hagen

APRESENTAÇÃO

A arquivologia no Brasil encontra-se emmeio ao processo de construção en-quanto ciência. O momento é de refle-tir sobre a realidade concreta e tentarconstruir o objeto científico arquivolo-gia. Para isto, o estudo das atividadesdesenvolvidas nos arquivos é funda-mental, ou seja, refletir sobre a práticaarquivística procurando analisá-la emtodos os seus componentes e ao mes-mo tempo relacioná-la às operaçõessemelhantes das áreas de conheci-mento chamadas de ciências da infor-mação. Assim, pode-se chegar a des-cobrir as especificidades do saber ar-quivístico.

Em função da importância cada vezmaior da troca de informações em to-dos os setores, seja em nível nacionalou internacional, a padronização é umprocesso que se desenvolve nas maisdiversas áreas. A arquivística não éexceção: em nível internacional existea ISAD(G) (Norma Internacional deDescrição Arquivística Geral), elabora-da pelo Conselho Internacional de Ar-quivos, em fase de avaliação; em vá-rios países são seguidas normas na-cionais, como no Canadá, no ReinoUnido e nos Estados Unidos.

No Brasil, esta discussão ainda está porser feita, e pretendemos contribuir paraque se desenvolva. Apresentaremosinicialmente algumas consideraçõessobre o conceito de descrição arquivís-tica e sobre o processo de padroniza-ção da descrição. A seguir, trataremosdas relações da arquivística com asdemais disciplinas da área da ciênciada informação, a partir das questõessurgidas no processo de padronizaçãoda descrição.

A descrição arquivística

O termo descrição, ao longo dos últi-mos anos, adquiriu nova acepção den-tro da arquivística. Nos livros mais an-tigos, como o Manual da Associaçãodos Arquivistas Holandeses, o capítu-lo dedicado à descrição aborda os pro-cedimentos a serem seguidos para aelaboração dos diversos instrumentosde pesquisa, sem chegar a definir cla-ramente o que seja o processo de des-crição1 . Discutem-se os tipos de ins-trumentos de pesquisa, seu grau dedetalhamento e a importância de seremseguidas regras, tais como o tratamen-to do acervo como um todo antes dese descrever um fundo ou uma sérieem particular.

A intenção do texto parece ser a deestabelecer um procedimento propria-mente arquivístico, ou seja, um proce-dimento que se preocupe com o con-junto dos documentos do arquivo, con-trapondo-se a uma prática ligada aoshistoriadores (especialmente aquelesde orientação positivista), que se dedi-cavam em maior profundidade aos do-cumentos considerados mais importan-tes.

Esta discussão já estabelecia uma ten-tativa de normalização, à medida quereivindicava um tratamento descritivopadrão para todos os documentos, semque critérios externos determinassema exclusão de qualquer grupo ou peçadocumental. Somente após a comple-ta descrição do acervo deveriam serdescritos em particular os grupos maispesquisados ou considerados de inte-resse maior, sendo a transcrição dosdocumentos reservada como uma ati-vidade suplementar, e não uma preo-cupação básica do arquivista.

Algumas considerações apartir do processo depadronização da descriçãoarquivística

ARTIGOS

Acácia Maria Maduro Hagen

Considerações sobre o conceito de descriçãoarquivística e sobre o processo depadronização da descrição. Relações daarquivística com as demais disciplinas daárea da ciência da informação, a partir dasquestões surgidas no processo depadronização da descrição.

Resumo

Palavras-chave

Arquivística; Ciência da informação; Descrição;Padronização.

Schellenberg, na obra Documentospúblicos e privados: arranjo e descri-ção2 , também dá destaque à definiçãodos diferentes tipos de instrumentos depesquisa, aparentemente partindo-seda idéia de que não há necessidade dese discutir o conceito de descrição, masesclarecer como devem ser os instru-mentos de pesquisa resultantes desteprocesso.

