guião base - gp-untis

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Autor: Maragrida

Moreira

© Cardita – Análise Informática, Lda – 1988-2007

gp-untis Horários Escolares

Percurso de Formação Base

Gestão Automática

de Horários

gp-Uuntis – Horários Escolares Percurso

©Cardita - Análise informática, Lda / Gruber & Petters Software, 2007

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Índice

1. Instalação do gp-Untis 03

2. Dados da Licença 03

3. Cabeçalho e Rodapé dos horários 04

4. Dados do Estabelecimento 05

5. Grelha semanal 06

6. Introdução de dados base 09

6.1 Campos comuns a todos os elementos 10

6.2 Introdução de turmas 11

6.3 Requisitos de tempo nas turmas 13

6.4 Introdução de professores 15

6.5 Requisitos de tempo / Professores 16

6.6 Introdução de salas 17

6.7 Introdução de disciplinas 20

6.8 Requisitos de tempo / Disciplinas 21

7. Introdução dos currículos 22

8. Introdução de aulas 24

9. Atribuição de professores 26

10. Aulas em simultâneo 27

11. Ponderação de dados 29

12. Optimização de dados 30

13. Diagnóstico 31

14. Optimização de salas 32

15. Horário / Interactivo 33

15.1 Interactivo 34

16. Atribuição de salas 36

17. Formatos / Impressão dos horários 37

18. Impressão dos horários 39

19. Horários p/ impressão 40



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1. Instalação do gp-Untis

� Insira o CD gp-untis no seu computador;

� Faça duplo clique no ficheiro SETUP.EXE;

� Será criada um novo directório no seu computador (C:\Programas\Gp-Untis\2007);

� Terminada a instalação COPIE os ficheiros da pasta ACTUALIZAÇÃO que se encontra no CD, para o directório anteriormente criado (C:\Programas\Gp-Untis\2007) e substitua os ficheiros existentes;

� No caso do Untis rede deverá proceder conforme indicado no respectivo manual.

2. Dados da licença

o Após abrir o programa pela 1ª vez, clique em “Ficheiro | Novo”.

� Na janela “ Dados da licença” introduzir “ Nome do Estabelecimento ” e “ Números de licença ” (incluindo pontos e espaços) tal como aparecem na folha com os dados do licenciamento;

� Estes dados não lhe serão

solicitados novamente. Ao fechar a janela “Dados da licença” , estes serão gravados automaticamente.



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3. Cabeçalho e rodapé dos horários

o Em “Relatórios” | “Configurações” deve definir o cabeçalho e o rodapé dos horários.

� Ainda nesta janela, “Configurações de listagens ” clique em

“ nome do formato de impressão” e seleccione “ Abrev. do prof.” caso pretenda que saia o código do Prof. nas listagens, ou escolha “Nome Comp. do Prof.” para sair com o nome completo.



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4. Dados do estabelecimento

o Em “Configurações | Dados do Estabelecimento” deve introduzir as datas de início e fim do ano escolar.

� Preencha ainda os campos “Código da escola”, “Tipo de escola” e “País”.



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5. Grelha semanal

o Em “Configurações | Grelha Semanal” deverá preencher todos os campos. Nº de dias lectivos por semana, Nº máximo de TL por dia, (inclusive os do turno da noite, se for o caso).

� A definição correcta da grelha semanal é muito importante, pois é com base nela que o programa irá trabalhar certos aspectos, na elaboração dos horários;

� Para introduzir a descrição dos TL preencha as linhas da grelha semanal. Na 1ª linha, 1ª quadricula, introduza a hora de início do 1º TL e na 2ª linha, a hora em que termina esse TL;

� Para indicar ao programa o período de funcionamento da escola deve seleccionar na tabela , os TL correspondentes a “Manhã” ou “Tarde” e usar, de seguida, os botões “Manhã” , “Vazio” ou “Tarde” ;

� Para escolas com aulas no turno da noite deve introduzir em, “Nº máximo de TL dia” , o nº total de TL. Como o programa apenas distingue o período da manhã do período da tarde, o período da noite deverá ser marcado também como “Tarde”;

� Para indicar ao programa que não há aulas em algum período, (por ex. Quarta-feira à tarde) deverá seleccionar com o rato os TL em causa e, de seguida, clicar em “Vazio”;

� Nota: Qualquer intervalo no gp-Untis é indicado com uma vírgula (“,”). Por ex. para indicar que a hora de almoço se situa entre o 5º e o 6º tempo, deve introduzir (5,6).



