planear a gestão das comunicações do projeto

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ÍNDICE INTRODUÇÃO..................................................... 3 1.OBJECTIVOS................................................... 4 1.1. Objectivo geral..........................................4 1.2. Objectivos específicos...................................4 2. Metodologia................................................. 4 3. PLANEAR A COMUNICAÇÃO DO PROJECTO...........................5 3.1. Como Fazer - O Plano de Comunicação do Projecto..........6 3.2. Importância de planear comunicação de projectos..........9 3.3. Conteúdo do Plano de Gestão da Comunicação..............10 3.4. Objetivo do Plano de gerenciamento das comunicações.....10 3.5. Processos do Gerenciamento das Comunicações.............10 4. Diretrizes e procedimentos usados para comunicar...........11 4.1. Comunicação geral.......................................11 4.2. Gestão de mudança de Escopo.............................12 4.3. Status Report / Relatórios de desempenho................12 4.4. Gerência de reuniões....................................13 4.5. Gerência de questões e problemas........................13 5. Plano de Escalonamento.....................................14 6. Planeamento das comunicações de projecto...................15 6.1. Entradas para o Planeamento das Comunicações............15 6.2. Restrições..............................................16 6.3. Técnicas e Ferramentas para o Planeamento das Comunicações .............................................................17 6.4. Saídas do Planeamento das Comunicações..................17 Conclusão..................................................... 18 2

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Page 1: Planear a gestão das comunicações do projeto

ÍNDICE

INTRODUÇÃO...............................................................................................................................3

1.OBJECTIVOS..............................................................................................................................4

1.1. Objectivo geral......................................................................................................................4

1.2. Objectivos específicos...........................................................................................................4

2. Metodologia.................................................................................................................................4

3. PLANEAR A COMUNICAÇÃO DO PROJECTO....................................................................5

3.1. Como Fazer - O Plano de Comunicação do Projecto............................................................6

3.2. Importância de planear comunicação de projectos...............................................................9

3.3. Conteúdo do Plano de Gestão da Comunicação.................................................................10

3.4. Objetivo do Plano de gerenciamento das comunicações....................................................10

3.5. Processos do Gerenciamento das Comunicações................................................................10

4. Diretrizes e procedimentos usados para comunicar...................................................................11

4.1. Comunicação geral..............................................................................................................11

4.2. Gestão de mudança de Escopo............................................................................................12

4.3. Status Report / Relatórios de desempenho..........................................................................12

4.4. Gerência de reuniões...........................................................................................................13

4.5. Gerência de questões e problemas......................................................................................13

5. Plano de Escalonamento............................................................................................................14

6. Planeamento das comunicações de projecto..............................................................................15

6.1. Entradas para o Planeamento das Comunicações...............................................................15

6.2. Restrições............................................................................................................................16

6.3. Técnicas e Ferramentas para o Planeamento das Comunicações........................................17

6.4. Saídas do Planeamento das Comunicações.........................................................................17

Conclusão......................................................................................................................................18

Bibliografia....................................................................................................................................19

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Page 2: Planear a gestão das comunicações do projeto

INTRODUÇÃO

Este trabalho tem por objectivo demonstrar a importância do Planeamento de Comunicação para

a Gestão de Projectos relacionando os requisitos necessários para a realização desse

planeamento, relacionar ferramentas e técnicas para a prática da comunicação e ainda apontar as

vantagens da Gestão do Projecto com um plano de comunicação estruturado.

Na verdade, independentemente do tamanho do projecto que esteja sendo desenvolvido é

necessário que o Gerente de Projectos elabore um Planeamento de Comunicação, pois essa é a

única forma de certificar que a informação certa, irá para o stakeholder certo e no momento

certo. Para se realizar o planeamento de comunicação tem que se levar em consideração os

interesses e poderes dos stakeholders, pois o desprezo a esses itens fará com que o risco de

insucesso, resistência e atritos durante o projecto aumente consideravelmente.

Não importa se o Gerente de Projectos fará opção por uma comunicação formal ou informal, o

que importa na Gestão de Projectos é que ele comunique durante todo o ciclo de vida do

projecto.

