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Guia de Adoção do Usuário Final do Microsoft 365

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SumárioStakeholders

Conscientização

Treinamento

Planejar, implementar e gerenciar

7. Recrutar responsáveis executivos

9. Selecionar seu proprietário de sucesso

10. Capacitar adeptos

Cenários15. Identificar cenários

20. Priorizar seus cenários

22. Definir os critérios de sucesso

26. Compartilhar o sucesso

29. Criar seu plano de comunicação

35. Incentivar o envolvimento contínuo

38. Criar seu plano de treinamento

40. Acessar o recurso de treinamento

43. Planejar suas atividades de adoção

46. Começar o programa de adoção inicial

51. Criar um plano de sucesso

53. Iterar para o sucesso contínuo

54. Gerenciar e preparar-se para a mudança

PrefácioÀ medida que o panorama de negócios muda, as expectativas dos funcionários e dos clientes evoluem, e está surgindo uma nova cultura em torno de nossa maneira de trabalhar. Os funcionários querem ter mais propósitos em seu trabalho, e os empregadores querem aproveitar a engenhosidade dos funcionários. Uma força de trabalho diversificada está tomando forma, pois, pela primeira vez na história da Humanidade, cinco gerações compõem a força de trabalho global.

A colaboração e o trabalho em equipe com colegas fazem parte das atividades cotidianas, e a capacidade de trabalhar em diferentes locais e dispositivos é essencial. Os empregadores não são mais restringidos por limites físicos ou geográficos e podem obter especialistas de todo o mundo.

À medida que a cultura de nossa forma de trabalhar evolui, as ferramentas com as quais trabalhamos também devem evoluir. O Microsoft 365 ajuda sua organização a concretizar essa nova cultura do trabalho, capacitando os funcionários para serem criativos e trabalharem juntos de forma segura. O Microsoft 365 é uma solução completa, inteligente e segura, que reúne o Office 365, o Windows 10 e o Enterprise Mobility + Security.

Este Guia de Adoção do Usuário Final foi criado para organizações interessadas nas formas mais eficazes de maximizar seu investimento no Microsoft 365. Destina-se a ser usado como um guia passo a passo, em que você pode garantir que sua organização possa primeiro identificar e depois executar tarefas específicas que a ajudarão a adotar essa nova cultura de trabalho.

As práticas recomendadas neste guia são baseadas nas experiências de nossos clientes mais bem-sucedidos que, ao longo dos anos, adotaram as diferentes tecnologias que agora fazem parte do Microsoft 365: Office 365, Windows 10 e Enterprise Mobility + Security.

Esperamos que ele o inspire com o que for possível, e que você o use e compartilhe com as pessoas na sua organização. Estamos à disposição para os seus comentários sobre ele na comunidade Driving Adoption:

http://aka.ms/driveadoption

E, lembre-se, você não está sozinho nessa jornada. Existem muitas organizações que atualmente estão lançando tecnologias do Microsoft 365, e você pode se conectar com elas nesta comunidade.

A maneira como trabalhamos está se tornando mais conectada. Vamos conectar a maneira como trabalhamos.

O Microsoft 365 ajuda sua organização a concretizar essa nova cultura do trabalho, capacitando os funcionários para serem criativos e trabalharem juntos de forma segura.

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Alcançar o sucesso com o Microsoft 365 significa assegurar que ele ajude a todos da sua organização a conseguir mais com o trabalho.

Antes de distribuir o Microsoft 365, pare por um momento e reflita sobre o motivo de sua organização tê-lo adquirido. A compra foi motivada por questões técnicas específicas, como parte do ciclo de atualização de TI, ou você descobriu necessidades específicas dentro da empresa?

A promoção da adoção provém da compreensão dos desafios do seu negócio e da resolução dos mesmos com soluções do Microsoft 365. Ela visa assegurar que as pessoas em toda a organização entendam os benefícios e adotem as soluções que você fornece. Devido à natural resistência das pessoas à mudança, elas precisam saber o que ganham com isso.

Nós da Microsoft queremos que você aproveite ao máximo seu investimento no Microsoft 365 e, para isso, o planejamento é fundamental. A única finalidade deste Guia de Adoção do Usuário Final é ajudar no processo de adoção.

Por meio de experiências anteriores de clientes, descobrimos que, para ser bem-sucedido com a adoção do Microsoft 365, é essencial se concentrar nestes quatro fatores de sucesso: stakeholders, cenários, conscientização e treinamento.

Saiba mais sobre os fatores de sucesso essenciais que afetam a adoção do Microsoft 365:

https://aka.ms/successfactors

Stakeholders

Recrutar responsáveis executivos

Capacitar adeptos

Cenários

Priorizar seus cenários

Definir os critérios de sucesso

Conscientização

Implementar uma campanha de comunicação

Realizar eventos de lançamento

Treinamento

Treinar usuários finais

Suporte técnico pronto

APRENDER E REFORÇAR

Fatores de sucesso do Microsoft 365 para a adoção do usuário final

Ingressar na comunidade Driving Adoption


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StakeholdersA primeira regra de uma adoção bem-sucedida do Microsoft 365 é a criação de uma equipe dinâmica formada pelos principais stakeholders e as pessoas certas para promover e efetivar a mudança de outras pessoas.

Nesta seção, você conhecerá os papéis que as diferentes funções em sua organização desempenham durante a implantação e quais são as principais funções de stakeholder nas quais se concentrar.

Você também aprenderá a selecionar as pessoas certas na organização para atuar como Responsáveis Executivos, Proprietários de Sucesso e Adeptos durante a implantação e como capacitar os Adeptos por meio de um Programa de Adeptos.

VISÃO GERAL

• O que são Responsáveis Executivos, Proprietários de Sucesso e Adeptos, e por que eles são importantes?

• Quais são os fundamentos de Responsabilidade Executiva?

• O que é um Programa de Adeptos e como posso usá-lo para capacitar meus Adeptos?

Função Responsabilidades Departamento

Responsável Executivo Comunicar a visão de alto nível e valores do Microsoft 365 para a empresa Liderança executiva

Proprietário de sucesso Assegurar que as metas de negócios sejam alcançadas para uma implantação do Microsoft 365 Qualquer departamento

Adeptos Ajudar a divulgar o Microsoft 365 e lidar com objeções dos usuários finais Qualquer departamento (equipe)

Gerente de Projeto Supervisionar todo o processo de execução do lançamento e implantação do Microsoft 365 Gerenciamento de projeto

Chefe de treinamento Gerenciar o programa de treinamento e/ou recursos referentes à sua implantação do Microsoft 365 Recursos humanos e/ou TI

Chefes de departamento Identificar como departamentos e equipes específicos vão usar o Microsoft 365 e incentivar o envolvimento

Qualquer departamento (gerenciamento)

Especialista de TI Supervisionar todos os aspectos técnicos da implantação TI

Gerente de RH Integrar o Microsoft 365 a processos de RH e gerenciar o conteúdo de RH no Microsoft 365

Recursos humanos (gerenciamento)

Chefe de Comunicação Supervisionar a comunicação sobre o Microsoft 365 em toda a empresa TI e/ou Comunicação corporativa

Gerente de Comunidade Gerenciar as atividades de rotina da rede do Yammer; fornecer um guia e práticas recomendadas TI e/ou Comunicação corporativa

Gerente do site do SharePoint

Ajudar a gerenciar a estratégia do site do SharePoint para a organização, atuar como ligação entre o lado dos negócios e a TI TI e/ou equipe

Funç

ões

prin

cipa

is

Funções de Stakeholders

Uma estratégia de adoção bem-sucedida começa com uma equipe de pessoas comprometidas que representam todas as camadas da organização. Use a tabela abaixo para entender os diferentes stakeholders, seu papel e suas responsabilidades em uma implantação bem-sucedida do Microsoft 365. As principais funções nas quais você deve se concentrar são Responsáveis Executivos, Proprietários de Sucesso e Adeptos.

6Stakeholders: Funções de Stakeholders

Aviso

Lembre-se de que essas funções são diretrizes. Dependendo do tamanho e da composição da sua organização, é possível

que essas funções se sobreponham ou não sejam necessárias.

Para entender as funções principais, o que é necessário para a sua equipe e por que, acesse:

http://aka.ms/stakeholders

http://aka.ms/stakeholders

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Recrutar Responsáveis Executivos

Os responsáveis executivos são líderes essenciais na organização e sua participação é essencial para promover a adoção pelos funcionários. Eles têm a maior influência sobre a cultura da empresa e podem transmitir ativamente o valor e os benefícios de uma nova tecnologia e a maneira de trabalhar por toda a organização. Eles também podem fornecer uma compreensão fundamental das principais metas de negócios e desafios comuns a serem superados, que é onde o Microsoft 365 entra em cena.

Os responsáveis executivos definem as metas globais de negócios.

Dicas e truques

Ao identificar seus responsáveis, considere incluir stakeholders importantes nas diferentes linhas de negócios

afetadas pela mudança.

Julho de 2017, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright© 2017 McKinsey & Company. Todos os direitos reservados. Reimpresso sob permissão.

Pesquisas indicam que os projetos de transformação são mais bem-sucedidos quando há um responsável executivo visível. Mais de 85% dos pesquisados indicaram que, quando o CEO estava razoavelmente ou muito visível, o projeto de transformação foi muito ou extremamente bem-sucedido.

