implementação de um pmo
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IMPLEMENTAÇÃO DE UM PROJECT MANAGEMENT OFFICE
GERENCIAMENTO DE ESCOPO – GP29 – GOIÂNIA
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MEMBROS DO PROJETO
• Antonio Albino de Magalhães Neto
• Arthur de Oliveira Matos
• Bruno Penna Barbosa de Almeida
• Claudio Alessandro Araujo
• Lhiego Rodrigues de Paula
• Maisa Ferreira Bozzola
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TERMO DE ABERTURA DO PROJETO - TAP
Objetivos deste documentoAutorizar o início do projeto, designar o GP e demais responsáveis, documentar requisitos iniciais, principais entregas, estimativas de orçamento e prazo, premissas e restrições.
Justificativas do projetoPara sobreviver ao cenário atual do mercado, as organizações necessitam planejar muito bem o futuro através de seus projetos. O alinhamento entre o planejamento estratégico e o portfólio de projetos das empresas deve ser, então, muito bem realizado.Aproveitando a conjuntura econômica do país, aliada ao o conhecimento técnico multidisciplinar da equipe e a carência do mercado por profissionais especializados em gerenciamento de projetos, enxerga-se uma oportunidade para a criação de um escritório de projetos para atuar em uma das áreas mais afetadas pela situação presente: a indústria.
Objetivo Criação de um Escritório de Projetos para obter 5% do mercado goiano em 1 ano de operação utilizando do conhecimento multidisciplinar da equipe.
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TERMO DE ABERTURA DO PROJETO - TAP
ProdutoPMO em Goiânia com a equipe multidisciplinar já descrita para atuação em consultoria em projetos.
Orçamento do ProjetoPrevisão orçamentária para o projeto: R$ 50.000,00
Designação• O Sr. Antonio, será o único sponsor do projeto. Este integrante do projeto não será responsável,
porém, da gestão dos recursos financeiros.• O Sr. Arthur será o Gerente do Projeto. Terá total autonomia na gestão de recursos humanos e
financeiros.
ProjetoCriação e implementação de um Project Management Office (PMO).
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TAP – MAIN MILESTONES
Main Milestones
2015 2016
06 07 08 09 10 11 12 01
1Definição da equipe de projeto
Início das operações1.5.2
Implementação do escritório 1.4.4.6
Estudo de viabilidade
Milestone
Estudo conceitual 1.3.3
Project Charter e escopo aprovados 1.1.1
1.2.3
Concluded
PlannedComments:
Final Conclusion
Legend :
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IDENTIFICAÇÃO DE STAKEHOLDERS - ISH
Stakeholders Posição Papel no projeto Poder Interesse Influência Classificação
PMO’s na região No mercado Concorrência Baixo Baixo Negativa Monitorar
PMI - GO No mercado Fornecedor Baixo Alto Positiva Manter Informado
Órgãos reguladores
Serviços públicos Licenças Legais Alto Baixo Neutra Manter Satisfeito
Especialistas de mercado
No mercado Fornecedor Baixo Alto Neutra Manter Informado
Equipe do projeto Organograma da empresa
Colaborador Alto Alto Positiva Gerenciar de perto
Antônio Organograma da empresa
Sponsor Alto Alto Positiva Gerenciar de Perto
Empresas goianas No mercado Clientes Alto Alto Positiva Gerenciar de Perto
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DECLARAÇÃO DE REQUISITOS DO PRODUTO
Stakeholders Requisito detalhado Entregável ok
PMO’s no mercado
Não atuar no mesmo nicho de mercado. Incapacidade de operação. Baixa ou nenhuma ameaça nas suas atividades.
Resistência competitiva
PMI - GO
Seguir as melhores práticas de gerenciamento de projetos segundo metodologias específicas (PMBOK, PRINCE2, IPMA, ISO 10006)
Certificação RPM
Certificação PMP
Certificação PgMP
Certificação CAPM
Órgãos reguladoresOperação segundo tributação compatível com o escritório PMO.
Certidões (documentos legais)
Especialistas de mercadoRetorno financeiro, alta demanda do mercado.
Consultoria na área específica do projeto em questão.
