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Guia de Adoção

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Prefácio

Aderir à Comunidade Fomentar a Adoção

http://aka.ms/driveadoption

A forma como as pessoas contactam umas com as outras nas suas vidas pessoal e profissional mudou radicalmente nos últimos anos – o mundo tornou-se uma verdadeira rede gigante. As pessoas têm agora a expectativa de poderem fazer o mesmo na vida profissional. O Office 365 permite à sua organização trabalhar de forma mais ligada, colaborativa e estruturada. Mas só o permite se levar consigo nesta viagem as pessoas na sua organização.

Este guia foi criado para as organizações que procuram formas mais eficazes de tirarem partido do seu investimento no Office 365. Pretende ser utilizado como um guia passo a passo, de acordo com o qual consegue garantir que a sua organização consegue primeiro identificar e, em seguida, executar tarefas específicas que terão um grande efeito positivo na sua organização.

A Microsoft tirou partido de anos de experiências associados ao trabalho com o Office 365 nos percursos dos clientes, para criarem um guia utilizável, baseado em experiências reais, de empresas reais.

Esperamos que o inspire naquilo que for possível, que o utilize e o partilhe com as pessoas na sua organização. Envie-nos os seus comentários sobre este guia através da Comunidade Fomentar a Adoção em:


E lembre-se, não está sozinho neste caminho. Existem milhares de organizações como a sua que estão atualmente a utilizar o Office 365 e às quais se poderá ligar neste comunidade.

Mude a forma como trabalha para mudar o impacto sobre o seu trabalho.

4 5

Alcançar o êxito com o Office 365 significa garantir que ajuda todos os membros da sua organização a produzirem mais.

Antes de implementar o Office 365, recue um passo e reflita sobre o que o levou inicialmente a adquiri-lo. Foi motivado por requisitos técnicos específicos, no âmbito de um ciclo de atualização das TI ou deparou-se com necessidades específicas no seu negócio?

Para promover a adoção é necessário compreender os desafios que se colocam ao negócio e fazer-lhes face com soluções baseadas no Office 365. É necessário assegurar que as pessoas na sua organização compreendem os benefícios e adotam as soluções que disponibiliza. As pessoas resistem de uma forma natural à mudança, pelo que é importante saberem o que têm a ganhar com estas soluções.

Na Microsoft, queremos que tire o máximo partido do seu investimento no Office 365, pelo que o planeamento é fundamental para o conseguir. O único objetivo deste Guia de Adoção é ajudá-lo no processo de adoção. Por este motivo, o guia foi dividido em três fases chave:

01Fase 1: Perspetivar Identifique os principais intervenientes, reúna a sua equipa, identifique e defina a prioridade dos Cenários de Negócio e colabore com os intervenientes chave na criação de um Plano de Sucesso para a adoção do Office 365 na sua organização.

Fase 2: Integrar Execute o seu Plano de Sucesso para integrar a sua organização na tecnologia e ajudar a sua equipa a trabalhar de uma forma inovadora. Comece por um programa de adoção prévio e, em seguida, faça a expansão para abranger toda a organização.

02Fase 3: Fomentar Valor Materialize o valor contínuo obtido com o seu investimento no Office 365 ao continuar a maximizar a mobilização dos utilizadores e a fomentar a adoção. Faça a gestão e prepare a mudança ao avaliar e partilhar o êxito do Office 365, ao mesmo tempo que determina onde deve repetir os processos para melhoramentos futuros.

03

Saiba mais sobre os fatores de sucesso essenciais que afetam a adoção do Office 365:

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843793

MAXIM

IZAR A MOBILIZAÇÃO E FOMENTAR A ADOÇÃO DOS UTILIZADORES

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ENTIFICAR/DEFINIR PRIORIDADES

PARA CENÁRIOS DE NEGÓCIO

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CRIAR UM PLANO DE SUCESSO

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DE SU

CESSO

FAZER A GESTÃO E PREPARAR A MUDANÇA

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1

3

2

Acompanharmos a mudança e não afetarmos o negócio eram fatores muito importantes para nós. A nossa parceria com a equipa do FastTrack era fantástica. Ajudaram-nos a ultrapassar muitos dos nossos desafios de integração, bem como a nível estratégico, na preparação dos nossos processos de negócio e das mudanças no negócio.

– Omar Bhatti, Diretor Sénior, CSC

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Vamos ajudá-lo com o FastTrack CenterO FastTrack Center é uma equipa de centenas de engenheiros empenhados em proporcionar a melhor experiência com o Office 365 aos parceiros e profissionais de TI espalhados pelo mundo.

Se for um cliente do Office 365 com pelo menos 50 licenças num plano elegível, pode solicitar a integração para receber assistência remota e personalizada. Os nossos engenheiros FastTrack vão ajudá-lo a planear o seu projeto do Office 365, a avaliar o seu ambiente técnico, a fornecer orientação de remediação, a migrar dados para o Office 365* e a fornecer assistência à adoção dos utilizadores.

Veja o Vídeo do FastTrack Center: http://aka.ms/meetfasttrack

Comece hoje mesmo

http://fasttrack.microsoft.com

Vamos ajudá-lo com o FastTrack Center

* Os serviços de migração disponíveis para clientes com +150 licenças elegíveis

Fase 01.PerspetivarReunir a equipa certa e garantir que tem uma lista de objetivos de negócio que pretende alcançar com a ajuda do Office 365 é muito importante durante o planeamento do lançamento e da implementação. É assim que torna o Office 365 relevante para a sua equipa, ao mesmo tempo que ajuda a garantir as adoções em toda a organização.

Nesta fase, vai aprender a selecionar as pessoas certas na sua organização para ajudarem a alcançar o êxito com o Office 365, a criar a sua própria lista de Cenários de Negócio do Office 365 e a criar um Plano de Sucesso diretamente alinhado para alcançar os seus objetivos de negócio específicos.

Fase 01: Perspetivar

Função Responsabilidades Departamento

Patrocinador executivo Comunicar a visão e os valores do Office 365 mais importantes à empresa Direção

Proprietário de Sucesso Garantir que os objetivos de negócio são obtidos para uma implementação do Office 365 Qualquer Departamento

Especialistas Ajudar a promover o Office 365 e lidar com objeções de utilizadores finais Qualquer Departamento (Funcionários)

Gestor de Projeto Supervisionar todo o processo de execução do lançamento e a implementação do Office 365 Gestão de Projetos

Responsável pela Formação

Gerir o programa de formação e/ou os recursos para a sua implementação do Office 365 TI e/ou Recursos Humanos

Responsáveis dos Departamentos

Identificar como departamentos específicos irão utilizar o Office 365 e encorajar a mobilização Qualquer Departamento (Gestão)

Especialista em TI Supervisionar todos os aspetos técnicos da implementação TI

Gestor de RH Integrar o Office 365 nos processos de RH e gerir o conteúdo de RH sobre o Office 365 Recursos Humanos (Gestão)

Responsável pela Comunicação Supervisionar as comunicações em toda a empresa relativas ao Office 365 TI e/ou Comunicações

Empresariais

Gestor da Comunidade Gerir a atividade diária da rede do Yammer, fornecer orientação e as melhores práticas

TI e/ou Comunicações Empresariais

Gestor do Site do SharePoint

Ajudar a gerir a estratégia da organização para o site do SharePoint, servir de ligação entre o negócio e a TI TI e/ou Funcionários

Funç

ões

Chav

e

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Identificar os Intervenientes Chave e Reunir a Equipa

A primeira regra associada a uma adoção com êxito consiste em criar uma equipa dinâmica composta por intervenientes chave e as pessoas certas que podem impulsionar e efetuar a mudança nos outros. Uma estratégia de adoção bem-sucedida começa com uma equipa de pessoas empenhadas representativa de vários departamentos da sua organização.

Utilize a tabela abaixo para compreender os diferentes intervenientes, a sua função e as responsabilidades numa implementação bem-sucedida do Office 365.

Passo 01: Identificar os Intervenientes Chave e Reunir a Equipa

Para compreender as funções chave, o que é solicitado da sua equipa e por que motivo são necessárias, vá para:


Passo 01.

Passo 01: Identificar os Intervenientes Chave e Reunir a Equipa

Sugestões e Truques

1. É aceitável ter pessoas na sua equipa a executarem mais do que uma função.