Os responsáveis executivos devem:

Ajudar a equipe de projeto a identificar e priorizar os cenários a serem usados

Desempenhar uma função na comunicação a outros líderes da organização de como a organização planeja usar o Microsoft 365 para alcançar metas de negócios

Participar ativamente e usar os recursos do Microsoft 365 para ajudar a promover a adoção dos usuários finais e reforçar os comportamentos desejados

Para obter mais informações sobre como um responsável executivo pode contribuir para a implantação bem-sucedida do seu projeto do Microsoft 365, consulte https://aka.ms/execsponsor

Stakeholders: Recrutar responsáveis executivos

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Certificar-se de que os responsáveis executivos conheçam os princípios básicos

P articipação

ativa e visível

B usca por uma coalizão com seus colegas executivos

C omunicação direta com os funcionários

Copyright Prosci®. Todos os direitos reservados.

Stakeholders: Conhecendo os princípios básicos

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Selecionar seu Proprietário de SucessoSelecionar um Proprietário de Sucesso na organização é importante para assegurar a concretização das metas de negócios estabelecidas para o Microsoft 365. Eles são responsáveis por assegurar que as pessoas usem o serviço e obtenham valor com ele.

Um Proprietário de Sucesso deve:

Assegurar que as pessoas usem e agreguem valor com o Microsoft 365

Ajudar a assegurar que os stakeholders certos estejam envolvidos

Explicar as metas de negócios que a organização estabeleceu para o Microsoft 365 usando os cenários do Microsoft 365

Assegurar que as comunicações e o treinamento sejam implementados com êxito

Stakeholders: Selecionar seu proprietário de sucesso

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Capacitar adeptos Criar e aproveitar os adeptos do Microsoft 365 na organização é outro grupo de stakeholders importante para promover a adoção do Microsoft 365.

Conquistar a adesão de todos os usuários em uma organização é um desafio. Os adeptos podem ajudar a superar esse desafio e desempenhar um papel importante. Eles são bem informados, estão comprometidos em promover seus conhecimentos e dispostos a fornecer treinamento e assistência aos colegas. Eles ajudam a explicar o Microsoft 365 dentro da realidade de seu departamento ou time.

Os adeptos devem:

Criar seu próprio programa de adeptos

Para obter mais recursos e material para ajudar a criar seus próprios adeptos do Microsoft 365, baixe este guia:

https://aka.ms/office365champions

Divulgar o Microsoft 365 e seu valor em todas as equipes.

Ajudar as pessoas de sua equipe a entender o que elas ganham com isso

Gerar conscientização sobre o Microsoft 365 por meio de canais de comunicação informais.

Auxiliar a receber novos usuários, fornecer um guia e compartilhar práticas recomendadas

Fornecer comentários à equipe de projeto sobre o envolvimento e a adoção dos usuários

Stakeholders: Capacitar adeptos

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Criar um programa de adeptosOs adeptos estão determinados e empolgados para divulgar e ajudar seus colegas a aprender mais soluções eficazes. Eles podem ajudar a reduzir a tensão sobre os recursos da equipe de projeto principal e promover o envolvimento em toda a comunidade.

Eles criam a mobilização e o entusiasmo que aumentam a adoção de formas de trabalho aprimoradas

Eles criam um círculo de influência entre as equipes

Eles colocam em prática novas formas de trabalho nas equipes

Eles identificam desafios de negócios e possíveis soluções

Eles fornecem comentários à equipe de projeto e aos responsáveis

Eu sou o usuário avançado. Tenho que manter o ritmo para que os outros façam o mesmo. É uma questão de compartilhamento de ideias.– Paul

É uma questão de encontrar as pessoas que estão motivadas. Eu vejo isso como uma oportunidade. Parte do meu trabalho é incentivar o compartilhamento de conhecimento e a comunidade.– Darren

Por que os adeptos são importantes?

Stakeholders: Criar um programa de adeptos

Temos contato com um adepto de adoção em cada unidade de negócios, o qual envia emails semanais sobre o Office 365. Cada ferramenta do Office 365 apresenta benefícios essenciais e, ao conduzir os usuários em uma jornada tranquila por eles, conseguimos revelar o valor de cada um.– Nick Lamshed, Gerente de mudança, Qantas

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Como criar uma comunidade de adeptos

Encontre adeptos entusiasmados que possam se comprometer com tempo e esforço

Crie um grupo do Yammer para os adeptos compartilharem atualizações e sucessos

Forneça treinamento simples sobre os elementos principais do Microsoft 365

Forneça materiais prontos para dar suporte ao trabalho no local de produção com as equipes e pessoas (por ex., sessões durante o almoço)

Garanta que haja um ritmo regular para discussões com os adeptos sobre o que está funcionando e o que não está

Desenvolva um programa para envolver e reconhecer seus esforços, por exemplo, oferecendo acesso privilegiado a eventos relevantes ou envolvimentos de apresentações

Informe as pessoas sobre a função do adepto e onde ele pode ser encontrado (lembre-se de que eles não têm uma função de suporte de TI, mas de representantes da empresa)

Dicas e truques

Faça os adeptos programarem uma lista de elementos necessários no seu plano de adoção. Descobrimos que a solução mais

comum e eficaz para as pessoas aprenderem é com seus colegas. Identifique e aborde os professores ou líderes naturais

dentro da sua organização e use-os como base para desenvolver sua comunidade.

http://aka.ms/championsguide

Stakeholders: Como criar uma comunidade de adeptos

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Saiba mais sobre as diferentes funções e responsabilidades de sua organização e como elas contribuirão para seu lançamento do Microsoft 365

Compreenda o que torna um Responsável Executivo bem-sucedido

Crie seu programa de adeptos

Integre sua equipe de projeto e deixe-os animados para ajudar os colegas a aumentar a produtividade com o Microsoft 365

Checklist de Stakeholders

Checklist de Stakeholders

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CenáriosIdentificar e definir os cenários é uma etapa importante para garantir que sua organização realize a adoção sem problemas e obtenha o valor total de seu investimento no Microsoft 365. Os cenários abrangem as maneiras pelas quais seus funcionários usarão o Microsoft 365 para enfrentar os desafios de negócios ou alcançar metas definidas.

Com cenários e critérios de sucesso claros, você pode efetivamente mensurar as realizações e obter resultados tangíveis após o lançamento. Os cenários ajudam as equipes a entender como o Microsoft 365 pode ajudá-las a alcançar mais conquistas em suas atividades diárias, colocando os produtos em contexto e garantindo que as pessoas saibam quando e como usá-los.

VISÃO GERAL

• Como identificar e priorizar cenários?

• Como definir meus critérios de sucesso para medir resultados tangíveis?

• O que posso fazer para monitorar a adoção em minha organização?

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Identificar cenários

Para identificar os cenários certos, o melhor é envolver as pessoas que vão promover e sustentar a mudança por toda a organização. É importante fazer alguns workshops e convidar chefes de departamento, gerentes de projeto, TI e outros stakeholders que possam ajudar no debate de ideias sobre como o Microsoft 365 pode ser usado na sua organização. As perguntas a seguir são um excelente ponto de partida para identificar seus cenários:

Quais são alguns dos desafios da organização relacionados à comunicação e colaboração?

Quais áreas a sua organização deseja aprimorar?

Quais são as iniciativas estratégicas da sua organização ou os atuais projetos de transformação que o Microsoft 365 pode sustentar?

Quais métodos de comunicação e colaboração normalmente são melhor recebidos na sua empresa?

Qual é o processo de elaboração, distribuição e compartilhamento de informações?

Cenários: Identificar Cenários

O Office 365 fornece a tecnologia para aprimorar a comunicação e a colaboração em nível internacional. Usamos videoconferências, apresentações e compartilhamento de área de trabalho para trabalhar com nossos parceiros.

– Klaus Huelsewiesche, Chefe de sistemas de TI para P&D, Laundry and Home Care, Henkel

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Encontrar seus cenários com a Biblioteca de Produtividade

Compilamos muitos cenários de negócios na nossa Biblioteca de produtividade para ajudar você a descobrir maneiras de

usar o Microsoft 365 que tenham impacto na sua organização.

http://aka.ms/productivitylibrary

Cenários: Encontrar seus cenários com a Biblioteca de Produtividade

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Para ajudar os usuários do Microsoft 365 a começar, sugerimos estes seis cenários principais que se alinham amplamente aos tipos de tarefas que os funcionários precisam realizar todos os dias. Isso inclui tarefas de comunicação por email e calendários, armazenamento e compartilhamento de arquivos, realização de reuniões virtuais e colaboração em tempo real.

Veja os seis cenários principais abaixo:

Os seis cenários principais

Trabalhe com email, individualmente ou em grupoO Microsoft Exchange Online é o sistema de email e calendário que o ajuda a colaborar no mesmo ambiente familiar do Outlook. O Exchange Online permite que você seja mais produtivo e trabalhe de forma mais eficiente com experiências consistentes e avançadas do Outlook, independentemente do dispositivo usado.

Estabeleça um espaço de trabalho centrado em chatO Microsoft Teams reúne as informações de que as equipes precisam para trabalhar com maior eficácia e desempenho máximo. É um espaço de trabalho voltado para a mobilidade que combina chat, documentos, pessoas e ferramentas em um local seguro.

