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Questionários on-line RBE Instruções de preenchimento / Identificação de erros mais comuns Introdução: Com base na experiência acumulada no ano anterior na resposta às escolas e na análise dos dados recolhidos nos questionários, foi elaborado este documento que esperamos ajude a eliminar os erros mais comuns cometidos no preenchimento dos questionários. Esperemos que seja útil. 1 – Informações de carácter geral 1.1. Quem deve preencher os questionários? Salvo situações excepcionais e devidamente identificadas, preenchem o questionário on-line as escolas RBE com as seguintes características:

- Tenha sido integrada na RBE até Setembro de 2008 - Por altura do início do ano lectivo já tivesse a Biblioteca aberta à

comunidade escolar. Deste modo, a cada escola RBE, corresponde um conjunto de questionários próprios. Caso tenha detectado que há outra escola do agrupamento para a qual necessite de preencher o questionário e não tenha o respectivo login, solicite-o através do seguinte endereço de e-mail: jp.proenca@gmail.com 1.2. A minha BE não tem professor-bibliotecário. Preciso de preencher o questionário? Como proceder? Todas as escolas RBE de acordo com os critérios definidos acima preenchem o questionário. Se não há professor-bibliotecário colocado pela RBE, deverá preencher o coordenador da Biblioteca da Escola Sede / escola vizinha ou ainda algum elemento do órgão de gestão da escola.

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1.3. A Informação a submeter refere-se a que ano lectivo? Os dados a inserir referem-se todos ao presente ano lectivo à excepção dos quadros referidos na folha de informações. 1.4. Quando é que a informação fica submetida? E se eu, posteriormente,

quiser alterar os dados? A informação fica submetida ao clicar no botão gravar (ver imagem abaixo). Se olhar para a secção que acabou de gravar e não houver nenhum relatório de erro, os dados foram submetidos. Não é preciso fazer mais nada nem enviar cópia dos questionários para lado nenhum. O gabinete RBE tem acesso on-line aos questionários Se houver alguma informação de erros, os dados só ficarão submetidos quando os erros detectados forem devidamente corrigidos

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Se, posteriormente à gravação dos dados, a escola detecte que tem algum quadro preenchido de forma incorrecta, poderá proceder à sua correcção. Para tal bastará aceder à aplicação, alterar o conteúdo do(s) quadro(s) em causa e proceder a nova gravação dos dados. 1.5. Não consigo gravar os dados. O que fazer? Como forma de validação dos dados, para evitar esquecimentos ou para assegurar que o não preenchimento de alguns quadros é intencional, é necessário introduzir o valor zero (0) na generalidade dos quadros não preenchidos. Esta imposição garante à RBE que o valor zero é real e não fruto de esquecimento ou distracção. Deste modo colocar zero (0) nos quadros resolverá a maior parte dos problemas de gravação de dados. 1.6. A que escola se referem os dados? (questão frequente nos agrupamentos de escolas) Quando acede ao questionário on-line aparece identificado o nome da escola na qual se está a inserir os dados. No exemplo abaixo (imagem 2) referimo-nos à Escola do 2º e 3º ciclos de Branca. É em relação à escola identificada e apenas esta que se devem inserir os dados. Deste modo, no questionário desta escola não devem ser referidos os nº de alunos, de professores de outras escolas (RBE ou não) que façam parte do Agrupamento. Se a escola for a sede de um agrupamento, o responsável pelo preenchimento da base de dados, deverá procurar o login referente à(s) outra(s) escola(s) do agrupamento pertencentes à RBE e preencher, o(s) inquérito(s) referente(s) a essa(s) escola(s). Obs: há uma excepção a esta regra: As escolas sede de agrupamento têm, no seu questionário próprio, na Secção A, no quadro 3 - Caracterização da Biblioteca Escolar do Agrupamento Um conjunto de questões que se referem ao Agrupamento no seu todo.