2. É importante proteger os patrocinadores executivos ao identificar os intervenientes importantes na sua organização. Se

contar com a colaboração da equipa de liderança e dos intervenientes chave, terá um significativo compromisso dentro

da organização para manter a dinâmica e conseguir a adoção por parte dos utilizadores finais.

Aviso

Lembre-se de que cada uma destas funções serve apenas de orientação. Consoante a dimensão e a estrutura da sua

organização, é possível que estas funções se sobreponham ou não sejam necessárias.

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O que são os Patrocinadores Executivos e por que motivo são importantes?

Os Patrocinadores Executivos são líderes chave na organização e a sua participação é essencial para incentivar a adoção por parte dos empregados. Têm a maior influência na cultura da empresa e podem comunicar ativamente o valor e os benefícios de uma nova tecnologia e o modo de trabalho em toda a organização. Também podem ajudar a compreender os principais objetivos de negócio e os desafios comuns a superar - é aqui que entra o Office 365.

Os Patrocinadores Executivos definem os objetivos de negócio globais da empresa.

Passo 01: O que são os Patrocinadores Executivos e por que motivo são importantes?


Ao identificar os seus patrocinadores, considere incluir os intervenientes chave nas diferentes linhas de negócio envolvidas

na mudança.

Julho de 2017, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright© 2017 McKinsey & Company. Todos os direitos reservados. Reproduzido com permissão.

As pesquisas indicam que os projetos de transformação têm mais êxito quando existe um patrocinador executivo visível. Mais de 85% dos inquiridos indicaram que quando o CEO era visível ou muito visível, o projeto de transformação era muito bem-sucedido ou extremamente bem-sucedido.

Os Patrocinadores Executivos devem:

Ajudar a equipa do projeto a identificar e a prioritizar os Cenários de Negócio a utilizar

Desempenhar um papel na comunicação da forma como a organização pretende utilizar o Office 365 para alcançar os seus objetivos de negócio aos outros líderes da organização

Garanta que os patrocinadores executivos compreendem o ABC

Adotar uma participação ativa e visível participação

Buscar uma aliança com

Comunicar diretamente

os seus pares executivos

com os empregados

Passo 01: O que são os Patrocinadores Executivos e por que motivo são importantes?

Participar e utilizar ativamente as funcionalidades do Office 365 para ajudar a fomentar a adoção dos utilizadores finais e reforçar os comportamentos pretendidos

Para mais informações sobre como um patrocinador executivo pode contribuir para a implementação bem-sucedida do seu projeto do Office 365, consulte https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791

Copyright Prosci®. Todos os direitos reservados.

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O que são os Proprietários de Sucesso e por que motivo são importantes? É importante definir Proprietários de Sucesso na sua organização para garantir que os objetivos de negócio estabelecidos para o Office 365 são concretizados. São responsáveis por garantir que as pessoas utilizam o serviço e tiram partido do mesmo.

Os Proprietários de Sucesso devem:

Garantir que as pessoas utilizam e tiram partido do Office 365

Ajudar a garantir que os intervenientes certos estão envolvidos

Traduzir os objetivos de negócio que a sua organização definiu para o Office 365 em cenários do Office 365

Garantir que as comunicações e a formação são implementadas com êxito

Passo 01: O que são os Proprietários de Sucesso e por que motivo são importantes?

O que são os Especialistas e por que motivo são importantes?

Criar e tirar partido de Especialistas do Office 365 na sua organização é outro grupo de intervenientes importante para promover a adoção do Office 365.

Obter a adesão de todos os utilizadores numa organização é um desafio. Os Especialistas podem ajudar neste desafio e desempenham um papel importante na adoção do Office 365. Têm conhecimentos, estão empenhados em aumentá-los e estão dispostos a fornecer orientação e assistência. Ajudam a traduzir o Office 365 para a realidade do respetivo departamento ou equipa.

Os Especialistas devem:

Criar O Seu Próprio Programa

Para obter mais recursos e materiais para o ajudar a criar os seus próprios Especialistas do Office 365, transfira este guia:


Promover o Office 365 e o seu valor junto das equipas

Ajudar as pessoas na sua equipa a compreenderem as vantagens que podem obter

Criar sensibilização do Office 365 através dos canais de comunicação informais

Dar assistência na receção de novos utilizadores, fornecer orientação e partilhar as melhores práticas

Fornecer comentários à equipa do projeto no que diz respeito à adoção e mobilização dos utilizadores

Passo 01: O que são os Especialistas e por que motivo são importantes?

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Utilizar Grupos do Office 365 para planear o seu projeto e colaborar em documentos relacionados com a sua implementação do Office 365

Utilizar o Microsoft Planner para a gestão de tarefas diárias do seu projeto de implementação do Office 365

Utilizar o Yammer para criar, preparar e suportar a sua comunidade de Especialistas do Office 365

Utilizar o Skype para Empresas Business para realizar reuniões online com a sua equipa do projeto e apontar as minutas das reuniões no Microsoft OneNote

Passo 01: Utilizar o Office 365 para Colaborar com Membros da Equipa de Lançamento

Passo 02: Identificar e Definir Prioridades de Cenários de Negócio

Identificar e Definir Prioridades de Cenários de Negócio

Passo 02. A identificação e definição dos Cenários de Negócio é um passo importante para assegurar que a sua organização tira total partido do investimento no Office 365 e que também leva a cabo um processo de adoção tranquilo. Os Cenários de Negócio abrangem as formas como a sua equipa vai utilizar o Office 365 para fazer face aos desafios do negócio ou alcançar os objetivos definidos.

Com Cenários de Negócio claros, pode avaliar o sucesso com eficácia e obter resultados tangíveis

Ajude as equipas a compreenderem como o Office 365 as pode ajudar a alcançar mais

Os Cenários de Negócio podem ajudar em atividades de sensibilização e de preparação ao contextualizarem os produtos; as pessoas vão saber quando e como utilizá-los

Utilizar várias aplicações e serviços do Office 365 ao longo do processo de planeamento e execução da sua implementação pode ajudar no seu sucesso. Deve considerar a hipótese de fazer isto para familiarizar a equipa com o serviço, para que esta possa promovê-lo de forma eficaz junto dos colegas. Alguns exemplos incluem:

Por que motivo os Cenários de Negócio são importantes:

Fiquei muito contente com a forma como toda a organização se juntou para alcançar esta transformação global.

Tínhamos equipas dedicadas que efetuaram muito planeamento prévio. E o Yammer demonstrou ser o agente de mudança de base perfeito; as equipas formaram-se de forma dinâmica e trabalharam em parceria com os grupos de implementação em cada país. As conversas fluíram e este acabou por ser um canal fantástico na prestação de suporte ao utilizador final.

Quando a implementação do Office 365 ficou concluída, pensei em como é que teríamos avançado sem esta ferramenta.

– Andy Tidd, CIO, ABB

Utilizar o Office 365 para Colaborar com Membros da Equipa de Lançamento

Apoie-se na experiência de outros. Junte-se à comunidade! Como membro da Comunidade Fomentar a Adoção na Microsoft Technology Community, pode falar com milhares de

clientes Microsoft e saber quais os cenários que utilizaram e funcionaram.

O que eu ganho com isso?

Atualizações de Produtos

Ligar-se a Engenheiros

Colaborar com Colegas

Comece hoje a falar com colegas – adira à Comunidade Fomentar a Adoção


Criar Relações

Recurso de Utilizador Adicional

Apoiar-se na Experiência de Outros

16 17Passo 02: Identificar e Definir Prioridades de Cenários de Negócio

Página da Comunidade Fomentar a Adoção

Debates de suporte e partilha de melhores práticas

Ver Conversas Mais Recentes

Veja quais os assuntos mais populares na comunidade

Aderir ao Spaces

Debates concentrados em tópicos específicos da comunidade

Anúncios para Fomentar a AdoçãoVer os anúncios mais recentes

ComunidadeVeja quem faz parte

da comunidade


Encontrar Cenários de Negócio com a Biblioteca de Produtividade

Compilámos vários Cenários de Negócio na nossa Biblioteca de Produtividade para o ajudar a descobrir formas de utilizar

o Office 365 que possam ter impacto na sua organização.

http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

Como membro de...[Equipa]

Pretendo...[Descrição do que

pretendo fazer]

Utilizar[Aplicação específica

da tecnologia]

Saberei que foi bem sucedida quando...[Avaliação de sucesso

da solução]

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Identificar Cenários de Negócio

Para identificar os Cenários de Negócios certos, é melhor envolver as pessoas que irão promover e dar apoio à mudança em toda a organização. Convide os responsáveis dos departamentos, os gestores de projetos, o departamento de TI e outros intervenientes para alguns workshops que poderão ajudar a desenvolver a forma como o Office 365 pode ser utilizado na sua organização. As seguintes perguntas são um excelente ponto de partida para identificar os seus Cenários de Negócio:

Quais são alguns dos desafios que a organização está a enfrentar em termos de comunicação e colaboração?

