guia de acesso rápido inventário- módulo almoxarifado...

Caso tenha alguma dúvida, sugestão ou crítica, favor entrar em contato por meio do telefone 0800-612439, opção 1 ou pelo e-mail: [email protected]

1

GUIA DE CONSULTA RÁPIDA DE ACESSO AO

INVENTÁRIO

MÓDULO ALMOXARIFADO


2

ÍNDICE

INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 3

POR QUE FAZER O INVENTÁRIO?................................................................................................ 3

PORTARIA 344 DE 12/05/1998............................................................................................................ 3

PORTARIA 6/99 – REGULAMENTA A PORTARIA 344/98 ........................................................................ 4

COMO ACESSAR O INVENTÁRIO...................................................................................................... 5

CONCEITOS..................................................................................................................................... 5

ACESSO:............................................................................................................................................ 5

RESUMO DE DIGITAÇÃO ...................................................................................................................... 6

TELA DE RESUMO DE DIGITAÇÃO DO MAPA: ..................................................................................... 7

RESPONSÁVEL PELO PREENCHIMENTO.................................................................................... 7

TELA DE DETALHAMENTO DE DIGITAÇÃO DOS DADOS DO RESPONSÁVEL:......................................... 7

DIGITAÇÃO DO MEDICAMENTO: ........................................................................................................... 8

TELA DE DETALHAMENTO DO MEDICAMENTO:.................................................................................. 9

CONTATOS:................................................................................................................................... 13


3

INTRODUÇÃO O Ministério da Saúde, por meio do Programa Nacional de DST/Aids, distribui os medicamentos anti-retrovirais

(ARV) e Talidomida para as Coordenações Estaduais e Municipal de DST/Aids do Rio de Janeiro e São Paulo e

insumos de prevenção (preservativos masculinos, preservativos femininos e gel lubrificante) para as Coordenações

Estaduais e Municipal de DST/Aids de Fortaleza, do Rio de Janeiro e São Paulo, responsáveis pela gestão dos

estoques em seus almoxarifados e pela distribuição para as Unidades de Dispensação de Medicamentos (UDM),

unidades de saúde e ONG, no quantitativo necessário e suficiente para atendimento de sua demanda sem que haja

falta ou perda de validade.

Medicamentos: O consumo de cada medicamento ARV e Talidomida deve ser informado às Coordenações de

DST/Aids e enviado pelas UDM, Maternidades e Unidades de Referência em Exposição (URE) sob sua jurisdição,

por meio do instrumento formal de informação denominado Boletim Mensal para Avaliação do Uso de

Medicamentos/Aids e, após a consolidação dos dados de todas as suas UDM, Maternidades e URE, deverá ser

enviado ao Programa Nacional de DST/Aids até o dia 15 do mês subseqüente ao mês informado.

É fundamental que as informações enviadas pelas UDM, Maternidades e URE referente ao consumo mensal de

cada medicamento ARV e Talidomida, ao quantitativo de pacientes atendidos naquele mês, incluindo os novos, e

aos estoques existentes de cada medicamento ARV e Talidomida, sejam as mais corretas possíveis, pois é a partir

dessas informações, que o Programa Nacional poderá fazer a adequada programação e distribuição de

medicamentos ARV e Talidomida além de atender às demandas existentes em todos os Estados e Municípios

POR QUE FAZER O INVENTÁRIO? A responsabilidade de todos que fazem a gestão e o controle da distribuição e dispensação dos medicamentos ARV

e Talidomida e dos Insumos de Prevenção é ter a correta informação dos estoques existentes de cada item bem

como as suas validades e seus respectivos quantitativos.

O conhecimento adequado desses quantitativos nos permite prestar um atendimento adequado aos pacientes

portadores de HIV/Aids, no tocante ao fornecimento dos medicamentos de que eles necessitam, em quantidade,

especificidade e dentro do prazo de validade para seu consumo bem como para a população sexualmente ativa e de

risco acrescido ao HIV, o insumo de prevenção adequado as suas especificidades.

