guia prÁtico sobre administraÇÃo de condomÍnio · em toda e qualquer contratação de empresas,...
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GUIA PRÁTICO SOBRE
ADMINISTRAÇÃODE CONDOMÍNIO
E-BOOK
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1. Introdução
2. Quais os modelos de gestão de condomínios?
2.1. Autogestão
2.2. Administradora de Condomínios
3. Conheça as atribuições da administradora
de condomínios e quais tipos de serviços
são de sua responsabilidade
3.1. Como apresentar a prestação de contas
do condomínio?
3.2. Quais são os encargos do condomínio?
3.3. Conheça as cláusulas que não podem faltar no
documento do contrato com a sua administradora
Índice
4. Entenda os perigos para um condomínio
que opta pela autogestão
4.1. Quais são os perigos da autogestão?
5. Por que sua administradora de condomínio
precisa ser associada da AABIC e SECOVI-SP?
6. Sobre o PROAD
7. Por que sua administradora de condomínio
precisa ter o SELO de Qualidade PROAD?
7.1. O que é o SELO PROAD e quais os benefícios
que um condomínio poderá desfrutar?
7.2. Por que a minha administradora deve ser
certificada pelo PROAD?
8. Conclusão
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A Lei 4.591 de 16 de dezembro de 1954,
atualizada pelo atual Código Civil – Lei 10.406/02
– Capitulo VII – Do Condomínio Edilício, alterado
pela Lei 10.931/2004, dispõe sobre o
Condomínio em edificações e as incorporações
imobiliárias. Todo condomínio precisa ter
regimentos internos, uma Especificação e uma
Convenção de Condomínio, além das
competências, deveres e definição de um
representante legal. A “Lei do Condomínio” (como
também é conhecida) e as demais leis vigentes
sobre o mercado, só reforçam cada vez mais a
ideia de proximidade entre as administrações dos
condomínios e as gestões empresariais.
O fato é que a expansão do setor se torna mais
evidente a cada ano. E, até mesmo para os leigos,
essa é uma realidade de fácil compreensão. Ou
seja, bastam algumas voltas pelas grandes
cidades e é possível constatar o quanto os
condomínios se tornaram de vez parte do
cenário urbano.
E, na história da humanidade, compreendemos que
tão rápido quanto o crescimento urbano também
deve ser a organização e a estruturação de pontos
chaves. Dessa forma, para que os condomínios
cumpram o papel de espaços seguros para os seus
moradores se faz necessária a aplicação correta de
conceitos administrativos. Afinal, é por meio de
uma gestão eficiente que todos os condôminos
entendem de forma transparente todos os seus
direitos e deveres, não é mesmo?
Por isso, preparamos este guia prático com todas
as informações pertinentes sobre administração
de condomínios.
Tenha uma excelente leitura!
1. Introdução
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2. Quais os modelos de gestão de condomínios?
Todo condomínio precisa ter um representante legal para dar formalidade
e legalidade á sua administração.
Isso, por si só, já ajuda a entender a importância de uma gestão séria e
competente. Porém, os benefícios podem ir além, dependendo muito do
modelo de assistência aplicada. No geral, existem dois tipos de gestão
de condomínios:
2.1 - Autogestão
Cada vez menos adotada, em virtude da complexidade da gestão atual de
condomínios, na autogestão, toda administração é feita pelo síndico, eleito
em assembleia e por um grupo de moradores. Ou seja, o síndico fica
responsável por todas as tarefas administrativas e pessoais do local,
por exemplo:
· Contratação de funcionários / folha de pagamento e rotinas relacionadas;
· Pagamentos obrigatórios (água, luz, gás etc) / retenções de impostos;
· Prestação de contas.
· Cobrança de inadimplentes etc...
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Além de ser importante por cobrir algumas questões,
como as acima mencionadas, a autogestão é
interessante por ser realizada pelos próprios
condôminos, que também auxiliam o síndico. Todavia,
a pouca experiência administrativa e o baixo
conhecimento técnico do síndico podem trazer alguns
problemas no futuro nesse modelo de gestão.
2.2 - Administradora de Condomínios
A maior importância de uma administração exercida
por uma empresa é a inserção do caráter profissional
nas rotinas e monitoramento do condomínio.
Basicamente, uma empresa administradora cobre
todos os quesitos de uma autogestão, com o adicional
de uso da tecnologia, conhecimentos técnicos e
atualizados sobre o setor.