Quais as principais áreas que a organização gostaria de melhorar?

Quais são as iniciativas estratégicas ou os projetos de transformação atuais da organização que o Office 365 pode suportar?

Quais são os métodos de comunicação e colaboração que por norma são mais bem recebidos pela organização?

Qual é o processo envolvido na elaboração, distribuição e partilha de informações?


Como membro da Gestão de Vendas

Pretendo ter uma única versão

da proposta a que todos podem aceder e editar,

em vez de enviar versões diferentes à equipa

por e-mail

Utilizar um site do SharePoint

para armazenar centralmente e partilhar

uma única versão de uma proposta de vendas que

a minha equipa pode editar em conjunto através

da cocriação no Word e PowerPoint

Saberei que foi bem sucedida quando

a minha equipa de vendas conseguir

criar propostas mais facilmente e, assim, ter mais tempo para

fechar negócios

Para começar a criar os seus próprios Cenários de Negócio, considere utilizar a seguinte estrutura:

Como membro de [EQUIPA]

Pretendo [DESCRIÇÃO DO QUE PRETENDO FAZER]

Utilizar [APLICAÇÃO ESPECÍFICA DA TECNOLOGIA]

Saberei que foi bem sucedida quando [AVALIAÇÃO DO SUCESSO DA SOLUÇÃO]

Não sabe ao certo como começar?


O Office 365 fornece a tecnologia para melhorar a comunicação e a colaboração internacionais. Utilizamos videoconferências, apresentações e a partilha do ambiente de trabalho para trabalhar com os nossos parceiros.

– Klaus Huelsewiesche, Responsável por Sistemas de TI para I&D, Produtos para Roupa e Higiene do Lar na Henkel

Baixo

Médio

Alto

Impa

cto

Dificuldade

Baixa Média Alta

Mensagens Instantâneas para todos

Substituir o sistema telefónico tradicional pelo Cloud PBX

Fluxo de trabalho de revisão da Política de Recursos HumanosFormação sobre produtos nos Vídeos do Office

E-mail na cloud

Nova Contratação para Grupo do Yammer

2120

Definir Prioridades para Cenários de Negócio Uma vez que o Office 365 pode ter um impacto positivo no seu negócio, é importante definir prioridades para os seus vários Cenários de Negócio de modo a garantir que compreende onde se deve concentrar primeiro.


Como Definir Prioridades para os Cenários

Consulte o gráfico abaixo e registe os seus Cenários de Negócio no gráfico de acordo com o nível de impacto previsto na organização e respetivo grau de dificuldade em alcançar cada um. Aqui, pode perceber quais os cenários com o maior nível de impacto, quais os mais rápidos e também ajudar a determinar os projetos mais difíceis, que poderão ser importantes, mas que vão necessitar de mais planeamento.

Sugestões e TruquesÉ útil pensar no que vai proporcionar mais valor primeiro para a sua equipa. Alguns dos processos que pode querer fazer de imediato (por exemplo, a migração do correio), podem não proporcionar um valor visível imediato. Poderá valer a pena concentrar-se em obter primeiro ganhos mais rápidos e visíveis (por exemplo, todas as pessoas terem acesso a mensagens instantâneas).


2322

Definir Os Seus Critérios de Sucesso

Quando desenvolve os seus Cenários de Negócio ideais, é essencial reunir um conjunto formal de critérios de sucesso para avaliar o impacto da implementação do Office 365.

Identificar os Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) do negócio que poderão ser otimizados com base na adoção por parte da organização de vários Cenários de Negócio (por exemplo, redução de custos, aumento da satisfação de clientes, mobilização de empregados melhorada, menos tempo de processamento de uma encomenda)

Fazer uma avaliação da realidade atual antes de implementar o Office 365. Estabelecer as referências de KPI e fazer o ponto de partida dos conhecimentos atuais dos utilizadores relativamente ao Office 365

Escolher os critérios que vão ajudar a demonstrar o impacto que o Office 365 está a ter na sua organização à equipa de liderança

Passo 02: Definir Os Seus Critérios de Sucesso

Como definir os critérios de sucesso:

Será necessário determinar o que deverá ser avaliado e como será feita a recolha de dados quantitativos e qualitativos.

Reflita sobre as seguintes afirmações para o ajudar a determinar os critérios de sucesso:

Utilizar a Mnemónica SMART para se Orientar

Ao elaborar os critérios de sucesso, utilize a mnemónica SMART para se orientar na definição de objetivos com impacto:

Claro e inequívoco; responde às perguntas “O quê, porquê, quem e onde?”

Singular:

Concreto, demonstra claramente o progresso.

Mensurável:

Concretizável e realista; não radical.

Alcançável:

Importante para os intervenientes.

Relevante:

Associado a uma data prevista específica; responde à pergunta “Quando?”

Temporalmente definido:

Passo 02: Definir Os Seus Critérios de Sucesso

Critérios de Sucesso Método/Fonte Métricas Exemplo de Objetivo

Maior adoçãoO aumento da utilização está relacionado com a adoção da tecnologia por parte do utilizador.

QuantitativoRelatórios do Office 365

Utilização da caixa de correioUtilização do SharePointMensagens instantâneas e conferências do Skype para EmpresasMinutos de áudio do Skype para Empresas utilizados

A comparação dos relatórios de utilização elaborados antes e após a implementação irá mostrar o aumento da adoção em 10% por mês.

Eficácia da formaçãoO aumento da utilização está relacionado com a eficácia da formação.

QuantitativoRelatórios do Office 365

QualitativoInquéritos ao utilizador finalGrupos e comentários no Yammer

Utilização da caixa de correioUtilização do SharePointMensagens instantâneas e conferências do Skype para EmpresasMinutos de áudio do Skype para Empresas utilizadosSatisfação dos empregados

A comparação dos relatórios de utilização elaborados antes e após a formação irá mostrar o aumento da adoção por mês.O resultado líquido de satisfação dos utilizadores obtido junto dos empregados é de 130+ com base no inquérito final sobre a formação.

Menos custos operacionaisO aumento da adoção está relacionado com a menor utilização de conferências de terceiros, períodos de deslocamento e alocação de recursos.

QuantitativoRelatórios do Office 365Relatórios financeiros/contabilísticosRelatórios do suporte técnicoRelatórios de despesas de viagem e chamadas telefónicasAvaliações da produção

Utilização da caixa de correioUtilização do SharePointUtilização e faturação das conferências de áudioDespesas de viagem e chamadas telefónicasChamadas do suporte técnico

A comparação dos relatórios antes e após a implementação do Office 365 irá mostrar a redução dos custos. A utilização de conferências telefónicas de terceiros após a implementação deverá diminuir 10% por mês.

Maior produtividadeO aumento da adoção está relacionado com a maior rapidez de comunicação e tomada de decisão e com a necessidade de menos tempo para executar as tarefas.


Tempo requerido para executar os projetos

O tempo necessário para dar resposta às encomendas dos clientes deve diminuir 15% em 6 meses.

Maior colaboraçãoMaior comunicação entre equipas e locais de trabalho.


Satisfação dos empregadosTempo economizado

As equipas a trabalhar a partir de vários locais comunicarão que sentem uma maior interligação com os colegas no prazo de 3 meses após a implementação do Skype para Empresas.

Maior satisfação dos empregadosA flexibilidade das opções de trabalho aumenta a satisfação dos empregados proporcionando maior mobilização, menos stress e um maior equilíbrio entre a vida profissional e privada.


Satisfação dos empregados A satisfação dos empregados aumenta 15% em 6 meses.