PORTARIA 344 DE 12/05/1998 Art. 68 O Balanço de Substâncias Psicoativas e Outras Substâncias Sujeitas a Controle Especial - BSPO (ANEXO

XX), será preenchido com a movimentação do estoque das substâncias constantes das listas "A1" e "A2"

(entorpecentes), "A3","B1" e "B2" (psicotrópicas), "C1"(outras substâncias sujeitas acontrole especial), "C2"

(retinóicas), "C3" (imunossupressoras), "C4" (anti-retrovirais), "C5"(anabolizantes) e "D1" (precursoras), deste

Regulamento Técnico e de suas atualizações, em 3 (três)vias, e remetido à Autoridade Sanitária pelo

farmacêutico/químico responsável trimestralmente até o dia15 (quinze) dos meses de abril, julho, outubro e janeiro


4

PORTARIA 6/99 – REGULAMENTA A PORTARIA 344/98 CAPÍTULO III DO BALANÇO

Art. 103 - Balanços trimestral e Anual de Substâncias Psicoativas e Outras Sujeitas a Controle Especial - BSPO

(ANEXO XX constante da Portaria SVS/MS nº 344/98) - os estabelecimentos devem entregar os Balanços

Trimestrais e Anuais de Substâncias Psicoativas e Outras Sujeitas a Controle Especial. As farmácias, inclusive a

hospitalar, indústria farmoquímica, distribuidor e industria ou laboratório farmacêutico que manipule, produza,

fabrique e/ou distribua substancial entorpecentes (listas "A1" e "A2"), psicotrópicas (listas "A3", "B1" e "B2"),

precursoras ("D1") e outras sujeitas a controle especial ("C1", "C2", "C3", "C4" e "C5") excetuando-se insumos

químicos constantes da lista "D2".

§ 1º Os balanços trimestrais devem ser manuscritos de forma legível, datilografado ou por sistema informatizado

conforme modelo BSPO - Balanço de Substâncias Psicoativas e Outras Sujeitas a Controle Especial e devem ser

entregues no Órgão competente de Vigilância Sanitária em 3 (três) vias até o dia 15 (quinze) dos meses de janeiro,

abril julho e outubro. Os balanços anuais devem ser entregues até o dia 31 (trinta e um) de janeiro de cada ano.

§ 2º Destino das vias do relatório BSPO:

1ª via: a empresa ou estabelecimento deve remeter à Secretaria de Vigilância Sanitária do Ministério da Saúde

juntamente com o disquete; 2ª via: retida pela Autoridade Sanitária Estadual; 3ª via: retida na empresa como

comprovante da entrega.

§ 3º Quando as ações de vigilância sanitária estiverem descentralizadas, será emitida uma 4ª via para ser entregue

à Autoridade Sanitária local.

§ 4º Quando o Serviço de Vigilância Estadual, Municipal ou do Distrito Federal estiver devidamente informatizado

com o programa BSPO versão estado, os estabelecimentos devem enviar o disquete juntamente com a via do

relatório.

Art. 104 Balanços trimestral e anual de medicamentos psicoativos e outros sujeitos a controle especial - BMPO

(ANEXO XXI constante na portaria SVS/MS nº 344/98) - os estabelecimentos devem preencher o BMPO

trimestralmente e anualmente, As farmácias e drogarias que comercializam medicamentos à base de substâncias

constantes das listas "A1" e "A2" (entorpecentes), "A3" e "B2" (psicotrópicos) e "C4" (anti-retrovirais), manuscritos de

forma legível, datilografados ou por sistema informatizado.

§ 1º O balanço trimestral deve ser apresentado à autoridade Sanitária local (quando as ações de Vigilância Sanitária

estiverem descentralizadas) ou Estadual ou do Distrito Federal até o dia 15 (quinze) dos meses de janeiro, abril,

julho e outubro em 2 (duas) vias.

§ 2º O balanço anual deve ser apresentado até o dia 31 (trinta e um) de janeiro do ano subseqüente, em 2 (duas)

vias. Após o carimbo da Autoridade Sanitária, o destino das vias do balanço BMPO será: 1ª via: retida pela

Autoridade Sanitária; 2ª via: retida na farmácia ou drogaria. Os inventários Físicos dos Insumos de Prevenção

devem ser feitos anualmente geralmente no final do ano contábil.