De uma maneira simples, a empresa administradora é
o preposto do síndico. E é ela quem o auxilia e aponta
os caminhos mais viáveis para o cumprimento das
metas e para a melhoria geral, executando centenas
de rotinas administrativas e consultoria.
Lembre-se, a gestão continua sendo do Condomínio,
como a tomada de decisões e definição de prioridades,
e as rotinas de administração ficam delegadas às
empresas administradoras.
Confira no próximo tópico, como, de fato, funciona
este modelo.
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3. Conheça as atribuições daadministradora de condomínios
e quais tipos de serviços são desua responsabilidade
Como já citamos acima, a gestão por administradora
acontece quando uma empresa é contratada para
gerenciar administrativamente um condomínio.
Ela trabalha tanto para auxiliar o síndico em
diferentes questões, como também é responsável
por pontos específicos, tais como: gestão de
recursos humanos, gestão financeira, gestão
administrativa e gestão de assuntos jurídicos.
Conheça quais são os serviços executados
dentro de cada atribuição:
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Gestão de Recursos Humanos
• Recrutamento e seleção de funcionários;
• Admissão e procedimentos de registros;
• Coordenar e controlar todas as rotinas trabalhistas
de acordo com a legislação atual, gerenciando e
transmitindo as informações diárias à plataforma
do eSocial;
• Atualização e confecção do quadro de horário de
trabalho;
• Controle e concessão de salário-família e outros
benefícios;
• Elaboração de escala de revezamento e férias;
• Confecção e entrega de crachás e controle de ponto;
• Homologação de rescisões contratuais;
• Preenchimento e controle de documentações para
concessão de aposentadoria;
• Controle e verificação de atestados de afastamento
para concessão de auxílio doença, entre outros.
Gestão Financeira
• Elaboração e acompanhamento de questões
orçamentárias;
• Emissão de boletos bancários;
• Criação do quadro de rateios;
• Cobrança administrativa de inadimplentes – via cartas,
e-mails e telefone;
• Controle de vencimentos de contas a pagar e emissão
de cheques;
• Gestão de retenções de tributos sobre pagamentos e
recolhimento;
• Prestação de contas - pasta, portal e app.
Gestão Administrativa
• Atendimento aos moradores, com fornecimento e
esclarecimento de dúvidas sobre eventuais problemas
administrativos;
• Supervisão e controle sobre os mandatos do síndico e
do conselho consultivo;
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• Monitoramento junto ao síndico sobre espaços e
áreas comuns do edifício, gerindo qualquer
planejamento de mudanças;
• Administração sobre o CNPJ, CCM e Certificado
Digital do condomínio garantindo atualização e
regularização sobre eventuais questões jurídicas;
• Transcrição das atas do livro administrativo para
documentos reconhecidos em cartório.
Gestão de Assuntos Jurídicos
• Consultoria fiscal, tributária e trabalhista;
• Emissão de notificações judiciais;
• Atualização e detalhamento sobre a legislação
administrativa de condomínios;
• Emissão e atualização de relatórios sobre ações
jurídicas;
• Monitoramento sobre cobranças judiciais referente
a devedores.
3.1 - Como apresentar a prestação de contas
do condomínio?
Mesmo que os condomínios, atualmente, sejam vistos
e gerenciados como empresas ainda estamos falando
de moradias e sonhos. O tratamento aqui é direto com
os condôminos. Por isso, é preciso muita atenção na
hora da prestação de contas.
Comumente, os planejamentos e as metas para um
condomínio são definidos em assembleias. Por isso, a
melhor forma de apresentar o balanço do trabalho é
em outra reunião de mesmo porte.
Documentos Essenciais
Existem documentos que não podem faltar em uma
prestação de contas, pois são vitais para comprovar
o trabalho do gestor quanto ao que foi acordado.
Confira:
• Certificado da brigada de incêndios, cópias das NRs
5,7 e 9, RIA dos elevadores, certificado de seguro do
condomínio e dos funcionários;
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• Atestados de limpeza das caixas d’aguas e da
potabilidade da água comprovante sobre o serviço
de dedetizações;
• Certidões negativas da Receita Federal, INSS, FGTS,
da administradora, do condomínio e de eventuais
empresas terceirizadas;
• Demonstrativo de despesas (bem explicado
e detalhado);
• Balanço contábil (com informações sobre salários de
funcionários e outras contas obrigatórias, como luz,
telefone, água, entre outros
• Balanço sobre a receita e gastos (neste caso dividindo
os itens em moradores inadimplentes e adimplentes).