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1.7. Alguns dados, ao longo dos questionários, já se encontram pré-preenchidos. Posso alterá-los? Sim. Pode e deve. A base foi carregada com alguns dados do ano lectivo anterior. A Escola deverá conferir se os mesmos se mantêm actuais e actualizá-los se necessário. 1.8. Onde se encontra a folha de instruções? A folha de instruções encontra-se na parte de cima à esquerda da aplicação informática (ver imagem 2). Nem sempre as escolas dão conta da existência desse documento.

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2. Secção A 2.1. Se os dados da própria instituição estão errados, ver imagem 3, solicita-se o favor de dar conhecimento desse facto para o seguinte endereço de mail: gepe@gepe.min-edu.pt . Este endereço de e-mail deve ser usado apenas para este assunto.

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2.2. Reparámos que muitas escolas se esquecem de preencher os quadros assinalados a verde na imagem 4. O ano de integração da escola na RBE pode ser consultado em: http://www.rbe.min-edu.pt/np4/escolas

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2.3. Como referimos anteriormente, o número de alunos e professores refere-se à escola em causa e não ao agrupamento nem a outros potenciais beneficiários das actividades da BE. Mesmo que a escola realize actividades em conjunto com outras escolas, o número de alunos não deve ser incluídos pois levaria a duplicação de dados.

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2.4. A minha BE não tem professor-bibliotecário. Como preencher o quadro 2?

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Se a escola não tem professor bibliotecário colocado pela RBE ou DRE, no quadro 2, deve ser colocado o nome do responsável pela BE que terá que existir. Em última análise, será o Director. Na secção B, a escola terá oportunidade de assinalar se o nome indicado é professor-bibliotecário ou apenas o responsável pela BE. Repare, secção B, quadro 1.2 1.2 - A escola tem um professor colocado na biblioteca, pela DRE ou no âmbito do programa RBE:

Sim Não

Ao responder NÃO a escola dá à base a informação de que não há coordenador e, portanto, os dados não serão somados aos dos coordenadores RBE. A partir desse momento a base sabe ainda que os dados introduzidos são do responsável pela BE (quer este seja um membro do CE, quer seja o coordenador da escola sede, …). Deste modo a RBE ficará também na posse de dados sobre as pessoas que asseguram o serviço de BE (estas podem também ter formação, experiência, …) 2.5. Houve engano ao preencher o nome do professor bibliotecário/ nº de BI. Como fazer para alterar? Conforme referido na folha de informações, essa alteração faz-se na secção B. Aceda a essa secção e altere, no quadro 1.2. o Nome do(a) Professor-Bibliotecário ou responsável da BE: Grave as alterações Regresse à secção A e, no campo 2, altere o nº de BI. Grave as alterações 2.6. Porque se pede o BI do professor bibliotecário ou responsável da BE? (Veja a imagem 6, ) A indicação do número do BI serve para:

a) Para garantir que não há duplicação da informação. Isto coloca-se no caso dos professores que são responsáveis por mais do que uma biblioteca. Se se pedisse apenas o nome e se eu escrevesse João Proença num inquérito e noutro João Paulo Proença seríamos 2 e haveria o risco de ver duplicada

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a informação. Com a indicação do nº de BI já não há duplicação da informação.

b) Mais, a base, nesta situação, ao ver que a pessoa já existe, por ter preenchido o questionário na escola A, na Escola B, preenche automaticamente os dados do coordenador. Queremos, com a base, saber com exactidão o nº de coordenadores existentes nas EB e ES em funcionamento. Só assim é possível.

c) Para proceder ao pré-preenchimento de dados nos questionários em anos sucessivos. A partir da indicação do nº de BI a base, ao reconhecer o utilizador, insere os dados pré-definidos na aplicação.

2.7. Porque se pede o nome do “responsável pelo preenchimento?” (veja a imagem 6, em baixo) Esta será a pessoa a quem a RBE poderá contactar caso tenha alguma dúvida sobre os dados inseridos e queira obter algum esclarecimento / enviar alguma informação complementar. 2.8. Endereços de e-mail. Repare que nos endereços de e-mail não se usam acentos, cedilhas, til,… Exemplo: é netvisao e não netvisão; é almangues e não almanguês Confira, nesta secção, todos os endereços de e-mail que introduzidos.

