Guia daEntregabilidade

de Email

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Guia da Entregabilidade de Email Por que os emails vatildeo para a caixa de spam e como evitar

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Dicas para a leitura deste eBook

Olaacute Este eBook eacute um PDF interativo Isso quer dizer que aqui aleacutem do texto vocecirc tambeacutem vai encontrar links bototildees e um iacutendice clicaacutevel

Os bototildees no canto esquerdo superior de todas as paacuteginas servem para compartilhar o eBook em suas redes sociais favoritas Se vocecirc gostar do conteuacutedo fique agrave vontade para compartilhar o material com seus amigos )

Na parte inferior temos um botatildeo que leva vocecirc automaticamente de volta ao Iacutendice No Iacutendice vocecirc pode clicar em cada capiacutetulo e ir diretamente para a parte do livro que quer ler Caso seu leitor de PDFs tenha uma aacuterea de Table of Contents laacute eacute mais um lugar por onde vocecirc pode navegar pelo conteuacutedo desse livro

Como uacuteltima dica saiba que quando o texto estiver assim quer dizer que ele eacute um link para uma paacutegina externa que vai ajudar vocecirc a aprofundar o conteuacutedo Sinta-se agrave vontade para clicaacute-lo

Esperamos que essas funccedilotildees te ajudem na leitura do texto

Boa leitura

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Iacutendice

Dicas para a leitura deste eBook 2O que eacute entregabilidade 4

Taxa de entrega 4Entregabilidade 5

Entendendo a sopa de letrinhas 6ISP 6ESP 6Endereccedilo IP 6Domiacutenio 7Hard bounce 7Soft bounce 8Spam report 8Descadastro 9Blacklist 10Spam trap 10

Autenticaccedilatildeo e seguranccedila 11SPF 11DKIM 11DMARC 12Whitelabel 12Sender ID 13DNS reverso 13Feedback loop 13abuse 14

Regulamentaccedilotildees 15CAPEM 15CAN-SPAM 15

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Criando sua lista de uma forma saudaacutevel 16Soft opt-in 16Single opt-in 17Double opt-in 17Opt-out 17Compra de lista 18Listas antigas 18Co-marketing 19

A importacircncia da frequecircncia 20Natildeo surpreenda seus Leads 20Throttling o que eacute e como evitar 21Separando emails transacionais 21

Mantendo a sua lista higienizada 22Bounces descadastros e spam reports 22

Leads desengajados 23Campanhas de reengajamento 23Leads suspeitos 24

Quebrando a barreira dos 1 milhatildeo de emails 25IP dedicado 25Esquentando o seu IP 26Sender Score 26Reputaccedilatildeo do domiacutenio 27

Como fugir da caixa de spam 28A dura realidade vocecirc vai cair em spam 28Plain text 29Boas praacuteticas de HTML 29Imagens e gifs 29Palavras que devem ser evitadas 30Cores 30Cuidando dos links 30Porque natildeo usar naoresponda 31

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Segmentaccedilatildeo 31Email de boas-vindas 32Adicionando seu email na lista de contatos 32

Conclusatildeo 33Materiais Relacionados 34

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O que eacute entregabilidade

Entregabilidade de emails eacute um assunto complexo influenciado por muitas variaacuteveis da sua estra-teacutegia de relacionamento por email Entender a

fundo como funciona a entregabilidade dos emails que vocecirc envia saber diagnosticar probltemas e criar uma estrateacutegia que permita atingir bons iacutendices de entrega-bilidade eacute uma tarefa complicada e que exige bastante conhecimento e experiecircncia

Por isso a ideia deste eBook eacute justamente ajudar vocecirc a adquirir este conhecimento para que com o tempo consiga entregar cada vez mais seus emails na caixa de entrada dos seus Leads e clientes

Antes de qualquer coisa eacute importantiacutessimo que vocecirc entenda o que eacute ter uma boa entregabilidade Significa fazer com seus emails cheguem na caixa de entrada dos seus Leads e clientes e natildeo em sua caixa de spam

Para tanto utilizar uma boa ferramenta de Email Marketing eou de Automaccedilatildeo de Marketing entender os conceitos por traacutes do processo de envio de um email e seguir as boas praacuteticas eacute fundamental E eacute justamente isso que vamos explorar nas proacuteximas seccedilotildees

Taxa de entrega

Toda vez que vocecirc envia um email seja de qual tipo ele for muita coisa acontece O importante neste momento eacute entender que de todos os emails que satildeo enviados na sua campanha alguns natildeo vatildeo chegar ao destinataacuterio final

Os dois principais motivos para isso acontecer satildeo algum tipo de falha de autenticaccedilatildeo ou porque o ende-reccedilo de email do destinataacuterio estaacute com algum problema que impeccedila o recebimento

A taxa de entrega eacute justamente a porcentagem de emails que foram aceitos pelos destinataacuterios sobre todos os emails que foram enviados na sua campanha

Nesse caso entende-se por ldquoemails que foram acei-tosrdquo aqueles emails que foram entregues tanto na caixa de entrada quanto na caixa de spam dos seus Leads ou clientes

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O interessante em relaccedilatildeo agrave taxa de entrega eacute que vocecirc consegue analisaacute-la com bastante precisatildeo Isso porque sabemos exatamente quais dos emails enviados foram entregues e quais retornaram devido a algum problema da mesma forma que sabemos se uma carta registrada foi ou natildeo entregue pelos Correios Acompanhar e corri-gir eventuais falhas nessa taxa eacute fundamental para natildeo deixar que problemas graves aconteccedilam no futuro

Entregabilidade

Ter uma boa taxa de entrega eacute importante mas como vimos natildeo eacute o suficiente Apenas assegurar que nossos emails foram entregues natildeo garante o sucesso das nossas campanhas Aiacute eacute que entra a tal da entregabilida-de (tambeacutem conhecida como inbox placement) que se refere natildeo apenas aos emails que natildeo foram entregues mas sim aos que chegaram efetivamente agrave caixa de entrada dos seus usuaacuterios

O problema eacute que medir a entregabilidade natildeo eacute uma tarefa faacutecil Provedores de serviccedilos de email mdash como Gmail Hotmail entre outros mdash natildeo informam onde entregaram o email que vocecirc enviou (se foi por exem-plo na caixa de entrada ou na caixa de spam)

Diante disso eacute difiacutecil dizer com precisatildeo qual eacute a sua entregabilidade Atualmente as alternativas para se ter conhecimento dessa medida satildeo ferramentas que nos possibilitam estimar esta taxa ou ferramentas dos proacuteprios provedores de emails como o Google Postmaster Tools

Apesar dessa dificuldade na mensuraccedilatildeo compreen-der acompanhar e melhorar continuamente a sua entregabilidade eacute fundamental para o sucesso das suas campanhas de email Afinal ningueacutem quer ver suas mensagens caindo na caixa de spam

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Entendendo a sopa de letrinhas

Agora que vocecirc jaacute entendeu como eacute possiacutevel medir se os seus emails estatildeo ou natildeo sendo entregues para os seus destinataacuterios jaacute podemos dar mais um passo e comeccedilar a conhecer uma seacuterie de siglas e conceitos relacionados ao universo de email Esse conhecimento seraacute muito importante para que vocecirc entenda os assuntos futuros que seratildeo apresentados neste eBook

ISP

ISP (Internet Service Provider) satildeo os provedores de email empresas que disponibilizam um serviccedilo de caixa de email (Mailbox) para que vocecirc possa receber ler e enviar suas mensagens Os mais conhecidos satildeo Gmail Outlook Hotmail e Yahoo Aqui no Brasil temos uma forte presenccedila tambeacutem de ISPs como Locaweb UOL e iG

O grande complicador dos ISPs eacute que atualmente natildeo existe um padratildeo de como cada um deles decide se uma mensagem vai ou natildeo ser entregue ou mesmo como interpretam o coacutedigo desses emails Por isso caso real-mente queira otimizar sua entregabilidade vocecirc precisa analisar os resultados de cada ISP em especiacutefico Isso porque vocecirc pode ter uma boa entregabilidade para o Gmail e ter problemas com o Hotmail por exemplo

ESP

ESP (Email Service Provider) satildeo os provedores de envio de email em massa empresas que vocecirc contrata para enviar campanhas de Email Marketing por exemplo O RD Station eacute um ESP assim como o SendGrid ou MailChimp e vaacuterias outras empresas que estatildeo direta ou indiretamente nesse ramo