Conecte sua organização

O Yammer possibilita conexões com pessoas e informações de toda a organização que você nunca soube que existiam. Discuta ideias, compartilhe atualizações e respostas de crowdsourcing de colegas de trabalho de qualquer lugar.

Realize reuniões e colabore com facilidade

Ser capaz de se conectar em tempo real o ajuda a realizar as tarefas. Para obter uma resposta rápida ou garantir que os projetos estejam no rumo certo, o Skype for Business oferece uma solução de reunião completa com uma só plataforma para mensagens instantâneas, chamadas de áudio e vídeo, conferências e compartilhamento ao vivo.

Compartilhe sites e conteúdo

O SharePoint capacita o compartilhamento e a colaboração na intranet. Crie sites e portais que envolvam as pessoas, conectando-as a especialistas, conteúdo, percepções acionáveis e conhecimento coletivo.

Cenários: Os seis cenários principais

Crie conteúdo de impacto em conjunto

Com o Office, você pode trabalhar mais depressa em praticamente qualquer lugar. Aproveite a integração do Office ao OneDrive e ao SharePoint para acessar, compartilhar e criar documentos em coautoria.

Como alguém que está em...

[equipe]

Quero…[descrição do que

quero fazer]

Usando[aplicativo específico

da tecnologia]

Saberei que foi bem-sucedido quando...[Medida do sucesso

das soluções]

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Como alguém que está em

gerenciamento de vendas

Quero ter uma versão única da proposta que todos

podem acessar e editar em vez de enviar

diferentes versões por email pela equipe

Usando um site do SharePoint

para armazenar e compartilhar centralmente uma versão única de uma proposta de vendas que

minha equipe pode editar em conjunto usando a coautoria no Word

e no PowerPoint

Saberei que foi bem-sucedido quando

minha equipe de vendas puder criar propostas com mais facilidade e, portanto, ter mais tempo para fechar

negócios

Para começar a formar seus próprios cenários, considere usar a seguinte estrutura:

Como alguém que está em [EQUIPE]

Quero [DESCRIÇÃO DO QUE QUERO FAZER]

Usando [APLICATIVO ESPECÍFICO DA TECNOLOGIA]

Saberei que foi bem-sucedido quando [MEDIDA DO SUCESSO DA SOLUÇÃO]

Não sabe como começar?

Cenários: Não sabe como começar?

Baseie-se na experiência de outros. Ingresse na comunidade! Como parte da comunidade Driving Adoption na comunidade Microsoft Tech Community, você pode falar com milhares de

outros clientes da Microsoft para entender quais cenários funcionaram para eles.

O que eu ganho com isso?

Atualizações de produto

Falar com engenheiros

Colaborar com colegas

Comece a falar com colegas hoje – ingresse na comunidade Driving Adoption


Criar relacionamentos

Recurso de usuário adicional

Basear-se na experiência de outros

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Página da comunidade Driving Adoption

Apoio a discussões e compartilhamento de práticas

recomendadas

Consultar as conversas mais recentes

Ver o que a comunidade está falando

Ingressar em espaços

Discussões focadas em tópicos específicos da comunidade

Promover comunicados de adoção Ver os comunicados mais recentes

ComunidadeVer quem faz parte da comunidade

Cenários: Basear-se na experiência de outros. Ingressar na comunidade!

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Priorizar seus cenáriosComo o Microsoft 365 pode exercer um impacto positivo em toda a sua empresa, é importante priorizar seus cenários para assegurar que você entenda onde se concentrar primeiro.

Lembre-se, os cenários que você identificar e priorizar agora ajudarão a embasar seu plano de comunicação durante o lançamento. Confira novamente seus cenários ao criar o plano de comunicação.

Cenários: Priorizar seus cenários

Baixo

Médio

Alto

Impa

cto

Nível de dificuldade

Baixo Médio Alto

Colaborar com colegas em um espaço de trabalho centrado no chat

Substituir o sistema de telefonia tradicional por Cloud PBX

Capacitar e envolver os funcionários por meio de uma rede social

Realizar treinamentos para os funcionários em todo o mundo

Permitir que os funcionários trabalhem de forma mais inteligente, de qualquer lugar, com o email hospedado

Apoiar os novos funcionários para a integração mais rápida

Implementar o logon único seguro com o Azure Active Directory

Implantar classificação e proteção de dados com o Azure Information Protection

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Como priorizar seus cenários

Use o gráfico abaixo para esquematizar seus cenários de acordo com o nível de impacto esperado na organização e a dificuldade de alcançar. Nele, você pode entender quais cenários fornecerão o mais alto nível de impacto mais rapidamente, além de ajudar a determinar os projetos mais difíceis que podem ser importantes, mas exigem mais planejamento.

Dicas e truques

É útil pensar sobre o que gerará mais valor para o seu pessoal primeiro. Algumas das coisas que você talvez pense em fazer

logo (por exemplo, migração de email) podem não proporcionar valor visível imediato. Talvez valha a pena se concentrar

primeiro na obtenção de ganhos visíveis mais rapidamente (por ex., fazendo todos acessarem mensagens instantâneas).

Cenários: Como priorizar seus cenários

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Definir os critérios de sucessoAo desenvolver seus cenários ideais, é importante conceber um conjunto formal de critérios de sucesso para medir o impacto da sua implantação do Microsoft 365. Você precisará determinar o que será medido e como os dados qualitativos e quantitativos serão coletados. Use as etapas abaixo para definir seus critérios de sucesso:

Identificar os principais indicadores de desempenho (KPIs) capazes de melhorar conforme sua organização adota vários cenários (por ex., custos reduzidos, maior satisfação do cliente, melhor envolvimento do funcionário, menor tempo para processar um pedido)

Avaliar onde você está antes de implementar o Microsoft 365. Estabelecer suas referências de KPI e a linha de base do conhecimento atual dos seus usuários sobre o Microsoft 365

Escolher critérios que ajudarão a demonstrar o impacto que o Microsoft 365 está tendo na sua organização para a equipe de liderança

Cenários: Definir os critérios de sucesso

Modelos de pesquisa de usuário final

Use o modelo de pesquisa para medir a satisfação e o progresso em comparação com sua referência.

http://aka.ms/usersurveys

Dicas e truques

Use o Guia da Medição de Sucesso para avaliar a eficácia do seu lançamento do Microsoft 365 e registrar seus sucessos.

http://aka.ms/measuringsuccess

http://aka.ms/measuringsuccess

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Use a sigla SMART como guia

Ao esboçar seus critérios de sucesso, use a sigla SMART como guia na definição de metas de impacto:

Claro e inequívoco; responde às perguntas, “O que, por que, quem e onde?”

Specific (Específico):

Concreto; demonstra progresso claramente.

Measurable (Mensurável):

Realista; não extremo.

Attainable (Alcançável):

Importância para os stakeholders.

Relevant (Relevante):

Com base em uma data-alvo específica; responde à pergunta “Quando?”

Timely (Oportuno):

Cenários: Use a sigla SMART como guia

Critérios de sucesso Método/origem Métrica Exemplo de meta

Melhor adoçãoMelhor uso se relaciona à adoção pelo usuário da tecnologia

QuantitativoRelatórios de uso do Office 365

Uso da caixa de correioUso do SharePointMensagens instantâneas e conferências do Skype for BusinessMinutos de áudio do Skype for Business usados

A comparação dos relatórios de uso antes e depois da implantação mostrará um aumento de 10% na adoção por mês

Eficácia do treinamentoMaior uso se relaciona à eficácia do treinamento


QualitativoPesquisas com usuário finalGrupos do Yammer e treinamento de conformidade online de comentários

Uso da caixa de correioUso do SharePointMensagens instantâneas e conferências do Skype for BusinessMinutos de áudio do Skype for Business usadosSatisfação do funcionárioTaxa de conclusão do treinamento

Comparação dos relatórios de uso antes e depois do treinamento mostrarão um aumento na adoção por mês.A pontuação de satisfação líquida do usuário do funcionário é 130+ com base na pesquisa de treinamento final100% de conclusão do treinamento online para conformidade de segurança corporativa

Redução de custos operacionaisMaior adoção está relacionada ao uso reduzido de conferências de terceiros, tempo de viagem e alocação de recursos

QuantitativoRelatórios de uso do Office 365Relatórios financeiros/contábeisRecursos de suporte técnicoRelatórios de despesas telefônicas e de viagemMedidas de saída

Uso da caixa de correioUso do SharePointUso e faturamento de audioconferênciasDespesas telefônicas e de viagemChamadas de suporte técnico

O uso pós-implantação de conferência por telefone de terceiros deve mostrar uma queda do uso de 10% por mês

Segurança aprimoradaO aumento da adoção correlaciona-se com a melhoria da segurança e da conformidade

QualitativoPesquisas com usuário final Acessibilidade/recuperação do usuário final

Satisfação do funcionário Chamadas de suporte técnico

Comparação da satisfação do usuário antes e depois Menos chamadas ao atendimento ao consumidor e menos tempo gasto na recuperação de dados

Maior produtividadeMaior adoção relacionada à comunicação e tomada de decisão mais rápida, período mais curto para executar as tarefas

QualitativoPesquisas com usuário final Uso de classificação de dados

Tempo necessário para concluir os projetos

Número de documentos rotulados

O tempo para concluir os pedidos do cliente devem cair em 15% em 6 meses

Maior colaboraçãoMelhor comunicação entre as equipes e entre os locais

QualitativoPesquisas com usuário finalFeedback e grupos do Yammer

Satisfação do funcionárioEconomia de tempo

Aqueles que trabalham em vários locais expressarão melhor conexão com seus colegas de equipe no prazo de três meses após a implantação do Skype for Business.