Equipe de projetosRetorno financeiro, alta demanda do mercado.
Consultoria especializada nos projetos do escritório.
Empresas goianas Consultoria em seus projetos. Contratos de serviço.
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DECLARAÇÃO DE REQUISITOS DO PROJETO
Stakeholders Requisito detalhado Entregável ok
PMO’s no mercadoFalha na implementação deste projeto.
-
PMI - GOBusca por capacitação e certificação e filiação ao PMI – GO.
Capacitação por meio de cursos.
Serviço de filiação e consultoria em projetos.
Órgãos reguladoresRegistro CNPJ, razão social, lista de associados, dentre outros.
Certidões (documentos legais)
Especialistas de mercadoSerem relacionados na lista de fornecedores para futuramente prestarem serviço.
-
Empresas goianas Implementação do PMO Informações para estudos de mercado.
Especialistas em projetos
Envolvimento entre os membros da equipe do projeto, alinhamento estratégico, cumprimento de restrições e prazos.
PGP e todos seus documentos intrínsecos.
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DECLARAÇÃO DE ESCOPO.
Escopo do Produto
O produto deste projeto é um PMO composto por uma equipe de projetos multidisciplinar, que prestará serviços de consultoria em projetos para as empresas goianas. A razão social da empresa será “PMO GP29”. Os integrantes deste projeto serão também integrantes do escritório em operação, os quais devem buscar profissionalização oriunda do PMI-GO para o exercício da consultoria. O escritório deve procurar consultoria de especialistas de mercado caso a equipe de projetos não tenha o conhecimento específico para o projeto em questão. Além disso, o escritório deve operar com registro CNPJ e contrato social de contratações para a equipe de projetos e demais profissionais que serão listado no Plano de Gerenciamento de Aquisições. O escritório deve buscar, como foi citado no TAP, obter 5% do market share goiano em até 1 ano de operação.
Escopo do Projeto
O projeto deve resultar no PMO GP29 implementado, ou seja, com escritório físico, CNPJ e contratos com a equipe de projetos e demais associados para que o escritório esteja em operação. Os integrantes do projeto, já listados no TAP, devem estar alinhados com as premissas e restrições de projetos que serão listadas.
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DECLARAÇÃO DE ESCOPO.
Premissas
• A equipe de projetos deve também atuar como especialistas de mercado, sempre que a demanda do PMO GP29 se refletir em um projeto relacionado a área de conhecimento dos integrantes do escritório, dispensando assim a prestação de serviço de um especialista da área em questão;
• Pelo menos um membro da equipe e projetos citada no TAP deve obter as certificações fornecidas pelo PMI-GO em até 1 ano de operação do escritório, muito embora esta premissa não restrinja qualquer membro de exercer sua atividade de consultoria;
• Todo projeto que o PMO GP29 realizar em seu exercício deve gerar receita para o escritório em si, refletindo em lucros para toda a equipe, ainda que as porcentagens de lucro para os especialistas de projetos e especialistas de mercado envolvidos sejam diferenciadas;
• O escritório, quando em operação, deve considerar prestar serviço para empresas fora do estado de Goiás e também do Brasil, caso seja identificado que o retorno financeiro associado justifique os gastos para esta consultoria;
• O sponsor, sendo também um especialista de projetos, deve ter seu capital investido no escritório restituído em até 3 anos de operação do mesmo.
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DECLARAÇÃO DE ESCOPO.
Restrições
• O escritório, em seu exercício de consultoria, não pode realizar projetos que envolvam transgressão às leis da federação, sejam trabalhistas, ambientais ou de quaisquer natureza;
• Não pode haver, de maneira alguma, o uso de diferentes metodologias de projeto por parte da equipe do PMO GP29 quando na prestação de serviços. Apenas uma metodologia deve ser usada, podendo obviamente ser adaptada ao serviço no que se refere à complexidade;
• Caso haja necessidade de extrapolar o orçamento previsto no TAP na execução deste projeto, a designação do sponsor deve ser revista, bem como os meios de obtenção deste recurso adicional;
• A autonomia do GP está restrita até o milestone caracterizado como inicio das operações. A designação responsabilidades desse profissional deve ser revista assim que o PMO GP29 estiver implementado;
• A equipe de projeto jamais pode usar dos cadastros de clientes para exercer consultoria para benefício próprio, excluindo a participação e o nome do escritório. Caso isto ocorra, este membro do PMO GP29 deve ser imediatamente desligado.