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Exemplos de Critérios de Sucesso

Para o ajudar a definir os seus critérios de sucesso, analise alguns dos exemplos abaixo:

Passo 02: Exemplos de Critérios de Sucesso

Criar um Plano de Sucesso

Passo 03. Um Plano de Sucesso é essencial para a sua implementação, uma vez que lhe fornece um plano para a concretização dos seus objetivos com o Office 365. Como criar o seu Plano de Sucesso

Passo 03: Criar um Plano de Sucesso

05.Introduzir Critérios de

Sucesso em “Vantagens”

06. Adicionar intervenientes no projeto ao plano no

separador “Equipa”.

01. Inicie sessão no site do FastTrack com o seu ID da organização do Office 365.

02. Clique em “Iniciar um novo plano” para criar o seu Plano de Sucesso.

03. Clique no mosaico “Perspetivas Comerciais” na home page do Plano de Sucesso.

04.Selecionar Cenários de Negócio

http://www.fasttrack.microsoft.com

Saiba como a Henkel planeou o sucesso com o Office 365

Abordagem comumFoco no utilizador final é uma prioridade posterior. Por exemplo, “uma mensagem de e-mail com uma hiperligação para formação”

Abordagem idealA adoção por parte do utilizador final deve ser um processo de trabalho integrado em paralelo com a implementação

Linha Cronológica de Implementação Linha Cronológica de Implementação

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Atividades e planeamento focados no utilizador

Percurso de AdoçãoPlaneamento e execução da implementação técnica

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Está Agora Pronto para Planear as Suas Atividades de Adoção

Quando planear o seu esforço de adoção, é importante ter uma perspetiva alargada de todo o processo e não apenas do lançamento inicial. Muitas organizações só pensam na adoção por parte do utilizador final posteriormente, uma vez que se considera normalmente que a nova tecnologia vai simplesmente ser utilizada se estiver disponível. No entanto, a adoção por parte do utilizador final tem de ser considerada como os alicerces a partir dos quais se pode criar todo o processo. As pessoas podem resistir à mudança, o que faz com que este passo seja essencial em termos de planeamento, devendo ser iniciado em paralelo com o planeamento da implementação da tecnologia. Não o deixe para trás! Está no caminho certo para criar um excelente Plano de Sucesso.


Base de Dados de Produtividade Empresarial da Comissão Executiva, CIO

Normalmente, apenas 34% dos utilizadores estão dispostos a utilizar implementações de novas tecnologias

Existe uma vasta gama de atividades, modelos, sugestões de formação e eventos que o vão ajudar a planear uma adoção do Office 365 bem sucedida. Apesar de ser ideal utilizar cada um destes recursos para beneficiar ao máximo do processo de adoção, compreendemos que nem sempre é prático fazê-lo tendo em conta os prazos e os recursos disponíveis.

Vai ver atividades essenciais e algumas atividades adicionais que recomendamos para que obtenha resultados ideais.


http://aka.ms/adoptionexcellence

Henkel: Excelência no Processo de Adoção

História de Sucesso de Cliente

Atividadesde Adoção

Atividadesde SucessoEssenciais

Cartazes, folhetos e materiais impressos

http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Colaborate on content With Office apps for desktop and mobile, you can keep connected easily and share your content on OneDrive for Business and SharePoint Online. Collaborate with the people you rely on to get things done, at the office

or on the go. Work with your team on a project, share reports with a partner, or connect with your customers—from virtually any device.

Access and share files from anywhere

Work better together

Elevate teamwork

Training Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization’s internal training resources.>

Learn what you can do with Office 365 Community Events

<Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.>

<Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, “Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria.”>

Get it done from anywhere Ready to do your best work wherever you happen to be? With Office 365 you can

get work done from anywhere, without missing a beat.

Get Office on your favorite devices

Work where you are

Work together seamlessly

Training Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization’s internal training resources.>

Learn what you can do with Office 365 Community Events

<Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.>

<Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, “Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria.”>

Contagem decrescente e mensagens de e-email de anúncio


Série de e-mails com Sugestões e Truques


2928

Comunicação e Sensibilização Utilize uma estratégia de comunicação para gerar sensibilização e entusiasmo. Antes do serviço ficar disponível, vai querer que as pessoas fiquem entusiasmadas com as futuras novidades e em mantê-las interessadas com a sua utilização depois do lançamento.

Certifique-se de que tem em conta a sua equipa quando criar a mensagem pretendida, uma vez que vai ter de os ajudar a identificarem “O que eu ganho com isso?”

Escolha uma combinação de atividades, incluindo e-mail, cartazes e eventos físicos (talvez até com bolos!) e distribua-as pela linha cronológica do seu projeto

Agende eventos onde as pessoas poderão tocar nos produtos e colocar perguntas

Personalize as suas atividades de promoção da sensibilização de acordo com a sua empresa e cultura

Ter um líder a enviar uma comunicação com o anúncio do O365, organizar um evento de lançamento ou partilhar as vantagens durante uma reunião geral, pode contribuir grandemente para validar a sua importância e integrar todos no processo de utilização da nova tecnologia


Passo 03: Comunicação e Sensibilização Passo 03: Comunicação e Sensibilização

Preparação do Suporte TécnicoUtilize este guia para ajudar a preparar o seu departamento de suporte técnico para resolver quaisquer questões ou problemas relacionados com o Office 365 que os utilizadores possam ter.


Não temos de inovar no que diz respeito ao Office 365. Deixamos isso a cargo da Microsoft. O nosso trabalho consiste em adotar a tecnologia o mais rapidamente possível e em mantermo-nos focados na sua utilização para prestarmos serviços de valor aos nossos clientes.– Darren Russell, Digital, Diretor

Saiba mais:http://aka.ms/officeblogs/adoption

de Transformação, Mott MacDonald

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Eventos de Lançamento

Considere os seus objetivos para utilizar o Office 365. De que maneira é que o evento de lançamento pode suportar estes objetivos e estes pormenores específicos do negócio?

Considere a cultura da sua empresa. Que tipos de atividades vão fazer sentido para a sua equipa de liderança e para os seus empregados?

Considere o seu tempo e os recursos disponíveis. Consegue conjugar atividades de eventos diferentes de modo a planear algo adequado às suas necessidades e agenda?

Considere os eventos existentes da empresa. Existe algum evento da empresa próximo da data de implementação do Office 365 onde possa incluir o seu evento de lançamento?

Como escolher o evento de lançamento

Passo 03: Eventos de Mobilização


Recursos e táticas para um processo de lançamento eficazReunimos alguns recursos, ideias e táticas para o ajudar a criar um processo de lançamento do Office 365 eficaz.

T-shirts do Office 365 para Equipa e Especialistas de Planeamento, encomendar em https://www.co-store.com/iw (apenas clientes nos EUA)

Faixas, cartazes e folhetos do Office 365 apresentados nos escritórios

Cabines de demonstração na cafeteria/átrio para demonstrar as várias ferramentas e funcionalidades do Office 365 e proporcionar uma experiência prática

Realizar eventos de mobilização online com a Transmissão da Reunião do Skype para membros da equipa em escritórios remotos

Formação Prepare rapidamente as pessoas! A formação é essencial para garantir que os novos utilizadores têm a informação e os conhecimentos necessários para tirar o máximo partido do Office 365. O “Porquê” deve ser o aspeto mais importante da sua formação. Se os utilizadores não conhecerem o Office 365, a formação deve ser mais do que uma simples apresentação dos procedimentos para executarem tarefas. Eles precisam de saber por que motivo esta mudança está a acontecer, como poderão tirar partido dela e por que lhes está a ser pedido para mudarem.

Quando estiver a criar o seu programa de formação, tenha em conta o seguinte:

O sistema de produtividade atual que está a executar Se estiver atualmente a executar um sistema de produtividade, pode ter de fazer um esforço adicional na fase de formação, uma vez que vai requerer uma mudança em termos de comportamento

A alfabetização informática dos funcionários Tem de saber qual o nível de conhecimentos em termos de tecnologia dos seus funcionários quando planear o seu programa de formação. Isso vai ajudar a determinar a facilidade com que vão aprender novas formas de trabalhar

Outras iniciativas a decorrer em simultâneo na empresa É importante estar informado sobre os outros programas atualmente a decorrer na empresa de modo a garantir que não está a sobrecarregar os seus funcionários e que não existe qualquer confusão com a aprendizagem de novas formas de trabalhar

A melhor forma de disponibilizar formação É importante compreender qual é a melhor forma de disponibilizar formação específica à sua organização, seja através de microaprendizagem consumível, pessoalmente ou através de tutoriais online com ou sem assistência

Passo 03: Formação


Passo 03: Formação


Formação de Produtividade

Formação baseada em cenários para preparar a sua equipa para aumentar a respetiva produtividade com o Office 365.