Apresentação
Obter todos esses documentos é o primeiro passo para
prestar contas de forma coesa e transparente. Porém,
a forma de conduzir a reunião também é importante
para que todas as informações sejam compreendidas
por todos.
Sendo assim, é interessante que se siga alguns passos:
• Distribuir previamente um documento informando
sobre todos os assuntos que serão discutidos
na reunião;
• Dividir os assuntos por tópicos;
• Fazer comparativos entre o que foi acordado
na assembleia anual com os serviços efetuados.
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3.2 - Quais são os encargos do condomínio?
O conceito corporativo em um condomínio também
pode ser visto quando analisamos os encargos
obrigatórios. Eles referem-se a questões legais e taxas
que todo condomínio deve arcar para evitar problemas
judiciais. Saiba, logo abaixo, quais são os principais.
Encargos de Funcionários
Todos os funcionários do condomínio precisam ser
registrados em carteiras, tendo os seus direitos de
salários e benefícios devidamente cumpridos. Além disso,
devem ser recolhidos as taxas de FGTS, PIS, entre outros.
INSS do Síndico
O síndico é uma questão a parte para o condomínio, pois
o recolhimento do INSS se faz obrigatório ainda que os
ganhos do síndico se resumam a isenções de taxas.
Encargos de Empresas
Em toda e qualquer contratação de empresas, o
condomínio deve recolher valores referentes às taxas
do COFINS, INSS, CSLL, PIS e ISS.
3.3 - Conheça as cláusulas que não podem
faltar no documento do contrato com a
sua administradora
Antes de se firmar um contrato, todas as ponderações
devem ser revisadas e confirmadas. Em um acordo
entre a administradora e o condomínio não
é diferente.
Veja quais cláusulas são essenciais:
• Valores dos honorários mensais;
• Contratação de funcionários;
• Tipo de conta a ser utilizada (mista ou
própria/vinculada);
• Seguros;
• Pagamento das contas e multas;
• Contratação de fornecedores;
• Previsão orçamentária;
• Formato do atendimento jurídico.
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4. Entenda os perigos paraum condomínio que optapela autogestão
Como discutido anteriormente, os condomínios que
optam pela autogestão são aqueles gerenciados pelo
síndico e por um grupo de moradores.
Para entender melhor como funciona a administração de
autogestão, basta ter em mente que, todas as obrigações
até aqui apresentadas (encargos, questões financeiras,
jurídicas, prestação de contas etc), devem ser cumpridas
pelo síndico.
Ou seja, como representante legal do condomínio, o
síndico toma para si o que foi acordado nas assembleias e
monta um planejamento para executar os processos e
alcançar os resultados.
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4.1 Quais são os perigos da autogestão?
Em um primeiro momento, a autogestão parece ser
vantajosa, principalmente, em relação à questão de
redução de custos. De fato, sempre é possível encontrar
exemplos de condomínios bem-sucedidos utilizando
a autogestão.
Todavia, sem o conhecimento técnico necessário e um
profissionalismo elevado, esse modelo de administração
pode trazer grandes riscos para o condomínio e para os
moradores. Um dos principais perigos com certeza é a
ideia do “síndico amigo”. Caso o representante seja
também um condômino, ele pode se tornar um refém da
convivência com os outros moradores tendo as suas
decisões influenciadas pela emoção.
Além disso, a autogestão apresenta outros riscos, tais como:
• Falta de conhecimento do síndico sobre questões
trabalhistas, contábeis, entre outros;
• Desistência do grupo de apoio deixando o síndico
isolado com as suas obrigações;
• Aplicação de soluções “caseiras” para assuntos
corriqueiros (utilização de áreas públicas, reformas etc.);
• Custos não são tão inferiores - contadores, advogados
etc oneram o quadro de despesas.
Por isso, é imperativo que a opção pela autogestão seja
tomada de forma coletiva e consciente. Devem ser
colocados os prós e os contras e definir de acordo com o
voto da maioria.
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5. Por que sua administradora de condomínio precisaser associada da AABIC e SECOVI-SP?
A Associação das Administradoras de Bens Imóveis e
Condomínios de São Paulo AABIC é a principal
representante dos administradores de condomínio e
imóveis junto à sociedade em geral e ao poder público.
Em 1978, essa Associação foi quem organizou e direcionou
corretamente o trabalho de muitas empresas do ramo em
São Paulo. Hoje, a AABIC é uma referência para todo país.
