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sigecHOC
Outsourcing dos processos de cadastro, homologaçãoe monitoramento de fornecedores
®
Conteúdo
Quem Somos
HOC . O que é?
O Processo
Modelo Proposto
Benefícios
Fases da Implantação
QUEM SOMOS
• Uma empresa inovadora, sempre atenta às tendências e necessidades do mercado e
buscando evolução constante, lançando produtos que buscam a excelências dos processos
de gestão de terceiros.
• Essa especialidade e foco proporciona uma grande ajuda no gerenciamento e operação do
relacionamento dos nossos clientes com seus fornecedores.
• Somos desenvolvedores e implantadores dos processos:
Gestão de Contratos
Gestão de Estoques
Cadastro e
Homologação de
Fornecedores
Empresas usuárias do “portal” HOC:
Conteúdo
Quem Somos
SIGEC HOC . O que é?
O Processo
Modelo Proposto
Benefícios
Fases da Implantação
É o “outsourcing” dos processos administrativos e burocráticos de
Cadastramento, Homologação e Monitoramento Documental
dos Fornecedores, garantindo uma maior segurança à
contratante, podendo ser totalmente parametrizada e modulável
de acordo com cada necessidade e realidade:
Documentação e análise por categoria
Análises Financeiras
Portal “in cloud”
Cadastro espontâneo ou por Convite
SIGEC HOC . O que é?
Categorização de materiais e serviços
Conteúdo
Quem Somos
SIGEC HOC . O que é?
O Processo
Modelo Proposto
Benefícios
Fases da Implantação
A Homologação de Fornecedores define os pré-requisitos que
devem ser atendidos pelos fornecedores para sua atuação junto
ao Cliente.
De acordo com o atendimento a esses pré-requisitos o
fornecedor recebe uma classificação.
A contratação de um fornecedor depende da aprovação do
mesmo no processo de homologação. Porém, tal aprovação não
garante a efetiva contratação, pois a mesma se dá somente
após o processo de concorrência e negociação.
É interessante que o fornecedor seja homologado para todas as
categorias de fornecimento ou prestação de serviços para as
quais ele possa vir a ser contratado, de forma a evitar a
necessidade de um novo processo de homologação para
categoria adicional.
O Processo
O objetivo desse processo é averiguar se o fornecedor
cumpre com os requisitos legais, fiscais, financeiros,
técnicos e de meio ambiente aplicáveis à sua categoria
de fornecimento ou prestação de serviço. Essa etapa
ocorre antes do processo concorrencial, pois assim o
comprador verifica com quais fornecedores ele pode
negociar.
Um fornecedor que não esteja participando de uma
concorrência pode também solicitar a sua homologação
e assim fazer parte da base de fornecedores do Cliente,
estando disponível para concorrências futuras.
No caso de fornecedores contratados, essa etapa deve
ser repetida anualmente, sendo de responsabilidade nossa
acompanhar o vencimento da documentação e entrar
em contato com os fornecedores em tempo hábil.
SuprimentosCadastra os
fornecedores a serem
convidadados
Convite ao
fornecedorSigec dispara o convite
aos fornecedores
Cadastro do
fornecedor5 dias
OK?
Fornecedor
carrega
documentos10 dias
OK?
OK?
Sigec define
documentação
por categoria
SIM
Sigec
HOMOLOGA
Fornecedor
SIM
Sigec analisa
documentos5 dias
Sigec
NÃO homologa
fornecedor e
informa ao cliente
NÃO
NÃO
NÃO
SIM
Macro Fluxo da Homologação
Para os casos em que:
O fornecedor não tenha toda a documentação ou não tenha
tempo de carregá-la;
O fornecedor consiga colocar toda a documentação no
sistema, mas precise ser analisado rapidamente;
Para solicitar a análise emergencial de um fornecedor, o Gestor
deve abrir um chamado no sistema de homologação solicitando
prioridade no processo.
O fornecedor precisará estar com todos os documentos
carregados ou com a Carta de Exceção, que substitui os mesmos.
Análises Emergenciais
Será negociada uma taxa de x% de fornecedores subsidiados.
Estes terão isenção do pagamento referente à homologação
naquele ano.
O cliente informa quais os fornecedores que estão aptos a
requerer o subsídio, através do próprio convite pelo sistema.
Fornecedores Subsidiados
Objetivo
Manter uma base de fornecedores saneada e qualificada apartir de critérios definidos por categoria de compras, pelasáreas Técnica, SSMAC, Jurídica, Compliance, Fiscal eSustentabilidade.
Seleção, avaliação e reavaliação de desempenho dosfornecedores numa visão consolidada, dando suporte àscontratações.
Qualificação e Homologação
Gestão de Contratos
Avaliação de Desempenho
Perpetuação e melhoria
contínua dos processos
implantados
Processo de avaliação dos
prestadores de serviço
Processo de
Homologação de
Fornecedores
Conteúdo
Quem Somos
SIGEC HOC . O que é?