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� No separador “Intervalos”, na janela da Grelha Semanal, poderá indicar entre que TL’s se situa a hora de almoço; (Ex. 5,6)

� A colocação do (*) num determinado intervalo impede que as horas duplas sejam separadas por esse intervalo;

� O campo em branco indica o intervalo que separa os TL’s da manhã, dos TL’s da tarde

� No separador “Substituição”, deve indicar em que TL’s a escola irá realizar a substituição de professores (Caso tenha o Módulo de Substituições).

� Seleccione, na grelha semanal, os TL’s e clique em “Substituição”.



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� No caso da escola optar por não realizar substituições em determinados TL’s, (por ex. os últimos) esses TL’s ficarão, na grelha semanal, sem aula.



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6. Introdução de dados base

o É nesta fase que introduz no programa toda a inform ação necessária para a gestão automática dos horários.

� Vai introduzir os professores , as salas , as turmas , as disciplinas e todo um conjunto de requisitos , relativos a cada elemento.

� Dada a quantidade de informação necessária, a mesma deverá ser o mais possível, clara e pertinente, para evitar sobrecarregar a optimização com informação desnecessária.

� Vamos agora conhecer a Barra de Tarefas com que vai trabalhar:

Tabela – Permite visualizar as colunas e activar os elementos que pretende ver na tabela de lançamento de dados.

Abrir um novo elemento.

Apagar um elemento.

Pode apagar ou preencher de uma só vez, todos os elementos da tabela que apresentem uma determinada característica. Ex. TL por Dia, Max TL Seguidos, etc...

Requisitos de tempo. Com esta função pode determinar quais as aulas que pretende forçar ou impedir, que sejam colocadas em certos TL da semana.

Atribuir cores diferentes aos elementos. Ex. determinadas disciplinas.

Escolher o tipo de letra.

Barra de Ferramentas



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6.1 Campos comuns a todos os elementos

� Nome – É a abreviatura que identifica o elemento ao programa e, como tal, indispensável ao seu funcionamento. Esta abreviatura não deve ultrapassar os 5 caracteres.

� Nome completo – Neste campo poderá colocar uma descrição mais longa que surgirá na impressão.

� Ignorara (I) – As aulas que tenham um elemento ignorado não são colocadas nem mostradas no horário.

� Fixar (X) – Fixa todas as aulas que contenham um elemento fixado. Essas aulas não serão alteradas durante a optimização.

� N. Imprimir (N) – Horários e listas que contenham elementos com este símbolo, não são impressos.



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6.2 Introdução de turmas

o Para introduzir as Turmas, abra a janela “Turmas” em “Dados Base”.

� Na janela das “Turmas” verifique se tem activos todos os campos importantes. Para activar ou desactivar campos clique no ícone “Tabela” e, marque na coluna “Activar” os campos que pretende visualizar na janela de introdução de dados e faça “OK”.

o Nota: As abreviaturas dos diversos elementos devem ser

todas diferentes.



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o Para além do “Nome” e “Nome Completo”, deve ainda introduzir o DT para que este apareça na impressão dos horários.

o Aconselha-se ainda a introdução dos seguintes dados nas

turmas:

� “Sala da turma ”; “Disc.teóricas min/máx ”; “TL por dia min/máx” ; “máximo de disciplinas teóricas seguidas ”; “Intervalo de almoço ” e “Curso/Agrupamento ”.

� No separador “valores” deve introduzir 1.00 no campo “Factor”, para turmas dos turnos de dia e 1.50, para turmas da noite.



