informaÇÕes informais na monitoraÇÃo do ambiente organizacional: um estudo exploratÓrio no...

INFORMAÇÕES INFORMAIS NA MONITORAÇÃODO AMBIENTE ORGANIZACIONAL:

UM ESTUDO EXPLORATÓRIO NO SETOR DE TI

Fernando Kuhn AndriottiOrientador: Prof. Dr. Henrique Freitas



Fernando Kuhn AndriottiOrientador: Prof. Dr. Henrique Freitas

Porto Alegre, 07 de março de 2008Porto Alegre, 07 de março de 2008

Informação & TI• O excesso de informação no ambiente impede que estejamos a par de tudo o que ocorre (DAVENPORT, 2001; DAFT et al., 1988)

• Monitorar o seu ambiente, ou seja, saber o que está ocorrendo ao seu redor é fundamental para a manutenção da vantagem competitiva das organizações (PORTER, 1986)

• A Tecnologia da Informação (TI) é uma das responsáveis pela captação de informação e mesmo gestão desta.

Introdução 1/3DelimitaçãoQuestão de pesquisaObjetivos (2)Elementos teóricos (2)Modelo teóricoMétodo (2)Resultados (5)Considerações finaisLimites/Contrib.

Excesso de informação• Apesar do avanço das TIs na gestão da informação, nem sempre elas permitem a gestão da informação informal, pouco estruturada (FREITAS; JANISSEK-MUNIZ, 2006)

• Organizações não precisam de mais informação e sim de informações úteis, relevantes e no momento adequado (FRISHAMMAR, 2002).

• Esta dificuldade em filtrar aquilo que é mais importante leva gestores e executivos a recorrerem a fontes de informações menos formais, mais pessoais (DAFT et al., 1988).


Informação informal

• É fundamental a organização ter boas fontes para monitorar o seu ambiente (SAPIRO, 1993), de modo a focar seu esforço em fontes, e informações, que sejam realmente relevantes (DEGENT, 1986).

• Segundo Davenport (2001) as informações mais importantes e valiosas estão na cabeça dos executivos.

• As informações recebidas de fontes informais permitem um maior nível de riqueza, detalhe e profundidade (AGUILAR, 1967; KEEGAN, 1974; BARBOSA, 1997, 2006; CHOO, 1999).


Delimitação do estudo?• Há muita informação disponível – cada vez mais difícil localizar o que é mais importante (DAVENPORT, 2001; COHEN, 2002; )

• Diversos autores estudaram a monitoração do ambiente, com base em informações formais (AGUILAR, 1967; SAPIRO, 1993; ABELS, 2002; BARBOSA, 2006)

• Apenas superficialmente as informações informais foram abordadas em alguns estudos (SMELTZER; FANN; NIKOLAISEN, 1988; FRISHAMMAR, 2003; ALBRIGHT, 2004)

• A informação informal na monitoração do ambiente é o tema deste estudo

Introdução (3)DelimitaçãoQuestão de pesquisaObjetivos (2)Elementos teóricos (2)Modelo teóricoMétodo (2)Resultados (5)Considerações finaisLimites/Contrib.

Questão de pesquisa

De que forma os executivos da área de TI lidam com as informações informais nas suas atividades de monitoração do ambiente e de tomada de decisão?


Objetivo geral

Identificar e analisar o uso da informação informal por executivos (usuários) e por especialistas (fornecedores) à luz das diferentes dimensões de monitoração do ambiente.

Introdução (3)DelimitaçãoQuestão de pesquisaObjetivos (1/2)Elementos teóricos (2)Modelo teóricoMétodo (2)Resultados (5)Considerações finaisLimites/Contrib.

Objetivos específicos

• Identificar na literatura elementos que possibilitem uma melhor compreensão de monitoração do ambiente, assim adotando um elenco de dimensões desta;

• Com base nas diferentes dimensões de monitoração do ambiente, compreender de que forma especialistas (aqui fornecedores de informação informal) coletam, armazenam e disseminam a informação;

• Com base nas diferentes dimensões de monitoração do ambiente, compreender de que forma executivos (aqui usuários de informação informal) coletam, armazenam, usam e disseminam a informação.