Endereccedilo IP

Um endereccedilo IP (Internet Protocol) no contexto de email eacute um nuacutemero que identifica na internet qual eacute o servidor que estaacute enviando os seus emails Eacute como se fosse o CPF do servidor utilizado pelo seu ESP

Quando vocecirc contrata um serviccedilo de envio de emails normalmente vocecirc envia suas campanhas por vaacuterios IPs compartilhados diferentes Uma alternativa a esse

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processo eacute adquirir junto ao seu ESP um IP dedicado que eacute um endereccedilo que soacute a sua empresa iraacute utilizar

O IP eacute importante porque a boa reputaccedilatildeo desse ende-reccedilo eacute um fator de decisatildeo quando um ISP vai definir se vai ou natildeo entregar o seu email na caixa de entrada dos seus Leads ou clientes Por isso eacute significativo ficar longe de blacklists (leia sobre isso abaixo) e sempre seguir as boas praacuteticas de relacionamento por email

Nota no RD Station vocecirc conta com uma equipe altamente especializada para manter saudaacuteveis todos os IPs utilizados pela ferramenta Aleacutem disso vocecirc tem a possibilidade de contratar IPs dedicados para realizar o envio dos seus emails

Domiacutenio

Todo email que eacute enviado por um ESP utiliza um domiacute-nio e um IP Se o IP eacute como o CPF do servidor o domiacutenio eacute como se fosse o nome de quem estaacute enviando esse email Esse ldquonomerdquo pode ser um domiacutenio do proacuteprio ESP ou pode ser o domiacutenio da sua empresa depende da configuraccedilatildeo realizada

Da mesma forma que ocorre com o IP eacute de funda-mental importacircncia que vocecirc mantenha o seu domiacute-nio longe de blacklists e que crie uma boa reputaccedilatildeo

para ele Inclusive cada vez mais o domiacutenio vem ganhando relevacircncia na hora de um ISP definir a sua reputaccedilatildeo como bom enviador de emails E ter uma boa reputaccedilatildeo eacute importantiacutessimo para que vocecirc tenha uma boa entregabilidade

Nota no RD Station vocecirc tem a possibilidade de utilizar o domiacutenio da sua proacutepria empresa para enviar os seus emails Essa estrateacutegia facilita a criaccedilatildeo de uma boa reputaccedilatildeo e deixa as suas campanhas muito mais personalizadas

Hard bounce

Quando vocecirc tenta enviar um email e por algum motivo o destinataacuterio natildeo puder receber permanentemente a sua mensagem vocecirc recebe de volta um erro que chamamos de hard bounce

Um hard bounce pode ocorrer por exemplo porque o endereccedilo de email foi digitado de forma incorreta ou porque o endereccedilo natildeo existe mais

A recomendaccedilatildeo eacute que a sua campanha nunca tenha mais do que 3 de hard bounce Isso porque altos iacutendices desse tipo de erro satildeo um forte indicador de que a sua lista de emails eacute comprada ou muito antiga e enviar emails para esse tipo de lista eacute uma praacutetica muito ruim Por esse

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e outros motivos eacute muito importante que uma vez que um email retorne como hard bounce vocecirc inative esse endereccedilo da sua lista imediatamente para evitar danos agrave sua reputaccedilatildeo como um bom enviador de emails

Nota no RD Station vocecirc natildeo precisa se preo-cupar em excluir endereccedilos de email que retor-naram como hard bounce Isso porque a proacutepria ferramenta automaticamente inativa os Leads com essa caracteriacutestica evitando qualquer dano agrave sua reputaccedilatildeo

Soft bounce

Assim como um hard bounce um soft bounce eacute um erro ocasionado por alguma dificuldade do ESP de entregar o seu email No entanto o soft bounce eacute um erro temporaacuterio ou seja o email natildeo pode ser entregue neste momento mas nada impede que ele seja entregue corretamente no futuro Isso pode acon-tecer por exemplo porque a caixa de emails do seu destinataacuterio estaacute cheia ou porque o servidor de emails dele estaacute fora do ar por algum motivo temporaacuterio

Como o soft bounce eacute um problema com menor gravi-dade do que um hard bounce os limites para esse tipo de erro satildeo mais flexiacuteveis mas ainda assim a recomen-daccedilatildeo eacute que a sua campanha natildeo tenha mais do

que 6 deste tipo de erro Aleacutem disso em alguns casos um email que retornou como soft bounce pode na verdade estar passando por uma indisponibilidade permanente

Por exemplo se o erro for recebido porque a caixa do destinataacuterio estaacute cheia e o usuaacuterio nunca limpar essa caixa sempre que vocecirc enviar um email para esse ende-reccedilo vocecirc receberaacute um erro de soft bounce Por esse motivo eacute importante remover endereccedilos de email que retornem recorrentemente como soft bounce para que vocecirc natildeo tenha problemas de entregabilidade no futuro

Nota assim como acontece com os hard boun-ces no RD Station vocecirc natildeo precisa se preocupar em remover da sua base os Leads que retornam recorrentemente como soft bounce A proacutepria ferramenta inativa todos os Leads que apre-sentarem erros temporaacuterios em 5 campanhas consecutivas

Spam report

Uma das principais formas de um Lead ou cliente decla-rar que um email eacute indesejado ou natildeo relevante para ele eacute marcando esse email como spam Essa marca-ccedilatildeo que normalmente estaacute disponiacutevel no topo dos leitores de email dos ISPs eacute justamente o spam report

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O spam report eacute uma das meacutetricas mais danosas agrave sua reputaccedilatildeo como um bom enviador de emails Ter altos iacutendices dessa meacutetrica gera uma probabilidade muito alta de vocecirc ter uma reduccedilatildeo bem expressiva na sua entregabilidade

Por esse motivo a taxa maacutexima recomendada de spam report eacute de 01 Ela eacute extremamente sensiacutevel e acima desse limite vocecirc jaacute comeccedila a correr seacuterios riscos de danificar sua reputaccedilatildeo

Uma vez que um destinataacuterio marque o seu email com um spam report eacute importantiacutessimo que vocecirc pare de enviar emails para esse contato o mais rapidamente possiacutevel para evitar graves problemas de entregabilidade

Nota o RD Station automaticamente desativa todos os Leads que declararam um spam report dessa forma vocecirc natildeo precisa se preocupar em higienizar a sua base por esse motivo Aleacutem disso em hipoacutetese alguma um Lead com essas caracteriacutesticas eacute reati-vado impedindo a existecircncia de qualquer problema de conformidade no futuro

Descadastro

Todo email que eacute enviado por um ESP preci-sa necessariamente ter um link para que o

destinataacuterio possa solicitar o descadastro (unsubs-cribe) da sua lista Solicitar descadastramento eacute basica-mente dizer que o seu Lead ou cliente natildeo quer mais receber os seus emails seja por qual for o motivo Por regulamentaccedilatildeo uma vez que algueacutem peccedila um desca-dastramento vocecirc tem de 48 a 72 horas para parar de enviar emails para essa pessoa Eacute muito importante cumprir esse prazo para natildeo ter problemas de conformi-dade com as regras atuais de envio de emails em massa

Entre um Lead ou cliente pedir descadastramento da sua lista ou reportar um spam eacute preferiacutevel que ele se descadastre pois isso eacute menos danoso agrave sua reputaccedilatildeo como um bom enviador de emails

Por esse motivo eacute uma boa praacutetica deixar o link de descadastro visiacutevel e esse processo deve ser o mais simples possiacutevel A taxa de descadastro da suas campanhas de email eacute considerada saudaacutevel se ela for de ateacute 1 acima disso vocecirc provavelmente sentiraacute alguns problemas na entregabilidade dos seus emails futuros

Nota o RD Station desativa automaticamente e instantaneamente qualquer Lead que peccedila desca-dastro dos seus emails Aleacutem disso ao solicitar o descadastramento o Lead possui a opccedilatildeo de preen-cher um formulaacuterio com o motivo pelo qual ele gostaria de parar de receber os seus emails o que

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eacute uma informaccedilatildeo riquiacutessima para vocecirc evoluir cada vez mais em suas estrateacutegias de envio de email