Lodolini, em um trabalho de 1984, de-dica apenas um capítulo à atividade dedescrição, sem usar este termo. Ele serefere aos trabalhos de arquivo comosendo “(...) a ordenação e a inventaria-ção, que é conseqüência e conclusãoda ordenação.”3 Depois de definir comoinstrumentos de pesquisa fundamentaiso guia e o inventário, Lodolini destacaa importância do conhecimento da his-tória institucional:

O inventário é precedido pelo que seindica, resumidamente, como “introdu-ção” ou “prólogo”, ou seja, por um es-tudo sobre a magistratura que produ-ziu os papéis, suas atribuições, estru-turas, sobre sua evolução e sobre osreflexos que as atribuições, estruturas,evolução da instituição tiveram no modode produção dos papéis.4

Nos textos brasileiros, encontram-sealgumas definições do termo descrição:

A descrição mostra o conteúdo dos fun-dos recolhidos e se processa atravésde instrumentos de pesquisa ou meiosde busca, que vão do geral para o par-ticular.5

A descrição dos conjuntos documen-tais deve ser feita em relação à sua:

– substância, indicando-se unidade deorganização, funções, atividades, ope-rações, assuntos;

– estrutura, indicando-se esquema declassificação adotado, unidades de ar-quivamento, datas abrangentes, clas-ses ou tipos físicos dos documentos,quantidade.6

“Conjunto de procedimentos que, a par-tir de elementos formais e de conteúdo,permitem a identificação de documen-tos e a elaboração de instrumentos depesquisa.”7

No manual francês de arquivística pu-blicado em 1993, encontram-se refe-rências à alteração recente de signifi-cado do termo descrição. Michel Du-chein coloca:

Em inglês (e, portanto, em muitos paí-ses onde a língua inglesa tem influên-cia) utiliza-se o termo description paradesignar a elaboração de instrumentosde pesquisa. Em francês não existe umtermo completamente equivalente (in-ventariação, catalogação, todos têm umsentido mais restrito e específico). Tal-vez o termo description termine por seaclimatar na arquivística francesa emseu sentido anglo-saxão. 8

No capítulo dedicado às operações declassificação e descrição, ChristineNougaret também explica a utilizaçãodo termo:

A palavra descrição é utilizada aqui nãoem seu sentido habitual de descriçãomaterial – que consiste em fornecer ascaracterísticas físicas do documentodescrito –, mas no sentido muito maisamplo dado ao inglês “description”, aoespanhol “descripción”, ao italiano “des-crizione” e ao franco-canadense “des-cription”.9

A seguir, refere-se à normalização, ex-plicando que o trabalho arquivístico nãopode ter a rigidez da catalogação biblio-gráfica, mas pode ser padronizado. Elaaponta os três elementos indispensá-veis em qualquer descrição: a identifi-cação do produtor (para assegurar orespeito à proveniência), a descriçãodas unidades documentais e a indexa-ção (para facilitar a recuperação da in-formação)10 .

Para evidenciar a recente evolução doconceito de descrição arquivística, po-dem-se comparar duas definições,ambas da SAA (Society of AmericanArchivists), mas de períodos diferentes:

1974: O processo de estabelecer con-trole intelectual sobre o patrimônio do-cumental mediante preparação deinstrumentos de pesquisa.11

1988: Descrição arquivística é o pro-cesso de obter, ordenar, analisar e or-ganizar qualquer informação que sirvapara identificar, administrar, localizar einterpretar o patrimônio documental de

instituições arquivísticas e explicar oscontextos e sistemas de registro dosquais estes documentos foram sele-cionados.12

A principal diferença entre estas duasdefinições é destacada por VictoriaWalch:

A definição do WGSAD afirma que cadavez que um arquivista registra qualquerelemento de informação sobre o acer-vo de sua instituição, isto é um ato des-critivo. Assim, a descrição não apenasabrange a criação de produtos descri-tivos tradicionais como catálogos e in-ventários, mas também se estende aoutros, criados para atender a umagama de necessidades arquivísticas,tais como relatórios de avaliação, trans-ferências de propriedade, etiquetas decaixas e pastas e compilações estatís-ticas.13

Outra importante diferença entre asduas definições apresentadas é o fatode na segunda haver uma preocupa-ção com a análise da operação descri-tiva. Os procedimentos passaram a seranalisados, e não apenas listados, ouseja, procuram-se identificar todas asações individuais que compõem a ati-vidade descritiva como um todo e es-tabelecer relações com outras opera-ções semelhantes.