Introdução (3)DelimitaçãoQuestão de pesquisaObjetivos (2/2)Elementos teóricos (2)Modelo teóricoMétodo (2)Resultados (5)Considerações finaisLimites/Contrib.

Elementos teóricos

• FontesSapiro (1993)

- Seleção- Classificação

Degent (1986)- Avaliação constante- Foco nas que forem relevantes

• ArmazenamentoAaker (1983)

- Grande exposição a informações- Muitas informações perdidas- Importância em haver um sistema, simples ou

complexo, para armazenar

Introdução (3)DelimitaçãoQuestão de pesquisaObjetivos (2)Elementos teóricos (1/2)Modelo teóricoMétodo (2)Resultados (5)Considerações finaisLimites/Contrib.

• Forma de coletaDaft e Weick (1984)

- 100% infos, com 100% custo / 80% info, 20% custoFreitas e Janissek (2006)

- forma de coleta influencia diretamente o custo

• Exploração/DisseminaçãoChoo (2005)

- Interpretar e dar sentido- Entender o presente e planejar o futuro

• FinalidadeChoo (2001)

- tomada de decisão- planejamento estratégico- redução das incertezas

Elementos teóricos

Introdução (3)DelimitaçãoQuestão de pesquisaObjetivos (2)Elementos teóricos (2/2)Modelo teóricoMétodo (2)Resultados (5)Considerações finaisLimites/Contrib.

Dimensões da Monitoração

Fontes que devem ser monitoradas

Onde armazenar as infoscoletadas

Abrir o acesso a outros dentro da organização

Escolher corretamente as formas de coleta

Com qual finalidade é realizada a monitoração

Simon (1965); Aaker (1983); Albright (2004)


Método de pesquisa• Pesquisa de natureza exploratória e qualitativa

• Técnica para coleta dos dados: entrevistas em profundidade

• Foco da análise: monitoração do ambiente e tomada de decisão com base em informações informais

• Estudo estruturado em duas etapas de coleta de dados:– Fornecedores (especialistas em fornecer informação)

• 2 jornalistas– Usuários (executivos usuários de informação)

• 5 executivos, presidentes ou diretores, de empresas de TI da região metropolitana

Introdução (3)DelimitaçãoQuestão de pesquisaObjetivos (2)Elementos teóricos (2)Modelo teóricoMétodo (1/2)Resultados (5)Considerações finaisLimites/Contrib.

Desenho de pesquisa

Introdução (3)DelimitaçãoQuestão de pesquisaObjetivos (2)Elementos teóricos (2)Modelo teóricoMétodo (2/2)Resultados (5)Considerações finaisLimites/Contrib.

Fontes informais

• Fontes

Introdução (3)DelimitaçãoQuestão de pesquisaObjetivos (2)Elementos teóricos (2)Modelo teóricoMétodo (2)Resultados (1/5)Considerações finaisLimites/Contrib.

QUEM FONTES DE INFORMAÇÕES INFORMAIS CITADAS FORNECEDOR 1 E-mail, diretor de departamento de TI, clientes, funcionários de

empresas, colega de trabalho, profissionais de informática, amigos, empresários de TI, pessoas do mercado

FORNECEDOR 2 Entidades, empresários, colega de trabalho, colega de profissão, dirigentes, pessoas do mercado de TI, blogs

USUÁRIO 1 Clientes, formadores de opinião, grupos de discussão, outros profissionais, concorrentes

USUÁRIO 2 Colegas de trabalho, profissionais do mercador de TI, colegas de profissão

USUÁRIO 3 Diretores, colegas de trabalho, pessoas de outras empresas, amigos, clientes, parceiros de comercialização,

USUÁRIO 4 Clientes, colegas de trabalho, concorrentes, distribuidores, outras subsidiárias, percepção

USUÁRIO 5 Colegas de trabalho, clientes, matriz

• Fontes informais aparecem com destaque, no entanto, com uma baixa nota de confiabilidade (5) em relação às fontes formais (7)