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Page 3: Planear a gestão das comunicações do projeto

1.OBJECTIVOS

1.1. Objectivo geral

Desenvolver um modelo específico de comunicação oriundo da integração de projectos,

para implementação do melhor formato de projectos integrados para empresas, que visem

atingir diversos fins.

1.2. Objectivos específicos

Verificar a importância do planeamento de comunicação de projectos;

Analisar o comportamento de um projecto em uma empresa de comunicação, sugerindo

eventuais correcções.

2. Metodologia

Para elaboração deste trabalho foi feito uma revisão bibliográfica. Onde foi usado o método

indutivo, que é um método responsável pela generalização, isto é, partimos de algo particular

para uma questão mais ampla, mais geral.

Para Lakatos e Marconi (2007:86), Indução é um processo mental por intermédio do qual,

partindo de dados particulares, suficientemente constatados, infere-se uma verdade geral ou

universal, não contida nas partes examinadas. Portanto, o objectivo dos argumentos indutivos é

levar a conclusões cujo conteúdo é muito mais amplo do que o das premissas nas quais nos

baseia-mos.

4

Page 4: Planear a gestão das comunicações do projeto

3. PLANEAR A COMUNICAÇÃO DO PROJECTO

É o processo que permite determinar as necessidades de informação das partes interessadas no

projecto (Stakeholders), e definir a forma como a comunicação será realizada durante a

totalidade da duração do projecto.

O planeamento da comunicação deve responder as seguintes perguntas:

Quem devem ser os destinatários da informação (Quem precisa da informação)?

Com que periodicidade é que a informação lhes deverá ser disponibilizada?

Em que formato a informação deve ser entregue? (informação de síntese vs. Informação

detalhada, informação genérica vs. informação técnica)

Quem irá fornecer a informação?

Em que formato a informação deve ser entregue? (informação de síntese vs. Informação

detalhada, informação genérica vs. informação técnica)

Como será disponibilizada a informação? (Documento formalmente entregue, Enviada

por e-mail, No âmbito de uma reunião pessoal, disponibilizada para consulta na intranet

da organização ou noutro tipo suporte que seja habitualmente usado para publicitar

informação entre os colaboradores da organização

Qual o tipo de feedback pretendido?

A identificação das necessidades de informações das partes interessadas, e a determinação dos

meios adequados para atender a essa necessidade, são factores importantes para o sucesso do

projecto. A comunicação para ser eficiente deve obedecer aos seguintes critérios:

Fornecer apenas as informações necessárias a cada stakeholder ou grupo de stakeholders

No momento adequado, isto é permitir a todos os intervenientes terem disponível toda a

informação que necessitam para estarem a par do estado do projecto e poderem tomar

correctamente as decisões

Num formato e com um conteúdo que maximize a compreensão do destinatário e que

potencie a retribuição do feedback pretendido.

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Page 5: Planear a gestão das comunicações do projeto

O plano de gerenciamento das comunicações descreve como os processos de comunicação serão

gerenciados desde a identificação das partes interessadas até o encerramento do projecto.

Ele é um dos planos auxiliares do plano de gerenciamento do projecto.

Deve ser um documento de fácil entendimento. Abaixo algumas das informações mais comuns

do plano:

Requisitos de comunicação das partes interessadas;

Relatório/Informação (formato, conteúdo, nível de detalhe, modelo);

Propósito;

Responsável;

Destinatários;

Meios de comunicação ou tecnologia;

Frequência;

Início e término;

Critério para escalação;

Método para actualização do plano;

Glossário do projecto;

Modelos e directrizes para reuniões, e-mail, etc.

3.1. Como Fazer - O Plano de Comunicação do Projecto

Uma boa comunicação é um factor crítico de sucesso de qualquer projecto. Contudo, muitos dos

projectos executados nas organizações, e praticamente a totalidade dos projectos que são

realizados para clientes internos da própria organização, não têm um plano de comunicação

devidamente estruturado.