Maior satisfação do funcionárioOpções de trabalho flexíveis aumentam a satisfação do funcionário por meio de maior envolvimento, redução de stress, melhor equilíbrio da vida profissional


Satisfação do funcionário A satisfação do funcionário melhora em 15% em seis meses

Critérios de sucesso Método/origem Métrica Exemplo de meta

Melhor adoçãoMelhor uso se relaciona à adoção pelo usuário da tecnologia


Uso da caixa de correioUso do SharePointMensagens instantâneas e conferências do Skype for BusinessMinutos de áudio do Skype for Business usados

A comparação dos relatórios de uso antes e depois da implantação mostrará um aumento de 10% na adoção por mês

Eficácia do treinamentoMaior uso se relaciona à eficácia do treinamento


QualitativoPesquisas com usuário finalGrupos do Yammer e treinamento de conformidade online de comentários

Uso da caixa de correioUso do SharePointMensagens instantâneas e conferências do Skype for BusinessMinutos de áudio do Skype for Business usadosSatisfação do funcionárioTaxa de conclusão do treinamento

Comparação dos relatórios de uso antes e depois do treinamento mostrará um aumento na adoção por mês.A pontuação de satisfação líquida do usuário do funcionário é 130+ com base na pesquisa de treinamento final100% de conclusão do treinamento online para conformidade de segurança corporativa

Redução de custos operacionaisMaior adoção está relacionada ao uso reduzido de conferências de terceiros, tempo de viagem e alocação de recursos

QuantitativoRelatórios de uso do Office 365Relatórios financeiros/contábeisRecursos de suporte técnicoRelatórios de despesas telefônicas e de viagemMedidas de saída

Uso da caixa de correioUso do SharePointUso e faturamento de audioconferênciasDespesas telefônicas e de viagemChamadas de suporte técnico

O uso pós-implantação de conferência por telefone de terceiros deve mostrar uma queda do uso de 10% por mês

Segurança aprimoradaO aumento da adoção correlaciona-se com a melhoria da segurança e da conformidade

QualitativoPesquisas com usuário final Acessibilidade/recuperação do usuário final

Satisfação do funcionário Chamadas de suporte técnico

Comparação da satisfação do usuário antes e depois Menos chamadas ao atendimento ao consumidor e menos tempo gasto na recuperação de dados

Maior produtividadeMaior adoção relacionada à comunicação e tomada de decisão mais rápida, período mais curto para executar as tarefas

QualitativoPesquisas com usuário final Uso de classificação de dados

Tempo necessário para concluir os projetos

Número de documentos rotulados

O tempo para concluir os pedidos do cliente devem cair em 15% em 6 meses

Maior colaboraçãoMelhor comunicação entre as equipes e entre os locais


Satisfação do funcionárioEconomia de tempo

Aqueles que trabalham em vários locais expressarão melhor conexão com seus colegas de equipe no prazo de três meses após a implantação do Skype for Business.

Maior satisfação do funcionárioOpções de trabalho flexíveis aumentam a satisfação do funcionário por meio de maior envolvimento, redução de stress, melhor equilíbrio da vida profissional


Satisfação do funcionário A satisfação do funcionário melhora em 15% em seis meses

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Exemplos de critérios de sucesso

Para ajudar a definir seus critérios de sucesso, considere alguns dos exemplos abaixo:

Cenários: Exemplos de critérios de sucesso

Clientes Skype for Business usadosRelatório de usuários ativos

Atividade de Grupos do Office 365 Pacote de conteúdo de adoção do Office 365

https://aka.ms/o365adoptioncontentpack

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Monitorar a adoção do Office 365 na sua organização

No Portal de Administração do Office 365, você encontrará relatórios disponíveis para indicar seus níveis atuais de envolvimento do usuário para os diferentes workloads.

Registre métricas de uso antes de seu lançamento, assim, você poderá ver a eficácia das atividades de adoção.

Consulte esses relatórios para medir em relação a seus critérios de sucesso e identificar áreas para melhorar a adoção.

Cenários: Monitorar a adoção do Office 365 na sua organização

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As histórias de sucesso podem ser valiosas como medidas quantitativas ao demonstrar o sucesso do Microsoft 365. Durante a implantação, deixe que membros da equipe de projeto e adeptos identifiquem exemplos que demonstrem o trabalho de equipe e a colaboração interfuncional e compartilhe-os usando o Yammer.

Ao compartilhar uma história sobre sua experiência com o Microsoft 365, inclua estes detalhes:

É fácil compartilhar as histórias sobre valor de negócios internamente por meio de um grupo de histórias de sucesso do Microsoft 365 em sua rede do Yammer. Você também pode compartilhar as histórias de sucesso externamente com a comunidade global do Microsoft 365 pela comunidade Driving Adoption.


Dicas e truques

Divirta-se! Criar uma competição e gerar otimismo sobre o Microsoft 365 deve ser interessante e envolvente.

Tente criar um acompanhamento.

Momento. A história deve começar com um marcador de tempo para que o público saiba quando ela aconteceu.

Personagens. A história deve conter nomes, para que o público saiba quem estava envolvido.

Eventos. A história deve relatar os eventos ocorridos.

Componentes visuais. O público deve ser capaz de visualizar o que aconteceu.

Compartilhar o sucesso

Cenários: Compartilhar o sucesso

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Checklist de cenários

Identifique Cenários para garantir que sua empresa obtenha o valor total do Microsoft 365

Use os seis cenários principais como um guia para definir cenários na empresa

Priorize seus cenários e entenda onde se concentrar primeiro

Defina seus critérios de sucesso para medir o impacto da implantação do Microsoft 365

Saiba como monitorar a adoção de sua organização usando a análise do Office 365

Incentive sua equipe a coletar histórias de sucesso ao longo da implantação

Checklist de cenários

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ConscientizaçãoÉ importante planejar as comunicações antes, durante e após a implantação do Microsoft 365 para manter sua organização entusiasmada e comprometida.

Promova a conscientização por meio de uma combinação de email, cartazes, concursos e eventos que você pode personalizar de acordo com a cultura de sua empresa. A conscientização em toda a organização vai ajudá-lo a garantir a aceitação e a adoção de longo prazo do Microsoft 365.

VISÃO GERAL

• O que devo incluir em meu plano de comunicação do Microsoft 365?

• Como meus cenários se encaixam em meu plano de comunicação?

• Como posso promover o envolvimento contínuo e a adoção de longo prazo do Microsoft 365?

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Use uma estratégia de comunicação para gerar conscientização e empolgação. Antes da disponibilização do serviço, você quer que o seu pessoal fique empolgado por ele estar vindo e continue interessado em usá-lo após o lançamento.

Certifique-se de considerar sua equipe ao reunir as mensagens, pois você precisa ajudá-los a identificar “O que eu ganho com isso?”

Escolha uma variedade de atividades incluindo email, cartazes e eventos físicos (quem sabe até cupcakes!) e esquematize-os ao longo do timeline do seu projeto

Agende eventos em que as pessoas possam tocar nos produtos e fazer perguntas

Adapte suas atividades de promoção da conscientização à sua empresa e à sua cultura

Fazer com que um chefe envie uma comunicação anunciando o Microsoft 365, apresentar um evento de lançamento ou compartilhar os benefícios durante uma reunião geral será um grande avanço para validar sua importância e integrar todos ao uso da nova tecnologia

Criar seu plano de comunicação

Não precisamos inovar com o Office 365. Deixamos isso com a Microsoft. Nosso trabalho é adotar a tecnologia o mais rápido que pudermos e manter o foco em seu uso para oferecer valor aos nossos clientes.– Darren Russell, Diretor de transformação

Saiba mais:http://aka.ms/officeblogs/adoption

digital, Mott MacDonald

Conscientização: Criar seu plano de comunicação

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Use os cenários principais como ponto de partida para criar a estratégia de treinamento e comunicação.

Explicar os cenários principais usando itens que resolvem problemas reais de negócios

Decidir quais cenários fazem sentido para a sua empresa promover o lançamento do Microsoft 365

Utilizar os recursos associados a cada cenário para implementar as atividades de treinamento e os comunicados por email

Reserve tempo para analisar seus cenários e determinar quais podem ser melhor utilizados para o lançamento da sua organização. Seus cenários ajudarão a embasar seu plano de comunicação.

Considerar seus cenários

Conscientização: Considerar seus cenários

http://aka.ms/FastTrackProductivityLibrary

Encontrar recursos com base em cenários

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Cada cenário principal no site do Microsoft FastTrack inclui modelos de email, cartazes e panfletos, bem como vídeos e recursos de treinamento. Você pode personalizar os modelos para o seu plano de comunicação.