Formação de Vídeo

Baseada em cenários

http://aka.ms/productivitytraining

Direta

Com linguagem simples

Formação do Produto

Formação baseada em produtos para ajudar a preparar a sua equipa para utilizar os serviços e as aplicações de modo eficaz.

Disponível online

Com estilo de artigo

http://aka.ms/o365producttraining

De pequeno tamanho

Detalhada em termos de abordagem

Guias de IntroduçãoOs Guias de Introdução Específicos de Produtos funcionam como uma introdução concisa aos elementos básicos das versões atualizadas do Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote para PCs Windows.

http://aka.ms/quickstart

Word 2016

Quick Start Guide New to Word 2016? Use this guide to learn the basics.

Explore the ribbonSee what Word can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools.

Quick Access ToolbarKeep favorite commands permanently visible.

Navigate with easeUse the optional, resizable sidebar to manage long or complex documents.

Discover contextual commandsSelect tables, pictures, or other objects in a document to reveal additional tabs.

Share your work with othersInvite other people to view and edit cloud-based documents.

Show or hide the ribbonClick the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow.

Change your viewClick the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the page display to your liking.

Format with the Mini Toolbar Click or right-click text and objects to quickly format them in place.

Status bar shortcutsClick any status bar indicator to navigate your document, view word count statistics, or check your spelling.

Find whatever you needLook up Word commands, get Help, or search the Web.

Excel 2016

Quick Start Guide New to Excel 2016? Use this guide to learn the basics.

Explore the ribbonSee what Excel can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools.

Quick Access ToolbarKeep favorite commands permanently visible.

Discover contextual commandsSelect tables, charts, or other objects in a workbook to reveal additional tabs.

Share your work with othersInvite other people to view and edit cloud-based workbooks.

Find whatever you needLook up Excel commands, get Help, or search the Web.

Switch or create sheetsClick the sheet tabs to switch between workbook sheets or to create new ones.

Change your viewClick the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the sheet display to your liking.

Show or hide the ribbonClick the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow.

Insert and edit functionsUse the formula bar to view or edit the selected cell or to insert functions into your formulas.

Customize chartsSelect a chart to quickly add, change, or remove any existing chart elements and formatting.

Baseados em cartões

Personalizáveis

Breves, simples e fáceis de consumir

Fornecem atividades para o primeiro dia, configuração, início de sessão e passos seguintes

Abrangem as 3-5 principais tarefas

Lista de Materiais (BoM) do Centro de Formação do OfficeUtilize este recurso para ajudar a determinar exatamente aquilo que precisa entre todo o conteúdo de formação disponível.

http://aka.ms/officebom

3332

Criar um Programa para EspecialistasOs especialistas são entusiastas na promoção e na ajuda aos seus pares para conhecerem soluções mais eficazes. Podem ajudar a reduzir as limitações em termos de recursos da equipa de projeto principal e promovem a mobilização em toda a comunidade.

Criam mobilização e entusiasmo, que fazem crescer a adoção de melhores métodos de trabalho

Criam um círculo de influência dentro das equipas

Dão vida a novos métodos de trabalho nas equipas

Identificam os desafios do negócio e as possíveis soluções

Enviam comentários para a equipa do projeto e os patrocinadores

Sou um utilizador avançado. Tento sobretudo manter a dinâmica para que os outros façam o mesmo. A partilha de ideias é essencial.– Paul

É uma questão de encontrar as pessoas que estão motivadas. Trata-se de uma oportunidade. Parte do meu trabalho é incentivar a comunidade e a partilha de conhecimentos.

– Darren

Por que razão são os Especialistas tão importantes?

Passo 03: Criar um Programa para Especialistas


Estabelecemos uma ligação com um Especialista de adoção em cada unidade de negócio, que envia emails semanais sobre o Office 365. Cada ferramenta do Office 365 apresenta vantagens essenciais e ao darmos a conhecer estas ferramentas aos utilizadores de uma forma simples, conseguimos tirar o máximo partido do valor de cada uma.– Nick Lamshed, Gestor de

Mudança, Qantas

34 35

Como criar uma Comunidade de Especialistas?

Encontre Especialistas entusiastas capazes de dedicar tempo e esforço ao projeto

Crie um grupo do Yammer para os Especialistas partilharem atualizações e casos de sucesso

Faça uma formação breve sobre os principais elementos do Office 365

Forneça materiais prontos para apoiar o trabalho dos Especialistas no local com as equipas e os utilizadores (por exemplo, em reuniões informais).

Promova debates regulares com os Especialistas sobre o que está e não está a dar frutos

Conceba um programa para mobilizar e reconhecer os seus esforços, por exemplo, criando acesso privilegiado a eventos relevantes ou palestras.

Comunique aos utilizadores a função dos Especialistas e onde os poderão encontrar; lembre-se de que não são uma equipa de suporte de TI, mas sim representantes do negócio


Torne o programa para Especialistas obrigatório no seu plano de adoção. Constatámos que a solução mais comum

e eficaz de as pessoas aprenderem é através dos seus pares. Identifique e aborde os líderes naturais ou professores

na sua organização e utilize-os como base para desenvolver a sua comunidade.


Passo 03: Como Criar uma Comunidade de Especialistas?


Passo 03: Atividades Adicionais

Criar um Grupo do YammerCrie um grupo do Yammer (#O365win) para os empregados partilharem as suas histórias de sucesso do Office 365, melhores práticas e obterem ajuda com novas funcionalidades.

Atividades Adicionais

Incorpore os recursos de formação do Office 365 da Microsoft no seu site de formação interno.

Formação

Os concursos são uma excelente forma de estimular alguma competição saudável entre os departamentos na organização e ajudam a fomentar a adoção. Pense em algumas das funcionalidades do Office 365 e como pode criar concursos, caças ao tesouro, prémios e ofertas que incitem as pessoas a interagir com o Office 365.

Concursos

Reproduza o vídeo de pré-visualização do Office 365 no evento de lançamento ou de forma recorrente na cafeteria ou perto dos elevadores.


Vídeo de Pré-visualização do Office 365

Encontre outros vídeos em http://aka.ms/officevideo

Processo de trabalho Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 (lançamento previsto)

Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10 Semana 11 Semana 12

Identificar os Intervenientes Chave e Reunir a Equipa

Identificar e recrutar Proprietário de Sucesso e Gestor de Projeto

Identificar e recrutar Patrocinador(es) Executivo(s) e preencher restantes funções da equipa


Identificar e desenvolver Cenários de Negócio

Definir Prioridades para Cenários de Negócio

Definir Critérios de Sucesso

Definir critérios de sucesso/indicadores chave de desempenho (KPI) e estabelecer referências de KPI

Criar um Plano de Sucesso

Antes de recolher os detalhes do projeto num Plano de Sucesso em http://fasttrack.office.com

Finalizar o Plano de Sucesso

Criar Programa para Especialistas

Identificar e recrutar Especialistas

Criar Grupo do Yammer para dar suporte aos Especialistas

Formar Especialistas e atividades de debate de ideias

Determinação das tarefas contínuas dos especialistas

Finalização das atividades de lançamento destinadas aos especialistas

Obter comentários e histórias de sucesso de Especialistas para utilizar no lançamento

Obter comentários de Especialistas e repetir o programa consoante necessário

Programa de Adoção Prévia

Recrutar participantes no programa. Configurar um grupo do Yammer para facilitar a comunicação e a recolha de comentários

Faça circular um inquérito de referência para os participantes. Forneça aos participantes uma conta do Office 365 ativa para iniciar formalmente o programa de adoção prévia.

Consultar os participantes no programa para recolher comentários informais

Envie um inquérito final e utilize quaisquer informações recolhidas para efetuar ajustes no lançamento.

Comunicação e Sensibilização

Desenvolva um plano de comunicações e uma estratégia de eventos de sensibilização. Desenvolva materiais de comunicação utilizando os modelos disponíveis.

Enviar um “e-mail de contagem decrescente” aos empregados

Garantir que o Office 365 tem uma presença visual nos escritórios da empresa

Anuncie o futuro lançamento do Office 365 na intranet da empresa. Prepare o evento de lançamento e mobilização.