Devido a isso acontece que, independentemente da sua maior ou menor experiência, muitos

gestores de projecto, quando confrontados com a necessidade de criar o plano de comunicação

para determinado projecto, não sabem por onde começar.

No artigo seguinte apresenta-se o guião que pode seguir para criar um plano de gestão de

comunicação adequado às necessidades do seu projecto.

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Page 6: Planear a gestão das comunicações do projeto

O plano de gestão da comunicação do projecto é um documento que descreve a forma como os

processos de comunicação serão geridos ao longo de todo o ciclo de vida do projecto, fornecendo

orientações sobre o tipo de informação que deve ser distribuída aos diferentes interessados no

projecto, com que periodicidade essa informação deve ser partilhada, as ferramentas que devem

ser utilizadas no processo de comunicação, onde é que essa informação deve ficar armazenada e

quem a pode consultar.

Devido ao número de partes interessadas envolvidas em um único projecto e os seus diversos

papéis e interesses, o plano de comunicação organiza a comunicação do projecto através de uma

abordagem coerente para a partilha de informações. Sendo um dos planos mais importantes para

o sucesso do projecto, deve ser um documento sintético e de fácil entendimento por todas as

partes interessadas no projecto com informação que permita conhecer:

Identificação das Partes Interessadas (Stakeholders), nomeadamente a matriz de

identificação de interessados, como ponto de partida para a análise dos requisitos de

comunicação de cada um dos interessados ou grupos de interessados

Formato, conteúdo, nível de detalhe, modelo da informação a enviar

Propósito, isto é, se informação é enviada para manter o receptor informado ou espera-se

retorno dessa informação.

Responsável pelo envio da informação

Destinatários da informação. Detalhes para contacto (Telefone, endereço de e-mail,

endereço postal, etc.)

Meios de comunicação ou tecnologia usada

Frequência com que a informação deve ser enviada

Data de início e de término do envio da informação

Método para actualização do plano de comunicação;

Modelos, formulários e directrizes para reuniões, e-mail, etc.

Glossário do projecto.

O plano de comunicação é compartilhado abertamente com todas as partes internas do projecto

para ajudá-los a entender como eles devem se comunicar e com quem. Contudo o plano de

comunicação contêm informação de contacto relativa a um grande número de pessoas e essa

informação não deve circular livremente.

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Page 7: Planear a gestão das comunicações do projeto

O ideal é que o plano de comunicações seja construído usando um programa de folha de cálculo

de forma a facilmente filtrar as partes interessadas por modos de comunicação, contactos,

frequência da comunicação, ou outra qualquer categoria. Isso permitirá fornecer aos diversos

interessados no projecto um resumo do plano de comunicação que contem apenas a informação

relevante para essa pessoa ou grupo de pessoas (Por exemplo, aos interessados no projecto

externos à organização deve ser fornecido um plano de comunicação, filtrado de forma a

apresentar unicamente a informação que é relevante para as suas necessidades no âmbito do

projecto em causa).

O plano de comunicação deve respeitar as necessidades de comunicação que estão definidas no

documento que deu origem ao projecto, seja ele um contrato de prestação de serviços, um

memorando de entendimento (DOU), ou uma declaração de trabalho (SOW), bem como

quaisquer outros protocolos que se tornaram evidentes no decurso do processo de planeamento

do projecto, podendo ser alterado no decurso da execução do projecto, caso o processo de

controlo da comunicação do projecto assim o aconselhe. Diferentes participantes do projecto irão

utilizar o plano de comunicação de diferentes maneiras:

O gestor de projecto utiliza o plano de comunicação para garantir que as várias partes

interessadas estão cientes das suas responsabilidades de comunicação.

Os membros da equipa usam o plano de comunicação como uma lista de contactos onde

encontram toda a informação que necessitam para cumprir com as actividades de

comunicação que são da sua responsabilidade.

A administração de topo e os clientes podem usar uma versão resumida do plano de

comunicação para terem informação sobre quando irão receber os relatórios de

desempenho e a restante documentação de que precisam para conhecer de forma

actualizada o estado do projecto, e para obter informações sobre os seus principais pontos

de contacto.