5

COMO ACESSAR O INVENTÁRIO

CONCEITOS

O armazenamento é caracterizado por um conjunto de procedimentos técnicos e administrativos que

envolvem as atividades de recepção/recebimento de medicamentos; estocagem e guarda;

segurança; conservação e controle de estoque.

Inventário: Relatório qualitativo e quantitativo de medicamentos, materiais, insumos e produtos para a saúde,

produzidos a partir de sua conferência Física nos almoxarifados e demais áreas de armazenamento.

Área de Armazenamento/Aids Local onde ocorre o armazenamento e estoque de todo o quantitativo de medicamento ARV,

Talidomida e/ou insumos de prevenção recebidos. Nessa área não existe a dispensação para os

pacientes e/ou usuários.

Unidades Genericamente chamadas as UDM, Maternidades, Unidades de Referência para Exposição (URE),

Farmácias especiais, Farmácias Hospitalares, Almoxarifados, etc.

ACESSO:

Para acessar o inventário on-line é preciso estar conectado à internet no endereço

http://sistemas.aids.gov.br/gerencial.

O usuário deverá possuir um login e senha de acesso para informar nos campos conforme mostra a

figura. Caso não possua login e senha, favor entrar em contato com a sua Coordenação Estadual.


6

Para acessar o mapa/inventário do Módulo Almoxarifado é necessário ter um login e senha.

Para o inventário do Almoxarifado deverão ser digitados todos os medicamentos no sistema. O

Almoxarifado além, dos dados de saldo final de cada medicamento e seus respectivos lotes e

validades, deverá informar também às entradas que ocorreram naquele mês provenientes do

Ministério da Saúde (SEAME e/ou Laboratórios Oficiais) bem como as saídas.

Após ter informado o login e senha o menu Almoxarifado será habilitado. Clique em cima para abrir

a página de digitação.

Na área de trabalho superior temos os botões de menu:

• Relatórios: Gera relatório em PDF. • Voltar ao Gerencial: Fechará a página do inventário e mostrará a página do

SICLOM gerencial novamente.

RESUMO DE DIGITAÇÃO

Consolida os mapas digitados no último doze meses. Para digitar o mapa clicar em cima do mês

especifico.


7

TELA DE RESUMO DE DIGITAÇÃO DO MAPA:

Para proceder à digitação do mapa do almoxarifado clique no botão do

resumo do mapa de almoxarifado.

RESPONSÁVEL PELO PREENCHIMENTO

Na parte superior aparecerão os dados do responsável pelo preenchimento do inventário que

deverão ser preenchidos obrigatoriamente.

Para abrir a janela de digitação dos campos basta clicar em cima palavra correspondente ao titulo do campo que a tela de detalhamento dos dados se abrirá para a digitação.

TELA DE DETALHAMENTO DE DIGITAÇÃO DOS DADOS DO RESPONSÁVEL:


8

Descrição dos campos

Nome: Nome do responsável pela informação do inventário, ou seja, a pessoa que vai se responsabilizar e assinar o inventário. Campo obrigatório.

Cargo: É a posição ocupada dentro da hierarquia funcional do serviço. Campo obrigatório.

Função: São as atividades desenvolvidas dentro do cargo. Campo obrigatório.

Data do inventário: A data da contagem dos medicamentos, ou seja, dia 31 de outubro de 2008. Campo obrigatório.

Observações: Qualquer ocorrência pertinente ao processo do inventário. Campo não obrigatório.

Após o preenchimento de todos os campos na tela de detalhamento dos dados do inventário clique

no botão .

DIGITAÇÃO DO MEDICAMENTO:

Para o preenchimento dos medicamentos o mecanismo é o mesmo do anterior: para que se abra

o detalhamento do medicamento a ser digitado clique em cima do nome do medicamento

correspondente.


9

TELA DE DETALHAMENTO DO MEDICAMENTO:

Ao clicar no nome do medicamento a janela para digitação das entradas (Ministério da Saúde e

Remanejamento), saída (Distribuídos, Remanejados e Perdas), Saldo Final e no Discriminado (Data

de Validade, Nº. do lote e Quantidades) se abrirá. Deverão ser preenchidos todos os campos e

informar as quantidades do medicamento de acordo com a data de validade e seu número de lote.