As diversas definições do termo des-crição não são arbitrárias, mas estãoligadas a concepções diferentes da ati-vidade arquivística. Heloísa Bellotto,por exemplo, de acordo com a chama-da teoria das três idades, coloca umavisão de clara diferenciação entre osarquivos correntes, intermediários e per-manentes, reservando a estes últimosa atividade propriamente descritiva:

“A descrição é uma tarefa típica dosarquivos permanentes. Ela não cabenos arquivos correntes, onde seu cor-respondente é o estabelecimento doscódigos de assunto; tampouco fazsentido no âmbito dos arquivos inter-mediários onde a freqüência da utili-zação secundária é quase nula. Nes-tes depósitos, para fins de esclareci-mento, informações adicionais e teste-munho ainda decorrentes do uso pri-mário, os instrumentos de busca resu-mem-se nas listas de remessas depapéis, nas tabelas de temporalidade

Algumas considerações a partir do processo de padronização da descrição arquivística

e nos quadros gerais de constituiçãode fundos. O assunto, a tipificação dasespécies documentais, as datas-baliza,as subscrições, as relações orgânicasentre os documentos, e a ligação entrefunção e espécie, enfim todos os ele-mentos ligados às informações de in-teresse do historiador é que serão ob-jeto do trabalho descritivo.”14

Já Luís Carlos Lopes, defendendo aproposta de uma arquivística integra-da, na qual a teoria das três idades érediscutida, afirma que a descriçãoocorre em todos os momentos do tra-tamento dos documentos:

“Acredita-se que, dentro da perspecti-va da arquivística integrada, a descri-ção começa no processo de classifica-ção, continua na avaliação e se apro-funda nos instrumentos de busca maisespecíficos. Em todos os casos, o tra-balho do arquivista é representar ideo-logicamente as informações contidasnos documentos. As operações de na-tureza intelectual são, sem exceção, denatureza descritiva. Portanto, é difícilseparar a descrição das duas outrasatividades fundamentais da prática ar-quivística.”15

Para melhor compreender esta ques-tão, deve-se lembrar que nos paísescomo o Canadá, Estados Unidos eReino Unido, os documentos corres-pondentes à fase de arquivos corren-tes e intermediários são administradospor records managers, sendo consi-derados propriamente arquivos apenasos documentos de guarda permanente,administrados pelos archivists. Assim,quando se fala em descrição arquivísti-ca já está se falando implicitamente emdocumentos de guarda permanente.

Mesmo concordando com Lopes noaspecto de que todas as operações in-telectuais são de natureza descritiva,acreditamos ser necessária uma distin-ção entre o tipo de descrição num ar-quivo permanente e num arquivo cor-rente. No arquivo permanente, a des-crição tem como objetivo permitir a pes-quisa, ou seja, está voltada para umpúblico mais amplo e diversificado, edeve trazer mais elementos informati-vos sobre os documentos. No arquivocorrente não são necessárias todasestas informações, pois o usuário já temconhecimento da estrutura da organi-

zação produtora dos documentos, desuas funções, enfim, de muitos dosdados que a descrição feita no arquivopermanente deve trazer.

Uma visão abrangente da descriçãoarquivística é dada por Michael Cook,em seu livro Information managementand archival data. Segundo este autor,a descrição tem como base a teoria darepresentação:

A teoria da representação é a de queenquanto os arquivos originais devemser necessariamente armazenados naestante numa determinada ordem e lo-calização física (normalmente em em-balagens fechadas), as representaçõesdos originais podem ser multiplicadase armazenadas em qualquer ordem eem qualquer lugar que seja considera-do útil. 16

As representações têm duas caracte-rísticas que os originais não têm:

– podem ser distribuídas para fora doarquivo para atender aos usuários, ouseja, podem tornar-se públicas atravésda forma impressa ou da comunicaçãopor computadores, por exemplo;

– podem ser organizadas internamen-te de forma a facilitar a busca de infor-mações pelos usuários.17

Tendo estas funções em mente, o con-ceito de instrumentos de pesquisa tor-na-se mais flexível, pois reconhece-seque para cada necessidade pode-seelaborar um instrumento diferente. Nãohá sentido, deste ponto de vista, emdiscutir exaustivamente os conceitos deinventário, catálogo etc. Recomenda-se apenas que exista um instrumentoprincipal que descreva a ordem estru-tural do acervo, para registrar e expli-car o sistema que lhe deu origem, ouseja, que esclareça o respeito à prove-niência. Outra recomendação importan-te é que os instrumentos de pesquisasejam concebidos como um sistema,com referências cruzadas e pontos deacesso estabelecidos.