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WORK BREAKDOWN STRUCTURE - WBS
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WORK BREAKDOWN STRUCTURE - WBS
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Índice Nome da Tarefa Descrição da tarefa Entrega Critério(s) de Validação Critério(s) de aceitaçãoResponsável pela
aceitaçãoOK
1Implementação de um PMO
1.1 Gerenciamento do projeto
Plano de Gerencamento de Escopo Feito em template apropriado Assinatura do GP GPDefinição do Escopo Utilização das boas práticas Assinatura do Sponsor e do GP Sponsor e GPPlano de gerênciamento de tempo Feito em template apropriado Assinatura do GP GP
CronogramaUtilização das boas práticas sugerida no PMBoK
Assinatura do Sponsor e do GP Sponsor e GP
Plano de gerenciamento dos custos Feito em template apropriado Assinatura do departamento financeiro
Dpto. Financeiro
Orçamento Utilização das boas práticas sugerida no PMBoK
Assinatura do Sponsor e do GP Sponsor e GP
Plano de gerenciamento da qualidade
Feito em template apropriado Assinatura do departamento de qualidade
Dpto. De qualidade
Parâmetro de qualidadeUtilização das boas práticas sugerida no PMBoK
Assinatura do Sponsor e do GP Sponsor e GP
1.1.5 Eventos de comunicação
1.1.5.1 Kick-off Realizar eveno de abertura Evento realizado
Na data, hora e local planejados
Aceite do RH Dpto. RH
1.1.5.2 Reuniões de reporte
Realizar reuiniões periódicas de acompanhamento
Atas de reunião Assinatura dos participantes Assinatura do GP GP
1.1.1 Escopo Execução dos processos relacionados ao escopo
Tempo Execução dos processos relacionados ao tempo
Execução dos processos relacionados ao custo Custo1.1.3
1.1.2
Qualidade1.1.4 Execução dos processos relacionados a qualidade
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Índice Nome da Tarefa Descrição da tarefa Entrega Critério(s) de Validação Critério(s) de aceitaçãoResponsável pela
aceitaçãoOK
1.2 Viabilidade
1.2.1 Análise de mercado
1.2.1.1 Concorrência
Análise dos possíveis concorrentes ou subustitutos, seu posicionamento no cenário atual e projeção futura.
Relatório de Market shareAssinado pelo Representante da consultoria externa
Assinado pelo departamento comercial
Dpto. Comercial
Relatório de potecialidade econômica
Assinado pelo Representante da consultoria externa
Assinado pelo departamento financeiro
Dpto. Financeiro
Análise de pay-backAssinado pelo Representante da consultoria externa
Assinado pelo departamento financeiro
Dpto. Financeiro
1.2.1.3
Clientes potenciais
Análise dos clientes em potencial, levantamento de suas necessidades, anseios e desejos.
Relatório de clientes potenciaisAssinado pelo Representante da consultoria externa
Assinado pelo departamento comercial
Dpto. Comercial
1.2.2 Análise interna
1.2.2.1
Recusos financeiros
Levantamento do capital disponível pelos sócios e possibilidades de obteção de de empréstimos e financiamentos
Relatório financeiro de capital interno
Assinado pelo Representante da consultoria externa
Assinado pelo departamento financeiro
Dpto. Financeiro
1.2.2.2
Recursos humanos
Levantamento do do recurso humano já engajado no projeto e de suas capacidades técnicas
Relatório de competencias da equipe
Assinado pelo Representante da consultoria externa
Assinado pelo RH Dpto. RH
1.2.3 Consultoria externa
Contratar uma consultoria externa que possa validar os dados da análise interna e externa
Resultado da análise da consultoriaAssinado pela equipe de projetos
Assinado pelo GP GP
Análise da viabilidade econômica embasada em estudos de micro e macro economia com projeção para os próximos 5 anos.