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Page 8: Planear a gestão das comunicações do projeto

3.2. Importância de planear comunicação de projectos

Entre os vários motivos que levam um projecto ao insucesso destacasse a falta de um

Planeamento de Comunicação na Gestão do Projecto ou a concepção de um planeamento mal

elaborado, sem levar em consideração os interesses de cada stakeholder e a definição dos meios

de comunicação.

A Gestão da Comunicação dos Projectos lida com a necessidade de fornecer informações aos

envolvidos, com o objectivo de diminuir a resistência e as barreiras na execução do projecto. A

comunicação apoia a mudança de cultura, pois alinha o conhecimento dos envolvidos às

mudanças que poderão ocorrer.

Para que fique clara a importância do planeamento de comunicação é necessário antes de

iniciarmos esse artigo, conhecer o significado das palavras "comunicar" e "comunicação".

Conforme consta no Dicionário Aurélio, 1ª edição, Editora Nova Fronteira, Comunicar significa:

Tornar comum; fazer saber. Pôr em contacto ou relação; ligar, unir. Dar passagem. Estabelecer

comunicação, conversação, convívio. Transmitir-se, propagar-se. Travar ou manter

entendimento; entender-se. Comunicação significa: Ato ou efeito de comunicar (-se). Ato ou

efeito de transmitir e receber mensagens por meio de métodos e/ou processos convencionados. A

mensagem recebida por esses meios.

O acto de comunicar em um projecto é muito mais do que simplesmente o envio de um correio

electrónico esporádico ou uma reunião sem pauta e sem ata. Comunicar é a arte que o ser

humano tem para se fazer compreender, vender uma ideia, dar uma explicação, ensinar aos

outros, transmitir conhecimento, etc. A comunicação apoia a tomada de decisões e conquista

aliados, mas ao mesmo tempo que, se mal entendida e mal elaborada, conquista "inimigos".

A comunicação pode ser definida como um processo onde ocorre a troca de informações entre

indivíduos por meio de um sistema comum de símbolos, sinais e comportamentos. Para que essa

troca ocorra entre os indivíduos é necessário identificarmos:

Expectativas, poder e interesse dos stakeholders;

Tipo e quantidade de informação;

Tecnologia da Informação e mídias disponíveis;

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Page 9: Planear a gestão das comunicações do projeto

Formato e Mídia;

Periodicidade.

”O processo Planeamento das Comunicações determina as necessidades de informações e

comunicações das partes interessadas, por exemplo, quem precisa de qual informação, quando

precisarão dela, como ela será fornecida e por quem”.

3.3. Conteúdo do Plano de Gestão da Comunicação

O plano de comunicação é uma matriz de informação, normalmente criado numa folha de

cálculo em que as várias colunas devem conter os seguintes dados:

Nome do interessado (ou do grupo de interessados)

Telefone

Endereço de e-mail

Endereço postal

Modo preferencial de comunicação

Frequência da comunicação

3.4. Objectivo do Plano da Gestão das comunicações

Gerir as comunicações do projecto requer um plano da Gestão das comunicações desenvolvido e

aprovado durante a fase de planeamento do projecto englobando os processos necessários para

assegurar que as informações do projecto sejam geradas, colectadas, distribuídas, armazenadas,

recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

O plano da Gestão das comunicações descreve de forma clara como as comunicações do projecto

serão planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas e guia a equipe em relação a todo o

ciclo de vida das informações usadas no projecto (da sua geração e colecta até o seu

armazenamento e possível descarte).

3.5. Processos da Gestão das Comunicações

Processo de descrever de forma detalhada e clara neste plano como as comunicações do projecto

serão planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas com base nas necessidades de

informação, requisitos das partes interessadas e os activos organizacionais disponíveis.

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Page 10: Planear a gestão das comunicações do projeto

3.5.1. Gerir as comunicações

Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projecto,

conforme descrito neste plano.