Conscientização: Encontrar recursos com base em cenários

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Cada cenário inclui modelos de email personalizáveis para as tarefas de comunicação típicas em cada fase do lançamento e da adoção do Microsoft 365. Os emails incluem links diretos para treinamento e recursos para ajudar os usuários a conhecer os recursos do Microsoft 365. Esses links são escolhidos para cada cenário. Os modelos de email disponíveis incluem:

Modelos de email

Os emails estão disponíveis como documentos do Word (.docx) e modelos do Outlook. Você pode selecionar quais modelos deseja usar e personalizá-los como quiser para atender aos seus objetivos de comunicação, ajustando a cópia ao estilo de sua empresa, adicionando o logotipo da empresa e preenchendo o conteúdo. Certifique-se de enviar os emails de uma conta de remetente pré-determinado (como a de um responsável executivo) para um público-alvo específico.

Dicas e truques

Expresse-se de outras maneiras além do email!

Você pode gerar expectativa sobre o lançamento do Microsoft 365 no espaço físico do escritório usando os vídeos de teaser

e cartazes prontos para impressão como parte da campanha de conscientização.

http://aka.ms/drivevalue

Tipo do email Fase Função

“Contagem regressiva” Pré-lançamento Usar essa mensagem para gerar empolgação e informar os funcionários sobre o que eles poderão

fazer com o Microsoft 365. Um email por cenário.

“Comunicado” Lançamento Usar essa mensagem para apresentar o lançamento e instruir os novos usuários a começarem com o Microsoft 365. Um email por cenário.

“Dicas e truques” Pós-lançamento Usar essas “dicas e truques” para apresentar mais recursos do Microsoft 365 e ajudar os usuários a serem mais produtivos. Três emails por cenário.

Conscientização: Modelos de email

Kit de Introdução aos Negócios do Windows 10

https://aka.ms/win10businesskit

Emails de comunicado e contagem regressiva


Cartazes, folhetos e material impresso


Recursos adicionais para seu plano de comunicação

Série de emails de dicas e truques


33Conscientização: Recursos adicionais para seu plano de comunicação

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Eventos de lançamento

Considere suas metas para o uso do Microsoft 365. Como o seu evento de lançamento pode sustentar essas metas e essas áreas específicas da empresa?

Considere a cultura da sua empresa. Que tipos de atividades repercutirão na sua liderança e nos seus funcionários?

Considere seu tempo e seus recursos. Você pode misturar e combinar diferentes atividades de evento para planejar algo que atenda às suas necessidades e caiba na sua agenda?

Considere os eventos existentes da empresa. Há algum evento breve da empresa que seja próximo à implantação do Microsoft 365 e possa incorporar o seu lançamento?

Como escolher seu evento de lançamento

Recursos e táticas para um lançamento efetivo

Organizamos abaixo alguns recursos, ideias e táticas para ajudar a criar um lançamento eficiente do Microsoft 365.

A equipe de planejamento e os adeptos usam camisetas do Office 365. Encomende em https://www.co-store.com/iw (apenas clientes dos EUA)

Faixas, cartazes e folhetos exibidos em todos os escritórios

Cabines de demonstração na cantina/foyer para demonstrar as ferramentas e recursos variados do Microsoft 365 e proporcionar experiência prática

Realizar eventos de envolvimento online usando a Transmissão de reunião do Skype para membros da equipe em escritórios remotos

Inclua um evento de lançamento em seu plano de comunicação para garantir que sua organização fique entusiasmada com o Microsoft 365.

Conscientização: Eventos de lançamento

35

Incentivar o envolvimento contínuo

Você pode ajudar a aumentar a adoção do Microsoft 365 ao longo do tempo com atividades contínuas de conscientização e treinamento.

Aproveite emails de dicas e truques para reforçar o desenvolvimento de habilidades: https://productivitylibrary.fasttrack.microsoft.com

Crie um grupo do Yammer para continuar conversando sobre práticas recomendadas e novos recursos

Compartilhe histórias de sucesso de como o seu pessoal está usando o Microsoft 365 de formas inovadoras e impactantes

Ofereça regularmente eventos de envolvimento adicionais, como reuniões gerais ou almoços educativos para promover o envolvimento do usuário final

Defina desafios para as pessoas e realize competições para destacar as melhores maneiras com que elas usaram o Microsoft 365 para fazer o trabalho de forma diferente

Dicas e truques

Compartilhar histórias de sucesso registradas por sua equipe de projeto ao longo da implantação é uma ótima maneira de

incentivar o envolvimento contínuo. Consulte a página 26 na seção Cenários para ver o que incluir em sua História de Sucesso.

Conscientização: Incentivar o envolvimento contínuo

Reproduza o vídeo de teaser do Office 365 no seu evento de lançamento ou periodicamente na sua cantina ou perto de elevadores.

http://aka.ms/teaservideo

Vídeo de teaser do Office 365

Encontre outros vídeos em http://aka.ms/officevideo

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Crie seu plano de comunicação com uma combinação de emails, cartazes e eventos para aumentar a empolgação sobre o lançamento

Confira seus cenários ao criar o plano de comunicação

Personalize os modelos e recursos disponíveis conforme apropriado para dar suporte ao lançamento

Inclua atividades após o lançamento em seu plano de comunicação para incentivar o envolvimento contínuo

Checklist de conscientização

Checklist de conscientização

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TreinamentoO treinamento é fundamental para garantir que os novos usuários tenham os conhecimentos necessários para aproveitar ao máximo o Microsoft 365. O desenvolvimento de um programa de treinamento abrangente antes do lançamento é uma parte essencial da obtenção do sucesso.

Seu treinamento não deve apenas introduzir as informações processuais de “instruções” para executar tarefas. Explique aos usuários finais por que a alteração está acontecendo e qual é a vantagem para eles. Fornecer essas informações aos usuários finais ajudará a impulsionar a adoção de longo prazo do Microsoft 365.

VISÃO GERAL

• O que preciso considerar sobre minha organização ao montar meu Programa de Treinamento?

• Quais marcos principais devo incluir no Programa de Treinamento?

• Quais recursos de treinamento estão disponíveis para mim ao lançar o Microsoft 365?

Treinamento: Criar seu plano de treinamento 38

Criar seu plano de treinamento

Ao organizar seu plano de treinamento, você precisará considerar:

O atual sistema de produtividade que você está adotando Se você estiver adotando um sistema de produtividade atualmente, poderá precisar dispender maiores esforços no estágio de treinamento, pois ele exigirá uma mudança de comportamento.

O conhecimento tecnológico da equipe Você precisa entender o grau de conhecimento tecnológico da sua equipe ao planejar seu programa de treinamento. Isso o ajudará a determinar a facilidade com que eles captarão as novas maneiras de trabalhar.

Outras iniciativas paralelas na empresa É importante entender quais outros programas estão ocorrendo ao mesmo tempo na empresa para garantir que você não esteja sobrecarregando a equipe e não haja qualquer confusão no aprendizado das novas maneiras de trabalhar.

A melhor maneira de fornecer É importante entender qual é a melhor maneira de fornecer treinamento específico para a sua organização, seja ele presencial, por meio de microaprendizagem de consumo ou por meio de tutoriais assistidos ou não assistidos.

Lembre-se da cultura de sua organização Cada empresa é diferente, e a forma como sua organização interage pode embasar seu programa de treinamento.

Treinamento: Principais marcos do programa de treinamento 39

Calendário de treinamento regular para sessões de atualização

Sessões de departamento para compartilhar onde as pessoas estão obtendo valor

Buscar soluções para pessoas que têm desafios

Assegurar que o suporte técnico possa responder a perguntas do tipo “como faço para”

O plano de treinamento certo é essencial, pois a compreensão da equipe sobre o Microsoft 365 evoluirá a taxas diferentes para cada indivíduo ou equipe. Considere a inclusão destes marcos em seu plano de treinamento:

Aprendizado do suporte técnicoGaranta que o suporte técnico tenha as informações necessárias para dar suporte ao treinamento.

Use este guia para ajudar a preparar o seu suporte técnico para solucionar qualquer problema ou dúvida sobre Office 365 que os usuários possam ter.

http://aka.ms/helpdeskready

Principais marcos do programa de treinamento

Treinamento do produto

Treinamento baseado em produto para ajudar a preparar o seu pessoal para usar os serviços e aplicativos com eficiência.

Disponível online

Estilo de artigo

http://aka.ms/o365producttraining

Tamanho compacto

Abordagem detalhada

Guias de Início Rápido do Windows 10Encontre guias e tutoriais para ajudá-lo a familiarizar seus usuários finais com a funcionalidade e os recursos básicos e avançados do Windows 10 em um ambiente de negócios.

https://aka.ms/win10quickstartguides

Questões práticas do Windows 10: Cinco dicas de produtividadePersonalize sua experiência do Windows 10 usando aplicativos, o menu Iniciar e muito mais. Siga estas cinco dicas para fazer mais com o Windows 10.

https://aka.ms/windows10productivitytips

Treinamento de produtividade

Treinamento baseado em cenário para preparar o seu pessoal para maximizar a produtividade com o Microsoft 365.