O conceito de pontos de acesso vemda biblioteconomia, e é fundamentalpara o estabelecimento das normas dadescrição arquivística. Pontos de aces-so são os nomes ou termos através dosquais se pode recuperar a informação

sobre um livro, no caso da biblioteco-nomia, ou sobre os registros descritosdo ponto de vista arquivístico. Para oslivros, utilizam-se elementos como onome do autor, o título ou assunto; paraos documentos de arquivo, o mais evi-dente é o nome da pessoa ou institui-ção produtora, de acordo com o princí-pio do respeito à proveniência. Os pon-tos de acesso, para serem efetivos,devem submeter-se às regras de vo-cabulário controlado, ou seja, devemser padronizados.

Este aspecto será retomado a seguir,na discussão da relação da arquivísti-ca com as demais ciências da informa-ção. Antes disso, apresentaremos umhistórico do processo de padronizaçãoda descrição

O processo de padronização dadescrição arquivística

O Grupo de Trabalho em Padronizaçãoda Descrição Arquivística da SAA (So-ciety of American Archivists), a partirda literatura sobre o assunto, dividiu ospadrões em três níveis:

– Padrões técnicos, os mais rígidos,que levam à produção de resultadosidênticos;

– Convenções (também chamadas de“regras” ou “padrões profissionais”),mais flexíveis, acomodando algumasvariações em sua aplicação;

– Orientações (“guidelines”), que forne-cem um conjunto amplo de critériospara orientar uma prática.18

Os padrões em arquivística são ape-nas dos dois últimos tipos, não haven-do definições que se apliquem semadaptação a qualquer arquivo. As pri-meiras tentativas de padronização naárea foram os dicionários de termostécnicos, tanto os elaborados pelos or-ganismos internacionais como os dicio-nários nacionais.

A descrição está sendo objeto de es-forços de padronização basicamenteem função do impacto das novas tec-nologias, em especial os computado-res, que possibilitaram a troca de infor-mações por meio de redes nacionais einternacionais. Para se beneficiar des-tes recursos, a comunidade arquivísti-


ca teve de desenvolver o aspecto decomunicação do conhecimento, até en-tão não especialmente desenvolvido.Este processo de discussão em tornoda padronização da descrição, ao en-volver conceitos utilizados especial-mente pela biblioteconomia e pela do-cumentação, também leva à discussãodo próprio conceito de arquivística, àreafirmação de sua especificidade esuas relações com as disciplinas pró-ximas. Abordaremos esta questão aseguir, após um breve histórico do pro-cesso de estabelecimento dos padrõesna descrição arquivística.

Histórico

Em 1989, o Conselho Internacional deArquivos (CIA) promoveu uma reuniãode especialistas para traçar os planosde criação de uma norma descritivainternacional. Em outubro de 1990,houve a primeira reunião plenária daComissão Ad Hoc sobre Normas deDescrição Arquivística, na Alemanha(Hör-Grenzhause), quando se formouum subgrupo encarregado de escreveruma proposta de regras gerais. Apósreunir-se em Liverpool, em julho de1991, o subgrupo apresentou um textona reunião plenária realizada em Ma-dri, em janeiro de 1992. O documentoproduzido em Madri, com o título deISAD(G) (Norma Internacional Geral deDescrição Arquivística) foi divulgadopara a comunidade arquivística e apre-sentado durante o XII Congresso Inter-nacional de Arquivos, em Montreal, emsetembro de 1992, sendo discutido emuma sessão aberta. A Comissão vol-tou a se reunir em janeiro de 1993 emEstocolmo, para reavaliar o texto apósas várias sugestões recebidas no pro-cesso de discussão. O texto final estáatualmente em avaliação e deverá serpublicado em 1999.19

Mesmo após várias revisões, ainda res-tam muitos pontos que são criticadospor membros da comunidade arquivís-tica. Antonia Heredia, por exemplo,aponta a falta de atenção para os ar-quivos correntes:

“Considero que a descrição, como ta-refa, deve ser obrigatória também numarquivo central, e ao sujeitar-se a re-gras desde o início suporá o início dafluidez descritiva que se sucederá nosdepósitos sucessivos dos documentos,

facilitando a representação definitiva.Ou será que se pretende uma descri-ção para os arquivos correntes e outrapara os históricos, que é do que se tra-ta nesta norma?20”

Um dos integrantes do grupo que redi-giu a norma ISAD(G), em um seminá-rio realizado em 1993, reconheceu vá-rias limitações do trabalho, esclarecen-do que a Comissão havia feito algumasescolhas, tendo em vista tornar sua ta-refa realizável. Em relação às diversasfases dos arquivos, ele esclarece:

1. Estamos tratando com arquivos quejá foram transferidos para um depósitoe arranjados e que também estão, ouestarão, em breve, disponíveis à ins-peção do público. Em conseqüência,não nos preocupamos (talvez devês-semos dizer ainda) com os arquivoscorrentes ou semicorrentes que nãoforam transferidos mas que não estãodisponíveis para consulta. Certamentereconhecemos que estes arquivos tam-bém precisão de descrição e controle,mas não nossa primeira prioridade.21

Nos diversos países, as situações sãomuito variadas:

Em âmbito nacional o grau de nor-malização e os métodos empregadosvariam muito de um país para outro;assim, na China, Noruega e a ex-UniãoSoviética existem normas nacionaisconcretas, na Suécia exerce-se umcerto controle através da legislação ar-quivística, em outros casos como os daFrança e da Itália os arquivos nacio-nais são os encarregados de promul-gá-las; onde não existe uma direçãocentral de arquivos, como na Grã-Bre-tanha e nos Estados Unidos, são osorganismos profissionais que têm pro-curado desenvolvê-las. 22

No Reino Unido surgiu a primeira nor-ma nacional de descrição. Estabeleceu-se um Projeto Nacional de Descrição,desenvolvido na Universidade de Liver-pool com a participação da Society ofArchivists e sob a direção de MichaelCook. Como resultado deste projeto, foipublicado em 1986 o Manual of ArchivalDescription (MAD), que teve uma se-gunda edição revista em 1990(MAD2)23 , e é utilizado como referên-cia desde então. O que se estabeleceno manual são normas para descrição

destinadas à elaboração de instrumen-tos de pesquisa, não sendo dirigidoespecificamente para a troca de infor-mações.

Nos Estados Unidos, pelo contrário, oprocesso de normalização teve inícioimpulsionado pela criação de bancosde dados bibliográficos, despertando osarquivistas para as possibilidades departicipar em redes para a troca de in-formações. Em 1977, a SAA (Societyof American Archivists) criou um grupopara estudar a possibilidade de os ar-quivos virem a integrar um sistema na-cional de informação (NISTF–NationalInformation Systems Task Force). A pri-meira conclusão do grupo é que serianecessário criar um padrão para a tro-ca de informações arquivísticas e queo mais simples e econômico seria adap-tar o padrão bibliográfico MARC (Ma-chine Readable Cataloging), já ampla-mente utilizado. Assim, surgiu em 1982o padrão MARC AMC (MARC Formatfor Archival and Manuscripts Control),formalmente uma propriedade conjun-ta da SAA e da Biblioteca do Congres-so, ou seja, unindo as instituições res-ponsáveis pelas normas técnicas dearquivos e bibliotecas dos EstadosUnidos.24

Além do padrão MARC AMC, voltadopara a forma da descrição, existe nosEstados Unidos o padrão de conteúdo,estabelecido em Archives, PersonalPapers and Manuscripts – 2nd. ed. 25

A importância e a quantidade de nor-mas utilizadas na descrição arquivísti-ca nos Estados Unidos pode ser de-monstrada pela publicação de um livro:Standards for archival description26 .Publicado em 1994, sob a responsa-bilidade da SAA, o livro descreve 86normas utilizadas na descrição arqui-vística, fazendo referência a outras157, consideradas de importância se-cundária.

O Canadá é outro país que tem nor-mas de descrição específicas. A dis-cussão está sendo conduzida peloBureau of Canadian Archivists e peloConselho Canadense de Arquivos, edesde 1992 estão sendo publicados ca-pítulos, à medida que são completados.O primeiro capítulo trata das regrasgerais de descrição, e os demais abor-dam aspectos específicos.


O mais recente desenvolvimento dasnormas internacionais foi a publicaçãoda ISAAR(CPF), International StandardArchival Authority Record for CorporateBodies, Persons and Families, prepa-rada pelo mesmo grupo responsávelpela ISAD(G).