Blacklist

Blacklists ou listas negras satildeo organizaccedilotildees ou entidades que criam uma espeacutecie de lista para identificar empresas que enviam emails de forma danosa os famosos spammers

Existem vaacuterios tipos de blacklists que avaliam vaacuterios criteacuterios como frequecircncia de envio tipo de conteuacutedo e estrateacutegia de aquisiccedilatildeo de Leads Aleacutem disso essas blacklists podem listar tanto um endereccedilo IP quanto um domiacutenio dependendo da estrateacutegia e propoacutesito da blacklist em si

Uma vez que o seu IP ou domiacutenio esteja listado em uma blacklist vocecirc enfrentaraacute problemas nas taxas de entre-ga e entregabilidade para todos os ISPs que utilizarem essa blacklist no seu filtro antispam

Para sair dessa listagem eacute necessaacuterio executar um processo especiacutefico em cada uma dessas blacklists que envolve entre outras coisas uma solicitaccedilatildeo formal de remoccedilatildeo do seu IP ou domiacutenio da listagem e a resoluccedilatildeo do problema que gerou a listagem em um primeiro momento

Spam trap

Uma spam trap eacute uma armadilha para spammers O objetivo dela eacute basicamente criar uma isca para que um spammer ldquomordardquo e com isso o IP ou domiacutenio dessa empresa seja listado em uma blacklist

Atingir uma spam trap eacute algo bastante problemaacutetico e que gera muitos problemas para a sua estrateacutegia de rela-cionamento por email Principalmente porque eacute muito difiacutecil de encontrar qual dos endereccedilos de emails da sua lista eacute uma spam trap o que faz com que vocecirc fique enviando emails para essa armadilhas repetidamente

Spam traps podem ser de dois tipos reciclada ou pura No primeiro caso ela normalmente eacute um endereccedilo de email real cujo dono jaacute natildeo entra mais na conta haacute muito tempo Jaacute a spam trap pura eacute normalmente um endereccedilo de email criado por ISPs ou blacklists para propositalmente identificar spammers

Seja como for identificar essas armadilhas eacute extrema-mente complicado A uacutenica forma eacute verificando quais satildeo os contatos da sua base que nunca abriram ou clicaram em nenhum dos seus emails e excluir todos da sua lista mesmo sabendo que alguns desses endereccedilos satildeo infelizmente pessoas reais

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Autenticaccedilatildeo e seguranccedila

Email eacute hoje o principal canal de relacionamento com clientes e potenciais clientes Por isso existe um volume enorme de emails sendo enviado e vaacuterias tentativas de fraude utilizando esse tipo de canal

Existem mecanismos de seguranccedila para garantir a autenticidade dos emails que estatildeo transitando pela internet evitando esse tipo de problema Isso eacute impor-tante porque protege tanto o usuaacuterio final quanto as empresas que satildeo ldquofalsificadasrdquo jaacute que criam proteccedilotildees para que ningueacutem utilize a sua marca sem autorizaccedilatildeo

Caso os emails que vocecirc envie natildeo estejam correta-mente autenticados o ISP pode natildeo aceitaacute-los geral-mente retornando como um soft bounce Ou pode aceitaacute-los mas entregaacute-los em uma caixa natildeo prioritaacute-ria Por esse motivo eacute muito importante garantir a correta autenticaccedilatildeo dos seus emails

SPF

O SPF (Sender Policy Framework) eacute um dos meacutetodos de autenticaccedilatildeo mais conhecidos e antigos Ele basicamente eacute uma autorizaccedilatildeo que vocecirc fornece para que uma aplicaccedilatildeo terceira possa enviar emails em seu nome

Eacute como se fosse uma procuraccedilatildeo com a qual vocecirc permite que algueacutem assine em seu nome A configura-ccedilatildeo do SPF eacute feita por meio de um registro DNS no seu host e uma vez que ela seja feita corretamente todos os emails enviados pela ferramenta terceira que foi autorizada estaratildeo corretamente autenticados

Nota apesar de natildeo ser a configuraccedilatildeo normal-mente recomendada no RD Station a ferramenta oferece a opccedilatildeo de vocecirc configurar o SPF para permitir que o RD Station envie os seus emails corretamente autenticados

DKIM

O DKIM (Domain Keys Identified Mail) eacute um meacuteto-do de autenticaccedilatildeo que garante a consistecircncia e autenticidade do conteuacutedo do seu email Ele utiliza uma estrateacutegia com uma chave puacuteblica e uma privada utilizadas para verificar no momento do recebimento

Com certeza vocecirc jaacute foi viacutetima de teacutecnicas como phishing

quando recebe um email falso se passando pelo seu banco

por exemplo para coletar informaccedilotildees com o nuacutemero da

sua conta e a sua senha

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do email se no meio do caminho o conteuacutedo do email natildeo foi alterado

Eacute como as fitas de seguranccedila dos Correios que dizem ldquose estiver violado natildeo abrardquo Se ao receber um email o ISP identificar qualquer tipo de inconsistecircncia no DKIM o seu email natildeo seraacute entregue Assim como o SPF o DKIM tambeacutem eacute configurado por meio de uma entrada DNS no seu host

DMARC

O DMARC (Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance) eacute um meacutetodo de auten-ticaccedilatildeo mais recente e por esse motivo ainda natildeo eacute amplamente utilizado O DMARC basicamente diz o que deve acontecer com os emails que falharem na verificaccedilatildeo SPF e DKIM

Aleacutem disso vocecirc pode definir um endereccedilo de email para receber um relatoacuterio sobre todos os problemas de autenticidade com o DMARC possibilitando que identifi-que e corrija esses erros rapidamente

Diferentemente do SPF e DKIM o DMARC eacute uma confi-guraccedilatildeo completamente independente do ESP que vocecirc estaacute utilizando Dessa forma qualquer empresa interes-sada pode realizar a configuraccedilatildeo de DMARC uma vez que jaacute tenha o SPF e DKIM corretamente configurados

Whitelabel

O whitelabel eacute uma configuraccedilatildeo que em linhas gerais permite que o seu ESP envie os seus emails utilizando o seu proacuteprio domiacutenio Diferentemente do SPF no qual os seus emails satildeo enviados como emailempresacombr via seuespcombr com o white-label natildeo existe o ldquoviardquo Eacute como se o email tivesse sido enviado diretamente pela sua empresa e dessa forma natildeo eacute necessaacuterio uma ldquoprocuraccedilatildeordquo para que o ESP envie email em seu nome

Aleacutem de garantir a autenticidade dos seus emails o whitelabel tambeacutem eacute interessante por questotildees de branding jaacute que fica mais faacutecil para seus Leads e clientes reconhecerem a sua marca

Mas tambeacutem eacute bastante interessante porque vocecirc pode construir uma reputaccedilatildeo sobre o seu proacuteprio domiacutenio e dessa forma vocecirc natildeo compartilha o domiacutenio com demais clientes do seu ESP Aleacutem disso eacute possiacutevel utilizar o seu domiacutenio em diferentes ESPs ldquolevandordquo a sua reputaccedilatildeo ateacute qualquer ferramenta de envio de email que vocecirc escolha

Nota o RD Station tem como sua configuraccedilatildeo padratildeo de autenticaccedilatildeo de emails o whitelabel Dessa forma nossos clientes podem configurar o seu proacuteprio domiacutenio para envio de emails sem nenhum custo adicional

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Sender ID

O Sender ID eacute um meacutetodo de autenticaccedilatildeo muito seme-lhante ao SPF que foi desenvolvido pela Microsoft e eacute basicamente utilizado nos seus serviccedilos de email como o Hotmail e o Outlookcom

A diferenccedila mais significativa entre o SPF e o Sender ID eacute que o Sender ID faz duas verificaccedilotildees adicionais uma para comparar se o IP utilizado para o envio de email eacute o mesmo que responde pelo SPF e outra para verificar se o domiacutenio utiliza-do para envio eacute o mesmo do From do email

Caso essas verificaccedilotildees natildeo sejam positivas o seu email provavelmente vai cair na caixa de spam e esse eacute um dos principais fatores que torna a entrega de emails para a Microsoft tatildeo complicada

Nota ao configurar o seu whitelabel no RD Station existe uma opccedilatildeo de otimizar os seus emails para atenderem aos requisitos do Sender ID e dessa forma eles seratildeo enviados com o subdomiacutenio configurado no whitelabel