Crie um grupo do Yammer para os utilizadores finais partilharem as suas histórias de sucesso com o Office 365. Faça circular um inquérito de referência para os utilizadores finais.

Envie um E-mail de Anúncio para informar os utilizadores sobre o que está disponível. Realize um evento de lançamento e mobilização.

Envie um e-mail com Sugestões e Truques aos utilizadores finais.

Envie um e-mail com Sugestões e Truques aos utilizadores finais. Faça circular um inquérito pós-lançamento.

Envie um e-mail com Sugestões e Truques aos utilizadores finais.

FormaçãoDesenvolver plano de formação para utilizadores finais

Configurar site de formação interno para armazenar recursos de formação

Formar utilizadores finais Formar utilizadores finais

Implementação de formações contínuas

SuportePreparar o suporte técnico para prestar suporte aos utilizadores finais

Maximizar a Mobilização e Fomentar a Adoção Por Parte dos Utilizadores

Preparar e realizar concursos para continuar a incentivar a mobilização dos utilizadores Atualizar e manter site de formação internoPartilhar histórias de sucessoOrganizar periodicamente eventos de mobilização adicionais

Gerir e preparar a mudança

Monitorizar o Mapa Público do Office 365 e os blogues do OfficeComunicar e preparar os utilizadores finais para o lançamento de novas funcionalidades

Avaliar, Partilhar o Sucesso e Repetir

Recolher e comunicar os critérios de sucesso e Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) do Office 365Recolher e partilhar histórias de sucessoImplementar Novos Cenários de Negócio

Fase

01:

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2: In

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3: F

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Linha Cronológica de Implementação do Office 365

Para o ajudar a começar a planear a implementação do Office 365, considere a linha cronológica abaixo. Efetue os ajustes necessários para criar a linha cronológica adequada para a sua implementação.

38 39

Integrar a sua equipa de projeto e faça com que fiquem entusiasmados por ajudarem os colegas a tornarem-se mais produtivos com o Office 365


Criar um Plano de Sucesso em http://fasttrack.microsoft.com

Concluir a linha cronológica do projeto para implementar o Office 365 e iniciar a execução de atividades de adoção

Fase 01Lista de Verificação

Observámos um aumento de 73 por cento da taxa de adoção entre “não fazer nada” e realizar uma campanha de percurso do utilizador estruturada

– Nick Lamshed, Gestor de Mudança, Qantas

Fase 01: Lista de Verificação

4140

Fase 02.IntegrarAgora que já criou um Plano de Sucesso sólido para a adoção do Office 365 na sua organização, é altura de iniciar a integração para o Office 365 e de apresentar as pessoas a esta nova forma de trabalhar.

As implementações de tecnologia mais bem-sucedidas concentram 80% dos seus esforços nas pessoas e os restantes 20% na tecnologia. Isso deve-se ao facto de a implementação de uma nova tecnologia requerer mudanças em termos de comportamento por parte dos utilizadores finais que têm de ser geridas para garantir o êxito.

Nesta fase, vai começar a executar o Plano de Sucesso para ajudar os seus empregados neste período. A nossa equipa de TI pode utilizar o FastTrack Center para concluir a integração técnica para o Office 365.

Fase 02: Integrar

Programa de Adoção Prévia

Para um lançamento bem-sucedido, inicie a implementação do Office 365 com um programa de adoção prévia para obter alguns comentários iniciais e, em seguida, mantenha essa dinâmica quando implementar o programa em toda a organização.

Durante o processo de conclusão da integração técnica para o Office 365, é importante ter em conta a execução de um programa de adoção prévia com um grupo de utilizadores de negócio chave, bem como com membros da equipa de TI, que vão suportar os utilizadores. A execução deste programa permite-lhe reunir comentários sobre a experiência de utilizador e obter histórias de sucesso iniciais que podem ser utilizadas quando lançar o Office 365 em toda a organização.

Um programa de adoção prévia vai também desenvolver um grupo de primeiros utilizadores para se tornarem nos seus Especialistas do Office 365 e que darão suporte no processo de lançamento alargado. O programa dá-lhe uma oportunidade para testar o contexto do serviço com um grupo de confiança que será mais flexível se houver algum problema.

Realize o programa de adoção prévia durante a Semana 2 do Plano de Pré-lançamento.

Fase 02: Programa de Adoção Prévia

Sugestões e TruquesDe um modo geral, quando selecionar os participantes no programa de adoção prévia, escolha pessoas que querem que o projeto seja bem-sucedido. Os participantes no programa são influenciadores importantes que irão partilhar com os colegas a experiência que tiveram com a implementação.

Utilize o programa de adoção prévia para resolver problemas reais e não apenas para resolver pormenores insignificantes com a tecnologia. Incentive os participantes no programa a utilizarem o Office 365 para os Cenários de Negócio para os quais definiu prioridades. Observe as alterações que tem de efetuar nos cenários para obter os resultados de negócio que definiu como importantes para a adoção da sua organização do Office 365.

42 43

Os utilizadores de diferentes áreas de negócio e departamentos, de preferência os que trabalham em conjunto num projeto ou processo de negócio

Especialistas ou líderes que se tornem defensores durante a fase de lançamento alargado a toda a organização. Analise a Fase Um para rever as qualidades a procurar num Especialista

Utilizadores que normalmente têm dificuldades com tecnologia. É importante que compreenda as suas necessidade e que as resolva durante a fase de lançamento

Os membros da equipa de TI/suporte técnico que vão dar suporte aos utilizadores durante o lançamento

Não inclua o CEO e os Quadros Superiores. Apesar de ser tentador solicitar o envolvimento do CEO, manter este e os Quadros Superiores fora do programa de adoção prévia permite-lhe resolver quaisquer problemas antes de os expor durante a fase de implementação

Quem incluir o grupo piloto


Forme participantes no programa de adoção prévia tendo em conta os Cenários de Negócio selecionados, incluindo os cenários básicos. Verifique os recursos de comunicação dos cenários disponíveis e os recursos de formação disponíveis no FastTrack em: http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Ações para um programade adoção prévia:

Inicie o seu programa de Especialistas do Office 365. Informe os Especialistas alvo sobre o programa e comece a recrutá-los e a prepará-los para serem Especialistas

Obtenha comentários em tempo real de participantes no programa de adoção prévia e ajuste o plano de adoção com base nestes comentários. Experimente criar um grupo do Yammer para os participantes no programa. Dessa forma, outros no programa vão ter acesso aos comentários publicados e sentir-se incentivados a publicar os seus próprios comentários

Esteja disponível para receber comentários através da utilização do Skype para Empresas durante as horas de expediente para responder a quaisquer perguntas e partilhar sugestões

Contacte de forma proativa os participantes no programa para recolher comentários. Apareça nos seus postos de trabalho, envie uma MI ou telefone-lhes. Lembre-se, se ninguém estiver a fornecer comentários, o programa não está a alcançar o seu potencial


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Linha Cronológica

Processo de trabalho Descrição

Semana 1Comunicações Desenvolva um plano de comunicações e uma estratégia de eventos. Prepare os materiais.

Formação Planeie o programa de formação para utilizadores finais.

Semana 2

Comunicações Envie um “E-mail de contagem decrescente” para informar a sua audiência sobre o que está para vir, criar expetativas e despertar interesse centrando-se no ponto “O que eu ganho com isso?”

Programa de adoção prévia

Inicie o programa de adoção prévia ao recrutar e formar participantes no programa e ao estabelecer um grupo do Yammer para os primeiros utilizadores.

Para recolher dados sobre os seus conhecimentos do Office 365, faça circular um inquérito de referência um pouco antes de os utilizadores que participam no piloto receberem os seus dispositivos e contas ativadas.

Suporte Prepare o suporte técnico para prestar apoio aos utilizadores finais e certifique-se de que conhecem o Guia de Resolução de Problemas do Suporte Técnico do Office 365.

Semana 3

Comunicações Assegure que o Office 365 tem uma presença visual em todos os escritórios da empresa com cartazes, panfletos e vídeos promocionais.

Formação Crie um site interno da equipa para armazenar os recursos de formação, nomeadamente guias de introdução e sugestões. Também pode direcionar os utilizadores para o centro de aprendizagem público da Microsoft. Visite o Centro de Aprendizagem do Office 365 em http://aka.ms/O365learning


Consulte os participantes no programa de adoção prévia para recolher os seus comentários.