A norma ISAAR(CPF) coloca umaquestão que ainda deve ser muito dis-cutida pela comunidade arquivística: anecessidade de se elaborar vocabulá-rios controlados, sendo os termos utili-zados como pontos de acesso para opesquisador. O objetivo da norma éassegurar que haja uma lista controla-da com os nomes das instituições, pes-soas e famílias produtoras de arquivos,ou seja, assegurar que não sejam utili-zados diversos nomes ao mesmo tem-po para a mesma entidade, dificultan-do o acesso do pesquisador que fazuma busca. Além do nome, a normatambém estrutura um campo com da-dos contextuais: localização, área geo-gráfica de atuação, nacionalidade, situ-ação legal, área de atuação, atribui-ções, estrutura administrativa, relaçõescom outras pessoas, famílias ou insti-tuições, entre outros (para cada um dostipos de entidade descrita, aplica-se umconjunto de informações específico).27

Ao introduzir a questão do vocabuláriocontrolado, bastante desenvolvida nabiblioteconomia, a norma ISAAR(CPF)acende ainda mais a discussão dassemelhanças e diferenças entre asdiversas disciplinas da área das ciênciasda informação, já presente desde asprimeiras tentativas de normalização.

A arquivística e as ciências dainformação

Michel Duchein, abordando a questãoda importância crescente dos compu-tadores e do impulso dado à padroni-zação da descrição arquivística pelouso das novas tecnologias, aponta oque considera um problema:

O risco, indo-se muito longe nesta di-reção, será de ver a “descrição” arqui-vística alinhar-se pura e simplesmenteaos conceitos da biblioteconomia ou dadocumentação, em detrimento dos prin-cípios de base da arquivística. 28

Para avaliar até que ponto existe esterisco, deve-se voltar a uma questãobásica: o que é a arquivística? Se ti-vermos claramente estabelecidos oselementos que definem a arquivísticaenquanto campo específico do conhe-cimento, poderemos diferenciá-la dabiblioteconomia e da documentação.

Luís Carlos Lopes procura avançar noaspecto teórico, apresentando algunspressupostos a partir dos quais se po-deria construir uma teoria da informa-ção para uso geral e especificamentede interesse para o conhecimento ar-quivístico. Entre estes pressupostos,podemos citar:

“2. Os atos humanos de qualquer na-tureza produzem informações.

3. A informação é uma categoria abs-trata que se materializa quando é re-gistrada e representa uma sucessão deatos ou fragmentos que possam serdefinidos como fatos.

5. Quanto mais único e isolado for oregistro da informação, mais ele seráparcial, fragmentário e de difícil cognos-cibilidade.

6. Quanto mais plural e correlacionadofor o registro da informação, mais inte-gral e possível de ser interpretado.

10. Considera-se documento todo equalquer suporte material a que possaser atribuído, de modo arbitrário, cien-tífico ou não, a existência de um con-teúdo informacional.”29

O objeto da arquivística seriam os ar-quivos, definidos como

“acervos compostos por informaçõesorgânicas originais, contidas em docu-mentos (...) produzidos ou recebidospor pessoa física ou jurídica, decorren-tes do desenvolvimento de suas ativi-dades, sejam elas de caráter adminis-trativo, técnico ou científico, indepen-dentemente de suas idades e valoresintrínsecos.”30

Desta forma, a arquivística não se con-fundiria com as demais ciências da in-formação mesmo que haja uma aparen-te semelhança em algumas questões,como no caso da padronização da des-crição para fins de participação em ban-cos de dados bibliográficos. O enfoqueda arquivística sempre é a informaçãoregistrada no conjunto dos documentos,nunca perdendo de vista o princípio fun-damental do respeito à proveniência, ouseja, a importância de deixar evidente ocontexto em que os documentos foramproduzidos ou recebidos.

Outro aspecto importante na questãoda padronização da descrição arquivís-tica é a relação necessária com as ou-tras operações: avaliação e arranjo.Tomando um conceito amplo de des-crição, ela ocorre em todas as fases detratamento de um acervo documental,e vai refletir em sua forma mais elabo-rada, os instrumentos de pesquisa, oresultado das operações anteriores.A descrição, padronizada ou não, sem-pre é uma concretização do princípiodo respeito à proveniência, pois assimdeve ter sido feito o arranjo dos docu-mentos.