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6.3 Requisitos de tempo nas turmas

o Os requisitos de tempo são elementos muito importantes para o aspecto final dos horários.

o Por exemplo, se a escola tiver aulas à noite, é fundamental barrar os TL do turno da noite, nas turmas diurnas. Nas turmas da noite deve impedir com -3, todos os TL da manhã e da tarde.

o Deve, também, informar o programa em que turno do dia (manhã ou tarde), a maioria das aulas de uma determinada turma devem ser colocadas.

� Os requisitos de tempo podem ser fixos se assinalados

com (-3... ou + 3…) na tabela. Com estes requisitos impõe ao programa que deve obrigatoriamente colocar (+3) ou não (-3), aulas nesses TL’s;

� Ou indeterminados quando marcados na área superior da janela. Com estes requisitos deixa ao programa a decisão;



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� Pode copiar os requisitos de tempo (Ctrl+C | Ctrl+V ) de uma turma para a outra.

� Para apagar requisitos de tempo clique no botão e seleccionar com o rato a área que deseja apagar.

� Também pode apagar os requisitos de tempo de todas as turmas, de uma só vez. Aceda à janela dos “Dados Base | Turmas” e clique no botão . Na nova janela assinale “Toda a base” e “Apagar”.



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6.4 Introdução de professores

o Para a introdução dos professores proceda do mesmo modo, como descrito para as turmas.

o Verifique se tem activos, na tabela, todos os campos importantes.

o Campos que obrigatoriamente deve preencher:

� “TL por dia min/máx.” ; “Máximo de TL seguidos”; “N º horas obrigatórias por semana”; “Furos”; “Interv. Almoço”.



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6.5 Requisitos de tempo / Professores

o Para introduzir os requisitos de tempo dos professores seleccione um professor e, em seguida, clique com o rato no ícone “Requisitos de tempo”.

o Introduza os requisitos de tempo para cada professor. Dia livre, manhãs e/ou tardes livres, com os sinais de impedimento (-3, -2, - 1) e/ou dias, manhãs ou tardes com requisitos indeterminados .

� No exemplo, este professor não terá aulas na 2ª Feira, nem na 6ª de tarde. Terá, ainda, mais duas tardes sem aulas, a decidir pelo programa.



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� A introdução dos requisitos de tempo irá, em princípio, ao encontro das necessidades e/ou desejos manifestados pelos professores.

6.6 Introdução de salas

o Antes de iniciar a introdução de salas é aconselhável planear bem, não só a ordem pela qual vai lançar as salas, como também, decidir quais as salas alternativas às salas lançadas e os ciclos de salas que pretende formar.

o Aconselha-se o lançamento ordenado das salas:

� As Salas Normais representam um conjunto e são lançadas sequencialmente;

� As Salas Específicas constituem outro conjunto e devem surgir agrupadas de acordo com a sua especificidade.

Ciclo de salas



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� Em cada conjunto de salas deve ser criado um Ciclo de salas . Por ex. os Laboratórios de CN são um conjunto de salas. Dentro deste conjunto de salas deve lançar, para cada sala, uma sala alternativa e formar, assim, um ciclo de salas.

� A sala alternativa é uma sala com características idênticas à sala efectiva e que, o gp-untis irá usar durante a optimização, caso a sala original já esteja ocupada.

� O peso da Sala (entre 0 e 4) representa a importância da sala em relação às aulas que nela vão ocorrer. Por ex. Ed. Física deve atribuir peso 4.

� Caso a sua escola não tenha salas suficientes para todas as turmas, poderá resolver o problema recorrendo a salas fictícias (SF1, SF2).

� De seguida, clique no relógio, (requisitos de tempo ) seleccione todos os TL da sala fictícia e clique no botão -3. Desta forma obriga o programa a procurar outra sala disponível.

�



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� Pode facilmente copiar os Requisitos de Tempo da 1ª sala e colocá-los nas restantes. Seleccione com o rato, todos os TL e faça Crtl+C . Passe para a sala seguinte e carregue em Ctrl+V .