3.5.2. Controlar as comunicações

Processo de monitorar e controlar as comunicações para garantir que as necessidades de

informação das partes interessadas sejam atendidas, conforme descrito neste plano.

4. Diretrizes e procedimentos usados para comunicar

4.1. Comunicação geral

Todos os procedimentos relacionados a comunicação devem seguir as políticas e procedimentos

adoptados pela empresa e pelo seu Escritório de Projectos. Normalmente, estas políticas e

procedimentos estão documentados no sistema de gestão da qualidade ou na metodologia da

Gestão de projectos.

A comunicação tem como principais objectivos:

Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para

atender os objectivos do projecto;

Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações

bem-sucedidas;

Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do

projecto;

Manter as partes interessadas “alinhadas”.

Os documentos devem ser classificados conforme tabela abaixo para habilitar o acesso a somente

as pessoas autorizadas:

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Page 11: Planear a gestão das comunicações do projeto

Classificação Pessoas autorizadas Comentários

Confidencial-GP Equipa de gerenciamento

do projecto

Confidencial Equipe do projecto

Privada Toda empresa

Pública Sem restrição

4.2. Gestão de mudança de Escopo

Toda mudança deverá ser solicitada através do formulário e enviada ao Gerente de Projecto por

e-mail, o Gerente de Projecto fará sua avaliação, incluirá no Log de Mudanças e encaminhará

para aprovação do patrocinador do projecto. O Log de Mudanças ficará na pasta do projecto e

conterá todas as solicitações com seu status actualizado, mesmo que ela seja rejeitada.

4.3. Status Report / Relatórios de desempenho

O Status Report detalha a seguinte informação: 

Actividades Concluídas no período

Actividades em andamento

Actividades iniciando no próximo período

Pontos de Atenção

Os seguintes documentos podem ser anexados ao Status Report:

Planos de recuperação para actividades com atraso;

Planos de acção correctiva para problemas esperados;

Resolução para itens de acção associados;

Issues Log

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Page 12: Planear a gestão das comunicações do projeto

4.4. Gerência de reuniões

Toda reunião do projecto deverá ser planejada, executada e monitorada seguindo as boas práticas

abaixo:

Prepare-se - Planeamento-Pré:

Definir pauta (objectivos e tópicos a serem discutidos)

Escolher participantes (somente os necessários) e convocá-los com a pauta

Preparar a reunião (Identificar as informações necessárias e providenciar)

Realização-Durante

Esclarecer quem conduz, quem faz a ata, e critérios de tomada de decisão

Registar principais decisões, acções c/ responsável e prazo

Determinar data da próxima reunião quando necessário

Acompanhamento-Pós

Distribuir ata rapidamente

Monitorar as acções e comunicar correcções de desvios, progressos,

Para evitar problemas nas conferências via vídeo e áudio, verifique os itens abaixo:

Deixe muito claro no convite os procedimentos e pré-requisitos

Teste antes e solicite o mesmo para os participantes

Certifique que os participantes possuem os pré-requisitos

4.5. Gerência de questões e problemas

O gerente de projecto (GP) deve registar todas as questões e problemas ocorridos no projecto no

registo das questões, mais conhecido pelo termo em inglês, Issues Log.

O GP usa o Issues Log para documentar e monitorar sua solução, e deve, inicialmente, definir e

classificar as questões com base na urgência e no impacto potencial.

Depois, para cada problema ou questão do projecto, o GP deve:

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Page 13: Planear a gestão das comunicações do projeto

Identificar alternativas e pessoas envolvidas com base no plano de escalonamento

descrito abaixo;

Seleccionar a melhor solução;

Gerar as acções com responsável e data de término;

Acompanhar o andamento das acções;

Divulgar a solução e garantir o alinhamento dos envolvidos na solução;

Facilitar a comunicação;

Manter relacionamentos bons e construtivos entre as diversas partes interessadas;

Sempre lembrando de envolver os responsáveis para tomar as decisões e para executar as acções.