Além disso, a AABIC oferece treinamentos e sessões de
aperfeiçoamento para os seus associados, garantindo
maior conhecimento e atualização do setor.
O Sindicato de Habitação de São Paulo (Secovi-SP) tem
como missão principal o fortalecimento do setor
imobiliário em São Paulo e consequentemente no Brasil.
O Secovi-SP faz história desde 1946 e cumpre seu
compromisso com o Estado de São Paulo por meio do
desenvolvimento do setor urbano ao lado de parceiros
públicos, corporativos e da grande mídia. É por isso que
sua atuação é tão forte em questões como melhorar a
oferta de moradia, trabalho, emprego, lazer e segurança.
Hoje, mais de 90 mil empresas são representadas pelo
Secovi-SP. Um resultado alcançado com trabalho e
muita dedicação. Atualmente, as ações da entidade
beneficiam milhões de pessoas,
direta e indiretamente.
Portanto, ser afiliada a estas
entidades, é uma garantia de
idoneidade, qualificação e
constante atualização. Além do
compromisso assumido de ética
e transparência com os clientes.
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6. Sobre o PROAD
Desenvolvido pela AABIC e o SECOVI-SP,
o programa tem como objetivo certificar empresas
especializadas em administração de condomínios,
considerando a conduta e os aspectos profissionais,
operacionais e técnicos dos serviços prestados.
O PROAD visa destacar no mercado as empresas que
atuam com foco na qualidade de vida dos moradores, no
convívio social e na valorização patrimonial dos imóveis,
com ética, profissionalismo e responsabilidade.
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7. Por que sua administradora de condomínioprecisa ter o SELO de Qualidade PROAD?
Até este ponto, já foi possível confirmar o quanto a
administração de condomínios exige diferentes
conhecimentos e um nível técnico avançado. Apenas
com essa preparação é possível manter um padrão
de serviço elevado.
É para afirmar esse trabalho diferenciado que o Selo de
Qualidade PROAD foi criado. Com essa aprovação, uma
administradora certifica para os seus parceiros que possui
as habilidades necessárias para gerir seus condomínios.
Em outras palavras, ter uma administradora com Selo
PROAD, significa para o síndico:
· Contar com uma administração capacitada;
· Obter transparência na gestão de processos;
· Trabalhar com uma empresa inovadora e inteligente
e com uma gestão preditiva.
ADMINISTRADORA
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multinacional da área de certificação
e auditoria de processos;
• Contando com um programa
apoiado pela OAB - SP
(participante do conselho do PROAD);
• Trabalhando com uma administradora
referência no mercado.
7.2 - Por que a minha administradora
deve ser certificada pelo PROAD?
As empresas que são certificadas pelo
PROAD passam por um processo de
auditoria externa, sendo reconhecida como
apta a prestar um serviço de excelência
na administração de condomínios.
7.1 - O que é o SELO PROAD e quais os benefícios
que um condomínio poderá desfrutar?
O termo PROAD significa Programa de
Autorregulamentação da Administração de
Condomínios, que consiste em um processo de
certificação de qualidade que atesta o trabalho
diferenciado das administradoras de condomínios.
As empresas certificadas pelo PROAD têm a
oportunidade de se destacarem no segmento e
serem reconhecidas como prestadoras de serviços
de qualidade e excelência, mostrando aos síndicos
e condôminos a importância de contar com
administradoras comprometidas com a gestão
patrimonial e passando maior credibilidade e
segurança aos seus parceiros.
Somado a isso, o condomínio assistido por uma
administradora certificada pelo PROAD se beneficia:
• Tendo uma gestão aprovada em 160 procedimentos
diferentes, gerida pelo Bureau Veritas, empresa
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8. Conclusão
Não há dúvidas como uma administração de qualidade
e assertiva faz toda diferença para manter o condomínio
dentro do padrão de excelência esperado pelos
moradores. Além disso, hoje, muitos condomínios já
contam com uma arrecadação igual ou superior de
algumas empresas pequenas, o que demanda cada vez
mais uma administração profissional, a fim de assegurar
um alto nível patrimonial.
Sendo assim, é imprescindível que você, enquanto
condômino ou síndico, exija que a sua administradora
seja certificada no PROAD e tenha o selo de qualidade
administrativa. E você, administrador, transformar a
sua empresa em referência no estado de São Paulo.
A sua administradora de condomínios já é certificada
pelo PROAD? Se ainda não, acesse www.proadsp.com.br
