, de estudos e de valor histórico.

A qual instituição arquivística a PMMG

está subordinada?

PMMG, bem como todos os órgãos

do Poder Executivo, está subordinada ao

Arquivo Público Mineiro que é uma

superintendência da Secretaria Estadual

de Cultura. Sendo o Arquivo Público

Mineiro responsável por planejar e

coordenar o recolhimento de documentos

produzidos e acumulados pelo Poder

Executivo de Minas Gerais.

O que é Gestão de Documentos?

A Constituição Federal de 1988,

no art. 216, § 2º, determina que “cabe à

administração pública, na forma da lei,

tanto a gestão da documentação

governamental quanto as providências

para franquear sua consulta a quantos

dela necessitem.” O que é determinado

pela Constituição Federal foi regrado

pela Lei nº 8.159/1991, que diz em seu

texto que, “constituem deveres do Poder

Público a gestão documental e a proteção

especial a documentos de arquivos, como

instrumento de apoio à administração, à

cultura e ao desenvolvimento científico e

como elementos de prova e informação.”

Conforme a Lei Estadual nº

19.420, de 11 de janeiro de 2011, que

estabelece a política estadual de

arquivos, em seu artigo 5º, “considera-se

gestão de documentos o conjunto de

procedimentos e operações técnicas

relativas à produção, à classificação, à

tramitação, ao uso, à avaliação e ao

arquivamento de documentos, em fase

corrente e intermediária, visando a sua

eliminação ou a seu recolhimento para

guarda permanente.”

A gestão documental tem por

objetivo assegurar, de forma eficiente, a

produção, a administração, a

manutenção e a destinação dos

documentos; garantir que a informação

governamental esteja disponível quando

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e onde seja necessária ao governo e aos

cidadãos; assegurar a eliminação dos

documentos que não tenham valor

administrativo, fiscal, legal ou para

pesquisa científica.

É necessária uma nova gestão

documental na Unidade em que sirvo,

principalmente com o advento da Lei

Federal 12.527/2011?

A informação disponível ao

público é muitas vezes, o resultado de

um processo que reúne operações de

produção, de tramitação, de uso, de

avaliação e de arquivamento de

documentos. Para tanto, programas de

gestão precisam ser implementados e

aprimorados, pois, a gestão documental

auxilia na qualidade e agilidade do

franqueamento do acesso às informações

pelas instituições públicas.

Posso dar acesso a documentos

pessoais de militares/civis de minha

Unidade, caso seja consultado com

base na Lei Federal 12.527/2011?

O Art. 31 da Lei Federal

12.527/2011 diz que “o tratamento das

informações pessoais deve ser feito de

forma transparente e com respeito à

intimidade, à vida privada, à honra e à

imagem das pessoas, bem como às

liberdades e às garantias individuais.”

Diz o § 1º e incisos: “As informações

pessoais, a que se refere este artigo,

relativas à intimidade, vida privada,

honra e imagem:

I - terão seu acesso restrito,

independentemente de classificação

de sigilo e pelo prazo máximo de 100

(cem) anos a contar da sua data de

produção, a agentes públicos

legalmente autorizados e à pessoa a

que elas se referirem; e

II - poderão ter autorizada sua

divulgação ou acesso por terceiros diante

de previsão legal ou consentimento

expresso da pessoa a que elas se

referirem.”

Como proceder para eliminar

documentos da minha Unidade?

Deve ser observado o previsto na

Lei Estadual 19.420, de 11 de janeiro de

2011, conforme os artigos abaixo

mencionados:

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“Art. 11. São instituições

arquivísticas públicas de Minas Gerais

os arquivos mantidos pelos Poderes

Executivo, Legislativo e Judiciário, pelo

Ministério Público e pelo Tribunal de

Contas do Estado.

Art. 12. Serão constituídas

comissões de avaliação de documentos

de arquivo em cada unidade

administrativa dos órgãos e dos

Poderes do Estado, nas entidades por

ele constituídas, bem como nas

entidades privadas prestadoras de

serviço público. Sob a coordenação da

instituição arquivística pública

responsável, as comissões trabalharão

com o objetivo de selecionar os

documentos de guarda permanente e os

que, destituídos de valores probatório e

informativo, deverão ser eliminados.

Parágrafo único. As comissões a

que se refere o caput deste artigo

elaborarão os instrumentos técnicos de

gestão de documentos, os quais serão

submetidos à aprovação das

instituições arquivísticas competentes.

Art. 13. A eliminação de

documentos públicos depende da

aprovação das instituições arquivísticas

públicas a que se refere o art. 11 desta

Lei.

Art. 14. Serão publicados no

órgão oficial do Estado os editais de

eliminação de documentos, com a

divulgação dos prazos decorrentes da

aplicação das tabelas de temporalidade

dos órgãos a que os documentos

pertencem.”

Assim, a eliminação de

documentos, nos órgãos e entidades do

Poder Executivo do Estado de Minas

Gerais, ocorrerá depois de concluído o

processo de classificação e avaliação

conduzido por suas respectivas

Subcomissões Permanentes de

Avaliação de Documentos de Arquivo, e

mediante autorização do Arquivo

Público Mineiro, seguindo o que

determina e oriente a Deliberação nº 04

do Conselho Estadual de Arquivos –

CEA de 17 de dezembro de 1998, que

dispõe sobre procedimentos para

eliminação de documentos de arquivo

no âmbito dos órgãos e entidades

integrantes da Administração Pública

do Estado de Minas Gerais.

A eliminação de documentos

deverá ser efetuada por meio de

fragmentação manual ou mecânica, sob

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a supervisão do servidor responsável

por sua custódia, na presença de duas

testemunhas.

A título de exemplo de prazos de

guarda a ser cumpridos antes do

procedimento de eliminação, citamos a

previsto na Tabela de Temporalidade

regulamentada pelo Decreto Estadual

40187/1998, que trás em seu item

029.11 o assunto: “Controle de

Frequência, Livros, Folhas de Ponto,

Abono de Faltas, Horas Extras, Ponto

Facultativo e Dispensa de Ponto”.

Na PMMG, o que corresponde ao

exemplo citado anteriormente é a

“Escala de Serviço”, com previsão de 05

(cinco) anos na fase corrente, 47

(quarenta e sete) anos na fase

intermediária, perfazendo um total de

52 (cinquenta e dois) anos de guarda.

Existe alguma legislação na

Instituição que trata do assunto

eliminação de documentos?

Sim, os Memorandos Circular nº

93115/2008, nº 92868/2009, que

proíbem a eliminação de documentos

sem prévia avaliação da CPAD e

autorização do Arquivo Público Mineiro

e a devida publicação no Diário Oficial

do Estado das listas dos documentos a

serem eliminados.

EXPEDIENTE

- Chefe do Centro de Gestão Documental:

Ten Cel PM Antônio Fernando Munhoz

- Subchefe do Centro de Gestão Documental:

Maj PM Joedson Flaviano Gomes

- Redação: 2º Ten PM Mary Lúcia de Britto Santos, 2º

Ten PM Marilene Nascente Ferreira, 3º Sgt PM Helder

Ferreira Duarte, 3º Sgt PM Sandro Ricardo Rocha

Ribeiro e FC Vinicius Lopes Faria.

- Diagramação: Subten PM João Carlos Otoni

- Revisão: Profª Cristina Gonçalves F. de Souza Dutra