As questões não resolvidas ou mal resolvidas são fontes de conflitos e de atrasos no projecto e

muitas vezes, causa do cancelamento ou suspensão do projecto. Além disso, serão feitas reuniões

de lições aprendidas para analisar as soluções dos problemas de modo a garantir que o problema

não se repita o que pode implicar em actualizar procedimentos, capacitar as pessoas, entre outras

actividades.

As lições aprendidas ocorrerão no término de cada fase do projecto e sempre que o gerente de

projecto julgar necessário.

5. Plano de Escalonamento

Criado para agilizar as decisões determinando níveis de alçada dentro da hierarquia do projecto e

de determinados assuntos específicos. O Plano de escalonamento também é usado para reunir

agilmente as pessoas envolvidas na tomada de decisão.

O gerente de projecto é o responsável por accionar os envolvidos para solucionar as questões.

Nível de

Escalonamento

Cargo/Função Nome Quando accionar

Até 500,00/Mês Gerente de

Projecto

Eduardo

Montes, PMP

Aprovação de orçamento

adicional

Até

1.000,00/Mês

Cliente João Montes Aprovação de orçamento

adicional

Até Patrocinador do Alessandra Aprovação de orçamento

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Page 14: Planear a gestão das comunicações do projeto

5.000,00/Mês Projecto Montes adicional

Acima de

5.000,00

Comité do

Projecto

Aprovação de orçamento

adicional

6. Planeamento das comunicações de projecto

O planeamento das comunicações envolve determinar as informações e comunicações

necessárias para os interessados: quem necessita de qual informação, quando necessitarão dela e

como isso será fornecido para eles, e por quem. Embora todos os projectos compartilhem a

necessidade de comunicar informações, as necessidades das informações e os métodos de

distribuição variam amplamente. Identificar as necessidades de informação dos interessados e

determinar uma forma para atender a essas necessidades, é factor importante para o sucesso do

projecto.

O planeamento da comunicação é frequente e firmemente relacionado ao planeamento

organizacional. Visto que a estrutura organizacional do projecto terá um maior efeito nos

requerimentos de comunicação.

6.1. Entradas para o Planeamento das Comunicações

Requisitos de comunicações. Os requerimentos de comunicações são a soma dos requerimentos

de informações dos interessados do projecto. Os requerimentos são definidos através da

15

ENTRADAS

1.Requisitos de

Comunicações

2.Tecnologias de comunicações

Técnicas e Ferramentas

Analise das partes envolvidas

SAÍDAS

Plano da gerência das comunicações

Page 15: Planear a gestão das comunicações do projeto

combinação do tipo e do formato da informação requerida com uma análise do valor dessa

informação. Os recursos do projecto devem ser gastos apenas para comunicar informações que

contribuam para o sucesso ou onde uma falta de comunicação possa conduzir a uma falha. As

informações tipicamente requeridas para determinar os requisitos de comunicação do projecto

incluem:

O relacionamento das responsabilidades entre os interessados e a organização do

projecto.

As disciplinas, departamentos e particularidades envolvidas no projecto.

A logística de quantos indivíduos estarão envolvidos com o projecto e em que locais.

Necessidades de informações externas (por exemplo: comunicação com a mídia).

Tecnologia de comunicações. As tecnologias ou métodos utilizados para transferir informações

entre as partes envolvidas do projecto, podem variar significativamente: de breves conversas

para encontros extensos, de simples documentos escritos para cronogramas ou bancos de dados

acessíveis on-line. Os factores tecnológicos da comunicação que podem afectar o projecto

incluem:

A urgência da necessidade de informação - o sucesso do depende de se ter

frequentemente informações actualizadas e disponíveis rapidamente, ou seria suficiente a

emissão de relatórios periódicos?

A disponibilidade de tecnologia - os sistemas que já estão implantados são apropriados,

ou as necessidades do projecto justificam mudanças?

O pessoal designado para o projecto - os sistemas de comunicação propostos são

compatíveis com a experiência e conhecimento especializado dos participantes do

projecto ou serão necessários treinamentos e aprendizado mais extensos?