� Não esqueça de, na coluna, “Sala alternativa” indicar uma sala normal para cada uma das salas fictícias. Estas salas alternativas devem corresponder a ciclos grandes de salas normais.



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6.7 Introdução de disciplinas

o Para a introdução das disciplinas proceda do mesmo modo, como descrito para os dados anteriores.

o Campos importantes:

� (A) Seq. das disciplinas nas turmas – As disciplinas não aparecem seguidas. Este símbolo deve ser colocado nas línguas estrangeiras;

� (H) Disciplina teórica - Deve marcar este campo para as disciplinas teóricas;

� (R) disciplina em tempos marginais – As disciplinas marcadas com este campo serão, preferencialmente, colocadas no início ou no fim dos turnos. Pode ser marcado apenas em algumas turmas (ex. EMRC nas turmas em que, nem todos os alunos frequentam a disciplina);

� TL semanais mín/máx – Número mínimo e máximo de TL da disciplina por semana;

� Disponível p/substituição – As disciplinas marcadas com este campo (ex. SUBST) vão estar disponível para substituição de professores.



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6.8 Requisitos de tempo / Disciplinas

o Nas disciplinas, em princípio, só na disciplina de Ed. Física será conveniente colocar o símbolo -3 nos 7º e 8º tempos , para evitar o lançamento desta, imediatamente a seguir à hora de almoço.



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7. Introdução dos currículos

o A introdução dos dados relativos às aulas, representa um dos passos mais importantes na elaboração dos horários. Recomenda-se que tenha o maior cuidado.

o Para criar o currículo de cada Ano/Turma clique em “Aulas | Curso/plano de estudos” .

Nota: Para mais facilmente ter presente as abreviaturas das disciplinas e respectivos TL’s, pode manter aberta a janela das “Disciplinas”.

� Nesta janela deve identificar e definir, os diferentes currículos da escola.



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o Para atribuir o currículo às turmas, clique em “Aplic. Planif. das aulas às turmas” , seleccione as turmas às quais vai atribuir o currículo e, de seguida, carregue em “Formar aulas” ;

o

� Desta forma pode introduzir todas as aulas, em todas as

turmas com o mesmo plano de estudos;

� Pode, também, optar por introduzir aula a aula em cada turma, a partir da janela “Aulas | Turmas” .



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8. Introdução de aulas

o Comecemos por conhecer a janela de “Aulas | Turmas”:

o Na tabela cada linha representa uma aula e, em cada coluna

temos os parâmetros da mesma:

� TL – Nº de TL semanais para a aula;

� Professor – Abreviatura do professor da aula;

� Disciplina – Abreviatura da disciplina;

Janela tipo formulário

Janela tipo tabela

Janela de detalhes

Apagar todos os prof. de uma turma.



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� Turma/s – Abreviatura da turma. Em aulas com 2 ou mais turmas juntas, introduza as turmas separadas por vírgulas.

� Sala da disciplina – Se introduziu uma sala específica na janela das disciplinas, este campo será automaticamente preenchido;

� Sala fixa – Sala da turma;

� TL duplos, mim, máx – O programa coloca as aulas individualmente. Se pretende que uma aula com 4 TL seja colocada em blocos de 2TL deverá introduzir neste campo “ 2,2” , “ 3,3” para 6TL;

� Blocos grandes – Para uma aula com mais de 2TL seguidos, deve introduzir neste campo, o nº de TL que pretende seguidos. Ex. (5) se pretende 5TL seguidos da mesma disciplina ou “5,5,5” se o total for 15TL;

� Seq_disc_tur – Esta função pode ser usada nas disciplinas ou nas turmas. Quando usada nas disciplinas aplica-se a toda a escola. Se usada nas turmas aplica-se, somente, às aulas em causa. Os símbolos “ 1 a 9” colocados nas aulas implica uma sequência das disciplinas no horário. Os símbolos “ A a F” implica o afastamento dessas disciplinas;

� (X) – As aulas com este campo marcado são fixadas no horário e não serão alteradas por optimizações posteriores;

