Gerenciamento de aquisições em projetos

Implantação do ERP Microsoft Dynamics AX Módulo de Contas a Receber

São Paulo – FGV Paulista – GEEP T41

Sobre a equipe

Curso

MBA Gestão Estratégica e Econômica de Projetos

Turma

FGV Paulista – Turma GEEP T41

Integrantes

Alexandre Rodrigues Bosco

Hélio Fonseca

Sobre o projeto

Somos uma consultoria especializada na área de tecnologia da informação

atuando principalmente na implantação de sistemas integrados de gestão

empresarial.

Nesse projeto estaremos implantando o módulo de contas a receber do ERP

Microsoft Dynamics AX em uma grande seguradora localizada na cidade de São

Paulo.

O projeto possui o objetivo de proporcionar ao cliente um controle financeiro

mais eficaz e diminuir os riscos operacionais envolvendo os processos de

cobrança.

EAP do projeto

Projeto de implantação do Microsoft Dynamics AX - Módulo de Contas a receber

Planejamento

1.1 - Levantamento de requisitos

1.2 - Planejamento do escopo

1.3 - Planejamento do cronograma

1.4 - Planejamento dos custos

1.5 - Planejamento das aquisições

Preparação

2.1 – Infraestrutura do projeto

2.1.2 – Montagem do ambiente de

homologação

2.1.1 - Compra do servidor de

homologação

2.1.3 - Compra do servidor de produção

2.1.4 – Montagem do ambiente de

produção

2.2 – Treinamentos das áreas

empresariais

2.2.1 - Treinamento da área atuarial

2.2.2 - Treinamento da área financeira

2.2.3 - Treinamento de infraestrutura

Desenvolvimento

3.1 - Customização do software de

gestão

3.1.1 - Especificação técnica da

customização

3.1.2 - Codificação da customização

3.1.3 - Testes de desenvolvimento da

customização

3.2 - Integração com o software de

gestão

3.2.1 - Especificação técnica da integração

3.2.2 - Codificação da integração

3.2.3 - Testes de desenvolvimento da

integração

Implantação

4.1 - Instalação do software de gestão

4.2 - Simulação de Implantação

4.3 - Preparação para implantação

4.4 - Execução da implantação

4.5 - Acompanhamento após implantação

Encerramento

5.1 - Elaboração de plano de

manutenção

5.2 - Documentação do software de

gestão

5.3 - Elaboração de lições aprendidas

5.4 - Aceite das entregas do projeto

5.5 - Plano para próximos módulos

Pacotes de trabalho MAKE Pacotes de trabalho BUY

Critérios Make Or BuyItem Critério Justificativa

1 Capacidade técnica O foco da consultoria é a implantação de softwares ERP. Mas para esse projeto existirão adequações de infraestrutura a serem realizadas no cliente nas quais a consultoria não é especialista.

2 Restrição de prazo O prazo para execução desse projeto é bem restrito e através da terceirização, as adequações de infraestrutura podem ser realizadas em paralelo com as outras tarefas do projeto.

3 Fornecedores confiáveis A consultoria possui uma base de fornecedores de hardware para softwares ERP muito abrangente e confiável que já é comumente utilizada em outros projetos.

4 Equipe do projeto A equipe para esse projeto é bem reduzida contando com apenas três consultores envolvidos na gerência do projeto e quatro consultores voltados para a implantação do software ERP.

5 Segurança da informação O cliente desse projeto possui uma área de segurança da informação bastante rígida, por isso é necessário bastante conhecimento da equipe de infraestrutura para cumprimento das regras de segurança.

6 Treinamento especializado A consultoria não é especialista em treinamentos de infraestrutura como configurações de hardware, cabeamentos de rede, configurações de roteadores e outros itens necessários.

7 Documentação O cliente exige entrega de toda a documentação necessária após a finalização do projeto, incluindo documentação de uso e manutenção do software ERP e de todo o hardware instalado.