Descrição dos campos

Entradas: Todas as entradas de medicamento no período entre 01 de outubro a 31 de

outubro de 2007, vindas do Ministério da Saúde ou por remanejamento de outro

almoxarifado.

MS - Quantitativo de medicamentos recebidos do Ministério da Saúde.


10

Remanejado - Quantitativo de medicamentos recebidos porremanejamento de outro almoxarifado

Ajuste de entrada – Todo ajuste feito para entradas no mapa. Tem que ter justificativa

Tela de Justificativa do ajuste: Todo ajuste deverá vir acompanhado de uma justificativa.

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Saídas: Todas as saídas do período entre 01 de outubro a 31 de outubro de 2007. Está

dividida em:

Distribuído: Quantitativo distribuído no período entre 01 de outubro e 31 deoutubro de 2007 para as Unidades Dispensadoras ou almoxarifado regional/municipal.

Remanejado: Quantitativo de medicamento remanejado para outro almoxarifado.

Perdas: Toda perda física que ocorre no almoxarifado.

Ajuste de saída – Todo ajuste feito para saídas no mapa. Tem que ter justificativa

Tela de Justificativa do ajuste: Todo ajuste deverá vir acompanhado de uma justificativa.


11

Saldo final: Total de medicamento que estádisponível no Almoxarifado na hora da contagem parao inventário, ou seja, todo medicamento existentes nofinal do dia 31 de outubro. O saldo final tem que ser a soma do que está no detalhamento feito na discriminação por data de validade e número de lote.

Discriminação: Detalhamento do medicamento disponível pela sua data de validade, número

de lote e quantidade disponível.

Data de validade: Data de validade do medicamento disponível no saldofinal. No caso de ter somente o mês e ano, assumir o último dia do mês como padrão.

Número de lote: Número de lote correspondente à data de validadedescrita anteriormente ao medicamento disponível no saldo final.

Quantidade: Quantidade de medicamentos existente correspondente à data de validade e número de lote informado na coluna anterior.

IMPORTANTE 1: Neste mês de inventário será informado o saldo anterior, desta forma o

sistema fará o cálculo do SALDO FINAL automaticamente. O SALDO FINAL deverá refletir o

quantitativo de medicamentos que se encontra disponível para distribuição ao final da contagem do

inventário. Caso não esteja de acordo, deverá ser feito um ajuste com a sua justificatica;

Ao final da digitação clique em .

O link leva de volta para a página anterior.

Para que o mapa de inventário possa ser disponibilizado e passe a ser considerado no

consolidado geral do Estado o botão de deverá ser clicado.


12

IMPORTANTE 2: Enquanto o inventário não for fechado , o mapa do Almoxarifado não é

contabilizado no resumo geral do Estado.

IMPORTANTE 3: Os medicamentos de uso pediátrico deverão ser contados e lançados em

unidade de dispensa, ou seja, em f rascos . Os demais medicamentos deverão ser contados e

lançados em unidades de controle, ou seja, em comprimidos ou cápsulas.

Antes do fechamento se for preciso consultar o mapa novamente para alguma alteração clique no

botão .

Após o fechamento do mapa o botão será habilitado no lugar do botão

. Ao clicar no botão se abrirá um PDF para impressão

contendo o resumo do mapa digitado

Após o fechamento do mapa, para fazer alteração de algum item já digitado, a digitação do mapa

deverá ser reaberta clicando no botão .

Somente é possível reabrir o inventário do almoxarifado se o Estado ainda não tiver fechado o inventário Estadual. Caso ele já tenha fechado, este botão não estará disponível e o almoxarifado deverá solicitar a sua Coordenação Estadual a reabertura.


13

Para a exibição do relatório e m PDF do mapa de inventário completo clique no botão

.

CONTATOS:

Caso tenha alguma dúvida, sugestão ou crítica, favor entrar em contato por meio do telefone

0800-612439, opção 1 ou pelo e-mail: [email protected]

guia de acesso rápido inventário- módulo almoxarifado...

Documents