DNS reverso

Quando um ISP recebe o seu email ele tenta identifi-car de onde a mensagem estaacute vindo A forma de fazer isso eacute verificando qual domiacutenio responde pelo IP utilizado no envio do email

O funcionamento do DNS Reverso eacute exatamente o mesmo de quando vocecirc digita um endereccedilo de um site no seu navegador e ele busca o IP desse site para poder apresentaacute-lo na sua tela soacute que ao contraacuterio Essa verificaccedilatildeo eacute frequentemente utilizada pelos ISPs para confirmar a identidade do remetente do email

Nota se vocecirc utiliza o RD Station natildeo precisa se preocupar com essa configuraccedilatildeo a proacutepria plataforma cuida disso por vocecirc

Feedback loop

Sempre que algueacutem receber um email e marcaacute-lo como spam eacute necessaacuterio que o remetente da mensa-gem pare de enviar emails para este destinataacuterio Para que isso aconteccedila vocecirc pode configurar um feedback loop que eacute basicamente uma notificaccedilatildeo de que vocecirc foi marcado como spam e de quem fez essa marcaccedilatildeo

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Dessa forma vocecirc pode tomar as providecircncias neces-saacuterias para natildeo criar um problema de conformidade Infelizmente natildeo satildeo todos os ISPs que fornecem um feedback loop mas a grande maioria disponibiliza essa informaccedilatildeo e eacute importantiacutessimo que vocecirc monitore e desative os seus Leads ou clientes que marcam os seus emails como spam

Nota o RD Station gerencia o feedback loop para vocecirc Dessa forma vocecirc natildeo precisa se preocupar em fazer essa configuraccedilatildeo

abuse

Para toda empresa que envia email em massa seja via Email Marketing ou automaccedilatildeo eacute importante que confi-gure um email como abusesuaempresacombr Esse email eacute padratildeo para que qualquer ISP ou mesmo uma pessoa fiacutesica possa executar uma reclamaccedilatildeo ou notificar a sua empresa de algum problema com a sua poliacutetica de envio de emails Apoacutes feita a configuraccedilatildeo o email da sua empresa deve ser configurado no site

WHOISO WHOIS eacute uma forma que qualquer pessoa tem para verificar as informaccedilotildees de contato de quem possui e de quem registrou um domiacutenio na internet Existem vaacuterios serviccedilos disponiacuteveis na internet para procurar e apresentar as informa-ccedilotildees de WHOIS Essas informaccedilotildees por sua vez satildeo preenchidas no serviccedilo que vocecirc utiliza para gerenciar o seu domiacutenio

As informaccedilotildees presentes no WHOIS satildeo importantes porque alguns ISPs utilizam essas informaccedilotildees para verificar a autenticidade e veracidade das suas informa-ccedilotildees quando vocecirc envia um email influenciando direta-mente na sua entregabilidade

Ou seja se o domiacutenio utilizado para envio eacute o mesmo que o

usuaacuterio final estaacute vendo como remetente da mensagem

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Regulamentaccedilotildees

No contexto de email eacute sempre importante seguir as boas praacuteticas visto que elas aumen-tam drasticamente a chance de vocecirc ter o seus

emails entregues na caixa de entrada dos seus Leads e clientes No entanto algumas dessas boas praacuteticas tecircm origem natildeo somente em regras criadas pelos ISPs mas tambeacutem em regulamentaccedilotildees

Existem muitas regulamentaccedilotildees que ditam como um email deve ser enviado e estabelecem consequecircncias para quem infringi-las Basicamente cada paiacutes tem a sua proacutepria regulamentaccedilatildeo que em alguns casos extrapolam as fronteiras dessas naccedilotildees dada sua importacircncia e relevacircncia

CAPEM

A CAPEM (Coacutedigo de Autorregulamentaccedilatildeo para Praacutetica de Email Marketing) eacute uma regulamentaccedilatildeo brasileira que determina exatamente para quem vocecirc pode ou natildeo pode enviar campanhas de email e em que condiccedilotildees dentre outras limitaccedilotildees Se sua empresa estaacute no Brasil ou se comunica por email com brasileiros eacute de fundamental importacircncia conhecer e seguir essa regulamentaccedilatildeo

CAN-SPAM

A CAN-SPAM (Controlling The Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing) eacute uma regulamentaccedilatildeo americana mas com influecircncia internacional Isso porque muitos dos emails passam direta ou indireta-mente pelos EUA aleacutem de boa parte dos ISPs e ESPs serem originaacuterios dos Estados Unidos Eacute dessa regu-lamentaccedilatildeo por exemplo que vem a exigecircncia de se adicionar o endereccedilo fiacutesico da sua empresa no rodapeacute de todos os emails que vocecirc envia

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Criando sua lista de uma forma saudaacutevel

Uma das principais causas de problemas de entregabilidade eacute a utilizaccedilatildeo de listas natildeo saudaacuteveis para enviar emails Entenda por listas natildeo saudaacuteveis listas antigas compradas ou sem a manutenccedilatildeo adequada Por esse motivo a sua estrateacutegia para criaccedilatildeo dessas listas eacute um dos fatores mais determinantes para definir se vocecirc teraacute ou natildeo uma boa entregabilidade no futuro

Para que vocecirc consiga criar a sua lista de forma adequada eacute importante entendermos alguns conceitos Eacute importante destacar tambeacutem que nesse eBook estamos focando em estrateacutegias de Inbound Marketing e dessa forma algu-mas das teacutecnicas utilizadas quando se pratica Outbound Marketing natildeo seratildeo discutidas neste contexto

Soft opt-in

O soft opt-in eacute a forma mais simples para se conver-ter um visitante em Lead Nessa estrateacutegia toda vez que algueacutem converter em um formulaacuterio ou em uma Landing Page estaraacute automaticamente inscrito na sua lista e disponiacutevel para que vocecirc envie seus emails

O soft opt-in se caracteriza por natildeo ter nenhum tipo de mecanismos de proteccedilatildeo no momento da conversatildeo

A conversatildeo em si jaacute eacute um sinal de o que o Lead daacute consentimento para que vocecirc envie emails para ele

A parte positiva dessa estrateacutegia eacute que vocecirc praticamen-te natildeo tem atrito na geraccedilatildeo de Leads Por outro lado a parte negativa eacute que muitos dos Leads gerados tecircm endereccedilos de emails incorretos e muitas vezes nem tecircm clareza de que estatildeo convertendo em um formu-laacuterio e que passaratildeo a receber emails seus o que gera um baixo engajamento

Aleacutem disso algumas regulamentaccedilotildees natildeo aceitam o soft opt-in como uma estrateacutegia de conversatildeo vaacutelida e devido a isso vocecirc pode ter problemas de conformida-de em alguns paiacuteses

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Single opt-in

O single opt-in conhecido tambeacutem como confirmaccedilatildeo simples eacute muito semelhante ao soft opt-in A uacutenica dife-renccedila eacute que nessa estrateacutegia de conversatildeo o visitante precisa assinalar uma caixa de seleccedilatildeo confirmando que aceita receber os emails provenientes da sua empre-sa Eacute importante notar que caso a caixa de seleccedilatildeo jaacute venha preenchida isso se caracteriza como um soft opt-in e natildeo um single opt-in

Nessa estrateacutegia vocecirc reduz um pouco os problemas de qualidade ocasionados pelo soft opt-in mas ainda existiratildeo muitos emails incorretos e ou inexistentes convertendo Vocecirc continuaraacute inclusive sujeito a ter uma spam trap como Lead por exemplo

Double opt-in

O double opt-in tambeacutem conhecido como dupla confir-maccedilatildeo eacute a estrateacutegia mais segura de conversatildeo Ele funciona basicamente enviando um email de confirma-ccedilatildeo de interesse para o Lead apoacutes ele converter em um dos seus formulaacuterios

Dessa forma aleacutem de executar a accedilatildeo de conversatildeo ele precisa abrir o email de confirmaccedilatildeo e clicar no link envia-do para soacute entatildeo estar disponiacutevel para receber emails

Essa estrateacutegia garante uma lista vaacutelida jaacute que emails incorretos ou inexistentes seratildeo descartados e tambeacutem uma lista mais engajada visto que os Leads que real-mente converterem tecircm interesse comprovado em receber os seus emails