Em relação às semelhanças e diferen-ças entre o controle bibliográfico e ar-quivístico, Richard Smiraglia apresen-ta um quadro. As semelhanças seriamas seguintes: objetivos comuns aos ca-tálogos bibliográficos e instrumentos depesquisa arquivísticos (exploração doconhecimento registrado), dicotomiadescritiva básica entre elementos físi-cos e intelectuais e o dilema comum dabusca de informação, onde quem faz oinstrumento dispõe de dados de que opesquisador não dispõe. As diferençasseriam: diferenças físicas e intelec-tuais entre livros e documentos de ar-quivo (livros são preparados para se-rem descritos e divulgados, sendo uni-dades com título, autor e assunto defi-nidos, enquanto os arquivos são resul-tado de uma atividade, sendo conjun-tos de documentos que não podem serdefinidos por um assunto ou autor) ediferenças no tipo de informação queos pesquisadores buscam (como con-seqüência das características já cita-das, a busca de informação bibliográfi-ca é em geral mais específica do que aarquivística, baseada principalmenteem informações contextuais, e não emdocumentos específicos).31


Rousseau e Couture, por sua vez, co-locam a necessidade da arquivísticaestabelecer, através da pesquisa, o seucampo específico de atuação, ao ladoda biblioteconomia, da informática e dasciências da informação, libertando-seda dependência da história e da admi-nistração.32

Para encerrar, vejamos a posição deum autor que, reconhecendo a especi-ficidade da arquivística, aponta a ne-cessidade de o arquivista dominar al-guns recursos da área do gerenciamen-to da informação e do corpo teórico daciência da informação:

Nem toda a teoria e nem todas as téc-nicas desenvolvidas pelos cientistas dainformação são necessariamente apli-cáveis ao trabalho dos records mana-gers33 ou arquivistas. Algumas partesdeste corpo de conhecimento, entretan-to, são essenciais. As áreas de conhe-cimento mais relevantes são as seguin-tes:

• conhecimento básico em teoria dascomunicações e da informação;

• conhecimento básico de computação;

• técnicas de recuperação da informa-ção, especialmente regras de catalo-gação e teoria e prática de classifica-ção, uso de autoridades, teoria e práti-ca de pesquisa informatizada de ban-cos de dados e textos;

• análise das necessidades dos usuá-rios;

• provisão de serviços para o usuário.34

Esta proposta de aproximação da ar-quivística às demais disciplinas ligadasà informação parece-nos promissora,na medida em que abre o campo deatuação do arquivista, permitindo a uti-lização de recursos já desenvolvidospor outros profissionais. Os arquivistaspodem dedicar-se às suas atividadesespecíficas, aproveitando os esforçosjá realizados em outras áreas e partici-pando de um trabalho conjunto combenefícios gerais.

Neste movimento de aproximação àsoutras disciplinas, fica também maisclaro o que é específico da arquivística.O processo de elaboração de normase padrões descritivos é lento exatamen-te por causa do elemento fundamentalda abordagem arquivística, ou seja, apreocupação com a ordem original dosdocumentos. O trabalho do arquivistatem algo de arqueológico, na medidaem que procura reconstituir a entidadeque originou o conjunto documental aser trabalhado, determinando sua es-trutura e seu funcionamento a partir dosindícios dados pela própria documen-tação e por fontes externas. Aprofun-dando-se nas questões específicas decada arquivo, muitas vezes torna-sedifícil para o arquivista enquadrar-se anormas e padrões de descrição. Outracaracterística do trabalho arquivístico


é a idéia de abrir ao máximo as possi-bilidades de pesquisa do usuário, apre-sentando-lhe os documentos com ex-plicações quanto ao momento e às con-dições de sua produção, sem dirigir apesquisa com a indicação de assuntos.As demais disciplinas do campo, pelocontrário, procuram identificar para ousuário os assuntos, dirigem a pesqui-sa exatamente para os pontos especí-ficos pelos quais o usuário faz sua bus-ca. Tendo-se em vista estas duas ques-tões, pode-se entender por que o pro-cesso de padronização da descriçãoarquivística tem se desenvolvido nosentido de uma estrutura comum dedescrição, e não tanto no de um con-teúdo padronizado. A elaboração de lin-guagens controladas, algo novo na ar-quivologia, começou exatamente pelosnomes das pessoas e instituições pro-dutoras dos arquivos, ou seja, por umelemento de identificação, que não de-pende tanto de uma escolha do arqui-vista.

O processo de padronização da des-crição arquivística está em andamen-to, tanto em nível internacional quantoem nosso país. O limite da padroniza-ção ainda está por ser estabelecido,mas acreditamos que a característicamais importante deste processo é o fatode provocar a discussão a respeito daatividade arquivística, a respeito do queseja o saber arquivístico, de suas es-pecificidades e pontos de aproximaçãoàs demais disciplinas do campo da ci-ência da informação.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS HOLAN-DESES. Manual de arranjo e descriçãode arquivos. 2a ed. Rio de Janeiro : Ar-quivo Nacional, 1973.

2. BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos per-manentes: tratamento documental. SãoPaulo : T.A. Queiroz, 1991.

3. CAMARGO, Ana Maria de Almeida & BE-LLOTTO, Heloísa Liberalli (coords.). Di-cionário de terminologia arquivística. SãoPaulo : Associação dos Arquivistas Bra-sileiros - Núcleo Regional de São Paulo :Secretaria de Estado da Cultura, 1996.

4. CASTRO, Astréa de Moraes e; CASTRO, An-dresa de Moraes e; GASPARIAN, Danu-za M.C. Arquivística = técnica; arquivolo-gia = ciência. Brasília : ABDF, 1985.

5. COOK, Michael & PROCTER, Margareth. AMAD user guide. Aldershot : Gower, 1989.

6. COOK, Michael. Information managementand archival data. London : Library Asso-ciation Publishing, 1993.

7. CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de ar-chivística. Madri : Fundación GermánSánchez Ruipérez : Pirámide, 1994.

8. FAVIER, Jean & NEIRINCK, Danièle (orgs.)La pratique archivistique française. Paris: Archives Nationales, 1993.

9. HENSEN, Steven L. (comp.) Archives, Per-sonal Papers and Manuscripts; A catalo-guing manual for archival repositories,historical societies and manuscript libra-ries. 2nd ed. Chicago : Society of Ameri-can Archivists, 1989.

10. HEREDIA HERRERA, Antonia. Observaci-ones sobre la norma ISAD(G). Na Inter-net, URL: http://www.pi.cnr.it/S.Miniato/ri-vista/herrera.html.

11. ISAD(G): norma geral internacional de des-crição arquivística, adotada pela Comis-são ad hoc de Normas de Descrição, Es-tocolmo, Suécia, 21-23 de janeiro de1993, versão final aprovada pelo CIA. 2aed. rev. Rio de Janeiro : Arquivo Nacio-nal, 1998. (Publicações técnicas, 48)

12. KITCHING, Christopher. Nuevas direccio-nes en esfuerzos internacionales. In: SE-MINARIO SOBRE NORMAS INTERNA-CIONALES PARA DESCRIPCION AR-CHIVISTICA. México, 1993. Actas... Wa-shigton, 1994.

13. LODOLINI, Elio. Archivística: principios yproblemas. Madrid : ANABAD, 1993.

14. LOPES, Luis Carlos. A informação e os ar-quivos : teorias e práticas. Niterói : EDU-FF ; São Carlos (SP) : EDUFSCar, 1996.

15. PAES, Marilena Leite. Arquivo; teoria e prá-tica. 2a ed. Rio de Janeiro : FundaçãoGetúlio Vargas, 1991.

16. ROUSSEAU, Jean-Yves & COUTURE, Ca-rol. Les fondements de la discipline ar-chivistique. Québec : Université du Qué-bec, 1994.

17. RUIZ RODRÍGUES, Antonio Ángel (ed.). Ma-nual de archivística. Madrid : Síntesis, s.d.

18. SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Do-cumentos públicos e privados: arranjo edescrição. 2a ed. Rio de Janeiro : Funda-ção Getúlio Vargas, 1980.

19. SMIRAGLIA, Richard P. (ed.) Describing ar-chival materials; the use of the MARCAMC format. New York : Haworth, 1990.

20. WALCH, Victoria Irons & MATTERS, Mari-on (comp.) Standards for archival descrip-tion; a Handbook. Chicago : Society ofAmerican Archivists, 1994.


Considerations arising from theprocess of standardization ofarchival description

Abstract

Considerations on the concept of archivaldescription and the process of standardizationof archival description. Relations amongarchivology and the other disciplines ofinformation science area, starting fromquestions arising from this process.

Keywords

Archivology; Information science; Description;Standardization.

Acácia Maria Maduro Hagen

Licenciada em História e Mestre em SociologiaRural pela Universidade Federal do Rio Grandedo Sul, Historiógrafa coordenadora do Núcleode Acervo do MARGS (Museu de Arte do RioGrande do Sul Ado Malagoli).

E-mail: [email protected]

hagen

Documents