Treinamento em vídeo

Baseado em cenário

http://aka.ms/productivitytraining

Objetivo

Uso de linguagem simples

Treinamento: Acessar recursos de treinamento 40

Acessar recursos de treinamento

Acesse recursos de treinamento online gratuitos para ajudá-lo com o lançamento do Microsoft 365. Você pode até incorporar recursos de treinamento do Microsoft 365 a seu próprio site de treinamento interno.

Considere a cultura de sua organização, o nível de conhecimentos tecnológicos, os sistemas atuais e outras iniciativas ao criar seu programa de treinamento

Incorpore os principais marcos ao programa de treinamento

Garanta que o suporte técnico esteja pronto para responder a quaisquer perguntas do usuário final antes, depois e durante seu lançamento

Explore os recursos disponíveis para ajudar sua organização a entrar em funcionamento rapidamente

Checklist de treinamento

Checklist de treinamento 41

42

Planejar, implementar e gerenciarEsta seção vai guiá-lo durante o planejamento adicional de suas atividades de adoção, Programa de Adoção Inicial, execução de seu Plano de Sucesso e iterações para alcançar o sucesso contínuo dos negócios. Estão incluídos timelines para ajudá-lo a acompanhar o pré-lançamento, o lançamento e o pós-lançamento do Microsoft 365.

Lembre-se, as implementações de tecnologia mais bem-sucedidas concentram 80% de seus esforços nas pessoas e apenas 20% em tecnologia. Tenha em mente os usuários finais e seus comportamentos para garantir uma implantação sem problemas.

VISÃO GERAL

• Por que preciso reservar tempo para planejar atividades de adoção?

• O que é um Programa de Adoção Inicial e como posso garantir o sucesso do meu?

• Como posso continuar fazendo iterações para o Microsoft 365 para alcançar mais sucesso?

Abordagem comumO foco no usuário final é uma ideia posterior. Por exemplo, “um email com um link para treinamento”

Abordagem idealA adoção do usuário final é um fluxo de trabalho integrado e paralelo à implantação

Timeline da implantação Timeline da implantação

Recu

rsos

de

impl

anta

ção

Recu

rsos

de

impl

anta

ção

Atividades e planejamento com foco no usuário

Trajetória da adoçãoPlanejamento e execução da implantação técnica

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Planejar suas atividades de adoção Ao planejar sua iniciativa de adoção, é importante ter uma visão que se estenda além do lançamento inicial. Muitas organizações tratam a adoção pelo usuário final como uma ideia posterior, pois é comum acreditar que a tecnologia nova será logicamente usada se estiver disponível. Porém, isso precisa ser considerado como a base sobre a qual se desenvolver. As pessoas podem ser resistentes à mudança, o que faz disso uma etapa crítica a ser planejada e iniciada paralelamente ao seu planejamento de implantação de tecnologia, então não descuide dessa parte!

Planejar, implementar e gerenciar: Planejar suas atividades de adoção

44

Usar os grupos do Office 365 para planejar seu projeto e colaborar em documentos relacionados à sua implementação do Microsoft 365

Usar o Microsoft Planner para gerenciar tarefas de rotina do seu projeto de implementação do Microsoft 365

Usar o Yammer para criar, preparar e dar suporte à sua comunidade de adeptos do Microsoft 365

Usar o Skype for Business para fazer reuniões online com a sua equipe de projeto, registrando a ata de reunião no Microsoft OneNote

O uso de vários aplicativos e serviços do Microsoft 365 ao longo do planejamento e da execução da sua implantação pode ajudar no sucesso. Considere fazer isso para que a equipe se acostume com o serviço e possa divulgá-lo para os colegas de forma efetiva. Alguns exemplos são:

Fui imensamente recompensado pelo modo como a organização inteira se uniu para conseguir essa transformação global.

Temos equipes dedicadas que fizeram muitos planejamentos com antecedência. E o Yammer demostrou ser um perfeito agente de mudança das pessoas comuns. As equipes se formaram dinamicamente e trabalharam junto com os grupos de implementação em cada país. As conversas começaram por toda a parte, o que acabou sendo um excelente canal para suporte do usuário final.

Quando a implantação do Office 365 estava concluída, eu me perguntei como poderíamos ter conseguido sem essa ferramenta.– Andy Tidd, CIO, ABB

Usar o Microsoft 365 para planejar e executar a implantação

Planejar, implementar e gerenciar: Usar o Microsoft 365 para a implantação

45

Pré-lançamentoNas cinco semanas que antecedem o lançamento, reserve um tempo para convocar a organização para a implantação do Microsoft 365 desenvolvendo um plano de comunicação, organizando a preparação do treinamento e realizando o Programa de Adoção Inicial. Confira o timeline abaixo para se guiar nas semanas antes do lançamento. A seção a seguir vai guiá-lo durante a execução de um Programa de Adoção Inicial.

Timeline Fluxo de trabalho Descrição

Semana 1Comunicações Desenvolver plano de comunicação e estratégia do evento. Preparar material.

Treinamento Planejar o programa de treinamento dos usuários finais.

Semana 2

Comunicações Enviar um “Email de contagem regressiva” para informar seu público do que está por vir, definir as expectativas e despertar o interesse, concentrando-se em “Qual é a vantagem para mim?”

Programa de adoção inicial Iniciar o Programa de Adoção Inicial recrutando e treinando participantes do programa e estabelecendo um grupo do Yammer para o programa de adotante inicial. Saiba mais com o Guia do Programa de Adoção Inicial: https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Para coletar dados sobre o conhecimento deles sobre o Microsoft 365, distribua uma pesquisa de base pouco antes de os usuários participantes do piloto receberem os dispositivos e as contas ativadas.

Suporte Preparar seu suporte técnico para dar suporte aos usuários finais e garantir que eles conheçam o Guia de Soluções de Problemas do Suporte Técnico. http://aka.ms/helpdeskready

Semana 3

Comunicações Garantir a presença visual do Microsoft 365 em todos os seus escritórios corporativos com cartazes, panfletos e vídeos de teaser.

Treinamento Organizar um team site interno para armazenar recursos de treinamento, como guias de introdução e dicas e truques. Você também pode direcionar os usuários para a Central de Informações pública da Microsoft. Consulte a Central de Informações do Office 365 em http://aka.ms/O365learning

Programa de adoção inicial Conversar com os participantes do Programa de Adoção Inicial para obter comentários.

Fazer uma pesquisa no meio do piloto para recolher dados sobre as experiências deles com o Microsoft 365 e usar os resultados para fazer ajustes antes da implantação geral.

Semana 4-5

Comunicações Trabalhar com o departamento de comunicações internas para fazer comunicados no portal da empresa, no portal de TI e em outros sites internos, conforme a necessidade.

Da mesma forma que com o grupo piloto, distribua pesquisas para toda a organização pouco antes de eles receberem seus dispositivos e contas. Preparar-se para o lançamento do evento de envolvimento.

Programa de adoção inicial Usar uma pesquisa final logo após o período do piloto para determinar se é necessário fazer mais algum ajuste nos materiais de conscientização e treinamento em geral.

Planejar, implementar e gerenciar: Pré-lançamento

PRÉ-LANÇAMENTO LANÇAMENTO PÓS-LANÇAMENTO

46

Começar o Programa de Adoção Inicial

Para um lançamento bem-sucedido, inicie a implantação do Microsoft 365 com um Programa de Adoção Inicial para obter algum comentário inicial e, em seguida, continue a dinâmica ao implantar o programa por toda a sua organização.

Ao concluir a integração técnica ao Microsoft 365, é importante considerar a realização de um Programa de Adoção Inicial com um grupo-chave que inclua usuários de negócios e membros da equipe de TI que darão suporte aos usuários. A realização desse programa permite coletar comentários sobre a experiência de lançamento do usuário e obter as histórias de sucesso iniciais que poderão ser usadas ao lançar o Microsoft 365 em toda a organização.

Um Programa de Adoção Inicial também desenvolverá um grupo de adotantes iniciais que serão seus adeptos e sustentarão o lançamento geral. O programa dá a você a oportunidade de testar a qualidade com um grupo confiável que estará mais flexível caso algo dê errado.

Dicas e truquesNo geral, ao selecionar os participantes do seu Programa de Adoção Inicial, escolha pessoas que queiram o sucesso do projeto. Os participantes do programa são importantes influenciadores que vão compartilhar com os colegas a experiência que estão tendo com a implantação.

Use o Programa de Adoção Inicial para resolver problemas reais, não fique apenas examinando a tecnologia. Incentive os participantes do programa a usar o Microsoft 365 nos cenários que você priorizou. Procure as mudanças que precisa fazer nos cenários para alcançar os resultados de negócios que você definiu como importantes para adoção do Microsoft 365 na organização.

Planejar, implementar e gerenciar: Começar o programa de adoção inicial

47

Usuários de diferentes linhas de negócios e departamentos, de preferência aqueles que trabalham juntos em um projeto ou processo de negócios.

Prováveis adeptos ou líderes que venham a ser defensores durante o lançamento geral em toda a organização

Usuários que costumam ter dificuldade com tecnologia. É importante entender e resolver as necessidades deles durante o lançamento.

Membros da equipe de TI/suporte técnico que darão suporte aos usuários durante o lançamento.

Exclua o CEO e a gerência superior. Embora seja tentador solicitar o envolvimento do CEO, abstê-lo do Programa de Adoção Inicial dá a oportunidade de suavizar qualquer problema antes de ser exposto durante a implantação.