Potencial econômico
1.2.1.2
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Índice Nome da Tarefa Descrição da tarefa Entrega Critério(s) de Validação Critério(s) de aceitaçãoResponsável pela
aceitaçãoOK
1.3 Concepção
1.3.1
Legislação
Realizar levantamento de todas as burocracias legais necessárias para caracterizar o negócio, bem como normativa e certificados que garantam exelência ao mesmo.
Lista de órgões, competências e exigências dos orgãos legais para a legalização do PMO.
Assinado pelo departamento jurídico
Assinado pelo GP GP
1.3.2 Dimensionamento
1.3.2.1
Físico
Realizar o dimensionamento físico da suposta estrutura mínima necessária para abrigar o recurso humano e futuras aquisições embasado na perspectiva de crescimento dos próximos 5 anos.
Documento contendo área necessária e suposta alocação das áreas de trabalho.
Assinado pelo departamento técnico
Assinado pelo Sponsor Sponsor
1.3.2.2
Recursos humanos
Realizar o dimensionamento da equipe necessária ao trabalho embasado no relatório de competências da equipe.
Documento contendo a quantidade de funcionários necessários e os respectivos conhecimentos requeridos.
Assinado pelo RH Assinado pelo Sponsor Sponsor
1.3.3 Estratégia
Elaborar a missão, visão, valores e o posicionamento da empresa frente ao mercado
Plano estratégico.Assinado pela equipe de projetos
Assinado pelo Sponsor Sponsor
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Índice Nome da Tarefa Descrição da tarefa Entrega Critério(s) de Validação Critério(s) de aceitaçãoResponsável pela aceitação
OK
1.4 Implementação1.4.1 Legal
1.4.1.1 Uso do solo
Aquisição do documento permite o uso do solo para a finalidade desejada junto a prefeitura
Documento Uso do soloAssinado e carimbado pela prefeitura
Carimbado pelo departamento jurídico
Dpto. Jurídico
1.4.1.2 Alvará de funcionamento
Aquisição do documento que permite o exercício da função
Documento Alvará de Funcionamento
Assinado e carimbado pela prefeitura
Carimbado pelo departamento jurídico
Dpto. Jurídico
1.4.1.3
Conformidade CBM-GO
Aquisição do documento de conformidade predial expedido pelo Corpo de Bombeiros Militar do Estado de Goiás
Documento Certificado de Conformidade
Assinado e carimbado pelo CBM-GO
Carimbado pelo departamento jurídico
Dpto. Jurídico
1.4.1.4 Licença ambiental
Aquisição da licença ambiental expedida pela SEMMA.
Documento Licença AmbientalAssinado e carimbado pela SEMMA
Carimbado pelo departamento jurídico
Dpto. Jurídico
1.4.1.5 Caracterização do CNPJ
Aquisição de CNPJ Carteira CNPJAssinado e carimbado pela SEcretaria da FAZenda
Carimbado pelo departamento jurídico
Dpto. Jurídico
1.4.1.6 ISO 9001 Estruturação para futura aquisição de ISO 9001
Cartilhas de práticas conssonantes com a ISO 9001
Assinado e carimbado pela externa
Carimbado pelo departamento de qualidade
Dpto. De qualidade
1.4.2 Instalações físicas
1.4.2.1 Análise imobiliária
Análise dos imóveis disponíveis para locação ou venda e seus respectivos valores.
Relatório de imóveis disponíveisAssinado pela auditoria externa
Assinada pelo departamento técnico
Dpto. Técnico
1.4.2.2
Estudo de localização
Análise da localização dos imóveis as quais se alinham com o posicionamento estratégico da empresa
Indicativo de melhores localizaçõesAssinado pela auditoria externa
Assinada pelo departamento técnico
Dpto. Técnico
Espaço locado/compradoDentro dos parâmtros da análise imobiliária e do esutdo de localização
Acreditado pelo departamento técnico
Dpto. Técnico
Contrato de locação/ Escritura de compra
Assinado pelo departamento jurídico
Assinado pelo GP GP
Alocação do espaço
Compra o locação do melhor espaço em termos de custo x localização x dimencionamento
1.4.2.3
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Índice Nome da Tarefa Descrição da tarefa Entrega Critério(s) de Validação Critério(s) de aceitaçãoResponsável pela
aceitaçãoOK
1.4.3 Contratações
Edital Assinado pelo RH Assinado pelo RH Dpto. RH
Lista de aprovados Assinado pelo RH Assinado pelo RH Dpto. RH
Contratos de experiência Assinado pelo RHAssinatura do departamento jurídico
Dpto. Jurídico
1.4.3.2 Probatória
Avaliação dos candidatos contratados no primeiro mê de operação .