Mapa das aquisições

Concorrência Item a ser contratado Ref. EAP Vendor List Cronograma Orçamento Crit. Make/Buy

RFQ-01 Compra do servidor de homologação 2.1.1 IBM, Dell, Lenovo, Altatech 10/01/2016 R$ 70.000,00 1, 2, 3, 4

RFQ-01 Montagem do ambiente de homologação 2.1.2 IBM, Dell, Lenovo, Altatech 15/02/2016 R$ 10.000,00 1, 2, 3, 4

RFQ-02 Compra do servidor de produção 2.1.3 IBM, Dell, Lenovo, Altatech 26/01/2016 R$ 120.000,00 1, 2, 3, 5

RFQ-02 Montagem do ambiente de produção 2.1.4 IBM, Dell, Lenovo, Altatech 15/03/2016 R$ 15.000,00 1, 2, 3, 5

RFQ-03 Treinamento de infraestrutura 2.2.3 HP, Altatech, IBM, Pentare 05/04/2016 R$ 5.000,00 1, 6, 7

EAP revisada (aquisições)

Projeto de implantação do Microsoft Dynamics AX - Módulo de Contas a receber

2 - Preparação

2.1 – Infraestrutura do projeto

2.1.1 – Compra do servidor de

homologação

2.1.2 – Montagem do ambiente de homologação

2.1.3 - Compra do servidor de produção

2.1.4 – Montagem do ambiente de

produção

2.2 – Treinamentos das áreas

empresariais

2.2.3 - Treinamento de infraestrutura

RR – Registro de Riscos

Item Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco

1Servidor adquirido não atender as especificações técnicas necessárias ao funcionamento do software de gestão.

Averiguação do cumprimento das especificações técnicas obrigatórias em contrato.

PLAN; ESP; PQ.

2Instalações de insfraestrutura do cliente não serem suficientes para a execução dos trabalhos do fornecedor.

Realização de adequações na infraestrutura do cliente antes do início dos trabalhos de instalação do fornecedor.

PLAN; ESP.

3Fornecedor não possuir permissão para acesso ao ambiente do cliente para execução dos trabalhos.

Solicitação de permissão de entrada prévia para as áreas de segurança predial e segurança da informação.

PLAN; ESP.

4Fornecedor não possuir capacidade técnica para execução das atividades contratadas.

Análise de outros serviços prestados anteriormente pelo fornecedor; Multa contratual.

PQ; SEL; CONT.

5Atraso na entrega dos serviços contratados devido ao não cumprimento dos prazos estabelecidos em contrato.

Inclusão de folgas no cronograma do projeto prevendo possíveis atrasos; Multa contratual.

PLAN; SEL; CONT.

Aquisição escolhida

EAP Item 2.1.3 - Compra do servidor de produção

EAP Item 2.1.4 - Montagem do ambiente de produção

Pertencentes à RFQ 2

Declaração de Trabalho

A declaração de trabalho deverá contemplar os seguintes itens:

• Especificação técnica dos servidores a serem adquiridos;

• Cronograma de execução dos serviços de instalação e configuração dos servidores;

• Qualidade dos equipamentos que devem ser usados nas instalações;

• Horários disponíveis para entrada no cliente e execução dos serviços;

• Mapa predial com a localização do datacenter para verificação de viabilidade;

• Formas de pagamento negociáveis com a consultoria;

• Informações técnicas da infraestrutura de hardware e rede disponível no cliente;

• Regras de segurança a serem adotadas adentrando o prédio e o ambiente do cliente;

• Documentação necessária que deve ser disponibilizada após o término dos serviços;

• Prazos de garantia, manutenção e suporte exigidos.

Critérios Eliminatórios

Para a condução das aquisições foram adotados os seguintes critérios eliminatórios:

1 - Empresa com no mínimo seis anos de existência.

2 - Apresentação de certidão negativa de débitos junto ao INSS.

3 - Comprovação de capacitação técnica dos funcionários.

4 - Comprovação de cumprimento da legislação trabalhista.

5 - Adoção de práticas internas de sustentabilidade e responsabilidade social.

Critérios Classificatórios

Para a condução das aquisições foram adotados os seguintes critérios classificatórios:

1 – Histórico de outros serviços de instalação de servidores bem executados.

2 – Maior disponibilidade de funcionários para execução das atividades no cliente.

3 – Comprovação de certificação Microsoft na instalação de servidores para ERPs.

4 – Fornecedor estar situado ou possuir filial dentro da região da Grande São Paulo.

5 – Preço cobrado pelas atividades estar dentro do previsto no planejamento de custos.