Incluir os Stakeholders certos em seu Programa de Adoção Inicial

Selecionar as pessoas certas para participar do Grupo Piloto para seu Programa de Adoção Inicial é fundamental para obter insights valiosos que você pode usar durante o lançamento. A lista abaixo pode ajudá-lo a decidir quem incluir em seu programa:

Planejar, implementar e gerenciar: Incluir os Stakeholders certos em seu EAP

Dicas e truques

Confira a página 10 na seção de Stakeholders para analisar

quais as qualidades devem ser buscadas em um adepto.

48

Treine os participantes do Programa de Adoção Inicial sobre os cenários selecionados, inclusive os cenários principais. Confira os ativos de comunicação de cenários e os recursos de treinamento disponíveis no Microsoft FastTrack aqui: http://aka.ms/productivitylibrary

Inicie o programa de adeptos do Microsoft 365. Deixe os adeptos visados conhecerem o programa e comece a recrutá-los e prepará-los para serem adeptos.

Obtenha comentários em tempo real dos participantes do Programa de Adoção Inicial e ajuste o plano de adoção com base nesses comentários. Tente criar um grupo do Yammer para os participantes do programa, pois ele permite que outras pessoas do programa vejam os comentários postados e sintam-se incentivadas a acrescentar suas próprias considerações.

Esteja disponível no Skype for Business e no Yammer durante o horário comercial para receber comentários, responder a qualquer dúvida e compartilhar dicas.

Tome a iniciativa de solicitar comentários dos participantes do programa. Passe na mesa deles, envie uma mensagem instantânea ou faça uma chamada. Lembre-se de que, se ninguém está fornecendo comentários, o programa não está atingindo seu potencial.

Confira o Guia do Programa de Adoção InicialO Guia do Programa de Adoção Inicial oferece ainda mais dicas e truques para garantir um Programa de Adoção Inicial bem-sucedido. https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Não se esqueça de agradecer aos participantes e obter comentários com o Modelo de Email de Agradecimento. https://aka.ms/eapthankyouemail

Planejar, implementar e gerenciar: Ações-chave para um EAP bem-sucedido

Ações-chave para um Programa de Adoção Inicial bem-sucedido

49

LançamentoImplementar o lançamento do Microsoft 365 em toda a organização é um momento especial. Agora é hora de usar todo planejamento e esforço anteriores e ver o seu trabalho render frutos.


Semana 6

Comunicações Executar seu evento de lançamento do Microsoft 365 para animar os usuários finais. Enviar um “email de comunicado” para que os usuários saibam o que está disponível, como iniciar o uso e onde obter ajuda e recursos.

Treinamento Realizar treinamento do usuário final.

Planejar, implementar e gerenciar: Lançamento


50

Pós-lançamentoAgora que você lançou o Microsoft 365 com êxito na organização, é importante continuar se envolvendo com os usuários em suas experiências com o Microsoft 365. Certifique-se de contribuir com dicas e truques adicionais e oferecer treinamento contínuo conforme necessário. Esta seção descreve como você pode continuar a promover a adoção em sua organização e manter-se informado de atualizações e recursos do serviço.


Semana 8-12

Comunicações Compartilhar periodicamente dicas com os usuários finais usando os modelos de email de “Dicas e truques” para manter a dinâmica e ampliar o uso do Microsoft 365.

Após a implantação em toda a organização, distribuir uma pesquisa final para avaliar o conhecimento e a experiência do usuário final do Microsoft 365.

Treinamento Continuar a série de treinamento do usuário final em andamento conforme aplicável.

Planejar, implementar e gerenciar: Pós-lançamento


51

Criar um plano de sucesso

Um plano de sucesso é essencial para a implantação, pois funciona como um roteiro para alcançar suas metas com o Microsoft 365.

Como criar seu plano de sucesso

Planejar, implementar e gerenciar: Criar um plano de sucesso

01. Faça logon no site do Microsoft FastTrack usando sua ID de organização do Microsoft 365. https://fasttrack.microsoft.com

04. Selecione os cenários no Plano de Sucesso e clique em Salvar e Continuar

02. Clique em “Iniciar um novo plano”

03. Conclua o assistente de criação e clique em “Concluir”

05. Digite os detalhes da timeline para cada cenário e clique em Salvar e continuar

06. Digite os stakeholders nos contatos e clique em Salvar e Concluir

Acompanhar o ritmo da mudança sem desmembrar o negócio foi muito importante para nós. Nossa parceria com a equipe do Microsoft FastTrack foi fantástica. Eles nos ajudaram a superar vários desafios de integração e saber como definir estrategicamente nossos processos de negócios e mudança de negócio.

– Omar Bhatti, Dirigente sênior, CSC

52

Vamos ajudar você a chegar lá com o Microsoft FastTrackO Microsoft FastTrack inclui uma equipe de centenas de engenheiros comprometidos em fornecer aos profissionais de TI e aos parceiros em todo o mundo a melhor experiência do Microsoft 365.

Os clientes elegíveis do Microsoft FastTrack podem solicitar integração para receber assistência remota e personalizada. Nossos engenheiros do Microsoft FastTrack vão ajudar a planejar seu projeto do Microsoft 365, avaliar seu ambiente técnico, fornecer guia de remediação, migrar dados para o Office 365* e fornecer assistência à adoção do usuário.

Comece hoje mesmo

http://fasttrack.microsoft.com

Vamos ajudar você a chegar lá com o Microsoft FastTrack

* Os serviços de migração estão disponíveis para clientes com 500 ou mais licenças elegíveis

Planejar, implementar e gerenciar: Vamos ajudar você a chegar lá com o Microsoft FastTrack

53

Iterar para o sucesso contínuo

A promoção à adoção é um ciclo contínuo e não termina após o dia de lançamento ou com a medição do impacto do lançamento. Continue buscando novas maneiras de usar o Microsoft 365 para adicionar valor de negócios a fim de acompanhar as variações de necessidades dos usuários e da organização.

Use as percepções do seu processo de avaliação para apresentar treinamentos adicionais que instruam os usuários sobre práticas recomendadas e soluções de alto impacto do Microsoft 365.

Agende sessões adicionais de desenvolvimento de soluções e cenários de negócios com mais departamentos da organização. Depois, ofereça treinamentos departamentais nos quais você explica como o Microsoft 365 pode promover o sucesso de cada linha de negócios.

Você pode usar a Biblioteca de produtividade para identificar novos cenários de negócios para utilizar ainda mais o Microsoft 365.


Incentive seus usuários e adeptos a desenvolver ideias de como o Microsoft 365 pode melhorar as práticas de negócios e a compartilhe-as com os outros através de eventos de envolvimento, atividades de comunidade e um grupo do Yammer. Use essas ideias para produzir soluções adicionais e apresentar treinamentos adicionais.

Queremos que eles amem essa ferramenta e, para isso, é necessário não apenas ouvir os funcionários mas também entender os comentários para de fato virar o jogo e implementá-los.

– Jeff Schuman, Nationwide

Planejar, implementar e gerenciar: Iterar para o sucesso contínuo

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Gerenciar e preparar-se para a mudança

https://aka.ms/managingchangeO365

Gerenciamento de mudança no Office 365

Seu negócio e a nuvem estão em movimento constante. As pessoas sempre buscam novas oportunidades de trabalhar com mais eficiência, e os recursos em constante atualização da nuvem permitem que isso aconteça.

O melhor é continuar observando o Public Roadmap e os blogs para ficar ciente das atualizações e dos recursos de serviços novos potenciais que você pode aproveitar.

Planejar, implementar e gerenciar: Gerenciar e preparar-se para a mudança

http://aka.ms/win10roadmap

Filtre recursos por aplicativo, serviços ou plataforma para identificar quais recursos

e atualizações você pode aproveitar melhor.

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Public Roadmap

Planejar, implementar e gerenciar: Public Roadmap

Os recursos são agrupados por fases de desenvolvimento para que você possa ver as próximas atualizações, o que está sendo implantado e o que já está disponível para

seus clientes.

https://roadmap.office.com

Fique atento ao Windows 10 Roadmap e ao Office 365 Roadmap para saber quais atualizações do serviço sua organização pode utilizar para continuar tirando o máximo proveito do Microsoft 365.

Roteiro do Windows 10

Roteiro do Office 365

http://aka.ms/win10blog

56

Blogs

Blog Windows for your Business

Planejar, implementar e gerenciar: Blogs

http://blogs.office.com

Blogs do Office

Torne-se um participante do programa insider para acessar mais recursosJunte-se ao Programa Windows Insider ou ao Windows IT Pro Insider para obter acesso antecipado a novas compilações e fornecer comentários sobre os recursos e as funcionalidades mais recentes.

http://aka.ms/windowsinsider

http://aka.ms/windowsitproinsider

Siga o Blog Windows for your Business e os Blogs do Office para se manter atualizado sobre como sua organização pode trabalhar de forma mais eficaz com novas atualizações e recursos do serviço.