De que forma coleta

• Formas de coleta


QUEM DE QUE FORMA COLETA FORNECEDOR 1 Conversas face-a-face, pesquisas em documentos, informação

espontânea, comunicador instantâneo, telefone, e-mail FORNECEDOR 2 Conversas face-a-face, pesquisas em documentos, informação

espontânea, comunicador instantâneo, telefone, e-mail USUÁRIO 1 Conversas face-a-face, encontros informais, entrevistas, pesquisa em

documentos, e-mail USUÁRIO 2 Conversas face-a-face, encontros informais, entrevistas, pesquisa em

documentos, e-mail USUÁRIO 3 Conversas face-a-face, encontros informais, pesquisa em

documentos, e-mail USUÁRIO 4 Conversas face-a-face, encontros informais, pesquisa em

documentos, e-mail USUÁRIO 5 Recebe indicações da matriz, pesquisa em documentos, conversas

• Coletando os dados através de contatos pessoais, obtém-se um maior nível de riqueza, de detalhamento. Apenas 1 entrevistado reportou que recebe as informações relevantes unicamente da matriz

Como armazena

• Armazenamento


QUEM DE QUE FORMA ARMAZENA FORNECEDOR 1 Não armazena ou então fica na memória FORNECEDOR 2 Arquivo de computador; memória USUÁRIO 1 Sistema de gestão USUÁRIO 2 E-mail USUÁRIO 3 E-mail USUÁRIO 4 Sistema de gestão USUÁRIO 5 CRM

• Apesar de reconhecerem como fundamentais, em poucos casos as informações informais são armazenadas;

• Quando ocorre é através de outros sistemas, apenas de uma parcela do todo.

A exploração/disseminação

• Exploração / Disseminação


QUEM DE QUE FORMA EXPLORA E DISSEMINA FORNECEDOR 1 Debate com colegas; outros profissionais FORNECEDOR 2 Outros profissionais USUÁRIO 1 Reunião de diretoria; contato com cliente USUÁRIO 2 Debate com colegas USUÁRIO 3 Comitê; contato com cliente USUÁRIO 4 Debate com colegas; contato com cliente USUÁRIO 5 Debate com colegas; contato com cliente

• Todos procuram repassar e discutir as informações informais com outros colegas e profissionais/clientes;

• É importante possuir clientes-chave, com quem possam debater as informações informais.

Com que finalidade

• Finalidade


QUEM FINALIDADE FORNECEDOR 1 Complementar informações; FORNECEDOR 2 Iniciar um processo USUÁRIO 1 Iniciar um processo; feedback; USUÁRIO 2 Complementar informações; feedback USUÁRIO 3 Iniciar um processo; feedback USUÁRIO 4 Iniciar um processo; USUÁRIO 5 Complementar informações;

• Informação informal como suporte à tomada de decisão, nas diferentes fases descritas por Simon (1965);

• A informação informal como complemento/opinião, que serve para corroborar outras fontes.

O executivo e a informação informal

• Busca constante por informações – mercado muito dinâmico

• Importância de um contato pessoal mais forte• Internet como sendo um canal para busca de

informações, especialmente o e-mail• Uso intensivo de contato privilegiado com algum cliente• Colega de trabalho com quem possa debater• Informações informais como início de um processo

maior• Evitar ameaças depende fortemente das informações

informais• Raramente armazena as informações informais que

recebe no dia-a-dia• Informações informais permeando as diferentes

atividades do dia-a-dia


Limites & Sugestões

• Estudo exploratório na região de Porto Alegre [limite por que?]

• Baixo número de casos• Análise qualitativa dos dados [isso é um

limite?]

• Expandir o estudo para informações formais• Buscar compreender o que ocorre em outras

áreas, que não empresas ligadas à TI• Realizar um estudo maior para verificar se há

diferenças significativas em organizações com idade e tamanho




Fernando Kuhn AndriottiOrientador: Henrique Freitas



Fernando Kuhn AndriottiOrientador: Henrique Freitas

informaÇÕes informais na monitoraÇÃo do ambiente organizacional: um estudo exploratÓrio no...

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