� (I) – As aulas com este campo marcado serão ignoradas, isto é, não serão colocadas no horário pela optimização. Pode por ex. (I) ignorar a componente não lectiva dos professores, para colocar após a optimização;

� (R) – As aulas marcadas com este símbolo serão colocadas em tempos marginais, (início ou fim dos turnos).

o Se optar pelo lançamento das aulas turma a turma, após a criação da 1ª turma (TL’s, Disciplina e TL’s duplos, etc .),



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seleccione as aulas introduzidas e copie com Ctrl+C . Passe para a turma seguinte e faça Ctrl+V . Basta, agora, alterar a sala da turma que pode fazer facilmente usando a função.

9. Atribuição de professores

o Depois de introduzir as aulas em todas as turmas, usando a estratégia que entender conveniente, deve atribuir os professores e só depois, proceder aos acasalamentos.

o Para introduzir os professores, basta substituir cada “?” pela abreviatura do professor a atribuir.

o Se atribuiu as habilitações em “Dados base| Professores”, pode usar o ícone “Propor Professor”.

� Na janela “Propor Professor” , só precisa fazer duplo

clique no professor pretendido.



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10. Aulas em simultâneo

o Para introduzir uma aula em simultâneo proceda da seguinte forma:

� Se na aula de Francês, por exemplo, existirem 2 ou mais turma juntas na mesma aula, basta acrescentar na coluna “Turma/s ” separadas por virgulas , as turmas em questão;

� Provavelmente, as duas disciplinas, Francês e Inglês

devem ficar no horário à mesma hora. Para realizar este acasalamento clique na disciplina e, na 2ª linha da janela de detalhes, introduza a outra disciplina. Confirme as salas.



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o Pode realizar o mesmo acasalamento da seguinte forma:

� Seleccione a aula que pretende acasalar e, de seguida, clique no ícone; (surge a janela “Acasalar” )

� Novamente, na janela das aulas, clique na outra aula que pretende acasalar e, depois, no botão “Acasalar ”. Confirme com “OK”.

o Para desacasalar proceda da seguinte forma:

� Seleccione a aula que pretende desacasalar e, de seguida, clique no ícone;

� Na janela “Desacasalar ” pode “desacasalar tudo ”, ou seleccionar apenas a aula que pretende desacasalar, de seguida, clique na seta e confirme com “OK”.



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11. Ponderação de dados

o A ponderação dos dados é fundamental para a optimização automática dos horários. Aqui podemos definir a importância ou o peso que atribuímos aos requisitos introduzidos, anteriormente, nos vários elementos;

o Aceda à janela da ponderação em “Horário-Construção | Ponderação” ;

o Os parâmetros surgem organizados por separadores;

o Atribua em cada parâmetro, por ordem crescente de importância, um peso de “0 a 5” sendo que correspondem:

� 0 - sem importância; 1- pouco importante; 2 - a ter em conta; 3 - importante; 4 - muito importante; 5 - muitíssimo importante.



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12. Optimização de dados

o A Optimização é processo em que o programa irá processar os Horários. Para realizar a optimização aceda a “Horário-Construção | Optimização” .

� Na janela de optimização pode escolher o tipo de

optimização que pretende;

� Seleccione a estratégia “Tipo D ”. Esta estratégia é uma combinação das estratégias B e C;

� Introduza uma “% de aumento ”. As aulas vão sendo optimizadas de acordo com a % de aumento que introduziu, pelo que, esta % não deve ser elevada;

� Clique em “OK”.



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13. Diagnóstico

o Após a optimização abra a janela do diagnóstico em “Horário-Construção | Diagnóstico ”.

o Nesta janela pode verificar o desempenho da optimização.

� Percorra os vários parâmetros do diagnóstico e procure identificar os problemas;

� Abra o horário das turmas no menu “Horários | Turmas” e confirme os problemas.

� Se necessário, proceda à correcção dos problemas, no lançamento de dados. Ex. requisitos de tempo;

� Apague os horários e realize nova optimização;

� O objectivo é conseguir a melhor optimização possível que servirá de base de trabalho, para a fase seguinte.