Realize um inquérito a meio do projeto piloto para recolher dados sobre as suas experiências com o Office 365 e utilize os resultados para fazer ajustes antes da implementação global.

Semana 4-5

Comunicações Trabalhe com as comunicações internas para difundir anúncios pelo portal da empresa, pelo portal de TI e pelos outros sites internos, conforme for necessário.

Tal como com o grupo do projeto piloto, distribua inquéritos para toda a organização pouco antes de receberem as respetivas contas e dispositivos.Prepare o evento de lançamento e mobilização.


Faça um inquérito final imediatamente após o período do piloto para determinar se necessita de fazer mais ajustes nos seus materiais de sensibilização e formação globais.

Pré-lançamento Nas cinco semanas até ao Lançamento, disponha de tempo para mobilizar a organização em torno da implementação do Office 365 ao desenvolver um plano de comunicação, organizar a sua preparação da formação e executar um plano de adoção prévia. Consulte a linha cronológica abaixo que o vai guiar pelas semanas de Pré-lançamento.

Linha Cronológica do Pré-lançamento

Recursos e ModelosPara o ajudar a ter a melhor aceitação possível do processo de implementação do Office 365, fornecemos uma série de modelos e recursos.


Fase 02: Pré-lançamento

Lançamento Implementar o lançamento do Office 365 em toda a organização é um grande momento. Agora é a altura certa para utilizar todos os esforços e planeamento anteriores e ver o seu trabalho duro compensar.

Linha Cronológica

Processo de trabalho Descrição

Semana 6

Comunicações Realize o evento de lançamento do Office 365 para entusiasmar os utilizadores finais. Envie um “E-mail de Anúncio” para informar os utilizadores sobre o que está disponível, como começarem e onde recorrerem para encontrar ajuda e recursos.

Formação Realize a formação para utilizadores finais

Linha Cronológica do Lançamento

Fase 02: Lançamento

4746

Pós-lançamento Agora que lançou com êxito o Office 365 na sua organização, é importante continuar a mobilizar os utilizadores nas respetivas experiências do Office 365. Certifique-se de que os aborda através do fornecimento de Sugestões e Truques adicionais e de formação contínua consoante necessário.

Linha Cronológica Processo de trabalho Descrição

Semana 8-12

Comunicações Partilhe periodicamente sugestões com os utilizadores finais utilizando os modelos de e-mail “Sugestões e Truques” para manter a dinâmica e alargar a utilização do Office 365.

Depois da implementação em toda a organização, faça um inquérito final para avaliar os conhecimentos e a experiência dos utilizadores finais com o Office 365.

Formação Prosseguir com a série de formação contínua dos utilizadores finais, conforme for aplicável

Linha Cronológica do Pós-lançamento

Fase 02: Pós-lançamento

Trabalhe em qualquer lugar Obtenha a experiência familiar do Office em todos os seus dispositivos utilizando um browser ou aplicações móveis concebidas para funcionar com o Office 365.


Para ajudar os utilizadores do Office 365 a começarem, criámos cinco cenários básicos globalmente alinhados com os tipos de tarefas que os funcionários têm de efetuar todos os dias. Desde a comunicação por e-mail e calendários, ao armazenamento e partilha de ficheiros e à realização de reuniões virtuais e à colaboração em tempo real.

Veja os diferentes cenários abaixo:

Recursos de Implementação para Executar o Seu Plano

E-mails e calendário em qualquer lugar Junte as suas reuniões, informações de contacto, lista de tarefas e e-mail em qualquer dispositivo para poder limpar a sua pasta A Receber e gerir assuntos urgentes mesmo quando está longe da secretária.

Colabore no conteúdo Armazene os seus ficheiros de trabalho no OneDrive para Empresas para poder atualizá-los e partilhá-los em qualquer lugar, sincronizar ficheiros e trabalhar offline, trabalhar nos documentos com terceiros ao mesmo tempo e gerir ficheiros com conformidade e segurança de nível empresarial.

Realize reuniões relevantes Utilize as aplicações do Office 365 para ligar-se a outras pessoas e realizar reuniões eficazes, ao mesmo tempo que poupa tempo e recursos. Utilize o Skype para Empresas, Outlook, PowerPoint, OneNote e sites do SharePoint Online para melhorar a colaboração.

Aproxime a sua equipa Ligue-se às pessoas certas, partilhe informações entre as equipas e organize-se em grupos com o Yammer Enterprise. Uma rede do Yammer Enterprise ajuda a criar um corpo de conhecimentos que está instantaneamente acessível por qualquer colega, em qualquer altura e com qualquer dispositivo.


Selecione o cenário pretendido e reveja os recursos de comunicação, eventos

e de formação relacionados

4948

Cada cenário básico no Web site do FastTrack inclui modelos de e-mail, cartazes e panfletos, bem como vídeos e recursos de formação. Pode personalizar os modelos para o seu plano de comunicações.


Utilize os cenários básicos do Office 365 como ponto de partida para criar a sua estratégia de comunicação e formação.

Traduza os cenários básicos em ações que resolvem problemas de negócio reais

Decida que cenários fazem sentido a sua empresa promover no lançamento do Office 365

Utilize os recursos associados a cada cenário para implementar as suas atividades de formação e anúncios por e-mail

Disponha de algum tempo durante a Semana 1 do Pré-lançamento para rever estes materiais e determinar os que podem ser melhor utilizados no processo de lançamento da sua organização. Vai ser este o seu plano de comunicações.


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Cada cenário inclui modelos de e-mail personalizáveis para as tarefas de comunicação típicas em cada fase do seu lançamento e adoção do Office 365. Cada e-mail inclui hiperligações diretas para formação e recursos para ajudar os utilizadores a conhecerem as capacidades do Office 365. Estas hiperligações estão organizados por cenário. Os modelos de e-mail disponíveis incluem:

Modelos de Correio Eletrónico

Os e-mails estão disponíveis como documentos do Word (.docx). Poderá selecionar os modelos que pretende utilizar e, em seguida, personalizá-los livremente para se adequarem aos seus objetivos de comunicação, ao ajustar a cópia ao estilo da sua empresa, adicionando o logótipo da empresa e preenchendo o conteúdo. Certifique-se de que envia e-mails a partir de uma conta de remetente pré-determinada (por exemplo, a conta de um patrocinador executivo) para uma audiência alvo específica.


Não utilize apenas o e-mail!

Poderá gerar antecipação em relação ao lançamento do Office 365 no espaço físico da empresa através de vídeos

promocionais e de cartazes prontos a imprimir, como parte da sua campanha de sensibilização.


Tipo de

E-mailFase Função

“Contagem decrescente” Pré-lançamento Utilize esta mensagem para gerar entusiasmo e informar os empregados sobre o que poderão fazer

com o Office 365. Um e-mail por cenário.

“Anúncio” Lançamento Utilize esta mensagem para fazer o lançamento e explicar aos novos utilizadores como começar a utilizar o Office 365. Um e-mail por cenário.

“Sugestões e Truques”

Pós-lançamento Utilize estas “Sugestões e Truques” para apresentar mais capacidades do Office 365 e ajudar a aumentar a produtividade dos utilizadores. Três e-mails por cenário.


Realizar um programa de adoção prévia e atualizar o Plano de Sucesso com base nos comentários recolhidos

Personalizar os modelos e recursos disponíveis consoante adequado para suportar o processo de Lançamento

Executar as atividades de adoção Pré-lançamento, Lançamento e Pós-lançamento à medida que implementa o Office 365


Fase 02: Lista de Verificação

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Fase 03.Fomentar ValorO lançamento inicial do Office 365 na sua empresa vai fazer com que as pessoas vejam valor imediato. No entanto, isto é apenas o início. O Office 365 vai continuar a ter novas funcionalidades adicionadas e as pessoas vão querer fazer mais com o serviço à medida que os seus conhecimentos com o mesmo aumentam.

Colocar-se numa posição para ajudar os seus empregados a beneficiarem deste recurso vai levar ao êxito a longo prazo.

Nesta fase, vai conhecer atividades de mobilização de pós-lançamento e começar a avaliar, partilhar êxitos e, em seguida, a repetir os processos para fomentar ainda mais a adoção.