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3. Secção B

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3.1. MUITO IMPORTANTE - Para efeitos de preenchimento dos quadros desta secção, foi adoptado o critério de que o professor-Bibliotecário terá um tratamento à parte da restante equipa.

Por favor, não duplique os dados nem os inflacione. O Coordenador não deverá ser incluído na equipa da BE. Só desta forma poderemos conhecer melhor quem são os coordenadores das BE.

Mais tarde no tratamento dos dados, a RBE incluirá este recurso humano nas estatísticas.

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3.2. Todos os campos de cada quadro da secção B, devem ser preenchidos? Sim. Considere a opção de colocar zero (0) nos quadros e campos onde não tem dados. Deste modo garante-se que o campo não preenchido não fica na condição de “Não sabe/não responde”. Informa-se que, nesta secção, foram tornadas obrigatórias as respostas de modo a que se perceba que o ZERO foi intencional e não apenas distracção. Em resumo, os dados só ficam gravados depois de preenchidos todos os campos e todos os quadros, nem que seja com 0. Deve-se introduzir 0 e não Zero. 3.3. Quadro 1.1. (ver imagem 7) A situação da escola é atípica este ano / As horas da equipa estão sempre a mudar, o que escrevo? Deverá colocar os dados reais e existentes nesta altura, independentemente de todos os condicionalismos que desejaria não existirem. Considere este questionário como se fosse uma foto tirada à BE durante os meses de Maio/Junho de 2009. A foto capta o instante e será sobre isso que se farão os estudos. Não seriam possíveis os estudos se os dados estivessem constantemente a ser alterados. 3.4. Também foi assegurado que deve haver coerência nas respostas, isto é, se no quadro 1.1 (ver imagem 7), a escola diz que são 3 professores na equipa, no quadro respectivo (1.3) a base só aceita como válida uma resposta que dê uma soma de 3 professores. 3.5. Quadro 1.2. (ver imagem 8). Deve responder SIM a escola que:

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a) Tenha um professor-bibliotecário colocado a tempo inteiro colocado pela DRE

b) Tenha um professor-bibliotecário colocado a tempo inteiro pela RBE c) Tenha um professor-bibliotecário colocado nos termos do artº9, do

Despacho 19117/2008 3.6 Em ambos os casos (resposta sim ou não) os restantes campos do quadro 1.2. (ver imagem 8) devem ser preenchidos, quer sejam com os dados do professor-bibliotecário ou do responsável pela BE. 3.7 Os dados do professor-bibliotecário já se encontram introduzidos. O que fazer? Na secção A, ao ser introduzido o número de BI a base identifica se já tinham sido introduzidos dados o ano passado. Em caso afirmativo, estes dados são carregados no questionário deste ano. Nesta situação o responsável pelo preenchimento deverá actualizar os dados (idade, anos de experiência, …) 3.8. Houve engano ao preencher o nome do professor bibliotecário/ nº de BI. Como fazer para alterar? Conforme referido na folha de informações, essa alteração faz-se na secção B.

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Aceda a essa secção e altere, no quadro 1.2. o Nome do(a) Professor-Bibliotecário ou responsável da BE: Grave as alterações Regresse à secção A e, no campo 2, altere o nº de BI. Grave as alterações 3.9 Entende-se por recurso partilhado, um professor do 1º Ciclo colocado a tempo inteiro para apoio a duas ou mais bibliotecas do 1º Ciclo. 3.10 O quadro 1.2. desdobra-se em 1.2.1. e 1.2.2, respectivamente (ver imagem 9) se se tratar de um professor do 1º Ciclo (1.2.1.) ou professor do 2º ·, 3º ou SEC (1.2.2.). Conforme a situação devem ser preenchidos os quadros complementares (1.2.1. ou 1.2.2.).

imagem 9 3.11 Quadro 1.2.2. (ver imagem 10) . nº de horas semanais na BE

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No preenchimento deste quadro poderá haver 3 situações:

a) Professor colocado pela Rede de Bibliotecas Escolares ou DRE na biblioteca da escola a tempo inteiro