Outra vantagem dessa estrateacutegia eacute que o fato de o Lead ter que abrir e clicar nos seus emails provoca um alto engajamento dos seus emails e com isso vocecirc tem uma maior chance de ter uma boa entregabilidade para esses Leads no futuro

O ponto negativo do double opt-in eacute que ele com certe-za iraacute diminuir a sua taxa de conversatildeo visto que os Leads invaacutelidos vatildeo ser excluiacutedos dessa conta e mesmo alguns dos Leads vaacutelidos nunca vatildeo concluir o processo de confirmaccedilatildeo dupla Por esse motivo eacute interessan-te verificar o que eacute mais importante para vocecirc nesse momento quantidade ou qualidade

Opt-out

Tatildeo importante quanto permitir que novas pessoas convertam e se tornem seus Leads eacute permitir que elas saiam da sua base O opt-out eacute justamente isso a possibili-dade de um Lead ou cliente pedir descadastro da sua lista

Pensando em engajamento como um dos principais catalisadores da sua entregabilidade natildeo faz sentido

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continuar enviando emails para uma pessoa que natildeo tem interesse no seu conteuacutedo

Aleacutem disso se esse Lead ou cliente natildeo encontrar uma forma de se descadastrar da sua lista muito provavel-mente iraacute marcar o seu email como spam o que seraacute muito mais danoso agrave sua entregabilidade

Compra de lista

A compra de listas de contatos pode parecer uma forma raacutepida e barata de crescer rapidamente a sua base de contatos mas na praacutetica natildeo eacute isso que acontece Primeiro porque todas as regulamentaccedilotildees de rela-cionamento por email proiacutebem veementemente o uso de listas compradas jaacute que as pessoas cujos contatos estatildeo nessa lista natildeo autorizaram que vocecirc se relacio-nasse por email com elas

O segundo motivo eacute que essas listas contecircm muitos emails incorretos e invaacutelidos incluindo spam traps que iratildeo ocasionar grandes danos agrave sua reputaccedilatildeo como um bom enviador de emails

Isso por sua vez iraacute prejudicar irreversivelmente a sua entregabilidade para vaacuterios ISPs Esse tipo de situaccedilatildeo pode inclusive fazer que o seu ESP bloqueie ou ateacute suspenda a sua conta provocando grandes prejuiacutezos para a sua empresa

Nota no RD Station eacute proibido o envio de emails para listas compradas por isso natildeo eacute permitido que esse tipo de lista seja importada para a plataforma Essa atitude protege a infraestrutura compartilhada de envio de emails do RD Station e impede que os nossos clientes tenham proble-mas de entregabilidade

Listas antigas

Quando vocecirc fica muito tempo sem interagir com seus Leads e clientes naturalmente essa lista vai envelhecendo Na praacutetica esse envelhecimento quer dizer que muitos das pessoas desta lista jaacute trocaram de endereccedilo de email ou mesmo perderam interesse no seu conteuacutedo

Se a sua lista tiver essas caracteriacutesticas na proacutexima campa-nha de email em que ela for utilizada muito provavelmente vocecirc teraacute um grande nuacutemero de bounces descadastros e spam reports o que prejudicaraacute muito a sua reputaccedilatildeo e consecutivamente a sua entregabilidade

Em se tratando de relacionamento por email uma lista eacute considerada atualizada se vocecirc ficou no maacuteximo ateacute 6 meses sem se relacionar com ela Listas entre 6 e 12 meses jaacute satildeo suspeitas e devem ser tratadas com caute-la principalmente se o seu negoacutecio for B2B

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Jaacute listas com mais de um ano de inatividade devem ser evitadas O ideal nesse uacuteltimo caso eacute procurar se rela-cionar com essas pessoas por meio de outros canais que natildeo o email como redes sociais ou miacutedia paga por exemplo

Co-marketing

Co-marketing eacute uma estrateacutegia muito utilizada para ampliar o alcance dos seus conteuacutedos Basicamente consiste em fazer uma parceria com uma empresa que tenha um serviccedilo complementar ao seu Nesse caso ambas as empresas divulgam um mesmo material para as suas respectivas bases

O problema eacute que muitas empresas fornecem a sua base de contatos para que a empresa parceira envie um email divulgando o material de co-marketing em nome das duas empresas Essa estrateacutegia gera proble-mas de conformidade frequentemente ocasionando altos iacutendices de spam report e de descadastramentos

Esses problemas ocorrem porque a base parceira nunca permitiu que vocecirc enviasse email para ela e em muitos casos nem conhece a sua marca Seja como for isso eacute spam e infringe qualquer regulamentaccedilatildeo de uso de email

Por essas razotildees ao fazer um co-marketing eacute impor-tante que a sua base e a do seu parceiro natildeo sejam misturadas Aleacutem disso cada empresa deve enviar o conteuacutedo para a sua base Natildeo haacute nenhum problema se essa comunicaccedilatildeo conteacutem o nome e logo do seu parceiro por exemplo mas de forma alguma o seu parceiro deve ter acesso agrave sua base de Leads

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A importacircncia da frequecircncia

Quando estamos falando de entregabilidade algo que poucas pessoas prestam atenccedilatildeo eacute na frequecircncia com que os emails satildeo enviados No entanto ter uma frequecircncia estaacutevel eacute muito importante para que seus emails cheguem agrave caixa de entrada dos seus Leads e clientes

Eacute claro que essa frequecircncia pode e deve variar de acordo o seu tipo de puacuteblico mas eacute imprescindiacutevel que vocecirc entenda esse conceito e analise qual eacute a melhor frequecircncia para o seu negoacutecio

Natildeo surpreenda seus Leads

Principalmente quando estamos falando de Email Marketing uma forma simples mas eficiente de vocecirc saber se estaacute enviando seus emails com uma boa frequecircncia eacute se perguntar ldquoestou surpreendendo os meus Leads e clientes com esse emailrdquo Se a resposta for sim vocecirc pode ter um problema

Nesse ldquouniverso de emailrdquo surpreender os seus Leads e clientes com alguma coisa normalmente natildeo eacute algo bom Essa ldquosurpresardquo muito possivelmente tambeacutem seraacute uma novidade para o ISP E ISPs de uma forma geral gostam de estabilidade

Para eles eacute importante conseguir prever da melhor forma possiacutevel quando um email vai chegar e o que

vai acontecer com esse email na hora em que ele for entregue (as pessoas vatildeo ou natildeo gostar do email)

Para entender isso melhor coloque-se no lugar do ISP O Gmail por exemplo recebe muitos e muitos emails todos os dias e de alguma forma precisa priorizar o que vai e o que natildeo vai ser entregue na caixa de entra-da de cada usuaacuterio

Quando um ISP recebe um email e natildeo consegue ter pouca certeza se as pessoas vatildeo ou natildeo gostar a tendecircncia eacute que ele opte por colocar esse email em uma caixa natildeo prioritaacuteria como a de spam

Por outro lado se ele sabe que a sua empresa sempre envia um email toda a quarta-feira pela manhatilde e que seus emails tecircm altas taxas de engajamento ele natildeo vai ter motivos para desconfiar Nessas condiccedilotildees muito provavelmente os seus emails vatildeo ser entregues na caixa de entrada

Por esse motivo eacute importante que vocecirc mantenha uma frequecircncia o mais estaacutevel possiacutevel Idealmente vocecirc

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deve conseguir criar um sentimento de ansiedade nos seus Leads e clientes

Quando um Lead seu disser que estaacute ansioso por rece-ber o seu email no dia X eacute um sinal de que vocecirc conse-guiu criar uma frequecircncia estaacutevel e com um conteuacutedo relevante e com isso criou um haacutebito nos seus destina-taacuterios Esse haacutebito eacute oacutetimo para mantermos uma entre-gabilidade alta

De uma forma geral procure natildeo surpreender os seus Leads e clientes com emails sem nenhuma periodicida-de Outra dica importante eacute tentar regular uma frequecircn-cia que faccedila sentido para o seu puacuteblico

Eacute claro que dependendo do seu negoacutecio vai fazer sentido enviar mais ou menos emails mas se vocecirc natildeo sabe qual eacute a frequecircncia ideal comece com no maacuteximo 2 emails por semana A partir daiacute aumente e diminua a frequecircncia ateacute encontrar uma relaccedilatildeo entre frequecircncia e engajamento que faccedila sentido para o seu negoacutecio