Fase 03: Fomentar Valor

Maximizara Mobilizaçãoe Fomentar a AdoçãoÉ importante planear e executar atividades de mobilização contínuas para fomentar a adoção. Isto vai funcionar para manter as pessoas inspiradas em toda a organização após o entusiasmo inicial com os serviços ter passado. Vai também garantir que está a tirar o máximo partido do Office 365 na sua organização.

É importante garantir que obtém dados qualitativos e quantitativos no que diz respeito à adoção por parte da sua empresa do Office 365. Utilize os relatórios de utilização de carga de trabalho na consola de administração para obter os dados quantitativos e os inquéritos aos utilizadores finais e os grupos do Yammer para obter os dados qualitativos.

Certifique-se de que partilha os êxitos e envia sugestões do Office 365 regularmente. Também deve fazer com que as pessoas que estão a tirar partido do Office 365 se tornem em fontes de inspiração para que outros façam o mesmo.

Utilize os dados que recolheu para direcionar futuras comunicações que promovam os serviços pouco utilizados, realçando a mensagem “O que eu ganho com isso?” aos seus utilizadores.

Fase 03: Maximizar a Mobilização e Fomentar a Adoção

Clientes do Skype para Empresas UtilizaramRelatório de Utilizadores Ativos

Atividade de Grupos do Office 365

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Avalie e registe as métricas de utilização antes de começar. Dessa forma, pode ver a eficácia das atividades de adoção.

Monitorizar a Adoção da Organização do Office 365

No Portal de Administração do Office 365 vai encontrar relatórios disponíveis para aferir os níveis de mobilização atuais dos utilizadores relativamente às diferentes cargas de trabalho. Utilize estes relatórios para identificar as áreas onde melhorar a adoção.

Fase 03: Monitorizar a Adoção da Organização do Office 365

Fomentar a Adoção

Pode ajudar a aumentar a adoção do Office 365 ao longo do tempo com atividades de sensibilização e formação contínuas.

Tire partido de e-mails com sugestões e truques para reforçar o desenvolvimento de capacidades: http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Partilhe histórias de sucesso sobre como as pessoas estão a utilizar o Office 365 de formas inovadoras e com impacto

Organize mais eventos de mobilização periodicamente, como reuniões públicas ou sessões Lunch & Learn, para fomentar a mobilização de utilizadores finais

Defina desafios para as pessoas e realize competições para celebrar as melhores formas de utilização do Office 365 para fazerem o seu trabalho de forma diferente

Campanhas de Sensibilização

Calendário de formação regular para sessões de atualização

Sessões nos departamentos para partilhar o que está a ser mais vantajoso para as pessoas

Centros de acolhimentos para as pessoas com desafios

Certifique-se de que o suporte técnico consegue responder a perguntas do tipo “como devo proceder para”.

FormaçãoA formação é muito importante, uma vez que os conhecimentos dos empregados no que diz respeito ao Office 365 vão evoluir com velocidades diferentes para cada indivíduo ou equipa.

Fase 03: Fomentar a Adoção

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Avaliar, Partilhar o Sucesso e RepetirUtilize o Guia de Avaliação do Sucesso para avaliar a eficácia do lançamento do Office 365. Isto permite-lhe obter valores de referência e compará-los com critérios definidos para melhorar as soluções para os seus utilizadores e permite-lhe registar êxitos.


Na Fase Perspetivar deste guia de adoção, estabelecemos uma tarefa para definir os seus critérios de sucesso.

Certifique-se de que a consulta à medida que evolui no guia de avaliação do sucesso.


Modelos de Inquérito ao Utilizador Final

Fase 03: Avaliar, Partilhar o Sucesso e Repetir

Utilize o modelo de inquérito para medir a satisfação e o progresso em relação aos dados de referência.

As histórias de sucesso são muitas vezes tão importantes como as avaliações quantitativas para demonstrar o sucesso do Office 365. Durante a implementação, peça aos membros da equipa de gestão e aos especialistas que identifiquem exemplos que demonstrem o trabalho em equipa e a colaboração entre funções e que os partilhem através do Yammer.

Ao partilhar uma história sobre a sua experiência com o Office 365, certifique-se de que inclui os seguintes detalhes:

As histórias sobre o valor empresarial podem ser facilmente partilhadas internamente através de um grupo de Histórias de Sucesso do Office 365 na rede do Yammer. Pode igualmente partilhar as histórias de sucesso externamente com uma comunidade mais alargada do Office 365 através da Comunidade Fomentar a Adoção.



Divirta-se! Criar um concurso e gerar energia positiva em torno do Office 365 deve ser interessante e de caráter mobilizador.

Experimente criar um seguimento.

Período de tempo. A história deve ser situada no tempo para que a audiência saiba quando aconteceu.

Intervenientes. A história deve referir os nomes dos intervenientes para que a audiência saiba quem esteve envolvido.

Eventos. A história deve contar o que aconteceu.

Relato visual. A audiência deve ser capaz de ficar com uma imagem do que aconteceu.

Registar e Partilhar o Sucesso



58 59

Repetir A promoção da adoção é um ciclo contínuo e não termina após o dia de lançamento ou a avaliação do impacto do lançamento. Continue a procurar novas formas onde o Office 365 pode acrescentar valor empresarial para acompanhar as necessidades em evolução dos seus utilizadores e organização.

Utilize as informações obtidas no processo de avaliação para lançar formações adicionais que informarão os utilizadores das melhores práticas e das soluções do Office 365 com maior impacto.

Agende sessões de desenvolvimento de mais cenários de negócio e soluções com outros departamentos da organização. Em seguida, realize formações nos departamentos onde poderá explicar como o Office 365 pode gerar sucesso em cada linha de negócio.

Pode utilizar a Biblioteca de Produtividade para o ajudar a identificar novos Cenários de Negócio para tirar ainda mais partido do Office 365

http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

Certifique-se de que encoraja os utilizadores e os Especialistas a desenvolverem ideias sobre como o Office 365 pode melhorar as práticas empresariais e a partilhá-las com outras pessoas em eventos de mobilização, atividades da comunidade e num grupo do Yammer. Utilize estas ideias para criar soluções adicionais e realizar novas formações


Queremos que adorem esta ferramenta, pelo que uma parte deste trabalho é não só ouvir os empregados, mas assimilar os comentários recebidos e implementá-los.

– Jeff Schuman, Nationwide

Gerir ePreparar a Mudança

https://aka.ms/managingchangeO365

Gerir a Mudança no Office 365

O seu negócio e a cloud estão em constante movimento. As pessoas estão sempre à procura de novas oportunidades para trabalharem de forma mais eficaz e as funcionalidades continuamente atualizadas da cloud permitem que isto aconteça.

Recomenda-se que esteja atento ao Mapa Público do Office 365 e aos blogues do Office para conhecer as potenciais funcionalidades dos novos serviços e as atualizações que pode aproveitar.

Fase 03: Gerir e Preparar a Mudança

As funcionalidades são agrupadas por fases de desenvolvimento

Filtre as funcionalidades por aplicação, serviços ou plataforma para identificar as funcionalidades e atualizações das quais pode tirar mais partido

http://fasttrack.microsoft.com/roadmap

Os artigos de blogues são facilmente partilháveis através de vários suportes.

http://blogs.office.com

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Mapa Público do Office 365

Fase 03: Mapa Público do Office 365

Blogues do Office

Fase 03: Blogues do Office

Realizar atividades contínuas para fomentar a adoção do Office 365

Monitorizar e criar relatórios sobre as métricas de sucesso do Office 365

Partilhar histórias de sucesso do Office 365 pela organização

Procurar e implementar novas formas de o Office 365 acrescentar valor aos seus utilizadores e à sua organização

Gerir e preparar a mudança

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Gerir a forma como a organização recebe as atualizações

Através do centro de administração do Office 365, pode inscrever-se para obter lançamentos antecipados de modo a que a sua organização receba atualizações instantaneamente. Se preferir, também pode determinar que só algumas pessoas específicas recebem as atualizações ou optar por permanecer na agenda de lançamento predefinida e receber as atualizações mais tarde. Saiba mais sobre as suas opções aqui: http://aka.ms/releaseoptions

Faça com que os seus administradores do Office 365 utilizem o Centro de Mensagens (no portal de administração) para continuar a utilizar o Office 365 sem problemas na sua organização.

Centro de Mensagens

Fase 03: Gerir e preparar a mudança Fase 03: Lista de Verificação


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