Divulgação dos Critérios

A consultoria opta pela divulgação dos critérios de seleção, devido aos fatores abaixo:

1 – Não prejudicam o andamento do processo seletivo de fornecedores.

2 – Favorece a transparência do processo seletivo aplicado pela consultoria.

3 – Beneficia os fornecedores envolvidos para que possam se adequar em outros processos.

4 – Fornece agilidade para a execução do processo seletivo por mitigar diversas dúvidas.

Sistema de Pontuação

Item Critério Descrição Peso

1 Localização do FornecedorPreferência por fornecedores localizados na cidade de São Paulo ou na Grande São Paulo.

10%

2 Prazo de execução dos serviçosPreferência por fornecedores que consigam concluir os serviços antes ou até a data planejada no cronograma.

30%

3 Histórico técnicoPreferência por fornecedores que tenham um bom histórico de outros serviços prestados no mesmo ramo.

20%

4 Garantia oferecidaPreferência por fornecedores que ofertem uma garantia acima do esperado no serviços prestados.

10%

5 Preço e forma de pagamentoPreferência por fornecedores que negociem formas de pagamento facilitadas para a consultoria.

30%

Documentos de Aquisição

A forma de seleção dos fornecedores será realizada através do processo de:

RFQ – Request For Proposal

Esse modelo de processo atende as necessidades da consultoria e do cliente perante o

fornecedor devido ao escopo dos trabalhos necessários já estarem bem definidos. Dessa

forma é possível limitar as diferenciações que podem ocorrer entre as diversas propostas e

permitir o enfoque do processo seletivo em fatores como preço cobrado e tempo de

execução. Juntamente com a RFQ serão incluídas uma Carta Introdutória e a Declaração do

Escopo do Projeto.

Envio do Convite

O envio do convite determinado para o processo seletivo desse projeto será:

Carta

O envio do convite será realizado através de carta encaminhada diretamente aos

fornecedores designados pela consultoria. Essa forma de convite foi escolhida devido a

formalidade que é repassada ao fornecedor. Além disso será disponibilizado um canal de e-

mail para acompanhamento dos fornecedores.

Tipo de Contrato

O tipo de contrato adotado para as aquisições desse projeto será:

PG – Preço Global

Esse tipo de contrato atende as necessidades da consultoria e do cliente perante o

fornecedor, devido ao escopo das aquisições do projeto estarem muito bem definidos tanto

em relação à especificação técnica dos servidores que são necessários, quanto aos trabalhos

de instalação e configuração a serem realizados nas instalações do cliente. Com o contrato

de preço global a consultoria pretende também transferir para o fornecedor, o ônus dos

riscos envolvidos

Condução das aquisições

Fiscalização das Aquisições

Item Nome Descrição

1 Acompanhamento das atividades Será disponibilizado um funcionário da equipe de projeto para o acompanhamento diário das atividades e para auxiliar a equipe do fornecedor.

2 Reuniões com a equipe do fornecedor Semanalmente, será realizada uma reunião com equipe do fornecedor para a análise do andamento das atividades, verificação de dúvidas e mudanças que venham a ocorrer.

3 Controle integrado de mudanças Será disponibilizado pela consultoria um sistema de controle de mudanças afim de agilizar o processo de gestão de mudanças e a implementação de correções.

4 Homologação dos serviços executados Após a conclusão de cada instalação dos servidores adquiridos, serão executados testes recomendados pela Microsoft para validação da instalação e performance do servidor.

5 Relatório de andamento das atividades A equipe do fornecedor deverá disponibilizar semanalmente um relatório das atividades executadas durante a semana que será encaminhado ao gestor do projeto.

Controle das aquisições

Encerramento das aquisições

Plano de Gerenciamento das Aquisições

1 – Finalidade do documento;

2 – Matriz de responsabilidades;

3 – Planejamento das aquisições;

4 – Descrição das aquisições;

5 – Métricas de qualidade;

6 – Lista de fornecedores;

7 – Critérios de seleção;

8 – Lista de documentos;

9 – Cronograma das aquisições;

10 – Riscos envolvidos;

11 – Condução das aquisições;

12 – Controle das aquisições;

13 – Encerramento das aquisições;

14 – Critérios de homologação.

O PGA (Plano de Gerenciamento das Aquisições) será organizado da seguinte forma:

OBRIGADO!