Throttling o que eacute e como evitarUm problema muito comum ao se enviar emails com uma frequecircncia muito alta eacute o que chamamos de ldquothrottlingrdquo O throttling acontece quando o ISP para de aceitar os seus emails devido agrave alta frequecircncia com que

eles estatildeo chegando Nesses casos normalmente esses emails iratildeo retornar para vocecirc como um soft bounce

Para evitar esse problema eacute importante que vocecirc sempre monitore a frequecircncia com que os seus emails satildeo enviados Se comeccedilar a ocorrer quedas expressivas de abertura eacute um indiacutecio de que possivelmente estaacute na hora de enviar menos emails

Separando emails transacionaisEmails transacionais satildeo aqueles emails que o seu produto envia automaticamente para os seus clientes Por exemplo um email de esquecimento de carrinho de compra uma notificaccedilatildeo de recuperaccedilatildeo de senha ou mesmo um alerta para que o seus usuaacuterios voltem a utilizar o seu produto Esses emails tecircm normalmente um contexto diferente dos emails que enviamos por Email Marketing ou por automaccedilatildeo e por esse motivo eacute interessante separaacute-los dos seus emails de Marketing e Vendas Separando os seus emails transacionais vocecirc diminui bastante o risco de eles caiacuterem em spam por algum problema com a entre-gabilidade dos seus emails de marketing que satildeo mais suscetiacuteveis a essa situaccedilatildeo Essa separaccedilatildeo eacute feita basica-mente utilizando um domiacutenio e se possiacutevel um IP diferen-te para cada tipo de email que vocecirc envia Esse cuidado simples iraacute diminuir drasticamente a chance de um email transacional como um email de cobranccedila cair em spam e gerar seacuterios problemas para a sua empresa

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Mantendo a sua lista higienizada

Tatildeo importante quanto criar uma lista com seus Leads e clientes utilizando boas estrateacutegias de conversatildeo como visto na seccedilatildeo 5 eacute manter esta lista saudaacutevel e higienizada Para se ter uma ideia uma lista de emails eacute reduzida em meacutedia 25 ao ano

Isso acontece porque muitas dessas pessoas trocam seus emails pedem descadastro ou simplesmente natildeo estatildeo mais interessadas no seu conteuacutedo

No entanto como jaacute vimos para garantir uma alta entregabilidade dos seus emails eacute fundamental que vocecirc mantenha a sua lista engajada e sem qualquer tipo de erro ou de spam traps

Para que isso seja possiacutevel eacute muito importante que vocecirc higienize periodicamente a sua lista de emails retirando dela todos os Leads ou clientes que possam lhe representar um problema

Bounces descadastros e spam reportsO seu dever de casa para manter a sua lista minima-mente higienizada eacute garantir que todos os endereccedilos de emails que retornem para vocecirc como spam report hard bounce ou soft bounce por 5 vezes consecutivas ou que peccedilam descadastro sejam desativados da sua lista

Isso deve ser feito para inibir qualquer chance de reen-vio apoacutes esses eventos Essa boa praacutetica iraacute dificultar bastante que vocecirc tenha problemas de conformidade

Nota como jaacute explicado na seccedilatildeo 2 deste eBook no RD Station todos os casos de bounce desca-dastro e spam reports satildeo desativados automati-camente da sua lista

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Leads desengajados

Como jaacute comentamos o engajamento da sua lista com os seus emails preacutevios eacute muito importante para definir a entregabilidade dos seus emails futuros Dessa forma se vocecirc enviar as suas campanhas apenas para Leads engajados a sua entregabilidade seraacute cada vez maior Infelizmente o contraacuterio tambeacutem eacute verdade

Por esse motivo eacute fundamental que vocecirc natildeo envie emails normais para Leads jaacute existentes na sua base e que natildeo engajaram com seus emails nos uacuteltimos 4 ou 6 meses

Essa praacutetica eacute comumente chamada de poliacutetica de sunset e basicamente define qual eacute o tempo maacuteximo durante o qual vocecirc continuaraacute enviando emails para Leads ou clientes que natildeo engajam com as suas comunicaccedilotildees

Nota o RD Station conta com uma funcionali-dade chamada Behavior Score que automati-camente define um niacutevel de engajamento para cada um dos Leads da sua base e por padratildeo soacute envia emails para Leads engajados Em alguns casos essa praacutetica pode ateacute dobrar as suas taxas de abertura e clique

Campanhas de reengajamentoUma vez que vocecirc comeccedilar a analisar o engajamento dos seus Leads com seus emails e seguindo as boas praacuteticas pare de enviar emails para os Leads desengajados uma pergunta sempre vem agrave tona O que eu faccedilo com os Leads desengajados A resposta eacute justamente as campa-nhas de reegajamento ou campanhas de win back

Campanhas de reengajamento satildeo diferentes das campanhas tradicionais elas normalmente tecircm um esti-lo de comunicaccedilatildeo diferente e oferecem algo em troca como uma promoccedilatildeo para que os Leads desengajados se sensibilizem e voltem a engajar com seus emails

Existem duas estrateacutegias bastante utilizadas de campa-nhas de reengajamento Na mais conservadora vocecirc envia uma campanha com um Call-To-Action (CTA) bem claro para que se o destinataacuterio natildeo tenha mais interes-se nos seus conteuacutedos ele se descadastre da sua lista

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O problema dessa estrateacutegia eacute que alguns Leads sequer vatildeo abrir o seu email e dessa forma natildeo vatildeo clicar no CTA e continuaratildeo desengajados com os seus emails futuros

A segunda estrateacutegia consiste em antes de enviar a sua campanha de reengajamento vocecirc descadastrar todos os destinataacuterios dessa campanha da sua base e no email utilizar em vez de um CTA para descadastro um CTA para que o usuaacuterio clique se quiser continuar na sua lista mdash uma estrateacutegia chamada de re-opt-in Essa estrateacutegia eacute mais agressiva mas garante que nenhum Lead desengajado permaneccedila na sua base

Leads suspeitos

Ainda falando sobre engajamento existe um tipo de Lead que vocecirc precisa tomar cuidado Satildeo os Leads suspeitos aqueles que apoacutes converterem da primeira vez nunca engajaram com nenhum dos seus emails

Esse tipo de Lead tem uma grande chance de ser uma spam trap inserida na sua base por um robocirc por exemplo Esse tipo de Lead deve ser desativado da sua base o quanto antes para evitar que vocecirc tenha seacuterios problemas de entregabilidade

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Quebrando a barreira dos 1 milhatildeo de emails

Quando vocecirc se torna um grande enviador de emails muita coisa se altera Algumas estrateacutegias que funcionavam ateacute entatildeo simplesmente param de funcionar de modo correto problemas que antes natildeo existiam comeccedilam a aparecer e por aiacute vai Eacute nesse momento que vocecirc precisa repensar a sua estrateacutegia de relacionamento por email e possivelmente fazer algumas alteraccedilotildees na forma como configura e envia esses emails

IP dedicado

Como jaacute vimos todo email que eacute enviado por vocecirc utili-za um endereccedilo IP e um domiacutenio para tal Esse IP utiliza-do pode ser de dois tipos dedicado ou compartilhado No comeccedilo quando vocecirc ainda natildeo envia uma grande quantidade de emails utilizar um IP compartilhado ou seja compartilhar esse IP com outras empresas que utilizam o mesmo ESP que vocecirc eacute uma boa ideia

Isso porque o IP utilizado precisa criar um repu-taccedilatildeo miacutenima caso contraacuterio os seus emails natildeo seratildeo entregues Quando vocecirc envia poucos emails compartilhar esse IP para que envie um fluxo maior de emails mdash e com isso consiga ter uma reputaccedilatildeo miacutenima mdash eacute uma boa estrateacutegia

No entanto quando vocecirc se torna um grande enviador as coisas comeccedilam a funcionar de forma diferente A primei-ra caracteriacutestica que se altera eacute que quando vocecirc envia mais de 60 mil emails por mecircs jaacute comeccedila a ter um volume suficiente para construir a reputaccedilatildeo do seu proacuteprio IP

Nesse caso ter um IP dedicado eacute interessante porque o seu programa de email natildeo sofre interferecircncia de outras empresas e caso vocecirc tenha um bom comporta-mento sua entregabilidade seraacute maior