É suposto que, nesta situação, o total de horas na BE seja de 35, à excepção daqueles que optaram por leccionar uma turma. Para esses, deverão ser retiradas às 35 horas, as horas lectivas referentes à turma que leccionam e eventualmente horas que o CE lhe deu para outras tarefas. Nessa situação deve indicar essas horas nas 2 primeiras linhas do quadro.

b) Professor colocado a tempo parcial pela RBE (Cf. Artº9 nº2 do despacho 19117/2008)

Nesta situação devem ser preenchidas, as linhas 1 (se adequado), 2 (se adequado), 4 (se adequado), 5 (se adequado), 6 (se adequado), 7 (se adequado) e 8 (se adequado). O total de horas não poderá ser superior a 35h

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c) Professor do 2º 3ºCiclos ou Secundário nomeado responsável por

Biblioteca do 1º Ciclo pelo C.E. Nesta situação devem ser preenchidas, as linhas 1 (se adequado), 2 (se adequado), 4 (se adequado), 6 (se adequado), 7 (se adequado) e 8 (se adequado). O total de horas não poderá ser superior a 35h Lembre-se que nas situações b) e c) as linhas 4 a 8 se referem a horas dedicadas à Biblioteca Escolar. Refira apenas as horas desses créditos que dedica à BE 3.12 O professor-bibliotecário faz parte da equipa da BE? Conforme já foi referido acima, o professor-bibliotecário não deve ser contabilizado o na equipa, deste modo no quadro 1.3. este deve ser excluído.

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3.13 Todos os campos de cada quadro da secção B, devem ser preenchidos.

A base é "inteligente" e tem algumas questões definidas como de resposta obrigatória. Como me sucedeu muitas vezes, em situações anteriores, ter um campo não respondido e ficar sem saber se a resposta é ZERO ou Não sabe/não responde, foram tornadas obrigatórias respostas nesta secção, de modo a que se perceba que o ZERO foi intencional e não apenas distracção. Se a BE não tem professores colaboradores ou equipa, devem ser preenchidos com 0 todos os campos. Em resumo, os dados só ficam gravados depois de preenchidos todos os campos e todos os quadros, nem que seja com 0. Deve-se introduzir 0 e não Zero.

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4. Secção C – Formação em Bibliotecas Escolares Muito importante: Os quadros 1.1. e 1.2 referem-se a formação especializada em domínios de formação relacionados com a BE (coordenador e equipa) e não formação para leccionar. Deste modo, por exemplo, não se está a questionar se o professor-bibliotecário é licenciado mas se tem uma licenciatura em domínios relacionados com as BE (existem algumas) Os quadros 1.3; 1.4 e 1.5. referem-se a formação contínua (creditada e não creditada) (do professor bibliotecário, equipa e AAE).

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4.1. Quadro 1.1 - O professor-bibliotecário ou responsável da BE tem formação de base ou

especializada para desempenho de funções na BE? Há algumas escolas que fazem uma má interpretação da questão. Não se trata de saber se os professores-bibliotecários são professores licenciados, mas sim de saber se têm alguma formação específica (mestrado, doutoramento, pós-graduação) em Bibliotecas escolares. (com já há um ou dois cursos de licenciatura em áreas afins à BE, colocou-se também a hipótese de formação base). Por favor não preencha neste quadro a sua formação base para ser professor. 4.2. No caso da Formação Theka ou outras similares que constituam uma

unidade esta não deve ser desagregada. Use a opção outra para a descarregar.

4.3. Para o quadro 1.2. (ver imagem 12) deve seguir-se raciocínio análogo ao

referido em acima (ponto 4.1) 4.4. Nos quadros 1.4.1. e 1.4.2. o número de professores indicados não deverá

ser superior ao indicado no quadro B.1.1.