57

Gerenciar suas atualizações

Usando o centro de administração do Office 365, você pode se inscrever para um lançamento inicial para que a sua organização receba atualizações imediatamente. Se preferir, você também poderá designar apenas algumas pessoas para receber as atualizações ou permanecer com a agenda padrão de lançamento e receber as atualizações posteriormente. Saiba mais sobre as suas opções aqui:

http://aka.ms/releaseoptions

Planejar, implementar e gerenciar: Gerenciar suas atualizações do Office 365

O Windows 10 oferece um novo modelo para as organizações implantarem e atualizarem o Windows fornecendo atualizações de recursos e funcionalidades por meio de um processo contínuo. Esse novo modelo, chamado de Windows como Serviço (WaaS), exige que você repense seu modo de implantar e atualizar o Windows.

Para aceitar diferentes necessidades e casos de uso na sua organização, você pode selecionar entre diferentes branches de serviço do Windows:

Atualizações do Office 365:

Atualizações do Windows 10:

O CB (Current Branch) é para usuários iniciais, equipes de TI e outros grupos piloto mais amplos. Ele é usado para validar ainda mais a compatibilidade de aplicativos e recursos recém-lançados.

O CBB (Current Branch for Business) é para a maioria das pessoas em uma organização. Ele permite a implantação staged de novos recursos durante um longo período de tempo.

O LTSB (Long-Term Servicing Branch) é para dispositivos críticos ou especializados. Não recebe novos recursos, embora continue a ter suporte com segurança e outras atualizações por um longo período de tempo.

Use o Programa Windows Insider para testar e implantar o código de pré-produção e ter visibilidade inicial de recursos que serão lançados em futuras atualizações do Windows.

https://insider.windows.com/en-us/

https://insider.windows.com/en-us/

Fluxo de trabalho Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 (lançamento previsto)

Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10 Semana 11 Semana 12

Identificar os principais stakeholders e montar equipe

Identificar e recrutar o proprietário de sucesso e o gerente de projeto

Identificar e recrutar responsáveis executivos e preencher demais funções da equipe

Identificar e priorizar seus cenários

Identificar e desenvolver seus cenários



Definir critérios de sucesso/principais indicadores de desempenho (KPI) e estabelecer referências de KPI

Criar plano de sucesso

Começar a registrar detalhes do seu projeto em um plano de sucesso em http://fasttrack.office.com

Finalizar seu plano de sucesso

Criar seu programa de adeptos

Identificar e recrutar adeptos

Criar grupo do Yammer para dar suporte aos adeptos

Treinar adeptos e fazer debate de atividades

Determinar obrigações contínuas dos adeptos

Encerrar atividades de lançamento dos adeptos

Obter comentários e histórias de sucesso de adeptos para usar no lançamento

Obter comentários de adeptos e iterar o programa conforme necessário

Programa de adoção inicial

Recrutar participantes do programa. Estabelecer um grupo do Yammer para facilitar comunicações e coleta de comentários

Difundir uma pesquisa de linha de base entre os participantes. Fornecer aos participantes uma conta ativada para iniciar formalmente seu Programa de Adoção Inicial

Conversar com os participantes do programa para coletar comentários informais

Enviar uma pesquisa final e usar quaisquer percepções coletadas para fazer ajustes no seu lançamento

Comunicação e conscientização

Desenvolver plano de comunicação e estratégia do evento de envolvimento. Desenvolver material de comunicação usando os modelos disponíveis

Enviar um “email de contagem regressiva” aos funcionários

Verificar se o Microsoft 365 tem uma presença visual em todos os escritórios corporativos

Anunciar o lançamento do Microsoft 365 em breve na intranet da empresa. Preparar-se para o lançamento do evento de envolvimento

Criar um grupo do Yammer para os usuários finais compartilharem suas histórias de sucesso do Office 365. Difundir uma pesquisa de linha de base entre os usuários finais

Enviar um Comunicado por email para informar aos usuários o que está disponível. Executar evento de envolvimento de lançamento

Enviar email de “dicas e truques” a usuários finais

Enviar email de “dicas e truques” a usuários finais. Difundir uma pesquisa pós-lançamento


TreinamentoDesenvolver plano de treinamento de usuário final

Estabelecer local de treinamento interno para armazenar recursos de treinamento

Treinar usuários finais Treinar usuários finaisDefinir série de treinamento contínuo

SuportePreparar suporte técnico para atender aos usuários finais

Reforçar o envolvimento do usuário e promover a adoção

Preparar e realizar competições para continuar incentivando o envolvimento do usuário Atualizar e manter o site de treinamento internoCompartilhar histórias de sucessoOferecer eventos de envolvimento adicionais periodicamente


Monitorar o Public Roadmap e os blogs

Comunicar-se com e preparar usuários finais para lançamentos de novos recursos

Medir, compartilhar o sucesso e iterar

Coletar e informar critérios de sucesso e principais indicadores de desempenho (KPI) do Microsoft 365

Registrar e compartilhar histórias de sucesso

Implantar novos cenários

58

Timeline de implantação do Microsoft 365

Fluxo de trabalho Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 (lançamento previsto)

Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10 Semana 11 Semana 12

Identificar os principais stakeholders e montar equipe

Identificar e recrutar o proprietário de sucesso e o gerente de projeto

Identificar e recrutar responsáveis executivos e preencher demais funções da equipe

Identificar e priorizar seus cenários

Identificar e desenvolver seus cenários



Definir critérios de sucesso/principais indicadores de desempenho (KPI) e estabelecer referências de KPI

Criar plano de sucesso

Começar a registrar detalhes do seu projeto em um plano de sucesso em http://fasttrack.office.com

Finalizar seu plano de sucesso

Criar seu programa de adeptos

Identificar e recrutar adeptos

Criar grupo do Yammer para dar suporte aos adeptos

Treinar adeptos e fazer debate de atividades

Determinar obrigações contínuas dos adeptos

Encerrar atividades de lançamento dos adeptos

Obter comentários e histórias de sucesso de adeptos para usar no lançamento

Obter comentários de adeptos e iterar o programa conforme necessário

Programa de adoção inicial

Recrutar participantes do programa. Estabelecer um grupo do Yammer para facilitar comunicações e coleta de comentários

Difundir uma pesquisa de linha de base entre os participantes. Fornecer aos participantes uma conta ativada para iniciar formalmente seu Programa de Adoção Inicial

Conversar com os participantes do programa para coletar comentários informais

Enviar uma pesquisa final e usar quaisquer percepções coletadas para fazer ajustes no seu lançamento

Comunicação e conscientização

Desenvolver plano de comunicação e estratégia do evento de envolvimento. Desenvolver material de comunicação usando os modelos disponíveis.

Enviar um “email de contagem regressiva” aos funcionários

Verificar se o Microsoft 365 tem uma presença visual em todos os escritórios corporativos

Anunciar o lançamento do Microsoft 365 em breve na intranet da empresa. Preparar-se para o lançamento do evento de envolvimento

Criar um grupo do Yammer para os usuários finais compartilharem suas histórias de sucesso do Office 365. Difundir uma pesquisa de linha de base entre os usuários finais

Enviar um Comunicado por email para informar aos usuários o que está disponível. Executar evento de envolvimento de lançamento


Enviar email de “dicas e truques” a usuários finais. Difundir uma pesquisa pós-lançamento


TreinamentoDesenvolver plano de treinamento de usuário final

Estabelecer local de treinamento interno para armazenar recursos de treinamento

Treinar usuários finais Treinar usuários finaisDefinir série de treinamento contínuo

SuportePreparar suporte técnico para atender aos usuários finais

Reforçar o envolvimento do usuário e promover a adoção

Preparar e realizar competições para continuar incentivando o envolvimento do usuário

Atualizar e manter o site de treinamento interno

Compartilhar histórias de sucesso

Oferecer eventos de envolvimento adicionais periodicamente


Monitorar o Public Roadmap e os blogs

Comunicar-se com e preparar usuários finais para lançamentos de novos recursos

Medir, compartilhar o sucesso e iterar

Coletar e informar critérios de sucesso e principais indicadores de desempenho (KPI) do Microsoft 365Registrar e compartilhar histórias de sucessoImplantar novos cenários

59Para começar a planejar sua implantação do Microsoft 365, considere o timeline abaixo. Faça os ajustes necessários para criar o timeline certo para a sua implantação.

Saiba como a Henkel planejou o sucesso do Office 365

60

Quando os líderes da Henkel avaliaram que os sistemas de TI da empresa estavam desatualizados e ultrapassados, eles decidiram “entrar em ação” dando um salto gigante para a nuvem. Assista ao vídeo para saber como a Henkel planejou o sucesso do lançamento do Office 365.

http://aka.ms/adoptionexcellence

Henkel: excelência da adoção

História de sucesso de cliente

Planejar, implementar e gerenciar: História de sucesso de cliente

61

Use o Microsoft FastTrack para ajudá-lo durante o lançamento do Microsoft 365

Crie um Plano de Sucesso que o ajudará a alcançar seus objetivos do Microsoft 365

Configure um Programa de Adoção Inicial para obter insights que você pode reutilizar durante o lançamento

Use a checklist de pré-lançamento, lançamento e pós-lançamento para manter a implantação no prazo

Continue a gerenciar e se preparar para a alteração, mantendo-se atento ao Microsoft Public Roadmap e aos blogs

Checklist para Planejar, Implementar e Gerenciar

Checklist para Planejar, Implementar e Gerenciar

http://fasttrack.microsoft.com

Acesse fasttrack.microsoft.com

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