Outro ponto interessante em ter um IP dedicado eacute que vocecirc pode monitorar melhor os problemas de entrega-bilidade que eventualmente aconteccedilam porque sabe que soacute vocecirc estaraacute utilizando esse IP

Isso facilita o diagnoacutestico Por fim caso vocecirc tenha interesse em certificar o seu IP para melhorar a sua

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entregabilidade por exemplo isso soacute seraacute possiacutevel com um IP dedicado

Nota para os clientes do RD Station noacutes oferecemos um IP dedicado para todos os clientes que enviam mais de 60 mil emails por mecircs Para os clientes que enviam mais de 1 milhatildeo de emails recomendamos a utilizaccedilatildeo de um IP exclusivo

Esquentando o seu IP

Todo IP quando eacute criado ldquonascerdquo sem uma reputaccedilatildeo e em alguns casos jaacute vem inclusive em uma blacklist Isso acontece porque trocar de IP com frequecircncia para enviar emails eacute um tiacutepico comportamento spammer

Dessa forma os ISPs evitam receber emails de IPs que natildeo conhecem Para resolver esse problema eacute necessaacute-rio ldquoesquentar o seu IPrdquo (warm up) antes de comeccedilar a utilizaacute-lo com plenitude

Para esquentar um IP vocecirc precisa aos poucos come-ccedilar a aumentar a quantidade de emails que envia pelo seu novo IP Vocecirc pode por exemplo enviar mil emails na primeira semana 10 mil na proacutexima 100 mil na terceira semana e por aiacute em diante Quanto mais lento for esse processo melhores seratildeo os resultados Quanto mais raacutepido ele for mais risco vocecirc vai correr

Os sintomas da utilizaccedilatildeo de um IP que natildeo foi corre-tamente esquentado satildeo aumento de soft bounce por motivos de throttling e queda no engajamento dos seus emails

No entanto eacute importante notar que eacute natural ao trocar de IP vocecirc experienciar uma queda de engajamento (ou ateacute um crescimento se a sua reputaccedilatildeo na infraestrutura anterior era ruim) nas primeiras semanas ou meses ateacute que os ISPs se ldquoacostumemrdquo a receber os seus emails por um novo IP Esse comportamento eacute muito normal de ser observado quando vocecirc troca de ESP por exemplo

Nota No RD Station fazemos o processo de aquecimento de IPs automaticamente para os nossos clientes Caso o cliente jaacute esteja utilizando um dos nossos IPs compartilhados migramos gradativamente os seus envios para o novo IP ateacute que ele esteja completamente aquecido

Sender Score

Como vocecirc jaacute deve ter notado monitorar a reputaccedilatildeo do seu IP eacute algo importante para entender possiacuteveis proble-mas com a sua entregabilidade Para fazer isso podemos utilizar o Sender Score que eacute uma ferramenta da Return Path umas das principais empresas de certificaccedilatildeo de IPs e monitoramento de entregabilidade do mundo

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O Sender Score daacute uma nota de 0 a 100 para o seu IP e quanto maior for essa nota melhor eacute a reputaccedilatildeo do seu IP Em geral o ideal eacute ter uma reputaccedilatildeo maior do que 80 abaixo disso vocecirc pode experienciar problemas de entregabilidade

Nota para garantir a melhowr entregabilidade possiacutevel para nossos clientes todos os IPs utili-zados no RD Station tecircm pontuaccedilatildeo acima de 97 pontos no Sender Score

Reputaccedilatildeo do domiacutenio

Como jaacute foi explicado no iniacutecio desse eBook todo email que eacute enviado pelo seu ESP utiliza um IP e um domiacutenio para realizar esse envio Ateacute agora falamos bastante da importacircncia de ter uma boa reputaccedilatildeo do seu IP mas isso com certeza vale para o seu domiacutenio tambeacutem

Na verdade a cada dia que passa a reputaccedilatildeo do domiacute-nio tem se tornado mais importante pois com a adoccedilatildeo do IPv6 vamos ter muito mais IPs novos disponiacuteveis na internet o que vai complicar o monitoramento das reputaccedilotildees por parte dos ISPs

A reputaccedilatildeo do seu domiacutenio funciona de uma forma muito semelhante a do seu IP O domiacutenio assim que eacute criado tambeacutem jaacute eacute normalmente inscrito em uma blacklist O ideal eacute fazer um processo de aquecimento semelhante ao feito com o seu IP para que os ISPs se acostumem a receber emails do seu novo domiacutenio

Outra estrateacutegia interessante eacute utilizar a configuraccedilatildeo de whitelabel que eacute o equivalente ao IP dedicado para o domiacutenio No entanto diferente do IP vocecirc pode utilizar o domiacutenio em qualquer ESP o que facilita a migraccedilatildeo de ESP caso seja necessaacuterio visto que vocecirc pode ldquolevarrdquo a sua reputaccedilatildeo junto com vocecirc

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Como fugir da caixa de spam

Uma das uacuteltimas barreiras para que vocecirc consiga entregar com sucesso o seu email na caixa de entrada dos seus Leads e clientes eacute o famoso filtro antispam Esse filtro na verdade nada mais eacute do que uma seacuterie de regras pelas quais o seu email vai ser verificado e dependendo da pontuaccedilatildeo que o seu email atingir ele pode ser ou natildeo classificado como spam

O problema dessas regras eacute que elas variam bastante de ISP para ISP e em alguns casos as satildeo extremamen-te personalizadas para cada usuaacuterio No entanto algu-mas dessas regras tecircm mais relevacircncia que outras

Alguns pontos importantes para a entregabilidade dos seus emails como a higienizaccedilatildeo da sua lista sua estra-teacutegia de geraccedilatildeo de listas e a anaacutelise de engajamento jaacute foram abordados anteriormente nesse eBook

Agora vamos entrar em mais detalhes em algumas regras que tambeacutem merecem a sua atenccedilatildeo na hora de enviar um email Para ajudar vocecirc nesse processo uma dica eacute utilizar um serviccedilo chamado Mail Tester que iraacute avaliar a qualidade do seu email e daraacute uma nota para ele Quanto maior for esse nota menor eacute a chance de o seu email cair na caixa de spam

A dura realidade vocecirc vai cair em spamUma informaccedilatildeo que eacute importante de se ter em mente antes de comeccedilar a otimizar os seus emails para caiacuterem na caixa de entrada eacute que atingir 100 de entregabilida-de eacute algo praticamente impossiacutevel

Na verdade segundo um estudo realizado pela Return Path a entregabilidade meacutedia dos emails enviados no Brasil eacute de 79 Isso quer dizer que de cada 5 emails enviados um vai cair em spam Eacute claro que isso eacute uma meacutedia e o nosso objetivo eacute sempre estar com a melhor entregabilidade possiacutevel mas essa natildeo eacute uma tarefa faacutecil

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Plain text

Todo email quando eacute enviado deve possuir uma versatildeo em texto plano (um texto sem nenhum tipo de ediccedilatildeo isso inclui HTML ou imagens) Essa versatildeo simplificada do seu texto eacute importante porque quando o HTML do seu email natildeo puder ser aberto corretamente por algum motivo eacute o texto plano que o ISP vai utilizar para que o destinataacuterio final possa lecirc-lo

Aleacutem da existecircncia deste texto eacute importante ter uma consistecircncia entre o HTML do seu email e o plain text pois essa eacute uma das verificaccedilotildees normalmente realiza-das pelos filtros antispam

Nota o RD Station possibilita que vocecirc custo-mize o plain text de todos os emails que vocecirc envia Aleacutem disso antes do disparo do email existe uma verificaccedilatildeo das informaccedilotildees do plain text para alertar sobre algum problema de preenchimento

Boas praacuteticas de HTML

Quando um ISP recebe o seu email uma das anaacutelises realizadas eacute com relaccedilatildeo agrave qualidade do coacutedigo HTML desse email Para o ISP encontrar um coacutedigo HTML mal

escrito eacute um sinal de que o remetente natildeo conhece muito sobre a construccedilatildeo de um email e automatica-mente esse email jaacute eacute associado a um possiacutevel spam

Por esse motivo eacute muito importante que o coacutedigo HTML do seu email seja bem escrito seguindo as boas praacuteticas de codificaccedilatildeo Tatildeo importante quanto eacute testar muito bem o template do seu email para reduzir as chances de haver qualquer erro de interpretaccedilatildeo por parte dos ISPs