Índice de desempenho dos candidatos
Assinado pelo RH Assinado pelo RH Dpto. RH
1.4.3.3 Efetivação Efetivação dos selecionados e aprovados. Contratos definitivos Assinado pelo RH
Assinatura do departamento jurídico
Dpto. Jurídico
Ementas dos treinamentos Assinado pelo RH Assinado pelo RH Dpto. RH
Realização dos treinamentos Certificado pelo RH Certificado pelo RH Dpto. RH1.4.4 Aquisições
Móveis adquiridosAceitos pelo departamento técnico
Aceitos pelo departamento técnico
Dpto. Técnico
Comprovantes fiscaisAssinados pelo departamento financeiro
Assinados pelo departamento financeiro
Dpto. Financeiro
Eletrônicos compros Aceitos pelo departamento técnico
Aceitos pelo departamento técnico
Dpto. Técnico
Comprovantes fiscaisAssinados pelo departamento financeiro
Assinados pelo departamento financeiro
Dpto. Financeiro
Consumíveis adquiridos Aceitos pelo departamento técnico
Aceitos pelo departamento técnico
Dpto. Técnico
Comprovantes fiscaisAssinados pelo departamento financeiro
Assinados pelo departamento financeiro
Dpto. Financeiro
1.4.4.4 Publicidade Contratação de agência de marketing. Contrato de prestação de serviço
Assinado pelo Sponsor e pelo departamento técnico
Assinado pelo GP e departamento jurídico
GP e Dpto. Jurídico
1.4.4.5 Manutenção predial
Contratação de terceirizada para limpeza, segurança e manutenções periódicas.
Contrato com a tercerizadaAssinado pelo departamento jurídico
Assinado pelo departamento financeiro e pelo GP
GP. E Dpto. Financeiro
1.4.4.6 Auditoria externa
Contratação de auditoria externa.Contrato com a empresa de auditoria
Assinado pela equipe de projetos
Assinado pelo GP GP
Treinamento interno
1.4.3.4Definição dos ciclos de treinamento iniciais baseado na matriz de competências desejadas.
Compra dos consumíveis de escritório (papel, pasta, grampo).
Compra do material especificado pelo TI.
Compra do mboliário. Mobiliário
Material de TI
Material de escritório
1.4.4.1
1.4.4.2
1.4.4.3
Elaboração de edital do processo seletivo, divulgação, realização e contratação.
Processo seletivo
1.4.3.1
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WORK BREAKDOWN STRUCTURE - WBS
Índice Nome da Tarefa Descrição da tarefa Entrega Critério(s) de Validação Critério(s) de aceitaçãoResponsável pela
aceitaçãoOK
1.5 Encerramento
1.5.1 Lições aprendidas
Compilação das lições aprendidas durante o projeto.
Documento lições aprendidasAssinado pela equipe de projetos
Assinado pelo GP GP
1.5.2 Termo de encerramento
Termo de entrega do projeto demandado. Declaração de aceite do produto.Assinado pela equipe de projetos
Assinado pelo GP e Sponsor GP e Sponsor
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COMO FAZER O TRABALHO - INICIAR
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COMO FAZER O TRABALHO - PLANEJAR
22
COMO FAZER O TRABALHO - EXECUTAR
23
COMO FAZER O TRABALHO – CONTROLAR E MONITORAR
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GRATO PELA ATENÇÃO
Em caso de dúvidas, entrar em contato com o GP responsável, através do seguinte contatos:
Antonio Albino De Magalhaes NetoGerente do projeto PMO [email protected]