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14. Optimização de salas

o Após a optimização das aulas, proceda à optimização das salas no menu “Horário-Construção | Optimização de salas ”.

� A optimização de salas tenta encontrar para cada aula a sala mais adequada;

� A colocação das aulas não será alterada.



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15. Horários / Interactivo

o Obtida a melhor optimização de aulas e salas, aceda aos horários no menu “Horários | Turmas ” e “Horários | Professores ”. Observe os horários cuidadosamente e retire conclusões a cerca do que deve, ainda, ser corrigido ou do que pretende alterar.

� Pode decidir melhorar alguns horários;

� Estas alterações serão realizadas manualmente no Interactivo ou directamente nestes horários por Drag & Drop.



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15.1 Interactivo

o No “Interactivo ” pode intervir manualmente no horário. Pode colocar aulas, realizar permutas, colocar salas, etc..

o Para aceder ao “Interactivo ” seleccione “Horário-Construção | Interactivo Interactivo” .

o Abra, também, o horário da turma e do professor.

� Para colocar uma aula, seleccione a aula no interactivo;

� Na janela intermédia pode avaliar a melhor solução para a colocação da mesma. Quanto menor for o número que surge na linha da aula !1!, mais adequado é esse TL para a colocação da aula seleccionada.



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o Por Drag & Drop pode arrastar a aula directamente no Interactivo ou no horário da turma.

o Quando pega na aula, no Interactivo surgem várias cores que indicam o TL mais adequado para a colocação da mesm a:

� Verde – TL adequado para a colocação da aula;

� Lilás – TL adequado mas sem sala.

o O mesmo acontece quando pega numa aula no Horário para mudar a aula para outro TL.

o Na parte final da elaboração dos horários é, muitas vezes, necessário fazer acertos com o objectivo de atingirmos o melhor resultado possível;

o Estes acertos podem implicar a permuta entre vários TL’s;

o Pode fazê-lo directamente no horário deslocando as aulas com o rato;

o Pode, também, obter ajuda no Interactivo. Seleccione a aula que pretende mudar e clique na função “Propostas de Permutas”.

o



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16. Atribuição de salas

o Com esta função pode atribuir ou apagar salas directamente no horário das turmas;

o Seleccione a aula e clique no ícone ou pode optar por clicar com o lado direito do rato sobre a aula ;

o Surge uma nova janela. Seleccione “Atribuir/Apagar Sala”.

o Seleccione a sala que pretende atribuir e clique no botão “Atribuir Sala ” ou faça duplo clique na sala pretendida.



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17. Formatos / Impressão de horários

o Para configurar a impressão dos horários aceda a “Horários | Horário da turma ” e depois, “configurações de horário ” na função.

o Na janela “Formato ” pode fazer opção quanto ao tipo de letra, legendas, TL, cabeçalhos e definir o melhor formato para impressão.

o Na janela de formatos pode adaptar o TL às suas necessidades :



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� Pode criar novos campos, modificar os existentes, alinhar os campos automaticamente;

� Pode definir o tamanho dos campos. Clique na célula (esta fica azul) puxe com o rato pelo canto inferior direito;

� Pode definir o tamanho da letra, no campo “Tamanho da fonte em %”;

� Para alinhar os campos clique em “Alinhar campo”.



39

18. Impressão de horários

o Para imprimir um horário aceda ao menu “Horários | Horário da turma ”, “Horário do prof .” ou “Horário das salas ” :

� Na barra de ferramentas clique num dos seguintes

ícones:

� Surge a janela “Escolher Formato ” onde poderá fazer várias opções para a impressão dos horários.

� No Campo “Escolha…” pode seleccionar os horários que quer imprimir;

� No campo “Fundo” pode introduzir no horário uma imagem (ex. emblema da escola);

� No campo “Exp-HTML” pode gravar os horários neste formato.



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19. Horários p/ impressão

� Pode optar por um formato completamente diferente deste.

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