A longevidade do projecto - a tecnologia disponível poderia mudar antes do término do

projecto?

6.2. Restrições

As restrições são factores que limitarão as opções da equipe de gerência do projecto. Por

exemplo, no caso de contratação de recursos importantes, serão necessárias maiores cuidadas

para se lidar com as informações do contrato. Quando o projecto é executado sob contrato,

16

Page 16: Planear a gestão das comunicações do projeto

existem, frequentemente, provisões contratuais específicas que afectam o planeamento da

comunicação.

6.3. Técnicas e Ferramentas para o Planeamento das Comunicações

Análises das partes interessadas (Stakeholders). As necessidades de informação dos vários

interessados devem ser analisadas para desenvolver uma visão metodológica e lógica dessas

necessidades de informação e das fontes para satisfazê-las. As análises devem considerar

métodos e tecnologias adequados ao projecto que fornecerão as informações necessárias. Devem

ser tomados cuidados para não desperdiçar recursos com informações desnecessárias ou

tecnologias não apropriadas.

6.4. Saídas do Planeamento das Comunicações

Plano de gerência de comunicações.  Um plano de gerência de comunicações é um documento

que fornece: Uma estrutura de colecta e arquivamento que detalhe que métodos serão usados

para reunir e armazenar os vários tipos de informação. Os procedimentos devem cobrir também a

colecta e a disseminação das actualizações e correcções no material previamente distribuído.

Uma estrutura de distribuição que detalhe que informações (relatórios de situação, dados,

cronograma, documentações técnicas, etc) fluirão, e que métodos (relatórios escritos,

reuniões, etc) serão utilizados para distribuir os vários tipos de informação. Esta estrutura

deve ser compatível com as responsabilidades e os relacionamentos de reporte descritos

através do organograma do projecto.

Uma descrição da informação a ser distribuída incluindo o formato, conteúdo, nível de

detalhamento e as convenções/definições a serem utilizadas.

Os cronogramas de produção apresentando quando cada tipo de comunicação será

produzido.

17

Page 17: Planear a gestão das comunicações do projeto

Conclusão

Chegando o fim deste trabalho, podemos concluir que os componentes do modelo de

comunicação precisam ser considerados na discussão das comunicações de projecto. Contudo, o

uso desses componentes para se comunicar de forma eficaz com as partes interessados no

projecto envolve vários desafios. Na verdade a comunicação bem sucedida de um conceito

técnico de um membro de equipa para outro membro da equipa em um pais diferente pode

envolver a codificação da mensagem na linguagem adequada, o envio da mensagem usando

varias tecnologias e a descodificação dessa mensagem pelo receptor.

Por fim, qualquer ruído introduzido no caminho ira comprometer o significado original da

mensagem. Uma deterioração das comunicações pode ter impacto negativo no projecto.

18

Page 18: Planear a gestão das comunicações do projeto

Bibliografia

KERZNER, Harold, PH. D., Gestão de Projectos As melhores Práticas, 2ª edição, Editora

Bookman, 2006.

SOUZA, Arnaldo Renato Pires, PMP, Apostila de Gestão da Comunicação, IETEC, 2008.

FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda, Minidicionário da Língua Portuguesa, 1ª edição,

Editora Nova Fronteira.

VARGAS, Ricardo, PMP, Gerenciamento de Projectos - Estabelecendo diferenciais

competitivos, 6ª edição, Editora Brasport, 1999 (Prefácio de Harold R. Reeve, Ph.D., PMP, 1999

Chair, Board of Directors - Project Management Institute (PMI).

Nome: Sérgio Alfredo Macore / 22.02.1992

Naturalidade: Cabo Delgado – Pemba – Moçambique

Contactos: +258 826677547 ou +258 846458829

Formado em: Gestão de Empresas / Gestão Financeira

E-mail: [email protected] / [email protected]

Facebook: Helldriver Rapper Rapper, Sergio Alfredo Macore

Twitter: @HelldriverTLG

Instituição de ensino: Universidade Pedagogica Nampula – Faculdade = ESCOG.

Boa sorte para você…….

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