O Processo
Modelo Proposto
Benefícios
Fases da Implantação
A Equipo que homologará os fornecedores de acordo com asdiretrizes estabelecidas pelo cliente e disponibilizará sistemaparametrizado para suportar o processo;
O modelo de remuneração da Equipo será através de cobrançaaos fornecedores que forem avaliados independente da situaçãofinal (aprovado ou reprovado);
Os fornecedores pagarão uma taxa anual, no valor aproximadode R$ 300,00 por CNPJ raiz avaliado, ou seja será paga uma únicataxa para os CNPJ Matriz e os CNPJ Filiais;
O valor independe da quantidade de categorias de compraspara as quais o fornecedor será avaliado/homologado.
Premissa geral: zero investimento.
Modelo Proposto
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SIGEC HOC . O que é?
O Processo
Modelo Proposto
Benefícios
Fases da Implantação
Melhorias Esperadas para o Cliente
Maior gestão do conhecimento, já que o sistema terá um catálogo
de fornecedores por Categoria de Compras;
Comprador economiza tempo no processo de cadastro;
Análise mais abrangente da situação do fornecedor (fiscal, legal,
compliance, atendimento a normas internas, etc.);
Visão dinâmica do fornecedor, mostra situação em tempo real, não
só no momento do cadastro;
Apoio na tomada de decisão dos Compradores, pois facilita a
comparação entre empresas;
Compradores e Administração de Contratos têm acesso aos
documentos dos fornecedores no sistema.
Melhorias Esperadas para o Fornecedor
Melhor gestão e organização da documentação. A Equipo
alertará os fornecedores antes do vencimento de cada
documento;
Mais conhecimento da documentação legal necessária para
sua atividade econômica (consultoria fiscal/legal);
Menor tempo gasto para reunir documentos e enviá-los à
Administração de Contratos. As CNDs, cartão CNPJ e outros
documentos públicos serão carregados pela Equipo;
Fornecedor cotará preços apenas com empresas que
estiverem no mesmo nível de comprometimento legal que ele;
Poderá divulgar a outros clientes que é um fornecedor
homologado.
Para Administração de Contratos:
No momento da análise das evidências, verificar se o
fornecedor está homologado. Caso não esteja, aguardar
regularização para efetuar o pagamento do fornecedor;
Os documentos obrigatórios poderão ser baixados do sistema,
sem a necessidade de requisitá-los ao fornecedor.
O que muda na rotina atual?
Para Compradores:
Verificar o status do fornecedor para a Categoria de Compras
desejada antes da negociação e apenas iniciar o processo caso o
fornecedor esteja homologado;
Instruir o fornecedor a se pré-cadastrar gratuitamente no sistema, caso
tenha interesse em fornecer, reduzindo o tempo gasto em ligações e e-
mails, além de eliminar “cadastros” paralelos;
A partir da data acordada com o cliente, todos os novos cadastros
serão através do Sistema de Homologação, eliminando essa atividade
burocrática dos compradores.
O que muda na rotina atual?
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Quem Somos
SIGEC HOC . O que é?
O Processo
Modelo Proposto
Benefícios
Fases da Implantação
1. Definição da base de fornecedores ativos;
2. Definição das categorias de compras;
3. Desenvolvimento da Matriz de documentos/informações por categoria
de compras;
4. Definição das informações financeiras a serem analisadas (Boa Vista /
Serasa / validade da análise);
5. Definição das regras de análise de documentos;
6. Definição dos Termos de aceite obrigatórios(código de ética, manual do
fornecedor, políticas internas, etc);
7. Definição dos RFI’s;
8. Definição dos perfis de acesso;
9. Definição do modelo de cadastro inicial (convite/espontâneo/misto);
10.Definição do Hotsite;
Os 20 passos da Implantação
11. Definição das imagens institucionais a serem utilizadas;
12. Desenho do modelo de integração com o ERP (integral/parcial/txt);
13. Desenho dos fluxos e processos internos (homologação, bonificação,
emergência, carta de exceção);
14. Realização de simulado e trial com fornecedores;
15. Definição dos formatos e conteúdos de comunicação com os
fornecedores para o momento da implantação;
16. 1ª. Comunicação aos fornecedores;
17. Mensuração dos impactos e definição final dos valores da anuidade;
18. Criação do cronograma de absorção dos fornecedores/categorias de
compra.
19. 2ª. Comunicação aos fornecedores;
20. Go live.
Matriz: Av Dr. Silva Melo 520 . Edif. Negro cj. 401 . Jd. Marajoara . São Paulo . SPEscritório Comercial: Rua Helena, 275 . cj. 22 . Vila Olímpia . São Paulo . SP+55 11 2306.9023 . +55 11 [email protected]
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