Nota todos os templates do RD Station satildeo construiacutedos por especialistas em email e seguem as boas praacuteticas de codificaccedilatildeo Caso natildeo tenha um conhecimento profundo de HTML para a construccedilatildeo de emails prefira utilizar o editor de emails do RD Station

Imagens e gifs

Talvez um dos erros mais comuns que prejudicam a sua entregabilidade seja utilizar muitas imagens ou gifs no seus emails Imagens e gifs satildeo interessantes para chamar a atenccedilatildeo dos seus Leads e clientes mas em excesso podem causar problemas

O ideal eacute que um email mantenha uma proporccedilatildeo miacutenima de cerca de 60 a 70 de texto com relaccedilatildeo agrave

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quantidade de imagens Isso quer dizer que enviar um email com uma imagem uacutenica como se fosse um folder eacute uma praacutetica terriacutevel para sua entregabilidade

Um dos principais motivos para os ISPs natildeo gostarem de muitas imagens no seu email eacute que eles precisam interpretar esse email para definir se ele vai ser entre-gue em spam ou natildeo Como o ISP natildeo consegue inter-pretar uma imagem ele prefere encaminhar seu email para a caixa de spam

Palavras que devem ser evitadasAo longo do tempo os ISPs foram identificando algumas caracteriacutesticas comuns nos textos dos emails que satildeo classificados como spam Hoje essas caracteriacutesticas fazem parte das verificaccedilotildees que os filtros antispam fazem em emails que satildeo possiacuteveis spams Por esse motivo eacute importante evitar por exemplo palavras como ldquoViagrardquo ldquoGraacutetisrdquo ldquoPromoccedilatildeordquo ldquoPriacutencipe da Nigeacuteriardquo etc

Da mesma forma algumas formataccedilotildees de texto como frases em caixa alta textos em vermelho e muitos pontos de exclamaccedilatildeo seguidos ao final da sua frase satildeo caracteriacutesticas que normalmente levam um email a ser classificado como spam

Cores

Assim como existem algumas palavras e formataccedilotildees de texto que estatisticamente remetem a emails de spam o mesmo tambeacutem se aplica agraves cores Eacute importante que vocecirc evite usar em excesso cores muito quentes como o vermelho e laranja por exemplo Emails que utilizam muito essas cores tecircm uma maior chance de serem considerados spam

Cuidando dos links

Um cuidado importante com seus emails eacute antes do envio observar se os links existentes estatildeo corretos A existecircncia de links quebrados assim como um coacutedigo HTML mal escrito pode influenciar negativamente a sua entregabilidade

Outros cuidados importantes com links satildeo nunca inse-rir um link que aponte para um arquivo executaacutevel (exe por exemplo) e nunca utilizar links cujo domiacutenio esteja listado em alguma blacklist Todos esses fatos aumenta-ratildeo muito a chance de seus emails serem classificados como spam em muitos ISPs

Nos casos citados no paraacutegrafo anterior e em algumas outras situaccedilotildees uma teacutecnica comumente utilizada eacute encurtar os links Essa praacutetica eacute ruim porque da mesma forma que acontece com as imagens o ISP precisa

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interpretar o link para entender se o seu email eacute spam ou natildeo Se o seu link estiver encurtado o ISP natildeo vai entender o que existe por de traacutes dele e na duacutevida provavelmente iraacute classificar o seu email como spam

Porque natildeo usar naorespondaJaacute discutimos bastante sobre a importacircncia de ser ter um alto engajamento dos seus emails neste eBook Ter altas taxas de abertura e clique nos seus emails atuais eacute funda-mental para aumentar a sua entregabilidade no futuro

No entanto uma das formas mais impactantes de engajamento eacute fazer com que os seus Leads e clientes respondam ao seu email e existem vaacuterias estrateacutegias para isso Nesse cenaacuterio natildeo faz o menor sentido vocecirc enviar um email como naorespondasuaempresacombr porque na verdade o que vocecirc deveria querer eacute que eles respondam o maacuteximo possiacutevel essas mensagens

Outro ponto importante com relaccedilatildeo ao remetente do seus emails eacute se preocupar com a personalizaccedilatildeo deles Emails geneacutericos como contato empresa faleconosco etc satildeo extremamente impessoais e inibem natildeo soacute a resposta desses emails mas tambeacutem a abertura e clique neles

Por esse motivo eacute muito importante que vocecirc envie comunicaccedilotildees as mais pessoais possiacutevel

preferencialmente utilizando o seu nome e o seu email real Essa estrateacutegia iraacute aumentar o engajamento dos seus emails e consecutivamente sua entregabilidade

Segmentaccedilatildeo

Se vocecirc realmente quer criar campanhas personali-zadas e que geram um alto engajamento vocecirc preci-sa enviar campanhas muito bem segmentadas As segmentaccedilotildees satildeo importantes porque com elas vocecirc garante que estaacute enviando uma campanha de email para as pessoas que tecircm interesse e maturidade no assunto que vocecirc estaacute enviando

Um exemplo claacutessico de como isso muitas vezes natildeo eacute feito satildeo as campanhas que eram realizadas no iniacutecio da era dos sites de compra coletiva Era comum vocecirc rece-ber um email com uma promoccedilatildeo que natildeo tinha nenhum interesse pra vocecirc Quanto mais direcionados e persona-lizados forem os seus emails mais relevantes seratildeo suas campanhas e melhor seraacute a sua entregabilidade

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Email de boas-vindas

Uma estrateacutegia simples mdash mas que poucas pessoas colocam em praacutetica mdash eacute a criaccedilatildeo de emails de boas--vindas Esses emails se utilizarem uma boa ferramenta de Automaccedilatildeo chegam para o Lead poucos minutos apoacutes sua primeira conversatildeo o que aumenta bastante a chance de o email ser aberto

Ao abrir esse email o Lead iraacute gerar um bom histoacuterico de engajamento logo de iniacutecio com o ISP o que iraacute aumentar a chance de vocecirc conseguir entregar os seus emails na caixa de entrada dele no futuro

Aleacutem disso enviar um email de boas-vindas explicando para o seu novo Lead com que periodicidade vocecirc envia os seus emails que tipo de conteuacutedo seraacute enviado e como ele pode proceder caso queira sair da sua lista de contatos eacute uma boa praacutetica para aquecer o seu relacio-namento com esse novo Lead e engajaacute-lo para campa-nhas futuras desde a primeira interaccedilatildeo

Adicionando seu email na lista de contatos

Muitos ISPs possuem regras bastante restritivas para entregar um email na caixa de entrada dos seus usuaacute-rios Uma dica simples mas eficiente eacute pedir para os seus Leads e clientes adicionarem o seu email na lista de contato deles

Essa pequena accedilatildeo faraacute com que os ISPs reconheccedilam o seu email como endereccedilo conhecido pelo destinataacuterio e com isso vocecirc aumenta a chance de ter seu email entregue com sucesso na caixa de entrada deles Uma dica eacute utilizar email de boas-vindas para fazer o pedido de inclusatildeo do seu endereccedilo de email na lista de conta-tos do seu Lead ou cliente

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Conclusatildeo

Agora que vocecirc jaacute entendeu como funciona a entregabilidade dos emails que vocecirc envia fica claro que eacute necessaacuterio que invista bastante tempo para otimizar a quantidade de emails que chegam na caixa de entrada dos seus Leads e clientes Fazer isso natildeo eacute algo simples e necessita de bastante paciecircncia conhecimento e esforccedilo

Outro ponto bastante importante eacute que para alcanccedilar uma boa entregabilidade eacute necessaacuterio uma parceria entre vocecirc e o seu ESP O seu ESP precisa fornecer uma infraestrutura adequada para que vocecirc envie com sucesso os seus emails

Da mesma forma eacute preciso que vocecirc siga vaacuterias boas praacuteticas para que seja possiacutevel criar e manter uma boa reputaccedilatildeo como um bom enviador de emails

A mensagem central eacute que entregabilidade eacute algo complexo que necessita de estudo e acompanhamento constante Entregar seus emails na caixa de entrada natildeo eacute um direito que vocecirc tem mas sim fruto de um esforccedilo constante que se reflete em pequenas accedilotildees todos os dias

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