4.5. Formação das A.A.E. para o desempenho de funções na BE (ver imagem 13)

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Referimo-nos a formação contínua. Se a resposta é Zero, deverá ser assinalado esse facto no quadro. Deste modo ficaremos com a certeza que houve intencionalidade no preenchimento do quadro. Reparou que o nº de horas de formação está apresentado em intervalos? Logo se há um AAE que tem um total de 70 horas de formação deverá ser assinalado 1 na coluna do meio (ver imagem 13)

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Secção D

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5.1. Quadro 1.1. Quando não existe a planta da BE o que fazer? A solução que tem sido sugerida é que se arranje uma folha A4 e desenhe a planta o mais que possível à escala (1/100). Depois pode ser tirada uma foto com a máquina digital (à planta, claro) usando baixa resolução. 5.2 Não consigo enviar a planta e/ou a foto. Como fazer? O envio da planta e da foto, só se consegue fazer depois de gravados os dados da Secção D. O envio da planta e a foto, são a última coisa a fazer nessa secção. Após todos os dados estarem preenchidos e gravados, abre-se um link para fazer o upload da imagem e da planta. 5.3. Como fazer para reduzir o tamanho da imagem?

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Uma sugestão é usar o Powerpoint para esta tarefa a) Abrir o powerpoint e insiro num diapositivo a imagem que quero b) Clicar em cima da imagem com o botão direito do rato e escolher a opção "formatar imagem" c) Carregar no botão “comprimir” d) Escolher na caixa de diálogo, "imagem seleccionada" e "web ecrã" e) Fazer “ok” f) Carregar em “aplicar” na caixa de diálogo seguinte g) Fazer “ok” na caixa de diálogo seguinte h) Depois clicar em cima da imagem com o botão direito do rato e escolher “guardar como imagem”. Escolho o destino da imagem, dou-lhe um novo nome e escolho o formato jpeg. 5.4. No respeitante às áreas (quadros 1.3. 2.2. e 2.3) Pede-se o favor de avaliar a viabilidade da área indicada. Tem, no exemplo abaixo, um bom parâmetro de raciocínio Repare: Se um passo tiver um metro. Uma biblioteca em que eu precise de dar 30 passos de comprimento e 30 passos de largura para a medir terá 900 m2 5.5 A secção D não grava os dados. O que fazer? Os quadros 2.2 e 2.3. têm uns quadradinhos de selecção à esquerda. É necessário “picar” o quadrado da esquerda para preencher o nº de lugares sentados à direita.

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Secção E

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Conforme referido na folha de instruções:

6.1. No Quadro 1.1. - Deverá considerar a situação existente a 31 de Agosto do ano lectivo anterior por alturas do inventário.

Nota: Reparou que, no respeitante, a jornais e revistas, se pede o nº de títulos e não o número de exemplares?

6.2. Quadro 1.4. Considera-se haver empréstimo domiciliário, para efeito de preenchimento do questionário, o empréstimo efectuado apenas a um grupo de utilizadores (docentes ou alunos).

6.3. Quadro 2.1. – Tratamento do fundo documental Deverá considerar a situação existente a 31 de Agosto do ano lectivo anterior por alturas do inventário.

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Secção F

7.1. O R.I. (ou P.E.) que está na base encontra-se desactualizado. O que fazer? (quadros 1.1. ; 1.2. e 1.5)

Poderá fazer o upload do novo documento, que eliminará o anterior.

7.2. Quadro 2.3. Por favor, depois de preencher o quadro, verifique a ordem de grandeza dos valores apresentados. Tenha em atenção as casas decimais.

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Secção G

Quadro 3.2. O que se entende por: “N.º de utilizadores do serviço de empréstimo domiciliário (considerar alunos, professores e funcionários)”?

Neste quadro pretende-se que seja indicado o nº de utilizadores que efectivamente realizaram empréstimos domiciliários, pois o universo de possíveis utilizadores está referido na secção A.

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Caso tenha outras questões a colocar, o responsável pela ajuda ao preenchimento dos questionários poderá ser contactado nos seguintes endereços de e-mail. João Paulo da Silva Proença jp.proenca@gmail.com joao.proenca@rbe.min-edu.pt